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UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa

Ver. 1.1

Jefe Unidad: Erika Jaña M. Autor: John Rebolledo V.

Octubre 2010

FACULTAD DE

CIENCIAS

QUÍMICAS Y

FARMACÉUTICAS

DIRECCIÓN ECONÓMICA Y ADMINISTRATIVA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS UNIDAD DE PERSONAL


1

Índice

1. Introducción ................................................................................................................................................. 3

2. Capítulo 1: Manuales de Procedimientos: Una herramienta para la gestión administrativa ................. 4

3. Capítulo 2: Antecedentes de la Institución ................................................................................................ 5

3.1 Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas .................................................................. 5

3.2 Misión ................................................................................................................................... 5

3.3 Visión .................................................................................................................................... 6

3.4 Organigrama de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas .................................... 7

3.6 Dirección Económica y Administrativa (DIRECAD) .............................................................. 8

3.6 Organigrama Dirección Económica y Administrativa (DIRECAD) ......................................... 9

4. Capítulo 3: Unidad de Personal ................................................................................................................ 10

4.1 Misión.................................................................................................................................. 10

4.2 Visión .................................................................................................................................. 10

4.4 Funciones específicas ......................................................................................................... 11

4.5 Personal .............................................................................................................................. 12

5. Capítulo 4: Explicación formato Procedimientos Unidad de Personal .............................................. 13

5.1 Formulario levantamiento de Procedimientos ...................................................................... 13

5.2 Formulario Declaración de Procedimientos ......................................................................... 14

5.3 Flujograma de Procedimientos ............................................................................................ 15

5.4 Simbología Flujogramas ...................................................................................................... 16

6. Capítulo 5: Procedimientos Unidad de Personal .................................................................................... 18

Confección y tramitación convenios honorarios (Decreto Exento) ............................................. 18

Confección y tramitación convenios honorarios (Decreto Afecto) .............................................. 22

Accidente de trabajo ................................................................................................................. 26

Asignación de productividad ..................................................................................................... 29


2

Asignación familiar .................................................................................................................... 32

Asistencia del Personal de colaboración y académica .............................................................. 36

Cometidos Funcionarios ............................................................................................................ 39

Comisiones académicas ........................................................................................................... 42

Cotización de salud ................................................................................................................... 46

Fianzas de fidelidad funcionaria ................................................................................................ 49

Licencias Médicas ..................................................................................................................... 52

Revisión pago de remuneraciones del personal general ........................................................... 55

Permisos administrativos con goce de sueldo ........................................................................... 58

Prórroga de los nombramientos a personal de contrata ............................................................ 62

Realización de nombramientos de los funcionarios ................................................................... 65

Registro de afiliación a fondo de pensiones .............................................................................. 69

Retenciones judiciales............................................................................................................... 72

Renuncia Funcionario ............................................................................................................... 75

Asignación Complementaria Universitaria ................................................................................. 78

Trienio ....................................................................................................................................... 81

Calificaciones ............................................................................................................................ 84

Contrataciones .......................................................................................................................... 87

Elaboración del escalafón ......................................................................................................... 91

Planilla complementaria ............................................................................................................ 94

Jubilaciones .............................................................................................................................. 97

Feriado legal complementario ................................................................................................. 101

Cambio de sistema de salud ................................................................................................... 104

Horas extraordinarias .............................................................................................................. 107

Permisos administrativos sin goce de sueldo .......................................................................... 111

Capacitación ........................................................................................................................... 114


3

1. Introducción

El presente documento tiene como objetivo presentar el Manual de Procedimientos

versión 1.1 para la Unidad de Personal perteneciente a la Dirección Económica y Administrativa

de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de Chile, todo este

trabajo se enmarca en el Proyecto denominado “Elaboración de Manuales de Procedimientos

para la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de Chile ” elaborado

por el Administrador Público de la misma casa de estudio John Rebolledo Verdejo con fecha de

entrega en el mes de octubre del 2010.

El objetivo general del proyecto consiste en levantar y describir los principales

procedimientos de las Unidades o Departamentos de la Facultad. Para lo cual se han utilizado

diferentes herramientas para la recopilación de información necesaria para el levantamiento de

los procedimientos tales como: entrevistas personales, reuniones con los Jefes de cada Unidad

y Departamentos, recopilación de documentos e informes anteriores relacionados con el tema.

Cabe señalar que en esta primera etapa solo se recopiló la información real de cada

Unidad y en ningún caso se llevó a cabo un rediseño de actividades, por lo cual la información

recopilada en el presente manual corresponde a la información entregada por cada Jefatura y

funcionarios de las Unidades.

John Rebolledo Verdejo

Administrador Público Licenciado en Ciencias Políticas y Gubernamentales

Universidad de Chile


4

2. Capítulo 1: Manuales de Procedimientos: Una herramienta para la gestión

administrativa

La creación de Manuales de procedimientos dentro de la unidad nace debido la

necesidad de cumplir con las sugerencias establecidas por la Contraloría General de la

República de que cada unidad administrativa cuente con este tipo de documentos tanto para el

control interno como externo de las actividades que se efectúan.

El objetivo principal de un Manual de Procedimiento es poder sistematizar las principales

actividades que se realizan en la unidad administrativa, en este caso la Unidad de Personal. No

sólo se deben tener en cuenta la realización de este tipo de documentos como un mecanismo

de control, también se debe tener en cuenta como una herramienta útil para la gestión

administrativa debido a los múltiples beneficios que trae consigo este tipo de documentos.

Dentro de las ventajas que permite poseer un Manual de Procedimiento de la Unidad de

Personal se encuentran:

Permite conocer el funcionamiento interno en lo que respecta a descripción de tareas,

ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.

Auxilian en la inducción del puesto y en el adiestramiento y capacitación del personal.

Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.

Interviene en la consulta de todo el personal.

Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.

Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración

arbitraria.

Determina en forma más sencilla las responsabilidades administrativas y funcionales.


5

3. Capítulo 2: Antecedentes de la Institución

3.1 Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas

La Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas fue creada en 1945, sobre la base

de la escuela de Química y Farmacia que inició la enseñanza de la Farmacia en 1833 en el

Instituto Nacional y que en 1842 se instaló junto con la Universidad de Chile.

Actualmente, la Facultad ofrece a sus estudiantes la posibilidad de cursar cuatro

carreras universitarias: Química y Farmacia, Bioquímica, Química e Ingeniería en Alimentos. El

factor común que distingue a todos sus egresados es la sólida formación en química y su

conexión directa al correspondiente campo de los medicamentos, alimentos, bioquímica o

industria química.

3.2 Misión

La misión de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de

Chile es la generación, cultivo, integración y transmisión de la enseñanza de la química por sí

misma y en estrecha vinculación con las Ciencias Farmacéuticas, la Bioquímica y las Ciencias

Alimentarias. Fundamentalmente educar profesionales idóneos con una sólida formación

científica, ética, y con capacidad de gestión en las áreas de las Ciencias Farmacéuticas,

Bioquímicas, Químicas y de los Alimentos.

Esta misión se materializa al proporcionar al país profesionales altamente calificados e

involucrados directamente con el área de salud (Química y Farmacia y Bioquímica) y con el

desarrollo industrial y tecnológico químico (Química e Ingeniería en Alimentos).

La formación recibida en la Facultad los habilita para ejercer su profesión en el ámbito

laboral contribuyendo al desarrollo y progreso del país. Estos profesionales además tienen la

preparación necesaria para incorporarse a actividades de perfeccionamiento continuo y a

programas de especialización y/o postgrado.


6

La Facultad ejerce esta misión con excelencia, sentido de compromiso, de modo

reflexivo y crítico a través de sus funciones fundamentales de docencia, investigación y

extensión.

Esta misión se logra a través del trabajo de sus académicos en la docencia de pregrado,

postítulo y postgrado, la investigación básica y aplicada en las áreas que cultiva la Facultad, la

extensión y la permanente preocupación por los problemas de interés de la comunidad

nacional.

3.3 Visión

Que la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de Chile sea

un Centro Universitario de excelencia, cuyo quehacer académico la convierta en un centro de

referencia por su formación docente de pre y postgrado.

Constituirse y mantenerse como líder en Investigación, creando conocimiento que

sustente su actividad docente; líder en innovación, creando conocimiento atingente a la realidad

y necesidades de nuestro país, contribuyendo así a su desarrollo.


7

3.4 Organigrama de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la

Universidad de Chile:


8

3.5 Dirección Económica y Administrativa (DIRECAD)

El Área de Dirección de la DIRECAD cumple con la función de ejecutar las labores

directivas decisionales superiores de la Unidad, siendo la cabeza visible de la organización ante

todos los niveles y actuando como Staff de apoyo del señor Decano de la Facultad.

Esta Área se encuentra a cargo del Director de Administración y Finanzas (Sr. Jaime

Parada Manríquez) el cual depende jerárquicamente del Decano de la Facultad.

En la actualidad el Área de Dirección se encuentra físicamente en la Dirección de

Administración y Finanzas, ubicada en Av. Vicuña Mackenna Nº79, Segundo Piso. En esta

unidad organizacional se pueden detectar las siguientes subdivisiones en base a las cargas de

trabajo.

Dirección.

Secretaría de Dirección.

Estafeta de Dirección.

