MANUAL ADMON Y FINANZAS COMPLETO.docx

REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELAMINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA SALUD

MANUAL ORGANIZACIONAL, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

No.DAYFREV: B31/01/2013Pág. 1





INDICE GENERAL DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PAG DIVISION DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

1. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA DIVISION DE ADMINIS-TRACION Y FINANZAS

2. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE COMPRAS

3. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD CONTABLE

4. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE TESORERIA

5. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PROVEDURIA REGIONAL DE SALUD

6. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE BIENES NA-CIONALES

7. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE BIENES Y MATERIAS

8. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE CONSUMO (KARDEX)

9. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE RENDICION DE CUENTA

ELABORADO Y REVISADO: APROBADO:





TITULO I: INSTRUCTIVO DEL USO GENERAL DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE LA DIVISION DE ADMINISTRACIONY FINANZAS

REGISTRO DE CAMBIOS

Rev. Fecha Cambio

B 30/05/2005 Modificación General.

OBJETIVO

1.- Definir las políticas, normas y procedimientos a seguir en la división de administración y finanzas con el fin de unificar criterios, definir políticas de todas las unidades y departamentos involucrados en el proceso administrativo de la institución.2.- lograr l aplicación de la normativa legal vigente, constitución de la republica bolivariana de Venezuela, ley orgánica de la administración financiera del sector público, ley orgánica de la contraloría general de la republica, y del sistema nacional de control de fiscal, ley contra la corrupción entre otras.3.- lograr que se cumplan los procedimientos administrativos con los costos mínimos y mayor efectividad, con la intención de mantener la paz laboral, y un estop mínimo de inventario para el funcionamiento de la red ambulatoria y hospitalaria

ALCANCE1.- la aplicación de la política y procedimientos de este manual aseguran la conducción ordenada y eficiente de la administración, el acatamiento de las normas legales, salvaguardar los recursos y los bienes que integran patrimonio de la institución, asegurar la obtención de la información administrativa , financiera y operativa, útil, confiable y oportuna, para la toma de decisiones, promover la eficiencia de las operaciones y lograr el cumplimiento de los planes, programas y presupuestos, en concordancia con las políticas prescritas y con las metas presupuestarias, asi como garantizar la rendición de cuentas en los lapsos estipulados por la ley, lo que conlleva a la obtención de recursos en forma oportuna.

RE

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1.- Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. 2.- Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y Del Sistema Nacional de Control Fiscal. 3.- Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado. 4.- Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público. 5.- Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos.

6.- Ley Orgánica de la Administración Pública. 7.- Ley Contra la Corrupción 8.- Ley del Estatuto de la Función Pública. 9.- Ley orgánica de Régimen presupuestario estado Táchira

10.- Ley de contrataciones públicas y su Reglamento.11.- Reglamento de la Ley De carrera Administrativa.12.- Decreto con rango y Fuerza de Ley sobre Simplificación de trámites Administrativos.13.- Normas Generales de Control Interno.14.- Instructivo sobre el cálculo del compromiso de responsabilidad social.15.- Código Civil Venezolano.

Este manual es emitido y es propiedad confidencial de la División de Administración y Finanzas de la Corporación de Salud del Estado Táchira. No puede ser reproducido sin autorización escrita de la División de Administración y Finanzas. Toda correspondencia relacionada con su contenido debe hacerse con referencia al número de este instructivo y dirigido a la:

DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS DE LA CORPORACIÓN DE SALUD DEL ESTADO TÁCHIRAElaborado por: Revisado por:

Lcdo.Jefe Departamento de

Revisado por:

Lcda. Eva Y. MartínezJefe de la División de

Administración y Finanzas

Aprobado por:

Consejo Directivo de la Corporación de Salud

Acta N° Fecha, / /





INTRODUCCION

El presente manual define las normas y procedimientos a seguir en cada una de las

unidades de la División de administración y finanzas de la corporación de salud del estado

Táchira permitiendo de esta manera asegurar el cumplimiento de la normativa vigente,

salvaguardar los recursos y bienes que integran el patrimonio de la institución .

En la división de Administración se ejecuta diariamente un inmenso numero de actos-

gastos e ingresos que deben hacerse de manera correcta y legal, por lo tanto se presenta

esta manual con la finalidad de describir las políticas, métodos, normas y procedimientos

adoptados para dirigir y controlar el logro del objetivo general de la institución, dando así

cumplimiento a lo establecido en la Ley orgánica de la contraloría general de la republica

y del sistema nacional de control fiscal asignando funciones y delimitando

responsabilidades.

Como organismo rector de la salud del estado, está comprometida seriamente y a

toda colaboración que sea necesaria a fin de poder cumplir las metas establecidas como

es de promover la salud en el estado, razón por la cual coordina, controla, supervisa,

aprueba, y optimiza los procesos de cada unas de las oficinas dependientes de ella

(contabilidad, tesorería, compras, bienes nacionales y estadales, bienes materias,

deposito y kardex), para lograr preservar el funcionamiento de la salud en el estado,





igualmente sirve de enlace de comunicación entre todas las áreas de la organización,

para unificar criterios y agilizar los procedimientos administrativos.

MISION

La Administración de la Corporación de Salud, coordina, controla, supervisa, aprueba

y optimiza los procesos de cada una de las oficinas dependientes de ella, con la finalidad

de hacer posible la captación de recursos y su aplicación mediante la administración del

tesoro y el registro contable de todas las transacciones económicas y financieras, a fin de

lograr la concreción de sus objetivos y metas, los cuales buscan atender las necesidades

de la colectividad en una forma eficaz y eficiente.

VISION

Lograr que se cumplan los procedimientos administrativos de los costos mínimos y la

mayor efectividad, cumpliendo las normativas, internas, estatales, y nacionales. Con la

intención de universalizar el disfrute de los derechos sociales ya que se debe posibilitar el

suministro en tiempo, forma y calidad de los insumos necesarios para que las áreas

productivas del sector salud, puedan ofrecer a la sociedad mejor calidad de vida.





OBJETIVOS GENERALES

1. Definir las políticas, normas y procedimientos a seguir en la división de

Administración y finanzas con el fin de unificar criterios, definir políticas de

todas las unidades y departamentos involucrados en el proceso administrativo

de la institución.

2. Realizar la gestión de los recursos públicos de forma que permita asegurar el

cumplimiento de los objetivos de la institución, cumpliendo con la aplicación de

la normativa legal vigente.

3. Generar información oportuna y confiable para la toma de decisiones por parte

de los responsables de la gestión política y administrativa

4. Asegurar la transparencia de las cuentas públicas mediante el sistema de

rendición cuentas.

5. Interrelacionar los sistemas de la administración financiera gubernamental e

institucional con los de control interno y externo.

JEFE DE ADMINISTRA

CION Y FINANZAS

COMPRASCONTABILID

ADTESORERIA

RENDICION

CUENTASKARDEX ALMACEN

BIENES NACIONALES

Y ESTADALES

CAJA

BIENES

MATERIAS





ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DIVISION DE ADMINISTRACION Y FINANZAS





FUNCIONES DE LA DIVISION DE ADMINITRACION Y FINANZAS

Dirigir y coordinar todos los procesos administrativos desde el registro oportuno de los

pagos hasta su rendición ante el departamento de examen de cuentas de la corporación

de salud.

La oficina de compras coordina, controla, supervisa, y optimiza el proceso de

compras y servicios, para lograr preservar el funcionamiento de la salud del estado

Táchira, igualmente sirve de enlace entre todas las áreas de la organización, para

unificar criterios y agilizar los procedimientos de compras y servicios.

La unidad contable es la encargada de velar por el cumplimiento de las

disposiciones establecidas en materia de contabilidad, a su vez realiza el registro

sistemático de todas las transacciones que afectar la situación económica de la

institución, produce información financiera necesaria para la toma de decisiones

por parte de los responsables de la gestión y para los terceros interesados en la

misma. Presenta la información contables, los estados financieros y la respectiva

documentación de apoyo, ordenados de tal forma que facilite el ejercicio de control

y la auditoría interna y externa.

La unidad de tesorería se encarga de efectuar eficientemente todas las actividades

en el ámbito financiero necesarias para cumplir los objetivos y metas de la

institución, tales como son: la percepción de ingresos, el procesamiento de





órdenes de pago, la emisión de cheques, la realización de pagos, la transferencia

y colocación de fondos, así como el control de flujo de caja.

El depósito regional encargado de la recepción y distribución de los bienes

adquiridos por la administración de acuerdo a las requisiciones y necesidades

recibidas de todas las dependencias y distritos adscritos a la institución.

La oficina de bienes nacionales se la encargada de la revisión, verificación y

corrección de las bases de datos de los inventarios de bienes muebles de cada

uno de los cuentadantes adscritos a la corporación de salud del estado Táchira

La oficina de bienes y materias se encarga de registrar operaciones de registro de

bienes, las adquisiciones, incorporaciones, reasignaciones, sean estas de origen

presupuestario o no.

La oficina de control de consumo de kardex, es un departamento técnico,

integrado al sistema integral de salud, con principios éticos y valores

institucionales, con el propósito de preservar, defender, las estrategias de

liderazgo y controlar, evaluar, y ejecutar las normas acordes con las necesidades

propias del departamento.

FUNCIONES DEL JEFE REGIONAL DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

1. Planificar, coordinar, y supervisar todas las funciones de administración, controlando

la realización de funciones de compras, contabilidad, tesorería, deposito, bienes

nacionales, bienes materias, kardex

2. Dirigir, coordinador y supervisar la realización de los estudios, implantación, y

evaluación de los diferentes sistemas contables, administrativos, y/o financieros.

3. Supervisar las operaciones financieras y las inversiones autorizadas que se producen

en todas las dependencias del organismo.

4. Conformar conjuntamente con el supervisor inmediato, los cheques bancarios para

sufragar los gastos diversos de administración.

5. Dirigir y controlar la preparación del presupuesto anual.





6. Intervenir en los actos de licitación, en control y apertura de cotizaciones.

7. Autorizar solicitudes relativas a movimientos y asignaciones para gastos de personal.

8. Representar al organismos en eventos, seminarios, simposios y congresos a nivel

nacional e internacional en materia de su competencia

9. Presentar informes técnicos, y a todo lo relacionado con el área.

10. realiza la certificación de documentos emanados de sus respectivas dependencias, o

que reposen en sus respectivos archivos, de conformidad con lo dispuesto en la ley

orgánica de la Administración Publica del estado Táchira, según resolución nª 543 del

07/01/2013.

FUNCIONES DEL SECRETARIO DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

1. Recibir, distribuir, y despachar correspondencia de las diferentes unidades

Adscritas a la administración.

2. Redactar y mecanografiar correspondencia y demás documentos requeridos por el

supervisor

3. Llevar la agenda de audiencia de su supervisor.

4. Atender a los visitantes y público en general

5. Organizar y mantener actualizados los archivos generales de la administración.

6. Recibir y efectuar llamadas telefónicas.

FUNCIONES DEL JEFE DE LA UNIDAD DE COMPRAS

1. Dirigir y coordinador de las compras y servicios

2. Formar parte del control del comité de compras y/o servicios





3. Ordenar los tipos de artículos que deben ser comprados

4. Supervisar el personal a su cargo

FUNCIONES DEL ASISTENTE ADMINISTRATIVO DE LA UNIDAD DE COMPRAS

1. Recibir registrar y despachar la correspondencia general de la oficina.

2. Procesar la documentación de carácter general de la oficina del comité de

compras.

3. Custodiar y mantener actas de compras

4. Organizar y actualizar el archivo

5. Redactar oficios, memorando, circulares y otros.

6. Atender teléfono y al público.

7. Realizar análisis de precios y presupuestos.

8. Realizar el pago de alquileres y servicios públicos del programa barrio adentro

9. Montar órdenes de compra y servicio

10.Realizar relaciones de servicios públicos.

FUNCIONES DEL ASISTENTE DEL AREA DE COMPRAS

1. Montar ordenes de compras y servicios

2. Verificar que las órdenes de compra y servicios tengan todos los soportes

correspondientes

3. Realizar donaciones de medicamentos

4. Realizar relación de gasolina mensual

5. Recibir correspondencia

6. Redactar oficios, circulares, memorando.





FUNCIONES DE AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE LA UNIDAD DE COMPRAS

1. Montar órdenes de compra y servicios

2. Buscar firmas y verificar si se realiza el seguimiento de los diferentes

departamentos

3. Archivar las órdenes de compras y servicios.

4. Buscar presupuestos.

FUNCIONES GENERALES DE LA UNIDAD CONTABLE

1. Permitir seguir una pista auditable de todas las transacciones.

2. Reflejar la información en los estados financieros con criterio neutral e imparcial a

objeto de no distorsionar o tergiversar los datos, indistintamente de su destinatario.

3. Apoyar el proceso de toma de decisiones.

4. Registrar cada transacción de manera única y cronológica

5. Cubrir la totalidad de las operaciones financieras en el ámbito presupuestario y no

presupuestario

6. Suministrar información sobre la gestión económica – financiera del gobierno de

manera clara y publica.

7. Ofrecer certeza de los datos, los hechos y las cifras.

8. Ofrecer la información contable referida a entes públicos perfectamente definidos en

cuanto a su actividad económica, a momentos o lapos temporales identificados y a

transacciones especificas de carácter económico y financiero.





9. Disponer de la información sobre las transacciones realizadas en el momento en

que se producen.

10. Presentar la información contable en forma clara y sencilla a los fines de facilitar su

utilización por parte de los diferentes destinatarios.

11. Incluir todos los datos pertinentes e informaciones adicionales para permitir la toma

de decisiones del ente público.

12. Procesar la información contable que se proporcione a los destinatarios bajo el

criterio de costo – beneficio en cuanto al mayor o menor nivel de detalle

FUNCIONES DEL JEFE DE LA UNIDAD CONTABLE

1. Revisar y autorizar todas las erogaciones de la Corporación de salud.

2. Analizar el presupuesto aprobado para el ejercicio fiscal vigente.

3. revisar los registros presupuestarios y contables.

4. Revisar y analizar la ejecución presupuestaria y financiera

5. Elaborar estados financieros

6. Revisar y aprobar conciliaciones bancarias

7. Verificar la correcta imputación presupuestaria de cada unas de las erogaciones.

8. Velar por el cumplimiento de las normativas vigente.

9. Velar por el adecuado funcionamiento de la unidad.

FUNCIONES DEL OPERADOR DEL SISTEMA DE LA UNIDAD CONTABLE





1. Realizar solicitudes de pago por todos y cada uno de los gastos personales

generados.

2. Comprometer, causar y pagar todos y cada uno de los gastos que se generan, tanto

de personal como de funcionamiento.

3. Controlar y revisar los movimientos según reportes emitidos por el sistema (CONSYS)

Vs libros auxiliares de bancos

4. Elaborar y analizar cuadros de órdenes de pago recibidas para ser ejecutadas durante

el ejercicio fiscal.

5. Registrar tanto presupuestariamente como contable todos los reintegros e ingresos

por órdenes de pago recibidas de gobernación.

FUNCIONES DEL OPERADOR DE RETENCIONES DE LA UNIDAD CONTABLE

1. Revisar y analizar los pagos a proveedores y prestadores de servicios para proce-

der al respectivo cálculo de las retenciones de I.V.A , I.S.L.R , Y Ley de timbre fis-

cal

2. Recibir y registrar y enterar las retenciones de los distritos sanitarios y dependen-

cias adscritas a la corporación de salud, previa verificación de los informes presen-

tados por los mismos.

3. Elaboración del libro de compras con sus respectivos comprobantes de I.S.R.L e

I.V.A

4. Mantener actualizados los libros de compras





5. Transcripción de información para el TXT

6. Realizar las transacciones necesarias para enterar las retenciones ante las ofici-

nas autorizadas por la administración tributaria

7. Revisar y llenar depósitos bancarios

8. Archivar todo lo relacionado con las retenciones.

FUNCIONES DEL AUXILIAR CONTABLE

1. Transcribir las chequeras a los libros de bancos

2. Realizar conciliaciones bancarias de todas las cuentas

3. Buscar mensualmente en las agencias bancarias los estados y cortes de cuenta

4. Realizar oficios a los bancos señalando reintegros por comisiones u otros debitos

a cargo de las diferentes cuentas

5. Conformar cheques a las instituciones bancarias

6. Registrar contablemente los reintegros a todas las cuentas

7. Archivar los reintegros así como las órdenes de pago enviadas de gobernación

8. Asignar y registrar órdenes de pago

9. Controlar la papelería y artículos de oficina almacenados en el deposito de la uni-

dad contable

10. Registrar y revisar los aportes patronales correspondientes a seguro social , paro

forzoso, y Ley de política habitacional y fondo de jubilaciones





11. Archivar por correlativo de n| de cheques los comprobantes de pago de todas y

cada una de las cuentas bancarias

12. Desglosar cada uno de los cheques emitidos

13. Revisar el archivo en forma general

FUNCIONES DEL RECEPTOR CONTABLE

1. Recibir tanto de los distritos sanitarios como de las dependencias adscritas a la

corporación de salud, todas y cada unas de las nominas generadas por concepto

de gastos de personal

2. Revisar cuadros de disponibilidad vs presupuesto

3. Recibir todas las ordenes de compra y de servicios generados

4. Elaboración de oficios y transferencias emitidos por la unidad a las diferentes uni-

dades distritos sanitarios adscritos a la corporación

FUNCIONES GENERALES DE LA UNIDAD DE TESORERIA

1. Percepción de ingresos por parte de la gobernación del estado

2. Procesamiento de órdenes de pago

3. Emisión de cheques del M.S.D.S ,Corposalud y sintrasalud

4. Realización de pagos





5. Transferencia y colocaciones de fondos de las diferentes cuentas bancarias

6. Control del flujo de caja

VER ANEXO N° 4 ORGANIGRAMA DE LA UNIDAD DE TESORERIA

FUNCIONES DEL JEFE DE LA UNIDAD DE TESORERIA

1. supervisar la labor realizada por el personal a su cargo

2. Controlar los ingresos recibidos del M.S.D.S y de la gobernación de estado

3. Autorizar los pagos de los gastos causados por el M.S.D.D , Corposalud y sintra-

salud

4. Firmar los comprobantes (comprobantes de pago) procesados.

5. Emitir una relación sobre la gestión del mes anterior y enviarla a la división de ad-

ministración y finanzas

6. Autorizar los traslados o transferencias de las diferentes cuentas bancarias

FUNCIONES DEL AUXILIAR DE LA UNIDAD DE TESORERIA

1. Verificar y revisar los expedientes correspondientes a:

Remuneración de personal

Viáticos al personal y personas que prestan servicios a la institución fuera

de la sede principal





Transferencias a los distritos y dependencias sanitarias del estado, corres-

pondientes a gastos de funcionamiento

Órdenes de compra y servicios

Evaluar consultas en materia de su competencia

FUNCIONES DE LA SECRETARIA DE LA UNIDAD DE TESORERIA

1. Elaborar oficios para enviar a las diferentes entidades bancarias

2. Enviar los diskets a la entidad bancaria con su respectiva certificación

3. Enviar al banco los cheques con sus respectivos soportes de pagos del MSDS cor-

posalud y Sintrasalud

4. Desglosar los reportes y depósitos recibidos del banco, archivar originales y desti-

nar copias para su respectiva rendición

5. Solicitar chequeras

6. Elaborar oficios varios

FUNCIONES DEL AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE LA UNIDAD DE TESORERIA

(TRANSCRIPTOR DE CHEQUES)

1. revisar chequear y analizar las solicitudes de pago recibidas del departamento de

contabilidad para determinar la cuenta que corresponde

2. elaborar transferencias a los distritos sanitarios





3. realizar órdenes de pago

4. actualizar saldos diarios

5. emitir relación de saldos diarios de las distintas cuentas bancarias

FUNCIONES DEL MENSAJERO DE LA UNIDAD DE TESORERIA

1. llevar y traer correspondencia interna y externa

2. llevar los diskets a la entidad bancaria para su certificación

3. llevar al banco los cheques con sus respectivos soportes de los pagos del personal

del MSDS corposalud y sintrasalud

4. buscar chequeras en cada unas de las instituciones bancarias

5. realizar cualquier otra labor que requiera el personal de la unidad

FUNCIONES DEL RECEPTOR DE LA UNIDAD DE TESORERIA

1. recibir nominas y cheques, elaborados por las diferentes cuentas bancarias sellar

los soportes y órdenes de pago

2. registrar en el sistema los cheques elaborados por los transcriptores de cheques

3. buscar firmas de administración presidencia y jefe de la unidad

4. registrar los cheques en el libro de control

5. enviar a caja los cheques listos para su entrega a loa beneficiarios





FUNCIONES GENERALES DE LA PROVEDURIA REGIONAL DE SALUD

1. recibir y revisar todo lo relacionado con las entradas de insumos adquiridos me-

diante el departamento de compras

2. registrar todas las entradas y salidas del material médico quirúrgico medicamentos

y demás insumos

3. despachar de acuerdo a los requisitos y necesidades a toda la red hospitalaria y

ambulatoria del estado Táchira

Ver anexo n° 5 organigramas unidad de proveeduría regional de salud

FUNCIONES DEL JEFE DE DEPÓSITO

1. supervisar la labor realizada por el personal a su cargo

2. autorizar las salidas de medicamentos y bienes nacionales

3. controlar los ingresos y salidas del material medico quirúrgico medicamentos y de-

más insumos

4. coordinar la distribución de medicamentos y material quirúrgico en la red hospitala-

ria y ambulatoria

FUNCIONES DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO DEL DEPÓSITO





1. procesar todas las entradas y salidas de los medicamentos y bienes nacionales

FUNCIONES DEL AUXILIAR DE ALMACEN Y DEPÓSITO

1. verificar que los medicamentos y bienes nacionales se encuentren físicamente y

con su debido respaldo a la hora de la entrada y salida de los mismos

2. asignar la partida y llevar el control de los medicamentos a su cargo

3. despachar los medicamentos y material médico quirúrgico.

FUNCIONES DE LA SECRETARIA DE DEPÓSITO

1. archivar toda la correspondencia recibida y enviada

2. atender al público en general

3. realizar informes mensuales trimestrales y semestrales y anuales de las entradas y

salidas de medicamentos y material médico quirúrgico

FUNCIONES DEL PERSONAL OBRERO DEL DEPÓSITO

1. ordenar los medicamentos y bienes nacionales





2. distribuir en cada partida q le corresponda

3. realizar la limpieza de la proveeduría

FUNCIONES DE LOS CONDUCTORES DEL DEPÓSITO

1. trasladar los medicamentos y/o bienes nacionales para las diferentes redes hospi-

talarias y ambulatorias del estado, asi como jornadas quirúrgicas

FUNCIONES GENERALES DE LA OFICINA REGIONAL DE BIENES

NACIONALES Y ESTADALES

1. cumplir y hacer cumplir lo establecido en la publicación n°9 de la contraloría gene-

ral de la república (las unidades cuentadantes deben estar al día en el registro y

control de los bienes muebles e inmuebles)

2. revisión, verificación y corrección de las bases de datos de los inventarios de

bienes muebles de cada uno de los cuentadantes adscritos a la dirección regional

de salud del estado Táchira





3. realizar supervisiones constantes a cada dependencia coordinando actividades

con los jefes de las unidades de trabajo, de esta manera optimizando el intercam-

bio rápido y eficiente de información con los distritos sanitarios

4. controlar y revisar inventario físico de bienes muebles

5. efectuar y/o coordinar el levantamiento d inventario físico de las dependencias del

sistema sanitario.

6. Rendir cuentas al día al nivel central y contraloría general del estado.

7. Efectuar cada una de las actividades de registro y control de bienes muebles cum-

pliendo con lo establecido en la publicación n° 9, emanada de la contraloría gene-

ral de la república.

8. Promover talleres de inducción al personal que ejerce funciones como registrado-

res de bienes

9. Recibir y registrar movimientos mensuales de cada una de las dependencias ads-

critas a la red ambulatoria del estado Táchira

10. Efectuar actas de incorporación o desincorporación a que hubiere lugar en cada

dependencia de acuerdo a los conceptos establecidos en la publicación n°9 ena-

mada de la contraloría del estado Táchira.

ver anexo n° 6 organigrama de la oficina regional de Bienes nacionales

FUNCIONES DEL JEFE DE OFICINA REGIONAL DE BIENES NACIONALES Y

ESTADALES





1. vigilar el cumplimiento de las leyes y reglamentos que rigen el control y registro

contable de los bienes muebles.

2. coordinar el registro de las cuentas de bienes nacionales, tanto de la oficina central

como de los distritos que conforman la red asistencial social

3. Atender a los funcionarios de los distritos y entes de la salud en lo relacionado al

control , movimiento e inventario de bienes nacionales y estadales

4. Enviar los primeros 5 días de cada mes a la división de bienes nacionales y esta-

dales, informe mensual de la contabilidad fiscal de bienes correspondiente a la

cuenta del mes anterior, de los cuentadantes, bajo su coordinación.

5. Vigilar que todo bien tenga sus números de control interno y de identificación de

bien nacional y estadal de acuerdo a la numeración asignada por la oficina regio-

nal de bienes nacionales.

6. Vigila que el inventario de los distritos venga valorizado y soportado por las actas

suscritas por los cuentadantes y administrador e bienes.

7. Coordina los viajes de los funcionarios a través de los distritos

8. Se reúne periódicamente con el jefe regional de administración y finanzas y el jefe

del distrito sanitario

9. Controla los movimientos de los bienes nacionales

10. Firma de los formatos utilizados para los movimientos de bienes nacionales, de in-

ventario y control de los mismos

11. Firmas de acta, consecuencia del control de bienes nacionales





12. Mantiene comunicación permanente con el contralor de existencias de kardex y

con el jefe de almacén

13. Verificar inventario físico de los bienes muebles.

FUNCIONES DEL CARGO AUXILIAR DE BIENES NACIONALES

1. redactar y elaborar oficios

2. elaborar actas

3. mantener al día la información de los distritos

4. indicar las directrices del manejo de control de los bienes nacionales a los distritos

5. verificar la información recibida de los distritos

6. lleva expediente para cada distrito y su ambulatorios referente a los bienes nacio-

nales que están bajo la responsabilidad de cada dependencia

7. elaborar actas para la desincorporación de bienes nacionales por inservibilidad

8. elaborar oficios para suministrar información al jefe de la oficina, de los inventarios

anuales del distrito que está bajo su responsabilidad

9. elaborar oficios mensuales para enviar al jefe de la oficina regional de bienes na-

cionales, las incorporaciones o desincorporaciones ocurridas en un mes.

10. Realizar inventario físico de los bienes nacionales de los distritos

11. Instruye al personal de los distritos sobre las funciones relacionadas al buen ma-

nejo de los bienes nacionales que están bajo su responsabilidad





12. Elabora formatos necesarios para el departamento

13. Solicita al jefe de la oficina regional de bienes nacionales serie d números para la

identificación de los bienes nacionales

14. Verifica la información sobre los inventarios recibidos de los distritos

15. Efectúa el manejo de los recursos tecnológicos (computador) que se encuentran

en la oficina, para procesamiento y respaldo de información, elaboración de forma-

tos y demás actividades en el área de informática.

16. Cumple cualquier otra función o tarea que le sea asignado por su supervisor inme-

diato aun cuando este fuera de su área de trabajo

FUNCIONES GENERALES DE LA OFICINA REGIONAL DE BIENES Y

MATERIAS

1. realizar operaciones de registro de bienes, las adquisiciones, incorporaciones, rea-

signaciones, de origen presupuestario o no.

2. Una efectiva y eficiente administración de sistema de bienes y materias

3. Ofrecer una via para facilitar las auditorias

4. Poder sumistrar información sobre las operaciones registradas, en el momento

que sean requeridas, lo que a su vez permite agilizar la toma de decisiones por

parte de los niveles gerenciales

ver anexo n° 7 organigrama de la oficina de bienes y materias





FUNCIONES DEL JEFE DE LA OFICINA REGIONAL DE BIENES Y MATERIAS

1. vigilar el cumplimiento de las leyes y reglamentos, que rigen el control y registro

de la contabilidad fiscal de la proveeduría regional y almacenes de las diferentes

dependencias cuentadantes adscritas a esta coordinación

2. coordinar el registro mensual de las cuentas de bienes materias, tanto de la oficina

central como de los diferentes distritos que conforman la red hospitalaria

3. Atender a los funcionarios jefes de depósitos y kardex de los distritos sanitarios y

antes de la salud en los relacionados al control, movimientos e inventarios de

bienes materias.

4. Envía los primeros 5 días de cada mes a la división de bienes nacionales, el infor-

me mensual de la contabilidad fiscal de proveeduría regional y los almacenes co-

rrespondientes a la cuenta del mes anterior, de las dependencias cuentadantes,

bajo su coordinación

5. Se reúne periódicamente con la jefe regional de administración y finanzas y los je-

fes de los diferentes distritos sanitarios

6. Mantiene comunicación permanente con los jefes de almacén y jefes de kardex de

las diferentes dependencias cuentadantes.

FUNCIONES DE LA SECRETARIA DE LA OFICINA DE BIENES Y MATERIAS

1. redactar y elaborar oficios

2. mantener al día el archivo general

3. verificar la información recibida de los distritos sanitarios





4. llevar los libros de la correspondencia recibida y despachada

5. cumplir con cualquier otra función que le sea asignada por su supervisor inmediato

6. recibir las cuentas mensuales que envían las diferentes dependencias cuentadan-

tes.

FUNCIONES DEL AUXILIAR DE ALMACEN DE LA OFICINA DE BIENES Y

MATERIAS

1. Recibir las cuentas mensuales que envían las diferentes dependencias cuenta-

dantes

2. Revisar las cuentas mensuales

3. Revisar los inventarios semestrales anuales de las diferentes dependencias

4. Indicar las directrices del manejo y control de las cuentas mensuales de las dife-

rentes dependencias cuentadantes

5. Cumplir con cualquier otra función que le sea asignada por su jefe inmediato

FUNCIONES GENERALES DE LA OFICINA DE CONTROL DE CONSUMO

KARDEX

La función del departamento se basa en el control sistemático de los productos farma-

céuticos y bienes adscritos al depósito regional y llevar un registro actualizado de cada

uno de ellos





1. Recibir y procesar copias de las entradas del depósito regional, de las compras

realizadas por la corporación

2. Darle entrada a los respectivos kardex de cada uno de los renglones con su

respectiva clasificación

3. Asentar los bienes nacionales y ubicar su respectivo destino

4. Hacer cuadro demostrativo por partidas de las entradas y salidas en los kardex

respectivos

5. Atención al público que solicita los servicios del departamento

FUNCIONES DEL JEFE DE OFICINA DE CONTROL DE CONSUMO KARDEX

1. Coordina y dirige el trabajo de oficina

2. Asienta en el libro respectivo cada una de las partidas que ingresan en el depó-

sito regional y que son remitidas al departamento, realizando al final de cada

mes el cuadre respectivo de entradas

3. Distribuye el trabajo al personal

4. Asiste a reuniones debidamente programadas

5. Supervisa el trabajo realizado por el personal

6. Elabora el modelo 4 mensual y remite los formatos trabajados al deposito re-

gional

FUNCIONES DE LA SECRETARIA DE LA OFICINA DE CONTROL DE CON-

SUMO KARDEX

1. Recibir y enviar correspondencia

2. Recibe los modelos que genera el depósito regional

3. Revisa que cada uno de los documentos recibidos estén en completo orden





4. Desempeña funciones de kardista

FUNCIONES DEL ASISTENTE CONTABLE (KARDISTA)

1. Clasificar y dar entrada a su respectivo kardex cada uno de los modelos reci-

bidos

2. Despachar las requisiciones solicitadas durante el mes, en el kardex respecti-

vo

3. Realizar los cuadres mensuales de cada una de las partidas trabajadas en el

mes

4. Atender al publico en general

Anexo n° 2 organigrama estructural unidades de compras





ANEXO N° 3 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL UNIDAD CONTABLE

Jefe de compras

ASISTENTE ADMINISTRATIVO

AUXILIARADMINISTRATIVO

ASISTENTEAREAS DE COMPRAS





jefe deunidad

Contable

operador del sistemapresupuestario y contable

(PRESYS-CONSYS)

BANCOS (CONCILIACIONESBANCARIAS)

RETENCIONES RECEPCIONOrdenes de pago

(ASIGNACION)

archivo





TITULO I: INSTRUCTIVO DEL USO GENERAL DEL MANUAL DE LA UNIDAD DE COMPRAS DE LA CORPORACIÓN DE SALUD DEL ESTADO TÁCHIRA

REGISTRO DE CAMBIOS

Rev. Fecha Cambio

C 31/01/2013 Modificación Parcial.

OBJETIVO

1.- Servir de Guía práctica acerca de las normas y procedimientos de los procesos que se llevan en la Unidad de Compras de la Corporación de Salud del Estado Táchira.2.- Determinar las normas y procedimientos a seguir por los integrantes de la Unidad de Compras de la Corporación de Salud del Estado Táchira.

ALCANCE1.- Estas normas y procedimientos son sólo aplicables a en la Unidad de Compras de la Corporación de Salud del Estado Táchira.

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1.- Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. 2.- Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y Del Sistema Nacional de Control Fiscal. 3.- Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado. 4.- Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público. 5.- Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos.

6.- Ley Orgánica de la Administración Pública. 7.- Ley Orgánica de Ciencia y Tecnología e Innovación. 8.- Ley Orgánica de Planificación. 9.- Ley Contra la Corrupción.

10.- Ley del Estatuto de la Función Pública.11.- Ley de contrataciones públicas y su Reglamento.12.- Reglamento de la Ley De carrera Administrativa.

13.- Decreto con rango y Fuerza de Ley sobre Simplificación de trámites Administrativos.14.- Plan único de cuentas (ONAPRE).15.- Normas Generales de Control Interno.16.- Instructivo sobre el cálculo del compromiso de responsabilidad social.17.- Código Civil Venezolano.

Este manual es emitido y es propiedad confidencial de la Unidad de Compras de la Corporación de Salud del Estado Táchira. No puede ser reproducido sin autorización escrita. Toda correspondencia relacionada con su contenido debe hacerse con referencia al número de este instructivo y dirigido a la:

DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS DE LA CORPORACIÓN DE SALUD DEL ESTADO TÁCHIRA

Elaborado por:

Keyla HernándezPasante

Sorley CárdenasPasante

Revisado por:

Lcdo. Pedro CanchicaJefe Departamento de Compras

Revisado por:

Lcda. Eva Y. MartínezJefe de la División de Administración y

Finanzas

Aprobado por:


Acta N° Fecha, / /





INDICE

Título I Instructivo para el Manual de la Unidad de Compras

Pág.

1. Introducción

2. Uso del Manual

3. Tabla de Actividad/Definición de los diagramas de procesos

Título II Manual Organizacional de Compras

4. Reseña Histórica.

5. Misión y Visión de la Unidad de Compras. 12

6. Objetivo General. 13

7. Objetivos Específicos. 14

8. Organigrama General. 15

9. Normativas Generales de la Unidad de Compras. 16

10. Funciones del Jefe de la Unidad de Compras. 18

12. Funciones de la Sección de Secretaria y Archivo. 20

13. Funciones de la Sección de los Analistas de Compra. 21

Título III Manual de Normas y Procedimientos

13. Recepción de Solicitudes de Bienes y Servicios. 27

14. Solicitud y Análisis de Cotizaciones. 30

15. Comité de Consulta de Precios. 35

16. Elaboración de Órdenes de Compra y de Servicio. 42

17. Compras por Proceso Ante la Comisión de Contrataciones Públicas. 48





Anexos.

18. Formato Nº 01-UC Acta De Entrega Refrigerios 52

19. Formato Nº 02-UC Acta De Entrega Donación De Medicamentos 54

20. Formato Nº 03-UC Documentos Que Conforma El Expediente 56

21. Formato Nº 04-UC Solicitud De Ofertas Y Condiciones 59

22. Formato Nº 05-UC Recepción De Ofertas 66

23. Formato Nº 06-UC Análisis De Precios 68

24. Formato Nº 07-UC Orden De Compra 70

25. Formato Nº 08-UC Orden De Servicio 72





INTRODUCCIÓN

Es importante incorporar la estructura organizativa y funciones generales en forma

clara y sencilla de cada uno de los componentes que conforman esta Unidad, de tal

manera que se realicen actualizaciones anuales y cuando así lo amerite sobre los

procesos que se llevan a cabo en la Unidad de Compras adscrito a la División de

Administración y Finanzas en proporción con las políticas y lineamientos de la

Corporación de Salud del Estado Táchira (Corposalud), Constitución de la República

Bolivariana de Venezuela y demás Leyes Administrativas.

Por lo que se hace necesario poseer un medio de comunicación escrita en este

caso el Manual Organizacional de Normas y Procedimientos, donde se establezcan los

parámetros que permitan obtener una orientación sobre lo que se desea lograr, ser y

hacer en el presente y futuro.

Título I, es de gran importancia ya que manifiesta cómo está conformado la

estructura organizativa de la Unidad de Compras donde se explica cada una de las

funciones que debe realizar los funcionarios adscritos a esta unidad, detallando cada paso

a seguir para alcanzar las metas de la Institución.

Título II, se especifica cada uno de los procesos que se realizan en esta unidad de

compras; los cuales comprende la Recepción de Solicitudes de Bienes o Servicios,

Comité y Análisis de Cotización, Comité de Consulta de Precios, Elaboración de Órdenes

de Compra y/o Servicio, Compras por Proceso ante la Comisión de Contrataciones

Públicas. En donde cada uno de los procesos contiene la definición del proceso, normas,

políticas, formatos que utilizan, procedimientos y diagramas de procesos.





Los Diagrama de Proceso son una representación gráfica de los pasos que se

siguen en toda una secuencia de actividades (entre las secciones y los procesos que se

describen en este manual), dentro de un proceso o un procedimiento, identificándolos

mediante símbolos de acuerdo con su naturaleza; incluye, además, toda la información

que se considera necesaria para el análisis, tal como distancias recorridas, cantidad

considerada y tiempo requerido. Con fines analíticos y como ayuda para descubrir y

eliminar ineficiencias, es conveniente clasificar las acciones que tienen lugar durante un

proceso dado en cinco clasificaciones. Estas se conocen bajo los términos de

operaciones, transportes, inspecciones, retrasos o demoras y almacenajes. Cubren el

significado de estas clasificaciones en la mayoría de las condiciones encontradas en los

trabajos de diagramado de procesos.





USO DEL INSTRUCTIVO DEL MANUAL

Para la correcta implantación de este Manual, se debe tomar en cuenta lo siguiente:

El manual debe estar a disposición de todo el personal que forme parte de la Unidad de

Compras.

En la aplicación de este Manual, el desarrollo, supervisión y cumplimiento de los

procedimientos que aquí descritos recaen sobre las personas que general el respectivo

proceso.

Cualquier cambio en la clasificación legal vigente, o en las políticas del Área de la Unidad

de Compras que en materia de procedimientos afecten la estructura del Manual, generará

también un cambio en su contenido con el fin de adaptarlo a las nuevas políticas emitidas.

Los usuarios del Manual, deberán notificar a su supervisor inmediato las sugerencias,

modificaciones o cambios que afecten el contenido del mismo, con el objeto de garantizar

la vigencia de su contenido y con ello mejorar la base de conocimiento en el tiempo.

Este Manual está dividido en Títulos y Secciones con el fin de hacer más fácil su

actualización. Solamente podrá ser modificado con las autorización de la división de

Administración y Finanzas, revisado por de jefe de la división de administración y

finanzas, el Departamento de Control y Gestión, con la aprobación del Consejo Directivo

de Corposalud.

La páginas de este manual están por orden correlativo y codificadas, los formatos se

codificaron por las iníciales de la Unidad de Compras (UC).





En este manual se realizaron diagramas de procesos para visualizar con mayor precisión

cada actividad que se realiza para lograr un proceso.

Este diagrama muestra la secuencia cronológica de todas las operaciones de taller o

en máquinas, inspecciones, márgenes de tiempo y materiales a utilizar en un proceso

de fabricación o administrativo, desde la llegada de la materia prima hasta el empaque

o arreglo final del producto terminado. Señala la entrada de todos los componentes y

subconjuntos al ensamble con el conjunto principal. De igual manera que un plano o

dibujo de taller presenta en conjunto detalles de diseño como ajustes tolerancia y

especificaciones, todos los detalles de fabricación o administración se aprecian

globalmente en un diagrama de operaciones de proceso.





ACTIVIDAD / DEFINICION Símbolo

Operación: Ocurre cuando un objeto está siendo modificado en

sus características, se está creando o agregando algo o se es-

tá preparando para otra operación. Una operación también

ocurre cuando se está dando o recibiendo información o se es-

tá planeando algo. Ejemplos:

Realizar un oficio, realizar pagos, recibir expedientes, un cambio

en un proceso, etc.

Transporte : Ocurre cuando un objeto o grupo de ellos son movi-

dos de un lugar a otro, excepto cuando tales movimientos for-

man parte de una operación o inspección. Ejemplos:

Mover material a mano, enviar por firmas los documentos, hacer

devoluciones por falta de algún documento, etc.

Inspección: Ocurre cuando un objeto o grupo de ellos son exami-

nados para su identificación o para comprobar y verificar la ca-

lidad o cantidad de cualesquiera de sus características. Ejem-

plos:

Revisar los expedientes que están saliendo y/o entrando al depar-





tamento, etc.

Demora: Ocurre cuando se interfiere en el flujo de un objeto o

grupo de ellos. Con esto se retarda el siguiente paso planea-

do. Ejemplos:

Esperar una firma, o cuando una serie de piezas hace cola para o

hay varios materiales en el nuevo paso del proceso.

Almacenaje : Ocurre cuando un objeto o grupo de ellos son reteni-

dos y protegidos contra movimientos o usos no autorizados.

Ejemplos:

Almacén general, cuarto de herramientas, archivo de papeles.

ACTIVIDAD SIMBOLO

RESULTADO

PREDOMI-

NANTE

OperaciónSe produce o

efectúa algo.

Transporte

Se cambia de lu-

gar o se mue-

ve.

InspecciónSe verifica calidad

o cantidad.





Demora

Se interfiere o re-

trasa el paso

siguiente

AlmacenajeSe guarda o pro-

tege.





TITULO II: MANUAL ORGANIZACIONAL DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS DE LA CORPORACIÓN DE SALUD DEL ESTADO TÁCHIRA

REGISTRO DE CAMBIOS

Rev. Fecha Cambio

C 31/01/2013 Modificación Parcial.

OBJETIVO


ALCANCE1.- Estas normas y procedimientos son sólo aplicables a el Departamento de Compras de la Corporación de Salud del Estado Táchira.

RE

FE

RE

NC

IAS

YN

OR

MA

S

1.- Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. 2.- Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y Del Sistema Nacional de

Control Fiscal. 3.- Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado. 4.- Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público. 5.- Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos.


10.- Ley del Estatuto de la Función Pública.11.- Ley de contrataciones públicas y su Reglamento.12.- Reglamento de la Ley De carrera Administrativa.13.- Decreto con rango y Fuerza de Ley sobre Simplificación de trámites Administrativos.

14.- Plan único de cuentas (ONAPRE).15.- Normas Generales de Control Interno.16.- Instructivo sobre el cálculo del compromiso de responsabilidad social.17.- Código Civil Venezolano.







Elaborado por:



Revisado por:

Lcdo. Pedro CanchicaJefe Departamento

Compras

Revisado por:



Aprobado por:


Acta N° Fecha, / /

RESEÑA HISTORICA DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

La Unidad de Compras de la Corporación de Salud del Estado Táchira, fue creada el

12 de junio de 1998, como la Unidad de Compras, adscrita a la División de Administra-

ción y Finanzas. Este Unidad cambia su nombre según acta Nº 110 de fecha 22 de Ju-

nio del año 2009 como Departamento, tiene por objetivo el suministrar y equipar los

servicios requeridos por la Institución y demás Direcciones adscritas a Corposalud, ga-

rantizándole la misma transparencia administrativa sin ningún tipo de discriminación y

haciéndola accesible a todos los pacientes que lo necesiten.

Esta Unidad se encarga de comprar bienes y servicios para el buen funcionamiento de

la parte administrativa y asistencial al proveer de medicamentos y material médico

quirúrgico a los diferentes Distritos Sanitarios y demás Dependencias adscritas a Cor-

posalud del Estado Táchira que prestan servicios de salud de forma gratuita.





MISIÓN

Satisfacer de manera eficaz la demanda de la entidad según las necesidades

establecidas por la institución en cuanto a la adquisición de bienes y servicios donde

nuestra mayor responsabilidad es ante los pacientes y todos aquellos que utilizan

nuestros servicios con el fin de satisfacer las necesidades de la Corporación de Salud del

Estado Táchira cumpliendo con las normas y procedimientos administrativos establecidos

por la Ley.

VISIÓN

Ser un modelo a seguir por excelencia. De esta manera servir a otras Unidades

para fortalecer el sistema y los procesos de compras, estableciendo los parámetros

necesarios para trabajar con calidad, al menor costo y en el tiempo indicado; con la mayor

transparencia para llevar el nombre de la institución en alto a nivel nacional.





OBJETIVO GENERAL

Suministrar los materiales, equipos y servicios requeridos en las diferentes

dependencias de Corposalud, al menor costo posible, en el tiempo indicado y con criterio

de calidad, a efectos de la utilización optima de los recursos disponibles para la prestación

del servicio y la satisfacción de necesidades del usuario en cuanto a las características de

los materiales o bienes solicitados.





OBJETIVOS ESPECIFICOS

Establecer políticas, normas y procedimientos de compra a fin de lograr la adquisición

y suministro de los bienes o servicios, según las necesidades establecidas por la

institución.

Obtener las mejores condiciones en cuanto a calidad, precio, plazo de entrega, forma

de pago, garantías y accesorios, para la adquisición de bienes o servicios de las

diferentes dependencias.

Lograr el uso adecuado de los recursos financieros con que cuenta la entidad.

Alcanzar la actualización tecnológica necesaria, para mantener la información

y los procedimientos renovados, logrando mayor eficiencia y eficacia en los mismos.

Establecer mecanismos eficaces de Control Interno, fortaleciendo y ampliando nuestra

Gestión.

Cumplir con la normativa legal vigente para cada uno de los procesos llevados por

este Departamento de Compras.

Tramitar la respectiva declaración jurada de bienes y/o patrimonio anualmente.





ORGANIGRAMA GENERAL DE COMPRAS

División de Administración

y Finanzas

Unidad de Compras

Sección de Secretaria y

Archivo

Sección de Analistas de

Compras





NORMATIVAS GENERALES DE LA UNIDAD DE COMPRAS

Al inicio de cada ejercicio fiscal la Unidad de Compras deberá tener conocimiento por

escrito del presupuesto emanado de la División de Planificación, Proyectos y

Presupuesto aprobado en el ejercicio fiscal vigente de acuerdo a la fuente de

financiamiento junto al Plan Operativo Anual (POA), a partir de ese momento la

Unidad dará inicio a los procedimientos administrativos para la adquisición de

materiales e insumos y servicios requeridos por las Divisiones, Departamentos,

Unidades, Coordinaciones y/o Dependencias adscritas a Corposalud.

Hacer revisión del presupuesto aprobado en el ejercicio fiscal vigente y elaborar

propuesta al administrador de las deficiencias en las partidas de acuerdo al histórico

de años anteriores previendo el porcentaje de inflación.

Al generarse créditos adicionales y/o traspasos la División de Planificación, Proyectos

y Presupuesto debe hacerlos llegar a la Unidad de Compras para la adquisición de

materiales e insumos y servicios requeridos por la institución.

Realizar la apertura de los libros para el registro de las actas correspondientes y

controles al inicio del año fiscal vigente.

Solicitar el material de trabajo correspondiente para el buen funcionamiento de la de

Compras.

Uso adecuado y moderado del material de oficina, papelería, equipos y servicios

públicos (Teléfono), con la finalidad de evitar derroche y gastos innecesarios que

puedan ocasionar escasez y paralización de los trabajos internos de la Unidad, antes

de los lapsos de adquisición de los mismos.





En caso que el Gerente General firme por el Presidente de Corposalud deberá ser

presentada y resguardada en los archivos de la Unidad de Compras y la secretaria de

la Jefatura de la División de Administración y Finanzas autorización emitida según

resolución y acta aprobada por el Consejo Directivo de este organismo.

Programar conjuntamente con las diferentes Departamentos, Servicios, Unidades y

Dependencias de Corposalud las compras necesarias a realizar.

Establecer normas, políticas y procedimientos para la realización de compras y

contratación de servicios que contribuyan a la prestación de un servicio eficiente de

abastecimiento a la institución y otras dependencias.

