Manual de Proceso - Gob · 2017-08-22 · PAGOS A PROVEEDORES DE BIENES OBRAS Y SERVICIOS Página:...

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Edición: 1

Fecha: 13/12/12 C6.1 PAGOS A PROVEEDORES DE

BIENES OBRAS Y SERVICIOS Página: 1 de 16

INDICE

1. OBJETO

2. ALCANCE

3. RESPONSABILIDADES

4. BASE LEGAL

5. PROCESO DE PAGOS A PROVEEDORES DE BIENES OBRAS Y SERVICIOS

6. FLUJOS

7. SOLICITUDES

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Fecha: 13/12/12 PAGOS A PROVEEDORES DE BIENES OBRAS Y SERVICIOS

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OBJETIVOS

• Cumplir de una manera ágil y oportuna con los pagos a proveedores en los casos como: Adquisiciones de Bienes, Ejecución de Obras, y prestación de Servicios, de acuerdo a las condiciones estipuladas en los diferentes tipos de documentos y fuente del gasto.

• Asegurar la correcta aplicación y utilización de los recursos a través del establecimiento de controles que refuercen los filtros de integración y revisión de la documentación que sustenta un pago determinado.

• Delimitar responsabilidades de los actores involucrados en el proceso, sin perjuicio de las disposiciones legales y reglamentarias sobre esta materia, las cuales deben cumplir los servidores participantes.

• Cumplir con los estándares de tiempo en la gestión de los documentos, por parte de todas las áreas que intervienen en el proceso de gasto y pago.

ALCANCE El presente documento abarca el proceso de pago desde la preparación y elaboración del Formulario Solicitud de Pago hasta el momento en que se solicita la transferencia al Ministerio de Finanzas para acreditar los valores respectivos en la cuenta bancaria de los proveedores. BASE LEGAL:

Ley Orgánica del sistema nacional de contratación Publica y su Reglamento

Normas de Control Interno de la Superintendencia de Compañías

Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas

Ley Orgánica de la Contraloria General del estado

Reglamento General de Bienes del Sector Publico

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RESPONSABILIDADES GENERALES DE LOS PARTICIPANTES EN EL PROCESO DE GASTO Y PAGO

ASISTENTE DE AREAS REQUIRENTES/ANALISTA DE RECURSOS HUMANOS

Solicitan certificación Presupuestaria

Prepara el formulario de Solicitud de Gasto y Pago

Adjunta la documentación respectiva a cada uno de los formularios.

Realiza seguimiento del trámite de cada una de las solicitudes de Gasto y Pago.

DIRECTOR O COORDINADOR DE RECURSOS HUMANOS Y OTRAS AREAS

REQUIRENTES

Revisa y firma el formulario de Solicitud de Gasto y Pago

DIRECTOR FINANCIERO

Suscribe certificaciones de existencia presente y futura de fondos, cuando el trámite

amerite.

Autoriza el pago en el formulario “Solicitud y Autorización de Pago”.

JEFE DE CONTROL PREVIO.

Verifica la procedencia, veracidad y legalidad de los documentos que sustentan los

egresos financieros.

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Revisa los contratos, garantías y documentación relacionada con el proceso

contractual.

Suscribe el formulario de Solicitud de Gasto y Pago y remite al autorizador del Gasto.

AUTORIZADOR DEL GASTO

Recepta y revisa el formulario de Solicitud de Gasto y Pago y los documentos

anexos, de acuerdo al valor asignado para su cargo.

Firma el formulario de Solicitud de Gasto y Pago.

(de acuerdo al reglamento vigente de Delegación y Ejecución del Gasto)

Dispone elaboración de solicitud de CUR de Compromiso

AREA DE PRESUPUESTO – (GUAYAQUIL - QUITO)

Recibe memo solicitando Certificación Presupuestaria.

Recibe el formulario de “Solicitud de Asignación y Registro de Compromiso

Presupuestario” y suscribe CUR de Compromiso.

Envía toda la documentación al Contador Nacional/Regional.