Auxiliar de Dirección


9

3.6 Organigrama Dirección Económica y Administrativa (DIRECAD)


10

4. Capítulo 3: Unidad de Personal

El Área de Personal de la DIRECAD cumple con la función de llevar la gestión y registro

de los acontecimientos de la vida laboral de un funcionario Académico o de Colaboración de la

Facultad. Esta Área se encuentra a Cargo de una Jefatura (Srta. Erika Jaña Morales) la cual

depende jerárquicamente de la Dirección Económica y Administrativa de la Facultad.

En términos organizacionales el Área de Personal realiza una labor de apoyo o staff en

la estructura organizacional de la Facultad, ya que por sí misma no pertenece a la línea de

producción de la institución (en el caso de la Universidad: la docencia, la investigación, la

creación artística y la extensión).

En la actualidad esta Área se encuentra físicamente en la Dirección Económica y

Administrativa, ubicada en Av. Vicuña Mackenna Nº79, Segundo Piso, oficinas 1, 3 y 4. En esta

unidad organizacional se pueden detectar las siguientes subdivisiones en base a las cargas de

trabajo.

4.1 Misión

Ser una unidad de gestión y registro de todo el personal institucional de la Facultad

promoviendo directrices para una eficiente administración de los recursos humanos de las

diferentes unidades académicas y administrativas que componen la Facultad.

4.2 Visión

“Ser el aliado estratégico de la Facultad en materia de gestión de recursos humanos”.


11

4.4 Funciones específicas

Llevar el registro de vida laboral de los funcionarios de la facultad

Realizar los procesos de ingreso de funcionario a la facultad

Entregar apoyo en materia de gestión de personal a las distintas unidades de la facultad

Entregar apoyo a académicos y funcionarios en materia permisos u otra actividad ligada

a sus derechos como funcionarios

Llevar el registro estadístico de todos los movimientos administrativos de los

funcionarios en su vida como funcionarios de la facultad

Registro e ingresos de convenios a honorarios u otras modalidades de entrega de

servicio en materia de personal para la facultad


12

4.5 Personal

A la fecha la Unidad de Personal cuenta con 4 personas a cargo de las labores de la

unidad estas son:

Nombre Cargo

Erika Jaña Jefe Unidad de Personal

Magaly Ahumada Administrativo Unidad de Personal

Juan Escobar Administrativo Unidad de Personal

Gloria Tralma Administrativo Unidad de Personal


13

5. Capítulo 4: Explicación formato Procedimientos Unidad de Personal

A continuación se describirá los principales procedimientos de la Unidad de Personal,

antes se describirá cómo se debe leer y comprender los procedimientos en el formulario

levantamiento de procedimientos y su respectivo flujograma. Su comprensión adecuada

permitirá tener una visión real de una actividad y además permitirá realizar mejoras o cambios

en el futuro.

5.1 Formulario levantamiento de Procedimientos

Todos los procedimientos descritos en este Manual están acompañados de una ficha

denominada “Formulario de Procedimiento”, esta ficha ofrece un esquema para inventariar

secuencialmente cada procedimiento de acuerdo a su evolución particular, a continuación se

detallará en que cosiste cada casilla de este formulario:

Nombre del procedimiento Código: Folio único para cada

procedimiento

Identificación del procedimiento Fecha: Identificación temporal en

que se levantó el procedimiento

1.Descripción Definición del procedimiento.

2.Objetivo Describir como el procedimiento ayuda a conseguir los objetivos

institucionales.

3.Alcance Área en donde transcurre el procedimiento.

4.Periodicidad Lapso temporal que trascurre el procedimiento.

5.Marco Legal Leyes, reglamentos u otros que reglamentan el procedimiento.


14

5.2 Formulario Declaración de Procedimientos

A continuación de la ficha levantamiento de procedimientos de encuentra adjunta el

Formulario Declaración de Procedimientos, su objetivo es entregar paso por paso las

actividades que comprenden la realización de un procedimiento identificado, a continuación se

detallará en que cosiste cada casilla de este formulario:

6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos

Ej.: Unidad

solicitante

1 Ej.: Envía carta o

solicitud de compra

Ej.: Siempre y cuando la

Unidad Demandante lo

solicite

Ej.: -solicitud de compra

1. Responsable (cargo): Identificación del cargo o Unidad responsable de la actividad.

2. Nº: Número de identificación de las actividades, sirve para ir señalando el orden de

inicio y termino de las operaciones realizadas en dicho procedimiento.

3. Actividad: En esta casilla se señala cuáles son las acciones realizadas en función al

procedimiento identificado.

4. Observaciones: Son datos adicionales a la acción realizada en la actividad y que

entregan información que ayuda a comprender de mejor manera el procedimiento.

5. Documentos: Documentación asociada a la actividad o procedimiento.

1 2 3 4 5


15

5.3 Flujograma de Procedimientos

Posteriormente a los dos anteriores formularios, cada procedimiento posee un

“Flujograma del procedimiento”, este se encuentra en formato “vertical”, lo que quiere decir que

el procedimiento se lee de arriba hacia abajo, en la parte superior se encuentran señalados los

unidades o cargos responsables de las operaciones (1), cabe destacar que si una operación se

encuentra en el “medio” de dos cargos o unidades es debido a que los dos participan en dicha

operación. En la parte superior se encuentra el nombre del procedimiento (2) en la derecha se

encuentra el código de identificación (3). Al interior del esquema se encuentran símbolos, estos

poseen distintos significados que están expuestos más adelante en la sección Simbología

Flujogramas (4). Los símbolos del Flujo se encuentran unidos con flechas, estas poseen

distintas direcciones y simbolizan como las actividades se van desarrollando y hacia qué otra

operación o Unidad debe seguir el procedimiento (5).

1

2 3

4

5


16

5.4 Simbología Flujogramas

Símbolo Nombre Significado

Operación

Un procedimiento lleva consigo el desarrollo de una operación, una operación se realiza cuando se crea, se altera, se aumenta o se sustrae algo.

Lo que determina que una actividad sea un procedimiento es la entrada (Input) y la posterior salida de lo que ingreso y que obtuvo cambios debido a una operación específica (output).

Ej.: Entrada de una “solicitud” (Input) y la salida de un “permiso” (output).

Sub-Operación

Es una operación que por sus características y desarrollo se debe realizar una observación especial, debido a que se encuentra fuera del área de estudio.

Ej.: En este manual, la existencia de operaciones de otras unidades como Secretaría Municipal o la Dirección de Control, que poseen procedimientos propios.

Decisión

Representa la toma de decisión en el procedimiento. La pregunta se escribe dentro del rombo. Dos flechas que salen del rombo muestran la dirección del proceso, en función de la respuesta real.

Ej.: Puede ser la aprobación o no de una operación.

Documento

Simboliza el documento resultante de la operación respectiva. Significa que en un determinado procedimiento la aparición de un documento es el resultado o entrada de un proceso posterior.

Inicio/Termino

Simboliza que el procedimiento comienza o termina.

Documento Múltiple

Simboliza que más de un documento el que interviene en el procedimiento, el cual esta detallado en el formulario “Declaración de Procedimientos”.


17

Símbolo Nombre Significado

Datos Externos

Simboliza que en la actividad se ingresan datos a un sistema externo a la Unidad o Departamento.

Ej.: Subir información al sistema AUGE de la Universidad.

Subir información al sistema Portal Mercado Público.

Firma o VºBº

Si un documento en parte derecha aparece este símbolo en el flujograma, significa que dicho documento o actividad fue firmado o dado el visto bueno por la autoridad o responsable a cargo de la actividad

Control de Legalidad

Control de Legalidad

Es la acción de controlar de legalidad un documento para poder darle atribución legal a un procedimiento.

Ej.: Los controles de legalidad que realiza la Contraloría Interna Universitaria a las resoluciones que emiten las Unidades o Departamentos de la Facultad.

Página de Referencia

Simboliza que el procedimiento debe continuar en otro lugar específico del Flujograma o página, por lo general va a acompañado de un número al interior que simboliza que se debe continuar leyendo en la otra Referencia con el mismo número.

Base de Datos

Simboliza que la actividad consiste en realizar un respaldo o archivo de los datos del flujo.

EJ.: Archivo de documentos o respaldo electrónico.


18

6. Capítulo 5: Procedimientos Unidad de Personal

Nombre del procedimiento Código: UP0001

Confección y tramitación convenios honorarios (Decreto

Exento Contraloría General de la República)

Fecha: 06/10/2010

1.Descripción

El convenio a honorarios es un mecanismo de prestación de servicios que

tiene por objeto permitir a las autoridades contar con la asesoría de

especialistas en determinada materias, sobre labores ocasionales y que

no sean las habituales del respectivo Servicio. [Referencia: Manual

Operativo Departamento de Inspección y Auditoría].

2.Objetivo

Poder contar con servicios específicos y especializados de profesionales y

expertos en distintas materias para cubrir las necesidades de las unidades

solicitantes dentro de la Facultad.

3.Alcance

3.1. El procedimiento se aplica a la Unidad de Personal.

3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la

cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO

9001:2008.

4.Periodicidad Durante todo el año.

5.Marco Legal Ley 18.834 Estatuto Administrativo.

Decreto 180 de 1887 del Ministerio de Hacienda.

6. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO


Administrativo

Unidad de Personal

1 Recibe carta de solicitud

de convenios

honorarios firmada por

jefatura directa del

solicitante.

