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Estado Libre Asociado de Puerto Rico DEPARTAMENTO DE EDUCACION

Manual de Usuarios Proceso de Facturación

Unidad Secretarial del Procedimiento de Querellas y Remedio Provisional

Rev: Diciembre 2016

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Tabla de Contenido

Sección I: Preparación para el Proceso de Facturación ................................................................................ 1

Sección II: ¿Cómo acceder al Sistema de Información de Remedio Provisional?......................................... 1

Sección III: ¿Cómo llevar el contrato a estatus “Contrato Firmado”? .......................................................... 2

Sección IV: Plan de Intervención ................................................................................................................... 4

Sección V: Registro de Visitas ....................................................................................................................... 6

Sección VI: Facturación ............................................................................................................................... 10

Agradecimiento ........................................................................................................................................... 13

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Sección I: Preparación para el Proceso de Facturación

Antes de comenzar el proceso de facturación debe:

1. Verificar que todos los contratos a facturar estén en sistema y en estatus <Contrato Firmado>. 2. El costo de transportación debe estar documentado en el contrato en sistema para poder

facturar el costo. 3. Validar el tipo de servicio, frecuencia, costo, modalidad y especialista establecido en el contrato

en sistema, al facturar el periodo.

Sección II: ¿Cómo acceder al Sistema de Información de Remedio Provisional?

1. Para acceder al módulo de facturación vaya a la siguiente dirección: https://ee.dde.pr/Finanza/Common/Forms/Account/Login.aspx

2. Aparecerá la ventana de inicio como muestra la Figura 2.1.

3. En los campos correspondientes escriba el usuario y contraseña con el que se registró en el sistema. Luego presione el botón Ingresar. Ver figura 2.2.

Figura 2.1

Figura 2.2

Figura 2.1

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Sección III: ¿Cómo llevar el contrato a estatus “Contrato Firmado”?

1. Luego de entrar al sistema, en la página inicial oprima el botón Remedio Provisional y seleccione la opción Contrato, según mostrado en la Figura 3.1. Esta acción muestra en pantalla todos los contratos que tiene registrados en sistema.

2. El contrato debe aparecer en estatus Contrato Firmado (como se muestra en la Figura 3.2), de

no ser así, oprima el botón Editar para adjuntar el contrato en formato PDF, según mostrado en la figura 3.3.

Figura 2.2

Figura 2.1

Figura 3.1

Figura 3.2

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3. Al oprimir Editar, en pantalla se mostrarán todos los detalles del contrato seleccionado. En la línea Contrato Firmado, seleccione Añadir y adjunte el contrato que ha sido firmado en todas sus partes, en formato PDF. Ver Figura 3.4.

Nota: Al seleccionar Añadir aparecerá una ventana, presione Seleccione para buscar el contrato y luego presione Añadir.

4. Luego de adjuntar el documento correspondiente, en la parte superior de la pantalla se

habilitará el botón Firmar Contrato. Al presionar el botón ha completado el proceso para llevar el contrato a estatus de “Contrato Firmado”.

Figura 2.3

Figura 2.4

Figura 3.4

Figura 3.3

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Sección IV: Plan de Intervención

1. Antes del Registro de Visitas, se le requiere a los especialistas que adjunten el Plan de Intervención para cada estudiante.

2. Para este proceso debe asignar la fecha de comienzo de servicio en la pantalla de Contrato

presionando el siguiente botón . Ver figura 4.1.

3. El sistema mostrará una nueva ventana, en ella seleccione la fecha de comienzo del servicio al estudiante y presione Guardar. Ver Figura 4.2.

4. Una vez haya seleccionado la fecha de comienzo del servicio, observará que en la pantalla de

Contrato aparecerá el signo de un calendario , presionando el calendario es donde se trabajará el Registro de Visitas. Ver figura 4.3.

Figura 4.1

Figura 4.2

Figura 4.3

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5. Para adjuntar el Plan de Intervención al estudiante hay dos opciones:

a. En la pantalla de Contrato presione el botón Añadir Documento Adicionales, aparecerá una pantalla, en ella seleccione Plan de Intervención, luego presiona Escoger y Guardar. Ver Figura 4.4.

b. En la pantalla Contrato presione el botón del calendario , aparecerá la pantalla Registro de Visitas donde tiene la opción de adjuntar el Plan de Intervención. Presione Seleccionar y luego Guardar. Ver Figuras 4.5. y 4.6.

