MANUAL DE CÓDIGO CONTABLE PARA EL REGISTRO ADECUADO DE LAS OPERACIONES FINANCIERAS DE CAPRELLANOS

MANUAL DE CÓDIGO CONTABLE PARA EL REGISTRO

ADECUADO DE LAS OPERACIONES FINANCIERAS DE

CAPRELLANOS

MANUAL DE CÓDIGO CONTABLE CAJA DE AHORRO Y PREVISIÓN SOCIAL DE LOS

TRABAJADORES DE CADAFE EN LOS LLANOS OCCIDENTALES(CAPRELLANOS)

EMISIÓN: ABRIL/2012REV: ÁREA: DPTO ADM.

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Elaborado por: Bonito Jesús y Blasco Marlyn

Revisado por:Yulimar Prisco

Autorizado por: Yemni Becerra

Cargo: Tesistas Cargo: Administradora Cargo: Jefe de RRHHFirma: Fecha: Firma: Fecha: Firma: Fecha:

INTRODUCCION

Toda organización basa sus decisiones en la información financiera emanada por la

Contabilidad, ya sea empresas privadas ó públicas, como en el caso de la Caja de

Ahorro y Previsión Social de los Trabajadores de Cadafe en los Llanos Occidentales

(CAPRELLANOS), cuyo departamento de Contabilidad, genera una serie de registros

e informes que le van a permitir a la Gerencia tomar decisiones adecuadas y en el

momento oportuno, en base a la situación económica –financiera de la institución para

lo cual es necesario que cumpla con ciertos requisitos que debe poseer la información

contable (Identificación, oportunidad, claridad, relevancia o pertinencia, economicidad,

objetividad, verificabilidad, imparcialidad, utilidad y confiabilidad).




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PROPOSITO

Para el caso CAPRELLANOS como organización, se elabora el presente manual de

código contable que compila la información fundamental necesaria y exigida para la

preparación de los registros contables y sus respectivos libros reglamentarios, así

como la presentación de los informes financieros básicos, conforme con los principios

de contabilidad generalmente aceptados y aplicables.

Este les permitirá elaborar debidamente todos los balances económicos y es un

instrumento necesario para el buen desenvolvimiento contable de la institución, para la

clasificación de las cuentas y el registro correcto de sus operaciones mercantiles,

financieras y administrativas.




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OBJETIVOS DEL MANUAL

El presente manual tiene como objetivo principal, registrar en forma ordenada y

sistemática la información relacionada con el proceso contable que se lleva a cabo en

el Departamento Contable de CAPRELLANOS – Guanare en concordancia con lo

establecido en las leyes y reglamentos aplicables a este tipo de entes.

Entre los objetivos secundarios que persigue alcanzar este manual tenemos los

siguientes:

- Ser instrumento para la orientación e información del personal que labora en el

área de Contabilidad de CAPRELLANOS, logrando así atribuir

responsabilidades en el proceso contable y evitar omisiones en el mismo.

- Proporcionar un medio para lograr la eficiencia en el manejo de los recursos

materiales y humanos, evitando la repetición de instrucciones y directrices.

- Coadyuvar a la ejecución correcta del proceso contable proporcionando la

uniformidad de los principios contables generalmente aceptados.

- Servir de medio de orientación, al personal de nuevo ingreso que facilite su

incorporación e inducción a las actividades que realiza en el área.

- Constituir una base para la aplicación de futuras modernizaciones en el

Sistema Contable de CAPRELLANOS.




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DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA

MISIÓN

La caja de ahorro de Previsión Social de los trabajadores de Cadafe en los llanos

Occidentales (CAPRELLANOS), tiene como tarea establecer y fomentar el ahorro

sistemático y estimular la formación de hábitos de economía social y previsión entre

sus afiliados, de manera, que los socios que integran dicha asociación tengan la

oportunidad de adquirir préstamos ya sea en efectivo o en línea blanca. Todo esto

cumpliendo siempre lo establecido en la legislación Venezolana y respetando los

principios de solidaridad y equidad, y asegurando la persistencia del sistema a lo largo

de las generaciones venideras.

VISIÓN

- Aumentar el número de trabajadores afiliados a la asociación, de modo, que al

pasar el tiempo sea mayor la familia CAPRELLANOS.

- Alcanzar la mayor cantidad de beneficios para con los socios.

- Ser una asociación civil de reconocido prestigio entre sus socios y la

comunidad, de fácil adaptación a los cambios, dirigido fundamentalmente a

satisfacer cada día las necesidades de sus afiliados, mejorando así su calidad

y vida, con personal y tecnologías de excelencia y solidez financiera.




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PLAN DE CUENTAS

El Plan de Cuentas Patrimoniales constiuye la enumeración de cuentas ordenadas

sistemáticamente e identificadas con nombres para distinguir una clase de partidas de

otras, a los fines del registro contable de las transacciones.

Las cuentas que integran el Plan de Cuentas Patrimoniales deben ser utilizadas con el

objeto de generar información para la toma de decisiones en los niveles de la

gerencia, para garantizar el control del patrimonio y para medir los resultados de la

gestión pública.

Al diseñar el Plan de Cuentas Patrimoniales se tomaron en consideración los

siguientes aspectos:

- Cada cuenta deberá reflejar el registro de un tipo de transacción perfectamente

definida.

- Las transacciones iguales deben registrarse en una misma cuenta.

- El nombre asignado a cada cuenta expresa su contenido a los fines de evitar

confusión.

- Se adopta el sistema numérico para codificar las cuentas, el cual es flexible

con el objeto de permitir la incorporación de otras que resulten necesarias a los

propósitos que se persiguen.

BASES DE LA CODIFICACIÓN

Estructura del código:

El código de cuentas ha sido diseñado con la finalidad de establecer una clasificación

flexible, ordenada y pormenorizada de las cuentas de mayor y las subcuentas que se

utilizan para el registro contable de las operaciones.




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Rubro

0 0

Subgrupo

0 0

Subcuenta2°

0 0

Subcuenta 1°

0 0

Cuenta

0 00

Grupo

Su estructura permite formar agrupaciones que van de conceptos generales a

particulares, la cual se conforma de seis (6) posiciones y de nueve (9) dígitos, que se

representan de la siguiente forma:

Gráfico de la estructura del código de cuentas:

Significado de los niveles jerárquicos de la estructura del código de cuentas:

El significado de los niveles jerárquicos que constituyen la estructura del Plan de

Cuentas Patrimoniales, es el siguiente:

- Grupo:




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Primera posición del plan de cuentas, integrada por un dígito, constituye una de las

partes principales que identifican la naturaleza de las cuentas.

Los grupos de cuentas, que se representan con los números uno (1) al siete (7), son:

CÓDIGO GRUPO

1 ACTIVO

2 PASIVO

3 PATRIMONIO

4 CUENTAS DE ORDEN

5 INGRESOS

6 EGRESOS

- Subgrupo:

Integrado por un dígito, constituye la segunda posición del plan de cuentas, la cual se

utiliza para identificar la clasificación del “Grupo” previsto en la primera posición.

- Rubro:

Integrado por un dígito, constituye la tercera posición del plan de cuentas y representa

la desagregación del subgrupo.

- Cuenta:

Esta clasificación que se ubica en la cuarta posición e integrada por dos (2) dígitos,

identifica las cuentas en las cuales se registra cada tipo de transacción, expresado en

dinero y que, posteriormente, se anota en el libro “Mayor”.

- Subcuenta de primer grado (1º):

Ubicada en la quinta posición e integrada por dos (2) dígitos, identifica la clasificación

de la cuenta.




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- Subcuenta de Segundo Grado (2°):

Compuesta por dos (2) dígitos, y ubicada en la sexta posición, se utiliza para reflejar el

detalle de la subcuenta respectiva.

