Manual de sistemas y procedimientos

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOSFECHA: 07/03/2015

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PORTADA

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOSCONTROL DE RESGUARDO EN INSUMOS DE LOS LABORATORIOS DEL DEPARTAMENTO DE ING. MECNICA DE LA UNIVERSIDAD EXPERIMENTAL POLITECNICA ANTONIO JOSE DE SUCRE VICERRECTORADO LUIS CABALLERO MEJIAS.

Elaborado por:Revisado por:Aprobado por:

Aranguren DelbertRodrguez Mara VirginiaBlanco EnelikeyYaritza MartnezYaritza Martnez


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Introduccin

En la actualidad el resguardo de las cosas es muy importante debido a que el cuidado que se les da a los objetos es para prolongar su vida til o solo por mantenerlo seguro, tambin el concepto es utilizado para nombrar al documento que acredita que se ha realizado una determinada gestin o pago.En nuestro caso el resguardo de los insumos a utilizar en el laboratorio del departamento de ingeniera mecnica no existe de manera formal, solo es un estante sin seguridad y no se lleva un respaldo de documentos que reflejen la cantidad de ellos y tampoco el estado en que se encuentran, es por esto que este procedimiento ayudar a mejorar las gestiones que implican el buen uso del laboratorio, la comunicacin de falta e informe de insumos, las solicitudes de los mismos y a llevar un mejor control en ellos para lograr que haya un mejor ambiente al momento de realizar las prcticas en el laboratorio.


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Objetivo

Implementar un plan que permita el control y resguardo de los insumos en los laboratorios del departamento de Ingeniera Mecnica de la Universidad Experimental Politcnica Antonio Jos de Sucre Vicerrectorado Luis Caballero Mejas para evitar el extravo y perdida de ellos.


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Alcance

Ante situaciones de perdida de los insumos o utilizacin de ellos el docente y el Jefe de Departamento deben conocer todos los procedimientos y actuar en consecuencia para ello. Teniendo la certeza que deben cumplirse las normas para lograr una existencia de insumos que permita la realizacin de las prcticas en el laboratorio considerando el manejo de material entre los alumnos y docente.


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Unidades Administrativas

El rea involucrada en el procedimiento que se desea llevar acabo es el Departamento de Ingeniera Mecnica de la Universidad Experimental Politcnico Antonio Jos de Sucre Vicerrectorado Luis Caballero Mejas. El cual es dirigido y orientado por el Jefe de Departamento. El mismo brinda apoyo a un sistema organizativo conformado por profesores, analistas, secretarias y coordinadores.

Esta unidad administrativa tiene como objetivo disear y ejecutar programas de enseanza, investigacin, desarrollo y extensin del conocimiento relacionado con la ingeniera mecnica y sus fines tanto tericos como prcticos y las diferentes ciencias asociadas.

En el mismo se ven inmiscuidas diferentes tareas concernientes a las distintas reas en las que se especializa el departamento incluyendo los laboratorios y el control y resguardo de los insumos utilizados cada semestre. Es por esto que mantiene una relacin en cuanto a la responsabilidad necesaria para cumplir con el manual de normas que se quiere presentar.

El Departamento de Ingeniera Mecnica es el encargado de suministrar un control adecuado de los insumos utilizados semestralmente a todos los profesores al igual como de velar que se encuentren completas y presentas las cantidades de insumos y materiales necesarias para ser utilizados en las practicas correspondientes, el mismo debe ocuparse de mantener al da y de manera adecuada cada una de las reas que formen parte de este departamento para ser utilizadas.


