Tecnica Secretarial

¿Qué se entiende por organización?

Implica la creación de una estructura, donde se determina las jerarquías necesarias y agrupa las actividades, incluyéndose también sus funciones dentro del grupo social.

La estructura de una organización debe estar diseñada en forma clara para todos; quien debe realizar y quien es responsable por determinados, de este modo se elimina la imprecisión de responsabilidades y se logra un sistema de comunicación y de toma de decisiones que refleja y comenta los objetivos de la empresa.

Diseñar una estructura apropiada significa que los gerentes deben decidir cómo coordinar las actividades y esfuerzos de trabajo tanto vertical como horizontal.

DIMENSIÓN VERTICAL

Comprende la autoridad el control, el mando, la responsabilidad y la centralización y descentralización.

LA AUTORIDAD

Es la fuerza ejercida por una persona habilitada por la institución conforme a sus funciones. En este sentido, cuando una persona tiene autoridad se deduce que tiene aptitud para mandar (o imponer su punto de vista o hacerse gerente).

LA RESPONSABILIDAD

Es cumplir con el deber de asumir las consecuencias de nuestros actos.

La persona que Acepto voluntariamente el trabajo debe terminarlo con éxito.

La secretaria siempre varias labores, pero acepta la delegación por parte del jefe y entonces dependerá de ella que la empresa marche bien.

OBLIGACIÓN

Una obligación o deber es la situación en la cual una persona tiene que dar, hacer o no hacer algo.

En el caso de la secretaria tiene la obligación de cumplir con las normas de la empresa a la cual brinda servicio.

Una obligación simple por ejemplo: será ser puntual, ordenada, archivando documentos, etc.

DELEGACIÓN

TÉCNICA SECRETARIAL PÁGINA 1

ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA

Es una herramienta fundamental la cual consiste en dar a otra persona parte del trabajo que a uno le es asignado como forma de apoyo.

Sin embargo, la delegación no nos quita la responsabilidad del resultado final, acerca del trabajo encomendado.

LA DIMENCIÓN HORIZONTAL

Incluye la división de trabajo y las diversas formas de departamentalización, es decir, dividir el trabajo en una serie de pasos.

La departamentalización es agrupar a personas en unidad de separadas por departamentos para facilitar el cumplimiento de las metas organizacionales. Ejemplo:

Departamento de Ventas Departamento de Contabilidad Departamento de Presupuesto

LOS ORGANIGRAMAS

Consiste en la representación gráfica de la estructura orgánica de una empresa o de una de sus áreas en forma vertical y horizontal de una empresa en donde señala los diferentes cargos, departamentos y relaciones de apoyo que guardan entre si los órganos que la compone.

¿Cuál es la utilidad de los organigramas?

Proporciona una imagen formal de la organización.

Resulta una fuente de consulta fácil. Facilitan el conocimiento de una empresa, así como sus relaciones de

jerarquía. Constituyen un elemento técnico valioso para hacer análisis

organizacional

TIPOS DE ORGANIZACIÓN DE UNA EMPRESA

1. EN LINEA

Existe una línea directa de responsabilidad y control que comienza con el ejecutivo, director general, continúa con los ejecutivos del departamento hasta los capataces encargados o jefes del equipo y termina en los empleados u obreros.


ACCIONISTAS

DIRECTORIO

GERENTE

2. ORGANIZACIÓN EN LINEA O STAFF

Se da este tipo de organización cuando existe el departamento de paralelos de asesores que complementan la organización en línea.

3. FUNCIONAL

Agrupa actividades de acuerdo a las actividades típicas de las organizaciones.

4. DIRECCIÓN

Respectivos La responsabilidad y el alcance de los directores ejecutivos varían según el nivel estén situados dentro del organigrama de la empresa.

La gestión directiva se ejerce según tres escalas o grados de autoridad:

Alta dirección: Directores y Gerencia General.

Dirección Ejecutiva: A partir de Gerencia. Supervisión: Existe cuando no hay sección.


SUPERVISORES Y/O CAPATACES

DIVISIÓN

DEPARTAMENTO

ACCIONISTAS

DEPARTAMENTODE

DIRECTORIO

ASESORIA GERENCIA

GERENCIA

DEPARTAMENTODE

Gerencia General

DEPARTAMENTO

DE RR.HH

PRESIDENTE

ALTA

DEPARTAMENTO

DE VENTAS

5. PIRAMIDAL

Es la más usual de todas, es la representación piramidal, en yuya vértice se, presidida por el director general por debajo de él, pero estrechamente relacionado entre si están los directores ejecutivos que se ocupan de cada área de gestión, por la cual es confiada a un director ejecutivo y que se organiza a la vez en otro departamentos, que cuentan también con su jefes respectivos o mandos respectivos.

Todos los empleados de una compañía son responsables ante su jefe inmediato superior de la función que tiene encomendada y el director debe responder de la gestión ante los accionistas o propietarios del capital.

