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MANUAL DE USUARIO Módulo de Vacaciones y Permisos KiberPro Nombre Proyecto Módulo de Vacaciones y Permisos - KiberPro Área Cliente Recursos Humanos Versión 2.0 Fecha 29-10-2019
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MANUAL DE USUARIO Módulo de Vacaciones y Permisos
KiberPro
Nombre Proyecto Módulo de Vacaciones y Permisos - KiberPro
Área Cliente Recursos Humanos
Versión 2.0
Fecha 29-10-2019
MANUAL DE USUARIO MÓDULO DE VACACIONES Y PERMISOS SISTEMA KIBERPRO
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Bitácora de Actualizaciones
Versión Fecha Nombre Modificación
1.0 17-03-2011 José Padilla Creación del Documento.
2.0 29-10-2019 Mario Cárdenas Modificación del Documento.
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Índice
INTRODUCCIÓN. _____________________________________________________________________ 4
OBJETIVO GENERAL. _________________________________________________________________ 4
OBJETIVOS ESPECÍFICOS. ____________________________________________________________ 4
MÓDULO DE VACACIONES Y PERMISOS KIBERPRO. ___________________________________ 5
VACACIONES: SOLICITUD.____________________________________________________________ 7
VACACIONES: ESTADO SOLICITUDES. _______________________________________________ 10
VACACIONES: HISTÓRICO TOMADAS.________________________________________________ 10
PERMISOS: SOLICITUD POR DÍAS. ____________________________________________________ 12
PERMISOS: ESTADO SOLICITUDES. __________________________________________________ 16
VACACIONES: HISTÓRICO PERMISOS TOMADOS. _____________________________________ 17
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Introducción. El presente documento tiene la finalidad de explicar las funcionalidades asociadas al
Módulo de Vacaciones y Permisos que se encuentra dentro del sistema para
profesionales KiberPro. Este módulo corresponde a un aplicativo Web en el cual los
profesionales pueden solicitar y ver sus vacaciones y permisos.
Objetivo General. El objetivo principal de este módulo es permitir que de manera online los profesionales
puedan solicitar sus vacaciones y permisos. A su vez, los jefes directos o supervisores
puedan validarlas, haciendo que el proceso sea más expedito y ordenado.
Objetivos Específicos. Los objetivos específicos del módulo de vacaciones y permisos del sistema KiberPro
son:
• Solicitar Vacaciones.
• Solicitar Permisos.
• Llevar registro de las solicitudes.
• Informar de las vacaciones disponibles para el profesional.
• Informar de los días de vacaciones tomados por el profesional.
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Módulo de Vacaciones y Permisos KiberPro.
Acceso al Sistema.
Para acceder al aplicativo, el usuario debe acceder a la siguiente URL:
http://profesionales.kibernum.cl/kiberpro
La aplicación ha sido testeada para funcionar correctamente en Internet Explorer 7.0 ó
Superior, Firefox 3.5 ó Superior y Google Chrome 8.0 o Superior.
Una vez se ha ingresado la URL en el navegador, deberá aparecer la siguiente pantalla
para ingresar al sistema:
Figura 1: Pantalla de Ingreso al Sistema KiberPro.
En el lado derecho de la pantalla, se informa en que consiste a grandes rasgos el
sistema Kiberpro, y en la parte izquierda podrá observar el cuadro de inicio de sesión,
en donde debe ingresar su Rut (con o sin puntos y con guión), y su clave personal, la
cual por defecto son los primeros 4 dígitos de su Rut y puede ser cambiada cuando se
requiera dentro del sistema.
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Especificación del Menú
Una vez se ha iniciado la sesión, se puede observar en la parte izquierda de la pantalla
el menú de Kiberpro (figura 2). En él se muestran los accesos al módulo de vacaciones
y permisos. Al hacer clic con el Mouse en el botón de vacaciones o en el de permisos,
se desplegará un submenú con las opciones correspondientes a cada módulo, tal como
se muestra en la siguiente tabla:
Figura 2: Pantalla Inicial de Kiberpro y acceso a módulo de vacaciones y permisos.
Submenú de Vacaciones Submenú de Permisos
Vacaciones: Contiene las opciones de solicitud y visualización de vacaciones.
Solicitud: Permite las solicitud de vacaciones por parte del profesional.
Estado Solicitudes: Permite ver el detalle y el estado en que se encuentran las
solicitudes de vacaciones realizadas por el profesional, además de dar la opción de
cancelarlas.