Plan General de Cuentas

1.00.00.00.00 – ACTIVO1.01.00.00.00 – ACTIVOS CORRIENTES 1.01.01.00.00 – Efectivo y equivalente en efectivo 1.01.01.01.00 – Caja Principal1.01.01.02.00 – Caja Chica1.01.01.03.00 – Banco cuenta Corriente1.01.01.03.01 – Banco de Venezuela1.01.01.03.02 – Banco Banesco 1.01.01.03.03 – Banco Provincial 1.01.01.04.00 – Banco Cuenta de Ahorro1.01.01.04.01 – Banco de Venezuela 1.01.01.04.02 – Banco Mercantil 1.01.02.00.00 – Documentos y Cuentas por cobrar 1.01.02.01.00 – Aporte de socios por cobrar 1.01.02.02.00 – Retenciones de socios por cobrar1.01.02.03.00 – Aporte patrono por cobrar 1.01.02.04.00 – Cuentas por cobrar a socios1.01.02.05.00 – Cuentas de montepío por cobrar1.01.02.06.00 – Presamos a corto plazo por cobrar1.01.02.07.00 – Cuentas por cobrar1.01.02.07.01 – Cuentas por cobrar a farmacia 1.01.02.07.02 – Cuentas por cobrar a seguros1.01.02.07.03 – Cuentas por cobrar línea blanca1.01.02.07.04 – Otras cuentas por cobrar1.01.02.08.00 – Intereses devengados por cobrar1.01.02.08.01 – Intereses devengados por cobrar s/certificados de ahorro1.01.02.08.02 – Intereses devengados por cobrar s/depósitos a plazo fijo 1.01.02.08.03 – Otros intereses por cobrar1.01.02.09.01 – Efectos por Cobrar1.01.02.09.02 – Efectos por cobrar a socios




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1.01.03.00.00 – Inventario de Mercancías1.01.03.01.00 – Farmacia 1.01.04.00.00 – Otros Activos Corriente 1.01.01.01.00 – Gastos Pagados por anticipado1.01.04.01.01 – Seguros pagados por anticipado1.01.04.02.00 – Prestamos por cobrar1.01.04.02.01 – Prestamos a mediano plazo por cobrar 1.01.04.02.02 – Préstamos a largo plazo por cobrar1.01.04.02.03 – Préstamos especiales por cobrar1.01.04.03.00 – Préstamos Hipotecarios1.01.04.03.01 – Adquisición de vivienda1.01.04.03.02 – Liberación de hipoteca1.01.04.03.03 – Construcción y remodelación de vivienda 1.01.04.04.00 – Intereses devengados 1.01.04.04.01 – Intereses devengados por sobrar s/ prestamos a mediano plazo1.01.04.04.02 – Intereses devengados por sobrar s/ préstamos a largo plazo1.01.04.04.03 – Intereses devengados por sobrar s/ préstamos especiales 1.01.04.04.04 – Otros préstamos a largo plazo 1.01.04.04.05 – Otras cuentas por cobrar a mediano y largo plazo

1.02.00.00.00 – ACTIVOS NO CORRIENTES 1.02.01.00.00 – Propiedad, Planta y Equipo1.02.01.01.00 – Terrenos 1.02.01.02.00 – Edificios 1.02.01.02.01 – Depreciación acumulada de edificios 1.02.01.03.00 – Obras en proceso1.02.01.03.01 – Depreciación acumulada de obras en proceso 1.02.01.04.00 – Sede de la caja de ahorro 1.02.01.04.01 – Depreciación acumulada de sede 1.02.01.05.00 – Mobiliario y equipos de oficina1.02.01.05.01 – Depreciación acumulada de equipos de oficina 1.02.01.06.00 – Equipos de Computación 1.02.01.06.01 – Depreciación acumulada de equipos de computación 1.02.01.07.00 – Instalaciones 1.02.01.07.01 – Depreciación acumulada de Instalaciones 1.02.02.00.00 – Cargos diferidos 1.02.02.01.00 – Gastos de organización 1.02.02.02.00 – Seguro paga por anticipado 1.02.02.03.00 – Programas de computación 1.02.02.04.00 – Dividendos pagados por anticipado 1.02.02.05.00 – Intereses pagados por anticipado 1.02.02.06.00 – Otros pagos por anticipado

2.00.00.00.00 – PASIVO




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2.01.00.00.00 – PASIVOS CORRIENTES2.01.01.00.00 – Documentos y Cuentas por Pagar 2.01.01.01.00 – Cuentas por pagar 2.01.01.01.01 – Cuentas por pagar en línea blanca 2.01.01.01.02 – Cuentas por pagar a socios 2.01.01.01.03 – Cuentas por pagar a proveedores 2.01.01.02.00 – Efectos por pagar 2.01.01.03.00 – Honorarios profesionales por pagar 2.01.01.03.01 – Abogados 2.01.01.03.02 – Auditores externos

2.01.01.03.03 – Contador interno 2.01.01.03.04 – Otros honorarios 2.01.01.04.00 – Sueldos por pagar 2.01.01.05.00 – Montepío por pagar 2.01.02.00.00 – Gastos Acumulados y Retenciones 2.01.02.01.00 – Seguro Social y Paro Forzoso 2.01.02.02.00 – Política Habitacional 2.01.02.03.00 – Caja de ahorro

2.02.00.00.00 – PASIVOS NO CORRIENTE 2.02.01.00.00 – Obligaciones a largo plazo2.02.01.01.00 – Hipotecas por Pagar 2.02.02.00.00 – Pasivos laborales 2.02.02.01.01 – Provisión de Prestaciones Sociales 2.02.03.00.00 – Créditos Diferidos 2.02.03.01.00 – Intereses Diferidos 2.02.03.01.01 – Intereses diferidos s/ prestamos cobrados por anticipado2.02.03.01.02 – Intereses diferidos s/ prestamos cobrados a mediano plazo 2.02.03.01.03 – Intereses diferidos s/ prestamos cobrados a corto plazo 2.02.03.01.04 – Intereses diferidos s/ prestamos cobrados a largo plazo 2.02.03.01.05 - Intereses diferidos s/ préstamos especiales 2.02.03.01.06 – Intereses diferidos s/ préstamos hipotecarios 2.02.03.01.07 – Otros intereses cobrados por anticipado 2.02.03.01.08 – Otros créditos diferidos 2.02.04.00.00 – Otros Pasivos

3.00.00.00.00 – PATRIMONIO

3.00.01.00.00 – Ahorro estatutario 3.00.01.01.00 –Ahorro de los socios 3.00.01.02.00 – Aporte oficial o del patrono 3.00.01.03.00 – Aporte voluntario de socios3.00.01.04.00 –Donaciones recibidas3.00.02.00.00 – Fondos de Reserva 3.00.02.01.00 – Reservas estatutuarias




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3.00.02.02.00 – Reservas para contingencias 3.00.02.03.00 – Reservas para provisión social 3.00.02.04.00 – Reservas de ahorro de montepío 3.00.02.05.00 – Otras reservas 3.00.03.00.00 – Resultado del Ejercicio 3.00.03.01.00 – Ganancia o pérdida del ejercicio anterior3.00.03.02.00 – Ganancia o pérdida del ejercicio actual.

4.00.00.00.00 – CUENTAS DE ORDEN 4.01.00.00.00 – Cuentas de orden deudoras4.01.01.00.00 – Fianzas otorgadas4.01.02.00.00 – Hipotecas4.01.03.00.00 – Valores en custodia4.01.04.00.00 – Consignaciones4.01.05.00.00 – Otras cuentas de orden4.02.00.00.00 – Cuentas de orden acreedoras 4.02.01.00.00 – Fianzas otorgadas – CONTRA 4.02.02.00.00 – Hipotecas - CONTRA 4.02.03.00.00 – Valores en custodia – CONTRA 4.02.04.00.00 – Consignaciones – CONTRA

5.00.00.00.00 – INGRESOS 5.01.00.00.00 – Ventas 5.01.01.00.00 – Ingresos por ventas de línea blanca5.01.02.00.00 – Ingresos por venta de Óptica5.01.03.00.00 – Ingresos por venta de mercancía5.01.04.00.00 – Ingresos por venta de vehículo5.01.05.00.00 – Ingresos por venta de terreno5.01.06.00.00 – Ingresos por venta de edificio. 5.02.00.00.00 – Intereses

