MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES A...

Dirección de Contraloría Interna MNO70000108

Vigente a partir de: 27/02/2017

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

APLICABLES A LA DIRECCIÓN DE

CONTRALORÍA INTERNA

Dirección de Contraloría Interna MNO70000108

Vigente a partir de: 27/02/2017

Propiedad del Banco Nacional de Obras y Servicios Públicos, S.N.C.

Av. Javier Barros Sierra No. 515 piso 8.

Col. Lomas de Santa Fe, Delegación Álvaro Obregón

Ciudad de México, C.P. 01219

Tel. 52-70-12-00

La reproducción total o parcial de este documento podrá efectuarse mediante la autorización expresa de la Dirección de Contraloría Interna, otorgándole el crédito correspondiente.

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27 02 2017

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Gerencia de Reingeniería de Procesos

Gerencia de Control Interno Gerencia de Seguridad de la

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Revisó: MJMB/EMA/MEBC

01 07 2015

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES A LA DIRECCIÓN DE


Hoja de Autorización

Elaboró

Julieta Carolina Silva Santiago Especialista Técnico

Rúbrica

Revisó Revisó

Martha Julieta Molina Báez Subgerente de Atención a Entidades Fiscalizadoras

Rúbrica Emiliano Mejía Ávila Subgerente de Reingeniería de

Procesos 2

Rúbrica

Revisó

María Eugenia Ballesteros Cameroni Subgerente de Control Interno 3

Rúbrica

Autorizó Autorizó

Saúl Olivares Ortega Gerente de Reingeniería de

Procesos

Rúbrica José Francisco Anda Domínguez Gerente de Control Interno

Rúbrica

Autorizó

Juan Carlos Rodríguez Rodríguez Gerente de Seguridad de la

Información

Rúbrica


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27 02 2017



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Gerencia de Reingeniería de Procesos

Gerencia de Control Interno Gerencia de Seguridad de la

Información

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01 07 2015



Sección de Control de Cambios Revisión

Página (s) Modificada (s)

Descripción del Cambio Fecha de Emisión

001 Varias La descripción detallada de las modificaciones se establece en el FAC No. MNO7000108-01

09/2013

002 Sección XI Se agregó la sección XI, actualización de los procesos de :

Seguimiento y Gestión Para la Atención de Observación y de Atención de Requerimientos

Formulados por las Instancias de Supervisión/Fiscalización

06/2015

003 Varias La descripción detallada de las modificaciones se establece en el FAC No. MNO7000108-02

02/2017


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27 02 2017



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Gerente de Reingeniería de Procesos

Gerente de Control Interno Gerente de Seguridad de la

Información

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01 07 2015



Contenido

Sección I. Visión General ___________________________________________________ 3

I.1. Introducción ________________________________________________________________ 3

I.2. Objetivo ___________________________________________________________________ 3

I.3. Alcance ____________________________________________________________________ 4

I.4. Responsabilidades ___________________________________________________________ 4

I.5. Marco Jurídico y Normativo ___________________________________________________ 4

I.6. Instancias de Autorización del Manual ___________________________________________ 5

Sección II. Aspectos Generales_______________________________________________ 6

II.1. Marco General _____________________________________________________________ 6

II.2. Desviaciones o deficiencias en el Sistema de Control Interno en Banobras _____________ 6

Sección III. Seguimiento y Gestión para la Atención de Observaciones ______________ 7

III.1. Descripción ________________________________________________________________ 7

III.2. Políticas __________________________________________________________________ 7

III.3. Procedimiento _____________________________________________________________ 9

Sección IV. Atención de Requerimientos Formulados por las Instancias de Supervisión/Fiscalización __________________________________________________ 13

IV.1. Descripción ______________________________________________________________ 13

IV.2. Políticas _________________________________________________________________ 13

IV.3. Procedimiento ____________________________________________________________ 14

Sección V. Revisión de Documentos Normativos _______________________________ 18

V.1. Descripción _______________________________________________________________ 18

V.2. Políticas __________________________________________________________________ 18

V.3. Actividades _______________________________________________________________ 19

Sección VI. Elaboración del Informe sobre el estado que guarda el Sistema de Control Interno en Banobras _____________________________________________________ 20

VI.1. Descripción ______________________________________________________________ 20

VI.2. Políticas _________________________________________________________________ 20

VI.3. Procedimiento ____________________________________________________________ 22


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Sección VII. Elaboración del Informe anual de las actividades de control interno establecidas en el artículo 164 de las Disposiciones de Carácter General aplicables a las Instituciones de Crédito ___________________________________________________ 27

VII.1. Descripción ______________________________________________________________ 27

VII.2. Políticas _________________________________________________________________ 27

VII.3. Procedimiento ___________________________________________________________ 28

Sección VIII. Revisión y Actualización de los Objetivos y Lineamientos del Sistema de Control Interno __________________________________________________________ 30

VIII.1. Descripción _____________________________________________________________ 30

VIII.2. Políticas ________________________________________________________________ 30

VIII.3. Procedimiento ___________________________________________________________ 32

Sección IX. Herramientas de Autoevaluación de Control Interno __________________ 35

IX.1. Descripción_______________________________________________________________ 35

IX.2. Políticas _________________________________________________________________ 35

IX.3. Procedimiento ____________________________________________________________ 37

Sección X. Revisión de bitácoras de transacciones ______________________________ 44

X.1. Descripción _______________________________________________________________ 44

X.2. Políticas __________________________________________________________________ 44

X.3. Procedimiento ____________________________________________________________ 45

Sección XI. Revisión del proceso de conciliación entre los sistemas operativos y contables ______________________________________________________________________ 47

XI.1. Descripción_______________________________________________________________ 47

XI.2. Políticas _________________________________________________________________ 47

XI.3. Procedimiento ____________________________________________________________ 49

Sección XII. Anexos _______________________________________________________ 53

Anexo 1. Definiciones __________________________________________________________ 53

Anexo 2. Base de datos para el control de acciones por implementar ____________________ 55


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Sección I. Visión General

I.1. Introducción El presente manual tiene como propósito detallar las actividades que realiza la Contraloría Interna para el desarrollo de su gestión, de conformidad con las políticas y lineamientos establecidos, entre otros instrumentos normativos, en el documento de Objetivos y Lineamientos del Sistema de Control Interno de Banobras y la Guía para la Emisión de la Normativa Interna.

I.2. Objetivo El objetivo de este manual es proporcionar al personal de la Dirección de Contraloría Interna un instrumento administrativo detallado que garantice la óptima operación y desarrollo de los siguientes procedimientos:

Atención de Requerimientos Formulados por las Instancias de Supervisión/Fiscalización y seguimiento de las observaciones.

Revisión de documentos normativos.

Elaboración de diversos informes sobre el estado que guarda el Sistema de Control Interno y las actividades de la Dirección de Contraloría Interna.

Revisión y actualización de Objetivos y Lineamientos del Sistema de Control Interno.

Herramientas de Autoevaluación de Control Interno.

Revisión de bitácoras.

Por lo que respecta a seguridad de la información, los procedimientos se encuentran documentados en la siguiente normativa interna:

Documento normativo Descripción

Directrices de la Gestión de Cuentas de Usuario

Contribuir a la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información mediante la Gestión de Cuentas de Usuarios: alta, baja, renovación y/o cambio de accesos en las aplicaciones o activos de información de Banobras.

Guía del Proceso de Monitoreo para Cuentas de Usuarios

Mecanismo que proporcione las actividades a realizar en la ejecución de un monitoreo de identificadores de usuarios, tanto en aplicaciones institucionales, como en usuarios con privilegios de administrador en bases de datos.

Políticas Generales de Seguridad de la Información

Políticas generales para preservar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información de Banobras.

Por lo que respecta a la identificación y conocimiento del cliente y usuario de Banobras, los procedimientos se encuentran documentados en la siguiente normativa interna:

Documento normativo Descripción

Manual de Políticas y Procedimientos para la Prevención de Lavado de Dinero y Financiamiento al Terrorismo

Políticas y procedimientos para prevenir y detectar actos, omisiones u operaciones que pudieran favorecer, prestar ayuda, auxilio o cooperación de cualquier especie para la comisión del delito previsto en el artículo 139, 139 Bis, 139 Ter, 148 Bis, 148 Ter o 148 Quáter del Código Penal Federal o que pudieran ubicarse en los supuestos del artículo 400 Bis del mismo ordenamiento legal.

http://intranet/Lib_ManualIdentConUsu1/Manual%20de%20Políticas%20y%20Procedimientos%20para%20la%20Prevención%20de%20Lavado%20de%20Dinero%20y%20Financiamiento%20al%20Terrorismo.pdf






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I.3. Alcance Las políticas y procedimientos establecidos en el presente Manual deben ser observadas por el personal de la Dirección de Contraloría Interna.

I.4. Responsabilidades Responsable Responsabilidad


Gerente de Control Interno

Gerente de Seguridad de la Información

Autorizar el presente Manual.

Supervisar la revisión y actualización del presente manual y su concordancia con los objetivos y lineamientos del sistema de control interno de Banobras.

Subgerente de Atención a Entidades Fiscalizadoras

Subgerente de Reingeniería de Procesos 2

Subgerente de Control Interno 3

Revisar y actualizar el presente documento cuando se requiera por:

a. modificaciones al marco jurídico y normativo vigente;

b. observaciones y/o recomendaciones por parte de las instancias de supervisión y fiscalización, así como de las autoridades competentes;

c. mejoras del proceso de calidad regulatoria y

d. cambios en la estructura organizacional de Banobras.