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Histórico Tomadas: Permite ver un listado histórico de vacaciones tomadas por el
profesional.
Permisos: Contiene las opciones de solicitud y visualización de Permisos.
Solicitud: Permite las solicitud de Permisos por parte del profesional.
Estado Solicitudes: Permite ver el detalle y el estado en que se encuentran las
solicitudes de Permisos realizadas por el profesional, además de dar la opción de
cancelarlas.
Histórico Tomados: Permite ver un listado histórico de permisos tomados por el
profesional.
Vacaciones: Solicitud. El usuario, al ingresar a la funcionalidad de “Solicitud de Vacaciones” verá la siguiente
pantalla:
Figura 3: Solicitud de Vacaciones.
En caso de que el profesional posea vacaciones progresivas, se le mostrará un segundo
recuadro que le permitirá seleccionar si la solicitud corresponde a vacaciones legales o
progresivas:
Tipo de Vacaciones Solicitadas
Información de solicitud de días
Rangos de Fechas opcionales en
las cuales se desea tomar las vacaciones.
Datos Generales de la
solicitud.
Archivo opcional que indique que el
cliente valida las vacaciones solicitadas.
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Figura 4: Solicitud de Vacaciones Progresivas
El objetivo de esta pantalla es permitir al profesional realizar una solicitud de
vacaciones a su jefe directo/supervisor. Para ello debe ingresar los días que pretende
solicitar y hasta tres opciones tentativas que el supervisor validará posteriormente.
Al ingresar una fecha de inicio, se calculará en base a los días solicitados la fecha de
término de vacaciones.
Debe ingresar una dirección de correo electrónico válida en donde recibirá el
comprobante de vacaciones y se le informará de cualquier cambio realizado en la
solicitud.
También puede ingresar un teléfono de contacto si por algún motivo su jefe
directo/supervisor pretende comunicarse con usted y algún tipo de observación que
considere importante para la solicitud.
Adicionalmente, puede adjuntar un archivo (documentos de Word, Excel, Outlook, PDF,
etc.) en donde el cliente para el cual usted se desempeña valide que se han
conversado con él las fechas indicadas en la solicitud y está de acuerdo con ellas.
Es importante mencionar que esto es solamente una solicitud de vacaciones, y que su
Jefe directo/Supervisor será quien decidirá finalmente la aprobación del permiso.
A continuación se da un detalle de los campos que se muestran en este formulario:
Opción Feriados Legales/Feriados Progresivos: En caso de que posea
vacaciones progresivas, aparecerá para seleccionar la opción de vacaciones
progresivas. Si no posee vacaciones progresivas, por defecto esta opción
siempre se encontrará activada.
Cantidad de Días Hábiles a Solicitar: Campo Obligatorio y sólo permite
números enteros. Indica el total de días hábiles a solicitar en la solicitud.
En caso de tener asignadas vacaciones progresivas aparecerá otro
recuadro que permite seleccionar el tipo de vacaciones a solicitar.
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Días hábiles disponibles a la fecha: Campo de sólo lectura. Indica el
total de días hábiles disponibles de vacaciones. Este valor no cambia de
inmediato al ser solicitada o aprobada la solicitud, si no que cambia cuando
la información es finalmente ingresada a la base de datos del ERP.
Días hábiles restantes después de aprobada la solicitud: Campo de
sólo lectura. Indica el total de días hábiles disponibles de vacaciones una
vez la solicitud haya sido aprobada por el supervisor e ingresada al ERP.
Fechas de inicio: Campo obligatorio para la primera opción de vacaciones
y que admite sólo fechas ingresadas a través del calendario. Indica la fecha
de inicio de la opción de vacaciones. Sólo se aceptan fechas desde 30 días
atrás respecto a la fecha actual.
Fechas de Término: Campo obligatorio y de sólo lectura. Indica el final del
periodo de vacaciones. Es calculado en forma automática al haber ingresado
los días a solicitar y la fecha de inicio.
E-Mail de Contacto: Campo obligatorio. Indica la dirección de correo en la
cual se le enviará el comprobante de aprobación y se le informará de
cualquier cambio realizado a su solicitud. Por defecto se carga el correo
corporativo almacenado en su ficha personal.
Teléfono de contacto: Campo opcional. Indica un número telefónico en el
cual su supervisor o jefe directo lo contactará ante cualquier duda, consulta
o información. Por defecto se cargará el teléfono laboral ingresado en su
ficha personal.
