TesoreroJosé Neira

Manual de Procedimientos

Caja:

1.- Recepcionará las Liquidaciones de las Cajas hasta las 10:30 am.y verificará que contenga la siguiente información:

Caja Despacho:a.- Formato de Liquidación.Excell-b.- Los extracto bancario donde se ubican los Depósitos.-c.- La Conciliación de Cuentas Corrientes Clientes.Consolidado de las Cajasd.- La última página de la Cuenta Corriente Clientes al Inicio del día y al final

del día de la liquidación.e.- Las Liquidaciones de Ventas del día del Sistemaf.- Los Informes de Cobranza en caso haber cobrado comprobantes anteriores.g.- Reporte de Anulación de Comprobantes del día - Comprobantes físicos

original anulados para su corroboración consignados el motivo de la anulación con Visto Bueno del Jefe de Operaciones.

h.- Copia u Original de los Depósitos.-g.- Ultima Hoja del Registro de Ventas del día de la Liquidación

Caja Mostradora.- Formato de Liquidación.Excell-b.- Las Liquidaciones de Ventas del día del Sistemac.- Reporte de Anulación de Comprobantes del día - Comprobantes físicos

original anulados para su corroboración consignados el motivo de la anulación con Visto Bueno del Jefe de Operaciones.

e.- Copía de los depósitos si hubiera.

Verificará lo siguiente:

a.- El Corte Documentario.-b.- La equivalencia de importes entre el Registro de Ventas y las Liquidaciones

de las Cajas.c.- La conformidad monetaria de la Liquidación.-d.- Los sobrantes y su aplicación.-e.- La Conciliación de Sobrantes.-f.- La Conciliación de Cuentas Corrientes Clientes.-d.- Las Facturas anuladas, deberán estar sellados por el Jefe de Operaciones y en

el reverso deberá consignar el motivo de la anulación.-e.- Verificará que lo consignado en la liquidación en Soles y Dólares sea el

mismo dinero físico recibido.

f.- Verificará que los depósitos que cancelan comprobantes de pago figuren en los extractos bancarios y no sean repetitivos o de días anteriores.

Asimismo consignará la fecha, hora y firma en la Liquidación en señal de conformidad.

2.- Se dirigirá a las Cajas para recoger el dinero en bolsa lacrada diariamente a las 5:30pm y 7:00pm., con apoyo del Jefe de Seguridad y lo abrirá para el re-conteo del dinero en la Oficina Contable en presencia del Contador General y embalará para el envío del dinero a través de Hermes.-Como señal de haber realizado el Control mencionado la persona que presencia el reconteo firmará el recibo de Caja el cual deberá archivarse.-

3.- Si encuentra Diferencias comunicará al Contador General y Gerente Financiero inmediatamente lo sucedido.

4.- Realizará las entregás del dinero recaudado en Caja a la Empresa Hermes en el horario establecido. Tomando en cuenta los procesos de control de dinero(Firma de Formato, verificación del personal de Hermes en el Fólder de fotos etc).

5.- Formulará la Caja Ventas cruzando con el Registro de Ventas y Ventas de Exportación.

Bancos:

6.- Emitirá los cheques; Provisionando y cancelando los comprobantes de Pago y otros egresos. Aplicando lo previsto en:

a.- Anexo “Procedimiento de pago a Proveedores con cheque y Efectivo”.-b.- Anexo “Procedimiento de Entregas y Liquidaciones a Rendir”.-c.- Anexo “Procedimiento de Pago de Capacitaciones”.d.- Anexo “Procedimiento de Pago de Planilla de Sueldos.”e.- Anexo “Procedimiento de Utilización de Cheques por el Area de

Comisiones”.f.- Estará sujeto a un horario de Pago a proveedores que se realizará de 3:00 a

6:00 pm los días Jueves con cheque o mayores a S/. 350.00 Nuevos Soles

7.- Los Cheques anulados deberán archivarse en el archivo de Voucher cheque8.- Consignará los Gastos Bancarios.9.- Realizará las Conciliaciones de las Cuentas Bancarias.10.- Realizará la Conciliación de Ingresos analizadas de las Cuentas Bancarias.-11.- Emitirá el Flujo de Caja semanal de acuerdo al cronograma previsto por Plataforma.