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Normas Generales y Especificas

Normas Legales: El manual de normas y procedimientos para el Control y Resguardo en Insumos de los Laboratorio del Departamento de Ingeniera Mecnica de la Universidad Experimental Politcnico Antonio Jos de Sucre Vicerrectorado Luis Caballero Mejas esta normado por un conjunto de disposiciones legales, tales como leyes reglamentos e instructivos las cuales deben ser consideradas en toda su amplitud para el uso y manejo de los laboratorios de mecnica: Norma Venezolana COVENIN 2340-1:1989 (Comisin Venezolana de Normas Industriales) Medidas de Seguridad en laboratorios Parte I 3.7 Laboratorios. Norma Venezolana COVENIN 2248:1987 (Comisin Venezolana de Normas Industriales) Manejo de Materiales y Equipos. Medidas generales de seguridad. Norma Venezolana COVENIN 2670:1998 (Comisin Venezolana de Normas Industriales) Materiales Peligrosos. Guas de respuestas de emergencia a incendios o accidentes. LOPCYMAT (Ley Orgnica de Prevencin, Condiciones y Medio Ambiente del Trabajo) Art. 59 Condiciones y Ambiente de Trabajo. Ley Orgnica de Ciencia Tecnologa e Informacin. Art. 3 Forman parte del Sistema nacional de Ciencias y Tecnologa e Innovacin, las instituciones, las instituciones pblicas o privadas que generen y desarrollen conocimientos. Instituciones de educacin Superior, y de formacin tcnica, Academias Nacionales, Colegios profesionales, sociedades cientficas laboratorios y centros de investigacin.


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Normas Generales y Especificas

Normas Especficas

1. Las Unidades administrativas en este caso el Departamento de Ingeniera Industrial debe encargarse de velar y responsabilizarse por mantener al da la cantidad de insumos necesarios para ser utilizados en los laboratorios

2. Los profesores que se encuentren impartiendo las diferentes practicas dentro del laboratorio deben encargarse del cuidado y uso adecuado de los insumos

3. Los profesores deben encargarse de emitir informes requeridos por el departamento para llevar un control adecuado de los insumos utilizados en las practicas

4. Los profesores deben realizar inventarios para obtener el conocimiento de los materiales e insumos necesarios para realizar las practicas correspondientes a las diferentes unidades a desarrollar semestralmente

5. Los alumnos deben responsabilizarse por el uso inadecuado de los insumos. De esta manera creamos conciencia e inducimos a utilizar de mejor manera estos insumos utilizados para las prcticas que le permiten adquirir conocimientos en relacin a las prcticas que se llevan a cabo en los diferentes laboratorios.


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Responsables

Jefe de Departamento:Es el eslabn ms alto en el orden jerrquico del procedimiento. Es responsable de prestar a los docentes la mayor colaboracin. En cuanto a control de insumos, es responsable de: Procesar todas las solicitudes hechas por el Profesor. Realizar el Contenido Programtico por el cual se va a regir el Docente. Suministrar todo tipo de documentos que involucren el reguardo de insumos en el laboratorio Calcular la cantidad de insumos necesarios para realizar las prcticas del Laboratorio para cada semestre. Adquirir los insumos del Laboratorio. Supervisar que el resguardo y el control de insumos se est llevando de la mejor manera posible.DocenteSiguiente en el orden jerrquico en cuanto al procedimiento se refiere. Es responsable de notificar y dirigir las eventualidades involucradas en el proceso, adems de mantener orden y control de los insumos a la hora del desarrollo de las prcticas. De manera ms especfica es responsable de: Emitir informes, solicitudes u observaciones en cuanto a materia de control y resguardo de insumos se refiere. Realizar los inventarios necesarios para cuantificar los insumos durante el semestre. Supervisar la asistencia de alumnos para luego enviar la informacin al Dpto. Ser el observador y supervisor de todas las tareas que involucren los insumos del Laboratorio.