Coordinar la difusión y publicación del presente Manual.

Especialista Técnico de la Gerencia de Control Interno

Elaborar el presente manual y proponer su actualización.

Personal designado para la ejecución de los procesos

Proponer mejoras al presente manual.

I.5. Marco Jurídico y Normativo El siguiente marco normativo se debe considerar como referencia documental de carácter enunciativo y no limitativo, que no pretende agotar la legislación y normativa aplicable, sino ser un instrumento general de apoyo y orientación a la actividad de la Dirección de Contraloría Interna en Banobras.

Disposiciones de carácter general aplicables a las instituciones de crédito, emitidas por la Comisión Nacional Bancaria y de Valores y publicadas en el Diario Oficial de la Federación el 2 de diciembre de 2005 y sus diversas modificaciones, publicadas en el mismo medio oficial.

Acuerdo por el que se emiten las Disposiciones y el Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Control Interno, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 3 de noviembre de 2016.

Manual General de Organización de Banobras.

Objetivos y Lineamientos del Sistema de Control Interno de Banobras.

Código de Conducta de Banobras.

Guía para la Emisión de la Normativa Interna.


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I.6. Instancias de Autorización del Manual El presente documento debe ser autorizado por la Gerencia de Control Interno, Gerencia de Reingeniería de Procesos y la Gerencia de Seguridad de la Información, de acuerdo con lo establecido en el documento Objetivos y Lineamientos del Sistema de Control Interno en Banobras y de conformidad con la Guía para la Emisión de la Normativa Interna.


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Sección II. Aspectos Generales

II.1. Marco General

Las políticas y procedimientos establecidos en el presente Manual atienden lo dispuesto por la Comisión Nacional Bancaria y de Valores, así como por la Secretaría de la Función Pública, en materia de Control Interno. Adicionalmente, en la ejecución de los procedimientos y las actividades que de ellos se derivan, la Dirección de Contraloría Interna considera modelos de control interno reconocidos internacionalmente.

II.2. Desviaciones o deficiencias en el Sistema de Control Interno en Banobras

Las desviaciones o deficiencias del Sistema de Control Interno de Banobras pueden ser detectadas a través de la aplicación de herramientas de autoevaluación del Sistema de Control Interno, de medidas correctivas que determinen y propongan los órganos colegiados de la Institución, así como por recomendaciones, observaciones y acciones de mejora que emitan las diversas entidades que emitan la Dirección de Auditoría Interna, la Auditoría Superior de la Federación, la Comisión Nacional Bancaria y de Valores, el Banco de México y el Órgano Interno de Control en Banobras.

Una vez detectadas las desviaciones o deficiencias del Sistema de Control Interno, se les debe dar seguimiento con el objetivo de corregirlas.


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Sección III. Seguimiento y Gestión para la Atención de Observaciones

III.1. Descripción A continuación se muestra una breve descripción del Seguimiento y Gestión para la atención de

observaciones.

Procedimiento Descripción / responsable

Seguimiento y

Gestión para la

Atención de

Observaciones

Identificar las deficiencias en los procesos de revisión y/o auditoría

practicadas a Banobras, determinar las causas que las originaron y

establecer planes de acción en conjunto con las áreas responsables.

Director de Contraloría Interna y Subgerente de Atención a Entidades

Fiscalizadoras.

III.2. Políticas III.2.1. El Director de Contraloría Interna debe:

III.2.1.1. Gestionar y coordinar con las áreas involucradas, la instrumentación de las medidas correctivas y preventivas determinadas por el Consejo Directivo, el Comité de Auditoría, las instancias de Supervisión y Fiscalización, así como aquellas tendientes a fortalecer la estructura de control interno de Banobras.

III.2.1.2. Asesorar a las áreas y responsables de atender las observaciones para definir:

a. Las medidas y controles para atender las deficiencias o debilidades de Control Interno observadas.

b. Los alcances de las acciones comprometidas y las fechas compromiso para su atención.

III.2.1.3. Presentar los informes respecto del avance en la atención de las observaciones y recomendaciones al Comité de Auditoría.

III.2.1.4. En el caso de instancias de supervisión y fiscalización externas, coordinar la integración de la respuesta institucional.

III.2.2. La Subgerencia de Atención a Entidades Fiscalizadoras debe:

III.2.2.1. Proponer al Director de Contraloría Interna, medidas y controles que contribuyan a evitar la recurrencia de las observaciones y al fortalecimiento del control interno.

III.2.2.2. Dar seguimiento a los planes de acción establecidos.

III.2.2.3. Asegurar que se generen los respaldos trimestrales de la “Base de datos para el control de acciones a implementar” y archivos de la información correspondiente al seguimiento de observaciones atendidas y en proceso.


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III.2.2.4. Integrar la respuesta institucional, cuando su atención involucra la participación de áreas adscritas a diferentes direcciones.

III.2.2.5. Analizar y verificar la congruencia y suficiencia de la información y documentación proporcionada por las áreas responsables para atender las observaciones formuladas.

III.2.2.6. Conciliar el inventario de observaciones en proceso con el Órgano Interno de Control y con la Dirección de Auditoría Interna.

III.2.2.7. Preparar los informes a presentar al Comité de Auditoría.

III.2.2.8. Dar seguimiento a la instrumentación de las medidas correctivas y preventivas dictadas por el Consejo Directivo y el Comité de Auditoría y por las instancias de supervisión y fiscalización.

III.2.2.9. Apoyar en las actividades inherentes al proceso de verificación y seguimiento al cumplimiento de las medidas correctivas y preventivas determinadas.

III.2.2.10. Actualizar la Base de datos para el control de acciones a implementar que integra el inventario de las acciones correctivas y preventivas en proceso generadas de las observaciones.

III.2.2.11. Registrar el soporte de documental de las altas y bajas de observaciones.


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III.3. Procedimiento

III.3.1. Diagrama de Flujo para el Seguimiento y Gestión para la atención de observaciones

1.0 Recibe informes de resultados

Director de Contraloría Interna

INICIO

Subgerente de Atención a Entidades

Fiscalizadoras

2.0 Analiza y registra la información


Fiscalizadoras

3.0 Define tipo de seguimiento

Director de Contraloría Interna/Subgerente de Atención a Entidades

Fiscalizadoras

4.0 Realiza reunión

¿Evidencia completal?

Si


Fiscalizadoras

5.0 Gestiona el cumplimiento de

acuerdos

6.0 Solicita evidencia documental de la

atención de las observaciones

No

7.0 Remite evidencia documental a la entidad

fiscalizadora

8.0 Actualiza la base de datos

9.0 Emite los reportes de las observaciones


10.0 Valida los reportes

FIN

A

A


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III.3.2. Descripción de Actividades para el Seguimiento y Gestión para la atención de observaciones

Responsable No Actividad Documento de

Trabajo Entregable Tiempo

Director de

Contraloría

Interna

1.0 Recibe informes de resultados

1.1 Recibe Informes de resultados de

diversas instancias de supervisión y

fiscalización y remite al Subgerente de

Atención a Entidades Fiscalizadoras.

Informes

resultados

Por

evento

Subgerente de

Atención a

Entidades

Fiscalizadoras

2.0 Analiza y registra la información

2.1 Registra en la base de datos para el

control de acciones por implementar el

alta o baja de observaciones a nivel de

detalle por acción, de acuerdo al

número de deficiencias reportadas,

conforme a los informes recibidos.

Base de datos

para el control

de acciones por

implementar

(Anexo 2)

Base de

datos

actualizada

2.2 Revisa y valida la información

contenida en la base de datos

actualizada contra los informes

emitidos por el Órgano Interno de

Control y por la Dirección de Auditoría

Interna.

Base de datos

validada

(Anexo 2)

Informes del

OIC y de

Auditoría

Interna

Los

primeros

25 días

hábiles

del

Trimestre

2.3 Incorpora la información a la Matriz

para el registro de riesgos derivados de

auditorías.

Matriz para el

registro de

riesgos

derivados de

auditorías

Por

evento

2.4 Remite la Matriz para el registro de

riesgos derivados de auditoría al

Gerente de Control Interno.

Correo

electrónico

Por

evento

Director de

Contraloría

Interna/

Subgerente de

Atención a

Entidades

Fiscalizadoras

3.0 Define tipo de seguimiento

3.1 Establece el tipo de seguimiento en la

atención de observaciones en proceso:

Si el seguimiento es por medio de

reuniones de trabajo, sigue paso 4.0.

Si el seguimiento es por medio de

correo electrónico, sigue paso 6.0.

4.0 Realiza reunión


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Director de

Contraloría

Interna/

Subgerente de

Atención a

Entidades

Fiscalizadoras

4.1 Propone el calendario de las reuniones

con los responsables directos a nivel de

Director, Subdirector (en su caso) y

Gerente, en atención al número de

observaciones en proceso por área.

Calendario de

reuniones

4.2 Convoca vía correo electrónico a los

directores y gerentes de las áreas

responsables de atender las

observaciones.

Correo

electrónico

Por

evento

4.3 Realiza la reunión junto con el personal

involucrado, en la que se analizan las

causas que originaron la observación o

recomendación, así como las acciones

a instrumentar.

4.4 Acuerda con los directores y gerentes

de las áreas responsables la estrategia

para implementar las medidas y

controles para subsanar las

deficiencias y así evitar la recurrencia

de observaciones.