Entregando al Contador General para su revisión y es el siguiente: son los días 07, 14, 21, y 31, si es día Sábado o Domingo deberá realizarlo el día Viernes ó día laborable.-

Conjuntamente con la entrega del Flujo de Caja entregará para su revisión los Archivadores de los Voucher-Cheque girados así como el Archivador de las Entregas a Rendir, Como Sustento de la Información.

.

12.- Archivará las Liquidaciones de Entregas a Rendir las cuales estarán ordenadas por liquidación y por mes

13.- Elaborará en forma diaria el Reporte de Saldos de Caja y Bancos adjuntando las obligaciones a 30 días. Debiendo en forma diaria entregar al Gerente Financiero

14.- Actualizará diariamente al iniciar su trabajo los Tipos de Cambios del Sistema:Tipo de cambio Ventas Publicación y CierreTipo de cambio Compras Publicación y CierreTipo de cambio Cobranzas Telecrédito (Coordinando con el Contador General)

15.- Deberá llevar un archivador de Facturas por Pagar.

.Caja Administrativa

16.- Tendrá un Fondo de Caja Administrativa de S/. 7,000 (Siete mil y 00/100 Nuevos Soles)

17.- Tendrá un fondo mínimo de S/. 2,000 (Dos mil y 00/100 Nuevos Soles). Al llegar ha este monto deberá habilitar su Caja.

18.- Liquidará las operaciones debiéndo rendir cuenta con la documentación sustentatoría al Contador General.

Cuando reciba los Comprobantes de Pago deberá revisar lo siguiente:a.- Que el RUC este Activo y hallado y este de acuerdo a la Normatividad

Tributariab.- Que el Comprobante recibido este de acuerdo con el concepto.- (Factura ó

Recibo por Honorario)c.- Que tenga los vistos buenos respectivos.d.- Remitirse a los Anexos sobre pagos.

Al provisionar las Facturas deberá consignar la Razón Social de la Empresa (NO el nombre Comercial) y si es persona natural deberá consignar primeramente el Apellido paterno. Así también tendrá en cuenta el Centro de Costo de acuerdo al Gasto.

19.- Las Liquidaciones de Caja deberán adjuntar el Reporte de Resumen de Vales de dinero vía Excell entregados la cual deberá tener a siguiente información : Fecha de Entrega; Beneficiario; Motivo;Importe

20.- Vales por Rendir

a.- Los Importes de Vales por Rendir se entregarán con Visto Bueno de las Gerencia de cada Area y estarán sujetas al Importe de S/.300.00 Nuevos Soles de S/.301 a S/.1000 deberá poner su Visto Bueno el Sub Gerente de la Empresa.

b.- Los Vales deberán contener lo siguientes:1.- La fecha de entrega.-2.- El motivo detallado por el cual se solicita el dinero.-3.- El Visto Bueno del Jefe de Area ó Sub Gerencia.-4.- La Firma del Beneficiario.-5.- La Firma del Tesorero.-

c.- Deberá Utilizarse el formato previsto para realizar estas entregas.d.- Los Vales deberán archivarán independientemente.e.- La Liquidación de estos Vales deberá tener el Visto Bueno de las Jefaturas

que aprobaron dicho Gasto.

21.- Las Liquidaciones de las Entregas a Rendir deberán tener el Visto Bueno del Contador General.

22.- La sustentación de la Caja Administrativa se realizará de fondo como de forma:a.- De Forma con los respectivos comprobantes de Pago.b.- De Fondo con la explicación detallada para que y para quién se utilizará el

servicio o bien comprado y todo debidamente visado.

Las movilidades deberán contener cada lugar de inicio y término que se efectúo el gasto.

23.- Todos los Contratos deberá archivarlo, Codificarlo y Registrarlo en el Registro de Contratos. Este código deberá figurar en la Factura ó Recibo por Honorarios.

24.- Mensualmente los días 10 imprimirá sus libros: Caja Administrativa, bancos y Caja Ventas, adjuntando las conciliaciones bancarias, de Ingresos analizados y Extractos Bancarios debiendo estar firmados.

25.- Mensualmente los días 02 formulará la Conciliación de las Entregas a Rendir.

26.- Solicitará ó exigirá su rendición pasado las 72 horas de haberse entregado, de tal forma que al 31 cierre de mes queden totalmente cancelados, dando cuenta al Contador General por escrito los días Lunes de cada semana.