-carta se solicitud

convenios honorarios

Director Económico

y Administrativo

2 Da VºBº a la solicitud. -carta se solicitud


Elaboró

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

Administrador Público


Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1

Fecha de Actualización

Ver. 1.1


19


Administrativo

Unidad de Personal

3 Se revisa requisitos y

documentación

necesaria.

-carta solicitud

-fotocopia cedula de

identidad

-fotocopia de título

profesional o certificado

de competencia

-dirección de boletas

Administrativo

Unidad de Personal

4 Se ingresa a sistema

AUGE (modulo

honorarios).

Propuesta de convenio,

datos de dotación,

actividad, haberes, título

y grado, convenio,

declaración jurada.

Administrativo

Unidad de Personal

5 Se imprime convenio y


7 copias de convenio. -convenio original

-formulario que

acompaña al convenio

-formulario declaración

jurada

Administrativo

Unidad de Personal

6 Se despacha el

convenio a la firma del

interesado y la


-declaración jurada

Administrativo

Unidad de Personal

7 Recibe convenio y

declaración jurada

firmados por el

interesado. Y lo envía a

la firma Director

Económico y

Administrativo.

-transcripción


Director Económico

y Administrativo

8 Firma transcripción. El Director firma el

decreto como

refrendación de las

existencias de fondos y

como transcriptor.

-transcripción

Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


20


Administrativo

Unidad de Personal

9 Envía documentos a

firmas autoridades de la

Facultad.

Una vez que el decreto

está firmado por el

Director se envía a firma

del Decano y

Vicedecano.

Fotocopia y despacha a

oficina central de partes

decreto, convenio y

documentación.

-decreto

-convenio

-formulario

Vicedecanato 10 Firma decreto y recibe

documentación adjunta.

-decreto

-documentación adjunta

Decanato 11 Firma decreto y recibe


-decreto


Contraloría Interna

Universitaria

12 Registro y control de

legalidad.

-decreto


Contraloría General

de la República


legalidad.

-decreto


Administrativo

Unidad de Personal

14 Recibe decreto y

convenio firmados por

las autoridades.

-decreto

-convenio

Administrativo

Unidad de Personal

15 Recibe copia decreto

tramitado y entrega

copia a encargado de

presupuesto para

confección de cheque.

-copia decreto

Administrativo

Unidad de Personal

16 Archivo de decreto. -copia decreto tramitado

-copia de convenio

-documentos adjuntos

Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


21

7. DIAGRAMA DE FLUJO

Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


22


Confección y tramitación convenios honorarios (Decreto

Afecto)

Fecha: 06/10/2010

1.Descripción

El convenio a honorarios es un mecanismo de prestación de servicios que

tiene por objeto permitir a las autoridades contar con la asesoría de

especialistas en determinada materias, sobre labores ocasionales y que

no sean las habituales del respectivo Servicio. [Referencia: Manual

Operativo Departamento de Inspección y Auditoría].

2.Objetivo

Poder contar con servicios específicos y especializados de profesionales y

expertos en distintas materias para cubrir las necesidades de las unidades

solicitantes dentro de la Facultad. Se diferencia del procedimiento

Confección y tramitación convenios honorarios (Decreto Exento

Contraloría General de la República) en que la Contraloría General de

la República debe hacer Toma de Razón del decreto.

3.Alcance

3.1. El procedimiento se aplica a la Unidad de Personal.



9001:2008.



Decreto 180 de 1887 del Ministerio de Hacienda.



Administrativo

Unidad de Personal

1 Recibe carta de solicitud

de convenios

honorarios firmada por

jefatura directa del

solicitante.

-carta se solicitud


Director Económico

y Administrativo

2 Da VºBº a la solicitud. -carta se solicitud


Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


23


Administrativo

Unidad de Personal

3 Se revisa requisitos y

documentación

necesaria.

-carta solicitud

-fotocopia cedula de

identidad

-fotocopia de título

profesional o certificado

de competencia

-dirección de boletas

Administrativo

Unidad de Personal

4 Se ingresa a sistema

AUGE (modulo

honorarios).

Propuesta de convenio,

datos de dotación,

actividad, haberes, título

y grado, convenio,


Administrativo

Unidad de Personal

5 Se imprime convenio y


7 copias de convenio. -convenio original

-formulario que

acompaña al convenio

-formulario declaración

jurada

Administrativo

Unidad de Personal

6 Se despacha el

convenio a la firma del

interesado y la



Administrativo

Unidad de Personal

7 Recibe convenio y

declaración jurada

firmados por el

interesado. Y lo envía a

la firma Director

Económico y

Administrativo.

-transcripción


Director Económico

y Administrativo


decreto como



como transcriptor.

-transcripción

Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


24


Administrativo

Unidad de Personal



Facultad.




del Decano y

Vicedecano.



decreto, convenio y

documentación.

-decreto

-convenio

-formulario

Vicedecanato 10 Firma decreto y recibe


-decreto


Decanato 11 Firma decreto y recibe


-decreto



Universitaria


legalidad.

-decreto



de la República

13 Registro y toma de

razón del decreto.

-decreto


Administrativo

Unidad de Personal

14 Recibe decreto y

convenio firmados por

las autoridades

-decreto

-convenio

Administrativo

Unidad de Personal


tramitado y entrega

copia a encargado de

presupuesto para

confección de cheque.

-copia decreto

Administrativo

Unidad de Personal

16 Archivo de decreto. -copia decreto tramitado

-copia de convenio

-documentos adjuntos

Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


25


Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


26


Accidente de trabajo Fecha: 06/10/2010

1.Descripción

El accidente del trabajo se entiende como toda lesión que una persona

sufra a causa o con ocasión del trabajo y que le produzca incapacidad o

muerte. La lesión podrá ser física o sicológica pero se exige un resultado,

determinado por la incapacidad para realizar la labor ordinaria, o bien la

muerte.

2.Objetivo

Poder entregar el beneficio de la cobertura de salud en caso de accidente

que ocurra debido a las actividades laborales de los funcionarios de la

Facultad.

3.Alcance

3.1. El procedimiento se aplica Unidad de Personal.



9001:2008.

4.Periodicidad Durante todo el año y debido a la contingencia.


Ley 16.774 Sobre Accidentes del Trabajo y Enfermedades Profesionales.



Administrativo

Unidad de Personal

1 Jefe Directo del

funcionario informa

sobre accidente.

Por teléfono o vía correo

electrónico

-correo electrónico

Administrativo

Unidad de Personal

2 Se elabora y gestiona el

DIAT (Declaración

Individual de Accidente

de Trabajo) en el

SISPER.

LA DIAT. Declaración

Individual de Accidente

de Trabajo, es un

documento que acredita

que el problema es por

causa u ocasión al

trabajo.

-DIAT

Administrativo

Unidad de Personal

3 Fotocopia y despacha la

DIAT para la aprobación

del ACHS.

-DIAT

Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


27


Administrativo

Unidad de Personal

4 Se reciben documentos.

-Certificado de Alta

médica entregado por el

ACHS.

-Certificado de atención

entregado por el ACHS.

-DIAT

Administrativo

Unidad de Personal

5 Elaboración del decreto

en SISPER usando el

procedimiento de

licencias médicas.

Ver procedimiento de

licencias médicas para

tramitación del decreto.

-decreto

Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


28


Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


29


Asignación de productividad Fecha: 06/10/2010

1.Descripción

La asignación universitaria de productividad puede otorgarse a los

académicos y funcionarios de aquellos servicios universitarios que

generen ingresos propios. [Referencia: Decreto Universitario N° 235, de

1987]

2.Objetivo

Entregar un emolumento a un funcionario que participe en una actividad

productiva dentro de la Facultad. El otorgamiento de este beneficio es de

competencia exclusiva del Rector de la Corporación quien determinará el

período de vigencia y el monto correspondiente dentro del límite antes

señalado mediante resolución.

3.Alcance




9001:2008.


5.Marco Legal Ley 18.834 Estatuto Administrativo

Decreto Universitario Nº235, de 9 de enero de 1987



Unidad

Demandante

1 Envía a la Unidad de

Personal planilla de

pagos asignación de

productividad.

-planilla de pagos

asignación de

productividad

Director Económico

y Administrativo

2 Da VºBº a solicitudes de


productividad.

-planilla de pagos

asignación de

productividad

Administrativo

Unidad de Personal

3 Reciben planillas de


productividad.

-planilla de pagos

asignación de

productividad

Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


30


Administrativo

Unidad de Personal

4 Solicita VºBº a Unidad

de Contabilidad sobre la

existencia de los fondos.

-planilla de pagos

asignación de

productividad

Administrativo

Unidad de Personal

5 Confecciona planilla

Excel con todos los

pagos del mes

autorizados y envía a

Director Económico y

Administrativo para su

aprobación.

-planilla Excel con

asignaciones de

productividad

Administrativo

Unidad de Personal

6 Se ingresa al sistema

SISPER y se

confecciona decreto y se

envía a la firma de las

autoridades. (Decano,

Vicedecano y firma de


Administrativo).

-decreto

Administrativo

Unidad de Personal

7 Con nómina de decreto

ingresa a tarjeta

funcionaria.

-nómina de decreto

-tarjeta funcionaria

Administrativo

Unidad de Personal

8 Confecciona oficio con

autorización del Sr.

Vicedecano donde

indica que la Facultad

cuenta con los fondos

disponibles para pago

de productividad.