Coordinar, dirigir y supervisar los procedimientos de compra, recepción,

almacenamiento y distribución de todos los insumos o materiales necesarios para el

funcionamiento de la institución.

Solicitar a la Unidad de Registro y Control de Proveedores adscrita a la División de

Administración y Finanzas, la información relacionada con las Empresas de acuerdo a

los insumos, bienes o servicios a adquirir.

Enviar las solicitudes al comité de Contrataciones para que sea aprobada, cuando el

monto estimado sea superior a dos mil quinientas unidades tributarias (2.500 UT) para

bienes y servicios y superior a diez mil unidades tributarias (10.000UT) para la

ejecución de obras.

Elaborar Actas de Inicio, Informes de Recomendación y Acta de Apertura.

Elaborar, verificar y registrar las Órdenes de Compra y/o de Servicio de acuerdo a las

normas y políticas establecidas.





FUNCIONES DEL JEFE DE LA UNIDAD DE COMPRAS

Desarrollar y procesar el Plan Operativo Anual (POA) de la Unidad de Compras

supervisar y avalar el Informe de Gestión, Gráficos e Indicadores.

Coordinar, planificar y supervisar cada una de las actividades a ser ejecutadas por la

sección de analistas a su cargo con la finalidad de equilibrar las tareas y dar

respuestas oportunas a las solicitudes de cada una de las Unidades Usuarias a través

de la División de Administración y Finanzas.

Dirigir y coordinar las compras y servicios, considerando la disponibilidad

presupuestaria y financiera que exista.

Informar a la administración cuando no exista disponibilidad presupuestaria, según la

información generada por el sistema.

Formar parte del Comité de Consulta de Precios.

Asistir a las reuniones del Comité de Contrataciones Públicas, siempre y cuando sea

notificado por escrito.

Supervisar el trabajo del personal a su cargo y actualizar funciones si fuese necesario

por vía escrita con copia a la División de Administración y Finanzas, y Recursos

Humanos para el expediente.

Es responsable del uso, guardia y custodia de los bienes nacionales y estadales

adscritos a sus respectivas áreas de trabajo. Los cuales deben ser actualizados a final

del ejercicio fiscal, y hacer análisis comparativo de los faltantes si los hubiere.

Procesar la adquisición de los diversos artículos, bienes y servicios, con la potestad de

evaluar o verificar los mismos, con el Jefe de la Unidad Usuaria a quien le pertenezca

los insumos a adquirir.

Ser responsable de todo el proceso de compras y/o contratación de servicios.





Cumplir con todas las formalidades establecidas en las leyes y normativas vigentes y

su reglamento.

Solucionar de forma rápida aquellas necesidades que surjan de manera inesperada,

con la autorización del Jefe de División de Administración y Finanzas, Presidencia y/o

Gerencia General de Corposalud.

Evaluar el personal a su cargo, según los lineamientos emanados por parte de la

División de Recursos Humanos.

Avalar cada uno de los oficios emitidos y revisar la correspondencia recibida y hacerla

llegar a cada analista según la solicitud realizada.

Revisar y aprobar los análisis de precios por las diferentes partidas presupuestarias

junto con las órdenes de compra y/o servicios y demás documentación que se

generen por los compromisos y servicios prestados.





FUNCIONES GENERALES DE LA SECCIÓN DE SECRETARÍA Y ARCHIVO

Recibir, registrar y despachar la correspondencia general de la Unidad de

Compras.

Procesar la documentación de carácter general de la Unidad de Compras.

Redactar oficios, memorando, circulares y otros.

Organizar y actualizar el archivo.

Atender el teléfono y al público.

Manejar y Llevar una Agenda diaria de las actividades a realizar.





FUNCIONES DE LA SECCIÓN DE ANALISTAS DE COMPRAS

Los analistas están capacitados para realizar los registros de las partidas de acuerdo

al clasificador emanado por la Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE), siempre y

cuando sean asignadas por el o la Jefe de la Unidad de Compras.

Llevar el archivo de las órdenes de compra y/o servicio, las mismas deben guardar un

orden consecutivo tanto en la fecha de emisión respecto a los soportes, con el de

numeración e igualmente debe indicar la codificación presupuestaria.

Recibir las diferentes solicitudes emanadas por las diversas Unidades Usuarias

adscritas a Corposalud previamente autorizadas por el Jefe Regional de la División

Administración y Finanzas, Presidencia y/o Gerencia General.

Verificar que exista disponibilidad presupuestaria para la partida en el ejercicio fiscal

vigente antes de realizar los compromisos.

La consulta de precios debe realizarse de acuerdo a lo establecido en el POA en el

ejercicio fiscal vigente.

Al generarse renuncias por los oferentes, se le ejecutara el cheque de fianza y fiel

cumplimiento y se procede igualmente a comprometer de nuevo.

Verificar con la Unidad de Registro y Control de Proveedores que la documentación

este solvente antes de solicitar la oferta.

Solicitar por escrito las ofertas a los oferentes debidamente registrados y con

documentación solvente en Corposalud. Mencionar en la solicitud de la oferta hora y

fecha de recepción de sobres.

El Oferente retira la solicitud de la Oferta y Condiciones donde firma como constancia

de recibido el formato de solicitud.





Recibe de los oferentes las ofertas en sobre cerrado e identificado, y hacer firmar y

sellar el formato de recepción de ofertas.

El analista debe cumplir con la hora y fecha de recepción de ofertas establecido para

los oferentes.

Organizar la documentación correspondiente y asistir a la Junta de Consulta de

Precios.

Hacer firmar y sellar las ofertas por cada uno de los integrantes que asisten al Acto de

Consulta de Precios.

Llevar carpetas de registro de proveedores de los oferentes para el Acto de Consulta

de Precios.

Realizar y registrar las respectivas actas e informes del acto de consulta de precios

en orden correlativo numérico tanto en la fecha de emisión con respecto al folio.

Cargar en el Sistema Presys o cualquier otro vigente, toda la información relacionada

con la empresa para los pagos.

Elaborar las órdenes de compra o servicio que se generen de las respectivas

consultas de precios y firmarla por el analista y luego buscar las firmas de (Jefe de la

Unidad de Compras, Jefe de la División de Administración y Finanzas, Presidencia y/o

Gerencia General).

Registrar las órdenes de compras o servicio emitidas en el Sistema Presys o cualquier

otro vigente de acuerdo a la disponibilidad presupuestaria.

Elaborar las actas de entrega de donación de medicamentos y/o refrigerios cuando se

genere (Ver Formatos N° 01-UC, 02-DC).

Anexar y verificar que el expediente que conforma las órdenes de compra y/o servicios

contengan todos los soportes correspondientes de acuerdo al art. 32 del Reglamento

de Ley de Contrataciones Públicas a demás los que se indican a continuación: (Ver

Formato Nº 03-UC)





1. Actas de entrega por donación de medicamentos y/o refrigerios (cuando se

genere).

2. Traspaso presupuestario en caso de requerirlo.

3. Soportes de renuncias de productos por los oferentes. (cuando se genere).

4. Formato del comprobante de Ingreso de Materia del Depósito sellado y firmado

por el analista y el Jefe del Departamento de Proveeduría.

5. Factura en original y dos (2) copias sellada y firmada al dorso por el Jefe del

Departamento de Proveeduría al igual que la orden de compra.

6. Solvencia laboral vigente.

7. Contratos y/o resoluciones cuando se generen.

8. En caso de solicitud de reparación de equipos, entre otros relacionados con el

mantenimiento debe anexarle el respectivo informe firmado y sellado por el Jefe

de Servicio y Jefe de la División de Ingeniería y Mantenimiento el cual debe

contener especificaciones técnicas, marcas, seriales, numero de bien nacional,

entre otros.

9. Suministros de bienes y servicios para las unidades de transporte, reparaciones y

demás equipos adscritos a Corposalud, debe contener: constancia de trabajo

ejecutada detallada: la cual deberá ser firmada (legible) y sellada por el Jefe de la

División de Ingeniería y Mantenimiento, el representante de la empresa que

prestó el servicio o reparación, y el responsable del Área, Departamento o

Unidad: en relación al cambio de repuestos; se elabora acta de entrega de

repuestos: por separado a la de servicio.

Verificar que la imputación presupuestaria sea la correcta en la orden de compra o

servicio de acuerdo al Plan Único de Cuenta vigente, emanado por la “ONAPRE”.

Elaborar solicitudes de pago de la deuda de los compromisos válidamente adquiridos

del ejercicio fiscal anterior y los conceptos ordenados por resolución emanados por

Consejo Directivo de Corposalud.





Hacer firmar las órdenes de compras y/o servicio por cada una de las autoridades (Jefe

del Departamento de Compra, Jefe de la División de Administración y Finanzas,

Presidencia de Corposalud y/o Gerencia General).

Hacerle seguimiento, después de conformada la orden de compra hasta el despacho

en el Depósito de los insumos y/ó puesta en marcha del bien o servicio adquirido.

Los analistas de Compras son los responsables de que el proceso cumpla con todos

lineamientos establecidos en las Leyes, Reglamentos vigentes y Normativas de

Corposalud.

Después de obtener las firmas de las ordenes (Jefe de la Unidad de Compra, Jefe de la

División de Administración y Finanzas, Presidencia de Corposalud y/o Gerencia

General) se desglosan las órdenes de compra o servicio para ser entregadas de la

siguiente manera:

Copia azul para la Empresa donde firma y sella la original y cada una de las copias

colocándole la fecha de recibido.

Copia Amarilla para la Proveeduría Regional en el caso de ser Órdenes de

Compras.

Copia rosada de la orden de compra o servicio con copia del expediente, para el

archivo del Departamento de Compras.

Copia Blanca de la orden de compra o servicio el archivo de la Unidad Contable.

Original y una copia verde firmada, selladas y anexadas al expediente.

Realizar el control interno de las actividades y procesos realizados debidamente firmados

y sellados (el control interno) de cada uno de los soportes que conforman el expediente

después de ser verificados.

Comprobar que cada expediente contenga los soportes exigidos.





Comparar las solicitudes, ofertas, análisis de precios, con las actas elaboradas en las

Consultas de Precios y/o Comisión de Contrataciones Públicas, según sea el caso y que

coincidan con los datos registrados en las órdenes de Compra o de Servicio.

Verificar detalladamente cada uno de los procesos realizados en la Unidad de Compras

para el control interno.

REGISTRO DE CAMBIOS

Rev.

Fecha Cambio

C 31/01/2013 Modificación Parcial

OBJETIVO


ALCANCE1.- Estas normas y procedimientos son sólo aplicables a la Unidad de Compras de la Corporación de Salud del Estado Táchira.

RE

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RE

NC

IAS

YN

OR

MA

S




10.- Ley del Estatuto de la Función Pública.11.- Ley de contrataciones públicas y su Reglamento.12.- Reglamento de la Ley De carrera Administrativa.

13.- Decreto con rango y Fuerza de Ley sobre Simplificación de trámites Administrativos.14.- Plan único de cuentas (ONAPRE).15.- Normas Generales de Control Interno.16.- Instructivo sobre el cálculo del compromiso de responsabilidad social.17.- Código Civil Venezolano.


DIVISION DE ADMINISTRACION Y FINANZAS DE LA CORPORACION DE SALUD DEL ESTADO TACHIRA

TITULO III: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE COMPRAS DE LA CORPORACION DE SALUD DEL ESTADO TACHIRA





Elaborado por:



Revisado por:

Lcdo. Pedro CanchicaJefe Departamento de

Compras

Revisado por:



Aprobado por:


Acta N° Fecha, / /

RECEPCIÓN DE SOLICITUDES DE BIENES Y SERVICIOS

Definición:

Consiste en recibir todas aquellas necesidades reales de bienes y servicios que

poseen las diferentes Unidades Adscritas a Corposalud, las mismas deben ser solicitadas

por vía escrita, avalada por División de Administración y Finanzas, Presidencia y/o

Gerencia General.

Norma:

Se deben reflejar las necesidades reales, detallando en forma clara y precisa los

bienes o servicios a ser adquiridos o prestados, deben contener, la fecha, el sello y la

firma de la Unidad Usuaria.

Las solicitudes de bienes y servicios, serán autorizadas por Presidencia junto con la

División de Administración y Finanzas, en atención a las disponibilidades del programa

del cual es responsable, dentro de la estructura presupuestaria. Sea cual fuere el

monto estimado de la adquisición o el servicio a prestar.





En el caso de las solicitudes de Bienes y Servicios para las Unidades de Transporte

(vehículos) entre otros, estos deben estar adscritos a Corposalud o al Ministerio del

Poder Popular para la Salud.

Las solicitudes de Bienes y Servicios, relacionadas con el Área de Mantenimiento

deben ser avaladas por la División de Ingeniería y Mantenimiento.

Todos los pedidos de Materiales y Útiles de Oficina se efectuaran a través del oficio de

solicitud y serán requeridos por cada una de las diferentes Unidades Usuarias,

directamente al Servicio de Proveeduría de Corposalud.

Los Servicios, por concepto de refrigerios serán recibidas directamente por las

Unidades Usuarias solicitantes el cual deberá firmar como soporte un acta de entrega.

(Ver Formato Nº 01-UC)

La Adquisición, por concepto de donaciones de medicamentos se realizara a través de

actas de entrega al solicitante o a la persona autorizada directamente. (Ver Formato

Nº 02-UC)

Las Unidades Usuarias deben mantener una existencia estimada para el consumo de

un (01) mes, sin incurrir en pedidos exagerados, en este caso el Jefe del Servicio de

Proveeduría, despachara la cantidad estimada, tomando como base el personal

adscrito a esa Unidad Usuaria, para un consumo promedio mensual y la existencia de

mercancía para ese momento.

Los pedidos deben estar ajustados según lo establecido en el Plan Operativo Anual y

presupuesto asignado.

Las solicitudes para Donación de insumos médicos o medicamentos deben estar

avalados por la Presidencia y/o Gerencia General y la División de Administración y

Finanzas de Corposalud, presentar Récipe e Informe Medico Original, Informe Socio-

económico de la persona que requiere la donación (Indicar el tiempo de duración del

tratamiento).

Política:





Mantener la planificación mensual adecuada de las Unidades Usuarias solicitantes, de

tal manera que permita realizar la respectiva notificación tomando en consideración

las estadísticas de Consumo, Mantenimiento Preventivo y demás contingencias

presentadas.

Formato: Nº 01-UC, Nº 02-UC El pre-establecido por la División de Administración y

Finanzas.

Procedimiento:

A los efectos de la recepción de las Solicitudes, se verifican los siguientes datos:

Descripción clara del producto requerido: especificaciones técnicas, marca, uso,

medidas, color, densidad y cualquier otra información o muestra que se

considere conveniente anexar.

Cantidades solicitadas.

En la solicitud de servicios o reparación debe presentar informe técnico según

sea el caso, donde se requiere la reparación del bien, deben presentar, fecha,

sello, firmas del Jefe solicitante y Departamento de Ingeniería y Mantenimiento

avaladas por Presidencia y/o Gerencia General y la División de Administración y

Finanzas.

Las solicitudes para Donación de insumos médicos o medicamentos deben estar

avalados por la Presidencia y/o Gerencia General y la División de Administración

y Finanzas de Corposalud, presentar Récipe e Informe Medico Original, Informe

Socio-económico de la persona que requiere la donación (Indicar el tiempo de

duración del tratamiento).

Cuando la solicitud de bienes y servicios es para las Unidades de Transporte

(Vehículos), deberá ser presentada la solicitud junto con el respectivo informe

técnico por parte de la División de Ingeniería y Mantenimiento avalada por la

División de Administración y Finanzas de Corposalud.





Se recibe la solicitud, copia de la misma es firmada y sellada como conformidad

de recibido y devuelta a la Unidad Usuaria solicitante

SOLICITUD Y ANÁLISIS DE OFERTAS

Definición:

Proceso mediante el cual se realiza la solicitud a los Oferentes de las ofertas con

las fallas de insumos, bienes o servicios que presentan las diferentes Unidades Usuarias

adscritas a Corposalud.

Norma:

Todos los procedimientos administrativos para la adquisición de bienes y

contratación de servicios deben ajustarse a la Ley de Contrataciones Públicas (Artículos

73, 75, 61 y 55) y las normativas legales vigentes a la fecha antes de llevar a cabo cada

proceso.

Artículo 55: Concurso Abierto o Concurso Abierto anunciado Internacionalmente.

-Para Bienes y Servicios: Superior a (20.000 U.T).

-Para Construcción de Obras: Superior a (50.000 U.T).





Artículo 61: Concurso Cerrado.

-Para Bienes y Servicios: desde (5.000 U.T) hasta (20.000 U.T)

-Para Construcción de Obras: desde (20.000 U.T) hasta (50.000 U.T).

Artículo 73: Consulta de Precios.

-Para Bienes y Servicios: Hasta (5.000 U.T).

-Para Construcción de Obras: Hasta (20.000 U.T).

Artículo 75: Consulta de Precios sometida a la Comisión de Contrataciones

Públicas.

-Para Bienes y Servicios: desde (2.500 U.T) hasta (5.000 U.T).

-Para Construcción de Obras: desde (10.000 U.T) hasta (20.000 U.T).

Según la Ley de Contrataciones Públicas establece en su artículo Nº 37 lo

siguiente:

“…Se prohíbe dividir en varios contratos la ejecución de una misma obra, la prestación de un servicio o la adquisición de bienes, con el objeto de disminuir la cuantía del mismo y evadir u omitir así, normas, principios, procedimientos o requisitos establecidos en esta Ley y su Reglamento…”

Este artículo expresa de forma explícita la prohibición del fraccionamiento. Es decir

se deben realizar los procedimientos de acuerdo a la planificación de compras que haya

programado para el año evitando las compras de emergencias.





La contratación se determina de acuerdo al valor de la unidad tributaria vigente en

el ejercicio fiscal. Según la Ley de Contrataciones Públicas establece en su artículo Nº 41

lo siguiente:

“…a los efectos de la presente ley, el valor de la Unidad Tributaria a emplear será el vigente para el momento de iniciar el procedimiento de contratación en cualquiera de las modalidades de selección de contratista...”

Las ofertas se presentaran en sobre cerrado, identificado con nombre y sello húmedo

de la casa proveedora, así mismo debe identificar los productos o servicios ofertados

al Departamento de Compras, para cada caso en particular. Deberán ser realizadas

por artículos y no es obligatorio ofertarlos todos.

Corposalud se reserva el derecho de otorgar la buena pro, por la totalidad o parte de

los artículos ofrecidos, así como distribuir la cantidad de un mismo artículo entre varios

oferentes que hayan prestado iguales o similares ofertas.

Las ofertas deben presentar los precios unitarios de cada artículo. Cuando exista

diferencia entre el total ofertado presentado por el oferente y el resultado de multiplicar

la cantidad por el precio unitario respectivo, se entenderá que la cifra correcta es esta

ultima.

El análisis de precios será verificado y comparado con las ofertas antes de emitir la

respectiva orden de compra o servicio.

Se presentan ofertas originales, debidamente firmadas y selladas por el oferente,

dirigido al Jefe de la Unidad de Compras, indicando la fecha; que debe ser igual o

posterior al de la Solicitud de compra, memorando de solicitud o el informe técnico

según sea el caso, el RIF, Dirección exacta, teléfono, presentar reglones

suficientemente claros y detallados con cálculos aritméticos exactos de precios y

calidad compatible, la descripción del bien o servicio de acuerdo a lo solicitado

(deberá presentar las mismas características y cantidades), desglosar el Impuesto al

Valor Agregado (IVA).





Los oferentes deben ofertar productos los cuales su disponibilidad sea inmediata para

el despacho, igualmente debe respetar las condiciones establecidas en la solicitud de

oferta.

Política:

Toda oferta deberá ser presentada en sobre cerrado con sello húmedo a la Unidad de

Compras, para ser discutido por el Comité de Contrataciones Públicas.

La solicitud de la oferta y condiciones debe expresar el día y la hora tope para la

entrega de las ofertas, los oferentes deben responder en el término establecido según

sea el tipo de concurso de acuerdo a la Ley y Reglamento de Contrataciones Públicas

vigentes después de haber recibido la solicitud de la oferta.

Formato: Nº 04-UC, Nº 05-UC, El pre-establecido por la Unidad de Compras.

Procedimiento:

Son revisadas todas las solicitudes de fallas de materiales o bienes emitidos por: las

Unidades Usuarias adscritas a Corposalud. Las cuales deben estar autorizadas por la

División de Administración y Finanzas la Presidencia y/o Gerencia General.

Unificar todos los insumos, materiales y equipos que presentan las mismas

características para realizar un pedido en general.

Debe ser verificada la disponibilidad presupuestaria por partidas para la adquisición de

productos y contratación de servicios.

Se tomara en cuenta la totalidad de los oferentes registrados con los recaudos vigentes

de acuerdo al objeto de la empresa y el bien o servicio a contratar. Los oferentes que se





les va a solicitar ofertas deberán tener vigente todos los recaudos en el Registro de

Proveedores.

Se realiza la solicitud de ofertas a los oferentes, anexando los requisitos y condiciones a

los cuales deben estar sujetos para ofertar.

La solicitud de la oferta es avalada por el analista de compras, Jefe de la Unidad de

Compras, Jefe de la División de Administración y Finanzas, Presidencia de Corposalud

y/o Gerencia General (Avalado por resolución de Consejo Directivo).

Se entrega la solicitud o solicitudes de oferta a los oferentes, el cual sella como

constancia de recibido.

COMITE DE CONSULTA DE PRECIOS

(Análisis de Precios)

Definición:

Consiste en la comparación de precios entre varios oferentes, para la adquisición

de bienes o contratación de servicios. Tiene como finalidad discernir, formular el análisis

de precios y decidir con propiedad los artículos a ser adquiridos bajo una cantidad

representativa y según las necesidades reales de las Unidades Usuarias de la

Corporación de Salud de acuerdo a la disponibilidad presupuestaria.

Norma:

Toda compra o contratación de servicio se hará de acuerdo a lo establecido en la

Ley y Reglamento de Contrataciones Públicas vigentes.





En cada acto de consulta de precios, se debe actuar respetando los Principios de

Economía, Transparencia, Honestidad, Eficiencia, Igualdad y Competencia. El mismo

debe ser realizado de acuerdo a la planificación de compras elaborada al inicio de cada

ejercicio económico.

La Comisión de Consulta de Precios será nombra por resolución de Consejo

Directivo y estará conformada por:

El presidente de la Corporación de Salud, o un representante que el designe con

el derecho a voz y voto.

El Jefe de la División de Administración y finanzas con derecho a voz y voto o un

representante que designe con derecho a voz y voto.

El Jefe de la Unidad de Compras o el representante que designe con derecho a

voz y voto.

Un representante de Consultoría Jurídica con derecho a voz y voto.

Se verifica la disponibilidad presupuestaria por medio de la cual, se va a comprometer la

adquisición de los bienes o servicios.

Las ofertas deben ser presentadas en sobres cerrados, sellados y en la fecha, hora y

lugar establecido en la solicitud de la oferta.

En cada acto de apertura de sobres se debe elaborar acta e informes detallados en el

cual se debe mencionar los miembros presentes y cualquier otro detalle que infrinja el

oferente al ofertar, de acuerdo a lo establecido en la Ley Reglamento de Contrataciones

Públicas.

Los oferentes que salgan favorecidos en dicho acto, deberán tener vigente todos los

recaudos exigidos en el Registro de Proveedores.

Política:





Cuando la Unidad de Compras lo considere necesario, exigirá y someterá a prueba las

muestras de los artículos cuyas ofertas fueron solicitadas, previo requerimiento realizado

por la Unidad Usuaria para que los Especialistas puedan apreciar con claridad sus

características y calidad, en consecuencia emitir un criterio técnico de los mismos. Así

mismo el uso experimental al que será sometido el insumo no podrá adquirir ningún tipo

de indemnización.

No se admitirán ofertas después de la fecha y hora fijada, ni se iniciara la apertura de los

sobres antes de dicha fecha y hora.

Formato: Nº 06-UC Pre-establecido por la Unidad de Compras.

Procedimiento:

Previa elaboración de la solicitud de oferta y condiciones a los oferentes mediante

formato, especificando las cantidades y el producto, además de la fecha, hora y lugar de

entrega de los sobres. Esta es avalada por el analista encargado, Jefe de la Unidad

Compras, Jefe de la División de Administración y Finanzas, Presidencia de Corposalud

y/o Gerencia General.

Se reciben los sobres cerrados e identificados con el nombre de la empresa solicitante,

cumpliendo con la fecha, hora y lugar de entrega.

Los miembros del Comité de Compras son convocados con anterioridad mediante un

oficio.

En cada acto de consulta de precio, se elabora Acta de inicio e informe de

recomendacion, en el cual se hace mención de la partida presupuestaria del oferente

ganador de cada uno de ellos. Esta es firmada por los miembros presente del Comité de

Compras dando fe de lo expuesto.

Los sobres son aperturados y examinados, de tal manera que se puedan verificar en

presencia de todos, los datos exigidos por la Institución.





Todas las ofertas son firmadas y selladas por los miembros presentes en el acto, como

aprobación en la participación del mismo.

Las ofertas no deben presentar tachaduras, borraduras o enmendaduras igualmente son

analizadas por producto y rubro, determinando que oferente posee el menor precio,

calidad entre otros, en cada uno de los productos y rubros solicitados, con las mismas

características.

El Comité de Consulta de Precios entrega las ofertas analizadas y aprobadas al finalizar

el acto, al analista de la partida correspondiente, para que este realice el análisis de

precios y el informe de recomendación, el cual debe ser remitido a la máxima autoridad

(Presidencia de Corposalud) para su aprobación y elaboración de la acta de adjudicación

la cual remitirán a la Unidad de Compras para la elaboración de las respectivas Órdenes

de Compra y/o Servicio.

PASOS PARA REALIZAR CONSULTAS DE PRECIOS:

Las Unidades, Divisiones y Departamentos adscritos a la Corporación de Salud del

Edo. Táchira, enviaran a la División de Administración y Finanzas las solicitudes

de compras, las mismas serán remitidas al departamento de kardex, quien verifica-

rá con proveeduría regional la existencia de lo que se esta solicitando.

Después de ser previamente verificado por el Departamento de Kardex, este lo de-

volverá a la División de Administración y Finanzas en el caso de que no haya exis-

tencia de lo solicitado, este lo hará mediante un consolidado el cual debe llevar el

visto bueno del administrador y/o gerente general para que después la División de





Administración y Finanzas lo haga llegar a la Unidad de Compras para ser proce-

sado.

En caso de que se cuente con el stock de lo solicitado, el Departamento de Kardex

informara a la Unidad, División, Departamento o Coordinación mediante un oficio

para que proceda a retirar la mercancía o insumos en la Proveeduría Regional.

Cuando es Solicitud de Servicios los Oficios deberán llegar directamente a la Uni-

dad de Compras, incluyendo el visto bueno del Gerente General y Jefe (a) de Ad-

ministración y Finanzas.

La secretaria le pasa las solicitudes al jefe de la unidad de compras.

El jefe de Compras las verifica y procede a llamar al analista para que se verifique

la disponibilidad presupuestaria para las solicitudes.

El jefe de compras establece prioridades de acuerdo a la disponibilidad, y entrega

los oficios a los analistas según las partidas que tengan asignadas.

El analista procede a preguntar a la unidad de registro de proveedores cuales es-

tán al día (con todos los requisitos exigidos por la corporación de salud del edo.

Táchira).

El analista realiza la solicitud de oferta (ver pliego de condiciones en Formato

Nº04-UC ) y el acta de inicio, en la solicitud de oferta se deben invitar mínimo (03)

empresas, los cuales deberán firmar y colocar el sello de la empresa.

El lapso estimado para la entrega de la oferta (cotización o presupuesto) son como

mínimo de (03) días hábiles (Según como este en el pliego) para la recepción de

sobres de los oferentes, los cuales deben venir en sobre cerrado y sellado.

Cerrado el lapso de espera y después de haber recibido los presupuestos o cotiza-

ción el analista procede a entregarle al jefe de compras el acta de inicio, las solici-

tudes de ofertas y los presupuestos para luego iniciarse la apertura de sobres (Se

realizara acta de apertura de sobres), por parte de la Comisión de Consultas de

Precios en presencia de: administrador o gerente general, jefe de compras, analis-

ta, la cual sirve como testigo de la transparencia del proceso.





Una vez abiertos los sobres las personas presentes proceden a firmar todos los

presupuestos velando la buena pro del proceso.

El jefe de compras le entrega al analista los presupuestos para realizar el respecti-

vo análisis de precios o cuadro de ajuste en dado caso que se presentara una

sola oferta.

El analista realiza el análisis de precios, adjudicando al menor monto como gana-

dor en dado caso donde se requieran marcas se pedirá el informe respectivo a la

unidad solicitante para soportar la compra (el cual debe estar bien justificado). se

procede a realizar el informe de recomendación el cual debe ir firmado por todas

las autoridades para su respectiva aprobación.

Se procede enviar el informe de recomendación a la presidencia, para su respecti-

vo análisis y aprobación, la cual de ser aprobado elaboraran (el acta de adjudica-

ción) la cual la envía a la división de administración y finanzas para que la transfie-

ra a la unidad de compras para que continúen con el trámite.

La unidad de compras procede a elaborar el oficio al proveedor ganador donde le

informa que se le adjudico la buena pro del proceso e informando el monto de lo

adjudicado. (El proveedor debe firmar y sellar el oficio como recibido).

Una vez el proveedor siendo notificado se contaran (05) días hábiles para la entre-

ga del cheque de fianza de fiel cumplimiento.

Cuando el proveedor entregue el cheque de fianza de fiel cumplimiento el analista

procede a elaborar la orden de compra o de servicio.

Se llama al proveedor para que retire la orden respectiva, la cual debe ser sellada

y firmado como recibida por el mismo.

El analista envía la orden a la proveeduría regional de salud (deposito) en espera

de que el proveedor despache y realizar ingreso de materia.

Después de haber retirado la orden tiene (05) días hábiles para despachar o reali-

zar el servicio. de lo contrario será ejecutada la fianza de fiel cumplimiento y en el

caso de que despache entre los lapsos establecidos, el jefe de la proveeduría re-





gional debe hacer llegar la orden de compra con la factura original, junto al ingreso

de materia a la unidad de compras para seguir con el proceso.

El analista recibe la orden la causa en el sistema, y la desglosa para luego ser en-

viada a la unidad de tesorería. La copia rosada de la orden junto a las copias de

los soportes reposa en la unidad de compras.

ELABORACIÓN DE ÓRDENES DE COMPRA Y DE SERVICIO

Definición:

Consiste en recopilar y plasmar en un formato pre-establecido, toda la información

necesaria para procesar la adquisición de los diferentes insumos, bienes o servicios

solicitados por las distintas Unidades Usuarias de Corposalud, al oferente u oferentes

opcionados cual sea el caso.

Norma:





La Unidad de Compras es el único responsable de elaborar y realizar modificaciones a

las Órdenes de Compra y de Servicio, estas se harán de acuerdo a los

Procedimientos y Normas establecidas en este Manual.

Ningún funcionario de Corposalud, podrá celebrar contratos de Órdenes de Compra o

de Servicio a nombre de la Institución, por si solo o por personas interpuestas sin

perjuicios de lo establecido en la Ley.

El formato de las Órdenes de Compra y de Servicio serán pre-impresas y a su vez

pre-enumeradas con un correlativo numérico.

Las condiciones de negociación con los oferentes, se decidirán en la Unidad de

Compras en conjunto con la División de Administración y Finanzas, la Presidencia de

la Institución y/o Gerencia General, tomando en consideración la forma más

conveniente a los intereses de Corposalud y la disponibilidad presupuestaria existente.

Las órdenes de Compra o Servicio deben elaborarse de acuerdo a la fuente de

financiamiento y agregarle Nota en referencia al mes que corresponde la

disponibilidad presupuestaria.

Los soportes (solicitudes, ofertas y condiciones e informes) se deben presentar en

original, corresponde verificarse que estos no sean montajes o falsificaciones. Si se

da el caso que un soporte deba ser utilizado en la elaboración de otra Orden de

Compra o de Servicio, la copia de estos soportes debe señalar donde se encuentran

los originales, y sello húmedo.

Las órdenes de compra o servicio no deben presentar borrones, tachaduras,

enmendaduras, ni errores en los cálculos aritméticos realizados, deben mantener un

Orden Correlativo tanto en la fecha de emisión respecto a los soportes, (solicitudes,

ofertas y condiciones e informes técnicos, entre otros), como en la numeración de la

misma, en estas se debe señalar la partida o codificación presupuestaria y la

disponibilidad financiera.





Cuando una Orden de Compra o de Servicio es anulada, se debe señalar en la nueva

orden que se emite “esta anula la Orden de Compra o de Servicio Nº xxx” y en la

anulada “esta es sustituida por la orden de compra o de servicio N° xxx”.

Política:

El despacho de la mercancía debe hacerla el oferente en el Servicio de Proveeduría

de la Corporación de Salud, a fin de cotejar la orden de compra contra la factura y sea

elaborado el ingreso de materias.

Elaborar un Registro de las órdenes de compra y servicio en orden correlativo en la

enumeración con respecto a la fecha de emisión.

En caso de que por circunstancias ajenas al Departamento no se puedan procesar las

Ordenes de forma automatizada, se elaboraran en Maquina de Escribir, para no

suspender la Gestión.

Formato: Nº 07-UC, Nº 08-UC, Pre-establecido por el Sistema

Procedimiento:

Se toman las solicitudes recibidas de las unidades usuarias o requirentes, las ofertas

de los oferentes, junto con el análisis de precios, acta de inicio e informe de

recomendación donde se señala los oferentes opcionados por cada producto o rubro y

si se da el caso dejar Constancia de oferente único, exclusivo o eventual.

Verificar la disponibilidad presupuestaria de acuerdo a la fuente de financiamiento

aprobada en el ejercicio fiscal vigente.

La orden de compra o servicio debe contener:

Numero de documento y control,

Nombre completo del oferente





Código presupuestario,

Dirección y teléfono,

Rif.,

Fecha,

Unidad Usuaria o requirente, según lo señala el oficio de solicitud,

Descripción de la partida presupuestaria de acuerdo al Plan Único de Cuentas

vigentes,

Descripción detallada de lo solicitado,

Precio unitario, monto, sub totales, I.V.A. y total,

Clausulas Penal y Especial,

Control presupuestario(partida, disponibilidad anterior, monto anterior, monto de

operación y disponibilidad actual),

Firma y sello de recepción del oferente,

Datos del Servicio de Proveeduría (numero de factura, fecha, firma y sello)

Firmas (Analista de Compras, Jefe del Departamento, Jefe División de

Administración y Finanzas, Presidencia de la Corporación de Salud y/o Gerencia

General).

Procedemos a introducir los datos de los insumos a comprar o servicio solicitados:

Concepto o Descripción de manera clara y detallada del producto, bien o servicio

a adquirir, de la misma forma que se solicito y lo presenta las ofertas de los

oferentes opcionados.

Indicar la cantidad de producto o insumo a comprar, según su Unidad de Medida.

Precio Unitario

Precio o Costo total (cantidad por el precio unitario)

Porcentaje o Tipo de Descuento





Para la adquisición de repuestos, reparaciones de vehículos, maquinarias y equipos

las ordenes deben indicar la marca, tipo, Nº de placa del vehiculo, Nº de Bienes

Nacionales o Estadales. Para las órdenes de Servicio la División de Ingeniería y

Mantenimiento elabora una constancia de trabajo ejecutado la cual deberá ser firmada

(legible) y sellada por el Jefe de la División, el representante de la empresa que prestó

el servicio o reparación, y el responsable del Área, Departamento o Unidad: en

relación al cambio de repuestos; debe elaborarse acta de entrega de repuestos: para

ser anexado a la orden de servicio.

La Orden de Compra o Servicio debe ser conformada y sellada por la persona

encargada de realizarla o autorizada a tal efecto, quien debe verificar detalladamente

que está presente todos los requisitos y soportes requeridos por las Leyes y

Reglamentos vigentes a fin de establecer el respectivo Control Interno.

Las Órdenes de Compra y de Servicio son entregadas al oferente el cual firma y sella

como recibido. Luego de obtener las firmas para la aprobación de la mismas ordenes,

son desglosadas para ser entregadas de la siguiente manera:

Original y cinco (5) copias para el Servicio de Proveeduría quien es el encargado

de recibir los materiales o insumos solicitados,

Una copia para la empresa.

Una copia de la Orden y de todos sus soportes (solicitudes, ofertas entre otros),

para el archivo del Departamento de Compras,

Las ordenes de servicio se elabora en original y cinco (5) copias, se desglosa

una copia a la empresa, copia para el archivo del Departamento de Compras con

todos los soportes y cuatro (4) que se anexan al expediente,

En relación a las órdenes de servicio una vez culminada la reparación o

prestación del servicio debidamente soportado por la constancia de trabajo

ejecutado, el oferente hace entrega de la facturación a la Unidad de Compras en

original y dos (2) copias,





El Servicio de Proveeduría de Corposalud recibe del oferente y verifica la

mercancía junto con la orden de compra y la factura, para anexarla al

expediente y ser remitido a la Unidad de Compras.

Las órdenes de compra y/o servicio son enviadas a la Unidad de Tesorería con

los soportes respectivos para continuar el proceso administrativo.

Los compromisos que se generen a través de resoluciones emanadas por el Consejo

Directivo y/o Contratos en sustitución de órdenes de compra y/o servicio se tramitaran

a través de solicitud de pago directo la cual se remite a la Unidad de Tesorería para

continuar su proceso.

COMPRAS POR PROCESO ANTE LA COMISION DE CONTRATACIONES PÚBLICAS

Definición:

Es el instrumento que coordina los procesos de contrataciones públicas para la

contratación de obras, adquisición de bienes y prestación de servicios, de conformidad

con lo establecido en la Ley de Contrataciones Publicas y Reglamento vigente. La misma

está conformada por los funcionarios designados mediante resolución del Consejo

Directivo de la Corporación de la Salud.

Norma:

La contratación de obras o la adquisición de los bienes y/o servicio se determinara

de acuerdo a la unidad tributaria vigente en el año fiscal.

Se someterá a proceso ante la Comisión de Contrataciones Públicas de acuerdo a

la Ley y Reglamento de Contrataciones Públicas en los siguientes casos:





Artículo 55: concurso abierto o concurso abierto anunciado Internacionalmente.

Artículo 61: concurso cerrado.

Artículo 75: consulta de precios sometida a la comisión de contrataciones públicas,

Según la Ley de Contrataciones Públicas establece en su artículo Nº 37 lo

siguiente:

“…Se prohíbe dividir en varios contratos la ejecución de una misma obra, la prestación de un servicio o la adquisición de bienes, con el objeto de disminuir la cuantía del mismo y evadir u omitir así, normas, principios, procedimientos o requisitos establecidos en esta Ley y su Reglamento…”

Este artículo expresa de forma explícita la prohibición del fraccionamiento. Es decir

se deben realizar los procedimientos de acuerdo a la planificación de compras que haya

programado para el año evitando las compras de emergencias.

La contratación se determina de acuerdo al valor de la unidad tributaria vigente en

el ejercicio fiscal. Según la Ley de Contrataciones Públicas establece en su artículo Nº 41

lo siguiente:

“… a los efectos de la presente ley, el valor de la Unidad Tributaria a emplear será el vigente para el momento de iniciar el procedimiento de contratación en cualquiera de las modalidades de selección de contratista…”

Política:

La Comisión de Contrataciones Públicas y la Comisión de Asesores Técnicos se

basan en lo estipulado en la Ley y Reglamento de Contrataciones Públicas vigente.

Formato: establecido por la Comisión de Contrataciones Públicas de la Corporación de

salud.





Procedimiento:

Se determina las modalidades de selección de contratistas de acuerdo al tipo de

contratación estipulada en la Ley y Reglamento de Contrataciones públicas vigente.

La Unidad de Compras envía Oficio a la División de Administración y Finanzas,

anexando las respectivas solicitudes o requerimientos de las Unidades Usuarias.

Continúa el proceso que corresponde, ante la comisión de contrataciones públicas.

Una vez la comisión de contrataciones públicas, realiza el acto correspondiente de

apertura de ofertas, la comisión de asesores técnicos elabora el análisis de Precio

junto con el informe de recomendación y Acta de Adjudicación aprobada por la

máxima autoridad del ente contratante el cual es enviado posteriormente a la Unidad

de Compras para ser verificado y elaborar posteriormente las órdenes de compra y/o

servicio por el analista encargado de la partida, donde el proceso continua de igual

forma que en la consulta de precios.

Se desglosa una copia para el archivo de la Unidad de Compras y una original para el

archivo de la División de Administración y Finanzas para su guarda custodia.





FORMATO N° 01-UCACTA DE ENTREGA DE

REFRIGERIOS

Formato Nº 01-UC

ACTA DE ENTREGA REFRIGERIOS





Yo, ______ ______, Titular de la C.I. V.-__ ___ ___ Jefe Departamento de Compras (E) de la Corporación de Salud, Certifico que el DPTO DE COMPRAS, ha procedido a la entrega de:

SOLICITADO POR CANTIDAD RECIBIDO POR SELLOREFRIGERIOS NOMBRE Y FIRMA

San Cristóbal, __ de _____ de ____

Culminada la Entrega y Cumpliendo con todo lo Pautado, en la respectiva orden de servicio N°_____. A nombre de (el proveedor) Dando Fe a lo anteriormente expuesto conformes firman.

CONFORMACION:ENTREGA:

“Firma y Sello”Jefe de Compras (E)

Elaborado por analista: Nombre, Firma y Sello.





FORMATO N° 02-UCACTA DE ENTREGA

DONACION DE MEDICAMENTOS

Formato Nº 02-UC

ACTA DE ENTREGA DONACION DE MEDICAMENTOS





Yo, __________ _______ _____, Titular de la C.I. V.-__.___.___ Jefe (E) del departamento de compras de la Corporación de Salud, Certifico que el este departamento ha procedido a la entrega a:

Ciudadano(a):“_______ _______ _________”De los medicamentos descritos a continuación:

San Cristóbal, __ de _____ de ____Culminada la Entrega y Cumpliendo con todo lo Pautado, en la Orden de

compra N°_____. A nombre de (el proveedor) Dando Fe a lo anteriormente expuesto conformes firman.

CONFORMACION:

ENTREGA:

“Firma y Sello”Jefe (e) de Compras

Elaborado por Analista: Nombre, Firma, Sello

Recibido por:

Nombre y Apellidos:

C.I.

Firma:





FORMATO N° 03-UCDOCUMENTOS QUE CONFORMAN

EL EXPEDIENTE

FORMATO N° 03-UC





DOCUMENTOS QUE CONFORMAN EL EXPEDIENTE

Actas de entrega por donación de medicamentos y/o refrigerios (Cuando se genere).

Traspaso presupuestario en caso de requerirlo.

Soportes de renuncias de productos por los oferentes. (Cuando se genere).

Formato del comprobante de ingreso de materia del Depósito sellado y firmado por el analista y el Jefe del Departamento de Depósito. (Solo para las Órdenes de Compras).

Factura en original y dos (2) copias sellada y firmada al dorso por el Jefe del Departamento de Depósito al igual que la orden de compra.

Solvencia laboral vigente.

Contratos y/o resoluciones cuando se generen.

En caso de solicitud de reparación de equipos, entre otros relacionados con el mantenimiento debe anexarle el respectivo informe firmado y sellado por el Jefe de Servicio y Jefe de Mantenimiento el cual debe contener especificaciones técnicas, marcas, seriales, numero de bien nacional, entre otros.

Suministros de bienes y servicios para las unidades de transporte, reparaciones y demás equipos adscritos a Corposalud, debe contener: constancia de trabajo ejecutada detallada: la cual deberá ser firmada (legible) y sellada por el Jefe de Mantenimiento, el representante de la empresa que prestó el servicio o reparación, y el responsable del Área, Departamento o Unidad: en relación al cambio de repuestos; se elabora acta de entrega de repuestos: por separado a la de servicio.

Acta de Inicio

Informe de Recomendación

Acta de Apertura (Copia)

Acta de Adjudicación

Oficio de Notificación al Proveedor Ganador

Análisis de Precios o Cuadro de Ajuste en el caso que lo requiera.

Invitación a las Empresas





_________________ _________________ Analista de Compras Jefe del Dep. Compras

Formato Nº 04-UCInvitación a la Consulta de Precios

(Solicitud de Oferta y Pliego de Condiciones).





Formato Nº 04-UC

INVITACIÓN A LA CONSULTA DE PRECIOS UC-XX-XXXX

PROVEEDOR:____________________________________________________________________

PLIEGO DE CONDICIONES MODALIDAD CONSULTA DE PRECIOS COMPRA O SERVICIO DE xxxxxxxxxx PARA LA CORPORACIÓN DE SALUD DEL EDO. TACHIRA, PARTIDA xxxxxxx ASIGNACIÓN MINISTERIO/EJECUTIVO CORRESPONDIENTE AL MES DE xxxxx PROCESO UC-xx-xxxx.

INFORMACIÓN PRELIMINAR

LA CORPORACIÓN DE SALUD DEL EDO. TACHIRA, a través de la UNIDAD CONTRATANTE, de

conformidad con los artículo 43 y 73 de la Ley de Contrataciones Públicas vigente, y 95 y 109 del Reglamento

de Ley de Contrataciones Públicas vigente, le invita a participar en el PROCESO DE CONSULTA DE

PRECIOS Nº UC-xx-xxxx, COMPRA O SERVICIO DE XXXXXXXXXXXXX PARA LA CORPORACIÓN DE

SALUD DEL EDO. TÁCHIRA.

Éste estará sujeto al cumplimiento de las reglas, condiciones y criterios aplicables en el presente Pliego de

Condiciones, las disposiciones contenidas en la Ley de Contrataciones Públicas, su Reglamento y demás





normas aplicables en la materia.

Se recibirá por empresa concursante una (1) carpeta en sobre sellado contentivo de los documentos

solicitados en el presente pliego. Dicho sobre deberá ser entregado en la sede de la Corporación de Salud del

Edo. Táchira, Unidad contratante, 5ta Av. Entre calles 14 y 15 Edificio Corporación de Salud, San Cristóbal,

Estado Táchira, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha del presente pliego, entre las 8:00am y

12:00m, y las 2:00pm y 4:00pm. En ningún caso se admitirán sobres después de comenzar el acto único de

apertura en la fecha y hora indicadas.

Toda la documentación exigida deberá redactarse en idioma Castellano. La parte facial del sobre deberá estar

debidamente identificado y será dirigido a la UNIDAD CONTRATANTE DE LA CORPORACIÓN DE SALUD

DEL EDO. TACHIRA.

I. PETITORIO

Ítems Descripción Unidad de medida

Especificaciones técnicas / Modalidad de presentación

Cantidad

1234567

II. DOCUMENTACIÓN REQUERIDA

SOLVENCIA LABORAL VIGENTE, expedida a nombre del Ministerio del Poder Popular para la Salud, Corporación de Salud del Estado Táchira o Gobernación del Estado Táchira.

OFERTA ECONÓMICA. Deberá ser expresada en Bolívares, moneda de curso Legal de la República Bolivariana de Venezuela.

Estará dirigida a: Corporación de Salud del edo. Táchira, RIF G-20000922-5, identificando el proceso según el número que corresponda.

Deberá incluir el Impuesto al Valor Agregado (I.V.A) de los productos cotizados.

Deberá cotizar solo la cantidad de productos que EFECTIVAMENTE posee.

Deberá especificar las MARCAS de los productos cotizados así como sus especificaciones técnicas.

La misma detallará el Registro de Información Fiscal (RIF), domicilio, número de teléfono, correo electrónico y dirección exacta de la empresa donde se le harán las notificaciones





pertinentes.

La responsabilidad total por los errores en la oferta corresponde al oferente. Este no podrá en ningún caso negarse a sostener su oferta ni pretender correcciones luego de ser adjudicado.

Tiempo de ejecución : Los productos ofertados deberán tener un lapso de vencimiento igual o superior a un (1) año

GARANTÍA DE MANTENIMIENTO DE LA OFERTA. Según lo establecido en los Artículos 65 de la Ley Contrataciones Públicas y 135 del Reglamento de Ley de Contrataciones públicas. Para esta contratación, el monto de la garantía para el mantenimiento de la oferta deberá ser de (XXXXXXX) Bs. Correspondiente al Dos por ciento (2%) del presupuesto estimado sin incluir los tributos.

La fianza se puede presentar en cualquiera de las siguientes modalidades:

1. Garantía Bancaria, a nombre de La Corporación de Salud del Estado Táchira.

2. Cheque de Gerencia a favor del La Corporación de Salud del Estado Táchira.

3. Fianza de sostenimiento de Oferta, contrato domiciliado en San Cristóbal por una empresa aseguradora reconocida en el país e inscrita en la Superintendencia Nacional de Seguros.