5.02.01.00.00 – Intereses sobre Préstamos5.02.01.00.00 – Intereses sobre Préstamos corto plazo5.02.01.00.00 – Intereses sobre Préstamos a mediano plazo5.02.01.00.00 – Intereses sobre Préstamos a largo plazo5.02.01.00.00 – Intereses sobre Préstamos espéciales5.02.01.00.00 – Intereses sobre Préstamos hipotecarios 5.02.02.00.00 – Intereses ganados5.02.02.00.00 – Intereses ganados por garantía prestaciones sociales (empleados de la caja)5.02.02.00.00 – Intereses ganados sobre Depósitos5.02.02.00.00 – Intereses ganados en cuentas corrientes y totales




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5.02.02.00.00 – Intereses ganados en cuentas de ahorro5.02.02.00.00 – Intereses ganados en certificados de ahorro5.02.02.00.00 – Intereses ganados en depósitos a plazo fijo5.02.02.00.00 – Intereses ganados en bonos financieros 5.02.02.00.00 – Intereses ganados en Fideicomisos Bancarios5.02.02.00.00 – Intereses ganados por otras operaciones financieras 5.02.02.00.00 – Intereses por retiros parciales de ahorro5.03.00.00.00 – Alquileres 5.03.01.00.00 – Ingresos por alquileres de bienes muebles5.03.01.00.00 – Ingresos por alquileres de bienes resort5.03.01.00.00 – Ingresos por alquileres de bienes vacacionales

5.04.00.00.00 – Otros Ingresos

6.00.00.00.00 – EGRESOS 6.01.00.00.00 – Gastos de Personal 6.01.01.00.00 – Remuneraciones 6.01.02.00.00 – Prestaciones sociales personal 6.01.03.00.00 – Intereses sobre prestaciones sociales 6.01.04.00.00 – Vacaciones6.01.05.00.00 – Bono vacacional 6.01.06.00.00 – Bonificación de fin de año6.01.07.00.00 – Seguro Social Obligatorio6.01.08.00.00 – Paro Forzoso 6.01.09.00.00 – Aporte de caja de ahorro 6.01.10.00.00 – Uniforme 6.02.00.00.00 – Gastos de Personal Directivo 6.02.01.00.00 – De la Junta Directiva 6.02.01.01.00 – Dietas 6.02.01.02.00 – Viáticos y pasajes 6.02.01.03.00 – Gastos de representación6.02.01.04.00 – Gastos de transporte 6.02.01.05.00 – Otros gastos de personal directivo 6.02.02.00.00 – Gastos de Asambleas y Procesos Electorales 6.02.02.01.00 – Gastos de Notaria y Registro6.02.02.02.00 – Gastos de reuniones de asamblea6.02.02.03.00 – Gastos de la comisión electoral 6.02.02.04.00 – Gastos de material electoral 6.02.02.05.00 – Otros gastos 6.03.00.00.00 – Gastos de Administración6.03.01.00.00 – Servicios públicos6.03.01.01.00 – Agua 6.03.01.02.00 – Aseo Urbano 6.03.01.03.00 – CANTV 6.03.01.04.00 – Correo y encomiendas




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6.03.02.00.00 – Servicios Profesionales y Técnicos6.03.02.01.00 – Procesamiento de datos6.03.02.02.00 – Abogados6.03.02.03.00 – Auditores externos 6.03.02.04.00 – Contadores internos 6.03.02.05.00 – Sistemas y procedimientos 6.03.02.06.00 – Otros honorarios profesionales 6.03.02.07.00 – Vigilancia y protección 6.03.02.08.00 – Mantenimiento de equipos 6.03.02.09.00 – Aseo y limpieza.6.03.03.00.00 – Materiales y suministros6.03.03.01.00 – Formas impresas6.03.03.02.00 – Formas continuas para computador6.03.03.03.00 – Materiales de aseo y limpieza6.03.03.04.00 – Papelería y útiles de oficina6.03.03.05.00 – Material para imprenta y reproducción 6.03.04.00.00 – Reparación y mantenimiento 6.03.04.01.00 – Equipos de oficina6.03.04.02.00 – Equipos de computación 6.03.04.03.00 – Equipos eléctricos6.03.04.04.00 – Instalaciones 6.04.00.00.00 – Gastos de depreciación 6.04.01.00.00 – Gastos depreciación del edificio6.04.02.00.00 – Gastos depreciación de sede de la caja de ahorro6.04.03.00.00 – Gastos depreciación de mobiliario y equipo de oficina6.04.04.00.00 – Gastos depreciación de equipos de computación6.04.05.00.00 – Gastos depreciación de instalaciones6.05.00.00.00 – Gastos Bancarios6.05.01.00.00 – Débitos bancarios6.05.02.00.00 – Comisiones bancarias6.06.00.00.00 – Otros gastos de administración 6.06.00.00.00 – Avisos y publicidad 6.06.00.00.00 – Gastos de cobranzas6.06.00.00.00 – Impuesto sobre la renta 6.06.00.00.00 – Perdida por cuentas incobrables6.06.00.00.00 – Perdidas por inversiones

6.07.00.00.00 – Otros egresos




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Descripción detallada de las Cuentas:

1.0.0.0.0 – ACTIVO

Comprende las cuentas representativas de los bienes y derechos patrimoniales

derivados en transacciones o hechos contables propios del ente contable, que

contribuyen directa o indirectamente al cumplimiento de sus objetivos

1.01.0.0.0 – ACTIVOS CORRIENTES

Agrupa el conjunto de cuentas representativas de los bienes y derechos patrimoniales

que, por su naturaleza, se espera convertir en efectivo o consumir dentro de los doce

meses siguientes de realizada la transacción.

1.01.01.0.0 – Efectivo y equivalente en efectivo

Comprende la existencia de los fondos del ente contable, en moneda nacional o

extranjera, cheques u otros valores depositados sin restricciones específicas en

entidades bancarias.

1.01.01.01.00 – Caja Principal

Registra la existencia en dinero efectivo o en cheques con que cuenta el ente

económico, tanto en moneda nacional como extranjera, disponible en forma inmediata

y que no está sujeto a ningún tipo de restricción.

1.01.01.02.00 – Caja Chica

En esta cuenta se corresponden las asignaciones efectuadas para cubrir gastos

menores de la empresa.




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1.01.01.03.00 – Banco cuenta Corriente

Esta cuenta representa el monto de los fondos, en moneda nacional y extranjera,

depositados en cuentas corrientes, en instituciones bancarias del país.

1.01.01.03.01 – Banco de Venezuela

1.01.01.03.02 – Banco Banesco

1.01.01.03.03 – Banco Provincial

1.01.01.04.00 – Banco Cuenta de Ahorro

Esta cuenta representa el monto de los fondos, en moneda nacional y extranjera,

depositados en cuentas de ahorro, en instituciones bancarias del país.

1.01.01.04.01 – Banco de Venezuela

1.01.01.04.02 – Banco Mercantil

1.01.02.00.00 – Documentos y Cuentas por cobrar

Representa el monto de los derechos de cobro a favor del ente contable derivados de

obligaciones adquiridas por miembros de la organización, socios e inclusive en nombre

de la figura patronal. Entre estas se encuentran las siguientes sub-cuentas:

1.01.02.01.00 – Aporte de socios por cobrar

1.01.02.02.00 – Retenciones de socios por cobrar

1.01.02.03.00 – Aporte patrono por cobrar

1.01.02.04.00 – Cuentas por cobrar a socios

1.01.02.05.00 – Cuentas de montepío por cobrar

1.01.02.06.00 – Presamos a corto plazo por cobrar

1.01.02.07.00 – Cuentas por cobrar

Representa el monto de los derechos de cobro a favor del ente contable derivados de

diversos hechos originados por un agente externo a la empresa, entre ellos; las

obligaciones que el área de farmacia tenga, las obligaciones de las empresas

aseguradoras, y las obligaciones de empresas financiadoras de de artículos

electrodomésticos básicamente.




