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MANUAL DE USUARIO.

DISEÑO, DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

DIRIGIDO HACIA LOS HOTELES PARA EL CONTROL DE RESERVA, RECEPCIÓN

Y HOSPEDAJE EN EL MUNICIPIO DE TOCAIMA 2020-2021.

MIGUEL ALEJANDRO IBÁÑEZ MORENO

LUIS ALEJANDRO SANABRIA SANDOVAL

UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA - SECCIONAL ALTO MAGDALENA.

FACULTAD DE INGENIERÍA

PROGRAMA DE INGENIERÍA SISTEMAS.

GIRARDOT – CUNDINAMARCA.

2021.

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MANUAL DE USUARIO.

DISEÑO, DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

DIRIGIDO HACIA LOS HOTELES PARA EL CONTROL DE RESERVA, RECEPCIÓN

Y HOSPEDAJE EN EL MUNICIPIO DE TOCAIMA 2020-2021.

MIGUEL ALEJANDRO IBÁÑEZ MORENO

LUIS ALEJANDRO SANABRIA SANDOVAL

Trabajo de grado.

Ing. Edicson Pineda Cadena

Tutor Académico.

UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA - SECCIONAL ALTO MAGDALENA.

FACULTAD DE INGENIERÍA

PROGRAMA DE INGENIERÍA SISTEMAS.

GIRARDOT – CUNDINAMARCA.

2021.

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CONTENIDO.

Pág.

1. BUSQUEDA GENERAL. ............................................................................................ 7

1.1 INICIO DE SESIÓN. ............................................................................................ 7

1.2 REGISTRO DE ADMINISTRADORES. ............................................................... 9

1.3 AGREGAR UN NUEVO HOTEL. ...................................................................... 11

1.6 AGREGAR UNA NUEVA HABITACIÓN. ........................................................... 13

1.7 VISUALIZAR INFORMACIÓN DEL HOTEL Y HABITACIONES. ...................... 15

1.8 CREAR UNA RESERVA A UN HUÉSPED. ...................................................... 18

1.9 ASEGURAR LA RESERVA DE UN HUÉSPED. ............................................... 20

1.10 AGREGAR HUÉSPED. .................................................................................. 22

1.11 AGREGAR SERVICIOS. ................................................................................ 23

1.12 CUENTA HUÉSPED. ..................................................................................... 25

1.13 AUDITORÍA. .................................................................................................. 27

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TABLA DE ILUSTRACIONES.

Pág.

Ilustración N°1. Captura de la búsqueda general (Autores) ............................................. 7

Ilustración N°2. Captura de inicio de sesión del aplicativo (Autores)................................ 8

Ilustración N°3. Captura de ¿Olvidaste tu contraseña? (Autores) .................................... 8

Ilustración N°4. Captura usuario sin logear (Autores) ...................................................... 9

Ilustración N°5. Captura administradora sin crear cuenta (Autores)............................... 10

Ilustración N°6. Captura del registro de administrador (Autores) ................................... 10

Ilustración N°7. Captura del dashboard de administrador (Autores) .............................. 11

Ilustración N°10. Captura Crear un nuevo hotel (Autores) ............................................. 11

Ilustración N°11. Captura Agregar un nuevo hotel (Autores) ......................................... 12

Ilustración N°12. Captura Categoría de un hotel (Autores) ............................................ 12

Ilustración N°13. Captura Hotel agregado (Autores) ...................................................... 12

Ilustración N°14. Captura botón de Agregar (Autores) ................................................... 13

Ilustración N°15. Captura Agregar Habitaciones (Autores) ............................................ 14

Ilustración N°16. Captura Habitaciones creadas en el dasboard (Autores) .................... 14

Ilustración N°17. Captura Visualizar habitaciones (Autores) .......................................... 15

Ilustración N°18. Captura hoteles clasificados por categorías (Autores) ........................ 16

Ilustración N°19. Captura “MÁS INFORMACIÓN” de hoteles (Autores) ......................... 17

Ilustración N°20. Captura habitaciones disponibles de un hotel (Autores) ..................... 17

Ilustración N°21. Captura imagen por defecto de cada habitación creada (Autores) ..... 18

Ilustración N°22. Captura imagen reserva en espera por parte de administrador

(Autores)......................................................................................................................... 19