DEFINICIÒN:

Es la ciencia que estudia la conducta del ser humano en la sociedad y se denomina moral.


Gerencia

Dirección

Departamentos

EJECUCIÓN

SUPERVISIÓN

LA ETICA SECRETARIAL

ETICA PROFESIONAL

Es reflexionar sobre el comportamiento de la secretaria en el ejercicio de sus funciones.

VALORES ORGANIZACIONALES

Son guías morales que todas las personas poseen, los cuales generan buenas relaciones. Es muy importante que los valores se compartan.

CONSECUENCIA DE VALORES EN LAS RELACIONES LABORALES

Cuando los valores organizacionales son buenos existe en la organización un buen clima organizacional es decir existe el compañerismo las buenas relaciones, las buenas ideas, existe armonía en el trabajo.

Cuando los valores laborales no existen en la empresa, se falta el respeto en los compañeros existe un mal clima organizacional.

LOS VALORES SON

Honestidad Responsabilidad Respeto Iniciativa Profesionalismo

LA CONVIVENCIA EN EL TERRENO LABORAL

Es mantener con los compañeros una relación de tipo profesional. La mejor convivencia con los compañeros puede lograrse poniéndose en práctica lo siguiente:

Demostrar interés por los problemas y preocupaciones que manifiestan los otros.

Ejercitar la discreción en el cargo con los compañeros. Cultivar la paciencia y la simpatía, evitando enfados o expresiones

despreciativas.

LA SECRETARIA Y LOS DEPARTAMENTOS DE LA EMPRESA

La empresa del compañero de la oficina tiene que ser buenas para llevar la armonía en la oficina.

Cuidara la relación laboral de su jefe comentando el trabajo y el espíritu de equipo.


LA SECRETARIA EN LA EMPRESA

Según la jerarquía de cargo desempeña determinadas funciones:

Secretaria Auxiliar del Departamento:

o Ejecuta tareas del área judicial de la Secretaría Generalo Recibe y emite documentación común.o Maneja documentación judicial común.o Maneja con autonomía las herramientas comunes de la unidad.o Coordina con el Secretario. General la entrega de notificaciones

judiciales.o Se traslada al lugar de notificación (Capital e interior del país).

Secretaria de un Jefe de Departamento o Sección:

o Recibe, lee y distribuye el correo de entrada de su departamento.o Redacta correspondencia de trámite, o más compleja, en base a las

indicaciones recibidas, preparándola para su firma y salida.

Secretaria de Dirección:

o Colabora con la Dirección General contribuyendo a potenciar su capacidad y rendimiento.

o Asegura que su superior disponga de todos los medios materiales y ambientales necesarios para el desarrollo eficaz de su trabajo.

Secretaria General:

o Organizar, orientar y ejecutar la administración documentaria y de comunicación e información en apoyo a la Dirección Nacional.

o Organizar, administrar y evaluar la gestión del Archivo Central de la Institución.

El SECRETARIADO

La actividad secretarial se remonta a 4200 años atrás como un oficio netamente masculino. Durante la Segunda Guerra Mundial (1939 – 1945), cuando los secretarios tuvieron que ir a la guerra y dejaron el puesto vacante, decidieron darles esta oportunidad a las mujeres, que por su feminidad pudieron realizar una buena labor.


Actualmente, el secretariado ejerce una actividad de enorme importancia dentro del ámbito comercial, más aun, en la actualidad en donde la secretaria ejecutiva moderna es proactiva se adelanta a los hechos, realiza funciones de responsabilidad, injerencia y autoridad, tomando decisiones acertadas, asimismo, organiza y planifica el trabajo del ejecutivo de la empresa, por ello, se le considera el brazo derecho del jefe.

LA SECRETARIA DE HOY

Uno de los pilares en los que se soporta una exitosa gestión empresarial es en el trabajo ejecutivo de la secretaria.

Una secretaria eficiente es un invalorable apoyo y siempre está presente en los logros importantes de su organización.

Actualmente y como una fuerte tendencia para los próximos años, las organizaciones ya no buscan la clásica secretaria.

La secretaria de hoy cumple un importante rol y pasa rápidamente a tomar nuevas responsabilidades como asistente ejecutiva y posteriormente en función a su performance (rendimiento) puesto de jefatura o directivos.

LA SECRETARIA EJECUTIVA PROACTIVA

La secretaria proactiva es aquella que va al encuentro de lo que pueda venir cosas, hechos, problemas, etc. Esta siempre alerta para no dejarse sorprender ante un problema, busca rápidamente la solución, pide ayuda y aprovecha la oportunidad para hacer cambios positivos.

La secretaria proactiva es más eficiente, innovadora y sabe usar sus talentos, se informa de la realidad nacional, política y económica, ella es un invalorable apoyo y siempre está presente en los logros importantes de su organización; para un jefe tener una secretaria proactiva es una bendición y tener una secretaria reactiva es un peligro.