-oficio

Administrativo

Unidad de Personal

9 Se reciben firmado el

decreto y se envían a

oficina de Partes de la

Universidad para que

pase a control de la

contraloría universitaria.

-decreto

Administrativo

Unidad de Personal


tramitado y archiva.

-copia decreto

Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


31


Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


32


Asignación familiar Fecha: 06/10/2010

1.Descripción

En una prestación de carácter económico que se asigna a un trabajador o

pensionado por las personas que vivan a sus expensas y cumplan con los

requisitos establecidos por la ley. Se otorga previa autorización de las

entidades administradoras.

2.Objetivo Entregar esta prestación a los funcionarios de la Facultad que cuenten

con los requisitos que la ley determina.

3.Alcance




9001:2008.


5.Marco Legal Decreto con Fuerza de Ley, DFL Nº 150 de 1981



Administrativo

Unidad de Personal

1 El interesado envía

certificado de nacimiento

o documentación

necesaria para

incorporar una carga.

-certificado de

nacimiento carga

-certificado de estudio

-certificado de

matrimonio

Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


33


Administrativo

Unidad de Personal

2 Verifica que se cumpla

con los requisitos de

legalidad para asignarle

esta prestación y

procede a confeccionar

el Formulario de

asignación familiar DFL

Nª 150 de 1981, el cual

puede ser por nuevo

beneficiario, aumento de

cargas, disminución de

cargas, renovación de

cargas.

-certificado de

nacimiento carga

Administrativo

Unidad de Personal

3 Se despacha formulario

de asignación familiar

DFL Nª 150 de 1981 al

interesado para su

correspondiente firma.

-Formulario de

asignación familiar DFL

Nª 150 de 1981

Administrativo

Unidad de Personal

4 Se ingresan los datos y

se elabora el decreto

SISPER.

Recepcionando el

“Formulario de

asignación familiar” se

crea el decreto.

-certificado de

nacimiento

-certificado de estudios

-.certificado de

matrimonio

-formulario de solicitud

de asignación familiar

Director Económico

y Administrativo


decreto como

refrendación de la

existencia de fondos,

como transcriptor y

como responsable.

-transcripción

Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1

Versión 1.0


34


Administrativo

Unidad de Personal

6 Envía documentos a la

firma de las autoridades

de la Facultad.




del Vicedecano.



decreto y documentos

para asignación familiar.

-decreto

-formulario solicitud

asignación familiar

-certificado nacimiento

-certificado de estudio

-certificado de

matrimonio

Vicedecanato 7 Firma decreto. -decreto


Universitaria

8 Control de legalidad -decreto

Administrativo

Unidad de Personal

9 Recibe copia decreto y

se entrega copia a

Administrativo Unidad de

Personal para revisión

de planillas de sueldos e

ingreso a tarjeta

funcionaria.

Además envía copia al

interesado y archivo.

-copia decreto

Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


35


Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


36


Asistencia del Personal de colaboración Fecha: 06/10/2010

1.Descripción

Asistencia del personal de colaboración y académica consiste en llevar el

control de la jornada de trabajo que cada funcionario debe desempeñar

por su cargo. [Referencia: Manual Operativo Departamento de Inspección

y Auditoría].

2.Objetivo Llevar el control y registro de asistencia de los funcionarios de la Facultad.

3.Alcance




9001:2008.



Manual Operativo Departamento de Inspección y Auditoria Contraloría

Universitaria



Administrativo

Unidad de Personal

1 Se ingresa al sistema

TUI y se retira

información de

asistencia en sistema

TUI.

La Tarjeta Universitaria

Inteligente (TUI) es una

credencial que permite

la identificación de todos

los integrantes de la

comunidad universitaria

y brinda acceso a

múltiples servicios

tecnológicos a

estudiantes, académicos

y funcionarios de

manera integrada.

-asistencia impresa

Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


37


Administrativo

Unidad de Personal

2 Se imprime copia de

asistencia de cada

funcionario

mensualmente.

-copia de asistencia

impresa.

Administrativo

Unidad de Personal

3 Revisa la asistencia. Se revisa la asistencia

solamente del personal

de colaboración.

-nómina

Administrativo

Unidad de Personal

(Encargada de

permisos

administrativos)

4 Corrobora permisos

administrativos en la

asistencia.

A través de nómina de

funcionarios con

permisos administrativos

en el mes.

-nómina

Administrativo

Unidad de Personal

5 Corrobora licencias

médicas.

-licencias medicas

Encargado de

Remuneraciones

6 Corrobora feriados

legales en la asistencia.

-resolución pago de

horas extraordinarias

Administrativo

Unidad de Personal

7 Confecciona listado de

atrasos y horas extras

cotejando con decreto

de programación de

horas extraordinarias.

-copia de asistencia

impresa.

Administrativo

Unidad de Personal

8 Informa listado de

atrasos al Director

Económico y

Administrativo para su

VºBº e ingresa al

SISPER, imprime y

archiva.

-listado de atrasos

Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1

Versión 1.0


38


Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


39


Cometidos Funcionarios Fecha: 06/10/2010

1.Descripción

Los funcionarios públicos pueden cumplir cometidos funcionarios que los

obliguen a desplazarse dentro o fuera de su lugar de desempeño habitual

para realizar labores específicas inherentes al cargo que sirven.

[Referencia: Estatuto Administrativo]

2.Objetivo

Permitir que funcionarios de la Facultad puedan realizar actividades

dentro y fuera de su lugar de trabajo y que requieran algún tipo de

desplazamiento, todas estas actividades deben pertenecer a las

necesidades de la Facultad o en relación a actividades del cargo.

3.Alcance




9001:2008.




Universitaria

Decreto Universitario Nº 4263/1985



Jefe Directo

Solicitante

1 Autoriza cometido

funcionario.

-Formulario de Cometido

Funcionario

Administrativo

Unidad de Personal

2 Se recepciona formulario

y carta de la unidad

solicitante y se verifica

pago de viatico.

-Formulario de Cometido

Funcionario.

-carta de solicitud.

Administrativo

Unidad de Personal

3 Se ingresa los datos y


SISPER.

-decreto

Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


40


Director Económico

y Administrativo


Decreto como



como transcriptor

-transcripción

Administrativo

Unidad de Personal



Facultad.

-decreto

-transcripción

-formulario


Decanato 7 Firma decreto. -decreto


Universitaria

9 Control de legalidad. -decreto

Administrativo

Unidad de Personal

Recibe decreto y

documentos firmados

por las autoridades.

-decreto

Administrativo

Unidad de Personal

10 Recibe copia decreto y

lo envía a Jefe Unidad

de Contabilidad si

requiere pago de viatico.

-copia decreto

Administrativo

Unidad de Personal

11 Archiva copia decreto en

la carpeta del

funcionario. Entrega

copia a Administrativo

Unidad de Personal para

el registro en tarjeta

funcionaria.

-copia decreto

Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1

Versión 1.0


41


Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


42


Comisiones académicas Fecha: 06/10/2010

1.Descripción

Las Comisiones Académicas se otorgan para los siguientes casos:

a. Presentación de trabajos y/o participación de eventos científicos,

literarios o artísticos,

b. Concurrencia a universidades u otras instituciones similares, nacionales

o extranjeras, en representación de la Universidad, Facultad o Instituto

Interdisciplinario correspondiente,

c. Actualización o complementación de conocimientos y/o realización de

trabajos de investigación o creación artística y de redacción de obras, sea

en forma individual o en algún organismo nacional, internacional o

extranjero.

2.Objetivo

Poder otorgar comisiones académicas con goce de remuneraciones por

un periodo fraccionado o continuo de 60 días a los académicos de las

jerarquías y categoría de Profesor y de 30 días a los Instructores y

Ayudantes.

3.Alcance




9001:2008.


5.Marco Legal Decreto Universitario N° 4263 de 1985



Comité de

Resoluciones de la

Facultad

1 Reciben solicitud

comisiones académicas

si se aprueba emite una

acta resolución

comisiones académicas.

-acta resolución


-documentación de

respaldo

Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


43


Jefe de Unidad

Personal

2 Recibe acta resolución


y documentación de

respaldo.

-acta resolución


-documentación de

respaldo

Jefe de Unidad

Personal

3 Analiza el financiamiento

otorgado.

Jefe de Unidad

Personal



SISPER.

-decreto

Director Económico

y Administrativo

5 Firma transcripción El Director firma el

Decreto como

refrendación de la

existencia de fondos y

como transcriptor.

-transcripción

Jefe de Unidad

Personal

6 Envía fotocopia decreto

y despacha documentos

a Oficina central de

partes para la firmas

autoridades de la

Facultad.

-decreto

-transcripción

-formulario




Universitaria


Jefe de Unidad

Personal

10 Recibe copia de decreto

y si tiene financiamiento

entrega copia a Unidad

de Contabilidad o

Unidad de Gestión.

Registra en base datos

antecedentes de

comisión y archiva copia

de los antecedentes.

-decreto

Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


44


Jefe de Unidad

Personal

11 Entrega copia decreto a


Personal para registro

en tarjeta funcionaria.

-copia decreto

Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


45


Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


46


Cotización de salud Fecha: 06/10/2010

1.Descripción

Se entiende como beneficiario tanto a la persona que se afilia a una

Isapre como a las cargas que esta incluya en su plan (hijos, esposa,

abuelos). El afiliado suscribe con la Isapre un contrato complementario de

salud, ya que viene a complementar las prestaciones básicas cubiertas

por el AUGE-GES.