PÁG: 1 DE

1.01.02.07.01 – Cuentas por cobrar a farmacia

1.01.02.07.02 – Cuentas por cobrar a seguros

1.01.02.07.03 – Cuentas por cobrar línea blanca

1.01.02.07.04 – Otras cuentas por cobrar

1.01.02.08.00 – Intereses devengados por cobrar

Representan los intereses positivos devengados con Nota de Débito pendiente de

emisión o, en su caso, los correspondientes a determinadas colocaciones financieras

producto de las transacciones de las cuentas bancarias. Dentro de esta categoría se

encuentran las siguientes sub-cuentas:

1.01.02.08.01 – Intereses devengados por cobrar s/certificados de ahorro

1.01.02.08.02 – Intereses devengados por cobrar s/depósitos a plazo fijo

1.01.02.08.03 – Otros intereses por cobrar

1.01.02.09.01 – Efectos por Cobrar

Representa el monto de los derechos de cobro a terceros, documentados, con plazo

de vencimiento dentro de los doce meses contados a partir de su emisión. Dentro de

estos efectos, se encuentran los otorgados a socios.

1.01.02.09.02 – Efectos por cobrar a socios

1.01.03.00.00 – Inventario de Mercancías

Comprende las existencias de las mercancías que tiene el ente contable, depositadas

en las proveedurías y almacenes disponibles para la venta o expedición a terceros.

1.01.03.01.00 – Farmacia

1.01.04.00.00 – OTROS ACTIVOS CORRIENTES

1.01.01.01.0 – Gastos Pagados por anticipado

Representa el monto de los pagos efectuados por anticipado por el ente contable por

concepto de gastos que corresponden a ejercicios futuros, los cuales, generalmente,

están sustentados en contratos, o en documentación correspondiente.




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1.01.04.01.01 – Seguros pagados por anticipado

1.01.04.02.00 – Prestamos por cobrar

Representa el monto de los derechos de cobro a favor del ente contable, provenientes

de préstamos concedidos de conformidad con las disposiciones legales, exigibles a

corto plazo.

1.01.04.02.01 – Prestamos a mediano plazo por cobrar

1.01.04.02.02 – Préstamos a largo plazo por cobrar

1.01.04.02.03 – Préstamos especiales por cobrar

1.01.04.03.00 – Préstamos Hipotecarios

Estos representan el monto de los derechos de cobro a favor del ente contable,

provenientes de préstamos concedidos en función a una hipoteca. Entre estas se

encuentran:

1.01.04.03.01 – Adquisición de vivienda

1.01.04.03.02 – Liberación de hipoteca

1.01.04.03.03 – Construcción y remodelación de vivienda

1.01.04.04.00 – Intereses devengados

Intereses que se han generado en un período determinado, y que han sido

efectivamente cobrados a favor de Caprellanos.

1.01.04.04.01 – Intereses devengados por sobrar s/ prestamos a mediano plazo

1.01.04.04.02 – Intereses devengados por sobrar s/ préstamos a largo plazo

1.01.04.04.03 – Intereses devengados por sobrar s/ préstamos especiales

1.01.04.04.04 – Otros préstamos a largo plazo

1.01.04.04.05 – Otras cuentas por cobrar a mediano y largo plazo

1.02.00.00.00 – ACTIVOS NO CORRIENTES

Agrupa el conjunto de cuentas representativas de bienes y derechos del ente contable,

que pueden convertirse en efectivo a mediano y largo plazo.

1.02.01.00.00 – Propiedad, Planta y Equipo




PÁG: 1 DE

Comprende los activos tangibles adquiridos o construidos con la finalidad de utilizarlos

permanentemente, en el normal funcionamiento y prestación de servicios del ente

contable, los cuales no están destinados para la venta y cuya vida útil excede de un

año.

El valor de estos activos incluye todas las erogaciones y cargos a los fines del

acondicionamiento para su utilización. Este valor debe incrementarse con el de las

adiciones, mejoras y reparaciones, que aumenten significativamente la cantidad o

calidad de la producción o la vida útil del activo.

1.02.01.01.00 – Terrenos

1.02.01.02.00 – Edificios

1.02.01.02.01 – Depreciación acumulada de edificios

1.02.01.03.00 – Obras en proceso

1.02.01.03.01 – Depreciación acumulada de obras en proceso

1.02.01.04.00 – Sede de la caja de ahorro

1.02.01.04.01 – Depreciación acumulada de sede

1.02.01.05.00 – Mobiliario y equipos de oficina

1.02.01.05.01 – Depreciación acumulada de equipos de oficina

1.02.01.06.00 – Equipos de Computación

1.02.01.06.01 – Depreciación acumulada de equipos de computación

1.02.01.07.00 – Instalaciones

1.02.01.07.01 – Depreciación acumulada de Instalaciones

1.02.02.00.00 – Cargos diferidos

Representa las erogaciones pagadas por anticipado por bienes y servicios recibidos,

con la finalidad de obtener beneficio futuro, que deberán ser devengadas a mediano y

largo plazo.

1.02.02.01.00 – Gastos de organización

1.02.02.02.00 – Seguro paga por anticipado

1.02.02.03.00 – Programas de computación

1.02.02.04.00 – Dividendos pagados por anticipado

1.02.02.05.00 – Intereses pagados por anticipado

1.02.02.06.00 – Otros pagos por anticipado




PÁG: 1 DE

2.00.00.00.00 – PASIVO

Representa el conjunto de obligaciones o deudas cuantificables del ente contable

contraídas con terceros, que afectan parte de sus recursos en función de los

vencimientos a realizarse. Incluye, asimismo, contingencias provenientes de su

actividad principal.

2.01.00.00.00 – PASIVOS CORRIENTES

Agrupa el conjunto de las cuentas representativas de las obligaciones del ente

contable con terceros, cuyo vencimiento se producirá dentro de los doce meses de

contraídas.

2.01.01.00.00 – Documentos y Cuentas por Pagar

Representa el monto de las obligaciones del ente contable contraídas con terceros,

provenientes de: Sueldos, salarios y otras retribuciones al personal; adquisición de

bienes y servicios e intereses, que deben ser canceladas dentro de los doce meses de

contraídas.

2.01.01.01.00 – Cuentas por pagar

Representa el monto de las obligaciones contraídas con proveedores de bienes y

servicios y contratistas de obras públicas y conexos; así como el de las obligaciones

de ejercicios anteriores derivadas de compromisos no previstos. Incluye además, el

monto pendiente de pago por conceptos distintos de las señalados anteriormente, con

vencimiento dentro de los doce meses de contraídas.

2.01.01.01.01 – Cuentas por pagar en línea blanca

2.01.01.01.02 – Cuentas por pagar a socios

2.01.01.01.03 – Cuentas por pagar a proveedores

2.01.01.02.00 – Efectos por pagar

Representa el monto de las obligaciones contraídas con proveedores de bienes y

servicios, contratistas de obras públicas y conexos y las derivadas de otros conceptos

distintos de las señalados anteriormente, reconocidas a través de documentos, con

vencimiento dentro de los doce meses de contraídas.




PÁG: 1 DE

2.01.01.03.00 – Honorarios profesionales por pagar

Representa el monto de las obligaciones contraídas el personal que ha suministrado

servicios profesionales a la entidad, como:

2.01.01.03.01 – Abogados

2.01.01.03.02 – Auditores externos

2.01.01.03.03 – Contador interno

2.01.01.03.04 – Otros honorarios

2.01.01.04.00 – Sueldos por pagar

2.01.01.05.00 – Montepío por pagar

2.01.02.00.00 – Gastos Acumulados y Retenciones

Representa el monto de las obligaciones legales contraídas por el ente contable

derivadas de los gastos destinados a financiar la seguridad social de los trabajadores,

así como de los funcionarios electos de los órganos legislativos nacionales y

estadales, cuando corresponda. Comprende, además, el monto de las retenciones

sobre las remuneraciones practicadas al personal, cuya cancelación se debe realizar

durante el ejercicio económico financiero.

2.01.02.01.00 – Seguro Social y Paro Forzoso

2.01.02.02.00 – Política Habitacional

2.02.00.00.00 – PASIVOS NO CORRIENTES

2.02.01.00.00 – Obligaciones a largo plazo

Representa el monto de las obligaciones del ente contable, ciertas o eventuales, que

deben ser canceladas en un plazo mayor a los doce meses de contraídas, no incluidas

en los rubros anteriores. Entre esta cuenta, encontramos la siguiente subcuenta:

2.02.01.01.00 – Hipotecas por Pagar

2.02.02.00.00 – Pasivos laborales




PÁG: 1 DE

Representa el monto de la provisión que establece anualmente el ente contable, para

atender el pago a los trabajadores de los beneficios derivados de retiros forzosos,

establecidos en las disposiciones legales.