Observaciones: Campo opcional. En este campo puede ingresar cualquier
comentario que considere oportuno para que el supervisor apruebe su
solicitud.
Archivo de Validación Cliente: Opcional. Archivo a adjuntar (documentos
de Word, Excel, Outlook, PDF, etc.) en donde el cliente para el cual usted se
desempeña valide que se han conversado con él las fechas indicadas en la
solicitud y está de acuerdo con ellas.
El formulario cuenta con el siguiente botón:
Enviar Solicitud: Permite Guardar el formulario de solicitud. Al guardar
correctamente una solicitud, se envía un Mail a su Supervisor y a Ud. Con
los datos de la solicitud.
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Vacaciones: Estado Solicitudes. El usuario, al ingresar a la funcionalidad de “Estado de solicitudes de Vacaciones” verá
la siguiente pantalla:
Figura 5: Estado de solicitudes de Vacaciones.
Vacaciones: Histórico Tomadas. El usuario, al ingresar a la funcionalidad de “Histórico de Vacaciones tomadas” verá la
siguiente pantalla:
Figura 7: Histórico de Vacaciones tomadas.
Días de Vacaciones disponibles
Listado Histórico de Vacaciones Solicitadas.
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El objetivo de esta pantalla es permitir al profesional mostrar la información histórica
de vacaciones disponible en las bases de datos. Esta información es extraída del ERP,
por lo que es la información oficial y actualizada que posee la empresa respecto a este
tema.
En la parte superior se muestra el total de días hábiles de vacaciones legales asignados
históricamente. En caso de tener días de vacaciones progresivas se realiza un desglose
de cuantos de estos días totales disponibles corresponden a vacaciones progresivas y a
vacaciones normales.
A continuación, se da un detalle de los campos que se muestran en este formulario:
Días Hábiles Asignados a la Fecha: Campo de sólo lectura. Total
histórico de días de vacaciones asignados.
Progresivos: Campo de sólo lectura. Indica que cantidad de días del total
mostrado en “Días hábiles Asignados a la Fecha” que corresponde a
vacaciones progresivas. Este campo sólo aparece si el usuario posee días de
vacaciones progresivas asignadas.
Normales: Campo de sólo lectura. Indica que cantidad de días del total
mostrado en “Días hábiles Asignados a la Fecha” que corresponde a
vacaciones Normales. Este campo sólo aparece si el usuario posee días de
vacaciones progresivas asignadas.
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Permisos: Solicitud por Días. El usuario, al ingresar a la funcionalidad de “Solicitud de Permisos por Días” verá la
siguiente pantalla:
Figura 8: Solicitud de Permisos.
El objetivo de esta pantalla es permitir que el profesional solicite permisos al jefe
directo/supervisor a cargo.
Para ello, debe seleccionar el tipo de permiso en la primera lista desplegable, con lo
cuál se mostrará el detalle del permiso en la parte inferior. Para la mayoría de los
tipos de permisos, al seleccionar la fecha de inicio, automáticamente se calculará la
fecha de término del permiso en base a la cantidad de días definidos para el tipo
seleccionado.
Figura 9: Ingreso de un permiso con días definidos por defecto.
Tipo de Permiso Solicitado
Rangos de Fechas opcionales en las
cuales se desea tomar las
vacaciones.
Días a descontar.
Datos Generales de la Solicitud.
Descripción del permiso seleccionado.
Al tener definido 7 días de corrido, sólo se debe seleccionar la fecha de inicio.
Detalle de tipo y cantidad de días para el permiso.
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Para el caso de permisos “Motivos personales” y “Otros” se pueden seleccionar
libremente la fecha de inicio y término del permiso, con lo cual se calculan en forma
automática los días comprendidos entre ambas fechas.
Figura 10: Ingreso de un permiso sin cantidad de días predefinidos.
IMPORTANTE: Se debe destacar que en base a las normativas de la empresa, para
aquellos permisos en los que se deban descontar del sueldo los días no trabajados, el
total a descontar corresponderá a los días de corrido (contando feriados y festivos)
entre ambas fechas del permiso.
Una vez de hayan llenado todos los datos obligatorios de la solicitud, se debe presionar
el botón “Enviar Solicitud”, con el fin de guardar la solicitud y enviar un correo
informativo a al profesional, a su jefe directo/supervisor y a Recursos Humanos.
Se debe considerar que esta es sólo una solicitud y que corresponderá a su jefe
directo/supervisor el aprobar o rechazar los permisos que solicite.
