MANUAL DE PREPARACION PARA LA CERTIFICACION BAJO LA...

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MANUAL DE PREPARACION PARA LA

CERTIFICACION BAJO LA NORMA ISO 14001

DE JAE IMPRENTAS

El presente manual es propiedad de:

JAE Imprentas

Copia no.........................................................................

Entregada a:.....................................................................

Organización:...................................................................

Fecha:...............................................................................

Edición no.

Fecha Modificaciones

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INDICE

CAPITULO IV

MANUAL

INTRODUCCIÓN 1/69

OBJETIVO GENERAL 2/69

OBJETIVOS ESPECÍFICOS 2/69

CONCEPTOS GENERALES 3/69

GENERALIDADES DEL MANUAL 12/69

INSTRUCCIONES PARA USO Y ACTUALIZACION DEL MANUAL 13/69

CAMPO DE APLICACIÓN 16/69

ADMINISTRACION DEL MANUAL 16/69

REGISTRO DE REVISIONES 16/69

DISTRIBUCION DEL MANUAL 17/69

CODIFICACION UTILIZADA 17/69 PRESENTACIÓN DE LA ESTRUCTURA DE JAE IMPRENTAS 21/69 4.1 GENERALIDADES DE LA EMPRESA 22/69

4.1.1 EL MODELO DEL SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL 23/69

4.1.2 COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIÓN Y LIDERAZGO 24/69

4.1.3 ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL 25/69

4.1.4 REVISIÓN AMBIENTAL INICIAL 26/69

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4.2 POLÍTICA AMBIENTAL 28/69

4.2.1 MISIÓN Y VISIÓN AMBIENTAL 30/69

4.2.2 COORDINACIÓN CON OTRAS POLÍTICAS DE LA ORGANIZACIÓN 30/69

4.2.3 PREVENCIÓN DE LA CONTAMINACIÓN Y MEJORA CONTINUA 31/69

4.3 PLANIFICACIÓN 31/69

4.3.1 ASPECTOS AMBIENTALES 32/69

4.3.1.1PRINCIPALES IMPACTOSAMBIENTALES DE LA ACTIVIDAD 32/69

4.3.2 REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS 35/69

4.3.3 OBJETIVOS Y METAS AMBIENTALES 36/69

4.3.3.1 INDICADORES DE DESEMPEÑO 37/69

4.3.4 PROGRAMAS DE GESTIÓN AMBIENTAL EN JAE IMPRENTAS 39/69

4.4 IMPLEMENTACION Y OPERACIÓN 42/69

4.4.1 ESTRUCTURA Y RESPONSABILIDAD 42/69

4.4.1.1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE JAE IMPRENTAS 44/69

4.4.1.2 FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES 45/69

4.4.1.3 ESTRUCTURA MEDIOAMBIENTAL DE JAE IMPRENTA 46/69

4.4.2 CAPACITACIÓN, ENTRENAMIENTO Y COMPETENCIA 47/69

4.4.2.1 GESTION DE LOS RECURSOS 48/69

4.4.2.2 PROVISIÓN DE RECURSOS 49/69

4.4.2.3 SELECCIÓN 49/69

4.4.2.4 PERFIL DEL PUESTO DE TRABAJO 49/69

4.4.2.5 COMO SELECCIONAR EL RECURSO HUMANO 49/69

4.4.2.6SENSIBILIZACIÓN Y CAPACITACIÓN DEL RECURSO 51/69

4.4.2.7 COMPETENCIA, TOMA DE CONCIENCIA Y FORMACIÓN 53/69

4.4.3 COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS 54/69

HUMANO

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4.4.4 DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL 55/69

4.4.5 CONTROL DE DOCUMENTOS 56/69

4.4.6 CONTROL DE LAS OPERACIONES 58/69

4.4.7 PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS 59/69

4.5 VERFICACION Y ACCIONES CORRECTIVAS 60/69

4.5.1 MONITOREO Y MEDICIÓN 60/69

4.5.2 NO CONFORMIDADES Y ACCIONES CORRECTIVAS Y

PREVENTIVAS 61/69

4.5.3 REGISTROS 61/69

4.5.4 AUDITORIA DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL 62/69

4.6 REVISION POR LA DIRECCIÓN 62/69

4.6.1 REVISION DEL MODELO DE GESTION AMBIENTAL 62/69

4.6.2 MEJORA CONTINUA 63/69

DIAGNOSTICO EMPRESARIAL 64/69

METODOLOGIA PARA REALIZAR EL DIAGNOSTICO EMPRESARIAL EN RELACION AL SGA DEL SECTOR DE LA INDUSTRIA GRAFICA. 65/69 CRITERIOS PARA DETERMINAR LAS AREAS DE ESTUDIO DENTRO DE LA EMPRESA 67/69 CALIFICACION DE PROBLEMAS DE ACUERDO A SU IMPORTANCIA 69/69

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

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PROPUESTA DE SOLUCION

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MANUAL DEL SISTEMA DE

GESTION AMBIENTAL

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Revisado por:

Aprobado por: Fecha: dd/mm/aa

MANUAL DEL SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL

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INTRODUCCION

El presente es una descripción de una empresa subjetiva (JAE Imprentas), la cual se dedica al

rubro de impresión , y en la que se ha creado un sistema de gestión ambiental el cual esta

basado en la norma ISO 14001, para esto se ha elaborado un manual que contiene los

subsistemas del sistema y todos sus elementos. El sistema puede ser adaptado por cualquier

empresa del sector de la industria grafica en la categoría de pequeña y mediana empresa,

teniendo la oportunidad de modificarlo de acuerdo a sus necesidades, apegándose siempre a

los requerimientos de la norma.

Este manual describe el Sistema de Gestión (SG.) de las Empresas de la Industria Gráfica de

El Salvador que pertenecen al sector de la Mediana y Pequeña Empresa, basado en los

requisitos de las normas de gestión Medioambiental ISO 14000 con el fin de facilitar la

comprensión de los elementos del sistema, su alcance, sus interacciones y la localización de

la documentación asociada.

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Revisado por:



Pág.. 2/69

OBJETIVO GENERAL

Establecer formalmente los procedimientos, que las empresas gráficas Salvadoreñas deben

seguir, para poder implantar un Sistema de Gestión de Ambiental, que posteriormente pueda

ser certificado bajo la norma ISO 14000.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Proponer en forma ordenada, detallada y secuencial los pasos a seguir para ir

cumpliendo con los requisitos exigidos por la norma ISO 14000.

• Definir el compromiso, funciones y responsabilidades del personal de la empresa,

sobre las actividades que deben de realizar para lograr la implantación del Sistema de

Gestión Ambiental.

• Proponer guías y formatos para la documentación que se utilizará en el Sistema de

Gestión Ambiental.

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Revisado por:



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CONCEPTOS GENERALES

El tratamiento de la temática ambiental requiere el empleo de términos y definiciones que

signifiquen lo mismo a todas las partes interesadas. Éstas abarcan, entre otros, a empresas,

clientes, legisladores, trabajadores, comunidades vecinas, organizaciones gubernamentales y

no gubernamentales, proveedores, socios en el comercio internacional, etc.

Al mismo tiempo, muchos términos y definiciones son fruto de desarrollos conceptuales

recientes y su inevitable evolución determina que la terminología ambiental se encuentre aún

en una fase dinámica que obligará a ajustes periódicos de su alcance y contenido.

Las definiciones que se incluyen en este capítulo reflejan el estado actual del conocimiento en

la Gestión Ambiental y, en lo posible, se sustentan en el vocabulario relativo a esta temática

que está utilizando el Comité Técnico ISO/TC 207, en particular el Sub-Comité SC6,

responsable de facilitar la armonización y mejorar la comprensión internacional de los

términos y definiciones relativos al ambiente dentro del marco de la Serie ISO 14000.

1 Ambiente

Entorno en el que una organización opera. Incluye atmósfera, agua, suelo, recursos naturales,

flora, fauna, seres humanos y sus interrelaciones.

2 Aspecto Ambiental

Elemento de las actividades, productos o servicios de una organización que puede interactuar

con el ambiente. Para la Industria Grafica todos los elementos que participan en la

producción de papel y sus derivados

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Revisado por:



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4 Auditoria

Proceso de investigar y revisar las acciones y/u omisiones, decisiones, logros, declaraciones o

informes de personas determinadas con responsabilidades definidas, compararlas con alguna

norma y elaborar y expresar una opinión objetiva sobre el resultado de ese examen, revisión y

comparación (Flint D., Philosophy and Principles of Auditing, An Introduction, 1988).

Revisión y/o evaluación, en un área determinada, realizada por personas con conocimiento de

las tareas a realizar e independientes de las que tienen responsabilidades sobre el área

sometida a examen (Walschut KPG, Towards a General Theory of Auditing, 1994).

5 Auditoria Ambiental

Examen sistemático e independiente para determinar si el desempeño ambiental de una

organización y su sistema de gestión cumplen con las disposiciones previamente establecidas,

si se han aplicado efectivamente y son adecuadas para lograr los objetivos.

La auditoria ambiental incluye una evaluación de los impactos ambientales de las actividades

y productos de una organización y de su sistema de gestión ambiental, con el propósito de

determinar la necesidad de acciones de mejoramiento o correctivas.

6 Auditoria Interna o Externa del Sistema de Gestión Ambiental

Proceso interno o externo de verificación sistemática y documentada para obtener y evaluar

objetivamente evidencias para determinar si el sistema de gestión ambiental de la

organización satisface los criterios establecidos y para comunicar los resultados obtenidos a

la dirección superior/cliente.

7 Auditor Persona calificada para realizar auditorías ambientales.

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Revisado por:



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8 Benchmarking

• Método que mide o compara los productos, servicios y procesos de una organización con

otras organizaciones, que son reconocidas como las líderes en el mismo campo de trabajo

(Dole, 1994).

• Técnica para estudiar la mejor práctica, en una organización competidora o en una industria

diferente, para permitir a la organización adoptarla o mejorar con base en ella (DIS-ISO

14004). En la Industria Gráfica se podrá comparar tanto en las pequeñas y medianas

empresas de este rubro

9 Contaminación

Es la polución que produce o puede producir efectos nocivos para los seres vivos y/o afectar

la higiene pública. La Industria Gráfica produce diferentes desechos como pueden ser alcohol

isopropilico, sobrantes de tintas, diferentes tipos de papelería, etc.

10 Contaminante

Es toda materia o sustancia, sus combinaciones o compuestos, los derivados químicos o

biológicos, así como toda forma de energía térmica, radiaciones ionizantes, vibraciones o

ruido que al incorporarse o actuar con la atmósfera, agua, suelo, flora, fauna, o cualquier

elemento ambiental, alteren o modifiquen su composición o afecten la salud humana.

11 Criterios de Auditoria

Políticas, prácticas, procedimientos o requerimientos con los que el auditor compara las

evidencias auditables. Los requerimientos pueden incluir pero no se limitan a normas, guías,

requisitos específicos de organización y de requerimientos legales o de cumplimiento

obligatorio

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Revisado por:



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12 Cliente

Consumidor o usuario final, beneficiario. El cliente puede ser la organización a ser auditada o

cualquier otra que tenga el derecho legal o contractual para encomendar una auditoría.

13 Conclusión de Auditoria

Juicio profesional u opinión expresada por un auditor sobre la materia de la auditoría, basada

y limitada al razonamiento que el auditor ha aplicado a los hallazgos encontrados durante su

realización.

14 Criterio de Productos

Conjunto de requerimientos técnicos cualitativos y cuantitativos que el solicitante, producto o

categoría de producto, debe satisfacer para que se le conceda una eco etiqueta. Incluye

elementos ecológicos y de función de los productos. En algunos programas, estos criterios se

indican como guías de productos.

15 Desempeño Ambiental

Resultados medibles del sistema de Gestión Ambiental vinculados con el control de los

aspectos ambientales de una organización, y basados en su política, objetivos y metas

ambientales.

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Revisado por:



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16 Evaluación del Desempeño Ambiental

Proceso de medir, analizar, evaluar, informar y comunicar el desempeño ambiental de una

organización con respecto a criterios acordados por la dirección.

17 Impacto Ambiental

Cualquier cambio en el ambiente, adverso o beneficioso, que resulta total o parcialmente de

las actividades, productos o servicios de una organización.

18 Indicador de Desempeño Ambiental

Descripción específica del desempeño ambiental dentro de un área de evaluación dada,

mediante el empleo de atributos y/o parámetros ambientales. Ejemplos: aspectos estéticos ,

etc.

19 Manual de Gestión Ambiental

Documento que describe los procedimientos para implementar el plan ambiental. Dentro de

la Industria Gráfica este documento servirá como una herramienta de apoyo a todas las

industrias de este sector como punto de partida en el proceso de certificación de las normas

ISO 14000

20 Meta Ambiental

Requisito concreto de desempeño, cuantificable en caso sea posible, aplicable a la

organización o a parte de la misma, que necesita ser establecido y alcanzado para lograr los

objetivos ambientales

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21 Mejora Continua

Proceso continuo de evolución positiva del sistema de Gestión Ambiental, cuyo propósito es

lograr mejoras en el desempeño ambiental global de la organización, de acuerdo con su

política ambiental.

No requiere ser realizado simultáneamente en todas las áreas de actividad.

22 Materia Prima

Material primario o secundario, recuperado o reciclado, que se emplea en un sistema, para

elaborar un producto. También es el material tomado del planeta, sin transformación humana

previa.

23 Organización

Compañía, corporación, firma, empresa, institución o bien, parte o combinación de las

anteriores, sea sociedad anónima o no, de carácter público o privado que tiene funciones y

administración propias.

24Objetivo Ambiental

Propósito ambiental global, cuantificable en caso sea posible, que una organización establece

para alcanzar por sí misma y que surge de su política ambiental

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25 Parámetros Ambientales

Son variables que representan características particulares de los atributos ambientales.

26 Política Ambiental

Declaración hecha por la dirección superior de una organización, de sus intenciones y

principios con relación a su desempeño ambiental global. Provee un marco para la acción y

para fijar sus objetivos y metas ambientales.

27 Programa de Gestión Ambiental

Descripción de los mecanismos para alcanzar los objetivos ambientales.

28 Producto

Bienes y servicios con propósitos de consumo, comerciales e industriales.

29 Residuo Sólido

Todo residuo constituido por materiales sólidos, pastosos o semifluidos.

30 Residuo Flotante

Sólido o líquido que flota en las aguas o se extiende sobre éstas formando una película o bien,

que es susceptible de emulsionarse con ellas

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Revisado por:



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32 Revisión Ambiental

La evaluación formal, realizada por la dirección superior, del desempeño de la organización y

de la adecuación de las políticas, de los sistemas y procedimientos vinculados al ambiente,

con respecto al marco legal, a las preocupaciones de partes interesadas y a nuevos objetivos

que resulten como consecuencia de circunstancias cambiantes.

33 Sistema de Gestión Ambiental

Aquella parte del sistema de Gestión Total de la Calidad, que incluye la estructura

organizativa, las actividades de planificación, responsabilidades, prácticas, procedimientos,

procesos y recursos para desarrollar, implementar, alcanzar, revisar y mantener la política

ambiental de la organización.

34 Tecnologías Limpias

Aplicación continúa de una estrategia ambiental integral y preventiva a procesos y productos

para reducir riesgos a las personas y al Medio Ambiente.

35 Tecnologías End of Pipe

Sistema o dispositivo destinado al tratamiento de residuos para obtener en dichos residuos o

emisiones, la calidad exigida por el marco legal vigente.

End of Pipe es agregar tecnología para reducir emisiones y satisfacer límites más estrictos de

un nuevo marco legal. Por lo general un nuevo dispositivo End of Pipe tiene poco impacto

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positivo en la empresa: es otro costo. No obstante, los costos de estas tecnologías son

aceptadas como un costo asumido de la actividad de la organización.

El marco legal, por su naturaleza, pone el acento en las emisiones finales que se descargan en

el ambiente; en consecuencia, focaliza las soluciones End of Pipe.

La prevención de la contaminación implica, entre otros, los siguientes beneficios:

• Reducción de los consumos de materias primas, de agua, de las emisiones y de los costos

de tratamiento requeridos.

•. Mejoramiento de las condiciones de trabajo, de la eficiencia de los sistemas y, por lo

tanto, de la competitividad de la organización.

Para llevar a cabo la prevención de la contaminación se requiere identificar el origen de todos

los residuos, los problemas operativos (producción, mantenimiento) y de otra naturaleza,

asociados a los sistemas de producción y aquellas áreas donde pueden introducirse mejoras

para minimizar y/o aprovechar el volumen y tipos de residuos generados.

Antes de iniciar una planificación de prevención, la organización debe primero conocer en

qué nivel se encuentra la generación y manejo de residuos, para luego implementar un plan

de trabajo de mejora continua en esta área.

Para ello se requiere realizar una auditoría de desempeño ambiental de la organización que

constituye uno de los componentes de la auditoría y de la revisión ambiental.

Para tal efecto se llevarán a cabo las siguientes acciones:

* Definir orígenes, cantidades y tipos de residuos generados (sólidos, líquidos, gaseosos).

* Sistematizar la información sobre los procesos unitarios y sus entradas y salidas.

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Detectar ineficiencias.

* Fijar metas cualitativas y cuantitativas de reducción de residuos.

* Desarrollar estrategias efectivas de gestión ambiental.

* Motivar a los trabajadores respecto a los beneficios resultantes de una reducción de los

residuos generados.

* Mejorar la productividad y competitividad de la organización.

GENERALIDADES DEL MANUAL

Para implantar el SGMA según la Norma UNE-EN ISO 14001 debe cumplir una serie de

requisitos descritos en la misma. Estos requisitos se distribuyen en cinco apartados

claramente diferenciados:

Política medioambiental

Es el compromiso de la Dirección de la Unidad en materia de medio ambiente y que debe

estar documentada, implantada, mantenida al día y a disposición pública.

Planificación

La planificación de la gestión medioambiental abarca desde la identificación de los aspectos

medioambientales, identificación y acceso a los requisitos legales a los que la Unidad se

somete, documentación de objetivos y metas, establecimiento de programas o planes de

gestión medioambiental.

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Revisado por:



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Implantación y funcionamiento

En este apartado se tratan los siguientes puntos: estructura y responsabilidades, formación,

sensibilización y competencia profesional, comunicación, documentación del SGMA, control

de la documentación, control operacional y planes de emergencia y capacidad de respuesta.

Comprobación y acción correctora

Es necesario que se documenten una serie de mecanismos que permitan poder comprobar

que la Política medioambiental definida por la dirección y los objetivos y metas de la Unidad

se están cumpliendo, estas herramientas son: seguimiento y medición, no conformidad,

acción correctora y acción preventiva, registros y auditoría del SGMA.

Revisión por la dirección

Se debe asegurar el funcionamiento del SGMA y la mejora continua; para ello la dirección de

la Unidad debe revisar y evaluar el sistema a intervalos definidos.

INSTRUCCIONES PARA USO Y ACTUALIZACION DEL MANUAL

Es importante en primer plano tener una política para el uso adecuado de este manual, con el

objeto de que lo establecido dentro del mismo, sea realizado de manera adecuada, y así

lograr cumplir las metas previamente trazadas, es por tanto que a continuación se detallan

dichas políticas:

1. La administración de la empresa deberá mantener a la disposición de los gerentes o

jefes de área, ejemplares del manual debidamente actualizado.

2. Se recomienda ejecutar todos los procesos y procedimientos establecidos en el manual

en el orden propuesto.

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Revisado por:



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3. Para una mejor comprensión del manual este se ha subdividido, estableciéndose un

manual de procedimientos y un catalogo de formularios, con su respectivo

instructivo de llenado y utilización.

4. La revisión del manual, así como la comunicación de los cambios realizados,se

efectuara por el responsable del Sistema de Gestión Ambiental asignado por la

gerencia o la junta directiva.

5. La revisión del manual deberá hacerse cada nueve meses , o cada vez que esto sea

requerido por cambios realizados en la empresa o en las leyes que afectan al sector

gráfico, y que estén relacionados con el sistema de gestión ambiental.

6. Si se modifican algunos procedimientos contenidos en el manual , deberán sustituirse

las páginas respectivas, colocando en la casilla correspondiente la fecha de

actualización , e incorporarse tal modificación en todas las copias existentes.

7. A continuación se presenta en la tabla 4.1 el mapa de ubicación de aspectos del

manual, en el cual se detalla la relación existente entre los apartados de la norma con

los diferentes procedimientos y sus respectivos formularios.

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MAPA DE UBICACIÓN DE ASPECTOS DEL MANUAL

NUMERO APARTADOS DE LA NORMA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

CATALOGO DE FORMULARIOS CONTENIDO

Misión

Visión

Coordinación con otras políticas de la organización 4.2 Política Ambiental

Pr-coaf, Pr-pvca, Pr-ecpc

f-Pr-coaf, f-Pr-pvca, f-Pr-ecpc

Prevención de la contaminación y mejora continua

4.3 Planificación

Aspectos Ambientales Significativos de JAE

Imprentas 4.3.1 Aspectos Ambientales Pr-iaaa f-Pr-iaaa

Procedimiento Para la Identificación de Aspectos

Ambientales

Legislación ambiental relacionada a JAE Imprentas

4.3..2 Requisitos legales y otros Pr-iarl f-Pr-iarl Procedimiento Para la Identificación de la Legislación

Aplicable a JAE Imprentas

4.3..3 Objetivos y Metas Objetivos y Metas de JAE Imprentas

4.3.3.1 Indicadores de desempeño Indicadores de desempeño ambiental de JAE

Imprentas

4.3.4 Programa de Gestión Ambiental Programa de Gestión Ambiental de JAE Imprentas

4.4 Implementación y Operación Pr-agcm f-Pr-agcm

Origen y finalidad de sistema

Estructura organizacional de JAE Imprentas

Funciones y responsabilidades ambientales 4.4.1 Estructura y Responsabilidad

Estructura medioambiental de JAE Imprentas

4.4.2 Capacitación, Entrenamiento y Competencia Pr-cpmga f-Pr-cpmga Gestión de recursos

Selección, Sensibilización , Capacitación y

Competencia Profesional

4.4.3 Comunicaciones internas y externas Pr-cmmga, pr-arcl f-Pr-cmmga, f-pr-arcl comunicación

Documentación del sistema

Actualización de la documentación 4.4.4 Documentación del SGA

Control de la documentación

4.4.5 Control de Documentos Control de documentos

4.4.6 Control de Operaciones Pr-mal, pr-atp,pr-mrp, pr-mrm fPr-mal, fpr-atp,fpr-mrp, f-pr-mrm Control operacional

4.4.7 Preparación y Respuesta Ante Emergencia Pr-pea, pr-eea, pr-pci f-Pr-pea, f-pr-eea, fpr-pci Planes de emergencia y capacidad de respuesta

4.5 Verificación y Acción Correctiva

Monitoreo y medición 4.5.1 Monitoreo y Medición Pr-mmaa f-Pr-mmaa

4.5.2 No conformidad, Acción Correctiva y Preventiva Pr-cac f-Pr-cac

Procedimiento Para Acciones Correctivas y

Preventivas

Registros Ambientales 4.5.3 Registros Pr-rgmga f-Pr-rgmga

Procedimiento Para el Control de Registros

4.5.4 Auditorias del SGA Pr-au f-Pr-au Procedimiento para auditorias del sistema.

4.6 Revisión Por la Dirección Pr-rvmgagg f-Pr-rvmgagg

4.6.1

revisión del Modelo de Gestión Ambiental

4.6.2 Mejora Continua

Tabla 4.1 Mapa de ubicación de aspectos del manual

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CAMPO DE APLICACION

El presente manual, esta orientado para ser utilizado por el sector de la mediana y pequeña

empresa de la Industria Grafica de El Salvador, con el objeto de que estas puedan prepararse

para la certificación bajo la norma ISO 14001.

Para lograr este fin, se tienen que cumplir los compromisos establecidos en la política

ambiental mediante la descripción del Sistema de Gestión Ambiental aplicado en JAE

Imprentas acorde a los requisitos establecidos en la Norma ISO 14001.

El manual es aplicable a las actividades relacionadas con el sector de las empresas de la

industria grafica

ADMINISTRACION DEL MANUAL

El manual será administrado por el encargado dentro de la organización de la Gestión

Ambiental. Este también será el responsable de actualizarlo cuando así sea requerido, así

como velar por el cumplimiento de todo lo ahí plasmado por los miembros de la empresa, a

través de controles previamente establecidos.

REGISTRO DE REVISIONES

JAE Imprentas elaborara registro de revisiones el cual será utilizado entre otras cosas , para

tener historiales de avances en la Gestión Ambiental de la empresa, y con ello fortalecer el

proceso de mejora continua de tal manera que todas aquellas incorrecciones que aparezcan en

las revisiones, sean corregidas al más corto plazo, ver . PR-RGRV Procedimiento de

Administración de registros de revisiones

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DISTRIBUCION DEL MANUAL

El manual será distribuido a los Gerentes o jefes de departamentos, y estos harán del

conocimiento de sus subalternos los requisitos que ellos deben cumplir de acuerdo a su

respectiva área, en referencia a las responsabilidades asignadas en este manual.