2.02.02.01.01 – Provisión de Prestaciones Sociales

2.02.03.00.00 – Créditos Diferidos

Comprende las cuentas representativas de ingresos no devengados recibidos de

contribuyentes y clientes anticipados sobre obligaciones, los cuales tienen incidencia

en períodos futuros, contiene también las de prestaciones, en especie o en servicios,

que ha de cumplir el ente contable en un período. Las subcuentas más representativas

de esta son los intereses por conceptos de préstamos de índoles diversas.

2.02.03.01.00 – Intereses diferidos

2.02.03.01.01 – Intereses diferidos s/ prestamos cobrados por anticipado

2.02.03.01.02 – Intereses diferidos s/ prestamos cobrados a mediano plazo

2.02.03.01.03 – Intereses diferidos s/ prestamos cobrados a corto plazo

2.02.03.01.04 – Intereses diferidos s/ prestamos cobrados a largo plazo

2.02.03.01.05 - Intereses diferidos s/ préstamos especiales

2.02.03.01.06 – Intereses diferidos s/ préstamos hipotecarios

2.02.03.01.07 – Otros intereses cobrados por anticipado

2.02.03.01.08 – Otros créditos diferidos

2.02.04.00.00 – Otros Pasivos

Representa el monto de las obligaciones del ente contable, cierta o eventuales, que

deben ser canceladas en un plazo mayor a los doce meses de contraídas, no incluidas

en los rubros anteriores.

3.00.00.00.00 – PATRIMONIO

Agrupa el conjunto de cuentas representativas de la Hacienda Pública y el Patrimonio

Institucional.

3.00.01.00.00 – Ahorro estatutario




PÁG: 1 DE

Representa el monto de las utilidades líquidas retenidas a los fines del cumplimiento

de las disposiciones legales o de conformidad con lo establecido en los estatutos

sociales y para proteger el patrimonio social.

3.00.01.01.00 – Ahorro de los socios

3.00.01.02.00 – Aporte oficial o del patrono

3.00.01.03.00 – Aporte voluntario de socios

3.00.01.04.00 –Donaciones recibidas

3.00.02.00.00 – Fondos de Reserva

Comprende los recursos que, por mandato legal o estatutario, son tomados de las

utilidades líquidas con el objeto de satisfacer requerimientos específicos.

3.00.02.01.00 – Reservas estatutuarias

3.00.02.02.00 – Reservas para contingencias

3.00.02.03.00 – Reservas para provisión social

3.00.02.04.00 – Reservas de ahorro de montepío

3.00.02.05.00 – Otras reservas

3.00.03.00.00 – Resultado del Ejercicio

Muestra los resultados positivos o negativos obtenidos en la gestión y su afectación al

capital.

3.00.03.01.00 – Ganancia o pérdida del ejercicio anterior

3.00.03.02.00 – Ganancia o pérdida del ejercicio actual.

4.00.00.00.00 – CUENTAS DE ORDEN

Comprende las cuentas que tienen por finalidad el registro y control de las

transacciones realizadas por el ente contable, que no afectan el activo, el pasivo, el

patrimonio o las operaciones del período, pero que en un futuro pueden o no

convertirse en hechos económicos y financieros, y cuya incorporación en los libros es

necesaria para reflejar las operaciones vinculadas con derechos, hechos jurídicos o




PÁG: 1 DE

responsabilidades contingentes. Las cuentas de orden deben presentarse al final del

balance general.

4.01.00.00.00 – Cuentas de orden deudoras

Agrupa el conjunto de cuentas destinadas a registrar las transacciones representativas

de los derechos o hechos jurídicos contingentes que, haciendo uso de las reglas del

cargo y del abono, se utilizan para registrar la información contable en cuentas

deudoras.

4.01.01.00.00 – Fianzas otorgadas

Representa el monto de las fianzas constituidas a favor del ente contable por los

contratistas de obras públicas y conexos, proveedores de bienes y servicios y

funcionarios de otros organismos públicos, destinado a garantizar el fiel cumplimiento

de las obligaciones contractuales, el reintegro de los anticipos concedidos, así como

para afianzar el manejo de los fondos y bienes nacionales, según corresponda;

igualmente, el monto de los fondos depositados por los contribuyentes para garantizar

el pago de impuestos, licitaciones, permisos otorgados y el funcionamiento de

instituciones bancarias y de seguro.

4.01.02.00.00 – Hipotecas

Representa el monto de las garantías constituidas a favor del ente contable

representadas en hipotecas, consignado por terceras personas, entidades o

funcionarios públicos, según corresponda, para garantizar el fiel cumplimiento de las

obligaciones contractuales.

4.01.03.00.00 – Valores en custodia

Representa el valor nominal de títulos valores consignados en custodia en las

dependencias oficiales.

4.01.04.00.00 – Consignaciones

Representa el monto de las mercancías del ente contable entregadas en consignación

a terceros.




PÁG: 1 DE

4.01.05.00.00 – Otras cuentas de orden

4.02.00.00.00 – Cuentas de orden acreedoras

Agrupa el conjunto de cuentas destinadas a registrar las transacciones representativas

de las responsabilidades o hechos jurídicos contingentes que, haciendo uso de las

reglas del cargo y del abono, se utilizan para registrar la información contable en

cuentas acreedoras.

4.02.01.00.00 – Fianzas otorgadas – CONTRA

Esta cuenta, correlativa de la 4.01.01.00.00 “Fianzas otorgadas”, representa el monto

de las fianzas, títulos, valores y otras garantías constituidas a favor del ente contable

por los contratistas de obras públicas y conexos, proveedores de bienes y servicios y

funcionarios de otros organismos públicos, destinado a garantizar el fiel cumplimiento

de las obligaciones contractuales.

4.02.02.00.00 – Hipotecas - CONTRA

Esta cuenta, correlativa de la 4.01.02.00.00 “Hipotecas”, Representa el monto de las

garantías constituidas a favor del ente contable representadas en hipotecas,

consignado por terceras personas, entidades o funcionarios públicos, según

corresponda, para garantizar el fiel cumplimiento de las obligaciones contractuales.

4.02.03.00.00 – Valores en custodia – CONTRA

Esta cuenta, correlativa de la 4.01.03.00 “Valores en Custodia”, representa el valor

nominal de títulos valores consignados en custodia en las dependencias oficiales.

4.02.04.00.00 – Consignaciones – CONTRA

Esta cuenta, correlativa de la 4.01.04.00.00 “Consignaciones”, representa el monto

de las mercancías del ente contable entregadas en consignación a terceros.

5.00.00.00.00 – INGRESOS




PÁG: 1 DE

Representa el monto de los medios de financiamiento que la entidad obtiene en uso de

sus competencias legales y de las funciones que le son propias, relacionadas con la

operaciones de compra y venta, arrendamiento, otorgamiento de préstamos, el

endeudamiento, la disminución de activos y el aumento de pasivos.

5.01.00.00.00 – Ventas

Representa el monto de los ingresos del ente contable por la venta de bienes y/o la

prestación de servicios.

5.01.01.00.00 – Ingresos por ventas de línea blanca

5.01.02.00.00 – Ingresos por venta de Óptica

5.01.03.00.00 – Ingresos por venta de mercancía

5.01.04.00.00 – Ingresos por venta de vehículo

5.01.05.00.00 – Ingresos por venta de terreno

5.01.06.00.00 – Ingresos por venta de edificio.

5.02.00.00.00 – Intereses

Representa el monto de los ingresos generados por concepto de intereses ganados

por préstamos concedidos por el ente contable.

