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SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EPM

POLITICA Y INEAMIENTOS PARA GESTIÓN DE DOCUMENTOS

ADM-GDC-MP-002 Página 1 de 17

REVISIÓN FECHA CAMBIO MOTIVO

01 Julio 23 de 2008 Redacción de la política, lineamientos y reglas negocio. Versión 00 por versión 01.

Actualización de la caracterización del proceso y modelo de proceso. Cambio en estructura administrativa

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

NOMBRE MARIO ALBERTO BAENA QUINCHÍA

RICARDO JOSE ARANGO RESTREPO

FEDERICO JOSE RESTREPO POSADA

CARGO JEFE DEPARTAMENTO ADMINISTRACIÓN

DOCUMENTAL

DIRECTOR SERVICIOS INSTITUCIONALES

GERENTE GENERAL

FIRMA

FECHA JULIO 23 DE 2008

MANUAL DE POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS PARA GESTIÓN DE DOCUMENTOS

ADM-GDC-MP-002

VERSIÓN 01

Páginas 17

(Julio 23 de 2008)

EMPRESAS PÚBLICAS DE MEDELLÍN E.S.P. ESTRUCTURA NORMATIVA

DIRECCIÓN SERVICIOS INSTITUCIONALES SUBDIRECCIÓN LOGÍSTICA

UNIDAD ALMACENES Y SERVICIOS GENERALES DEPARTAMENTO ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL



DOCUMENTO CONTROLADO

Archivado en: \\ epm-file\ 5000 \5080 FA1-Gestion Documental\Calidad\ManualPolíticasLineamientosGestiónDocumentalMayo25-200431

CONTENIDO

1 INTRODUCCIÓN ......................................................................................................................... 3

2 OBJETIVO ................................................................................................................................... 4

3 MARCO NORMATIVO EXTERNO (VER ANEXO 1) ................................................................ 4

4 POLÍTICAS PARA EL PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL .................................................. 4 4.1 RESUMEN GENERAL DEL CAPITULO ...................................................................................... 4 4.2 POLITICA ESPECÍFICA: NORMALIZACIÓN DE UNIDAD DOCUMENTAL ................................ 4 4.2.1 Competencia: ........................................................................................................................ 6 4.2.2 Asesoría: ............................................................................................................................... 6 4.2.3 Acuerdos de negociación para Software: .......................................................................... 6 4.3 POLITICA ESPECÍFICA: PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS ................................................... 6 4.3.1 Propiedad: ............................................................................................................................. 7 4.3.2 Registro: ................................................................................................................................ 7 4.3.3 Requisitos: ............................................................................................................................ 7 4.3.4 Ejemplares: ........................................................................................................................... 7 4.4 POLITICA ESPECÍFICA: RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS ...................................................... 7 4.4.1 Admisión: .............................................................................................................................. 7 4.4.2 Recepción: ............................................................................................................................ 8 4.5 POLITICA ESPECÍFICA: TRAMITE DE DOCUMENTOS ............................................................ 8 4.5.1 Confidencialidad: ................................................................................................................. 8 4.5.2 Integridad: ............................................................................................................................. 8 4.6 POLITICA ESPECÍFICA: ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS ......................................... 8 4.6.1 Duplicación: .......................................................................................................................... 9 4.6.2 Locales y servidores: ........................................................................................................... 9 4.7 POLITICA ESPECÍFICA: CONSULTA DE DOCUMENTOS ........................................................ 9 4.7.1 Medios de consulta: ............................................................................................................. 9 4.7.2 Reserva de la información:.................................................................................................. 9 4.7.3 Continuidad de la gestión: .................................................................................................. 9 4.7.4 Consulta por parte de personas externas: ...................................................................... 10 4.8 POLITICA ESPECÍFICA: PUBLICACIÓN DE DOCUMENTOS ................................................. 10 4.8.1 Competencias: .................................................................................................................... 10 4.8.2 Versiones: ........................................................................................................................... 10

5 LISTA DE DISTRIBUCIÓN ........................................................................................................ 10

6 MATRIZ DE RESPONSABILIDADES SOBRE LAS POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS PARA EL PROCESO “GESTIÓN DOCUMENTAL ........................................................................................... 11

ANEXO 1. MARCO NORMATIVO EXTERNO DEL PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL ......... 11

