Taller de Actualizacion Secretarial

Subtemas: 2.-La personalidad de la secretaria2.-Relaciones humanas de la secretaria2.-La secretaria y las relaciones públicasDefinición de su puesto1.-Planeación y organización del trabajo1.-Administración del tiempoLas cualidades de la secretaria3.-Asertividad, Comunicación efectiva4.-Calidad y orientación de Servicio al clienre5.-Imagen ProfesionalAspecto externoDesarrollo y superación personalRealización en el trabajo

Obligaciones y responsabilidades del asistente-secretarial. Resultados esperados en los siguientes procesos:Organización del tiempoEstructura gramatical y ortografíaControles: bitácoras, entradas y salidas, minutas, manejo de expedientesInformación y respaldosRecursos de telecomunicaciónColaboración-cooperaciónConfiabilidadDiscreción y lealtad

Personalidad: características, atributos personales y comportamientosVestido y prendasAseo personalLos sentidosSensualidad-sensibilidad

Desarrollo humanoEl proceso de comunicaciónRelaciones interpersonalesValores y principiosLa familia y el crecimiento individual

Enseguida enumeraremos y analizaremos todas las funciones que desempeña una SECRETARIA.:

1. Recibir y atender al público con amabilidad2. Contestar el teléfono con toda cortesía3. Anotar recados telefónicos4. Llevar la agenda de actividades diarias5. Guardar documentos ordenadamente en los archivos6. Recibir y clasificar la correspondencia7. Contestar la correspondencia8. Supervisar y estar pendiente del material de oficina9. Llamar al técnico indicado en caso de descompostura de cualquier aparato de oficina10. Lápices siempre con buena punta11. Servir café o refrescos con amabilidad12. Organizar juntas13. Transmitir fielmente recados y mensajes14. Organizar el trabajo anticipadamente, teniendo la información completa antes de la cita o entrevista15. Tener diversos directorios telefónicos para su consulta veraz y oportuna16. Mantener el directorio particular actualizado17. Ser la memoria del jefe, recordándole a tiempo sus compromisos oficiales y personales, tales como citas o juntas, cumpleaños de sus familiares, etc.18. Hacer las llamadas telefónicas oportunamente19. Mantener la oficina y recepción arregladas y decoradas20. Estar siempre en la mejor disposición para ayudar a su jefe en todo lo que él requiera

Redacción y técnicas ortográficas. Definición e importancia de la ortografía. Métodos para aprender ortografía. Las palabras según las sílabas. Clasificación de las palabras según su función. Clasificación de las palabras según la acentuación. Diptongo, triptongo e hiato. Signos de puntuación. Clasificación de las palabras según su función. Clasificación de las palabras por su significación. Uso de las consonantes en la ortografía. Ejercicios generales.

Definición e importancia de la redacción. Aspectos esenciales. La redacción efectiva. La redacción como proceso. Enfoques. Vicios a evitar la redacción. Figuras en la redacción. Orden de los elementos en una oración y en un párrafo. Uso del gerundio. Frases redundantes. Técnicas modernas de redacción. Recomendaciones generales. Plan de Acción para superar las debilidades detectas en el taller. Trabajo de participantes. Pasos para la solución de problemas. Entienda - identifique - analice -resuelva.

La palabra secretaria se deriva del latín secretum, que significa secreto. En los siglos pasados se usó casi siempre en masculino, tal como hoy la usamos al referirnos al secretario de Gobernación y al secretario de educación pública.

El papel de la Auxiliar de Jefe en TelmexActualmente la palabra evoca otro mundo de cosas: se aplica más bien a una dama que redacta cartas, maneja el teléfono, escribe a máquina, prepara actas, archiva documentos, llena formatos, reserva boletos de avión y cuartos de hotel, organiza viajes, y otras tareas por el estilo.

El papel de la Auxiliar de Jefe en TelmexPor otra parte, es frecuente que la secretaria sea la primera imagen de la institución hacia los de afuera: tanto para los que acuden a ella, como también para los que permanecen lejos, para estos últimos a través de la correspondencia y del teléfono..

El papel de la Auxiliar de Jefe en TelmexCada día es más trascendental dentro de la sociedad moderna el papel de la empresa y parece ser que cada día es más importante la secretaria en la empresa. La vemos como promotora, como animadora, como coordinadora, como ejecutiva, como asistente cercana y activa en las grandes decisiones.

El papel de la Auxiliar de Jefe en TelmexSer secretaria es una profesión más que un oficio, mucho más que un simple trampolín para acercarse a otro puesto, y muchísimo más que un pasatiempo. Es un cargo importante. Si la gran mayoría de las secretarias se desempeñan con inteligencia y con responsabilidad, ellas mismas habrán dado categoría social a su puesto..

PersonalidadEl ser humano se involucra en su trabajo, los psicólogos dicen que se proyecta, es decir, que se pone, o pone parte de sí en lo que hace, no puedes hacer una dicotomía o separación entre tú y tu trabajo.Existe una gran diferencia entre el trabajo de un hombre y el de una máquina: una computadora no sería nunca una secretaria igual a tí. Es única y es mujer; tu actividad secretarial lleva tu sello de persona "equis" y tu sello de mujer.