5.02.01.00.00 – Intereses sobre Préstamos

5.02.01.00.00 – Intereses sobre Préstamos corto plazo

5.02.01.00.00 – Intereses sobre Préstamos a mediano plazo

5.02.01.00.00 – Intereses sobre Préstamos a largo plazo

5.02.01.00.00 – Intereses sobre Préstamos espéciales

5.02.01.00.00 – Intereses sobre Préstamos hipotecarios

5.02.02.00.00 – Intereses ganados

Representa el monto de los ingresos de Caprellanos, provenientes de los intereses

que generen los depósitos y retiros realizados en las instituciones financieras públicas

o privadas.

5.02.02.00.00 – Intereses ganados por garantía prestaciones sociales (empleados de

la caja)

5.02.02.00.00 – Intereses ganados sobre Depósitos




PÁG: 1 DE

5.02.02.00.00 – Intereses ganados en cuentas corrientes y totales

5.02.02.00.00 – Intereses ganados en cuentas de ahorro

5.02.02.00.00 – Intereses ganados en certificados de ahorro

5.02.02.00.00 – Intereses ganados en depósitos a plazo fijo

5.02.02.00.00 – Intereses ganados en bonos financieros

5.02.02.00.00 – Intereses ganados en Fideicomisos Bancarios

5.02.02.00.00 – Intereses ganados por otras operaciones financieras

5.02.02.00.00 – Intereses por retiros parciales de ahorro

5.03.00.00.00 – Alquileres

Representa el monto de los ingresos que percibe la entidad por el arrendamiento a

terceros, por tiempo determinado, de bienes muebles o inmuebles de su propiedad o

de cualquier otra condición legal que le permita contrato de alquiler.

5.03.01.00.00 – Ingresos por alquileres de bienes muebles

5.03.01.00.00 – Ingresos por alquileres de bienes resort

5.03.01.00.00 – Ingresos por alquileres de bienes vacacionales

5.04.00.00.00 – Otros Ingresos

Representa el monto de otros ingresos ordinarios no especificados en las

clasificaciones anteriores.

6.00.00.00.00 – EGRESOS

Comprende las cuentas representativas de las transacciones que disminuyen el

patrimonio neto del ente contable, vinculadas con los gastos de consumo, rentas de la

propiedad, transferencias otorgadas, pérdidas y gastos diversos.

6.01.00.00.00 – Gastos de Personal

Representa el monto de los gastos del ente contable originados en sueldos, salarios y

otras remuneraciones, complementos, beneficios socio-económicos y otros gastos;




PÁG: 1 DE

comprende además, el de los aportes patronales destinados a atender financiamiento

de seguridad social, asistencia socio-económica, prestaciones sociales, entre otros.

6.01.01.00.00 – Remuneraciones

6.01.02.00.00 – Prestaciones sociales personal

6.01.03.00.00 – Intereses sobre prestaciones sociales

6.01.04.00.00 – Vacaciones

6.01.05.00.00 – Bono vacacional

6.01.06.00.00 – Bonificación de fin de año

6.01.07.00.00 – Seguro Social Obligatorio

6.01.08.00.00 – Paro Forzoso

6.01.09.00.00 – Aporte de caja de ahorro

6.01.10.00.00 – Uniforme

6.02.00.00.00 – Gastos de Personal Directivo

Representa el monto de la previsión para atender otros gastos del personal que

integra la Junta Directiva; no previstos en las clasificaciones anteriores.

6.02.01.00.00 – De la Junta Directiva

6.02.01.01.00 – Dietas

6.02.01.02.00 – Viáticos y pasajes

6.02.01.03.00 – Gastos de representación

6.02.01.04.00 – Gastos de transporte

6.02.01.05.00 – Otros gastos de personal directivo

6.02.02.00.00 – Gastos de Asambleas y Procesos Electorales

6.02.02.01.00 – Gastos de Notaria y Registro

6.02.02.02.00 – Gastos de reuniones de asamblea

6.02.02.03.00 – Gastos de la comisión electoral

6.02.02.04.00 – Gastos de material electoral

6.02.02.05.00 – Otros gastos

6.03.00.00.00 – Gastos de Administración

6.03.01.00.00 – Servicios públicos




PÁG: 1 DE

Representa el monto de los gastos derivados de los servicios considerados como

imprescindibles para el funcionamiento de la organización, tales como los de:

6.03.01.01.00 – Agua

6.03.01.02.00 – Aseo Urbano

6.03.01.03.00 – CANTV

6.03.01.04.00 – Correo y encomiendas

6.03.02.00.00 – Servicios Profesionales y Técnicos

Representa el monto de los gastos ocasionados por los servicios prestados por

personas jurídicas tales como:

6.03.02.01.00 – Procesamiento de datos

6.03.02.02.00 – Abogados

6.03.02.03.00 – Auditores externos

6.03.02.04.00 – Contadores internos

6.03.02.05.00 – Sistemas y procedimientos

6.03.02.06.00 – Otros honorarios profesionales

6.03.02.07.00 – Vigilancia y protección

6.03.02.08.00 – Mantenimiento de equipos

6.03.02.09.00 – Aseo y limpieza.

6.03.03.00.00 – Materiales y suministros

Representa el monto de los gastos del ente contable ocasionados por la adquisición

de artículos que reúnan una o más de las siguientes condiciones: Son de poca

duración, pierden su identidad al ser aplicados o transformados en otros, costo unitario

relativamente bajo, desaparecen al primer uso, desgaste o deterioro y pérdida

posterior, frecuente o inevitable.

6.03.03.01.00 – Formas impresas

6.03.03.02.00 – Formas continuas para computador

6.03.03.03.00 – Materiales de aseo y limpieza

6.03.03.04.00 – Papelería y útiles de oficina

6.03.03.05.00 – Material para imprenta y reproducción




PÁG: 1 DE

6.03.04.00.00 – Reparación y mantenimiento

Representa el monto de los gastos derivados de los servicios de mantenimiento y

reparaciones menores de maquinaria y equipos propiedad del ente contable; tales

como:

6.03.04.01.00 – Equipos de oficina

6.03.04.02.00 – Equipos de computación

6.03.04.03.00 – Equipos eléctricos

6.03.04.04.00 – Instalaciones

6.04.00.00.00 – Gastos de depreciación

Comprende las cuentas destinadas al registro de los gastos de depreciación que

corresponde aplicar en el período considerado, por concepto de disminución del valor

de los bienes del activo del ente contable, debido al uso u obsolescencia de los

mismos.

6.04.01.00.00 – Gastos depreciación del edificio

6.04.02.00.00 – Gastos depreciación de sede de la caja de ahorro

6.04.03.00.00 – Gastos depreciación de mobiliario y equipo de oficina

6.04.04.00.00 – Gastos depreciación de equipos de computación

6.04.05.00.00 – Gastos depreciación de instalaciones

6.05.00.00.00 – Gastos Bancarios

Están representados básicamente por los mismos costos que implican el

mantenimiento de las cuentas como: Renovación de plásticos, cambio de chequeras,

comisiones por transferencias de dinero, intereses por el uso de determinados

servicios, costo de alquiler de cajas de seguridad, entre otros. Dentro de estas

subcuentas están:

6.05.01.00.00 – Débitos bancarios

6.05.02.00.00 – Comisiones bancarias

6.06.00.00.00 – Otros gastos de administración




PÁG: 1 DE

Representa otros gastos en los que se incurren y que son necesarios para continuar

con las actividades de la organización; y que no se encuentran dentro de las

clasificaciones anteriores.

6.06.00.00.00 – Avisos y publicidad

6.06.00.00.00 – Gastos de cobranzas

6.06.00.00.00 – Impuesto sobre la renta

6.06.00.00.00 – Perdida por cuentas incobrables

6.06.00.00.00 – Perdidas por inversiones

6.07.00.00.00 – Otros egresos

Representa el monto de otros gastos no contenidos en las clasificaciones anteriores.

PROCEDIMIENTOS PARA LA CODIFICACIÓN DE CUENTAS

El ciclo contable está compuesto por una serie de pasos que el personal del

departamento de contabilidad de una entidad llevará a cabo, con el propósito de

cumplir con la responsabilidad de validar informaciones, registrarlas en los diferentes

libros y posteriormente presentar de forma resumida los estados financieros básicos o

secundarios requeridos tanto por la gerencia como por los entes externos facultados

para ello.