Tanto la Oferta como su garantía de mantenimiento, en cualquiera de sus modalidades, deberá permanecer vigente hasta la suscripción y otorgamiento del contrato, orden de compra o servicio.

COMPROMISO DE RESPONSABILIDAD SOCIAL. En este proceso será dirigido a: (_______________), con un valor del (x) por ciento (x%) del monto total de la orden de compra emitida. (SOLO EN CASO DE QUE LA CONTRATACIÓN SUPERE LAS 2.500 U.T)

III. ACLARATORIAS Y/O MODIFICACIONES AL PLIEGO

Con el objeto de asegurar la comprensión del presente Pliego de Condiciones, de conformidad con lo dispuesto en los Artículos 47 y 48 de la Ley de Contrataciones Públicas, la Unidad Contratante permitirá a aquellas empresas que hayan sido invitadas a participar en el presente proceso, la solicitud de aclaratorias de este documento y sobre la interpretación del mismo. El participante debe tener en cuenta que en el presente proceso de contratación lo concerniente a la “Solicitud de Aclaratorias”, y “Respuesta a las Aclaratorias”, se desarrollará de la siguiente manera:

ACTIVIDAD PROCEDIMIENTO





Solicitud de Aclaratorias El lapso para solicitar aclaratorias en la Consulta de Precios será de un (1) día hábil, lapso contado a partir de la disposición del actual pliego de condiciones por parte de la empresa y será recibido en horario de oficina de 8:00am a 12:00pm y de 2:00pm a 4:00pm

Respuesta a Aclaratorias El jefe de la Unidad Contratante será competente de dar respuesta a las aclaratorias en el orden en que hayan sido recibidas, hasta un (1) día hábil antes de la fecha fijada para que tenga lugar el acto de apertura de sobres.

Tanto las solicitudes, como las respuestas a las aclaratorias, pasarán a formar parte integrante del presente Pliego. El no conocimiento de estas por parte de los participantes, no los exime de su cumplimiento.

MODIFICACIONES AL PLIEGO:

Con base en el artículo 46 de la Ley de Contrataciones Públicas vigente, el Jefe de la unidad contratante de La Corporación de Salud del Edo. Táchira podrá, por causas justificadas, introducir las modificaciones que considere convenientes a este Pliego.

IV. MOTIVOS DE DESCALIFICACIÓN

La Comisión de Consulta de Precios revisará el contenido de los sobres para determinar si los documentos requeridos están completos, si hay errores de cálculo, si se han suministrado las garantías requeridas, si los documentos han sido debidamente firmados y si en general, están conformes.

Será objeto de descalificación la empresa participante que mantenga compromisos pendientes con el Hospital Central de San Cristóbal, la Corporación de Salud del Estado Táchira, la Gobernación o sus entes adscritos, en razón a las penalidades que le hayan sido impuestas, en ocasión de la ejecución de otros contratos u órdenes de compra, así como procesos administrativos o judiciales. Así mismo, será descalificada aquella empresa participante que no haya presentado los documentos exigidos en el presente pliego o que no se encuentren vigentes para el momento del Acto Único de Apertura de Sobres.

V. APERTURA DE SOBRES

El Acto Único de Apertura Sobres se llevará a cabo el día (…) en la sede de la Corporación de Salud del Edo. Táchira, Unidad contratante, 5ta Av. Entre calles 14 y 15 Edificio Corporación de Salud, San Cristóbal, Estado Táchira, a las X:XX a.m. o p.m. Dicho Acto se llevará a cabo a la hora convenida en presencia de los funcionarios que forman parte de la Junta de Consulta de Precios.

VI. CRITERIO DE EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS.

La Unidad Contratante de la Corporación de Salud del Edo. Táchira, realizará una Evaluación Técnica y Económica de las Ofertas. Una vez que haya realizado la revisión y determinado que las ofertas se ajustan al Petitorio, se procederá a la evaluación y comparación de las ofertas presentadas por los oferentes calificados. La Adjudicación se otorgará a la oferta válida o Ítems que presenten menor precio o mejores condiciones.

La Corporación de Salud, se reservará la potestad de variar las cantidades de bienes solicitados en el





presente pliego, ya que las mismas podrían disminuir o aumentar, en virtud del precio ofrecido por los participantes para dicho proceso.

VII. RECHAZO DE OFERTAS

Se considerarán causas suficientes para rechazar una oferta las previstas en la Ley de Contrataciones Públicas, artículo 71, su Reglamento y demás leyes de la República.

VIII. RESULTADOS DEL PROCESO.

La Unidad Contratante de la Corporación de Salud del Edo. Táchira dará a conocer oportunamente y por escrito el Acta de Adjudicación al oferente que resulte beneficiado en el presente proceso. La adjudicación podrá ser otorgada parcialmente según lo establecido en el artículo 85 de La Ley de Contrataciones Públicas.

IX. GARANTÍA DE FIEL CUMPLIMIENTO.

En caso de ser favorecido con la Adjudicación la empresa deberá otorgar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de la notificación de la misma, Garantía equivalente al Quince por ciento (15%) del monto del contrato según lo dispuesto en el Art. 100 de la Ley Contrataciones Públicas vigente y Art. 127 de su Reglamento.

Dicha fianza deberá ser otorgada por una institución bancaria o empresa de seguro debidamente inscritas en la Superintendencia correspondiente, o sociedad nacional de garantías recíprocas para la mediana y pequeña industria.

El ente contratante no acuerda con el contratista retención del 10% sobre los pagos que realice según lo dispuesto en la Ley.

X. CONDICIONES DE ENTREGA.

El material ofertado será entregado durante los cinco (5) días hábiles siguientes a la firma del contrato, orden de compra o servicio, en la Proveeduría Regional de Salud; dicho lapso podrá ser prorrogado solo mediante causa debidamente justificada. Al momento de facturar y entregar los bienes en la Proveeduría Regional el contratista deberá hacerlo en las condiciones, especificaciones y cantidades pactadas.

Por la Corporación:

Jefe de la Unidad de Compras Analista de Compras

Gerente General Jefe Regional de Admón. y Finanzas

Por la Empresa:





____________________________Firma, Sello y Hora de Recibido.

En San Cristóbal a los xx días del mes de xxxxx del año xxxx.

Formato Nº 05-UCRecepción De Ofertas





Formato Nº 05-UC

RECEPCION DE OFERTASDC_00/SC 0000

NºNombre del

Representante de la Empresa

Nº de Cedula de Identidad

Firma y Sello de la Empresa

Fecha y Hora

01





Formato Nº 06-UCAnálisis De Precios





FORMATO N° 06-UC

Nº DESCRIPCIÓN PRESENTACION IVA CANT.CANT. AJUS-

TADA AL PRE-SUPUESTO

PROVEEDORES

SUBTOTAL

1 Bs Bs Bs #¡VALOR!










Sub Total: #¡VALOR! #¡VALOR!Bs

0,00 #¡VALOR!





PRECIO GANADOR

Iva 12% #¡VALOR! #¡VALOR!Bs

0,00 #¡VALOR!

TOTAL Total: #¡VALOR! #¡VALOR!Bs

0,00 #¡VALOR!PRECIO IN-DIVIDUAL

Formato Nº 07-UCOrden De Compra

Jefe de la Unidad de Compras

Analista de ComprasElaborado por:

Jefe de Administración y FinanazasPresidencia y/o Gerente General

Responsable de Criterio Tecnico





Formato Nº 07-UC





Formato Nº 08-UCOrden De Servicio





Formato Nº 08-UC





INDICE

Título I Instructivo de Uso

1. Introducción2.Instructivo para el uso del Manual3.Normas Generales

Título II Manual Organizacional

1.Introducción2.Filosofía de Gestión3.Objetivos Generales y Objetivos Específicos4.Estructura Organizativa5.Funciones del Departamento de Contabilidad

Titulo III manual de normas y procedimientos

1. Solicitudes de Pago Directo2. Correspondencia3. Revisión de Órdenes de Pago4. Calculo de Viáticos5. Cotejo de Libro Diario y Ordenes de Pago6. Conciliaciones de Cuentas Bancarias7. Ejecución Presupuestaria y Mayor Analíticas8. Registro de Retenciones en el Sistema Contable9. Revisión de Proveedores10.Ingreso por Intereses11.Registro de Órdenes de Pago en el Sistema Contable

ANEXOSGLOSARIO

Pág.456

1011

11 y121314

4851535557596163656769





TITULO I: INSTRUCTIVO PARA EL USO DEL MANUAL EN GENERAL

REGISTRO DE CAMBIOS

Rev. Fecha Cambio

OBJETIVO1.- Servir de Guía práctica acerca del marco Organizacional que se desarrolla en el Departamento de Contabilidad con el fin de unificar criterios en concordancia con las políticas de otros departamentos involucrados en el proceso administrativo de la Corporación de Salud del Estado Táchira.2.- Determinar las funciones a seguir por los integrantes del Departamento Contable.

ALCANCE 1.- Estas normas y procedimientos son sólo aplicables a el Departamento de Contabilidad de la Corporación de Salud del Estado Táchira.

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IAS

YN

OR

MA

S

1.- Constitución de la República Bolivariana de Venezuela2.- Ley Orgánica del Trabajo y su Reglamento.3.- Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional

de Control Fiscal.4.- Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público.5.- Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos.

6.- Ley Orgánica de la Administración Pública.7.- Ley Contra la Corrupción.8.- Ley del Estatuto de la Función Pública.9.- Reglamento de la Ley De carrera Administrativa.

10.- Decreto con rango y Fuerza de Ley sobre Simplificación de trámites Administrativos.

11.- Normativa Laboral de Empleados del Sector Salud 2006.12.- Normativa Laboral de trabajadores Obreros de los Organismos del Sector

Salud.

Este manual es emitido y es propiedad confidencial de la Gerencia General de la Corporación de Salud del Estado Táchira. No puede ser reproducido sin autorización escrita. Toda correspondencia relacionada con su contenido debe hacerse con referencia al número de este instructivo y dirigido a:

DIVISION DE ADMINISTRACION Y FINANZAS DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD





INTRODUCCIÓN

Antes de realizar cualquier actividad es necesario conocer el correcto uso y las

normas generales que rigen un manual, el mismo está diseñado para prestar la

información necesaria de cómo elaborar una tarea o función con el fin de obtener un

optimo cumplimiento y así lograr que el trabajo del personal sea de manera eficiente y

eficaz logrando alcanzar resultados positivos

Por lo antes expuesto, se describe a continuación una serie de pasos que

garantizan el correcto uso del Manual de Normas y Procedimientos de la Unidad Contable

de la Corporación de Salud del Estado Táchira





INSTRUCTIVO PARA EL USO CORRECTO DEL MANUAL

Lea en forma clara y precisa, a fin de obtener información de cómo realizar las

operaciones de trabajo.

La información que contiene el Manual, se presenta desde sus inicios con las

Normas que deben tener en cuenta para el progreso de las operaciones y los

pasos a seguir en la ejecución de los procedimientos administrativos de las

operaciones cotidianas.

Los procedimientos que se muestran en el Manual están sujetos a modificaciones

con la intención de agilizar cualquier acción o procedimiento a fin de mejorarlos

cuando sea necesario.

Se presenta un diagrama de flujo, para una mejor comprensión en el que se

muestra por ordenación, los procedimientos descritos así como los pasos a seguir

en cada actividad descrita en el explicativo.

Es importante señalar a los funcionarios que el Manual de Normas y

Procedimientos, así como los demás que se vayan generando, son propiedad y

uso exclusivo del Departamento contable de la Corporación de Salud Estado

Táchira, lo que hace que dicho documento no pueda ser reproducido, ni prestado

a personas ajenas a la misma.





NORMAS GENERALES

Todas las operaciones de la Institución deberán ser registradas de acuerdo a los

principios de contabilidad del Sector Público dictadas por la Contraloría General de la

República, y los Principios de Contabilidad generalmente aceptados para la

elaboración de los Estados Financieros emitidos por el departamento.

Todas las operaciones contables deberán ser realizadas y registradas de acuerdo con

las disposiciones previstas por las leyes venezolanas y sus reglamentos.

La confirmación por parte del funcionario responsable del área contable de la

rendición de los registros contables efectuados en cuanto a garantizar la totalidad y

veracidad de los mismos.

Garantizar el resguardo y la organización de la documentación soporte de los registros

contables rendidos.

El área contable deberá preparar los siguientes Estados Financieros:

Estado de Ingresos y Egresos.

Balance General

Y los siguientes anexos:

Reportes de análisis

Balance de Comprobación

Mayor Analítico

Diario General





Los Estados Financieros y sus anexos deberán ser preparados trimestralmente y

anualmente. Los reportes gerenciales deben ser presentados semanalmente a la

Dirección de Administración y Finanzas excepto el Reporte de la Disponibilidad y

Ejecución Financiera, la cual será presentada a solicitud de las autoridades.

Las conciliaciones bancarias deben ser preparadas y revisadas mensualmente con el

objeto de establecer las partidas que difieren entre los registros contables y la

información contenida en los estados de cuenta.

Realizar los ajustes necesarios, a fin de mostrar en los Estados Financieros los saldos

reales de las cuentas.

Será de absoluta obligatoriedad que el área de Contabilidad preste todo tipo de ayuda

técnica y administrativa a las Dependencias y Facultades asignadas a su control, de

forma tal que se garantice el mejor desempeño de las funciones de registro,

procesamiento de información y el manejo contable general.

El envío de la información y cierres mensuales por las Dependencias deberá hacerse

de forma controlada dentro de los primeros siete (07) días hábiles de cada mes, a fin

de garantizar que el proceso de verificación, ajustes y consolidación contable se

desarrolle dentro de los próximos trece (13) días hábiles luego de su recepción.

Los Estados Financieros serán presentados considerando los saldos de cada cuenta

según el balance de comprobación. Cuando ocurran variaciones de importancia en los

diferentes rubros que conforman los Estados Financieros, se deberá anexar notas

explicativas a dichos estados.

Debe considerarse los ajustes no registrados que se hayan determinado hacer

posteriormente al cierre del Balance de Comprobación, a efectos de registrarlos en el

próximo ejercicio fiscal.

Debe explicarse las principales variaciones y se debe tomar en cuenta los índices e

indicadores financieros que se deriven.





Debe mantenerse respaldos de toda la información contable generada tanto física

como a nivel de sistema a los fines de su posterior auditoria o cualquier consulta que

sea requerida por algún ente externo como intern

TITULO II: MANUAL ORGANIZACIONAL DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DE LA CORPORACIÓN

DE SALUD DEL ESTADO TÁCHIRA

REGISTRO DE CAMBIOS

Rev. Fecha Cambio

OBJETIVO

1.- Servir de Guía práctica acerca del marco Organizacional que se desarrolla en el Departamento de Contabilidad con el fin de unificar criterios en concordancia con las políticas de otros departamentos involucrados en el proceso administrativo de la Corporación de Salud del Estado Táchira.2.- Determinar las funciones a seguir por los integrantes del Departamento Contable.

ALCANCE

1.- Estas normas y procedimientos son sólo aplicables a el Departamento de Contabilidad de la Corporación de Salud del Estado Táchira.

RE

FE

RE

NC

IAS

YN

OR

MA

S

1.- Constitución de la República Bolivariana de Venezuela2.- Ley Orgánica del Trabajo y su Reglamento.3.- Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de

Control Fiscal.4.- Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público.5.- Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos.



11.- Normativa Laboral de Empleados del Sector Salud 2006.12.- Normativa Laboral de trabajadores Obreros de los Organismos del Sector Salud.

Este manual es emitido y es propiedad confidencial la Gerencia General de la Corporación de Salud del Estado Táchira. No puede ser reproducido sin autorización escrita. Toda correspondencia relacionada con su contenido debe hacerse con referencia al número de este instructivo y dirigido a:

DIVISION DE ADMINISTRACION Y FINANZAS DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD





INTRODUCCION

Todo ente público o privado debe poseer un sistema de información contable, el

cual se va a constituir en un conjunto de elementos interrelacionados, el referido sistema

de información contable procede a almacenar los datos, y una vez procesados se

convierten en información útil; que posteriormente se distribuye entre los usuarios para la

toma de decisiones. Es por ello que como todo sistema estará conformado por otros

subsistemas, de los cuales se va retroalimentando de información; permitiendo lograr dos

conceptos fundamentales dentro de la gerencia como son: Eficiencia en el manejo

adecuado y racional de los recursos, conjuntamente con la eficacia, para la consecución

de los objetivos. Es por esta razón que este sistema de Información contable va a estar

ligado al desarrollo de nuevas tecnologías, orientando a cualquier organización a cumplir

con los tres objetivos principales:

Automatizar los procesos operativos.

Proporcionar información que sirve de apoyo y fundamento para la toma de

decisiones.

Lograr ventajas competitivas a través de su uso.

Con lo expuesto anteriormente, podemos mencionar que la contabilidad va a

conceptualizarse en un sistema de información ya que captura, procesa, emite y

almacena información, que sirve para la toma de decisiones; destacando que actualmente

es uno de los procesos que mayor esfuerzo y dedicación administrativa requiere a fin de

cumplir con los objetivos de esta ciencia. Es por ello que la contabilidad en el sector

público va descansar en un sistema de contabilidad; el cual constituye un conjunto de





normas, pautas, procedimientos, etc. Para controlar las operaciones y suministrar

información financiera, por medio de la organización, clasificación y cuantificación de las

informaciones administrativas y financiera que suministre.

MISION

La Unidad de Contabilidad adscrita a la jefatura regional de Administración y

Finanzas de la Corporación de Salud del Estado Táchira, tiene como propósito el

mejoramiento continuo, de modo participativo y protagónico, enfocándose especialmente

en registrar, clasificar, controlar, informar, analizar e interpretar todas las operaciones

financieras que permitan la toma de decisiones en materia Fiscal, Presupuestaria,

Administrativa , Económica y Financiera.

VISION

Ser la Unidad por Excelencia de la Administración y Finanzas, que asegure el

cumplimiento de los procesos administrativos que proporcionan la información en tiempo

real para la toma de decisiones con criterio de uniformidad, equidad y objetividad para que

sus efectos tengan un carácter multiplicador en el control de gestión de la Administración

Activa de la Corporación de Salud del Estado Táchira.

OBJETIVO GENERAL





Registrar, clasificar y resumir de manera ordenada y sistemática las Operaciones

Financieras y Presupuestarias de la Corporación de Salud del Estado Táchira, a través de

normas y procedimientos, con la finalidad de preparar los Estados Financieros y

Presupuestarios, basados en los principios de contabilidad generalmente aceptados en

concordancia con lo establecido en las leyes y reglamentos aplicables a este Ente

Descentralizado, lo que permite una racional evaluación, control y sistematización de los

resultados conllevando en mejorar la planificación, la toma de decisiones y control de la

gestión.


1. Proporcionar información administrativa y financiera de la toma razonada con base

en los registros técnicos.

2. Facilitar la obtención de los indicadores que a través de estos, se obtendrá la infor-

mación necesaria para el informe de gestión anual ante el ejecutivo del estado y el

ministerio del poder popular para la salud.

3. Controlar los recursos presupuestarios y financieros, para que puedan ser admi-

nistrados en forma eficaz.

4. Establecer procesos contables que cumplan con las bases de sistematización, va-

luación y registro.

5. Ser instrumento para la orientación e información del personal que labora en la

Coordinación de Finanzas y Contabilidad de la Fundación logrando así atribuir res-

ponsabilidades en el proceso contable y evitar omisiones en el mismo.

6. Proporcionar un medio para lograr la eficiencia en el manejo de los recursos mate-

riales y humanos de la Coordinación, evitando la repetición de instrucciones y di-

rectrices.





7. Coadyuvar a la ejecución correcta del proceso contable proporcionando la unifor-

midad de los principios contables generalmente aceptados en la administración

publica.

8. Servir de medio de orientación, al personal de nuevo ingreso que facilite su incor-

poración e inducción a las actividades que realiza la Coordinación de Finanzas y

Contabilidad.

9. Constituir una base para la aplicación de futuras modernizaciones en el Sistema

Contable de la Fundación.

2. Analista del Pasivo de Proveedores

SECRETARIA

6. Ejecución del Presupuesto de Gasto

1. Analista del Pasivo de la Partidas Gastos 5. Analista de Mayores Analíticos - Bancos4. Analista del Pasivo de Retenciones 3. Analista de Códigos Contables Financieros

JEFE DE LA UNIDAD CONTABLE

7. Archivistas





ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

ORGANIGRAMA





FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

1. JEFE DEL DEPARTAMENTO

Responsable de organizar, dirigir y controlar el sistema de contabilidad de

Corposalud.

Guiar y supervisar las labores del personal de Contabilidad, del Ministerio y

Dependencias.

Controlar el movimiento de fondos por parte de Tesorería, y su correcta

contabilización.

Apoyar a los Analistas Programáticos, en los aspectos contables.

Supervisar el cumplimiento de las normas externas que en materia contable y

tributaria dictaminen las autoridades competentes.

Interpretar las disposiciones legales tributarias vigentes y asegura su correcta

aplicación; supervisando la determinación y pago oportuno de los impuestos a

cargo de la Corporación.

Emitir la información contable.

Suministrar la información contable necesaria a las autoridades y a los entes que

la requieran sobre la situación financiera de la Corporación y de las operaciones

que ésta realiza.

Velar por el normal desenvolvimiento de los procesos en el departamento con el

objeto de garantizar la calidad en el servicio.

Presentar informe ante el Jefe Regional de Administración y Finanzas de

Corposalud.

Comprueba la correcta aplicación de los principios y normas establecidas con

respecto a la organización y al sistema de control interno.





Vela por que cada sección bajo su responsabilidad cumpla con las obligaciones

que le han sido asignadas.

Verifica los comprobantes de ingreso y órdenes de pago.

Mantiene la contabilidad al día, de acuerdo con las normas generales que al efecto

le sean impartidas por el supervisor inmediato.

Presenta al supervisor inmediato, el balance del mes anterior.

Mantiene la relación de disponibilidades presupuestarias de cada una de las

dependencias, a fin de mantener a las autoridades informadas.

Controla y supervisa los registros de órdenes de compra y de cartas de créditos.

Supervisa y evalúa el personal a su cargo.

Sugiere conjuntamente con el supervisor inmediato las medidas adecuadas sobre

sistemas de contabilidad, control presupuestario, organización del trabajo de las

oficinas y las normas concernientes a la mayor unidad de control.

Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral,

establecidos por la organización.

Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.

Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.





ANALISTAS:

Revisión de los Libro Diarios.

1. ANALISTA DEL PASIVO DE LA PARTIDAS GASTOS

Realiza el cuadre del Sistema Integrado (PRESYS) Vs. Sistema Contable (CONSYS),

correspondientes a las partidas de Gastos reflejadas en la Ejecución Presupuestaria Vs.

Cuentas de Gastos reflejadas en el Balance de Comprobación:

4-01 Gastos de Personal;

4-02 Materiales y Suministros;

4-03 Servicios No Personales;

4-04 Activos Reales;

4-07 Transferencias;

4-11 Deuda,

Luego Revisa y Analiza de las Cuentas del Pasivo Reflejadas en el Balance de

Comprobación tales como:

2.11.01.01.01.001 Gastos de Personal (RRHH)

2.11.01.01.01.002 Deuda Gastos de personal (RRHH)

2.11.01.01.02.001 Gastos de Personal Distritos

2.11.01.01.02.002 Deuda Distritos Sanitarios Gastos

2.11.02.01.01 Aportes patronales IVSS

2.11.02.03.01 Aporte Patronal al Fondo de Jubilaciones

2.11.02.04.01 Aporte Patronal Seguro de Paro Forzoso

2.11.02.05.01 Aporte Patronal al Fondo De Ahorro

2.11.02.07.01 Aporte Patronal a Cajas de Ahorro





2. ANALISTA DEL PASIVO DE PROVEEDORES

Es el Analista Contable que Revisa y Analiza las Cuentas del Pasivo de

Consignatarios reflejadas en el Balance de Comprobación, bajo el rubro de:

2.1.1.03 Cuentas Por Pagar a Corto Plazo

2.1.1.03.01 Cuentas por Pagar a Proveedores a Corto

Plazo

2.1.1.03.01.01 Cuentas por pagar a Proveedores a Corto

Plazo

3. ANALISTA DE CÓDIGOS CONTABLES FINANCIEROS

Es el Analista Contable que Revisa y Analiza las Cuentas del Activo reflejadas en el

Balance de Comprobación, bajo el rubro de:

Cuentas de Patrimonio reflejadas en el Balance de Comprobación.

1.1.2 Activos Exigibles

1.1.2.04 Otras Cuentas por Cobrar a Corto plazo

1.1.2.04.99 Otras Cuentas por Cobrar a Corto Plazo

1.2.2 Cuentas y efectos por cobrar a Mediano Plazo

1.2.2.02 Otras Cuentas por Cobrar a Mediano y Corto Plazo

1.2 Activo No Circulante

1.2.3 Propiedades Planta y Equipos

1.2.3.01 Bienes de Uso

1.2.4 Activo Intangible

1.2.4.04 Paquetes y Programas de Computación





Es el Analista Contable que Registra, Revisa y Analiza la Cuenta del Activo reflejada

en el Balance de Comprobación, bajo el rubro de:

Cuentas de Ingreso reflejadas en el Balance de Comprobación.

Es el Analista Contable que Registra, Revisa y Analiza las Cuentas del Activo

reflejada en el Balance de Comprobación, bajo el rubro de:

Cuentas de Gastos reflejadas en el Balance de Comprobación.

Es el Analista Contable que Revisa y Analiza las Cuentas de Gastos reflejada en el

Balance de Comprobación, bajo el rubro de:

3 Patrimonio

3.2 Patrimonio Institucional

3.2.5 Resultados

5 Ingresos

5.1 Ingresos Ordinarios

5.1.5 Ingresos de la Propiedad

5.1.7 Transferencias y Donaciones

5.1.8 Otros Ingresos Ordinarios

5.2 Ingresos Extraordinarios

5.2.1 Ingresos Por Operaciones Diversas

5.2.1.06 Reintegro de Fondos correspondientes a Años Anteriores

5.2.1.07 Ingresos por devoluciones o Reintegros de Fondos

5.2.1.99 Otros Ingresos Extraordinarios

6 Gastos

6.1 Gastos de Consumo

6.1.1 Gastos de Personal

6.1.2 Materiales, Suministros y mercancías

6.1.3 Servicios no Personales

6.1.4 Depreciación y Amortización

6.3 Transferencias

6.4 Perdidas y Gastos Diversos





Cuentas de Puente Pasivo Deuda reflejadas en el Balance de Comprobación.

Es el Analista Contable que Revisa y Analiza las Cuentas de Pasivo Deuda reflejada

en el Balance de Comprobación, bajo el rubro de:

4. ANALISTA DEL PASIVO DE RETENCIONES

Es el analista que Revisa y Analiza las Cuentas del Pasivo de Retenciones Reflejadas

en el Balance de Comprobación, Verifica los reportes emitidos por los analistas

encargados de la Revisión de los Pasivos, revisa los Cheques emitidos por concepto de

Retenciones Laborales, bajo el rubro de:

9 Cuenta Puente Pasivo Deuda

9.1 Cuenta Pasivo Deuda

9.1.1 Cuenta Puente Pasivo Deuda a Corto Plazo por Pagar

2 Pasivos

2.1 Pasivo Circulante

2.1.1 Cuentas y Efectos por Pagar

2.1.1.02 Aportes Patronales y Retenciones Laborales por Pagar

2.1.1.02.01 Aportes Patronales y Retenciones Laborales

2.1.1.02.01.02 Retenciones Laborales IVSS

2.1.1.02.03.02 Retenciones Laborales Fondo de Jubilaciones

2.1.1.02.04.02 Retenciones Laborales Seguro de Paro Forzoso

2.1.1.02.05.02 Retenciones Laborales Fondo De Ahorro

2.1.1.02.07.02 Retenciones Laborales a Cajas de Ahorro

2.11.02.11 Retenciones Laborales por Pensión de Alimentos

2.11.02.19 Otras Retenciones Laborales

2.11.09.01 Retenciones Impuestos sobre la Renta

2.11.09.02 Retenciones Impuesto al Valor Agregado

2.11.09.03 Retenciones 5% Garantía Laboral

2.11.09.04 Retenciones Timbre Fiscal





5. ANALISTA DE BANCOS MAYORES ANALÍTICOS

Es el Analista que Revisa, Analiza y Concilia las Cuentas Bancarias Reflejadas en el

Balance de Comprobación correspondientes a: Gastos de Personal, Gastos de Funciona-

mientos, Retenciones Laborales y Retenciones de Ley, bajo el rubro de:

ASISTENTE ADMINISTRATIVO

Recibir las Solicitudes de Pago Directo por concepto de Gastos de Personal,

Gastos de Funcionamiento y Transferencias adscritos al MPPS y Ejecutivo del

Estado.

Revisión de las Solicitudes de Pago Directo Vs. Presupuesto Aprobado y posterior

Compromiso-Cause en el Sistema Integrado Presupuestario (Presys).

Revisar, Verificar y Realizar el cálculo de Viáticos Personalizados tanto del

personal del Ministerio como del ejecutivo.

Registro en el Sistema Integrado Presupuestario (Presys) del Compromiso y

Cause de los Viáticos Personalizados.

Análisis de los Compromisos-Causados y Pagos de la partida de Viáticos,

informando el comportamiento del mismo.

Registrar en el Sistema Integrado Presupuestario (Presys) los Reintegros de la

Partida de Viáticos.

1 Activos

1.1 Activo Circulante

1.1.1 Activo Disponible

1.1.1.01 Caja y Bancos

1.1.1.01.02 Bancos

1.1.1.01.02.01 Bancos Públicos

1.1.1.01.02.02 Bancos Privados





Impresión de la Solicitud de Pago emitida por el Sistema Integrado presupuestario

(Presys).

Emitir Reportes o Cuadros Demostrativos que reflejen lo movimiento detallado de

las Solicitudes de Pago procesados a los Distritos Sanitarios y/o Dependencias.

Entregar a la Unidad de Tesorería las Solicitudes Procesadas, debidamente

avaladas por su Jefe Inmediato.

Emitir Oficios de Devolución a los Distritos Sanitarios y/o Dependencias.

Cualquier otra actividad asignada por el jefe inmediato.

SECRETARIA

Es el funcionario encargado de redactar oficios para enviar a las Unidades, Distritos

Sanitarios y/o Dependencias adscritas a la Corporación de Salud. Recibe la

correspondencia de otros departamentos, recibe y revisa las órdenes de pago con sus

respectivos cheques para ser firmadas, registra las solicitudes de pago directo tramitadas

en la Unidad Contable, redacta oficios para enviar a las diferentes divisiones o unidades

ARCHIVISTAS

Es la Recepción, Revisión y Almacenamiento de las Órdenes de Pago emitidas por el

Sistema Presupuestario Integrado (PRESYS), debidamente soportadas, correspondientes

a la Unidad Contable de los Ejercicios Fiscales de la Corporación de Salud del Estado

Táchira.





TITULO III: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTABILIDAD DE LA CORPORACION DE SALUD DEL ESTADO TACHIRA

REGISTRO DE CAMBIOS

Rev. Fecha Cambio

1.- Servir de Guía práctica acerca del marco Organizacional que se desarrolla en el





OBJETIVO Departamento de Contabilidad con el fin de unificar criterios en concordancia con las políticas de otros departamentos involucrados en el proceso administrativo de la Corporación de Salud del Estado Táchira.2.- Determinar las funciones a seguir por los integrantes del Departamento Contable.

ALCANCE 1.- Estas normas y procedimientos son sólo aplicables a el Departamento de Contabilidad de la Corporación de Salud del Estado Táchira.

RE

FE

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S





11.- Normativa Laboral de Empleados del Sector Salud 2006.12.- Normativa Laboral de trabajadores Obreros de los Organismos del Sector Salud.

Este manual es emitido y es propiedad confidencial la Gerencia General de la Corporación de Salud del Estado Táchira. No puede ser reproducido sin autorización escrita. Toda correspondencia relacionada con su contenido debe hacerse con referencia al número de este instructivo y dirigido a:

}

PROCESOS DE LOS ANALISTAS

Norma

Revisar y corregir los Reportes Mensuales del Libro Diario del Sistema Contable

(CONSYS) Vs. Órdenes de Pago soportadas, correspondiente al Ejercicio Fiscal

vigente

Inicio





Registrar los asientos Faltantes de la revisión anterior

Firmar el reverso de la Orden de Pago revisada por el analista.

Procedimiento

1. Imprimir del Sistema Contable (CONSYS) los Reportes de Libro Diario mensual-

mente.

2. Buscar las Ordenes de pago soportadas debidamente archivadas

3. Cotejar y Revisar los reportes del Libro Diario del Sistema Contable (CONSYS)

vs. las Órdenes de pago soportadas.

4. Realizar los asientos contables faltantes en creación de asiento del Sistema Con-

table (CONSYS), en el mes respectivo según la Orden de Pago soportada.

5. Imprimir el asiento creado y archivar junto a la Orden de Pago soportada y firmada

por el Analista.

FLUJOGRAMA





ANALISTA DEL PASIVO DE LA PARTIDAS GASTOS

Procedimientos

Imprimir del Sistema Contable (CONSYS) los Reportes del Libro Diario Mensualmente

Buscar las Órdenes de Pago soportadas debidamente archivadas

Cotejar y revisar los Soportes del Libro Diario del sistema Contable

(CONSYS) Vs. Las ordenes de pagos soportados

Realizar los Asientos Contables faltantes en creación de asiento del Sistema contable (CONSYS) en el mes

respectivo según la orden de pago soportada

Imprimir el Asiento Creado y Archivar junto a loa Órdenes de Pago Soportada

y Firmada por el Analista

Fin





1. Imprimir en Reportes en el Sistema Integrado (PRESYS), la Ejecución Presupues-

taria Trimestralmente del Ejercicio Fiscal vigente, sub. Específica, General.

2. Imprimir Trimestralmente del Sistema Contable (CONSYS) los reportes de Mayo-

res Analíticos de cada cuenta del Pasivo de Gastos.

3. Revisar y Conciliar la información de los reportes impresos Trimestralmente.

4. Elaborar cuadros demostrativos donde se refleje la conciliación de los Sistemas

Contables Vs. Presupuestarios y presentar informe.

FLUJOGRAMA

Inicio





Imprimir los Reportes en el sistema integrado (PRESYS) ejecución trimestralmente del ejercicio

fiscal vigente, sub. Específico, y general

Imprimir Trimestralmente del Sistema contable (CONSYS), los Reportes de Mayores

Analíticos de cada cuenta del Pasivo de Gastos

Revisar y Conciliar la Información de los reportes Impresos Trimestralmente

Elaborar Cuadros demostrativos donde se releje la conciliación de los

sistemas contables VS. Presupuestarios y presentar informe

Fin





Cuadre del Sistema Integrado (PRESYS) Vs. Sistema Contable (CONSYS)

Norma

Imprimir la Ejecución Presupuestaria Trimestralmente del Ejercicio Fiscal vigente.

Imprimir los reportes de Mayor Analítico Acumulado Trimestralmente de las cuen-

tas de Gasto reflejadas en el Balance de Comprobación

Realizar el cuadre presupuestario por medio de cuadros demostrativos que con-

tengan:

Logo Actualizado de la Corporación de Salud del Estado Táchira.

Imputación presupuestaria del Gasto, Sector, Programa, Fuente de Finan-

ciamiento, Partida, Genérica, Específica, Sub. Específica.

Nombre de la Imputación Presupuestaria.

Indicar monto del compromiso, causado y pagado por imputación presu-

puestaria, extraído de la Ejecución Presupuestaria Trimestralmente del

Ejercicio Fiscal vigente.

Indicar el código Contable de cada imputación presupuestaria

Elaborado por y fecha de Elaboración al pie de los cuadros.

El cruce de la información del Sistema Integrado (PRESYS) Vs. Sistema Contable

(CONSYS) debe poseer la misma información.

Cuadre de las Cuentas del Pasivo





Norma

Cotejar y comparar los reportes mensuales del Sistema Contable (CONSYS) vs.

Sistema Integrado (PRESYS), donde se revisa la información de cuentas específi-

cas con diferencias en el Mayor Analítico con la Ejecución Presupuestaria

Revisión de Registros en el Sistema Contable (CONSYS)

Revisar y Conciliar la información de los reportes impresos mensualmente, si exis-

te disparidad entre ambos reportes, se debe realizar lo siguiente:

a. Comparar los Registros Contables: Comprometido-Causado y Pagado con

el físico de las Órdenes de Pago debidamente soportadas.

b. Notificar las variaciones encontradas al jefe inmediato.

Notificar la disparidad encontrada a la División y/o a la Unidad encargada de Eje-

cutar el Presupuesto de Gasto que presenta la diferencia, para que sea revisada y

corregida por la División y/o a la Unidad en referencia y posteriormente la informa-

ción sea presentada a la Unidad Contable para realizar dicha corrección en los li-

bros Contables.


Sistema Integrado (PRESYS), donde se verifica información de cuentas específi-








c. Notificar la disparidad encontrada a la División y/o a la Unidad encargada

de Ejecutar el Presupuesto de Gasto que presenta la diferencia, para que

sea revisada y corregida por la División y/o a la Unidad en referencia y pos-





teriormente la información sea presentada a la Unidad Contable para reali-

zar dicha corrección en los libros Contables.

Procedimiento

1. Imprimir mensualmente del Sistema Contable (CONSYS) los reportes de Mayores

Analíticos de cada cuenta del Pasivo de Proveedores.

2. Imprimir mensualmente del Sistema Integrado (PRESYS) los reportes de Provee-

dores de cada cuenta del Pasivo de Proveedores.

Elaborar cuadros demostrativos donde se refleje la conciliación de los Sistemas Contables

Vs. Presupuestarios y presentar un informe mensual.

FLUJOGRAMA

Inicio

Imprimir Mensualmente del Sistema Contable (CONSYS) los reportes Mayores Analíticos de

cada cuenta del pasivo de proveedores

Imprimir mensualmente del Sistema Integrado (PRESYS) los reportes de

proveedores de cada cuenta del pasivo de Proveedores

Elaborar Cuadros demostrativos donde se refleje la conciliación de los sistemas contables Vs.

Presupuestarios y presentar un informe mensual

Fin





ANALISTA DE CÓDIGOS CONTABLES FINANCIEROS











de Ejecutar el Presupuesto de Gasto que presenta la diferencia, para que

sea revisada y corregida por la División y/o a la Unidad en referencia y pos-

teriormente la información sea presentada a la Unidad Contable para reali-

zar dicha corrección en los libros Contables.

Procedimiento


Analíticos de cada Código Contable Financiero.

2. Imprimir mensualmente del Sistema Integrado (PRESYS) los reportes por tipo de

documento compromisos-causados o movimientos por partidas de cada Código

Contable Financiero.






Contables Vs. Presupuestarios y presentar un informe mensual.

FLUJOGRAMA

Inicio

Imprimir Mensualmente del Sistema Contable (CONSYS) los reportes de mayores analíticos de cada

código contable financieros

Imprimir Mensualmente del Sistema Integrado (PRESYS) los reportes por tipo de documentos compromisos causados o movimientos de partidas de cada

código contable Financiero

Elaborar Cuadros demostrativos donde se refleje la conciliación de los sistemas contables Vs. Presupuestarios

y presentar un Informe Mensual

Fin





ANALISTA DEL PASIVO DE RETENCIONES

Norma











de Ejecutar el Presupuesto del tipo de documento del Pasivo de Retencio-

nes que presenta la diferencia, para que sea revisada y corregida por la Di-

visión y/o a la Unidad en referencia y posteriormente la información sea

presentada a la Unidad Contable para realizar dicha corrección en los li-

bros Contables.

Procedimiento






Analíticos de cada Pasivo de Retenciones.

2. Imprimir mensualmente del Sistema Integrado (PRESYS) los reportes por tipo de

documento compromisos-causados o movimientos por partidas de cada Pasivo de

Retenciones.


Contables Vs. Presupuestarios y presentar un informe mensual.

FLUJOGRAMA

Inicio


pasivo de retenciones

Imprimir Mensualmente del Sistema Integrado (PRESYS) los reportes por tipo de documentos compromisos causados o movimientos de partidas de cada

pasivo de retenciones

Elaborar Cuadros demostrativos donde se refleje la conciliación de los sistemas contables Vs. Presupuestarios

y presentar un Informe Mensual

Fin





ANALISTA DE BANCOS MAYORES ANALÍTICOS

Revisar y Conciliar la información de los reportes de Mayores analíticos impresos

mensualmente Vs. Transacciones Libros, si existe disparidad entre ambos reportes, se

debe realizar lo siguiente:


el físico de las Órdenes de Pago debidamente soportadas y los Estados de

Cuenta Bancario.


c. Notificar por medio de Oficio firmado por el jefe de la unidad, la disparidad

encontrada a la Unidad de Tesorería encargada de las Transacciones Li-

bros, para que sea revisada y corregida por la misma y posteriormente la

información sea presentada a la Unidad Contable para realizar dicha co-

rrección en los libros Contables.

Procedimientos


Analíticos de cada Banco a revisar.

2. Solicitar a la Unidad de Tesorería las Transacciones Libros debidamente soporta-

das.

3. Revisar y Conciliar la información de los reportes de Mayores analíticos impresos

mensualmente Vs. Transacciones Libros.


Contables Vs. Transacciones Libros y presentar un informe mensual.





FLUJOGRAMA

Inicio


Banco a revisar

Solicitar a la Unidad de Tesorería las Transacciones libros debidamente

soportados

Revisar y Conciliar la Información de los Reportes de los Mayores Analíticos impresos

mensualmente Vs. Transacciones libros

Elaborar Cuadros demostrativos donde se refleje la conciliación de los sistemas contables Vs. Transacciones

de libros y presentar un informe mensual

Fin





PROCESO:

RECIBE, REVISA Y REGISTRA LAS SOLICITUDES DE PAGO DIRECTO

Definición:

Recibir, revisar y registrar las Solicitudes de Pago Directo emitidas por los

diferentes Distritos Sanitarios y/o Dependencias de la Corporación de Salud, para el

proceso de pago de los diferentes conceptos.

Norma:

Todas las Solicitudes de Pago Directo, los Cuadros Resumen y desembolso y los

traspasos deben estar firmadas y selladas; la Rendición y solvencia deben estar

actualizadas a la fecha y concepto requerido, así mismo incluir los documentos de

identidad y su respectiva resolución de nombramiento de los miembros encargados de las

Dependencias y Distritos Sanitarios.

Procedimiento:

Recibir la carpeta de las Solicitudes de Pago Directo, que debe poseer un juego de

documentos originales y dos copias.

Revisar y Verificar los soportes Contentivos en las carpetas (Datos de Solicitud,

Rendición y solvencia actualizada, Traspasos Presupuestarios, Cuadros Resumen

y de Desembolso, Disponibilidad presupuestarias de las partidas solicitadas,

fotocopia de la Cédula de Identidad y Nombramiento de las Autoridades, firmas y

sellos).

En caso de no cumplir con los recaudos será devuelto a la Dependencia y/o

Distrito Sanitario correspondiente señalando el motivo de devolución.

Si cumple con los recaudos, se recibe con firma, fecha y hora y se le entrega una

copia a la Dependencia y/o Distrito Sanitario.





Cuando se trate de Gastos de Personal se registra la información contentiva en

los Cuadros de Desembolso en un Archivo de Excel donde se lleva un control de

los Recursos solicitados mensualmente tanto del Ministerio como del Ejecutivo del

Estado.

Luego la información registrada se coteja con la señalada en el Presupuesto del

Ejercicio Fiscal Vigente.

Después de ser verificada dicha información se elabora la Solicitud de Pago en el

Sistema Integrado Presupuestario (Presys), Comprometiendo y Causando cada

Partida Presupuestaria solicitada.

Después que la Solicitud de Pago generada por el Sistema Integrado

Presupuestario (Presys) es revisada, registrada, sellada y firmada pasando al

Departamento de Tesorería para la elaboración del respectivo Cheque un

documento original y copia.

El documento en copia regresa firmado como recibido para ser enviado al archivo

del Departamento de Contabilidad donde es archivada a la Orden de Pago

correspondiente y en forma cronológica.

Cumple con los





FLUJOGRAMAInicio

Recibe la carpeta de la solicitud de pago que contiene un documento

original y dos copias.

Entregar una copia de recibido al personal del Distritos Sanitarios y/o

Dependencias.

Cumple con los recaudos será devuelto la orden de pago a

las Dependencias y/o Distritos Sanitarios describiendo el motivo de su devolución.

Cumple los recaudos se remite la solicitud de pagos al funcionario

encargado.

Es devuelta la solicitud registrándose la salida del pago de la carpeta

soportando el pago con un documento original y copia.

Pasa a tesorería

Regresa ya firmado Para ser archivados en lomo ancho por orden

cronológico

Fin

NO





PROCESO:

RECIBIR Y ENVIAR CORRESPONDENCIA.

Definición:

Revisar la correspondencia a ser enviada a otros Departamentos, Distritos y/o

Dependencias, recibir la correspondencia que llega al Departamento Contable.

Norma:

La Correspondencia enviada debe llevar firmas, sellos y sus respectivos soportes y

al ser recibida debe colocarse la firma, sello del Departamento y hora de recibido.

Procedimiento:

Elaboración del Oficio.

Envió de correspondencia a su destino debidamente avalado por las Autoridades

Correspondientes.

Se archiva en orden correlativo por numero de oficio en una carpeta lomo ancho.

Recepción de correspondencia emitida por otros Departamento, Distritos y/o

Dependencias.

Se archiva en orden cronológico separados por Departamentos, Distritos y/o

Dependencias en una carpeta lomo ancho.





LUJOGRAMA

Inicio

Envió de correspondencia a su destino.

Recepción de correspondencia emitida por otros Departamentos, Distritos y/o

Dependencias.

Se archiva en orden correlativo y cronológico.

Fin





PROCESO:

RECIBIR, REVISAR Y SELLAR LAS ÓRDENES DE PAGO CON SU RESPECTIVO

CHEQUE.

Definición:

Recibe, revisa, y sella las Órdenes de Pago con sus respectivos cheques que son

emitidos por el Departamento de Tesorería para ser firmado por el Jefe del Departamento

de Contabilidad.

Norma:

Revisar las Órdenes de Pago con sus respectivos cheques que cumplan con los

lineamientos administrativos.

Procedimiento:

Recibir en original y tres copias las Órdenes de Pago con sus respectivos

cheques.

Revisar que se cumplan los lineamientos establecidos (Firmas, sellos, montos,

fecha, numero de cheque, beneficiario) en las Órdenes de Pago con sus

respectivos cheques.

Si no existe omisión de los lineamientos en las Órdenes de Pago con su respectivo

cheque procede a firmar el Jefe del Departamento.

De lo contrario a lo anterior se procede a devolver al Departamento emisor para su

respectiva corrección.





FLUJOGRAMA

Inicio

Recibir en original y tres copias las

órdenes de pago con sus

respectivos cheques.

Revisar que se cumplan los

lineamientos establecidos.

Presenta alguna

alteración

El cheque de pago será devuelto

a tesorería para su rectificación

con su debido soporte.

SI

NO

El cheque de las Órdenes de Pago

será entregado al Jefe del

Departamento Contable.

El cheque es devuelto para su cancelación

Fin





PROCESO:

REVISA, ANALIZA, Y ELABORA LOS CÁLCULOS DE VIÁTICOS.

Definición:

El funcionario se encarga de revisar y elaborar las planillas de cálculo de viáticos

personalizados que son recibidos por el Departamento Contable

Norma:

Revisar y cotejar los documentos exigidos (Nombre, copia de cédula del

funcionario y oficio del departamento solicitante).para el cálculo de viáticos

Procedimiento:

Se recibe el Oficio o Memorándum emitido por el Departamento o Unidad

solicitante.

Revisar y Verificar que el documento de solicitud del calculo contengan todos los

datos y soportes requeridos (Nombre y Apellidos, Cargo, Nomina, Fotocopia de la

Cedula de Identidad, Nombramiento, motivo y medio de transporte del viaje).

El cálculo se elabora mediante la gaceta emitida y lineamientos establecidos por el

Ministerio del Poder Popular para la Salud.

Se elabora la planilla de cálculo en formato en Excel.

Se hace entrega la planilla del cálculo de viáticos al funcionario encargado de

cotejar la información del cálculo y emitir la Solicitud de Pago Comprometiendo y

Causando en el Sistema Integrado Presupuestario (PRESYS).

Se entrega al jefe del departamento para su respectiva firma y aprobación.

Se entrega en el Departamento de Tesorería para la elaboración del respectivo

cheque.