Subgerente de

Atención a

Entidades

Fiscalizadoras

5.0 Gestiona el cumplimiento de

acuerdos

5.1 Da seguimiento y realiza las gestiones

necesarias para el cumplimiento de los

acuerdos establecidos en conjunto con

las áreas responsables.

Subgerente de

Atención a

Entidades

Fiscalizadoras

6.0 Solicita evidencia documental de la

atención de las observaciones

6.1 Solicita, mediante correo electrónico, a

las áreas responsables el envío de

evidencia documental de la atención de

las observaciones.

Correo

electrónico

6.2 Recibe evidencia documental Información y

documentación

6.3 Revisa la documentación para verificar

que atienda las observaciones

correspondientes.

6.4 ¿La evidencia documental está

completa?

Sí, continúa paso 7.0

No, continúa 6.5

6.5 Solicita vía correo electrónico a las

áreas responsables la información y

documentación faltante.

Correo

electrónico


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Subgerente de

Atención a

Entidades

Fiscalizadoras

7.0 Remite evidencia documental

7.1 Elabora oficio y remite evidencia

documental a la entidad supervisora o

fiscalizadora.

NOTA: En algunos casos es posible

que la misma área responsable remita

el oficio con la evidencia documental.

Correo

electrónico

Cédula de

seguimiento

Subgerente de

Atención a

Entidades

Fiscalizadoras

8.0 Actualiza la Base de datos

8.1 Actualiza la base de datos con los

acuses de los oficios remitidos a las

entidades fiscalizadoras.

Base de datos

para el control

de acciones por

implementar

Acuses de

oficios

Base de

datos para

el control de

acciones por

implementar

actualizada

Subgerente de

Atención a

Entidades

Fiscalizadoras

9.0 Emite los reportes de las

observaciones

9.1 Elabora los reportes del estado que

guardan las observaciones al cierre del

trimestre, compara contra el cierre del

trimestre anterior y al inicio del ejercicio

anual, indica las altas y bajas, por

Dirección y por instancia de supervisión

o fiscalización.

Reporte

Trimestral

Trimestral

Director de

Contraloría

Interna

10.0 Valida los reportes

10.1 Valida el reporte del estado que

guardan las observaciones al cierre del

trimestre.

Reporte del

estado que

guardan las

observacion

es en

proceso

Fin del Procedimiento


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Sección IV. Atención de Requerimientos Formulados por las Instancias de

Supervisión/Fiscalización

IV.1. Descripción A continuación se muestra una breve descripción de la atención de requerimientos formulados por las

instancias de supervisión/fiscalización.

IV.2. Políticas IV.2.1 El Director de Contraloría Interna debe:

IV.2.1.1. Solicitar, vía correo electrónico o mediante oficio, a las áreas, de conformidad con su ámbito de competencia, la información/documentación mediante la que se atiendan los requerimientos que le sean turnados para su atención.

IV.2.1.2. En el caso de información solicitada por instancias diferentes a CNBV y Banxico, previo a su entrega debe cerciorarse que la información solicitada no encuadre en los supuestos establecidos en el Artículo 142 de la Ley de Instituciones de Crédito, ya que de ser el caso, debe informar al requirente que la solicitud la debe formular a través de la CNBV.

IV.2.1.3. Coordinar la integración y envío de la respuesta institucional.

IV.2.2 La Subgerencia de Atención a Entidades Fiscalizadoras debe:

IV.2.2.1. Verificar que la información/documentación que se proporcione atienda el requerimiento formulado, o en su caso, realizar las gestiones para obtener la información / documentación que satisfaga el requerimiento formulado.

IV.2.2.2. Revisar la respuesta institucional correspondiente, precisando el tipo de información que se envía, y el nombre del área o áreas responsables de la información/documentación que se remite.

IV.2.2.3. Apoyar en la integración de la respuesta institucional cuando su atención involucra la participación de áreas adscritas a diferentes Direcciones.

Etapa Descripción

Atención de Requerimientos

Formulados por las Instancias

de Supervisión/Fiscalización

Coordinar la emisión de una respuesta institucional a los diversos

requerimientos de información/documentación formulados por las

instancias de supervisión/ fiscalización externas

Dirección de Contraloría Interna y Subgerente de Atención a Entidades

Fiscalizadoras.


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IV.3. Procedimiento

IV.3.1 Diagrama de Flujo para la atención de requerimientos formulados

por las instancias de supervisión/fiscalización.

No

INICIO

3. Prepara solicitud de

información para su envío por

parte del Director de

Contraloría Interna o por

instrucciones de este.

1. Recibe el oficio y turna al

personal designado


Subgerente de Atención a

Entidades Fiscalizadoras

2. Analiza e identifica a las

áreas

6. Revisa la información y/o

documentación



A

FIN

Si

¿Hay cambios?

4. Envía solicitud de

información

5. Recibe propuesta de

solicitud



9. Remite la información y

documentación solicitada

Secretaria de la Dirección de

Contraloría Interna

10. Actualiza el control de

gestión


7. Informa al Director


8. Solicita la aclaración

A


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IV.3.2 Descripción de Actividades para la atención de requerimientos

formulados por las instancias de supervisión/fiscalización.




1.0 Recibe oficio

1.1 Turna el oficio con el requerimiento formulado de las instancias de supervisión y fiscalización al Subgerente de Atención a Entidades Fiscalizadoras.

Entrada

Oficio con el requerimiento formulado


2.0 Analiza e identifica a las áreas

2.1 Analiza e identifica a las áreas que en atención a sus funciones pueden contar con la información requerida.

3.0 Prepara solicitud de información para su envío por parte del Director de Contraloría Interna o por instrucciones de éste

3.1 Prepara solicitud de información para su envío por parte del Director de Contraloría Interna o por instrucciones de este

Oficios

Correo electrónico

3.2 Envía al Director de Contraloría Interna propuesta de solicitud


4.0 Envía solicitud de información

4.1 Recibe propuesta de solicitud

Establecido por la instancia de supervisió

n y fiscalización

Recibe propuesta

¿Hay cambios?

Sí, regresa paso 3.0.

No, continúa al paso 4.2.

Información y/o documentación

4.2 Envía solicitud a las áreas responsables

Posteriormente


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Información

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5.0 Recibe la información y/o documentación para atender el requerimiento

5.1 Recibe la información y/o documentación para atender el requerimiento.

Información y/o documentación

5.2 Turna la información y/o documentación al Subgerente de Atención a Entidades Fiscalizadoras


6.0 Revisa la información y/o documentación

6.1 Revisa y analiza la información y/o documentación recibida para atender el requerimiento de información.

¿Es consistente la información?

Si, continúa al paso 9.0.


7.0 Informa al Director

7.1 Informa al Director a efecto de solicitar / gestionar la aclaración correspondiente.


8.0 Solicita la aclaración

8.1 Solicita la aclaración correspondiente.


9.0 Remite la información y documentación solicitada

9.1 Prepara oficio de respuesta y anexo e integra la información y documentación.

Oficio

Anexos

9.2 Solicita la firma del Director de Contraloría Interna en el oficio de respuesta

Oficio firmado

9.3 Envía oficio de respuesta con los anexos correspondientes.

Acuse de recibo

Secretaria de la Dirección de

10.0 Actualiza el control de gestión

Posteriormente


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Contraloría Interna

10.1 Incorporar en el control de gestión copia del acuse de recibo del oficio con copia de anexos por parte de la instancia de supervisión o fiscalización y da de baja el asunto y archiva.

Acuse de recibo del oficio de respuesta

Acuse de recibo del Oficio de respuesta



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Sección V. Revisión de Documentos Normativos

V.1. Descripción

V.2. Políticas V.2.1 La Dirección de Contraloría Interna debe:

V.2.1.1. Organizar reuniones con los dueños de los procesos, en los casos en que las modificaciones propuestas tendientes a dar cumplimiento al marco normativo interno y externo, así como aquellas tendientes a fortalecer el control interno, no sean atendidas.

V.2.2 La Gerencia de Reingeniería de Procesos debe:

V.2.2.1. Dar a conocer al personal de Banobras los estándares a los que deben sujetarse para definir, elaborar, formalizar y difundir la Normativa Interna que regula la operación de Banobras por medio de la Guía para la Emisión de la Normativa Interna.

V.2.2.2. Apoyar en la capacitación, actualización y control de la Normativa Interna a través del Proceso de Calidad Regulatoria, con el fin de incrementar su fácil comprensión.

V.2.2.3. Supervisar que se mantenga actualizado el inventario de la Normativa Interna que regula la operación del Banco; y de los documentos de referencia o apoyo, como guías, directrices, metodologías, lineamientos, instructivos, procedimientos, entre otros, una vez que se asesoró al área y pasó por la revisión de control interno cumpliendo con el proceso de calidad regulatoria cuando el área envía el documento con las recomendaciones atendidas y formalizado para su difusión.

V.2.2.4. Buscar que mediante el Proceso de Calidad Regulatoria cada Normativa Interna sea comprensible al tener su objetivo, alcance, estructura y naturaleza de cada normativa definida con claridad y certeza jurídica.

V.2.3 La Gerencia de Control Interno debe:

V.2.3.1. Recibir por parte de las áreas responsables de la emisión/actualización del instrumento normativo, el archivo electrónico mediante el cual se emitirán los comentarios y recomendaciones con control de cambios.