La codificación de las cuentas se llevará a cabo en el momento de reconocer la

obligación o el derecho adquirido y cuando se recibe o aplica efectivo.

Para lograr lo antes expuesto, el departamento de contabilidad, codificará las

transacciones llevadas a cabo durante su proceso operativo, conforme el presente

procedimiento.

Objetivo:




PÁG: 1 DE

Lograr que todas las transacciones ejecutadas por CAPRELLANOS, sean codificadas

previo a su registro, aplicando para ello los instrumentos de control requeridos.

Personal Responsable:

Departamento de Contabilidad.

Pasos relacionados:

1. La Dirección Administrativa y Financiera envía todos los días al Departamento

de Contabilidad, los expedientes soporte de cada operación financiera

ejecutada.

2. El encargado de contabilidad o el analista que éste asigne, recibe el expediente

citado en el paso No. 1, y procede de la forma siguiente:

a) Codifica las operaciones de gasto conforme lo indica el manual de

clasificadores presupuestarios.

b) Codifica las operaciones que inciden en el activo, pasivo y capital o patrimonio,

conforme el catalogo de cuentas de la contabilidad automatizada.

3. Concluidas las acciones (a) y (b) del paso No. 2, el encargado de contabilidad

o el analista autorizado, procede a registrar las transacciones en el Diario

General, para lo que aplicará el procedimiento que rige el ciclo contable.

4. Fin del procedimiento.




PÁG: 1 DE

Flujograma para la Codificación de Cuentas




PÁG: 1 DE

PROCEDIMIENTOS PARA LA EJECUCIÓN DEL CICLO CONTABLE

Objetivo:

Estructurar la herramienta que guíe al personal del Departamento de Contabilidad para

que realice con eficiencia y en el menor tiempo posible, las funciones de su

competencia, a fin de que CAPRELLANOS elabore con oportunidad las informaciones

financieras indispensables para la rendición de cuentas.

Personal responsable:

Estas actividades son de exclusiva responsabilidad del Departamento de Contabilidad.

Pasos relacionados:

Para la ejecución del ciclo contable, el personal del Departamento de Contabilidad de

CAPRELLANOS, hará las gestiones de lugar para obtener las informaciones

financieras, internas o externas, que incidan en las operaciones de la entidad.




PÁG: 1 DE

En ese sentido, el encargado del Departamento de Contabilidad, mantendrá contacto

permanente con el personal del área administrativa que ejecuta las actividades

operativas de CAPRELLANOS; esta relación institucional le permitirá enterarse con

oportunidad, de todas las transacciones formalizadas o en proceso. En procura de

optimizar el trabajo, aplique los pasos siguientes:

1. Obtenga del personal del área administrativa, lo siguiente:

a) Requisiciones;

b) Solicitud de cotizaciones;

c) Cotizaciones;

d) Análisis a las cotizaciones;

e) Acta del comité de adquisiciones y demás, si aplica;

f) Orden de compra o de servicio;

g) Conduce, si aplica;

h) Informe de recepción;

i) Copia del instrumento de pago;

j) Cualquier otra información relacionada.

2. Registre cada transacción en el Diario General conforme su naturaleza y las

políticas que rigen la materia.

3. Las informaciones descritas en el paso No. 1, constituyen el soporte de la

operación.

4. Efectúe el pase a los Mayores General y/o Auxiliares que permitan las

circunstancias.

5. A los expedientes PAGADOS insértele el sello que contiene la información

siguiente:

a) Cheque o transferencia No.;

b) Fecha;

c) Monto en Bs




PÁG: 1 DE

6. Lleve el expediente de la operación al archivo habilitado para esos fines.

7. Elabore los estados accesorios o secundarios (de ingresos, gastos, inversiones,

otros).

8. Elabore los estados financieros básicos (situación financiera, resultados, flujo

de efectivo).

9. Presente los estados e informes financieros a las autoridades siguientes:

a) Director General

b) Al Director Administrativo y Financiero

10. Los estados e informes citados en los pasos No. 7 y No. 8, estarán rubricados

por el Director Administrativo y Financiero y el Encargado del Departamento de

Contabilidad.

11. El Departamento de Contabilidad habilitará archivos en donde mantendrá

copias originales de los estados siguientes:

a) Estados de Situación Financiera;

b) Estados de Ingresos y Gastos;

c) Estados de Flujo de Efectivo.

d) Estados y reportes accesorios o secundarios.





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PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA

Objetivo:

Lograr que el Departamento de Contabilidad cuente con la guía que le permita al

personal, elaborar con facilidad y eficiencia la ejecución del presupuesto de la

empresa.


Encargado del Departamento de Contabilidad.

Periodos de elaboración:

La ejecución presupuestaria de CAPRELLANOS se elaborará para cada uno de los

meses del año, en donde se incluirá toda la información acumulada a la fecha.

Composición de la ejecución presupuestaria:




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Esta ejecución estará integrada de un original y dos copias, distribuidas de la manera

siguiente:

a) Original a la Dirección;

b) Primera copia para la Dirección Administrativa y Financiera;

c) Segunda copia para el Departamento de Contabilidad.

Fecha de elaboración:

Esta ejecución debe estar preparada antes del quinto (15) días avilés del mes

siguiente al mes de la

Quienes firmarán la ejecución presupuestaria:

El Director Administrativo y el Encargado del Departamento de Contabilidad.

Pasos relacionados:

1. Obtenga todos los cheques y las ordenes de transferencias emitidas en el mes

anterior, así como las notas de debito por operaciones no conocidas en la entidad, y

realice lo siguiente:

a) Codifíquelas conforme la clasificación por objeto del gasto del Manual de

Clasificadores Presupuestarios.

b) Regístrelas en el cuadro utilizado para esta presentación.

c) Sume las respectivas columnas.

2. Elabore un resumen por cuenta, ejemplo:

a) 111 Sueldos fijos;

b) 121 Sueldos personal contratado y/o igualado;

c) 161 Dietas en el país;




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d) 221 Electricidad;

e) 241 Viáticos dentro del país, y

f) Según corresponda.

3. Elabore un resumen por Objeto, ejemplo:

a) 1 Servicios Personales;

b) 2 Servicios no Personales;

c) 3 Materiales y Suministros

d) 6 Activos no Financieros;

e) 9 Gastos Financieros, y

f) Según corresponda.

4. Concluido los pasos No. 2 y No. 3, proceda a elaborar la ejecución

presupuestaria para el correspondiente mes, con información acumulada. Utilice el

formato existente.

5. Envíe el original y copia a la Dirección Administrativa y Financiera para fines de

revisión.

6. Las propuestas o correcciones surgidas de las revisiones efectuadas por la

Dirección Administrativa y Financiera, aplíquelas luego de haber sido consensuadas.

7. Concluido el paso No. 6, envíe nuevamente el original de la ejecución

presupuestaria de CAPRELLANOS.

8. La ejecución presupuestaria de CAPRELLANOS, servirá de soporte a los

Estados Financieros mensuales y anuales.





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PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

Objetivo:

Crear la base para que el personal del Departamento de Contabilidad, elabore con

calidad y oportunidad los estados financieros que en cada caso requerirán los

organismos fiscalizadores externos.



Periodos para el que regirán:

CAPRELLANOS elaborará estados financieros para los periodos siguientes:

a) Mensuales, y

b) Anuales, ambos con información acumulada.




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Pasos relacionados:

1. El encargado del departamento de contabilidad extraerá, al cierre de cada mes,

las informaciones contenidas en los mayores generales utilizados para resumir las

partidas surgidas de las operaciones financieras ejecutadas por CAPRELLANOS,

durante el transcurso del año, con cuyos resultados procederá a elaborar los estados

financieros siguientes:

a) Estado de Resultados,

b) Estado de Flujo de Efectivo,

c) Estado de Situación o Balance General, y

d) Cualquier otro estado e informe exigido por órgano competente.

2. El encargado de contabilidad, elaborará toda nota o anexo que requiere una

explicación o demostración de su composición, con lo que despejaría cualquier duda o

interrogante sobre la razonabilidad de las partidas ahí mostradas.