PersonalidadLa personalidad es la síntesis de todas las características que perfilan a un individuo de la raza humana. Es la resultante de todos nuestros conocimientos, pensamientos, sentimientos, habilidades, fracasos, éxitos, proyectos, virtudes, vicios y en general de odas nuestras experiencias. Una parte es innata y la otra parte es adquirida.

PersonalidadFÍSICOS: Buena salud, belleza, aspecto distinguido, tono agradable de voz, sonrisa agradable, buena educación, peinado y maquillaje naturales.

PersonalidadDE CARÁCTER: Lista de rasgos que con tu experiencia y sentido común podrás entender y aplicar:Cortés, respetuosa, sabe escuchar con atención.Flexible, adaptable a las personas y a las situacionesOrdenada, ubica cada objeto en su lugar, cada actividad en su momento, no se fía de la improvisación.

PersonalidadDE CARÁCTER: Emocionalmente estable, sabe dominar sus propios sentimientos y las situaciones externas; se controla y se controla.SeguraPrudente y sensata, es oportuna y trata con tacto los problemasEjecutiva, es eficiente y decidida, no deja las cosas para mañana, tiene iniciativa

PersonalidadDE CARÁCTER: Paciente, tolera sus fallas y sobrelleva los defectos que tan a menudo hacen difícil el trato con el prójimo.Optimista, alegreDiscretaHonrada y honestaServicialFiel y leal a su jefe y a la empresa

Relaciones Humanas y Relaciones Publicas

Todo acto en que intervengan dos o más personas y la interacción entre ellas, es una relación humana. Los seres humanos no somos islas, ni somos hongos


La psicología moderna ha evidenciado el impacto decisivo de las relaciones humanas en la infancia para la formación del carácter. También las empresas se forman y se desarrollan en la interacción. Tu como secretaria , te encuentras inmersa en una red de relaciones más o menos vasta y más o menos densa, según tu empresa y según tu puesto específico.


Tus interacciones caen dentro de dos grandes casilleros:Relaciones formales, programadas por la empresa y/o propias del puesto.Relaciones informales, los contactos que tú vas creando a través de experiencias comunes, simpatías, gusto afines, etc.


Nuestro bienestar y nuestro prestigio depende de la manera como podamos establecer nuestras relaciones con quienes estamos vinculados, y si nuestro propósito es lograr una buena forma de convivencia con todos, estamos obligados a buscar los medios adecuados para conseguirlo.


Los principales objetivos de las Relaciones Humanas son:Mejorar las relaciones entre los hombres a través del conocimiento y la comprensión.Hacer más fácil y eficaz la comunicación interpersonalEliminar motivos de fricciónBuscar la armonía individual y social


El trabajo además de ser una actividad, es el medio por el cual se producen los bienes y servicios que la sociedad requiere, integrando al individuo de relación que ha constituido la sociedad. El factor básico de un grupo son las personas que la integran, aunque la razón de ser un grupo, es el objetivo por el que la gente se une.


Nuestro comportamiento no solo está condicionado por nuestra personalidad, sino también en gran parte, por el ambiente en que vivimos.El comportamiento humano no sólo es racional, sino también emocional, es decir, las cosas que hacemos son debidas no únicamente a la razón, sino también a los sentimientos.


Debido a las diferencias individuales es muy posible que tengamos distintos puntos de vista ante los mismos hechos. Aunque a muchos nos gustaría que los demás fueran como nosotros mismos, esto no es posible porque todos y cada uno somos diferentes y únicos.Es importante adoptar una actitud positiva y de tolerancia hacia nuestros semejantes. Esto significa aceptar a los demás tal y como son, con sus defectos, fallas y virtudes.


Es necesario propiciar una comunicación clara y honesta que permita la libre expresión de ideas y sentimientos.Es conveniente alentar la participación mediante la aceptación de ideas y sugerencias comentando ampliamente los asuntos de que se trate. Es necesario propiciar una comunicación clara y honesta que permita la libre expresión de ideas y sentimientos.Es conveniente alentar la participación mediante la aceptación de ideas y sugerencias comentando ampliamente los asuntos de que se trate.

En todos los casos no debemos imponer nuestros puntos de vista para lograr que las cosas se lleven a cabo, sino hacer que los responsables participen en el estudio y en la solución del problema, así como en la toma de decisiones, de esta forma cada uno se involucrarán en los asuntos de su trabajo logrando una motivación positiva y creadora.

Cuando existan conflictos es importante no reprimirlos y olvidarlos, sino hacerles frente logrando encontrar las causas verdaderas y darles una solución definitiva.Cuando nos expresamos, nuestros sentimientos y nuestras emociones, nos presentamos ante los demás como personas auténticas y sinceras.

El lograr buenas relaciones humanas en el trabajo significar que las personas que trabajan juntas deben llevarse bien, de manera tal, que logren alcanzar sus objetivos personales y al mismo tiempo lograr los objetivos de la organización en un ambiente agradable.