V.2.3.2. Enviar directamente o a través de la Subgerencia de Control Interno 2, por correo electrónico los comentarios y recomendaciones a las áreas responsables de la

Etapa Descripción

Revisión de

documentos

normativos

Coordinar la validación y evaluación del apego al Sistema de Control Interno

para cada uno de los documentos normativos revisados.

Dirección de Contraloría Interna, Gerencia de Control Interno y Gerencia de

Reingeniería de Procesos


Día Mes Año

27 02 2017



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Información

- - - -

Día Mes Año


01 07 2015



emisión/actualización del instrumento normativo con copia al personal adscrito a la Gerencia de Reingeniería de Procesos.

V.2.3.3. Conservar los archivos electrónicos de los documentos normativos revisados como evidencia objetiva de esta actividad.

V.2.3.4. En caso solicitar a las áreas responsables informar respecto de la forma en que fueron atendidas e incorporadas las recomendaciones emitidas, analizar directamente o a través de la Subgerencia de Control Interno 2 la respuesta proporcionada, y en su caso, emitir los comentarios que considere pertinentes.

V.2.4 Las Subgerencias de Reingeniería de Procesos 1 y 2 deben:

V.2.4.1. Apoyar al personal de Banobras aplicando los estándares a los que deben sujetarse para definir, elaborar, formalizar y difundir la Normativa Interna que regula la operación de Banobras por medio de la aplicación de la Guía para la Emisión de la Normativa Interna.

V.2.4.2. Capacitar y actualizar y controlar la Normativa Interna a través del Proceso de Calidad Regulatoria, con el fin de incrementar su fácil comprensión.

V.2.4.3. Mantener actualizado el inventario de la Normativa Interna que regula la operación del Banco; y de los documentos de referencia o apoyo, como guías, directrices, metodologías, lineamientos, instructivos, procedimientos, entre otros.

V.2.4.4. Aplicar el Proceso de Calidad Regulatoria que busca que cada Normativa Interna sea comprensible al tener su objetivo, alcance, estructura y naturaleza de cada normativa definida con claridad y certeza jurídica por medio de la asesoría.

V.2.5 La Subgerencia de Control Interno 2 debe:

V.2.5.1. Revisar los documentos normativos que les sean sometidos a consideración, desde el enfoque de apego al sistema de control interno institucional y realizar los comentarios pertinentes.

V.2.5.2. Enviar por correo electrónico los comentarios y recomendaciones a las áreas responsables de la emisión/actualización del instrumento normativo con copia al personal adscrito a la Gerencia de Reingeniería de Procesos.

V.2.5.3. En caso de que se hubiese solicitado a las áreas responsables informar respecto de la forma en que fueron atendidas e incorporadas las recomendaciones emitidas, analizar la respuesta proporcionada, y en su caso, emitir los comentarios que considere pertinentes.

V.2.5.4. Verificar si en la publicación de los documentos normativos previamente revisados, se integraron los comentarios y recomendaciones respectivos. En su caso, podrá solicitar soporte de su exclusión al documento final.

V.2.5.5. Conservar los archivos electrónicos de los documentos normativos revisados como evidencia objetiva de esta actividad.

V.3. Actividades Las actividades de Revisión de Documentos Normativos se realizan conforme a la Guía para la Emisión de la Normativa Interna, publicada en la Intranet Institucional.


Día Mes Año

27 02 2017



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Información

- - - -

Día Mes Año


01 07 2015



Sección VI. Elaboración del Informe sobre el estado que guarda el Sistema de Control Interno en Banobras VI.1. Descripción

VI.2. Políticas VI.2.1 El Director de Contraloría Interna debe:

VI.2.1.1. Coordinar la aplicación de la Evaluación del Sistema de Control Interno Institucional.

VI.2.1.2. Supervisar la elaboración del Informe sobre el estado que guarda el Sistema de Control Interno en Banobras.

VI.2.1.3. Gestionar el envío del Informe sobre el estado que guarda el Sistema de Control Interno en Banobras a la Secretaría de la Función Pública en tiempo y forma.

VI.2.1.4. Envío del Informe a la Secretaría de la Función Pública por parte de la Dirección General, así como su presentación al Comité de Auditoría y al Consejo Directivo, en tiempo y forma.

VI.2.1.5. Informar trimestralmente al Comité de Auditoría el avance en la atención de las acciones de mejora comprometidas en el del Informe sobre el estado que guarda el Sistema de Control Interno en Banobras.

VI.2.2 El Gerente de Control Interno debe:

VI.2.2.1. Revisar la Evaluación del Sistema de Control Interno Institucional que se aplicará.

VI.2.2.2. Revisar el del Informe sobre el estado que guarda el Sistema de Control Interno en Banobras y someterlo a la consideración del Director de Contraloría Interna.

VI.2.2.3. Revisar las acciones de mejora propuestas, derivadas de la aplicación de la Evaluación del Sistema de Control Interno Institucional.

VI.2.2.4. Dar seguimiento a las acciones de mejora comprometidas.

VI.2.3 El Subgerente de Control Interno 3 debe:

VI.2.3.1. Elaborar e integrar el del Informe sobre el estado que guarda el Sistema de Control Interno en Banobras.

VI.2.3.2. Actualizar anualmente la Evaluación del Sistema de Control Interno.

Etapa Descripción

Elaboración del

Informe sobre el

estado que guarda

el Sistema de

Control Interno en

Banobras

Integración y elaboración del Informe sobre el estado que guarda el Sistema de Control Interno en Banobras conforme al Acuerdo por el que se emiten las Disposiciones y el Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Control Interno. Director de Contraloría Interna, Gerente de Control Interno, Subgerente de

Control Interno 3.


Día Mes Año

27 02 2017



Elaboró: JCSS



Información

- - - -

Día Mes Año


01 07 2015



VI.2.3.3. Aplicar la Evaluación del Sistema de Control Interno.

VI.2.3.4. Revisar las respuestas obtenidas de la aplicación de la Evaluación de Control Interno y derivado de ello, proponer acciones de mejora.


Día Mes Año

27 02 2017



Elaboró: JCSS



Información

- - - -

Día Mes Año


01 07 2015



VI.3. Procedimiento

VI.3.1. Diagrama de Flujo para la elaboración del Informe el estado que guarda el Sistema de Control Interno en Banobras (El Informe).

INICIO

1.0 Elabora Evaluación del

Sistema de Control Interno

Institucional

Subgerente de Control Interno

3


2.0 Aplica la Evaluación del


Institucional

4.0 Revisa el Informe


AFIN

3.0 Integra el Informe del

Estado que guarda el Sistema

de Control Interno Institucional


7.0 Revisa el oficio y la nota

informativa y la remite al

Director de Contraloría

Interna.


8.0 Revisa el oficio y la nota

informativa.Subgerente de Control Interno

3

A


5.0 Presenta para autorizar el

Informe

9.0 Remite el oficio y la nota

informativa a la Dirección

General Adjunta Jurídica para

su revisión y visto bueno


3

10.0 Presenta el Informe sobre

las actividades, el

funcionamiento y el estado

que guarda el Sistema de

Control Interno en Banobras al

Comité de Auditoría y al

Consejo Directivo


11.0 Informa al Comité de

Auditoría el avance de las

acciones de mejora


3

6.0 Envía el Informe del

Estado que Guarda el Sistema

de Control Interno Institucional

a la Secretaría de la Función

Pública


Día Mes Año

27 02 2017



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Información

- - - -

Día Mes Año


01 07 2015



VI.3.2 Descripción de Actividades para la elaboración del Informe el estado que guarda el Sistema de Control Interno en Banobras. (El Informe).

Responsable No Actividad Documento de Trabajo

Entregable Tiempo

1.0 Elabora Evaluación del Sistema de Control Interno Institucional

2 semanas Del año correspondiente


1.1

Elabora una propuesta de Evaluación con base en las normas y principios de control interno y la somete a consideración del Gerente de Control Interno.

Borrador Evaluación


1.2 Revisa la Evaluación y la remite al Director de Contraloría Interna para su autorización

Evaluación preliminar

1.3 Remite la Evaluación al Director de Contraloría Interna para que autorice su aplicación

Evaluación preliminar


1.4 Autoriza la aplicación de la Evaluación.

Archivo con Evaluación

2.0 Aplica la Evaluación del Sistema de Control Interno Institucional


2.1

Solicita a todos los Directores Generales Adjuntos del Banco la designación de un Coordinador para la aplicación de la Evaluación.

Oficio/ correo

Durante el mes de noviembre de cada año

2.2

Envía la Evaluación a los Coordinadores y solicita su aplicación al interior de sus respectivas áreas.

Evaluación del SCI

Gerente de Control Interno / Subgerente de Control Interno 3

2.3 Brinda apoyo a los Coordinadores para contestar la Evaluación.


2.4 Recibe Evaluación contestada y las turna al Subgerente de Control Interno 3

Evaluaciones contestadas por las áreas


2.5

Revisa y analiza las respuestas de las áreas y, derivado de ello genera acciones de mejora y las somete a consideración del Gerente de Control Interno.

