Manual de Procedimientos - Veracruz · 2014-04-11 · de Ignacio de la Llave, Código de...

Manual de Procedimientos

Departamento de Seguros y Fianzas

Secretaría de Finanzas y PlaneaciónSubsecretaría de Finanzas y AdministraciónDirección General de AdministraciónSubdirección de Adquisiciones y Control de Inventarios

Subdirección de Organización y Procesos AdministrativosMayo 2010

SFA/DGA/SACI-P-05-A1

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ÍNDICE

SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN

SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS

MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS

SACISACISACISACISACI

1

2

4101626

323645556371

78

Presentación

Estructura Orgánica del Departamento.........................................................................

Simbología de Diagramas............................................................................................

Descripción y Diagramas de Procedimientos

Departamento de Seguros y Fianzas

Contratación del Seguro Institucional.........................................................................Contratación de Fianzas de Fidelidad.........................................................................Contratación de Seguros Patrimoniales......................................................................Contratación del Seguro contra Desastres Naturales.....................................................Integración de los Reportes de Siniestralidad de las Dependencias de la AdministraciónPública Centralizada................................................................................................Reclamación de Siniestros de Vehículos Terrestres......................................................Reclamación de Siniestros por Desastres Naturales.....................................................Reclamación de Siniestros de Edificios y Contenidos...................................................Reclamación de Fianzas de Fidelidad.........................................................................Control Documental de las Pólizas de Seguros y Fianzas..............................................

Firmas de Autorización................................................................................................

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PRESENTACIÓN





La actualización del Plan Veracruzano de Desarrollo 2005-2010, establece la adición de los siguientesobjetivos en el rubro de Reingeniería de Gobierno:

• Evaluar permanentemente la dimensión, organización, funcionamiento, responsabilidades yresultados de la actuación del personal en la Administración Pública estatal centralizada,descentralizada y autónoma.

• Promover la mejoría de los procesos y los resultados en los programas del gobierno, parasatisfacer las necesidades de los ciudadanos, bajo el criterio rector de mejores prácticasoperacionales y administrativas y su apego al sistema de presupuesto orientado a resultados.

• Garantizar el acceso pleno de los ciudadanos a la información pública confiable, en lo posiblesin costo y en tiempo.

• Profundizar el concepto de e-gobierno mediante la sistematización y digitalización de todos lostrámites administrativos.

Por esta razón, la Secretaría de Finanzas y Planeación a través de los Manuales de Procedimientos,establece los procesos que realizan las áreas administrativas, con el fin de permitir que los servidorespúblicos se apeguen a los mismos y contribuyan a lograr la eficiencia, calidad y productividad quedemanda la sociedad, asimismo se da cumplimiento a lo establecido en la Ley Orgánica del PoderEjecutivo del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, Código Financiero para el Estado de Veracruzde Ignacio de la Llave, Código de Procedimientos Administrativos para el Estado de Veracruz deIgnacio de la llave, Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas y Planeación y Plan Veracruzanode Desarrollo 2005-2010.

Ante estos cambios, surge el presente Manual de Procedimientos del Departamento de Seguros yFianzas, como un instrumento de consulta para la realización de los procesos que en el mismo sedetallan, definiendo las actividades del personal del área descrita.

La estructura del contenido, ofrece una respuesta a las necesidades de las áreas administrativasinvolucradas. Para su manejo se indican y describen brevemente los componentes que lo integran:

• Estructura Orgánica del Departamento: Se integra para dar una visión general de la jerarquizacióndel Área, objeto del Manual en cuestión.

• Simbología de Diagramas: Se incluyen las figuras que se utilizan en las representacionesgráficas de los procedimientos.

• Descripción y Diagramas de Procedimientos: Se expone de manera clara y concreta, cuáles sonlas actividades que le son inherentes a cada proceso y el área administrativa y/o puestoresponsable de realizarlas.

• Firmas de Autorización: Se incluyen las firmas de autorización desde el Secretario de Finanzas yPlaneación hasta el Jefe del Departamento, dando formalidad al documento.

La información que integra este Manual, fue obtenida por un procedimiento que tiene dos modalidades:a) indirecto: a través del análisis del Manual anterior; b) directo: por medio de entrevistas con losniveles involucrados en cada procedimiento.

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PRESENTACIÓN





Procesada la información, se presenta en un formato que incluye:

• Nombre del procedimiento.• Objetivo que se persigue en la realización del mismo.• Frecuencia de realización.• Procedimientos con los que conecta.• Normas que rigen el procedimiento.• Descripción del procedimiento especificando áreas administrativas o puestos involucrados y las

actividades que deben llevarse a cabo para operar el proceso.• Diagrama correspondiente.

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ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL DEPARTAMENTO





11111

DEPARTAMENTODE CONTROL

PRESUPUESTAL

DEPARTAMENTODE SEGURIDAD

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS

HUMANOS

SUBDIRECCIÓN DEADQUISICIONES Y

CONTROL DEINVENTARIOS

SUBDIRECCIÓN DEORGANIZACIÓN Y

PROCESOSADMINISTRATIVOS

SUBDIRECCIÓNDE SERVICIO

PÚBLICO DE CARRERA

SUBDIRECCIÓN DERECURSOS

MATERIALES Y SERVICIOSGENERALES

DEPARTAMENTO DECOTIZADORES Y PAGO A

PROVEEDORES

DEPARTAMENTODE LICITACIONES

DEPARTAMENTODE SEGUROSY FIANZAS

ADMINISTRATIVOESPECIALIZADO DE

SEGUROSVEHICULARES

ADMINISTRATIVOESPECIALIZADO

DE SEGUROS PARAINMUEBLES Y FIANZAS

AUXILIAR ADMINISTRATIVO

DE SEGUROS Y FIANZAS

DEPARTAMENTODE ALMACENESE INVENTARIOS

DIRECCIÓNGENERAL

DEADMINISTRACIÓN

TESORERÍADIRECCIÓN

GENERAL DEINNOVACIÓN

TECNOLÓGICA

DIRECCIÓN GENERALDE FIDEICOMISOS Y

DESINCORPORACIÓNDE ACTIVOS

DIRECCIÓN GENERALDEL PATRIMONIO DEL

ESTADO

OFICINA SECTORIALDE ENLACE DE

TURISMO, CULTURAY NEGOCIOS

INTERNACIONALES

DIRECCIÓN GENERALDE CONTABILIDADGUBERNAMENTAL

DIRECCIÓN GENERALDE PROGRAMACIÓN Y

PRESUPUESTO

DIRECCIÓNGENERAL DE

INVERSIÓN PÚBLICA

SUBSECRETARÍADE

INGRESOS

SUBSECRETARÍADE

FINANZAS YADMINISTRACIÓN

PROCURADURÍAFISCAL

UNIDAD DE ACCESOA LA INFORMACIÓN

PÚBLICA

SECRETARÍADE FINANZAS YPLANEACIÓN

COORDINACIÓNEJECUTIVA DEL

COMITÉ DEPLANEACIÓN PARAEL DESARROLLODEL ESTADO DE

VERACRUZ

COORDINACIÓN DE

ASESORES

COPIA NO CONTROLADA

SIMBOLOGÍA DE DIAGRAMAS





22222

COPIA NO CONTROLADA

DESCRIPCIÓN Y DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS





33333

DEPARTAMENTO DESEGUROS Y FIANZAS

COPIA NO CONTROLADA





44444

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA

NORMAS

OBJETIVO

FRECUENCIA DE REALIZACIÓN

DE MANERA INTERMEDIA CON:

AL FINAL CON:

MAYO 2010

ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES YCONTROL DE INVENTARIOS

SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN

VISTO BUENO AUTORIZACIÓN

SECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN

Anual.

Contratación del Seguro Institucional.

• La contración del Seguro Institucional, deberá realizarse con apego a lo establecido en el artículo228 fracción IV del Código Financiero para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave y en elartículo 77 de las Condiciones Generales de Trabajo del Poder Ejecutivo del Estado.

• La Base de datos de la colectividad asegurable impresa, deberá estar rubricada en cada una de lashojas por el área administrativa solicitante.

• La Base de datos de la colectividad asegurable en medio electrónico, deberá ser elaborada en elsoftware Microsoft Excel conteniendo los siguientes datos: número consecutivo, nombre completodel empleado (empezando por el apellido paterno, materno y nombre(s)), Registro Federal deContribuyentes, sexo y sueldo mensual del empleado.

• La contración del Seguro Institucional, deberá realizarse con las compañías aseguradoras en elramo de vida y autorizadas por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

Proporcionar a los empleados del Poder Ejecutivo del Estado, el seguro de vida por fallecimiento oincapacidad total y/o permanente.

- Reclamación de Siniestros.- Control Documental de las Pólizas de Seguros y Fianzas.

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55555


ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD

Departamento de Segurosy Fianzas.

Recibe de la Subdirección de Recursos Humanos de laSecretaría de Finanzas y Planeación o de la Oficialía Mayor dela Secretaría de Educación el Oficio de solicitud deaseguramiento con firma autógrafa, en original y la Base dedatos de la colectividad asegurable en original y medioelectrónico.

Analiza el Oficio de solicitud de aseguramiento, en originaly la Base de datos de la colectividad asegurable, en original.

Acuerda con el Subdirector de Adquisiciones y Control deInventarios las coberturas, sumas aseguradas y lascondiciones de aseguramiento convenientes a favor de losempleados.

Elabora e imprime el Anexo técnico y el Oficio de solicitudde cotización a la compañía de seguros del ramo de vida, endos tantos, con base en la información analizada.

Integra el Anexo técnico al Oficio de solicitud de cotizacióna la compañía de seguros del ramo de vida, en dos tantos yrecaba firma del Subdirector de Adquisiciones y Control deInventarios en el Oficio.

Envía a la compañía aseguradora el Oficio de solicitud decotización y el Anexo técnico, en primer tanto, recabandoacuse de recibido en el segundo tanto.

Pasa el tiempo.

Recibe de la compañía aseguradora la Propuesta deaseguramiento, en original.

Revisa las condiciones de aseguramiento con el Subdirector deAdquisiciones y Control de Inventarios.

Elabora e imprime el Oficio de solicitud de emisión depóliza en dos tantos y recaba visto bueno del Subdirector deAdquisiciones y Control de Inventarios y firma del Titular delSector.

Envía a la compañía aseguradora adjudicada el Oficio desolicitud de emisión de póliza en primer tanto y la Base dedatos de la colectividad asegurable en medio electrónico,recabando acuse de recibido en el segundo tanto del Oficio.

Pasa el tiempo.

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.


COPIA NO CONTROLADA





66666




Recibe de la compañía aseguradora la Póliza de seguro enoriginal, el Recibo de pago de prima en original y lasCondiciones generales de la póliza en original y verifica siestán correctos los documentos.

¿Están correctos los documentos?

En caso de no estar correctos los documentos:

Elabora e imprime el Oficio de observaciones en un tanto,indicando los errores u omisiones.

Recaba firma del Subdirector de Adquisiciones y Control deInventarios en el Oficio de observaciones en un tanto y obtieneuna fotocopia del mismo.

Envía a la compañía aseguradora el Oficio de observaciones enun tanto y recaba acuse de recibido en la fotocopia.

Pasa el tiempo.

Recibe de la compañía aseguradora la Póliza de seguro enoriginal, el Recibo de pago de prima en original y lasCondiciones generales de la póliza en original y archiva demanera cronológica temporal la fotocopia del Oficio deobservaciones, desecha la anterior.

Continúa con la actividad No. 12.

En caso de estar correctos los documentos:

Obtiene fotocopia de la Póliza de seguro en original, el Recibode pago de prima en original y de las Condiciones generalesde la póliza en original.

Elabora e imprime el Oficio de entrega de documentos en dostantos y recaba firma del Subdirector de Adquisiciones y Controlde Inventarios.

Envía a la Subdirección de Recursos Humanos de la Secretaríade Finanzas y Planeación o de la Oficialía Mayor de la Secretaríade Educación, el Oficio de entrega de documentos en primertanto, la Póliza de seguro en original, el Recibo de pago deprima en original y las Condiciones generales de la póliza enoriginal, recabando acuse de recibido en el segundo tanto delOficio.

11.

11A.

11A.1.

11A.2.

11A.3.

12.

13.

14.

Departamento de Seguros yFianzas.

COPIA NO CONTROLADA





77777





Pasa el tiempo.

Recibe de la Subdirección de Recursos Humanos de la Secretaríade Finanzas y Planeación o de la Oficialía Mayor de la Secretaríade Educación, la fotocopia del Comprobante de pago de lapóliza.

Integra el Expediente del seguro institucional con lossiguientes documentos:- Oficio de solicitud de aseguramiento, en original.- Base de datos de la colectividad asegurable, en original.- Oficio de solicitud de cotización, en segundo tanto.- Anexo técnico, en segundo tanto.- Propuesta de aseguramiento, en original.- Oficio de solicitud de emisión de póliza, en segundo tanto.- Póliza de seguro, en fotocopia.- Recibo de pago de prima, en fotocopia.- Condiciones generales de la póliza, en fotocopia.- Oficio de entrega de documentos, en segundo tanto.- Comprobante de pago de la póliza, en fotocopia.

Ordena y archiva de manera cronológica temporal el Expedientedel seguro institucional.

FIN DEL PROCEDIMIENTO.

Conecta con los procedimientos:- Reclamación de Siniestros.- Control Documental de las Pólizas de Seguros y Fianzas.

15.

16.

17.

COPIA NO CONTROLADA

BASE DE DATOS

BASE DE DATOS

CONTRATACIÓN DEL SEGURO INSTITUCIONALDEPARTAMENTO DE SEGUROS Y FIANZAS

INICIO

BASE DE DATOS

OFICIO DE SOLICITUD DE ASEGURAMIENTO

RECIBE

O

O

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS DE LA SEFIPLAN O DE

LA OFICIALÍA MAYOR DE LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN

BASE DE DATOS


ANALIZA

O

O

ACUERDA LAS COBERTURAS, SUMAS ASEGURADAS Y LAS

CONDICIONES DE ASEGURAMIENTO

SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y CONTROL DE

INVENTARIOS

OFICIO DE SOLICITUD DE COTIZACIÓN

ANEXO TÉCNICO

ELABORA E IMPRIME

1-2T

1-2T

CON BASE EN LA

INFORMACIÓN ANALIZADA

ANEXO TÉCNICO


INTEGRA Y RECABA FIRMA EN EL OFICIO

1-2T

1-2T


INVENTARIOS

ANEXO TÉCNICO


ENVÍA

1T

1T

RECABANDO ACUSE DE

RECIBIDO EN EL SEGUNDO

TANTO

COMPAÑÍA ASEGURADORA

PROPUESTA DE ASEGURAMIENTO

RECIBE

O


REVISA LAS CONDICIONES DE ASEGURAMIENTO

SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y

CONTROL DE INVENTARIOS

OFICIO DE SOLICITUD DE EMISIÓN DE PÓLIZA

ELABORA E IMPRIME, RECABA VISTO BUENO Y

FIRMA

1-2T

-SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y CONTROL

DE INVENTARIOS-TITULAR DEL SECTOR


ENVÍA


1T

RECABANDO ACUSE DE

RECIBIDO EN EL SEGUNDO TANTO DEL

OFICIO

¿ESTÁN CORRECTOS LOS DOCUMENTOS?