Al mismo tiempo se apoyará la comunicación de los requerimientos por medio de

formularios que evaluarán el desempeño ambiental de la empresa adaptando estos a cada

departamento involucrado, cada manual tendrá su procedimiento a seguir para operativizar

cada uno de los puntos de evaluación.

Todos los procedimientos serán explicados a cada uno de los empleados con el objetivo de

aclarar el desarrollo de cada una de las actividades que conlleven al mejoramiento continuo

del modelo de gestión ambiental, ver PR-DIMA Procedimiento para la distribución

del manual.

CODIFICACION UTILIZADA

El manual tiene una codificación, la cual permite visualizar de una manera clara cuando esté

se refiera a algún documento en específico como puede ser un formulario de control , o uno

de procedimientos; la codificación a utilizar en el manual será distribuida de la siguiente

manera:

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Se detallan las partes principales con su respectiva descripción.

CODIGO EXPLICACION

GG Departamento de Gerencia General. OP Departamento de Operaciones. PL Departamento de Planificación. AF Gerencia Administrativo – Financiera. MGA Modelo de Gestión Ambiental. EA Emisiones Atmosféricas. VERTIDO Cualquier derrame accidental de una sustancia líquida con efectos peligrosos. D Diagrama F Formulario PR Procedimiento AC Acciones Correctivas DS Desechos Sólidos. DL Desechos Líquidos. AU Auditorias. RV Revisión. MM Monitoreo y Medición. RC Reciclaje. MP Materia Prima. PC Puntos Críticos. AD Administrativo OV Operativo RC Reclamos CL Clientes RG Registro DI Distribución MA Manual CO Coordinación AC Áreas Funcionales CM Comunicación PV Prevención CA Contaminación Ambiental

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EC Elaboración PC Plan de Mejora Continua IA Identificación y Acceso RL Requisitos legales AA Aspectos ambientales AG Administración de Gestión CM Control del manual AD Administración PL Planificación y control M Mantenimiento MR Mercancías CP Capacitación OPMP Operación y Mantenimiento de infraestructura de la planta OPMI Operación y Mantenimiento de Maquinaria y Equipo de Impresión. OPMAP Operación y Mantenimiento del área de manufactura y producción. ATP Almacenamiento Temporal Interno y Potencial MAL Manipulación, Almacenamiento y Potencial Derrame MRP Manejo Interno de Residuos Peligrosos MRM Manejo de residuos de mantenimiento PEA Plan de Emergencias Ambientales EEA Evacuación ante Emergencias Ambientales y Sismos PCI Prevención y Control de Incendios CAC Conformidades Ambientales y Acciones

La codificación permite el reconocimiento de los diferentes aspectos que están involucrados

dentro del manual, por lo que a continuación se ejemplifican algunos de estos:

CODIGO EXPLICACION

PR-PRGG-# Procedimientos de la Gerencia General

F-GG-# Formulario de la gerencia General

Revisado por:



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F-PR-PRGG-# Formulario de procedimientos de la Gerencia General

F-PR-MMGG-# Formulario de monitoreo y medición de la Gerencia General

CODIGO EXPLICACION

F-PRAC-GG-# Formulario de procedimientos de acciones correctivas de la Gerencia

General

Nota:

• El símbolo de “#” indica que en esa posición va un número, el cual es el

correlativo correspondiente en el formulario, procedimiento, etc.,según el área

funcional al que este asignado.

El proceso de creación de los archivos de codificación será de la siguiente manera:

Si el primero es un documento que especifica un departamento se describe que tipo de

control se va a realizar, luego separado por un guión , la sección o departamento,

posteriormente separado por un guión el numero correlativo al documento. F-GG-# ,

luego se especifica que tipo de acción se realizara para el caso se tiene el control , luego

la acción seguida por el departamento, y posteriormente el número correlativo, F-

PRGG-# , este método será empleado para todos los controles de cada una de las áreas

funcionales.

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En la figura 4.1 se muestran los organigramas de JAE imprentas, tanto para la pequeña empresa como para la mediana empresa, antes de implantar el SGA.

PRESENTACIÓN DE LA ESTRUCTURA DE JAE Imprentas

GERENTE OPROPIETARIO

ENCARGADO DEVENTAS

ENCARGADO DEDISEÑO

ENCARGADO DEPRODUCCION

PEQUEÑA EMPRESA

MEDIANA EMPRESA

GERENTE OPROPIETARIO

GERENTE OENCARGADO DE

VENTAS

GERENTE DEPLANIFICACIONO DISEÑO DEL

PRODUCTO

GERENTE DEOPERACIONES O

JEFE DEPRODUCCION

GERENTEADMINISTRATIVO

FINANACIERO

SUPERVISORVENDEDORES

CONTADOR

COMPRAS AUXILIARES

Figura 4.1. Organigrama de JAE imprentas

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4.1 GENERALIDADES DE LA EMPRESA

“JAE Imprentas” como organización comenzara donde los beneficios sean obvios; por

ejemplo. poniendo el enfoque sobre el cumplimiento de las regulaciones vigentes, limitando

las fuentes de responsabilidades o haciendo más eficiente el uso de materiales. A medida que

la organización gane en experiencia, y que su SGA comience a tomar forma, podrán ser

puestos a punto procedimientos, programas y tecnologías para mejorar aun más el desempeño

ambiental. Luego, cuando madure el SGA, se podrá integrar las consideraciones ambientales

a todas las decisiones de la organización.

Para la aplicación del Sistema de Gestión Ambiental en la empresa se hace necesario crear un

departamento encargado de esta labor, con un asesor que se contrate para estos efectos y que

dependa directamente del Gerente General, asegurando así, el reconocimiento formal, de

todas las áreas y personal de la organización. El departamento, dentro de la estructura

organizacional, ocupará un nivel de staff, no obstante, el responsable último por el

desempeño de este departamento es el Gerente General.

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Revisado por:



Pág.. 23/69

4.1.1 El modelo del sistema de gestión ambiental

Figura 4.2 Modelo del SGA

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Pág.. 24/69

4.1.2 Compromiso de la alta dirección y liderazgo

Compromiso de la dirección

La Dirección de “JAE” Imprentas. es consciente de que actualmente las circunstancias que

rodean al mundo empresarial y al entorno natural en el que nos desenvolvemos implican

tomar una serie de medidas tendentes a conseguir una mejora en la gestión de las actividades

de la organización, tanto en calidad del servicio ofrecido a los clientes como en términos de

desarrollo sostenible medioambientalmente. Esta es la única forma de garantizar un mejor

aprovechamiento de los recursos naturales sin hipotecar el futuro de las próximas

generaciones. Para ello se ha asumido un compromiso de implantar en la organización un

Sistema de Gestión Medioambiental según la norma UNE-EN-ISO 14001. Así se pretende

ofrecer a nuestros los clientes un servicio que respete nuestro entorno, garantizando una

posición de liderazgo en nuestro ámbito de actuación e incrementando el nivel de satisfacción

de la sociedad hacia nuestra organización.

Un empleo racional de los recursos y una concienciación clara de favorecer nuestro entorno,

no es sólo labor nuestra, sino que también debemos implicar a todos nuestros proveedores y

clientes así como a toda la sociedad en general en la obtención del respeto al medioambiente

que se nos exige.

La Dirección se compromete, además, a desarrollar unos planes de formación tendentes a la

mejor calificación de todos los trabajadores, implicando así a todo el personal en la

consecución de los objetivos establecidos en el presente documento. La Dirección de “JAE

Imprentas. confía en que toda la organización, proveedores y clientes, comprendan la

trascendencia de este documento y lo integren en su estilo de trabajo.

Nombre y Apellidos

Director Gerente Ciudad, # Mes del 2001

162

4.1.3 Alcance del Sistema de Gestión Ambiental

La alta dirección ha definido los campos de aplicación que intervienen en el modelo de

gestión ambiental los cuales, son:

- Gerencia Administrativa y financiera ya que estos departamentos tienen a su disposición

información acerca de cada uno de los procesos que se llevan a cabo dentro de la empresa de

esta forma se puede tener control sobre el seguimiento de cada del desarrollo de las

actividades a implementar así como la disponibilidad de inversión.

- Departamento de Ingeniería del Producto o Encarga del Diseño del Producto , este

departamento se encarga de elaborar las ordenes de trabajo para el departamento de

producción evaluando los requerimientos del producto, al mismo tiempo analiza las

características del producto y emite ordenes de requisición de materia prima que es requerida

para la fabricación del mismo.

- Departamento de Producción y Operación, son los encargados de la manufactura de

productos así como de la manipulación de herramientas y materia prima que hacen posible la

obtención de este de acuerdo a las especificaciones del departamento de Ingeniería del

Producto.

Revisado por:



Pág.. 25/69

163

4.1.4 Revisión ambiental inicial

Puntos críticos

Es de importancia el determinar los puntos de relevancia que pueden generar situaciones de

peligro ambiental dentro de JAE Imprentas, y es por este motivo, que como parte importante

de el modelo, se establezca una primera revisión, con la cual se identifican los puntos críticos

de la organización y como primera revisión ambiental inicial de la empresa nos muestra

ciertos ítems que deberán ser considerados:

1. Uso de pinturas y solventes: En el proceso de estampado se observa un uso de pinturas

y tintes de alta toxicidad (lo dicen las etiquetas de fábrica) los que además son disueltos

con solventes químicos. Cabe señalar que el área en que son manipulados no cuenta con

ningún sistema que permita filtrar estas emanaciones y que estas son ventiladas

directamente al aire libre.

2. Limpieza de Utensilios y herramientas: Todos los utensilios del taller, dado a que su

mayoría son expuestos a pinturas, son limpiados en unas cubetas que contienen diluyente,

una vez que se han limpiado un numero determinado de herramienta y este liquido esta

sucio, es arrojado directamente a la tierra permitiendo de esta manera la destrucción total

de cualquier tipo de vegetación y lo que podría ser mas grave aún, al ser absorbido por la

tierra este liquido podría llegar a las capas subterráneas causando grave daño al agua

depositada en aquellos lugares.

3. Vehículos : La empresa al poseer vehículos de transporte y con el uso de combustible

(gasolina corriente) en estos vehículos contribuye a la contaminación del aire por efecto

del monóxido de carbono expulsado en su combustión.

Revisado por:



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164

Revisado por:



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4. Eliminación de Desechos: La mayor cantidad de basura sale del área de producción, o

sea del taller, los desechos en su mayoría están compuestos por latas y tarros de pintura

que son botados a la basura. La empresa no ha instaurado ningún sistema de reciclaje a

sabiendas de todos que estos envases de material metálico son comprados por chatarra.

5. Aseo del suelo de la Fábrica: El suelo del taller es de Cemento sin ningún

recubrimiento, el que al ser barrido levanta una gran nube de polvo, lo que favorece la

contaminación del aire producto de las partículas en suspensión que son barridas al aire.

6. Uso de energía eléctrica: Se observa un uso de energía un tanto derrochador, puesto que

nadie se preocupa por apagar los artefactos eléctricos cuando no se ocupan, esto incluye

las luces de oficina y fabrica, uso de computadoras, ventiladores y otros artefactos.

Se hace necesario enfocar todos los esfuerzos por desarrollar dentro de JAE Imprentas un

Sistema de Gestión Ambiental de acuerdo a sus posibilidades y que cumpla con la norma de

certificación ISO 14.001.

165

Revisado por:



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4.2 POLÍTICA AMBIENTAL

POLÍTICA MEDIOAMBIENTAL DE “JAE IMPRENTAS”

“JAE Imprentas”, dedicada a la elaboración de productos de la Industria gráfica, ha

considerado el respeto al medio ambiente en sus actividades como factores estratégicos y

primordiales para mantener un alto nivel en la prestación de sus servicios.

El propósito fundamental es el de conseguir la plena satisfacción de los clientes cumpliendo

sus expectativas, servicio tras servicio, al menor costo y causando el menor impacto

medioambiental posible. Esta estrategia de negocio permitirá aumentar día a día el

posicionamiento en el mercado y diferenciarnos del resto de competidores. Constituye la

filosofía de gestión que conducirá a aumentar el prestigio en el sector de Imprentas. Para

conseguirlo, la estrategia se basa en:

• Proporcionar soluciones de trabajos de Imprenta eficientes, ajustadas a las

necesidades de los clientes utilizando las tecnologías más respetuosas con el

entorno y económicamente viables.

• Un sistema de gestión del medio ambiente, basado en las normas UNE-EN-

ISO 14001, que facilita el trabajo bien hecho, y la mejora constante del servicio

de forma respetuosa con el entorno.

• El cumplimiento de la legislación y reglamentación aplicable en materia

medioambiental, así como el compromiso de satisfacer otros requisitos

adquiridos voluntariamente.

166

Revisado por:



Pág.. 29/69

• El establecimiento de objetivos de mejora continua de la actuación

medioambiental coherentes con la naturaleza y los impactos medioambientales

que causan nuestras actividades y con esta política, que serán revisados

anualmente por la Dirección.

• La prevención y reducción de los impactos medioambientales de nuestras

actividades, como son la contaminación atmosférica, el ruido o la producción de

residuos, como parte integrante del trabajo diario, mediante una optimización

del consumo de recursos naturales (Tintas, papel, solventes, etc.).

• El fomento de la formación y sensibilización encaminadas a concientizar y

responsabilizar a todo el personal en materia protección del medio ambiente.

El fomento y expansión de estas políticas a los contratistas y proveedores, con el

objeto de que ellos sean parte activa en el esfuerzo por la conservación

ambiental.

Esta Política ha de ser entendida y asumida por todo el personal de la organización y

colaboradores. Además, estará a disposición de cualquier persona que muestre interés por

ella. La Dirección se compromete a velar por su aplicación y a revisar periódicamente su

contenido, adaptándolo a la naturaleza de las actividades y de sus impactos medioambientales

así como a la estrategia general de la organización.

Nombre Apellidos

Director Gerente

Ciudad, Mes de 2xxx

Se instaura una política ambiental para JAE Imprentas, a través de la cual se refleja el deseo

de la organización por contribuir a la disminución de la contaminación del medio ambiente.

167

4.2.1 Misión y Visión Ambiental

Misión

Ser una entidad que logre la excelencia y expansión internacional, a través del desarrollo

permanente de un modelo de Gestión Ambiental, que permita contribuir a la conservación del

medio ambiente y protección del entorno.

Visión

Ofrecer un producto que garantice una etiqueta ambiental y siempre manteniendo el nivel de

calidad que caracteriza a la empresa ofreciéndole tranquilidad a todos los clientes a través de

la filosofía de etiqueta verde como una característica nueva de esta organización en el

mercado.

4.2.2 Coordinación con otras políticas de la organización

Es necesario para que el modelo funcione correctamente, este lo haga como un solo conjunto,

es por esto que todas la áreas funcionales que estén involucradas en el Sistema de Gestión

Ambiental de JAE Imprentas trabaje de manera coordinada, y para ello de tiene establecido

un procedimiento.

REFERENCIA

PR-COAF Procedimiento para la coordinación de las áreas funcionales relacionadas con el

SGA

Revisado por:



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168

Revisado por:



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4.2.3 Prevención de la contaminación y mejora continua

JAE Imprentas sabe que es necesario establecer un procedimiento que permita controlar y

prevenir la contaminación ambiental de la empresa, así como es importante establecer un plan

de mejora continua como parte del sistema de Gestión Ambiental.

REFERENCIAS

PR-PVCA Procedimiento para proceso de prevención de contaminación ambiental

PR-ECPC Procedimiento para elaboración de plan de mejora continua

4.3 PLANIFICACIÓN

JAE Imprentas como organización reconoce la necesidad de elaborar un plan que permita el

cumplimiento de las políticas previamente establecidas, es por tanto que se presenta a

continuación la estructura básica de funcionamiento de dicho plan.

169

Revisado por:



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PLANIFICACION DEL SISTEMA

Los elementos del SGA relacionados con la planificación incluirán:

a) la identificación de los aspectos ambientales y evaluación de los impactos

ambientales asociados a la generación de residuos y desechos por parte de JAE

Imprenta;

4.3.1 Aspectos Ambientales

De acuerdo con los requisitos de la norma UNE-EN-ISO 14001, existe una metodología

recogida en su correspondiente procedimiento para identificar y evaluar los aspectos

medioambientales que tienen o pueden tener impactos significativos en el medio ambiente y

sobre los que la organización puede ejercer un control en el desarrollo de sus actividades.

Esta información sobre los aspectos e impactos significativos, nos proporciona un

conocimiento detallado de la problemática ambiental asociada a las actividades de nuestra

organización. Además, se tendrá en cuenta a la hora de establecer los objetivos

medioambientales de la organización.

4.3.1.1 Principales impactos ambientales de la actividad

Los procesos productivos de las imprentas, eventualmente pueden generar diversos

problemas ambientales relacionados con residuos sólidos y líquidos, que generalmente no son

tratados de forma adecuada. Al mismo tiempo, se pueden ocasionar emisiones atmosféricas y

ruidos molestos.

170

Revisado por:



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Contaminación Atmosférica

Las emisiones de contaminantes atmosféricos son causadas principalmente por el uso de

solventes y diluyentes de tintas, las cuales son emitidas durante su aplicación y secado. Esta

situación se verifica con mayor frecuencia en el caso del huecograbado y serigrafía.

Solventes de Limpieza y Humidificadores: Son fuentes potenciales de contaminación, así

como el uso de pegamentos y gomas, especialmente en la etapa de encuadernación. Algunos

solventes son las tintas, diluyentes, secantes y suavizantes. Entre otros componentes están el

xileno y el tolueno.

Compuestos Volátiles: Utilizan compuestos orgánicos volátiles, provenientes de las tintas,

diluyentes, secantes y suavizantes utilizados en la impresión. Estos compuestos generan serios

riesgos para la salud de la población, en especial para los trabajadores que están en permanente

contacto e inhalación de ellos. También están asociados a riesgos de incendio o explosiones.

Olores: Generados por el uso de compuestos que contienen sustancias volátiles. También

generan fuertes y persistentes olores. Los olores producidos tienen relación directa con las

emisiones evaporativas. Al existir COVs, es cierta la posibilidad de emisiones de olor.

Contaminación Acústica

El ruido se genera principalmente en el proceso de impresión, siendo de tipo continuo. También

se generan ruidos de impacto al guillotinar. El funcionamiento de la imprenta (ruido continuo)

resulta molesto al no contar con protección auditiva para los trabajadores, pero también, si las

instalaciones de la empresa no cuentan con aislamiento acústica adecuada, pueden generar serias

molestias hacia la comunidad.

171

Revisado por:



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Residuos Sólidos

El residuo más importante de las imprentas, en cuanto a volumen se refiere, son los papeles y

cartones. Como este tipo de material, históricamente ha tenido altas tasas de recuperación, la

totalidad de las imprentas venden todos sus desechos.

Los huaipes, generalmente son desechados cuando ya no resisten más usos y como están tan

sucios y deteriorados, estos se van directo a la basura y no se pueden reaprovechar. En la

actualidad, se están utilizando paños de limpieza, que pueden volver a reutilizarse, previo

tratamiento.

Ahora bien, los residuos típicos generados son restos de películas y soluciones de

procesamiento (reveladores y fijadores), residuos de tintas conteniendo componentes

peligrosos, solventes contaminados con tinta y trapos utilizados para limpieza y aceites

lubricantes para maquinaria, siendo más importantes en orden las emisiones atmosféricas.

Es posible señalar los siguientes residuos por etapa del proceso:

Preprensa o Procesamiento de Imagen: películas sobrantes, restos de papel, latas de

aerosol, revelador y fijador usado, químicos de lavado usado, paños sucios, envases de

productos químicos, pruebas rechazadas, COVs, materiales vencidos.

Prensa o Impresión: Envases de tinta, impresos rechazados, COVs, residuos de tinta y

solventes, trapos, plazas usadas y dañadas, soluciones fuentes usadas, cilindros o

superficies dañadas, aceite usado.

Encuadernación: Papeles y Adhesivos.

172

Revisado por:



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Residuos Líquidos

Las imprentas arrojan restos de tintas y diluyentes al alcantarillado especialmente al limpiar las

máquinas. Esto es altamente contaminante, ya que el sistema de alcantarillado ha sido diseñado

para colectar solamente aguas residuales domésticas (residuos de carácter orgánico).

Si bien, el volumen de desechos líquidos es poco significante, es una conducta que los

empresarios deben cambiar, primero por el daño ambiental que están generando, y segundo por

las faltas a la legislación vigente y la exposición a sanciones por parte de la autoridad.

En las etapas de proceso de imágenes e impresión es donde pueden detectarse las principales

fuentes de residuos líquidos. El residuo líquido se constituye como una composición de aguas

generadas en el proceso de impresión mismo, aguas de enjuague, compuestos reveladores y

aceites lubricantes.

REFERENCIAS

PR-IAAA Procedimiento para identificación de aspectos ambientales

4.3.2 Requisitos Legales y otros requisitos

Este procedimiento identifica los requisitos legales y otros requisitos pertinentes a los

aspectos ambientales de JAE Imprentas, a través de el se podrá tener actualizada la

información legal pertinente. Se cuenta con un banco de normas legales actualizado que

contiene los requisitos legales que competen a la empresa. La empresa opera en conformidad

con las disposiciones emitidas por el Ministerio de Medio Ambiente, otras autoridades

locales ambientales y los convenios internacionales relevantes, ver anexo 2 de legislación

para industria grafica de El Salvador.

173

Revisado por:



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REFERENCIAS

PR- IARL Identificación y Acceso a los requisitos legales y otros requisitos

4.3.3 Objetivos y metas ambientales.

A continuación se muestra en la tabla No. 4.2 los objetivos y metas ambientales de JAE

imprentas OBJETIVOS Y METAS AMBIENTALES

OBJETIVO 1: Reducir la contaminación causada por desechos sólidos Metas:

1. Implementación de lugares señalizados para la recolección de desechos 2. Manejo adecuado de Materia prima

OBJETIVO 2: Reducir el riesgo de exposición a niveles de ruido altos en el entorno de la empresa Metas: 1. Controlar la emisión de ruidos y evitar la exposición de los empleados a niveles de contaminación acústico. 2. Dotar al personal del equipo de protección necesario. 3. Evaluar el uso de aislantes acústicos para evitar la inconformidad del entorno. OBJETIVO 3: Controlar la emisión de gases causados por solventes. Metas:

1. Revisar la hoja de características de los solventes para evitar la proximidad con otros materiales con los que sea reactivo.

2. Establecer tiempos definidos y estandarizados de manipulación de solventes para evitar la disipación de gases al ambiente.

3. Proporcionar herramientas y utensilios necesarios para evitar intoxicación de los trabajadores que manipulan solventes. OBJETIVO 4: Establecer un plan definido de Seguridad ocupacional Metas:

1. Efectuar revisiones periódicas de la infraestructura de la Empresa para determinar el grado de ventilación, salidas de emergencia, proximidad de puestos de trabajo, etc.

2. Verificar y hacer cumplir las normativas de seguridad ocupacional . OBJETIVO 5: Establecer un plan definido de uso de energía Metas:

1. Obtener un uso racional de la energía que resulte en una disminución del gasto correspondiente a este consumo. OBJETIVO 6: Controlar la generación de residuos líquidos META 1 Reducir la contaminación generada por el uso de residuos líquidos

Tabla 4.2. Objetivos y metas ambientales

174

Revisado por:



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4.3.3.1 Indicadores de desempeño

Tomando la información de la experiencia obtenida por Empresas de la Industria Gráfica a

nivel internacional que se encuentran Certificadas en la Norma ISO 14000 se mencionan:

Gráfica Santa Berta originaria de Chile clasificada como Mediana Empresa y Etipres, S.A.

originaria de Costa Rica y Clasificada como Pequeña Empresa (ver anexo 7: indicadores de

desempeño); proporcionan parámetros que pueden alcanzarse en forma real y práctica los

cuales han sido el resultado de 4 años de mantenimiento de la Certificación, se pueden

parametrizar como indicadores del desempeña de la Certificación, estos indicadores son los

siguientes:

Disminución del consumo de químicos en un 87% utilizando técnicas de reciclaje,

implementación de procesos de consumo necesario, utilización de filtros, impresión

sin consumo de agua, utilizar limpiadores conteniendo solventes con baja presión de

vapor, control de derrames (ver Anexo 10, página 459 recomendaciones para el uso

de Solventes).

