Manual ERP Invent a Rio y Facturacion

Taller ERP

INVENTARIO Y FACTURACION

ERP

Docente: LeonardoFigueroa Saldaña Página 1

Taller ERP INDICE

Introducción 3Capítulo 1 (Completando la Información básica) 4Instalación Física 4Instalación Lógica 4Empresa 5Bases Parámetros 7

Capítulo 2 (Tablas y Maestros) 11Digitación Tablas 11Digitación Auxiliares 15Ejercicios 21Tablas 22

Capítulo 3 (Bodegas) 25Productos 25Saldos de Apertura 28Guías de Entrada 29Guías de Salida 32Reserva de Materiales 33

Capitulo 4 34Formatos de Documentos 34

Capitulo 5 (ventas) 36Ventas 36

Capítulo 6 (Consultas e Informes) 39Consultas 39Informes 40

Capitulo 7 (Contabilización) 41Contabilización 41

Capítulo 8 (Procesos y Seguridad) 43Procesos 43Seguridad 43


Taller ERP INTRODUCCION

El Sistema de Inventario y facturación ERP nos permite llevar un control de los productos en las distintas Bodegas que posee la empresa, a través de la generación de guías de entrada y salida de mercadería.

Nos permite tomar aquellas guías de salida que constituyen ventas y generar automáticamente la Factura correspondiente, en detalle o resumen.

Podrá ingresar en la ficha del producto, información técnica e incorporar una foto del mismo, además de asociarle productos alternativos y complementarios, y si se tiene el sistema de Contabilidad ERP nos permitirá contabilizar las ventas, consumos, costos y despachos pendientes.

El sistema también permite realizar la reserva de materiales para un cliente determinado o bien porque la empresa desea a futuro utilizarlo en forma interna.

Usted podrá realizar consultas de stock de un producto determinado, emitir informes de niveles críticos, como máximo, mínimo y de reposición de stock.

Lleva el control de las ventas anticipadas y consignaciones de productos, controlando de esta forma lo que esta pendiente y lo que tiene nuestro cliente en consignación.

Cabe destacar que el sistema trabaja con 2 meses en línea , llamados Abierto Actual y Abierto anterior; pero es posible consultar la historia de meses pasados.


Taller ERP CAPITULO 1

COMPLETANDO LA INFORMACIÓN BÁSICA

Se podría decir que para poder trabajar con los sistemas , existen 2 tipos de instalación :

Instalación Física Instalación Lógica

La instalación Física , generalmente, la realiza el encargado de Computación de la empresa o personal de Soporte Softland.

Al efectuar esta instalación, se generarán los Directorios para trabajar con el Sistema de Inventario y Facturación

Los directorios que se generan en forma automática son :

El directorio Principal denominado Softland y dos subdirectorios Programas y Datos.

Programas : Quedan grabados todos los programas relativos a él o los sistemas Softland.

Datos : Bajo este directorio se generará el área de trabajo donde posteriormente se guardará toda la información que se vaya digitando.

Una vez realizada la instalación física, se puede comenzar a realizar la instalación denominada Lógica.


Taller ERP Instalación Lógica : Desde la barra de Inicio, seleccionar Programas, Softland ERP, Inventario y Facturación. Activando el Programa, se presenta la Portada de él, donde nos muestra que estamos frente al Sistema de Inventario y Facturación.

A continuación procederemos a la creación de la Empresa o área de trabajo, donde se grabará posteriormente toda la información que se vaya digitando.

Para ello en la barra de MENU de la portada del sistema aparece habilitado solo una opción.

1.- EMPRESA

Al activarla se presentan varias alternativas, las cuales se detallan a continuación

1.1Seleccionar : Permite trabajar con una empresa ya existente, se habilita por cada empresa creada una lengüeta o pestaña.

1.2Crear : Permite crear la empresa o directorio de trabajo.

1.3Eliminar : Elimina una empresa ya creada, para ello solicitara la clave de usuario principal.

1.4Respaldo/Recuperación Base de Datos: Realiza un respaldo o recuperación de los datos de una empresa determinada.

1.5 Instalar Datos Demo: Genera el directorio o empresa demo en el disco duro del equipo en el cual estamos trabajando, esta empresa es de prueba y es proporcionada por nosotros, trae ejemplo de todas las opciones.

1.6Verificación de Estructura de la Base de Datos: Realiza una comprobación interna de la Base de Datos, si detecta algún problema lo informa.

1.7Muestra Estructura de la Base de Datos: Entrega el detalle de las tablas y sus campos.

1.8Salir : Abandona el sistema.


Taller ERP En esta ocasión se utilizaremos la alternativa CREAR , para generar la Empresa.

1.- Lo primero es indicar el nombre de la empresa o directorio de trabajo, este es un nombre corto, si se tiene el módulo de contabilidad, se debe crear con el mismo nombre para que exista conexión entre ambos.

2.- A continuación usted deberá indicar la base de Datos con la cual se trabajará Ej: MSDE o SQL, va a depender del sistema comprado.

3.- Indicar el servidor de datos (nombre del equipo dentro de la red), esto es de vital importancia ya que si se crea en otro equipo la base de datos residirá en el lugar equivocado. Además indicaremos el país.

4.- Luego indicaremos la Unidad, esta normalmente será W:\ (si esta en red) o C:\ (si es monousuario).

5.- Para finalizar daremos clic a OK

6.- Una vez que termine el proceso de creación, mostrará una pantalla para que se ingrese la información relativa a la empresa como :Razón social, Rut, Dirección , etc. Para salir de esta pantalla seleccionar botón OK

Con esto ha quedado lista la Instalación Lógica. Ahora estamos en condiciones de trabajar completando con información el Sistema de Inventario y Facturación.

Notemos que con la realización de los pasos anteriores se activaron nuevas opciones y botones en la barra de Menú, dentro de las cuales tenemos :


Taller ERP Comenzaremos trabajaremos con :

2.- BASES

Seleccionaremos :

2.1 Parámetros

Acá se realiza la parametrización del sistema, es decir, indicaremos datos globales con los cuales trabajara el sistema. Esta opción cuenta con 6 lengüetas que a continuación se detallan. Para comenzar daremos clic al botón modificar.

2.1.1 Datos Globales

• Alarma Costo Unitario en Guía de Entrada: si marcamos esta opción el sistema nos enviara un mensaje si el valor unitario de compra en igual a cero(0), además puede enviar una alarma sonora.

• Maneja Ingreso de Cuenta de Consumo: permite registrar la cuenta de consumo a cada producto al realizar los consumos internos.

• Centros de Costo: dato controlado por el módulo de contabilidad, si no se tien, se deben definir los niveles (hasta 3) y el largo de cada nivel en cuanto a Docente: LeonardoFigueroa Saldaña Página 7

Taller ERP caracteres. Además podremos indicarle que exija el centro de costo en los documentos contabilizables.