NO

SI

1

CONDICIONES GENERALES DE LA PÓLIZA

RECIBO DE PAGO DE PRIMA

PÓLIZA DE SEGURO

OBTIENE

O

O

O

1F

1F

1F

OFICIO DE ENTREGA DE DOCUMENTOS

ELABORA, IMPRIME Y RECABA FIRMA

1-2T






PÓLIZA DE SEGURO

RECIBE Y VERIFICA SI ESTÁN CORRECTOS

O

O

O

C

OFICIO DE OBSERVACIONES

ELABORA E IMPRIME, INDICANDO LOS ERRORES

U OMISIONES

1T




RECABA FIRMA Y OBTIENE

1F

1T


ENVÍA Y RECABA ACUSE DE RECIBIDO

1F

1T


1F


1-2T




PÓLIZA DE SEGURO

RECIBE CORREGIDA Y DESECHA LA ANTERIOR

O

O

O

COPIA NO CONTROLADA

CONTRATACIÓN DEL SEGURO INSTITUCIONALDEPARTAMENTO DE SEGUROS Y FIANZAS

1



PÓLIZA DE SEGURO


ENVÍA



RECABANDO ACUSE DE


OFICIO

COMPROBANTE DE PAGO DE LA PÓLIZA

RECIBE

1F



EXPEDIENTE DEL SEGURO INSTITUCIONAL

ORDENA

C

FIN

CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS:- RECLAMACIÓN DE SINIESTROS- CONTROL DOCUMENTAL DE LAS PÓLIZAS DE SEGUROS Y FIANZAS

1T

O

O

O





PÓLIZA DE SEGURO



ANEXO TÉCNICO


BASE DE DATOS


INTEGRA EL EXPEDIENTE DEL SEGURO

INSTITUCIONAL

O

O

2T

2T

O

2T

1F

1F

1F

2T

1F

SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN

SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS

SUBSECRETARÍA DE FINANZASY ADMINISTRACIÓN

SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL

DE INVENTARIOS MAYO 2010

ELABORACIÓN VISTO BUENO AUTORIZACIÓNREVISIÓN

COPIA NO CONTROLADA





1010101010



NORMAS

OBJETIVO



AL FINAL CON:

MAYO 2010






Anual.

Contratación de Fianzas de Fidelidad.

• La contración de las Fianzas de Fidelidad, deberá realizarse con apego a lo establecido en elartículo 178 y 228 fracción IV del Código Financiero para el Estado de Veracruz de Ignacio de laLlave.

• La Base de datos impresa, deberá estar rubricada en cada una de las hojas por el áreaadministrativa solicitante.

• La Base de datos en medio electrónico, deberá ser elaborada en el software Microsoft Excelconteniendo los siguientes datos: número consecutivo; nombre completo del empleado(empezando por el apellido paterno, materno y nombre(s)), puesto y desglosada por sector).

• La contración de las Fianzas de Fidelidad, deberá realizarse con las compañías afianzadorasautorizadas por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

Caucionar a los servidores públicos que manejan fondos y valores del Gobierno del Estado, a fin desalvaguardar su correcta administración.

- Reclamación de siniestros.- Control Documental de las Pólizas de Seguros y Fianzas.

COPIA NO CONTROLADA





1111111111




Recibe del área administrativa solicitante el Oficio desolicitud de afianzamiento con firma autógrafa, en original yla Base de datos de los servidores públicos afianzables, enoriginal y medio electrónico.

Analiza el Oficio de solicitud de afianzamiento, en original yla Base de datos de la colectividad asegurable, en original.

Elabora e imprime el Anexo técnico y el Oficio de solicitudde cotización a las compañías afianzadoras, en dos tantos,con base en la información analizada.

Integra el Anexo técnico al Oficio de solicitud de cotizacióna las compañías afianzadoras, en dos tantos y recaba firma delSubdirector de Adquisiciones y Control de Inventarios en elOficio.

Envía a las compañías afianzadoras el Oficio de solicitud decotización y el Anexo técnico, en primer tanto, recabandoacuse de recibido en el segundo tanto.

Pasa el tiempo.

Recibe de las compañías afianzadoras, las Propuestas deafianzamiento en original.

Elabora el Cuadro comparativo de propuestas en original,con base a las Propuestas de afianzamiento en original.

Analiza y determina la compañía afianzadora a adjudicar, conbase al Cuadro comparativo de propuestas en original yrecaba autorización del Titular del Sector.

Pasa el tiempo.

Elabora el Oficio de solicitud de emisión de póliza en dostantos y recaba firma del Subdirector de Adquisiciones yControl de Inventarios.

Envía a la compañía afianzadora adjudicada el Oficio desolicitud de emisión de póliza en primer tanto y la Base dedatos de la colectividad a afianzar en medio electrónico,recabando acuse de recibido en el segundo tanto del Oficio.

Pasa el tiempo.

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.


COPIA NO CONTROLADA





1212121212




Recibe de la compañía afianzadora la Póliza de fianza enoriginal, el Recibo de pago de prima en original y lasCondiciones generales de la póliza en original y verifica siestán correctos los documentos.



Elabora el Oficio de observaciones en un tanto, indicando loserrores u omisiones.



Pasa el tiempo.

Recibe de la compañía afianzadora la Póliza de fianza enoriginal, el Recibo de pago de prima en original y lasCondiciones generales de la póliza en original y archiva demanera cronológica temporal la fotocopia del Oficio deobservaciones, desecha la anterior.



Obtiene fotocopia de la Póliza de fianza en original, el Recibode pago de prima en original y de las Condiciones generalesde la póliza en original.


Envía al área administrativa solicitante, el Oficio de entrega dedocumentos en primer tanto, la Póliza de fianza en original, elRecibo de pago de prima en original y las Condicionesgenerales de la póliza en original, recabando acuse de recibidoen el segundo tanto del Oficio.

Pasa el tiempo.

11.

11A.

11A.1.

11A.2.

11A.3.

12.

13.

14.


COPIA NO CONTROLADA





1313131313





Recibe del área administrativa solicitante, el Comprobante depago de la póliza en fotocopia.

Integra el Expediente del afianzamiento con los siguientesdocumentos:- Oficio de solicitud de afianzamiento, en original- Base de datos de servidores públicos afianzables, en original.- Oficio de solicitud de cotización, en segundo tanto.- Anexo técnico, en segundo tanto.- Propuestas de afianzamiento, en original.- Cuadro comparativo de propuestas, en original.- Oficio de solicitud de emisión de póliza, en segundo tanto.- Póliza de fianza, en fotocopia.- Recibo de pago de prima, en fotocopia.- Condiciones generales de la póliza, en fotocopia.- Oficio de entrega de documentos, en segundo tanto.- Comprobante de pago de la póliza, en fotocopia.

Ordena y archiva de manera cronológica temporal el Expedientedel afianzamiento.



15.

16.

17.

COPIA NO CONTROLADA

BASE DE DATOS

BASE DE DATOS

CONTRATACIÓN DE FIANZAS DE FIDELIDADDEPARTAMENTO DE SEGUROS Y FIANZAS

INICIO

BASE DE DATOS

OFICIO DE SOLICITUD DE AFIANZAMIENTO

RECIBE

O

O

ÁREA ADMINISTRATIVA SOLICITANTE

BASE DE DATOS


ANALIZA

O

O


ANEXO TÉCNICO

ELABORA E IMPRIME

1-2T

1-2T

CON BASE EN LA


ANEXO TÉCNICO



1-2T

1-2T


INVENTARIOS

ANEXO TÉCNICO


ENVÍA

1T

1T

RECABANDO SELLO DE


TANTO

COMPAÑÍAS AFIANZADORAS

PROPUESTAS DE AFIANZAMIENTO

RECIBE

O

COMPAÑÍAS AFIANZADORAS


ELABORA Y RECABA FIRMA

1-2T




ENVÍA

COMPAÑÍA AFIANZADORA

1T

RECABANDO ACUSE DE


OFICIO



PÓLIZA DE FIANZA



O

O

O



ELABORA INDICANDO LOS ERRORES U OMISIONES

NO

1T





1F

1T



1F

1T





PÓLIZA DE FIANZA

OBTIENE

SI

O

O

O

1F

1F

1F


ELABORA E IMPRIME Y RECABA FIRMA

1-2T



1

CUADRO COMPARATIVO DE PROPUESTAS

ELABORA

O

CON BASE A LAS PROPUESTAS DE AFIANZAMIENTO

ANALIZA, DETERMINA LA COMPAÑÍA AFIANZADORA A ADJUDICAR Y RECABA

AUTORIZACIÓN

CON BASE EN EL CUADRO

COMPARATIVO DE PROPUESTAS

TITULAR DEL SECTOR

C

1-2T




PÓLIZA DE FIANZA

RECIBE MODIFICADA Y DESECHA LA ANTERIOR

O

O

O

COPIA NO CONTROLADA

CONTRATACIÓN DE FIANZAS DE FIDELIDADDEPARTAMENTO DE SEGUROS Y FIANZAS

1



PÓLIZA DE FIANZA


ENVÍA


RECABANDO ACUSE DE


OFICIO


RECIBE

1F


EXPEDIENTE DEL AFIANZAMIENTO

ORDENA

C

FIN


1T

O

O

O





PÓLIZA DE FIANZA


2T

1F

1F

1F

2T

1F


PROPUESTAS DE AFIANZAMIENTO

ANEXO TÉCNICO


BASE DE DATOS


INTEGRA EL EXPEDIENTE DEL AFIANZAMIENTO

O

O

2T

2T

O

O








COPIA NO CONTROLADA





1616161616



NORMAS

OBJETIVO



AL FINAL CON:

MAYO 2010






Anual.

Contratación de Seguros Patrimoniales.

• La contración del Seguro Patrimonial, deberá realizarse con apego a lo establecido en el artículo 85de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles delEstado de Veracruz de Ignacio de la Llave, artículo 228 fracción IV del Código Financiero para elEstado de Veracruz de Ignacio de la Llave y en el artículo 16 de los Lineamientos Generales yEspecíficos de Disciplina, Control y Austeridad Eficaz.

• La contratación del Seguro Patrimonial que determinen las Dependencias del Poder Ejecutivo delEstado, deberá contener la disponibilidad presupuestal conforme a lo establecido en el artículo 10de Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles delEstado de Veracruz de Ignacio de la Llave.

• Para el aseguramiento de vehículos terrestres, las Dependencias del Poder Ejecutivo del Estado,deberán incluir anexo el formato Único de requisición de seguros para vehículos terrestres delas Dependencias del Poder Ejecutivo (F-URS).

• Las solicitudes de aseguramiento para bienes inmuebles y muebles (edificios y contenidos),deberán incluir el anexo elaborado en el programa excel con los siguientes datos:- Ubicación del inmueble,- Descripción del inmueble (materiales de construcción, números de pisos, otros),- Valor catastral,

Salvaguardar la integridad del patrimonio del Poder Ejecutivo del Estado o de aquel sobre el cual tengaresponsabilidad.


- Inherentes al Departamento de Licitaciones.

COPIA NO CONTROLADA





1717171717

NORMAS

- Inventario de contenidos, y- Valor de los contenidos.

• Las solicitudes de aseguramiento para aeronaves, deberán incluir el anexo elaborado en el programaexcel con los siguientes datos:- Descripción de las aeronaves: número consecutivo, marca, tipo, modelo, número de serie,matrícula, capacidad (tripulación y otros), valor asegurado, uso, límites geográficos, aeropuertos yempresas que les dan mantenimiento.- Datos de los pilotos: nombre, número de licencia y vigencia, vigencia de examen médico,indicación de las aeronaves para las cuales está capacitado y las horas de vuelo por aeronave.

• Los montos para determinar la modalidad en la cual se llevará la contratación, serán losestablecidos en el artículo 27 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración yEnajenación de Bienes Muebles del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.

• En el caso de realizar una ampliación a una Licitación, el Jefe del Departamento de Seguros yFianzas, deberá verificar que no haya expirado el plazo de la vigencia de la póliza y que no rebase el20% de la misma, asimismo deberá realizar el Oficio de solicitud de ampliación, recabando firmadel Subdirector de Adquisiciones y Control de Inventarios.

COPIA NO CONTROLADA





1818181818




Recibe de la Dependencia el Oficio de solicitud deaseguramiento con firma autógrafa, en original y la Base dedatos de los bienes asegurables en original y medioelectrónico.

Analiza el Oficio de solicitud de aseguramiento, en originaly la Base de datos, en original.

Elabora e imprime el Anexo técnico en un tanto, con base enla información analizada y obtiene visto bueno del Subdirectorde Adquisiciones y Control de Inventarios.

Identifica la modalidad en la que se llevará a cabo lacontratación del seguro.

¿En qué modalidad se llevará a cabo la contratación?

En caso de ser una licitación:

Turna al Departamento de Licitaciones el Anexo técnico en untanto y en medio electrónico, para la elaboración de las basesde licitación.

Conecta con los procedimientos:- Inherentes al Departamento de Licitaciones.

Recibe del Departamento de Licitaciones, las Propuestastécnicas y económicas en original, para su análisis.

Elabora e imprime el Cuadro comparativo de propuestas enoriginal, con base a las Propuestas técnicas y económicasen original.

Recaba firma en el Cuadro comparativo de propuestas enoriginal, del Subdirector de de Adquisiciones y Control deInventarios.

Turna al Departamento de Licitaciones las Propuestastécnicas y económicas en original y el Cuadro comparativode propuestas en original y en electrónico.

Conecta con los procedimientos:- Inherentes al Departamento de Licitaciones.

Recibe de la compañía adjudicada la Póliza en original, elRecibo de pago de prima en original y las Condicionesgenerales de la póliza en original y Escrito en original, enque el representante legal de la compañía acepta las

1.

2.

3.

4.

4A.

4A.1.

4A.2.

4A.3.

4A.4.

4A.5.


COPIA NO CONTROLADA





1919191919




condiciones especiales de aseguramiento y verifica si estáncorrectos los documentos, validando que el monto de los reciboscoincida con la propuesta económica presentada por el licitanteadjudicado.






Pasa el tiempo.

Recibe de la compañía aseguradora la Póliza en original, elRecibo de pago de prima en original y las Condicionesgenerales de la póliza en original y Escrito en original y archivade manera cronológica temporal la fotocopia del Oficio deobservaciones, desechando la anterior.

Continúa con la actividad No. 4C.


Obtiene fotocopia de la Póliza original, el Recibo de pago deprima original y de las Condiciones generales de la póliza enoriginal y Escrito original, en que el representante legal de lacompañía acepta las condiciones especiales de aseguramiento.