NORMATIVIDAD ESPECÍFICA NORMALIZAR UNIDAD DOCUMENTAL..................................... 11 NORMATIVIDAD ESPECÍFICA PARA PRODUCIR DOCUMENTO ................................................. 12 NORMATIVIDAD ESPECÍFICA PARA TRAMITAR DOCUMENTO .................................................. 13 NORMATIVIDAD ESPECÍFICA PARA CONSULTAR DOCUMENTO .............................................. 15 NORMATIVIDAD ESPECÍFICA PARA PUBLICAR DOCUMENTO .................................................. 16

ANEXO 2: VOCABULARIO .............................................................................................................. 17








1 INTRODUCCIÓN

La gestión de documentos en el sector público está reglamentada por disposiciones emanadas del Archivo General de la Nación como organismo rector en Colombia, y las demás normas que impactan los diferentes procesos de la empresa. Todo documento tiene su ciclo de vida y adquiere valores que pueden ser administrativo, fiscal, jurídico, técnico o histórico, asociados a la actividad que los produce; por esta razón, es necesario establecer esta política con sus respectivos lineamientos, los cuales deben ser de obligatorio cumplimiento con el fin de garantizar la su disposición en condiciones optimas de autenticidad, integridad, confidencialidad y accesibilidad. Esta política, sus lineamientos y reglas de negocio, se definen con el propósito guiar la acción de los funcionarios de la empresa que en cumplimiento de sus funciones, deben involucrarse en las diferentes actividades y tareas del proceso gestión de documentos.








2 OBJETIVO

Establecer y documentar la política corporativa para gestión de documentos, sus lineamientos y reglas de negocio, como el medio para orientar el actuar de quienes se encuentran involucrados en su producción, captura y disposición.

3 MARCO NORMATIVO EXTERNO (ver anexo 1)

Se deben cumplir las disposiciones de orden constitucional, legal y reglamentario de manejo del patrimonio documental.

4 POLÍTICA PARA GESTIÓN DE DOCUMENTOS

4.1 RESUMEN GENERAL

La Política y los lineamientos establecidos, deben ser la base para facilitar el adecuado control de la documentación de las Empresas Públicas de Medellín E.S.P, desde su producción o captura hasta la disposición final. Las disposiciones internas (circulares y decretos) que históricamente han reglamentado la gestión de documentos en la empresa, han sido tenidas en cuenta para la definición de esta política, sus lineamientos y reglas de negocio, razón por la cual con la entrada en vigencia de esta manual, entran en obsolescencia.

4.2 DECLARACIÓN DE LA POLITICA

(Nueva propuesta Julio de 2010) La gestión de documentos en Las Empresas Públicas de Medellín E.S.P, deberá orientar su marco de actuación a la preservación de la memoria institucional; a mantener la disponibilidad, confidencialidad e integridad de los documentos; a mantener el flujo de información para la toma de decisiones; a apoyar los objetivos estratégicos y, a demostrar a los grupos de interés la transparencia en la gestión.








El proceso gestión de documentos debe ser planificado, ejecutado y controlado con el propósito de contribuir al logro de la estrategia corporativa, soportar los procesos de la empresa y facilitar la toma de decisiones. , Los Documentos de las Empresas Públicas de Medellín E.S.P, deberán ser controlados desde su producción o captura hasta su disposición final, a través de los medios tecnológicos corporativos destinados para este fin, con el propósito de que se mantenga su, integridad, confidencialidad y disponibilidad, como valor agregado para los diferentes grupos de interés. REGLAS DE NEGOCIO PROPUESTAS EN JULIO 30 DE 2010-07-30

• Para todo documento oficial que ingrese a las Empresas o se produzca en ellas, se deberán aplicar los controles corporativos pertinentes para su atención oportuna y preservación como parte de la memoria institucional.

• Todos los documentos que se producen o ingresan a las Empresas, son de su propiedad y, una vez atendidos, deberán ser depositados en los repositorios corporativos para conservación, consulta y disposición final controlada.

• Al cumplir su vigencia, los documentos de las Empresas deberán ser entregados al archivo central para custodia y conservación; de allí solamente podrán salir en caso de requerimientos formales de entidades judiciales y de control. Las consulta del personal de la empresa, contratistas y la comunidad, deberán atenderse a través de los medios de respaldo.








4.3 LINEAMIENTOS PARA GESTIÓN DE DOCUMENTOS

4.3.1 Estandarización Toda unidad documental debe cumplir los estándares y modelos establecidos por el área responsable del proceso gestión documental para garantizar la disponibilidad, confiabilidad y seguridad de la documentación.