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ResponsableActividad a Desarrollar

Dpto. Ing. MecnicaDocente

1. Solicita de forma oral el formato Solicitud de Llaves de Estantera del LaboratorioSolicita de forma oral los formatos Registro de Asistencia de AlumnosSolicita de forma oral Planificacin AcadmicaSolicita de forma oral Inventario de Insumos existentes en Estantera

Dpto. Ing. MecnicaJefe de Departamento

2. Recibe solicitud oral y extrae del archivo Solicitud de Llaves de Estantera del Laboratorio en original, Registro de Asistencia de Alumnos original y copias, Planificacin Acadmica en original, Inventario de Insumos existentes en Estantera en original y entrega al Docente.

Dpto. Ing. MecnicaDocente

3..Recibe por parte del Jefe de Dpto, formato Solicitud de Llaves de Estantera del Laboratorio.Recibe formatos Registro de Asistencia de AlumnosRecibe Planificacin AcadmicaRecibe Inventario de Insumos existentes en Estantera

4.Llena el formato Solicitud de Llaves de Estantera del Laboratorio

5. Enva formato lleno de Solicitud de Llaves de Estantera del Laboratorio con Nombre, Apellido, C.I y Fecha.


6. Recibe Solicitud de Llaves de Estantera del Laboratorio. Entrega al Docente las Llaves de Estantera bajo una Notificacin de entrega de Llaves.


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Dpto. Ing. MecnicaDocente7. Recibe las Llaves de Estantera del Laboratorio con su respectiva Notificacin de Entrega de Llaves.

8. Verifica y Compara los insumos que se encuentran en Estantera con los reflejados en el documento Inventario de Insumos existentes en Estantera.( Si los datos estn correctos seguir paso 8.1, en caso de que no estn correctos seguir paso 8.2)8.1.Se contesta de manera positiva el resultado de la revisin mediante Informe de Resultados de Verificacin de Insumos en Estantera. Se Enva a Jefe de Dpto.8.2. Se contesta de manera Negativa, porque no coinciden los resultados, esto mediante Informe de Resultados de Verificacin de Insumos en Estantera. Se enva al Jefe de Dpto.

9. Realiza mediante formato Solicitud de Insumos, la peticin de los materiales necesarios para realizar las prcticas de Laboratorio. Enva Solicitud a Jefe de Dpto.


10. Recibe Solicitud de Insumos para el Desarrollo de las practicas. Recibe Informe de Resultado de Verificacin de Insumos de Estantera.

11. Estudia la situacin presentada mediante el Informe de Resultado de Verificacin de Insumos de Estantera, en caso de ser negativo el caso, tomar acciones dependiendo de la observacin hecha por el Docente.

12. Calcula la cantidad de Insumos solicitados segn la cantidad de Alumnos inscritos en el Laboratorio.

13. Adquiere la cantidad de insumos calculados para el desarrollo de las prcticas en el Laboratorio para todo el semestre.


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Dpto. Ing. MecnicaJefe de Departamento14. Enva Insumos necesarios al Docente, bajo el documento Cantidad de Insumos entregados, donde indica el tipo de insumos y la cantidad entregada.

Dpto. Ing Mecnica Docente15. Recibe los insumos necesarios, con el documento Cantidad de Insumos entregados.

16. Resguarda Insumos en Estantera.

17. Inicia Actividades Acadmicas.

18. Revisa y Pasa el Registro de Asistencia de Alumnos al Jefe de Dpto.

19. Enva semanalmente Registro de Asistencia de Alumnos al Jefe de Dpto.

Dpto. Ing MecnicaJefe de Departamento20. Recibe Semanalmente Registro de Asistencia de Alumnos.

21. Solicita al Docente, una vez culminado el semestre un inventario de Estantera. Mediante Solicitud de Inventario Final en Estantera

Dpto. Ing MecnicaDocente22. Recibe Solicitud de Inventario Final en Estantera

23. Realiza Inventario y Enva Informe de Inventario Final en Estantera.

Dpto. Ing MecnicaJefe de Departamento24. Recibe Informe de Inventario Final en Estantera.