Solicita y recibe del Departamento de Licitaciones, copia delActa de la junta de presentación y apertura de proposiciones,Dictamen técnico-económico y Notificación de fallo.


4B.

4B.1.

4B.2.

4B.3.

4C.

4C.1.

4C.2.


COPIA NO CONTROLADA





2020202020





Envía a la Dependencia solicitante, el Oficio de entrega dedocumentos en primer tanto, la Póliza en original, el Recibo depago de prima en original, las Condiciones generales de lapóliza en original, copia del Acta de la junta de presentación yapertura de proposiciones y del Dictamen técnico-económico,así como la Notificación de fallo de la compañía adjudicada y elEscrito en fotocopia en que el representante legal de la compañíaacepta las condicones especiales de aseguramiento, recabandoacuse de recibido en el segundo tanto del Oficio.

Pasa el tiempo.

Recibe de la Dependencia solicitante, el Comprobante de pagode la póliza en fotocopia.

Integra el Expediente del seguro patrimonial con lossiguientes documentos:- Oficio de solicitud de aseguramiento, en original.- Base de datos, en original.- Póliza, en fotocopia.- Recibo de pago de prima, en fotocopia.- Condiciones generales de la póliza, en fotocopia.- Oficio de entrega de documentos, en segundo tanto.- Comprobante de pago de la póliza, en fotocopia.

Ordena y archiva de manera cronológica temporal el Expedientedel seguro patrimonial.

Fin del procedimiento.

Conecta con los procedimientos:- Reclamación de Siniestros.- Control Documental.

En caso de ser una adjudicación directa:

Elabora e imprime el Oficio de solicitud de cotización a lascompañías aseguradoras en dos tantos, con base en lainformación analizada.

Integra el Anexo técnico al Oficio de solicitud de cotización,en dos tantos y recaba firma del Subdirector de Adquisiciones yControl de Inventarios en el Oficio.

Envía a las compañías aseguradoras el Oficio de solicitud decotización en primer tanto y el Anexo técnico en primer tanto yen electrónico, recabando acuse de recibido en el segundo tanto.

4C.3.

4C.4.

4C.5.

4C.6.

5.

6.

7.

COPIA NO CONTROLADA





2121212121





Pasa el tiempo.

Recibe de las compañías aseguradoras las Propuestas deaseguramiento, en original.

Elabora el Cuadro comparativo de propuestas en original, conbase a las Propuestas de aseguramiento en original.

Analiza y determina la compañía de seguros a adjudicar, conbase al Cuadro comparativo de propuestas en original.

Pasa el tiempo.

Elabora e imprime el Oficio de solicitud de emisión de pólizaen dos tantos y recaba visto bueno del Subdirector deAdquisiciones y Control de Inventarios y firma del Titular delSector.

Envía a la compañía adjudicada el Oficio de solicitud deemisión de póliza en primer tanto y la Base de datos en medioelectrónico, recabando acuse de recibido en el segundo tanto delOficio.

Pasa el tiempo.

Recibe de la compañía adjudicada la Póliza en original, elRecibo de pago de prima en original y las Condicionesgenerales de la póliza en original y verifica si están correctoslos documentos.



Elabora e imprime el Oficio de observaciones en un tanto,indicando los errores u omisiones.



Pasa el tiempo.

Recibe de la compañía aseguradora la Póliza en original, elRecibo de pago de prima en original y las Condicionesgenerales de la póliza en original y archiva de maneracronológica temporal la fotocopia del Oficio de observaciones,desechando la anterior.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

13A.

13A.1.

13A.2.

13A.3.

COPIA NO CONTROLADA





2222222222





Obtiene fotocopia de la Póliza en original, el Recibo de pago deprima en original y de las Condiciones generales de la pólizaen original.


Envía a la Dependencia solicitante, el Oficio de entrega dedocumentos en primer tanto, la Póliza en original, el Recibo depago de prima en original y las Condiciones generales de lapóliza en original, recabando acuse de recibido en el segundotanto del Oficio.

Pasa el tiempo.

Recibe de la Dependencia solicitante, el Comprobante de pagode la póliza en fotocopia.

Integra el Expediente del seguro patrimonial con lossiguientes documentos:- Oficio de solicitud de aseguramiento, en original.- Base de datos, en original.- Oficio de solicitud de cotización, en segundo tanto.- Anexo técnico, en segundo tanto.- Propuestas de aseguramiento, en original.- Cuadro comparativo de propuestas, en original.- Oficio de solicitud de emisión de póliza, en segundo tanto.- Póliza, en fotocopia.- Recibo de pago de prima, en fotocopia.- Condiciones generales de la póliza, en fotocopia.- Oficio de entrega de documentos, en segundo tanto.- Comprobante de pago de la póliza, en fotocopia.

Ordena y archiva de manera cronológica temporal el Expedientedel seguro patrimonial.




14.

15.

16.

17.

18.

19.


COPIA NO CONTROLADA

1F


1F

ESCRITO

O

ESCRITO

CUADRO COMPARATIVO DE

PROPUESTAS

ANEXO TÉCNICO

BASE DE DATOS

CONTRATACIÓN DE SEGUROS PATRIMONIALESDEPARTAMENTO DE SEGUROS Y FIANZAS

INICIO

BASE DE DATOS


RECIBE

O

O

DEPENDENCIA

BASE DE DATOS


ANALIZA

O

O

CON BASE EN LA



INVENTARIOS

IDENTIFICA LA MODALIDAD EN LA QUE SE

LLEVARÁ A CABO LA CONTRATACIÓN DEL

SEGURO

¿EN QUÉ MODALIDAD SE LLEVARÁ A CABO LA

CONTRATACIÓN?

ANEXO TÉCNICO

ELABORA E IMPRIME Y OBTIENE VISTO BUENO

1T

ANEXO TÉCNICO

TURNA PARA LA ELABORACIÓN DE LAS BASES DE LICITACIÓN

1T

DEPARTAMENTO DE LICITACIONES

PROPUESTAS TÉCNICAS Y ECONÓMICAS

RECIBE PARA SU ANÁLISIS

O



ELABORA E IMPRIME

O

CON BASE EN LAS

PROPUESTAS TÉCNICAS Y

ECONÓMICAS


RECABA FIRMA

O




PROPUESTAS TÉCNICAS Y ECONÓMICAS

TURNA


O

O

INHERENTES AL PROCEDIMIENTO DE

LICITACIONES

INHERENTES AL PROCEDIMIENTO DE

LICITACIONES



PÓLIZA


O

O

O

COMPAÑÍA ADJUDICADA

VALIDANDO QUE EL MONTO DE LOS

RECIBOS COINCIDA CON LA PROPUESTA

ECONÓMICA PRESENTADA POR EL

LICITANTE ADJUDICADO



1T





1F

1T



1F

1T



NO




PÓLIZA

OBTIENE

O

O

O

1F

1F

1F

SI

1

LICITACIÓN

2

ADJUDICACIÓN DIRECTA

O

ESCRITO



PÓLIZA

RECIBE Y DESECHA LA ANTERIOR

O

O

O

C

O

COPIA NO CONTROLADA

ESCRITO

NOTIFICACIÓN DE FALLO

1C

1F





PÓLIZA

1F

1F

1F

2T

1F

BASE DE DATOS


BASE DE DATOS

ANEXO TÉCNICO

DICTAMEN TÉCNICO-ECONÓMICO

ACTA DE LA JUNTA


1



PÓLIZA


ENVÍA

RECABANDO ACUSE DE


OFICIO

INTEGRA EL EXPEDIENTE DEL SEGURO PATRIMONIAL

1T

O

O

O

DICTAMEN TÉCNICO-ECONÓMICO

ACTA DE LA JUNTA

SOLICITA Y RECIBE


1C

1C



1-2T



DEPENDENCIA SOLICITANTE


RECIBE

1F

1C

1C


EXPEDIENTE DEL SEGURO PATRIMONIAL

ORDENA

C


2


ELABORA E IMPRIME

1-2T

CON BASE EN LA


ANEXO TÉCNICO





1-2T

1-2T

ANEXO TÉCNICO


ENVÍA

COMPAÑÍAS ASEGURADORAS

1T

1T

RECABANDO ACUSE DE


TANTO

PROPUESTAS DE ASEGURAMIENTO

RECIBE

O

COMPAÑÍAS ASEGURADORAS


ELABORA

CON BASE A LAS PROPUESTAS DE ASEGURAMIENTO

O

ANALIZA Y DETERMINA LA COMPAÑÍA DE SEGUROS

A ADJUDICAR

CON BASE AL CUADRO

COMPARATIVO DE PROPUESTAS


ELABORA, IMPRIME Y RECABA VISTO BUENO Y

FIRMA

1-2T

-SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y


-TITULAR DEL SECTOR


ENVÍA


1T

RECABANDO ACUSE DE


OFICIO




PÓLIZA


O

O

O

3

O

O

FIN

COPIA NO CONTROLADA


3



PÓLIZA

OBTIENE

O

O

O

1F

1F

1F



1-2T




SI


ELABORA E IMPRIME INDICANDO LOS ERRORES

U OMISIONES

1T





1F

1T



1F

1T



1F


C

NO


RECIBE

1F




PÓLIZA


ENVÍA


RECABANDO ACUSE DE


OFICIO1T

O

O

O





PÓLIZA


2T

1F

1F

1F

2T

1F


PROPUESTAS DE ASEGURAMIENTO

ANEXO TÉCNICO


BASE DE DATOS


INTEGRA EL EXPEDIENTE DEL SEGURO PATRIMONIAL

O

O

2T

2T

O

O

EXPEDIENTE DEL SEGURO PATRIMONIAL

ORDENA

C

FIN











PÓLIZA

RECIBE CORREGIDAS Y DESECHA LA ANTERIOR

O

O

O

COPIA NO CONTROLADA





2626262626



NORMAS

OBJETIVO



AL FINAL CON:

MAYO 2010






Anual.

Contratación del Seguro contra Desastres Naturales.

• La contración del seguro, deberá realizarse con las compañías aseguradoras en el ramo de dañosy autorizadas por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

Salvaguardar la infraestructura propiedad del Gobierno del Estado o aquella sobre la cual tengaresponsabilidad directa o indirecta, así como garantizar apoyos para la población de bajos ingresos.


COPIA NO CONTROLADA





2727272727




Recibe del Subdirector de Adquisiciones y Control deInventarios, la instrucción de llevar a cabo la contración delseguro.

Define las coberturas, sumas aseguradas y las condiciones deaseguramiento convenientes.

Acuerda con el Subdirector de Adquisiciones y Control deInventarios los sectores a asegurar.

Elabora el Oficio de solicitud de información, a los diversossectores de la infraestructura a su cargo susceptible deaseguramiento, en original y copia y recaba firma delSubdirector de Adquisiciones y Control de Inventarios.

Envía a los sectores respectivos el Oficio de solicitud deinformación en original, recabando acuse de recibido en lacopia.

Pasa el tiempo.

Recibe de los sectores respectivos la Información de lainfraestructura susceptible de aseguramiento, en original y enarchivo electrónico.

Analiza la Información de la infraestructura susceptible deaseguramiento, en original y acuerda con el Subdirector deAdquisiciones y Control de Inventarios la infraestructuraasegurable.

Elabora e imprime el Cuadro resumen en dos tantos, con losdatos de la infraestructura asegurable.

Elabora e imprime el Oficio de solicitud de cotización a lacompañía de seguros en dos tantos y recaba firma delSubdirector de Adquisiciones y Control de Inventarios.

Envía a la compañía aseguradora el Oficio de solicitud decotización y el Cuadro resumen, en primer tanto, recabandoacuse de recibido en el segundo tanto.

Pasa el tiempo.

Recibe de la compañía aseguradora, la Propuesta deaseguramiento en original.

Revisa las condiciones de contratación con el Subdirector deAdquisiciones y Control de Inventarios.

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.


COPIA NO CONTROLADA





2828282828




Elabora e imprime la Tarjeta de autorización en un tanto,anexando la información del Cuadro resumen de lainfraestructura a asegurar, coberturas, sumas aseguradas, costode la prima y demás condiciones de la póliza.

Turna la Tarjeta de autorización en un tanto al Subdirector deAdquisiciones y Control de Inventarios, para recabar laautorización del Titular del Sector.

Pasa el tiempo.

Recibe del Subdirector de Adquisiciones y Control de Inventariosla Tarjeta de autorización en un tanto, con la autorizaciónrespectiva.

Elabora e imprime el Oficio de solicitud de emisión de pólizaen dos tantos y recaba visto bueno del Subdirector deAdquisiciones y Control de Inventarios y firma del Titular delSector.

Envía a la compañía aseguradora adjudicada el Oficio desolicitud de emisión de póliza en primer tanto, con los valoresde la infraestructura asegurada por sector, recabando acuse derecibido en el segundo tanto del Oficio.

Pasa el tiempo.

Recibe de la compañía aseguradora la Póliza de seguro enoriginal, el Recibo de pago de prima en original y lasCondiciones generales de la póliza en original y verifica siestán correctos los documentos.






13.

14.

15.

16.

17.

18.

18A.

18A.1.

18A.2.


COPIA NO CONTROLADA





2929292929





Pasa el tiempo.

Recibe de la compañía aseguradora la Póliza de seguro enoriginal, el Recibo de pago de prima en original y lasCondiciones generales de la póliza en original y archiva demanera cronológica temporal la fotocopia del Oficio deobservaciones, desechando la anterior.



Obtiene fotocopia a la Carátula de la póliza de seguro enoriginal, al Recibo de pago de prima en original y a la Tarjetade autorización en original.

Turna al Departamento de Cotizadores y Pago a Proveedores laCarátula de la póliza de seguro en fotocopia, el Recibo depago de prima en original y la Tarjeta de autorización enfotocopia, para que efectúe el pago correspondiente.

Pasa el tiempo.

Recibe del Departamento de Cotizadores y Pago a Proveedores,la fotocopia del Comprobante de pago de la póliza.

Integra el Expediente del seguro contra desastres naturalescon los siguientes documentos:- Oficio de solicitud de información, en copia.- Información de la infraestructura, en original.- Oficio de solicitud de cotización, en segundo tanto.- Cuadro resumen, en segundo tanto.- Propuesta de aseguramiento, en original.- Tarjeta de autorización, en un tanto.- Oficio de solicitud de emisión de póliza, en segundo tanto.- Póliza de seguro, en original.- Recibo de pago de prima, en fotocopia.- Condiciones generales de la póliza, en original.- Comprobante de pago de la póliza, en fotocopia.

Ordena y archiva de manera cronológica temporal el Expedientedel seguro contra desastres naturales.



18A.3.

19.

20.

21.

22.

23.

