MANUAL DE ROLES Y RESPONSABILIDADES DE LOS EMPLEADOS

GESTIÓN DE TALENTO HUMANO GRH-FOR-002

MANUAL DE ROLES Y RESPONSABILIDADES DE LOS

EMPLEADOS

Versión: 1

Fecha: Agosto 2021

MANUAL DE ROLES Y RESPONSABILIDADES DE

LOS EMPLEADOS

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CONTENIDO 1. OBJETIVO.............................................................................................................................. 3

2. ALCANCE .............................................................................................................................. 3

3. NORMATIVIDAD ................................................................................................................... 3

4. DEFINICIONES ....................................................................................................................... 3

5. ESTRUCTURA ORGÁNICA ....................................................................................................... 4

6. DESCRIPCIÓN DE ROLES Y FUNCIONES DE LOS CARGOS .......................................................... 5

6.1. GERENTE GENERAL ............................................................................................................. 5

5.2 ASISTENTE GERENCIAL......................................................................................................... 7

6.3. CONTADOR ........................................................................................................................ 9

6.4 AUXILIAR CONTABLE ......................................................................................................... 11

6.5 JEFE DE OPERACIONES ....................................................................................................... 13

6.6. INSPECTOR DE CALIDAD ................................................................................................... 15

6.7 AUXILIAR DE BODEGA ....................................................................................................... 17

6.8 JEFE DE RECURSOS HUMANOS ........................................................................................... 19

6.9 AUXILIAR DEL SITEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO ...................... 21



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1. OBJETIVO

El manual de funciones se ha elaborado con el propósito de velar por la mejora continua del sistema

de gestión de la empresa Colombian Trading S.A.S, por medio de la sistematización de las las

funciones de los empleados.

En este documento se describen los perfiles descritos en el organigrama, delimitando el cargo con

sus respectivas obligaciones y definiendo los perfiles idóneos por competencia; esta herramienta

será utilizada para informar a los trabajadores sobre sus labores dentro de la organización.

2. ALCANCE

Aplica en la contratación, capacitación y desarrollo de cualquier persona de las distintas áreas de

la empresa.

3. NORMATIVIDAD

• Constitución Política de Colombia: Artículo 4. La Constitución es norma de normas. En todo

caso de incompatibilidad entre la Constitución y la ley u otra norma jurídica, se aplicarán las

disposiciones constitucionales.

• Código sustantivo de trabajo: Es el conjunto de normas que regula la relación entre los

trabajadores y los empleados, en él se establecen las formas de contratación, el concepto

de salario, los derechos y deberes de los empleados, las prestaciones sociales y demás

temas de importancia para las partes.

• Decreto 1072 de 2015: Define, establece y regula el sistema de gestión de seguridad y salud

en el trabajo como una obligación de implementación para todas las empresas.

• Ley 1429 de 2010: Ley de formalización y generación de empleo, la cual tiene como objeto

la formalización y la generación de empleo, con el fin de generar incentivos a la

formalización en las etapas iniciales de la creación de empresas; de tal manera que

aumenten los beneficios y disminuyan los costos de formalizarse.

• Decreto 583 de 2016: Este Decreto habla sobre la inspección, vigilancia y control sobre la

tercerización laboral.

4. DEFINICIONES

• Cargo: Es la función de la que es responsable el personal vinculado a la empresa.

• Educación: Es el nivel de escolaridad que se requiere para un puesto de trabajo.

• Experiencia: Conjunto de todos los conocimientos, habilidades y aptitudes que adquiere

una persona en un tiempo determinado dentro de un cargo.

• Funciones: Son las actividades que debe realizar el personal dentro de su puesto de

trabajo para el cual fue contratado.

• Habilidades: Son las capacidades que realiza una persona de manera eficaz.



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Auxiliar contable

Jefe de Talento humano

Contador

Auxiliar del SG- SST

Jefe de operaciones

Supervisor de calidad

Auxiliar de bodega

• Jefe inmediato: Es la persona que tiene subordinados a su cargo y el responsable de áreas

específicas.

• Sistema de Gestión de la calidad: Es una herramienta que le permite a la empresa planear,

hacer, verificar y actuar sobre todos los procesos de la empresa.