Son lineamientos de esta política los siguientes:

4.2.1 Competencia:

La aprobación de estándares y modelos para unidades documentales, deberá proceder del comité que para este fin se establezca, para mantener unidad de criterio y promover la participación de los involucrados en la producción documental

4.2.2 Asesoría:

El área responsable del proceso Gestión Documental, deberá establecer y mantener medios de apoyo para la aplicación de los estándares y modelos establecidos en la producción y organización de las unidades documentales.

4.2.3 Acuerdos de negociación para Software:

Cuando se requiera realizar acuerdos de negociación para desarrollar o adquirir software de manejo de documentos, se deberá contar con el concepto del área responsable de administrar el proceso Gestión Documental, la cual propenderá porque dicho software sea compatible con los corporativos.

4.3 POLITICA ESPECÍFICA: PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS

Los documentos que se produzcan en las Empresas Públicas de Medellín E.S.P, deberán elaborarse en laas plantillas, soportes y medios tecnológicosestablecidos a nivel corporativo por los procesos el área responsable de administrar el proceso Gestión Documental. Son lineamientos de esta política los siguientes:








4.3.1 Propiedad:

Todo documento que se produzca o ingrese a las Empresas independientemente del medio en que se encuentre almacenado, es de su propiedad y deberá disponerse para uso en las actividades corporativas.

4.3.2 Registro:

Todo documento que se produzca o ingrese a las Empresas, deberá cumplir el formalismo de ser registrado y radicado en el sistema de información documental establecido.

4.3.3 Requisitos:

Los trabajadores de las Empresas que dentro de sus funciones produzcan u organicen documentos, deben velar por el cumplimiento de los estándares y modelos establecidos.

4.3.4 Ejemplares:

Con el fin de optimizar recursos, en las Empresas se deberá producir en formato físico solamente el ejemplar para el destinatario y otro adicional para la memoria institucional en el Archivo Corporativo, la dependencia responsable del documento, deberá conservar en su sistema de información, el ejemplar electrónico para su uso y consulta.

4.4 POLITICA ESPECÍFICA: RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

Los documentos oficiales dirigidos a las Empresas, deben ser recibidos, registrados y radicados a través de los medios técnicos y tecnológicos establecidos para este fin.

Son lineamientos de esta política los siguientes:

4.4.1 Admisión:

En el sistema documental corporativo, solamente deben ser admitidos los documentos oficiales cuyo asunto se relacione con los procesos de las Empresas Publicas de Medellin.








4.4.2 Recepción:

Las dependencias podrán recibir en sus oficinas independientemente de la ubicación geográfica, los documentos relacionados con los asuntos a su cargo, y previa verificación del cumplimiento de los requisitos del proceso, deberán redireccionarlos para registro y radicación al área responsable de esta actividad.

4.5 POLITICA ESPECÍFICA: TRAMITE DE DOCUMENTOS

Durante el trámite se deberá velar por mantener la reserva e integridad de la información y una vez cumplidos los requisitos formales de dicho trámite, proveer para el archivo corporativo un ejemplar de cada documento para la memoria institucional de las Empresas. Son lineamientos de esta política los siguientes:

4.5.1 Confidencialidad:

Todo documento en trámite es confidencial, una vez oficializado y divulgado, deberá ser de conocimiento público, excepto los relacionados con la seguridad y aspectos estratégicos de la empresa, los cuales tienen tratamiento especial por parte del área responsable del proceso ..

4.5.2 Integridad:

En cada una de las etapas del trámite de los documentos, se deberá velar por que en el original y en la copia destinada a la memoria institucional de las Empresas, la información se mantenga intacta y se registre el cumplimiento de los requisitos formales objeto de dicho trámite.

4.6 POLITICA ESPECÍFICA: ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS

Los documentos que se produzcan o ingresen a las Empresas Publicas de Medellin, son de su propiedad y deberán ser transferidos a los archivos corporativos una vez atendidos o cumplido su trámite según el caso, con el fin de propender por la adecuada organización, almacenamiento y disposición para consulta. Son lineamientos de esta política los siguientes:








4.6.1 Duplicación:

La duplicación de documentos deberá fundamentarse en la optimización de los recursos para almacenamiento y necesidades de respaldo o distribución para consulta. Los formatos y procedimientos, deberán ser los establecidos por el área responsable de administrar el proceso Gestión Documental.

4.6.2 Locales y servidores:

Para la asignación de locales y servidores con destino al almacenamiento de documentos, deberá fundamentarse en los requisitos definidos y establecidos por el área responsable de administrar el proceso Gestión documental.