Figura 4.4

Figura 4.5

Figura 4.6

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Sección V: Registro de Visitas

1. El Registro de Visitas se trabaja, después de adjuntar el Plan de Intervención, en la pantalla de

Contrato presionando el botón del calendario , como se muestra en la Figura 4.5.

2. Debe completar todos los campos correspondientes en el área de Información de Visita. Registre la fecha, hora de entrada y hora de salida de cada servicio prestado y presione Guardar. Debe aparecer una ventana con mensaje de Términos y Condiciones, de no ser así hay un error en la entrada de datos. Ver Figura 5.1.

3. Reglas de Negocio y Validaciones de la pantalla de Registro de Visitas: (Todas ocurren en orden)

a. Para poder registrar, valide que el periodo no esté finalizado ni facturado. b. Valide que la licencia del especialista no esté vencida para la fecha en que se registra. c. Valide que no haya conflictos del día y hora para el especialista y el estudiante. d. Valide la frecuencia y duración del servicio.

Nota: El sistema realizará la pre-intervención de la factura antes de registrar la visita. No permitirá la entrada de visitas que no cumplan con lo estipulado en el contrato en sistema. A partir del mes de febrero del 2016 se le requerirá al especialista que adjunte el informe de progreso para poder facturar ese mes.

Figura 5.1

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4. Una vez haya registrado todas las visitas del mes a facturar debe Finalizar el Período. Para esto debe ir a la pantalla inicial, en Remedio Provisional seleccione el enlace Historial Registro de Visitas. Ver Figura 5.2.

5. Aparecerá la pantalla del historial de las visitas registradas, aquí puede filtrar la búsqueda por

los siguientes campos: Ver Figura 5.3.

a. Año b. Mes c. Especialista d. Centro

e. Servicio f. Disciplina g. Número de Solicitud h. Número SIE del estudiante

Figura 5.2

Figura 5.3

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6. Luego de realizar la búsqueda coteje que haya registrado todas las visitas correspondientes del servicio prestado a todos los estudiantes.

7. Una vez verificados todos los períodos presione Finalizar Período . Aparecerá una ventana de Advertencia ya que luego de finalizar los períodos no podrá volver atrás. Ver Figura 5.4 y 5.5.

Figura 5.4

Figura 5.5

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8. Al finalizar los períodos de visitas en la pantalla se habilitará el botón de Registro de

Horas , presione este botón para generar la Certificación de Servicios Mensuales para cada estudiante, en formato PDF. Esta debe ser firmada y digitalizada para luego adjuntarla a la factura mensual. Ver Figura 5.6 y 5.7.

Nota: Para habilitar el botón de Registro de Horas, en el Historial Registro de Visitas debe filtrar por los siguientes:

a. Año b. Mes c. Especialista*

Figura 5.6

Figura 5.7

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Sección VI: Facturación

1. Para continuar los pasos de facturación oprima el botón Proveedor y seleccione Factura Preliminar, como se muestra en la Figura 6.1.

2. Inmediatamente le presentará la pantalla de Factura Preliminar, debe filtrar la búsqueda por Año Fiscal y Período (mes a facturar).

3. En el Resumen de la factura podrá ver por tipo de servicio el monto total a facturar. Al igual que los períodos finalizados y sin finalizar. Esto para verificar que todos los periodos fueron correctamente finalizados. Ver figura 6.2.

Figura 6.1

Figura 6.2

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4. Antes de someter la factura adjunte la Certificación de Servicios Mensuales para cada contrato.

Presione Añadir (color gris) , abrirá una ventana para Anejar Documento, seleccione la certificación de cada contrato correspondiente y presione Guardar. Ver Figura 6.3 y 6.4.

Figura 6.3

Figura 6.4

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5. Una vez haya anejado todas las certificaciones correspondientes, seleccione todos los contratos y presione el botón Someter, le mostrará un aviso de Confirmación de Registro, presione Someter nuevamente. Luego en pantalla podrá ver el Número y Estatus de la factura. Ver Figura 6.5.

6. Ya se han completado todos los procesos para Facturar los Servicios Prestados Mensuales.

Figura 6.5

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Agradecimiento

¡Gracias por utilizar el manual de usuarios del Sistema de Información de Remedio

Provisional!

Valoramos sus comentarios y retroalimentación. Le invitamos a utilizar el manual de

usuario, comentarios, dudas y/o preguntas se puede comunicar a nuestras oficinas al

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