• Largos de Códigos: corresponde al largo del código de producto, éste puede ser como máximo 20 caracteres.

• Maneja decimales en: cantidades de los productos con decimales.• Maneja Niveles de Stock: se puede control por Bodega o Empresa (general),

esto corresponde al control de stock critico (Mínimo – Máximo – Reposición).

• Canal de Venta: debemos indicar si el ingreso del canal de ventas será obligatorio para Facturas, Boletas y/o Notas de crédito, además indicaremos un canal por defecto el cual será asignado a todos los documentos para que ninguno quede sin canal asociado. Mediante este dato podremos obtener informes estadísticos.

• Distribuidor: indicaremos si el sistema solicitara el distribuidor asociado a la venta, esto es utilizado cuando se trabaja con distribuidores de nuestros productos pero facturamos nosotros y cancelamos comisión por la venta.

• Controla Sobregiro de los Clientes: permite llevar un control al minuto de realizar una Guía o Factura del saldo adeudado por nuestro cliente que sobrepase el monto de crédito autorizado indicado en la ficha del cliente.

• Maneja Descuentos a Nivel de Linea: éstos pueden ser hasta 5 por cada producto, independiente de el que se pueda realizar al total.

• Maneja Descuentos a Nivel de Totales: también pueden ser hasta 5, y estan relacionados básicamente a descuentos financieros, por el total de la venta.

• Comentario para Formularios :Es un comentario o glosa que se puede imprimir en los documentos de venta (todos). Es utilizado comúnmente para informar horarios de atención o enviar un saludo de acuerdo a la fecha o simplemente como saludo


Taller ERP • Controlar Vigencia de Folios Legales: Permite llevar un control acerca de las

numeraciones autorizadas por el S.I.I. para facturas notas de crédito notas de débito, etc.

• Permite Venta Anticipada: Permite facturar en caso de no existir stock de productos.

2.1.2 Series

• Maneja Productos con Serie: al marcar esta opción se nos habilitara en la ficha del producto la grilla serie, además esto indica que tenemos productos con una numeración que hace único al producto.

• Facturas – Imprime Series: si se maraca, al imprimir el documento saldrá el número de serie.

• Boletas – Imprime Series: si se maraca, al imprimir el documento saldrá el número de serie.

• Guías de Salida: si se marca, al imprimir el documento saldrá el número de serie.

2.1.3 Productos KIT

Acá se debe indicar si se imprimen los componentes del KIT en los distintos documentos relacionados al movimiento de productos.


Taller ERP

2.1.4 Talla – Color

Se debe indicar si Manejaremos productos con Talla- Color, además si el ingreso de éstos será lineal (al minuto de ingresar el productos) o matricial (existirá una tabla).

Antes de salir daremos clic al botón grabar.

2.1.5 Partida / Pieza

Se debe indicar la impresora donde se emitirán las etiquetas por partida o pieza

2.2 Selección del mes de trabajo: En esta opción indicaremos al sistema el mes y año con el cual comenzaremos a trabajar, una vez seleccionado el primer mes, solo tendremos que dar clic en el botón abrir mes siguiente.

2.3Definición Datos Empresa: Nos permite modificar la información Comercial de la empresa, que fue ingresada al realizar la Creación de la empresa.

2.4 Reparación Base de datosDocente: LeonardoFigueroa Saldaña Página 10

Taller ERP Genera una revisión y reparación de los datos.

2.5 Definición de Formatos

Es aquí donde se definen los formatos de Factura , Boletas , Guías de entrada, Guías de salida y Notas de crédito con los cuales trabaja la empresa.

Por el momento no definiremos formatos y volveremos a este punto más adelante.



3.- TABLAS

Dentro de esta opción tenemos varias tablas que completar para poder comenzar a trabajar con el sistema y partiremos con la última de ellas.

3.1 Auxiliares y Otros

Al seleccionar esta opción se despliegan nuevas opciones, como Comuna, Ciudad, País ,etc .que posteriormente utilizaremos en la ficha del cliente. Comenzaremos con :

3.1.1 Comunas

A la derecha de este cuadro se nos habilitan una serie de botones que utilizaremos en todo el sistema, los cuales explicaremos a continuación:


Imprimir, el botón de lista de la derecha nos permite enviarlo a pantalla-impresora o disco.

Agregar

Modificar

Eliminar

Grabar

Salir

Taller ERP En este momento estamos en condiciones de agregar Comunas.

A cada comuna debemos asignar un código alfanumérico de máximo 4 caracteres, además la descripción y región a la que pertenece.Como ejemplo digitaremos LC y luego presionemos la tecla Tab, el cursor queda en descripción, digitar Las Condes y luego botón GRABAR.El sistema nos deja en condiciones de seguir digitando el resto de las comunas.

Cabe destacar que en caso de tener el sistema de Contabilidad y Presupuesto y haber digitado la información en ese módulo, al ingresar a esta opción tendremos ya los datos incorporados en las tablas.

Continuaremos desarrollando algunos ejercicios para completar la tabla de comunas.Digitar las siguientes comunas y luego emitir el listado vía pantalla.

Código DescripciónLC Las CondesPR ProvidenciaLR La ReinaVI Vitacura

3.1.2 Ciudades

La forma de ingreso es igual a la digitación de comunas. Código alfanumérico de 3 caracteres, descripción y región.Como ejercicios digitaremos :

Código DescripciónSA SantiagoVL ValdiviaLS La SerenaVA Valparaíso


Taller ERP 3.1.3 País

Al cual pertenece nuestro cliente.

Código DescripciónCH ChileBO BoliviaVE Venezuela

3.1.4 Categorías de Auxiliares

Es una característica más de nuestros clientes, y se utiliza en general apuntando a su comportamiento de pago. También corresponde a un código alfanumérico de 3 caracteres y descripción.

Código Descripción001 Excelente002 Bueno

3.1.5 Canales

Corresponde al canal de ventas y es de 3 caracteres alfanuméricos y puede ser utilizado con distintos fines, recuerde que mediante este dato se podrán obtener informes estadísticos de venta.

Código DescripciónSK SkyLN Lan CR Correos de ChileCS Chile Express

3.1.6 Zonas

Su código es de 2 caracteres Alfanuméricos, en general se utiliza como ubicación geográfica o Regiones.

Código DescripciónSU SurNO NorteES EsteOE Oeste


Taller ERP 3.1.7 Condiciones de Venta

Corresponde a la modalidad en la cual se vende a los distintos clientes, código de 3 caracteres alfanuméricos, se debe indicar adicionalmente el número de vencimientos y días de vencimiento para que el sistema calcule automáticamente la fecha d vencimiento del documento.