27.- Todos los pagos realizados por: (Alquileres, SUNAT, CTS, DETRACCIONES, LIQUIDACIONES DE IMPORTACIONES, FACTURAS DE IMPRESIÓN DE COMPROBANTES, AUTORIZACION DE COMPROBANTES DE PAGO). Los guardará en sus archivadores correspondientes mientras que para la fundamentación del voucher solo se adjuntará fotocopia.

28.- Ordenará los comprobantes copias SUNAT de su Caja y Bancos y entregará para su verificación al Contador General.

29.- Todo Cambio en los Productos, Movimientos, Cuentas Contables y Procedimiento deberá coordinar su aprobación con la Gerencia Financiera.

30.- Formulará el Reporte los días Viernes la información de Cumplimiento e incumplimiento de Procedimientos Financieros.

MANUAL DE FUNCIONES

TesoreriaJosé Neira

CAJA VENTASVERIFICARA LA INFORMACION DE LAS LIQUIDACIONES DE LAS CAJAS Y LA CUENTA CORRIENTE DE CLIENTES Y EMITIRA LOS CASH FLOW SEMANAL.

BANCOSPROVISIONARA Y GIRARA CHEQUES PARA PAGAR A PROVEEDORES DE ACUERDO A LOS PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS Y REALIZARA LAS CONCILIACIONES BANCARIAS.

.CAJA CHICA

PROVISIONARA Y CANCELARA EJECUTANDO LOS GASTOS DE CAJA CHICA DANDO CUENTA AL DIA SIGUIENTE AL GERENTE FINANCIERO.

REPORTE DE INFORMACION:

- EMITIRA DIARIAMENTE EL REPORTE DE SALDO DE LAS CAJA Y BANCOS

- SEMANALMENTE EL REPORTE DE CUMPLIMIENTO E INCUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS FINANCIERAS.

.

DARA CUENTA AL CONTADOR GENERAL DEL CUMPLIMIENTO DE SUS FUNCIONES

SE ADJUNTA EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CON INDICACION DE LAS FECHAS DE ENTREGA.

MANUAL DE FUNCIONESContador General

REPORTES FINANCIEROSELABORARA EL REPORTES FINANCIEROS DE LA SUCURSAL Y EMITIRA LOS REPORTES PARA LA CASA MATRIZ.

ALMACENESVERIFICARA LOS REPORTES DIARIOS, SEMANALES Y MENSUALES RELATIVOS A LOS MOVIMIENTOS DE ALMACENES.

REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS Y COMPRASELABORARA Y CONTROLARA EL REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS Y VERIFICARA EL REPORTE DEL REGISTRO DE COMPRAS .

PLANILLAS DE SUELDOS Y BENEFICIOS SOCIALESELABORARA LAS PLANILLAS DE SUELDOS Y BENEFICIOS SOCIALES DE LOS TRABAJADORES

IMPRESIÓN DE LOS LIBROS Y REGISTROSSE ENCARGARA DE LA IMPRESIÓN DE LOS LIBROS Y REGISTROS DE LA SUCURSAL

VERIFICACION DE LOS REPORTES DE LAS RETRIBUCIONESSOLICITARA Y VERIFICARA EN LAS FECHAS ESTABLECIDAS LOS REPORTES DE LAS RETRIBUCIONES DE ACUERDO A LO SOLICITADO EN EL MANUAL DE FUNCIONES.

ELABORACION DEL PRESUPUESTO COORDINANDO CON LA GERENCIA FINANCIERA.ELABORARA EL PRESUPUESTO DE LA SUCURSAL SOLICITANDO LOS REQUERIMIENTOS DE LAS AREAS CORRESPONDIENTES. CONTROL DE LIQUIDACION DE PUNTAJESCONTROLARA VIA EXCELL LAS COMPRAS Y LIQUIDACIONES DE LOS CENTROS DE DISTRIBUCION Y VENTA MOSTRADO CRUZANDO DICHA INFORMACION CON SISTEMAS.

* TODO CAMBIO EN LOS PRODUCTOS, OPCIONES DEL SISTEMA, MOVIMIENTOS, CUENTAS CONTABLES; POLITICAS Y PROCEDIMIENTO CONTABLES DEBERÁ CORDINAR SU APROBACIÓN POR ESCRITO CON LA GERENCIA FINANCIERA.

* TODO ENVIO DE INFORMACION FINANCIERA A LA REGION O MATRIZ DEBERA TENER Vo Bo DE LA GERENCIA FINANCIERA.