CONTADOR NACIONAL/REGIONAL

Recibe y revisa la documentación sustentatoria

Elabora el CUR de Devengado en el sistema eSIGEF

Aprueba el CUR de pagos en el sistema eSigef

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Remite la documentación al Jefe de Caja/Administrador de Caja

DIRECTOR/COORDINADOR FINANCIERO

Revisa la documentación y autoriza el pago

JEFE DE CAJA/ADMINISTRADOR DE CAJA

Revisa la documentación

Procesa el pago a través del eSIGEF

Solicita la transferencia al Ministerio de Finanzas

Imprime copia de la transferencia y la remite a la unidad requirente

SOLICITUDES:

• Solicitud de Gasto y Pago • Solicitud para elaboración CUR de Compromiso

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PROCESOS PAGOS A PROVEEDORES BIENES OBRAS Y SERVICIOS ACTIVIDADES: PAGO A PROVEEDORES SIN ADMINISTRADOR DE CONTRATO

ASISTENTE DEL AREA REQUIRENTE

1. Prepara el formulario de Solicitud de Gasto y Pago 2. Adjunta la documentación completa para iniciar el proceso. 3. Remite al Jefe/Director del Área para su firma. JEFE/DIRECTOR DEL AREA 4. Firma la solicitud de Gasto y Pago 5. Remite la documentación junto con la factura al Jefe de Control Previo. JEFE DE CONTROL PREVIO

6. Revisa la documentación. 7. En caso que la documentación no esté completa o sea contraria a la normativa

vigente, devuelve la solicitud de Gasto y Pago al Asistente de Adquisiciones. ASISTENTE DE ADQUISICIONES

8. Completa y/o rectifica la información. 9. Remite al Jefe de Control Previo JEFE DE CONTROL PREVIO 10. Revisa y firma la Solicitud de Gasto y Pago 11. Remite al Autorizador del Gasto

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AUTORIZADOR DEL GASTO 12. Firma de acuerdo al valor asignado 13. Una vez firmado el formulario de Solicitud de Gasto y Pago llena el formulario

“Solicitud de Asignación y Registro de Compromiso Presupuestario” y lo remite a Presupuesto. Con todos sus antecedentes que incluyen la Solicitud de Gasto y Pago.

AREA DE PRESUPUESTO GUAYAQUIL - QUITO

14. Emite y suscribe el CUR de Compromiso. 15. Remite la documentación al Contador Nacional/Regional CONTADOR NACIONAL/ REGIONAL

16. Recibe y revisa la documentación.

17. Emite y aprueba el CUR de Devengado en el sistema eSIGEF y envía toda la

documentación al Director/Coordinador Financiero para la autorización del pago.


18. Revisa la documentación y autoriza el pago.

19. Devuelve la documentación al Contador Nacional Regional.


20. Aprueba el CUR de devengado en el sistema eSigef.

19 Remite la documentación al Jefe de Caja/Administrador de Caja. JEFE DE CAJA/ADMINISTRADOR DE CAJA

20. Procesa el pago. 21. Imprime copia de la transferencia.

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22. Remite al Área de Adquisiciones AREA REQUIRENTE 23. Recibe e informa al Proveedor que ya se realizó el pago.

Fin del Proceso

PAGO A PROVEEDORES CON ADMINISTRADOR DE CONTRATO: https://www.supercias.gov.ec/web/privado/descargas/Financiero/ManualPagoProveedoresConAdministradorContrato.pdf

FIN DEL PROCESO

https://www.supercias.gov.ec/web/privado/descargas/Financiero/ManualPagoProveedoresConAdministradorContrato.pdf

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PAGOS A PROVEEDORES SERVICIOS BÁSICOS Y OTROS PAGOS: AREAS REQUIRENTES

1. Solicitan a través de un memorando la certificación presupuestaria anual a Presupuesto.

2. Preparan solicitud de Gasto y pago y firman 3. Adjuntan informes, planillas con los respectivos Soportes y facturas. 4. Remiten al área de presupuesto.

ÁREA DE PRESUPUESTO GUAYAQUIL- QUITO

5. Emite certificación presupuestaria.. 6. Remite Control Previo.

JEFE DE CONTROL PREVIO


vigente, devuelve la solicitud de Gasto y Pago al Área requirente.