¿Quién es una secretaria reactiva?

La secretaria reactiva es la que cuando se le presenta un problema se queja con lo que pasa, piensa que ella no tiene la culpa, dice “Si me hubieran avisado a tiempo, no tendría tal problema” o que “la suerte está en su contra”, siempre da excusas.


El departamento de selección de personal debe tener bien definido el cargo de la secretaria ejecutiva, con competencias de acuerdo a los requerimientos de la dinámica de las secretarias eficaces:

o Atentaso De buen caráctero Confiableso Que generen entusiasmoo Aplicabilidad en su desempeñoo Atencióno Manejo de idiomas (preferiblemente el inglés)o Bien identificado con el manejo de lenguaje organizacional que la

gerencia utiliza.

Los jefes necesitan secretarias que puedan tomar decisiones por ellos, y ellas necesitan tomar conciencia del nuevo rol que ostentan

CODIGO DE CORTESIA QUE LA SECRETARIA DEBE USAR

o Que sepa escucharo No discuta, simplemente escuchao Se amable agradeceo Trate a los demás, como quisiera que la traten a usted.o Pida siempre “Por favor”o No olvide “dar las gracias”o Sepa respetar si quiere ser respetada. o Trate de no descontrontolarse y no se descargue con otros.

LA INTEGRIDAD QUE TODA SECRETARIA DEBE TENER

La integridad de la gente es el verdadero cimiento (pase) de cualquier empresa independientemente de cual sea su posición en la organización, el cargo que tenga conserve siempre su integridad siguiendo estas recomendaciones.

o Trabaje completa sus horas laborales.o Llame para informar que está enfermo, sol si es cierto.o Use los equipos de oficina con fines laborales.o Diga a sus colegas que no va a mentir para ayudarlos.o Sea honesta en los reportes de gastos que presenta.

FUNCIONES DE LA SECRETARIA

INTRODUCCIÓN

Su formación profesional en este mundo competitivo hace necesario que la secretaria asuma sus funciones como un reto profesional. Se adapta a los cambios, optimiza su tiempo, para que de esta manera logre metas personales y organizacionales.


La función de la secretaria es la siguiente:

Representar a su jefeOrganizar el trabajo diariaCoordinar las comunicaciones internas y externas.

Algunas funciones secretarial:

La secretaria es una profesional que trabaja en equipo. Organiza y asiste a reuniones. Establece buenos contactos telefónicos. Redacta y presenta correctamente informes, memorandos,

comunicados, etc. Planifica el tiempo y el de su jefe. Atiende a las visitas. Prepara presentaciones de productos o servicios. Organiza los viajes de negocios, etc.

MISIÓN DE LA SECRETARIA

Ordenar las tareas a desarrollar durante la jornada.Obtener el máximo rendimiento de su labor.Distribuir adecuadamente las misiones que deba realizar.Planificar las tareas utilizando las herramientas.

LA ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO COTIDIANO

Son aquellas labores que debe desempeñar la secretaria todos los días

o Correspondencia o Archivo o Llamadas telefónicas o Agenda o Enviar documentos o Operaciones administrativas, etc.

1. AGENDA:


TRAMITAR LAS DESICIONES DE SUS JEFES

CLIENTES PROVEEDORE

S INSTITUCION

INTERNAS Y

EXTERNAS

Es una herramienta por medio del cual la secretaria al hacer las anotaciones en ella, permite recordar cuales son las gestiones pendientes de realizar.

Desde este punto de responsabilidad la secretaria ejerce funciones que se agrupan en tres grupos.

PLAN DE TRABAJO

1. Las que se realizan todo los días pero no son amoldables a un horario fijo.

2. Las que se realizan todo los días y se pueden ajustar a un horario establecido.

3. Las que se realizan solo una vez y son programables con anticipación.

OPERACIONES ADMINISTRATIVAS

La secretaria aparte de sus funciones realiza otras labores tales como

o Operaciones bancarias; giros, cheques, facturas o Elaboración de planillaso Arque de caja o Pagos diversoso Caja chica o AFPo SUNAT

ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO DEL JEFE: VIAJE Y HOTELES

El factor sorpresa está siempre presente en la vida empresarial, lo que significa que en más de una ocasión la secretaria se verá obligada un viaje en cuestión de horas.

RECONOCER LOS DATOS PARA ORGANIZAR EL VIAJE

Fecha y hora de salida y retorno del viaje El medio de transporte avión, ómnibus El / los destinos Vacunas (zona tropical) Monedas Guía de hoteles


Horarios de la ciudad (8hrs. o 14 hrs.) La duración del viaje Motivo del viaje Alquiler de automóviles Los viáticos Laptop Obsequios La preparación de los documentos dossiers

MATERIAL DE TRABAJO DEL JEFE

Preparación de documentos necesariosContratos (facturas, cheques)Organizar y confirmar las citas Elaboración de dossiers

¿QUÈ SON LOS DOSSIERS?