Código Descripción Nº Días Nº Venctos.001 Contado 0 0002 30 días 30 1003 60 días 60 1004 30 y 60 días 30 2

3.1.8 Cobradores

Corresponderá al encargado de la cobranza de ese cliente. Se designa mediante un código de 3 caracteres alfanumérico y descripción.

Código DescripciónJMR José Ramírez MartínezLPG Luis Prado Guzmán

3.1.9 Cargos

Está orientado a los contactos en empresas que corresponden a clientes nuestros o proveedores, esta tabla es compartida por Recursos Humanos. Código de 4 caracteres.

Código Descripción001 Contador002 Jefe Adquisiciones

3.1.10 Giros

Corresponde al giro comercial tanto de nuestros clientes como proveedores, código de hasta 3 caracteres alfanuméricos.

Código DescripciónAG AgrícolaCO ComercialIN IndustrialCN Construcción

3.1.11 Vendedores

Que existen en la empresa. Código alfanumérico de 3 caracteres.

Código Descripción10 Luis FernándezDocente: LeonardoFigueroa Saldaña Página 15

Taller ERP 11 Ximena Azócar12 Pedro Toro

3.1.12 Auxiliares

A través de ésta opción ingresaremos las fichas de los auxiliares (clientes, proveedores, distribuidores, etc) y utilizaremos las tablas ya digitadas.

En esta opción el sistema nos muestra inicialmente 4 Carpetas, Datos Básicos, Contactos, Impuesto y Notas, pero al clasificar la ficha como cliente aparecerán nuevas Carpetas, Ventas, Despacho y Cobranza.

Comenzaremos con la primera de ellas

Datos Básicos

• Código del Auxiliar: Corresponderá a un campo alfanumérico de 10 caracteres, y será con el cual identifiquemos a nuestro Auxiliar. Este código puede ser igual al Rut.

• RUT: es el Rut del auxiliar, se digita sin puntos y el sistema entrega el digito verificador.

• Razón Social: nombre del auxiliar reconocido legalmente.• Nombre: nombre de fantasía por el cual se conoce al auxiliar.• Giro: comercial, asociado a éste existe una tabla, para identificar lo anterior

pondremos atención en el botón habilitado a la derecha de la grilla (lupa).• País: al cual pertenece el auxiliar.• Provincia: tabla proporcionada por el sistema correspondiente a la provincia a

la que pertenece el auxiliar.• Región: a la que pertenece el auxiliar.• Ciudad: del auxiliar.• Comuna: del auxiliar.Docente: LeonardoFigueroa Saldaña Página 16

Taller ERP • Dirección: acá se incorpora el nombre de la calle.• Número: de la calle antes indicada.• Departamento: si tiene dentro de la dirección un número de oficina o

departamento.• Código Postal• Apartado postal• Teléfonos: se pueden ingresar hasta 3, el número de anexo (extensión) y el

código de área.• Fax: igual al anterior pero sólo 2 números de fax.• E-mail: dirección de correo del auxiliar.• Web Site: sitio web de la empresa que se esta ingresando.• Clasificación: Esta puede ser una o la combinación que se requiera.• Bloqueado: se marca cuando se quiere bloquear la generación de

documentos de venta por temas comerciales.• Activo Si/No: indica si el auxiliar esta vigente.

Para continuar daremos clic al diskette para grabar y pasar a la siguiente carpeta.

Contactos

Al pasar a esta carpeta el sistema verifica que hayan grabado los datos, de lo contrario sugiere la grabación. Para agregar los contactos daremos clic al botón agregar y el sistema nos solicitara lo siguiente:

• Nombre: corresponde al nombre del contacto.• Teléfonos: hasta 3 números asociados al contacto, puede ir un celular.• Fax: sólo 1 número.• Email: dirección de correo del contacto, donde podremos comunicarnos con

él.• Cargo: que ocupa en la empresa.

Podremos marcar el check del Outlook para grabar los datos del contacto en las capetas de contactos del Outlook.Con el botón Correo, podemos mandar en forma inmediata un mail, con el OK grabamos y con el Cancelar, cancelamos la operación.Docente: LeonardoFigueroa Saldaña Página 17

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Pasaremos a la siguiente carpeta.

Ventas

Esta carpeta aparece solo si la clasificación del auxiliar es Cliente ya que los datos que se incorporan van relacionados a la facturación.

• Condición de Venta: condición en la cual cancela el cliente sus documentos, ésta será sugerida en la emisión de los mismos.

• Monto Crédito Autorizado: es utilizado cuando se les asigna un monto determinado a los clientes como deuda, de acuerdo a esto el sistema controlará el sobregiro.

• Zona: según tabla ingresada, ubicación geográfica del cliente.

• Canal: de venta al cual pertenece este cliente.

• Lista de Precios: asociada al cliente, esta será sugerida en los documentos de venta.

• Categoría Cliente: según tabla, dato relacionado al comportamiento comercial.

• Vendedores: existe un el botón Editar Vendedores, al dar clic se habilitan las grillas que están abajo, allí se indica el código del vendedor asociado, para terminar dar clic al mismo botón del comienzo que ahora se muestra como Vendedores OK.

Siguiente carpeta.


Taller ERP Despacho

También se habilita sólo si es de clasificación cliente, la información que aquí se incorpora corresponde a los posibles lugares de despacho de los productos. Los datos a ingresar son los siguientes:

• Lugar de Despacho: nombre que identificará el lugar, por ejemplo Local Providencia.

• Dirección: identificación, ubicación del lugar.• Comuna: del lugar de despacho, relacionado a la dirección.• Ciudad• País• Teléfonos: pueden ser hasta 3.• Fax: sólo uno.• Atención: persona a la cual van dirigidos los despachos o encargado del

lugar.

Con el botón OK grabaremos.

Cobranza

Los datos solicitados son los siguientes:Docente: LeonardoFigueroa Saldaña Página 19

Taller ERP • Cobrador: se incorpora según tabla ingresada, es la persona asignada para

realizar la cobranza a este cliente.

• Dirección: lugar en donde se realiza la cobranza, distinta a la dirección comercial.

• Comuna, Ciudad y País: de cobranza.

• Teléfono: al cual se hace la cobranza.

• Días de Pago: si existe un día (como número) del mes en el cual realicen pagos. Por ejemplo: los 15 de cada mes.

Con el diskette de la barra de herramientas grabamos.

Impuestos

Aparecerán todos los impuestos creados, en la columna afecto debemos indicar si esta afecto o no a dicho impuesto.

Se debe ingresar el Banco y Nº de cuenta sin guiones de la cuenta corriente del proveedor a la cual quiere realizar el pago de lo adeudado.


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Si se encuentra como cliente/proveedor autorizado por SII para el envío de la documentación electrónica, debe ingresar el mail desde y hacia donde se enviaran esta información.

Y finalmente...

Notas

Se utiliza para incorporar anotaciones importantes en relación al cliente, las cuales pueden ser visualizadas por los usuarios que tengan el acceso a las fichas de auxiliares.