Reducción de un 60% en sólidos contaminantes por medio del diseño de hojas con el

fin de poner mayor información, usar ambos lados del papel, preferir tintas vegetales,

elegir tintas con pigmentos menos tóxicos, utilización de papel blanco ya que es mas

fácil de reciclar, evitar uso papel fluorescente y dorados (ver Anexo 10 página 463)

Ahorro anual obtenido, correspondiente al reciclaje de insumos y la venta de algunos

residuos, como planchas y cartones $ 2,225.00 al año, en nuestro medio la libra de

papel es pagada a $ 0.05, de igual forma se puede recolectar latas de aerosol y otros

desperdicios de aluminio la libra de aluminio se paga a $ 0.68 el quintal.

175

Revisado por:



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Referencias

Gráfica Santa Berta Etipres S.A de Costa Rica

JAE Imprentas

INDICADORES

Disminución de consumo de químicos 87%, en el proceso de preparación de

colores utilizando la cantidad necesaria de solvente por medio del uso de

dosificadores.

Reducción de desperdicios hasta en un 60% en sólidos contaminantes en el área de

producción y operaciones.

Ahorro anual obtenido, correspondiente al reciclaje de insumos y la venta de

algunos residuos, como planchas y cartones $ 2,225.00 al año.

BENEFICIOS ESPERADOS

Optimización del consumo de agua, en el procesamiento de imagen optimizando la

temperatura del baño de lavado de la película.

Minimización de riesgos para los clientes en el ramo alimenticio al utilizar tintas bajas

en plomo en productos como envoltorios, cajas de almacenamiento, etc.

Un proceso más cristalino, ordenado y eficiente en el departamento de producción:

• Menores tiempos de montaje.

• Menores desperdicios de papel, cartón, tintas.

• Menor incidencia de defectos en productos.

Crecimiento de la producción en hasta un 200% en un periodo de 4 años

• Calidad cada vez más uniforme en los productos de impresión.

Control sobre las variaciones posibles del proceso de fabricación.

• Mejores tiempos de entrega, lo que trae clientes más satisfechos.

• Personal más capacitado y confiado en sus habilidades.

• Aumento en los niveles de satisfacción externa e interna.

• Reducción de devoluciones y especialización en el ramo.

• Diferenciación en formas y materiales especiales.

Tabla 4.3 Indicadores de desempeño

176

Revisado por:



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4.3.4 Programas de gestión ambiental en JAE Imprentas.

En la tabla 4.4 se muestra el programa de Gestión Ambiental de JAE imprentas

PROGRAMA DE GESTION AMBIENTAL DE JAE Imprentas

OBJETIVOS Y METAS AMBIENTALES RESPONSABLE TIEMPO ESTIMADO(Días)

OBJETIVO 1: Reducir la contaminación causada por desechos sólidos. META 1. Implementación de lugares señalizados para la recolección de desechos Actividades:

- Reciclaje. - Identificación de desechos biodegradables. - Identificación de desechos no biodegradables

META 2. Manejo adecuado de Materia prima Actividades:

- Facilitar el almacenamiento de Materia prima seleccionando el grado de toxicidad.

- Mejorar la estantería incorporando mobiliario que facilite el acceso a materias primas

- Aislar por completo un procedimiento que implique el uso de solventes y utilizar un sistema de ventilación para evacuar los vapores producidos

Gerente propietario o Jefe de producción y/o Encargado de sistema de gestión ambiental y/o operarios.

Gerente propietario o Jefe de producción y/o Encargado de sistema de gestión ambiental y/o operarios.

7

30

177

Revisado por:



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OBJETIVO 2: Reducir el riesgo de exposición a niveles de ruido altos en el entorno de la empresa META 1. Controlar la emisión de ruidos y evitar la exposición de los empleados a niveles de contaminación acústica. Actividades:

- aislar acústicamente la sala donde se llevarán a cabo las labores.de impresión guillotinado

META 2. Dotar al personal del equipo de protección necesario. Actividades:

- Adquirir el equipo adecuado a la intensidad del ruido. - Cambiar periódicamente los equipos o sus componentes de acuerdo a su vida

útil. META 3. Evaluar el uso de aislantes acústicos para evitar la inconformidad del entorno. Actividades:

- Identificar las actividades que generan ruidos intensos y frecuentes. - Investigar alternativas de solución. - Evaluar la factibilidad económica de las alternativas. - Seleccionar mejor alternativa.

Gerente propietario o Jefe de producción y/o

Encargado de sistema de gestión ambiental y/o

operarios.

Gerente propietario o Jefe de producción y/o Encargado de sistema de gestión ambiental y/o operarios Gerente propietario o Jefe de producción y/o Encargado de sistema de gestión ambiental y/o operarios

15

7

15

OBJETIVO 3: Controlar la emisión de gases causados por solventes. META 1 Revisar la hoja de características de los solventes para evitar la proximidad con otros materiales con los que sea reactivo. Actividades:

- Identificar el grado de nocividad a la salud humana, inflamabilidad, reacción con otros materiales.

- Proporcionar las herramientas requeridas por el proveedor para el uso y manipulación de materiales.

- Identificar los solventes utilizados en los lugares de trabajo y dar a conocer sus peligros.

META 2. Establecer tiempos definidos y estandarizados de manipulación de solventes para evitar la disipación de gases al ambiente. Actividades:

- Elaborar procedimiento en la manipulación de solventes. - Capacitar al personal encargado de la manipulación y manejo de solventes.

META 3. Proporcionar herramientas y utensilios necesarios para evitar intoxicación de los trabajadores que manipulan solventes. Actividades:

- Elaborar inventario de utensilios y herramientas de seguridad industrial. - Distribución de las Herramientas al personal que las necesita.

Gerente propietario o Jefe de producción y/o Encargado de sistema de gestión ambiental y/o operarios Gerente propietario o Jefe de producción y/o Encargado de sistema de gestión ambiental y/o operarios Jefe de producción y/o Encargado de sistema de gestión ambiental

15

15

7

178

Revisado por:



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OBJETIVO 4: Establecer un plan definido de Seguridad ocupacional META 1 Efectuar revisiones periódicas de la infraestructura de la Empresa para determinar el grado de ventilación, salidas de emergencia, proximidad de puestos de trabajo, etc. Actividades:

- Asignar a encargado dentro del departamento de producción para que efectúe las actividades de revisión.

- Deberá existir a lo menos un (1) extintor por cada ciento cincuenta (150) metros cuadrados de superficie a ser protegida

- Crear una separación física entre los sectores de trabajo, con el propósito de evitar el contacto de fuentes calóricas y los solventes.

- La electricidad estática puede provocar explosión de los solventes. Se puede atenuar este riesgo conectando a tierra los recipientes y otros contenedores conductores.

- Capacitación, educación y difusión de la información. - Instrucciones y procedimientos específicos para todas las tareas del trabajo.

META 2. Verificar y hacer cumplir las normativas de seguridad ocupacional. Actividades:

- Hojas de Seguridad: Para asegurar el uso correcto y almacenaje adecuado de los productos.

- Verificación de la puesta en práctica de las normativas de Seguridad - Lockers etiquetados para guardar ropa y elementos de seguridad - Programa de control de inventario de equipos y materiales de seguridad - Programa de mantenimiento de equipos, maquinaria y materiales. - Etiquetas, señales y barreras de seguridad.

Gerente propietario o Jefe de producción y/o Encargado de sistema de gestión ambiental y/o operarios Gerente propietario o Jefe de producción y/o Encargado de sistema de gestión ambiental y/o y operarios

2

20

OBJETIVO 5: Establecer un plan definido de uso de energía META 1 Obtener un uso racional de la energía que resulte en una disminución del gasto correspondiente a este consumo. Actividades:

- Particularmente preferir ampolletas y luminarias de bajo consumo. Actualmente existe gran diversidad de opciones en el mercado.

- Tratar que las ventanas y tragaluces, sean altas, ya que mientras más altas mayor luz otorgan.

- Uso de pinturas adecuadas. Para lograr una distribución difusa y pareja de la luz reflejada

Gerente propietario o Jefe de producción y/o Encargado de sistema de gestión ambiental y/o y operarios

20

Tabla 4.4. programa de gestión ambiental

179

OBJETIVO 6: Controlar la generación de residuos líquidos contaminantes META 1 Reducir la contaminación generada por el uso de materiales líquidos Actividades:

- Particularmente preferir la utilización de tintas orgánicas , Actualmente existe gran diversidad de opciones en el mercado.

- Disminuir en lo posible el desperdicio de químicos , solventes y tintas, a través de la adecuada manipulación de estos (anexo 11)..

- Proponer la capacitación para el manejo, reciclaje y eliminación de desechos líquidos contaminantes.

Gerente propietario o Jefe de producción y/o Encargado de sistema de gestión ambiental y/o y operarios

20

Tabla 4.4. programa de gestión ambiental

180

4.4 IMPLEMENTACION Y OPERACIÓN

4.4.1 Estructura y Responsabilidad

Estructura organizativa y responsabilidades

Orígenes y finalidad del sistema

El Sistema medio ambiente de JAE Imprentas nace de la política de medio ambiente

definida por la Dirección y comprende la estructura organizativa, las funciones, actividades,

recursos y documentación necesaria para asegurar que los servicios de impresión satisfarán

los requisitos y expectativas de los clientes de forma respetuosa con el medio ambiente La

Dirección es la responsable de desarrollar e implantar un sistema de medio ambiente de

acuerdo a las pautas anteriores y de que éste sea conocido, entendido, aceptado y aplicado por

toda la organización, además de renovado y mantenido al día.

La Dirección de JAE Imprentas designa como Representante de la Dirección al Responsable

de medio ambiente y le confiere la autoridad y responsabilidad para gestionar y controlar el

sistema de gestión medioambiental de acuerdo a lo establecido en el presente Manual y a los

procedimientos correspondientes.

El responsable de medio ambiente asume las funciones que en la documentación aparecen

asignadas para este cargo. Los fines que JAE Imprentas pretende con el establecimiento de

un sistema de medio ambiente son:

Revisado por:



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181

Revisado por:



Pág.. 43/69

1. La prevención (evitar que se produzcan servicios no conformes a lo previsto).

2. La detección (conocer los elementos no conformes y los impactos ambientales de los servicios y sus causas).

3. La mejora (implantar las acciones necesarias para corregir las causas de las no

conformidades y sus impactos ambientales en los procesos y evitar así que se repitan).

REFERENCIAS

PR-AGCM Procedimiento para Administración de gestión y control del manual

para el encargado del sistema

182

4.4.1.1 Estructura Organizacional de JAE Imprentas

La estructura de JAE Imprentas ha evolucionado hasta convertirse en una dinámica

organización capaz de dar las respuestas más eficientes a las necesidades más variadas de

productos de imprenta. La Dirección siempre ha procurado seleccionar a las personas más

adecuadas en función de su experiencia y formación y les ha asignado las responsabilidades y

autoridad convenientes para garantizar la correcta Manufactura de los productos. Un

organigrama jerárquico-funcional de la organización es el que se presenta en la figura 4.3:

GERENTEO

PROPIETARIO

GERENTE DE VENTASO

ENCARGADO DE VENTAS

GERENTE DEPLANIFICACION

OJEFE DE DISEÑO DEL

PRODUCTO

GERENTE DEOPERACIONES

OJEFE DE PRODUCCION

GERENEADMINISTRATIVO

FINANCIEROO

CONTADOR GENERAL

RESPONSABLE DEMEDIO AMBIENTE

SUPERVISOR ENCARGADO DEBODEGA

ENCARGADO DECOMPRASVENDEDORES

Figura 4.3. Estructura Organizacional de JAE Imprentas

Revisado por:



Pág. 44/69

183

4.4.1.2 Funciones y responsabilidades

Las responsabilidades del personal se encuentran definidos en los procedimientos e

instrucciones. Las más significativas en el sistema Medio Ambiental son:

Actividad/Autoridad

Dir

ecci

ón

Res

pons

able

Med

io

Am

bien

tal

Res

pons

able

de

Ope

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Res

pons

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ción

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Enc

arga

do

de

Com

pras

Res

pons

able

de

Fina

nzas

Definición de política de

Medio Ambiente

Organizar y Gestionar

Recursos

Conocer legislación Medio

Ambiental Aplicable

Aprobar documentación del

sistema

Identificar y controlar los

aspectos Medio Ambientales

Cumplir y hacer cumplir los

requisitos del sistema

Atención y registro de

incidencias /reclamaciones

Toma de solución de

incidencia / reclamaciones

Verificación de soluciones

Control de cierre y de

servicios no conformidades

Implantación de acciones de

mejora

Tabla 4.5. Funciones y responsabilidades

Revisado por:



Pág.. 45/69

184

La Dirección de JAE Imprentas se compromete con el espíritu y el contenido de la política

de calidad y medio ambiente facilitando los recursos necesarios para asegurar su

cumplimiento. El Director Gerente asume, junto a las funciones propias de su cargo, la

responsabilidad de la gestión y control del sistema de calidad y medio ambiente, de

acuerdo a lo establecido en el presente Manual de medio ambiente y en los procedimientos

correspondientes. Para comprobar la correcta y eficaz implantación y desarrollo del sistema

de medio ambiente.

La Dirección lleva a cabo la revisión del mismo, año tras año, promoviendo las acciones de

mejora que se estima oportuno. La sistemática está documentada en su correspondiente

procedimiento.

4.4.1.3 Estructura Medioambiental de JAE Imprenta

El Sistema de Gestión Ambiental cubre todas las actividades que se realizan dentro de las

instalaciones de JAE Imprentas.El Gerente General, juntamente con el Comité Ejecutivo, que

está formado por el encargado del SGA, el Jefe del Producción y el Jefe del Área Técnica,

tiene la responsabilidad final frente a cualquier impacto en el medioambiente o cualquier

aspecto ambiental generado por la organización.

El Comité Ejecutivo proporciona los recursos necesarios para:

- La implementación del Sistema de Gestión Ambiental, el logro de los objetivos, metas y

programas de gestión ambiental.

- La divulgación de la Política Ambiental de JAE Imprenta

- La implantación, divulgación, desarrollo y mantenimiento de los procedimientos del SGA

Revisado por:



Pág.. 46/69

185

La optimización de las condiciones ambientales de trabajo. Asimismo, el encargado de Medio

Ambiente tiene la autoridad y responsabilidad para asegurar la implementación del SGA con

relación a los requerimientos de la norma NTP ISO 14001-1998. Del mismo modo,

presentará un informe al Comité Ejecutivo en el que detallará el desempeño del Sistema de

Gestión Ambiental.

Las jefaturas son responsables de la supervisión diaria de sus operaciones y deberán

asegurarse que sus subordinados hayan recibido la capacitación, sensibilización o

información adecuada para realizar sus actividades con un mínimo impacto al

medioambiente.

Todos los trabajadores son responsables de la ejecución de sus actividades en conformidad

con los procedimientos establecidos para el control de los aspectos ambientales y deberán:

- Actuar de tal manera que prevengan las No-Conformidades ambientales.

- Identificar las No-Conformidades y/o recomendar soluciones al encargado del SGA

4.4.2 Capacitación, Entrenamiento y Competencia

Selección, Sensibilización, Capacitación y Competencia Profesional

Se ha establecido un procedimiento para la identificación de las necesidades de capacitación

de los trabajadores comprendidos en los procesos que producen impactos significativos al

medioambiente.

- Revisado por:



Pág.. 47/69

186

Se establecen Programas de Capacitación y Sensibilización para que todos aquellos

trabajadores comprendidos en los aspectos ambientales tengan conocimiento de la

importancia del cumplimiento de la política ambiental, de los procedimientos ambientales del

SGA y de los impactos ambientales significativos.

La calificación del personal se realiza según las necesidades de la organización, por medio de

entrenamiento y/o experiencia comprobada y exigida para cada función.

A través del entrenamiento adecuado, se asegura la competencia del personal en actividades

para las cuales fueron designados.

REFERENCIAS

PR-CPMGA Capacitación, Sensibilización y Competencia para el SGA

4.4.2.1 Gestión de los Recursos

La gestión de los recursos dentro de la empresa se debe desarrollar con las siguientes

actividades: provisión de los recursos, es decir seleccionar al personal idóneo, capacitar al

recurso humano en las áreas o temas de mayor importancia, para aumentar la productividad y

la calidad de los productos o servicios, se debe garantizar instalaciones adecuadas para la

empresa y para cada operación, garantizar un ambiente de trabajo agradable para el trabajador

y los clientes de la empresa.

Revisado por:



Pág.. 48/69

187

4.4.2.2 Provisión de Recursos.

Se debe asegurar que se cuenta con los recursos necesarios para implementar, desarrollar y

mejorar el Sistema de Gestión Ambiental y para realizar el trabajo requerido de manera que

satisfaga a sus clientes y al entorno. Estos recursos poseen requerimientos para las auditorias

internas, revisiones, acciones correctivas y preventivas.

4.4.2.3 Selección

El recurso humano que se utiliza en la implantación del sistema de gestión Ambiental debe

ser competente, con base a la educación, formación, habilidades y experiencias apropiadas;

para el buen desarrollo de la implantación del sistema de Gestión Ambiental.

Para cumplir con estos requisitos es necesario tomar en cuenta los siguientes puntos:

4.4.2.4 Perfil del Puesto de Trabajo

Es el procedimiento que se utilizara para determinar las obligaciones correspondientes y las

características de las personas que se contrataran para ocuparlo.

4.4.2.5 Como Seleccionar el Recurso Humano

La planeación del personal es el primer paso del proceso de reclutamiento y selección que

son los que producen información acerca de las características de los recursos humanos.

Revisado por:



Pág.. 49/69

188

Pasos en el Proceso de Reclutamiento y Selección

1. Planificar y pronosticar el empleo para determinar las obligaciones del puesto

vacante.

2. Formar una reserva de candidatos para estos puestos, reclutando candidatos del

interior y del exterior.

3. Pedir a los solicitantes que llenen los formatos de solicitud.

4. Use distintas técnicas de selección, como las pruebas, investigación de

antecedentes, los exámenes médicos.

5. Envié uno o varios candidatos viables para el puesto, a una entrevista con el

supervisor encargado del trabajo.

Diagrama del Proceso de Selección de Personal

Figura 4. 4. Diagrama del Proceso de Selección de Personal

Revisado por:



Pág.. 50/69

Planificación del empleo.

Reclutamiento: formar una Base de Datos de Candidatos

Los solicitantes llenan las solicitudes de empleo

Usar instrumentos de selección como pruebas para eliminar a la mayoría de solicitantes

Supervisores entrevistan a los candidatos finales para tomar la decisión sobre el personal a contratar

El candidato se convierte en empleado de la empresa

189

4.4.2.6 Sensibilización y capacitación del recurso humano

La sensibilización es la toma de conciencia y la motivación de los empleados, mediante la

explicación de los valores ambientales y la capacitación es el proceso para enseñarles a los

empleados, nuevas habilidades básicas que necesitan conocer para desempeñar su trabajo

adecuadamente.

Capacitaciones que se imparten en esta fase, son genéricos y claves para las empresas, entre

éstas se tienen:

1. La nueva cultura de la Conservación Medioambiental

2. Fundamentos de la mejora continua

3. Sistema de orden y limpieza

4. Interpretación técnica de la norma ISO 14000

5. Formación de auditores del Sistema Gestión Ambiental.

6. Proceso de certificación

Paso del Proceso de Capacitación, para el Recurso Humano:

1. Análisis de las Necesidades:

• Identificar las habilidades específicas para el desempeño del trabajo, para

mejorar la productividad del personal.

• Analizar al personal para asegurarse que el programa es adecuado para el

Grado específico de estudio, experiencias y habilidades.

Revisado por:



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190

2. diseño de la Instrucción:

• Asegurarse que los materiales de trabajo están redactados con claridad y

sirvan para una capacitación unificada.

• Recabar ejemplos, métodos y medidas para la enseñanza.

3. Validación:

• Basar las revisiones finales a resultados pilotos, para asegurar la

Eficacia del programa.

4. Aplicación:

• Reforzar el éxito con talleres de capacitación, con conocimientos

adicionales al contenido de la capacitación.

5. Evaluación y Seguimiento: Evaluar el éxito del programa de acuerdo con.

• La reacción del personal • El aprendizaje del personal • Evaluar los resultados

Revisado por:



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191

4.4.2.7 Competencia, Toma de Conciencia y Formación

Revisar calificaciones, capacidades y habilidades del personal en relación con la

competencia y las calificaciones requeridas por la empresa.

En las empresas es apropiado contar con formación de concientización para novatos y

empleados de tiempo completo, estas capacitaciones debe cubrir:

1- La naturaleza de la empresa

2- Reglamentos de salud y seguridad

3- Política Medio Ambiental

4- Misión y Visión Medio Ambiental)

5- La función del nuevo empleado

6- Los procedimientos e instrucciones

La formación puede realizarse en etapas, que constan de un periodo de formación seguido por

un periodo de familiarización. La formación se puede dar en el lugar de trabajo, en la casa o

en algún lugar externo, dependiendo del tema y la participación. La asignación del trabajo

para el personal es donde requiere considerar las necesidades de formación. Las formaciones

que necesita el personal para la retroalimentación de la implementación son:

1- Seminarios

2- Exposiciones

3- Charlas sobre los temas de gestión de Ambiental.

4- Capacitación: para la orientación a la actividad productiva.

Revisado por:



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192

4.4.3. Comunicaciones internas y externas

Comunicación

Se identifica y registra cualquier manifestación, tanto interna como externa, referente a los

aspectos ambientales o al SGA de JAE Imprentas. Los reclamos o solicitudes internos son

registrados y analizados en el formato de Comunicaciones Internas del SGA.

En el caso de partes interesadas externas, cualquier persona natural o jurídica puede solicitar,

sugerir, o pedir información sobre el SGA, la cual puede ser enviada por correo electrónico,

carta, teléfono u otros medio de comunicación a:

[email protected]

TEL.:(xxx)-xxxxxxxx

En el caso de un reclamo sobre algunas de nuestras prácticas, productos o servicios en

general, estos son tratados de acuerdo al Procedimiento “Proceso de Atención a Reclamos de

Clientes”

REFERENCIAS

PR- CMMGA Procedimiento para comunicaciones Internas y Externas del SGA

PR-ARCL Procedimiento de atención de reclamos de clientes

Revisado por:



Pág.. 54/69

193

4.4.4 Documentación del Sistema de Gestión Ambiental

Documentación del sistema

• Manual de Medio Ambiente: Es el documento básico del sistema medio ambiente. Detalla

la política de medio ambiente, la organización básica de la empresa y las principales

disposiciones y actividades adoptada para una gestión medioambiental eficiente, siguiendo

las directrices de las normas modelo de referencia en este caso ISO 14000.

• Procedimientos: son documentos complementarios del Manual de medio ambiente en los

que se describe paso a paso cómo se realiza una determinada actividad y con qué medios o

información. Su finalidad es normalizar los métodos de trabajo para evitar lagunas o

improvisaciones en las actividades relacionadas con el medio ambiente que pudieran dar

lugar a problemas y deficiencias en el servicio.

• Instrucciones: son documentos similares a los procedimientos, pero en ellos se describe

con detalle la realización de una tarea en particular.

• Registros: sirven para obtener información que contribuye a la gestión eficaz de la

organización.

Revisado por:



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194

Actualización de la documentación

Estas actualizaciones son originadas por el hecho de que los documentos del sistema deben

considerarse como elementos “vivos” y, por ello, deben modificarse siempre que sea

necesario para incluir todos los cambios que surjan en la organización.

Control de la documentación

JAE Imprentas dispone de una metodología, para el control de la documentación y de los

datos que permiten la actualización, identificación y distribución de la documentación y de

los datos que definen y generan el sistema del medio ambiente.

Además, JAE Imprentas tiene establecida una sistemática para la revisión y aprobación de

documentos y datos antes de su distribución y para asegurar que se dispone de ellos en los

lugares adecuados y en la edición vigente.

4.4.5 Control de documentos

Control de los Documentos

Los documentos requeridos por el Sistema de Gestión Ambiental, deben controlarse y debe

de establecer los siguientes requisitos.

Revisado por:



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195

1. Aprobar los documentos.

2. Revisar y actualizar los documentos cuando sean necesario.

3. Asegurarse que se identifican los cambios.

4. Asegurarse de que las versiones actualizadas de los documentos se encuentran

disponible en los puntos de uso.

5. Asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables.

6. Prevenir el uso de los documentos obsoletos.

El termino documento se emplea, para cubrir tanto la información contenida en los

documentos escritos, discos duros de computador, disquetes, CD-ROM, cintas de video. El

control de los documentos tiene que ver básicamente, con el documento en uso que esté

correcto y aprobado, se aclara que no debe confundirse los documentos con los registros, los

registros se generan como resultado de una actividad y constituyen una declaración de hechos

existente en el momento y no pueden actualizarse. Los documentos actualizados pueden

llegar a ser registros. La manera más simple de controlar los documentos, es ponerlos a

disposición en la red informática, se deberá de tratar de mantener copias de los documentos,

el acceso a la documentación es más común y mucho más sencillo en las empresas, si todas

las personas tienen acceso a una copia central, se pueden eliminar la necesidad de controles

complejos y simplificar los mecanismos para controlar cambios. Las empresas deben

mantener un listado de empleados que tienen los documentos y si existe un cambio se podría

asignar a una persona para recoger el documento desactualizado y editar el nuevo. La norma

exige actualizar la información, pero no específica el modo como deberá hacerse,

aprovechando la ventaja de flexibilidad permitida y adoptando los métodos más sencillos y

prácticos, se puede evitar costos y procesos burocráticos innecesarios.

Revisado por:



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196

4.4.6 Control de las operaciones

Control Operacional

Se tienen procedimientos documentados para asegurar que los procesos de fabricación,

instalación, operación y servicios asociados a Aspectos Ambientales sean identificados y

planificados bajo condiciones controladas. Los equipos adecuados y el personal entrenado

asegurarán que los procesos puedan ser controlados dentro de los parámetros definidos.

Cuando se identifican Aspectos Ambientales, se elaboran los procedimientos operacionales

de control para evitar posibles impactos al medioambiente

REFERENCIAS

PR-MAL Manipulación, Almacenamiento y Potencial Derrame

de Tintas y Solventes

PR-ATP Almacenamiento Temporal Interno y Potencial Materia prima y

producto terminado

PR-MRP Manejo Interno de Residuos Peligrosos

PR-MRM Manejo de residuos de mantenimiento

Revisado por:



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197

4.4.7 Preparación y respuesta ante emergencias

Planes de emergencia y capacidad de respuesta

JAE Imprentas. dispone de procedimientos actualizados para identificar y asegurar una

correcta respuesta en caso de que se produzca un accidente y/o incidente inesperado, esto es,

para responder a accidentes potenciales y situaciones de emergencia que se puedan dar, así

como para prevenir y reducir los impactos medioambientales que puedan estar asociados con

ellos. En la organización se ha llevado a cabo una evaluación de riesgos que servirá como

punto de partida para la realización de los planes de emergencia. Estos planes garantizan la

continuidad en operación de la organización en condiciones no normales, como consecuencia

de incidentes, accidentes y desastres, casuales o provocados.

El plan de emergencia debe minimizar los efectos medioambientales y los relativos a la

seguridad industrial y personal, en la operación en condiciones anormales de la instalación.

Planes de Contingencia y Capacidad de Respuesta ante Emergencias

Se ha establecido un Plan de Emergencias Ambientales para prevenir y mitigar los impactos

ambientales que puedan originarse de situaciones de riesgo.

Frecuentemente, se realizaran simulacros para verificar la eficacia o el nivel de

implementación del Plan de Emergencias Ambientales establecido.

Revisado por:



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198

REFERENCIAS

PR-PEA Plan de Emergencias Ambientales

PR-EEA Evacuación ante Emergencias Ambientales y Sismos

PR-PCI Prevención y Control de Incendios

4.5 VERIFICACIÓN Y ACCIONES CORRECTIVAS

4.5.1 Monitoreo y medición

Monitoreo y Medición

Se han establecido procedimientos para el monitoreo y medición de los Aspectos

Ambientales. Donde es requerido, se mantienen registros de los monitoreos y mediciones.

Esta actividad la realizan entidades especializadas y autorizadas con equipos y/o instrumentos

de medición debidamente calibrados.

Periódicamente, se revisan los resultados del monitoreo para verificar su conformidad con los

requisitos legales y otros requisitos pertinentes

REFERENCIAS

PR-MMAA Monitoreo y Medición de los Aspectos Ambientales.

Revisado por:



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199

4.5.2 No conformidades y acciones correctivas y preventivas

Se ha establecido un procedimiento para el tratamiento de las No Conformidades

Ambientales que puedan presentarse en las diversas fases de los procesos productivos. Todo

trabajador de JAE Imprentas es responsable de identificar una No- Conformidad ambiental y

recomendar acciones para su mitigación. Este procedimiento define la identificación y

tratamiento de la No- Conformidad y establece los mecanismos para la implementación de las

acciones correctivas y/o preventivas. De ser necesario, se modifican los procedimientos

correspondientes.

REFERENCIAS

PR-CAC Conformidades Ambientales y Acciones Correctivas y Preventivas

4.5.3 Registros

Se ha establecido un procedimiento para la identificación, el mantenimiento y la disposición

de los registros del SGA. El SGA determina los registros que deben ser conservados,

teniendo en cuenta los requisitos de la Norma ISO 14001. Los registros del SGA se archivan

de manera segura, durante un período determinado a fin de prevenir las posibles pérdidas.

REFERENCIAS

PR-RGMGA Registros del SGA

Revisado por:



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200

4.5.4 Auditoria del sistema de Gestión Ambiental

Las Auditorias del SGA son ejecutadas periódicamente según el Programa de Auditorias

Ambientales Internas, considerando el resultado de las auditorias anteriores, las No-

Conformidades emitidas, los objetivos y metas ambientales y la Política Ambiental. Los

Auditores Ambientales son seleccionados según su experiencia y entrenamiento necesario en

la conducción de Auditorias.

Los resultados de las auditorias son registrados en formularios apropiados y son utilizados

como datos para la Revisión por la Dirección.

REFERENCIAS

PR-AU Auditorias Ambientales Internas

4.6 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

4.6.1 Revisión del Modelo de Gestión Ambiental

El SGA es revisado anualmente por la Alta Dirección, para asegurar una continua adecuación

y eficacia del sistema con respecto a los requisitos de la Norma ISO 14001, la Política

Ambiental y los objetivos y metas ambientales.

Esta evaluación es coordinada por el RGN (Representante de la Gerencia General para

asuntos relacionados con la Norma ISO 14000).

Revisado por:



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201

La revisión a efectuarse deberá incluir entre otros:

- El grado de cumplimiento de los objetivos y metas ambientales

- Los resultados de las Auditorias Ambientales Internas

- Las No-Conformidades relevantes

- Los Reclamos de las Partes Interesadas

Referencias

PR-RVMGAGG Revisión del Sistema de Gestión Ambiental por la Dirección

4.6.2 Mejora Continua

Definición del sistema de mejora contínua

El sistema de mejora continua de las empresas del sector de Industria Gráfica, esta enfocado

bajo la norma ISO 14000. Para estas empresas Gráficas se ha elaborado un sistema para que

mejoren continuamente en el desarrollo del Sistema de Gestión Ambiental. Para conocer de

una mejor forma el funcionamiento del sistema, se presenta una breve explicación de esté y

sus diferentes componentes: ENTRADA, PLANIFICAR, HACER, CONTROLAR,

ACTUAR Y SALIDA

- Revisado por:



Pág.. 63/69

202

DIAGNOSTICO EMPRESARIAL

Antes de proceder a implantar un sistema de gestión ambiental es importante determinar en

que punto se encuentra la empresa respecto a su situación ambiental, y es por eso que a

continuación se proporciona la metodología básica que cualquier empresa dentro de los

sectores para los cuales ha sido realizado el estudio tiene que seguir para realizar una Auto

evaluación.

- Revisado por:



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203

METODOLOGIA PARA REALIZAR EL DIAGNOSTICO EMPRESARIAL EN

RELACION AL SGA DEL SECTOR DE LA INDUSTRIA GRAFICA. DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL DE LAS EMPRESAS EN BASE A

LOS REQUISITOS DE LA NORMA ISO 14001:2000.

El diagnóstico de la situación actual de las empresas (DSA), debe contener:

a) Datos de clasificación de la empresa, este análisis esta estandarizado por CONACYT

la cual estipula el tamaño de las Empresas por número de Empleados y Activos Fijos

(ver página 13 Criterios cuantitativos de clasificación de la Pequeña Empresa en El

Salvador de acuerdo a diferentes entidades las cuales se muestran en la tabla 1.3).

b) Introducción que presente las generalidades de la Empresa Ubicación, Antecedentes

de producción, Clasificación, Misión y Visión, etc.(ver página 28 capítulo II Marco

Conceptual)

c) Objetivos medioambientales a alcanzar y que sean requeridos por la norma ISO 14000

para comparar las políticas mediambientales existentes y determinar el grado de no

conformidades para el establecimiento de acciones correctivas.

d) Cuerpo del cuestionario de investigación enfocados a determinar las áreas críticas

dentro de la Empresa que poseen una relación directa con la generación de

contaminantes medioambientales (ver Anexo V .presentación de cuestionarios y guía

de entrevistas pagina 398)

e) Datos finales presentación clara de los resultados obtenidos por medio de cuadros de

resumen, diagramas de causa – efecto (página 107)

Revisado por:



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204

El diagnostico empresarial será elaborado en base a la metodología desarrollada en el

capítulo III Diagnostico del trabajo de graduación (página 94), es por tanto que a

continuación de presenta la estructura a tomar en cuenta con su respectiva referencia.

ESTRATEGIAS DE LA INVESTIGACION El estudio a realizar, tiene como finalidad ultima, determinar cual es la situación actual de la

empresa. referentes a los procesos y productos, así como el manejo y almacenamiento de

materiales ; después de realizar este análisis se identificaran todas las secciones de la

organización que tienen relación con un modelo de gestión ambiental.

Es necesario asegurar la calidad y veracidad de la información, por lo que se establecerán las

estrategias necesarias que favorezcan el cumplimiento de estos objetivos. Para esta etapa del

proyecto se requiere utilizar:

Investigación de Campo: Para realizar la investigación de campo se utilizaran en la empresa tres técnicas para la

recolección de información:

• Entrevista

• Cuestionarios : diseñados para abordar a cada una de las áreas y departamentos

administrativos que controlan las políticas de procesos y manufactura de los distintos

productos elaborados por la empresa.

• Observación Directa: esta actividad ayuda a respaldar los parámetros obtenidos en la

entrevista y a verificar la forma práctica en que se realizan las diversas actividades

operativas

Finalmente se hará :

• Presentación de resultados de la investigación de campo: después de recopilar y

obtener toda la información por medio de las actividades antes mencionadas se

procede al

Revisado por:



Pág.. 66/69

205

ordenamiento e identificación de los aspectos específicos relacionados con temas medio

ambientales y la Norma ISO-14000.

(Ver referencia capitulo III Metodología de Investigación literal “C” , Estrategias de la

Investigación, pagina 94)

FUENTES DE RECOLECCION DE DATOS

Para efectos de la auto-evaluación solo se utilizaran las fuentes de información primaria y no así

las secundarias.

Fuentes de Información Primaria

Se refiere a la información obtenida a través de la investigación de campo directo del sector de la industria grafica:

• Entrevistas con Administradores, y Personal de la empresa

• Observación a través de la realización de visitas de campo.

• Recopilación de información área funcional a través del instrumento de

investigación (Cuestionario).

(Ver referencia del capitulo III Metodología de Investigación, literal “D”, pagina 97)

206

CRITERIOS PARA DETERMINAR LAS AREAS DE ESTUDIO DENTRO DE LA EMPRESA Los criterios utilizados para determinar las áreas de estudio para la organización tienen su base

en los requisitos establecidos por la Norma ISO-14000, la cual relaciona objetivos específicos de

conservación del medio ambiente, higiene y seguridad ocupacional, acciones preventivas de

puntos críticos de contaminación ambiental y revisiones periódicas y constantes de la practica de

las anteriores, por tal razón se hace necesario analizar cada uno de estos puntos y relacionarlo

con la organización y su estructura .

las áreas relacionadas con el sistema de gestión ambiental identificadas para la industria grafica

se mencionan a continuación:

• Gerencia General

• Gerencia Administrativa

• Planificación.

• Operaciones

Cada una de las partes anteriores , están explicadas (Ver referencia literal 3.2.1 de trabajo de

graduación)

Nota: Cabe mencionar que estas son sujetos a cambio de acuerdo a la estructura organizacional

de la empresa.

PLAN DE PRESENTACION DE RESULTADOS OBTENIDOS Este plan es la guía que servirá para saber como se utilizara la información obtenida

previamente de la empresa.

(Ver referencia literal 3.3 de trabajo de graduación)

Revisado por:



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207

USO DEL INSTRUMENTO DE INVESTIGACIÓN Los instrumentos de investigación sirven determinar dentro de la organización el grado de

avance en relación con un modelo de gestión ambiental, o para conocer él la situación existente

entre el modelo de gestión y los requisitos que establece la norma ISO 14000.

(Ver referencia literal 3.4 de trabajo de graduación)

OBJETIVOS DE LA INFORMACIÓN:

Luego de haber planteado los objetivos de la investigación y definir las áreas especificas de

estudio, es necesario establecer la información que servirá para determinar el nivel en que se

encuentra la empresa,. con respecto a la norma ISO-14000. Para tal efecto se muestra un

resumen de las características de la información a recolectar en las áreas de estudio. (Ver

literales 3.4.1, 3.4.2 y 3.4.3 de trabajo de graduación)

PASOS DE LA METODOLOGIA DE LA INVESTIGACIÓN

o REVISIÓN DE POLÍTICAS AMBIENTALES: Esta será desarrollada a través de entrevistas y

cuestionarios dirigidos a las áreas de impacto (Paso 1 , literal 3.5 , Pagina 105 de Trabajo de

graduación)

o DETERMINACION DE PROCESOS DE PRODUCCION, MATERIA PRIMA Y PRODUCTOS

ELABORADO: Se empleara la observación directa y las entrevistas para obtener la información. (Paso 2 ,

literal 3.5 , Pagina 105 de Trabajo de graduación)

o ANALISIS DE LA INFORMACIÓN RECOPILADA.: En esta etapa se procederá a realizar una

clasificación de la información recopilada, e identificación de problemas, utilizando la norma ISO 14000 y

diagramas de causa y efecto. (Paso 3 , literal 3.5 , Pagina 106 de Trabajo de

graduación)ELABORACIÓN DE INFORMES: Se elaborara informes en donde se determinara que se

concluye del estudio realizado referente a la situación ambiental de la empresa. (Paso 4 , literal 3.5 ,

Pagina 106 de Trabajo de graduación)

o ELABORACIÓN DE DIAGNOSTICO: Se determina la situación actual de la empresa, en referencia a

la norma ISO 14000.(Paso 4) (Ver pagina 108 a 116 de trabajo de graduación)Para mayor

explicación (Ver literal 3.5, 3.5.1, 3.6 trabajo de graduación)

Revisado por:



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208

CALIFICACION DE PROBLEMAS DE ACUERDO A SU IMPORTANCIA

El proceso de calificación es de vital importancia pues es a través de este que se podrá

obtener una comparación en relación a las normativas medio ambientales y de esta forma

poder determinar cuales departamentos representan mayor atención en la elaboración de un

modelo de gestión ambiental permitiendo con esto tener la oportunidad de diagnosticar la

situación actual de la empresa tomando como referencia las normas medio ambientales ISO

14001.

(Ver pagina 117 a 120 de trabajo de graduación, calificación de problemas de acuerdo a

su importancia)

ESTADO ACTUAL DE EMPRESA Y LOS REQUISITOS QUE CUMPLE DE ACUERDO A LA NORMA Y LOS QUE NO SON CUMPLIDOS.

El tener una visión clara de la situación de la empresa en referencia a la norma, es parte

importante en el momento de determinar la situación actual de la empresa, es por tanto

recomendable hacer una comparación de los puntos de la norma y la información pertinente

a lo encontrado en la empresa, como es ilustrado en ( Ver literal 3.7.3 de trabajo de

graduación)

Luego de todo lo anterior se tiene la información para elaborar los criterios necesarios y así

determinar la situación de la empresa mediante el Auto diagnostico

(Ver pagina 121 a 125 de trabajo de graduación)

Revisado por:



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209

MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

210

INDICE INTRODUCCIÓN 1/97

OBJETIVO 1/97

ALCANCE 1/97

ESTRUCTURA DE LOS PROCEDIMIENTOS 2/97

1. Objetivo 2/97

2. Responsabilidad 2/97

3. Procedimiento 2/97

4. Descripción narrativa del procedimiento 2/97

5. Formularios utilizados 2/97

ISTRUCCIONES PARA EL USO Y ACTUALIZACION DEL MANUAL 3/97 FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTOS 1. Procedimiento de Administración de registros de revisiones PR-RGRV 6/97 2. Procedimiento para la distribución del manual PR-DIMA 7/97

3. Procedimiento para la coordinación de las áreas funcionales relacionadas con el SGA PR-COAF 8/97

4. Procedimiento para proceso de prevención de contaminación ambiental PR-PVCA 9/97 5. Procedimiento para elaboración de plan de mejora continua PR-ECPC 10/97 6. Procedimiento para identificación de aspectos ambientales PR-IAAA 11/97 7. Identificación y acceso a los requisitos legales y otros requisitos PR- IARL 12/97

8. Procedimiento para Administración de gestión y control del manual para el encargado del sistema PR-AGCM 13/97

9. Capacitación, Sensibilización y Competencia para el SGA PR-CPMG 14/97 10. Procedimiento para comunicaciones Internas y Externas del SGA PR-CMMGA 15/97

11. Procedimiento de atención de reclamos de clientes PR- ARCL 16/97

12. Manipulación, Almacenamiento y Potencial Derrame de Tintas y Solventes PR-MAL 17/97 13. Almacenamiento Temporal Interno y Potencial Materia prima y

producto terminado PR-ATP 18/97

14. Manejo Interno de Residuos Peligrosos PR-MRP 19/97 15. Manejo de residuos de mantenimiento PR-MRM 20/97 16. Plan de Emergencias Ambientales PR-PEA 21/97 17. Evacuación ante Emergencias Ambientales y Sismos PR-EEA 22/97 18. Prevención y Control de Incendios PR-PCI 23/97 19. Monitoreo y Medición de los Aspectos Ambientales PR-MMAA 24/97 20. Conformidades Ambientales y Acciones Correctivas y Preventivas PR-CAC 25/97

211

21. Registros del SGA PR-RGMGA 26/97

22. Auditorias Ambientales Internas PR-AU 27/97 23. Revisión del Sistema de Gestión Ambiental por la Dirección PR-RVMGAGG 28/97 PROCEDIMIENTO NARRATIVO

1. Procedimiento de Administración de registros de revisiones PR-RGRV 29/97 2. Procedimiento para la distribución del manual PR-DIMA 30/97

3. Procedimiento para la coordinación de las áreas funcionales relacionadas con el SGA PR-COAF 31/97

4. Procedimiento para proceso de prevención de contaminación ambiental PR-PVCA 32/97 5. Procedimiento para elaboración de plan de mejora continua PR-ECPC 33/97 6. Procedimiento para identificación de aspectos ambientales PR-IAAA 34/97 7. Identificación y acceso a los requisitos legales y otros requisitos PR- IARL 35/97

8. Procedimiento para Administración de gestión y control del manual para el encargado del sistema PR-AGCM 36/97

9. Capacitación, Sensibilización y Competencia para el SGA PR-CPMG 37/97 10. Procedimiento para comunicaciones Internas y Externas del SGA PR-CMMGA 38/97

11. Procedimiento de atención de reclamos de clientes PR- ARCL 39/97

12. Manipulación, Almacenamiento y Potencial Derrame de Tintas y Solventes PR-MAL 40/97 13. Almacenamiento Temporal Interno y Potencial Materia prima

y producto terminado PR-ATP 41/97

14. Manejo Interno de Residuos Peligrosos PR-MRP 42/97 15. Manejo de residuos de mantenimiento PR-MRM 43/97 16. Plan de Emergencias Ambientales PR-PEA 44/97 17. Evacuación ante Emergencias Ambientales y Sismos PR-EEA 45/97 18. Prevención y Control de Incendios PR-PCI 46/97 19. Monitoreo y Medición de los Aspectos Ambientales PR-MMAA 47/97 20. Conformidades Ambientales y Acciones Correctivas y Preventivas PR-CAC 48/97

21. Registros del SGA PR-RGMGA 49/97

22. Auditorias Ambientales Internas PR-AU 50/97 23. Revisión del Sistema de Gestión Ambiental por la Dirección PR-RVMGAGG 51/97 CATALOGO DE FORMULARIOS 1. F-PR-RQRG Formulario de requisición de registro 52/97

2. F-PR-DIMA Formulario para preparación de capacitación y distribución del manual 53/97

3. F-PR-COAF Formulario para coordinación de las áreas funcionales Relacionadas con el SGA 54/97

4. F-PR-PVCA Formulario para la prevención de la contaminación ambiental 55/97 5. F-PR- ECPC Formulario de procedimiento para elaboración de plan de mejora continua 56/97

6. F-PR-IAAA Formulario para la identificación de aspectos ambientales 57/97 7. F-PR- IARL Formulario para identificación y acceso a requisitos legales 58/97

8. F-PR-AGCM Nombre: Formulario para administración de gestión y control del manual para el encargado del sistema 59/97 9. F-PR- CPMGA Formulario para capacitación, Sensibilización y Competencia para el SGA 60/97

212

10 . F-PR-CMMGA Formulario para la administración de las comunicaciones de la Empresa 61/97

11. F-PR- ARCL Formulario para la atención de reclamos de clientes 62/97 12. F-PR-MAL Formulario para Manipulación, Almacenamiento y Potencial Derrame de Tintas y Solventes 63/97 13. F-PR-ATP Formulario para almacenamiento temporal Interno y Potencial de Materia prima y producto terminado- 64/97

14. F-PR- MRP Formulario para Manejo Interno de Residuos Peligrosos 65/97 15. F-PR-MRM Formulario para manejo de residuos de mantenimiento 66/97 16. F-PR-PEA Formulario para establecer plan de Emergencias Ambientales 67/97

17. F-PR- EEA Formulario para evacuaciones ante emergencias ambientales y sismos 68/97 18. F-PR- PCI Formulario para Prevención y Control de Incendios 69/97 19. F-PR-MMAA Monitoreo y medición de los aspectos ambientales 70/97

20. F-PR-CAC Formulario de Conformidades ambientales, Acciones Correctivas y Preventivas 71/97

21. F-PR- RGMGA Formulario para manejo de Registros del SGA 72/97 22. F-PR-AU Formulario para Auditorias Ambientales Internas 73/97 Modelo de Acta de conformidad Medio Ambiental 74/97

INSTRUCTIVOS PARA LLENAR LOS FORMULARIOS

1. F-PR-RQRG Formulario de requisición de registro 75/97 2. F-PR-DIMA Formulario para preparación de capacitación y distribución del manual 76/97

3. F-PR-COAF Formulario para coordinación de las áreas funcionales relacionadas con el SGA 77/97

4. F-PR-PVCA Formulario para la prevención de la contaminación ambiental 78/97 5. F-PR- ECPC Formulario de procedimiento para elaboración de plan de mejora continua 79/97

6. F-PR-IAAA Formulario para la identificación de aspectos ambientales 80/97 7. F-PR- IARL Formulario para identificación y acceso a requisitos legales 81/97

8. F-PR-AGCM Nombre: Formulario para administración de gestión y control del manual para el encargado del sistema 82/97 9. F-PR- CPMGA Formulario para capacitación, Sensibilización y Competencia para el SGA 83/97 10 . F-PR-CMMGA Formulario para la administración de las comunicaciones de la Empresa 84/97

11. F-PR- ARCL Formulario para la atención de reclamos de clientes 85/97 12. F-PR-MAL Formulario para Manipulación, Almacenamiento y Potencial Derrame de Tintas y Solventes 86/97 13. F-PR-ATP Formulario para almacenamiento temporal Interno y Potencial de Materia prima y producto terminado- 87/97

14. F-PR- MRP Formulario para Manejo Interno de Residuos Peligrosos 88/97 15. F-PR-MRM Formulario para manejo de residuos de mantenimiento 89/97 16. F-PR-PEA Formulario para establecer plan de Emergencias Ambientales 90/97

17. F-PR- EEA Formulario para evacuaciones ante emergencias ambientales y sismos 91/97 18. F-PR- PCI Formulario para Prevención y Control de Incendios 92/97 19. F-PR-MMAA Monitoreo y medición de los aspectos ambientales 93/97

20. F-PR-CAC Formulario de Conformidades ambientales, Acciones Correctivas y Preventivas 94/97

21. F-PR- RGMGA Formulario para manejo de Registros del SGA 95/97 22. F-PR-AU Formulario para Auditorias Ambientales Internas 96/97 Modelo de Acta de conformidad Medio Ambiental 97/97

213

1.-INTRODUCCION.

Se presenta a continuación el manual de procedimientos que debe ser desarrollado por el

gerente propietario o la Organización, en este se describen los procedimientos de cada punto

que requiere la norma ISO 14001 para la ejecución del SGA. La estructura de cada

procedimiento contendrá su objetivo, responsable, descripción gráfica y narrativa del

procedimiento, los formularios a utilizar y las instrucciones para llenar cada uno de ellos .