Los dossiers son carpetas o conjunto de papeles o documentos referentes a un asunto (file), es importante tener el orden, la sencillez y la corrección de todos sus datos.

INSTRUCCIONES DEJADAS POR EL JEFE

La secretaria deberá cumplir en su ausencia:

o Revisión del calendarioo Despacho del correoo Confirmar futuras citas

AL REGRESO DEL JEFE A LA OFICINA

Iniciar el trámite administrativo.Revisar los documentos, clasificar, distribuir y clasificar.Preparar documentos (informes).Organizar resumen de lo acontecido durante la ausencia del jefe.

HORA 1 2 3 4 5 6 7 808:00

09:00

Reunión

9:30Reunión con el

personal de ventas

Confirmar viaje

10:00 Entrevista con la srita.

Díaz de Murdoch

S.A.

11:00

Presentación del proyecto de las luces del Maqueira

12:00 Visita Reunión en


la Gerencia Administrati

va

13:00Almuerzo

con representant

es Basco

Apertura de sobres

de cotizacione

s

GESTION EFECTIVA DEL TIEMPO

Que es el tiempo?

Magnitud física que permite ordenar la secuencia de los sucesos, estableciendo un pasado, un presente y un futuro.Es un periodo que tenemos para realizar aquellas tareas diarias y alcanzar nuestro objetivo. Distribir efectivamente el tiempo si necesita utilizar consientemente cada minuto de tu tiempo para el logro de sus objetivos netas y propósitos

LA ADMISNITRACION DEL TIEMPO


La clable es el éxito:

Piter Drucker enfatiza :“Quien no es capas de administrar el tiempo, no es capas de administrar ninguna otra cosa”Administracion:Dar un uso optimo a los recursosTiempo: lo que permite que las cosas ocurran simultáneamente

EFICIENTE Y EFICAS?

Eficiente:hacer bien lo que se hace al menor costo posible, no nos garantiza resultados Eficaz: hacer lo que se debe hacer , tomando en cuenta los resultados que deseamos alcanzar

ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO PLANIFICACION

Uno de los aspectos mas importantes para ser una secretaria eficente es de saber organizar y planificar el trabajo en todo momento.Planificar es tan esencial para una secretaria, al comensar su labor deberá organizarse y ordenar su trabjo , identificando las prioridades teniendo en cuenta que es lo que tiene que hacer, como y cuando.

QUE SE ENTIENDE POR ORGANIZAR Y PLANIFICAR

Organizar significa establecer las tareas en orden teniendo los medios y las personas necesarias para alcanzar los objetivos.

Aque llamamos planificar

Es hacer un proyecto de una acción , es un proceso de toma de desiciones para alcanzar un futuro deseado, asumiendo la responsabilidad. Los factores que intervienen en la eficiencia y eficacioa.

PARA PLANIFICAR DEBEMOS DE TENER EN CUENTA:

Que es lo mas urgente? son tareas que nos pueden dejar para mas tarde

Que es importante? Estas son tareas que veben hacerse Importantes y urgentes Importante, pero no urgente Urgente , pero no importante

IMPREVISTOS son los trabajos inesperados y debes tener un horario flexible de rutina

PLANIFICAR LAS TAREAS:La mayoría de los trabajos que se realizan son actividades que pueden ser:

o Diarios o Semanales o Mensuales o Trimestrales, bimensuales


o Semestrales o Anuales

COMO NOS ORGANISAMOS Y PLANIFICAMOSUtilizando las herramientas necesarias que tenemos en las manos tales como:

o La agendao Planin/ auotloko Teniendo en cuanta las prioridadeso Hacer el seguimiento o Agrupar materiales y tareas

DESPERDICIADORES DE TIEMPO EXTERNO

Excesivo flujo de papeles Teléfono Chat/internet Visitas Reuniones Fallas de comunicación Falta o exceso de información

DESPERDICIADORES DE TIEMPO INTERNO

Falta de prioridades Falta de planes Objetivos no claros Dejar muchas cosas para después Falta de abilidad y conococimientos Las reuniones NO planificadas Empleados con problemas No saber decir “No” Atención prolongada a solicitantes

TIEMPO PRODUCTIVO Y TIEMPO IMPRODUCTIVO

Todas las empresas manejan sus fianzas a travez del tiempo:

o Tiempo de organizaro Tiempo de fabricaro Tiempo de compraro Tiempo de vender …

TIEMPO PRODUCTIVO

Es el tiempo establecido que se invierte en realizar un trabajo o actividad útil con eficiencia y calidad.

OPTIMISANDO LA PRODUCTIVIDAD

Un trabajador eficiente se autogobierna y sabe que logro se aguardan de el porque se concentra en los resultados y metas de la empresa.