Contador General Julio Castillo Procedimientos

Proceso de Emisión de los Estados Financieros.- Mensual

1.- Elaborará los Estados Financieros, así como de los Reportes para la entrega de la casa Matriz.La elaboración de los Estados Financieros será en razón a las Políticas Contables, Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, Normas Internacionales de Información Financiera (NIFF) y NIC.

2.- Para la elaboración de los Estados Financieros deberá tener en cuenta lo siguiente:a.- Formulará la Declaración Jurada del mes.-b.- Revisará el Centro de Costo de las Facturas registradas.c.- Revisará que la Cuenta Contable de la Factura que este de acuerdo a la

naturaleza del Gasto.d.- Revisará el Registro de Compras de tal forma que estén todos los

comprobantes válidos de cauerdo a Normas Tributarias y detectará errores de Registro.-Revisará a nivel de totales la Base imponible que determine el IGV del crédito Total.

e.- Revisará las Conciliaciones Bancariasf.- Revisará la Conciliación de Ingresos.g.- Revisará los Tipos de Cambioh.- Revisará la Caja Ventas.i.- Revisará los Costos de las Importaciones.-j.- Realizará el Corte documentario de Ingreso de mercadería al Almacénk.- Revisará el Registro de Ventas.

Revisará que en la columna de Exportación solo este consignadas las Facturas de Exportación; así como la base imponible del IGV de los Totales.RUC; No debe haber Clientes eventuales.

l.- Determinará las Mercaderías en Tránsito.-ll.- Revisará la Conciliación de Retribucionesm.- Revisará la conciliación de los voucher Pago de comisiones vs

facturas físicas.n.- Revisará El Reporte de Retribuciones acumulados a la fecha de Cierre.ñ.- Revisará los Saldos de Almacén así como su Valorización comparará con el

Reporte Financiero para la Matriz..o.- Realizará los procesos establecidos en el Formato de Procesos Contables

(Anexo adjunto) consignando los datos solicitados.

p.- Todos los comprobantes generados manualmente imprimirá y firmará y adjuntará su sustentación correspondiente. Guardando en el Archivador de Papeles de Trabajo.:1.- Imprimirá los Reportes de determinación de la Depreciación

adjuntando su comprobante. Así como el Resumen General de Activos Fijos su Depreciación y su Valor Neto.

2.- El Resumen del Comprobante del Registro de Compras y Ventas Adjuntando la última hoja del Registro de Ventas y Compras;

3.- El Resumen de Comprobante de la Planilla de sueldos con su comprobante.

4.- El Comprobante de pago de Ajuste Decimal.5.- El Comprobante de Caja Ventas con su Resumen de Caja Ventas

entregada por el Tesorero.6.- Comprobante Provision de CTS con su Reporte Resumen de CTS.7.- Comprobante Extorno provisión DUAS con la indicación de que

DUAS se han extornado.8.- Comprobante Provisión Gratificación con el Reporte Resumen de

Gratificaciones por Pagar.9.- Comprobante Provisión Vacaciones con el Reporte de Vacaciones

por Pagar.10.- Comprobante de Diferencia de facturas Retribuciones anuladas. Con

el Reporte Acumuladode retribuciones anuladas.11.- Comprobante provisión de Retribuciones y Comprobante de Extornos

de Retribuciones con el Reporte de Conciliación de Retribuciones. 12.- Comprobantes de Diferencia de Retribuciones enviadas al Gasto

desde el 01 de Enero 2007 con el Reporte de determinación del Gasto.

13.- Comprobante de Impuesto Diferido NIC 12: determinación del Impuesto.

q.- Procesará las Diferencias de cambio iniciando primeramente por las Diferencias de cambio por Movimiento-Luego Cerrará el Mes- Luego Procesará las Diferencias de cambio por Saldos debiendo contener el mismo saldo tanto de Compras y Ventas.

r.- Imprimirá las Cuentas Corrientes de Clientes y Proveedores.s.- Imprimirá el Balance de Comprobación de Dólares y Soles.-

3.- Imprimirá los siguientes Estados Financieros de acuerdo al Reglamento de preparación de Estados Financieros emitido por CONASEV.a.- Balanceb.- Estado de Resultadosc.- Estado de Cambios en el Patrimonio Netod.- Estado de Flujo de Efectivos – Conciliacióne.- Notas a los Financieros.Todos estos Estados Financieros adjuntará al Archivo papeles de Trabajo.

El archivo entregará al Gerente de Finanzas sustentando los Reportes para la Casa Matriz, conjuntamente con el archivo via mail.