25. Compara y Verifica los Resultados de Informe de Inventario Final en Estantera con archivo Cantidad de insumos entregados y los insumos consumidos calculados gracias a Registro de Asistencia de Alumnos. Informe de Inventario Final en Estantera


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Flujograma

DocenteJefe del Departamento

Inicio

1. Solicita de forma oral el formato Solicitud de Llaves de Estantera del Laboratorio.Solicita de forma oral los formatos Registro de Asistencia de Alumnos.Solicita de forma oral Planificacin Acadmica.Solicita de forma oral Inventario de Insumos existentes en estantera.

Solicitud de Llaves de Estantera del Laboratorioo

Planificacin Acadmicao

Inventario de Insumos existentes en estanteraon

Registro de Asistencia de Alumnoso

1

2. Recibe solicitud oral y extrae del archivo Solicitud de Llaves de Estantera del Laboratorio, original Registro de Asistencia de Alumnos y copias, Planificacin Acadmica en original, Inventario de Insumos existentes en estantera en original y entrega al docente.


Planificacin Acadmicao

Inventario de Insumos existentes en estanteraon

Registro de Asistencia de Alumnoso


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Docente3. Recibe por parte del Jefe del Dpto. el formato Solicitud de Llaves de Estantera del Laboratorio.Recibe formatos Registro de Asistencia de Alumnos. Recibe Planificacin Acadmica.Recibe Inventario de Insumos existentes en estantera.4. Llena el formato Solicitud de Llaves de Estantera del Laboratorio.5. Enva formato lleno de Solicitud de Llaves de Estantera del Laboratorio con Nombre, Apellido, C.I. y fecha.1

Jefe del Departamento

2


P

oSolicitud de Llaves de Estantera del Laboratorio

6. Recibe Solicitud de Llaves de Estantera del Laboratorio.Entrega al Docente las llaves de la Estantera bajo una Notificacin de entrega de llaves.

1Notificacin de entrega de llaves.o

P


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2

38.1 Se contesta de manera negativa porque no coinciden los resultados esto mediante Informe de Resultado de verificacin de insumos en estantera. Se enva a Jefe del Dpto.8.1 Se contesta de manera positiva el resultado de la revisin mediante Informe de Resultado de verificacin de insumos en estantera. Se enva a Jefe del Dpto.SiNoEstn correctos los datos del inventario con lo existente en la estantera?8. Verifica y compara los insumos que se encuentran en estantera con los reflejados en el documento Inventario de Insumos existentes en estantera.7. Recibe las llaves de estantera con su respectiva Notificacin de entrega de llaves.Notificacin de entrega de llaves.o


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1OInformar de resultado de verificacin de insumos en estanteras.OSolicitud de Insumos.9. Realiza mediante formato Solicitudes de Insumos la peticin de los materiales necesarios para realizar las prcticas de laboratorio. Enva solicitud al jefe de departamento.

3

411. Calcula la cantidad de insumos solicitados segn la cantidad de alumnos inscritos en el laboratorio.10. Estudia la Situacin presentada mediante el Informe de resultados de verificacin de insumos en estanteras, en caso de ser negativo el caso, tomara acciones dependiendo de la observacin hecha por el docente.10. Recibe Solicitud de Insumos para el desarrollo de las practicas. Recibe Informe de resultado de verificacin de insumos en estanteras.1OP

Solicitud de Insumos.

OInformar de resultado de Verificacin de insumos en estanteras.


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519. Enva semanalmente Registro de Asistencia de Alumnos.18. Revisa y pasa semanalmente registro de asistencia de alumnos.17. Calcula la cantidad de insumos solicitados segn la cantidad de alumnos inscritos en el laboratorio.16. Resguarda insumos en estanteras.15. Recibe los insumos necesarios, con el documento. Cantidad de insumos entregados. TCantidad de insumos entregados.O

PO1Cantidad de Insumos Entregados.14. Enva insumos necesarios al docente, bajo el documento Cantidad de insumos entregados donde indica el tipo de insumo y la cantidad entregada.13. Adquiere la cantidad de insumos calculados para el desarrollo de las prcticas en el laboratorio para todo el semestre.12. Calcula la cantidad de insumos solicitados segn la cantidad de alumnos inscritos en el laboratorio.