Propuesta de acciones de mejora

2 semanas


Día Mes Año

27 02 2017



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Información

- - - -

Día Mes Año


01 07 2015




2.6 Revisa las acciones de mejora propuestas y las remite al Director de Contraloría Interna.

Propuesta de acciones de mejora


2.7 Autoriza las acciones de mejora. Acciones de mejora autorizadas

3.0 Integra el Informe del Estado que guarda el Sistema de Control Interno Institucional

2 semanas

Subgerente de

Control Interno

3

3.1 Procesa la información obtenida en la Evaluación del SCII.

Hojas de cálculo

3.2 Elabora el Informe con la información procesada.

Informe

3.3 Somete el Informe a consideración del Gerente de Control Interno.

4.0 Revisa el Informe

2 semanas

Gerente de

Control Interno

4.1 Revisa el Informe y lo remite al Director de Contraloría Interna.

Informe revisado

Director de

Contraloría

Interna

5.0 Presenta para Autorizar Informe

5.1 Revisa el Informe y lo presenta al Director General Adjunto de Planeación y Contraloría para su autorización.

Informe autorizado

5.2 Solicita gestionar el envío del Informe a la Secretaría de la Función Pública.

6.0 Envía el Informe del Estado que Guarda el Sistema de Control Interno Institucional a la Secretaría de la Función Pública

Subgerente de

Control Interno

3

6.1 Elabora el oficio para envío del Informe al Titular de la Secretaría de la Función Pública, así como nota informativa para presentar el oficio a firma del Director General, y los somete a consideración del Gerente de Control Interno.

Borrador

oficio y nota

informativa

Gerente de

Control Interno

3

7.0 Revisa el oficio y la nota informativa y la remite al Director de Contraloría Interna.

7.1 Revisa el oficio y la nota informativa.

Oficio y nota

preliminares

Remite el oficio y la nota informativa al Director de Contraloría Interna.

Director de

Contraloría

Interna



Oficio y nota

preliminares

9.0 Remite el oficio y la nota informativa a la Dirección


Día Mes Año

27 02 2017



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Información

- - - -

Día Mes Año


01 07 2015



Subgerente de

Control Interno

3

General Adjunta Jurídica para su revisión y visto bueno

9.1 Remite el oficio y la nota informativa a la Dirección General Adjunta Jurídica para su revisión y visto bueno.

Oficio y nota

preliminares

9.2 Recibe el oficio y la nota informativa con el visto bueno de la Dirección General Adjunta Jurídica y procede a gestionar la firma del Director General.

Oficio y nota

preliminares

9.3 Envía el Informe a la Secretaría de la Función Pública mediante oficio firmado por el Director General.

Acuse del

oficio de

envío del

Informe

A más tardar el 31 de enero de cada año

10.0 Presenta el Informe sobre las actividades, el funcionamiento y el estado que guarda el Sistema de Control Interno en Banobras al Comité de Auditoría y al Consejo Directivo

Subgerente de

Control Interno

3

10.1 Prepara fichas para presentar el Informe al Comité de Auditoría y al Consejo Directivo, y las remite al Gerente de Control Interno para su consideración y gestiona las firmas correspondientes.

Fichas

En la primera sesión anual de cada órgano colegiado

10.2 Remite el Informe mediante las fichas respectivas al Comité de Auditoría y al Consejo Directivo.

Acuses de

las fichas

11.0 Informa al Comité de Auditoría

el avance de las acciones de mejora

Subgerente de

Control Interno

3

11.1 Elabora reporte de avance de las acciones de mejora y la ficha respectiva para el Comité de Auditoría, los remite al Gerente de Control Interno para su consideración.

Borrador

reporte de

avance y de

la ficha

Trimestralmente

Gerente de

Control Interno

11.2 Revisa reporte avance de las acciones de mejora y la ficha para el Comité de Auditoría, los remite al Director de Contraloría Interna para su autorización.

Reporte de

avance y

ficha

preliminares

Director de

Contraloría

Interna

11.3 Revisa reporte avance de las acciones de mejora y la ficha para el Comité de Auditoría, y en su caso, firma la ficha para envío al Comité de Auditoría.

Reporte de

avance y

ficha

preliminares


Día Mes Año

27 02 2017



Elaboró: JCSS



Información

- - - -

Día Mes Año


01 07 2015



11.4 Remite el reporte al Comité de Auditoría mediante ficha respectiva.

Acuse de la

ficha

Fin del procedimiento


Día Mes Año

27 02 2017



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Información

- - - -

Día Mes Año


01 07 2015



Sección VII. Elaboración del Informe anual de las actividades de control interno establecidas

en el artículo 164 de las Disposiciones de Carácter General aplicables a las Instituciones

de Crédito VII.1.Descripción

VII.2. Políticas VII.2.1 El Director de Contraloría Interna debe:

VII.2.1.1. Informar anualmente al Comité de Auditoría y al Consejo Directivo sobre las actividades de control interno establecidas en el artículo 164 de las Disposiciones de Carácter General aplicables a las Instituciones de Crédito.

VII.2.1.2. Autorizar el Informe anual de las actividades de control interno establecidas en el artículo 164 de las Disposiciones de Carácter General aplicables a las Instituciones de Crédito.

VII.2.2 El Gerente de Control Interno debe:

VII.2.2.1. Revisar el Informe Anual del estado que guarda el sistema de control interno y someterlo a la consideración del Director de Contraloría Interna.

VII.2.3 El Subgerente de Control Interno 3 debe:

VII.2.3.1. Elaborar e integrar el Informe anual de las actividades de control interno establecidas en el artículo 164 de las Disposiciones de Carácter General aplicables a las Instituciones de Crédito.

Etapa Descripción

Elaboración del Informe

anual de las actividades

de control interno

establecidas en el

artículo 164 de las

Disposiciones de

Carácter General

aplicables a las

Instituciones de Crédito

Elaborar un informe anual que contenga las principales actividades

establecidas en el artículo 164 de las Disposiciones de Carácter General

aplicables a las Instituciones de Crédito y remitirlo a Comité de Auditoría y al

Consejo Directivo.

Dirección de Contraloría Interna, Gerencia de Control Interno y Subgerencia

de Control Interno 3.


Día Mes Año

27 02 2017



Elaboró: JCSS



Información

- - - -

Día Mes Año


01 07 2015



VII.3. Procedimiento

VII.3.1 Diagrama de Flujo

1.0 Obtiene información para elaborar el

Informe


INICIO


2.0 Elabora el informe

3.0 Revisa el informe



4.0 Autoriza el informe


5.0 Remite el informe al Comité de Auditoría y al

Consejo Directivo

INICIO


Día Mes Año

27 02 2017



Elaboró: JCSS



Información

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Día Mes Año


01 07 2015



VII.3.2 Descripción de Actividades para la elaboración del Informe anual de las actividades de Control Interno establecidas en el artículo 164 de las Disposiciones de Carácter General aplicables a las Instituciones de Crédito (El Informe).



Gerente de

Control Interno

1.0 Obtiene información para elaborar

el Informe 1 semana

1.1 Solicita informes y documentación

necesaria para la elaboración del

informe.

Informes y

documentación

1.2 Remite informes y documentación al

Subgerente de Control Interno 3.

Subgerente de

Control Interno

3

2.0 Elabora el informe

2.1 Integra el informe con la información y

documentación recibida conforme a

los apartados del artículo 164 de las

Disposiciones de Carácter General

aplicables a las Instituciones de

Crédito.

2 semanas

2.2 Remite el Informe al Gerente de

Control Interno. Informe

Gerente de

Control Interno

3.0 Revisa Informe 1 semana

3.1 Revisa el Informe y lo turna al Director

de Contraloría Interna para su

Autorización.

Informe

revisado

Director de

Contraloría

Interna

4.0 Autoriza Informe 1 semana

4.1 Autoriza el Informe

4.2 Solicita envío del Informe al Comité

de Auditoría y al Consejo Directivo,

respectivamente.

Informe

autorizado

Subgerente de

Control Interno

3

5.0 Remite Informe al Comité de

Auditoría y al Consejo Directivo 1 semana

5.1 Elabora Fichas para el Comité de

Auditoría y para el Consejo Directivo. Fichas

5.2 Remite el Informe al Comité de

Auditoría y al Consejo Directivo.

Acuse de

recibo



Día Mes Año

27 02 2017



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Información

- - - -

Día Mes Año


01 07 2015



Sección VIII. Revisión y Actualización de los Objetivos y Lineamientos del Sistema

de Control Interno VIII.1. Descripción

VIII.2. Políticas IX.2.1 El Director de Contraloría Interna debe:

VIII.2.1.1. Coordinar anualmente la actualización de los “Objetivos y Lineamientos del Sistema de Control Interno de Banobras”.

VIII.2.1.2. Solicitar de manera anual a los Directores Generales Adjuntos, Directores, y en su caso, Subdirectores de Banobras, sus comentarios y sugerencias para la actualización del documento “Objetivos y Lineamientos del Sistema de Control Interno de Banobras”, con el fin de que la actualización del documento sea un proceso integral.

VIII.2.1.3. Revisar y presentar el documento actualizado al Director General Adjunto de Planeación y Contraloría para su visto bueno.

VIII.2.1.4. Presentar el documento actualizado al Comité de Auditoria para su consideración, así como gestionar su presentación al Consejo Directivo, para su autorización.

VIII.2.1.5. Atender las sugerencias y/o comentarios que, en su caso, realice el Comité de Auditoría y el Consejo Directivo sobre la actualización del documento “Objetivos y Lineamientos del Sistema de Control Interno de Banobras”.

IX.2.1 El Gerente de Control Interno debe:

VIII.2.2.1. Revisar la actualización del documento y remitirlo al Director de Contraloría Interna.

VIII.2.2.2. Gestionar su publicación y difusión en la Intranet Institucional una vez autorizado el documento.