4.7 POLITICA ESPECÍFICA: CONSULTA DE DOCUMENTOS

Los documentos que conforman la memoria institucional de las Empresas Publicas de Medellin, deberán estar disponibles en los diferentes medios de almacenamiento, para uso por parte de quienes los requieran para el desempeño de sus funciones. Son lineamientos de esta política los siguientes:

4.7.1 Medios de consulta:

Con el fin de facilitar la custodia de los documentos, se deberá optar porque estos no sean retirados de los archivos corporativos y las consultas se realicen directamente en las salas destinadas para este fin, o a través de los medios informáticos y telemáticos disponibles.

4.7.2 Reserva de la información:

Siempre que se incluyan cláusulas de reserva de la información, el área responsable del proceso definirá si se autoriza la consulta del documento por parte de los interesados, los cuales deberán velar por mantener dicha reserva.

4.7.3 Continuidad de la gestión:

Quien posea documentos oficiales en préstamo, deberá devolverlos al archivo corporativo una vez concluida la consulta. En caso de retiro de la empresa,








incapacidad, vacaciones, licencias, o cambio de cargo, deberá transferirlos a quien lo reemplace en el ejercicio de sus funciones.

4.7.4 Consulta por parte de personas externas:

El acceso a los documentos de la Empresa por parte de entidades externas o personas particulares, deberá ser controlado por las áreas competentes. La consulta deberá ser atendida por el área responsable de la documentación previa aplicación de los procedimientos establecidos.

4.8 POLITICA ESPECÍFICA: PUBLICACIÓN DE DOCUMENTOS

Los documentos corporativos cuya información sea de carácter general, deberán darse a conocer a través de la página web de las Empresas. Cuando se trate de documentos de carácter específico, bastará con la publicación a través del aplicativo correspondiente. Con el fin de optimizar recursos, se deberá evitar duplicar documentos en medios físicos como el papel para efectos de consulta. Son lineamientos de esta política los siguientes:

4.8.1 Competencias:

Para la publicación de documentos se deberá contar con la aprobación de quien tenga la competencia para firmar. En todos los casos, el documento a publicar, deberá cumplir los trámites formales establecidos para garantizar la seguridad, confidencialidad, integridad y disponibilidad.

4.8.2 Versiones:

Solamente se deberán publicar las versiones definitivas de los documentos, es decir, los ejemplares que se considere que no van a tener cambios. En los casos en que se requiera producir documentos en formato papel, se deberá velar por que un ejemplar sea transferido para organización en el archivo corporativo..

5 LISTA DE DISTRIBUCIÓN

EJEMPLAR ARCHIVADO EN FECHA FORMATO CONSULTA

Original

Departamento Administración Documental// \\epm-file\5000 \5080 FA1-Gestion Documental\Calidad\ManualPoliticasLineamientosGestionDocumental

Julio 17 de 2004

Papel

Jefe y analistas del Departamento Administración Documental








Copia Bitácora Empresas Publicas de Medellin

Julio xx de 2004

Digital (.pdf) Todo el personal de las Empresas Publicas de Medellin

6 MATRIZ DE RESPONSABILIDADES SOBRE LAS POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS PARA EL PROCESO “GESTIÓN DOCUMENTAL

ACTIVIDAD RESPONSABLE

Proponer Departamento Administración Documental

Revisar propuesta Unidad Almacenes y Servicios Generales y Grupo Desarrollo Organizacional

Aprobar Dirección Administrativa

Establecer Gerencia General

Coordinar y verificar el cumplimiento Departamento Administración Documental

Aplicar

UEN´S UNC´S USC´S Gerencias Direcciones

ANEXO 1. MARCO NORMATIVO EXTERNO DEL PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

NORMATIVIDAD ESPECÍFICA NORMALIZAR UNIDAD DOCUMENTAL

AUTOR NORMA CONTENIDO Congreso de la República

Ley 80/1989 Establece que el Archivo General de La Nación (AGN) es la entidad reguladora de la actividad archivística en Colombia.

Ley 527/1999 Validez de mensajes de datos, firma digital y entidades certificadoras de comercio electrónico.

Ley 594/2000 Ley general de archivos.

Archivo General de La Nación

Acuerdo 07/1994

Adopta y establece el reglamento general de archivos para Colombia. Define los integrantes de los comités de Archivos

Acuerdo 012/1995

Modifica parte 1 del acuerdo 07/1994 en cuanto a Entidades de Dirección, coordinación y asesoría para el Sistema Nacional de Archivos.