Taller ERP EJECICIOS

Como ejercicios ingresaremos los siguientes Clientes . Los datos que no están indicados deben ser seleccionados por usted.:

1.- Ingrese sus datos personales, creado toda la información faltante, para completar cada una de las pestañas de información.

2.-Código : 2456879 Rut : 2456879 Nombre : José Iturra Maldonado Dirección : Pedro de Valdivia 546 Ciudad :Santiago Teléfono : 2241432 Fax : 2241433 Contacto : Fernando Fuentes Cargo : Contador Fono : 2241432 Vendedor : Luis Fernández Condición de Vta : Contado Despacho : Providencia 478 Cobrador : Luis Prado Días de Pago: 15

3.-Código : 79233333 Rut : 79233333 Nombre : Impresos Comerciales Dirección : Ahumada 548 Santiago Teléfono : 6792023 Fax : 6792023 Contacto : Ximena Santa María Fono : 679-2024 Vendedor : Pedro Jiménez Condición de Vta : 30 Días Despacho : Ahumada 548 Santiago Cobrador : Luis Prado Días de Pago: 15

4.-Código : 89211546 Rut : 89211546 Nombre : Alimentos Fernández Dirección : La Concepción 1542 Santiago Teléfono : 2354120 Fax : ---------- Contacto : Fernando Prado Fono : 2354120 Vendedor : Luis Toro Condición de Vta : 60 Días Despacho : Apoquindo 3500 Cobrador : José Ramírez Días de Pago: 10


Taller ERP 2.- BODEGAS: Corresponden a los lugares donde destinaremos la mercadería. Para definirlas tenemos que asignarle un código (máximo 10 caracteres alfanuméricos), una descripción (máximo 60 caracteres) y otros datos opcionales como persona responsable, dirección, ciudad entre otros. Si la empresa tiene contabilidad y maneja áreas de negocios, cada bodega se asociará a un área determinada.

Como ejercicio completaremos lo siguiente:

Código : 01Descripción : Bodega PrincipalResponsable : Pedro PradoDirección : Santa Rosa 85País : ChileCiudad: SantiagoTeléfono : 6898785Fax : 6898786Area : 001

Código : 02Descripción : Bodega Arturo PratResponsable : Juan PintoDirección : Arturo Prat 141País : ChileCiudad: SantiagoTeléfono : 6894045Fax : 6894046Area : 002


Taller ERP 3.- CENTRO DE COSTO: Dentro de las Bases opción Parámetros definimos que utilizaríamos centros de costo con 1 sólo Nivel y 3 caracteres, en esta opción debemos indicar los códigos y descripciones de cada centro de costo que utilizará la empresa. Los códigos pueden ser Alfanuméricos.

Como ejemplo agregaremos 2 centros de costo.

Código DescripciónADM AdministraciónVEN Ventas

4.- LISTAS DE PRECIOS : Esta opción nos permite Actualizar precios de los productos , como también agregar, modificar y eliminar listas de precios. Como las Listas de precios es sobre los productos y aún no hemos ingresado ninguno , también la dejaremos pendiente para más adelante.

5.- UNIDADES DE MEDIDAS : Cada producto que se ingrese al sistema requerirá que se le asigne una Unidad de medida, es por ello que en esta tabla definiremos las unidades a utilizar por la empresa para los diferentes productos, también mediante un Código (6 caracteres alfanuméricos) y una descripción.

Como ejemplo digitaremos :Código DescripciónC/U UNIDADKG KILOS

6.- MONEDAS Y EQUIVALENCIAS : Estas corresponderán a las monedas de Venta. Agregaremos el Dólar.

7.- DESCUENTOS : En la opción de Bases- Descuentos indicamos que trabajaríamos con 1 descuento a nivel de Movimiento y 1 descuento a nivel de Totales, el sistema a través de la opción Descuento nos permite modificar la descripción y asignarle un título o nombre a cada uno de ellos y también la cuenta contable asociada.

Como ejercicio cambie el nombre de Descuento a nivel de Movimiento por DESCTO N º 1

8.- IMPUESTOS : El sistema tiene incorporado el IVA por defecto , pero usted podrá incorporar todos los impuestos que le sean necesarios, agregando además del código y descripción ,la vigencia del mismo y la cuenta contable correspondiente en caso de tener Contabilidad y Presupuesto.


Taller ERP 9.- GRUPOS : Como su nombre lo indica, los grupos corresponden agrupaciones o familias de productos. Por lo tanto cada producto podrá pertenecer a un grupo determinado. Por ejemplo : Si tenemos para la venta computadores Compaq 486, Compaq 586 , definiremos un grupo denominado Computadores , donde los productos serán : Computador compac 486 modelo 001 - Computadores Compac 586 modelo B.

El máximo de caracteres para definir el Grupo es de 10.

Como ejercicios ingresaremos los siguientes Grupos:

Código DescripciónCOM ComputadoresIMP ImpresorasFAX FaxFOT Fotocopiadoras

10.-SUBGRUPOS : Corresponde a una nueva clasificación dentro de los grupos . Para el ejemplo anterior suponemos que tenemos computadores pero de diferentes Capacidad como Centrino, Xeon o Pentium,por lo que se podrían definir las capacidades como Subgrupos.

La forma de clasificar tanto los grupos como los subgrupos dependerá de cada empresa.

Ejercicios :

Ingrese los subgrupos mencionados anteriormente con los siguientes Códigos

Código DescripciónP001 CentrinoP003 XeonP005 Pentium IV

Volveremos a la Tabla Grupo y asociaremos lo siguiente :

Grupo SubgrupoCOM Centrino

XeonPentium IV

IMP LaserTintaMatriz de Punto



BODEGA

En este Capítulo se definen las fichas de cada uno de los Productos, se emiten Guías de Entrada y de Salida de mercadería , se reservan materiales y se ingresa el Stock Inicial de la Empresa.

Dentro de la Opción Bodegas tenemos subopciones , las cuales se detallan a continuación :

PRODUCTO – GUÍAS DE ENTRADA – GUÍAS DE SALIDA – RESERVA DE MATERIAL – SALDO DE APERTURA

Comenzaremos con

1.- PRODUCTO : El Producto se define mediante un Encabezado donde se indicará el Código , la Descripción y 6 Carpetas adicionales :

a) Característicasb) Ubicacionesc) Niveles de Stockd) Sustitutose) Complementariosf) Contabilizaciones

ENCABEZADO

• Código del producto : Aquí definiremos el código de identificación del producto, recordemos que en Parámetros- Bases definimos que el largo de éste código sería de 10 caracteres.