A continuación se da un detalle de los campos que se muestran en este formulario:
Tipo de Solicitud: Lista desplegable que permite seleccionar el tipo de
permiso que se quiere solicitar. Debe seleccionarse obligatoriamente alguna
de las opciones disponibles.
Actualmente se pueden seleccionar los siguientes tipos de permisos:
o Medio día cumpleaños AM
o Medio día cumpleaños PM
o Permiso Postnatal Paterno
o Fallecimiento de hijos o cónyuge
o Fallecimiento padres o hijo en gestación
o Fallecimiento hermanos o suegros
o Motivos Personales
o Otros
Al seleccionar el tipo “Permiso Postnatal Paterno” aparecerán los siguientes
campos:
La fecha de término se calcula en forma automática al seleccionar la fecha de inicio.
Se desbloquean los botones para modificar ambas fechas.
Los días del permiso son calculados en base a las fechas seleccionadas
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o Fecha de Nacimiento Hijo: Permite seleccionar la fecha de
nacimiento del hijo por el cual se está pidiendo permiso. Es un
campo obligatorio para este tipo de permisos.
o Certificado de Nacimiento Hijo: Imagen, documento Word, Excel,
correo, etc. Que acredite la fecha de nacimiento del hijo por el cual
se pide el permiso.
Figura 11: Campos Extra en permiso PostNatal Paterno.
o Al seleccionar el tipo “Otro” Se activará el campo en blanco ubicado a
la derecha de la lista desplegable, haciendo posible ingresar
manualmente algún tipo de permiso en este cuadro. Los días
solicitados para permisos con esta opción son siempre de corrido, y
será el jefe directo/supervisor quién decidirá si le serán descontados
del sueldo.
Figura 12: Tipo de permisos “Otros”.
Fecha de Inicio: Fecha de inicio del permiso. Campo obligatorio y siempre
debe ser ingresado manualmente.
Campos sólo para permiso postNatal Paterno.
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Fecha de Término: Fecha de término del permiso. Campo obligatorio que
es calculado en forma automática al seleccionar cualquier tipo de permiso
menos “Motivos Personales” y “Otros”, en los cuales debe ser seleccionado
manualmente.
Días Solicitados: Este campo cambia en forma dinámica al seleccionar el
tipo de permiso, indicando si los días mostrados son días hábiles o días de
corrido. El valor dentro del campo es obligatorio y se carga en el
automáticamente la cantidad de días a solicitar según la cantidad de días
por defecto del permiso o el rango de fechas seleccionado.
E-Mail de Contacto: Campo obligatorio. Indica la dirección de correo en la
cual se le enviará el comprobante de aprobación y se le informará de
cualquier cambio realizado a su solicitud. Por defecto se carga el correo
corporativo almacenado en su ficha personal.
Teléfono de contacto: Campo opcional. Indica un número telefónico en el
cual su supervisor o jefe directo lo contactará ante cualquier duda, consulta
o información. Por defecto se cargará el teléfono laboral ingresado en su
ficha personal.
Observaciones: Campo opcional. En este campo puede ingresar cualquier
comentario que considere oportuno para que el supervisor apruebe su
solicitud.
El formulario cuenta con el siguiente botón:
Enviar Solicitud: Permite Guardar el formulario de solicitud. Al guardar
correctamente una solicitud, se envía un Mail informativo a su Supervisor y
a Ud. Con los datos de la solicitud.
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Permisos: Estado Solicitudes. El usuario, al ingresar a la funcionalidad de “Estado de solicitudes de Permisos” verá la
siguiente pantalla:
Figura 13: Estado de solicitudes de Vacaciones.
Esta pantalla tiene como objetivo mostrar al profesional un listado con las solicitudes
de permisos más recientes que ha realizado, mostrándolas separadas por categorías.
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Vacaciones: Histórico Permisos Tomados. El usuario, al ingresar a la funcionalidad de “Histórico de Permisos Tomados” verá
la siguiente pantalla:
Figura 15: Histórico de Permisos Tomados.
El objetivo de esta pantalla es permitir al profesional mostrar la información histórica
de permisos registrados en la base de datos. Esta información es extraída del ERP, por
lo que es la información oficial y actualizada que posee la empresa respecto a este
tema.
En la parte superior se muestra el total de días hábiles de vacaciones legales asignados
históricamente. En caso de tener días de vacaciones progresivas se realiza un desglose
de cuantos de estos días totales disponibles corresponden a vacaciones progresivas y a
vacaciones normales.
Listado Histórico de Permisos Solicitados.