TIEMPO IMPRODUCTIVO

Es cuando nose cumple las metas de la organización por diversos factores:


Utiliza actividades, métodos,rutina y practicas inadecuadas produce destirparro del tiempo.

COMO CONOCER EL TIEMPO IMPRODUCTIVO

¿Eres organizado(da)?Identifias cual de las cualidades podrían ser desempeñadas por otras personas?Identificas lo que no a de acerse en abasoluto?

VALOR AGREGADO AL TRABAJO

o Es la capacidad de CREAR BALOR es mas que un arte, es mirar, imaginar, adaptar, innovar, simplificar,mejorar todo lo que rodea al trabajo dentro de una organización.

COMO CREAR VALOR AGREGADO

Romper viejos esquemas Cuestionemos como realizamos las tareas Hacer las cosas con sentido de mejorar Desarrollar relaciones y comunicaciones con fluides

CONSECUENCIAS

Hacemos mas ricos y productivos el puesto de tabajo, mejoramos la producción y los resultados, logramos satisfacción personal mejorando la calidad de los procesos en la organización lo que se proyectara en los resultados de la empresa y en la satisfacción de los clientes.


Programas de actividades 2013 (Modelo de Planing)


Actividades

Febrero Marzo Metas26 27 28 1 2 3 4 5 6 7 8 9

10

11

12 13

14 15 16

Cosntitucion de equipo de auditoria Equipo de 3 auditorios

Formulacion de programa de auditoria Programa de auditoria

Aplicación del programa Programa aprovado

Recopilacin de informacion Documentacion de entrevista

Analisis de la informacion Informe preliminar

Formulacion del informe de auditoria Informre de auditoria y anexoPresentacion y sustencacion de inforem de auditoria

Es hacer un proyecto de una acción es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro deseado, asumiendo la responsabilidad. Los factores que interviene son la eficiencia y la eficacia.Para planificar debemos tener en cuentas:

¿Qué es lo más urgente?Esas son tareas que no se puede dejar para más tarde.

¿Qué es importante?Estas son tareas que deben hacerse

Importante y urgente Importante, pero no urgente Urgente, pero no importante

Imprevistos:o Son los trabajos inesperados y debes tener un

horario flexibleo Trabajo de rutina

PLANIFICAR LAS TAREAS

La mayoría de los trabajos que se realizar son actividades que pueden ser:

o Diarioso Semanaleso Mensualeso Trimestrales/bimensualeso Semestraleso Anuales

¿Cómo nos organizamos y planificamos?Utilizando las herramientas necesarias que tenemos a la mano tales como:

La agenda:

Planificando el trabajo Tener en cuenta las prioridades Hacer el seguimiento Agrupar materiales y tareas

Desperdiciadores del tiempo externo

Excesivo flujo de papel Teléfono Chat/internet Visitas Reuniones Fallas de comunicación Falta o exceso de información


A QUE LLAMAMOS PLANIFICAR

Desperdiciadores del tiempo interno

o Falta de prioridades o Falta de planeso Objetivos no claroso Dejar muchas cosas para despuéso Falta de habilidad y conocimientoo Reuniones “NO” planificadaso Empleados con problemaso No saber decir “NO”o Atención prolongada a visitantes

TIEMPO PRODUCTIVO Y TIEMPO IMPRODUCTIVO

Todas las empresas manejan sus finanzas a través del tiempo:

Tiempo de organizar Tiempo de organizar Tiempo de comprar Tiempo de Vender

Tiempo productivo:

Es el tiempo establecido que se invierte en realizar un trabajo de utilidad útil con eficiencia y calidad.

Optimizando la productividad:

Un trabajador eficiente se autogobierna y sabe que logro se aguardan de el por qué se concentra en los resultados y metas de la empresa.

Tiempo improductivo:

Es cuando no se cumplen las metas de la organización por diversos factores:

Utiliza utilidades Métodos Rutinas y practicas

inadecuadas Produce despilfarro del tiempo


Como conocer el tiempo improductivo:

¿Es organizado (organizada)? ¿Identificas cuál de las actividades podría ser desempeñada por otra

persona? ¿Identificas y eliminas lo que no de hacerte en lo absoluto?

Valor agregado al trabajo:

Es la capacidad de CREAR VALOR es más que un arte, es mirar, imaginar, adaptar, innovar, significar, mejorar todo lo que rodea al trabajo dentro de una organización.

Como crear valor agregado:

Romper viejos esquemas Cuestionemos como realizamos las tareas Hacer las cosas con sentido de mejorar Desarrollar relaciones y comunicaciones con fluidez Consecuencias: Hacemos más rico y productivo el puesto de trabajo mejoramos la

producción y los resultados, logramos satisfacción personal mejorando la capacidad de los proceso de la organización lo que se proyectara en los resultados de la empresa y la satisfacción de los clientes.

LOS PROVEEDORES

¿Quiénes son los proveedores?

o Son aquellas personas naturales o jurídicas que realizan operaciones o prestación de servicios de manera habitual o en establecimientos abiertos al público, dando satisfacción al cliente.