Bancos y Caja Administrativa

1.- Revisará y pondrá su Visto Bueno en los Pagos con cheque y en efectivo; debiendo estar de acuerdo con los Procedimientos y requisitos para efectuar los pagos respectivos..

2.- Revisará el Cash Flow semanal consignando su Visto Bueno.Al momento de revisar el Cash Flow deberá revisar que el Archivador de Voucher Cheque y de entregas a Rendir estén ordenados y completos como sustento de la Información.

3.- Revisará el Reporte de Saldos Diarios de Caja y Bancos.

Almacenes Trabajo Diario

1.- Revisará los Reportes de Mini Almacén diariamente dando cuenta de las novedades al Gerente Financiero dentro del día del hallazgo de cualquier diferencia por escrito.

La Revisión Consistirá que concilie con los Reportes de Almacenes(Sistema) versus Reportes de Caja, Reportes de Terceros(DINET; EFE) de acuerdo a la programación. Asimismo revisará el Reporte consolidado al 31 de cada mes.

2.- El Inventario físico lo realizará de acuerdo a las Normas de Inventario físico establecidos por la Gerencia Financiera.

3.- Realizará el Inventario físico de acuerdo al Cronograma anual establecido por la Gerencia Financiera del Mini Almacén, Almacén Mayor y de Terceros con Supervisión del Gerente Financiero.

Registro de Compras Fecha última de entrega 02 de cada Mes.

1.- Emitirá y Revisará los Comprobantes del Registro de Compras como el Tipo de Cambio, normas Tributaria vigente (percepción, Detracción, Retención, Reglamento de Comprobantes de Pago así como la sustentación con los originales respectivos.

Emitirá el Reporte de novedades debidamente firmado del Registro de Compras y presentará a la Gerencia Financiera.

Registro de Activos Fijos

1.- Actualizará mensualmente el Registro de Activos Fijos, debiendo determinar la Depreciación del Mes para efectos del Balance Mensual. Los 02 de cada Mes

2.- Actualizará el archivo de Activos Fijos emitiendo copia a las Facturas de Activos Fijos y los guardará en su archivador correspondiente.

3.- Conciliará el Reporte de Activo Fijo Contable con el Reporte de Control Administrativo del Activo fijo(Gloria).

Impresión de Libros y Registros Los días 10 de cada Mes

1.- Registro de Ventas y Compras2.- Registro de Activos Fijos3.- Registro de Control de Inventarios en Unidades4.- Registro de Control de Inventarios Valorizado5.- Planilla de Remuneraciones

Planillas de Sueldos, y Beneficios Sociales.

1.- Determinará los pagos de las quincenas de los empleados.-

2.- Mensualmente determinará la Planilla de Remuneración y los Beneficios Sociales(Cuando haya) y entregará previo Visto Bueno de la Gerencia General y Gerencia Financiera a Tesorería para su cancelación vía Telecrédito.

3.- Formulará las provisiones de Vacaciones, Gratificaciones y Compensación por tiempo de Servicios de acuerdo al Formato establecido.

4.- Tendrá en cuenta el Anexo de Procedimientos de Pago de Remuneraciones.-

Verificación de los Pagos de las Retribuciones

1.- Verificará en las fechas establecidas los Reportes de Pagos Telecrédito vs Voucher de Retribuciones. (Ver procedimiento de Pago de Retribuciones).

2.- Verificará las Cajas de Retribuciones que estén debidamente fundamentadas (Ver procedimiento de Pago de Retribuciones).-

3.- Verificará la Conciliación de Cuentas por pagar de Retribuciones.- 4.- Verificará la Conciliaciones de pago de Retribuciones (Voucher pago vs Factura) .5.- Verificará el Reporte acumulado de Facturas pendientes de cambiar.-6.- Supervisará la provisión de Comprobantes de Pago al Sistema.-7.- Verificará la entrega de Reportes de Control mensuales descritos en los

procedimientos de Retribuciones.-

Elaborará el Presupuesto de la Sucursal Elaborará el Presupuesto de la Sucursal en los Reportes solicitados por la Región solicitando los requerimientos de las Areas correspondientes. Día 15 de cada Mes.-

La documentación del Presupuesto estará archivado independientemente.

Liquidaciones de Puntajes de Centros de Distribución.