2.Objetivo Realizar los descuentos en materia de salud a los funcionarios de la

Facultad como determina la ley.

3.Alcance




9001:2008.





Isapre 1 Realizan el Formulario

Único de Notificación

(FUN).

-Formulario Único de

Notificación

Solicitante 2 Firma y aprueba las

condiciones del

Formulario Único de

Notificación (FUN).


Notificación

Administrativo

Unidad de Personal

3 Se recibe formulario

FUN


Notificación

Administrativo

Unidad de Personal

4 Se busca ficha en el

sistema de personal.

-ficha personal

Administrativo

Unidad de Personal

5 Se verifican los datos del

funcionario.

-ficha personal

Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


47


Administrativo

Unidad de Personal

6 Se ingresan datos al

sistema SISPER para su

posterior descuento en

la remuneración del

funcionario.

Los valores que se

ingresan son

expresados en

porcentaje, en Unidades

de Fomento o en monto

fijo.

Administrativo

Unidad de Personal

7 Mantiene en su poder el

FUN para revisión de

planillas, para ingresar a

tarjeta funcionaria y

posterior archivo en

carpeta funcionaria.


Notificación

Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


48


Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


49


Fianzas de fidelidad funcionaria Fecha: 06/10/2010

1.Descripción

Todo funcionario o empleado que tenga a su cargo la recaudación,

administración o custodia de fondos o bienes fiscales, de cualquier

naturaleza, deberá rendir una caución (Garantía que una persona da a

otra de que cumplirá lo pactado, prometido o mandado, mediante la

presentación de fiadores, la obligación de bienes o la prestación de

juramento), para asegurar el correcto cumplimiento de sus deberes y

obligaciones. [Referencia: Estatuto Administrativo]

2.Objetivo

Que los funcionarios de la Facultad rindan fianza cuando en razón de su

cargo tengan la administración y custodia de fondos o bienes de la

Universidad, de conformidad con la Ley Orgánica Constitucional de la

Contraloría General de la República.

3.Alcance




9001:2008.


5.Marco Legal Ley 18.834 Estatuto Administrativo. Ley 10.336 de la Contraloría General

de la República.



Administrativo

Unidad de Personal

1 Recibe y gestiona la

solicitud de fianza.

- solicitud de fianza

Administrativo

Unidad de Personal

2 Envía propuesta de

fianza a interesado para

su firma.

-propuesta de fianza

Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


50


Administrativo

Unidad de Personal

3 Se recibe solicitud

propuesta de fianza

firmada por el interesado

y se realiza oficio de

propuesta de fianza y se

envía a aseguradora

para posterior trámite en

Contraloría General de

la República.

-oficio de propuesta de

fianza

Administrativo

Unidad de Personal

4 Recibe fianza tramitada

por Contraloría General

de la República y

procede a ingresar al

sistema SISPER para

descuento.

-oficio de propuesta de

fianza

Administrativo

Unidad de Personal

5 Se archiva oficio. -oficio de propuesta de

fianza

Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


51


Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


52


Licencias médicas Fecha: 06/10/2010

1.Descripción

Es el derecho que posee todo trabajador activo dependiente o

independiente que por causa de una enfermedad, tiene que ausentarse

de su trabajo, de manera parcial o total, si así lo ha indicado un médico

cirujano, un cirujano dentista o una matrona (ésta última para pre y post

natales). Este derecho se certifica a través de un formulario que constituye

un justificativo para ausentarse del trabajo de manera total o parcial según

indique el profesional que la extiende.

2.Objetivo

Poder entregar esta prestación a los funcionarios de la Facultad y que

necesiten ausentarse de su lugar de trabajo pro el tiempo en que haya

determinado un profesional de la salud.

3.Alcance




9001:2008.





Administrativo

Unidad de Personal

1 Se recepciona licencia

médica enviada por el

funcionario y aprobada

por un profesional de la

salud.

-licencia médica

Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


53


Administrativo

Unidad de Personal

2 Recepciona licencia

médica y verifica los

antecedentes.

-formulario de licencia

médica

Administrativo

Unidad de Personal

3 Se ingresan los datos y

se elabora el decreto en

SISPER.

Obtiene del SISPER las

últimas 3 liquidaciones

de sueldo, información

necesaria para proceder

a llenar la licencia

médica.

-decreto

Director Económico

y Administrativo

4 Firma transcripción. -transcripción

Administrativo

Unidad de Personal

5 Recibe y dispone a

despachar documentos

y decreto a las

autoridades de la

Facultad.

-decreto

-documentos del

solicitante

-DFL Nª 150

-transcripción




Universitaria

8 Control de Legalidad. -decreto

Administrativo

Unidad de Personal

9 Recibe copia decreto se

ingresa a base de dato

interna y se archiva el

documento.

-copia decreto

Administrativo

Unidad de Personal

10 Fotocopia y envía

licencia médica a la

Institución encargada de

la cobertura de salud.

-licencia médica

Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


54


Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


55


Revisión pago de remuneraciones del personal general Fecha: 06/10/2010

1.Descripción

Todo cargo público necesariamente deberá tener asignado un grado de

acuerdo con la importancia de la función que se desempeñe y, en

consecuencia, le corresponderá el sueldo de ese grado y las demás

remuneraciones a que tenga derecho el funcionario. [Referencia: Estatuto

Administrativo]

2.Objetivo

Realizar la revisión de la planilla de pagos de los funcionarios de la

Facultad y que permita entregar la remuneración asignada en referencia a

su cargo u otros descuentos o asignaciones que procedan.

3.Alcance




9001:2008.





Servicios centrales 1 Emite Planillas de

sueldos.

Estas planillas contienen

información de la

remuneración que va

obtener cada funcionario

en relación a su cargo,

también salen en detalle

todos los descuentos

legales o de otro tipo

que pueda tener el

funcionario, como

también las

asignaciones o bonos

que puedan tener.

-planillas de sueldos

Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1

Versión 1.0


56


Administrativo

Unidad de Personal

(Encargado de

Remuneraciones)

2 Revisa que estén

correctos todos los

haberes de cada

funcionario.


Administrativo

Unidad de Personal

(Encargado de

Remuneraciones)

3 Verificar que vengan a

pago las modificaciones

del mes.


Administrativo

Unidad de Personal

(Encargado de

Remuneraciones)

4 Se verifican descuentos

legales y personales, si

son correctos los datos

entregados en las

planillas se envía por

correo electrónico a

Servicios Centrales para

que procedan a realizar

el pago, si no lo es se

notifica vía correo

electrónico que

rectifiquen el pago.


Administrativo

Unidad de Personal

(Encargado de

Remuneraciones)

5 Procede con

autorización de Servicios

Centrales a la impresión

de planillas de sueldos

del mes y a archivo, a la

impresión de la

estructura mensual y a

la impresión de

Resumen de Costos por

Organismo mensual

(Planilla que se entrega

a la Unidad de

Contabilidad).


-estructura mensual

-Resumen de Costos por

Organismo

Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


57


Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


58


Permisos administrativos con goce de sueldo Fecha: 06/10/2010

1.Descripción

Los funcionarios podrán solicitar permisos para ausentarse de sus labores

por motivos particulares hasta por seis días hábiles en el año calendario,

con goce de remuneraciones. Estos permisos podrán fraccionarse por

días o medios días. [Referencia: Estatuto Administrativo]

2.Objetivo Permitir a los funcionarios de la Facultad ausentarse por motivos

particulares de su trabajo sin que sea menoscabada su remuneración.

3.Alcance




9001:2008.




Universitaria



Jefe Directo

Solicitante

1 El Jefe Directo autoriza

el formulario de permiso

administrativo con firma

y VºBº en el documento.

-Formulario de Solicitud

Permiso Administrativo

Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


59


Administrativo

Unidad de Personal

2 Se recepciona el

formulario de permiso

administrativo, se

corroboran días

disponibles, se registra

en cuaderno de control

de permisos, y se envía

a VºBº del Director

Económico y

Administrativo y VºBº del

Vicedecano.



Director Económico

y Administrativo

3 Da VºBº al permiso.



Vicedecanato 4 Firma el Formulario de




Administrativo

Unidad de Personal

5 Recibe formulario con

VºBº de las autoridades

y procede a ingresar los

datos en el sistema

SISPER para creación

de decreto colectivo.



Director Económico

y Administrativo


-decreto



Administrativo

Unidad de Personal



Facultad.

-decreto

-transcripción

-formulario



Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


60



Universitaria


Administrativo

Unidad de Personal

11 Recibe decretos

firmados por las

autoridades de la

Facultad.

Se recibe copia de

decreto tramitado y se

entrega copia a



en tarjeta de

funcionarios y archivo.

-decreto

-copia decreto tramitado



Administrativo

Unidad de Personal

12 Se envía a encargada

de revisión de asistencia

y archiva decreto.

-copia decreto

Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


61


Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


62


Prórroga de los nombramientos a personal de contrata Fecha: 06/10/2010

1.Descripción

Empleo a contrata es aquél de carácter transitorio que se consulta en la

dotación de una institución. Los empleos a contrata, durarán, como

máximo, sólo hasta el 31 de diciembre de cada año y los empleados que

los sirvan expirarán en sus funciones en esa fecha, por el solo ministerio

de la ley, salvo que hubiere sido propuesta la prórroga con treinta días de

anticipación a lo menos. [Referencia: Estatuto Administrativo]

2.Objetivo Realizar la prórroga de funcionarios a contrata de la Facultad previa

autorización del Decano.