SEVICIO AL PROVEEDOR


PROVEEDORES CLIENTES

EMPRESA

El éxito de las empresas grandes, medianas y pequeñas dependen en gran medida del servicio con los clientes, con lo que el personal es altamente capacitado y motivado.

EL VENDEDOR

Con habilidades emocionales y suficiente empatía (radal social) no se limita a la siempre atención de los quienes, sino es que esta pendientes de sus necesidades.

o Llama al cliente cuando tiene algo que puede ser de su interés, de esta manera se adelanta a sus necesidades, explicándole las ventajas de la nueva tecnología de los productos.

Las ventas no solo es su único objetivo más que vender trata de establecer y consolidar las relaciones con sus clientes haciendo una alianza estratégica con los clientes y los convierte en su socio.

o Crea clientes valiosos que sean rentables.

Reconoce que el cliente es el fin y el origen de los negocios.

o Los buenos proveedores, los profesionales son aquellos que cumplen en forma optimo con todos los requisitos.

RELACIONES CON EL GRUPO SOCIAL DE PROVEEDORES

Los proveedores son una fuerza vital para una empresa, es decir son una pieza clave.

El proveedor es un elemento esencial en la producción masiva y de él dependen los fabricantes para el proceso para manu factura.

Que se ha de buscar en un proveedor:

o Rapidezo Eficaciao Confianzao Contacto y comunicación de los clientes o Calidad del producto y/o servicioo Gestión y control de la existencia de los productos

TRATO CON LOS PROVEEDORES

Ninguna organización podrá subsistir y menos desarrollarse sino mantiene buenas relaciones humanas con los proveedores. Por lo que la secretaria como anfitrionas debe causar una excelente imagen secretarial al atender a los proveedores teniendo un conocimiento muy claro de la misión y objetivos de la empresa para trabajar.


o Un proveedor debe recibir un trato humano, de cortesía por que tiene que ofrecer lo mejor que tiene y nosotras debemos de contribuir.

o Capacitar al personal para tratar eficazmente a los proveedores.

o Evaluar los métodos para atender a los proveedores.

o Practicar el servicio de calidad del producto y del servicio que brinda.

La Comunicación

¿Que la Comunicación?

Es el proceso a través del cual un mensaje es entendido por alguien distinto del que lo emite.

El resultado de la comunicación no es que dice el emisor, sino lo que entiende el receptor

El emisor es SIEMPRE el UNICO RESPONSABLE DE QUE LA COMUNICACIÓN LLEGUE BIEN

Medio de canal

FIN

TIPOS DE COMUNICACIÓNSI SONIDO


EMISOR

MENSAJE

CODIGO

RECEPTOR

T

Comunicación ComunicaciónVerbal No Verbal

PP AA LL S N AA I O BB RR AA SS

NO SONIDOS


COMUNICACIÓN HABLADA

COMUNICACIÓN ENTONADA

POSTURAGESTO

COMUNICAIOCN ESCRITA

LA COMUNICACIÓN EMPRESARIAL

La comunicación en una empresa, es conocida como la comunicación organizacional, es un factor determinante en el éxito de una empresa; una buena comunicación es sinónimo de eficiencia , organización y coordinación , mientras que una mala comunicación puede ser motivo de ineficiencia , desorden y conflictos internos.

La comunicación en una empresa debe basarse en un lenguaje claro, simple y comprensible para el receptor. Debe ser oportuna, el mensaje debe llegar al receptor en el momento indicado y debe ser presiso , no debe utilizar adorno linguistico ni información inneseraria .

Basicamente la comunicación en un a empresa se clasifica en dpos tipos:

Comunicación externa Comunicación interna

COMUNICACIÓN EXTERNA: Es la comunicaion donde el mensaje se dirige asia afuera de la empresa, es decir , se dirige hacia el consuimidor , el puvblico en general grupo de opicnon etc, tiene como objetivo informa sobre la existencia de un producto o servicio , informar sobre sus principales beneficios o características, informar sobre las actividades en la que participa la empresa .

Para realizar este tipo de ocmunicaion se utiliza mediozs tales ocmo:

La televisión La radio La prensa escrita Llama telegonicas Envioao de email Internet Afiches Carteles

Volantes Paneles Tarjetas de presntacion Carta puvbliciatarias Catalogos Folletos Etc

Un aspecto importante en la comunicación externa son las relaciones publicas en donde a través de la participación del evento, actividades, seminarios, labores sociales etc., se busca crear y mantener una buen imagen o reputación de la empresa.

COMUNICACIÓN INTERNA: es la comunicación en donde el mensaje se dirige asia dentro de la empresa , se dirge al personal de el .Tiene como objetivo informar sucesos, reportar ocurrencias, coordinar actividades, organizar tareas, controlar, motivar, liderar,etc.