IX.2.1 El Subgerente de Control Interno 3 debe:

VIII.2.3.1. Formular propuestas de mejora al documento.

Etapa Descripción

Revisión y actualización

de los Objetivos y

Lineamientos del

Sistema de Control

Interno

Actualizar anualmente los Objetivos y Lineamientos del Sistema de Control

Interno, para asegurar que están alineados a la normativa interna y externa y

que sea congruente con los procesos y procedimientos de la Institución.

Dirección de Contraloría Interna, Gerencia de Control Interno, Subgerencia

de Control Interno 3


Día Mes Año

27 02 2017



Elaboró: JCSS



Información

- - - -

Día Mes Año


01 07 2015



VIII.2.3.2. Revisar las propuestas de modificación realizadas por las diferentes unidades administrativas de Banobras y proponer el tratamiento que se les dará.

VIII.2.3.3. Integrar las modificaciones propuestas por las áreas administrativas de Banobras en el documento.


Día Mes Año

27 02 2017



Elaboró: JCSS



Información

- - - -

Día Mes Año


01 07 2015



VIII.3. Procedimiento

VIII.3.1 Diagrama de flujo

1.0 Solicita propuestas de actualización del

documento


INICIO


2.0 Revisa propuestas de actualización y/o

modificación

3.0 Actualiza el documento



4.0 Presenta el documento para

aprobación


5.0 Difunde el documento en la

intranet Institucional

INICIO


Día Mes Año

27 02 2017



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Información

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Día Mes Año


01 07 2015



VIII.3.2 Descripción de Actividades para la revisión y actualización de Objetivos y Lineamientos del Sistema de Control Interno en Banobras (El documento).

Responsable No Actividad Documento

de Trabajo Entregable Tiempo

1.0 Solicita propuestas de

actualización del documento

Director de

Contraloría

Interna

1.1 Envía el documento a los

Directores Generales Adjuntos,

Directores, y en su caso,

Subdirectores del Banco, a la

Gerencia de Reingeniería de

Procesos y a la Gerencia de

Seguridad de la Información, para

su revisión, y en su caso, remisión

de propuestas de actualización y

comentarios.

3 semanas

1.2 Recibe propuestas de actualización y comentarios al documento y las turna al Gerente de Control Interno y al Subgerente de Control Interno 3.

Objetivos y lineamientos del Sistema de Control Interno con comentarios

2.0 Revisa propuestas de actualización y/o modificación


2.1 Recibe y revisa las propuestas de actualización y comentarios al documento.

Propuestas de actualización y comentarios al documento

1 semana

2.2 Determina las propuestas de actualización y comentarios procedentes.

3.0 Actualiza el documento


3

3.1 Incorpora al documento y en el Formato de Administración de Cambios, las propuestas de actualización y/o modificaciones.

Documento y FAC

3 semanas


3

3.2 Revisa el documento desde la perspectiva del apego al Sistema de Control Interno y realiza las actualizaciones y/o modificaciones pertinentes.

Documento y FAC

Posteriormente


Día Mes Año

27 02 2017



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Información

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Día Mes Año


01 07 2015



Responsable No Actividad Documento



3

3.3 Remite el documento actualizado y el Formato de Administración de Cambios correspondiente, al Gerente de Control Interno.

Documento y FAC


3.4 Revisa el documento, y lo remite al Director de Contraloría para revisión y firma.

Documento y FAC


Interna

3.5 Revisa el documento, y en su caso, procede a firmarlo

Documento firmado

4.0 Presenta el documento para

aprobación


3

4.1 Elabora las fichas para presentación del documento al Comité de Auditoría y al Consejo Directivo

Fichas Conforme al calendario de sesiones del Comité de Auditoría y del Consejo Directivo


Interna

4.2 Remite el documento al Comité de Auditoría, para su aprobación.

Acuse de la ficha


Interna

4.3 Remite el documento al Consejo Directivo, para su aprobación.

Acuse de la ficha

5.0 Difunde el documento


5.1 Solicita la difusión y publicación del documento.


5.2 Difunde el documento y lo publica en la Intranet Institucional.



Día Mes Año

27 02 2017



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Información

- - - -

Día Mes Año


01 07 2015



Sección IX. Herramientas de Autoevaluación de Control Interno

IX.1. Descripción

IX.2. Políticas IX.2.1. El Director de Contraloría Interna debe:

IX.2.1.1. Revisar las herramientas de Control Interno a incorporar en cada proceso.

IX.2.1.2. En caso de implementar las ACI, coordinar la validación de los reactivos: i. Con los propietarios de los procesos (Directores), ii. La periodicidad con que se aplicarán las agendas (diaria, semanal, mensual,

trimestral, etc.) iii. El personal responsable de realizar la autoevaluación, iv. La criticidad de la actividad (alertas), de acuerdo a su grado de riesgo.

IX.2.1.3. Revisar los resultados de la aplicación de las ACI para, en su caso: i. Sugerir como primera propuesta de mejora del autocontrol su cumplimiento en

la práctica; ii. Los ajustes necesarios en el Manual Operativo, a efecto de ajustar la descripción

del proceso. iii. En coordinación con los propietarios de los procesos, diseñar y establecer

medidas y mecanismos de control, ante la activación, en su caso, de alertas de control.

IX.2.2. El Gerente de Control Interno debe:

IX.2.2.1. Validar la herramienta de autoevaluación determinada.

IX.2.2.2. En caso de ser las ACI, validar que los reactivos a incorporar en cada una, correspondan a las actividades descritas en los manuales operativos vigentes.

IX.2.2.3. Enviar las ACI a los responsables de los procesos para su formalización e inicio de su aplicación, con la periodicidad acordada.

IX.2.2.4. Enviar a los dueños de los procesos, la evaluación periódica del resultado de la aplicación de las ACI.

Etapa Descripción / Responsables

Herramientas de

Autoevaluación de

Control Interno

Coordinar la integración y aplicación de las autoevaluaciones, mediante el

diseño y aplicación de controles, entre las que destacan las Agendas de

Control Interno (ACI) para los procesos que soportan el objeto del Banco

(Fiduciario, Crediticio, Derivados, Asistencia Técnica, Captación e Inversión de

Recursos).

Dirección de Contraloría Interna, Gerencia de Control Interno y Subgerencia de

Control Interno 2.


Día Mes Año

27 02 2017



Elaboró: JCSS



Información

- - - -

Día Mes Año


01 07 2015



IX.2.3. El Subgerente de Control Interno 2 debe:

IX.2.3.1. Proponer la herramienta de autoevaluación de control interno a ser implementada.

IX.2.3.2. En caso de ser ACI, definir y proponer los reactivos en función de las actividades previstas en los manuales operativos vigentes.

IX.2.3.3. Una vez definidas las ACI, cargarlas en el Portal de Colaboración respectivo.

IX.2.3.4. Proponer mejoras a los reactivos de las ACI, derivado de los resultados de su aplicación.

IX.2.3.5. Elaborar la evaluación periódica del resultado de la aplicación de las ACI.

IX.2.3.6. Las unidades administrativas dueñas de los procesos contestarán los reactivos de las ACI de manera mensual, o en su caso, en un período distinto previa justificación por escrito.


Día Mes Año

27 02 2017



Elaboró: JCSS



Información

- - - -

Día Mes Año


01 07 2015



IX.3. Procedimiento

IX.3.1 Diagrama de flujo

INICIO

1. Gerente de Control Interno

Revisa el mapa de procesos de Banobras y

elabora propuesta de proceso (s) a incluir en la

Agenda de Control Interno.

2. Director de Contraloría Interna

Recibe y revisa propuesta

4. Subgerente de Control Interno 2

Recibe la propuesta y elabora el proyecto de

Herramienta de Autoevaluación

B

B

¿Hay cambios?

No

1


Recibe autorización y turna propuesta

¿La autoriza?

Si

No


Recibe y revisa proyecto de reactivos.

DSi


Día Mes Año

27 02 2017



Elaboró: JCSS



Información

- - - -

Día Mes Año


01 07 2015



6. Subdirector de Contraloría Interna

Conoce proyecto de reactivos.

1

¿Hay cambios? DSí

No


¿Hay cambios?

E

ENo


Recibe reactivos y los turna a la Gerencia de Control Interno para su

aplicación.

¿Hubo incidentes que reportar?

FSi

Reporta al Gerente de Control Interno los resultados de las

encuestas para su revisión.

No

F


Recibe reactivos y turna al Subgerente de Control

Interno 2

11. Área (s) involucrada (s)

10. Subgerente de Control Interno 2

Recibe e inicia aplicación de reactivos

H

H

2


Recibe (n) y revisa (n) propuesta de reactivos.

Envía a las áreas involucradas propuesta de

reactivos

Si

Revisa (n) y aclara (n) incidencias con el

Subgerente de Control Interno 2.


Día Mes Año

27 02 2017



Elaboró: JCSS



Información

- - - -

Día Mes Año


01 07 2015



FIN


Recibe y revisa los resultados

¿Hay cambios?

No


Recibe y revisa los resultados.

HSi

¿Hay cambios? HSi

I

I


Recibe (n) y revisa (n) propuesta de controles.

¿Hay cambios?

No

JSi


Acusa de enterado e instruye al Subgerente de

Control Interno 2 para seguimiento.

2

J


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Información

- - - -

Día Mes Año


01 07 2015



IX.3.2 Descripción de Actividades del procedimiento de Herramientas

de Autoevaluación de Control Interno




1.0 Revisa el mapa de procesos de Banobras

1.1 Revisa el mapa de procesos de Banobras.

Entrada

Mapa de procesos de Banobras.