1.- Recibirá en forma diaria los Reportes de Liquidaciones de Puntaje de los Centros de Distribución vía Internet/Impresión y del Area de Sistemas; Caja Despacho le entregará la información de Compras de los Centros y toda esta información lo controlará en el formato establecido vía Excell.

2.- Los Reportes entregados por Caja Despacho, vía Internet/Impresión y Sistemas deberá archivarlo por mes y ordenado por Centro de Distribución.

3.- A través de una Carta indicará a los Centros de Distribución deberán Cotejar mensualmente el saldo pendiente terminado enviado por la Empresa y el Control que cada Centro lleva en forma interna. Y deberán responder si están conformes o no.Terminado el Mes enviará vía Internet el Kardex con los saldos de Puntajes de los Centros de Distribución, para su corroboración estableciéndose con ello el Control de Confirmación de Saldos.-De igual manera deberán corroborar los Centros vía Internet; y esta información imprimirá como sustento del Control.

4.- Mensualmente comparará con Sistemas el Total de Puntajes Liquidados para enviar la información a China.

5.- Cruzará información de compras del mes con Caja Despacho elaborando la Conciliación Correspondiente.

6.- Determinará el Reporte de las bonificaciones y deducirá los descuentos a los Centros de Distribución previo Visto Bueno de la Gerencia de Atención al Cliente, Gerencia de Operaciones y Gerencia General. Entregando a Tesorería para la cancelación respectiva.(Tendrá en cuenta el Procedimiento de cancelación establecido para las Bonificaciones).

Liquidación de Puntajes de Caja Mostrador

1.- Sistemas Entregará el formato de puntajes transferidos que incluyen de referencia los materiales y un Total General que se comparará con los Reportes extraídos del Módulo de Caja; Ambos deben ser iguales.Debido a que en muchos casos se presentado inconsistencias del Sistema verificará este reporte de Caja selectivamente priorizando los últimos días de liquidación con los Reportes firmados por las Cajeras.

.2.- Analizará las diferencias que puedan surgir pudiendo ser (error de sistema, Notas de

Crédito entre otros).-3.- Realizará una Conciliación conformado por el Resumen de Totales por día y

Totalizado versus el Resumen de Puntajes de liquidación Caja Mostrador de Sistemas cuya información se informará a la Matriz.

Solo Utilizará el formato de Conciliación adjunto

Otras Informaciones solictadas en el Reporte de Liuidación de Puntajes

Materiales.- Adjuntará el Reporte de Materiales por Ventas a Centros de Distribución y Caja Mostrador.

Ventas al Personal.- Emitirá el Reporte de Ventas al personal o resumirá vía excell las Ordenes de compra de Ventas Mostrador.

Exportación.- Adjuntará el Reporte de exportación del Sistema y manualmente en coordinación con el Sr. Garma solicitará los fletes originados en el periodo de liquidación consignando los No de factura y la Razón Social.

OTROS

1.- Llevará un Cuaderno de Control de la determinación para la Facturación mensual del teléfono público debiendo coordinar con Caja para su emisión, guardando copia de la factura y dando cuenta al Gerente Financiero, 28 de cada mes

2.- Solicitará el Formato de Cumplimiento de los Procedimientos Tributarios a Tesoreria todos los Viernes hasta las 5:00pm

3.- Entregará el Formato de Cumplimiento de los Procedimientos Tributarios por los Asistentes Contables y personal del Area Financiera.

Normas que Deberán aplicarse en el Inventario

01.- Realizará el Corte Documentario de los Comprobantes de Pago, Guías de Remisión, Notas de Ingreso, y Notas de Salida, Transferencias.

02.- El Inventario físico deberá compararse con los saldos que muestra el Sistema Los Almacenes Externos o Internos(Empresa).

03.- Ordenarán los Productos y Artículos antes del inicio del Inventario.04.- Que la cuenta física sea realizada cuidadosamente y correctamente.05.- Que se incluya aquellas Mercaderías fuera de los Almacenes.06.- Que se separe aquellas mercaderías que no son de la Empresa.07.- No Se deberá incluir las mercaderías recibidas en consignación y las

mercaderías vendidas pero no despachadas.08.- Se deberá aumentar al inventario las mercaderías entregadas en

consignación.09.- Se debe realizar las observaciones si los inventarios no están en buenas

condiciones para la venta (dañadas) valorizándose a su valor neto de realización..

10.- Incluir las mercaderías en tránsito aquellas que han sido compradas pero que aún no se han recibido.