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23. Realiza inventario y enva Informe de Inventario Final en Estantera.22. Recibe Solicitud de Inventario Final en Estantera.O

Solicitud de Inventario Final en Estanteras.

ORegistro de Asistencia de Alumnos.5

O

Solicitud de Inventario Final en Estanteras.

21. Solicita al docente, una vez culminado el semestre un inventario de estantera, mediante solicitud de inventario final en estantera.20. Recibe semanalmente Registro de Asistencia de Alumno. OPRegistro de asistencia de Alumnos.


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1OTCantidadInformes de Inventarios Final en Estanteras.7

Fin25.2 Se toman las acciones pertinentes segn sea la anomala que se presente hasta solucionar la situacin.25.1 Se da por culminado las actividades y se archivan los documentos.Los resultados de la verificacin son correctos?25. Compra y verifica los resultados de Informe de Inventario en Estantera con archivo Cantidad de Insumos Entregados y los insumos consumidos calculados gracias a Registro de Asistencia de Alumnos.24. Recibe un Informe de Inventario en Estantera.Cantidad de insumos entregados.NOSIOP

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Formatos

Para el procedimiento sealado anteriormente, resulta til, el empleo de formatos de solicitudes, registro, control en el que se muestre y se plantee de forma clara lo que implica el documento. Este formato debe ser completado por el Docente o Jefe del Departamento permitiendo que exista un aval entre las partes.A continuacin se muestra un ejemplo de cada uno los formatos a utilizar:

Repblica Bolivariana de VenezuelaMinisterio del Poder Popular para la Educacin UniversitariaUniversidad Nacional Experimental Politcnica Antonio Jos de SucreVice-rectorado Luis Caballero MejasCaracas- VenezuelaDepartamento de Ingeniera Mecnica

Solicitud de Llaves de Estantera del Laboratorio

Fecha:___/___/______Jefe del Departamento: ____________________________________Nombre y Apellido del Docente:_____________________________ C.I.:_________________________Firma Docente Firma Jefe del Dpto.____________________ ______________________


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Instructivos

Forma de llenado de Solicitud de Llaves de Estantera del Laboratorio. Coloque la fecha en que realiza la solicitud. Coloque el nombre del Jefe del Departamento al cual va dirigido el documento. Coloque nombre completo. Coloque la cedula de identidad. Firme de igual manera en que lo hizo en su cedula de identidad.Forma de llenado de Inventario de Insumos Existentes en Estantera. Coloque la fecha en que llena el documento. Coloque en Descripcin el nombre o tipo de insumo. Coloque en Cantidad el nmero del insumo especifico que se pudo percibir en el estante. Coloque en Estado las condiciones en que se observan cada tipo de insumo.Forma de llenado de Informe de Resultados de Verificacin de Insumos Existentes en Estantera. Coloque la fecha en que llena el documento. Marque con una X si es o no correcta la cantidad escrutada. Marque con una X si los insumos estn en buen estado o no. Coloque en la parte Observaciones cualquier reflexin que deba ser resaltado por uno u otro motivo.


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Instructivos

Forma de llenado de Solicitud de Insumos. Coloque la fecha en que realiza la solicitud. Coloque en Descripcin el tipo de insumo que desea solicitar Coloque en Cantidad el nmero del tipo de insumo que desea solicitar. Coloque firma igual a como firma en la cedula de identidad.Forma de llenado de Cantidad de insumos entregados. Coloque la fecha en que llena el documento. Coloque en Descripcin el tipo de insumo que se est entregando. Coloque en Cantidad el nmero del tipo de insumo entregado. Coloque firma igual a como firma en la cedula de identidad.

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