Ilustración N°23. Captura notificación de reservas (Autores) ......................................... 20

Ilustración N°24. Captura proceso de asegurar reserva (Autores) ................................. 21

Ilustración N°25. Captura reserva asegurada (Autores) ................................................. 21

Ilustración N°26. Captura añadir un huésped (Autores) ................................................. 22

Ilustración N°27. Captura huésped añadido (Autores) ................................................... 22

Ilustración N°28. Captura servicios del hotel (Autores) .................................................. 23

Ilustración N°29. Captura servicio de restaurante (Autores) .......................................... 23

Ilustración N°30. Captura servicio de piscina (Autores) ................................................. 24

Ilustración N°31. Captura servicio de piscina (Autores) ................................................. 24

Ilustración N°32. Captura realizar cuenta huésped (Autores) ........................................ 25

Ilustración N°33. Captura información cuenta huésped (Autores) .................................. 26

Ilustración N°34. Captura servicios adquiridos del huésped (Autores) ........................... 26

Ilustración N°35. Captura saldo del huésped (Autores) .................................................. 27

Ilustración N°36. Captura módulo de auditoría (Autores) ............................................... 27

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INTRODUCCIÓN.

El presente manual de usuario permitirá brindar a los turistas que llegan de visita al

municipio de Tocaima consultar la información de varios hoteles. Podrán solicitar

reservas de habitaciones, el servicio de hospedaje y recepción. Así mismo, se ofrecerá

un paso a paso de cada módulo del aplicativo Web.

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1. BUSQUEDA GENERAL.

En la barra de búsqueda permite acceder la búsqueda del hotel Los Leones desde la

página de inicio del aplicativo. Al hacer clic en el botón “buscar” se procede hacer la

indagación de la información solicitada del usuario (huésped) como las habitaciones,

información más detallada como si el hotel cuenta con piscina, restaurante y/o bar tan

cual como se encuentra en el recuadro naranja.

Ilustración N°1. Captura de la búsqueda general (Autores)

1.1 INICIO DE SESIÓN.

Para acceder, los usuarios (huéspedes) y el administrador(superAdmin) pueden ingresar

las opciones pedidas del aplicativo Web, según el rol. Antes de iniciar sesión, se debe

colocar su respectivo usuario y contraseña que se digitaron en el formulario de registro.

Al tener los datos digitados se procede a dar clic en el botón “Iniciar Sesión” o también

presionando la tecla “Enter” en el teclado.

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Ilustración N°2. Captura de inicio de sesión del aplicativo (Autores)

Además, si el usuario y/o administrador no recuerden la contraseña de acceso, en la

ventana de inicio de sesión se encuentra la opción de “¿Olvidaste tu contraseña?”.

Ilustración N°3. Captura de ¿Olvidaste tu contraseña? (Autores)

En el caso de digitar datos erróneos como el correo electrónico y/o contraseña, se

mostrará el siguiente mensaje de error.

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Ilustración N°4. Captura usuario sin logear (Autores)

1.2 REGISTRO DE ADMINISTRADORES.

En esta página el administrador puede registrarse al aplicativo web. Para tal efecto el

administrador debe estar en el módulo de registro de usuarios lo cual lo compone de un

formulario con los requisitos de nombres completos, correo electrónico, contraseña y

confirmación de la contraseña; y aceptar los términos y condiciones y luego dar clic en el

botón “Crear cuenta” se alertará al usuario de que todos los campos son obligatorios, en

el caso de la contraseña debe estar contenida mínimo 8 caracteres o no podrá registrarse.

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Ilustración N°5. Captura administradora sin crear cuenta (Autores)

Ilustración N°6. Captura del registro de administrador (Autores)

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Si los datos son correctos y válidos, se mostrará el dashboard del administrador para

realizar su proceso de registrar un nuevo hotel.

Ilustración N°7. Captura del dashboard de administrador (Autores)

1.3 AGREGAR UN NUEVO HOTEL.

En la parte superior derecha del dashboard del administrador hay un botón de “Agregar

Hotel”, lo cual él añadirá un nuevo hotel con la información requerida asimismo la

información y tipo de habitaciones que compone el hotel.