FLUJOGRAMAInicio

Revisar los soportes para tramitar el cálculo

Elaborar planilla de cálculo en el formato en Excel

Presentar la planilla del cálculo de viáticos al

funcionario encargado de elaborar la Solicitud de

Pago.

El Jefe del departamento aprueba y firma para

elaboración de cheque

Fin





PROCESO:

REVISAR Y COTEJAR EL LIBRO DIARIO CON RESPECTO A LAS ÓRDENES DE

PAGO ELABORADAS.

Definición:

Cotejar los asientos, a fin de depurar los registros en el Sistema Contable

CONSYS.

Norma:

Depurar los registros contables para obtener resultados óptimos.

Procedimiento:

Cotejar los asientos generados por las operaciones efectuadas en el Sistema

Contable (Consys) y en el Sistema Integrado Presupuestario (PRESYS).

Analizar y modificar los registros efectuados con las Órdenes de Pago.

Verificar que cada Orden de Pago contenga sus respectivos soportes.

FLUJOGRAMA

PROCESO:

Inicio

Cotejar los asientos generados por los Sistemas Internos

Analizar y modificar los registros efectuados con las Órdenes de

Pago

Verificar que cada orden de pago contenga sus respectivos

soportes

Fin





CONCILIACIÓN DE LAS DIFERENTES CUENTAS BANCARIAS.

Definición:

Cotejar Transacciones Libros del Departamento de Tesorería contra el Mayor

Analítico generado por el Sistema Contable (CONSYS).

Norma:

Realizar las conciliaciones de las diferentes Cuentas Bancarias del Ministerio y

Ejecutivo, para llevar un mayor control de los saldos de las mismas.

Procedimiento:

Se realiza la solicitud al Departamento de Tesorería de las conciliaciones

Bancarias con sus respectivos soportes.

Se genera y se emite el Mayor Analítico en el Sistema Contable (consys).

Se coteja Transacciones Libros del Departamento de Tesorería con el Mayor

Analítico del Departamento de Contabilidad y el Estado de Cuenta del Banco.

Si se encuentra alguna disparidad se verifica con los soportes y se procede a su

corrección o elaboración del asiento.

Se emite el documento (Formato de Excel establecido por el departamento) que

soporta la conciliación bancaria.

SI





FLUJOGRAMA

Inicio

Se realiza la solicitud al departamento de Tesorería.

Se genera y se emite el Mayor Analítico en el

Sistema Contable (CONSYS).

Se coteja el Libro Diario del Departamento de

Tesorería y el Mayor Analítico.

Presenta alguna

disparidad

Se verifica con los soportes y se

procede a su corrección.

Se emite el documento (Formato establecido por el

departamento) que soporta la conciliación bancaria.

Fin

NO





PROCESO:

REVISIÓN Y ANÁLISIS DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA VS. MAYOR

ANALÍTICO DE CADA PARTIDA CORRESPONDIENTE A MINISTERIO Y EJECUTIVO.

Definición:

Revisar y analizar la Ejecución Presupuestaria con el Mayor Analítico de cada una

de las partidas que integran el Sistema Contable (CONSYS).

Norma:

Los montos de cada partida reflejados tanto en la Ejecución presupuestaria como

en el Sistema Contable deben coincidir.

Procedimiento:

Se genera la Ejecución Presupuestaria que emite el Sistema Integrado

Presupuestario PRESYS.

Se generan los reportes de las partidas emitidos por el Sistema Contable

CONSYS.

Se procede a la revisión y análisis de los montos reflejados tanto en la Ejecución

como en el reporte de cada partida.





FLUJOGRAMA

Inicio

Se genera la Ejecución Presupuestaria que

emite PRESYS.

Se generan los reportes de las partidas

emitidos por CONSYS.

Se procede a la revisión y análisis de los montos reflejados tanto

en la Ejecución como en el reporte de cada partida.

De acuerdo a la planilla de pago se reintegra el pago

Fin





PROCESO:

REGISTRO EN EL SISTEMA CONTABLE (CONSYS) DE LAS DIFERENTES

RETENCIONES EN MATERIA DE IVA E ISLR.

Definición:

Registrar en el Sistema Contable Consys las retenciones generadas por las

operaciones de la Corporación de Salud.

Norma:

Las retenciones originadas por las operaciones deben ser registradas con los

soportes emitidos por los Distritos Sanitarios y/o Dependencias.

Procedimiento:

Se solicita al Departamento de Tesorería la información de las Retenciones

realizadas.

Se debe revisar el depósito y el oficio emitido con la relación del Departamento de

Compras para la cancelación de IVA e ISLR.

Registrar en el sistema Contable CONSYS los depósitos de retención de IVA e

ISLR.





FLUJOGRAMA

Inicio

Solicitud de información de las

Retenciones realizadas durante el mes

transcurrido.

Se revisan los soportes para la

cancelación de IVA e ISLR.

Registrar en el sistema CONSYS

los depósitos de retención de IVA e

ISLR.

Fin





PROCESO:

REVISAR LA INFORMACIÓN DE LOS PROVEEDORES.

Definición:

Revisar la información de los Proveedores emitida por el Departamento de

Compras con los Reportes emitidos por el Sistema Presupuestario (PRESYS) para cotejar

el compromiso, cause y pago.

Norma:

Los reportes emitidos por el Departamento de Compras y el Departamento de

Contabilidad deben tener congruencia en cuanto a los compromisos, Causes y Pagos.

Procedimiento:

Recibir y revisar la información suministrada por el Departamento de compras.

Proceder a cotejar la información suministrada.

Se realiza un cuadro consolidado con información necesaria para verificación de

los saldos de cada proveedor.





FLUJOGRAMA

Inicio

Recibir y revisar la información suministrada

por el Departamento de Compras.

Proceder a cotejar la información

suministrada.

Elaboración de Cuadros

Consolidados.

Fin





PROCESO:

REGISTRO DE LOS INGRESOS POR INTERESES.

Definición:

Registrar los ingresos por intereses generados de las diferentes Cuentas

Bancarias.

Norma:

Los registros de los intereses deben coincidir con los Estados de Cuenta

generados por el Banco.

Procedimiento:

Recibir y Revisar los Cuadros emitidos por el Departamento de Tesorería con los

Estados de Cuenta Bancarios.

Proceder a registrar los intereses generados.

FLUJOGRAMA

Inicio

Recibir y revisar los Cuadros con los

Estados de Cuenta Bancarios.

Proceder a registrar los

intereses generados.

Fin





PROCESO:

REGISTRAR EN EL SISTEMA CONTABLE (CONSYS) LAS ÓRDENES DE PAGO

EMITIDAS POR EL EJECUTIVO REGIONAL.

Definición:

Registrar los Ingresos recibidos del Ejecutivo Regional mediante Órdenes de

Pago.

Norma:

Registrar de manera veraz los Ingresos recibidos del Ejecutivo Regional.

Procedimiento:

Recibir y revisar las órdenes de pago que contienen los ingresos que se

destinaran a cubrir los gastos de la Corporación de Salud del Estado.

Proceder a registrar los asientos en el Sistema Contable CONSYS.

FLUJOGRAMA Inicio

Recibir y revisar las

Órdenes de Pago.

Proceder a registrar los asientos en el

Sistema Contable CONSYS.

Fin





CONTROL DE LAS SOLICITUDES DE PAGO EN EL SISTEMA INEGRADO PRESYS

Ingresa al Sistema Integrado Presys Usuario y Clave

Aceptar el Presupuesto a utilizar





Ingresar al Modulo de Compromisos, donde se hace el despliegue de las opciones y dar aceptar en Crear Compromiso.





Seleccionar y Aceptar el Presupuesto del Ejercicio Fiscal Vigente

Ingresar el código en tipo de documento y el número de documento de la solicitud

de pago orden de compra o de servicio, automáticamente el sistema arroja la

información del causado.

GLOSARIO

Causado del gasto: Momento del gasto en el cual se hace exigible el pago de la

obligación correspondiente por haberse recibido conforme los bienes o servicios

adquiridos. Es el momento que capta la contabilidad al incluirlo en el sistema

presupuestario, se constituye en el nexo de integración de Ambos sistemas CONSYS y

PRESYS.

Compromiso Presupuestario: Acto mediante el cual el organismo se hace

responsable de la operación.

Conciliación: Determinación de las Partidas necesarias para que los Saldos de

dos o más cuentas o estados relacionados concuerden entre sí. Proceso de comparación

de datos que debe efectuarse en el Departamento contable, Seniat, aduanas y demás

oficinas, a los fines de determinar diferencias en informaciones de la misma naturaleza,

recibidas por diferentes fuentes.

CONSYS: Sistema Contable.





Cuota de desembolso: Cantidad mensual de recursos que la oficina nacional del

tesoro asigna a un organismo para que efectúe sus respectivos pagos.

Distribución del crédito presupuestario: Consiste en presentar los gastos

públicos clasificados según el origen genérico de los recursos a utilizar en su

financiamiento. Se considerandos tipos de fuentes: Ingresos Ordinarios y Extraordinarios.

Orden de Pago: Documento mediante el cual los Organismos ordenadores de

compromisos y pagos solicitan el pago a sus proveedores.

PRESYS: Sistema Presupuestario.

Retenciones: Acción de retener parte del pago para garantizar el cumplimiento de

las obligaciones.

Viáticos: Es la asignación destinada a cubrir los gastos de funcionarios, que

ameriten viajar para cumplir con actividades de trabajo.





INDICE

Título I: Propósito, Uso e Instructivo del Manual de Normas y Procedimientos del Departamento de Tesorería. Pág

.Introducción. 6

Propósito del Manual de Normas y Procedimientos. 7

Uso del Manual de Normas y Procedimientos. 7

Instructivo de Uso 8





Título III Manual de Normas y Procedimientos. (Procesos).

Título II Manual Organizacional de Tesorería.Pág.

Introducción. 10

Misión y Visión del departamento de Tesorería. 11

Objetivo general. 12

Objetivos específicos. 12

Organigrama general. 13

Distribución geográfica. 14

Funciones generales del Departamento de Tesorería. 15

Funciones de la Unidad de Caja. 18

Funciones de la sección de Registro y Revisión de Pagos.

Funciones de la Sección de Retención Tributaria y Traspasos Bancarios.

Funciones de la Sección de Nomina.

19

21

24

Funciones de la Sección de Registro de Órdenes de Pago 25

(Compra, Servicio y gatos de personal).

Funciones generales de Aportes Patronales y Retenciones

Correspondientes a Seguro Social Obligatorio y Régimen Prestacional

de Empleo. Fondo especial de Jubilaciones y Pensiones.

Funciones Generales de Rendición de Cuentas.

Funciones de la Sección de Conciliaciones.

Funciones Generales de la Secretaria.

27

29

30

35





Registro de Expedientes de Pago.

Diagrama de proceso 1

37

Retenciones del IVA, ISLR y Leyes del Timbre Fiscal. 41


Traspasos Bancarios. 47


Registro y pago de Nomina. 50


Registro y pago de cesta ticket. 53


Elaboración y registro de pagos. 56


Cheques Anulados.


62

Aportes patronales correspondientes a (S.S.O y R.P.E) Ley de régimen

Prestacional de Vivienda y Hábitat. Fondo especial de jubilaciones y

Pensiones. 66


Retenciones S.S.O-R.P.E-F.A.O.V y Otras Retenciones.


Rendición de cuentas.


Conciliación Bancaria.

71

79

83

TITULO I: Propósito, Uso e Instructivo del Manual de Normas y Procedimientos del





Departamento de Tesorería.

Rev. Fecha Cambio

b 02/01/2012 Modificación Parcial.REGISTRO DE CAMBIOS

OBJETIVO

1.- Servir de Guía práctica acerca de las normas y procedimientos de los procesos que se llevan en el Departamento de Tesorería de la Corporación de Salud del Estado Táchira.

2.- Determinar las normas y procedimientos a seguir por los integrantes del Departamento de Tesorería de la Corporación de Salud del Estado Táchira.

ALCANCE1.- Estas normas y procedimientos son sólo aplicables a el Departamento de Tesorería de

la Corporación de Salud del Estado Táchira.

RE

FE

RE

NC

IAS

YN

OR

MA

S

1.- Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. 2.- Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y Del Sistema Nacional

de Control Fiscal. 3.- Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado. 4.- Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público. 5.- Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos.

6.- Ley Orgánica de la Administración Pública. 7.- Ley Orgánica de Ciencia y Tecnología e Innovación. 8.- Ley Contra la Corrupción. 9.- Ley del Trabajo.

10.- Ley del Estatuto de la Función Pública.11.- Ley de Presupuesto.12.- Decreto con rango y Fuerza de Ley sobre Simplificación de trámites Administrativos.13.- Reglamento Nº 2 Parcial de la Ley de Impuestos Sobre la Renta en Materia de Retenciones.14.- Normas Generales de Control Interno.15.- Instructivo sobre el cálculo del compromiso de responsabilidad social

Este manual es emitido y es propiedad confidencial del Departamento de Tesorería de la Corporación de Salud del Estado Táchira. No puede ser reproducido sin autorización escrita. Toda correspondencia relacionada con su contenido debe hacerse con referencia al número de este instructivo y dirigido a la:


Elaborado por:

Amparo NavarroV.- 18.719.869

Revisado por:

Lcda. Karina MorenoJefe del Departamento

de Tesorería

Revisado por:

Lcdo. Freddy JaraJefe de la División de


Aprobado por:


Acta N° Fecha, / /





INTRODUCCIÓN

El presente manual pretende recoger de la maneras más fácil y pormenorizada

todas y cada una de las funciones que se llevan a cabo en el Departamento de

Tesorería, adscrita a la División de Administración y Finanzas en proporción con las

políticas y lineamientos de la Corporación de Salud del Estado Táchira, de la

Constitución de la República Bolivariana de Venezuela y demás Leyes Administrativas.

De tal manera que señale y describa detalladamente todos los pasos y procedimientos

que deben seguirse desde la Recepción de una Solicitud de Pago al personal que

aquí labora, pasando por Pagos a Oferentes, hasta la Emisión definitiva de cada uno

de los Cheques y/o Pagos de Nomina por Internet, Retención y Pagos de Impuestos

tanto de Impuestos al Valor Agregado (IVA), como del Impuesto sobre la Renta

(I.S.L.R). Entre otras de las actividades que se llevan a cabo, para cada actividad a

desempeñar.

Logrando con esto ordenar de la forma más clara y comprensible las labores

que se realizan en este Departamento, unificando y controlando de algún modo el

cumplimiento de las funciones y actividades de trabajo para así evitar su alteración

arbitraria. Es importante señalar, que las acciones a seguir contenidas en el presente

Manual de Normas y Procedimientos podrán optimizarse a medida que los procesos

sean cada vez más prácticos, lo cual permitirá la flexibilidad adecuada en la búsqueda

permanente de alcanzar la eficiencia y eficacia de la gestión administrativa.





PROPOSITO DEL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS.

El propósito del manual de normas y procedimientos es servir de guía fundamental en

el logro de objetivos, promover la eficiencia operacional bajo los principios de legalidad,

eficacia y economía. Es además un instrumento dinámico que debe desarrollarse y

actualizarse a ritmo de los cambios producidos en el Departamento en el cual se aplicara.

USO DEL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS.

Para la correcta implantación de este manual, se debe tomar en cuenta lo siguiente:

1. El manual debe estar a disposición del todo personal que forme parte del

Departamento de Tesorería de la Corporación de Salud del Estado Táchira.

2. Cualquier cambio que se presente en el ordenamientos legal vigente o en las

políticas del área del Departamento de Tesorería que en materia de

procedimientos afecte el Manual, generara también cambios en su contenido con

el fin de adaptarlos a las nuevas políticas.

3. Los usuarios del manual, deberán notificar a su supervisor de inmediato los

cambios, sugerencias o modificaciones que consideren necesario en el contenido

del mismo.





INSTRUCTIVO DE USO

DIAGRAMA DE PROCESO

Definición:

Es una representación gráfica de los pasos que se siguen en toda una secuencia de

actividades, dentro de un proceso o un procedimiento, identificándolos mediante símbolos

de acuerdo con su naturaleza; incluye, además, toda la información que se considera ne-

cesaria para el análisis, tal como distancias recorridas, cantidad considerada y tiempo re-

querido. Con fines analíticos y como ayuda para descubrir y eliminar ineficiencias, es con-

veniente clasificar las acciones que tienen lugar durante un proceso.

Actividad SímboloResultado

predominante

OperaciónSe produce o efectúa algo.

TransporteSe cambia de lugar o se mueve.

InspecciónSe verifica ca-lidad o canti-dad.

DemoraSe interfiere o retrasa el paso siguiente

AlmacenajeSe guarda o protege.





TITULO II: Manual Organizacional de Tesorería

Rev. Fecha Cambio

b 02/01/2012 Modificación Parcial.REGISTRO DE CAMBIOS

OBJETIVO

1.- Servir de Guía práctica acerca de las normas y procedimientos de los procesos que se llevan en el Departamento de Tesorería de la Corporación de Salud del Estado Táchira.

2.- Determinar las normas y procedimientos a seguir por los integrantes del Departamento de Tesorería de la Corporación de Salud del Estado Táchira.

ALCANCE1.- Estas normas y procedimientos son sólo aplicables a el Departamento de Tesorería de

la Corporación de Salud del Estado Táchira.

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1.- Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. 2.- Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y Del Sistema Nacional

de Control Fiscal. 3.- Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado. 4.- Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público. 5.- Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos.


10.- Ley del Estatuto de la Función Pública.11.- Ley de Presupuesto.12.- Decreto con rango y Fuerza de Ley sobre Simplificación de trámites Administrativos.13.- Reglamento Nº 2 Parcial de la Ley de Impuestos Sobre la Renta en Materia de Retenciones.14.- Normas Generales de Control Interno.15.- Instructivo sobre el cálculo del compromiso de responsabilidad social.







Elaborado por:

Amparo NavarroV.- 18.719.869

Revisado por:

Lcda. Karina MorenoJefe del Departamento

de Tesorería

Revisado por:



Aprobado por:


Acta N° Fecha, / /

INTRODUCCIÓN

El Departamento de Tesorería, es el ente encargado de organizar y aplicar las

políticas, normas, sistemas y procedimientos de control necesarios para salvaguardar los

recursos financieros de Corposalud, promoviendo la eficiencia y eficacia del control de

gestión, y atendiendo con oportunidad y competencia las solicitudes de pago de los

diferentes compromisos contraídos por la entidad, cuidando que la documentación que

soporta los egresos cumpla con los requisitos de carácter fiscal y de control interno. Este

administra de manera eficiente y transparente los recursos financieros dentro de un marco

debidamente regula

MISIÓN

Velar por el cumplimiento de la ejecución financiera del presupuesto asignado, y por la

optimización de los procesos de cada una de sus secciones, de tal manera que sirva de

enlace entre los mismos para unificar criterios y agilizar los procesos administrativos del

Departamento y de la Institución en General.

VISIÓN

Ser un modelo a seguir por excelencia, reconocida por empleados, clientes, público en

general y demás Dependencias Adscritas a la Corporación de Salud del Estado Táchira

(Corposalud), Estableciendo los parámetros necesarios para trabajar con calidad y





eficiencia, al menor costo y en el tiempo indicado; con la mayor transparencia para llevar

el nombre de la Institución en alto a nivel Nacional.

OBJETIVO GENERAL

Establecer las políticas, normas, sistemas y procedimientos de control necesarios para

salvaguardar los recursos financieros de la Corporación de Salud del Estado Táchira,

promoviendo la eficiencia y eficacia del Departamento de Tesorería.


Mantener en forma permanente y continua el control apropiado de todas las

actividades que se llevan a cabo dentro de este Departamento.

Atender con oportunidad y competencia las Solicitudes de pago de los diferentes

compromisos contraídos por la entidad de acuerdo a lo establecido en la Ley de

Presupuesto, otras Leyes y Reglamentos.

Establecer métodos y procedimientos para mayor seguridad de los documentos y

títulos de valor que se encuentran bajo responsabilidad de esta dependencia.

Sección de Conciliaciones





División de Administración y Finanzas

Departamento de

Tesorería

Unidad de

Caja

Sección de

Registro y

Revisión de

Expedientes y

Pagos

Sección de

Retención y

Traspasos

Bancarios

Sección de Nomina y

Cesta Ticke

t

Sección de

Emisión de Órdenes de Pago

Sección

Rendición de

Cuentas





FUNCIONES GENERALES DEL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA

Preparar y presentar en las fechas establecidas el Plan Operativo Anual (POA) del


Planificar las actividades a realizar por el Departamento de Tesorería, delegando

responsabilidades a cada Analista de la Unidad según sea su cargo por escrito.

Dirigir, coordinar y supervisar las actividades realizadas por las Secciones y/o unidad a su

cargo.

Formalizar los pagos autorizados por la autoridad competente, siempre y cuando cumplan

con los requisitos.

Elaborar los reportes financieros.

Mantener el control de las disponibilidades bancarias.

Coordinar las acciones para el cumplimiento oportuno de los compromisos de la

Institución.

Aplicar criterios que permitan la toma de decisiones oportunas en materia de recepción de

ingresos y cancelación de compromisos.





Preparar las cuentas de la Corporación, conjuntamente con el Departamento de

Contabilidad, para los efectos de Actas de entrega en la oportunidad que se requiera, por

cambio de autoridades o para la elaboración de la Memoria y Cuenta.

Mantener un alto nivel de calidad en el trabajo.

Suministrar información archivada que sea requerida por los Departamentos de

Corposalud, con previo consentimiento de las autoridades respectivas e instrumentar los

mecanismos del control necesario.

Presentar informes periódicos que sean de su competencia, requeridos por instancias

Nacionales, Gobernación del Estado Táchira, y del Ministerio del Poder Popular para la

Salud (MPPS).

Velar y ejercer control de la eficiencia, rendimiento de trabajo y comportamiento

profesional de cada uno de los empleados adscritos al Departamento de Tesorería.

Vigilar el cumplimiento de las normas, sistemas y procedimientos del Departamento de

Tesorería, todo de acuerdo a la normativa legal vigente.

Revisar y actualizar en coordinación con la División de Planificación, Proyectos y

Presupuesto, y el Departamento de Contabilidad, el Manual de Organización y de

Procedimientos del Departamento.

Realizar informes periódicos de las actividades realizadas.

Elaborar Solicitudes de Pago Directo para solicitar ante la Gobernación del Estado los

Recursos Financieros del MPPS, Ejecutivo, Corporación y Presupuesto Extraordinario.





Realizar los pagos de Nomina de gastos de personal (Ministerio y Ejecutivo), gastos de

personal y gastos de funcionamiento de los Distritos Sanitarios adscritos a Corposalud,

pensiones de alimentos, casas proveedoras y entes descentralizados. Dichos pagos se

efectuaran vía Internet por la página del Banco Sofitasa.

FUNCIONES GENERALES DE LA UNIDAD DE CAJA

Recibir, chequear y pagar las diferentes ordenes por concepto de: Distritos Sanitarios,

Proveedores, Prestaciones Sociales tanto del Ministerios como del Ejecutivo, Viáticos,

Bonos (médicos, por concepto de honorarios profesionales y vacacionales), Salarios

personalizados, Retenciones de colegios, Empresas y Pensiones de alimentos.

Cumplir con las rendiciones diarias por conceptos de proveedores, prestaciones sociales,

retenciones de colegios, empresas y pensiones de alimentos las cuales se pagan por

caja.

Recibir, chequear, clasificar y entregar las tarjetas de alimentación pertenecientes al

personal de empleados obreros fijos y suplentes del MPPS. También al personal de

empleados y obreros fijos, suplentes y contratados del ejecutivo, personal contratado y

post-grado pertenecientes a nivel central.

Clasificar las mencionadas tarjetas correspondientes a los Distritos Sanitarios y hacer

entrega a los Directores o Administradores de los diferentes distritos.

Recibir, chequear y entregar las chequeras de ticket de alimentación pertenecientes al

personal de Ministerio, Ejecutivo y Nivel central.





Anular las tickeras de alimentación en un lapso de tres (03) meses, siempre y cuando el

beneficiario no sea ubicado.

Custodiar las mencionadas tarjetas y tickeras que llegan a esta Unidad.

Recibir y apuntar en los libros de control de caja, la entrada y salida de los diferentes

pagos que llegan a esta Unidad.

Desglosar y compaginar alfabéticamente los recibos de pagos los cuales son recibidos

por la Unidad de Nomina.

Llevar a los bancos en ocasiones (según le sea especificado) los pagos por pensiones de

alimentos.

Desglosar los pagos por diferentes conceptos para su respectiva rendición.

Recibir los soportes para ser retirados de:

Gastos de personal y Gastos de funcionamiento de los Distritos Sanitarios

tanto del MPPS y Ejecutivo.

Rendir las órdenes de pago de los gastos de personal y gastos de

funcionamiento de los distritos sanitarios y demás dependencias adscritas

a Corposalud y entes descentralizados.

FUNCIONES DE LA SECCIÓN DE REGISTRO Y REVISION DE PAGOS

(EXPEDIENTES DE PAGOS).





Registrar diariamente en un cuadro de Excel los expedientes de pago por el

Departamento de Tesorería para su respectivo control.

Movilizar los Expedientes de Pago formulados a control previo del Departamento de

Tesorería.

Recibir las solicitudes de pago de la División de Recursos Humanos, Departamento de

Contabilidad, solicitudes de pago de Compra y Servicio del Departamento de Compras.

Así como los soportes pertenecientes a los Aportes Patronales, Retenciones de Seguro

Social y Régimen Prestaciones de Empleo de los Funcionarios Fijos del MPPS y del

Ejecutivo del Estado, previa solicitud realizada por la División de Recursos Humanos.

Revisar los pagos de MPPS (Acciones y Proyectos), Corposalud y Sintrasalud

correspondientes a Gastos de Personal y Funcionamiento de Distritos Sanitarios, y

viáticos enviados por el Departamento de Contabilidad, en cuanto a partidas

presupuestarias y soportes (cuadros de desembolso, firmas, cuadros resumen y

certificación de rendición de cuentas, verificar el cálculo de viáticos y sus soportes).

Verificar las Órdenes de Compra y/o de Servicios enviados por el Departamento de

Compras, en cuanto a partidas presupuestarias y soportes (solvencia laboral, libro de

actas, comprobante de ingreso de materia en caso de ser orden de compra, solicitud de

oferta, presupuesto, facturas y oficios de solicitud).

Comprobar que las Solicitudes de Pago, Órdenes de Compra y/o de Servicio enviadas

por el Departamento de Compras, División de Recursos Humanos y Departamento de

Contabilidad, se encuentren causados correctamente en el sistema PRESYS en cuanto a

concepto, Número de factura, fecha y beneficiario.





Realizar las devoluciones a la División de Recursos Humanos y los diferentes

Departamentos que envían los pagos, en caso de estar incompletos en lo que ha

soportado o causados se refieren, incluso aquellos que tengan error en facturación.

FUNCIONES DE LA SECCIÓN DE RETENCIONES TRIBUTARIAS.

Revisar y analizar los pagos a Oferentes y prestadores de servicios para el respectivo

cálculo de las Retenciones de IVA., ISLR, y Ley del Timbre Fiscal.

Recibir y registrar las retenciones de los Distritos Sanitarios y Dependencias adscritas a

Corposalud, con previa verificación de los informes presentados por los mismos.

Realizar los respectivos cálculos de Retenciones Tributarias IVA., ISLR., y Timbre Fiscal.

Elaborar el Libro de Compras.

Encausar el Libro de Compras y las Retenciones ISLR., por el portal del SENIAT vía

Internet.

Desglosar el pago de los Oferentes, de la siguiente forma:

Copia de orden de pago rosada, factura y cuadro de Retenciones IVA.

Copia de orden de pago rosada, factura y cuadro de Retenciones ISLR.

Copia de orden de pago rosada, factura y cuadro de Retenciones de

Timbre Fiscal.





Copia para el archivo de la Retención.

Se desglosa de esta manera según sea el tipo de Retención.

Procesar los Comprobantes de Retención de IVA. e ISLR:

Se envía el expediente a la Unidad de Caja para su respectivo proceso

de entrega del Cheque.

Endosar los cheques correspondientes a retenciones efectuadas a los Oferentes de

Corposalud y Distritos Sanitarios por IVA., ISLR., además de los cheques a la Tesorería

General del Estado Táchira y efectuar su respectivo Depósito al Banco.

Elaborar en un Archivo de Excel, el registro de depósitos bancarios que se efectúen, IVA,

ISLR y Timbre Fiscal.

Enviar el pago de las Retenciones (planilla Forma 99035 “IVA” y planilla Forma 99074

“ISLR”) ante la oficina autorizada por el SENIAT.

Elaborar los oficios referentes a la emisión de los cheques de gerencia, correspondientes

a los respectivos pagos ante el SENIAT.

Llevar control de los comprobantes de Retención entregados.

Enviar correspondencia de los comprobantes de Retención IVA. e ISLR., a la empresa

encargada de suministrar el pago del Bono de Alimentación.





Mensualmente se entrega copias de las órdenes de pago, depósito y las emitidas por los

Distritos Sanitarios y se les saca copias para ser entregados a la Sección de

Conciliaciones.

Analizar las solicitudes de pago emitidas por la División de Recursos Humanos y por el

Departamento de Compras.

Llevar la información transcrita del ISLR en Excel al sistema macro para transformarlo en

documento XML.

Archivar los soportes de las Retenciones Tributarias de Corposalud y Distritos Sanitarios

de IVA, ISLR y Timbre Fiscal.

FUNCIONES DE LA SECCION DE TRASPASOS BANCARIOS.

Realizar las transferencias correspondientes de una cuenta a otra entre bancos.

Confirmar los saldos utilizados.

Emitir los oficios con respectiva autorización para los traslados entre las cuentas matriz y

las cuentas corrientes.

Cancelar y archivar lo correspondiente a fideicomiso del Personal Fijo de Corposalud y

Obreros del Ejecutivo del Estado.





Efectuar lo correspondiente a traslados financieros entre las distintas cuentas bancarias

de la Corporación de Salud.

FUNCIONES DE LA SECCIÓN DE NOMINA.

Verificar las solicitudes de pago para realizar los oficios correspondientes.

Llevar los oficios por firma para anexarlos a los soportes de Pagos de Gastos de

Personal (Sueldos, Salarios y otras Remuneraciones).

Desglosar el oficio y anexarle la transferencia exitosa emitida por el portal de Internet del

Banco Sofitasa con su respectivo reporte.

Recibir los oficios para solicitar cheque de Gerencia a las diferentes entidades bancarias.

Archivar los reportes de nomina de gastos de personal con sus respectivos oficios.

Pasar a la sección de Rendición de Cuentas las nominas para su respectiva rendición.





FUNCIONES DE LA SECCIÓN DE REGISTRO DE ORDENES DE PAGO (COMPRA,

SERVICIO Y GASTOS DE PERSONAL).

Elaborar cheques de Proveedores del Ministerio y Corposalud.

Realizar cheques de Gastos de Personal de Corposalud Fijos, Contratados, Sintrasalud y

del MPPS los que son personalizados.

Elaborar pagos de Gastos de Funcionamiento de los Distritos Sanitarios por Ministerio de

Salud y Gobernación una vez pagado por Sofitasa.

Recibir y registrar en chequeras las Transferencias Bancarias.

Elaborar cheques de viáticos y prestaciones sociales de Corposalud y MPPS.





Sellar y conciliar chequeras con respecto a la conciliación realizada en el sistema de

conciliación Bansys.

Registrar en chequeras los depósitos realizados por los Distritos Sanitarios de los

reintegros.

Recibir y registrar en el sistema Presys los reintegros de los Distritos Sanitarios, así como

elaborar el cuadro general y específico de los mismos para ser enviado a la Unidad

Contable y Presupuesto.

FUNCIONES GENERALES DE APORTES PATRONALES Y RETENCIONES

CORRESPONDIENTES A SEGURO SOCIAL OBLIGATORIO Y REGIMEN

PRESTACIONAL DE EMPLEO. FONDO ESPECIAL DE JUBILACIONES.

Recibir los soportes pertenecientes a las Retenciones y Aportes Patronales de M.P.P.S,

Ejecutivo del Estado con el cheque y la orden de pago perteneciente a cada uno de los

Distritos Sanitarios (1 al 9) y las dependencias adscritas como Ambulatorio de Puente

Real, Sanatorio Antituberculoso, Hospital Central, Salud Ambiental.

Elaborar el endoso del cheque y su depósito. Revisar y sumar cada soporte.

Realizar los depósitos por concepto de Vivienda y Hábitat, Seguro Social y Régimen

Prestacional de Empleo del personal según su fuente de financiamiento MPPS y

Ejecutivo. Efectuar los depósitos a la Cuenta del Banco Seleccionado.

Verificar con cada cuadro de disponibilidad presupuestaria que los soportes cuadren con

el monto demostrado en el mismo. Luego de forma general sumar todos los montos de los





soportes y totalizar de modo que la solicitud de pago que llega junto con los soportes sea

por el monto exacto.

Enviar depósito a Contabilidad con la copia azul de cada orden de pago recibida, junto

con los soportes de las Nominas.

Registrar los Aportes Patronales y Retenciones de ley en un cuadro de Excel para ser en-

tregado a las conciliaciones bancarias.

Solicitar cheque de gerencia a la Entidad Bancaria donde son depositados los recursos a

nombre del Instituto Venezolano de los Seguros Sociales para realizar pago al Seguro So-

cial.

Realizar los depósitos, recibirlos y sacar copia a cada uno

Archivar los depósitos de los números patronales junto con la planilla que entrega el Se-

guro Social donde aparece el descargue de deuda.

Realizar oficio y cuadro demostrativo para enviar a la Unidad de Rendición de cuentas

junto con la orden de pago original y copia de color amarillo, cada una con los respectivos

soportes y copia del depósito de cada pago y se precede a rendir.

Archivar los soportes en el lomo ancho con las solicitudes de pagos y las copias corres-

pondientes.





FUNCIONES GENERALES DE RENDICION DE CUENTAS.

Rendir las siguientes Ordenes de Pago de:

Contratación Fija y Variable, Bono de Productividad de Médicos, Viáticos del

MPPS y Ejecutivo.

HCM del MPPS.

Quincenas del Personal Fijo y Suplente del MPPS.

Quincenas del Personal Fijo y Suplente del Ejecutivo.

Cesta Ticket.

Aportes Patronales y Retenciones de S.S.O y Régimen Prestacional de

Empleo y Vivienda y Habita.

FUNCIONES DE LA SECCIÓN DE CONCILIACIONES

Elaboración de oficios emitidos a las diferentes Entidades Bancarias, donde Corposalud

posee las cuentas bancarias en las cuales se manejan los Recursos Financieros tales

como: Cuentas de Gastos de Funcionamiento MPPS, Gastos de Funcionamiento

Ejecutivo y Gastos de Personal Ejecutivo, Saldo Inicial de Caja, Aportes Patronales

MPPS y Ejecutivo, Fideicomiso Ejecutivo, Retenciones IVA, ISLR, Ingresos Propios; para

solicitar los Estados de Cuenta y soportes respectivos a cada cuenta.

Realizar el cuadro de los intereses mensualmente soportados en los estados de Cuenta

emitidos por las entidades Bancarias, enviando un juego (oficio, cuadro de intereses,





soportes: copia de los Estado de Cuenta) a la División de Planificación Proyectos y

Presupuesto, Control y Gestión y otro al Departamento Contabilidad.

Recibir, revisar, firmar, sellar y si es el caso realizar correcciones necesarias a los

reintegros emitidos por la División de Recursos Humanos, por los diferentes Distritos

Sanitarios y entes descentralizados tales como Hospital Psiquiátrico Raúl Castillo,

ATACA, Centro de Control de Cáncer, entre otros, que reciben recursos para Gastos de

Personal y Gastos de Funcionamiento.

Responder a los oficios y solicitudes emitidas por las Unidades Usuarias pertenecientes a

Corposalud, tales como Departamento de Contabilidad, División de Administración y

Finanzas, Auditoría Interna, y cualquier otra Unidad la cual necesite información referente

a las Conciliaciones Bancarias.

Recibir de las demás Secciones o Analistas soportes de (cuentas de gastos, retenciones

al personal, aportes patronales, retenciones IVA, retenciones ISLR, fideicomiso) los

soportes originales y fotocopias respectivas a cada Cuenta Bancaria para posteriormente

proceder a organizar y enumerar dichos soportes.

Ya enumerados los soportes se archivan, según las transacciones reflejadas en los

Estados de Cuenta se procede a registrar en Transacciones Libros del Sistema de

Conciliaciones Bancarias (BANSYS) cada uno de los soportes según sea el procedimiento

de cada cuenta:

Cuentas Gastos de personal MPPS, Corposalud, Ejecutivo y Saldo

Inicial de Caja: Se imprime el Reporte de Transacciones Libros el cual

pasa automáticamente del Sistema Presupuestario (PRESYS)

correspondiente al mes que se va a conciliar y se coteja la información





con los talones de chequeras y/o cuadro Excel, para verificar que la

información sea la correcta y si es el caso se hacen las correcciones

necesarias manualmente, ya que el Sistema presenta problemas como es

el caso de registros dobles de cheques y/o emisión de los mismos, entre

otros.

Cuentas Retenciones al Personal MPPS y Ejecutivo: Se imprime el

reporte de Transacciones Libros para cotejar con los talones de

chequeras, y/o los cuadros de Excel y los soportes físicos de depósito,

notas crédito, notas debito y cheques anulados.

Cuentas Aportes Patronales MPPS y Ejecutivo: Se procede a registrar

manualmente en Transacción Libro todos los movimientos reflejados en

los estados de cuentas.

Retenciones IVA, ISLR: Se imprime el reporte de Conciliación Bancaria

del mes anterior y el Reporte de Transacciones libros del mes a conciliar,

debido a que las Transacciones pasan con números irreales arbitrarios del

Sistema presupuestario al Sistema de Conciliaciones, por este motivo

teniendo los soportes en mano (deposito y orden de pago) se realiza la

sustitución manual del numero irreal arbitrario al numero del deposito real

reflejado en la ráfaga el cual debe ser el mismo del estado de cuenta; a su

vez se registran los depósitos enterados por los Distritos Sanitarios que

cancelan tributos con el numero de Rif de Corposalud.

Cuentas Ingresos Propios: Se imprime el reporte de Transacciones

Libros el cual pasa automáticamente del Sistema presupuestario

correspondiente al mes que se va a conciliar y se coteja la información

con los talones de chequeras, para verificar que la información sea la

correcta y si es el caso se hacen las correcciones necesarias

manualmente, ya que el Sistema presenta problemas; y a su vez se





registran manualmente las notas créditos, depósitos y traslados

financieros por intereses generados en las demás cuentas.

Cuentas Fideicomiso Ejecutivo: Se registra manualmente Transacciones

Libros todos los movimientos que se encuentran reflejados en el Estado

de Cuenta; cabe resaltar que los intereses generados por esta cuenta no

se puede incluir en el cuadro de los interés debido a que el banco debita

automáticamente los primeros días del mes siguiente por la condición de

apertura de esta cuenta, por cual esta cuenta tiene un tratado especial al

momento de conciliar.

Archivar los soportes según las transacciones reflejadas en los Estados de Cuenta.

Registrar en el sistema BANSYS cada movimiento reflejado en el Estado de Cuenta en

transacciones Bancos; tal y como están detalladas las operaciones efectuadas durante el

Mes en dicho Estado de Cuenta.

Verificar que el saldo final de los reportes de transacciones Libros y Conciliación Bancaria

del mes anterior es el mismo del Saldo Inicial del Mes que se ha conciliado y que el saldo

detallado en el Estado de Cuenta es el mismo que refleja Transacciones Banco.

Imprimir los reportes de Conciliación Bancaria, Transacciones Libros, Transacciones

Banco; se archivan en el Lomo Ancho contentivo a cada cuenta en este mismo orden.

Enviar las Conciliaciones a la Unidad Contable con oficio y al finalizar los analistas

contables encargados de realizar los asientos contables cruzan y verifican la información,

es decir, que los saldos finales son los mismos en la Unidad de Tesorería y en la Unidad

Contable, esto con el fin de que no existan variaciones en los saldos.





Conformar los cheques a las diferentes Entidades Bancarias para hacer efectivos los

pagos de Prestaciones Sociales, Viáticos y Proveedores.

FUNCIONES GENERALES DE LA SECRETARIA

Recibir, registrar y despachar la correspondencia general del Departamento de Tesorería.

Mantener actualizado el Registro de Pagos.

Recibir y verificar los documentos consignados por las Unidades Usuarias, según los

requisitos de la Corposalud y notificar al Jefe del Departamento de Tesorería.

Redactar oficios, memorando, circulares y otros.

Guardar y custodiar el Libro de correspondencia.

Organizar y actualizar el archivo.

Atender el teléfono y al público.





Registrar diariamente en un cuadro de Excel los expediente de pago por el Departamento

de Tesorería para su respectivo control.

Movilizar los expedientes de pago formulados a control previo del Departamento de

Tesorería.

Asignar en orden cronológico las órdenes de pago o las solicitudes de pago, para la

elaboración del pago en el sistema Presys posterior al pago vía Internet.

Asignar en orden cronológico órdenes de pago a las órdenes de compra y servicio para la

elaboración de cheq

OBJETIVO1.- Servir de Guía práctica acerca de las normas y procedimientos de los procesos que se llevan

en el Departamento de Tesorería de la Corporación de Salud del Estado Táchira.2.- Determinar las normas y procedimientos a seguir por los integrantes del Departamento de

Tesorería de la Corporación de Salud del Estado Táchira.

ALCANCE 1.- Estas normas y procedimientos son sólo aplicables a el Departamento de Tesorería de la Corporación de Salud del Estado Táchira.

TITULO III: Manual de Normas y Procedimientos (Procesos).

Rev. Fecha Cambio

B 06/12/2011 Modificación General.





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10.- Ley del Estatuto de la Función Pública.11.- Ley de Presupuesto.12.- Decreto con rango y Fuerza de Ley sobre Simplificación de trámites Administrativos.13.- Reglamento Nº 2 Parcial de la Ley de Impuestos Sobre la Renta en Materia de Retenciones.14.- Normas Generales de Control Interno.15.- Instructivo sobre el cálculo del compromiso de responsabilidad social.


DIVISION DE ADMINISTRACION Y FINANZAS DE LA CORPORACION DE SALUD DEL ESTADO TACHIRAElaborado por:

Amparo Navarro.C.I:18719869

Revisado por:

Lcda. Karina MorenoJefe del Departamento de

Tesorería

Revisado por:



Aprobado por:


Acta N° Fecha, / /

REGISTRO DE CAMBIOS





EL REGISTRO Y REVISION DE EXPEDIENES DE PAGOS

Definición:

Consiste en registrar, revisar, verificar y comprobar que cada expediente contenga

los soportes exigidos, por los expedientes emitidos para el respectivo Pago que tramitan

la División de Recursos Humanos, Departamento de Contabilidad y Departamento de

Compras. Estableciendo mecanismos eficaces de Control Interno, fortaleciendo y

ampliando nuestra Gestión.

Norma:

Registrar las solicitudes de pagos en un cuadro de Excel al ingresar en el


Política:

Según la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema

Nacional de Control Fiscal en el Artículo 38 expresa:





“…El sistema de control interno que se implante en los entes y organismos a que

se refieren el artículo 9, numerales 1 al 11, de esta Ley, deberá garantizar que

antes de proceder a la adquisición de bienes o servicios, o a la elaboración de

otros contratos que impliquen compromisos financieros, los responsables se ase-

guren del cumplimiento de los requisitos…”.

Formato:

Nº 01-DT, Nº 02-DT, PRE-establecido por Departamento de Tesorería.

Responsabilidad:

Asistente Administrativo, Auxiliar Administrativo y Jefe del Departamento de

Tesorería.

Procedimiento:

La Asistente Administrativa del Departamento de Tesorería recibe los documentos

de la División de Recursos Humanos, del Departamento de Contabilidad y Departamento

de Compras de Corposalud.

Registrar las solicitudes de pago en el cuadro de Excel ya establecido por el


Después de haber registrado las solicitudes de pago, ordenes de compra y

ordenes de servicio pasan al Control Interno del Departamento de Tesorería.

Inspeccionar, verificar y aprobar que todos los soportes del expediente estén de

acuerdo a como arroja la información del causado el sistema PRESYS.





Al ingresar en el Sistema PRESYS deben seguir los siguientes pasos:

Entrar al sistema PRESYS, ingresar usuario y clave.

Seleccionar el presupuesto, dar aceptar.

Al ingresar en el presupuesto deseado, menú principal debe ingresar en el

renglón de pagos.

Cuando ingrese en el renglón de pagos seleccionar la opción de creación

de pagos.

Ingresando en creación de pagos seleccionar pagos individuales.

Ingresar el código en Tipo de Documento y el Número de Documento de la

solicitud de pago, orden de compra o de servicio, automáticamente el

sistema arroja la información del causado.

Verificar que el expediente este en conformidad con el Concepto, Número de

Factura, Fecha y Beneficiario.

Dependiendo de la información arrojada por el causado del sistema PRESYS si

llega haber una falla se debe realizar la devolución a la Unidad Usuaria correspondiente,

(ver formato Nº 02-DT).

Si el expediente o solicitud de pago está en orden se envía a la Analista

Administrativa. En el caso de solicitudes de pago se envía al encargado del pago

electrónico vía Internet y posterior a los analistas del sistema Presys.

Teniendo el Control Interno los expedientes de órdenes de compra y ordenes de

servicio los dirigen a la Sección de Retenciones Tributarias para el cálculo respectivo.





Diagrama de Proceso Nº 1

(Registro y Revisión de Expedientes de Pago)

Asistente Adm. Control Previo

Verificar y Aprobar que todos los soportes concuerden con la información del Sistemas PRESYS

Recibir las Solicitudes de pagos de la División de Recursos Humanos, Departamento de Contabilidad y Departamento de Compras.

Registrar diariamente las Solicitudes de Pago O/C y O/S en el Cuadro de Excel.

Recibir los expedientes de pagos ya registrados.

Ingresar en el Sistema PRESYS.





RETENCIONES DEL IVA, ISLR Y LEY DEL TIMBRE FISCAL

Definición:

La Retención es la fuente del mecanismo de recaudación de anticipos de impues-

tos consagrados en el Código Orgánico Tributario mediante el cual, determinadas perso-

nas físicas o morales, ajenas a la Administración Tributaria son designadas, ya sea por

sus funciones públicas o por sus actividades privadas, como agentes responsables de

efectuar la Retención del Tributo correspondiente para entregarlo al Fisco.

Norma:

Registrar los depósitos bancarios en un cuadro de Excel para ser archivado.

Revisar cuidadosamente el expediente para verificar que contenga todos los soportes.

Entregar las Solicitudes de Pagos a la Sección: Retenciones y Transacciones Bancarias

Aprueba los Expedientes que estén en orden.

Donde falte algún soporte se devuelve al Departamento que estaba.

Enviar el registro y soportes a Control Previo.

Trasladar los expedientes al analista administrativo. en caso de S/P se envía al encargado de pago electrónicos. Entregarlo a la Sección de Retenciones Tributarias.Recibe la solicitud ya inspeccionada y

comprobada





Declarar vía Internet los pagos al SENIAT con respecto al Libro de Compras y las

Retenciones del ISRL, IVA.

Política:

El régimen de Retenciones de la Ley de Impuesto Sobre la Renta, se fundamenta

en el Artículo 87 de la ley, el cual dispone:

“Los deudores de los enriquecimiento netos o ingresos brutos a que se

contraen los artículos 27 parágrafo octavo, 31, 34, 35, 36, 37, 38, 39, 40, 41,

48, 64, 65 y 77 de esta Ley, están obligados a hacer la retención del impuesto

en el momento del pago o del abono en cuenta y a entrar tales cantidades en

una Oficina Receptora de Fondos Nacionales, dentro de los plazos y formas

que establezcan las disposiciones de esta Ley y su Reglamento”.

De acuerdo con el artículo 27 del Código Orgánico Tributario, una vez efectuada la

retención, el agente es el único responsable ante el Fisco por el importe retenido, e inclu-

so, de no realizarla, responde por ello solidariamente con el contribuyente.

Se designan a los entes públicos como agentes de Retención del Impuestos al

Valor Agregado, según 0056-A, 17/05/2005. Publicación en gaceta oficial Nº 38.188.

Formato:

PRE-establecido por el Departamento de Tesorería y Forma 99074, Forma 99035

del Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria.

Responsabilidad:





Analista Administrativo y Asistente Administrativo, en última instancia el Jefe del

Departamento.

Procedimiento:

Recibir el expediente. Se verifica el tipo de documento bien sea Orden de Compra

u Orden de servicio.