Documentos a Presentar del Inventario Físico

Presentará el Formato de Inventario Físico comparativo con el Sistema, debidamente firmados.-

Presentará el Reporte del Sistema ó de los almacenes de Terceros debidamente firmados.

Presentará la Relación del personal y la hora de inicio y término del Inventario Físico.

Presentará el Formato de Corte Documentario Presentará el Reporte de Mercadería dañadas Presentará el descargo del Almacenero de Mercaderías que fueron vendidas

pero que no fueron entregadas. Presentará el descargo del Almacenero de Mercaderías que no se encuentran en

almacén.

MANUAL DE FUNCIONES

Asistente ContableJanett Diaz Chacate

RETRIBUCIONES

- REALIZARA LOS PAGOS EN EFECTIVO DE LAS RETRIBUCIONES DE LOS DISTRIBUIDORES DE ACUERDO A LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS ADJUNTOS.

- REALIZARA LAS COORDINACIONES CON EL GERENTE FINANCIERO PARA EL MEJOR CUMPLIMIENTO DE SUS FUNCIONES.

DARA CUENTA AL CONTADOR GENERAL DEL CUMPLIMIENTO DE SUS FUNCIONES

SE ADJUNTA EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CON INDICACION DE LAS FECHAS DE ENTREGA.

TODO CAMBIO EN LOS PROCEDIMIENTOS, PROCESOS Y DEMAS NORMAS DEBERA SER CON FIRMA DEL GERENTE DE FINANZAS

Asistente Contable-Retribuciones Janett Diaz Chacate

Procedimientos

1.- Cancelará las Retribuciones de acuerdo al Cronograma establecido.-2.- Realizará los pagos de las Retribuciones en Efectivo o Telecrédito tomando en

cuenta lo siguiente:a.- Verificará las facturas en el Portal de SUNAT (Activo ó Inactivo;

Suspendido, hallado ó no hallado). Si todo es correcto continúa.b.- Revisión del Status.c.- Revisión del llenado de la Factura de acuerdo a las Normas Tributarias.-d.- De tratarse de Facturas de Provincia (Codificar para su devolución).-

3.- Realizados los pagos por Caja Retribuciones entregará al día siguiente las liquidaciones al Contador General para su revisión.

4.- Asimismo procederá a efectuar el llenado de las facturas, provisiones y realizar las conciliaciones de las facturas físicas y voucher pagado. Entregando al Contador General para su Visto Bueno.

5.- Pegará y renovará información con respecto a las Comisiones en la pizarras para el conocimiento de los Distribuidores, los días 26 de cada mes.(Como Cronogramas, Horarios de Atención, Fechas de Pago, Avisos Tributarios, avisos de capacitación Tributarias etc.).

6.- Solicitará facturas a los Distribuidores que se anularon y se les pago por error de mal llenado y otros. Así como actualizará el Sistema en la opción de observaciones lo mencionado dando cuenta en forma semanal los días viernes sobre el avanze de este trabajo al Contador General.

7.- Actualizará el Sistema con las nuevas Cuentas de Ahorro de los Distribuidores enviadas vía mail por el Banco de Crédito del Perú.

8.- Realizará la devolución de Facturas enviadas para el pago correspondiente de Retribuciones conjuntamente con Nancy Dávila.

9.- Ordenará los Comprobantes de Pago copia SUNAT, correlativamente de los Pagos en efectivo por las retribuciones y entregará para su verificación al Contador General.

10.- Absolverá las consultas telefónicas de los Distribuidores.

11.- Emitirá su Libro de Comisiones en S/. y $ del Mes. Los días 05 de cada mes, con Visto Bueno de Nancy Dávila, y entregará al Contador General.-.

MANUAL DE FUNCIONES

Asistente ContableNancy Dávila-Retribuciones

- ADMINISTRARA Y CONTROLARA APLICANDO TECNICAS CONTABLES Y ADMINISTRATIVAS LOS SALDOS Y PROVISIONES DE LAS RETRIBUCIONES DE LOS DISTRIBUIDORES DE ACUERDO A LOS PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS.

- REALIZARA LOS PAGOS VIA TELECREDITO Y CHEQUE DE LOS DISTRIBUIDORES.

- ASI MISMO CUMPLIRA CON LA EMISION DE LOS REPORTES MENSUALES.

- REALIZARA LAS COORDINACIONES CON LAS DEMAS AREAS PARA EL MEJOR CUMPLIMIENTO DE SUS FUNCIONES. DANDO CUENTA AL GERENTE FINANCIERO.