COPIA NO CONTROLADA

INFORMACIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA

CONTRATACIÓN DEL SEGURO CONTRA DESASTRES NATURALESDEPARTAMENTO DE SEGUROS Y FIANZAS

INICIO

RECIBE LA INSTRUCCIÓN DE LLEVAR A CABO LA CONTRATACIÓN DEL

SEGURO



DEFINE LAS COBERTURAS, SUMAS ASEGURADAS Y LAS

CONDICIONES DE ASEGURAMIENTO

ACUERDA LOS SECTORES A ASEGURAR



OFICIO DE SOLICITUD DE INFORMACIÓN

ELABORA Y RECABA FIRMA



O-1C


ENVÍA

SECTORES RESPECTIVOS

O

RECABANDO ACUSE DE

RECIBIDO EN LA COPIA


RECIBE

SECTORES RESPECTIVOS

O


ANALIZA Y ACUERDA LA INFRAESTRUCTURA

ASEGURABLE

O



CUADRO RESUMEN

ELABORA E IMPRIME CON LOS DATOS DE LA

INFRAESTRUCTURA ASEGURABLE

1-2T


ELABORA E IMPRIME Y RECABA FIRMA

1-2T



CUADRO RESUMEN


ENVÍA


1T

1T

RECABANDO ACUSE DE


TANTO


RECIBE

O


REVISA LAS CONDICIONES DE CONTRATACIÓN



TARJETA DE AUTORIZACIÓN

ELABORA E IMPRIME

1T

ANEXANDO LA INFORMACIÓN DEL CUADRO

RESUMEN


TURNA PARA RECABAR LA AUTORIZACIÓN DEL

SECTOR



1T


RECIBE CON LA AUTORIZACIÓN

RESPECTIVA

1T




ELABORA E IMPRIME Y RECABA VISTO BUENO Y

FIRMA



-TITULAR DEL SECTOR

1-2T


ENVÍA CON LOS VALORES DE LA INFRAESTRUCTURA ASEGURADA POR SECTOR


1T

RECABANDO ACUSE DE


TANTO


NO

SI

1



CARÁTULA DE LA PÓLIZA

OBTIENE

O

O

O

1F

1F

1F




PÓLIZA DE SEGURO


O

O

O



1T





1F

1T



1F

1T



1F


C



PÓLIZA DE SEGURO

RECIBE Y DESECHA LA ANTERIOR

O

O

O

COPIA NO CONTROLADA





3232323232



NORMAS

OBJETIVO



AL FINAL CON:

MAYO 2010






Mensual, en los siniestros de auto y vida.Semestral, en los siniestros de edificios, contenidos y fianzas de fidelidad.Eventual, en los siniestros por desastres naturales.

Integración de los Reportes de Siniestralidad de las Dependencias de la Administración PúblicaCentralizada.

• El Departamento de Seguros y Fianzas, en las contrataciones de seguros mediante procesoslicitatorios y de adjudicación directa, deberá establecer el medio de envío y la periocidad del informede los siniestros ocurridos durante la vigencia de la póliza, mismo que deberá remitir la compañíaadjudicada.

• Las compañía de seguros o de fianzas y las Dependencias del Poder Ejecutivo, deberán enviardurante los primeros 5 días del mes, según les corresponda, el Reporte de siniestros conforme alformato de Registro mensual de siniestros, al Jefe del Departamento de Seguros y Fianzas.

Mantener actualizada la estadística de los siniestros ocurridos durante la vigencia de las pólizas deseguros y fianzas de fidelidad.

COPIA NO CONTROLADA





3333333333



Jefe del Departamento deSeguros y Fianzas.

A d m i n i s t r a t i v oEspecializado.

Recibe de la compañía de seguros o de fianzas y de lasDependencias del Poder Ejecutivo, los Reportes de siniestrosen un tanto y de manera electrónica.

Revisa los Reportes de siniestros en un tanto y los turna alAdministrativo Especializado que corresponda.

Recibe del Jefe del Departamento de Seguros y Fianzas losReportes de siniestros, en un tanto y verifica que todas lasDependencias hayan entregado el respectivo reporte.

¿Todas las Dependencias entregaron el reporte respectivo?

En caso de no haber entregado todas las Dependencias elreporte respectivo:

Solicita y recibe de la Dependencia correspondiente el Reportede siniestros, en un tanto.


En caso de haber entregado todas las Dependencias el reporterespectivo:

Analiza los Reportes de siniestros, en un tanto y verifica sicoincide la siniestralidad de las Dependencias con la de lascompañías de seguros o fianzas.

¿Coincide la información?

En caso de no coincidir la información:

Establece comunicación con la compañía de seguros o fianzasy/o con la Dependencia que corresponda y concilia lainformación.


En caso de coincidir la información:

Elabora el Reporte mensual de siniestros en un tanto,elaborando en caso de movimientos, las gráficas respectivas.

Informa al Subdirector de Adquisiciones y Control de Inventariosel comportamiento de la siniestralidad.

1.

2.

3.

3A.

4.

4A.

5.

6.


COPIA NO CONTROLADA





3434343434




7.

8.

9.

10.

Pasa el tiempo.

Elabora el Reporte anual de siniestralidad en un tanto, conbase en el Reporte mensual de siniestros.

Informa al Subdirector de Adquisiciones y Control de Inventariosel comportamiento de la siniestralidad durante la vigencia de lapóliza.

Integra el Expediente de la siniestralidad con los siguientesdocumentos:- Reportes de siniestros, en un tanto.- Reporte mensual de siniestros, en un tanto.- Reporte anual de siniestralidad, en un tanto.

Ordena y archiva de manera cronológica temporal el Expedientede la siniestralidad.


A d m i n i s t r a t i v oEspecializado.

COPIA NO CONTROLADA

INTEGRACIÓN DE LOS REPORTES DE SINIESTRALIDAD DE LAS DEPENDENCIAS DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA CENTRALIZADADEPARTAMENTO DE SEGUROS Y FIANZAS

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE SEGUROS Y FIANZAS ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO

INICIO

REPORTES DE SINIESTROS

RECIBE

1T


REVISA Y TURNA

ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO


RECIBE Y VERIFICA QUE TODAS LAS

DEPENDENCIAS HAYAN ENTREGADO EL

RESPECTIVO REPORTE

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE SEGUROS Y FIANZAS

¿TODAS LAS DEPENDENCIAS

ENTREGARON EL REPORTE

RESPECTIVO?

REPORTE DE SINIESTROS

SOLICITA Y RECIBENO

DEPENDENCIA CORRESPONDIENTE

1T


ANALIZA Y VERIFICA SI COINCIDE LA

SINIESTRALIDAD DE LAS DEPENDENCIAS CON LA DE LAS COMPAÑÍAS DE SEGUROS O FIANZAS

SI

1T

¿COINCIDE LA INFORMACIÓN?

ESTABLECE COMUNICACIÓN Y

CONCILIA LA INFORMACIÓN

COMPAÑÍA DE SEGUROS O FIANZAS Y/O CON LA

DEPENDENCIA

REPORTE MENSUAL DE SINIESTROS

ELABORA

NO

SI

1T

ELABORANDO EN CASO DE

MOVIMIENTOS, LAS GRÁFICAS RESPECTIVAS

INFORMA EL COMPORTAMIENTO DE LA

SINIESTRALIDAD



REPORTE ANUAL DE SINIESTRALIDAD

ELABORA

1T

CON BASE EN EL REPORTE MENSUAL DE SINIESTROS

INFORMA EL COMPORTAMIENTO DE LA

SINIESTRALIDAD DURANTE LA VIGENCIA DE

LA PÓLIZA



REPORTE ANUAL DE SINIESTRALIDAD

REPORTE MENSUAL DE SINIESTROS


INTEGRA EL EXPEDIENTE DE LA SINIESTRALIDAD

1T

1T

1T

EXPEDIENTE DE LA SINIESTRALIDAD

ORDENA

C

FIN

-COMPAÑÍAS DE SEGUROS O FIANZAS-DEPENDENCIAS DEL PODER EJECUTIVO

1T

1T

ELECTRÓNICAMENTE

ELECTRÓNICAMENTE








COPIA NO CONTROLADA

CONTRATACIÓN DEL SEGURO CONTRA DESASTRES NATURALESDEPARTAMENTO DE SEGUROS Y FIANZAS

1



CARÁTULA DE LA PÓLIZA

TURNA

DEPARTAMENTO DE COTIZADORES Y PAGO A

PROVEEDORES


RECIBE

1F

DEPARTAMENTO DE COTIZADORES Y PAGO A

PROVEEDORES

EXPEDIENTE DEL SEGURO CONTRA DESASTRES NATURALES

ORDENA

C

FIN


1F

O

1F




PÓLIZA DE SEGURO




CUADRO RESUMEN




INTEGRA EL EXPEDIENTE DEL SEGURO CONTRA

DESASTRES NATURALES

1C

O

2T

2T

O

1T

2T

O

1F

O

1F








COPIA NO CONTROLADA





3636363636



NORMAS

OBJETIVO



AL FINAL CON:

MAYO 2010






Eventual.

Reclamación de Siniestros de Vehículos Terrestres.

• La reclamación de los daños, se deberá presentar a la compañía de seguros cuando el monto de losdaños sea superior al deducible que corresponda.

• Las áreas administrativas, en caso de que la unidad haya sido determinada como pérdidad total,deberán entregar la siguiente documentación al Departamento de Seguros y Fianzas, de acuerdo altipo de siniestro.

Por daños materiales:- Factura endosada a favor de la compañía aseguradora, en original.- Licencia de manejo, en copia.- Constancia de tenencias y/o Pago de derechos, en original.- Baja de placas y Recibo de pago, en original.- Comprobante de domicilio de la Dependencia, en copia.- Tarjetón del registro federal de vehículos (modelos anteriores 1990), en original.- Póliza, en original.- Llaves del vehículo.- Identificación oficial de la persona que endose la factura, en copia.- Registro federal de contribuyentes de la Dependencia, en copia.- Nombramiento de la persona que endose la factura, en copia.

Integrar en tiempo y forma los expedientes de reclamación de daños, a fin de gestionar ante lacompañía de seguros la indemnización a que tenga derecho el Gobierno del Estado o los tercerosafectados.

- Integración de los Reportes de Siniestralidad de las Dependencias de la Administración PúblicaCentralizada.

COPIA NO CONTROLADA





3737373737

NORMAS

Por responsabilidad civil por daños a terceros y responsabilidad civil de viajero:- Credencial oficial del afectado, en copia.- Comprobante de domicilio del afectado, en copia.- Documento del ministerio público en copia certificada o el Documento que levante la Policía

Federal, Local o Tránsito.- Cotización o Factura de los daños afectados.

• En el caso de que en el siniestro existan Gastos médicos de ocupantes y conductor, elDepartamento de Seguros y Fianzas deberá verificar que el ajustador otorgue las órdenes deadmisión médica e indique los hospitales a los cuales puede ingresar el lesionado, así comoconfirmar el ingreso, estancia y alta de los lesinados con la atención correspondiente.En el caso, que por la urgencia y lesión del lesionado, éste sea ingresado a un hospital diferente alde la compañía de seguros, el Departamento de Seguros y Fianzas deberá tramitar el reembolso delos gastos médicos, solicitando los siguientes documentos a los familiares del lesionado:- Factura del sanatorio, en original.- Recibos de honorarios médicos, en original.- Estudios médicos que se hayan practicado por motivo del accidente.- Identificación oficial del lesionado, en copia.- Comprobante de domicilio del lesionado, en copia.En caso de fallecimiento, deberá solicitar lo siguiente:- Acta de defunción y Comprobantes de gastos, en original, en caso de afectar gastos

funerarios.- Identificación oficial con fotografía del fallecido, en copia.- Identificación oficial con fotografía del beneficiario, en copia.- Comprobante de domicilio del beneficiario, en copia.

• En el caso de que exista el Robo total de la unidad, el área administrativa que tiene a cargo elvehículo deberá entregar al Departamento de Seguros y Fianzas la siguiente documentación:- Factura endosada a favor de la compañía aseguradora, en original.- Constancia de tenencias y/o Pago de derechos, en original.- Comprobante de domicilio de la Dependencia, en copia.- Tarjetón del registro federal de vehículos (modelos anteriores 1990), en original.- Póliza, en original.- Identificación oficial del Jefe de la Unidad Administrativa, en copia.- Registro federal de contribuyentes de la Dependencia, en copia.- Nombramiento del Jefe de la Unidad Administrativa, en copia.- Averiguación previa del Agente del Ministerio Público, en copia certificada.- Constancia de la policía federal, en copia certificada.- Constancia de la policía estatal y tránsito o policía judicial, en copia certificada.

• En el caso de que exista Rotura de cristales de la unidad, el Departamento de Seguros y Fianzasverifica que el área administrativa que tiene a cargo el vehículo, ingrese el mismo a la cristaleríadesignada por la compañía de seguros.

COPIA NO CONTROLADA





3838383838




Recibe del afectado la notificación del siniestro y verifica si yafue reportado.

¿Fue reportado el siniestro?

En caso de no haber sido reportado:

Asesora e indica al afectado que debe reportar el siniestro.


En caso de haber sido reportado:

Solicita al afectado el número de siniestro, número de póliza,inciso y nombre del conductor.

Verifica la atención en tiempo y forma de la compañía deseguros y el tipo de siniestro

¿Qué tipo de siniestro es?

En caso de ser por robo total:

Solicita y recibe del área administrativa que tiene a cargo elvehículo los Documentos correspondientes, revisando queestén debidamente integrados y archivándolos de maneracronológica temporal.


En caso de ser por daños materiales:

Verifica lo siguiente:- La entrega por el ajustador, del volante de admisión para la

reparación de la unidad siniestrada.- La entrada de la unidad al taller o agencia que corresponda.- La realización del levantamiento del inventario de la recepción

de la unidad.

Solicita y recibe al área administrativa, la copia del Volante deadmisión y del Vale de recepción de la unidad.

Pasa el tiempo.

Verifica la entrega y envío de la evaluación de daños a lacompañía aseguradora por el taller o agencia y si la unidad seráreparada o determinada como pérdida total.

1.

1A.

2.

3.

3A.

4.

5.

6.


COPIA NO CONTROLADA





3939393939




6A.

6A.1.

6B.

6C.

6C.1.

6C.2.

6C.3.

6C.4.


¿La unidad será reparada o determinada como pérdida total?

En caso de ser la unidad reparada:

Confirma con la compañía de seguros, la reparación total de losdaños a la unidad siniestrada, así como la fecha programada deentrega de la unidad reparada.

Pasa el tiempo.

Verifica con la compañía de seguros la entrega de la unidadreparada en la fecha programada.

¿Fue entregada la unidad reparada?

En caso de no haber sido entregada la unidad reparada:

Investiga las razones del incumplimiento y gestiona la entrega dela unidad.

Continúa con la actividad No. 6C.

En caso de haber sido entregada la unidad reparada:

Investiga con la compañía de seguros el monto del deducible apagar e informa el monto al área administrativa que tiene a cargoel vehículo.

Pasa el tiempo.

Solicita y recibe del área administrativa que tiene a cargo elvehículo, la copia del Pago del deducible.

Confirma con el área administrativa, la entrega-recepción delvehículo.

Solicita y recibe del área administrativa, la copia del Finiquito yde la Carta garantía.