Ilustración N°10. Captura Crear un nuevo hotel (Autores)

Al dar clic en el botón de “Agregar hotel”, el administrador se procede a realizar el proceso

de registrar un hotel con los siguientes campos: Nombre del hotel, Nit del hotel, Dirección

del hotel, Numero de celular, Categoría del Hotel, Elige imagen, descripción del hotel,

horario de apertura y horario de cierre.

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Ilustración N°11. Captura Agregar un nuevo hotel (Autores)

En el campo “Categoría del Hotel” tiene tres subcampos los cuales son: Alojamiento

básico, Alojamiento estándar y alojamiento superior; lo que significa la categoría del hotel

para las habitaciones que compone el establecimiento.

Ilustración N°12. Captura Categoría de un hotel (Autores)

Al dar en el botón “Guardar cambios” los datos que se digitaron en el formulario de crear

un hotel, aparecerán en el dasboard del administrador en dos Datatable uno con la

información de los datos principales y datos secundarios.

Ilustración N°13. Captura Hotel agregado (Autores)

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1.6 AGREGAR UNA NUEVA HABITACIÓN.

En la imagen anterior, se evidenció el proceso de agregar un hotel al aplicativo, ahora el

proceso para agregar habitaciones es similar cuando se agregó un nuevo hotel. En el

botón que se encuentra en datos secundarios en la sección de habitaciones en “Agregar”.

Ilustración N°14. Captura botón de Agregar (Autores)

Al dar en el botón de agregar, aparecerá un formulario similar cuando se agregó un nuevo

hotel al aplicativo con los campos: Número de camas, Totalidad de camas, Estado de la

habitación, una imagen para la habitación, mobiliario de la habitación y el precio de la

habitación.

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Ilustración N°15. Captura Agregar Habitaciones (Autores)

En el campo “Estado de la habitación” están las opciones de Ocupado y Disponible, lo

que permite al administrador de colocar el estado que desee. Luego al dar en el botón de

“Agregar habitaciones”, los datos guardados aparecerán en un Datatable en la sección

de habitaciones que se encuentra en el dasboard del administrador.

Ilustración N°16. Captura Habitaciones creadas en el dasboard (Autores)

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1.7 VISUALIZAR INFORMACIÓN DEL HOTEL Y HABITACIONES.

En la vista principal del aplicativo se evidenciará los hoteles creados que tiene el

aplicativo web clasificando según por las tres categorías: Alojamiento estándar,

Alojamiento básico y Alojamiento superior, para sí tener un orden a la hora de buscar un

hotel en el aplicativo web. Como ejemplo, se crearon estos tres hoteles que luego el

sistema los clasificará según su categoría.

Ilustración N°17. Captura Visualizar habitaciones (Autores)

Luego, estos hoteles creados se ordenarán por su respectiva categoría, como se

evidencia a continuación.

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Ilustración N°18. Captura hoteles clasificados por categorías (Autores)

En el botón que tiene cada hotel asignado que dice “MÁS INFORMACIÓN”, se evidencia

más detalladamente la información del hotel como la cantidad de habitaciones que

contenga ese hotel como asimismo si la habitación se encuentra disponible u ocupada.

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Ilustración N°19. Captura “MÁS INFORMACIÓN” de hoteles (Autores)

En la imagen anterior de detalló la información principal de ese hotel, y asimismo para

cada hotel. También se puede evidenciar las habitaciones que contiene ordenada y

creada recientemente.

Ilustración N°20. Captura habitaciones disponibles de un hotel (Autores)

El administrador podrá omitir si desea la imagen de cada habitación del hotel, si el

administrador agregar subir la imagen del tipo de habitación, el sistema procede a dejar

ese archivo. En el caso contrario si no sube una imagen real de la habitación el sistema

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le asignará una imagen por defecto para esa habitación y para las demás si no cuentan

con imágenes. Así como aparece en la siguiente ilustración dentro de un cuadro verde.

Ilustración N°21. Captura imagen por defecto de cada habitación creada (Autores)

1.8 CREAR UNA RESERVA A UN HUÉSPED.

Al seleccionar una habitación el sistema procederá a abrir un formulario de reserva,

donde el huésped procede a digitar los datos requeridos, como el nombre del huésped,

el correo electrónico, celular, checkin, checkout, cantidad de niños y adultos y el método

de pago. Además, todos los campos son requeridos para la aprobación de la reserva.