Para realizar este tipo de comunicacion se utiliza medios tales como-.

Murales Comunicadores Teléfonos Internet Circulares Memorando Cartas

Publicaciones Informes Reportes Reuniones Charlas Eventos .etc


Este tipo de comunicación externa se puede dividir en :

Comunicaion formalComunicaion informal

COMUNICACIÓN FORMAL: Es aquella en donde el mensaje se origina en un integrante de un determinado nivel jerarquico y va dirigido a un integrante de un nivel jerarquico inferior, de un nivel superior o de un mismo nivel siguiendo canales establecidos formalmente por la empresa.

COMUNICACACION INFORMAL: Es aquella en donde el mensaje circula entre los mienbros de la empresa , sin conocer sin presicion el origen de este y sin seguir canales establecidos formalmente por la empresa .

Y a su vez, la comunicación interna tambein se puede dividir en:

o cominicaon vertical desenteo comunicaion vertical ascendenteo comunión horizontal

COMUNICACIÓN VERTICAL DESENDENTE: Es aquella en donde le mensaje se origina en un nivel jeralquico inferior( en la dirección, en un jfe etc.) y ba dirigido a un nivel jerarquico inferiro( o un osbordinado, un operario,etc,).Se presenta bajo la forma de otros, ordenes, intruccione, enseñanzas, correcciones ,etc.

COMUNICACIÓN VERTICAL ASCENDENTE: Es aquella en donde le mensaje surge en un nivel jerarquico inferiror (un subordinado , un operativo, etc,), va dirigido a un nivel jerarquico superior( a la dirección, jefe,etc). Se presenta bajo la forma de referencia , propuesta , reclamo,.etc,

COMUNICACIÓN HORINZONTAL: Es aquella que se da entre integrantes de un mismo nivel jerarquico .Tiene como principal función la de facilitar la coordinacion de actividades.

LA COMUNICACIÓN TELEFONICA

o Es conveneinte tener presente la practiva de los buenos modales cuando se usa el teléfono, se evitara el tono brusco y la empresion de estar apurada.

Importantcia del teléfono

Porque es importante el teléfono?

o Porque nos podemos comunicar con otras empresas en minutos

o El uso del teléfono estimula la brevedad y la conversación trivial y prolongada

o Usando el teléfono se pone fin rápidamente a una conversación

La voz telefónica?

No es necesario poseer la voz mas melodiosa del mundo, pero debe aprender a cultivas un “tono de interés personal” que pueda describirse como agradable, amistosa,coordial, jovial , interesante y servicial.


En la voz se refleja el estado mental y físico de la persona

Cualdidades de la voz

ClaridadPresicionNaturalidadEducaciónCortesíaSeguridadFacilidad

Como contestar el teléfono

identifica la empresa o el departamento Saluda buenos días habla la señorita nelsa en que puedo ayudarle Escucha con atención Anuncia a la persona antes de pasar la llamada Pide disculpa cuando se obligue a esperar a la persona Decir algunas palabras de cortesía Colgarel teléfono con suavidad

Frases de coortesia

o En que le puedo ayudaro Gracias por llamaro Quien le va a hablaro A quien anuncioo Me da su nombre, porfavoro El o ella nose encuentra, quiere dejar un mensajeo Con mucho gustoo Siempre a sus ordenes

Frases que debemos evitar

“halo , diga , bueno” De parte de quien Quien habla El o ella no esta Yo no se Ni idea

Transferir una llamada

Si una llamada es par otra persona, diga a quien llama que le permita transferir su llama diciendo: tenga la vondad de esperar un momento

Manera de antender , llamar y transferir llamadas

La secretaria al atender una llmada teefonica deberá tener a la mano su block de notas y un lapicero para tomar la información.

Si la secretaria realiza la llamada al cliente debe tener a la mano todos los documetnos que se va a preguntar para no perder tiempo buscando cuando estamos haciendo la llamada.

Al transferir una llamada al compañero debemos de preguntar si lo ba a atender.


LAS LLAMADAS PARA EL JEFE

Si esta libre en la oficina le informada quien lo llama Si el jefe no desea ser interumpido se tomara el

mensaje

Ejemplo

El señor Vertis se encuentra en estos momentos en una reunio pero si usted desea deje su mensaje y se lo hare llegar.

Llamadas realizadas del jefe

o La secretaria debe constatar si la persona se encuentra en la línea para contactarlo al jefe.

o Si tiene que hacer la llamada para el jefe escribirá el mensaje para transmitirlo.