Acuerdo 022/2000

Modifica parte 1 del acuerdo 07/1994 en cuanto a Entidades de Dirección, coordinación y asesoría para el Sistema Nacional de Archivos.

Acuerdo 048/2000

Medidas preventivas para evitar deterioro de los documentos.








Acuerdo 049/2000

Especificaciones para locales de archivo.

Acuerdo 050/2000

Gestión de riesgos para archivos (medidas preventivas para gestión documental).

Acuerdo 037/2002

Especificaciones para contratar servicios de almacenamiento de documentos.

Acuerdo 039/2002

Procedimiento para tablas de retención documental.

Acuerdo 041/2002

Transferencia de documentos por liquidación, fusión o privatización de empresas oficiales.

Acuerdo 015/2003

Parágrafo del artículo 1 del acuerdo 041/2002

Acuerdo 042/2002

Criterios para organizar archivos de gestión.

Acuerdo 015/2004

Organización de fondos acumulados.

Circular 02/1997

Parámetros para implantación de nuevas tecnologías en archivos oficiales.

Circular 07/2002

Organización y conservación de documentos en entidades de la rama ejecutiva del orden nacional.

Circular 04/2003

Organización de historias laborales.

Circular 012/2004

Orientaciones par organización de historias laborales.

AUTOR NORMA CONTENIDO

ICONTEC

NTC 1486 Presentación de trabajos de investigación

NTC 1075 Numeración de divisiones y subdivisiones en documento escrito

NTC 1487 Notas de pie de página y citas

NTC 1160 Referencia bibliográfica para libro y folleto

NTC 1308 Referencia bibliográfica para publicación seriada

NTC 1307 Referencia bibliográfica para normas

NTC 3393 Elaboración de carta

NTC 3397 Elaboración de memorando

NTC 3235 Elaboración de mensaje telegráfico

NTC 3234 Elaboración de circular

NTC 3394 Elaboración de acta

NTC 3369 Elaboración de sobre de correo

NTC 3580 Elaboración de hoja para transmisión de telefax

NTC 3588 Elaboración de informe administrativo

NTC 4095 Descripción archivística

NTC 4080 Símbolos gráficos y clasificación para uso de microfilm.

NTC 5029 Medición de archivos.

NORMATIVIDAD ESPECÍFICA PARA PRODUCIR DOCUMENTO









Congreso de la República

Ley 23/1982 Derechos de autor

Ley 44/1993 Derechos de autor en el sector oficial.

Ley 734/2002 Artículo 34 numeral 5: Custodia y cuidado de la documentación e información producida o recibida por los funcionarios públicos.

Ley 527/1999 Documento electrónico.

Presidencia de la República

Decreto 1094/1996

Factura electrónica.

Decreto 1474/1997

Certificado laboral de empleados.

NORMATIVIDAD ESPECÍFICA PARA RECIBIR DOCUMENTO





Decreto 1094/1996

Factura electrónica.


Acuerdo 041/2002

Transferencia de documentos por liquidación, fusión o privatización de empresas oficiales.

Acuerdo 015/2003

Parágrafo del artículo 1 del acuerdo 041/2002.

NORMATIVIDAD ESPECÍFICA PARA TRAMITAR DOCUMENTO



Ley 57/1985 Publicidad y acceso a los documentos públicos




Decreto 2150/1995

Supresión de trámites innecesarios. Derecho de petición. Intercambio de información. Uso de medios telemáticos e informáticos.


Acuerdo 060/2001

Pautas para oficialización del trámite de comunicaciones oficiales.

NORMATIVIDAD ESPECÍFICA PARA ALMACENAR DOCUMENTO


Ley 39/1981

Microfilmación y certificación de archivos

Ley Artículo 34 numeral 5: Custodia y cuidado de la documentación e








734/2002 información producida o recibida por los funcionarios públicos. Artículo 35 numeral 13: Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de expedientes o documentos producidos o recibidos por funcionarios públicos.

Ley 527/1999

Documento electrónico.|

Presidencia de La República

Decreto 2527/1950

Uso y valor probatorio de la microfilmación.

Decreto 3354/1954

Adulteración, corte y dobles del microfilm. Método de eliminación de documentos microfilmados.

Decreto 2150/1995

Obligación de conservar copia de cada acto administrativo en el archivo corporativo.

Decreto 624/1989

Medios magnéticos para almacenar información tributaria.