2.- OBJETIVO.

Estandarizar las actividades de la imprenta, que tienen relación con el SGA, facilitando el

adiestramiento al personal nuevo o existente en los procedimientos que debe seguir dentro del

sistema, así como la delimitación de su hacer en la responsabilidad asignada.

3.- ALCANCE.

Este manual es aplicable a todos los procedimientos administrativos y operacionales exigidos

por la norma ISO 14001 y desarrollados en JAE Imprentas.

Los procedimientos administrativos serán ejecutados por el gerente propietario o Junta

Directiva, y cuando no sea de este tipo se especificara el responsable en el respectivo

diagrama de flujo.

- Revisado por:



Pág.. 1/97

214

4.- ESTRUCTURA DE LOS PROCEDIMIENTOS

La estructura utilizada esta definida de la siguiente manera:

1. Objetivo: Define lo que se busca con el procedimiento.

2. Responsabilidad: Define quien es el responsable en el manejo de los procedimientos

3. Procedimiento: Describe la forma en la que se han de realizar las actividades y los

criterios para su evaluación. Consta de diagramas de flujo en los que se relacionan

actividades.

4. Descripción narrativa del procedimiento: Describe los diagramas en forma narrativa,

el cual representa el flujo de información del procedimiento.

5. Formularios utilizados: Muestra los formularios que serán utilizados para cada

procedimiento.

7. Instrucciones para llenar formularios: Indica la forma de cómo debe llenarse el

formulario, el cual será utilizado en el procedimiento.

- Revisado por:



Pág.. 2/97

215

5. ISTRUCCIONES PARA EL USO Y ACTUALIZACION DEL MANUAL

1. La administración de la empresa deberá mantener a disposición de los gerentes de los

diferentes departamentos o áreas, ejemplares del manual de preparación debidamente

actualizados.

2. En lo concerniente al manejo del manual, la siguiente figura constituye el formato

utilizado para representar cada procedimiento; esta figura es un formato descriptivo,

la cual para efectos explicativos cada una de las columnas que contienen información

ha sido numerada.

3. Para una mejor comprensión del manual se presentan los procedimientos en forma de

diagramas de flujo, así como también en forma narrativa. A continuación se presentan

los símbolos de la norma ANSI utilizados para la técnica de diagramación y el

ejemplo de un proceso diagramado.

- Revisado por:



Pág.. 3/97

216

Figura 4.5. Diagramas de flujo

SIMBOLO REPRESENTA Inicio o termino, indica el principio o fin del

flujo, puede ser acción o lugar, además se usa para indicar una unidad administrativa o persona que recibe o proporciona información.

Actividad describe las funciones que desempeñan las personas involucradas en el procedimiento

Documento, representa un documento en general que entre, se utilice, se genere, o salga del procedimiento.

Decisión o alternativa. Indica un punto dentro del flujo en donde se debe tomar una decisión, entre dos o más alternativas.

Archivo indica que se guarda un documento en forma temporal o permanente.

Conector de pagina representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continua el diagrama de flujo.

Conector Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.

- Revisado por:



Pág.. 4/97

217

4. Se recomienda a los responsables de ejecutar las actividades descritas en cada

procedimiento, no obviar ningún paso, y respetar el orden de ejecución de los pasos, y

si existe alguna duda preguntar al coordinador designado por la gerencia general., así

mismo, si se tiene alguna sugerencia reportarla al coordinador; también analizar los

diagramas presentados, para facilitar la comprensión del flujo de información en el

procedimiento.

5. La revisión del manual, así como la comunicación de los cambios realizados, será

efectuada por el responsable asignado por la gerencia general.

6. La revisión del manual deberá efectuarse en un intervalo periódico de nueve meses, o

cada vez que sea necesario.

7. Si se modifican algunos procedimientos contenidos en el manual, deberá sustituirse

la(s) pagina(s) respectiva(s), colocando en la casilla correspondiente la fecha de

actualización, e incorporarse esa modificación en todas las copias existentes.

- Revisado por:



Pág.. 5/97

218

Código No: 1

Revisión: 00 Fecha: 23/10/2006

Procedimiento de Administración de registros de revisiones ( PR-RGRV )

Pàg.6/97

Encargado de SGA Auditor

INICIO

1. Entrega documentación de revisión a auditor

2. Analiza y revisa documentación y ejecuta proceso de revisión a través

de F-PR-RQRG

3. Procesamiento de resultados y posterior entrega a encargado del

SGA

4. Accede a encargado de SGA , posteriormente procedimiento es revisado

Aprueba 5. Incorpora observaciones y luego retorna documentación corregida

6. Se revisan observaciones incorporadas y pasan a sección de

registro

NoSi

FIN

7.documentación es almacenada

219

Código No: 2


Procedimiento para la distribución del manual ( PR-DIMA )

Pàg.7/97

Encargado de SGA Encargado de Área Funcional

INICIO

1. Identifica las áreas funcionales en las que se distribuirá el manual, por medio del formulario F-PR-DIMA

2. Prepara capacitación a impartir a encargados de áreas funcionales para el correcto manejo del manual mediante F-PR-DIMA

3. Se ejecuta capacitación a encargados de cada área funcional

4. Se distribuye el manual a los diferentes encargados de áreas funcionales

5. Responsable de indicarle a cada uno de sus sub-alternos el rol correspondiente de acuerdo al manual

6. Velara por el cumplimiento de las disposiciones que el manual exige para cada empleado

FIN

220

Código No: 3


Procedimiento para la coordinación de las áreas funcionales relacionadas con el SGA

( PR-COAF )

Pàg.8/97


INICIO

1. Encargado de SGA comunica y apoya las áreas funcionales por medio

de formulario F-PR-COAF

2. Jefe de Departamento verifica cumplimientos de objetivos y metas e

informa a Encargado de SGA

3. El registro es entregado en un plazo definido de tiempo; Encargado de SGA analiza el progreso y las complicaciones para retroalimentar los temas necesarios

4. Encargado de SGA analiza y discute los temas de retroalimentación con Gerencia General y plantean funcionamiento y correcciones si las hay.

FIN

5. Encargado de SGA entrega retroalimentación a Encargado de Departamento para puesta en marcha

6. Encargado de SGA aprueba cumplimiento de retroalimentación

NO SI

221

Código No: 4


Procedimiento para proceso de prevención de contaminación ambiental

( PR-PVCA )

Pàg.9/97


INICIO

1.Encargado de SGA recibe información de materias primas sustitutas, reformulación de productos, rediseño de procesos, separación de residuos

2. Encargado de SGA analiza proceso de manufactura de Empresa

4. Encargado de SGA corrige observaciones si es necesario y verifica la puesta en marcha de modificaciones indicadas y su grado de avance

3. Jefe de departamento recibe modificaciones referentes a proceso y producto para aplicación, y hace sus observaciones por el F-PR-PVCA

5. Encargado de SGA formula deficiencias y retroalimenta

6. Jefe de departamento recibe retroalimentación para aplicación

7.Encargado de SGA Evalúa aplicación para

y aprueba

SINO

8. Se imprime acta de conformidad del sistema

9.Archivo

FIN

222

Código No: 5


Procedimiento para elaboración de plan de mejora continua ( PR-ECPC )

Pàg.10/97

Encargado de SGA

INICIO

1. Describe e identifica las características del producto y tipo

de desecho generado F-PR- ECPC

2. Evaluación de impactos ambientales de procesos

3. Verificación de cumplimiento de metas y objetivos

4. Recaba información, documenta y planea estrategias que evacuen necesidades de comunicación F-PR- ECPC

5. Monitorea y revisa avances a intervalos de tiempo cortos y definidos

6 Corrección de inconformidades

FIN

7.Elabora acta

223

Código No: 6


Procedimiento para identificación de aspectos ambientales ( PR-IAAA )

Pàg.11/97


INICIO

1. Encargado de SGA selecciona a persona o se encarga de identificar aspectos ambientales significativos dentro de la empresa

2. Encargado de SGA Selecciona áreas funcionales de análisis e informa a persona seleccionada

FIN

3. Encargado de área recibe a persona que identificara aspectos ambientales para que este complete la información requerida por el F-PR-IAAA diseñado por Encargado de SGA para cada tarea

SI

4. Encargado de SGA verifica con jefe de área funcional la veracidad de información y este ultimo firma dando su visto bueno

NO


6. Archivo

224

Código No: 7


Identificación y acceso a los requisitos legales y otros requisitos ( PR- IARL )

Pàg.12/97

Encargado de SGA

INICIO

1. Identifica requisitos legales referentes a la Industria Grafica

2. Establece una base de información de dichos requisitos

3. Determina como afectan dichos requisitos a JAE Imprentas

4. Informar de las normativas legales a otras áreas funcionales

5. Poner a disposición los requisitos legales a trabes de formulario F-PR- IARL

6. Actualizar periódicamente la base de información a través de un monitoreo de leyes

FIN

225

Código No: 8


Procedimiento para Administración de gestión y control del manual para el encargado del sistema ( PR-AGCM )

Pàg.13/97

Encargado de SGA

INICIO

1. Encargado de SGA coordina auditorias con áreas funcionales

mediante F-PR-AGCM

2. Encargado de SGA Supervisa indicadores de procesos y desempeño

que utilizan F-PR-AGCM

FIN

3. Encargado de SGA proporciona guía sobre medidas de desempeño ambiental a

la organización F-PR-AGCM

4. Encargado de SGA recolecta, analiza y revisa las medidas de desempeño ambiental en la organización

5. Encargado de SGA elabora actas de conformidad del sistema

6. Archivo

226

Código No: 9


Capacitación, Sensibilización y Competencia para el SGA ( PR-CPMG )

Pàg.14/97


INICIO

1. Encargado de SGA coordina las necesidades de capacitación con encargado de área funcional

3. Encargado de SGA procesa solicitud y prepara Diseño de la Instrucción: y se

asegura que los materiales de trabajo están redactados con claridad y sirvan

para una capacitación unificada. Se entrega programa de capacitación a

encargado de área

FIN

2. Encargado de área funcional Identifica las habilidades

específicas para el desempeño del trabajo, para mejorar la

productividad. Analizar al personal para asegurarse que el

programa es adecuado para el grado específico de estudio,

experiencias y habilidades. Solicitud de capacitación

4. Encargado de área da visto bueno y lo retorna a encargado del SGA

5. capacitación es aprobada y se procede a ejecutarla, luego se evalúan resultados de esta por parte del encargado

del SGA mediante el F-PR- CPMGA

6. Resultados son Archivados

227

Código No: 10


Procedimiento para comunicaciones Internas y Externas del SGA

( PR-CMMGA )

Pàg.15/97


INICIO

1. Encargado de SGA establece y verifica procesos de comunicación por Departamento

2. Jefe de Departamento implementa proceso de comunicación establecido por el encargado del SGA con ayuda del F-PR-CMMGA

3. Encargado de SGA recibe F-PR-CMMGA lleno a encargado SGA , con observaciones sobre su aplicación, para revisión y mejora si es necesario.

5. Encargado de SGA recibe informe de conformidad de la sección, o confirmación de cambios realizados por esta.

FIN

4. Jefe de sección recibe aviso que sistema funciona correctamente, y si hubiese cambios es notificado.


7. Se archiva

228

Código No: 11


Procedimiento de atención de reclamos de clientes (PR- ARCL)

Pàg.16/97

Cliente Ventanilla de reclamos Encargado de revisión de

reclamos

1.Cliente solicita en ventanilla de reclamos formulario F-PR-ARCL el cual posteriormente es llenado

2. Se recibe F-PR-ARCL y se revisa que este lleno correctamente

3. Se elabora reporte de reclamo con información de F-PR-ARCL,

y se entrega a encargado de revisión de reclamos

4. Encargados de revisión de reclamos reciben reporte y analizan

, para luego proponer acciones correctivas en áreas señaladas

FIN

INICIO

229

Código No: 12


Manipulación, Almacenamiento y Potencial Derrame de Tintas y Solventes

( PR-MAL )

Pàg.17/97


INICIO

1.Encargado de SGA coordina los métodos de trabajo para tintas y solventes con los respectivos encargados de área a

través de F-PR-MAL

3. Encargado de SGA procesa y verifica información de formato F-PR-MAL y propone recomendaciones y

observaciones en los procesos para que estos sean corregidos

FIN

2. Encargado de área funcional instruye a empleados sobre método de trabajo, y verifica que todo se este cumpliendo

De acuerdo a formato F-PR-MAL posteriormente devuelve formato a encargado

de SGA.

4. Encargado de área corrige fallas en procedimientos y estos son entregados nuevamente a encargado de SGA.

7. Resultados son

Archivados

6. Se elabora acta y pasa a archivo

5. Método de trabajo es aprobado

No

Si

230

Código No: 13


Almacenamiento Temporal Interno y Potencial Materia prima y producto

terminado (PR-ATP)

Pàg.18/97


INICIO

1.Encargado de SGA prepara documentación concerniente almacenamiento manipuleo y

embalaje de materia prima y producto terminado F-PR-ATP

3. Encargado de SGA recibe y procesa F-PR-ATP luego prepara informe y

correcciones necesarias para la ejecución correcta de los procesos, y lo entrega al área

que le corresponda

2. Encargados de áreas funcionales hacen evaluación de situación de su respectiva

área con ayuda de F-PR-ATP para, posteriormente entrega formulario lleno a

encargado de SGA, para su revisión.

4. Encargado de área respectiva ordena hacer correcciones necesarias para sus procesos y adopta medidas correctivas indicadas por encargado de SGA

7. Resultados son

Archivados

6. Se elabora acta de conformidad y pasa a archivo

5. Método de Almacenamiento es aprobado

Si No

FIN

231

Código No: 14


Manejo Interno de Residuos Peligrosos ( PR-MRP )

Pàg.19/97


INICIO

1. Encargado de SGA prepara información referente al manejo de residuos peligrosos

3. Encargado de SGA procesa F-PR-MRP y aprueba capacitación, para luego programarla. Si es necesaria.

2. Encargado de área funcional recibe información y capacita a su personal con respecto

a dicha información. También determina si es necesario capacitación externa solicitando esta

por medio del formulario F-PR-MRP

4. Encargado de área verificara que los procedimientos para el manejo de residuos peligrosos sean cumplidos por cada uno de los empleados de su sección y estará en constante comunicación con encargado de SGA para notificarle de sus avances y necesidades en este ámbito.

5. Encargado de SGA revisa informes de jefe se sección y revisa si es necesario

Si

A

No

232

Encargado de SGA

6. Se elabora informe final de conformidad de procedimiento de manejo de residuos peligrosos para el

SGA.

A

FIN

7. Se imprime acta

8. Archivo

233

Código No: 15


Manejo de residuos de mantenimiento ( PR-MRM )

Pàg.20/97

Encargado de SGA Encargado de Operaciones

INICIO

1.Encargado de SGA prepara documentación para manejo de residuos peligrosos de

mantenimiento F-PR-MRM

3. Encargado de SGA recibe y procesa F-PR-MRM para luego entregar observaciones y

correcciones que sea necesario hacer.

FIN

2. Encargado de operaciones recibe documentación y entrega a encargado de mantenimiento referente a aspectos ambientales a cumplir en su trabajo además tiene que entregar a encargado de SGA el F-PR-MRM.

4. Encargado de operaciones ordena las acciones correctivas en el método de manejo de residuos de mantenimiento, y llena F-PR-

MRM, para luego devolverlo al encargado del SGA

7.Resultados son Archivados


5. Método de trabajo es aprobado

Si

No

234

Código No: 16


Plan de Emergencias Ambientales (PR-PEA )

Pàg.21/97

Encargado de SGA Gerencia General

INICIO

1. Encargado de SGA proporciona a cada Encargado de Departamento, manuales de prevención de derrames ambientales, hojas

de control de manejo de residuos, Diagramas de causa y efecto. F-PR--PEA

2. Encargado de SGA coordina información de planes de contingencia y efectúa

simulacros de Emergencias Ambientales y practicas de planes de contingencia.

FIN

3. Encargado de SGA revisa y documenta resultados de prácticas de planes de

contingencia.

4. Dirección General revisa reporte de Encargado de SGA y señala áreas deficientes para tomar medidas de apoyo.

5. Encargado de SGA recibe observaciones y apoya áreas deficientes.

235

Código No: 17


Evacuación ante Emergencias Ambientales y Sismos ( PR-EEA )

Pàg.22/97


INICIO

1.Encargado de SGA prepara documentación concerniente evacuación ante emergencias ambientales y sismos luego es entregado a

las áreas funcionales F-PR-EEA

3.Encargado de SGA recibe y procesa F-PR- EEA luego prepara informe y correcciones necesarias para la ejecución correcta de los

procesos, y lo entrega al área que lo necesite

FIN

2. Encargados de áreas funcionales hacen evaluación de situación con ayuda de F-PR- EEA para evacuación ante emergencias ambientales y

sismos , posteriormente entrega formulario lleno a encargado de SGA, para su revisión.

4. Encargado de área ordena hacer correcciones necesarias para el proceso de evacuación, y llena F-PR- EEA, para luego devolverlo al encargado del SGA

7Resultados son Archivados

6.Se elabora acta de conformidad y pasa a archivo

5 Método de trabajo es aprobado

Si

No

236

Código No: 18


Prevención y Control de Incendios ( PR-PCI )

Pàg.23/97


INICIO

1. Encargado de SGA revisa cada departamento para identificar las áreas de riesgo potenciales de Incendios

3. Encargado de área recibe información y Formulario y pone en práctica los requerimientos, y reporta en Formulario F-PR- PCI el cumplimiento de estos y las dificultades en los que no se han cumplido.

FIN

2. Encargado de SGA informa a cada encargado de área acerca del peligro inminente de Incendio entregando Formulario F-PR- PCI y explicando las acciones preventivas a tomar para que encargado de área ponga en practica plan de prevención

4. Encargado de SGA recibe Formulario F-PR- PCI, revisa resultados, diseña acciones correctivas y tiempo para el cumplimiento de estos.



5. Encargado de área recibe información y Formulario y pone en práctica los

requerimientos, y reporta en Formulario el cumplimiento de estos

6. Encargado de SGA recibe Formulario con todos los requerimientos implementados en las áreas asignadas.

237

Código No: 19


Monitoreo y Medición de los Aspectos Ambientales ( PR-MMAA )

Pàg.24/97


INICIO

1. Encargado de SGA prepara documentación concerniente medición de

aspectos ambientales mediante F- PR-MMAA

3. Encargado de SGA recibe y procesa F-PR-MMAA luego prepara informe y

correcciones necesarias para la ejecución correcta de los procesos, y lo entrega al área

que le corresponda

FIN

2. Encargados de áreas funcionales hacen evaluación de situación de su respectiva área

con ayuda de F-PR-MMAA para, posteriormente entrega formulario lleno a

encargado de SGA, para su revisión.

4. Encargado de área respectiva ordena hacer correcciones necesarias para sus procesos y llena F-PR-MMAA, para luego devolverlo al encargado del SGA



5.Método de trabajo es aprobado

Si

No

238

Código No: 20


Conformidades Ambientales y Acciones Correctivas y Preventivas( PR-CAC )

Pàg.25/97

Encargado de SGA

INICIO

1. Encargado de SGA recolecta cada la información a través de F-PR-CAC por departamento de alcances y metas del SGA

3. Encargado de SGA, Analiza logros no alanzados y sus razones.

FIN

2. Encargado de SGA clasifica información por área y aspectos ambiental

4. Encargado de SGA formula acciones correctivas a implementar en cada departamento y entrega a encargados


5. Se elabora reporte

239

Código No: 21


Registros del SGA ( PR-RGMGA )

Pàg.26/97

Encargado de SGA

INICIO

1.Encargado de SGA prepara documentación con ayuda de F-PR- RGMGA de cada una de las fases evaluadas e implementadas dentro de la Empresa

3. Encargado de SGA, evalúa avances y deficiencias de la implementación del SGA para elaborar reporte.

FIN

2. Encargado de SGA clasifica información por área y aspectos ambiental

4. Encargado de SGA prepara reporte que resume el proceso de aplicación del SGA dentro de la empresa


5 Se elabora reporte

240

Código No: 22


Auditorias Ambientales Internas

( PR-AU )

Pàg.27/97

Encargado de SGA Auditor Encargado de Área Funcional

INICIO

1 Encargado de SGA genera directrices necesarias y

documentación para desarrollar proceso de auditoria F-PR-AU

3.Encargado de área recibe aviso de que será sometido a proceso de

auditoria interna, y entre sus ordenes están las de cooperar

totalmente con el auditor

2. Auditor recibe documentación y directrices para desarrollar el proceso de auditoria la cual se realizara por medio

del formulario F-PR-AU

4. Auditor desarrolla proceso de auditoria para las áreas seleccionadas luego entrega F-PR-AU y actas del proceso a encargado de SGA.

5. Encargado de SGA revisa resultados de proceso de auditoria y presenta sus observaciones, las cuales tienen que ser corregidas por el área afectada para someterse a un nuevo proceso.

6. Encargado de área recibe observaciones y las corrige en

el tiempo estimado por el encargado del SGA, luego

entrega F-PR-AU a encargado de SGA.

A

241

7. Encargado de SGA recibe F-PR-AU e informe de correcciones , luego prepara una nueva auditoria

9. Encargado de área recibe aviso de que será sometido a nuevo proceso de auditoria

interna, y entre sus ordenes están las de cooperar totalmente con el auditor

8. Auditor recibe ordenes de desarrollar nueva auditoria en el área que ha fallado

10. Auditor desarrolla proceso de auditoria para las áreas seleccionadas luego entrega F-PR-AU y actas del proceso a encargado de SGA.

A

11. SGA aprueba procesos de trabajo

12. Se redacta acta de conformidad ambiental

13. Archivar

No

Si

FIN

242

Código No: 23


Revisión del Sistema de Gestión Ambiental por la Dirección

( PR-RVMGAGG )

Pàg.28/ 97

Encargado de SGA Gerencia General

INICIO

1. Entrega de resultados del sistema de gestión ambiental a la dirección.

2. revisión y análisis de resultados

3. Verificación y establecimiento de acciones correctivas si son necesarias.

FIN

5. Se imprime acta de conformidad con el SGA por parte de la gerencia general

6. Acta de conformidad es archivada

4. Encargado de SGA procede a ejecutar proceso de acciones correctivas para el sistema.

243

JAE Imprentas

Procedimiento: 1. Procedimiento de Administración de registros de revisiones

Pàg.29/97

Código: PR-RGRV Responsables: Encargado de SGA y Auditor

Fecha:

Objetivo: : Dar seguimiento y velar por el cumplimiento de los procedimientos establecidos para la correcta utilización del manual de SGA

PASO No.

RESPONSABLE ACTIVIDAD

1 Encargado de SGA

Entrega documentación de revisión a auditor

2 Auditor

Analiza y revisa documentación y ejecuta proceso de revisión a través de F-PR-RQRG

3 Auditor

Procesamiento de resultados y posterior entrega a encargado del SGA

4 Encargado de SGA Procedimiento es revisado y en caso de no aprobarse, incorpora observaciones y luego retorna documentación corregida al auditor

5 Auditor

Revisa observaciones incorporadas para ser corregidas, luego retorna a encargado de SGA

6 Encargado de SGA Revisa observaciones incorporadas para luego ser llevadas a sección de registro

7 Encargado de SGA documentación es almacenada

244

JAE Imprentas

Procedimiento: 2. Procedimiento para la Distribución del Manual

Pàg.30/97

Código: DIMA Responsables: Encargado de SGA y Encargado de área funcional

Fecha:

Objetivo: : Dar seguimiento y velar por el cumplimiento de los procedimientos establecidos para la correcta utilización y distribución del manual de SGA

PASO No.


1 Encargado de SGA

Identifica las áreas funcionales en las que se distribuirá el manual, por medio del formulario F-PR-DIMA

2 Encargado de SGA

Prepara capacitación a impartir a encargados de áreas funcionales para el correcto manejo del manual mediante F-PR-DIMA

3 Encargado de SGA

Se ejecuta capacitación a encargados de cada área funcional

4 Encargado de Área Funcional Se distribuye el manual a los diferentes encargados de áreas funcionales

5 Encargado de Área Funcional

Responsable de indicarle a cada uno de sus sub-alternos el rol correspondiente de acuerdo al manual

6 Encargado de Área Funcional Velara por el cumplimiento de las disposiciones que el manual exige para cada empleado

245

JAE Imprentas

Procedimiento: 3. Procedimiento para la coordinación de las áreas funcionales relacionadas con el SGA

Pàg.31/97

Código: PR-COAF Responsables: Encargado de SGA y Encargado de áreas Funcionales

Fecha:

Objetivo: Involucrar a todas las áreas funcionales de la organización en el cumplimiento de objetivos y metas del SGA

PASO No.