SERVICIOS TELEFONICOS

MODELO LLAMADAS TELEFONICAS

Para:__________________________________________________________________

Fecha:_______________________________Hora:____________________________

DURANTE SU AUSENCIAEl señor:_______________________________________________________________

De:___________________________________________________________________

Teléfono:__________________________ Celular:_____________________________

Lo llamo por teléfono Favor llamarloVino a verlo VolveráQuiere verlo Urgente

Mensaje:_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________


___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

LLAMADAS DE LARGA DISTANCIA

En el mundo empresarial es frecuente que la secretaria realice las llamadas a larga distancia para el funcionario. El servicio es la 24 h del día. Marcando el 105 (asistencia internacional)

Los dos tipos de llamadas a larga distancia que se usan son de teléfono a teléfono y la de persona a persona.

LLAMADAS A TELÉFONO

Para realizar esta clase de llamadas se les brinda a la operadora el número telefónico para hablar con la persona que responde, este servicio se cobra en cuanto comienza la comunicación.

Llamada de persona a persona

En este caso, se les solicita a la operadora que la comunique con el número indicado y con la persona que desee hablar, este servicio comienza a cobrarse cuando la persona atiende la llamada.

LLAMADAS CON CARGO REVERTIVO POR COBRAR (COLLECT)

o Además de la forma usual de pago las lla madas de larga distancia pueden hacerse por cobrar. En este caso se le debe anticipar a la operadora, ella deberá ooptener la aprobación del que se llama , antes de establecer la comunicación.

LLAMADAS DEL RESDISCADO DIRECTO A DISTANCIA (DD o LADA)

Permite que una persona pueda hacer llamas fuera de la ciudad sin intervención de la operadora.

Este servicio es mas rápido y varato. En alguno lugares el nombre para este tipo de servicio es LADA ( larga distancia automática).

DIFERENCIA DE HORA


Es importante que la secretaria tome en cuenta la diferencia de hora a realizar llamadas a larga distancia. La secretaria debe saber que hay 17 diferentes tiempos de zona para hacer llamadas a otros países.

o Cuando son las 9:00 am en chicago y ciudad de México (están en las misma zona) es medio día

o En Rio de Janeiro son las 2:00 pm en Londres y Liboa son las 4:00pmo En Atenas son 4:00pmo Tokio es media noche

COSTOS DE LAS LLAMADAS A LARGA DISTANCIA

Se cobran por todas las llamadas la cantidad a cobrar, depende de la distancia el tipo de llamada la hora del día o de la noche en que se hace la llamada y el tipo que dure la conversación, la secretaria debe saber cuando la empresa recomienda cada tipo de llamada y el costo de transacción.

SISTEMAS TELEFONICOSCONCEPTO :

Los sistemas tlefonicos desde el mas sencillo hasta el mas sofisticado producto de in genieria electrónica tiene como objetivo indicar los departamentos y secciones de una empresa garantizando el máximo empleo de las líneas y razonalisacoin de su uso.

Los sistemas telefónicos pueden ayudar a las perqueñas empresas reducir costes (cantidad de dinero ), mejora la productividad aumenta la colaboración y satisfacción de los objetivos de la empresa.

Los sistemas de hoy , funciona a travez de las redes de protocolo de internet (IP) las mismas redes que utilizan muchas pequeñas empresas para conectar a sus empleados , dispositivos y recursos de información.

Los sistemas telefónicas ofrecen nuemrosas funciones y capacidades entre las que destacan:

o Video conferencia o Sofphone móvileso Contestador automaticoo Buscador e intercomunicadoro Tecnología de presencia o Funcionabilidad (IP) inalámbrica o Integración con los sistema de gestión de realciones con clientes( CRM)o Mensajería unificada

Son tres los sistemas telefónicos básico sque se caracterizan por contar:

líneas directas


Teléfonos con botoneras Celulares

LINEAS DIRECTAS

Se acostumbra reservarse para los altos ejecutivos que desean obtener una ocmunicacion directa e inmediata es decir una línea independiente del sistema de la empresa y destina ezclusivamente para su uso personal, esta instalado en el despacho del directivo y , generalmente no cuenta con extencion alguna.

Telefono con botonera

En las empresas medianas o pequeña es corriente el empleo de los aparatos con botonera. Responden a las siguientes características:

Suelen contar con cuatro o cinco líneas al exterior Permite entre ocho y veinte extenciones con línea externa

o Estos teléfonos con botonera permite a quien lo usa la ejecución de las siguientes operaciones:

Retencionn Coneccion de la ret interior – exterior Llamada local Sistemas de señales

Los sistemas de votones reuslta poco econmico cuando hay muchas extenciones y un gran trafico por lo que es mas beneficioso la instalación de una central.

CENTRAL TELEFONICO

Es un diseño moderno, los conmutadores(cambiar, permutar) telefónicos permiten un nuemro consideranle de extenciones y línea a l exterior.

Actualmente se encuentra en el mercado central telefónico de 4 lineas /16 anexos funcionan y se programan con cualquier modelo de teléfono , tiene software administrativo y hotelero ( obsional) hacepta línea de celulares , voz IP ( opcionales).

Por la magnitud del negocio se puede expandir a 8 linesas /24 anexos.

Valores y la convivencia.


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