Analizar las facturas, dar el cálculo de las Retenciones Tributarias.

Elaborar el cuadro de Retenciones de IVA, ISLR y TIMBRE FISCAL según el tipo

de retención.

Verificar que los montos coincidan con las órdenes de Compra o Servicio para

imprimir el Cuadro de Retención.

Inspeccionar el cuadro de retención con el expediente para luego ser firmado y

sellado por el analista encargado.

Trasladar el expediente para la elaboración de cheque.

Asignación de comprobantes de Retención para la elaboración del Libro de

Compras de forma continúa.

Recibir, revisar, firmar, sellar y si es el caso realizar correcciones necesarias a los

Libros de Compras emitidos por los Distritos Sanitarios.

Verificar que el cuadro de desembolso y el Libro de Compras concuerden sus

respectivos montos para proceder al pago vía Internet al SENIAT.





Imprimir cinco planillas forma 99035 o 99074, se firman por el analista para ser

enviadas al SENIAT.

Redactar el oficio del Cheque de Gerencia especificando el monto y la Quincena a

pagar.

Enviar oficio a la entidad bancaria con firmas autorizadas para la emisión del

cheque de gerencia a nombre del Tesoro Nacional.

Recibir oficio firmado y sellado por la Entidad Bancaria con su respectiva

Nota de Debito.

Fotocopiar oficio para enviarlo a la Sección de Conciliaciones con Nota de

Debito original.

Archivar Oficio original con planilla 99035 o 99074 firmada y sellada por

Banco del Tesoro (Banco receptor de los fondos).

Enviar comprobantes de Retención a la empresa que nos suministra el pago del

Bono de Alimentación.

Archivar la orden de pago rosada de Dirección Regional y carpetas enviadas por

los Distritos Sanitarios.

Guardar y custodiar el archivo de los Comprobantes de Retención y

correspondencia interna y externa.






(Retenciones del IVA. ISLR y Timbre Fiscal)

Asistente Adm. Banco

Recibir y verificar el tipo de documento. Bien sea orden de compra u orden de servicio.

Recibir el oficio del cheque de gerencia.

Analizar las facturas para dar el respectivo cálculo de retención.

Elaborar cuadro de retenciones de IVA, ISLR y Timbre Fiscal.

Inspeccionar cuadro de retención con expediente. Firmarlo y sellarlo.

Verificar que los montos coincidan con orden de pago y orden de servicio Trasladar el expediente para

elaboración de cheque.





TRASPASOS BANCARIOS.

Definición:

La transferencia bancaria es un método para transferir dinero de una Cuenta a otra

entre Bancos, mediante una Autorización emanada por las máximas autoridades de la

Corporación de Salud del Estado Táchira.

Norma:

Recibir, revisar, firmar, sellar y realizar correcciones a los libros de compras.

Asignar comprobantes de retención para la elaboración del libro de compras.

Verificar el cuadro de desembolso con el libro de compras para pagarlos al Seniat.

Enviar a tesorería oficio firmado y sellado con Nota de Debito

Imprimir 5 planillas 99035 o 99074, se firman y se envían al Seniat

Redactar el oficio del cheque de gerencia, el monto y la quincena a pagar.

Enviar oficio a la entidad bancaria con firmas autorizadas.

Recibir el oficio y sacar copia al oficio dirigiéndolo a la sección de conciliaciones con Nota de Debito.

Enviar comprobantes de retención a la Empresa y suministrar el pago

Archivar: oficios, planilla 99035, 9074, orden de Pago rosada de Dirección Regional y carpetas de Distritos para su custodia.

Guardar y Custodiar Archivos de comprobantes.





Todo traslado de fondos que se realice en este Departamento de Tesorería debe ser

Autorizado por los Cuentadantes de la Corporación de Salud del Estado Táchira.

Política:

Notificar al Jefe del Departamento el traslado de los recursos.

Formato:

PRE-establecido por el Departamento de Tesorería de la Corporación de Salud del

Estado Táchira.

Responsabilidad:

Analista Administrativo encargado de realizar el traslado, Analista de cheques quien es

el que solicita los cheques y el Jefe del Departamento.

Procedimiento:

Se realiza el traslado en el formato respectivo.

Pasar por firma del Jefe del Departamento.

El Analista elabora un oficio que va dirigido al Banco. Dicho oficio está firmado por

los Cuentadantes es decir las máximas autoridades de Corposalud.

Se envía al banco y este emite lo solicitado en el oficio.


(Traspasos Bancarios)

Analista Adm. Banco





REGISTRO Y PAGO DE NOMINA.

Definición:

Cumplir en tiempo y forma con el calendario para el cierre, recepción, revisión, genera-

ción, emisión, entrega y pago de nómina del personal. Es el instrumento que permite de

una manera ordenada, realizar el pago de sueldos o salarios a los trabajadores, así como

proporcionar información contable y estadística en cuanto a los soportes de los pagos de

la nomina de Corposalud.

Fin de Traspaso Bancario

Realizar traslado en formato respectivo.

Trasladar para ser firmado por el Jefe del Departamento

Enviar al Banco.

Elaborar oficios que van dirigidos al banco. Estos van firmados por los cuentadantes.

Recibir oficios de Transferencia.

Emitir lo solicitado en el oficio.





Norma:

Recibir el soporte de la nomina y reporte.

Política:

Realizar el oficio describiendo concepto, numero de registros y numero de nomina.

Formato:

PRE-establecido por el Departamento de Tesorería.

Responsabilidad:

Auxiliar Administrativo.

Procedimiento:

Recibir el soporte de la nomina.

Verificar la solicitud de pago para realizar los oficios para su respectiva revisión.

Buscar las firmas de los Cuentadantes para anexarlos como soportes a la

rendición.

Entregar oficio y soporte de nomina al jefe del departamento para procesar el pago

vía Internet.





Recibir la transacción exitosa realizada por sofinet vía Internet para ser anexado al

pago correspondiente.

Realizar oficios de Nomina correspondiente a gastos de personal tanto del

Ejecutivo como de M.P.P.S. por vía Internet. Archivar reportes.

Pasar a la sección de rendición de cuentas las nominas para su respectiva

rendición.


(Registro y Pago de Nomina)

Asistente Adm.

Recibir soporte de nomina.





REGISTRO Y PAGO DE CESTA TICKET.

Definición:

Los Cesta Tickets o Bonos de Alimentación son medios de pago originalmente promo-

vidos como un beneficio de Alimentación para los trabajadores, sin que tenga efectos al

momento de calcular los beneficios de Ley que les corresponden.

Norma:

Recibir transacción exitosa realizada por sofinet vía Internet para ser anexado al pago correspondiente.

Verificar la solicitud de pago para realizar los

oficios para su respectiva revisión.

Entregar oficios y soportes a los cuentadantes

para proceder a realizar el pago electrónico vía

Internet

Buscar las firmas de los cuentadantes para

anexarlos como soportes a la rendición.

Realizar oficios de nomina correspondiente a

gastos de personal tanto del Ejecutivo como

de M.P.P.S. por vía Internet.

Pasar a la sección de Rendición de Cuentas la nomina para su respectiva rendición.

Fin del Proceso





Todos los pagos de Cesta Ticket que se realizan son correspondientes a la

Corporación de salud del Estado Táchira.

Política:

El pago se realiza mensual, los últimos días del mes.

Formato:

PRE-establecido por el Departamento de Tesorería.

Responsabilidad:

Auxiliar Administrativo y Jefe del Departamento.

Procedimiento:

Realizar el pago vía online por sofinet del Banco Sofitasa mediante Transferencias

Bancarias

Anexarle la transacción exitosa al expediente para posteriormente elaborar el pago

en el Sistema Presys. Se buscan las firmas del Administrador, Presiente y/o Gerente la

cual debe ir en la orden de pago y luego llevarlo al departamento de Contabilidad para ser

firmado.

Enviar los depósitos por correo electrónico a la empresa para que estos sean

abonados especificando:

Número de factura.

Número de pedido.

Fecha de la Transacción.

Código.





Número de Referencia de la Transacción..

Monto en Bs. de cada depósito.

Colocar la transacción a cada una de las órdenes de pago.

Recibir las facturas originales para anexarlas a las órdenes de pago

correspondiente.

Enviar oficio al encargado de la Sección de Rendición de Cuentas de Corposalud,

orden de pago con su respectiva Transacción, Factura original y listado emitido por la

empresa que presta el servicio.


(Registro y Pago de Cesta Ticket)

Asistente Adm. Rendición de cuentas

Realizar el pago vía online mediante

transferencias bancariasRecibir oficio





ELABORACIÓN Y REGISTRO DE PAGOS.

(Cheques y Pago electrónico)

Definición:

La elaboración de pagos a proveedores se realiza de 2 formas:

Enviar los depósitos por correo electrónico

para que sean abonados.

Archivar soporte.

Anexarles Transacción exitosa y elaborar

pago en el Sistema Presys

Enviar oficio a rendición de cuenta, orden

de pago con respectiva Transacción,

factura original, listado

Verifican en oficio con

el expediente

Colocar la transacción a cada una de las

órdenes de pago.

Recibir las facturas originales para

anexarlas a las órdenes de pago

correspondiente.

Buscar las firmas del Administrador y

Presidente. Llevarlos al Departamento de

Contabilidad.





1. Cheques, el cual es un documento bancario que funciona como una “orden de

dinero”. Más exactamente, es un documento el cual nos permite autorizar tanto a

instituciones como personas naturales a realizar un retiro de una cantidad de dinero

determinada desde nuestras cuentas bancarias.

2. Pago Electrónicos vía online, es un sistema mediante el cual se podrá realizar de

forma virtual los pagos de nominas de las instituciones o empresas.

Norma:

Los talonarios pueden estar enteramente escritos a mano por el Analista. Resulta

valido aun cuando en la práctica se haga siempre en un formulario impreso, desprendido

del talonario, el número de cheque cuyos espacios en blanco llene el encargado, a mano

o por un procedimiento mecanográfico, en excepción de la firma que ha de ser

obligatoriamente manuscrita.

El pago vía internet se realizara por la pagina www.sofitasa,com sofinet empresas.

Cuando son Pagos a Oferentes se registran las respectivas retenciones al sistema

PRESYS.

Política:

Cualquier cheque debe de entregarse al beneficiario un plazo de 60 días, después del

mes de expedición, está clasificado como un control donde no se pueden entregar.

Formato: Sistema Presys y plataforma bancaria.

Responsabilidad:

Analista Administrativo y Jefe del Departamento.

http://www.sofitasa,com





Procedimiento:

Recibir los pagos, ya deben venir previamente revisados, con los soportes

completos y datos correctos, por el analista encargado de revisar, y sellado y firmado por

el mismo.

Verificar a que fuente de financiamiento corresponde el pago (oferentes, mpps o

ejecutivo) y que contenga el respectivo cálculo de retenciones, bien sea IVA, ISLR o

Timbre Fiscal.

Efectuar a través del pago electrónico siguiendo los pasos que muestra la pagina

de sofinet los pagos de nomina, retenciones de ley, SSO, RPE, VH, FE y otras

retenciones (gastos de personal y gastos de funcionamiento).

Validar la información de la siguiente manera:

Pagos de Nomina ( Jefe de la Unidad de Nomina)

Entes descentralizados ( Contabilidad)

Otras retenciones ( Analistas de Tesorería)

En los que se refieres a gastos de personal y gastos de funcionamiento se

realiza a través de transferencias bancarias al mismo titular en Sofitasa o al

mismo titular en otros bancos.

Los pagos serán realizados por los cuentadantes mediante la plataforma

electrónica del banco Sofitasa.

Luego de cancelar vía electrónica se entrega a los analistas de tesorería para que

sea pagado en el sistema PRESYS.






Entrar al sistema PRESYS, ingresar usuario y clave.

Seleccionar modulo de pagos.

Cuando son pagos a oferentes se registran las respectivas retenciones

al sistema PRESYS en el modulo de Registro de Retenciones.

Entrar en el renglón de Pagos, ingresar en Creación de Pagos.

Ingresando en creación de pagos seleccionar pagos individuales.

Ingresar el código en Tipo de Documento y el Número de Documento

de la Solicitud de orden de pago o de servicio, automáticamente el sistema

arroja la información del causado.

En este punto se registran los datos financieros para su respectivo (Nº

de orden de pago, fecha, código de banco y Nº de cheque).

Proceder a impresión de cheques y órdenes de pago, se utiliza el sistema

ACCASOFT. Se llama por la respectiva orden de pago y se imprime.

verificar que los datos sean correctos y se pasan a la persona encargada de sellar

las órdenes de pago y enviar por la firma de las autoridades de la Corporación

(Presidente, Gerente General y/o Administrador).

Cuando son pago a oferentes con retenciones y gastos de personal:

Se realiza el pago normal.

Luego se le asigna un número de manera aleatoria a las retenciones de

IVA, y otro para ISLR, ya que es necesario para realizar los asientos

contables, y el traslado. Estos pagos se realizan por el modulo de traslado





de retenciones, se llama de igual manera que el documento y se

seleccionan las partidas a cancelar.

Una vez que se imprime el pago de retención, aparece un cuadro para

realizar el asiento contable allí se coloca la fecha, luego en el código se

busca el Nº de cuenta a donde se va a depositar, en el documento el Nº

aleatorio y en la descripción Traslado de cuenta (Nº de cuenta de donde

sale el cheque).

Se presiona enter, para realizar el asiento del Haber en donde se busca el

Nº de cuenta de donde sale el cheque, en Documento el Nº de cheque y en

la Descripción traslado la cuenta donde se va a depositar y por último se le

da Guardar. De esta manera finaliza el proceso de la Retención con el

asiento contable.

Si el pago tiene fiscal se realiza otro cheque.

Cuando son pagos de personal con retenciones, hay dos fuentes de

financiamiento una por Ejecutivo y la otra por MPPS.

Proceso del Pago Electrónico:

Debitar directamente de la cuenta de gastos de personal y gastos de

funcionamiento según la fuente de financiamiento (MPPS o Corposalud y/o Ejecutivo),

una vez sea validado el archivo correspondiente a pagar por la Unidad de Nomina de la

División de Recursos Humanos.

Realizar las siguientes transferencias:

El pago de SSO y Régimen Prestacional de empleo, mismo titular a otros

bancos.





Para Vivienda y Habita, mismo titular a otros bancos.

Fondo Especial de Jubilación, a terceros a otros bancos.

Otras retenciones, mismo titular en Sofitasa.

Asignar orden de pago y luego se realiza el registro en el sistema PRESYS.

Se realizan por el mudo de Traslado de Retenciones, se llama de igual manera

que el documento y se selecciona las partidas a pagar.

Realizar el asiento contable cada vez que se haga una retención,

Imprimir las órdenes de pago correspondiente al pago de la quincena y

retenciones SSO, RPE, VH y otras retenciones.


(Elaboración de Pagos)





Asistente Adm.

CHEQUES ANULADOS

Ingresar al sistema PRESYS los pagos y seguir los pasos indicados.

Verificar que los datos sean correctos. pasar al encargado

de sellar las órdenes de pago y enviar a la firma de

(Presidente, Gerente General o Administrador) de la

Corporación.

Recibir los pagos ya inspeccionados y registrados con los

soportes completos para procesar el cheque.

Verificar a que fuente de financiamiento corresponde el pago (oferentes, mpps o ejecutivo) y que contenga el respectivo cálculo de retenciones.

Efectuar a través del pago electrónico siguiendo los pasos que muestra la pagina de sofinet.

Validar la información.

Proceder a impresión de cheques y órdenes de pago





Definición:

Es un cheque que fue erróneamente impreso, con una falla durante el proceso de

emisión, donde no puede ser cancelado de esa forma por ese motivo se procede a la

anulación del cheque.

includes unused and obsolete blank check stock as wellNorma:

Los talonarios pueden estar enteramente escritos a mano por el Analista. Resulta

válido aun cuando en la práctica se haga siempre en un formulario impreso, desprendido

del talonario, el Número de cheque cuyos espacios en blanco llene el encargado, a mano

o por un procedimiento mecanográfico, en excepción de la firma que ha de ser

obligatoriamente manuscrita.

Registrar los cheques anulados en el libro de Anulación de Cheques el cual tiene las

diferentes cuentas con pestañas, identificándolos en cuanto a:

Nº Orden de pago

Nº de cheque

Monto

Fecha de elaboración

Beneficiario

Concepto Anulación

Fecha Anulación

Recibido Conciliación

Recibido Contabilidad.

Así mismo cuando la orden de pago tiene cheque se le debe sacar una copia y

entregarlo a los Analistas de Conciliaciones Bancarias.





Política:

Los cheques deben entregarse al beneficiario en un plazo no mayor a 60 días,

después de su expedición no pueden ser entregados y se deberán anular.

Formato: Sistema Presys y Libro de Correspondencias.

Responsabilidad:

Analista Administrativo.

Procedimiento:

Al generarse el cheque, se le hace el control previo, este debe coincidir con los

datos de la Orden de pago y Sistema Integrados PRESYS, de lo contrario se procede a su

anulación.

Al anular el cheque se desprende la pestaña, y se pega en el talonario de

chequera. Se anexa a la orden de pago con la fecha y concepto de anulación y se envía

el archivo al Departamento Contable.

Buscar el expediente de pago para la emisión del cheque si es el caso.

Se ingresa al Sistema PRESYS para la elaboración del pago.


Ingresar usuario y clave.

Seleccionar modulo de pagos.

Cuando son pagos a proveedores se registran las respectivas Retenciones

Tributarias al Sistema.

Ingresar en el reglón de pagos, en creación de pagos.





Seleccionar pagos individuales.

Ingresar el código, tipo de Documento y el número de Documento de la

Solicitud de Pago y/o Orden de Servicio o Compra, automáticamente el

Sistema arroja la información del causado.

Se registran los datos financieros para su respectivo pago.

Se procede a la impresión de cheques a través del sistema ACCASOFT. Se

busca por la respectiva orden de pago y se imprime.

Al finalizar se verifica que los datos sean correctos y se solicitan las firmas autorizadas, luego

se envía al Departamento Contable para el registro y luego a la Unidad de Caja solo los

cheques de Prestaciones Sociales, Viáticos y de Proveedores






(Cheques Anulados)

Emisión de Cheques

Entregar cheque a Unidad de Caja para el despacho

Inspeccionar el cheque cuando ya es impreso con los datos

Desprender la pestaña del cheque y pegarla al talonario

Si falta algún dato del beneficiario se procede a cancelar operación

Ingresar al sistema PRESYS para ingresar datos del expediente

Imprimir y verificar cheque

Buscar el expediente para elaborar el pago correspondiente





APORTES PATRONALES CORRESPONDIENTES (S.S.O y R.P.E) LEY DE REGIMEN

PRESTACIONAL DE VIVIENDA Y HABITAT. FONDO ESPECIAL DE JUBILACIONES Y

PENSIONES.

Definición:

Es un mecanismo que busca recaudar una determinada Retención de forma

anticipada. De esta forma cada vez que ocurra un hecho generador, se hace la respectiva

retención.

Norma:

Registrar los expedientes en cuadro de Excel para ser archivados y rendidos.

Política:

Realizar los Aportes quincenalmente.

Formato:

PRE-establecido por Departamento de Tesorería.

Responsabilidad:

Asistente Administrativo y Analista Administrativo.

Procedimiento:

Recibir los expedientes de Corposalud y de los Distritos Sanitarios.

Verificar que contengan los siguientes datos:





Transacción exitosa y/o cheque del Distrito Sanitario.

Oficio del Distrito Sanitario o Corposalud, que contengan las firmas

pertinentes.

Orden de pago, firmada y sellada.

Cuadro del cálculo de deducción.

Inspeccionar la orden de pago con los montos de los expedientes y el oficio donde

se verifica:

Concepto, Vivienda o Habitad, Seguro o Paro Forzoso.

Tipo de Fuente de Financiamiento.

Verificar el monto de la Retención dependiendo del tipo de Retención

“Vivienda y Habitad, Seguro Social, Paro Forzoso, Régimen

Prestacional de Empleo y Fondo Especial de Jubilación”.

Cuando ingrese un expediente que contenga seguro social y RPE debe

especificar los montos de cada uno de ellos, las nominas, el beneficiario,

el número del cheque y/o referencia, el mes en que corresponde la

retención o aporte.

Endosar el Cheque del seguro social, RPE, Vivienda y habitad del Ministerio y

Ejecutivo de Corposalud y de los diferentes Distritos Sanitarios adscritos a esta

Instrucción para ser depositados en las respectivas cuentas bancarias.

Enviar los cheques al banco correspondiente de la retención o aportes patronales.

Recibir el depósito del banco y sacar copias a los depósitos.

En el expediente de Corposalud debe colocar copia de la Transacción Exitosa.





Desglosar el expediente de la siguiente manera:

Orden de pago blanca, dirigidas al Departamento de Rendición junto con

nominas y copias del depósito y/o Transacción Exitosa.

Orden de pago azul, enviarla al Departamento de Contabilidad junto con

nominas y copias del depósito y/o Transacción Exitosa.

Orden de pago rosada, para el archivo del Departamento de Tesorería para su

guardia y custodia junto con nominas y copias del cheque.

Orden de pago amarilla, junto con el depósito original y/o Transacción es

entregada a las analistas encargadas de conciliaciones bancarias junto con el

cuadro consolidado.

Ordenar las órdenes de pago, depósito y/o transacción según esta en el estado

de cuenta enviado por la entidad bancaria, enviar juego de ellos a la Sección

de Conciliaciones.

Recibir el estado de cuenta impreso vía internet para su respectiva conciliación

mensual de la cuenta.

Realizar cuadros demostrativos de Aportes Patronales y Retención, donde se

envía copia al Departamento de Contabilidad.

Archivar los soportes por mes de los pagos en el archivo correspondiente de

Tesorería.

Solicitar cheque de gerencia a la cuenta del Banco correspondiente, para realizar

pago del Seguro Social y de Vivienda y Hábitat.





Realizar los depósitos a cada número patronal.

Recibir los depósitos y sacar copia a cada uno.

Presentar en el Seguro Social para el debido descargue de la deuda de cada nú-

mero patronal.

Archivar los depósitos de los números patronales junto con la planilla que entrega

el Seguro Social donde aparece el descargue de deuda.

Archivar la planilla pagada ante el banco correspondiente de Vivienda y Hábitat

junto con el oficio.






(Retención Laboral de Aportes Patronales y Retención de Vivienda y Hábitat).

Asistente Adm. Banco

Desglosar el Expediente

Recibir el depósito del banco y sacar copia del mismo

Recibir el estado de cuenta impreso vía internet para su respectiva conciliación

Recibir los expedientes de Corposalud y de los Distritos Sanitarios

Verificar que contenga todo lo exigido por la institución.

Envía los depósitos del Cheque

El expediente de Corposalud debe llevar copia de la Transacción Exitosa.

Reciben cheque para que sean depositados en la cuenta

Enviar cheque al Banco correspondiente

Envía el estado de cuenta mensualmente

Inspeccionar la orden de pago con el expediente y el oficio

Donde no concuerden se devuelve a la dependencia que corresponda

Endosar el cheque de seguro social, vivienda y habitad y los diferentes Distritos Sanitarios adscritos a esta institución.

Realizar cuadro demostrativo de Aportes Patronales y Retenciones.

Solicitar cheque de gerencia a nombre de los respectivos bancos.

Enviar copia al Departamento de Contabilidad y de Retención.

Realiza depósitos a cada número patronal, recibirlos y sacar copias.





RETENCIONES SSO-RPE-FAOV Y OTRAS RETENCIONES.

Definición:

S.S.O (Seguro Social Obligatorio): Es un beneficio de ley que (en teoría) protege a

aquellas personas bajo una relación laboral en aquellas contingencias de maternidad,

vejez, sobrevivencia, enfermedad, accidentes, invalidez, muerte, retiro y cesantía o paro

forzoso.

El pago de las cotizaciones del SSO las hace el patrono de manera mensual en base

al salario del trabajador, realizando un aporte que según el Reglamento de la Ley de

Seguro Social varía entre 9% a 11% (artículo 192) dependiendo de la clasificación de

riesgo de la empresa. En tanto que se le descuenta al trabajador otra parte que se calcula

basado en el número de lunes que tiene un mes, el monto del sueldo mensual (con un

límite de 5 salarios mínimos) y las semanas laborales del año.

R.P.E ( Régimen Prestacional de Empleo): Garantizar la atención integral a la fuerza

de trabajo ante la contingencia de la pérdida involuntaria del empleo y desempleo,

mediante políticas, programas y servicios de intermediación, asesoría, información y

orientación laboral y la facilitación de la capacitación para la inserción y reinserción al

mercado de trabajo, así como la coordinación de políticas y programas de generación de

empleo con organismos nacionales, regionales y locales de carácter público y privado.

Archivar los soportes de los pagos





FAOV (Fondo de Ahorro Obligatorio para la Vivienda): Estará constituido por el ahorro

obligatorio proveniente de los aportes monetarios efectuados por los trabajadores bajo

dependencia y sus patrones.

Trabajador Patrono Total Aporte

1% 2% 3%

Norma:

Realizar los respectivos cálculos y todos los procedimientos relacionados con el

proceso de S.S.O, R.P.E y FAOV.

Política:

Artículo 6: El asegurado que tenga acreditadas por lo menos 250 cotizaciones sema-

nales en los últimos diez años, tiene derecho, si deja de estar obligado al régimen de la

presente Ley, a continuar en el mismo, siempre que lo solicite, dentro de los seis meses

siguientes a la fecha en que deje de estar obligado. El asegurado que así continuare den-

tro del régimen del Seguro Social pagará, según el salario que haya cotizado en las últi -

mas 100 semanas, tanto su parte de cotización como la que hubiere correspondido al pa-

trono, de acuerdo con los beneficios que solicitare.

Estas cotizaciones las deberá pagar mensualmente y si se atrasare en el pago por

más de seis meses perderá el derecho a continuar facultativamente en el Seguro Social

Obligatorio.

El artículo 29 dispone que, los empleadores que contraten trabajadores o aprendices

estén obligados a afiliarlos dentro de los primeros tres días hábiles siguientes al inicio de

la relación laboral, en el Sistema de Seguridad Social y a cotizar en el Régimen





Prestacional de Empleo. Las cooperativas deberán igualmente registrarse ante la

Tesorería de Seguridad Social.

Artículo 28. El Fondo de Ahorro Obligatorio para la Vivienda estará constituido por el

ahorro obligatorio proveniente de los aportes monetarios efectuados por las trabajadoras

o los trabajadores bajo dependencia y sus patronas o patronos. Los recursos de este Fon-

do serán otorgados para los siguientes fines:

1. Ejecución y financiamiento de planes, programas, proyectos, obras y acciones re-

queridas para la vivienda y hábitat.

2. Financiamiento para la adquisición, construcción, sustitución, restitución, mejora

para la reparación o remodelación, refinanciamiento o pago de créditos hipotecarios o

cualquier otra actividad relacionada con la vivienda principal y el hábitat.

3. Cubrir costos de los servicios provistos a este Fondo por los operadores financieros

y el Banco Nacional de Vivienda y Hábitat, de conformidad a los criterios y límites que

apruebe el Ministerio del Poder Popular con competencia en materia de vivienda y há-

bitat.

Formato:

Sistema PRESYS.

Responsabilidad:

Analistas Administrativos.

Procedimientos:





Revisar los soportes de las retenciones que realiza el Departamento de Recursos

Humanos en cada quincena y adicionales durante el año con un cuadro resumen que

envían para su respectivo cuadre a cancelar.

Recibir las órdenes de pago a pagar con su respectiva Transferencia Bancaria y

en caso de ser adicionales los respectivos soportes

Tomar las Transacciones Exitosas y anexarlas a las O/P correspondientes,

sacarle copia y entregar a las encargadas de conciliar.

Realizar TXT para pagar pensiones de alimentos donde se especifica el nombre

del beneficiario, RIF, monto y Nro. de cuenta a depositar. Dicho pago se realiza vía

internet por la página del banco Sofitasa.

Realizar cheques de Pensiones de Alimentos y otras retenciones que son

personalizadas.

Recibir la transferencia bancaria y posteriormente solicitar la orden de pago para

su respectiva elaboración.

Relacionar, sellar y troquelar las órdenes de pago realizadas.

Enviar las órdenes de pago a Administración, Presidencia y Contabilidad para sus

respectivas firmas.

Relacionar y entregar cheques de las retenciones de pensiones de alimentos otras

retenciones, reintegro de pago indebido a la Unidad de caja quienes son los encargados

de enviarlos a depositar.





Rendir a la Unidad de Rendición de Cuentas y Contabilidad todo lo relacionado

con Fondo Especial de Jubilaciones y pensiones descuentos de pagos indebidos.

Sacar copia a las transferencias de los traslados financieros a cancelar y entregar

con órdenes de pago respectiva a la analista de conciliaciones.

Archivar las órdenes rosadas por cuentas que hayan sido canceladas.


(Retenciones S.S.O-R.P.E-FAOV y Otras Retenciones)

Asistente Adm.

Tomar las transacciones exitosas, sacar copia y entregar a los encargados de conciliar.

Revisar los soportes de las retenciones con un cuadro resumen que envían para su respectivo cuadre a cancelar.

Recibir las órdenes de pago con su respectiva Transacción Bancaria.

Realizar cheque de pensiones y otras retenciones que son personalizadas..

Enviar O/P a Administración, Presidencia y Contabilidad para su respectiva firma.

Relacionar, sellar y troquelar las órdenes de pago realizadas.

Realizar TXT para el pago vía internet de pensiones de alimentos.

Relacionar y entregar cheques de las retenciones de pensiones de alimentos otras retenciones, reintegro de pago indebido a la Unidad de caja.





RENDICION DE CUENTAS.

Definición:

Es la acción como deber legal y ético que tiene toda persona de responder e informar

por la administración, el manejo y los rendimientos de los fondos, bienes y recursos

públicos asignados y los resultados que haya generado estos.

Norma:

Realizar los pagos correspondientes ya sea quincenal o mensualmente.

Política:

Notificar los pagos realizados al Departamento de Rendicion.

Formato:

Oficio y Cuadro PRE- establecido por el Departamento de Tesorería.

Responsabilidad:

Auxiliar Administrativo.

Sacar copia a las transferencias de los traslados

financieros a cancelar y entregar con órdenes de pago

respectiva a la analista de conciliaciones

Rendir al Departamento de Rendición de cuentas y contabilidad todo lo relacionado con fondo especial de jubilaciones y pensiones y reintegro de pago indebido.

Archivar las órdenes rosadas por cuentas que hayan sido canceladas





Procedimiento:

Recibir el pago y desglosarlo sacando la hoja azul del mismo y sacar copia de

todos los demás soportes que a su vez se incorporan a la hoja azul que va dirigida Al

Departamento de Contabilidad.

Sacar Transaccion de retenciones (S.S.O, R.E.P, LPF y FE), anexarla a la hoja

rosada que viene en el mismo pago y entregar al analista de retenciones.

Sumar y verificar que el monto de la transacción de las retenciones coincidan con

las nominas.

Al desglosar el pago de una quincena o un adicional, todos sus soportes tienen

que ser originales, firmados y sellados para su aceptación en Rendición de cuentas.

Sumar las nominas y verificar que coincida con el monto del pago en las nominas.

Los pagos de contratación variable, bono de productividad de médicos, viáticos y

prestaciones sociales se les buscan las firmas y se desglosa la hoja azul para enviar al

Departamento de Contabilidad; y los soportes originales para el Departamento de

Rendición de Cuentas totalmente completos y verificados.

Los pagos de (HCM, gastos odontológicos, hospitalización) se desglosan al igual

que los anteriores pero con la diferencia que todas las facturas sean originales, selladas y

que el monto coincida con el pago.

Los pagos de suplencias y quincenas al personal fijo del MPPS:





Los suplentes de igual forma se desglosan tanto para el Departamento Contable

como para Rendición de Cuentas.

Los fijos del MPPS, se suman las nominas para que coincida con el monto

pagado.

Los pagos de suplencias y quincenas al personal fijo de Ejecutivo:

Los suplentes del Ejecutivo del Estado, deben venir con la nomina para que los

pagos estén completos y de igual forma se desglosa tanto para el Departamento

Contable como para Rendición de Cuentas.

Los fijos del Ejecutivo del Estado, solo se suman las nominas para que coincida

con el monto a pagar.

Los pagos de Cesta Ticket se reciben y se desglosan para el Departamento

Contable y los soportes originales se entregan en el Departamento de Rendición de

Cuentas

Los soportes van en cuadro de resumen donde se especifica (orden de pago,

fecha, Nº de solicitud, beneficiario, fuente de financiamiento y el monto). Elaborar un oficio

cada vez que se entregan soportes del Departamento de Rendición de Cuentas y

Departamento de Contabilidad que va firmado por el Jefe de Tesorería y visto bueno del

Jefe de la División de Administración y Finanzas.






(Rendición de cuentas).

Analista Adm. Dpto. Contabilidad.

Buscar las firmas y desglosar hoja azul de los pagos (bono de productividad, viáticos y prestaciones sociales).

Recibir el pago, desglosarlo sacando la hoja azul del mismo y sacar copia de todos los demás soportes que se incorpora a la hoja azul.

Sacar transacción de retenciones (SSO, R.P.E Y LPF), anexar a hoja rosada que viene en el mismo pago.

Verificar al desglosar el pago que los reportes sean originales y estén firmados y sellados para su respectiva aceptación.

Sumar las nominas y verificar que coincidan con el monto de pago en las nominas.

Sumar y verificar que el monto de la transacción de retenciones coincidan con las nominas.





CONCILIACIÓN BANCARIA.

Definición:

La Conciliación Bancaria es la tarea de cotejar las anotaciones que figuran en el

Estado de Cuenta Bancario con el Libro Banco de nuestra Empresa, a los efectos de

determinar el origen de las diferencias.

Consiste en verificar la igualdad entre las anotaciones contables y las constancias que

surgen de los resúmenes bancarios, efectuando el cotejo mediante un básico ejercicio de

control, basado en la oposición de intereses entre nuestra Empresa y la Institución Banca-

ria. La conciliación bancaria NO es un registro contable, es una herramienta de control.

Norma:

Libro del sistema de Conciliaciones Bancarias BANSYS

Política:

Recibir, verificar y desglosar los pagos de (HCM, MPPS, Ejecutivo).

Recibir el pago de cesta ticket y desglosar solo al Departamento Contable. Los soportes originales se entrega al Departamento de Rendicion.

Archivar los soportes en cuadro de resumen y elaborar oficio cada vez que se entregan soportes al Departamento de Retención de Cuentas.

Enviar a Departamento de Contabilidad.





No permitir que el Sistema Registre duplicidad de Transacciones, Operaciones o

Movimientos.

No permitir registros con fechas de años anteriores.

Formato:

PRE-establecido por la División de Administración y Finanzas.

Responsabilidad:

Analista Administrativo.

Procedimientos:

Elaborar oficios emitidos a las diferentes entidades bancarias para solicitar

Estados de Cuentas y copias certificadas cuando no se posean soportes respectivos de

los movimientos reflejados en los Estados de Cuenta.

Realizar cuadro de los intereses soportados en los Estados de Cuenta emitidos

por las Entidades Bancarias.

Conformar los cheques a las diferentes entidades bancarias para ser efectivos los

pagos.

Enviar información a División de Planificación, Proyecto y Presupuesto, otra al

Departamento de Unidad Contable y Departamento de Control y Gestión.

Recibir, Revisar, Firmar, Sellar los reintegros emitidos por la División de Recursos

Humanos y por los diferentes Distritos Sanitarios que reciben recursos financieros para





Gastos de Personal y Gastos de funcionamiento para posteriormente registrar los

depósitos en Sistema BANSYS.

Recibir y Responder los oficios y solicitudes emitidas por las Unidades Usuarias

pertenecientes a Corposalud.

Recibir de las demás secciones o analistas los soportes originales y copias

respectivos a cada Cuenta de Gastos de (Funcionamiento, Matrices, Retenciones al

Personal, Aportes Patronales, Fideicomiso).

Proceder a organizar y enumerar dichos reportes y archivar en el Lomo Ancho

contentivo a cada cuenta.

Registrar en el libro del Sistema BANSYS cada uno de los soportes y movimientos

reflejados tal y como están detallados las operaciones efectuadas durante el mes en dicho

Estado de Cuenta.

Verificar que el Saldo Final de los reportes de transacciones y conciliaciones

bancarias coincida con el Saldo Inicial del Mes. Y que el saldo en estado de cuenta sea el

mismo que refleja transacciones banco.

Archivar los soportes según las transacciones reflejadas en los estados de cuenta.

Imprimir los reportes de Conciliación Bancaria, Transacciones libros y

Transacciones Banco.

Enviar las conciliaciones al Departamento de Contabilidad con oficios. Verificar

información de los asientos contables.






(Conciliaciones Bancarias)

Asistente Adm. Dpto.de Contabilidad.

Recibir y revisar información.

Elaborar oficios emitidos a las diferentes entidades bancarias para solicitar Estados de Cuentas y Copias Certificadas.

Realizar cuadros de interés soportados en los Estados de Cuentas.

Enviar Información a División de Planificación, Proyectos y presupuesto, otra a Departamento de Unidad contable y Control y gestión.

Recibir, revisar, firmar y sellar reintegros emitidos por División de Recursos Humanos y Distritos Sanitarios.

Recibir y responder a los oficios y solicitudes emitidas por las Unidades Usuarias pertenecientes a Corposalud.

Conformas cheques a las diferentes entidades bancarias.





Asistente Adm. Dpto. de Contabilidad

GLOSARIO.

Corposalud: Corporación de Salud.

M.P.P.S: Ministerio del Poder Popular para la Salud.

S.S.O: Seguro Social Obligatorio.

Registrar en Transacciones Libro (Sistema Bansys) los movimientos reflejados en el estado de cuenta.

Organizar, enumerar y archivar soportes en lomo ancho contentivo a cada cuenta.

Verificar que el Saldo final de Transacciones Libros y transacciones banco del mes conciliado sea el inicial del mes a conciliar.

Imprimir reportes de Conciliación Bancaria, Transacción Libro y Transacción Banco.

Recibir originales y fotocopias de cuentas de gatos (Funcionamiento, Matrices, Retenciones al personal, Aportes Patronales y Fidecomiso).

Archivar los reportes de Transacción Libro, Transacción Banco, Conciliación Bancaria y estados de cuenta; original y soporte correspondiente a cada cuenta.

Recibir conciliaciones bancarias para verificar que todos los soportes estén completos.

Enviar Conciliaciones a Departamento de Contabilidad. Verificar Información.

Fin del proceso de Conciliación.





R.P.E: Régimen Prestacional de Empleo.

F.A.O.V: Fondo de Ahorro Obligatorio para la Vivienda.

HCM: Póliza de Hospitalización, Cirugía y Maternidad.

IVA: Impuesto al Valor Agregado.

I.S.L.R: Impuesto sobre la Renta.

POA: Plan Operativo Anual.

O/P: Ordenes de Pago

O/S: Ordenes de Servicios.

ANEXOS





Formato Nº 01. Relación de Órdenes de Pago Asignadas.





Formato Nº 02. Hoja de Devolución.

HOJA DE DEVOLUCION --/--/----





Nº --

DE: Departamento de Tesorería

Para:

Documento Nº: **-*******/**/**

Tipo:

MOTIVO DE LA DEVOLUCION

CONCEPTO: _______________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________.

OBSERVACION:

Devolución con Soportes

Si : X No: X

Elaborado Por: Analista de Control Previo. Recibido por:_______

Fecha:--/--/---- Fecha:_______

FIRMAJEFE DEPARTAMENTO DE TESORERIA





Nº UT 1701-11

San CristóbalCiudadano:GERENTE DEL BANCO SOFITASA.Su Despacho.-

Por medio del presente me dirijo a usted con la finalidad de solicitarle sea elaborado un

Cheque de Gerencia, a favor del TESORO NACIONAL, por un monto de

___________________________(Bs.) los cuales deben ser debitados de la Cuenta Corriente Nº

__________________________ Retenciones IVA. Para la cancelación de las retenciones del

IMPUESTO AL VALOR AGREGADO correspondiente a la 1RA QUINCENA mes

_________________ de 2011.

Sin más a que hacer referencia, se suscribe de usted.

Atentamente,

Jefe de la División de Administración y Finanzas

Presidente de Corporación de SaludDel Estado Táchira





Formato Nº 04Cuadro de Depósitos (Timbre Fiscal).

Depósitos Timbre Fiscal.DTTO Nº 14 (Dirección Regional de Salud).





Formato Nº 05Cuadro de Depósitos (IVA).

Depósitos 1ra Quincena IVA.CTA. Nº MS y Corposalud Sofitasa.





Formato Nº 06Cuadro de Depósitos (ISLR).

ISLR 2011CTA. Nº Banco Sofitasa.





Formato Nº 07Cuadro de Retención.

Retención de IVA 75%, 2% ISLR y Timbre Fiscal Año.





Formato Nº 08Comprobante de Retención.

Elaborado por: Analistas de Tesorería.

Jefe de Administración y Finanzas.





Formato Nº 10Transferencia de Recursos entre Bancos.

Elaborado por: Analistas de la unidad de Tesorería.

Relación de Traslados.





Formato Nº 11Cuadro de Retenciones de Vivienda y Hábitat.

CUADRO DE RETENCIONES DE VIVIENDA Y HABITATFUENTE DE FINANCIAMIENTO:_______________________DISTRITO SANITARIO Nº ** UNIDAD SANITARIA.Nº DE LA CUENTA:NOMBRE DE LA CUENTA:CORPORACION DE SALUDRETENCIONES (AÑO)AL DIA, MES, AÑO.

Nº Concepto Nº Cheque

Nº Orden

Fecha Orden

Nº Deposito

Fecha Deposito

Monto

1

2

3

4

Total 0,00

Elaborado por:

Jefe del Departamento de Tesorería.





Formato Nº 12Cuadro de Aportes Patronales de Vivienda y Hábitat.





CUADRO DE APORTES PATRONALES DE VIVIENDA Y HABITATFUENTE DE FINANCIAMIENTO:_______________________DISTRITO SANITARIO Nº ** UNIDAD SANITARIA.Nº DE LA CUENTA:NOMBRE DE LA CUENTA:CORPORACION DE SALUDRETENCIONES (AÑO)AL DIA, MES, AÑO.

Nº Concepto Nº Cheque

Nº Orden

Fecha Orden

Nº Deposito

Fecha Deposito

Monto

1

2

3

4

Total 0,00

Elaborado por:

Jefe del Departamento de Tesorería.

Formato Nº 13Oficio de Rendición de Cuentas.





UT: 1312-11 San Cristóbal.

Ciudadano:Jefe de la Unidad de Rendición de Cuentas Presente.

Me dirijo a usted, para hacerle llegar un cordial saludo en nombre del personal que labora en esta unidad y en el mío propio, la presente tiene como finalidad hacerle entrega para su rendición de las órdenes de pago correspondientes al año con orden de gobernación de con sus respectivas órdenes de pago. De igual forma todas las órdenes se encuentran debidamente verificadas. Sin más a que hacer referencia.

Atentamente,

Jefe Unidad Tesorería

Jefe de Administración y Finanzas Corposalud

Formato Nº 14Cuadro Resumen (Rendición de Cuentas).





Formato Nº 15





Saldos Conciliados (Conciliaciones Bancarias).

FUENTE: Analistas de Unidad de Tesorería.





Sistema Conciliaciones Bancarias.

1. Ingresar usuario y clave:

2. Pantalla con numero de cuentas a trabajar, seleccionar cuenta y dar aceptar:





3. Módulos de Operaciones:





4. Modulo de Transacciones Bancos-Conciliación. Conciliación para verificar que el saldo fi-nal del mes sea el saldo inicial del mes siguiente tanto en banco como en libros:





5. Verificar Reportes (Transacciones libros del mes a trabajar)





6. Al generar reporte de Transacciones Libros se verifica en la chequera de esa cuenta que no falte ningún cheque por registrar, en dado caso de que falte alguno se sale del modulo y se va a ventana de Transacciones Libros:

7. Creación de Transacciones:





8. Datos de la Transacción:

9. Verificación:





INDICE

TITULO I INSTRUCTIVO DE USO**TITULO II MANUAL ORGANIZACIONAL****TITULO III MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS*

Pág.





****

REGISTRO DE CAMBIOS

Rev. Fecha Cambio

A 05/02/2013 Modificación general.

OBJETIVO1.- Servir de Guía práctica acerca del marco Organizacional que se desarrolla en la proveeduría regional de salud del estado Táchira.2.- Determinar las funciones a seguir por los integrantes de la proveeduría regional de salud del estado Táchira.

ALCANCE 1.- Estas normas y procedimientos son sólo aplicables a la proveeduría regional de salud del estado Táchira.






RE

FE

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NC

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YN

OR

MA

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10.- Decreto con rango y Fuerza de Ley sobre Simplificación de trámites Administrativos.11.- Normativa Laboral de Empleados del Sector Salud 2006.12.- Normativa Laboral de trabajadores Obreros de los Organismos del Sector Salud.

Este manual es emitido y es propiedad confidencial de la proveeduría regional de salud del estado Táchira. No puede ser reproducido sin autorización escrita. Toda correspondencia relacionada con su contenido debe hacerse con referencia al número de este instructivo y dirigido a:

DEPARTAMENTO DE CONTROL DE GESTION DE LA CORPORACION DE SALUD DEL ESTADO TACHIRA.Elaborado por:

Lic. Norellys GarciaAnalista

Revisado por:

Ing. Lisbeth C. MorenoJefe de La Proveeduria

Regional de Salud.

Revisado por:

Lcda. Marisol ZambranoJefe del departamento de

control de gestion, de corporacion de salud

estado Tachira.

Aprobado por:

Consejo Directivo de la Corporación de SaludActa Nº____Fecha____

INTRODUCCION

Los Manuales de Normas y Procedimientos, son una serie de instrucciones y

normas, que exponen el desarrollo del procedimiento administrativo, en un cuerpo

organizado, operando como fuente de información actualizada que facilita al personal del

departamento, las diferentes actividades que se desarrollan en este de manera explícita y

detallada.





Estos manuales representan un elemento crucial para el proceso de toma de

decisiones, la mejora continua y el logro de un desempeño por encima del estándar

regular, ya que sirve como medio de comunicación y coordinación para registrar y

transmitir en forma ordenada y sistemática tanto la información del departamento como

las instrucciones y lineamientos.






El Horario de llegada debe ser puntualmente de 8:00 am a 4:00 pm.

Mantener el área de trabajo limpia y organizada para un mejor ambiente laboral.

Colocar el material de trabajo en sus respectivos lugares de forma ordenada.

Tener respeto entre el personal que labora en el departamento.

Prohibido la entrada de personas al almacén que no forman parte del personal

autorizado.

No se podrá sacar ningún tipo de mercancía del almacén sin previo aviso y

autorización del jefe de la proveeduría.

Cada artículo deberá ir correctamente acomodado en su lugar asignado dentro de

cada una de las partidas.

El área de carga y descarga de mercancía deberá mantenerse siempre limpia,

libre y en orden para su respectivo uso.

Prohibida la entrada de cualquier substancia o material prohibido como: alcohol,

droga, cigarros y cualquier tipo de armas en el área de trabajo.

No se deberá correr, gritar o jugar en el área de trabajo.

Prohibido darle un mal uso o desperdiciar cualquier material de trabajo.

Solicitar por escrito todo tipo de material que se requiera para ser utilizado en su

respectiva área de trabajo

El uso del celular e internet deberá ser utilizado adecuadamente para no afectar

sus funciones laborales.

Las salidas por donación deberán tener su correspondiente autorización del

ministerio y el documento en el cual conste la opción favorable de la contraloría

general de la república y deberá acompañarse del correspondiente recibo de la

entidad o persona beneficiaria de la donación.





REGISTRO DE CAMBIOS

Rev. Fecha Cambio

A 05/02/2013 Modificación General.

OBJETIVO1.- Servir de Guía práctica acerca del marco Organizacional que se desarrolla en la Proveeduría Regional de Salud del Estado Táchira2.- Determinar las funciones a seguir por los integrantes de la Proveeduría Regional de Salud del Estado Táchira.

ALCANCE 1.- Estas normas y procedimientos son sólo aplicables a Proveeduría Regional de Salud del Estado Táchira.

RE

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RE

NC

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10.- Decreto con rango y Fuerza de Ley sobre Simplificación de trámites Administrativos.11.- Normativa Laboral de Empleados del Sector Salud 2006.12.- Normativa Laboral de trabajadores Obreros de los Organismos del Sector Salud.

Este manual es emitido y es propiedad confidencial de Proveeduría Regional de Salud del Estado Táchira. No puede ser reproducido sin autorización escrita. Toda correspondencia relacionada con su contenido debe hacerse con referencia al número de este instructivo y dirigido a:

DEPARTAMENTO DE CONTROL DE GESTION DE LA CORPORACION DE SALUD DEL ESTADO TACHIRA.

Elaborado por:

Lic. Norellys GarcíaAnalista

Revisado por:

Ing. Lisbeth C. MorenoJefe de La Proveeduria

Regional de Salud.

Revisado por:Lcda. Marisol Zambrano

Jefe del departamento de control de gestion, de corporacion de salud estado Táchira.

Aprobado por:


TITULO II: MANUAL ORGANIZACIONAL DE LA PROVEEDURIA REGIONAL DEL TACHIRA.





INTRODUCCION

La proveeduría Regional de Salud del Estado Táchira, es un departamento en el

cual se encuentran depositados bienes muebles o materiales de consumo. Su objeto es el

almacenamiento, guarda o conservación, manejo, control y distribución bajo la custodia

del personal que labora en dicho lugar, llevando el proceso adecuado en el cual se

cumplen con las normativas establecidas en publicación Nº 15 quien nos habla de las

instrucciones y modelos para la contabilidad fiscal de la proveeduría y almacenes

nacionales.

MISION

Somos un departamento responsable de la recepción, guarda, custodia y entrega de

los materiales, así como de la rendición de cuentas correspondientes.

VISION

Ser un departamento con tecnología avanzada para llevar un mejor control de

forma oportuna y veraz la ejecución de la existencia de los materiales pertinentes.





OBJETIVO GENERAL

Recibir, resguardar, custodiar y entregar los bienes muebles o materiales de

consumo que se encuentran almacenados en la Proveeduría Regional de Salud del

Estado Táchira.


Recibir los bienes muebles o materiales de consumo que se en encuentran

depositados en la Proveeduría Regional de Salud del Estado Táchira.

Guardar y almacenar en sus respectivas partidas los bienes muebles o materiales

de consumo que se en encuentran situados en la Proveeduría Regional de Salud

del Estado Táchira.

Custodiar y vigilar con debida cautela los bienes muebles o materiales de

consumo que se en encuentran almacenados en la Proveeduría Regional de Salud

del Estado Táchira.

VALORES

Seguridad.

Respaldo.

Disponibilidad.






ADMINISTRACION

JEFE DE LA PROVEEDURIA

ENCARGADO DE PARTIDA

CONTROL DE PERCEPCION





FUNCIONES

FUNCIONES DEL ENCARGADO DE PRODUCTO BIOLOGICO

Verifica junto con el encargado del Control Perceptivo que el proveedor entregue

la mercancía que fue solicitada a través de la orden de compra en cuanto a

descripción del producto, presentación, cantidad, lote, fecha de vencimiento y

temperatura adecuada (si es necesario).

Chequea que tanto la factura ó en su defecto la nota de entrega contenga la

misma información descrita en la orden de compra, agregando en la factura ó nota

de entrega los lotes, fecha de vencimiento, seriales (si es necesario).

Coloca en la factura ó nota de entrega el nombre y apellido legible, Nº de cédula

de identidad y firma tanto del encargado de la partida como la persona encargada

del control perceptivo y sello húmedo del depósito regional.

Elabora la Hoja de Pedido y Despacho y Hoja de Traspaso de materia entre

almacenes de los insumos de la Partida de Producto Biológico a entregar hacia la

red distrital y ambulatoria, unidades adscritas a la Corporación de Salud del

Estado Táchira e instituciones públicas ó privadas previa autorización por escrito

de las autoridades competentes.

Prepara el despacho de los insumos según la Hoja de Pedido y Despacho u Hoja

de Traspaso de materia entre almacenes.

Chequea con el Encargado de Control Perceptivo que la cantidad a despachar y

características sean las descritas en la Hoja de Pedido y Despacho, Hoja de

Traspaso al momento de entregar la mercancía.





Coloca en la factura ó nota de entrega el nombre y apellido legible, Nº de cédula

de identidad y firma tanto del encargado de la partida como la persona encargada

del control perceptivo y sello húmedo del depósito regional.

Registra en la Tarjeta de Estante la cantidad de insumos que se recibieron

tomando en cuenta en el Ingreso de materia realizado, el número de comprobante

y fecha de operación, si la procedencia de los insumos es de la Dirección General

de Epidemiología tomar en cuenta el comprobante realizado luego de recibir la

documentación proveniente de esta.

Descarga en las tarjetas de estantes las salidas de los insumos que fueron

entregados a través de las Hojas de Pedido y Despacho y Hojas de Traspaso con

su respectivo número de comprobante y mantenerlo al día.

Ordena los insumos adecuadamente según la normativa correspondiente al

almacén.

Da apoyo en la descarga de insumos, bienes y materias que ingresan al Depósito.

Realiza inventario semanal y mensual el cual debe ser enviado a la Dirección

Regional de Epidemiologia Regional.

Realiza inventarios periódicos para comparar la información de las tarjetas con la

existencia en físico y pasarlo por escrito con fecha de vencimiento.

Firma renuncias e informes de ingreso de materia de insumos de producto

biológico.

Realiza cualquier otra función afín que le sea asignada por su superior inmediato

como colaboración para el mejoramiento y funcionalidad de este depósito.





FUNCIONES DEL ENCARGADO DE FERRETERIA, UTILES

Y MATERIAL DE ASEO.

Verifica con el Encargado del Control Perceptivo que el proveedor entregue la

mercancía que fue solicitada a través de la orden de compra (Características

como: vencimiento, lote, marca, cantidad,)

Elabora la Hoja de Pedido y Despacho, Hoja de Traspaso y Actas de Entrega de

los insumos de las partidas Ferretería y Útiles y Materiales de Aseo a entregar a

las instituciones, red distrital y ambulatoria, y unidades adscritas a la Corporación

de Salud del Estado Táchira según oficio remitido donde se autoriza dicho

despacho.

Prepara el despacho a realizar de los insumos según la Hoja de Pedido y

Despacho, Hoja de Traslado o Actas de Entrega.



Traspaso o Acta de Entrega.

Ingresa en la Tarjeta de Estante las cantidades de insumos de ferretería y útiles y

materiales de aseo que se recibieron tomando en cuenta el ingreso de materia

realizado su número de comprobante y fecha en que se realizo.


entregadas a través de las Hojas de Pedido y Despacho y Hojas de Traspaso con

su respectivo número de comprobante.

Ordena los insumos según las normas de reorganización del Depósito de la

Proveeduría Regional.





Ayuda en la descarga de insumos, bienes y materias que ingresan al Depósito.


existencia en físico.

Realiza conjuntamente con el Adjunto de la Proveeduría Regional los inventarios

físicos mensuales.

Elabora fallas de los insumos indicando cantidad y descripción de los mismos.

Firma facturas, notas de entrega, renuncias e informes de ingreso de insumos de

ferretería e útiles y materiales de aseo.



FUNCIONES DEL ENCARGADO DE MEDICAMENTOS.



como: presentación del medicamento, vencimiento, lote, marca, cantidad,)


los insumos de las partida de medicamentos a entregar a las instituciones, red

distrital y ambulatoria, y unidades adscritas a la Corporación de Salud del Estado

Táchira según oficio remitido donde se autoriza dicho despacho.










Ingresa en la Tarjeta de Estante las cantidades de medicamentos que se

recibieron tomando en cuenta el ingreso de materia realizado su número de

comprobante y fecha en que se realizo.




Ordena los medicamentos según las normas de reorganización del Depósito de la






físicos mensuales.





como colaboración para el mejoramiento y funcionalidad de este depósito

FUNCIONES DEL ENCARGADO DE PAPELERIA.



como: lote, marca, cantidad,)


los insumos de la partida de papelería a entregar a las instituciones, red distrital y





ambulatoria, y unidades adscritas a la Corporación de Salud del Estado Táchira

según oficio remitido donde se autoriza dicho despacho.






Ingresa en la Tarjeta de Estante las cantidades de la partida de papelería que se

recibieron tomando en cuenta el ingreso de materia, su número de comprobante y

fecha en que se realizo.

Descarga en las tarjetas de estantes las salidas de la partida que fueron









físicos mensuales.


Firma facturas, notas de entrega, renuncias e informes de ingreso de la partida.







FUNCIONES DEL ENCARGADO DE MATERIAL

MEDICO QUIRURJICO.





los insumos de la partida médico quirúrgico a entregar a las instituciones, red

distrital y ambulatoria, y unidades adscritas a la Corporación de Salud del Estado

Táchira según oficio remitido donde se autoriza dicho despacho.






Ingresa en la Tarjeta de Estante las cantidades de insumos que se recibieron

tomando en cuenta el ingreso de materia realizada, su número de comprobante y

fecha en que se realizo.














físicos mensuales.



la partida médico quirúrgico.



FUNCIONES DEL ENCARGADO DEL

CONTROL PERCEPTIVO Y DE DESPACHO.

Verifica con el Encargado de la partida que el proveedor entregue la mercancía

que fue solicitada a través de la orden de compra (Características como:

presentación del medicamento, vencimiento, lote, marca, cantidad,) dependiendo

del insumo que está entrando.

Firma la Hoja de Pedido y Despacho, Hoja de Traspaso y Actas de Entrega de los

insumos de la partida que se está recibiendo.

Chequea con el Encargado de la partida la cantidad a despachar y que



Firma la Hoja de Pedido y Despacho, Hoja de Traspaso y Actas de Entrega de los

insumos de la partida a entregar a las instituciones, red distrital y ambulatoria, y

unidades adscritas a la Corporación de Salud del Estado Táchira según oficio

remitido donde se autoriza dicho despacho.







la partida que corresponda.



FUNCIONES DEL ENCARGADO DE BIENES

NACIONALES Y ESTADALES.

Verificar con el Encargado del Control Perceptivo que el proveedor entregue la



Elaborar la Hoja de Pedido y Despacho, Hoja de Traspaso y Actas de Entrega de

los insumos de las partidas Ferretería y Útiles y Materiales de Aseo a entregar a

las instituciones, red distrital y ambulatoria, y unidades adscritas a la Corporación

de Salud del Estado Táchira según oficio remitido donde se autoriza dicho

despacho.

Preparar el despacho a realizar de los insumos según la Hoja de Pedido y


Chequear con el Encargado de Control Perceptivo que la cantidad a despachar y



Ingresar en la Tarjeta de Estante las cantidades de insumos de ferretería y útiles y

materiales de aseo que se recibieron tomando en cuenta el ingreso de materia

realizado su número de comprobante y fecha en que se realizo.

Descargar en las tarjetas de estantes las salidas de los insumos que fueron







Ordenar los insumos según las normas de reorganización del Depósito de la


Ayudar en la descarga de insumos, bienes y materias que ingresan al Depósito.

Realizar inventarios periódicos para comparar la información de las tarjetas con la


Realizar conjuntamente con el Adjunto de la Proveeduría Regional los inventarios

físicos mensuales.

Elaborar fallas de los insumos indicando cantidad y descripción de los mismos.

Firmar facturas, notas de entrega, renuncias e informes de ingreso de insumos de


Realizar cualquier otra función afín que le sea asignada por su superior inmediato






REGISTRO DE CAMBIOS

Rev. Fecha Cambio

A 05/02/2013 Modificación General.

OBJETIVO1.- Servir de Guía práctica acerca del marco Organizacional que se desarrolla en la Proveeduría Regional de Salud del Estado Táchira.2.- Determinar las funciones a seguir por los integrantes de la Proveeduría Regional de Salud del Estado Táchira.

ALCANCE 1.- Estas normas y procedimientos son sólo aplicables a Proveeduría Regional de Salud del Estado Táchira.

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Salud.

Este manual es emitido y es propiedad confidencial de Proveeduría Regional de Salud del Estado Táchira. No puede ser reproducido sin autorización escrita. Toda correspondencia relacionada con su contenido debe hacerse con referencia al número de este instructivo y dirigido a:

DEPARTAMENTO DE CONTROL DE GESTION DE LA CORPORACION DE SALUD DEL ESTADO TACHIRA.

TITULO III: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE PROVEEDURIA REGIONAL DE SALUD DEL ESTADO TACHIRA.





Elaborado por:

Lic. Norellys GarcíaAnalista

Revisado por:

Ing. Lisbeth C. MorenoJefe de La

Proveeduria Regional de Salud.

Revisado por:Lcda. Marisol ZambranoJefe del departamento de control de gestion, de corporacion de salud estado Táchira.

Aprobado por:


PÒCEDIMIENTO

Definición:

Norma:

Formato:

Política:

Procedimiento

Flujograma

ENTRADA A LA PROVEDURIA POR COMPRA

(CONCEPTO 03).

DEFINICION: Son aquellos ingresos de las compras de Bienes muebles y materias que

se adquieren directamente de los proveedores según la orden de compra emitida por la

corporación de salud.

NORMA: Revisar y verificar la orden de compra correspondiente.

FORMATO: Se aplica el concepto publicación 15 de instrucciones y modelos para la

contabilidad fiscal de la proveeduría y almacenes nacionales.

POLITICA: Se realizara en horario corrido que será de 8:00 am a 4 pm.





PROCEDIMIENTO:

Cada encargado de partida verifica con el encargado del Control Perceptivo que

el proveedor entregue la mercancía que fue solicitada a través de la orden de

compra, dichas características incluyen: presentación del medicamento,

vencimiento, lote, marca, cantidad.

Se coloca el sello y firma de recepción de mercancía a la orden de compra y a la

factura q entrega el proveedor.

ENTRADA A PROVEEDURIA DE BIENES Y

MATERIAS POR TRASPASOS.

DEFINICION: Es la recepción de bienes muebles y materias que se efectúa entre los

almacenes de los diferentes distritos que conforman la corporación de salud del estado

Táchira.

NORMA: Verificar el traspaso de materias que proceda del mismo ministerio.

FORMATO: Es el modelo Nº 6 de la publicación 15 de instrucciones y modelos para la

contabilidad fiscal de la proveeduría y almacenes nacionales.

POLITICA: El traspaso deberá ser entre almacenes del mismo ministerio.

PROCEDIMIENTO:

Colocar el código y nombre del ministerio del almacén despachador, como del

almacén destinatario, la descripción con el nombre y especificaciones de cada

artículo.





En el formato se coloca la orden de traspaso, nombre y firma del jefe del almacén,

del despachador y del receptor quien es la persona responsable de almacenar y

recibir las materias.

ENTRADA A PROVEEDURIA DE BIENES Y

MATERIAS POR DONACION.

DEFINICION: Es la recepción de entradas de materias por cesión, a título gratuito, de

personas o entidades privadas.

NORMA: Verificar que la orden contenga las especificaciones correspondientes y el

nombre de la empresa que realizo la donación.

FORMATO: Cuando el ministerio no cuente con un formulario especial, se podrá producir

uno similar al modelo Nº 5 de la publicación Nº 15., acompañado de las actas o

comunicaciones respectivas.

POLITICA: Se aplica a toda donación de mercancía recibida.

PROCEDIMIENTO:

Se recibe la donación y se levanta el acta donde se detalla la donación,

describiendo los insumos, su monto y la firma.

SALIDA DE PROVEEDURIA DE BIENES MATERIAS.

DEFINICION: Son las salidas de bienes y materias que se encuentran





ORGANIGRAMA FUNCIONAL BIENES ESTADALES APROBADO AL 08/02/2011

JEFE DE BIENES NACIONALES

SERVICIO DE BIENESMATERIAS

SERVICIO DE BIENES NACIONALES

SERVICIO DE PROVEDURIA

JEFE DE SERVICIO BIENES ESTADALES






JEFE DE ADMINISTRA

CION Y FINANZAS

COMPRASCONTABILID

ADTESORERIA

RENDICION

CUENTASKARDEX ALMACEN

BIENES NACIONALES

Y ESTADALES

CAJA

BIENES

MATERIAS





ORGANIGRAMA FUNCIONAL DE ADMINISTRACION Y FINANZAS PROYECTADO AL 2013





INDICE

Pág.

Titulo I Instructivo para el uso del Manual en General

Introducción

InstructivoTitulo II Manual Organizacional del Servicio de Bienes y Materias

Objetivo General

Objetivos Específicos

Misión

Visión

Organigrama

FuncionesTitulo III Manual de Normas y Procedimientos del Servicio de Bienes y Materias

Proceso de Recepción y Registro de Cuentas Mensuales

Flujograma Proceso Recepción y Registro de Cuentas Mensuales

Proceso Revisión de las Cuentas Mensuales e Inventarios

Conceptos de Entradas o Incorporaciones

Flujogramas de procesos de revisión de Entradas o Incorporaciones

Conceptos de Salidas o Desincorporaciones

Flujogramas de procesos de revisión de Salidas o Desincorporaciones

3 4

5

6 7

7

8

8

9

10

15 16

18

19

21

21

34

35





REGISTRO DE CAMBIOS

Rev. Fecha Cambio

A 19-05-2011

OBJETIVO

1.- Servir de Guía practica acerca de las normas y procedimientos de los procesos que se llevan en el Registro y Control de las Cuentas Mensuales de Bienes Materias de la Corporación de Salud del Estado Táchira.2.- Determinar las normas y procedimientos a través de un instrumento que le dicta los lineamientos para la Contabilidad Fiscal de Almacenes.

ALCANCE1.- Estas normas y procedimientos son sólo aplicables a la Coordinación Regional de Bienes Materias de la Corporación de Salud del Estado Táchira.

RE

FE

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IAS

YN

OR

MA

S

1.- Constitución de la República Bolivariana de Venezuela2.- Ley Orgánica de la Contraloría General de la Republica y DelSistema Nacional de Control Fiscal.3.- Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público.4.- Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos.5.- Ley Contra la Corrupción.6.- Ley Orgánica de Hacienda Pública Nacional.7.- Ley Orgánica de Salvaguarda del Patrimonio Público.8.- Publicación Nº 09 de la Contraloría General de la República.9.- Publicación Nº 15 de la Contraloría General de la República.

Este manual es emitido y propiedad confidencial de la Coordinación de Bienes Materias de la Corporación de Salud del Estado Táchira. No puede ser reproducido sin autorización escrita. Toda correspondencia relacionada con su contenido debe hacerse con referencia al número de este instructivo y dirigido a:

COORDINACION DE BIENES MATERIAS DE LA CORPORACION DE SALUD DELESTADO TACHIRA

Elaborado por:

Rafael Enrique VázquezJefe Coordinación de Bienes Materias

Revisado por:

Lcdo. Freddy René JaráJefe de Administración y

Finanzas

Aprobado por:


Acta Nº____Fecha____






INTRODUCCION

El presente Manual tiene como objetivo establecer las normas y procedimientos por las

cuales debe regirse a la Coordinación de Bienes Materias de la Corporación de Salud del

Estado Táchira, donde se lleva a cabo la revisión de las cuentas mensuales de los

Distritos Sanitarios, Dependencias de Salud adscritas a la misma y el registro de los

inventarios correspondientes a cada ejercicio fiscal.





INSTRUCCIONES PARA EL CORRECTO USO DEL MANUAL ORGANIZACIONAL, DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

1. Leer en forma clara y precisa a fin de obtener información, que permita realizar sus

operaciones físicas y contables para un efectivo registro de entradas y salidas de

Bienes Materias.

2. La información que se plasma en el manual es referente a todas las actividades y

procedimientos administrativos y jurídicos que establecen las publicaciones 09 y

15 de la contraloría general de la republica para el registro de entradas y salidas

de bienes y materias.

3. Los procedimientos administrativos contables que se muestran en los formatos

que establecen las publicaciones 9 y 15 de la contraloría general de la republica,

pueden ser modificados con el propósito de optimizar cualquiera de ellos, previa

autorización de la Coordinación Regional de Bienes Materias, y se efectuara a

través de su revisión mensual semestral y anual.

4. Es importante señalar a los funcionarios jefes de Almacén y jefes de Kardex

encargados de supervisar y controlar las entradas y salidas del material de

consumo de los diferentes almacenes, que el manual de normas y procedimientos,

así como los demás que se vayan generando es propiedad y uso de la

Coordinación Regional de Bienes Materias, de la Corporación de Salud del Estado

Táchira.





REGISTRO DE CAMBIOS

Rev. Fecha Cambio

A 19-05-2011

OBJETIVO

1.- Servir de Guía práctica acerca de las normas y procedimientos de los procesos que se llevan en el Registro y Control de las Cuentas Mensuales de Bienes Materias de la Corporación de Salud del Estado Táchira.2.- Determinar las normas y procedimientos a través de un instrumento que dicta los lineamientos para la Contabilidad Fiscal de Almacenes.

ALCANCE1.- Estas normas y procedimientos son sólo aplicables a la Coordinación de Bienes Materias de la Corporación de Salud del Estado Táchira.

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1.- Constitución de la República Bolivariana de Venezuela2.- Ley Orgánica de la Contraloría General de la Republica y DeSistema Nacional de Control Fiscal.3.- Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público.4.- Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos.5.- Ley Contra la Corrupción.6.- Ley Orgánica de Hacienda Pública Nacional.7.- Ley Orgánica de Salvaguarda del Patrimonio Público.8.- Publicación Nº 09 de la Contraloría General de la Republica.9.- Publicación Nº 15 de la Contraloría General de la Republica.

Este manual es emitido y propiedad confidencial de la Coordinación de Bienes Materias Corporación de Salud del Estado Táchira. No puede ser reproducido sin autorización escrita. Toda correspondencia relacionada con su contenido debe hacerse con referencia al número de este instructivo y dirigido a:

COORDINACION DE BIENES MATERIAS DE LA CORPORACION DE SALUD DEL ESTADO TACHIRA

Elaborado por:

Rafael Enrique VázquezJefe Coordinación de Bienes Materias

Revisado por:

Lcdo. Freddy René JaráJefe de Administración y Finanzas

Aprobado por:



TITULO II: MANUAL ORGANIZACIONAL DE LA COORDINACION DE BIENES MATERIAS DE LA CORPORACION DE SALUD DEL ESTADO TACHIRA





OBJETIVO GENERAL

Lograr que la Coordinación Regional de Bienes Materias, sea la base de toda la

información actualizada en cuanto a Entradas y Salidas de materias de los diferentes

depósitos pertenecientes a los Distritos Sanitarios y Dependencias a Nivel del Estado

Táchira, con la veracidad y eficiencia que requiere el proceso.


1. Lograr que las dependencias cuentadantes se mantengan al día en cuanto a la

rendición de las cuentas mensuales.

2. Las Dependencias cuentadantes deben rendir las cuentas mensuales a la

Coordinación de Bienes Materias los primeros cinco (5) días de cada mes.

3. Recibir la cuenta mensual e inventarios semestral y anual de las dependencias

adscritas a la Corporación de Salud del Estado Táchira.

4. Registrar en los formatos establecidos el ingreso de las cuentas mensuales para el

control de entrada respectivo.

5. Revisar la cuenta mensual e inventarios semestral y anual de las dependencias


6. Registrar en los formatos impresos las respectivas objeciones realizadas a cada

cuenta mensual.

7. Revisadas las cuentas mensuales de cada dependencia Registrar en los Formatos

de Control de Recaudos Contables Ingresados.

8. Preparar la cuenta mensual e inventarios semestral y anual para enviarla a la

División de Bienes Nacionales del Ministerio del Poder Popular para la Salud.





MISIÓN

Garantizar una eficiente gestión administrativa que permita conocer las entradas y

salidas de material médico quirúrgico, medicina, insumos varios, equipos médicos y

alimentos que entran por las diferentes partidas presupuestarias siempre y cuando se den

bajo los lineamientos establecidos en la publicación Nº 9 y 15 de la Contraloría General de

la República.

VISIÓN

Controlar que los Distritos Sanitarios y Dependencias Cuentadantes ejecuten

mensualmente la rendición de la cuenta de Bienes y Materias que rinden a esta

Coordinación con el menor margen de errores, a fin de llevar un efectivo registro y control

contable de las mencionadas cuentas y así poder ejecutar eficientemente la rendición a la

División de Bienes Nacionales del Ministerio del Poder Popular para la Salud.

Dependencias Cuentadantes adscritas a la Corporación de Salud (Distritos Sanitarios Nros. 1, 2,

3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, Hospital Central, Hospital Oncológico, Sanatorio Antituberculoso, Amb. Urb. Tipo III Pte. Real, Malariologia y Corporación de

Salud.)

División de Administración y

Finanzas de CorpoSalud Táchira

Jefe del Coordinación de Bienes Materias

Revisores deCuentas de Almacén





ORGANIGRAMA DEL SERVICIO BIENES MATERIAS





FUNCIONES

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE BIENES MATERIAS

Vigilar el cumplimiento de las leyes y reglamentos, que rigen el control y registro de la

contabilidad fiscal de la proveeduría regional y almacenes de las diferentes

dependencia cuentadantes adscritas a este servicio.

Coordinar el Registro Mensual de las cuentas de Bienes Materias, de los Distritos

Sanitarios y Dependencias adscritos a la Corporación de Salud del Estado Táchira.

Asesorar a los funcionarios jefes de Almacenes y Jefes de Kardex de los distritos

sanitarios y entes de la salud en lo relacionado al control, movimiento mensual e

inventarios de bienes materias.

Mantener permanente comunicación con los jefes de almacén y jefes de kardex de las

diferentes Distritos Sanitarios y Dependencias adscritos a la Corporación de Salud del

Estado Táchira.

Enviar los primeros cinco (5) días de cada mes a la División de Bienes Nacionales del

Ministerio del Poder Popular para la Salud, el informe mensual de la contabilidad fiscal

de proveeduría regional y los almacenes correspondiente a la cuenta del mes

anterior, de las dependencias Cuentadantes, bajo su coordinación.

Reunirse constantemente con el (la) Jefe Regional de Administración y Finanzas, y

los Directivos de los Distritos Sanitarios y Dependencias adscritas a la Corporación

de Salud del Estado Táchira.

Entregar Informes de Gestión Trimestrales a la División de Administración y Finanzas

de la Corporación de Salud del Estado Táchira.

Preparar el Plan Operativo Anual (POAN) de cada Ejercicio Fiscal.

Realizar el Seguimiento del Plan Operativo Anual y según el caso la Reprogramación





de Metas a Ejecutar.

REVISORES DE CUENTAS DE ALMACEN DEL SERVICIO DE BIENES MATERIAS:

Verificar y examinar con los respectivos soportes las cuentas mensuales acorde a

lo estipulado en las Publicaciones 9 y 15 de la Contraloría General de la

Republica, correspondientes a:

A.- Conceptos de Entradas o Incorporaciones

01- Inventario Inicial.

02- Entradas por Traspasos de Otros Almacenes.

03- Compras.

06- Producción y Transformación de Materiales.

07- Suministro de Otras Entidades.

08- Reintegros o Devoluciones.

10- Reconstrucción de Equipos.

11- Entradas por Donación.

12- Entradas por Permutas.

14- Omisión en Inventarios y Sobrantes.

17- Incorporación para Corregir Registros Anteriores.

19- Entradas o Incorporaciones por Otros Conceptos.

B.- Conceptos de Salidas o Desincorporaciones

51- Salidas por Traspasos a otros Almacenes.

52- Ventas.

53- Entrega de Bienes Muebles en Depósito.

54- Suministro de Material de Consumo.

55- Desarme.





56- Desincorporacion por Inservibilidad.

57- Desincorporacion por Deterioro.

58- Desincorporacion por Mermas.

60- Faltantes por Investigar.

61- Salidas por Permutas.

62- Salidas por Donación.

63- Prestamos Autorizados.

66- Desincorporacion para Corregir Registros Anteriores

69- Salidas o Desincorporaciones por otros Conceptos.

Revisar los inventarios semestrales y anuales de las diferentes dependencias.

Indicar las directrices del manejo y control de las cuentas mensuales de las

diferentes dependencias cuentadantes.

5. Cumplir con cualquier otra función que le sea asignada por su jefe inmediato.





SECRETARIA DE LA OFICINA REGIONAL DE BIENES Y MATERIAS:

Recibir las Cuentas Mensuales e Inventarios Semestrales y Anuales de los

Diferentes Distritos Sanitarios y demás Dependencias adscritas a la Corporación

de Salud del Estado Táchira.

Registrar en los Formatos de Excel establecidos las Cuentas Mensuales y

Inventarios Semestrales y Anuales de los Diferentes Distritos Sanitarios y demás

Dependencias adscritas a la Corporación de Salud del Estado Táchira. Redactar y

elaborar oficios

Entregar a los Revisores de Cuentas de Almacén para su revisión las Cuentas

Mensuales y Inventarios Semestrales y Anuales de los Diferentes Distritos

Sanitarios y demás Dependencias adscritas a la Corporación de Salud del Estado

Táchira.

Registrar en el formato Impreso establecido las cuentas de Almacén y los

Inventarios encontrados con observaciones.

Realizar la respectiva Devolución a los Distritos Sanitarios y demás Dependencias


Contactar a los Distritos Sanitarios y demás dependencias por los diferentes

medios para realizar la respectiva devolución en el menor tiempo posible.

Recibir la Correspondencia y cualquier otro documento dirigido al servicio de

Bienes y Materias.

Llevar el Registro en los libros por orden cronológico de la correspondencia

enviada y recibida en el Servicio de Bienes y Materias.





Verificar la información recibida de los Distritos Sanitarios

Cumplir con cualquier otra función que le sea asignada por su supervisor

inmediato.

REGISTRO DE CAMBIOS

Rev. Fecha Cambio

A 19-05-2011

OBJETIVO

1.- Servir de Guía práctica acerca de las normas y procedimientos de los procesos que se llevan en el Registro y Control de las Cuentas Mensuales de Bienes Materias de la Corporación de Salud del Estado Táchira.2.- Determinar las normas y procedimientos a través de un instrumento que le dicta los lineamientos para la Contabilidad Fiscal de Almacenes.

ALCANCE1.- Estas normas y procedimientos son sólo aplicables a la Coordinación Regional de Bienes Materias de la Corporación de Salud del Estado Táchira.

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1.- Constitución de la República Bolivariana de Venezuela2.- Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y Del SistemaNacional de Control Fiscal.3.- Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público.4.- Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos.5.- Ley Contra la Corrupción.6.- Ley Orgánica de Hacienda Pública Nacional.7.- Ley Orgánica de Salvaguarda del Patrimonio Público.8.- Publicación Nº 09 de la Contraloría General de la República.9.- Publicación Nº 15 de la Contraloría General de la República.

Este manual es emitido y propiedad confidencial del Servicio de Bienes y Materias de la Corporación de Salud del Estado Táchira. No puede ser reproducido sin autorización escrita. Toda correspondencia relacionada con su contenido debe hacerse con referencia al número de este instructivo y dirigido a:COORDINACION DE BIENES MATERIAS DE LA CORPORACION DE SALUD DEL ESTADO TACHIRA

TITULO III: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA COORDINACION DE BIENES MATERIAS DE LA CORPORACION DE SALUD DEL ESTADO TACHIRA





Elaborado por:

Rafael Enrique VázquezJefe Servicio de Bienes y Materias

Revisado por:

Lcdo. Freddy René JaráJefe de Administracion y

Finanzas

Aprobado por:



PROCESO DE RECEPCION Y REGISTRO DE LAS CUENTAS MENSUALES

Definición: Son aquellos movimientos de Bienes y Consumos realizados

mensualmente por los Distritos Sanitarios y demás dependencias adscritas a la

Corporación de Salud del Estado Táchira, así como los respectivos Inventarios de

Almacén semestrales y anuales.

Norma: El proceso de recepción de las Cuentas Mensuales se rige por las Normas

Establecidas por la Ley Orgánica de Contraloría General de la República en las

Publicaciones 9 y 15 y la Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos.

Formatos:

1. F15-7: Relación por Concepto del Movimiento Mensual de Materias

2. F15-5: Comprobante General de Movimiento de Materias

3. F15-6B: Hoja de Pedido y Despacho

4. F15-6C: Traspasos Entre Almacenes

5. F15-1A: Inventario General del Almacén

6. F15-1B: Resumen del Inventario

7. Acta de Inventario.





Políticas: El proceso de recepción y registro de la cuenta mensual debe ingresar al

Servicio de Bienes Materias los cinco (5) primeros días de cada mes, una vez

ingresada la cuenta debe ser firmada y sellada con nombre, fecha y hora exacta de la

recepción.

Procedimiento:

a.- Los Distritos Sanitarios Nros. 01 Unidad Sanitaria San Cristóbal, 02 Rubio, 03

San Antonio, 04 Colon, 05 La Grita, 06 Pregonero, 07 El Piñal, 08 Coloncito, 09 Tariba,

Hospital Central, Hospital Oncológico, Sanatorio Antituberculoso, Ambulatorio Urbano

Tipo III Puente Real, Dirección Regional de Salud Ambiental y Contraloría Sanitaria, y la

Dirección Regional del Sistema Nacional de Salud, suministran las cuentas mensuales a

la Coordinación de Bienes Materias.

b.- La Secretaria de la Coordinación de Bienes Materias, recibe las cuentas

mensuales suministradas por los distritos sanitarios y demás dependencias con nombre y

apellido, fecha, hora y el sello respectivo.

c.- Registrar en el computador de acuerdo a los formatos de Excel Recepción de

Cuentas Mensuales el ingreso respectivo de cada cuenta por Distrito Sanitario.

Recibir de Distritos Sanitarios y dependencias

las Cuentas Mensuales

Registrar en el Formato Excel Recepción Cuentas

Mensuales las cuentas recibidas

Firmar y Sellar las Cuentas Mensuales





FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE RECEPCION Y REGISTRO DE LA CUENTAS MENSUALES

Inicio

Fin





PROCESO DE REVISION DE LAS CUENTAS MENSUALES E INVENTARIOS

Definición: Son aquellos movimientos de Bienes y Consumos realizados

mensualmente por los Distritos Sanitarios y demás dependencias adscritas a la

Corporación de Salud del Estado Táchira, y los inventarios que son realizados

semestral y anualmente.

Norma: El proceso de revisión de las Cuentas Mensuales se rige por la Ley Orgánica

de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, La

Publicación 15 de la Contraloría General de la Republica Capitulo IV y la Ley

Orgánica de Administración Financiera del Sector Publico.

Formatos:

1. F15-7: Relación por Concepto del Movimiento Mensual de Materias

2. F15-5: Comprobante General de Movimiento de Materias

3. F15-6B: Hoja de Pedido y Despacho

4. F15-6C: Traspasos Entre Almacenes

5. F15-1A: Inventario General del Almacén

6. F15-1B: Resumen del Inventario

7. Acta de Inventario.





Políticas:

a.- Durante el proceso de revisión de la cuenta mensual al ser asignadas a los

revisores de cuentas no debe exceder de 2 días hábiles con las mismas.

b.- En el caso de objeción de la cuenta entregar a la Secretaria para la respectiva

devolución en el formato establecido y el posterior registro.

c.- Una vez revisada y aprobada la cuenta mensual entregar a la Secretaria para el

registro respectivo y posteriormente entregar al Jefe de la Coordinación para la

Conformación y el Asiento en el formato de Control de Recaudos Contables.

Procedimiento:

CONCEPTOS DE ENTRADAS O INCORPORACIONES

CONCEPTO 01 INVENTARIO INICIAL:

a. Revisar los conceptos de los grupos, sub–grupos y secciones

b.-Multiplicar el Precio Unitario por las Cantidades y el resultado es el valor total.

c. Verificar el total de cada Grupo debe ser igual al resumen del inventario.

d.- Realizar la sumatoria impresa del total de grupo, sub-grupo y secciones.

e.- Verificar los respectivos sellos y firmas del Director, Administrador, Jefe de

Almacén y Kardex de los distritos sanitarios y demás dependencias.

Revisar los conceptos de los grupos, sub-grupos y

secciones

Multiplicar las Cantidades por el Precio Unitario y el resultado es el valor Total

Verificar el Total de cada Grupo debiendo ser igual

al reflejado en el Resumen del Inventario

Entregar a Secretaria para la

Devolución al Distrito

Verificar Sellos y Firmas de Director, Administrador,

Kardex y Depósito





FLUJOGRAMA CONCEPTO 01 INVENTARIO INICIAL

No

Inicio

Esta correcto

Realizar Sumatoria impresa de los Grupos, sub-grupos y secciones

Entregar a Secretaria para el Registro de cuentas por

Contabilizar

InicioVerificar la procedencia del Traspaso de acuerdo al Modelo Nº 06

Multiplicar las Cantidades por el Precio Unitario y el resultado es el valor Total

Verificar el Total General con el respectivo grupo, así como sellos y firmas Esta correcto

Realizar la sumatoria impresa del Total del Modelo Nº 06Fin

Entregar a Secretaria para la Devolución al Distrito





Si

CONCEPTO 02 ENTRADAS POR TRASPASOS DE OTROS ALMACENES:

a.- Verificar la procedencia del traspaso debiendo estar anexa con el Modelo Nº 6 Traspaso de Materias entre Almacenes.

b.-Multiplicar el Precio Unitario por las Cantidades y el resultado es el valor total.

c. Verificar el total general con el respectivo Grupo, así mismo sellos y firmas d.-

Realizar la sumatoria impresa del total del Modelo Nº 06.

FLUJOGRAMA DEL CONCEPTO 02 ENTRADAS POR TRASPASOS DE OTROS

ALMACENES

No

Fin





Si

CONCEPTO 03 COMPRAS

a.- Revisar las Facturas anexas, Número de Factura, Fecha de emisión, Descripción, Monto, Total General.

b.- Verificar el sello de Recepción de Mercancía del Depósito con la respectiva fecha y firma del Jefe Deposito.

c.- Verificar el Mes de la rendición con las facturas presentadas; debe ser anterior al mes de la rendición máximo 3 meses si es mes posterior devolver.

d.- Verificar las Facturas, deben venir sin tachaduras ni enmendaduras, copias legibles.

e.- Realizar la sumatoria impresa del Total de cada Factura.

Inicio

Revisar las Facturas Fecha Emisión, Beneficiario, Descripción, Monto, Total General

Verificar el Sello Recepción de Mercancía del Depósito con la fecha y firma del Jefe de Almacén

Verificar el mes de rendición con facturas anexas, máximo 3 meses anteriores al mes rendido

Verificar las facturas no presenten tachaduras ni enmendaduras, copias legibles. Esta correcto

Realizar la sumatoria impresa del Total de las facturas

Fin

Entregar a Secretaria para la Devolución al Distrito





FLUJOGRAMA DEL CONCEPTO 03 COMPRAS

No





Si

CONCEPTO 06 PRODUCCION Y TRANSFORMACION DE MATERIALES:

Se realizan entradas por este concepto cuando se fabrican, transforman o

manufacturan materiales en los talleres o laboratorios oficiales, que ingresan al

almacén a precio de costo o de justiprecio. Para los efectos de la justificación

correspondiente a este concepto y en el caso de que el ministerio no disponga de un

comprobante especial, podrá adoptarse un formulario similar al Modelo Nº 05

Comprobante General de Movimiento de Materias.

Nota. Se da en el caso de dependencias cuentadantes que tengan equipos para procesar

Materias primas en productos terminados.

CONCEPTO 07 SUMINISTROS DE OTRAS ENTIDADES:

a.- Revisar las Facturas anexas: Numero Factura, Fecha de emisión, Beneficiario,

Descripción, Monto, Total General.

b.- Verificar el sello de Recepción de Mercancía del Depósito con la respectiva fecha y

firma del Jefe Deposito.

Verificar el mes rendición con facturas anexas, máximo 3 meses anterior al mes rendido

Verificar las facturas no presente tachaduras ni enmendaduras, copias legibles y el formato F15-5 Esta correctoEntregar a Secretaria para la Devolución al Distrito

Inicio

Revisar las Facturas Fecha Emisión, Beneficiario, Descripción, Monto, Total General

Verificar el Sello Recepción de Mercancía del Depósito con la fecha y firma del Jefe

Verificar el Sello de Asignación Ejecutivo





c.- Verificar el sello de Asignación Ejecutivo

d.- Verificar el Mes de la rendición con las facturas presentadas; debe ser anterior al

mes de la rendición máximo 3 meses si es mes posterior devolver.

e.- Verificar las Facturas deben venir sin tachaduras ni enmendaduras, copias legibles.

f.- Verificar que presente anexo el Modelo F15-5

g.- Realizar la sumatoria impresa del Total de cada Factura.

FLUJOGRAMA DEL CONCEPTO 07 SUMINISTRO DE OTRAS ENTIDADES





No

CONCEPTO 08 REINTEGROS O DEVOLUCIONES:

Se utilizara para registrar los reintegros o devoluciones de materias que se hagan al

almacén por cualquier motivo, incluyendo aquellas a las que se había dado salida

provisional por el concepto 63 “Préstamos Autorizados”. Cuando el Ministerio no disponga

de un comprobante especial para justificar los movimientos que ocurran por este

concepto, podrá producir un formulario cuyo diseño sea similar al Modelo Nº 05

“Comprobante General de Movimiento de Materias”.

CONCEPTO 10 RECONSTRUCCION EQUIPOS:

Se utiliza para dar ingreso por su nuevo valor a las maquinas y equipos que han sido

motivo de reconstrucción o transformación importantes. Cuando en tal proceso se utilicen

materiales provenientes del desarme de bienes muebles inservibles o en mal estado, a

estos debe darse la salida correspondiente por el concepto 55 “Desarme”, y si a los

mismos fines se requiere la utilización de nuevos repuestos y materiales, la salida

correspondiente deberá efectuarse por el concepto 54 “Suministro de Materiales de

consumo”. El comprobante será el acta que debe levantarse al efecto, donde se hará

Inicio

Revisar las Facturas anexas número, fecha, descripción, beneficiario, monto, total general.

Verificar sello recepción de mercancía Depósito con la Firma y Sello Jefe

Verificar las facturas no presente tachaduras ni enmendaduras, copias legibles.





constar, entre otros detalles, la recepción de los equipos reconstruidos o transformados,

así como el valor por el cual se incorporan.

CONCEPTO 11 ENTRADAS POR DONACION:

a.- Revisar las Facturas anexas Numero Factura, Fecha de emisión, Beneficiario,




c.- Verificar las Facturas deben venir sin tachaduras ni enmendaduras, copias legibles.

d.- Verificar que presente anexo el Modelo F15-5 con las respectivas firmas y sellos de

las autoridades correspondientes.

e.- Realizar la sumatoria impresa del Total de cada Factura.

FLUJOGRAMA DEL CONCEPTO 11 ENTRADAS POR DONACION





No

CONCEPTO 12

ENTRADAS POR PERMUTAS:

Se utilizara este código para registrar las materias que se reciban en cambio de

otras. El comprobante podrá ser semejante al Modelo Nº 05 “Comprobante

General de Movimiento de Materias”, y deberá acompañarse de la correspondiente

autorización escrita de los funcionarios competentes.

CONCEPTO 14

OMISION EN INVENTARIOS Y SOBRANTES:

Cuando los almacenes aparecieren materias que no se registraron en los

inventarios iniciales o que constituyan sobrantes determinados al practicarse

inventarios periódicos, la incorporación de la diferencia se registrara por este

concepto, debiéndose utilizar un formulario similar al Modelo Nº 4 “Diferencias

entre existencias físicas y registros contables”.





CONCEPTO 17

INCORPORACION PARA CORREGIR REGISTROS ANTERIORES:

Si por algún motivo se cometió un error en cuentas rendidas anteriormente, al

cargar menor cantidad o valor de las materias que realmente entraron o al

descargar mayor cantidad o valor de las materias realmente salidas, se hará el

cargo correspondiente utilizando este código. El comprobante respectivo podrá ser

semejante al modelo Nº 5 “Comprobante General de Movimiento de Materias”, en

el cual deberá acres mención de la fecha y operación en que se cometió el error.

CONCEPTO 19

ENTRADAS O INCORPORACIONES POR OTROS CONCEPTOS:

a.- Revisar las Facturas anexas Numero Factura, Fecha de emisión, Beneficiario,




c.- Verificar el Sello de Recuperación de Costos del Distrito.

d.- Verificar que este anexa la Orden de Compra correspondiente a la factura.

Inicio

Revisar las Facturas Número, Fecha, Beneficiario, Descripción, Monto.

Verificar sello recepción Mercancía Deposito con la Firma

Verificar Sello de Recuperación de Costos

Verificar la Orden de Compra anexa





e.- Verificar que presente anexo el Modelo F15-5 con las respectivas firmas y sellos de

las autoridades correspondientes.

f.- Realizar la sumatoria impresa del Total de cada modelo F15-5.

FLUJOGRAMA DEL CONCEPTO 19

ENTRADAS O INCORPORACIONES POR OTROS CONCEPTOS





No

CONCEPTOS DE SALIDAS O DESINCORPORACIONES

CONCEPTO 51: SALIDAS POR TRASPASOS A OTROS ALMACENES:

a.- Verificar las firmas y sellos del Director y Jefe Deposito despachador y firmas y

sellos del Director y Jefe Depósito Receptor.

b.- Verificar el Formato utilizado sea el Modelo Nº 6 Traspasos de Materias entre

Almacenes”.

c.- Realizar la Sumatoria Impresa del Total de cada Modelo Nº 6.

InicioVerificar el Formato Nº 06 Traspasos de materias entre almacenes

Verificar firmas y sellos del Director y Jefe Deposito despachador y Receptor cada distrito

Realizar la sumatoria del total de cada modelo Nº 06

Esta correctoEntregar a Secretaria para la Devolución al Distrito

Fin





FLUJOGRAMA DEL CONCEPTO 51 SALIDAS POR TRASPASOS A OTROS

ALMACENES

No

SI

CONCEPTO 52 VENTAS:

Se utilizara este concepto para registrar las salidas por venta de materias,

que se efectúen de acuerdo con las disposiciones de la Ley Orgánica de la

Hacienda Publica Nacional. Los comprobantes serán las respectivas

autorizaciones escritas y el recibo de los bienes por el comprador, para lo cual

podrá utilizarse un formulario semejante al Modelo Nº 5 “comprobante General de

Movimiento de Materias”.

CONCEPTO 53:

ENTREGA DE BIENES MUEBLES EN DEPOSITO Y

Inicio

Verificar el Modelo F15-6B firmas y sellos de las autoridades

Constatar firmas del Servicio Solicitante y Recibidor

Verificar Datos Comprobante, Descripción articulo

Multiplicar Cantidad despachada por precio unitario y el valor total





CONCEPTO 54: SUMINISTRO DE MATERIALES DE CONSUMO

a.- Verificar que presente anexo el Modelo F15-6B con las respectivas firmas y

sellos de las autoridades correspondientes.

b.- Constatar las respectivas firmas del Jefe del Servicio Solicitante y del

Servicio Receptor.

c.- Verificar los datos del Comprobante y la descripción del artículo.

d.- Multiplicar la cantidad despachada por el precio unitario y el valor total de

cada comprobante.

e.- Verificar la exactitud del Total General de cada Comprobante

f.- Realizar la Sumatoria Impresa de cada uno de los comprobantes.

FLUJOGRAMA DEL CONCEPTO 53 Y 54





No

Si

CONCEPTO 55

DESARME:

Se utiliza para desincorporar aquellos bienes muebles, tales como maquinas, equipos y

aparatos, cuando en virtud de orden administrativa se desarmen para aprovechar las

partes utilizables. En caso de que las partes aprovechables deban quedar depositadas en

el almacén, se les dará entrada por el código 19 “Entradas o incorporaciones por otros

conceptos”. Las salidas se justificaran mediante un formulario similar al Modelo F15 - 5





“comprobante General de Movimiento de Materias”, acompañado de las actas que se

produzcan al efecto.

CONCEPTO 56

DESINCORPORACION POR INSERVIBILIDAD:

Este código se utilizara para desincorporar los bienes muebles en almacén que hayan

sufrido avería total, o los bienes muebles en almacén que hayan sufrido avería total, o los

de consumo que estén completamente inservibles. Se comprobara con la respectiva

autorización ministerial y con actas donde conste la aprobación de la Contraloría General

de la Republica, si fuere el caso.

CONCEPTO 57

DESINCORPORACION POR DETERIORO:

Se utilizara en los casos de daños a averías parciales, en que exista un valor de rescate

de la parte no averiada. a los bienes deteriorados se dará salida por su valor total, y el

valor de la parte salvada, será cargado a la cuenta respectiva. Tanto las entradas como

las salidas, requerirán de la correspondiente orden de los funcionarios competentes del





ministerio, y se comprobaran con las actas que se levanten al efecto, donde conste la

autorización de la Contraloría General de la Republica, si fuere el caso.

CONCEPTO 58

DESINCORPORACION POR MERMAS:

Se utilizara este código para registrar las disminuciones que sufren ciertos materiales que,

por su naturaleza, pierden peso o volumen mientras están almacenados. Las salidas por

este concepto deben justificarse con las actas correspondientes y con la autorización de

los funcionarios competentes.