1.2 Valida propuesta de proceso, para determinar la Herramienta de Autoevaluación de Control Interno a ser aplicada, entre ellas las ACI.

Propuesta

1.3 Informa propuesta al Director de Contraloría Interna para su autorización.

Propuesta


2.0 Recibe y revisa propuesta.

2.1 Recibe y revisa la propuesta del proceso.

Propuesta

2.2 ¿Autoriza?

Si, continúa paso 3.0.

No, regresa paso 1.0.


3.0 Recibe autorización y turna propuesta.

3.1 Recibe autorización y notifica la propuesta autorizada al Subgerente de Control Interno 2

Propuesta


4.0 Recibe la propuesta y elabora el proyecto de Herramienta de Autoevaluación

4.1 Recibe el nombre del proceso autorizado y elabora el proyecto de herramienta de autoevaluación, pudiendo ser las ACI.

Propuesta

y proyecto de reactivos

4.2 Remite el proyecto, en su caso, de reactivos al Gerente de Control Interno para su revisión.


5.0 Recibe y revisa proyecto de reactivos

5.1 Recibe y revisa el proyecto de reactivos.

Proyecto de reactivos


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Información

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01 07 2015





5.2 ¿Hay cambios?


No, continúa paso 5.3.

5.3 Informa proyecto de reactivos al Director de Contraloría Interna.


6.0 Conoce proyecto de reactivos

6.1 Conoce proyecto de reactivos. Proyecto de

reactivos.

6.2 En su caso, emite comentarios. Comentarios.

6.3 ¿Hay cambios?



6.4 Informa al Gerente de Control Interno de la autorización del proyecto de reactivos para su envío a la(s) área(s) involucradas en el proceso para su revisión y validación.



7.0

Envía a las áreas involucradas propuesta de reactivos

7.1 Envía a las áreas involucradas la propuesta de los reactivos para su revisión y validación.

Área (s) involucrada (s)

8.0 Reciben proyecto de reactivos.

8.1 Reciben y revisan proyecto de reactivos.


8.2 ¿Hay cambios?



Por evento

8.3 Turna los reactivos revisados al Gerente de Control Interno para iniciar su aplicación.

Reactivos revisados


9.0 Recibe y turna reactivos.

9.1 Recibe y turna reactivos al Subgerente de Control Interno 2 para coordinar su aplicación por parte de las áreas involucradas.

Reactivos revisados

10.0 Recibe y coordina la aplicación de los reactivos.


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27 02 2017



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Información

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01 07 2015






10.1 Recibe y coordina la aplicación de los reactivos por parte de las áreas involucradas, previa carga de las ACI con sus reactivos en el Portal de Colaboración correspondiente.

Reactivos


10.0 Recibe e inicia aplicación de reactivos

10.1 Recibe y aplica los reactivos.

10.2 Revisa y analiza los resultados, y en su caso, propone controles al proceso (s).

Reactivos y mejoras (controles)

10.3 ¿Hubo incidentes que reportar?



10.4 Reporta al Gerente de Control Interno los resultados de los reactivos.

Continúa en la actividad 12.0.

Resultado de los reactivos aplicados.


11.0 Revisa(n) y aclara(n) incidencias.

11.1 Revisa (n) y aclara (n) incidencias con el Subgerente de Control Interno 2.

11.2 Continúa en la actividad 12.0.


12.0 Recibe y revisa los resultados

12.1 Recibe y revisa los resultados, y en su caso, incluye la (s) propuesta (s) de controles.


12.2 ¿Hay cambios?


No, continúa al paso 12.3

12.3 Turna resultados, y en su caso, propuesta de nuevos controles, al Director de Contraloría Interna.



13.0 Recibe y revisa los resultados

13.1 Recibe y revisa los resultados, y en su caso, la propuesta de nuevos controles.

Resultado de los reactivos aplicados y propuesta de controles


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Información

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01 07 2015





13.2 ¿Hay cambios?

Si, regresa al paso 12.0

No, continúa al paso 13.3

13.3 Turna propuesta de nuevos controles al área(s) involucrada(s) para su revisión y validación a través del Gerente de Control Interno.


14.0 Reciben y validan propuesta de nuevos controles.

14.1 Reciben y validan propuesta de nuevos controles. Resultado de los

reactivos aplicados y propuesta de controles.

14.2 ¿Hay cambios?



14.3 Validan e implantan nuevos controles, e informan al Gerente de Control Interno.

Resultado de los reactivos y resultados de los controles


15.0 Acusa de enterado e instruye el seguimiento.

15.1 Acusa de enterado e instruye al Subgerente de Control Interno 2 para el seguimiento.

Acuse



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Información

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01 07 2015



Sección X. Revisión de bitácoras de transacciones

X.1. Descripción

X.2. Políticas X.2.1. El Director de Contraloría Interna debe informar al Director de Operaciones de la Dirección

General Adjunta de Crédito (DGAC) las inconsistencias que se detecten en cuanto a la discrepancia entre el número o monto de las operaciones registradas en las bitácoras de transacciones de los sistemas IKOS Cash y SPEI.

X.2.2. El Gerente de Control Interno debe supervisar y dar seguimiento a las acciones tendientes a corregir las situaciones por las cuales se hubieran presentado discrepancias entre el número o monto de las operaciones registradas en las bitácoras transacciones de los sistemas IKOS Cash y SPEI.

X.2.3. El Subgerente de Control en Interno 1 debe revisar, por periodos semanales, las bitácoras de transacciones de los sistemas IKOS Cash y SPEI.

X.2.4. El Subgerente de Control en Interno 1 debe comunicar los resultados de la revisión al Director de Contraloría Interna y al Gerente de Control Interno, así como las discrepancias que deban ser informadas al Director de Operaciones de la DGAC.

Etapa Descripción

Revisión de bitácoras

Llevar a cabo la revisión de las bitácoras de transacciones del Sistema de

Control de Flujo de Efectivo (IKOS Cash) y Sistema de Pagos Electrónicos

Interbancarios (SPEI).

Dirección de Contraloría Interna, Gerencia de Control Interno y Subgerente de

Control Interno 1.


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Información

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01 07 2015



X.3. Procedimiento

X.3.1 Diagrama de flujo para la revisión de las bitácoras de transacciones

Inicio


1.1 Realiza la extracción de las

bitácoras de transacciones

1.3 Realiza la carga de la información en

un programa de base de datos.

1.4 Ejecuta el programa para

identificar desviaciones

considerando las reglas de monitoreo

definidas

¿Se encontraron desviaciones?

1.6 Notifica la desviación al

Administrador Operativo de IKOS Cash y solicita su

apoyo para determinar la causa

1.7 Da seguimiento e integra la

justificación y documentación

soporte proporcionada por el Administrador

Operativo.

1.8 Informa los resultados al

Gerente de Control Interno y al Director

de Contraloría Interna.

Si

No

Fin

1.2 Realiza la transformación de la información a un

formato para el manejo apropiado

de los datos.


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27 02 2017



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Información

- - - -

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01 07 2015



X.3.2 Descripción de Actividades de Revisión de bitácoras de transacciones

Responsable No. Actividad Documento



1.0 Realiza la extracción de las bitácoras de transacciones

De acuerdo al período

seleccionado

1.1 Realiza la extracción de las bitácoras de transacciones de los sistemas IKOS Cash y SPEI.

Archivos en Excel

1.2 Realiza la transformación de la información a un formato para el manejo apropiado de los datos.

1.3 Realiza la carga de la información en un programa de base de datos.

Base de datos en Access

1.4 Ejecuta el programa para identificar desviaciones considerando las reglas de monitoreo definidas (por monto y número de operaciones).

1.5 ¿Se encontraron desviaciones?

Sí, continúa paso 1.6.


1.6 Notifica la desviación al Administrador Operativo de IKOS Cash y solicita su apoyo para determinar la causa.

Por evento 1.7 Da seguimiento e integra la justificación y documentación soporte proporcionada por el Administrador Operativo.

1.8 Informa los resultados al Gerente de Control Interno y al Director de Contraloría Interna.

Correo electrónico

Por evento



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Información

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01 07 2015



Sección XI. Revisión del proceso de conciliación entre los sistemas operativos

y contables XI.1. Descripción

Procedimiento Descripción / Responsables

Revisión del proceso de conciliación

Verificar trimestralmente o cada que así se requiera que el proceso de conciliación entre los sistemas operativos y contables sea el adecuado.

Dirección de Contraloría Interna, Gerencia de Control Interno y Subgerencia de Control Interno 2.

XI.2. Políticas XI.2.1. El Director de Contraloría Interna debe:

XI.2.1.1. Coordinar las actividades para verificar las acciones de revisión para que el proceso de conciliación entre los sistemas operativos y contables sean adecuados.

XI.2.2. El Gerente de Control Interno debe:

XI.2.2.1. Supervisar las actividades para verificar las acciones de revisión relativas al proceso de conciliación entre los sistemas operativos y contables.

XI.2.2.2. Validar que las acciones de verificación se realicen trimestralmente, o según se requiera.

XI.2.2.3. Solicitar por oficio a la Gerencia de Contabilidad las conciliaciones que se revisarán.

XI.2.2.4. En caso de que el Subgerente de Control Interno 2 le reporte diferencias significativas en las conciliaciones, solicitar a la Gerencia de Contabilidad y/o áreas responsables de las conciliaciones que documenten las causas de dichas diferencias.