3.Alcance




9001:2008.

4.Periodicidad Durante el término de la fecha de la contrata.




Jefe de Unidad

Personal

1 Imprimen del SISPER

listado de prórrogas de

personal a contrata y

envía al Sr. Decano.

-listado de prórrogas de

personal a contrata

Decanato 2 Se procede prorrogas si

es así se envía

información a Unidad de

Personal.

Jefe de Unidad

Personal



sistema SISPER.

-decreto

Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


63


Director Económico

y Administrativo


Decreto como



como transcriptor.

-transcripción

Jefe de Unidad

Personal



Facultad.

-decreto

-transcripción




Universitaria

8 Control de legalidad -decreto

Jefe de Unidad

Personal

9 Recibe decreto firmados

por las Autoridades.

Se entrega copia a



en tarjeta funcionaria.

-decreto

-copia decreto

-tarjeta de funcionarios

Jefe de Unidad

Personal

10 Recibe copia del

decreto. Se envía copia

de decreto al interesado.

Archiva copia decreto en

la carpeta del

funcionario.

-copia decreto

Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


64


Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


65


Realización de nombramientos de los funcionarios Fecha: 06/10/2010

1.Descripción

El nombramiento es el acto jurídico en la cual a un funcionario se hace

titular de su cargo con lo cual debe realizar y cumplir las funciones a las

cuales se le ha encomendado.

2.Objetivo Poder contar con los funcionarios de colaboración y académicos

necesarios para las actividades de la Facultad.

3.Alcance




9001:2008.





Decanato 1 Decano autoriza el

ingreso de nuevo

funcionario a la Facultad

previas características

aprobadas.

-decreto

Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1

Versión 1.0


66


Jefe de Unidad

Personal

2 Se pide a nuevo

funcionario toda la

documentación

necesaria de ingreso.

-certificado de estudios,

títulos o post grados

-copia cedula identidad

-certificado de salud

compatible con el cargo

-certificado de servicio

militar


militar

-certificado de

nacimiento

-certificado de

antecedentes

-declaración de no haber

cesado en cargo público

por medida disciplinaria

-declaración sobre

probidad administrativa

Jefe de Unidad

Personal



SISPER.

-decreto

Director Económico

y Administrativo


Jefa Unidad de

Personal



Facultad.

-decreto

-transcripción

-documentos anexos



Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


67



Universitaria



de la República


Jefe de Unidad

Personal

10 Recibe decreto firmado


Se recibe copia decreto,

se envía copia al

funcionario y una copia

se archiva en carpeta

funcionaria.

-decreto

-carpeta hoja de vida

-copia decreto

Jefe de Unidad

Personal

11 Entrega copia de

decreto y documentos a

administrativo Unidad de

Personal para registro y

confección de

confección de carpeta

funcionaria y revisión de

planillas de sueldos.

Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


68


Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


69


Registro de afiliación a fondo de pensiones Fecha: 06/10/2010

1.Descripción

La afiliación es la relación jurídica entre un trabajador y el sistema de

pensiones de vejez, invalidez y sobrevivencia que origina los derechos y

obligaciones que la ley establece, en especial, el derecho a las

prestaciones y la obligación de cotización.

La afiliación al sistema es única y permanente. Subsiste durante toda la

vida del afiliado, ya sea que se mantenga o no en actividad, que ejerza

una o varias actividades simultáneas o sucesivas, o que cambie de

institución dentro del sistema.

2.Objetivo Realizar los descuentos en materia de afiliación fondo de pensiones a los

funcionarios de la Facultad como determina la ley.

3.Alcance




9001:2008.



Decreto ley nº 3.500



AFP 1 Realizan el Formulario

AFP.

AFP: Administradoras de

Fondos de Pensiones

- Formulario AFP.


condiciones del

Formulario AFP.

- Formulario AFP

Administrativo

Unidad de Personal


AFP.

- Formulario AFP

Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


70


Administrativo

Unidad de Personal



-ficha personal

Administrativo

Unidad de Personal


funcionario.

Administrativo

Unidad de Personal


SISPER para su



funcionario.

Los valores que se

ingresan son

expresados

comúnmente en

porcentaje de la

remuneración del

funcionario.

Administrativo

Unidad de Personal

7 Mantiene en su poder

carta de AFP, para

revisión de planillas,

para ingresar a tarjeta

funcionaria y posterior

archivo en carpeta

funcionaria.

Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


71


Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


72

Nombre del procedimiento Código: UF0017

Retenciones judiciales Fecha: 06/10/2010

1.Descripción

Es un descuento de carácter judicial, que recae exclusivamente sobre

remuneraciones del trabajador. Las más comunes son las pensiones

alimenticias.

2.Objetivo

Realizar este descuento emanado de la justicia a los funcionarios de la

Facultad, es correspondiente realizarlo debido a las responsabilidad que

posee la Universidad en aplicar estas sentencias judiciales en sus

funcionarios.

3.Alcance




9001:2008.





Juzgado 1 Recibe dictamen de

retención y lo firma.

-dictamen de retención

Administrativo

Unidad de Personal

2 Se recibe dictamen de

retención y planilla de

retenciones judicial.

-dictamen de retención

-planilla de retenciones

judicial

Administrativo

Unidad de Personal

3 Se revisa y se procede a

hacer los cálculos de

descuentos al

funcionario.

Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


73


Administrativo

Unidad de Personal

4 Se ingresan datos a

SISPER (detalle de

retención judicial).

Servicios centrales 5 Envía cheque de pago

de retención judicial.

- cheque de pago

Administrativo

Unidad de Personal

6 Se recibe cheque y se

deposita a cuenta de

afectado o se le envía.

El funcionario lo realiza

de manera manual y

personalmente este

paso.

- cheque de pago

Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


74


Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


75


Renuncia Funcionario Fecha: 06/10/2010

1.Descripción

La renuncia del trabajador debe darse por escrito y con una anticipación

de, a lo menos, 30 días. La circunstancia de haberse dado el aviso de

término de contrato por renuncia voluntaria del trabajador con menos de

30 días de anticipación.

2.Objetivo

Permitir que funcionarios de la Facultad lleven a cabo el proceso de

renuncia de su cargo con los eventuales pagos de indemnización y otras

obligaciones de ambas partes en la secesión de actividades.

3.Alcance




9001:2008.


5.Marco Legal Estatuto Administrativo Ley 18.834



Funcionario 1 Funcionario envía carta

informando decisión de

renunciar.

-carta

Jefe Directo

Solicitante

2 Autoriza carta de

renuncia.

-carta

Jefa Unidad de

Personal

3 Se recepciona solicitud y

carta de la unidad

solicitante y se verifica

pago de viatico.

-formulario

-carta de solicitud

Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


76


Jefa Unidad de

Personal

4 Recibe formulario

renuncia firmado por el

interesado, y se ingresa

los datos al SISPER

para la creación del

decreto.

Director Económico

y Administrativo


Decreto como

refrendación y como

transcriptor.

-transcripción

Jefa Unidad de

Personal



Facultad.

-decreto

-transcripción

-formulario




Universitaria



de la República

10 Toma de razón. -decreto

Jefa Unidad de

Personal

11 Recibe decreto firmados


Envía copia decreto al

interesado y archiva una

copia en la carpeta

funcionaria.

-decreto

-copia decreto

Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1

Versión 1.0


77


Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


78


Asignación Complementaria Universitaria Fecha: 06/10/2010

1.Descripción

Este beneficio es otorgado por el Sr. Rector de la Universidad, conforme a

la proposición del Jefe de Servicio de cada Facultad u Organismo.

Tal como su nombre lo señala es un beneficio que se entrega para

complementar la remuneración del respectivo cargo.

2.Objetivo Entregar este beneficio monetario a los funcionarios que son beneficiados

una vez cumplidos los requisitos exigidos por la Universidad.

3.Alcance




9001:2008.



Decreto Universitario Nº 5.507 de 1991



Jefa Unidad de

Personal

1 Recibe instrucción del

Decano o Director

Económico

Administrativo en donde

se informa entregar

Asignación

Complementaria

Universitaria a

funcionario.

La Asignación

Complementaria

Universitaria su monto

no podrá exceder del

equivalente a 7 veces el

Sueldo Base de Grado

1º de la Escala de

Sueldos.

-carta

Jefe de Unidad

Personal



SISPER.

Es un decreto de tipo

colectivo.

-decreto

Director Económico

y Administrativo


Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


79


Jefa Unidad de

Personal



Facultad.

-decreto

-transcripción

-documentos anexos




Universitaria


Jefe de Unidad

Personal


por las autoridades y

archiva en la carpeta del

funcionario.

-decreto

-copia decreto

Jefe de Unidad

Personal

9 Entrega copia a

Administrativo de


de planillas de sueldo.

-copia decreto

-planillas de sueldo

Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


80


Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


81


Trienio Fecha: 06/10/2010

1.Descripción

Son los funcionarios de la Facultad que esta acogidos a la ley médica

base (ley 15.076 “ley médica”) cada tres años le corresponde un aumento

de su sueldo en base a un porcentaje sobre su sueldo base (ley 15.076

ley medica).