Decreto 2620/1993

Disco óptico para almacenar documentos de comercio.








AUTOR NORMA CONTENIDO Decreto

1748/1995 Archivos laborales informáticos.

Decreto 1094/1996

Factura electrónica

Decreto 1474/1997

Certificaciones laborales de empleados.

Decreto 1571/1998

Artículo 12: Archivo de historias laborales.


Acuerdo 048/2000

Medidas preventivas para evitar deterioro de los documentos.

Acuerdo 049/2000

Especificaciones para locales de archivo.

Acuerdo 050/2000

Gestión de riesgos para archivos (medidas preventivas para gestión documental).

Acuerdo 037/2002

Especificaciones para contratar servicios de almacenamiento de documentos.

Acuerdo 042/2002

Criterios para organizar archivos de gestión.

Circular 02/1997

Parámetros para implantación de nuevas tecnologías en archivos oficiales.

Circular 07/2002

Organización y conservación de documentos en entidades de la rama ejecutiva del orden nacional.

Circular 04/2003

Organización de historias laborales.

Circular 012/2004

Orientaciones par organización de historias laborales.

NORMATIVIDAD ESPECÍFICA PARA CONSULTAR DOCUMENTO



Ley 734/2002 Artículo 35 numeral 13: Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de expedientes o documentos producidos o recibidos por funcionarios públicos.

Ley 57/1985 Publicidad y acceso a los documentos.

Decreto 2150/1995

Derecho de petición. Silencio administrativo. Medios telemáticos e informáticos para intercambio de información oficiosa.

Ley 190/1995 Artículos 27 y 79: Estatuto anticorrupción.

Ley 527/1999 Acceso y uso de mensajes de datos.


Acuerdo 056/2000

Requisitos para consulta y acceso a los documentos de archivo.








NORMATIVIDAD ESPECÍFICA PARA PUBLICAR DOCUMENTO


Ley 57/1985 Publicidad y acceso a los documentos.


Decreto 2150/1995

Obligación de enviar copia de los actos administrativos para que sean dispuestos en el Archivo Central al servicio de la comunidad y entidades de control.








ANEXO 2: VOCABULARIO

Almacenar documento: Disponer el documento en la unidad de conservación para facilitar su utilización

Comité de Gestión Documental: Mecanismo de integración conformado por profesionales calificados que asesoran la normalización de terminología, instrumentos y procesos técnicos de Gestión Documental.

Consultar documento: Buscar la información requerida en el documento previamente identificado de acuerdo con los atributos y contenidos predefinidos.

Documento: Registro de información en cualquier soporte, producida o recibida por una persona en razón de las actividades de las empresas, que tiene valor administrativo, fiscal, legal o valor científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.

Fondo documental: Conjunto de los documentos oficiales producidos o recibidos por la empresa, y que se deben conservar como evidencia del cumplimiento de requisitos de carácter legal, jurídico, administrativo, fiscal, técnico o histórico.

Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de los documentos producidos y recibidos, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. La Dirección Administrativa es el área responsable de normalizar este proceso a través de los mecanismos de integración necesarios para tal fin.

Normalizar unidad documental: Ajustar los documentos a las normas en las diferentes etapas de su ciclo vital, de acuerdo con los atributos, formas y contenidos.

Producir documento: Generar el documento de acuerdo con los requisitos mínimos y atributos que lo deben caracterizar para su plena identificación y direccionamiento.

Publicar documento: Anunciar, dar noticia o aviso del documento, disponer los documentos en los sistemas de información para consulta por parte de las personas o entidades interesadas en conocer su contenido.

Recibir documento: Aceptar su ingreso al sistema de información documental, de acuerdo con los atributos, formas y contenidos establecidos.








Tabla de retención documental: Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por Empresas Públicas de Medellín E.S.P en el cumplimiento de sus actividades, a los cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase del Fondo documental.

Tramitar documento: Pasar el documento por cada uno de los estados y requisitos que debe cumplir durante su gestión, de acuerdo con las normas establecidas por el Comité de Gestión Documental.

Unidad de conservación: Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad archivística. Pueden ser unidades de conservación entre otras: Caja de archivo, Carpeta de cartulina, Libro en pasta dura, Tomo en AZ, Estante, Planoteca, Archivador, CD, DVD, Cinta magnética, Microficha, Microfilm, Servidor, entre otros.

Unidad documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. La unidad documental puede ser simple cuando está constituida por un sólo documento o compleja cuando lo constituyen varios formando un expediente.

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