XI.2.3. El Subgerente de Control Interno 2 debe:

XI.2.3.1. Revisar trimestralmente o cada que se requiera, la documentación soporte de las conciliaciones y verificar que no existan diferencias significativas entre los saldos operativos y los saldos contables.

XI.2.3.2. Seleccionar aleatoriamente las conciliaciones que serán revisadas conforme a la Matriz Contable.

XI.2.3.3. En el caso de que se detecten diferencias significativas en las conciliaciones, informar a su superior jerárquico.

XI.2.3.4. Verificar que las causas de las diferencias detectadas están debidamente documentadas y aclaradas por parte de la Gerencia de Contabilidad y/o de las áreas responsables de las operaciones en cuestión.


Día Mes Año

27 02 2017



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Información

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01 07 2015



XI.2.3.5. Integrar y conservar la documentación soporte de las revisiones que se realicen a los procesos de conciliación.


Día Mes Año

27 02 2017



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Información

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01 07 2015



XI.3. Procedimiento

XI.3.1 Diagrama de flujo de la Revisión del proceso de conciliación entre los sistemas operativos y contables

INICIO

3.0 Revisa la documentación

soporte del proceso de

conciliación entre saldos

operativos y saldos contables.

1.0 Selecciona aleatoriamente

las operaciones que se

revisarán


2


2.0 Solicita las conciliaciones

de las operaciones


2

4.0 Solicita información

respecto de las diferencias

significativas en las

conciliaciones



2

5.0 Recibe y analiza la

información relativa a las

diferencias significativas en las

conciliaciones

¿Hay diferencias?

Sí

No


2

7.0 Integra documentación

soporte

A

A

¿Se requiere

información

adicional?

No

Sí

FIN

6.0 Recibe y revisa el reporte

de la verificación de las

conciliaciones


A


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27 02 2017



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Información

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01 07 2015



XI.3.2 Descripción de Actividades para la Revisión del proceso de conciliación entre los sistemas operativos y contables

Responsable No Actividad Documento de trabajo

Entregable Tiempo

Subgerente Control Interno 2

1.0 Selecciona aleatoriamente las operaciones que se revisarán

1.1 Genera un listado actualizado de las conciliaciones del Banco conforme a la Matriz Contable.

Listado actualizado

1.2 Selecciona aleatoriamente las conciliaciones del trimestre inmediato anterior que se revisarán.

Listado con las conciliaciones seleccionadas

1.3 Remite al Gerente de Control Interno el listado de las conciliaciones seleccionadas.


2.0 Solicita las conciliaciones de las operaciones

Trimestralmente

2.1 Revisa el listado de las conciliaciones seleccionadas.

2.2 Solicita, mediante oficio, a la Gerencia de Contabilidad copia de las conciliaciones seleccionadas.

Oficio


3.0 Revisa la documentación soporte del proceso de conciliación entre saldos operativos y saldos contables

Trimestralmente

3.1 Verifica si existen diferencias significativas entre los saldos operativos y los saldos contables


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Información

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01 07 2015



proporcionados por la Gerencia de Contabilidad.

3.2 ¿Hay diferencias significativas?

Sí, continúa paso 4.0 No, continúa paso 6.0


4.0 Solicita información respecto de las diferencias significativas en las conciliaciones

4.1 Solicita, mediante oficio, a la Gerencia de Contabilidad y a las áreas responsables de los procesos en cuyas conciliaciones se identificaron diferencias significativas, que documenten las causas de las mismas.

Oficio


5.0 Recibe y analiza la información relativa a las diferencias significativas en las conciliaciones

5.1 Verifica que las causas de las diferencias significativas detectadas fueron debidamente documentadas por la Gerencia de Contabilidad y/o por las áreas responsables de las operaciones en cuestión.

5.2 Reporta al Gerente de Control Interno los resultados de la revisión de las diferencias significativas

Trimestralmente


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Información

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01 07 2015




6.0 Recibe y revisa el reporte de la verificación respecto de las diferencias significativas

6.1 ¿Se requiere información adicional?

Sí, regresa paso 4.0 No, continúa paso 6.2

6.2 Se informa a la Gerencia de Contabilidad del resultado del análisis de la conciliación integral.


7.0 Integra documentación soporte

7.1 Integra y conserva la documentación soporte de la revisión realizada al proceso de conciliación.

Soporte documental archivado en expediente y Portal de Colaboración



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27 02 2017



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Información

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Sección XII. Anexos Anexo 1. Definiciones

Término Definición

Agenda de Control Interno(ACI)

Son concebidas como una herramienta de autoevaluación en materia de control interno cuya finalidad es permitir al personal que realiza las actividades sustantivas en cada proceso, asegurar la adecuada realización de sus actividades. Se integra de reactivos asociados a un proceso.

Base de datos para el control de acciones a implementar

Archivo electrónico de Excel que se encuentra en el portal de colaboración de la Dirección de Contraloría y Procesos, en la intranet de Banobras, en el cual se administran las medidas correctivas o preventivas y controles a implementar para subsanar las deficiencias detectadas, por las instancias de supervisión y fiscalización, así como por el Consejo Directivo y Comité de Auditoría.

Acción de control

Actividad determinada e implantada por el Director General y demás servidores públicos de la Institución para alcanzar los objetivos institucionales, prevenir y administrar los riesgos identificados.

Documento Normativo

Documento que implica que su aplicación es obligatoria y se emite para mejorar la gestión de Banobras, dar cumplimiento a alguna ley, norma o disposición oficial, entre otros motivos.

Deficiencia del sistema de control interno

Problemática detectada por las instancias de supervisión o fiscalización, con sus respectivas recomendaciones preventivas y/o correctivas, así como las sugerencias y acciones derivadas de los acuerdos de Consejo Directivo y Comité de Auditoría pendientes de atender por las áreas responsables de su implementación.

Instancias de supervisión o fiscalización

En singular o en plural, indistintamente se entenderá por Entidad u Órgano de fiscalización o Supervisión, a la ASF, SFP, Banxico, CNBV, OIC en Banobras, y Despachos Externos de Auditoría designados por la SFP.

Herramientas de Autoevaluación de Control Interno

Son mecanismos que permiten la autoevaluación de los procesos, mediante el diseño y aplicación de controles, entre ellas, las Agendas de Control Interno.

Manual General de Organización de Banobras

Es el documento que está integrado por cada uno de los Manuales de Organización de las Direcciones de Área del Banco. Contiene, en forma ordenada y sistemática, la información sobre la estructura de organización, misión, objetivos y funciones de una Dirección de Área.

Matriz Contable Relación de los elementos de control de cifras contables versus operativas que se llevan a cabo, indicando el tipo de control, los elementos de control, la periodicidad, y el responsable de ejecución y de validación.

Medida correctiva

Actividad a realizar para subsanar las deficiencias en los procesos de Banboras, que se derivan de las observaciones y recomendaciones determinadas por las instancias de supervisión y fiscalización, así como de las sugerencias o acciones derivadas de los acuerdos que sobre el sistema de control interno emiten el Consejo Directivos y el Comité de Auditoría.


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Información

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01 07 2015



Término Definición

Medida preventiva

Actividad a realizar para prevenir que vuelva a ocurrir la deficiencia subsanada.

Otras Instancias de Fiscalización

Banobras como integrante de la Administración Pública Federal está sujeto a la fiscalización por parte de Despachos Externos designados por la Secretaría de la Función Pública, la propia Secretaría de la Función Pública a través de sus áreas encargadas de Auditoría y Control y otros Despachos Externos encargados de la fiscalización con motivo de las operaciones que realiza en su carácter de Agente financiero, Prestamos con Organismos Bilaterales, Multilaterales y Fideicomisos, generándose los respectivos informes de resultado que en algunos casos contemplan observaciones con sugerencias y recomendaciones para subsanar las problemáticas detectadas.

Reactivos de la Agenda de Control Interno

Los reactivos de estas agendas son preguntas que pretenden identificar el comportamiento de la operación en diversos puntos de control. Dichas preguntas deben ser construidas de manera coordinada con los propietarios de los procesos, a partir de las actividades sustantivas del proceso, para dar cumplimiento a las medidas y controles establecidos en el respectivo Manual Operativo.


EI Sistema de Control lnterno establece las directrices y lineamientos generales que enmarcan las acciones y responsabilidades de todo el personal del Banco Nacional de Obras y Servicios Públicos, S,N.C. (Banobras), quienes son el elemento central sobre el que recae la función primaria del control de los procesos básicos del Banco, para incidir en el cumplimiento de la misión y el logro de los objetivos y metas institucionales. Para Banobras, el Sistema de Control lnterno es un proceso dinámico en el que participan el Consejo Directivo, Comisarios, el Comité de Auditoría, la Dirección General y todos los funcionarios y empleados de la Institución.

Análisis de Impacto al Negocio - BIA

Proceso de análisis de funciones de una organización y los efectos que una interrupción podría tener sobre ellos. Comúnmente se hace referencia a este concepto como BIA por sus siglas en inglés.

Registro de auditoría

Información que contiene un registro de las actividades realizadas por un usuario en un sistema.

Bitácora de auditoría

Conjunto de registros de auditoría que tienen como finalidad, servir para la reconstrucción de hechos a partir de una serie de eventos.


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27 02 2017



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Información

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01 07 2015



Anexo 2. Base de datos para el control de acciones por implementar

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES A...

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