1 Encargado de SGA Comunica y apoya a las áreas funcionales por medio de formulario F-PR-COAF , referente al SGA

2 Encargados de áreas funcionales Verifican cumplimientos de objetivos y metas e informa a encargado de SGA

3 Encargado de SGA El registro le es entregado en un plazo definido de tiempo; luego analiza el progreso y las complicaciones para retroalimentar los temas necesarios

4 Encargado de SGA

Analiza y discute los temas de retroalimentación con Gerencia General y plantean funcionamiento y correcciones, si las hubiese

5 Encargado de SGA Entrega retroalimentación a encargado de área funcional para puesta en marcha

6 Encargado de SGA Aprueba cumplimiento de retroalimentación

246

JAE Imprentas

Procedimiento: 4. Procedimiento para proceso de prevención de contaminación ambiental

Pàg.32/97

Código: PR- PVCA Responsables: Encargado de SGA y Encargados de área funcionales

Fecha:

Objetivo: Analizar, prevenir y corregir cualquier medio dentro de la organización en donde exista peligro potencial de contaminación al medio ambiente

PASO No.


1 Encargado de SGA Recibe información de materias primas sustitutas, reformulación de productos, rediseño de procesos, separación de residuos

2 Encargado de SGA Analiza proceso de manufactura de la organización

3 Encargados de áreas funcionales Recibe modificaciones referentes a proceso y producto para aplicación, y hace sus observaciones por medio de F-PR-PVCA

4 Encargado de SGA Corrige observaciones si es necesario y verifica la puesta en marcha de modificaciones indicadas y su grado de avance

5 Encargado de SGA Formula deficiencias y retroalimenta

6 Encargados de áreas funcionales Reciben retroalimentación para aplicación

7

8

9

Encargado de SGA Encargado de SGA Encargado de SGA

Evalúa aplicación y aprueba Se imprime acta de conformidad del sistema archiva

247

JAE Imprentas

Procedimiento: 5. procedimiento para elaboración de plan de mejora continua

Pàg.33/97

Código: PR-ECPC Responsable: Encargado de SGA y Encargados de Áreas Funcionales

Fecha:

Objetivo: Velar por que se ejecute plan de mejora continua de acuerdo a la norma ISO 14000 en la organización

PASO No.


1 Encargado de SGA Describe e identifica las características del producto y tipo de desecho generado F-PR- ECPC

2 Encargado de SGA Evaluación de impactos ambientales de procesos

3 Encargado de SGA Verificación de cumplimiento de metas y objetivos

4 Encargado de SGA Recaba información, documenta y planea estrategias que evacuen necesidades de comunicación con la ayuda de F-PR- ECPC

5 Encargado de SGA Monitorea y revisa avances a intervalos de tiempo cortos y definidos

6 Encargado de SGA Corrección de inconformidades

7 Encargado de SGA Elabora acta y archiva

248

JAE Imprentas

Procedimiento: 6. Procedimiento para identificación de aspectos ambientales

Pàg.34/97

Código: PR- IAAA Responsables: Encargado de SGA y Encargados de áreas funcionales

Fecha:

Objetivo: Identificar aspectos de la organización que generen impacto o incidencias en el medio ambiente

PASO No.


1 Encargado de SGA Selecciona a persona o se encarga de identificar aspectos ambientales significativos dentro de la empresa

2 Encargado de SGA Selecciona áreas funcionales de análisis e informa a persona selecciona

3 Encargados de áreas funcionales Recibe a persona que identificara aspectos ambientales para que este complete la información requerida por el F-PR-IAAA diseñado por Encargado de SGA para cada tarea

4 Encargado de SGA Verifica con jefe de área funcional la veracidad de información y este ultimo firma dando su visto bueno

5

6

Encargado de SGA Encargado de SGA

Se imprime acta de conformidad del sistema Archiva

249

JAE Imprentas

Procedimiento: 7. identificación y acceso a los requisitos legales y otros requisitos

Pàg.35/97

Código: PR- IARL Responsable: Encargado de SGA

Fecha:

Objetivo: Identificar todos los requerimientos legales que tenga que cumplir la organización para poder establecer un SGA

PASO No.


1 Encargado de SGA Identifica requisitos legales referentes a la Industria Grafica

2 Encargado de SGA Establece una base de información de dichos requisitos

3 Encargado de SGA Determina como afectan dichos requisitos a JAE Imprentas

4 Encargado de SGA Informar de las normativas legales a otras áreas funcionales

5 Encargado de SGA Poner a disposición los requisitos legales a través de formulario F-PR- IARL

6 Encargado de SGA Actualizar periódicamente la base de información a través de un monitoreo de leyes

250

JAE Imprentas

Procedimiento: 8. Procedimiento para Administración de Gestión y control del manual para el encargado del sistema

Pàg.36/97

Código: PR-AGCM Responsable: Encargado de SGA

Fecha:

Objetivo: Analizar las medidas de desempeño ambiental de la organización relacionadas al SGA

PASO No.


1 Encargado de SGA Coordina auditorias con áreas funcionales mediante F-PR-AGCM

2 Encargado de SGA Supervisa indicadores de procesos y desempeño que utilizan F-PR-AGCM

3 Encargado de SGA Proporciona guía sobre medidas de desempeño ambiental a la organización F-PR-AGCM

4 Encargado de SGA Recolecta, analiza y revisa las medidas de desempeño ambiental en la organización

5

6


Elabora actas de conformidad del sistema Archiva

251

JAE Imprentas

Procedimiento: 9.Capacitación, sensibilización y competencia para el SGA

Pàg.37/97

Código: PR-CPMGA Responsables: Encargado de SGA y Encargado de Área funcional

Fecha:

Objetivo: Programar e impartir las capacitaciones que sean necesarias para complementar la educación y la sensibilización; así como fomentar la cultura para una sana competencia en el SGA.

PASO No.


1 Encargado de SGA Coordina las necesidades de capacitación con encargado de área funcional

2 Encargado de área funcional Identifica las habilidades especificas para el desempeño del trabajo; evalúa al personal para asegurarse que el programa es adecuado de acuerdo a las habilidades y nivel de estudio. Solicita capacitación mediante F-

3 Encargado de SGA Procesa solicitud y prepara diseño de instrucción; entrega programa de capacitación a cada encargado de área

4 Encargado de área funcional Da aprobación y retorna a encargado de SGA

5 Encargado de SGA Una vez aprobada la capacitación, se procede a ejecutarla; luego se evalúan los resultados mediante el F- CPMGA

6 Encargado de SGA Los resultados son archivados

252

JAE Imprentas

Procedimiento: 10. Procedimiento para comunicaciones Internas y Externas del SGA

Pàg.38/97

Código: PR- CMMGA Responsables: Encargado de SGA y Encargados de áreas funcionales

Fecha:

Objetivo: Mejorar y mantener la fluidez en los canales de la comunicación interna y externa de la organización relacionada al SGA

PASO No.


1 Encargado de SGA Encargado de SGA establece y verifica procesos de comunicación por Departamento

2 Encargados de áreas funcionales Implementan proceso de comunicación establecido por el encargado del SGA con ayuda del F-PR-CMMGA

3 Encargado de SGA Recibe F-PR-CMMGA lleno a encargado SGA , con observaciones sobre su aplicación, para revisión y mejora si es necesario.

4 Encargado de áreas funcionales Recibe aviso que sistema funciona correctamente, y si hubiese cambios es notificado

5

6

7


Recibe informe de conformidad de la sección, o confirmación de cambios realizados por esta. Se imprime acta de conformidad del sistema Archiva

253

JAE Imprentas

Procedimiento: 11. Procedimiento de atención de reclamos de clientes

Pàg.39/97

Código: PR-ARCL Involucrados: cliente, encargado de ventanilla y encargado de reclamos de clientes

Fecha:

Objetivo: Identificar las necesidades de los clientes, así como el de corregir las fallas detectadas por fuentes externas

PASO No.

INVOLUCRADOS ACTIVIDAD

1 Cliente

Cliente solicita en ventanilla de reclamos formulario F-PR-ARCL el cual posteriormente es llenado

2 Encargado de ventanilla Se recibe F-PR-ARCL y se revisa que este lleno correctamente

3 Encargado de ventanilla Se elabora reporte de reclamo con información de F-PR-ARCL, y se entrega a encargado de revisión de reclamos

4 Encargado de reclamos Encargados de revisión de reclamos reciben reporte y analizan , para luego proponer acciones correctivas en áreas señaladas

254

JAE Imprentas

Procedimiento: 12. Manipulación, almacenamiento y potencial derrame de tintas y solventes

Pàg.40/97

Código: PR-MAL Responsables: Encargado de SGA y Encargados de Áreas funcionales

Fecha:

Objetivo: Verifica y controla el manejo adecuado de tintas y solventes con el fin de evitar posibles derrames que puedan ocasionar impacto ambiental y complicaciones al medio ambiente de conformidad con el SGA

PASO No.


1 Encargado de SGA Coordina métodos de trabajo para tintas y solventes con el encargado del área mediante F-PR-MAL

2 Encargado de Área funcional Instruye a empleados sobre métodos de trabajo y verifica el cumplimiento de acuerdo al formato del F-PR-MAL Posteriormente devuelve formato a encargado de SGA

3 Encargado de SGA Procesa y verifica información de formato F-PR-MAL y propone recomendaciones y observaciones en los procesos para que estos sean corregidos

4 Encargado de Área funcional Corrige fallas en procedimientos y estos son entregados nuevamente a encargado de SGA

5

6


Si el método de trabajo es aprobado se elabora acta Pasa a archivo; caso contrario se vuelve a verificar

7 Encargado de SGA Se archivan resultados

255

JAE Imprentas

Procedimiento: 13. Almacenamiento Temporal Interno y Potencial Materia prima y producto terminado

Pàg.41/97

Código: PR- ATP Responsables: Encargado de SGA y Encargados de Áreas funcionales

Fecha:

Objetivo: Verificar el correcto almacenamiento de todos los insumos (materia prima) que participan directamente en el proceso productivo, así como el de producto terminado; con el fin de evitar retrasos en el flujo de materiales.

PASO No.


1 Encargado de SGA Encargado de SGA prepara documentación concerniente almacenamiento manipuleo y embalaje de materia prima y producto terminado F-PR-ATP

2 Encargado de Área funcional Encargados de áreas funcionales hacen evaluación de situación de su respectiva área con ayuda de F-PR-ATP para, posteriormente entrega formulario lleno a encargado de SGA, para su revisión

3 Encargado de SGA Encargado de SGA recibe y procesa F-PR-ATP luego prepara informe y correcciones necesarias para la ejecución correcta de los procesos, y lo entrega al área que le corresponda

4 Encargado de Área funcional Encargado de área respectiva ordena hacer correcciones necesarias para sus procesos y adopta medidas correctivas indicadas por encargado de SGA

5

6


Método de Almacenamiento es aprobado Se elabora acta de conformidad y pasa a archivo

7 Encargado de SGA Resultados son Archivados

256

JAE Imprentas

Procedimiento: 14. Manejo interno de residuos peligrosos

Pàg.42/97

Código: PR- MRP Responsables: Encargado de SGA, Auditor y Encargados de Áreas funcionales

Fecha:

Objetivo: Corroborar el fiel cumplimiento de normas que regulen el manejo adecuado de residuos nocivos, tanto al trabajador como al medio ambiente en base a un buen sistema de SGA

PASO No.


1 Encargado de SGA Prepara informe referente al manejo de residuos peligrosos

2 Encargado de Área funcional Recibe informe y capacita a personal en base a dicha información. Determina si es necesaria capacitación externa, solicitándola por medio del formulario F-PR- MRP

3 Encargado de SGA Encargado de SGA procesa F-PR-MRP y aprueba capacitación , para luego programarla. Si es necesaria.

4 Encargado de Área Verificara que los procedimientos para el manejo de residuos peligrosos sean cumplidos por cada uno de los empleados de su sección y estará en constante comunicación con encargado de SGA para notificarle de sus avances y necesidades

5 Encargado de SGA Revisa informes de jefe de sección y analiza si es necesario retroalimentar

6 Encargado de SGA Se elabora informe final de conformidad de procedimiento de manejo de residuos peligrosos para el SGA.

7

8


Se imprime acta Archiva

257

JAE Imprentas

Procedimiento: 15. Manejo de residuos de mantenimiento

Pàg.43/97

Código: PR- MRM Responsables: Encargado de SGA y Encargado de Operaciones

Fecha:

Objetivo: Verificar si son eliminados correctamente todos aquellos residuos provenientes de actividades relacionadas al mantenimiento de la maquinaria y equipo de una manera que no dañe el medio ambiente

PASO No.


1 Encargado de SGA Prepara documentación para el manejo de residuos peligrosos de mantenimiento F-PR -MRM

2 Encargado de operaciones Recibe documentación y así mismo entrega a encargado de mantenimiento para que, realice su trabajo tomando en cuenta aspectos ambientales; además de entregar F-PR-MRM a encargado de SGA

3 Encargado de SGA Recibe y procesa F-PR-MRM para luego entregar observaciones y correcciones

4 Encargado de operaciones Ordena las acciones correctivas en el método de manejo de residuos y llena F-PR-MRM de acciones correctivas, para luego devolverlo al encargado de SGA

5 Encargado de SGA Método de trabajo es aprobado; en caso de no serlo se retorna a realizar las observaciones pertinentes

6

7


Se elabora acta de conformidad Archivo

258

JAE Imprentas

Procedimiento: 16. Plan de Emergencias Ambientales

Pàg.44/97

Código: PR-PEA Responsables: Encargado de SGA y Dirección General

Fecha:

Objetivo: Elaborar medidas correctivas y planes de contingencias contra posibles emergencias Ambientales que puedan afectar el buen funcionamiento de la organización en base a un buen SGA

PASO No.


1 Encargado de SGA Proporciona a cada encargado de departamento manuales de prevención de derrames ambientales, hojas de control de manejo de residuos y diagramas de causa y efecto F-PR-PEA

2 Encargado de SGA Coordina información de planes de contingencia y efectúa simulacros de emergencias ambientales

3 Encargado de SGA Revisa y documenta resultados de practicas de planes de contingencia

4 Dirección General Revisa reporte de encargado de SGA y señala áreas deficientes para tomar medidas de apoyo

5 Encargado de SGA Recibe observaciones y apoya áreas deficientes

259

JAE Imprentas

Procedimiento: 17. Evacuación ante emergencias Ambientales y Sismos

Pàg.45/97

Código: PR- EEA Responsables: Encargado de SGA y Encargados de Areas funcionales

Fecha:

Objetivo: Realizar planes de evacuaciones ante situaciones fortuitas relacionadas a la naturaleza misma del entorno geográfico en el cual se encuentra la Organización.

PASO No.


1 Encargado de SGA Prepara documentación concerniente a evacuación ante emergencias ambientales y sismos, luego se entrega a áreas funcionales F-PR-EEA

2 Encargados de Áreas funcionales Hacen evaluación de situación con ayuda de F-PR-EEA para evacuación ante emergencias ambientales y sismos; luego entrega formulario lleno a encargado de SGA para su revisión

3 Encargado de SGA Recibe y procesa F-PR-EEA luego prepara informe y correcciones necesarias para la ejecución correcta de los procesos y lo entrega al área que lo necesite

4 Encargados de Áreas funcionales Ordena hacer correcciones necesarias para el proceso de evacuación y llena F-PR-EEA , para luego devolverlo al encargado de SGA

5

6

7


Si el método es aprobado Se elabora acta de conformidad y pasa a archivo; Se archiva

260

JAE Imprentas

Procedimiento: 18.Prevención y Control de Incendios

Pàg.46/97

Código: PR-PCI Responsables: Encargado de SGA y encargado de Área funcional

Fecha:

Objetivo: Verificar la posibilidad de que, debido a sustancias químicas inflamables, se corra el riesgo de que haya un incendio

PASO No.


1 Encargado de SGA Revisa cada departamento para identificar las áreas de riesgo potenciales de Incendios

2 Encargado de SGA Informa a cada encargado de área acerca del peligro inminente de Incendio entregando Formulario F-PR-PCI y explicando las razones, y las acciones preventivas a tomar para que encargado de área ponga en practica plan de prevención

3 Encargado de Area funcional Recibe información y Formulario y pone en práctica los requerimientos, y reporta en Formulario F-PR- PCI el cumplimiento de estos y las dificultades en los que no se han cumplido.

4 Encargado de SGA Recibe Formulario F-PR-PCI, revisa resultados, diseña acciones correctivas y tiempo para el cumplimiento de estos.

5 Encargado de Aea funcional Recibe información y Formulario y pone en práctica los requerimientos, y reporta en Formulario el cumplimiento de estos

6 Encargado de SGA Recibe Formulario con todos los requerimientos implementados en las áreas asignadas.

7 8


Se elabora acta de conformidad Se archiva

261

JAE Imprentas

Procedimiento: 19. Monitoreo y Medición de los Aspectos Ambientales

Pàg.47/97

Código: PR-MMAA Responsables: Encargado de SGA y Encargados de Áreas funcionales

Fecha:

Objetivo: Realizar un control adecuado y estandarizado que este en continua medición de Aspectos Ambientales relacionados al SGA

PASO No.


1 Encargado de SGA Prepara documentación concerniente a la medición de aspectos ambientales mediante formulario PR-MMAA

2 Encargados de Áreas Funcionales Hacen evaluación de situación de su respectiva área con ayuda de PR-MMAA para, posteriormente entregar formulario lleno a encargado de SGA, para su revisión.

3 Encargado de SGA Recibe y procesa PR-MMAA luego prepara informe y correcciones necesarias para la ejecución correcta de los procesos, y lo entrega al área que le corresponda

4 Encargados de Áreas Funcionales Ordenan hacer correcciones necesarias para sus procesos y llena PR-MMAA para luego devolverlo al encargado del SGA

5

6

7


Si el método es aprobado se elabora acta de conformidad y pasa a archivo; Resultados son archivados

262

JAE Imprentas

Procedimiento: 20. Conformidades Ambientales y Acciones Correctivas y Preventivas

Pàg.48/97

Código: PR-CAC Responsable: Encargado de SGA

Fecha:

Objetivo: Identificación y tratamiento de la No- Conformidad y establecer los mecanismos para la implementación de las acciones correctivas y/o preventivas.

PASO No.


1 Encargado de SGA Encargado de SGA recolecta cada la información a través de F-PR-CAC por departamento de alcances y metas del SGA

2 Encargado de SGA Encargado de SGA clasifica información por área y aspectos ambiental

3 Encargado de SGA Encargado de SGA, Analiza logros no alanzados y sus razones

4 Encargado de SGA Encargado de SGA formula acciones correctivas a implementar en cada departamento y entrega a encargados

5 Encargado de SGA Se elabora reporte

6 Encargado de SGA Resultados son archivados

263

JAE Imprentas

Procedimiento: 21.Registros del SGA Pàg.49/97

Código: RGMGA Responsable: Encargado del SGA

Fecha:

Objetivo: Implementar la documentación de manera organizada y bien estructurada para la elaboración de reportes relacionados al SGA

PASO No.


1 Encargado del SGA Prepara documentación con ayuda del F-PR- RGMGA de cada una de las fases evaluadas e implementadas dentro de la empresa

2 Encargado del SGA Clasifica información por área y por aspectos ambientales

3 Encargado del SGA Evalúa avances y deficiencias de la implementación del SGA para elaborar reporte

4 Encargado del SGA Prepara reporte que resume el proceso de aplicación del SGA dentro de la empresa

5

6

Encargado del SGA Encargado de SGA

reporte esta elaborado se procede a archivarlo

264

JAE Imprentas

Procedimiento: 22. Auditorias ambientales Internas

Pàg.50/97

Código: PR- AU Responsables: Encargado de SGA, Auditor y Encargado de Área funcional

Fecha:

Objetivo: Desarrollar directrices generales que lleven a la organización a poder estar de conformidad con las auditorias que hagan, tanto internas como externas

PASO No.


1 Encargado de SGA Genera directrices necesarias y documentación para desarrollar proceso de auditoria F-PR-AU

2 Auditor Recibe documentación y directrices para desarrollar el proceso de auditoria la cual se realizara por medio del formulario F-PR-AU

3 Encargado de Área Funcional Recibe aviso de que será sometido a proceso de auditoria interna, y entre sus ordenes están las de cooperar totalmente con el auditor

4 Auditor Desarrolla proceso de auditoria para las áreas seleccionadas luego entrega F-PR-AU y actas del proceso a encargado de SGA.

5 Encargado de SGA Revisa resultados de proceso de auditoria y presenta sus observaciones, las cuales tienen que ser corregidas por el área afectada para someterse a un nuevo proceso.

6 Encargado de Área Funcional Recibe observaciones y las corrige en el tiempo mas corto posible, luego entrega a encargado de SGA.

265

JAE Imprentas

Procedimiento: 22. Auditorias ambientales Internas

Pàg.50/97

Código: PR- AU Responsables: Encargado de SGA, Auditor y Encargado de Área funcional

Fecha:

Objetivo: Desarrollar directrices generales que lleven a la organización a poder estar de conformidad con las auditorias que hagan, tanto internas como externas

PASO No.


7 Encargado de SGA Recibe F-PR-AU e informe de correcciones , luego prepara una nueva auditoria

8 Auditor Recibe ordenes de desarrollar nueva auditoria en el área que ha fallado

9 Encargado de Área Funcional Recibe aviso de que será sometido a nuevo proceso de auditoria interna, y entre sus ordenes están las de cooperar totalmente con el auditor

10 Auditor Desarrolla proceso de auditoria para las áreas seleccionadas luego entrega F-PR-AU y actas del proceso a encargado de SGA.

11

12


Aprueba procesos de trabajo y Redacta un acta de conformidad ambiental; pero si no es así procede a hacer las correcciones necesarias

13 Encargado de SGA Una vez redactada el acta de conformidad se procede a archivar

266

JAE Imprentas

Procedimiento: 23. Revisión del Sistema de Gestión Ambiental por la Dirección

Pàg.51/97

Código: PR- RVMGAGG Responsable: Encargado de SGA y Dirección General

Fecha:

Objetivo: Dar continuidad al proceso de certificación en ISO 14000 mediante revisiones periódicas que corrijan o prevengan situaciones que generen impacto ambiental en la organización

PASO No.


1 Encargado de SGA Entrega de resultados del SGA a la dirección

2

3

Dirección General Dirección General

Revisión y Análisis de resultados Verificación y establecimiento de acciones correctivas si fuesen necesarias

4 Encargado de SGA Procede a ejecutar proceso de acciones correctivas para el sistema

5 Encargado de SGA Se imprime acta de conformidad con el SGA por parte de la dirección General

6 Encargado de SGA Acta de conformidad es archivada

267

1. F-PR-RQRG Nombre: Formulario de requisición de registro Código de registro: Fecha: Sección a la que pertenece: Pàg. 52/97 Objetivo:

• Tener un control documentado de la requisición de información sel SGA

Fecha de recuperación: Nota: El documento solicitado será devuelto al archivo en un plazo no mayor a ___días Área solicitante:___________________________________ Persona solicitante:_________________________________ Nombre o código de registro que se solicita:________________________________ Comentarios u Observaciones: ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ Entregado por:_____________________ Firma:______________ Recibe:______________________ Autoriza:_____________________ Firma:______________

268

2. F-PR-DIMA Nombre: Formulario para preparación de capacitación y distribución del manual Código de registro: Fecha: Sección a la que pertenece: Pàg. 53/97

Objetivos: • Determinar el grado de relación con el sistema de gestión ambiental para identificar las áreas a las cuales

será distribuido el manual. • Determinar las necesidades de capacitación para el área y así definir las más apropiadas, las cuales permitan

hace una correcta distribución del manual del SGA. . Área funcional: No. De Empleados:__________ Relación con SGA Directa Mediana Nula Nota: Si relación es nula no aplica capacitación en relación al SGA Nombre de encargado: Puesto: Tipo de actividad(es) que es ejecutada en área (Describa brevemente): Horario laboral de empleados detalle por turnos (si existen):______________________________ ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Necesidades de capacitación detectadas en relación con el SGA:__________________________ _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Nota: Luego de haber realizado capacitación se entregara una copia del manual al encargado del área y este velara por el cuidado de este, así como por el cumplimiento de las normas establecidas en el para su área. Elaborado por:__________________________ Autoriza:______________________________ Firma:_________________________________ Fecha:_____________________

269

3. F-PR-COAF

Nombre: Formulario para coordinación de las áreas funcionales relacionadas con el SGA Código de registro: Fecha: Sección a la que pertenece: Pàg. 54/97

Objetivos: • Establecer las diferentes funciones existentes dentro de la Empresa, sus características y el personal que las

ejecuta. • Identificar la materia prima utilizada, el manejo y almacenamiento de estas y su reutilización y desechos

generados. Datos básicos del Departamento

Nombre del departamento: Actividad del Departamento: Número de personas que trabajan directamente en el departamento: Materias primas utilizadas

Productos Elaborados

Descripción del proceso utilizado

270

Desechos producidos

Desechos reutilizables Descripción de proceso de eliminación de desechos

Elaborado por:__________________________________________________________________ Autoriza:______________________________ Firma:_________________________________ Fecha:_____________________

271

4. F-PR-PVCA Nombre: Formulario para la prevención de la contaminación ambiental Código de registro: Fecha: Sección a la que pertenece: Pàg. 55/97

Objetivos: • Analizar las operaciones existentes dentro la Empresa e identificar las que se relacionan con aspectos

medioambientales. • Determinar las deficiencias de la empresa e indicar aplicaciones que eviten la contaminación ambiental.