Los profesionales que pertenecen a esta ley son los siguientes:

Los médicos-cirujanos, farmacéuticos o químicos-farmacéuticos,

bioquímicos y cirujanos dentistas, que desempeñen funciones

profesionales en cargos o empleos remunerados a base de sueldo.

2.Objetivo Entregar este beneficio monetario a los funcionarios que se encuentran

acogidos a la ley 15.076.

3.Alcance




9001:2008.


5.Marco Legal Ley 15.076 “ley médica”



Jefa Unidad de

Personal

1 Revisa tabla que

contiene los funcionarios

que estén acogidos a la

Ley 15.076 y verifica si

están en cumplimiento

de su Trienio.

Se revisa cada mes. -tabla de funcionarios

Jefa Unidad de

Personal

2 Revisa que el

funcionario posea

Trienio y el porcentaje

que debe ser asignado.

Ley expresa cuales son

los porcentajes que

deben asignárseles a los

funcionarios acogidos a

esta ley en base a su

antigüedad.

-tabla de funcionarios

Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


82


Jefe de Unidad

Personal



SISPER.

-decreto

Director Económico

y Administrativo


Jefa Unidad de

Personal



Facultad.

-decreto

-transcripción

-documentos anexos




Universitaria



de la República


Jefe de Unidad

Personal



-decreto


-copia decreto

Jefe de Unidad

Personal

11 Entrega copia a

Administrativo de



-decreto

-copia decreto

Jefe de Unidad

Personal

12 Se recibe copia decreto,

se envía copia al



funcionaria.

-decreto

-copia decreto

Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


83


Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


84


Calificaciones Fecha: 06/10/2010

1.Descripción

El sistema de calificación tendrá por objeto evaluar el desempeño y las

aptitudes de cada funcionario, atendidas las exigencias y características

de su cargo. Servirá de base para el ascenso, los estímulos y la

eliminación del servicio.

2.Objetivo

Llevar el registro de las calificaciones realizadas en la Facultad y realizar

las calificaciones de los Funcionarios dependientes de la Unidad de

Personal.

3.Alcance




9001:2008.



Decreto Universitario Nº 5.507 de 1991



Jefa Unidad de

Personal

1 Recibe correo

electrónico de Servicios

Centrales informando

que se encuentra abierto

el periodo de

calificaciones de los

funcionarios de la

Facultad e informando

en que tramo se

encuentra.

La calificación se realiza

en una vez al año, los

tramos que componen la

calificación se

encuentran:

Informe uno, Informe

dos, precalificación y

calificación.


Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


85


Jefa Unidad de

Personal

2 Realiza calificación de

sus funcionarios de

acuerdo a los

parámetros solicitados

de la Universidad y en

los tramos en el cual se

encuentra la calificación.

Jefa Unidad de

Personal

3 Se compara información

de los informes con la

información entregada al

sistema SISPER.

En relación a las

actividades y el actuar

en materia

administrativa de los

funcionarios durante el

periodo de calificación.

-informes

Jefa Unidad de

Personal

4 Lleva el registro de las

calificaciones de la

Facultad de todos los

Directores y Jefes.

Esta base se revisa

detalladamente,

corroborando la

integridad los datos.

Finalmente se remiten

las observaciones a la

Base de Datos a la

Dirección de Recursos

Humanos de la

Universidad.

-informe

Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


86


Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


87


Contrataciones Fecha: 06/10/2010

1.Descripción

Es formalizar con apego a la ley, la futura relación de trabajo para

garantizar los intereses, derechos y deberes tanto del trabajador como de

la Facultad.

2.Objetivo Poder contar con los funcionarios de colaboración y académicos

necesarios para las actividades de la Facultad.

3.Alcance




9001:2008.





Comisión 1 La Comisión autoriza el

ingreso de nuevo

funcionario a la Facultad

previas características

aprobadas.

-resolución

Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


88


Jefe de Unidad

Personal

2 Se solicita a nuevo

funcionario toda la

documentación

necesaria de ingreso.

Recibe de la Comisión la

jerarquía o tramo

expuesto de la nueva

contratación.

-certificado de estudios,

títulos o post grados

-copia cedula identidad

-certificado de salud

compatible con el cargo


militar


militar

-certificado de

nacimiento

-certificado de

antecedentes

-declaración de no haber

cesado en cargo público

por medida disciplinaria

-declaración sobre

probidad administrativa

Jefe de Unidad

Personal



SISPER.

-decreto

Director Económico

y Administrativo


Jefa Unidad de

Personal



Facultad.

-decreto

-transcripción

-documentos anexos



Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1

Versión 1.0


89



Universitaria



de la República

9 Toma de Razón. -decreto

Jefe de Unidad

Personal



-decreto


-copia decreto

Jefe de Unidad

Personal

11 Entrega copia de

decreto y documentos a

administrativo Unidad de

Personal para registro y

confección de

confección de carpeta

funcionaria y revisión de

planillas de sueldos.

-carpeta funcionaria


Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1

Versión 1.0


90


Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


91


Elaboración del escalafón Fecha: 06/10/2010

1.Descripción

Es un ordenamiento de funcionarios públicos confeccionado por las

instituciones con el resultado de las calificaciones ejecutoriadas; se

ordena a los funcionarios de cada grado de la respectiva planta, por la

lista de clasificación, y dentro de la misma, en forma decreciente,

conforme al puntaje obtenido.

2.Objetivo

Realizar el escalafón de la Facultad de Ciencias Químicas y

Farmacéuticas de acuerdo a los cambios que se realicen en él, en el

respectivo año.

3.Alcance




9001:2008.

4.Periodicidad Una vez al año.




Jefa Unidad de

Personal

1 Realiza los cambios en

el escalafón de los

funcionarios de planta

de la Facultad cada año.

-informe escalafón de la

Facultad de Ciencias

Químicas y

Farmacéuticas

Jefa Unidad de

Personal

2 Verifica que funcionario

le corresponde ascender

y ordenar en relación a

los requisitos.



Químicas y

Farmacéuticas

Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


92


Jefe de Unidad

Personal



SISPER.

-decreto

Director Económico

y Administrativo

4 Firma decreto. Verifica fondos

monetarios.

-decreto

Rector Universidad

de Chile

5 Firma el decreto -decreto

Jefe de Unidad

Personal

6 Envía el escalafón a la

Dirección de Recursos

Humanos de la




Químicas y

Farmacéuticas

Dirección de

recursos Humanos

de la Universidad

de Chile

7 Envía el escalafón a la

Contraloría General de

la República

Si existiese dudas o

alguna observación que

emita la Contraloría

General de la República

realiza la corrección la

Unidad de Personal.



Químicas y

Farmacéuticas

Jefe de Unidad

Personal

8 Corrige las

observaciones que

puedan presentarse al

escalafón.



Químicas y

Farmacéuticas

Jefe de Unidad

Personal

9 Envía copia del decreto

a Administrativo de



-copia decreto

-planillas de sueldo

Jefe de Unidad

Personal

10 Notifica al funcionario

cambio en el escalafón.

-copia decreto

Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


93


Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


94


Planilla complementaria Fecha: 06/10/2010

1.Descripción

La planilla complementaria tiene por objeto enterar la diferencia de

remuneración de un docente cuando ésta sea inferior a la total mínima

fijada por ley, necesario es concluir que solamente se verán beneficiados

con dicha planilla aquellos docentes que estando vinculados con el

establecimiento educacional en virtud de un contrato de trabajo a la fecha

de entrada en vigencia de una ley que incremente las remuneraciones, su

remuneración mensual no alcanzare el monto fijado para la total mínima,

de acuerdo a sus horas contratadas.

2.Objetivo Entregar planilla complementaria a los funcionarios que la requieran de

acuerdo a resolución de las autoridades de la Facultad.

3.Alcance




9001:2008.




Universitaria



Servicios centrales 1 Emite planillas de

sueldos.

Estas planillas contienen

información de la

remuneración que va

obtener cada funcionario

en relación a su cargo.

.


Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1

Versión 1.0


95


Administrativo

Unidad de Personal

2 Revisa que estén

correctos todos los

haberes de cada

funcionario. Y que se

encuentren las planillas

complementarias

integradas a la

remuneración del

funcionario.

Se debe ingresar al

sistema SISPER las

planillas

complementarias del

funcionario si no se

encuentra integrada en

el las planillas de los

Servicios Centrales de la

Universidad.


Administrativo

Unidad de Personal

3 Verificar que vengan a

pago las modificaciones

del mes.


Administrativo

Unidad de Personal

4 Procede con

autorización de Servicios

Centrales a la impresión

de planillas de sueldos

del mes y a archivo, a la

impresión de la

estructura mensual y a

la impresión de

Resumen de Costos por

Organismo mensual

(Planilla que se entrega

a la Unidad de

Contabilidad).


-estructura mensual

-Resumen de Costos por

Organismo

Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


96


Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


97


Jubilaciones Fecha: 06/10/2010

1.Descripción

Es la protección social de la vejez, en forma de pago mensual a los

beneficiarios de las prestaciones cuando éstos han llenado ciertos

requisitos de edad o años de servicios y se aprueba este beneficio por

una institución o autoridad competente.

2.Objetivo Entregar planilla complementaria a los funcionarios que la requieran de

acuerdo a resolución de las autoridades de la Facultad.

3.Alcance




9001:2008.




Universitaria



Funcionario 1 Se acerca a la Unidad

de Personal, solicita que

comience el proceso de

jubilación de su vida

laboral.

