Manual Atención a Proveedores -...

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Atención a Proveedores

1. Introducción 3

1.1 DEFINICIONES GENERALES Y APLICACIÓN CON EL ERP 4

1.2 VERSIONES DISPONIBLES 4

1.3 DIAGRAMA DE INTEGRACIÓN 5

1.4 DIAGRAMA DE PROCESO 5

2. Funcionalidad 6

2.1 PROBLEMA 7

2.2 SOLUCIÓN 12

2.3 MENSAJE 15

2.4 QUEJA 19

2.5 SUGERENCIA 23

3. Herramientas, Reportes, Exploradores y Cubos 27

3.1 EXPLORADOR ATENCIÓN A PROVEEDORES (GENERAL) 28

3.2 EXPLORADOR ATENCIÓN A CLIENTES (POR CLASIFICACIÓN) 29

Atención a Proveedores - 3 Publicado en http://docs.intelisis.com

1. Introducción


1.1 Definiciones generales y aplicación con el ERP

El módulo de Atención a Proveedores es imprescindible en cualquier empresa que

necesite medir la satisfacción de los proveedores con respecto a la atención que

brindan, y en su caso, tomar acciones correctivas en cuanto se identifiquen

problemas constantes dentro de la institución. Esto se hace a través del registro de

un problema o queja y dando seguimiento hasta su resolución.

Tener esta información en el sistema permitirá hacer consultas cuantas veces se

necesite a través de los propios movimientos, exploradores o reportes específicos

que ayudan a tener un panorama amplio de dónde se está posicionado como

empresa y los puntos rojos a atender, incluso podrá repercutir de forma significativa

en el crecimiento de la compañía. En este manual se mostrará el uso del módulo y

sus ventajas.

1.2 Versiones Disponibles A partir de 4600 v3 “Preconfigurado”.


1.3 Diagrama de Integración

1.4 Diagrama de Proceso

Atención a Proveedores

Proveedores

Compras

Gastos

Cuentas por pagar


2. Funcionalidad


2.1 Problema

El movimiento permitirá tener un registro de los problemas, así como hacer una

descripción detallada de la inconformidad recibida relacionada con sus

Proveedores.

Movimiento Problema.

Ruta: Logística | Atención a Proveedores | Botón Nuevo | Pestaña Datos

Generales


1. Movimiento. Elegir Problema.

2. Fecha Emisión. Seleccionar la fecha en que realiza el movimiento.

3. Proveedor. Clave del proveedor con el que se registra la sugerencia.

4. Agente. Es la persona que levanta el movimiento.

5. Artículo. Seleccionar el artículo que es objeto del movimiento.

6. Fuente del movimiento.

7. Espacio. Capturar el espacio físico en caso de ser necesario.

8. Información de Contacto del proveedor. Esta información se importará

automáticamente del catálogo de proveedores.

9. Referencia. Se puede capturar el movimiento de compras, o movimiento en el

sistema con el que se suscitó el problema.

10. Observaciones del movimiento.

11. Responsable Final del movimiento. Para dar de alta más responsables

consultar la sección Configuración de este manual.

12. Propietario actual del movimiento. Para dar de alta más propietarios consultar

la sección Configuración de este manual.

13. Al Afectar el movimiento quedará en estatus de pendiente.


Pestaña Problema

Ruta: Logística | Atención Proveedores | Abrir Movimiento | Pestaña Problema

1. Título del problema. Con el que se podrá identificar posteriormente.

2. Prioridad. Baja, Media o Alta.

3. Descripción detallada del problema reportado con el Proveedor.

4. Fecha de vencimiento.

5. Seleccionar el estado en que se encuentra el movimiento pudiendo ser: No

comenzado, Autorizado, etc.

6. Fecha de inicio del movimiento.


Pestaña Solución

Ruta: Logística | Atención Proveedores | Abrir Movimiento | Pestaña Solución

1. El sistema indica el título del problema.

2. Proveedor.

3. Prioridad.

4. Se registra de forma detallada la solución del problema.

5. Porcentaje de avance que lleva el movimiento.

6. Seleccionar el estado, completada, aplazada, etc.

7. Puede indicar una calificación para evaluar el movimiento.

8. Al afectar el sistema generará un movimiento solución que se podrá detallar en la

descripción o simplemente se afectará para concluirlo.


Vista Preliminar

Ruta: Logística | Atención Proveedores | Botón Presentación Preliminar

Para visualizar el registro dar click en el icono de Vista Preliminar. El registro

mostrará la información del movimiento, datos del proveedor, etc.