Ejemplo : COMPAQ001

• DESCRIPCIÓN 1 : Corresponderá al nombre con que se reconoce al Producto Ingresaremos : Computador Compaq Armada 001

• DESCRIPCIÓN 2 : Esto es opcional y se puede utilizar para identificar con mayor claridad el producto o bien asignarle un nombre de fantasía por ejemplo ARMADA

• CÓD RÁPIDO (CTRL +) : Si usted lo desea podrá aisgnarle un código más pequeño para ser utilizado en opciones de búsqueda del producto.

Como ejemplo : a1

• CÓD. DE BARRA : Si se desea podrá ingresar el código de barra del Producto Docente: LeonardoFigueroa Saldaña Página 26

Taller ERP 7800000000001

CARPETAS

• CARACTERISTICAS :

-Unidad de Medida : Corresponde a la unidad patrón con la cual se ingresa y sale la mercadería de la bodega. Para ello se podrá seleccionar desde el botón de búsqueda o bien digitarlo directamente. También podrá agregarlo a la Tabla, si no existe.Ej : C/U

-Peso : Si el producto se maneja en Kilos o unidades equivalentes , podrá deberá ingresar su Peso a modo de referencia. Para este ejemplo este campo quedará en blanco.

-Grupo : Podrá indicar a que grupo o familia de productos pertenece la ficha creada. Podrá seleccionar el código desde el botón de búsqueda o bien digitarlo directamente. También podrá agregarlo a la Tabla, si no existe.Para este ejemplo el Grupo corresponderá a COM

-Sub Grupo : Deberá indicar a que sub-grupo de productos pertenece la ficha creada. Podrá seleccionar el código desde el botón de búsqueda o bien digitarlo directamente. También podrá agregarlo a la Tabla, si no existe.Para nuestro ejercicio el Subgrupo será Pentium

-Moneda de venta : Al igual que los campos anteriores podrá seleccionar el código desde el botón de búsqueda o bien digitarlo directamente. También podrá agregarlo a la Tabla, si no existe.Seleccionemos Pesos

-Prec.Neto Factura : Deberá ingresar el neto de venta en pesos .Digitemos : 1.016.949

-Prec.Boleta : Deberá ingresar el precio de Venta con Iva incluido.

-Ficha Técnica : Se utiliza para incorporar características técnicas del producto , además de incorporar una fotografía del mismo, si se desea

-Impuestos : Se deberá indicar el impuesto correspondiente.


Taller ERP -Inventariable : Los productos a los cuales deseamos llevar un control de todas las entradas y salidas deben ser de Tipo Inventariables, por lo tanto para nuestro Computador marcaremos esta opción.

-Talla color : No esta activa en esta versión

-Partida : No esta activa en esta versión

• UBICACIONES : El sistema muestra las bodegas creadas en la opción Tablas y sólo se deberá indicar la ubicación física de la mercadería en cada una de las bodegas.

Ejemplo : Bodega Principal : Sector A Bodega Arturo Prat : Estante 12

• NIVELES DE STOCK : El sistema muestra las bodegas creadas en la opción Tablas y se deberá indicar los niveles de stock mínimos, de reposición y máximos, de la mercadería en cada bodega.Para el ejercicio ingresar para cada bodega lo siguiente:Mínimo :5 Reposición : 10 Máximo : 20

• SUSTITUTOS : Podrá seleccionar otros productos que tengan características similares al que está ingresando. Ésto puede ser usado, por ejemplo para ofrecerlo a los clientes cuando no existe stock. Adicionalmente el sistema consulta si la sustitución es Recíproca. Por el momento, como no tenemos más productos incorporados al sistema, lo dejaremos en blanco.

• COMPLEMENTARIOS : Corresponden a accesorios al producto en cuestión. Por las mismas razones anteriores, lo dejaremos sin complementarios. El sistema, adicionalmente consulta si la sustitución es Recíproca.

• CONTABILIZACIONES :

Se utiliza sólo en caso de tener el sistema de Contabilidad y Presupuesto, ya que en esta carpeta se deberá indicar las cuentas contables de Mercadería (Activo), Ventas (Resultado) , Consumo (Gasto) y Costo de venta(Resultado )a utilizar en el


Taller ERP traspaso de las ventas hacia la contabilidad y futuro Traspaso de Costo de venta. Por ahora sólo ingresaremos la cuenta de Neto de ventas.

También aparece en esta carpeta información de corrección monetaria, lo que no está activo por ahora, pero esta información podrá ingresarse en cualquier momento.

Ejercicios :

Ingrese las fichas para los siguientes Productos : Código Descripción Grupo Subgrupo SustitutoCompaq002 Computador Armada 002 COM Pentium IV IBMa1Compaq003 Computador especial COM Xeon IBMb4Compaq004 Computador Básico COM CentrinoIBMa1 Computador IBM modelo Aptiva COM Pentium IV Compaq002IBMb4 Computador IBM modelo Apsa COM Xeon Compaq003AD03 Impresora HP 6L IMP LaserPr5 Protector de pantalla ACC Pantalla

2.- SALDO DE APERTURA :

En esta opción se ingresa el stock inicial de cada producto en las bodegas correspondientes.

Al ingresar el sistema solicitará el código de la bodega a la que se ingresará la mercadería y el producto a ingresar, los códigos podrán ser digitados o seleccionados.Se debe ingresar el stock físico de apertura (según la unidad de medida del producto), el valor unitario y la fecha de la última compra. El sistema calculará el Valorizado (Precio * Cantidad).

Las aperturas quedarán registradas dentro del mes indicado como mes de Inicio del sistema, pero podrán ser consultadas en forma separada del Stock del mes.

Cabe destacar que las aperturas sólo podrán ser modificadas si no se ha abierto el tercer mes , vale decir si el sistema se generó a partir de Agosto, antes de abrir el mes de Octubre se deberán realizar todas las correcciones correspondientes a las aperturas.

Como ejercicio ingresaremos lo siguiente :

Bodega Código Stock Precio Unitario Fecha última Compra 1 Compaq002 15 800.000 10/07/98 1 Compaq003 15 500.000 20/05/98 1 Compaq004 10 400.000 10/04/98 1 IBMa1 8 850.000 30/05/98 1 IBMb4 12 700.000 10/05/98 2 AD03 6 200.000 04/04/98 2 Pr5 5 2.500 10/07/98


Taller ERP 3.- GUIAS DE ENTRADA

Mediante esta opción podremos ingresar Stock en Bodega.

Lo primero es indicarle al sistema a que bodega ingresaremos la mercadería .Seleccionaremos la Bodega 1

A continuación el sistema consulta por el número de la Guía de entrada, para ello usted podrá digitar el número o bien marcar solamente el campo y solicitar número automático . Para nuestro ejemplo seleccionaremos automático.