Integra el Expediente del siniestro con los siguientesdocumento:- Pago del deducible, en copia.- Finiquito, en copia.- Carta garantía, en copia.

COPIA NO CONTROLADA





4040404040





6C.5.

7.

8.

9.

9A.

10.

11.

12.

Ordena y archiva de manera cronológica temporal el Expedientedel siniestro.


En caso de ser pérdida total:

Verifica que el área administrativa que tiene a cargo el vehículo,reciba de la compañía aseguradora la notificación de ladeterminación de la pérdida total por colisión y que inicie laintegración del expediente respectivo.

Pasa el tiempo.

Recibe del área administrativa que tiene a cargo el vehículo, elExpediente del siniestro con los documentos correspondientesde acuerdo a las causas de origen del siniestro.

Verifica que el Expediente del siniestro esté debidamenteintegrado.

¿Está debidamente integrado el Expediente del siniestro?

En caso de no estar debidamente integrado:

Solicita y recibe del área administrativa que tiene a cargo elvehículo, la Documentación faltante.


En caso de estar debidamente integrado:

Elabora e imprime el Oficio de cobro de indemnización porpérdida total, en original.

Recaba firma del Subdirector de Adquisiciones y Control deInventarios en el Oficio de cobro de indemnización por pérdidatotal, en original y obtiene fotocopia del Oficio y del Expedientede siniestro.

Envía a la compañía aseguradora el Oficio de cobro deindemnización por pérdida total en original, junto con lafotocopia del Expediente del siniestro, recabando acuse derecibido en la fotocopia del Oficio.

Pasa el tiempo.

COPIA NO CONTROLADA





4141414141




Recibe de la compañía aseguradora el Cheque deindemnización.

Revisa los datos del Cheque de indemnización y verifica queestén correctos.

¿Están correctos los datos?

En caso de no estar correctos los datos:

Elabora el Oficio de observaciones en original, indicando loserrores u omisiones del cheque.

Recaba firma del Subdirector de Adquisiciones y Control deInventarios en el Oficio de observaciones en original y obtienefotocopia.

Envía a la compañía aseguradora el Oficio de observaciones enoriginal y el Cheque de indemnización, recabando acuse derecibido en la fotocopia del Oficio.

Integra al Expediente del siniestro la fotocopia del Oficio deobservaciones.


En caso de estar correctos los datos:

Elabora Oficio de entrega de cheque por indemnización enoriginal, dirigido al Tesorero.

Recaba firma del Subdirector de Adquisiciones y Control deInventarios en el Oficio de entrega de cheque porindemnización en original y obtiene fotocopia.

Turna al Tesorero el Oficio de entrega de cheque porindemnización en original y el Cheque de indemnización,recabando acuse de recibido en la fotocopia del Oficio.

Integra al Expediente del siniestro, el Oficio de entrega decheque por indemnización y Oficio de cobro deindemnización, en fotocopia.

13.

14.

14A.

14A.1.

14A.2.

14A.3.

15.

16.

17.

18.


COPIA NO CONTROLADA





4242424242







Conecta con el procedimiento:- Integración de los Reportes de Siniestralidad de las

Dependencias de la Administración Pública Centralizada.

19.

COPIA NO CONTROLADA

RECLAMACIÓN DE SINIESTROS DE VEHÍCULOS TERRESTRESDEPARTAMENTO DE SEGUROS Y FIANZAS

INICIO

RECIBE NOTIFICACIÓN DEL SINIESTRO Y

VERIFICA SI YA FUE REPORTADO

AFECTADO

¿FUE REPORTADO EL SINIESTRO?

ASESORA E INDICA QUE DEBE REPORTAR EL

SINIESTRO

AFECTADO

SOLICITA EL NÚMERO DE SINIESTRO, NÚMERO DE

PÓLIZA, INCISO Y NOMBRE DEL CONDUCTOR

NO

SI

AFECTADO

VERIFICA LA ATENCIÓN EN TIEMPO Y FORMA DE LA COMPAÑÍA Y EL TIPO

DE SINIESTRO

¿QUÉ TIPO DE SINIESTRO ES?

DOCUMENTOS CORRESPONDIENTES

SOLICITA Y RECIBE

ROBO TOTAL

ÁREA ADMINISTRATIVA REVISANDO QUE ESTÉN

DEBIDAMENTE INTEGRADOS

FIN

VERIFICA

VALE DE RECEPCIÓN

VOLANTE DE ADMISIÓN

SOLICITA Y RECIBE

1C

1C

ÁREA ADMINISTRATIVA

VERIFICA LA ENTREGA Y ENVÍO DE LA EVALUACIÓN

DE LOS DAÑOS A LA COMPAÑÍA POR EL TALLER O AGENCIA

ASÍ COMO SI LA UNIDAD SERÁ REPARADA O

DETERMINADA COMO PÉRDIDA

TOTAL

¿LA UNIDAD SERÁ REPARADA O

DETERMINADA COMO PÉRDIDA TOTAL?

EN CASO DE SER REPARADA


VERIFICA QUE RECIBA DE LA COMPAÑÍA

ASEGURADORA LA DETERMINACIÓN DE LA

PÉRDIDA TOTAL POR COLISIÓN

EN CASO DE SER PÉRDIDA TOTAL


ASÍ COMO QUE INICIE LA INTEGRACIÓN

DEL EXPEDIENTE RESPECTIVO

EXPEDIENTE DEL SINIESTRO

RECIBE DE ACUERDO A LAS CAUSAS DE ORIGEN

DEL SINIESTRO



VERIFICA QUE ESTÉ DEBIDAMENTE

INTEGRADO

¿ESTÁ DEBIDAMENTE INTEGRADO

EL EXPEDIENTE DEL SINIESTRO?

CARTA GARANTÍA

FINIQUITO

SOLICITA Y RECIBE


CARTA GARANTÍA

FINIQUITO

PAGO DEL DEDUCIBLE

INTEGRA EL EXPEDIENTE DEL SINIESTRO

1C

1C

1C

1C

1C


ORDENA

FIN

CONFIRMA LA REPARACIÓN TOTAL DE LOS DAÑOS Y LA FECHA

DE ENTREGA

COMPAÑÍA DE SEGUROS

VERIFICA LA ENTREGA DE LA UNIDAD EN LA FECHA

PROGRAMADA


¿FUE ENTREGADA LA UNIDAD REPARADA?

INVESTIGA LAS RAZONES DEL INCUMPLIMIENTO Y GESTIONA LA ENTREGA

DE LA UNIDAD

NO

INVESTIGA CON LA COMPAÑÍA EL MONTO DEL

DEDUCIBLE A PAGAR E INFORMA

SI ÁREA ADMINISTRATIVA

PAGO DEL DEDUCIBLE

SOLICITA Y RECIBE

1C

CONFIRMA LA ENTREGA-RECEPCIÓN DEL

VEHÍCULO


DOCUMENTACIÓN FALTANTE

SOLICITA Y RECIBENO


OFICIO DE COBRO DE INDEMNIZACIÓN

ELABORA E IMPRIME

SI

O

1

C

C-LA ENTREGA POR EL

AJUSTADOR DEL VOLANTE DE ADMISIÓN

-LA ENTRADA DE LA UNIDAD AL TALLER O AGENCIA

-EL LEVANTAMIENTO DEL INVENTARIO DE LA UNIDAD

DAÑOS MATERIALES

COPIA NO CONTROLADA

CHEQUE DE INDEMNIZACIÓN


RECLAMACIÓN DE SINIESTROS DE VEHÍCULOS TERRESTRESDEPARTAMENTO DE SEGUROS Y FIANZAS




O

1F

1F


INVENTARIOS



ENVÍA

O


RECABANDO ACUSE DE

RECIBIDO EN LA FOTOCOPIA

DEL OFICIO

1

RECIBE



REVISA LOS DATOS Y VERIFICA ESTÉN

CORRECTOS

¿ESTÁN CORRECTOS LOS DATOS?

NO


ELABORA E IMPRIME

O

INDICANDO LOS ERRORES U OMISIONES DEL CHEQUE



O



1F


ENVÍA

O


RECABANDO ACUSE DE



INTEGRA AL EXPEDIENTE DEL SINIESTRO

1F

1

1

OFICIO DE ENTREGA DE CHEQUE POR INDEMNIZACIÓN

ELABORA

SI

O

DIRIGIDO AL TESORERO



O



1F



TURNA

O

TESORERO

RECABANDO ACUSE DE




1F


ORDENA

C

FIN

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:-INTEGRACIÓN DE LOS REPORTES DE SINIESTRALIDAD DE LAS DEPENDENCIAS DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA CENTRALIZADA

1F








COPIA NO CONTROLADA





4545454545



NORMAS

OBJETIVO



AL FINAL CON:

MAYO 2010






Eventual.

Reclamación de Siniestros por Desastres Naturales.

• El Departamento de Seguros y Fianzas, en caso de ser necesario, deberá realizar el recorrido deinspección de daños con los representantes de los sectores asegurados y con el Despacho deajustadores, así como también participará en la revisión de la información recabada del recorrido enmención.



COPIA NO CONTROLADA





4646464646




Recibe de la Secretaría de Protección Civil el Oficio dedesastre natural en fotocopia, donde el C. Gobernador solicitaa las instancias federales la corroboración del desastre natural.

Elabora el Oficio de notificación a la compañía de seguros enoriginal, comunicándoles la presencia del fenómenos en laEntidad, así como los Municipios afectados.

Recaba visto bueno del Subdirector de Adquisiciones y Controlde Inventarios y firma del Titular del Sector en el Oficio denotificación, en original y obtiene fotocopia.

Envía a la compañía de seguros el Oficio de notificación enoriginal, recabando acuse de recibido en la fotocopia.

Pasa el tiempo.

Recibe de la Secretaría de Protección Civil el Oficio decorroboración del desastre natural por las instancias técnicasfederales, en fotocopia.

Solicita y recibe de la Comisión Estatal de Rescate,Reconstrucción y Atención de Zonas de Desastre yDamnificados la fotocopia del Acta de entrega de resultados.

Recibe de la Secretaría de Protección Civil el Oficio desolicitud de desastre natural en fotocopia, donde el C.Gobernador solicita a las instancias federales la emisión dedeclaratoria de desastre natural.

Verifica en la fotocopia del Acta de entrega de resultados,las cifras de los daños cuantificados en los sectoresrespectivos.

¿La cuantificación de los daños rebasa el deducible?

En caso de que la cuantificación de los daños no rebase eldeducible:

Elabora el Oficio de no reclamo por daños en original, encual se menciona la no reclamación de los daños por las cifrasde los daños cuantificados.

Recaba visto bueno del Subdirector de Adquisiciones y Controlde Inventarios y firma del Titular del Sector en el Oficio de noreclamo por daños, en original y obtiene fotocopia.

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

8A.

8A.1.


COPIA NO CONTROLADA





4747474747




8A.2.

8A.3.

8A.4.

9.

10.

11.

12.

13.


Envía a la compañía de seguros el Oficio de no reclamo pordaños en original, recabando acuse de recibido en la fotocopia.

Integra el Expediente del desastre natural con los siguientesdocumentos:- Oficio de desastre natural, en fotocopia.- Oficio de notificación, en fotocopia.- Oficio de corroboración, en fotocopia.- Acta de entrega de resultados, en fotocopia.- Oficio de solicitud de desastre natural, en fotocopia.- Oficio de no reclamo por daños, en fotocopia.

Ordena y archiva de manera cronológica temporal el Expedientedel desastre natural.


En caso de que la cuantificación de los daños rebase eldeducible:

Elabora el Oficio de solicitud de información en original, a lossectores asegurados, para que desglosen los dañoscuantificados.

Recaba firma del Subdirector de Adquisiciones y Control deInventarios en el Oficio de solicitud de información, en originaly obtiene fotocopia.

Envía a los sectores correspondientes el Oficio de solicitud deinformación en original, recabando acuse de recibido en lafotocopia.

Pasa el tiempo.

Recibe de los sectores correspondientes la Informaciónsolicitada, en un tanto.

Analiza la Información solicitada, en un tanto y verifica con elSubdirector de Adquisiciones y Control de Inventarios si elcontenido de la misma está completo.

¿Está completo el contenido de la Información solicitada?

En caso de no estar completo el contenido de la Informaciónsolicitada:

COPIA NO CONTROLADA





4848484848





13A.

14.

15.

16.

17.

18.

19.

20.

21.

22.

Solicita y recibe la Información solicitada pendiente de lossectores correspondientes.


En caso de estar completo el contenido de la Informaciónsolicitada:

Elabora el Oficio de reclamación formal de daños a la compañíade seguros, conforme a los montos proporcionados por lossectores afectados, en original.

Recaba visto bueno del Subdirector de Adquisiciones y Control deInventarios y firma del Titular del Sector en el Oficio dereclamación, en original y obtiene fotocopia.

Envía a la compañía de seguros el Oficio de reclamación enoriginal, recabando acuse de recibido en la fotocopia.

Pasa el tiempo.

Recibe de la compañía de seguros el Oficio de designación dedespacho de ajustadores en un tanto, los cuales se harán cargodel ajuste de la reclamación de daños.

Participa, en coordinación con el Despacho de ajustadores, enlos trabajos de ajuste del siniestro.

Recaba Información necesaria y elabora el Oficio de soporteal monto de los daños reclamados, en original.

Recaba firma del Subdirector de Adquisiciones y Control deInventarios en el Oficio de soporte, en original y obtienefotocopia.

Entrega al Despacho de ajustadores el Oficio de soporte, enoriginal y la Información necesaria, recabando acuse derecibido en la fotocopia del Oficio.

Pasa el tiempo.

Recibe invitación del Despacho de ajustadores y participa en lareunión de entrega del Convenio de ajuste del monto reclamadode daños, en tres tantos.

¿Existe acuerdo con el Convenio de ajuste?

COPIA NO CONTROLADA





4949494949





En caso de no existir acuerdo con el Convenio de ajuste:

Elabora el Oficio de inconformidad, integrando informacióncomplementaria al ajustador, en original.

Recaba firma del Subdirector de Adquisiciones y Control deInventarios en el Oficio de inconformidad, en original y obtienefotocopia.

Entrega al Despacho de ajustadores el Oficio de inconformidaden original y el Convenio de ajuste en tres tantos, recabandoacuse de recibido en la fotocopia del Oficio.

Integra el Expediente del desastre natural, con el Oficio deinconformidad en fotocopia.


En caso de existir acuerdo con el Convenio de ajuste:

Verifica los datos del Convenio de ajuste en tres tantos, paracorroborar que estén correctos.

¿Están correctos los datos del Convenio de ajuste?

En caso de no estar correctos los datos del Convenio de ajuste:

Elabora el Oficio de observaciones en original, indicando loserrores u omisiones.

Recaba firma del Subdirector de Adquisiciones y Control deInventarios en el Oficio de observaciones, en original y obtienefotocopia.

Entrega al Despacho de ajustadores el Oficio de observacionesen original y el Convenio de ajuste en tres tantos, recabandoacuse de recibido en la fotocopia del Oficio.