DARA CUENTA AL CONTADOR GENERAL DEL CUMPLIMIENTO DE SUS FUNCIONES

SE ADJUNTA EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS, CON INDICACION DE LAS FECHAS DE ENTREGA.

TODO CAMBIO EN LOS PROCEDIMIENTOS, PROCESOS Y DEMAS NORMAS DEBERA SER CON FIRMA DEL GERENTE DE FINANZAS

ProcedimientosAsistente Contable-Retribuciones Nancy Dávila

1.- Revisará la información enviada de China e importada al Sistema Soinfo versus la Información entregada por Jorge mensualmente.Esta información deberá tener la firma y sello del Sr Jorge Prado

2.- Pagará las Retribuciones de acuerdo al Cronograma establecido conjuntamente con la Gerencia Financiera.

Si Paga en Efectivo o Tele crédito tomará en cuenta lo siguiente:

a.- Verificará las facturas en el Portal de SUNAT (Activo ó Inactivo; Suspendido, hallado ó no hallado). Si todo es correcto continúa.

b.- Revisión del Status.c.- Revisión del llenado de la Factura de acuerdo a las Normas Tributarias.-d.- De tratarse de Facturas de Provincia (Codificar para su devolución).-

Si realiza el pago en efectivo al día siguiente la Caja Retribuciones entregará las liquidaciones al Contador General para su revisión

Asimismo al día siguiente de efectuarse los pagos de retribuciones, deberá provisionar y realizar las conciliaciones de facturas físicas y voucher pagado

3.- Entregará antes de efectuar los pagos de Retribuciones por Tele crédito ó cheque el Contador General para su revisión sustentando con los comprobantes de Pago y Carta Poder y Reportes Pre-Tele crédito.-

Efectuado los Tele créditos deberá entregar a Tesorería el Reporte del Tele crédito firmado por el Contador General y por Nancy Dávila..

4.- Realizará la devolución de Facturas enviadas para el pago correspondiente de Retribuciones conjuntamente con (Janet)

5.- Cordinará con Capacitación la Programación de los Asesores en Capacitaciónes Tributarias.

6.- Ordenará los Comprobantes de Pago copia SUNAT, correlativamente de los Pagos con Telecrédito y cheque efectuados por las retribuciones y entregará para su verificación al Contador General.-

7.- Verificará que en las Areas de Atención al Cliente, Kit de Afiliación, Asesores Tributarios y Centros de Distribución se este entregando los materiales instructivos de motivación para que emitan su propia factura.-

8.- Coordinará con Atención al Cliente y Sistemas la campaña de llenado de facturas vía Internet.

9.- Absolverá las consultas telefónicas de los Distribuidores.10.- Efectuará los descuentos ordenados por la Gerencia General a los Distribuidores

previo Vo Bo del Gerente Financiero.-

Emitirá los siguientes Reportes los días 02 de cada mes.

1.- Emitirá los Reportes de Saldos de Retribuciones.2.- Emitirá el Reporte de Documentos pendientes de regularización (Pagos Dobles, y

Facturas anuladas pendientes de cambio mensual acumulado) Debidamente Firmado.-

3.- Emitirá la Conciliación de Cuentas por Pagar de Comisiones al 31 de cada mes. Debidamente Firmado.-

4.- Emitirá mensualmente los reportes de Control de entrega de vehículos a los Distribuidores. Debidamente firmado.-

5.- Emitirá los siguientes Reportes Estadísticos en coordinación con Sistemas los días 05 de cada mes:

- Pagos efectuados a Distribuidores por comisiones del mismo mes vs. Meses anteriores (Coordinar con Sistemas).

- Pagos efectuados a Distribuidores por comisiones pasadas (Coordinar con Sistemas)Reporte de Saldo de Comisiones del mes, 01 a tres meses pasados, de 04 a 06s meses pasados, de 07 a 12 meses pasados y del 13 mes hacía atrás(todo) los anteriores que nos dará la suma total el saldo final al 31 de cada mes.

- Reporte Cantidad de Facturas y Códigos con sus importes de comprobantes prestados para el cobro de las retribuciones del mes.

- Reporte de Distribuidores que cobran con Exoneración de IGV por estar en la Amazonía.

- Cantidad de facturas pagadas por día clasificadas en:Efectivo, Tele crédito, Cheques y Total General: