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MANUAL DE GESTION DE COBROPARTE 1

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MANUAL DE GESTION DE COBRO 1 RECORDATORIOS

Las empresas acuden a concurso por falta de liquidez para hacer frente a sus obligaciones de pago, por ello es necesario cobrar a tiempo y todas las deudas.

BENEFICIO ES

VANIDAD LIQUIDEZ

ES SUPERVIVENCIA

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Mientras no se produzca el cobro, las ventas solo nos habrán generado gastos de producción y realización del servicio y costes asociados

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Cobrar ¨ es ¨ recibir dinero por el pago de una deuda ¨ ¨ gestionar el cobro

es realizar todas las acciones necesarias para lograr en

forma, tiempo y plazo que nuestros clientes paguen en los bienes y servicios que les

hemos vendido o suministrado .

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Dada la importancia del cobro para la organizacion, todos deben de hacer correcto su trabajo para lograr que nos paguen

¨ EL PROCESO DE COBROS ES UN PROCESO FINALISTA, QUE

ACUMULA TODAS LAS INEFICIENCIAS DE CADA UNO DE LOS PROCESOS

QUE HA RELIZADO LA EMPRESA EN LA GESTION

DE SU CLIENTE

MANUAL DE GESTION DE COBRO 1RECORDATORIOS

DESDE EL AREA FINANCIERA DEBEMOS DE EVITAR LA MOROSIDAD Y LOS IMPAGADOS QUE PUEDEN SER UN CANCER MORTAL PARA LAS EMPRESAS.

¨ NO OLVIDEMOS QUE LAS EMPRESAS NECESITAN LIQUIDEZ PARA SUBSISTIR Y PARA PAGAR SUS DEUDAS Y QUE ESTA VENDRA DE COBRAR CORRECTAMENTE

A LOS CLIENTES LOS BIENES Y SERVICIOS SUMINISTRADOS

 LAS APORTACIONES DE LOS SOCIOS Y

LA FINANCIACION DE TERCEROS COMO LOS BANCOS NO PUEDEN SUSTITUIR

ETERNAMENTE DE LA FALTA DE COBRO DE LOS CLIENTES

 LA SALUD FINANCIERA DE LAS EMPRESAS DEPENDERA DE UNA

CORRECTA GESTION DEL COBRO,

QUE TENEMOS QUE HACER PARA

COBRAR A TIEMPO Y TODA LA DEUDA

Previo. Analisis y clasificacion del cliente

No se puede vender a todo el mundo Por todo el importe que nos piden En las condiciones de pago que solicitanAplicando los plazos que al cliente mejor le venga

ANTES DE VENDER A CREDITO DEBEMOS DE SABER QUIEN ES EL CLIENTE, COMO LE VA SU NEGOCIO, SI TIENE LIQUIDEZ Y ESTA

HACIENDO FRENTE A SUS OBLIGACIONES DE PAGO DEBEMOS DE CLASIFICAR AL CLIENTE, Y DETERMINAR HASTA DONDE

PODEMOS DARLE CREDITO

QUE TENEMOS QUE HACER PARA

COBRAR A TIEMPO Y TODA LA DEUDA

1. La correcta apertura de la cuenta

Disponer de información veraz y actual sobre el cliente; dirección de envío de pedidos y factura, personas de contacto, Establecer las condiciones de pago en forma y plazo correctas. Marcar los controles adecuados , conforme lo estipulado con el cliente. Dejar constancia por escrito de cualquier aspecto que sea vital en la relación con el cliente.

ERRORES EN LA APERTURA DE LA CUENTA DEL CLIENTE HARAN IMPOSIBLE EL COBRO AUNQUE

EL RESTO DEL PROCESO SEA IMPECABLE

2. En la venta

•Fijar con precisión los términos del pedido; precio, producto y servicio, plazos de entrega, lugar de entrega, etc. Dejando constancia por escrito•Poner a disposición esa información concreta y específica que quien este suministrando el bien o realizando el servicio•Detectar e informar de cualquier anomalía subsanándola en cuanto seamos conscientes•Suministrar el bien ó servicio coincidente al 100 % con los solicitado con el cliente.

UN PEDIDO SUMINISTRADO QUE NO COINCIDA CON LO SOLICITADO POR EL CLIENTE, SERA EL MEJOR ARGUMENTO

QUE TENDRA EL CLIENTE PARA NO PAGARNOS

QUE TENEMOS QUE HACER PARA

COBRAR A TIEMPO Y TODA LA DEUDA

3. En la facturación

•Su elaboración correcta de la factura y conforme a lo solicitado y suministrado•Hacerla llegar al lugar y persona adecuada y sin errores•Entregarla en los plazos estipulados •Detectar proactivamente posibles desacuerdos del cliente y subsanarlos también en la factura si no es posible el suministro correcto .

UNA FACTURA MAL ELABORADA IMPOSIBILITARA EL COBRO Y CUALQUIER POSIBILIDAD DE GESTIONAR EL COBRO HASTA QUE NO SE SUBSANE EL ERROR EN LA FACTURACION

4. En la gestión de cobro

• Elaboración correcta de los documentos de cobro.

• Asignación de un responsable del cierre del ciclo

• Rápida detección de incidencias, inmediata subsanación de cualquier error

• Que el cliente sienta que hacemos gestión del cobro, y que no detecte desidia ni olvido por nuestra parte.

• Que la organización y en especial la red comercial perciba que el cobro como algo vital para la supervivencia de la empresa.

CADA FALLO EN EL PROCESO CON EL CLIENTE, SERA UNA EXCUSA QUE LE ESTEMOS DANDO PARA QUE NO

NOS PAGUE A TIEMPO

LA MOROSIDAD

Cuando considerar la deuda en MORAMORA: Dilación o tardanza en cumplir una obligación, por lo común la de pagar cantidad líquida y vencida

•Cuando hemos presentado al cobro el documento emitido al cliente y este no ha pagado en tiempo y forma. •Cuando el derecho de cobro se ha enviado al vencimiento y no sea atendido por el pagador.•Cuando el derecho de cobro se haya visto afectado por reclamaciones y estén pendiente de darles solución.•Si las facturas han sido dejadas de liquidar por el cliente y que hubiera correspondido liquidarlas en un período vencido.

• .

MOROSIDAD

Debemos distinguir entre las distintas causas de la morosidad según origen:

•FINANCIERO: El cliente no tiene dinero para pagar, ¿ hemos vendido sin analizar la solvencia del cliente ¿ ¿ Este hecho es circunstancial o permanente ?

•NO FINANCIERO: Existen reclamaciones por parte del cliente que no hemos resuelto , que condicionan su deber de pagar y no piensa hacerlo hasta que no sean resueltas. En este caso, nosotros ¨ los vendedores ¨ seremos los responsables del retraso o la falta de pago por parte del cliente.

MOROSIDAD? QUE HAY QUE HACER PARA EVITARLA

1. Analizar al cliente previo a la venta y el suministro de los bienes y servicios 2. Gestionar todo el proceso comercial para que no existan errores que sirvan de argumento al cliente

para no pagar. 3. Informar rápidamente a cada vendedor sobre las facturas impagadas que han originado sus pedidos así

como sobre las causas y motivaciones que nos pueda haber aportado el cliente para justificar el impago. 4. Motivar a la red comercial para que, vía retribución variable o otra forma de compensación, presten

especial atención al cobro en plazo y forma.5. Tener mecanismos que bloqueen pedidos futuros en caso de impagados, hasta que estos se solucionen.

Esto evitara que la deuda se haga mas grande. 6. Si fuera necesario, tener sistema de cobertura de deudas como las pólizas de coberturas de riesgo y

caución. 7. No demorar la gestión y la comunicación al cliente en caso de detección de morosidad 8. Tener procedimientos ágiles que permitan detectar la aparición de impagados en nuestros cobros.9. Disponer un mecanismo eficaz en la comunicación de los mismos tanto internamente hacia el Equipo

Comercial 10.Usar sistemas que informen al cliente generador del impagado, y permitan el el control de futuros

suministros para evitar aumentar la deuda

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La Función de Créditos debe estar totalmente integrada

dentro del proceso comercial de la empresa y ser conocedora de todos

aquellos detalles que en algún momento van a influir en la Calidad

Financiera de las Ventas.

es la cantidad adeudada por el cliente que aparece en la cuenta como no pagada en el vencimiento acordado.

No todas las incidencias de cobre son culpa del cliente.

El encargado de cobros deberá averiguar las causas de la incidencia e intentar resolver el cobro lo más diplomáticamente posible

es la cantidad adeudada por el cliente que aparece en la cuenta como no pagada en el vencimiento acordado.

No todas las incidencias de cobre son culpa del cliente.

El encargado de cobros deberá averiguar las causas de la incidencia e intentar resolver el cobro lo más diplomáticamente posible

1. Incidencia en el cobro: 2.- Impagado: 3. Crédito moroso:

FASES DEL IMPAGO

Es el impagado que no ha podido cobrarse a pesar de que se ha intentado llegar a un acuerdo negociado.