Integra al Expediente del desastre natural, el Oficio deobservaciones en fotocopia.

Pasa el tiempo.

Recibe del Despacho de ajustadores el Convenio de ajuste entres tantos.

22A.

22A.1.

22A.2.

22A.3.

23.

23A.

23A.1.

23A.2.

23A.3.

23A.4.

COPIA NO CONTROLADA





5050505050




En caso de estar correctos los datos del Convenio de ajuste:

Recaba visto bueno del Subdirector de Adquisiciones y Control deInventarios y firma del Titular del Sector en el Convenio deajuste, en tres tantos.

Distribuye el Convenio de ajuste de la siguiente manera:- Primer tanto, al Despacho de ajustadores.- Segundo tanto, a la compañía de seguros.- Tecer tanto, al Expediente del desastre natural.

Pasa el tiempo.

Recibe de la compañía de seguros el Cheque deindemnización y el Finiquito de pago en tres tantos.

Verifica si están correctos los datos del Cheque deindemnización y del Finiquito de pago en tres tantos.


En caso de no estar correctos:

Elabora el Oficio de errores u omisiones, en original.

Recaba firma del Subdirector de Adquisiciones y Control deInventarios en el Oficio de errores u omisiones, en original yobtiene fotocopia.

Entrega a la compañía de seguros el Oficio de errores uomisiones en original, el Cheque de indemnización y elFiniquito de pago en tres tantos, recabando acuse de recibidoen la fotocopia del Oficio.

Integra al Expediente del desastre natural, el Oficio deerrores u omisiones en fotocopia.


En caso de estar correctos:

Recaba visto bueno del Subdirector de Adquisiciones y Control deInventarios y firma del Titular del Sector en el Finiquito de pagoen tres tantos.



24.

25.

26.

27.

27A.

27A.1.

27A.2.

27A.3.

28.

COPIA NO CONTROLADA





5151515151




Distribuye el Finiquito de pago de la siguiente manera:- Primer tanto, al Despacho de ajustadores.- Segundo tanto, a la compañía de seguros.- Tecer tanto, al Expediente del desastre natural.

Elabora el Oficio de entrega en original, dirigido al Tesorero.

Recaba firma del Subdirector de Adquisiciones y Control deInventarios en el Oficio de entrega, en original y obtienefotocopia.

Turna el Oficio de entrega, en original y el Cheque deindemnización al Tesorero, recabando acuse de recibido en lafotocopia del Oficio.

Pasa el tiempo.

Recibe del Tesorero el Oficio en original y el Comprobante dedepósito de la indemnización en original.

Integra al Expediente del desastre natural los siguientesdocumentos:- Oficio de solicitud de información, en fotocopia.- Información solicitada, en un tanto.- Oficio de reclamación, en fotocopia.- Oficio de designación de despacho, en un tanto.- Oficio de soporte, en fotocopia.- Oficio de entrega, en fotocopia.- Oficio en original.- Comprobante de depósito de la indemnización en original.

Ordena y archiva de manera cronológica temporal el Expedientedel desastre natural.





29.

30.

31.

32.

33.

34.

35.

COPIA NO CONTROLADA

RECLAMACIÓN DE SINIESTROS POR DESASTRES NATURALESDEPARTAMENTO DE SEGUROS Y FIANZAS

INICIO

OFICIO DE DESASTRE NATURAL

RECIBE

1F

SECRETARÍA DE PROTECCIÓN CIVIL

OFICIO DE NOTIFICACIÓN

ELABORA

O

COMUNICANDO LA PRESENCIA

DEL FENÓMENO EN LA ENTIDAD


RECABA VISTO BUENO Y FIRMA Y OBTIENE

O

1F



-TITULAR DEL SECTOR


ENVÍA


O

RECABANDO ACUSE DE

RECIBIDO EN LA

FOTOCOPIA

OFICIO DE CORROBORACIÓN

RECIBE

1F


ACTA DE ENTREGA DE RESULTADOS

SOLICITA Y RECIBE

1F

COMISIÓN ESTATAL DE RESCATE,

RECONSTRUCCIÓN Y ATENCIÓN DE ZONAS DE

DESASTRE Y DAMNIFICADOS

OFICIO DE SOLICITUD DE DESASTRE NATURAL

RECIBE

1F



VERIFICA LAS CIFRAS DE LOS DAÑOS

CUANTIFICADOS

1F

¿LA CUANTIFICACIÓN DE LOS DAÑOS REBASA EL

DEDUCIBLE?

NO

OFICIO DE NO RECLAMO POR DAÑOS

ELABORA

O





-TITULAR DEL SECTOR

O

1F


ENVÍA

O


RECABANDO ACUSE DE

RECIBIDO EN LA

FOTOCOPIA


OFICIO DE SOLICITUD DE DESASTRE NATURAL


OFICIO DE CORROBORACIÓN


OFICIO DE DESASTRE NATURAL

INTEGRA EL EXPEDIENTE DEL DESASTRE NATURAL

1F

1F

1F

1F

1F

1F


ORDENA

FIN

C


ELABORA, PARA EL DESGLOSE DE LOS

DAÑOS CUANTIFICADOS

SI

O



O



1F


ENVÍA

O

SECTORES CORRESPONDIENTES

RECABANDO ACUSE DE

RECIBIDO EN LA

FOTOCOPIA

INFORMACIÓN SOLICITADA

RECIBE

1T



ANALIZA Y VERIFICA SI EL CONTENIDO ESTÁ

COMPLETO

1T



¿ESTÁ COMPLETO EL CONTENIDO DE LA

INFORMACIÓN SOLICITADA?


SOLICITA Y RECIBENO


OFICIO DE RECLAMACIÓN

ELABORA, CONFORME A LOS MONTOS

PROPORCIONADOS

SI

O



O



-TITULAR DEL SECTOR

1F


ENVÍA

O


RECABANDO ACUSE DE

RECIBIDO EN LA

FOTOCOPIA

OFICIO DE DESIGNACIÓN DE DESPACHO

RECIBE


1T

PARTICIPA EN LOS TRABAJOS DE AJUSTE

DEL SINIESTRO

EN COORDINACIÓN

CON EL DESPACHO DE AJUSTADORES

OFICIO DE SOPORTE

INFORMACIÓN NECESARIA

RECABA Y ELABORA

O

OFICIO DE SOPORTE




O

1F

INFORMACIÓN NECESARIA

OFICIO DE SOPORTE

ENTREGA

O

DESPACHO DE AJUSTADORES

RECABANDO ACUSE DE

RECIBIDO EN LA

FOTOCOPIA DEL OFICIO

1

COPIA NO CONTROLADA

FINIQUITO DE PAGO


FINIQUITO DE PAGO


CONVENIO DE AJUSTE


1

CONVENIO DE AJUSTE

RECIBE INVITACIÓN Y PARTICIPA EN LA

REUNIÓN DE ENTREGA

1-3T

¿EXISTE ACUERDO CON EL CONVENIO DE AJUSTE?

NO

OFICIO DE INCONFORMIDAD

ELABORA

O

INTEGRANDO LA INFORMACIÓN

COMPLEMENTARIA DEL AJUSTADOR



O

1F




ENTREGA

O


RECABANDO ACUSE DE

RECIBIDO EN LA

FOTOCOPIA



1F

1

1

1-3T

CONVENIO DE AJUSTE

VERIFICA LOS DATOS

1-3T

SI

¿ESTÁN CORRECTOS LOS DATOS DEL CONVENIO DE

AJUSTE?

NOCONVENIO DE AJUSTE


ELABORA

O

INDICANDO LOS ERRORES U OMISIONES



O

1F




ENTREGA

O


RECABANDO ACUSE DE

RECIBIDO EN LA

FOTOCOPIADEL OFICIO

1-3T


INTEGRA AL EXPEDIENTE DEL DESASTRE NATURAL

1F

CONVENIO DE AJUSTE

RECIBE

1-3T


2

2

CONVENIO DE AJUSTE

RECABA VISTO BUENO Y FIRMA

1-3T

SI



-TITULAR DEL SECTOR

CONVENIO DE AJUSTE

DISTRIBUYE

1T

2T

3T



EXPEDIENTE DEL DESASTRE NATURAL

RECIBE


1-3T

FINIQUITO DE PAGO


VERIFICA SI ESTÁN CORRECTOS LOS DATOS

1-3T


OFICIO DE ERRORES U OMISIONES

ELABORA

O



O

1F




ENTREGA

O


RECABANDO ACUSE DE

RECIBIDO EN LA

FOTOCOPIADEL OFICIO

1-3T



1F

3

3

NO

FINIQUITO DE PAGO


SI



-TITULAR DEL SECTOR

1-3T

2


COPIA NO CONTROLADA

COMPROBANTE DE DEPÓSITO DE LA INDEMNIZACIÓN

OFICIO



2

FINIQUITO DE PAGO

DISTRIBUYE

1T

2T

3T



EXPEDIENTE DEL DESASTRE

NATURAL

OFICIO DE ENTREGA

ELABORA

O

DIRIGIDO AL TESORERO

OFICIO DE ENTREGA


O



1F

OFICIO DE ENTREGA

TURNA

O

RECABANDO ACUSE DE

RECIBIDO EN LA

FOTOCOPIADEL OFICIO

TESORERO

TESORERO

OFICIO DE ENTREGA

OFICIO DE SOPORTE

OFICIO DE DESIGNACIÓN DE DESPACHO




INTEGRA AL EXPEDIENTE DEL DESASTRE NATURAL

1F

1T

1F

1T

1F

1F

EXPEDIENTE DEL DESASTRE NATURAL

ORDENA

C

FIN









COMPROBANTE DE DEPÓSITO DE LA INDEMNIZACIÓN

OFICIO

RECIBE

O

O

O

O

COPIA NO CONTROLADA





5555555555



NORMAS

OBJETIVO



AL FINAL CON:

MAYO 2010






Eventual.

Reclamación de Siniestros de Edificios y Contenidos.

• El Departamento de Seguros y Fianzas deberá integrar el Expediente del siniestro de acuerdo altipo de cobertura afectada.

Incendio, rayo, explosión, fenómenos hidrometeorológicos, terremoto y/o erupciónvolcánica.

Daño al Inmueble:- Informe detallado del siniestro, en un tanto.- Fotografías a color de los daños afectados.- Documento expedido por las autoridades que hayan tomado conocimiento del siniestro, en copia

certificada.- Presupuesto de reparación, detallando los costos unitarios, en un tanto.

Daño a Contenidos (mobiliario y equipo electrónico):- Inventario anterior e Inventario posterior al siniestro, en un tanto.- Oficio técnico signado por el Técnico que corresponda en un tanto, para determinar si los

contenidos afectados son reparables.

Pérdidas consecuenciales.- Factura en original, de los gastos que se originaron para remover los escombros de los bienes

afectados.



COPIA NO CONTROLADA





5656565656

NORMAS

Robo con violencia.- Inventario anterior e Inventario posterior al siniestro, en un tanto.- Relación de bienes robados especificando su valor de reposición, en un tanto.- Oficio de solicitud a la Procuraduría Fiscal en un tanto, solicitando copia de la documentación

de las actuaciones legales ante las autoridades.

Responsabilidad civil.- Carta de reclamación del tercer afectado dirigido al asegurado, en original, explicando las

causas y orígenes del siniestro.- Identificación oficial con fotografía del tercer afectado, en copia.

En caso de existir lesionados:- Certificado médico del lesionado, en original.- Comprobantes y Gastos médicos, en original.- Alta médica o Diagnóstico de salud expedido por el médico correspondiente, en original.

En caso de existir bienes muebles e inmuebles afectados:- Presupuesto de reparación o en su caso el Presupuesto de reposición del bien afectado en

original, detallando los costos unitarios.

COPIA NO CONTROLADA





5757575757




Recibe del área administrativa afectada la notificación delsiniestro e informa del mismo, de manera verbal, a la compañíaaseguradora correspondiente.

Recibe de la compañía aseguradora, de manera verbal, elnombre del Despacho de ajustadores designado para el caso.

Realiza en coordinación con el Despacho de ajustadores, laverificación de los daños.

Entrevista y recaba información del siniestro de la Subdirecciónde Recursos Materiales y Servicios Generales.

Elabora el Oficio informativo del siniestro en original,dirigido a la compañía de seguros.

Recaba visto bueno del Subdirector de Adquisiciones y Controlde Inventarios y firma del Director General de Administración enel Oficio informativo del siniestro en original y obtienefotocopia.

Envía a la compañía de seguros el Oficio informativo delsiniestro en original, recabando acuse de recibido en lafotocopia del Oficio.

Integra el Expediente del siniestro de acuerdo a la coberturaafectada.

Verifica en el Expediente del siniestro si las cifras de lasdaños cuantificados rebasan el deducible o los días de salariomínimo general vigente en el Distrito Federal.

¿Las cifras de los daños rebasan el deducible o los días desalario mínimo general vigente en el Distrito Federal?

En caso de que las cifras no rebasen el deducible o los días desalario mínimo general vigente en el Distrito Federal:

Elabora el Oficio de no reclamación de daños, indicando elmotivo, en original.

Recaba visto bueno del Subdirector de Adquisiciones y Controlde Inventarios y firma del Director General de Administración enel Oficio de no reclamación de daños, en original y obtienefotocopia.

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

9A.

9A.1


COPIA NO CONTROLADA





5858585858




9A.2.

9A.3.

9A.4.

10.

11.

12.

13.

14.

15.

16.


Envía a la compañía de seguros el Oficio de no reclamación dedaños en original, recabando acuse de recibido en la fotocopia.

Integra al Expediente del siniestro los siguientes documentos:- Oficio informativo del siniestro, en fotocopia.- Oficio de no reclamación, en fotocopia.



En caso de que las cifras rebasen el deducible o los días desalario mínimo general vigente en el Distrito Federal:

Elabora el Oficio de entrega de documentación en original,para el cobro de la indemnización, gastos médicos por daños aterceros y/o reembolso de gastos médicos.

Recaba firma del Subdirector de Adquisiciones y Control deInventarios en el Oficio de entrega de documentación, enoriginal y obtiene fotocopia.

Integra la Documentación pertinente, con la que se gestionaráel cobro correspondiente.

Envía a la compañía de seguros el Oficio de entrega dedocumentación, en original y la Documentación pertinente,recabando acuse de recibido en la fotocopia.

Pasa el tiempo.

Participa en la reunión de verificación de daños con el Despachode ajustadores y con los representantes de las áreas afectadas.

Define, en coordinación con el Subdirector de Adquisiciones yControl de Inventarios, las cifras del ajuste final y las presentan alDespacho de ajustadores.

Verifica si está de acuerdo el Despacho de ajustadores con lascifras presentadas.

¿Está de acuerdo el Despacho de ajustadores con las cifraspresentadas?

En caso de no estar de acuerdo el Despacho de ajustadores conlas cifras presentadas:

COPIA NO CONTROLADA





5959595959





16A.

16A.1.

16A.2.

16A.3.