• SSST: Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo

5. ESTRUCTURA ORGÁNICA

general Gerente Asistente

administrativa

Junta de socios



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6. DESCRIPCIÓN DE ROLES Y FUNCIONES DE LOS CARGOS

6.1. GERENTE GENERAL

CARGO Gerente General

ÁREA Direccionamiento estratégico

PROGRAMA O GRUPO No aplica

LÍNEA O DEPENDENCIA No aplica

JEFE INMEDIATO Junta de socios

PERFIL DEL CARGO

EDUCACIÓN

Título de formación universitaria en Ciencia empresariales. Título de postgrados en logísticas o relacionados con las funciones del cargo.

FORMACIÓN

Conocimientos en formulación y evaluación de proyectos a nivel de postgrados, fundamentación del Sistema de Gestión de la Calidad y en temas de planificación y gestión logística. Dominio básico del idioma inglés

HABILIDADES

Trabajo en equipo, confiabilidad, iniciativa, compromiso, tratamiento de la información, cumplimiento de normas, supervisión, liderazgo, toma de decisiones, relaciones interpersonales, negociación, aprendizaje continuo, autocontrol y responsabilidad.

EXPERIENCIA Tres años en experiencia específica u cinco años de experiencia relacionada.

FUNCIONES DEL CARGO

1. Representar a la empresa ante sus partes interesadas y asegurar que las relaciones de la

empresa con sus órganos sean las adecuadas.

2. Representar legalmente a la empresa, en gestión comercial, la acción administrativa y

financiera, la coordinación y la supervisión general, que se cumplirá bajo las normas de los

estatutos y las disposiciones legales con sujeción a las órdenes e instrucciones de la junta

de socios.



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3. Presentar ante la Junta de socios su estudios y aprobación, los planes, programas y

proyectos que se requieran para el cumplimento del objetivo de la empresa.

4. Administrar, coordinar y dirigir las actividades que busquen el permanente desarrollo de la

empresa.

5. Tomar decisiones estratégicas en pro de la mejora continua para el buen funcionamiento

de las operaciones y del cumplimiento de los objetivos del SGC y el SST.

6. Comunicar las nuevas estrategias, políticas y objetivos que se vayan a implementar en la

empresa, así como nuevas herramientas y métodos que ayuden a realizar las operaciones

de manera eficaz con el fin de mejorar continuamente según el sistema de gestión de

calidad.

7. Presentar ante la Junta de Socios informes anuales sobre las actividades de la empresa,

incluyendo los estados financieros y los balances generales.

8. Cuidar, vigilar y administrar los bienes de la organización. 9. Acatar las políticas, normas y disposiciones que emite la empresa, dirigidas a la

implementación y desarrollo de los sistemas de gestión, seguridad y salud en el trabajo.

10. Planear y desarrollar metas a corto, mediano y largo plazo que vayan en busca de la mejora

continua de la organización.

11. Ejecutar las órdenes de la asamblea general de accionistas y la junta directiva.

12. Evaluar periódicamente el desempeño y el cumplimiento de los objetivos operacionales.

13. Identificar oportunidades de mejora en todo momento buscando siempre ser competitiva

en el mercado.

14. Definir las acciones preventivas y correctivas para evitar las no conformidades de las partes

interesadas internas.

15. Gestionar los recursos con la junta directiva para el funcionamiento de las operaciones y el

desarrollo del Sistema de Gestión de Calidad.

16. Velar por el cumplimiento del Sistema de Gestión de Calidad.

17. Hacer reuniones pertinentes con el personal que considere necesario a fin de mejorar

continuamente las operaciones.

18. Cumplir con las políticas de calidad

19. Buscar la mejora continua del sistema de gestión de la calidad y del SSST.



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5.2 ASISTENTE GERENCIAL

CARGO Asistente administrativa

ÁREA Gestión administrativa y financiera


LÍNEA O DEPENDENCIA Asistente de Gerente General

JEFE INMEDIATO Gerente General

PERFIL DEL CARGO

EDUCACIÓN

Título de formación universitaria en Ciencias o ingenierías administrativas. Técnicos relacionados con las funciones del cargo.