CONCEPTO 60

FALTANTES POR INVESTIGAR:

Este código se utilizara cuando ocurran casos de pérdida o sustracción de materias en los

almacenes, o cuando, al realizar las verificaciones correspondientes a los inventarios

periódicos, se determinen diferencias entre las existencias físicas y los saldos de las

respectivas tarjetas de inventario permanente.

CONCEPTO 61

SALIDAS POR PERMUTA:

Se utilizara este código para registrar las materias que se entreguen en cambio de otras,

debiéndose incorporar las materias que se reciban afectando el código de entrada 12.





Cuando fuere necesario, podrá producirse un formulario similar al modelo F15- 5

“Comprobante General de Movimiento de Materias”.

CONCEPTO 62 SALIDAS POR DONACION:

Se registraran por este concepto las donaciones de materiales que se autoricen con fines

benéficos, educativos o de utilidad pública, de conformidad con las disposiciones de la

Ley Orgánica de la Hacienda Publica Nacional. La correspondiente autorización del

ministerio y el documento en el cual conste la opinión favorable de la Contraloría General

de la Republica, deberán acompañarse al comprobante de recibo la entidad o persona

beneficiaria de la donación.

CONCEPTO 63 PRÉSTAMOS AUTORIZADOS:

Se utilizara este código cuando se entreguen en préstamo máquinas, equipos o

herramientas, con la obligación de devolverlos al almacén. El comprobante de salida

deberá estar acompañado de la correspondiente autorización para efectuar el préstamo

otorgada por los funcionarios competentes del ministerio.

CONCEPTO 66 DESINCORPORACION PARA CORREGIR REGISTROS ANTERIORES:





Si por algún motivo se cometió un error en las cuentas rendidas anteriormente, al

descargar menor cantidad o valor de las materias realmente salidas o al cargar mayor

cantidad o valor de las que realmente ingresaron, el asiento de contrapartida por la

diferencia se hará por este concepto. A tal fin deberá utilizarse un formulario semejante al

Modelo F15 - 5 “Comprobante General de Movimiento de Materias”, en el cual deberá

hacerse mención de la fecha y operación en que se cometió el error.

CONCEPTO 69

SALIDAS O DESINCORPORACIONES POR OTROS CONCEPTOS:

Los casos no previstos anteriormente se registraran en este código, procurando utilizarlo solo

cuando sea indispensable. Las operaciones se comprobaran con los documentos justificativos

que sean del caso.

CONCEPTO 62 SALIDAS POR DONACION:

Se registraran por este concepto las donaciones de materiales que se autoricen con fines

benéficos, educativos o de utilidad pública, de conformidad con las disposiciones de la

Ley Orgánica de la Hacienda Publica Nacional. La correspondiente autorización del

ministerio y el documento en el cual conste la opinión favorable de la Contraloría General

de la Republica, deberán acompañarse al comprobante de recibo la entidad o persona

beneficiaria de la donación.

CONCEPTO 63 PRÉSTAMOS AUTORIZADOS:





Se utilizara este código cuando se entreguen en préstamo máquinas, equipos o

herramientas, con la obligación de devolverlos al almacén. El comprobante de salida

deberá estar acompañado de la correspondiente autorización para efectuar el préstamo

otorgada por los funcionarios competentes del ministerio.

CONCEPTO 66 DESINCORPORACION PARA CORREGIR REGISTROS ANTERIORES:

Si por algún motivo se cometió un error en las cuentas rendidas anteriormente, al

descargar menor cantidad o valor de las materias realmente salidas o al cargar mayor

cantidad o valor de las que realmente ingresaron, el asiento de contrapartida por la

diferencia se hará por este concepto. A tal fin deberá utilizarse un formulario semejante al

Modelo F15 - 5 “Comprobante General de Movimiento de Materias”, en el cual deberá

hacerse mención de la fecha y operación en que se cometió el error.

CONCEPTO 69

SALIDAS O DESINCORPORACIONES POR OTROS CONCEPTOS:

Los casos no previstos anteriormente se registraran en este código, procurando utilizarlo solo

cuando sea indispensable. Las operaciones se comprobaran con los documentos justificativos

que sean del caso.





INDICE

Pág.





TITULO I: INSTRUCTIVO PARA EL USO DEL MANUAL EN

GENERAL4

INTRODUCCION 5

INSTRUCTIVO PARA EL USO CORRECTO DEL MANUAL 6

TITULO II: MANUAL ORGANIZACIONAL, DEPARTAMENTO DE

CONTROL DE CONSUMO (KARDEX) DE CORPOSALUD ESTADO

TÁCHIRA

7

DEPARTAMENTO DE CONTROL DE CONSUMO(KARDEX) 8

MISION 9

VISION 9

OBJETIVO GENERAL 10

OBJETIVOS ESPECÍFICOS 10

ORGANIGRAMA 11

FUNCIONES 12

JEFE DEL DEPARTAMENTO CONTROL DE CONSUMO (KARDEX) 12

FUNCIONES DEL CARGO DE SECRETARIA 13

FUNCIONES KARDISTA I 13

FUNCIONES KARDISTA II 14

FUNCIONES KARDISTA III 15

TITULO III: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL

DEPARTAMENTO DE CONTROL DE CONSUMO (KARDEX) DE

CORPOSALUD ESTADO TÁCHIRA

16

RECEPCION Y ENTREGA DE DOCUMENTOS: 17

ENTRADAS O INCORPORACIONES 22

SALIDAS O DESINCORPORACIONES 25

CONSOLIDACIÓN DE LAS CUENTAS 30





INVENTARIOS PERIODICOS 33

ANEXOS 36

ANEXO 1 LIBRO DE RECEPCIÓN DE MODELOS 37

ANEXO 2 MODELO F.15-6B 37

ANEXO 3 TARJETA DIGITAL DE INVENTARIO PERMANENTE 38

ANEXO 4 F.15-6 (TRASPASOS ENTRE ALMACENES); 39

ANEXO 5 MODELO F.15.5 (PRODUCCIÓN Y TRANSFORMACIÓN

DE MATERIA)40

ANEXO 6 MODELO 1 41

ANEXO 7 MODELO 5-M 44

ANEXO 8 HOJA DE PEDIDO DE DESPACHO 45

TITULOI: INSTRUCTIVO PARA EL USO DEL MANUAL EN GENERAL





REGISTRO DE CAMBIOS

Rev. Fecha Cambio

A 13/12/2010

B 15/03/2013 Actualización

OBJETIVO

1.- Servir de Guía práctica acerca del marco Organizacional que se desarrolla en el Departamento Control de Consumo (Kardex).2.- Determinar las funciones a seguir por los integrantes del Departamento Control de Consumo (Kardex).

ALCANCE

1.- Estas normas y procedimientos son sólo aplicables a el Departamento Control de Consumo (Kardex).

RE

FE

RE

NC

IAS

YN

OR

MA

S






Salud.

Este manual es emitido y es propiedad confidencial del Departamento Control de Consumo (Kardex), No puede ser reproducido sin autorización escrita. Toda correspondencia relacionada con su contenido debe hacerse con referencia al número de este instructivo y dirigido a:

DEPARTAMENTO DE CONTROL DE CONSUMO (KARDEX)

Elaborado por:

T.S.U Marivict García Sánchez

Asistente Administrativo

Revisado por:

Lcda. Leandra ContrerasAnalista de Control de

Gestión

Revisado por:

Lcda. Eva Martínezjefe de administración

y finanzas

Aprobado por:

Consejo Directivo de la Corporación de SaludActa Nº____Fecha___

INTRODUCCIÓN





Mediante la elaboración del presente Manual de Normas y Procedimientos del

Departamento Control de Consumo (Kardex), se persigue consolidar herramientas

prácticas de utilizar en el que hacer diario de los funcionarios que laboran en este

Departamento.

A través de estas normas se pueden controlar las actividades relacionadas con el buen

funcionamiento del Depósito en cuanto a Entradas y Salidas, y posterior elaboración de

los distintos modelos que genere éste desempeño.

Con este Manual se pueden unificar todas las cuentas que generen los movimientos

mensuales de materias y bienes nacionales, pudiendo controlar de manera directa el

Depósito como ente guardián y despachador de los bienes en custodia.

El sistema de contabilidad de materias, ejecutado a través de tarjetas, es básico para

el buen orden administrativo y funcionamiento del mismo, así como también para ejercer

acciones de vigilancia, fiscalización y control.

Para obtener resultados positivos en la aplicación del presente Manual, se requiere del

buen desempeño de todos los funcionarios y empleados adscritos al Departamento, así

como también la interrelación directa con las Unidades de Compra, Bienes Materias,

Bienes Nacional y Administración.






1. Tener conocimientos previos sobre el objetivo y estructura del manual.

2. Buscar el índice con el fin de verificar la disposición de la información deseada y

su ubicación dentro del Manual.

3. En caso de no conseguir la información deseada consultar al jefe inmediato.

4. Dar un buen uso al manual para no dañarlo, perderlo o ensuciarlo.

TITULOII: MANUAL ORGANIZACIONAL DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL Y CONSUMO DE CORPOSALUD ESTADO TÁCHIRA





REGISTRO DE CAMBIOS

Rev. Fecha Cambio

A 13/12/2010


OBJETIVO

1.- Servir de Guía práctica acerca del marco Organizacional que se desarrolla en el (Departamento Control de Consumo (Kardex)).2.- Determinar las funciones a seguir por los integrantes del (Departamento Control de Consumo (Kardex)).

ALCANCE1.- Estas normas y procedimientos son sólo aplicables a el (Departamento Control de Consumo (Kardex)).

RE

FE

RE

NC

IAS

YN

OR

MA

S






Salud.

Este manual es emitido y es propiedad confidencial de Control de Consumo (Kardex),. No puede ser reproducido sin autorización escrita. Toda correspondencia relacionada con su contenido debe hacerse con referencia al número de este instructivo y dirigido a:


Elaborado por:



Revisado por:


Gestión

Revisado por:


y finanzas

Aprobado por:


Acta Nº____Fecha___






Es el encargado de contabilizar, administrar y controlar los bienes muebles y materias

que son Almacenados en el depósito regional de la Corporación de Salud del Estado

Táchira.

Mantener actualizados los movimientos Contables que se Generen en el deposito,

comprobante de la operaciones realizadas (incorporaciones y desincorporaciones)

clasificados por mes y por concepto. Dentro de cada comprobante se deberá

guardar un orden numérico consecutivo

Consolidar las cuentas en relación por conceptos del movimiento de materias y

valores del movimiento mensual de materias.

Mantener el Inventario actualizado.

Agilizar la documentación destinada a los Departamentos de Bienes Materias y

Bienes Nacionales





MISIÓN

Desarrollar estrategias que nos permitan mantener el sistema de información

Administrativo actualizado, oportuno, veraz y calidad, como propósito fundamental de

garantizar un excelente resultado.

VISIÓN

Mantener en el Departamento Control de Consumo (Kardex) un continuo y efectivo

manejo de la información con todos aquellos departamentos que mantienen una conexión

directa con la oficina y lograr un mejor desenvolvimiento del personal en las áreas

contables, y que prevalezca el respeto así como el buen trato con los demás.





OBJETIVO GENERAL

Mantener actualizados los movimientos contables que generen una información veraz y

de calidad a todos los entes del sector salud, que satisfagan la demanda del usuario y

también agilizar la documentación destinada a los Departamentos de Bienes Nacionales y

Bienes Materias.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1. Definir las normas que están ligadas a los procedimientos.

2. Disponer de un (01) Manual de Normas y Procedimientos actualizado y aprobado.

3. Recibir los formatos que genere el Depósito Regional de los modelos F. 15-

6B y copias de de facturas y órdenes de compra.

4. Recibir los formatos que genere el Depósito Regional de los modelos F. 15-

6C.

5. Descargar y despachar de los kardex respectivos las requisiciones solicitadas por

los Ambulatorios y Coordinaciones adscritas a la Corporación de Salud.

6. Elaborar Informe de Gestión a la Administración de la Corporación de Salud.






FUNCIONES

División De Administración y Finanzas de Corposalud

Táchira

Unidad Control de Consumo (Kardex)

Secretaria II

Kardista I Kardista II

Kardista III





FUNCIONES DEL CARGO DEL JEFE DE LA OFICINA CONTROL DE CONSUMO

(KARDEX)

Vigilar el cumplimiento de las leyes y reglamentos que rigen el Control de los

Bienes Muebles en Depósito.

Atender a los Jefes de Unidades y de Distritos Sanitarios en todo lo relacionado a

la solicitud de materiales e insumos los días lunes y martes para posteriormente

los días miércoles, jueves y viernes proceder a la elaboración de comprobantes

para el respectivo despacho de acuerdo al orden en que sean recibidas.

Elaborar y presentar los inventarios mensualmente.

Asesorar y supervisar la elaboración de Cuenta Mensual, para luego ser remitida a

la Oficina de Bienes Materias.

Elaborar y entregar información mensual al Departamento de Bienes Nacionales,

para su registro contable.

Realizar Inventarios físicos semestralmente.

Asistir a reuniones previamente convocadas por el Jefe de Administración y

Finanzas, junto con los Jefes de las Unidades adscritas a esta División.

Supervisar y chequear los trabajos desempeñados por los funcionarios adscritos

al Departamento.

Hacer cuadro resumen de las entradas y salida por partidas y sub-partidas.

Mantener buena comunicación con los Jefes de Depósito, Bienes Materias, Bienes

Nacionales y Compras.





Firmar todos los modelos que se generen mensualmente, (F.15-6C, F.15-6B,

inventarios, Oficios.)

Realizar reuniones semanales con el personal del Departamento para fortalecer

las posibles debilidades presentadas en el departamento en ese lapso.

FUNCIONES DE LA SECRETARIA:

Recibir e enviar correspondencia interna.

Registrar en físico y digital todas las correspondencias enviadas y recibidas.

Redactar oficios, informes y cualquier otro documento requerido por su jefe

inmediato

Atender al público en general

Cumplir con cualquier otra función que le sea asignada por su supervisor

inmediato.

FUNCIONES DEL KARDISTA I:

Redactar y elaborar oficios.

Revisar los modelos F. 15-6B (Entradas) provenientes del Depósito Regional.

Dar entrada en los Kardex respectivos y asentar en tarjeta todos los renglones

pertenecientes a la partida que ejecuta (4-22-A)

Elaborar cuadro mensual de entradas y salidas por partidas.

Mantener al día todo el trabajo encomendado.

Descargar de los Kardex respectivos todos los modelos F. 15-6C (salida)

diariamente y elaborar cuadro resumen mensual.





Cumplir con cualquier otra función o tarea que le sea asignada por su supervisor

inmediato, aún cuando esté fuera de su área de trabajo.

Atender al público que requiera alguna información del Departamento.

FUNCIONES DEL KARDISTA II:



Dar entradas en los Kardex respectivos y asentar en tarjeta todos los

renglones pertenecientes a la partidas que ejecuta (4.22-J)

Elaborar cuadro mensual por partida de las entradas y salidas.

Mantener al día todo el trabajo encomendado

Descargar de los kardex respectivos todos los modelos F. 15-6C (salidas por el

concepto 54) diariamente y elaborar cuadro resumen mensual.

Cumplir cualquier otra función o tarea que le sea asignada por su supervisor



FUNCIONES DEL KARDISTA III:







Dar entradas en los Kardex respectivos y asentar en tarjeta todos los

renglones pertenecientes a la partidas que ejecuta ( 4-20, 4-27, 4-25-E, 4-

22B,22-C, 4-22-D, 4-22H, 4-22J, 4-28, 4-30)

Elaborar cuadro mensual por partida de las entradas y salidas.

Mantener al día todo el trabajo encomendado

Descargar de los kardex respectivos todos los modelos F. 15-6C (salidas por el

concepto 54) diariamente y elaborar cuadro resumen mensual.

Cumplir cualquier otra función o tarea que le sea asignada por su supervisor







REGISTRO DE CAMBIOS

Rev. Fecha Cambio

A 13/12/2010


TITULO III: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL Y CONSUMO DE CORPOSALUD ESTADO TÁCHIRA

OBJETIVO

1.- Servir de Guía práctica acerca del marco Organizacional que se desarrolla en el Departamento Control de Consumo (Kardex).2.- Determinar las funciones a seguir por los integrantes del Departamento Control de Consumo (Kardex).

ALCANCE1.- Estas normas y procedimientos son sólo aplicables a el Departamento Control de Consumo (Kardex).

RE

FE

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NC

IAS

YN

OR

MA

S

1.- Constitución de la República Bolivariana de Venezuela2.- Ley Orgánica del Trabajo y su Reglamento.3.- Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema

Nacional de Control Fiscal.4.- Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público.5.- Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos.




Salud.

Este manual es emitido y es propiedad confidencial de Control de Consumo (Kardex),. No puede ser reproducido sin autorización escrita. Toda correspondencia relacionada con su contenido debe hacerse con referencia al número de este instructivo y dirigido a:

DEPARTAMENTO DE CONTROL Y CONSUMO (KARDEX)

Elaborado por:



Revisado por:


Gestión

Revisado por:


y finanzas

Aprobado por:

Consejo Directivo de la Corporación de

SaludActa

Nº____Fecha___





RECEPCION Y ENTREGA DE DOCUMENTOS:

Definición

Consiste en recibir, ordenar, verificar y agrupar la información proveniente de los

Distritos Sanitarios y todos los Departamentos adscritos a la Corporación de Salud

del estado Táchira.

Concepto de entradas o incorporaciones: las más usadas son 02- Entradas por

traspaso de otros almacenes, 03- compras, 10- reconstrucción de equipos, 11-

entradas por donaciones.

Clasificación de las materias: las materias existentes en los almacenes oficiales

se clasifican en dos grandes grupos:

Grupo 3 - Bienes muebles en depósito.

Grupo 4 – materias de consumo.

Norma

Debe ceñirse a normas del buen funcionamiento de una oficina, llevando un

control por separado en cuanto ha recibido y despachado para un Departamento o

Unidad de Trabajo.

Formatos

Asentar en el libro que se lleva para la actividad realizada, donde destaque: Firma

de quien recibe, sellos, hora y fecha, destinatario.(ver anexo 1)

Política

Todas las actividades que estén regidas por un Manual o Normas Gerenciales

para un buen desempeño.





Procedimiento

Recibir la correspondencia, verificando fecha a la cual corresponde la

documentación.

Asentar en el libro de recepción de Modelos, describiendo la

documentación comprobante de ingreso de materia o modelo F.15-6B y

traspaso de materias entre almacenes y hoja de pedidos y despacho o

modelo F.15-6BC, fecha del los modelos y cantidad de los mismos.

Firmar el recibido por parte del depósito.

Hacer firmar en el libro al personal del depósito con fecha y firma legible.

Asentar en libro de correspondencia recibida.

Hacer entrega de la documentación al Jefe del Departamento.

El Jefe revisa los modelos F.15-6B. La cual se hace énfasis en la

codificación del concepto de entradas o incorporaciones, clasificación de

las materias, número de comprobante, fecha de la operación, descripción

de los productos con las mayores características posible del mismo, unidad

de medida de las materias, documentación por comprobante orden de

compra, factura los cuales deben venir sellados por la proveeduría, precio

unitario, IVA y total por comprobante. En los modelos F.15-6BC se deben

hacer énfasis en la fecha de la operación, codificación del concepto,

clasificación de las materias, deben venir sin enmiendas ni tachaduras.

Los modelos con errores son devueltos al Deposito Regional

Los modelos aprobados son asignados a cada uno de los funcionarios

adscritos al Departamento los modelos F. 15-6B y F.15-6BC previamente

clasificados por partidas.





Flujograma





ENTRADAS O INCORPORACIONES

Definición

Entradas o incorporaciones: Son los asientos mediante los cuales se registran

en la contabilidad de los almacenes los ingresos de materias.

Materias: Son los bienes muebles y los materiales de consumo de propiedad

Nacional, que se encuentran depositados en los almacenes, es decir, que no estén

definitivamente destinados a una obra o servicio Publico.

Tarjetas de inventario permanente: Son las tarjetas que permite registrar el

movimiento de entrada y salida, determinándose los saldos por cantidades y

valores de la materias. Igualmente, en ellas se debe constar la fecha en que se

efectué cada inventario periódico. Se abrirá una tarjeta para cada tipo de artículo

registrado en los comprobantes de ingreso de materia.

Norma

Se rige por las normas establecidas en la Publicación 15 y la Publicación 09,

emanadas de la Contraloría General de la Republica.

Formatos

A través de todos los modelos a que hace referencia la Publicación Nº 15.

Formato F 15-6B. Entradas o Incorporaciones y tarjetas de inventario permanente.

Política

El trabajo es realizado manualmente y no debe presentar enmendaduras ni

tachaduras.





Procedimiento

Distribuir en el Personal (kardistas) bajo su responsabilidad el comprobante

de ingreso de materia o Modelo F 15-6B (entradas al almacén) de acuerdo

a las partidas y sub-partidas para ser ingresado a la tarjeta de inventario

permanente correspondiente.

Registrar cada materia en sus respectivas tarjetas de inventario

permanente, si no existe la tarjeta de la materia entrante. Ingresar el

nombre de la materia, unidad de mediad, código de concepto, número de

comprobante de la cual proviene, fecha de la operación, precio unitario y

total de la entrada; este debe coincidir con los precios del comprobante de

de entada. De existir una tarjeta con las mismas características de la

materia entrante se deben de promediar los precios unitarios sumando los

totales en unidades y precios y dividir el total monetario entre las unidades

totales existentes de la materia.

Se reparte la información a cada uno de los trabajadores hasta que

descarguen la información.

Este proceso se realiza hasta que se logre ingresar todos lo comprobantes

en las tarjetas de inventario permanente.





Flujograma





SALIDAS O DESINCORPORACIONES





Definición

Son los asientos mediante los cuales se registran en la contabilidad de almacenes

los egresos de las materias.

Concepto de salidas o desincorporaciones:

51- Traspaso entre almacenes.

53- Entrega de bienes muebles en depósito.

54- Suministros de materiales de consumo.

56- Desincorporación por inservibilidad.

57- Desincorporación por deterioro.

62- Donaciones.

63- Préstamos.

Norma:



Formatos

A través de todos los modelos a que hace referencia la Publicación Nº 15. Formato

F 15-6C. Salidas o desincorporaciones Modelo F.15-6 (Traspasos entre

Almacenes); Modelo F.15.5 (Producción y Transformación de Materia) y tarjetas de

inventarios permanentes.

Política

El trabajo es realizado manualmente y no debe presentar enmendaduras ni

tachaduras.

Procedimiento





Distribuir en el personal bajo su responsabilidad los Modelos F. 15.6C

(Hojas de Pedido y Despacho), la cual es utilizada en la entrega de Bienes

Materias y Bienes Nacionales; Modelo F.15-6 (Traspasos entre

Almacenes); Modelo F.15.5 (Producción y Transformación de Materia);

para ser descargados de acuerdo a la solicitud en las tarjetas y partidas

correspondientes.

Ordena por partidas y sub-partidas. los modelos F. 15-6C (conceptos 51,

53, 54,62 y 63).

Ordenar los comprobantes por Distritos Sanitarios.

Codificar cada comprobante por número de ruta el cual cada Distrito posee

y esta desglosado por Hospitales, Ambulatorios Urbanos y Ambulatorios

Rurales.

Enumerar todos los comprobantes.

Procede a descargar de los Kardex respectivos. Identificando materia a

descargar, código del concepto, número de comprobante, fecha de

operación y cantidad despachada, unidad de medida, precio unitario y

cantidad total por materia.

Luego sumar el total de cada materia del comprobante y colocar el total del

comprobante.

De poseer los comprobantes más de dos (2) clasificación de materias estas

serán colocadas como sub-total en el comprobante colocando el código y

el total; luego será pasada al trabajador que posee la partida o clasificación

y este procederá a realizarlo y colocar el total por partida y el total por

comprobante.

Debe coincidir el monto generado por los comprobantes y el monto

descargados de las tarjetas de inventario permanente.

Registrar en el libro manual los asientos de los comprobantes.

Se enviara al Jefe del Departamento para la consolidación de las cuentas.





Flujograma





CONSOLIDACIÓN DE LAS CUENTAS





Definición

Es la consolidación de la información por grupo de materias de forma mensual y

trimestral y semestral.

Norma:



Formatos

A través de todos los modelos a que hace referencia la Publicación Nº 15.

Política

El Departamento de Control de Consumo es responsable entregar las cuentas los

5 primeros días hábiles de cada mes.

Procedimiento

Revisar el trabajo realizado en los comprobantes, haciendo énfasis en la

clasificación de la materia en el precio unitario, total por materia, sub-total

por clasificación y total por comprobante; estos comprobantes debe de

estar sin enmiendas ni tachaduras.

Proceder a firmar y sellar todos los comprobantes.

Elaborar el inventario, mensualmente. Llenando la información requerida

en el modelo; toda la información se debe colocar en términos monetarios.

Remitir al Depósito Regional el inventario y los comprobantes el original y

una copia.

Hacer entrega de las copias de los comprobantes a la secretaria.

Archivar los comprobantes por mes trabajado.





Flujograma

INVENTARIOS PERIODICOS





Definición

Con el objetivo de verificar las existencias y mantener actualizados los inventarios,

se realizaran al menos 2 inventarios al año, dos recuentos físicos de todas las

materias en Depósito, para compararlas con los saldos de las respectivas tarjetas

de inventario permanente.

Norma:



Formatos

A través de todos los modelos a que hace referencia la Publicación Nº 15. Modelo

1, formato 5-M.

Política

El inventario será realizado por el personal del Depósito Regional y el

Departamento de Control de Consumo.

Procedimiento

se realizara el conteo físico por el personal del Depósito y se asentará en el

modelo 1 inventario general de almacén y el formato 5-M.

Luego en el formato 5-M se comparara lo físico con lo contable y si existen

excedentes o faltantes en el inventario físico, el Depósito es el encargado

de investigar dicho concepto.

Se firmara y sellara por los Jefes en cargados del inventario

Flujograma





ANEXOS





Anexo 1 Libro de recepción de modelos

Fecha DescripciónNombre de quien

entregaFirma

Anexo 2 modelo F.15-6B





Anexo 3 Tarjeta Digital de Inventario Permanente





Anexo 4 F.15-6 (Traspasos entre Almacenes).

MINISTERIO DE SALUD Y DESARROLLO SOCIAL

TRASPASO DE MATERIAS ENTRE ALMACENESALMACEN

DESPACHA-DO

Códi-go DENOMINACION UBICACIÓN Identificación del comprobante

Código concepto movimientoNº del compro-banteFecha de Des-pacho

ALMACEN DESTINATARIOCódi-

go DENOMINACION UBICACIÓN Identificación del ComprobanteCódigo concepto movimientoNº del compro-banteFecha de Re-cepción

CODIGODESCRIP-

CION Unidad de

Medida

canti-dad

precio unitario

bs.

valor to-talbs.

Grupo

Sub gru-po Sec Articulo





TOTAL Bs. 0,00

Ordenador de traspaso

Or-den De

Tras-paso Nº

Nombre y Firma del Jefe del Almacén Despa-chador

Nombre y fir-ma del Des-

pachador

Nombre y firma del Receptor

Firma del Director o Jefe de la Depen-dencia Receptor

Nombre:

Cargo: Fe-cha

FECHADependencia Sello Sello SelloAnexo 5 Modelo F.15.5 (Producción y Transformación de Materia)





Anexo 6 Modelo 1

Ministerio:Almacén:Ubicación:

Inventario General de AlmacénAl_____De______Añ

o________ Hoja Numero:CODIGO

DESCRIPCION DEL ARTICULO

Uni-dad de Medi-

da

Canti-dad

Valor Unitario

Bs.

VALOR TOTAL

Bs.Gru-po

Sub Gru-po

Sec

TOTAL Bs. 0,00

Datos de: Preparación Conformación Aprobación ( sello)NombreCargoFirma





Anexo 7 modelo 5-M

Anexo 8 Hoja de Pedido y Despacho





REGISTRO DE CAMBIOS

Rev. Fecha Cambio

A 19/01/2012B 22/04/2013 ACTUALIZACION

OB

JET

IVO 1. Servir de Guía práctica acerca del marco organizacional que se desarrolla

en el Departamento de Rendición de Cuentas de la Corporación de Salud del Estado Táchira.

2. Determinar las funciones a seguir por el personal que conforma el Departamento de Rendición de Cuentas de la Corporación de Salud del Estado Táchira.

ALCANCE

1. Estas normas y procedimientos son sólo aplicables a la Organización del Departamento de Rendición de Cuentas de la Corporación de Salud y las actividades a realizar están bajo control del la División de Administración y Finanzas de la antes mencionada Institución.

RE

FE

RE

NC

IAS

YN

OR

MA

S

1. Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.2. Ley Orgánica de Trabajo y su Reglamento.3. Ley Orgánica de la Contraloría General de la Republica y Del Sistema Nacional de

Control Fiscal.4. Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector publico.5. Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos.6. Ley Orgánica de Administración Pública.7. Ley Contra la Corrupción.8. Ley del Estado de la Función Publica.9. Reglamento de la Ley de Carrera Administrativa..10. Decreto con Rango y Fuerza de la Ley sobre Simplificación de Trámites Administrativos.

Este manual es emitido y es propiedad confidencial de la Departamento de Rendición de Cuentas y de la División de Administración y Finanzas de la Corporación de Salud del Estado Táchira. No puede ser reproducido sin autorización escrita. Toda correspondencia relacionada con su contenido debe hacerse con referencia al número de este instructivo y dirigido a:

DIVISION DE ADMINISTRACION Y FINANZAS ATENCION DPTO. RENDICION DE CUENTAS






Elaborado por:

Lcda. Anny Carelys Nino G.

Asistente Administrativo del Departamento de Rendición de Cuentas

Revisado Por:

T.S.U. Ruth Nohemi Gómez

GarcíaJefe del

Departamento de Rendición de

Cuentas

Revisado Por:

Lcda. Eva Yasmín Martínez Otero


Aprobado por:

Consejo Directivo de la Corporación de salud

Acta Nº:_____Fecha: ____

INTRODUCCION DEL MANUAL

Es importante incorporar la estructura organizativa y funciones generales en forma

clara y sencilla de cada uno de los componentes que conforman el departamento, de tal

manera que se realicen actualizaciones de forma anual sobre los procesos que se llevan

a cabo en el Departamento de Rendición de Cuentas, en proporción con las políticas y

lineamientos de la Corporación de Salud del Estado Táchira, Gobernación del Estado,

Ministerio del Poder Popular para la Salud, así mismo lo contemplado en la Constitución

de la República Bolivariana de Venezuela y demás Leyes Administrativas que incidan en

la norma aplicable a los procesos de rendición de cuenta.

Por lo que se hace necesario poseer un medio de comunicación escrita en este

caso el Manual Organizacional de Normas y Procedimientos simultáneamente, donde se

establezcan los parámetros que permitan obtener una orientación sobre lo que se desea

lograr, ser y hacer en el presente y futuro.





INSTRUCTIVO PARA EL USO DEL MANUAL

1. El uso y disfrute de esta manual solo debe ser aplicable a las funciones correctas

del departamento antes mencionado.

2. Este manual organizacional de normas y procedimientos es diseñado en función

de su exacto manejo según las normas y funciones del departamento para una

correcta aplicación de los procesos administrativos que se llevan dentro del

mismo.

3. Solo debe ser suministrado principalmente al personal que labora dentro del

departamento y al de la institución antes mencionada, bajo la previa autorización

de la División de Administración y Finanzas.

4. No debe ser modificado ni alterado sin la previa autorización por el jefe encargado,

bajo la División de Administración y Finanzas de la institución.





REGISTRO DE CAMBIOS

Rev. Fecha Cambio


OB

JET

IVO 2. Servir de Guía práctica acerca del marco Organizacional que se desarrolla en el

Departamento de Rendición de Cuentas de la Corporación de Salud del Estado Táchira.


ALCANCE2. Estas normas y procedimientos son sólo aplicables a la Organización de la

Corporación de Salud del Estado Táchira y las actividades a realizar están bajo control del la División de Administración y Finanzas de la antes mencionada Institución.

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YN

OR

MA

S

1. Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.2. Ley Orgánica de Trabajo y su Reglamento.3. Ley Orgánica de la Contraloría General de la Republica y Del Sistema Nacional de Control Fiscal.4. Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector publico.5. Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos.6. Ley Orgánica de Administración Pública.7. Ley Contra la Corrupción.8. Ley del Estado de la Función Pública.9. Reglamento de la Ley de Carrera Administrativa..10. Decreto con Rango y Fuerza de la Ley sobre Simplificación de Trámites Administrativos.

TITULO II: MANUAL ORGANIZACIONAL DEL DEPARTAMENTO DE RENDICION DE CUENTAS DE CORPOSALUD ESTADO TACHIRA







Elaborado por:

Lcda. Anny Carelys Nino G.

Asistente Administrativo del Departamento de

Rendición de Cuentas

Revisado Por:

T.S.U.Ruth Nohemi Gómez Garcia

Jefe del Departamento de Rendición de

Cuentas

Revisado Por:



Aprobado por:


Acta Nº_____Fecha: _____

INSTRODUCCION DEL DEPARTAMENTO DE RENDICIÓN DE CUENTAS

Es la obligación que tiene el cuentadante administrador (a) de demostrar formal y

materialmente a través de libros, registros, comprobantes y demás documentos, la

ejecución de la administración, el manejo y la custodia de los recursos otorgados a la

Corporación de Salud; así como la presentación de los resultados de la planificación,

programación y ejecución de la cuenta; además de ser un Órgano de Poder Publico

Estatal, que recibe recursos para ser ejecutado en todo el sector salud del estado; y de la

misma manera están regidos por la reglamentación de la Contraloría General del Estado,

en resolución Nº CET 193, de fecha 03/12/2010, publicada en Gaceta Oficial del Estado

Táchira, Nº extraordinario 2940, la cual establece que la Administración activa

centralizada o descentralizada, deberá tener formada y organizada la cuenta a fin de

cumplir con los parámetros establecidos en la mencionada resolución.





MISIÓN Y VISIÓN DEL DEPARTAMENTO DE RENDICION DE CUENTAS

MISIÓN

Realizar y ejecutar la Rendición de las Cuentas, a fin de demostrar formal y

materialmente, a través de documentos el manejo o la custodia de los recursos, así como

la presentación de los resultados de la planificación, programación y ejecución vinculados

con la cuentas.

VISIÓN





Lograr fortalecer el sistema y los procedimientos en la Rendición de las Cuentas,

estableciendo así el control y registro necesario de todas las operaciones que realice el

organismo, para garantizar con la mayor transparencia el manejo y custodia de las

cuentas que respalde y demuestre su validez.

DEPARTAMENTO DE RENDICIÓN DE CUENTAS

Es el Departamento ante el cual deben presentar los sustentos que conforman la

cuenta, mediante una o varias carpetas (rendiciones) según sea el caso, contenida de

comprobantes, ordenes de pago y demás documentos que deben ser originales, sellados

y firmados por el Director, Presidente y/o Gerente y Administrador, de igual forma la

carpeta debe ser marcada con el número de orden de pago, monto, concepto y fecha de

recibido. Los documentos de la cuenta, deben ser consignados ante el Departamento de

Rendición de Cuentas en un lapso no mayor de treinta (30) días, a partir de la fecha de

recibida la Orden de pago y/o cheque, emitida por la Corporación de Salud del Estado

Táchira, de igual forma debe contener copia del cheque otorgado, depósito firmado

sellado y el estado de cuenta bancario firmado y sellado por el funcionario emisor (banco)

con el numero de teléfono de la oficina.





OBJETIVO GENERAL

Realizar y ejecutar la rendición de cuentas de todas las operaciones realizadas por

la Corporación de Salud, las cuales deben contar con la documentación e información

necesaria a fin de demostrar formal y materialmente el manejo y la custodia de los

recursos, así como la presentación de los resultados de la planificación, programación y

ejecución vinculadas con las cuentas.


Establecer políticas y normas.





Revisar los pagos cualquiera sea su naturaleza, a fin de verificar si cuentan o no

con la documentación suficiente, y los resultados de cada operación.

Examinar y determinar si existen fallas en los pagos emitidos por la Corporación

de Salud del Estado Táchira, a fin de lograr que cada servidor público cuente con

la responsabilidad inherente a su cargo para rendir cuenta.

Registrar la documentación, para la respectiva rendición de cuentas.

ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE

RENDICION DE CUENTAS

Departamento de Rendición

de Cuentas

División deAdministración y Finanzas





FUNCIONES GENERALES

Las funciones señaladas permitirán al Departamento de Rendición de Cuentas,

demostrar formal y materialmente los actos de administración, manejo y custodia de los

recursos, así como la planificación, programación y ejecución vinculadas con la cuenta,

las mismas se detallan a continuación:

Formular normas y procedimientos que contribuyan a demostrar formal y

materialmente el manejo y custodia de los recursos otorgados.

Recibir y verificar los documentos que respaldan la cuenta.

Sección de Gastos de Personal de

Dirección Regional de Salud y

Corposalud

Sección de Gastos de Funcionamiento

de la Dirección Regional de Salud y

Corposalud





Sustentar la cuenta mediante un cuadro de Relación de Gastos, para ser rendido ante

la Gobernación del Estado.

Resguardar los soportes originales en un ambiente adecuado que no permita el

deterioro del archivo de las cuentas rendidas para objeto de examen ante la

Contraloría General del Estado Táchira, o en su defecto al control posterior por parte

de la Unidad de Auditoria Interna de la Corporación de Salud del Estado Táchira.

FUNCIONES DEL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RENDICION DE

CUENTAS

Supervisar y verificar cada una de las actividades realizadas por los asistentes a su

cargo, con el fin de mantener informado al Administrador sobre las cuentas.

Certificar solvencias, en caso de Distritos Sanitarios y demás dependencias, hay que

tomar en cuenta si están al día con las rendiciones.

Controlar internamente los montos recibidos, devueltos y por rendir del Departamento,

mediante un cuadro de desembolso demostrativo.

Revisar los cuadros de la rendición, para ser llevados a la Gobernación del Estado

Táchira, bien sea mensual, bimensual o trimestral.





Supervisar, y ordenar la rendición (en el respectivo archivo del Departamento de

Rendición de Cuentas), después de hacer la entrega formal de los cuadros que

sustentan la cuenta a la Gobernación del Estado Táchira.

Remitir los soportes de la rendición, después de recibidos por la Gobernación del

Estado, en copia, con oficio dirigido a la Unidad Auditoria Interna.

Participar en reuniones, acuerdos, convenios o tratados junto con todos los jefes de

unidad, jefes superiores o con personal de la gobernación del Estado.

Evaluar y dirigir al personal que comprende el Departamento de Rendición de

Cuentas, a fin de verificar que el trabajo asignado, se ejecute conforme a las

instrucciones dictadas o normas que lo constituyan en su efecto.

Informar al personal a su cargo sobre las Leyes Vigentes al momento, en caso de

cambios tomar en cuenta y aplicarlos en dicho manual.

Supervisar que el horario de trabajo se cumpla a cabalidad por el personal que labora

en este Departamento.

FUNCIONES DE LA SECRETARIA

Recibir, registrar y despachar la correspondencia general del Departamento.

Recibe y revisa la entrada de Órdenes de Pago de la Dirección Regional de Salud y

Corposalud.

Redactar oficios, solicitudes, memorando, circulares y otros, donde notifique:

Soportes faltantes, en el caso de que incurra, a fin de de esperar respuestas

en el lapso no mayor de 8 (ocho) días hábiles y así cumplir con lo establecido

en la Ley de la Contraloría General del Estado Táchira. (C.E.T. Nº 193,

Capitulo I, articulo Nº 3).





Necesidades que presente el Departamento, entre otros.

Archivar la correspondencia recibida y enviada.

Buscar firmas correspondientes a los cuadros necesarios para la rendición de cuentas

ante la Gobernación del Estado Táchira.

Atender el teléfono y al público interno a Corposalud.

FUNCIONES DEL AREA DE LA SECCION DE GASTOS DE PERSONAL DE LA

DIRECCION REGIONAL DE SALUD Y CORPOSALUD

ASISTENTE ADMINISTRATIVO 01

Cumple todas las funciones generales y se desempeña también en:

Nominas de la Dirección Regional de Salud

Retenciones







Bono de alimentación (tarjeta)

Nominas de la Dirección Regional de Salud



Sueldos y salarios, quincenas correspondientes a Corposalud

(Ejecutivo), SINTRA-SALUD y Dirección Regional de Salud (Ministerio).

Retenciones


Distritos y demás dependencias:

Recibe Órdenes de Pago y los sustentos de las cuentas

correspondientes a la partida 4.01 (gastos de Personal) de Distritos

Sanitarios y demás Dependencias.





Demostrar mediante cuadros las ordenes de pago entregadas por

Corporación de Salud, donde especifique fecha de recibido, el cheque,

vencimiento, monto y saldo.

Descontar de los cuadros las rendiciones recibidas en el Departamento

a la fecha.

Registrar los sustentos de las cuentas en el libro, para luego realizar los

certificados de solvencias correspondientes.

Entregar los certificados emitidos, firmados y sellados.

FUNCIONES DEL AREA DE LA SECCION DE GASTOS DE FUNCIONAMIENTO DE LA

DIRECCION REGIONAL DE SALUD Y CORPOSALUD



Orden de Compras

Orden de Servicio



Viáticos

Obras







Recibe los sustentos de las cuentas de los Distritos y demás

Dependencias, correspondiente a la 4.02 (Gastos de Funcionamiento).

Registrar las rendiciones recibidas de gastos de funcionamiento en su

libro respectivo.

Descontar de los cuadros las rendiciones recibidas en el Departamento

de los ejercicios anteriores.

Registro y control de ordenes de pago de los Distritos Sanitarios y

demás Dependencias sobre deudas de ejercicios anteriores.



Transcribe, registra e imprime cuadros detallados de la relación de

gastos con los datos de la cuenta, para luego ser presentados a la

Gobernación del Estado Táchira.

Marcar y armar la Rendición.

Realizar oficios, dirigido a la Gobernación del estado Táchira, con los

vistos buenos del Presidente y del Administrador, legalizando que la

información suministrada en el informe son datos veraces y

exactos a los originales que reposan en los archivos. Este informe debe

ser presentado en carpeta marrón, etiqueta descriptiva del ente publico,

Nº de orden de pago, monto, fecha de la transferencia, foliado y

sellado.

Archivar en carpetas lomo ancho las Ordenes de Pago otorgadas por la

Gobernación del Estado Táchira, con sus respectivos soportes

enviadas por el Departamento de Tesorería.





Realizar el logro de las rendiciones entregadas a la Gobernación del

Estado, relacionadas por números de orden de pago.

Elaborar el justificativo de rendición mediante un cuadro de excel,

donde se especifique, montos rendidos, en proceso, deudas y

porcentaje de rendiciones.

TITULO II: MANUAL ORGANIZACIONAL DEL DEPARTAMENTO DE RENDICION DE CUENTAS DE CORPOSALUD ESTADO TACHIRA

REGISTRO DE CAMBIOS

Rev. Fecha Cambio






OB

JET

IVO 3. Servir de Guía práctica acerca del marco Organizacional que se desarrolla en el

Departamento de Rendición de Cuentas de la Corporación de Salud del Estado Táchira.


ALCANCE

3. Estas normas y procedimientos son sólo aplicables a la Organización de la Corporación de Salud del Estado Táchira y las actividades a realizar están bajo control del la División de Administración y Finanzas de la antes mencionada Institución.

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1. Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.2. Ley Orgánica de Trabajo y su Reglamento.3. Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y Del Sistema

Nacional de Control Fiscal.4. Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector publico.5. Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos.6. Ley Orgánica de Administración Pública.7. Ley Contra la Corrupción.8. Ley del Estado de la Función Pública.9. Reglamento de la Ley de Carrera Administrativa..10. Decreto con Rango y Fuerza de la Ley sobre Simplificación de Trámites

Administrativos.



Elaborado por:

Lcda. Anny NinoAsistente

Administrativo del departamento de

Rendición de Cuentas

Revisado Por:

T.S.U. Ruth GómezJefe del


Cuentas

Revisado Por:



Aprobado por:


Acta Nº:_____Fecha: _____

RECEPCIÓN DE ÓRDENES DE PAGO EMITIDAS POR EL DEPARTAMENTO DE

TESORERÍA

Definición: Es la entrega formal de todos los pagos emitidos por el Departamento

de Tesorería para los diferentes Distritos Sanitarios, Dependencias, Proveedores





(entregadas por la unidad de caja), pagos de personal y viáticos (entregadas por el

Departamento de Tesorería).

Norma: La Orden de Pago debe presentar todos sus soportes completos y

originales, dependiendo de su concepto, anexando orden de pago, copia de

boucher o deposito, nominas, entre otros.

Formato: El pre-establecido por el Departamento que rinde

Política: Deben ser entregadas al Departamento mediante la relación de un

cuadro demostrativo.

Procedimiento:

1. Se reciben las órdenes de pago originales con sus respectivos soportes del


2. Son verificados con el formato de entrega todas las órdenes relacionadas en el

mismo y que estas contengan los soportes necesarios (originales y copias).

3. Todas las órdenes de pago deben poseer el respectivo número de orden de

Gobernación al cual pertenecen bien sea de la Dirección Regional de Salud

(Ministerio del Poder Popular para la Salud), Corposalud (Ejecutivo), saldo Inicial o

ingresos propios, con los soportes totalmente firmados, sellados y en original.

Además de poseer su respectiva solicitud de pago dependiendo del concepto del

pago.

4. Se verifica si se cumplió con la normativa, de no proceder se devuelve la rendición

al Departamento correspondiente para sus respectivas correcciones.

5. De ser positiva la rendición se reciben las órdenes de pago, se registran y se

procede archivar el recibido de la rendición entregada al Departame

Flujograma

Entregar las O.P. según su concepto a su respectivo analista de rendición





Si

DISTRIBUCIÓN DE LAS ÓRDENES DE PAGO RECIBIDAS POR EL

DEPARTAMENTO

Inicio

Recibir todas las Órdenes de Pago originales con sus respectivos soportes,

del Departamento de tesorería.

Verificar con el formato de entrega todas las órdenes relacionadas en el mismo, y que contengan los

soportes necesarios.

Se cumplió con la

normativa?

Devolver la carpeta o O.P. por escrito a el Departamento que lo esta Rindiendo.

Realizar las correcciones

Entregar carpeta al Departamento de Rendición de

Cuentas

Se da por recibido la rendición, se registrar las órdenes de pago según formato preestablecido por el Departamento

y se procede a archivar.

Fin

Todas las órdenes de pago deben contener Nº de orden de pago del Ejecutivo o Ministerio, saldo inicial, ingresos

propios, todo sellado y firmado.

No





Definición: Es la entrega de las órdenes de pago a cada asistente administrativo,

para la revisión y verificación detallada de los soportes de dicha ordenes, es

entregada por la o el secretario del Departamento.

Norma: Al recibir las ordenes de pago verificar que cuenten con todos los soportes

completos y originales, los cuales dependerán del concepto de pago.

Política: Debe ser entregado al asistente administrativo correspondiente de la

partida, al momento de haber sido recibidos por la o el secretario del

Departamento.

Procedimiento

1. Separar las órdenes de pago según su denominación o concepto.

2. Se entregan las órdenes de pago según su concepto a su respectivo asistente de

rendición.

3. Revisar que la orden de pago contenga todos los soportes firmados, sellados y en

original que sustenten la cuenta.

4. Se verifica si se cumplió con la normativa, de no proceder se devuelve la rendición

al Departamento correspondiente para sus respectivas correcciones.

5. De aceptar la rendición se procede armar la misma mediante una carpeta de

rendición, con su respectiva orden de pago y todos sus soportes sellados y

firmados dependiendo del concepto en original.

Flujograma

De aceptar la rendición se procede armar la misma mediante una carpeta de rendición con su respectiva O.P. y todos sus soportes firmados y sellados dependiendo del concepto y en original.





No

Si

RECEPCIÓN DE ORDENES DE PAGO DE DIRECCIÓN REGIONAL RENDIDAS

POR EL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA

Inicio

Separar las Órdenes según su denominación

Entregar las O.P. según su concepto a su respectivo analista de rendición

Se cumplió con la

normativa?Devolver la carpeta o O.P. por escrito a el Departamento que lo esta Rindiendo.