ÁREA REQUIRENTE

9. Completa y/o rectifica la información. 10. Remite a Control Previo


11. Revisa y firma la solicitud de gasto y pago 12. Remite al Autorizador del Gasto


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13. Firma de acuerdo al valor asignado 14. Remite al Contador Nacional/Regional (Servicios Básicos) 15. Remite al Área de Presupuesto (Otros Pagos)

ÁREA DE PRESUPUESTO

16. Emite y suscribe el CUR de Compromiso. 17. Remite la documentación al Contador Nacional/Regional

CONTADOR NACIONAL/ REGIONAL

18. Recibe y revisa la documentación. 19. Emite el CUR de Devengado en el sistema eSIGEF y envía toda la documentación al

Director/Coordinador Financiero para la autorización del pago. (en el caso de Servicios Básicos se emitirá CUR de Compromiso y Devengado)


20. Revisa la documentación y autoriza el pago 21. Devuelve la documentación al Contador Nacional Regional


22. Aprueba el CUR de devengado en el sistema eSigef 23. Remite la documentación al Jefe de Caja/Administrador de Caja


24. Procesa el pago 25. Imprime copia de la transferencia. 26. Remite al Área Requirente

AREAS REQUIRENTES

27. Recibe e informa al Proveedor que ya se realizó el pago.

FIN DEL PROCESO

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PAGOS A PROVEEDORES POR REGISTRO DE LA PROPIEDAD Y REGISTRO MERCANTIL AREAS REQUIRENTES: (Intendencia de Mercado de Valores, Intendencia de Control e Intervención, Coactiva, Disoluciones)

1. Solicitan a través de un memorando la certificación presupuestaria anual a Presupuesto.

2. Preparan solicitud de Gasto y pago y firman 3. Adjuntan informes con los respectivos Soportes o informes escritos y facturas 4. Remiten al área de presupuesto.


5. Emite certificación presupuestaria.. 6. Remite al área requirente.

AREAS REQUIRENTES:

El área requirente solicitará por medio de un memorándum a Servicios Generales para que a través de los notificadores y/o a través de los Auxiliares, envíen al registrador de la Propiedad o registro Mercantil a retirar la Factura por el servicio solicitado.

SERVICIOS GENERALES

1. Entrega a los notificadores y/o Auxiliares la petición de las áreas, retira la factura y remite a las áreas requirentes.

AREAS REQUIRENTES

2. Preparan Solicitud de Gasto y Pago y firman,

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3. Adjuntan informes, soportes y Factura 4. Remiten a la Jefatura de Control Previo



vigente, devuelve la solicitud de Gasto y Pago al Área requirente. AREA REQUIRENTE





11. Firma de acuerdo al valor asignado 12. Una vez firmado el formulario de Solicitud de Gasto y Pago llena el formulario

“Solicitud de Asignación y Registro de Compromiso Presupuestario” y lo remite a Presupuesto.” Con todos sus antecedentes que incluyen la Solicitud de Gasto y Pago.

ÁREA DE PRESUPUESTO GUAYAQUIL - QUITO



15. Recibe y revisa la documentación.

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16. Emite el CUR de Devengado en el sistema eSIGEF y envía toda la documentación al Director/Coordinador Financiero para la autorización del pago..







AREAS REQUIRENTES

24. Recibe e informa al Proveedor que ya se realizó el pago.

FIN DEL PROCESO

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PAGOS A FUNCIONARIOS POR REEMBOLSOS AREAS REQUIRENTES:

1. Preparan solicitud de Gasto y Pago y firman 2. Adjuntan informes debidamente aprobado por el Intendente del Area con los

respectivos Soportes y facturas 3. Remiten al área de presupuesto.


4. Emite certificación presupuestaria.. 5. Remiten a la Jefatura de Control Previo



vigente, devuelve la solicitud de Gasto y Pago al Área requirente. AREA REQUIRENTE





27. Firma de acuerdo al valor asignado 28. Una vez firmado el formulario de Solicitud de Gasto y Pago llena el formulario

“Solicitud de Asignación y Registro de Compromiso Presupuestario” y lo remite a

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Presupuesto.” Con todos sus antecedentes que incluyen la Solicitud de Gasto y Pago.

ÁREA DE PRESUPUESTO GUAYAQUIL - QUITO



31. Recibe y revisa la documentación. 32. Emite el CUR de Devengado en el sistema eSIGEF y envía toda la documentación al

Director/Coordinador Financiero para la autorización del pago.. DIRECTOR/COORDINADOR FINANCIERO






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AREAS REQUIRENTES

40. Recibe e informa al Funcionario que ya se realizó el pago.

FIN DEL PROCESO

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