16A.4.

16A.5.

17.

18.

18A.

18A.1.

18A.2.

Convoca y reúne a los representantes de las áreas afectadas yaclaran los puntos de desacuerdo del Despacho de ajustadores.

Elabora e imprime la Minuta de trabajo en un tanto, estipulandolos acuerdos convenidos en la reunión.

Elabora e imprime el Oficio de información complementariaen un tanto.

Recaba firma del Subdirector de Adquisiciones y Control deInventarios en el Oficio de información complementaria, en untanto y obtiene fotocopia.

Envía al Despacho de ajustadores el Oficio de informacióncomplementaria en un tanto, recabando acuse de recibido en lafotocopia.

Integra el Expediente del siniestro, con el Oficio deinformación complementaria, en fotocopia.


En caso de estar de acuerdo el Despacho de ajustadores con lascifras presentadas:

Recibe del Despacho de ajustadores los Resultados del ajustedel monto final de la indemnización, en original.

Pasa el tiempo.

Recibe del Despacho de ajustadores el Cheque deindemnización y el Finiquito de pago en tres tantos y verificasi están correctos los datos.



Elabora el Oficio de errores u omisiones, en original.

Recaba firma del Subdirector de Adquisiciones y Control deInventarios en el Oficio de errores u omisiones, en original yobtiene fotocopia.

Entrega a la compañía de seguros el Oficio de errores uomisiones en original, el Cheque de indemnización y elFiniquito de pago en tres tantos, recabando acuse de recibidoen la fotocopia del Oficio.

COPIA NO CONTROLADA





6060606060





Integra al Expediente del siniestro, el Oficio de errores uomisiones en fotocopia.



Recaba visto bueno del Subdirector de Adquisiciones y Control deInventarios y firma del Director General de Administración en elFiniquito de pago en tres tantos.

Distribuye el Finiquito de pago de la siguiente manera:- Primer tanto, al Despacho de ajustadores.- Segundo tanto, a la compañía de seguros.- Tecer tanto, al Expediente del siniestro.

Elabora e imprime el Oficio de entrega en un tanto, dirigido alTesorero.

Recaba firma del Subdirector de Adquisiciones y Control deInventarios en el Oficio de entrega, en original y obtienefotocopia.

Turna el Oficio de entrega, en original y el Cheque deindemnización al Tesorero, recabando acuse de recibido en lafotocopia del Oficio.

Pasa el tiempo.

Recibe Escrito de notificación del depósito del Cheque deindemnización en original, por el área asegurada.

Integra al Expediente del siniestro los siguientes documentos:- Oficio de entrega de documentación, en fotocopia.- Resultados del ajuste, en original.- Oficio de entrega, en fotocopia.- Escrito de notificación en original





18A.3.

19.

20.

21.

22.

23.

24.

25.

26.

COPIA NO CONTROLADA

1F

RECLAMACIÓN DE SINIESTROS DE EDIFICIOS Y CONTENIDOSDEPARTAMENTO DE SEGUROS Y FIANZAS

INICIO

RECIBE LA NOTIFICACIÓN DEL SINIESTRO E

INFORMA



DE MANERA VERBAL

RECIBE EL NOMBRE DEL DESPACHO DE AJUSTADORES

DESIGNADO


DE MANERA VERBAL

REALIZA LA VERIFICACIÓN DE LOS DAÑOS

EN COORDINACIÓN CON EL DESPACHO DE AJUSTADORES

ENTREVISTA Y RECABA INFORMACIÓN DEL

SINIESTRO

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS

GENERALES

OFICIO INFORMATIVO DEL SINIESTRO

ELABORA

O



-SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y CONTROL DE

INVENTARIOS-DIRECTOR GENERAL DE

ADMINISTRACIÓN

O


ENVÍA


O

RECABANDO ACUSE DE

RECIBIDO EN LA FOTOCOPIA DEL

OFICIO


INTEGRA DE ACUERDO A LA COBERTURA

AFECTADA


VERIFICA SI LAS CIFRAS DE LOS DAÑOS REBASAN

EL DEDUCIBLE O LOS DÍAS DE SALARIO VIGENTE EN

EL D.F.

¿LAS CIFRAS DE LOS DAÑOS

REBASAN EL DEDUCIBLE O LOS DÍAS DE SAL. MÍN.

EN EL D.F.?

OFICIO DE NO RECLAMACIÓN

ELABORA

O

NO



O



-DIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN

1F


ENVÍA

O


RECABANDO ACUSE DE


OFICIO




1F

1F


ORDENA

FIN

OFICIO DE ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN

ELABORA

SI

O

PARA EL COBRO DE INDEMNIZACIÓN,

GASTOS MÉDICOS POR DAÑOS A

TERCEROS Y/O REEMBOLSO DE

GASTOS MÉDICOS



O



DOCUMENTACIÓN PERTINENTE

INTEGRA CON LO QUE SE GESTIONARÁ EL COBRO

DOCUMENTACIÓN PERTINENTE


ENVÍA

O


RECABANDO ACUSE DE


OFICIO

PARTICIPA EN LA REUNIÓN DE

VERIFICACIÓN DE DAÑOS

CON EL DESPACHO DE AJUSTADORES Y

CON LOS REPRESENTANTES

DE LAS ÁREAS AFECTADAS

DEFINE LAS CIFRAS DEL AJUSTE FINAL Y LAS

PRESENTA

EN COORDINACIÓN

CON EL SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y



VERIFICA SI ESTÁ DE ACUERDO CON LAS

CIFRAS PRESENTADAS


¿ESTÁ DE ACUERDO EL DESPACHO DE

AJUSTADORES CON LAS CIFRAS?

CONVOCA, REÚNE Y ACLARAN LOS PUNTOS DE

DESACUERDO

NO

REPRESENTANTES DE LAS ÁREAS AFECTADAS

MINUTA DE TRABAJO

ELABORA E IMPRIME, ESTIPULANDO LOS

ACUERDOS CONVENIDOS EN LA REUNIÓN

1T

OFICIO DE INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA

ELABORA E IMPRIME

1T



1T

1F




ENVÍA

1T

RECABANDO ACUSE DE


OFICIO



INTEGRA EL EXPEDIENTE DEL SINIESTRO

1F

1

1

C

RESULTADOS DEL AJUSTE

RECIBE

O


1

SI

1F

COPIA NO CONTROLADAESCRITO


FINIQUITO DE PAGO


1-3T


FINIQUITO DE PAGO


RECLAMACIÓN DE SINIESTROS DE EDIFICIOS Y CONTENIDOSDEPARTAMENTO DE SEGUROS Y FIANZAS

1

RECIBE Y VERIFICA SI ESTÁN CORRECTOS LOS

DATOS


1-3T


NO


ELABORA

O



O

1F



ENTREGA


O

RECABANDO ACUSE DE


OFICIO



1F

2

2

FINIQUITO DE PAGO


SI

-SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y CONTROL DE

INVENTARIOS-DIRECTOR GENERAL DE

ADMINISTRACIÓN

1-3T

FINIQUITO DE PAGO

DISTRIBUYE

1T

2T

3T




OFICIO DE ENTREGA

ELABORA E IMPRIME, DIRIGIDO AL TESORERO

1T

OFICIO DE ENTREGA


O

1F



OFICIO DE ENTREGA

TURNA

O

RECABANDO ACUSE DE


OFICIO

TESORERO

ÁREA ASEGURADA

OFICIO DE ENTREGA

RESULTADOS DEL AJUSTE



1F

O

1F


ORDENA

FIN

C


ESCRITO

RECIBE

O

O








COPIA NO CONTROLADA





6363636363



NORMAS

OBJETIVO



AL FINAL CON:

MAYO 2010






Eventual.

Reclamación de Fianzas de Fidelidad.

• La Procuraduría Fiscal deberá entregar al Departamento de Seguros y Fianzas las Actuacioneslegales correspondientes, las cuales pueden ser:- Denuncia y/o Querella, dedidamente ratificada.- Oficio y Pliego de consignación.- Auto de formal prisión.

Integrar en tiempo y forma los expedientes de reclamación de daños, a fin de gestionar ante lacompañía afianzadora la indemnización a que tenga derecho el Gobierno del Estado o los tercerosafectados.


COPIA NO CONTROLADA





6464646464




Recibe instrucción del Subdirector de Adquisiciones y Controlde Inventarios, para presentar la reclamación respectiva a lacompañía afianzadora.

Notifica a la compañía afianzadora la ocurrencia del siniestro.

Elabora e imprime los siguientes Oficios:

Oficio de solicitud en un tanto, dirigido al área afectada,solicitando lo siguiente:- Monto del daño patrimonial.- Nombre del servidor público, presunto responsable del hecho

ilícito.- Narración suscrita de los hechos.- Fecha del descubrimiento del ilícito, especificando el acto

que lo originó.- Elementos que demuestran la presunta responsabilidad del

acto.

Oficio de información del fiado en un tanto, dirigido a laSubdirección de Recursos Humanos, solicitando lo siguiente:- Documentación que demuestre la existencia laboral del fiado

con la Dependencia.- Datos de localización del fiado.

Oficio de aviso previo en un tanto, dirigido a la compañíaafianzadora, con los siguientes datos:- Nombre del beneficiario.- Número de fianza.- Nombre del fiado. (en caso de conocerse)- Monto reclamado. (en caso de estar definido)- Fecha del descubrimiento del ilícito.

Oficio de solicitud de documentación en un tanto, dirigido ala Procuraduría Fiscal, solicitando las Actuaciones legalescontra el fiado, en copia.

Recaba firma del Subdirector de Adquisiciones y Control deInventarios en los siguientes Oficios:- Oficio de solicitud, en un tanto.- Oficio de información del fiado, en un tanto.- Oficio de aviso previo, en un tanto.- Oficio de solicitud de documentación, en un tanto.Obteniendo fotocopia de los mismos.

1.

2.

3.

4.


COPIA NO CONTROLADA





6565656565




5.

6.

7.

7A.

8.

9.

10.

11.


Distribuye los Oficios de la siguente manera:- Oficio de solicitud en un tanto, al área afectada.- Oficio de información del fiado en un tanto, a la

Subdirección de Recursos Humanos.- Oficio de aviso previo en un tanto, a la compañía

afianzadora.- Oficio de solicitud de documentación en un tanto, a la

Procuraduría Fiscal.Recabando acuse de recibido en la fotocopia de los Oficios.

Pasa el tiempo.

Recibe del área afectada, de la Subdirección de RecursosHumanos y de la Procuraduría Fiscal la información solicitada eintegra el Expediente de reclamación.

Revisa el Expediente de reclamación y verifica si estácompleto.

¿Está completo el Expediente de reclamación?

En caso de no estar completo el Expediente de reclamación:

Solicita y recibe del área afectada, de la Subdirección deRecursos Humanos y/o de la Procuraduría Fiscal la informaciónrequerida y la integra al Expediente de reclamación.


En caso de estar completo el Expediente de reclamación:

Elabora e imprime el Oficio de reclamación en un tanto eintegra la Documentación de la reclamación.

Recaba visto bueno y firma del Subdirector de Adquisiciones yControl de Inventarios en el Oficio de reclamación, en un tantoy obtiene fotocopia.

Envía a la compañía afianzadora el Oficio de reclamación en untanto y la Documentación de la reclamación, recabando acusede recibido en la fotocopia del Oficio.

Pasa el tiempo.

Recibe de la compañía afianzadora el Oficio de respuesta de lareclamación presentada, en un tanto y verifica si procedió.

COPIA NO CONTROLADA





6666666666





11A.

11B.

11B.1.

11B.2.

11B.3.

11B.4.

11C.

11C.1.

11C.2.

11C.3.

¿Procedió la reclamación presentada?

En caso de no haber procedido la reclamación presentada:

Analiza con el Subdirector de Adquisiciones y Control deInventarios el Oficio de respuesta, en un tanto y verifican si esfactible solventar la improcedencia.

¿Es factible solventar la improcedencia?

En caso de no ser factible solventar la improcedencia:

Elabora e imprime el Oficio informativo en un tanto,determinando que la reclamación presentada es improcedente deacuerdo a las condiciones generales de la compañía afianzadora.

Recaba visto bueno y firma del Subdirector de Adquisiciones yControl de Inventarios en el Oficio informativo, en un tanto yobtiene fotocopia.

Envía al área afectada el Oficio informativo en un tanto,recabando acuse de recibido en la fotocopia del Oficio.

Integra al Expediente de reclamación el Oficio dereclamación en fotocopia, el Oficio de respuesta en un tanto yel Oficio informativo en fotocopia.

Ordena y archiva de manera cronológica temporal el Expedientede reclamación.


En caso de ser factible solventar la improcedencia:

Solicita y recibe del área correspondiente la Documentacióncorrespondiente.

Elabora e imprime el Oficio de reclamación complementadoen un tanto y recaba firma del Subdirector de Adquisiciones yControl de Inventarios, obteniendo fotocopia.

Envía a la compañía afianzadora el Oficio de reclamacióncomplementado en un tanto y la Documentacióncorrespondiente, recabando acuse de recibido en la fotocopia.

Integra al Expediente de reclamación el Oficio dereclamación complementado, en fotocopia.

COPIA NO CONTROLADA





6767676767





12.

12A.

12A.1.

12A.2.

12A.3.

13.

14.

15.

16.


En caso de haber procedido la reclamación presentada:

Recibe de la compañía afianzadora el Cheque deindemnización y verifica si están correctos los datos.



Elabora e imprime el Oficio de errores u omisiones, en untanto.

Recaba firma del Subdirector de Adquisiciones y Control deInventarios en el Oficio de errores u omisiones, en un tanto yobtiene fotocopia.

Entrega a la compañía afianzadora el Oficio de errores uomisiones en un tanto y el Cheque de indemnización,recabando acuse de recibido en la fotocopia del Oficio.

Integra al Expediente de reclamación, el Oficio de errores uomisiones en fotocopia.



Elabora e imprime el Oficio de entrega en un tanto, dirigido alTesorero.

Recaba firma del Subdirector de Adquisiciones y Control deInventarios en el Oficio de entrega, en un tanto y obtienefotocopia.

Turna el Oficio de entrega, en un tanto y el Cheque deindemnización al Tesorero, recabando acuse de recibido en lafotocopia del Oficio.

Pasa el tiempo.

Recibe Escrito en original de notificación del depósito delCheque de indemnización, por el área asegurada.

COPIA NO CONTROLADA





6868686868



Integra al Expediente de la reclamación los siguientesdocumentos:- Oficio de reclamación, en fotocopia.- Oficio de respuesta, en un tanto- Oficio de entrega, en fotocopia.- Escrito de notificación en original.

Ordena y archiva de manera cronológica temporal el Expedientede la reclamación.





Departamento de Segurosy Fianzas. 17.

18.