Datos básicos del Departamento

Nombre del departamento: Actividad del Departamento: Materias primas utilizadas Productos Elaborados Descripción de los procesos utilizados Desechos producidos Desechos reutilizables Descripción de procesos de eliminación de desechos Presentación de deficiencias y medidas a implementar a Jefe de Departamento correspondiente Control de medidas Implementadas: Implementadas completamente: Fecha: Elaborado por:______________________________ Autoriza:_____________________________ Firma:_________________________________ Fecha:_____________________

272

5. F-PR- ECPC Nombre: Formulario de procedimiento para elaboración de plan de mejora continua Código de registro: Fecha: Sección a la que pertenece: Pàg. 56/97

Objetivos: • Analizar las operaciones existentes dentro la Empresa e identificar las que se relacionan con aspectos

medioambientales. • Determinar las deficiencias de la empresa e indicar aplicaciones que eviten la contaminación ambiental.

Nombre de empresa o entidad:____________________________________________________ Rubro al que se dedica:_______________________________________ Encargado de SGA:__________________________________________ Pasos a seguir para la elaboración de plan de mejora continua: Revisión de las consecuencias ambientales de las operaciones y procesos Definición de un conjunto de políticas y objetivos para el asunto ambiental Establecimiento de un plan de acción para lograr dichos objetivos Seguimiento de dichos objetivos Reporte apropiado de los resultados Revisión del sistema y continuar mejorando Técnicas de control de procesos, tales como procesos de control estadístico pueden proveer una aproximación sistemática, identificado causas y soluciones del problema de generación de residuos. Las herramientas más comúnmente usadas son: • Hojas de control • Cartas de Pareto • Diagramas de Causa y Efecto • Cartas de Control Se utiliza en conjunto dichas herramientas para: ( Marque los procedimientos que va realizando) Identificar oportunidades para la prevención de defectos o errores y residuos Determinar las posibles causas de lo anterior Establecer el nivel de defectos y residuos que son inherentes del proceso • Desarrollo de planes de prevención Observaciones o recomendaciones:_________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ Elaborado por:__________________________________________________________________ Autoriza:______________________________ Firma:_________________________________ Fecha:_____________________

273

6. F-PR-IAAA Nombre: Formulario para la identificación de aspectos ambientales Código de registro: Fecha: Sección a la que pertenece: Pàg. 57/97

Objetivos: • Identificar los puntos críticos de generación de contaminación ambiental dentro de la Empresa • Recopilar información de manera veraz y oportuna para hacer mejoras a procesos.

Identificación de residuos Etapa Tipos de Residuos Si No Procesamiento de Imagen

• Película expuesta y sobrante • Restos de papel • Latas de aerosol • Revelador usado y fijador usado • Químicos de lavado • Paños sucios • Envases de productos químicos • Pruebas rechazadas

Pruebas • Restos de papel • Residuos de goma y adhesivos • Envases

Procesamiento de Placas

• Placas dañadas • Envases de productos químicos • Solventes y agua de lavado usada • Materiales vencidos

Impresión • Envases de tinta • Impresos rechazados • Residuos de tinta y solvente • Trapos • Aceite usado • Soluciones fuentes usadas

Acabado • Papel • Adhesivos

Otros describa:_________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Elaborado por:__________________________________________________________________ Autoriza:______________________________ Firma:_________________________________ Fecha:_____________________

274

7. F-PR- IARL

Nombre: Formulario para identificación y acceso a requisitos legales Código de registro: Fecha: Sección a la que pertenece: Pàg. 58/97

Objetivos: • Identificar los requisitos legales específicos que afectan a la Industria Grafica • Generar una base de información de dichos requisitos legales, la cual permanezca en constante actualización.

Obtener leyes de Medio Ambiente de El Salvador (Ministerio de medio Ambiente) Se poseen No se poseen Se poseen pero no están actualizadas Identificar y obtener información de otros requisitos legales que afecten a la industria Grafica de El Salvador detalle información (Puede ser obtenida también a través de entidades autónomas) ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ¿Leyes son recientes? Si No .Si respuesta es “No” es necesario actualizarlas. Base de datos para la administración de información debe poseer como mínimo: Nombre y código de registro de fácil ubicación Área especifica a la que afecta Fecha de ingreso al sistema Ultima fecha de actualización Nota: la información debe estar disponible al publico Entre las leyes obtenidas identificar aquellas concernientes a la Industria Grafica (Marque con una “x” las legislaciones que conoce y posee actualmente la empresa) Reglamento especial de aguas residuales Reglamento especial en materia de sustancias , residuos y desechos peligrosos Reglamento especial sobre el manejo integral de los desechos sólidos Otros reglamentos (Detalle): _______________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ Establecer mecanismos para actualizar base de datos cada cierto tiempo según lo amerite Mensual Trimestral Semestral Anual Revisado por: Fecha: Autoriza: Comentarios u Observaciones: ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Entregado por:____________________ Firma:______________ Recibe:______________________ Autoriza:_____________________

275

8. F-PR-AGCM 1. Nombre: Formulario para administración de gestión y control del manual para el encargado del sistema

Código de registro: Fecha: Sección a la que pertenece: Pàg. 59/97

Objetivos: • Evaluar el grado de cumplimiento de las áreas funcionales que se relacionan con el SGA • Medir los avances en el cumplimiento de las normativas del SGA indicadas

Encargado de SGA:_______________________________________ Fecha de revisión:__________________________ Cantidad de manuales del SGA distribuidos en la empresa:____________________ Áreas a las que se les ha distribuido el manual: AREAS SI NO Administración o Finanzas Producción Planificación o Ingeniería del producto Ventas Gerencia general Otros(Detalle) Fecha de ultima actualización del manual:_________________ Fase para actualizar manual ( Check list ) Identificar punto de actualización Determinar áreas afectadas que se relacionen con actualización Preparar documento actualizado Solicitar a áreas afectadas la copia que se les ha entregado del manual Retirar partes descontinuadas del manual y ubicar nuevas en donde corresponde Revisar que información este correcta Retornar manuales a cada una de las áreas a las que se les ha actualizado Fase para monitoreo del manual (Check list ) Ubicado en lugar accesible para consulta Se encuentra en buenas condiciones Apartados del manual son revisados constantemente Actualización del manual se mantiene constante Verificación constante de cumplimiento de apartados del manual en las diversas áreas Observaciones:______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Elaborado por:__________________________ Autoriza:______________________________

276

9. F-PR- CPMGA

Nombre: Formulario para capacitación, Sensibilización y Competencia para el SGA Código de registro: Fecha: Sección a la que pertenece: Pàg. 60/97

Objetivo: • Determinar las necesidades de capacitación y sensibilización en cada una de las áreas que se relacionan con el

sistema.

Area de trabajo:_______________________________________________ Cantidad de personal:___________________________________________ Necesidad de capacitación identificada:

Distribución de información a través de folletos y boletines.

capacitaciones recomendadas :

Fundamentos de la mejora continua

Sistema de orden y limpieza

Sensibilización del personal en la conservación ambiental

Interpretación técnica de la norma ISO 14000

Formación de la documentación del sistema

Formación de auditores de del Sistema Gestión Ambiental

Proceso de certificación

Planificación de las actividades a realizar.

Otros temas que la empresa considere necesarios.

Si señala otros detalle:

__________________________________________________________________________________________

________________________________________________________

Posibles fechas de programación:_____________________________________________

_________________________________________________________________

Entregado por:____________________ Firma:______________ Recibe:______________________ Autoriza:_____________________

Seminarios Si No Conferencias Charlas Exposiciones

277

10 . F-PR-CMMGA Nombre: Formulario para la administración de las comunicaciones de la Empresa Código de registro: Fecha: Sección a la que pertenece: Pàg. 61/97 Objetivos:

• Identificar la manera de comunicación existente dentro de la Empresa para aportar mejoras en la misma.

• Facilitar el flujo de información dentro de la Empresa.

Fecha de recuperación: Datos básicos del departamento: Nombre del departamento: Actividad del Departamento: Número de personas que trabajan directamente en el departamento: Descripción de la manera de comunicación utilizada en departamento: Descripción de problemas con implementación indicada por Jefe de Departamento a encargado de SGA: Descripción de acciones correctivas por Encargado de SGA: Presentación de resultados y medidas a tomar a Jefes de Departamento:

Fase Proceso Descripción

Planeamiento del Problema Indica el problema Visión de Solución Describe la propuesta de solución. Fase 1 – Visión Esquema de Solución Describe el escenario de uso de la

solución propuesta. Componentes de la Solución Establece los elementos involucrados

en la solución, así como sus relaciones Fase 2 - Planeación Arquitectura de solución Presenta la vista de la implantación de la solución

Comentarios u Observaciones: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Entregado por:____________________ Firma:______________ Recibe:______________________ Autoriza:_____________________

278

11. F-PR- ARCL Nombre: Formulario para la atención de reclamos de clientes Código de registro: Fecha: Sección a la que pertenece: Pàg. 62/97

Objetivos: • Identificar las necesidades de los clientes • Corregir las fallas detectadas por fuentes externas

Nombre de cliente:_______________________________________Fecha:______________________ No. Telefónico:__________________________________________ Empresa a la que representa:___________________________________________________ Área en donde se detecto falla o problema:________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Descripción de problema o reclamo: Por favor describa las posibles soluciones que se le presentaron al momento de detectar el problema: Otras observaciones:____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Por favor especifique fecha y hora a la que sucedió el problema y el nombre de la persona que lo atendió: Entregado por:________________________ Fecha y hora de recepción de documento:______________________________ Firma:______________ Recibe:______________________ Firma:______________________

279

12. F-PR-MAL Nombre: Formulario para Manipulación, Almacenamiento y Potencial Derrame de Tintas y Solventes

Código de registro: Fecha: Sección a la que pertenece: Pàg. 63/97

Objetivo: • Lograr un adecuado manejo de tintas y solventes, para prevenir derrames por inadecuada manipulación, así

como almacenamiento inapropiado.

Descripción Tipo de Residuo Residuos Generados Residuo de tinta que contiene Cromo Bario Plomo Tinta contaminada con Solventes Limpiadores Tridoroetileno Cloruro de Metileno Tricoloroetano Tretradoruro de Carbono Trifucroetano Clorobenceno Xileno Acetona Metanol Metiletilcetona Tolueno Disulfuro de carbono o Benceno Posibles Métodos de Eliminación, Tratamiento y Reciclaje

_ Recicle las tintas para hacer tinta negra. La tinta negra reformulada es comparable a la tinta negra nueva de menor calidad, tal como la tinta para periódico. _ Elimine las tintas enviándolas a un servicio de mezcla con combustible que combina éstas y otros residuos para quemarlos en calderas u hornos industriales. _ Por medio de un transportista de residuos peligrosos registrado, envíe todo residuo a una TSDF de residuos peligrosos.

Posibles Métodos ara Prevención de contaminación

_ Dedique las prensas a colores específicos o tintas especiales para disminuir el número de limpiezas necesarias para cada prensa _ Limpie las fuentes de tinta sólo cuando cambie de colores o cuando haya riesgo de que la tinta se seque. _ Ejecute trabajos similares simultáneamente para reducir el volumen de residuo. _ Aísle las tintas contaminadas con solventes

280

limpiadores peligrosos de las tintas no contaminadas. _ Use solvente orgánico alternativo donde sea posible, tal como detergente o jabón, soluciones lava mantillas no peligrosas y solventes de ácido acético menos tóxicos.

281

13. F-PR-ATP

Nombre: Formulario para almacenamiento temporal Interno y Potencial de Materia prima y producto terminado- Código de registro: Fecha: Sección a la que pertenece: Pàg. 64/97

Objetivo: • Establecer la manera adecuada para el almacenamiento temporal Interno y Potencial de Materia prima y

producto terminado-

Fecha de inicio de almacenamiento:____________________________- Nombre de persona encargada:________________________________ Tiempo estimado de almacenamiento:___________________________ Tiempo máximo de almacenamiento:____________________________ Nombre del material:__________________________________- Código si es que lo posee:______________________________ Área a que corresponde uso de material:___________________________________________ Características de Material a almacenar: Físicas Químicas Inflamabilidad Fecha de caducidad Producto perecedero o no Por favor detalle todo lo anterior y mas si es necesario:____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Motivos por los cuales se hará almacenamiento temporal:___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Entregado por:____________________ Firma:______________ Recibe:______________________ Autoriza:_____________________

282

14. F-PR- MRP

Nombre: Formulario para Manejo Interno de Residuos Peligrosos Código de registro: Fecha: Sección a la que pertenece: Pàg. 65/97

Objetivo: • Generar la orientación adecuada para el manejo de residuos peligrosos

Área:__________________________________________ Encargado de Área:_________________________________________________ Seleccione la clasificación de los residuos Sólidos Líquidos Gases Otros Nota: si selecciono otros describa y clasifíquelo Otros:________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ Identifique las características del residuo Inflamabilidad. Los residuos inflamables se inflaman bajo ciertas condiciones Corrosividad. Los residuos corrosivos son ácidos o bases capaces de corroer recipientes de metal, tales como tanques de almacenamiento, tambores y barriles.

Reactividad. Los residuos reactivos son inestables bajo condiciones “normales”. Pueden provocar explosiones, gases tóxicos o vapores cuando se combinan con agua.

Toxicidad. Los residuos tóxicos son dañinos o fatales cuando se ingieren o absorben Siga el siguiente check de guía para el manejo de residuos peligrosos Identificación de los riesgos. Capacitación, educación y difusión de la información. Provisión de los elementos de seguridad y protección personal. Instrucciones y procedimientos específicos para todas las tareas del trabajo. Análisis de presencia y concentración de agentes contaminantes en el aire Reevaluación de la eficiencia del sistema de ventilación. Impedir que el contaminante llegue al trabajador. Uso de equipos de protección personal. Entregado por:____________________ Firma:______________ Recibe:______________________ Autoriza:_____________________

283

15. F-PR-MRM

Nombre: Formulario para manejo de residuos de mantenimiento Código de registro: Fecha: Sección a la que pertenece: Pàg. 66/97

Objetivo: • Guiar al área relacionada, con el adecuado manejo de los residuos que se generan a la hora de ejecutar las

operaciones de mantenimiento.

Área a la que se procederá a hacer mantenimiento:_____________________________________ Características generales del área:_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Detalle materiales y equipo a utilizar para el proceso de mantenimiento: ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Señale los residuos generados en el proceso: Wipe Aceites Tintas Solvente o solución Piezas o partes Papel ,Cartón o bolsas Otros materiales de limpieza(Detalle ) Otros:_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Señale el equipo a utilizar en el proceso de mantenimiento: Guantes Mascarilla Herramientas Botas Casco Overol o gabacha Depósitos Otros :____________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Entregado por:____________________ Firma:______________ Recibe:______________________ Revisa:__________________ Autoriza:_____________________

284

16. F-PR-PEA Nombre: Formulario para establecer plan de Emergencias Ambientales Código de registro: Fecha: Sección a la que pertenece: Pàg. 67/97

Objetivos: • Lograr que la sección afectada prepare un plan adecuado de acuerdo a sus características para atender

emergencias ambientales

Identificar área para establecer plan:________________________________________ Nombre de encargado de área:_____________________________________________ Características del área en detalle:___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Detalle posibles situaciones de riesgo ambiental en el área:__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Luego de identificar situaciones de riesgo siga los pasos siguientes y haga un chequeo del proceso de cumplimiento de estos. Establecer comité de emergencias Identificar riesgos inmediatos Diseñar plan de emergencias Asignar responsabilidades dentro del plan a cada uno de los miembros del área Ejecutar simulacros Generar observaciones correctivas Controlar funcionamiento de plan de emergencias Observaciones:____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Tiempo estimado de establecimiento de plan de emergencias:______________ _______________________________________________________________ Entregado por:____________________ Firma:______________ Recibe:______________________ Revisa:__________________ Autoriza:_____________________

285

17. F-PR- EEA Nombre: Formulario para evacuaciones ante emergencias ambientales y sismos Código de registro: Fecha: Sección a la que pertenece: Pàg. 68/97

Objetivos: • Generar la orientación para la elaboración adecuada de un plan de evacuación ante emergencias ambientales y

sismos. • Establecer la información necesaria publicada en toda la infraestructura de la Empresa para resaltar vías de

evacuación, localización de producto inflamable, etc. Medidas a implementar en la Empresa % de

logro Comentario

a.- Nombramiento de comité de emergencias b - Información de primeros auxilios a empleados c - Señalización de salidas de emergencia d - Señalización de vías de evacuación e - Rótulos indicando materiales inflamables f - Entradas y salidas despejadas g - Publicación de números telefónicos de emergencia (Bomberos, Cruz Roja) h - Ubicación de accesorios de Seguridad Industrial (Mascaras, guantes, hachas, Etc.)

Evaluación de Encargado de SGA Acciones correctivas Tiempo de implementación a - b - c - d - e - f - g - h - Entregado por:____________________________________________________ Firma:________________________________ Recibe:_______________________________ Autoriza:__________________________________

286

18. F-PR- PCI Nombre: Formulario para Prevención y Control de Incendios Código de registro: Fecha: Sección a la que pertenece: Pàg. 69/97

Objetivos: • Generar la orientación para la prevención y adecuado control de incendios • Garantizar la Seguridad de los empleados ante Incendios

Nombre del Departamento: ________________________________________________________ Actividad del departamento: _______________________________________________________ Medidas a implementar en el departamento % de

logro Comentario

a.- Nombramiento de comité de emergencias b - Información de características de materiales inflamables c - Señalización de localización de extintores d - Señalización de vías de evacuación f - Entradas y salidas despejadas g - Publicación de números telefónicos de emergencia (Bomberos, Cruz Roja) h - Ubicación de accesorios de Seguridad Industrial (Mascaras, guantes, hachas, Etc.)

Evaluación de Encargado de SGA Acciones correctivas Tiempo de implementación a - b - c - d - e - f - g - h - Entregado por:____________________________________________________ Firma:________________________________ Recibe:_______________________________ Autoriza:__________________________________

287

19. F-PR-MMAA Nombre: Monitoreo y medición de los aspectos ambientales Código de registro: Fecha: Sección a la que pertenece: Pàg. 70/97

Objetivos: • Contar con un proceso de monitoreo y medición de aspectos ambientales para su constante evaluación. • Establecer medidas correctivas que ayuden a disminuir los aspectos que generan impacto ambiental.

Evaluación de Encargado de SGA de Formulario 8. PR-IAAA Acciones correctivas Tiempo de implementación Procesamiento de Imagen Pruebas Procesamiento de Placas Impresión Acabado Entregado por:____________________________________________________ Firma:________________________________ Recibe:_______________________________ Autoriza:__________________________________

288

20. F-PR-CAC Nombre: Formulario de Conformidades ambientales, Acciones Correctivas y Preventivas Código de registro: Fecha: Sección a la que pertenece: Pàg. 71/97

Objetivo: • Resumir la información de no conformidades en un solo documento para facilitar el análisis de esta.

Esquema de análisis de conformidades ambientales





Nombre del departamento: ______________________________________________________________________ Actividad del departamento: _____________________________________________________________________ Comentario:___________________________________________________________________________________ Acción correctiva: _____________________________________________________________________________ Nombre del departamento: ______________________________________________________________________ Actividad del departamento: _____________________________________________________________________ Comentario:___________________________________________________________________________________ Acción correctiva: _____________________________________________________________________________ Entregado por:____________________________________________________ Firma:________________________________ Recibe:_______________________________ Autoriza:__________________________________

289

21. F-PR- RGMGA Nombre: Formulario para manejo de Registros del SGA Código de registro: Fecha: Sección a la que pertenece: Pàg. 72/97

Objetivo: • Mantener un adecuado manejo de los registros del SGA.

Nota: El documento solicitado será revisado :_______________________ Área del registro:___________________________________ Registro elaborado por:_________________________________ Fecha de elaboración de registro:________________________________ Características del registro:_____________________________________ Código asignado a registro:_____________________________________ Comentarios u Observaciones: ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ Entregado por:_____________________ Firma:______________ Recibe:______________________ Autoriza:_____________________ Firma:______________

290

22. F-PR-AU

Nombre: Formulario para Auditorias Ambientales Internas Código de registro: Fecha: Sección a la que pertenece: Pàg. 73/97

Objetivos: • Revisar los procesos implementados referentes al SGA y verificar el grado de cumpliemin3etyo de los mismos. • Mantenimiento de los estándares alcanzados y revisión periódica de los logros alcanzados.

Nombre de área a auditar:__________________________________________________________________ Nombre de persona encarga de área__________________________________________________________ Nombre de auditor:_______________________________________________________________________ Fecha de auditoria:________________________________________________________________________ No. De auditoria:_________________________________________________________________________ Código de registro:________________________________________________________________________ Procedimiento o proceso a auditar:___________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ Logro del proceso auditado_________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Comentarios:_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Observaciones______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Acciones correctivas______________________________________________________________________ Tiempo de ejecución de las acciones correctivas_________________________________________________ Verificación del proceso correctivo____________________________________________________________ Intervalo de Tiempo de revisión______________________________________________________________ Entregado por:_____________________ Firma:______________ Recibe:______________________ Autoriza:_____________________ Firma:______________

291

ACTA Nombre: Acta de conformidad Código de registro: Fecha: Sección a la que pertenece: Pàg. 74/97

Objetivo: • Hacer constar el cumplimiento de los requisitos del SGA

Modelo de Acta de conformidad Medio Ambiental

Señores

JAE Imprentas, S.A.

Presente.-

Ref.: Título del proceso revisado

Atención: Gerencia General.