El deudor deberá abonar ademas los intereses de demora

Se deberán buscar soluciones resolutivas para conseguir el cobro, como puede ser el cortar el suministro al deudor o amenazar con la interposición de una demanda judicial.

Corresponde al importe no satisfecho por el cliente de una deuda vencida y exigible, una vez pasado el vencimiento de pago acordado en su día.

El responsable del impago suele ser el cliente por lo que el encargado de cobros debe negociar directamente con el deudor para encontrar una inmediata solución al problema

Momento en el que las gestiones de recobro amistosas han fracasado.

Se procede a interponer una demanda judicial. La empresa acreedora está a la espera de la resolución de los tribunales.

Momento en el que las gestiones de recobro amistosas han fracasado.

Se procede a interponer una demanda judicial. La empresa acreedora está a la espera de la resolución de los tribunales.

4.- Crédito litigioso: 5.- Fallido:

FASES DEL IMPAGO

Cuando el crédito moroso que se ha convertido en pérdida, después de haber probado todas las vías posibles para su recuperación.

El impagado se ha dejado de gestionar ya que el deudor es insolvente.

Es conveniente revisar periódicamente la solvencia del moroso, no vaya a ser que cambien sus circunstancias 

1.CLIENTE MAL INFORMADO Han interpretado mal las condiciones de venta y la forma de pago.

Son deudores de buena fe y pagarán inmediatamente al aclararlo .

MOROSIDAD TIPOS DE MOROSOS

2. Los deudores accidentales:

Sufren un problema puntual de tesorería.

Estos deudores pagarán en cuanto superen la crisis de liquidez.

MOROSIDAD TIPOS DE MOROSOS

3. Los clientes que son solventes y buenos pagadores pero malo administradores:

tienen un caos en su gestión, perdiendo facturas u olvidando ordenar el pago.

Suelen pagar al recordarles el vencimiento.

MOROSIDAD TIPOS DE MOROSOS

4. Los clientes solventes pero la factura del acreedor es insignificante :

Grandes empresas con mucha burocracia que dificulta obtener el cobro al tener que parar la orden de pago por muchos departamentos y sectores.

MOROSIDAD TIPOS DE MOROSOS

5. Los clientes solventes pero que les gusta jugar al “Cash Management”:

Retrasan el pago para ganar unos días de valoración jugando con el dinero de sus proveedores.

En estos casos conviene ser cortés pero firme para gestionar el cobro.

MOROSIDAD TIPOS DE MOROSOS

6. Los deudores crónicos con muchos pagos y tesorería insuficiente:

Impagan de forma habitual, pero acaban pagando si se les persigue adecuadamente.

Tenemos que lograr ser para ellos mas incómodos e importantes que el resto de sus acreedores

MOROSIDAD TIPOS DE MOROSOS

7. Los clientes enfadados que han cambiado de proveedor:

No han pagado por un litigio comercial o un desacuerdo con la empresa suministradora.

Con estos deudores es necesario emplear a fondo la diplomacia para al menos conseguir cobrar la deuda, si no se puede recuperar al cliente.

MOROSIDAD TIPOS DE MOROSOS

8. .- Los clientes que quieren conseguir un descuento especial fuera del acuerdo:

Se han enterado de que la empresa acreedora factura a precios más bajos a un competidor suyo e intentan forzar un descuento adicional.

Con estos clientes hay que mantenerse firmes y explicar las razones comerciales de las diferentes tarifas a los distintos clientes

MOROSIDAD TIPOS DE MOROSOS

9. Los morosos habituales: :

Deudores que van retrasando el pago según sus prioridades y únicamente pagan al acreedor que necesitan en aquel momento para continuar trabajando o al que le presiona lo suficiente.

Son expertos del impago y hay que protegerse de ellos y de sus trampas.

MOROSIDAD TIPOS DE MOROSOS

10.- Los morosos en situación de crisis: : :

Están en la antesala de la suspensión de pagos o quiebra.

No hay que servirles más pedidos e intentar recuperar lo que se pueda antes de la presentación del procedimiento concurso

MOROSIDAD TIPOS DE MOROSOS

11. Los morosos profesionales:

No acostumbran a pagar a menos que se les presione por la vía judicial.

Deben de darse cuenta que vamos en serio, sino jamás cobraremos.

MOROSIDAD TIPOS DE MOROSOS

12.- Los defraudadores:

Los que premeditadamente y de forma intencionada han comprado con la intención de no pagar nunca.

Ante estos casos es necesario y pertinente recurrir a la vía judicial e, incluso, por la vía penal si ha habido estafa.

MOROSIDAD TIPOS DE MOROSOS

BIBLIOGRAFIA

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