3. Para la elaboración de los estados financieros, el encargado de contabilidad

aplicará el contenido de las normas contables.

4. Concluido el paso No. 3, el encargado del departamento de contabilidad enviará

dichos estados al Director Administrativo y Financiero, a los fines de revisión.

5. El Director Administrativo y Financiero procede a revisar los estados. Si existen

observaciones las notificará a contabilidad.

6. El encargado de contabilidad elabora la carta para remitir, los estados

financieros de CAPRELLANOS. Luego distribuye los ejemplares conforme este

procedimiento y verifica que la entidad conserve una copia en donde conste la

recepción por parte de la Institución que lo reciba.





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BALANCE GENERAL




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ESTADO DE RESULTADOS




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Flujograma para la Elaboración de los Estados Financieros




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PROCEDIMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN DE LA NOMINA REGULAR




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Objetivo:

Crear la base para que el personal responsable de elaborar la nomina regular para el

pago de salario a empleados de CAPRELLANOS, cuente con el instrumento idóneo

para realizar los cálculos indispensables, mediante la utilización de menor cantidad de

tiempo y esfuerzo, pero con un alto nivel de eficacia.


Encargado del Departamento de Contabilidad.

Fecha de elaboración:

La nomina regular para pago de salario al personal de CAPRELLANOS, será

preparada por el personal del Departamento de Contabilidad a mas tardar los días

cinco (5) de cada mes y enviada a administración para que hagan las gestiones de

pago.

Pasos relacionados:

Obtenga el formulario que figura anexo y realice lo siguiente:

1. Solicite al encargado de Gestión de Personal, la relación de todos los

empleados, en donde se observe lo siguiente:

a) Área o departamento;

b) Código del empleado;

c) Fecha de ingreso;

d) Nombres y apellidos;

e) Cargo o posición;

f) Salario bruto en Bs.

2. Los días quince de cada mes subsiguientes, solicite al encargado de Gestión

de Personal, un reporte sobre las Acciones de Personal que afecten uno o

más puntos del paso No. 1.




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3. Traslade al formulario anexo, la integridad de las informaciones del paso No.1.

4. Analice e inserte, si procede, la información obtenida al aplicar el paso No.2.

5. Realice el cálculo de las deducciones tanto para empleado como patronal por

concepto de:

- Seguro Social

- Paro Forzoso

- Política Habitacional

- Caja de Ahorros

6. El monto individual del paso anterior correspondiente a las deducciones del

personal, réstelo al salario bruto de cada empleado y obtenga la última

columna de la nomina regular denominada “neto a pagar”.

7. Haga los registros correspondientes a los gastos del personal.


PROCEDMIENTOS PARA REALIZAR REAJUSTES Y RECLASIFICACIONES




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Durante el proceso operativo y posterior a la elaboración de los estados financieros,

surgen eventos que afectan las partidas de los rubros que componen esos estados,

originados por registrar valores en cuentas diferentes a la normal, estimaciones por

debajo o por encima de lo requerido, notificación de derechos u obligaciones post

cierre, entre otros. Esos eventos crean las condiciones para efectuar los asientos de

ajustes y reclasificaciones que permitan las circunstancias.

Objetivo:

Lograr que CAPRELLANOS realice con oportunidad y calidad los ajustes y las

reclasificaciones exigidas circunstancialmente por la practica contable.

Área responsable:

Todo asiento de ajuste y reclasificación será efectuado por el Departamento de

Contabilidad.

Pasos relacionados:

1. El encargado del Departamento de Contabilidad, inmediatamente se produzca

la fecha del cierre, hará las gestiones de lugar para obtener, de parte de

clientes o relacionados, las informaciones que en un momento dado afectarían

los resultados operacionales de la entidad.

2. Para la obtención de las informaciones que generaran ajustes, el encargado de

contabilidad realizará lo siguiente:

a) Solicitud de confirmación de saldos a los clientes o relacionados mas

importantes de la entidad.

b) Solicitar al Director Administrativo y Financiero las informaciones no

procesadas en las que CAPRELLANOS figure como acreedor o deudor.

c) Realizar cualquier otra acción dirigida a fortalecer la base que sustenta los

informes financieros anuales.

3. Obtenidas las informaciones surgidas de aplicar el paso No. 2 de este

procedimiento, el encargado de contabilidad procede a analizarlas, y si

procede, lo notificará a la Dirección Administrativa y Financiera.




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4. El Director Administrativo y Financiero analizará las informaciones recibidas

de parte del Departamento de Contabilidad e impartirá las instrucciones

siguientes:

a) Si procede, autorizará su registro, y

b) Si no procede, autorizará que sean investigadas.

5. Cuando la decisión del Director Administrativo y Financiero se corresponda con

el apartado (a) del paso No. 4, el encargado de contabilidad procederá en

consecuencia y producirá lo siguiente:

a) Ajustes de lugar,

b) Nueva Balanza de Comprobación,

c) Nuevos Estados Financieros, y

d) Resumen del efecto de los ajustes.

6. Cuando la decisión del Director Administrativo y Financiero se corresponda con

el apartado (b) del paso No. 4, Autoriza que sean investigadas.

7. Recibido el informe sobre los resultados de las actividades descritas en el paso

No.6, el Director Administrativo y Financiero impartirá las instrucciones

conforme las conclusiones evidenciadas en el mismo.

8. El encargado de contabilidad, luego de recibir las instrucciones del Director,

procederá de la manera como lo explica el paso No. 5.

9. Las entradas de diario elaboradas a estos fines deben estar firmadas por el

encargado de contabilidad.


PROCEDIMIENTOS PARA LA CUSTODIA Y SEGURIDAD DE LAS

INFORMACIONES FINANCIERAS




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Debido al grado de importancia que tiene para las organizaciones, las informaciones

financieras procesadas en CAPRELLANOS, se hace prudente y necesario el

establecimiento de controles dirigidos a salvaguardar y proteger todo tipo de

documento que sustente las operaciones a través de las cuales se eroga efectivo o se

adquiere un derecho u obligación.

En consecuencia, el presente material sirve de guía para que el personal de

contabilidad ejecute con la calidad y en la oportunidad requerida, las labores de

custodiar y asegurar las informaciones.

Objetivo:

Permitir que CAPRELLANOS resguarde y custodie con oportunidad las informaciones

financieras que sustentan las operaciones en que se involucra la entidad.



Tipo de información:

La suficiente y competente para avalar las erogaciones o desembolsos y las

obligaciones o derechos adquiridos.

Periodo de custodia:

Las informaciones financieras procesadas o no por CAPRELLANOS, serán archivadas

cronológicamente durante un mínimo de diez (10) años.

Pasos relacionados:




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1. El encargado de contabilidad o el analista que este asigne, procede a

conformar el expediente que sustente cada transacción, de acuerdo con el

orden siguiente:

a) Copia del cheque o transferencia,

b) Recibo o evidencia de pago,

c) Factura o contrato,

d) Informe de recepción,

e) Orden de compra, si procede,

f) Orden de servicio, si procede,

g) Acta del comité de compra, si procede,

h) Cuadro “análisis cotizaciones”, si procede,

i) Cotizaciones, si procede,

j) Solicitud cotizaciones, si procede,

k) Requisición,

l) Cualquier otra información pertinente.

2. El encargado de contabilidad o el analista que este asigne, procede a archivar

en carpetas aptas para ello, el expediente de que se trate cuidando de no

interrumpir la secuencia numérica para los cheques y el orden cronológico para

las transferencias.

3. El encargado de contabilidad o el analista que este asigne, sólo podrá extraer

temporalmente uno o más expedientes bajo su custodia, cuando reciba

solicitud por escrito y motivada de las áreas siguientes:

a) Director Administrativo y Financiero,

b) Auditores Externos.

4. El encargado de contabilidad o el analista que este asigne, es responsable de

recuperar los expedientes e informaciones entregados a terceros.





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Flujograma para la Custodia y Seguridad de las Operaciones Financieras




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MANUAL DE CÓDIGO CONTABLE PARA EL REGISTRO ADECUADO DE LAS OPERACIONES FINANCIERAS DE CAPRELLANOS

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