Relaciones públicas

Las instituciones no son sistemas cerrados: unas más que otras, viven abiertas a su medio social. Hasta un convento de clausura tiene múltiples vías de salida y entrada. Una de las grandes responsabilidades de la secretaria moderna es la comunicación con el público. A través de esta comunicación la secretaria se convierte en una carta de presentación, más impactante, para bien o para mal, que el logotipo, los uniformes y las oficinas. Y vienen a ser un factor de primera importancia de la imagen de la empresa, que a su vez, es tan importante en el mundo moderno.

Relaciones públicas

¿Cuál es la diferencia entre las relaciones humanas y las relaciones públicas? Que el público en cuanto tal es anónimo. Una persona que despacha en una taquilla del cine, un médico que trabaja en su consultorio, o un taxista del aeropuerto, se dice que atienden al público porque tratan a quien se acerque, quienquiera que sea y sin tener que trabar una relación de conocidos o amigos. Y si alguien es conocido o amigo, lo es por casualidad.

Relaciones públicas Algunos de éstos son muy difíciles de tratar. Se te impone la tarea de discernir e identificar a los tipos negativos, de modo que estés preparada para manejarlos sin dejarte meter en su juego. Aplica tu psicología innata. Así como te solía decir "de músico, poeta y loco todos tenemos un poco", también lo tenemos de psicólogo, no cabe la menor duda, de lo contrario no podríamos vivir entre la gente. Sobre todo lo tienen las mujeres que son intuitivas y cuyo mundo son más las personas que las cosas.

Herramientas para oficina

El manejo del teléfono: - El teléfono es el medio de entrar a una empresa quedándose afuera.La personalidad telefónica de la secretaria tiene que ir "amasada" con cortesía y eficiencia".- El teléfono bien usado puede ser el mejor amigo; mal usado, puede convertirse en el peor enemigo. Las normas más elementales le son conocidas.


El manejo del teléfono: - Si está en su mano dar solución al asunto, déla. Si no está la persona buscada, pedir rerefencias de la persona que llama para poder comunicarse luego.- Cuando la llamada es de larga distancia, dado que las conferencias son caras, ir al grano, y en ningún caso hacer esperar demasiado al interlocutor.


El manejo del teléfono: - En todo momento se imponen:

- La amabilidad, combinando una actitud amistosa y ejecutiva al mismo tiempo;- La claridad, sin prisas, en las informaciones y explicaciones;- La hábil discriminación de los importante y urgente frente a lo secundario.

Comunicación: importancia proceso y modeloComunicar viene del latín comunicarse significa: poner en común. La comunicación es la transmisión de ideas y sentimientos ente dos o más personas.

Comunicación: importancia proceso y modeloPara que exista la comunicación es preciso que ésta sea en dos sentidos: es decir, que cuando una persona envíe un mensaje, al recibirlo la otra dé a su vez respuesta: es decir establecer un diálogo.

Cuando el diálogo no existe, no podemos hablar de verdadera comunicación. Por lo anterior, podemos considera que el propósito fundamental de la comunicación es lograr el conocimiento y la comprensión del hombre por el hombre.

Son relacionados con el conjunto de prestaciones accesorias, de naturaleza cuantitativa y cualitativa, que acompañan a la prestación principal, ya consista ésta en un producto o en un servicio. Factores que influyen en las expectativas de los clientes, respecto al servicio:La comunicación boca-oídoNecesidades personalesExtensión de las experienciasComunicación externa.

La calidad en el servicio implica tanto el desempeño por parte de los prestados de servicio, como las expectativas de los clientes, por tanto las organizaciones que desean mantener a sus clientes deben poner atención en ambos aspectos para que el servicio prestado sea de calidad.

Beneficios de implantar la calidad en el servicio.

Reducir gastosMejorar la imagenMejorar el entorno laboralRealizar mediciones internas y externas para controlar el servicioLograr mejor ventaja competitiva sobre los demás

Desarrollo y superación personal

Observa la naturaleza, su ley es el crecimiento y el desarrollo: todo organismo es una madeja de potencialidades que paulatinamente se van actualizando. Aunque también hay el más y el menos, en un lugar se siembran 30 arbolitos iguales y al cabo de cinco años ya no son iguales.

1.Los grupos humanos progresan, pero cada uno por sus carriles y a su manera. La creatividad que es cambio, crecimiento y progreso, es uno de los rasgos más típicos del hombre.2.Obsérvate también a ti misma, es normal que quieras ascender y triunfar, y es normal que te de tristeza pensar que una recién llegada sea promovida al puesto superior, que queda o quedará vacante.

1. Recuerda que no vives sola como una isla, sólo para ti, tu vida, buena o mala, afecta a otras personas, triunfas para ti y para otros.

2. El crecer y fructificar no sólo es un derecho; es también un deber para con los tuyos, para con tu país y para contigo misma.

3. ¿Porqué tardas en agasajarte con la vivencia del éxito?

4. La vida es demasiado corta para no vivirla exitosamente.

Pautas inspiradoras para superación personal y el éxito:

Cultiva el orden y la disciplina en el uso de tu tiempo, de tus cosas y de tu dineroIntensifica tu deseo de colaborar y tu capacidad de integrarte en equiposFomenta tu iniciativa y creatividad..

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