Ahora, el concepto que consulta el sistema se refiere al motivo por el cual se ingresa la mercadería a la bodega.Existen diferentes conceptos de entrada cada uno con un código determinado. Estos no podrán ser modificados ni tampoco se podrán crear nuevos conceptos, por lo que cualquier entrada a las Bodegas deberá ser realizada por alguno de ellos. A continuación detallamos estos conceptos :

- Compras con guías de Despacho (01): Se refiere a la compra de mercadería a Proveedores y que es recepcionada en la(s) bodega(s) mediante una guía de Despacho , la cual se transformará en la empresa en una Guía de Entrada.

- Compra con factura (02) : Se recepciona en la empresa la mercadería adjunto a la Factura de compra .

- Transferencia desde otra Bodega (03) : Cuando las bodegas están físicamente alejadas unas de otras, es necesario realizar una Guía de despacho de la mercadería desde la bodega desde la cual saldrá la mercadería y una guía de entrada a la Bodega a la cual llegará esta mercadería. Esta guía de entrada es la que se deberá realizar mediante este concepto “ Transferencia desde otra Bodega “. - Devolución de clientes (04) : Cuando el cliente devuelve la mercadería es necesario incorporarla nuevamente al stock , y para ello se utiliza este concepto.

- Devolución de Orden de Trabajo (06) : El sistema nos permite determinar el origen de entrada de cada producto, y es por esto que si se efectuó una salida de mercadería para una determinada orden de trabajo y sobró material , puede ser incorporado nuevamente al stock.Docente: LeonardoFigueroa Saldaña Página 30

Taller ERP Antes de continuar con el resto de los conceptos , aclararemos algunos términos que se utilizan en el Sistema y que nos aclararán los conceptos de entradas que veremos más adelante .Sabemos que el sistema permite crear diferente Bodegas, pero cada una de estas bodegas puede ser subdividida en forma lógica en 4 partes :

1.- Bodega Stock Disponible : Corresponderá al que podemos utilizar en cualquiera de nuestras transacciones, ventas, consumos ,etc.

2.- Bodega Transitoria : Corresponderá a material de la empresa, pero que por alguna razón no están aún disponibles, a lo mejor se requiere una revisión previa.

3.- Bodega de Reserva : En general se utiliza este concepto para dejar apartados determinados productos, ya sea que lo requiere un cliente o la misma empresa.

4.- Bodega en Consignación : Los productos que aparecen es esta bodega, no están físicamente en la empresa pero si son de su propiedad, como ejemplo podríamos tener entregado a un cliente un producto en Demostración, por lo tanto volverá a la empresa después de un determinado tiempo.

Por lo tanto si sumáramos el stock por cada uno de estos conceptos tenemos el Stock Real de la Empresa.

Continuemos con el resto de los conceptos de ENTRADA.

- Devolución de Bodega Transitoria (07) : Equivale a incorporar al stock aquellos productos que en un comienzo se separaron en una bodega transitoria. Cabe destacar que un producto que está en la bodega transitoria puede ser vendido directamente de ella sin necesidad de realizar una guía de entrada por este concepto.

- Devolución de Productos de Consignación (08) : Como lo mencionamos anteriormente el sistema permite entregar, por ejemplo a clientes, productos en consignación y en el momento de su devolución debemos incorporarlos a nuestras bodegas y rebajarlo de consignación , es por esto que es necesario realizar la entrada de mercadería a través de este concepto.

-Devolución de Centros de Costo (09) : Sabemos que el sistema nos permite trabajar con centros de costo , lo que nos permite conocer que productos han sido utilizados en forma interna por la empresa, pero puede ser que se haya utilizado menos mercadería y por lo tanto es necesario devolverla a las bodegas , es aquí donde es necesario este concepto.

-Productos terminados de producción a Bodega (10) : Corresponde a un ingreso de mercadería al igual que el resto de las entradas y solamente es para diferenciar aquellos Productos que son confeccionados por la misma empresa.

-Devolución de Orden de Producción (11) : Al igual que el resto de los conceptos recién mencionados corresponde incorporar los materiales no utilizados en la orden de producción.

Ahora que tenemos claros los conceptos de entrada , y continuaremos con el ingreso de nuestra guía utilizando el concepto N º 2 (Compra con Factura), el sistema Docente: LeonardoFigueroa Saldaña Página 31

Taller ERP consultará por los datos del proveedor, como no tenemos digitado ningún proveedor , activaremos la opción tablas –Auxiliares y digitaremos código 15 , nombre Proveedor Nº 1 y clasificación Proveedor y grabaremos.

Seleccionar el proveedor , y asignemos como orden de Compra N º 1515 (Este número es sólo referencial).

A continuación la fecha de hoy y el estado de la guía que puede ser Vigente (Actualiza el stock), Pendiente (No actualiza el stock) y nula (no actualiza stock) . Para nuestro ejercicio será Vigente.

Y por último tenemos los productos , la cantidad y precio de compra, el resto de la información la sugiere el sistema.

Como producto utilizaremos Armada 002 , 10 unidades a $ 900.000 y grabar

Las Guías podrían imprimirse si se define previamente el Formato.

Ejercicios:

Ingrese las siguientes guías de Entrada :

Bodega Concepto Producto Producto Cantidad1 01 Guía despacho 523 COMPAQ002 101 02 Factura 1555 COMPAQ003 52 03 Desde Bodega 1 COMPAQ001 12 10 Orden 787 IBMb4 1


Taller ERP 4.- GUIAS DE SALIDA

Al igual que las Guías de Entrada existen conceptos de salida de mercadería y que no pueden ser modificados ni eliminados.A continuación se señala cada uno de ellos.

-Despacho por Facturar (01) : Se generan guías de despacho por este concepto cuando se desea que posteriormente se transformen en una Factura.

-Despacho de Productos Facturados (02) : Se utiliza cuando ya se ha emitido la factura pero no se ha despachado la mercadería.

-Despacho a Bodega Transitoria (03) : Corresponde a una Guía interna, para apartar la mercadería.

-Despacho de Bodega a Clientes en consignación (04) : Corresponde a una salida de mercadería para un determinado cliente.

-Devolución de Material a Proveedor (05) : Corresponde a la Guía de Salida de mercadería hacia el Poveedor.

-Transferencia hacia otra Bodega (06) : Corresponde al Traspaso de una Bodega a otra.

-Consumo Centro de Costo (07) : El sistema consultará a que centro de costo se desea devolver la mercadería.

-Consumo Orden de Trabajo (08) : El sistema consultará por el número de la Orden de Producción.

-Consumo Orden de Producción (09) : Es similar a los anteriores , salida pero con respecto a una Orden de Producción.

-Despacho de Bodega Transitoria a Cliente (10) : Corresponderá a una salida de mercadería desde esta Bodega Lógica al cliente.


Taller ERP -Despacho de Reserva a Cliente (11) : Sabemos que existe un proceso de reserva de materiales donde se indica el cliente y el producto a reservar ; esta guía corresponde a la Salida real del producto.

-Despacho de Reserva a Centro de Costo (12) : Simular al anterior pero de un centro de Costo.