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Ilustración N°22. Captura imagen reserva en espera por parte de administrador

(Autores)

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1.9 ASEGURAR LA RESERVA DE UN HUÉSPED.

Al realizar una reserva, el huésped debe esperar a que el administrador le llegue una

notificación de la reserva.

Ilustración N°23. Captura notificación de reservas (Autores)

Además, el administrador en el Datatable aparecerá la reserva en espera, y en la opción

“Editar”, ya procederá a validar los datos y aprobar la reserva del huésped.

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Ilustración N°24. Captura proceso de asegurar reserva (Autores)

En la ilustración anterior, en el botón “Aprobar”, ya el administrador realiza la reserva y

está ya quedaría reservada para que el usuario pueda acercarse al hotel.

Ilustración N°25. Captura reserva asegurada (Autores)

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1.10 AGREGAR HUÉSPED.

Aquí el sistema procede agregar la información requerida del huésped al llegar este al

hotel, como son: el nombre, cédula, número de celular, dirección, correo electrónico, y la

habitación que reservó, es decir, es necesario este proceso porque se necesita hacer un

checkin y checkout y notificar si el huésped requirió un servicio del hotel adicional, para

así generar una cuenta del valor total.

Ilustración N°26. Captura añadir un huésped (Autores)

En la ilustración anterior en el botón “Agregar Huesped”, el sistema procede a registrarlo

y guardarlo en el aplicativo.

Ilustración N°27. Captura huésped añadido (Autores)

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1.11 AGREGAR SERVICIOS.

Este módulo es importante, porque se necesita agregar los servicios del hotel que son:

el servicio de restaurante, bar y piscina al huésped si haya consumido algunos de estos.

Debido a que se debe realizar la cuenta del servicio para pasar el reporte a la cuenta total

del huésped.

Ilustración N°28. Captura servicios del hotel (Autores)

Cada servicio contiene un Datatable, lo que permite realizar el registro del huésped que

haya consumido. Cada servicio contiene unos parámetros para el registro.

• Servicio restaurante contiene: servicio a que se refiere el nombre del platillo, el

precio y el código de barras de este.

Ilustración N°29. Captura servicio de restaurante (Autores)

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• Servicio de piscina contiene: opción que significa lo que quiere adicional a la

piscina si sauna o jacuzzi, y por último el precio de este servicio.

Ilustración N°30. Captura servicio de piscina (Autores)

• Servicio de bar contiene: el nombre del producto, el precio, la cantidad del producto

y el código de barra.

Ilustración N°31. Captura servicio de piscina (Autores)

En las últimas tres ilustraciones, se evidencia que se han asignado servicios al huésped,

y estos datos serán arrojados en la cuenta del huésped para poder que el administrador

realice y genere el valor total de esta.

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1.12 CUENTA HUÉSPED.

En este modulo el administrador se encargará de realizar la respectiva cuenta de un

huésped, de la reserva. Además, de los servicios adquiridos por él, y llevar a cabo su

respectivo check-out al terminar su estadía.

Ilustración N°32. Captura realizar cuenta huésped (Autores)

En el botón de “mas información”, se direccionará al modulo de ver la cuenta del huésped

y los servicios consumidos por él. Así, establecer el total de la cuenta y realizar su

respectivo pago en la recepción del hotel.

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Ilustración N°33. Captura información cuenta huésped (Autores)

En el botón “Cuenta”, se procede a llamar los servicios consumidos del huésped con su

respectiva cantidad para llevar a cabo la total de la cuenta.

Ilustración N°34. Captura servicios adquiridos del huésped (Autores)

En la anterior ilustración, se visualiza que el huésped únicamente a adquirido el servicio

de restaurante únicamente, con un platillo de desayuno, con su precio de 7000 COP y la

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cantidad de 20. Ese resultado, se reflejará en Cuenta Total del Huésped en la parte

inferior izquierda.

Ilustración N°35. Captura saldo del huésped (Autores)

1.13 AUDITORÍA.

El módulo de auditoria permite saber la acción que realiza tanto el administrador y/o

usuario en el aplicativo web, mostrando la hora que fue realizada esa acción.

Ilustración N°36. Captura módulo de auditoría (Autores)