FORMACIÓN

Conocimientos en formulación y evaluación de proyectos, fundamentación del Sistema de Gestión de la Calidad y en temas de planificación y gestión logística. Dominio básico del idioma inglés

HABILIDADES

Trabajo en equipo, confiabilidad, iniciativa, compromiso, tratamiento de la información, cumplimiento de normas, supervisión, liderazgo, toma de decisiones, relaciones interpersonales, negociación, aprendizaje continuo, autocontrol, responsabilidad.

EXPERIENCIA Dos años en experiencia específica o cuatros años de experiencia relacionada.

FUNCIONES DEL CARGO

1. Preparar el material requerido en la agenda de cada reunión de la Junta de Socios,

elaborando las actas respectivas llevando el control y seguimiento de la dirección

estratégica, manteniendo los archivos actualizados de los documentos necesarios en cada

reunión.

2. Llevar los libros de Actas de Juntas de Socios y Asambleas Generales debidamente

actualizados



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3. Llevar control de los documentos solicitados por el Gerente a los distintos departamentos

de la empresa.

4. Informar de manera oportuna al Gerente General sobre las inconsistencias o anomalías

relacionadas con las operaciones, elementos o documentación requerida.

5. Acatar las políticas, normas y disposiciones que emite la empresa, dirigidas a la


6. Velar por el correcto uso y cuidado de los equipos, elementos e insumos que están a su

cargo por medio de un inventario constante.

7. Realizar las demás funciones asignadas por el jefe inmediato que vayan acorde a la

naturaleza del cargo.

8. Cumplir con las políticas de calidad 9. Buscar la mejora continua del sistema de gestión de la calidad y del SSST.



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6.3. CONTADOR

CARGO Contador

ÁREA Gestión administrativa y financiera




PERFIL DEL CARGO

EDUCACIÓN

Título de formación universitaria en Contaduría Pública. Título de postgrados en temas de auditorías, revisión fiscal o tributaria

FORMACIÓN Conocimientos en actualización tributaria y contable.

HABILIDADES


EXPERIENCIA Cuatro años en experiencia.

FUNCIONES DEL CARGO

1. Revisar los libros contables.

2. Analizar las ganancias y los gastos de la empresa.

3. Revisar sobre el estado financiero de la organización.

4. Hacer auditorías financieras.

5. Reportar irregularidades financieras al gerente general.

6. Examinar las cuentas y registros financieros.

7. Revisar y aprobar los informes realizados por el auxiliar contable.







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6.4 AUXILIAR CONTABLE

CARGO Auxiliar contable

ÁREA Gestión administrativa y financieras



JEFE INMEDIATO Contador

PERFIL DEL CARGO

EDUCACIÓN Título de formación técnica en Contabilidad.

FORMACIÓN

Conocimientos en actualización tributaria y contable. Dominio en manejo de sofware o sistemas contables.

HABILIDADES


EXPERIENCIA Un año en experiencia específica o dos años de experiencia relacionada.

FUNCIONES DEL CARGO

1. Apoyar al contador en todas las actividades propias del área.

2. Registrar las causaciones de compras bienes y servicios, que se generan en la empresa.

3. Registrar los pagos efectuados por los clientes.

4. Realizar seguimiento a los anticipos entregados a los empleados de la organización.

5. Preparar las declaraciones de IVA, Retención en la fuente, Retención por ICA y Pólizas.

6. Archivar y hacerse responsable de toda la documentación contable.

7. Realizar el balance general y el estado de resultado de la empresa.

8. Tramitar debidamente los comprobantes de egresos y verificar la veracidad de las facturas.

9. Participar en el desarrollo y elaboración de las conciliaciones bancarias y en la conciliación

de cuentas contables.



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10. Revisar actas de liquidación de contrato.

11. Cumplir y acatar todas las normas internas, en especial las relacionadas con la seguridad y

salud en el trabajo.

12. Asistir a las capacitaciones, charlas y demás actividades programadas por el departamento

de Talento Humano.