-Despacho de Reserva a Orden de Trabajo (13) : Corresponde también a la salida real del producto hacia una orden de Trabajo.

-Despacho de Trabajo a Orden de Producción (14): Similar al anterior pero referenciado a una Orden de Producción.Ejercicios :

Realizar los siguientes ejercicios :

1.- El cliente José Iturra solicita se despache 5 Compaq 002 a Providencia 478.

2.- Generar una guía por el concepto Despacho a Bodega transitoria de 5 equipos IBMa1

3.- Devuelva al Proveedor 1 Pr5

4.- Despache a su primer Centro de Costo , un equipo Compaq001

5.- Genere la Salida de 2 AD03 para la Orden de Trabajo 1212 del cliente Alimentos Fernández.

4.- RESERVA DE MATERIAL :

Esta opción nos permite dejar aislados o separados determinados productos con algún fin, porque lo solicita un centro de costo, una orden de trabajo o una Orden de Producción; como también poder realizar el proceso inverso que corresponde dejar nuevamente los productos disponibles dentro de las bodegas.

La forma de realizar este Proceso es similar a la realización de una guía , se debe indicar la Bodega, El número (automático o bien digitarlo) , seleccionar el concepto al cual la reserva , el producto(s) y la cantidad. Dependiendo del concepto el sistema consultará información ya sea del Cliente, del centro de costo, de las ordenes de producción o de trabajo.

Ejercicio :

1.- Realizar la reserva de 4 Compaq002 al Cliente Impresos Comerciales .

2.- Realizar la Reserva a su segundo Centro de Costo de 1 Equipo IBMb4 y 2 Pr5

3.- Realice la devolución de 1 Compaq002 del cliente Impresos comerciales



FORMATOS

En el capítulo 1 hablamos de los formatos pero no diseñamos ninguno de ellos, aquí definiremos el formato de la Factura, el resto de los formatos se diseñan de la misma manera.

Pasos a seguir :

1.- Seleccionar el documento que se va a diseñar, para ello se debe seleccionar desde la barra de códigos .Para el ejercicio seleccionar factura en Línea.

2.- A continuación como ya sabemos existen diferente conceptos rebajar el stock al igual que las guía estos están definidos y solo se necesita indicar si el formato será único independiente del concepto, o por cada concepto se diseñará un formato diferente.Para el ejercicio marcaremos Formato Unico

3.- Finalizado el paso anterior seleccionar Botón VER PLANTILLA lo cual abrirá dos plantilla una excel y la otra de Texto


Taller ERP 4.- En la plantilla de texto, se muestran todos los campos posibles de imprimir.Por ejemplo si deseamos imprimir el código de la Bodega , marcaremos la celda B16 contiene XXXX copiaremos (Bodega), nos pondremos en la plantilla Excel y elegiremos una celda en la cual realizaremos un copiado especial, pegar vinculo.

5.- Una vez indicados todos los debe grabar la plantilla Excel

6.- Para imprimir las líneas de detalle se deben seleccionar los rangos por columnas y de la misma forma realizar el pegado especial pegar vinculo

7.- Luego Botón VER , con lo cual mostrará el formato por pantalla , también es posible imprimirlo, sólo deberá seleccionar la impresora desde la pantalla donde esta visualizando el formato.



VENTAS

Dentro de la opción de Ventas tenemos :

Comenzaremos con :

1.- Facturación en Línea : En la Factura se debe indicar , la Bodega desde la cual saldrá la mercadería, el número de la Factura, el concepto , la Fecha, antecedentes del cliente y antecedentes propios si corresponde y luego los Productos , la cantidad a Facturar y la cantidad a Despachar. Con esto el sistema rebajará de Stock sólo la cantidad despachada y el resto se deberá rebajar, cuando corresponda, a través de una guía de Salida por concepto (02) Despacho de Productos Facturados.


Taller ERP Como ejercicio realizaremos la facturación al Cliente Alimentos Fernández. Los productos a facturar y despachar serían 2 IBMb4 y 5 Pr5.

A continuación seleccionaremos el Botón de Totales y realizaremos un descuento de un 10 % y como condición de venta 30 y 60 días.

Seleccionemos el Botón Despacho e incorporemos la información que allí se solicita.

Grabe e imprima la factura .

Ejercicios :

1.- Realizar la Factura al Cliente Impresos Comerciales de 2 COMPAQ001 , despachando el total de lo facturado.

2.- Realizar la facturación de 3 COMPAQ002 , despachando sólo 2 de ellos al Cliente José Iturra.

2.- Facturación por Lotes : Este tipo de Facturación se utiliza sólo cuando ya existen guías de Salidas grabadas en el sistema y se desea que ellas se transformen en una Factura.

Los pasos a seguir serían los siguientes :

-Se debe indicar si se tomaran las Guías de todas las Bodegas o de alguna en particular. Para el ejercicio utilizaremos la bodega 1

-A continuación se debe señalar el número de la primera factura y la fecha.Utilizaremos como primer número el 20 y Botón Siguiente-Que clientes (Todos)) o que cliente en particular se facturará.Para nuestro ejemplo Todos.

-Indicar si las guías a considerar dentro de la facturación serán de acuerdo a un rango de fecha o folio (número de guías).Para el ejemplo lo realizaremos por rango de guías – desde la primera hasta la última. Botón Siguiente

-A continuación se deberán indicar los Parámetros de FacturaciónDetallada : Que en la factura se indique cada uno de los productos.

Resumida : Que la Factura sólo haga referencia a los números de las Guías.

Impresión Supervisada : Por cada Factura a relizar mostrará los antecedentes y se deberá confirmar su impresión.

Impresión automática : Comience a facturar a partir del número asignado al comienzo de este proceso.

Una factura por cada guía o varias Guías en una sóla factura.

Para nuestro ejercicio utilizaremos detallada, impresión automática , varias guías en una sola factura.


Taller ERP 3.- Factura Proforma : Es un borrador de la factura real. El proceso es igual a la facturación por Lotes.

4.- Notas de Crédito : Es proceso es igual a la Facturación en línea.

5.- Boletas: También es igual al proceso anterior, lo único que varía son los conceptos de salida y que de acuerdo a ellos el sistema solicitará diferentes antecedentes.

Ejercicios :1.- Realizar la Nota de crédito relativa al Cliente Alimentos Fernández, verifique el número de la factura antes de realizar su nota de crédito.2.- Realizar la venta de un protector de pantalla a un cliente no habitual , que sólo requiere boleta.



CONSULTAS E INFORMES

Hasta ahora hemos ingresado ficha de Productos , guías de Entrada y Salida , devolución y reserva de material, pero no hemos realizado ningún tipo de consultas de nuestro inventario, por lo que en este Capítulo veremos que nos entrega el sistema a nivel de Informes y de Consultas.