.

Administrativo

Unidad de Personal

2 Realiza certificado del

empleador que contiene

las últimas rentas 36, y

se entrega además otros

requisitos que requieran

la Institución

Administradora de los

Fondos de Pensiones.

Se verifican que estén

todos los datos escritos

correctamente.

-certificado del

empleador

Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


98


Director Económico

y Administrativo

3 Firma certificado del

empleador.

-certificado del

empleador

Administrativo

Unidad de Personal

4 Realiza el certificado de

realización de servicios.

Se realiza la solicitud de

desahucio si se requiere.

En este certificado se

especifican los cargos

que ha tenido el

funcionario durante su

vida laboral en la

Facultad.

-certificado de

realización de servicios

Administrativo

Unidad de Personal

5 Ingresa los datos y se

elabora el decreto

SISPER.

-decreto

Director Económico

y Administrativo


Administrativo

Unidad de Personal



Facultad.

-decreto

-transcripción

-documentos anexos




Universitaria



de la República

11 Toma de Razón. -decreto

Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


99


Administrativo

Unidad de Personal



Se envía formulario al

funcionario para que

entregue a Institución

Administradora de los

Fondos de Pensiones

para que comiencen a

cancelar la jubilación del



funcionaria.

-decreto


-copia decreto

Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


100


Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


101


Feriado legal complementario Fecha: 06/10/2010

1.Descripción

Se entiende por feriado el descanso a que tiene derecho el funcionario,

con el goce de todas las remuneraciones durante el tiempo y bajo las

condiciones que la ley establece.

Para los funcionarios regidos por el Estatuto Administrativo, el feriado

correspondiente a cada año calendario es de quince días hábiles para los

funcionarios con menos de quince años de servicio, y de veinte días

hábiles para los funcionarios con quince o más años de servicio y menos

de veinte, y de veinticinco días hábiles para los funcionarios con veinte o

más años de servicio.

2.Objetivo

Realizar el procedimiento de feriado legal complementario a los

funcionarios que los requieran, estableciendo si cumplen con los

requisitos que expresa la ley.

3.Alcance




9001:2008.




Universitaria



Funcionario 1 Llena el formulario

feriado legal

complementario

.

-formulario feriado legal

complementario

Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


102


Jefe del

Funcionario

2 Firma (aprueba) el

formulario feriado legal

complementario y los

días de feriado legal

complementario que se

asignará.

También lo firma el

Decano, Vicedecano y


Administrativo.

-formulario feriado legal

complementario

Administrativo

Unidad de Personal



SISPER.

-decreto

Director Económico

y Administrativo


Administrativo

Unidad de Personal



Facultad.

-decreto

-transcripción

-documentos anexos




Universitaria


Administrativo

Unidad de Personal



Y archiva en la carpeta

hoja de vida del

funcionario.

-decreto


-copia decreto

Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


103


Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


104


Cambio de sistema de salud Fecha: 06/10/2010

1.Descripción

Afiliarse a una Isapre consiste en contratar un seguro de salud en el cual

se transfiere todo o parte del riesgo financiero asociado a una eventual

pérdida del estado de salud. Este seguro se materializa en un contrato de

salud privado donde afiliado e Isapre acuerdan libremente los beneficios y

condiciones generales y específicas dentro de un marco reglamentario

establecido. Los contratos de salud tienen carácter individual y los planes

pueden ser individuales o grupales.

2.Objetivo Realizar el procedimiento de cambio de Isapre a los funcionarios que lo

requieran.

3.Alcance




9001:2008.




Universitaria



Isapre 1 Realizan el Formulario

Único de Notificación

(FUN).


Notificación


condiciones del

Formulario Único de

Notificación (FUN) y el

cambio de Isapre.


Notificación

Administrativo

Unidad de Personal


FUN


Notificación

Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


105


Administrativo

Unidad de Personal



-ficha personal

Administrativo

Unidad de Personal


funcionario.

-ficha personal

Administrativo

Unidad de Personal


sistema SISPER para su



funcionario.

Los valores que se

ingresan son

expresados en

porcentaje, en Unidades

de Fomento o en monto

fijo.

Administrativo

Unidad de Personal

7 Mantiene en su poder el

FUN para revisión de

planillas, para ingresar a

tarjeta funcionaria y

posterior archivo en

carpeta funcionaria.


Notificación

Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


106


Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


107


Horas extraordinarias Fecha: 06/10/2010

1.Descripción

Horas Extraordinarias son aquellas que se concederá al funcionario que

deba realizar trabajos nocturnos o en días sábado, domingo y festivos o a

continuación de la jornada de trabajo, siempre que no se hayan

compensado con descanso complementario. [Referencia: Estatuto

Administrativo]

2.Objetivo Realizar el registro de los funcionarios que realizan horas extraordinarias

una vez que fueron programadas con su Jefe directo.

3.Alcance




9001:2008.




Universitaria



Administrativo

Unidad de Personal

1 Recibe carta de

programación de horas

extraordinarias de los

funcionarios firmada por

su Jefe directo.

La cancelación de horas

extraordinarias debe ser

acordada previamente

entre el funcionario y su

Jefe directo.

-carta de programación

de horas extraordinarias

Administrativo

Unidad de Personal

2 Realiza decreto manual

de programación de


Sacando número de

decreto en el sistema

SISPER. Es un decreto

de tipo colectivo. Se

realiza este

procedimiento al

personal de

colaboración.

-decreto manual

Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


108


Jefa Unidad de

Personal



Facultad.

-decreto

-transcripción

-documentos anexos

Director Económico

y Administrativo




Universitaria


Administrativo

Unidad de Personal

7 Recibe documentos y

realiza decreto de pago

de horas extraordinarias.

-decreto de pago

Jefe de Unidad

Personal



SISPER.

-decreto de pago

Director Económico

y Administrativo


Administrativo

Unidad de Personal



Facultad.

-decreto de pago

-transcripción

-documentos anexos

Vicedecanato 11 Firma decreto. -decreto de pago

Decanato 12 Firma decreto. -decreto de pago


Universitaria

13 Control de Legalidad. -decreto de pago

Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


109


Administrativo

Unidad de Personal

14 Entrega copia a

encargado de

remuneraciones para

que haga revisión de

planillas de sueldo y que

verifique el pago de


-copia decreto de pago

Administrativo

Unidad de Personal

15 Entrega copia del

decreto a Encargado de

Centro de Costos y

Encargado de Oficina

Contable.

-copia decreto de pago

Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


110


Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1

Versión 1.0


111


Permisos administrativos sin goce de sueldo Fecha: 06/10/2010

1.Descripción

El funcionario podrá solicitar permiso sin goce de Remuneraciones:

a) por motivos particulares, hasta por seis meses en cada año calendario,

y

b) para permanecer en el extranjero, hasta por dos años.


2.Objetivo Permitir a los funcionarios optar por permiso administrativo sin goce de

sueldo.

3.Alcance




9001:2008.




Universitaria



Jefe Directo

Solicitante

1 El Jefe Directo autoriza

el formulario de permiso

sin goce de sueldo

firmado por el

funcionario.


permiso sin goce de

sueldo

Administrativo

Unidad de Personal



SISPER.

-decreto

Director Económico

y Administrativo


Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1

Versión 1.0


112


Administrativo

Unidad de Personal



Facultad.

-decreto

-transcripción


permiso sin goce de

sueldo




Universitaria


Administrativo

Unidad de Personal

8 Recibe documentos y

entrega copia de decreto

a encargado de Revisión

de Planillas de

Remuneración para que

haga los respectivos

descuentos.

-decreto

-copia decreto


permiso sin goce de

sueldo

Administrativo

Unidad de Personal

9 Archiva documentos en

carpeta de funcionarios.

-decreto

-copia decreto


permiso sin goce de

sueldo

Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


113


Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


114


Capacitación Fecha: 06/10/2010

1.Descripción

Se entenderá por capacitación el conjunto de actividades permanentes,

organizadas y sistemáticas destinadas a que los funcionarios desarrollen,

complementen, perfeccionen o actualicen los conocimientos y destrezas

necesarios para el eficiente desempeño de sus cargos o aptitudes

funcionarias.


2.Objetivo

Permitir a los funcionarios de la Facultad realizar capitaciones para que

actualicen o perfecciones sus conocimientos y destrezas necesarias para

un eficiente desempeño de sus cargos.

3.Alcance




9001:2008.




Universitaria



Coordinadora de

Capacitación

1 Envía correo electrónico

indicando los

funcionarios que deben

inscribir cursos de

capacitación.

La capacitación puede

ser requerida para

personal de

colaboración y

académicos.


Administrativo

Unidad de Personal

2 Realiza las fichas de

inscripción y las remite a

Coordinadora de

Capacitación para que

realicen las inscripciones

-fichas de inscripción

Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1


115


Administrativo

Unidad de Personal

3 Recibe de Coordinadora

de Capacitación carta de

compromiso que tiene

que ser firmado por el

Jefe directo del

funcionario que debe

realizar el curso.

-carta de compromiso

Administrativo

Unidad de Personal

4 Realiza procedimiento

de Cometido

Funcionario para poder

cubrir al funcionario en

caso de accidente

durante las horas en que

este realiza su

capacitación.

Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1

Versión 1.0


116


Elaboró




Fecha de Emisión

06.10.10

Ver. 1.1


Ver. 1.1

manual de procedimientos de la unidad de personal.pdf

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