Entregar carpeta al Departamento

de Rendición

Fin

Revisar y verificar que la O.P. contenga todos los soportes firmados, sellados y en original que

sustentan la cuenta





Se reciben gastos de personal comprenden nominas de sueldos y salarios,

retenciones de ley (IVSS, LPF y LPH), gastos médicos y odontológicos, HCM, becas,

bono vacacional, aguinaldos, adelanto de prestaciones sociales, liquidación de

prestaciones sociales, capacitación y adiestramiento, prima por hijos, prima de

profesionalización, bono de alimentación, servicios profesionales y técnicos, honorarios

profesionales, indemnizaciones en el caso de retiro de empleados y obreros, bonos de

productividad, bonos de responsabilidad y viáticos.

Definición: Es la recepción formal de todos los pagos comprometidos por la

División de Recursos Humanos y emitidos por el Departamento de Tesorería, los

cuales reflejan las cláusulas contractuales enunciadas por la normativa laboral.

Norma: Al recibir las Órdenes de Pago verificar que cuente con todos los soportes


Formato: El pre-establecido por el Departamento que rinde.

Política: Debe venir relacionado mediante un cuadro demostrativo.

Procedimiento:

1. Se recibe la orden de pago en original sellada y firmada con sus

respectivos soportes dependiendo del concepto de pago, los cuales son

aquellos que sustentan la cuenta y luego se procede armar la rendición

mediante una carpeta soportada con el pago correspondiente, los cuales

deben contener:

NOMINAS





Personal Contratado

Orden de pago

Solicitud de pago

Oficios enviados al banco

Oficios de certificación

Cuadro presupuestario

Nomina del personal contratado

Traslados a la cuenta

Horarios de trabajo (según sea el caso)

Todo debe venir en original, sellado y firmado por sus respectivos Departamentos

ejecutores como: División de Recursos Humanos, Departamento de Tesorería,

División de Administración Y Finanzas y Presidencia y/o Gerencia General.

Suplente

Orden de pago

Solicitud de pago




Nomina del personal contratado


Horarios de trabajo (según sea el caso).


ejecutores como: División de Recursos Humanos,





Departamento de Tesorería, División de Administración y Finanzas, Presidencia y/o

Gerencia General.

Personal fijo (empleados a-b, obreros, enfermeras homologadas, enfermeras no

homologadas, gremios, médicos, empleados de alta responsabilidad), del MPPS y

del Ejecutivo del Estado.

Órden de pago

Solicitud de pago




Nómina del personal suplente


Horarios de trabajo (según sea el caso)


ejecutores como: División de Recursos Humanos, Departamento de Tesorería,

División de Administración y Finanzas y Presidencia y/o Gerencia General.

Retenciones de ley IVSS, LPF, LPH

Órden de pago

Solicitud de pago


Copia del boucher (depósito)

Nómina de retenciones





Hospitalización, Cirugía, Maternidad, Odontológicos (HCM)

Deben contener soportes u oficios originales con su respectivo informe médico,

recipes, facturas, nóminas firmadas y selladas, copias de las cédulas de los

beneficiarios o partidas de nacimientos en caso de ser menor de edad. En caso de

tratamientos continuos, el informe y recipe debe ser certificado por el Jefe del

Departamento o Director del Distrito Sanitario, plasmando que los soportes

originales se encuentran en la orden de pago Nº XXX, con Fecha: XX, y mes XX.

Los cuales son rendidos solo por el personal fijo.

Becas

Nóminas de los beneficiarios.

Constancia de estudios actualizada de los beneficiarios.

Copia de la cédula de identidad del beneficiario.

Copia de la partida de nacimiento actualizada del beneficiario, en caso de ser

menor de edad y que no posea.

Comprobante de pago o boucher.

En caso de que el autorizado a cobrar delegue a otra persona, se debe anexar

autorización escrita las copias de la cedula de identidad tanto del autorizador como

del autorizado a cobrar.

La programación correspondiente a dicha asignación.

Decreto de asignación del fondo.

Copia de la cedula de identidad del Administrador y del custodio del fondo.

Bono vacacional

Nomina del bono vacacional.





Planilla de cálculo de vacaciones.

Certificación por la División de Recursos Humanos de Corposalud del período

vacacional.

Memorando personalizado del disfrute de sus vacaciones.


En caso que el asignado a cobrar autorice a otra persona, se debe anexar

autorización escrita y las copias de la cédula de identidad, tanto del autorizador y

el autorizado a cobrar.

Aguinaldos

Órden de pago

Solicitud de pago


Oficios de certificación de nominas

Hoja de cálculo

Decreto de días de beneficios

Nóminas

Comprobante de pago o boucher




Todos los documentos deben venir sellados y firmados.

Adelanto de prestaciones sociales

Planilla de liquidación en original y copias de prestaciones sociales hasta la fecha

de la solicitud.





Copia del comprobante de pago o de la nómina correspondiente al sueldo, último

bono vacacional y aguinaldos cobrados para el primer corte de prestaciones

sociales.

Copias del comprobante de pago o de la nómina correspondiente a la fecha que

se le esta tomando en el corte, bono vacacional y últimos aguinaldos cobrados

para el cálculo del segundo corte de prestaciones sociales a la fecha de la solicitud

del anticipo.

Copia de la cédula de identidad.

Oficio de la solicitud de adelanto de prestaciones sociales emitido por el

funcionario solicitante (original), firmado y sellado por el Jefe de la División de

Recursos Humanos y el jefe de la respectiva dependencia, en señal de su

aprobación.

Documento justificativo para adelanto de prestaciones sociales, de acuerdo a lo

establecido en el articulo 108 parágrafo 2do. De la Ley Orgánica de Trabajo.

Carta de autorización (original) y copia de la cedula de identidad del cónyuge en

caso de que el monto del adelanto exceda del 50% de las prestaciones sociales

correspondiente a la fecha, y el acta de matrimonio (requisito exigido en las

cláusulas de las convenciones colectivas).

Liquidación de prestaciones sociales

Planilla de liquidación de prestaciones sociales en original y copias, calculados

hasta la fecha de renuncia o destitución.

Copia del nombramiento.

Copias del contrato de trabajo, en caso de haber estado contratado antes de pasar

a ser fijo.

Original de la renuncia, de la destitución o acta de defunción, según sea el caso.

Copia de la cedula de identidad del trabajador.





Planilla de intereses sobre Prestaciones Sociales por Fideicomiso (original y dos

copias) debidamente firmada por el Jefe de la División de Recursos Humanos de

Corposalud.

Solvencia de la caja de ahorros en original o cooperativas de ahorros en caso de

que exista.

Solvencia administrativa expedida por el Jefe de la División o Departamento de

Recursos Humanos de la dependencia respectiva.

Copia del comprobante de pago o de la nómina correspondiente del sueldo por

cada variación en el mismo, desde la fecha de ingreso hasta la fecha de renuncia

o destitución.

Copia de la declaración jurada expedida por la Contraloría General del Estado

Táchira.

En caso que el asignado a cobrar autorice a otra persona, se debe anexar la



Prima por hijos

Partida de nacimiento original.

Certificación por parte de la División de Recursos Humanos de Corposalud de los

funcionarios que adquirieron el beneficio.

Constancia médica en caso de incapacidad.

Comprobante de pago a través del cual se realizó el pago.


autorización escrita y las copias de la cédula de identidad, tanto del autorizador

como del autorizado a cobrar.





Prima de profesionalización

Punto de cuenta para los nuevos ingresos.

Certificación por la División de Recursos Humanos de Corposalud de los

funcionarios que adquieran el beneficio (nuevos ingresos de personal o

culminación de estudios superiores).

Fondo negro del titulo universitario (una sola vez).





Bonificación a empleados del Ejecutivo

Documentos que valide la bonificación (partida de nacimiento, acta de matrimonio,

acta de defunción).

Recibo de pago.

Comprobante de pago o boucher. En caso que el asignado a cobrar autorice a otra

persona, se debe anexar autorización escrita y las copias de la cedula de

identidad, tanto del autorizador y el autorizado a cobrar.

Bono de Alimentación del Ministerio del Poder Popular para la Salud y Ejecutivo del

Estado Táchira

Órden de pago.

Solicitud de Pago.





Listado de beneficiarios abonados por (la empresa).

Cuadro demostrativo de retenciones.

Factura.

Depósito.

Acta de anulación.

Reclamos correspondientes al mes, con sus respectivos soportes. Si es el caso.

En caso de diferencias, una exposición de motivos con sus respectivos soportes.

Servicios profesionales y técnicos

Oficio de asignación por parte del Jefe de la Unidad responsable.

Contrato de servicio firmado por la máxima autoridad del organismo y el

beneficiario.

Informe de actividades realizadas de acuerdo a lo estipulado en el contrato de

servicio.

Factura original contentiva de los requisitos mínimos exigidos por el SENIAT.

Los servicios profesionales o técnicos deben ser prestados por personas

naturales o jurídicas de acuerdo a lo establecido en el Plan Único de Cuentas.

Honorarios Profesionales

Órden de pago

Copia de la C.I. de la persona beneficiario

Nóminas

Copia del respectivo contrato.

Todo debe venir sellado y firmado.





Indemnizaciones en el caso de retiro de empleados y obreros

Solicitud de pago directo.

Copia del nombramiento del trabajador.

Constancia de trabajo emitida por la División de Recursos Humanos.

En caso de prestaciones sociales por concepto de jubilación o pensión, anexar

dictamen del Ministerio del Poder Popular para la Salud.

Planilla de liquidación de intereses sobre prestaciones sociales.

Planilla de liquidación de prestaciones sociales.

Copias de la cedula de identidad del beneficiario.

Comprovante de pago o boucher.

En caso de que el delegado a cobrar autorice a otra persona, se debe anexar

autorización escrita y las copias de la cedula de identidad, tanto del autorizador

como del autorizado a cobrar.

En el caso de los empleados anexar la Declaración Jurada de Bienes. (requisito

obligatorio).

Bonos de Productividad

Órden de pago.

Solicitud de pago

Oficios enviados al banco.

Oficios de certificación de nóminas.





Nóminas.

Copia de resolución del bono.

Bonos de Responsabilidad

Órden de pago.

Solicitud de pago


Oficios de certificación de nóminas

Nóminas

Copia de resolución.





Flujograma

Si

Si

Inicio

Recibir todas las Órdenes de Pago originales con sus respectivos soportes,

del Departamento de Tesorería, correspondiente a gastos de personal 4.01

Verificar con el formato de entrega todas las órdenes relacionadas en el mismo, y que contengan soportes

originales y completos.

Se cumplió con la

normativa?




Cuentas

Registrar las órdenes de pago según formato preestablecido por el Departamento de Rendición de

Cuentas

Revisar todas las órdenes de pago con sus respectivos soportes

Verificar la orden pago que venga sellada y firmada con su respectiva solicitud de pago, verificar los soportes,

nominas, oficios del banco, nominas del banco, formato según solicitud de pago emanado por la división de

RRHH, asistencias, contratos según sea el caso, récipes e informes médicos, todo debe venir sellado, firmado y

en original.

No





VIATICOS DE PERSONAL

Definición: Se refiere a la entrega formal de todos los pagos emitidos por el

Departamento de Tesorería por concepto de viajes dentro y fuera del país.

Norma: Al recibir las ordenes de pago, verificar que cuente con todos los soportes




Procedimiento:

1. Al momento de recibir las órdenes de pago correspondiente a viáticos se verifica

con el cuadro de entrega todas las órdenes relacionadas y que vengan

debidamente soportadas.

2. Revisar todas las órdenes de pago con sus soportes en original sellados y

firmados.

3. De no cumplir con la normativa se devuelve la rendición al Departamento

correspondiente para sus respectivas correcciones.

Fin

Archivar en carpetas la orden de pago con sus soportes y con una contraportada que diga el concepto de pago, el mes y el año, para posteriormente entregársela al

transcriptor de la rendición.





4. Si se cumple con la normativa se da por recibido y se entrega la relación para su

debido registro en el Departamento de Rendición de Cuentas.

5. Una vez verificado todo esto se procede a armar la rendición del viático mediante

una carpeta contentiva son los soportes originales que sustentan la cuenta, los

cuales son:

Soportes

Orden de pago

Copia de la cédula de identidad del beneficiario.

Solicitud de viáticos emitidos por el funcionario competente.

Invitación a la actividad cumplida.

Autorización de la máxima autoridad de la institución.

Planilla de liquidación de viáticos.


autorización escrita y las copias de la cedula de identidad, tanto del autorizador,

como el del autorizado.

Requisitos que debe llevar una relación de viáticos o Planillas de Liquidación.

Fecha de elaboración.

Apellidos, nombres, número de cédula de identidad y cargo del funcionario.

Salario o sueldo mensual.

Sector, programa, actividad y departamento al que pertenece el trabajador.

Objeto del viaje.

Destino o lugar.

Viáticos diarios (monto).

Periodo del viaje.

Monto total del viático.

Firma del funcionario o trabajador.

Firma del Jefe encargado de la Unidad Responsable.

Firma de la máxima autoridad del organismo.





El funcionario o trabajador debe presentar como soporte de rendición el talón del

pasaje bien sea aéreo o terrestre.

En caso de cancelarse el viaje deberá el beneficiario reintegrar el monto del

boleto.

Dependiendo del propósito del viaje deberá consignarse, constancia de Asistencia

a la Conferencia o Certificado de Curso.

El cálculo de los viáticos se realizara de acuerdo a las tablas vigentes para ello

Flujograma

Si

Si

Inicio

Recibir las órdenes de pago correspondientes a viáticos.

Verificar con el formato de entrega todas las órdenes relacionadas en el mismo, y que vengan debidamente

soportadas.

Se cumplió con la

normativa?

Devolver la carpeta o OP. por escrito a el Departamento que lo esta Rindiendo.


Entregar carpeta al departamento

de Rendición Cuentas


Cuentas

Revisar todas las órdenes de pago con sus respectivos soportes, en original sellados y firmados.

Verificar la orden pago que venga sellada y firmada con su respectiva solicitud de pago, soportes originales, la relación del viático, el oficio de solicitud, pasajes aéreos o terrestres

según sea el caso, entre otros, debidamente sellados, firmados y en original.

No





RECEPCIÓN DE ÓRDENES DE PAGO RENDIDAS POR LA UNIDAD DE

CAJA

Corresponden a los gastos de personal como las retenciones hechas a los

trabajadores bajo diferentes conceptos, alimentación, ahorros, seguro de vida y

comercios; los recursos dados a los Distritos Sanitarios, demás Dependencias y pago de

proveedores.

Retenciones varias

Definición: Se refiere a la entrega formal de todos los descuentos hechos

a los empleados bajo el concepto de retenciones por compromisos

adquiridos.

Norma: Al recibir las Órdenes de Pago verificar que cuente con todos los

soportes completos y originales, los cuales dependerán del concepto de

pago.

Fin

Archivar en carpetas la orden de pago con sus soportes y con una contraportada que diga el concepto de pago, el mes y el año, para posteriormente entregársela al transcriptor de

la rendición.





Formato: El pre-establecido por Departamento que rinde


Procedimiento:

1. Se recibe la orden de pago original debidamente sellada y firmada con sus

respectivos soportes.

2. Verificar todas las órdenes relacionadas mediante el cuadro de entrega y

contengan los soportes necesarios.

3. De no proceder según la normativa se devuelve la rendición a la Unidad o

Departamento correspondiente para su corrección.

4. Si cumplió con la normativa, se registran las ordene de pago en el sistema

del Departamento para su control.

5. Se procede a archivar y armar la rendición según el concepto de pago con

sus soportes.





Flujograma

Si

Inicio

Recibir las Órdenes de Pago originales con sus respectivos soportes, de la Unidad

de Caja

Verificar con el formato de entrega todas las órdenes relacionadas en el mismo, y que contengan todos los

soportes necesarios.

Se cumplió con la

normativa?



Entregar carpeta al Departamento

de Rendición

No





RECURSOS DADOS A LOS DISTRITOS SANITARIOS Y DEMÁS DEPENDENCIAS

(ORDENES DE PAGO)

Definición: Se refiere a la entrega formal de todos los recursos monetarios dados

a los Distritos Sanitarios y demás Dependencias para la ejecución de su

presupuesto y cubrir sus necesidades.

Norma: Al recibir las ordenes de pago verificar que cuente con todos los soportes

completos y originales, los cuales dependerán del concepto de pago



Procedimiento


Cuentas para su control

Fin

Verificar el pago con orden de pago original, depósito de la retención y nominas dependiendo del concepto

de pago, selladas y firmadas en original.

Se procede archivar y armar la rendición

según el concepto de pago con sus

soportes.





1. Se recibe la orden de pago original debidamente sellada y firmada, con sus

respectivos soportes entregados por la unidad que rinde.

2. Verificar todas las órdenes rendidas según relación de cuadro demostrativo, para

darlo por recibido.

3. Revisar que todas las órdenes vengan con sus soportes originales sellados y

firmados.

4. Se cumplió o no con la normativa de no proceder se devuelve la rendición al

Departamento y/o Unidad correspondiente para su respectiva corrección.

5. De cumplir con la normativa se reciben y registran las órdenes de pago en el

control llevado por el Departamento.

6. Se procede a verificar el pago con su respectiva orden original, solicitud de pago y

demás soportes sellados y firmados.

7. Luego se registra la orden de pago en la relación del cuadro de deuda del ejercicio

fiscal correspondiente a cada Distrito Sanitario o Dependencia para su control.

8. Y por último se procede a archivar la orden de pago en la rendición de la carpeta

ya rendida por cada Distrito Sanitario o Dependencia correspondiente para luego

ser transcrita y rendida ante la Gobernación del estado.





Flujograma

Inicio

Recibir las Órdenes de Pago originales con sus respectivos soportes, entregadas por la Unidad de Caja de todos los distritos y

demás dependencias.

Verificar con el formato de entrega todas las órdenes relacionadas en el mismo, para darlo por recibido.

Se cumplió con la

normativa?




Cuentas

Revisar todas las órdenes de pago con sus respectivos soportes originales (orden de pago, solicitud de pago y

demás soportes).

No





Si

PROVEEDORES: ORDEN DE COMPRA Y/O SERVICIO

Definición: Se refiere a la entrega formal de los pagos efectuados a los

proveedores de la Dirección Regional de Salud, por concepto de compras y/o

servicios de compromisos adquiridos para el funcionamiento de este organismo.

Norma: Al recibir las ordenes de pago verificar que cuente con todos los soportes




Procedimiento:

Registrar las órdenes de pago según formato preestablecido por el departamento de rendición para su

control

Fin

Verificar el pago su respectiva orden de pago original, su respectiva solicitud de pago y demás soportes en original

sellados y firmados.

Luego se registra la orden de pago en la relación del

cuadro de deuda del ejercicio fiscal correspondiente a

cada Distrito Sanitario o Dependencia para su control.

Archivar l





1. La orden de pago, debe presentar beneficiario, monto del cheque, numero de

orden a la que pertenece (MPPS – Ejecutivo o Gobernación – Saldo Inicial) y

solicitud de pago.

2. Copia de la cédula de identidad del proveedor o persona autorizada.

3. Cuadro de Retención del IVA, correspondiente.

4. Verificar que las ordenes de compra y/ o Servicio presenten el sello de control

interno que corresponde al Departamento de Compras de la Corporación de

Salud.

5. En el caso de ser Orden de Compra: Deben presentar oficio de solicitud, solicitud

de cotizaciones, cotizaciones, análisis de precios, acta de contrataciones publicas,

acta de entrega, factura a nombre de la Corporación de Salud, planilla de entrada

a la Proveeduría Regional de Salud (depósito), firmada y sellada y solvencia

laboral; y en su defecto debe llevar traspaso presupuestario si es necesario.

6. En el caso de ser Orden de Servicio: Deben contener oficio de solicitud, solicitud

de cotizaciones, cotizaciones, análisis de precios, acta de contrataciones publicas,

acta de entrega o constancia de trabajo ejecutado, factura, informe técnico, según

sea el caso, solvencia laboral; y en su defecto debe llevar traspaso

presupuestario si es necesario.

7. Verificar que el monto estimado no exceda de las dos mil quinientas unidades

tributarias (2.500 UT) para bienes y servicios, y hasta diez mil unidades tributarias

(10.000 UT) para ejecución de obras. (según Art. 75, de la ley de contrataciones

publicas).

8. La facturas deben estar a nombre de la Corporación de Salud, domicilio fiscal 5ta

avenida, entre calles 14 y 15, numero de RIF. G-20000922-5.

9. Las Órdenes de Compra y Servicio deben ser reimpresas y en su contenido

presentan; nombre del beneficiario o proveedor, programa, actividad, descripción,

montos, IVA., total, y partidas.





10. Y finalmente lo mas importante verificar a que tipo de compra o servicio pertenece

dependiendo de la cantidad de unidad tributaria que posea, si es de 2500 a 4000

solo debe llevar el permiso que se le pide a la comisión de contrataciones; en el

caso de concurso cerrado o abierto (4000-5000 UT cerrado y de 5000 en adelante

abierto) deben traer sus respectivas aprobaciones, según sea el caso.

Servicios (alquileres de inmuebles, equipos médicos, entre otros)

Orden de Servicio

Beneficiario

Copia de la cédula de identidad del beneficiario

Contrato firmado por la máxima autoridad del ente y por el beneficiario

En caso que el monto del alquiler sea modificado, debe poseer la regulación por

parte de la Alcaldía

Comprobante de pago o boucher

En caso de acreditación bancaria, comprobante del deposito efectuado.

Capacitación y adiestramiento

Copia de la cédula de identidad del beneficiario del curso.

Programación, tríptico o invitación al curso o taller.

Oficio original de asignación del empleado para realizar el curso o taller por parte

del jefe de unidad responsable.

Copia del certificado del curso otorgado por la institución respectiva.

Factura original contentiva de los requisitos mínimos exigidos por el SENIAT.

Los servicios de capacitación y adiestramiento deben ser prestados por personas

jurídicas de conformidad con el Plan Único de Cuentas.





Flujograma

Inicio

Recibir las Órdenes de Pago originales con sus respectivos soportes, entregadas por la Unidad de Caja

por concepto de pago a proveedores

Verificar con el formato de entrega todas las órdenes relacionadas en el mismo, para darlo por recibido


Cuentas Revisar todas las órdenes de pago con sus respectivos soportes originales

Una vez verificado todos los soportes originales de la O/C, O/S alquileres entre otros se archiva el pago con una contraportada que indique el concepto del mismo para posteriormente entregárselo al analista transcriptor de la rendición.





RECEPCIÓN DE RENDICIÓN DE ÓRDENES DE PAGO DADAS COMO RECURSOS

A LOS DIFERENTES DISTRITOS SANITARIOS Y DEMÁS DEPENDENCIAS

Definición: Es la entrega formal de la carpeta de rendición del presupuesto dado

por el organismo para el funcionamiento de la dependencia bien sea por gastos de

personal (4.01) o de funcionamiento (4.02) (4.03) y (4.04).

Norma: Al recibir las ordenes de pago debe venir archivadas en una carpeta

marrón, manila o un lomo ancho debidamente foleada.

Se cumplió con la

normativa?




Cuentas para su control

Fin

No

Verificar el pago con orden de pago original, su respectiva solicitud de pago y demás soportes en original sellados y firmados como: oficio de solicitud, cotizaciones, facturas,

actas de entrega, contratos de alquiler, certificados de cursos, entre otros.

Si

Archivar





Formato: El pre-establecido por la Gobernación del Estado Táchira.

Política: Debe venir relacionado mediante un cuadro de desembolso demostrativo

cronológicamente con sus respectivos soportes originales.

Procedimiento:

Gastos de Personal (partida 4.01)

Se recibe la carpeta debidamente archivada con todos los documentos que

sustentan las cuentas, oficios, cuadro de desembolso, comprobantes originales,

ordenes de pago, cheques (copias), depósitos, conciliación bancaria, nominas;

todos estos documentos de la cuenta deben venir sellados y firmados, y deben ser

consignados ante este Departamento en un lapso no mayor de treinta (30) días, a

partir de la fecha de recibida la orden de pago y/o cheque, emitida por la

Corporación de Salud del Estado Táchira, de igual forma debe contener copia del

cheque otorgado, copia del depósito, y el estado de cuenta bancario firmado y

sellado por el funcionario emisor (banco) con el número de teléfono de la entidad

bancaria.

Demostrar mediante el cuadro de desembolso la relación de gastos presentados.

Presentar el oficio dirigido a la División de Administración y Finanzas, con atención

al Departamento de Rendición de Cuentas, donde especifique en un cuadro; el

número de orden de pago con fecha de recibido, la partida ejecutada, el mes

rendido, el monto asignado, el monto rendido, el saldo reintegrado o el monto por

rendir, según sea el caso exponiendo y autenticando que la información

suministrada son datos veraces y exactos firmados por el Director y el

Administrador del Distrito Sanitario o Dependencia.





Los gastos de personal (4.01), deben presentar las nominas correspondientes

originales, selladas y firmadas, los contratos deben tener la copia de cédula de

identidad, firmados y sellados por el director del Distrito Sanitario o Dependencia

y el funcionario con la respectiva huella digital.

Si al momento de rendir el monto total transferido al Distrito Sanitario o

Dependencia, quedare un capital sobrante sin ejecutar, el cuentadante esta en la

obligación de solicitar un corte de cuenta reflejando el monto ejecutado y por

ejecutar firmado y sellado por el funcionario emisor (banco), con numero de

teléfono.

En caso de reintegros anexar las copias correspondientes como: orden de pago,

oficio de reintegro, planilla de reintegro, cheque y depósito del mismo, todos estos

sellados y firmados por el Departamento de Tesorería.

En caso de quedar saldo por rendir, demostrar su existencia a través de un oficio

explicando los motivos por los cuales esta pendiente por rendir, bien sustentado.

Todos los soportes deben venir completos, originales, sellados y firmados.

Gastos de funcionamiento (partidas 4.02-4.03-4.04)

Se recibe la carpeta debidamente archivada con todos los documentos o soportes

que sustentan las cuentas, oficios, cuadro de desembolso, comprobantes

originales, cheques (copias), depósitos, conciliación bancaria, ordenes de pago,

ordenes de compra y/o servicio, oficios de solicitud, presupuestos, análisis de

precios, acta de contrataciones publicas, solvencia laboral, facturas, relación de

viáticos; planillas de viáticos y demás soportes.

Todos estos documentos que sustentan la cuenta deben venir sellados y firmados

y deben ser consignados ante este Departamento en un lapso no mayor de treinta

(30) días, a partir de la fecha de recibida la orden de pago y/o cheque, emitida por

la Corporación de Salud del Estado Táchira, de igual forma debe contener, copia





del cheque otorgado, depósito bancario (copia) y el estado de cuenta bancario

donde se refleje el depósito del recurso firmado y sellado por el funcionario emisor

(banco) con el numero de teléfono de la entidad bancaria.

Demostrar mediante el cuadro de desembolso la relación de gastos presentados

con un orden cronológico.

Presentar el oficio dirigido a la División de Administración y Finanzas, con atención

al Departamento de Rendición de Cuentas, donde especifique en un cuadro; el

número de órden de pago con fecha de recibido, la partida ejecutada, el mes

rendido, el monto asignado, el monto rendido, el saldo reintegrado o el monto por

rendir, según sea el caso exponiendo y autenticando que la información

suministrada son datos veraces y exactos firmados por el Director y el

Administrador del Distrito Sanitario o Dependencia.

Si al momento de rendir el monto total transferido al Distrito Sanitario o

Dependencia, quedara un capital sobrante sin ejecutar, el cuentadante esta en la

obligación de solicitar un corte de cuenta reflejando el monto ejecutado y por

ejecutar firmado y sellado por el funcionario emisor (banco), con número de

teléfono.

En caso de reintegros anexar los soportes correspondientes: orden de pago, oficio

de reintegro, planilla de reintegro, copia del cheque y copia del depósito del

mismo, todos estos sellados, firmados y recibidos por el departamento de

Tesorería.

En caso de retenciones de IVA e ISLR y Tesorería General del Estado debe

presentar orden de pago, planilla de retención, copia del cheque, copia del

depósito bancario o la planilla directa del SENIAT demostrando cancelación de la

retención. Todo debidamente sellado, firmado y recibido por el Departamento de

Tesorería.

En caso de quedar saldo por rendir, demostrar su existencia a través de un oficio






En este caso tiene que ser rendido el 70% de los recursos y los demás si puede

quedar por rendir en un lapso no máximo de 30 días continuos.

Todos los soportes deben venir completos, originales, sellados y firmados.

FlujogramaInicio

Recibir las carpetas de rendiciones con su respectivo oficio de entrega sobre gastos de personal o de

funcionamiento.

Entregar la rendición al analista que transcribe la misma.





DEPENDENCIA DE PROYECTO SALUD, RINDE SUS RECURSOS A TRAVÉS DE LA

EJECUCIÓN DE OBRAS EJECUTADAS POR LOS CONSEJOS COMUNALES

Definición: Es la entrega formal de la carpeta de rendición del presupuesto dado

por la Corporación de Salud para la ejecución de obras financiadas por el

organismo.

Verificar el cuadro de desembolso detalladamente, el cual debe contener, fecha, numero de orden de pago, periodo de rendición, asignación presupuestaria y montos asignados y

rendidos.

Se cumplió con la

normativa?

Devolver la carpeta de rendición al distrito o dependencia mediante una transferencia de papeles.


Entregar carpeta al departamento de Rendición de

Cuentas

Entregar el oficio de recibido de la rendición al Distrito o Dependencia. Luego verificar si la orden de pago original de

la rendición recibida ha llegado al departamento, si ha llegado se archiva en la carpeta de rendición y si no se

coloca en el archivo por espera de orden de pago.

Revisar la carpeta de rendición con todos sus soportes originales sellados y firmados,

Entre los principales nominas de pago, oficios al banco, certificaciones de nomina, facturas, presupuestos, oficios de requisiciones, ingresos de materia, entre otros. Todo sellado

y firmado en original.

No

Si

Registrar y descontar la rendición con su orden de pago en el sistema y en el libro de registros de rendiciones. archiva en la carpeta d rendición y si no se coloca en el archivo por

Fin





Norma: Al recibir las orden de pago debe venir archivada en una carpeta marrón,

manila o un lomo ancho debidamente foleada.


Política: Debe venir relacionado mediante un cuadro de desembolso demostrativo

cronológicamente con sus respectivos soportes originales:

Cuadro demostrativo de Rendición de Cuentas, firmado por el coordinador

de la cooperativa y un miembro de la Contraloría Social (expresando

claramente el monto rendido).

Copia de la órden de pago recibida por la Corporación de Salud sobre

recursos otorgados, la cual debe venir con copia de cheque y de deposito

bancarios.

Estados de cuentas bancarias demostrando depósitos de recursos

otorgados.

Copia del proyecto y acta de aprobación del proyecto por la asamblea de

ciudadanos y ciudadanas. (Objeto de Convenio).

Copia del documentos constitutivo de la cooperativa (Órgano administrador

del Consejo Comunal) y copia de la cédula de identidad los cincos (5)

integrantes que la conforman.

Copias del acta constitutiva del Consejo Comunal e inscripción ante el

SUNACOP.

Acta de aprobación de la Rendición de Cuentas por parte de la Asamblea

de ciudadanos y ciudadanas, cada una de las hojas deben estar

certificadas por la Contraloría Social.

Presupuesto y análisis de precios. (objeto y costo del proyecto)





Comprobante de egreso con sus respectivas facturas anexas. (cumpliendo

con las normas establecidas por el SENIAT).

Memoria fotográfica (fotos antes de efectuar los trabajos, durante la

ejecución de la obra y al culminar la obra).

Croquis de ubicación de la obra (colocar vías principales de acceso y punto

de referencia).

Cuadro de mediciones de la obra identificando la organización ejecutora

(ejemplo asociación cooperativa); nombre del proyecto, fecha,

identificación del consejo comunal, numero de hoja, cabe destacar que el

cuadro de mediciones debe tener firma y sellos de un vocero del consejo

comunal, representante legal de la Cooperativa y Contraloría Social.

Acta de ejecución del proyecto. (indicando con una “X” en caso de inicio y

terminación, tiempo para ejecutarlo)

Resumen de gasto.

Informe de inspección del ente coordinador de la asignación (Unidad Ejecu-

tora Proyecto Salud).

Informe de la Contraloría Social donde se avala los trabajos realizados de

la obra.

Norma: Es importante destacar que existen documentos, como el cuadro de medi-

ciones, acta de ejecución del proyecto y presupuestos los cuales deben estar fir-

mados y sellados por el Ingeniero residente e Ingeniero Inspector encargado de la

obra.

Al igual que los registros (soportes) deberán llevarse en bolígrafo y no podrán te-

ner enmendaduras ni tachaduras. En caso de anular se encerrara en paréntesis la parte

a anular y se escribirá en las líneas siguientes la corrección.





Procedimiento

1. Se recibe la carpeta debidamente archivada con todos los documentos o soportes

que sustentan las cuentas, oficios, cuadro de desembolso, comprobantes

originales, cheques (copias), depósitos, conciliación bancaria, ordenes de pago,

ordenes de compra y/o servicio, oficios de solicitud, presupuestos, análisis de

precios, acta de contrataciones publicas, solvencia laboral, facturas, relación de

viáticos; planillas de viáticos y demás soportes.

2. Todos estos documentos que sustentan la cuenta deben venir sellados y firmados

y deben ser consignados ante este Departamento en un lapso no mayor de treinta

(30) días, a partir de la fecha de recibida la orden de pago y/o cheque, emitida por

la Corporación de Salud del Estado Táchira, de igual forma debe contener, copia

del cheque otorgado, depósito bancario (copia) y el estado de cuenta bancario

donde se refleje el depósito del recurso firmado y sellado por el funcionario emisor

(banco) con el numero de teléfono de la entidad bancaria.

3. Demostrar mediante el cuadro de desembolso la relación de gastos presentados

con un orden cronológico.

4. En caso de reintegros anexar los soportes correspondientes: orden de pago, oficio

de reintegro, planilla de reintegro, copia del cheque y copia del depósito del

mismo, todos estos sellados, firmados y recibidos por el departamento de

Tesorería.

5. En caso de quedar saldo por rendir, demostrar su existencia a través de un oficio


En este caso tiene que ser rendido el 70% de los recursos y los demás si puede

quedar por rendir en un lapso no máximo de 30 días continuos.

6. Todos los soportes deben venir completos, originales, sellados y firmados.





FlujogramaInicio

Recibir las carpetas de rendiciones con su respectivo oficio de entrega sobre gastos de personal o de

funcionamiento o ejecución d e obras.

Entregar la rendición al analista que transcribe la misma.





ELABORACIÓN DE CERTIFICADOS DE RENDICIÓN DE CUENTAS A LOS

DISTRITOS SANITARIOS Y DEMÁS DEPENDENCIAS ADSCRITAS A

CORPOSALUD

Verificar el cuadro de desembolso detalladamente, el cual debe contener, fecha, número de orden de pago, periodo de rendición, asignación presupuestaria y montos asignados y

rendidos.

Se cumplió con la

normativa?

Devolver la carpeta de rendición al distrito o dependencia mediante una transferencia de papeles.


Entregar carpeta al departamento de Rendición de

Cuentas

Entregar el oficio de recibido de la rendición al Distrito o Dependencia

Fin

Revisar la carpeta de rendición con todos sus soportes originales sellados y firmados,

En caso de obras revisar soportes contentivos de la cuenta con la obra ejecutada., para luego ser enviada al

Departamento de ingeniería PATRA ser inspeccionada la obra Y por ultimo dar el oficio de rendición por recibido.

No

Si

Registrar y descontar la rendición con su orden de pago en el sistema y en el libro de registros de rendiciones. archiva en la carpeta d rendición y si no se coloca en el archivo por

en caso de obras, se envía la carpeta a la División de Ingeniería y Mantenimiento para su respectiva revisión





Definición: Se refiere a una constancia llamada solvencia, donde se manifiesta

que los Distritos Sanitarios y demás Dependencias adscritas a la Corporación de

Salud utilizaron sus recursos bajo varios conceptos, donde rindieron de forma total

o parcial, con el fin de que se le sean asignados más recursos para su

funcionamiento.

Norma: Deben manejarse por medio de un número correlativo

Formato: El pre-establecido por el Departamento de Rendición de Cuentas.

Política: Deben entregarse sellados y firmados por el Jefe del Departamento y con

visto bueno del Administrador (a) de Corposalud

Procedimiento:

1. Es verificado el registro de las rendiciones asentadas en el libro

correspondiente.

2. Se le coloca su respectivo número de control y lleva contenido en el texto,

el nombre del Director o Presidente del Distrito Sanitario o Dependencia, el

nombre del cuentadante, el número de la órden de pago rendida, de donde

provienen los recursos (Ejecutivo o MPPS), partida asignada, el concepto,

ejercicio fiscal, el monto asignado, el monto rendido y en su defecto el

monto reintegrado del recurso dado o el saldo por rendir del mismo.

3. Si se cumplió con todos estos requisitos se le coloca por ultimo la fecha de

expedición para proceder a buscarle firmas y ser entregados.

4. Se archivan.

Flujograma

Inicio

Una vez elaborado el certificado se pasa por firma del Jefe del Departamento y visto Bno. Del Jefe de la División de Administración y Finanzas.





Es verificado el registro de las rendiciones asentadas en

el libro correspondiente.

Se le coloca su respectivo número de control y lleva

contenido en el texto, el nombre del Director o Presidente

del Distrito Sanitario o Dependencia, el nombre del cuentadante, el número de la órden de pago rendida, de

donde provienen los recursos (Ejecutivo o MPPS), partida asignada, el concepto, ejercicio fiscal, el monto asignado, el monto rendido y en su defecto el monto reintegrado del

recurso dado o el saldo por rendir del mismo.

Se devuelve el certificado al

analista correspondiente


Entregar el certificado al

Distrito o Dependencia

Fecha de expedición del certificado con la nota de solo diez días hábiles de vigencia

Fin

Se cumplió con la

normativa?

No

Si

Se archivan





ELABORACIÓN DE LOS CUADROS DE RENDICIONES ENVIADAS A LA

GOBERNACIÓN DEL ESTADO TÁCHIRA

Definición: Se refiere al cuadro de desembolso demostrativo donde se reflejan

todos los recursos dados a la Corporación de Salud y a los Distritos Sanitarios y

demás Dependencias que dependen de este organismo.

Norma: Deben ser elaborados mediante un cuadro demostrativo.

Política: Deben entregarse sellados y firmados por el Presidente (a) y el

cuentadante que seria el Administrador (a) de la Corporación de Salud del Estado

Táchira.


Procedimiento:

1. Es verificado cada carpeta de rendición que contenga su respectivo número de

gobernación por donde se rebaja la partida asignada para el gasto y la orden de

pago original sellada y firmada.

2. Luego se procede a transcribir los datos contenidos en el cuadro de desembolso,

fecha de entrega de la rendición ante la gobernación, número de orden de pago,

fecha de la orden de pago, período de la rendición, número de control de la

rendición, fecha de cobro de orden de pago, asignación presupuestaria, monto

asignado, monto anterior por rendir, monto rendido, saldo por rendir, organismo

quien rinde la cuenta, dirección del organismo, teléfonos y apellidos, nombres del

cuentadante.

3. Dentro de las columnas van, fecha de la orden de pago, partida, número de

comprobante, numero de cheque y/o efectivo, número de factura, beneficiario o





empresa, Rif o C.I., dirección, concepto, monto anterior por rendir, monto

entregado, monto rendido, monto reintegrado, monto por rendir y número de

carpeta correspondiente.

4. Todos estos datos se sacan de la carpeta contentiva con la rendición.

Una vez firmados y sellados se terminan de elaborar los demás soportes para llevar y presentar la rendición ante la Gobernación del Estado Táchira..





Flujograma

Inicio

Se verifica cada carpeta de rendición que contenga su respectivo número de gobernación por donde se

rebaja la partida asignada para el gasto, la orden de pago original sellada y firmada y se procede a

transcribir.

Los datos contenidos en el cuadro de desembolso son: fecha de entrega de la rendición ante la gobernación, numero de orden de pago, fecha de la orden de pago,

periodo de la rendición, numero de control de la rendición, fecha de cobro de orden de pago, asignación

presupuestaria, datos de la institución que rinde y del cuentadante y monto asignado, monto anterior por rendir,

monto rendido, y saldo por rendir.

Se devuelve el cuadro de

desembolso


Entregar el cuadro para sus

respectivas firmas

Luego de transcrita ala rendición se revisan los cuadros de desembolso y se pasan por sus respectivas firmas.

Se cumplió con la

normativa?

Dentro de las columnas van, fecha de la orden de pago, partida, número de comprobante, numero de cheque y/o efectivo, numero de factura, beneficiario o empresa, Rif o C.I., dirección, concepto, monto anterior por rendir, monto entregado, monto rendido, monto reintegrado, monto por

rendir y numero de carpeta correspondiente.

No

Si





EJECUCIÓN DEL CUADRO DE LOGROS DEL DEPARTAMENTO DE RENDICIÓN DE

CUENTAS

Definición: Se refiere a un cuadro donde se manifiesta el saldo rendido por cada

orden rendida ante la Gobernación del Estado Táchira.

Norma: Se elaboran mediante un cuadro de Excel.

Formato: El pre-establecido por el Departamento de Rendición.

Política: Se entrega sellado y firmado por el jefe del Departamento de Rendición

de Cuentas.

Procedimiento:

1. Se verifica los saldos rendidos en los cuadros de rendición por cada número de

orden y al final se totaliza.

2. Y posteriormente se lleva junto con la rendición a la Gobernación del Estado

Táchira.

Fin





JUSTIFICATIVO DE SALDOS RENDIDOS

Definición: Se refiere a un cuadro donde se manifiesta el saldo rendido de cada

orden asignada por la gobernación del Estado Táchira.

Norma: Se elaboran mediante un cuadro de Excel.


Política: Deben entregarse sellado y firmado por el jefe del Departamento de

Rendición de Cuentas.

Procedimiento

1. Se verifica los saldos rendidos en los cuadros de rendición por cada número de

orden asignada por la Gobernación del Estado Táchira.

2. Luego se empieza a transcribir el número de la orden de pago, el total rendido, el

monto de la orden y el porcentaje rendido, lo que queda en proceso de rendición y

la deuda de los Distritos Sanitarios y demás Dependencias por cada orden

asignada. Todos estos datos al final darán un porcentaje de lo rendido por cada

orden de gobernación asignada.

3. Una vez llenado todos estos datos se totaliza cada columna la cual debe cuadrar

con el logro total rendido sobre la rendición por presentar.

Y por ultimo se pasan por firma del jefe del Departamento, para luego ser presentados ante el Departamento de Tesorería y ante la Gobernación del Estado.





4. Y por último debe ser sellado y firmado por el Jefe del Departamento para luego

ser entregado junto con las copias de los cuadros de deuda de cada Distrito

Sanitario o Dependencia al Departamento de Tesorería.

Flujograma

Inicio

Se verifica y se transcribe los saldos rendidos en la rendición presentada en el momento por cada

numero de orden de pago y al final se totalizan, el cual corresponde al logro de la rendición.

Se devuelve la orden de pago que

no cuadra


Entregar el cuadro para sus

respectivas firmas

Luego de ser verificadas las ordenes se transcriben anexando numero de orden saldo rendido, saldo asignado, saldo por rendir, deudas de distritos y

porcentaje de rendición alcanzado, una vez todos llenados todos estos datos se verifica el total, el cual tiene que cuadrar con el logro de la rendición ya previamente

realizado.

Fin

Se cumplió con la

normativa?

No

Si





ELABORACIÓN DE LOS OFICIOS DE RENDICIÓN PARA SER LLEVADOS ANTE LA

GOBERNACIÓN DEL ESTADO TÁCHIRA

Definición: Se refiere a la entrega formal de las rendiciones que van a ser

entregadas a la Gobernación del Estado, mediante la emisión de un oficio.

Norma: Deben ser elaborados mediante un oficio con su respetivo número de

control y fecha de rendición.


Política: Deben entregarse sellados y firmados por el Presidente (a) de la

Corporación de salud y con visto bueno del Administrador (a) de la institución

Procedimiento:

1. Se elaboran los oficios dirigidos a la directora o director de finanzas de la

Gobernación del Estado Táchira y lleva contenido: número de control de oficio,

fecha, número de la rendición, ejercicio fiscal, número de orden de pago dada por

Gobernación, de donde biene el recursos (MPPS o Ejecutivo), monto asignado,

monto rendido y saldo por rendir.





2. Finalmente deben ser firmados y sellados para luego ser presentados junto con la

rendición ante la Gobernación del Estado Táchira.

ELABORACIÓN DE LA SOLICITUD DE CONSTANCIA DE NOTIFICACIÓN DE

RENDICIÓN DE CUENTA

Definición: Se refiere a la solicitud formal de la constancia emitida por la

gobernación del Estado sobre la rendición de cuentas ya rendida.

Norma: Deben ser elaborados mediante un oficio de solicitud.


Política: Deben entregarse sellado y firmado por el cuentadante, es decir, el

administrador (a) de la Corporación de Salud.

Procedimiento

1. Se elaboran la solicitud mediante un oficio donde manifiesta el cuentadante, es

decir el Administrador (a), su condición, el nombre del organismo, ubicación,

teléfono, concepto sobre solicitud de solvencia con su respectivo número de orden

de pago dada por gobernación sobre recursos asignados, monto, fecha de cobro,

y el concepto de la transferencia.

2. Finalmente se sellan y se firman para presentarlo junto con la rendición ante la

Gobernación del Estado Táchira.

Y por ultimo se pasan pro firma del administrador (a) y el jefe del departamento para ser presentados ante la Gobernación del Estado.





3. Se toma en cuenta que solo se hacen una sola vez por cada orden rendida ante la

Gobernación para pedir más recursos.

Flujograma

Inicio

Se procede a elaborar los oficios de la rendición llevados a la Gobernación junto con la solicitud de

constancia de notificación de rendición de cuenta el cual va dirigido a la directora (or) de finanzas de la

gobernación del Estado.

Se devuelve los oficios y

constancias


Entregar el oficio o la constancia al

analista que la realizo

Luego de haberla dirigido llevan todos los datos de la rendición a presentar; numero de orden de pago,

concepto, ejercicio fiscal correspondiente, de donde viene la asignación monto asignado, rendido y por rendir. Y la solicitud de constancia lleva los datos del cuentadante.

Se cumplió con la

normativa?

No

Si





RECEPCIÓN DE CORRESPONDENCIA

Definición: Es la recepción de todas las correspondencias (oficios, circulares,

constancias, documentos, entre otros), que llegan al Departamento.

Norma: Se debe sellar y firmar de recibido.

Política: Debe ser entregado al Jefe del Departamento.

Procedimiento: Se reciben las correspondencias, las cuales deben ser

entregadas de inmediato al Jefe del Departamento y posteriormente notificadas al

personal.

ELABORACIÓN DE CORRESPONDENCIA

Definición: Son todos los oficios, circulares, notificaciones, entre otros, que se

elaboran en el Departamento hacia el personal o otros departamentos, divisiones o

unidades del organismo.

Norma: Llevan un respectivo numero de control y deben ser registrados en su

libro correspondiente.

Fin





Política: Deben ser entregados sellados y firmados en original por el Jefe del

Departamento, con visto bueno del Administrador (a) y el Presidente o Gerente de

la Institución según su concepto.

Procedimiento: Se elaboran los oficios con su respectivo numero de control y

fecha y en el contenido, llevan el concepto de la notificación y su acuse de

recibido.

ARCHIVO

Definición: Se refiere al orden y control de todas las correspondencias enviadas y

recibidas, certificación de solvencias y archivo de rendiciones.

Norma: Deben ser archivados todos los documentos en su respectiva carpeta,

lomo ancho y archicomido.

Política: Deben estar con su respectiva etiqueta, es decir, marcados.

Procedimiento:Todos los documentos entrantes y salientes del Departamento

deben ser archivados es estricto orden, marcados y en su defecto foleados, luego

se resguardan en su correspondiente archivo, si son correspondencias, dentro de

la unidad y si son rendiciones en el archivo adicional asignado al departamento.





FLUJOGRAMA GENERAL

No

Si

Inicio

Recibir todas las Órdenes de Pago originales con sus respectivos soportes.

Revisar todas las Órdenes de Pago con sus respectivos soportes.

Se cumplió con la

normativa?

Devolver la carpeta por escrito a la Unidad que lo


Entregar la orden de pago al


Cuentas

Separar las Órdenes según su denominación.

Revisar que estén firmadas y selladas, y con los respectivos soportes que sustenten

la cuenta

Armar la carpeta de órdenes de pago en original para rendir mediante cuadro de gastos de desembolso y ser llevados ante la Gobernación del Estado, resguardando los originales en el archivo de la Unidad de Rendición de Cuentas, sujeto a Examen de Cuentas de la Contraloría y al control posterior de la unidad de Auditoria Interna.





No

Si

Fin

Cumple con la condición

anterior?

Se realiza un informe con las observaciones y se envía a Tesorería.

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