1.- Consultas :

Dentro de ellas tenemos :

a) Por Stock : Podemos conocer el stock de un producto por Cada una de las Bodegas o bien en forma Consolidada. A través de esta misma consulta podemos conocer los sustiutos, complementarios, reservas y valorizado del Producto.

Solicitemos la consulta para COMPAQ002, conozcamos el Stock en la bodega 1, su valorizado , sustitutos y reserva de Clientes.

b) Margen de ventas : Nos permite conocer por cada Documento emitido , el costo, la venta y el margen del producto.

Revisemos esta consulta , en forma Global

c) Estadísticas de venta : Dentro de las estadísticas tenemos : - Por Cliente – Diarias por Producto – Por vendedor y Por Día.

d) Consultas de Guías : Se podrá analizar las guías pendientes de facturar como las asociadas a facturas.

e) Vencimientos de productos : Se puede revisar los vencimientos de los productos seleccionados con esta opción en Partidas (ficha del Producto)

f) Número de Series Vendidas : Idem al anterior pero con selección de series.

Consultemos lo que se ha vendido del producto COMPAQ002


Taller ERP 2.- Informes :

Existen variados informes posibles de obtener con el sistema, como informes de Guías tanto de Entrada como de Salida de mercadería , Registro de existencia, Niveles de Stock, Consumos por Ordenes de trabajo y Centro de Costo, etc.

Para ir conociéndolos imprimiremos el Libro de venta y Registro de existencia.



CONTABILIZACION

La contabilización consiste en traspasar las ventas y compras (guías de entrada concepto 01 y 02, las que serán contabilizadas al momento de grabar la guía) al sistema de Contabilidad y Presupuesto y para ello necesitamos indicarle algunos parámetros al sistema para que realmente pueda efectuar este proceso. Para ello ingresaremos a la Opción Contabilización- Traspaso a Contabilidad.

Dentro de esta opción tenemos 7 Pestañas : Libro de ventas – Contabilización de Ventas – Tipos de Documentos – Contabilización de Pagos – Contabilización de Compras – Contabilización de Devoluciones y Parámetros Contabilización Automática.

- Libro de Ventas: Se debe indicar las columnas del libro de ventas Contable y de Inventario y facturación.

-Contabilización de Ventas : Corresponde indicar las cuentas contables en las cuales de centralizarán lo s documentos de ventas.

-Tipos de Documentos de Ventas: Se deberán identificar cada uno de los documentos de ventas con su especificación contable.

-Contabilización de Pagos: Idem al anterior solo si cuentan con Punto de ventas ERP


Taller ERP TRASPASO A CONTABILIDAD

- Rango: Se indicará el rango de fecha el cual se contabilizará.

- Tipos de Contabilización: Tipo de comprobante que se generara.

-Generación de Comprobantes: Se podrá generar 1 Comprobante por cada Documento o bien agrupar documentos en un comprobante. Para este último caso se podrá indicar el número de líneas a utilizar por cada comprobante (Numeración automática).

-Fecha Comprobante: Corresponderá a la fecha con la cual quedará grabado el comprobante en la Contabilidad, además si se trabaja con otras monedas el sistema sugerirá la equivalencia de ese día, la cual podrá ser modificada.

-Numeración de Comprobantes: Se podrá digitar o bien dejar que el sistema asigne el número de comprobante disponible en la contabilidad.

-Centro de Costo por Defecto : Cada documento tiene asociado un centro de costo, en caso de no haber digitado esta información se podrá dejar asignado un centro de costo para estos casos, de manera que el sistema cuando comience su traspaso y se encuentre con documentos si el centro de costo, asigné el indicado en este campo(por defecto).

- Informes de detalle: Existen 2, Detallado, donde se muestra por cada cuenta contable, Número y Tipo de documento, fecha, auxiliar , centro de costo, y el monto al debe y al haber. El otro informe es resumido, vale decir por cada cuenta contable indicará, el centro de costo y los montos al debe y al haber.



PROCESOS Y SEGURIDAD DEL SISTEMA

1.-Procesos: Dentro de las herramientas tenemos:

- Migración Inventario Plataforma 7: Esta opción permite traspasar los maestros del sistema de inventario y facturación windows v.717 al sistema inventario ERP

- Detectas Stock Negativos : Si por alguna razón existen diferencias o inconsistencia de datos, por ejemplo por un corte de luz o pérdida de información, es posible realizar este proceso y el sistema se encargará de realizar todas las operaciones que se hallan efectuado y reconstituir los saldos de los productos.

- Herramientas para cuadratura : Existen 2 informes que importantes para trabajar las cuadraturas del inventario. El primero se refiere a las guías pendientes de facturar y nos permite obtenerlo a un mes determinado y en forma consolidada o por bodegas; y el segundo nos entrega información de Valorización de las entradas y salidas por conceptos

2.- Seguridad

Otra opción importante del sistema que veremos se refiere a crear personas o grupos de personas que tengan autorización de acceso.

Dentro de seguridad tenemos cuatro opciones :


Taller ERP

Comenzaremos con

- Definición de Perfiles. : Los Perfiles corresponderán a grupos con autorización de ingreso a determinadas opciones del Sistema. Para definir un Perfil se debe asignar un código alfanumérico de 8 caracteres como máximo y una descripción de 36 caracteres como tope.

Ej : Código Descripción DIGI Digitador de Comprobantes

Luego presionar OK, aparecerán todas las opciones del sistema. Para dar permisos se deberá dar un doble click frente a la opción en la columna de asignación.Como ejemplo seleccionar sólo las opciones de ingreso y modificación de comprobantes.Luego salir.

Una vez definidos los Perfiles, se crean los distintos usuarios

- Definición de Usuarios. : Cada usuario se definirá con un código y una descripción, como ejemplo ingresar como código sus iniciales y como descripción su nombre completo.


Taller ERP

Aparecerán 3 Carpetas :

- Permisos : Para incorporar a alguna persona determinada algún permiso especial.

- Perfiles : Para incorporar al usuario un perfil ya definido.

- Firma : A través de esta opción es posible accesar al archivo (BMP) que debe encontrarse en el directorio Softland\Bitmap

Seleccionaremos, como ejemplo, la carpeta perfil y llamaremos al perfil DIGI recién definido.a continuación volveremos a la carpeta usuario y daremos doble click para permitir además listar informes.Ya tenemos creado un usuario más del sistema.

La siguiente opción se refiere:

- Modificación de Password :El Sistema viene con la Password SOFTLAND, la cual es conocida por todos, es por ello que se requiere que usted la modifique para que realmente sea secreta.

- Usuario : Y por último, el sistema permite que usted cambie de usuario en cualquier momento, sólo se requiere que ingrese a esta opción y digite la clave de usuario que corresponda en ese instante y su Password.


Manual ERP Invent a Rio y Facturacion

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