13. Preparar y entregar todos los informes que se le soliciten y sean de la naturaleza de su cargo.







17. Cumplir con las políticas de calidad 18. Buscar la mejora continua del sistema de gestión de la calidad y del SSST.



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6.5 JEFE DE OPERACIONES

CARGO Jefe de Operaciones

ÁREA Gestión Logística


LÍNEA O DEPENDENCIA Direccionamiento estratégico


PERFIL DEL CARGO

EDUCACIÓN

Título de formación universitaria en Administración de Empresas o Ingeniería Industrial.

FORMACIÓN

Estudios en logística y formulación de proyectos

HABILIDADES


EXPERIENCIA U año de experiencia específica o tres años de experiencia relacionada.



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FUNCIONES DEL CARGO

1. Organizar la programación de las actividades que llevan a cabo en la bodega según la

demanda del servicio prestado.

2. Recibir, pesar y controlar los vehículos que ingresan y salen de las instalaciones

3. Dirigir las operaciones de ingreso y despacho de los vehículos

4. Ingresar vehículos a la bodega y revisar la orden de cargue diario.

5. Velar por el aseo y la limpieza de la bodega.

6. Controlar las actividades relacionadas con la distribución, el depósito y la calidad de los

productos que se almacenan en la bodega.

7. Supervisar el trabajo del personal que se encuentran bajo su responsabilidad.

8. Ingresar datos del despacho en el sistema de inventario de la empresa.

9. Hacer la lista de requerimientos de insumos necesarios para la realización de las

operaciones.


implementación y desarrollo de los sistemas de gestión, laboratorios de calidad de la

mercancía, seguridad y salud en el trabajo.





13. Cumplir con las políticas de calidad.




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6.6. SUPERVISOR DE CALIDAD

CARGO Supervisor de Calidad




JEFE INMEDIATO Jefe de operaciones

PERFIL DEL CARGO

EDUCACIÓN

Técnico en temas de calidad.

FORMACIÓN

Conocimientos en mercancía a granel, infestaciones y plagas. Estudios en Control de calidad

HABILIDADES


EXPERIENCIA Un dos en experiencia específica o cuatro años de experiencia relacionada.

FUNCIONES DEL CARGO

1. Tomar muestras de la mercancía dentro de la motonave para conocer el estado actual del

producto.

2. Informar al jefe inmediato si existe alguna anomalía con el producto.

3. Realizar un plan de muestreo y ejecutarlo en el tiempo indicado para mitigar el riesgo de

infestaciones.



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4. Monitorear constantemente el estado de la mercancía dentro de la bodega y diligenciar los reportes del estado de la mercancía para notificar a los propietarios la necesidad de tomar acciones y llevar a cabo las fumigaciones que se requieran.












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6.7 AUXILIAR DE BODEGA

CARGO Auxiliar de Bodega




JEFE INMEDIATO Jefe de operaciones

PERFIL DEL CARGO

EDUCACIÓN Título de bachiller o estudios relacionados a su cargo.

FORMACIÓN No aplica

HABILIDADES


EXPERIENCIA Un año de experiencia

FUNCIONES DEL CARGO

1. Mantener limpios y en buenas condiciones las áreas internas y externas de la bodega.

2. Colaborar con el mantenimiento preventivo, correctivo y las fumigaciones de las

instalaciones, máquinas y equipos a fin de realizar las operaciones sin complicaciones.

3. Ordenar y mantener los productos almacenados de acuerdo a sus condiciones específicas.

4. Velar por el manejo correcto de los productos al momento de ingresar y despachar

mercancía.

5. Verificar el estado de los vehículos que van a transportar la mercancía.

6. Controlar el cargue y descargue de los vehículos.

7. Informar sobre cualquier anomalía que se presente con la mercancía a fin de tomar acciones

preventivas o correctivas según el inconveniente.

8. Apoyar al jefe de operaciones y realizar actividades que sean de la naturaleza de su cargo.

9. Asistir a las capacitaciones, charlas y demás actividades programadas por el departamento

de Talento Humano.



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6.8 JEFE DE TALENTO HUMANO

CARGO Jefe de Talento Humano

ÁREA Gestión de Talento Humano




PERFIL DEL CARGO

EDUCACIÓN

Título de formación universitaria en Administración de Empresas o Ingeniería Industrial. Título de postgrados a nivel de especialización en Recursos Humanos o relacionados con las funciones del cargo.

FORMACIÓN

Manejo de nómina, conocimientos en selección de personal, aptitudes profesionales, pruebas psicotécnicas, motivación de grupos de trabajo.

HABILIDADES


EXPERIENCIA Tres años en experiencia específica o cinco años de experiencia relacionada.

FUNCIONES DEL CARGO

1. Dirigir la aplicación de las políticas, planes, programas y proyectos relacionados con la

Gestión del Talento Humano administrativo, operarios y subcontratados: capacitaciones y

formación, bienestar social laboral e incentivos, riesgos laborales, clima organizacional,

entre otros.

2. Atender las solicitudes y problemas de las partes interesadas internas desde la perspectiva

laboral y personal, con el fin del buen desarrollo de sus funciones.

3. Definir un plan de trabajo en seguridad y salud en el trabajo según el Decreto 1072 de 2015.



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4. Designar el personal de la empresa, asignar salarios y celebrar los correspondientes

contratos, vigilar su desempeño, rescindir o terminar los contratos cuando sea necesario.

5. Liquidar y dar trámite a la nómina del personal, de acuerdo con la información y registro de

novedades: ingresos, retiros, prorrogas, vacaciones, licencias, incapacidades, permisos,

entre otros.

6. Liquidar y procesar en las fechas establecidas, las prestaciones sociales de los trabajadores:

primas, cesantías, intereses de cesantías, vacaciones, primas de vacaciones, bonificaciones,

entre otros.

7. Elaborar los aportes al Sistema de Seguridad Social en salud, pensión y riesgos profesionales.

8. Tramitar ante la EPS, ARL y Cajas de compensaciones las novedades de personal de la

empresa.

9. Proponer y administrar la ejecución de las auditorías internas y externas.

10. Mantener actualizada la información del personal de la empresa, además asegurar la

administración, manejo y conservación de las hojas de vida de cada uno de los trabajadores,

como también las constancias laborales, solicitudes de retiros de cesantías, registros de

permisos, paz y salvo, libranzas, autorizaciones de descuento y demás documentos.

11. Calcular los indicadores del sistema de seguridad y salud en el trabajo, con sus respectivos

resultados y análisis a fin de definir las mejoras del mismo.

12. Velar por el cumplimiento de las funciones de cada uno de los empleados de la empresa y

tomar las medidas necesarias en caso de observar un no cumplimiento en las actividades.









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6.9 AUXILIAR DEL SITEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

CARGO

Auxiliar del Sistema de Seguridad y Salud del Trabajo

ÁREA Gestión de Talento Humanos



JEFE INMEDIATO Jefe de Talento Humano

PERFIL DEL CARGO

EDUCACIÓN

Título de formación universitaria en Administración de Empresas o Ingeniería Industrial.

FORMACIÓN

Conocimiento del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, Acreditación de riesgos mínimo tipo 5.

HABILIDADES


EXPERIENCIA Un año en experiencia específica o tres años de experiencia relacionada.

FUNCIONES DEL CARGO

1. Apoyar al Jefe de Talento Humano en las actividades y propones acciones y métodos que

contribuyan al mejoramiento permanente de la compañía; también informar

oportunamente sobre cualquier anomalía o irregularidad al interior del personal.

2. Identificar los riesgos a los que se ven expuestos todos los empleados de la empresa y

sistematizarla en una matriz de peligros.

3. Coordinar actividades de seguridad y salud en el trabajo: Planes de emergencia, Matriz de

peligros, inspecciones, sistemas de vigilancia, epidemiologías, entre otros.



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4. Verificar el cumplimiento de la normatividad vigente sobre Seguridad y Salud en el Trabajo

en la empresa.

5. Asegurar que se ejecute, implemente y mantengan los procesos necesarios para el Sistema

de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo.

6. Controlar el nivel de ausentismo generado por accidentabilidad, enfermedades laborales y

generales.



8. Verificar el buen uso de los Elementos de Protección Personal (EPP) de los empleados. 9. Realizar, actualizar y controlar el Sistemas de Seguridad y Salud en el Trabajo.

10. Programar las capacitaciones de los empleados.

Elaborar los informes de seguridad y salud en el trabajo.

11. Efectuar auditorias anuales con el fin de velar con el cumplimiento del SSST.










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