2.2 Solución

El movimiento permitirá registrar todas las soluciones proporcionadas que sean

derivadas de un problema con sus proveedores.

Ruta: Logística | Atención a Proveedores | Abrir Movimiento Problema

Pendiente | Afectar | Pestaña Datos Generales

1. Movimiento. Elegir Mensaje.







7. Espacio. Capturar el espacio físico en caso de ser necesario



9. Referencia. Se puede capturar el movimiento de compras o movimiento en el



11. Responsable Final del movimiento.

12. Propietario actual del movimiento.

13. Al Afectar el movimiento quedará en estatus de concluido.

Nota: La mayoría de los campos ya estarán previamente llenos con el movimiento

de Problema.


Vista Preliminar

Ruta: Logística | Atención a Proveedores | Botón Presentación Preliminar

Para visualizar el registro dar click en el icono de Vista Preliminar marcado con el

recuadro rojo. El registro le mostrará la información del movimiento incluyendo los

datos del proveedor.


2.3 Mensaje

Este movimiento permite registrar todos los mensajes de los proveedores.


Generales

1. Movimiento. Elegir Mensaje.


3. Proveedor. Clave del proveedor con el que se registra la sugerencia. Para dar de

alta más proveedores consultar la sección Cuentas de este manual.











11. Responsable Final del movimiento




Concluir movimiento

Ruta: Logística | Atención a Proveedores | Pestaña Datos Generales

1. Al afectarse nuevamente, el sistema preguntará si se desea concluir el

movimiento.

2. Mensaje del sistema.

3. Se podrá consultar en la vista preliminar.


Vista Preliminar.


Para visualizar el registro de click en el icono de Vista Preliminar. El registro mostrará

la información del movimiento incluyendo los datos del proveedor.


2.4 Queja

El movimiento permitirá registrar las quejas relacionadas con sus Proveedores y

así tener un concentrado para darle seguimiento.


Generales

1. Movimiento. Elegir Queja.


3. Proveedor.



5. Artículo. Seleccionar el artículo que es objeto del movimiento,





9. Referencia. Se puede capturar el movimiento de compras o movimiento en el







Concluir Movimiento


1. Al afectarse nuevamente, el sistema preguntará si se desea concluir el

movimiento.


3. Se podrá consultar en la vista preliminar.


Vista preliminar.


Para visualizar el registro, dar click en el icono de Vista Preliminar marcado con el

recuadro rojo. El registro le mostrará la información del movimiento incluyendo los



2.5 Sugerencia Este movimiento permitirá registrar todas las sugerencias para mejorar la relación

con los proveedores, así como el servicio brindado.


Generales

1. Movimiento. Elegir Sugerencia.

2. Fecha Emisión. Seleccionar la fecha en que se realiza el movimiento.







8. Información del Contacto del proveedor. Esta información se importará






12. Propietario actual del movimiento



Concluir el Movimiento


1. Al afectarse nuevamente el sistema preguntará si se desea concluir el

movimiento.


3. Dar click en vista preliminar.


Vista Preliminar


Para visualizar el registro, dar click en el icono de Vista Preliminar marcado con el

recuadro rojo. El registro mostrará la información del movimiento incluyendo los



3. Herramientas, Reportes, Exploradores y Cubos


3.1 Explorador Atención a Proveedores (General) Los Exploradores son reportes dinámicos que se pueden configurar para que

muestre sólo la información necesaria. Intelisis maneja el explorador de Atención a

Proveedores.

Explorador Atención a Proveedores (General).

Ruta: Exploradores | Módulo Atención | General | Atención Proveedores

1. Filtros de búsqueda por movimiento, estatus, fecha, Usuario o proyecto.

2. Movimiento.

3. Fecha de Emisión.

4. Concepto del movimiento.

5. Proyecto del movimiento.

6. Referencia del movimiento.



8. Botón personalizar vista. Aquí se pueden agregar los campos del módulo de

Atención Proveedores.

3.2 Explorador Atención a Clientes (por Clasificación)

Ruta: Exploradores | Módulos Atención |Por Clasificación | Atención

Proveedores

El Explorador funciona igual que el anterior, sin embargo, aquí se agrega el filtro

por clasificación, de esta forma el explorador mostrará del lado derecho todas las

clasificaciones que se tengan configuradas, por lo que es posible seleccionar una

para que muestre la información sólo de esa clasificación.

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