Por el presente documento, nosotros……(indicar los nombres y apellidos, números de documentos de identidad de los representantes legales de las empresas que conforman el Consorcio), representantes de las empresas; 1)…., 2)….., 3)…., con domicilios legales en; 1)…, 2)…., 3)…, declaramos bajo juramento que: describir los procesos implementados en el departamento logros obtenidos en el proceso de implementación del SGA, mencionando el departamento al cual se refiere así como las conformidades y todo lo relacionado al proceso. . …………………………….……………………. Para lo cual firmamos de conformidad con lo antes expuesto en San Salvador a los (Fecha) ______________ ____________________ Firma Firma Gerente General Encargado de Sistema de Gestión Ambiental Firma Firma Gerente de Departamento Supervisor de Departamento

292

1. F-PR-RQRG Nombre o código de registro: Nombre del registro del formulario Fecha: Fecha en que se registra el

procedimiento Sección a la que pertenece: Área funcional en donde se realiza el registro

Pàg.75/97

Objetivos: Logros o metas que se esperan cumplir en un plazo determinado

Nota: El documento solicitado será devuelto al archivo en un plazo no mayor a ___días Comentarios u Observaciones: Puntos que se consideran son importantes en el desarrollo de la requisición de registro ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ Entregado por: Nombre del responsable o encargado de mantener en custodia los formularios Firma: Firma del encargado que da los formularios Recibe: Nombre de la persona que solicita los formularios de registro Firma: Firma de la persona que solicita los formularios Autoriza: Nombre y firma del Encargado del SGA que avala este formulario

293

2. F-PR-DIMA Nombre o código de registro: Nombre del registro del formulario Fecha: Fecha en que se registra el


Pàg.76/97

Objetivos: Logros o metas que se esperan cumplir en un plazo determinado . Área funcional: Área o sección en donde se realizara el llenado del formulario

No. De Empleados: Cantidad de empleados de la sección

Relación con SGA Directa Mediana Nula Nota: Si relación es nula no aplica capacitación en relación al SGA Nombre de encargado: Nombre del responsable del área funcional

Puesto: Cargo que ocupa el responsable del área

Tipo de actividad(es) que es ejecutada en área (Describa brevemente): Descripción de las actividades mas importantes o que tienen impacto como resultado del proceso productivo de esta unidad Horario laboral de empleados detalle por turnos (si existen): Descripción de los horas laborales de empleados

que tiene el área en donde se esta llevando a cabo el formulario

Necesidades de capacitación detectadas en relación con el SGA: Descripción de todas las necesidades que se

necesitan cubrir para que el empleado tenga conocimiento del manual de SGA

Nota: Luego de haber realizado capacitación se entregara una copia del manual al encargado del área y este velara por el cuidado de este, así como por el cumplimiento de las normas establecidas en el para su área. Elaborado por: Nombre de la persona responsable del llenado del formulario Firma: Firma del responsable del llenado del formulario Autoriza: Nombre y firma del encargado del SGA

Fecha: Fecha de autorización del formulario

294

3. F-PR-COAF Nombre o código de registro: Nombre del registro del formulario Fecha: Fecha en que se registra el


Pàg.77/97



Nombre del departamento: Nombre del departamento donde se realizara el formulario Actividad del Departamento: Procesos a los que se dedica el departamento Número de personas que trabajan directamente en el departamento: Cantidad de empleados que laboran en el área donde se realiza el llenado del formulario Materias primas utilizadas: Todos aquellos insumos que entran a formar ( o que participan activamente) parte del proceso de fabricación de los bienes Descripción del proceso utilizado: Descripción detallada del método o tipo de proceso utilizado por el departamento en lo que se refiere al proceso productivo Desechos producidos: Detallar todos los desechos que tiene el departamento como producto del ciclo de producción Desechos reutilizables: Describir desechos que pudiesen entrar a formar parte nuevamente del ciclo productivo Descripción de proceso de eliminación de desechos: Describir cual es el método de tratamiento o de eliminación de desechos

Elaborado por: Nombre de la persona responsable del llenado del formulario Firma: Firma del responsable del llenado del formulario Autoriza: Nombre y firma del encargado del SGA


295

4. F-PR-PVCA Nombre o código de registro: Nombre del registro del formulario Fecha: Fecha en que se registra el


Pàg.78/97



Nombre del departamento: Área o unidad donde se llenara el formulario Actividad del Departamento: Descripción de las actividades productivas a las que se dedica esta unidad Materias primas utilizadas Enumerar todos los recursos materiales que intervienen directamente en el proceso de fabricación de la organización Productos Elaborados Descripción de todos los productos elaborados por parte del área Descripción de los procesos utilizados Describir paso a paso todos los sistemas que van a contribuir en la fabricación de los productos Desechos producidos: Identificar que desechos provienen como producto del proceso de producción Desechos reutilizables: Identificar aquellos desechos pueden ser nuevamente utilizados dentro del ciclo de producción Descripción de procesos de eliminación de desechos: Describir brevemente como son tratados los desechos de producción

Presentación de deficiencias y medidas a implementar a Jefe de Departamento correspondiente

Presentación de resultados del correspondiente análisis de eliminación de desechos asi como las medidas correctivas a implementar

296

Control de medidas Implementadas: Implementadas completamente: Fecha:



297

5. F-PR- ECPC

Nombre o código de registro: Nombre del registro del formulario Fecha: Fecha en que se registra el procedimiento

Sección a la que pertenece: Área funcional en donde se realiza el registro

Pàg.79/97

Objetivos: Logros o metas que se esperan cumplir en un plazo determinado Nombre de empresa o entidad: Nombre de la organización que hara la mejora continua Rubro al que se dedica: Actividad que desarrolla la organización Encargado de SGA: Responsable de llevar a cabo la mejora continua Pasos a seguir para la elaboración de plan de mejora continua:

Revisión de las consecuencias ambientales de las operaciones y procesos Definición de un conjunto de políticas y objetivos para el asunto ambiental Establecimiento de un plan de acción para lograr dichos objetivos Seguimiento de dichos objetivos Reporte apropiado de los resultados Revisión del sistema y continuar mejorando Técnicas de control de procesos, tales como procesos de control estadístico pueden proveer una aproximación sistemática, identificado causas y soluciones del problema de generación de residuos. Las herramientas más comúnmente usadas son: • Hojas de control • Cartas de Pareto • Diagramas de Causa y Efecto • Cartas de Control Se utiliza en conjunto dichas herramientas para: ( Marque los procedimientos que va realizando, mediante un “ check”) Identificar oportunidades para la prevención de defectos o errores y residuos Determinar las posibles causas de lo anterior Establecer el nivel de defectos y residuos que son inherentes del proceso Desarrollo de planes de prevención Observaciones o recomendaciones: Se escribirán todos los comentarios que tienen importancia para la elaboración del plan de mejora continua Elaborado por: Nombre de la persona responsable del llenado del formulario Firma: Firma del responsable del llenado del formulario Autoriza: Nombre y firma del encargado del SGA


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6. F-PR-IAAA



Pàg.80/97


Identificación de residuos

Etapa Tipos de Residuos si no Procesamiento de Imagen

• Película expuesta y sobrante • Restos de papel • Latas de aerosol • Revelador usado y fijador usado • Químicos de lavado • Paños sucios • Envases de productos químicos • Pruebas rechazadas

Pruebas • Restos de papel • Residuos de goma y adhesivos • Envases

Procesamiento de Placas

• Placas dañadas • Envases de productos químicos • Solventes y agua de lavado usada • Materiales vencidos

Impresión • Envases de tinta • Impresos rechazados • Residuos de tinta y solvente • Trapos • Aceite usado • Soluciones fuentes usadas

Acabado • Papel • Adhesivos

Para esta tabla, solo se pondrá un check, ya sea si tienen identificado un residuo o no

Otros describa: Se identificara si existen otros tipos de residuos, aparte de los ya mencionados en la tabla anterior Elaborado por: Nombre de la persona responsable del llenado del formulario Firma: Firma del responsable del llenado del formulario Autoriza: Nombre y firma del encargado del SGA


299

7. F-PR- IARL



Pàg.81/97

Objetivos: Logros o metas que se esperan cumplir en un plazo determinado Obtener leyes del Medio Ambiente de El Salvador (Ministerio del medio Ambiente) Se poseen No se poseen Se poseen pero no están actualizadas Identificar y obtener información de otros requisitos legales que afecten a la industria Grafica de El Salvador detalle información (Puede ser obtenida también a través de entidades autónomas) Se deben de investigar y describir todos los reglamentos que estén dentro del marco legal y que influyen en la Industria de las artes Graficas ¿Leyes son recientes? Si No Si respuesta es “No”, es necesario actualizarlas. Base de datos para la administración de información debe poseer como mínimo:

Nombre y código de registro de fácil ubicación Área especifica a la que afecta Fecha de ingreso al sistema Ultima fecha de actualización Nota: la información debe estar disponible al publico

Entre las leyes obtenidas identificar aquellas concernientes a la Industria Grafica (Marque con una “x” las legislaciones que conoce y posee actualmente la empresa) Reglamento especial de aguas residuales Reglamento especial en materia de sustancias , residuos y desechos peligrosos Reglamento especial sobre el manejo integral de los desechos sólidos Otros reglamentos (Detalle): Descripción de otro tipo de leyes que la organización tiene que cumplir y que son necesarios conocerlos Establecer mecanismos para actualizar base de datos cada cierto tiempo según lo amerite Mensual Trimestral Semestral Anual Revisado por: Persona encargada de Area funcional

Fecha: Fecha en que se avala o se autoriza el registro

Autoriza: Encargado de SGA

Entregado: Nombre del responsable o encargado de mantener en custodia los formularios Firma: Firma del encargado que da los formularios Recibe: Nombre de la persona que solicita los formularios de registro Autoriza: Nombre y firma del Encargado del SGA que avala este formulario

300

8. F-PR-AGCM



Pàg.82/97

Objetivos: Logros o metas que se esperan cumplir en un plazo determinado Encargado de SGA: Nombre del responsable del SGA Fecha de revisión: Fecha de ultima revisión Cantidad de manuales del SGA distribuidos en la empresa: Numero de manuales que se delegaron a los diferentes encargados de áreas Áreas a las que se les ha distribuido el manual: ( colocar un check basándose en su respuesta) AREAS SI NO Administración o Finanzas Producción Planificación o Ingeniería del producto Ventas Gerencia general Otros (Detalle)

Fecha de última actualización del manual: Fecha en la que se produjo la ultima actualización del manual Fase para actualizar manual (Check list ) Identificar punto de actualización Determinar áreas afectadas que se relacionen con actualización Preparar documento actualizado Solicitar a áreas afectadas la copia que se les ha entregado del manual Retirar partes descontinuadas del manual y ubicar nuevas en donde corresponde Revisar que información este correcta Retornar manuales a cada una de las áreas a las que se les ha actualizado Fase para monitoreo del manual (Check list ) Ubicado en lugar accesible para consulta Se encuentra en buenas condiciones Apartados del manual son revisados constantemente Actualización del manual se mantiene constante Verificación constante de cumplimiento de apartados del manual en las diversas áreas

301

9. F-PR- CPMGA



Pàg.83/97

Objetivos: Logros o metas que se esperan cumplir en un plazo determinado Área de trabajo: Área o sección donde se llenara el formulario Cantidad de personal: Numero de personal involucrado con el proceso productivo dentro del departamento Necesidad de capacitación identificada En la tabla se colocara mediante un check, cuales son las capacitaciones que se necesitan llevar a cabo en el área donde se estime conveniente

Distribución de información a través de folletos y boletines.

capacitaciones recomendadas :

Fundamentos de la mejora continua

Sistema de orden y limpieza

Interpretación técnica de la norma ISO 14000

Formación de la documentación del sistema

Formación de auditores de del Sistema Gestión Ambiental

Proceso de certificación

Planificación de las actividades a realizar.

Y otros temas que la empresa considere necesarios.

Seminarios Si No Conferencias Charlas Exposiciones

302

10 . F-PR-CMMGA Nombre o código de registro: Nombre del registro del formulario Fecha: Fecha en que se registra el


Pàg.84/97


Datos básicos del departamento Nombre del departamento: Nombre del departamento o área funcional donde se realiza el formulario Actividad del Departamento: Proceso que desarrolla dicha área funcional Número de personas que trabajan directamente en el departamento: Cantidad de personal involucrado directamente con el proceso productivo Descripción de la manera de comunicación utilizada en departamento: Describir los canales de comunicación utilizados por el departamento Descripción de problemas con la fase de implementación, indicada por Jefe de Departamento a encargado de SGA: Descripción de los inconvenientes encontrados por encargados de áreas funcionales o departamentos acerca de la implementación del sistema de comunicación Descripción de acciones correctivas por Encargado de SGA: Actividades a realizar para corregir posibles fallas en el sistema de comunicación Presentación de resultados y medidas a tomar a Jefes de Departamento: Descripción de las acciones correctivas a considerar para esta área





Comentarios u Observaciones: Otras consideraciones que son necesarias que se realicen, para tener una mejor idea de esta fase Elaborado por: Nombre de la persona responsable del llenado del formulario

303

Firma: Firma del responsable del llenado del formulario Autoriza: Nombre y firma del encargado del SGA


304

11. F-PR- ARCL



Pàg.85/97


Nombre de cliente: ________________________________Fecha:______________________ No. Telefónico:__________________________________________ Empresa a la que representa: Empresa donde labora o a la que el cliente representa Área en donde se detecto falla o problema: detallar área en donde se detecto el inconveniente______________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________ Descripción de problema o reclamo: Detalle de cada uno de las insatisfacciones relacionadas con todos los rubros de la organizacion Por favor describa las posibles soluciones que se le presentaron al momento de detectar el problema: Descripción de las actividades destinadas por los empleados para solucionar las insatisfacciones de clientes Otras observaciones: Comentarios relacionados con los reclamos de clientes Por favor especifique fecha y hora a la que sucedió el problema y el nombre de la persona que lo atendió: Firma: Firma del encargado que da los formularios Recibe: Nombre de la persona que solicita los formularios de registro Firma: Firma de la persona que solicita los formularios Autoriza: Nombre y firma del Encargado del SGA que avala este formulario

305

12. F-PR-MAL Nombre o código de registro: Nombre del registro del formulario Fecha: Fecha en que se registra el


Pàg.86/97

Objetivos: Logros o metas que se esperan cumplir en un plazo determinado ( en la tabla se colocara mediante un check en la columna de la derecha, todas las sustancias identificadas como producto del proceso de fabricación) Descripción Tipo de Residuo Residuos Generados Residuo de tinta que contiene Cromo Bario Plomo Tinta contaminada con Solventes Limpiadores Tridoroetileno Cloruro de Metileno Tricoloroetano Tretradoruro de Carbono Trifucroetano Clorobenceno Xileno Acetona Metanol Metiletilcetona Tolueno Disulfuro de carbono o Benceno Posibles Métodos de Eliminación, Tratamiento y Reciclaje

_ Recicle las tintas para hacer tinta negra. La tinta negra reformulada es comparable a la tinta negra nueva de menor calidad, tal como la tinta para periódico. _ Elimine las tintas enviándolas a un servicio de mezcla con combustible que combina éstas y otros residuos para quemarlos en calderas u hornos industriales. _ Por medio de un transportista de residuos peligrosos registrado, envíe todo residuo a una TSDF de residuos peligrosos.

Posibles Métodos ara Prevención de contaminación

_ Dedique las prensas a colores específicos o tintas especiales para disminuir el número de limpiezas necesarias para cada prensa

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_ Limpie las fuentes de tinta sólo cuando cambie de colores o cuando haya riesgo de que la tinta se seque. _ Ejecute trabajos similares simultáneamente para reducir el volumen de residuo. _ Aísle las tintas contaminadas con solventes limpiadores peligrosos de las tintas no contaminadas. _ Use solvente orgánico alternativo donde sea posible, tal como detergente o jabón, soluciones lava mantillas no peligrosas y solventes de ácido acético menos tóxicos.

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13. F-PR-ATP



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Objetivos: Logros o metas que se esperan cumplir en un plazo determinado Fecha de inicio de almacenamiento: Fecha en donde se comienza a llevar control del almacenamiento Nombre de persona encargada: Responsable de realizar el control del almacenamiento Tiempo estimado de almacenamiento: fecha promedio en que se realizara el almacenamiento Tiempo máximo de almacenamiento: Fecha límite en que se realizara el almacenamiento Nombre del material: Nombre del material que se almacenara Código si es que lo posee: Caracteres que identificaran el material almacenado Área a que corresponde uso de material: Departamento que interviene con el material a almacenar Características de Material a almacenar: Físicas Químicas Inflamabilidad Fecha de caducidad Producto perecedero o no Por favor detalle todo lo anterior y más si es necesario: Detallar todas y cada una de las características que el material a almacenar posee Motivos por los cuales se hará almacenamiento temporal: Describir las causas por las que el material estará en almacenamiento temporalmente Elaborado por: Nombre de la persona responsable del llenado del formulario Firma: Firma del responsable del llenado del formulario Autoriza: Nombre y firma del encargado del SGA


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14. F-PR-MRP Nombre o código de registro: Nombre del registro del formulario Fecha: Fecha en que se registra el


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Objetivos: Logros o metas que se esperan cumplir en un plazo determinado Área: Departamento en donde se desarrollara el llenado del formulario Encargado de Área: Responsable del área funcional Seleccione la clasificación de los residuos Sólidos Líquidos Gases Otros Nota: si selecciono otros describa y clasifíquelo Otros:________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ Identifique las características del residuo ( Identificar mediante un check en la columna de la derecha, cuales son las características del

residuo)

Inflamabilidad. Los residuos inflamables se inflaman bajo ciertas condiciones Corrosividad. Los residuos corrosivos son ácidos o bases capaces de corroer recipientes de metal, tales como tanques de almacenamiento, tambores y barriles.

Reactividad. Los residuos reactivos son inestables bajo condiciones “normales”. Pueden provocar explosiones, gases tóxicos o vapores cuando se combinan con agua.

Toxicidad. Los residuos tóxicos son dañinos o fatales cuando se ingieren o absorben Siga el siguiente check de guía para el manejo de residuos peligrosos Identificación de los riesgos. Capacitación, educación y difusión de la información. Provisión de los elementos de seguridad y protección personal. Instrucciones y procedimientos específicos para todas las tareas del trabajo. Análisis de presencia y concentración de agentes contaminantes en el aire Reevaluación de la eficiencia del sistema de ventilación. Impedir que el contaminante llegue al trabajador. Uso de equipos de protección personal. Elaborado por: Nombre de la persona responsable del llenado del formulario Firma: Firma del responsable del llenado del formulario Autoriza: Nombre y firma del encargado del SGA


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15. F-PR- MRM Nombre o código de registro: Nombre del registro del formulario Fecha: Fecha en que se registra el


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Objetivos: Logros o metas que se esperan cumplir en un plazo determinado Área a la que se procederá a hacer mantenimiento: Detallar el área funcional en donde se desarrollara el llenado del formulario Características generales del área: Describir la geografía del área Detalle materiales y equipo a utilizar para el proceso de mantenimiento:

Descripción de los equipos y utensilios a utilizar para el mantenimiento Señale los residuos generados en el proceso: Seleccionar aquellos identificados en el proceso productivo mediante un check en la columna de la derecha Wipe Aceites Tintas Solvente o solución Piezas o partes Papel ,Cartón o bolsas Otros materiales de limpieza(Detalle ) Otros:_________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ Señale el equipo a utilizar en el proceso de mantenimiento: Seleccionar aquellos equipos identificados en el proceso de mantenimiento, mediante un check en la columna de la derecha Guantes Mascarilla Herramientas Botas Casco Overol o gabacha Depósitos Otros :_______________________________________________________________________ Elaborado por: Nombre de la persona responsable del llenado del formulario Firma: Firma del responsable del llenado del formulario Autoriza: Nombre y firma del encargado del SGA


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16. F-PR-PEA Nombre o código de registro: Nombre del registro del formulario Fecha: Fecha en que se registra el


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Objetivos: Logros o metas que se esperan cumplir en un plazo determinado Identificar área para establecer plan: Descripción del área funcional en donde se desarrollara el plan Nombre de encargado de área: Responsable del área funcional Características del área en detalle: Características geográficas del área funcional Detalle posibles situaciones de riesgo ambiental en el área: Descripción de todas aquellas actividades relacionadas con riesgos para el ambiente, en área funcional Luego de identificar situaciones de riesgo siga los pasos siguientes y haga un chequeo del proceso de cumplimiento de estos. Establecer comité de emergencias Identificar riesgos inmediatos Diseñar plan de emergencias Asignar responsabilidades dentro del plan a cada uno de los miembros del área Ejecutar simulacros Generar observaciones correctivas Controlar funcionamiento de plan de emergencias Observaciones: Comentarios relacionados con el plan de emergencias ambientales Tiempo estimado de establecimiento de plan de emergencias: Fecha promedio en que se desarrollara el plan de emergencias ambientales Elaborado por: Nombre de la persona responsable del llenado del formulario Firma: Firma del responsable del llenado del formulario Autoriza: Nombre y firma del encargado del SGA


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17. F-PR- EEA Nombre o código de registro: Nombre del registro del formulario Fecha: Fecha en que se registra el


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Objetivos: Logros o metas que se esperan cumplir en un plazo determinado Colocar en la tabla el porcentaje que tiene las medidas preventivas, así como su respectivo comentario

Medidas a implementar en la Empresa % de logro

Comentario

a.- Nombramiento de comité de emergencias b - Información de primeros auxilios a empleados c - Señalización de salidas de emergencia d - Señalización de vías de evacuación e - Rótulos indicando materiales inflamables f - Entradas y salidas despejadas g - Publicación de números telefónicos de emergencia (Bomberos, Cruz Roja) h - Ubicación de accesorios de Seguridad Industrial (Mascaras, guantes, hachas, Etc.)

Evaluación de Encargado de SGA Definir que tipo de acciones en pro del mejoramiento o corrección, deben implementarse para el buen funcionamiento de las evacuaciones

Acciones correctivas Tiempo de implementación a - b - c - d - e - f - g - h -



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18. F-PR- PCI Nombre o código de registro: Nombre del registro del formulario Fecha: Fecha en que se registra el


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Nombre del departamento: Nombre del departamento o área funcional donde se realiza el formulario Actividad del Departamento: Proceso que desarrolla dicha área funcional

Colocar en la tabla el porcentaje que tiene las medidas preventivas, así como su respectivo comentario

Evaluación de Encargado de SGA Definir que tipo de acciones en pro del mejoramiento o corrección, deben implementarse para el buen funcionamiento de los controles y prevenciones

Acciones correctivas Tiempo de implementación a - b - c - d - e - f - g - h -



Medidas a implementar en el departamento % de logro

Comentario

a.- Nombramiento de comité de emergencias b - Información de características de materiales inflamables c - Señalización de localización de extintores d - Señalización de vías de evacuación f - Entradas y salidas despejadas g - Publicación de números telefónicos de emergencia (Bomberos, Cruz Roja) h - Ubicación de accesorios de Seguridad Industrial (Mascaras, guantes, hachas, Etc.)

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19.F- PR-MMAA



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Objetivos: Logros o metas que se esperan cumplir en un plazo determinado Evaluación de Encargado de SGA de Formulario 8. PR-IAAA

Acciones correctivas Tiempo de implementación Procesamiento de Imagen Pruebas Procesamiento de Placas Impresión Acabado



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20 F-PR-CAC



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Esquema de análisis de conformidades ambientales

Fase Proceso Descripción Planeamiento del Problema Indica el problema Visión de Solución Describe la propuesta de solución. Fase 1 – Visión Esquema de Solución Describe el escenario de uso de la

solución propuesta. Componentes de la Solución Establece los elementos

involucrados en la solución, así como sus relaciones Fase 2 - Planeación

Arquitectura de solución Presenta la vista de la implantación de la solución

Nombre del departamento: Se debe colocar el nombre del área funcional en donde se realizará el llenado del formulario Actividad del departamento: Funciones realizadas por el área funcional Comentario: Otras observaciones que son necesarias para complementar la información del formulario Acción correctiva: Actividades que son necesarias para solucionar o revertir un proceso determinado Elaborado por: Nombre de la persona responsable del llenado del formulario Firma: Firma del responsable del llenado del formulario Autoriza: Nombre y firma del encargado del SGA


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21. F-PR- RGMGA



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Objetivos: Logros o metas que se esperan cumplir en un plazo determinado Área del registro: Departamento o área funcional en donde se realizara el llenado del registro Registro elaborado por: Nombre del responsable de la elaboración del registro Fecha de elaboración de registro: Fecha en que se elabora el registro Características del registro: Especificaciones relacionadas al registro Código asignado a registro: Asignación que se le da al registro ( alfanumérico) para identificarlo Comentarios u Observaciones: Otras observaciones que son necesarias para complementar la información del formulario Elaborado por: Nombre de la persona responsable del llenado del formulario Firma: Firma del responsable del llenado del formulario Autoriza: Nombre y firma del encargado del SGA


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22.F-PR-AU



Pàg.96/97

Objetivos: Logros o metas que se esperan cumplir en un plazo determinado Nombre de área a auditar: Nombre del área funcional o departamento que se auditara Nombre de persona encarga de área: Responsable del área Nombre de auditor: Responsable de ejercer la auditoria en el área funcional o departamento

Fecha de auditoria: Fecha en que se ejerce la auditoria No. De auditoria: Detallar el orden cronológico de auditoria Código de registro: Detallar el código del registro que se auditara Procedimiento o proceso a auditar: Describir las actividades que se auditaran, dentro del proceso productivo Logro del proceso auditado: Descripción del alcance de la auditoria en el área funcional Comentarios: Aquellas actividades que son validas aclararlas o describirlas y que tienen relación con el proceso de auditoria Observaciones: Descripción de puntos importantes a tomar en consideración para la auditoria del SGA Acciones correctivas: Actividades a realizar para eliminar aspectos que van en contra del desarrollo del SGA Tiempo de ejecución de las acciones correctivas: Fecha limite para hacer correcciones necesarias Verificación del proceso correctivo: detallar seguimiento del proceso correctivo Intervalo de Tiempo de revisión: Fecha estipulada para realizar las revisiones correspondientes



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ACTA Nombre: Acta de conformidad Fecha: Sección a la que pertenece: SGA Pàg. 97/97

Objetivos: Mostrar la manera adecuada de llenar el acta de conformidad

ACTA DE CONFORMIDAD (FORMATO C)

(Modelo de Acta de conformidad Medio Ambiental)

Señores

JAE Imprentas, S.A.

Presente.-

Ref.: Título del proceso revisado

Atención: Gerencia General.

Por el presente documento, nosotros……(indicar los nombres y apellidos, números de documentos de identidad de los representantes legales de las empresas que conforman el Consorcio), representantes de las empresas; 1)…., 2)….., 3)…., con domicilios legales en; 1)…, 2)…., 3)…, declaramos bajo juramento que: describir los procesos implementados en el departamento logros obtenidos en el proceso de implementación del SGA, mencionando el departamento al cual se refiere así como las conformidades y todo lo relacionado al proceso. . …………………………….……………………. Para lo cual firmamos de conformidad con lo antes expuesto en San Salvador a los (Fecha) ______________ ____________________ Firma Firma Gerente General Encargado de Sistema de Gestión Ambiental Firma Firma Gerente de Departamento Supervisor de Departamento

MANUAL DE PREPARACION PARA LA CERTIFICACION BAJO LA...

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