COPIA NO CONTROLADA

OFICIO DE SOLICITUD DE DOCUMENTACIÓN

OFICIO DE AVISO PREVIO

1T

OFICIO DE INFORMACIÓN DEL FIADO

1T


RECLAMACIÓN DE FIANZAS DE FIDELIDADDEPARTAMENTO DE SEGUROS Y FIANZAS

INICIO

RECIBE INSTRUCCIÓN

PARA PRESENTAR

LA RECLAMACIÓN RESPECTIVA



NOTIFICA LA OCURRENCIA DEL SINIESTRO





OFICIO DE SOLICITUD

ELABORA E IMPRIME

1T

1T

1T

1T

OFICIO DE SOLICITUD

RECABA FIRMA

1T

1T


CONTROL DE INVENTARIOS OBTENIENDO

FOTOCOPIA DE LOS MISMOS




OFICIO DE SOLICITUD

DISTRIBUYE

1T

1T

1T

1T

ÁREA AFECTADA

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS

HUMANOS


PROCURADURÍA FISCAL

RECABANDO ACUSE DE

RECIBIDO EN LAS

FOTOCOPIAS

EXPEDIENTE DE RECLAMACIÓN

RECIBE INFORMACIÓN E INTEGRA

-ÁREA AFECTADA-SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS

HUMANOS-PROCURADURÍA FISCAL


REVISA Y VERIFICA SI ESTÁ COMPLETO

¿ESTÁ COMPLETO EL EXPEDIENTE DE RECLAMACIÓN?

NO


SOLICITA, RECIBE E INTEGRA

-ÁREA AFECTADA-SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS

HUMANOS-PROCURADURÍA FISCAL

DOCUMENTACIÓN DE LA RECLAMACIÓN


ELABORA, IMPRIME E INTEGRA

SI

1T



1T

1F

SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y CONTROL

DE INVENTARIOS

DOCUMENTACIÓN DE LA RECLAMACIÓN


ENVÍA

1T


RECABANDO ACUSE DE

RECIBIDO EN LA

FOTOCOPIADEL OFICIO

OFICIO DE RESPUESTA

RECIBE Y VERIFICA SI PROCEDIÓ

1T


¿PROCEDIÓ LA RECLAMACIÓN PRESENTADA?

NO

OFICIO DE RESPUESTA

ANALIZA Y VERIFICA SI ES FACTIBLE SOLVENTAR LA

IMPROCEDENCIA

1T

SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y CONTROL

DE INVENTARIOS

¿ES FACTIBLE SOLVENTAR LA IMPROCEDENCIA?

NO

OFICIO INFORMATIVO

ELABORA E IMPRIME

1T

OFICIO INFORMATIVO


1T



1F

OFICIO INFORMATIVO

ENVÍA

1T

ÁREA AFECTADA

RECABANDO ACUSE DE

RECIBIDO EN LA

FOTOCOPIA

OFICIO INFORMATIVO

OFICIO DE RESPUESTA


INTEGRA AL EXPEDIENTE DE RECLAMACIÓN

1F

1T

1F


ORDENA

FIN

C

DOCUMENTACIÓN CORRESPONDIENTE

SOLICITA Y RECIBE

SIÁREA

CORRESPONDIENTE

OFICIO DE RECLAMACIÓN COMPLEMENTADO

ELABORA, IMPRIME, RECABA FIRMA Y OBTIENE



1T

DOCUMENTACIÓN CORRESPONDIENTE


ENVÍA

1T


RECABANDO ACUSE DE

RECIBIDO EN LA

FOTOCOPIADEL OFICIO



1F

1

1

RECIBE Y VERIFICA SI ESTÁN CORRECTOS LOS

DATOS

SI

1

2

1F

1F

1F

1F

1F


COPIA NO CONTROLADA

ESCRITO


RECLAMACIÓN DE FIANZAS DE FIDELIDADDEPARTAMENTO DE SEGUROS Y FIANZAS

1


NO


ELABORA E IMPRIME





1T


ENTREGA

1T


RECABANDO ACUSE DE

RECIBIDO EN LA

FOTOCOPIADEL OFICIO



1F

2

1F


OFICIO DE ENTREGA

ELABORA E IMPRIME

OFICIO DE ENTREGA




1T

OFICIO DE ENTREGA

TURNA

1T

TESORERO

RECABANDO ACUSE DE

RECIBIDO EN LA

FOTOCOPIADEL OFICIO

1F

SI

1T

1T

ÁREA ASEGURADA

OFICIO DE ENTREGA

OFICIO DE RESPUESTA


INTEGRA AL EXPEDIENTE DE LA RECLAMACIÓN

1F

1T

1F

EXPEDIENTE DE LA RECLAMACIÓN

ORDENA

C

FIN


ESCRITO

RECIBE

O

O








COPIA NO CONTROLADA





7171717171



NORMAS

OBJETIVO



AL FINAL CON:

MAYO 2010






Periódica.

Control Documental de las Pólizas de Seguros y Fianzas.

• Las modificaciones a las Pólizas, deberán realizarse en los primeros 30 días a partir de la entregade la misma, conforme lo establecido en el artículo 25 de la Ley sobre el Contrato del Seguro.

• La cancelación de las Pólizas, únicamente será procedente cuando éstas estén debidamentefiniquitadas, en caso contrario el Departamento de Seguros y Fianzas deberá realizar el Oficiocorrespondiente comunicando a la Dependencia la improcedencia de la misma.

• En la Base de datos de control deberá registrarse, en el caso de vehículos, el número de póliza yel inciso correspondiente, así como en el caso de otros bienes o fianzas deberá registrarse lamodificación del endoso.

• En los movimientos de bajas, el Departamento de Seguros y Fianzas, mediante Oficio, deberágestionar la devolución de la cantidad no devengada por la Póliza correspondiente, así como sudevolución a la Dependencia correspondiente.

Mantener actualizado el archivo documental de las altas, bajas y modificaciones de las pólizas deseguros y fianzas, con el fin de integrar la base de datos respectiva.

COPIA NO CONTROLADA





7272727272




Obtiene del archivo cronológico temporal el Expediente decontratación respectivo.

Analiza la información, obtiene los datos correspondientes ygenera la Base de datos de control, con base en elExpediente de contratación.

Pasa el tiempo.

Recibe de las Dependencias del Poder Ejecutivo el Oficio desolicitud de gestión, en un tanto y la Documentaciónsoporte.

Verifica el Oficio de solicitud de gestión, en un tanto ydetermina el tipo de solicitud.

¿La solicitud es por modificación de datos o por una alta obaja?

En caso de ser por modificación de datos:

Elabora e imprime el Oficio de modificación a la compañíacorrespondiente en un tanto, señalando los errores o cambios yprepara la Documentación soporte.

Recaba visto bueno y firma del Subdirector de Adquisiciones yControl de Inventarios en el Oficio de modificación en untanto y obtiene fotocopia del Oficio.

Envía a la compañía correspondiente el Oficio demodificación en un tanto y la Documentación soporte,recabando acuse de recibido en la fotocopia.

Pasa el tiempo.

Recibe de la compañía correspondiente los Documentoscorrespondientes de endoso con los cambios solicitados yverifica si están correctos.

¿Están correctos los Documentos correspondientes deendoso?

En caso de no estar correctos los Documentoscorrespondientes de endoso:

1.

2.

3.

4.

4A.

4A.1.

4A.2.

4A.3.


COPIA NO CONTROLADA





7373737373




4B.

4B.1.

4B.2.

4C.

4C.1.

4C.2.

4C.3.

4C.4.

4C.5.

5.


Elabora e imprime el Oficio de observaciones en un tanto,recaba firma del Subdirector de Adquisiciones y Control deInventarios y obtiene fotocopia.

Envía a la compañía correspondiente el Oficio deobservaciones en un tanto, recabando acuse de recibido en lafotocopia.

Integra al Expediente de contratación respectivo, el Oficio deobservaciones en fotocopia.

Continúa con la actividad No. 4A.3.

En caso de estar correctos los Documentos correspondientesde endoso:

Elabora e imprime el Oficio de contestación en un tanto, recabafirma del Subdirector de Adquisiciones y Control de Inventarios yobtiene fotocopia.

Obtiene fotocopia de los Documentos correspondientes deendoso.

Envía a la Dependencia correspondiente el Oficio decontestación en un tanto y los Documentos correspondientesde endoso, recabando acuse de recibido en la fotocopia.

Accesa y registra en la Base de datos de control lamodificación correspondiente.

Integra al Expediente de contratación respectivo, lossiguientes documentos:- Oficio de solicitud de gestión, en un tanto.- Oficio de modificación, en fotocopia.- Documentos correspondientes de endoso, en fotocopia.

Ordena y archiva de manera cronológica temporal el Expedientede contratación respectivo.


En caso de ser una alta o baja:

Elabora e imprime el Oficio de solicitud de alta o baja a lacompañía correspondiente, en un tanto.

COPIA NO CONTROLADA





7474747474



Recaba firma del Subdirector de Adquisiciones y Control deInventarios en el Oficio de solicitud, en un tanto y obtienefotocopia.

Envía a la compañía correspondiente el Oficio de solicitud, enun tanto y la Documentación soporte, recabando acuse derecibido en la fotocopia del Oficio.

Pasa el tiempo.

Recibe de la compañía correspondiente los Documentoscorrespondientes del alta o baja y verifica si están correctos.

¿Están correctos los Documentos correspondientes?

En caso de no estar correctos los Documentoscorrespondientes:

Elabora e imprime el Oficio de observaciones en un tanto,recaba firma del Subdirector de Adquisiciones y Control deInventarios y obtiene fotocopia.

Envía a la compañía correspondiente el Oficio deobservaciones en un tanto, recabando acuse de recibido en lafotocopia.

Integra al Expediente de contratación respectivo, el Oficio deobservaciones en fotocopia.


En caso de estar correctos los Documentos correspondientes:

Elabora e imprime el Oficio de contestación en un tanto, recabafirma del Subdirector de Adquisiciones y Control de Inventarios yobtiene fotocopia.

Obtiene fotocopia de los Documentos correspondientes del altao baja.

Envía a la Dependencia correspondiente el Oficio decontestación, en un tanto y los Documentos correspondientesdel alta o baja, recabando acuse de recibido en la fotocopia.

Accesa y registra en la Base de datos de control el alta o bajacorrespondiente.



6.

7.

8.

8A.

8A.1.

8A.2.

9.

10.

11.

12.

COPIA NO CONTROLADA





7575757575



Integra al Expediente de contratación respectivo, lossiguientes documentos:- Oficio de solicitud de gestión, en un tanto.- Oficio de solicitud de baja o alta, en fotocopia.- Documentos correspondientes del alta o baja, en fotocopia.

Ordena y archiva de manera cronológica temporal el Expedientede contratación respectivo.




13.

14.

COPIA NO CONTROLADA

CONTROL DOCUMENTAL DE LAS PÓLIZAS DE SEGUROS Y FIANZASDEPARTAMENTO DE SEGUROS Y FIANZAS

INICIO

EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN

OBTIENE

C

ANALIZA LA INFORMACIÓN, OBTIENES

LOS DATOS CORRESPONDIENTES Y

GENERA

BASE DE DATOS DE CONTROL

CON BASE EN EL EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN

DOCUMENTACIÓN SOPORTE

OFICIO DE SOLICITUD DE GESTIÓN

RECIBE

DEPENDENCIAS DEL PODER EJECUTIVO

1T


VERIFICA Y DETERMINA EL TIPO DE SOLICITUD

1T

¿LA SOLICITUD ES POR MODIFICACIÓN DE DATOS O POR UNA ALTA O BAJA?


OFICIO DE MODIFICACIÓN

ELABORA E IMPRIME Y PREPARA

1T



1T

1F





ENVÍA

1T

COMPAÑÍA CORRESPONDIENTE

RECABANDO ACUSE DE

RECIBIDO EN LA


DOCUMENTOS CORRESPONDIENTES DE ENDOSO

RECIBE CON LOS CAMBIOS SOLICITADOS Y

VERIFICA SI ESTÁN CORRECTOS


¿ESTÁN CORRECTOS LOS DATOS

CORRESPONDIENTES DE ENDOSO?

NO


ELABORA E IMPRIME, RECABA FIRMA Y OBTIENE

1T




ENVÍA

1T

1F


RECABANDO ACUSE DE

RECIBIDO EN LA



INTEGRA AL EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN

RESPECTIVO

1F

1

1

OFICIO DE CONTESTACIÓN


SI

1T

1F




OBTIENE

1F



ENVÍA


1T

RECABANDO ACUSE DE

RECIBIDO EN LA


ACCESA Y REGISTRA LA MODIFICACIÓN

CORRESPONDIENTE





INTEGRA EL EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN

RESPECTIVO

1T

1F

1F


ORDENA

C

FIN

MODIFICACIÓN DE DATOS

1

ALTA O BAJA

COPIA NO CONTROLADA

CONTROL DOCUMENTAL DE LAS PÓLIZAS DE SEGUROS Y FIANZASDEPARTAMENTO DE SEGUROS Y FIANZAS

1

OFICIO DE SOLICITUD

ELABORA E IMPRIME

1T

OFICIO DE SOLICITUD


1T

1F


OFICIO DE SOLICITUD

ENVÍA

1T


RECABANDO ACUSE DE

RECIBIDO EN LA


DOCUMENTOS CORRESPONDIENTES ENDOSADOS

RECIBE Y VERIFICA SI ESTÁN CORRECTOS 1




¿ESTÁN CORRECTOS LOS DOCUMENTOS

CORRESPONDIENTES?

NO



1T




ENVÍA

1T

1F


RECABANDO ACUSE DE

RECIBIDO EN LA

FOTOCOPIA


INTEGRA AL EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN

RESPECTIVO

1F

1



SI

1T

1F




OBTIENE

1F



ENVÍA


1T

RECABANDO ACUSE DE

RECIBIDO EN LA


ACCESA Y REGISTRA EL ALTA O BAJA

CORRESPONDIENTE



OFICIO DE SOLICITUD


INTEGRA EL EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN

RESPECTIVO

1T

1F

1F


ORDENA

C

FIN








COPIA NO CONTROLADA

FIRMAS DE AUTORIZACIÓN





7878787878

LIC. IGNACIO GARCÍA LEYVASUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y


MTRO. EDUARDO CONTRERAS ROJANOSUBDIRECTOR DE ORGANIZACIÓN Y

PROCESOS ADMINISTRATIVOS

C.P. AMÉRICA AGUILAR BOZADADIRECTORA GENERAL DE

ADMINISTRACIÓN

LIC. JOSÉ SALVADOR SÁNCHEZ ESTRADASECRETARIO DE FINANZAS

Y PLANEACIÓN

LIC. ANTONIO FERRARI CAZARÍNSUBSECRETARIO DE FINANZAS

Y ADMINISTRACIÓN

Elaborado y autorizado en mayo de 2010Xalapa-Enríquez, Veracruz de Ignacio de la Llave

LIC. PEDRO ARTURO GARCÍA RODRÍGUEZJEFE DEL DEPARTAMENTO DE

SEGUROS Y FIANZAS

Manual de Procedimientos - Veracruz · 2014-04-11 · de Ignacio de la Llave, Código de...

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