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MANUAL DEL PROCESO DE REGULARIZACIÓN DE BIENES INMUEBLES ZONAL ZS-CZ1-GB-P04 Versión 1.0 28/11/2014

DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL MANUAL DEL PROCESO DE

REGULARIZACIÓN DE BIENES INMUEBLES ZONAL

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Contenido

1. INFORMACIÓN BÁSICA ....................................................................................................................... 2

2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO ............................................................................................................ 4

3. ROLES ................................................................................................................................................. 6

4. GLOSARIO DE TÉRMINOS ................................................................................................................... 8

5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO .................................................................................................. 1

6. PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE REGULARIZACIÓN DE BIENES INMUEBLES ZONAL .................. 10

6.1 PROPÓSITO ............................................................................................................................... 10

6.2 ALCANCE ................................................................................................................................... 10

6.3 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ................................................................................................ 10



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1. INFORMACIÓN BÁSICA

Proceso REGULARIZACIÓN DE BIENES INMUEBLES ZONAL

Código del Proceso ZS-CZ1-GB-P04

Descripción

PROPÓSITO: Efectivizar la regularización de los bienes inmuebles a favor de INMOBILIAR e Instituciones Públicas dentro del ámbito de acción, así como dar seguimiento a la regularización de bienes inmuebles de la venta de la cuota de participación estatal de conformidad con el Marco Legal vigente. DISPARADOR:

Leyes

Decretos Ejecutivos

Disposición de la Máxima Autoridad ENTRADAS:

Resolución administrativa (en casos de donación y venta de cuota de participación estatal)

Sentencia protocolizada (en casos de expropiación, cuando existe desacuerdo en el precio del bien inmueble)

Actas de acuerdo (en casos de expropiación, cuando existe acuerdo en el precio del bien inmueble)

Ficha jurídica del inmueble que determine la viabilidad de aplicación del Decreto Ejecutivo 435 (en casos de proceso de Uso Correcto y Eficiente de Bienes Inmuebles Zonal, y proceso de Atención a Requerimientos de Dotación de Infraestructura Zonal)

ACTIVIDADES PRINCIPALES

Revisar expediente

Realizar trámite de transferencia de dominio en el Municipio.

Realizar trámite notarial

Realizar trámite de inscripción de escritura pública en Registro de la Propiedad

PROCESOS RELACIONADOS

Proceso de Expropiación de Bienes Inmuebles Zonal



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Proceso de Sucesiones Intestadas

Proceso de Atención a Requerimientos de Dotación de Infraestructura Zonal

Proceso de Uso Correcto y Eficiente de Bienes Inmuebles Zonal

Subproceso de Desahucio de Bienes Inmuebles Zonal

Proceso de Expedición de Normativa

Productos / Servicios del Proceso

-Escrituras de bienes inmuebles (legalizadas a nombre de INMOBILIAR y/o Instituciones Públicas requirentes dentro del ámbito de acción)

Tipo de Proceso Sustantivo Zonal

Responsables del Proceso

Coordinador Zonal

Tipo del cliente Cliente Interno y externo

Marco Legal

Constitución de la República del Ecuador

Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público

Ley Reformatoria a la Ley de Administración de Bienes

Código Civil

Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública

Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública

Decreto Ejecutivo Nro. 798 – Funciones INMOBILIAR

Decreto Ejecutivo Nro. 560 – Transferencia de bienes del BCE

Decreto Ejecutivo Nro. 435 – Transferencia de Dominio de aquellos bienes que no son usados en sus funciones principales

Decreto Ejecutivo Nro. 50 – Secretaría a Servicio

Decreto Ejecutivo Nro. 52 – Transferencia de bienes del BCE

Decreto Ejecutivo Nro. 1301 – Bienes Intestados

Reforma de Ley de Lavado de Activos

Ley de Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas (art. 104 Transferencia de Inmuebles CONSEP)

Resolución Nro. INMOBILIAR-DSI-2014-0006 - Reforma y Nueva Codificación al Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos



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2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO

El proceso de Regularización de Bienes Inmuebles Zonal requiere considerar los siguientes

lineamientos en los procesos:

Lineamientos Generales.-

INMOBILIAR realizará el proceso de regularización de los bienes inmuebles que se encuentren

dentro de su ámbito de acción contemplado en el Artículo 3 del Decreto Ejecutivo 798.

En el caso de que los bienes inmuebles a ser transferidos a INMOBILIAR posean contratos de arrendamiento (verbal o escrito), se deberá proceder con el desahucio hasta 30 días después de la inscripción de la escritura pública de transferencia del inmueble en el Registro de la Propiedad.

Si el Experto Zonal de Derechos Litigiosos determina que un bien inmueble debe ser transferido a INMOBILIAR por una sentencia favorable, la sentencia protocolizada junto con el expediente dan paso a la regularización del bien inmueble.

El Coordinador Zonal deberá remitir las resoluciones de transferencia de dominio a la Máxima Autoridad de INMOBILIAR para sus directrices respecto al requerimiento.

El Subdirector Técnico de Gestión de Bienes, conforme sus competencia, es el único designado para suscribir resoluciones de aceptación de bienes inmuebles. Por lo que la Coordinación Zonal le deberá remitir estos documentos para su suscripción.

Toda la documentación del proceso de regularización de bienes inmuebles zonal que es remitida a Planta Central debe contar con la sumilla del Coordinador Zonal.

Lineamientos Específicos.-

Regularización de bienes inmuebles por donación:

Las Entidades Públicas deben anexar la siguiente documentación:

1. Copia certificada del RUC

2. Copia certificada de escritura pública de adquisición del bien inmueble

3. Certificado de Registro contable del bien inmueble

4. Certificado de gravámenes actualizado (Registro de la Propiedad)

5. Comprobante de pago de impuesto predial actualizado

6. Copias certificadas de Contratos de arrendamiento o comodato que pesen sobre el bien

inmueble

7. Copia de Cédula de Ciudadanía, papeleta de votación, nombramiento y/o acción de

personal de representante legal



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8. Ficha catastral actualizada (Municipio)

9. Resolución de transferencia del inmueble (de la Entidad Pública)

Cuando la transferencia de dominio de los bienes inmuebles de las Instituciones Públicas a

INMOBILIAR se dé mediante acuerdo interinstitucional, ambas partes firman la misma

resolución administrativa. Cuando no se trate de acuerdo interinstitucional, cada una de las

partes firmará su resolución respectiva.

En los casos de que el bien inmueble provenga por aplicabilidad del Decreto Ejecutivo 435, la

Unidad Zonal de Gestión de Bienes (Proceso de Atención a Requerimientos de Dotación de

Infraestructura Zonal) entregará una ficha jurídica de viabilidad, para iniciar el proceso de

regularización del bien inmueble.

Los instrumentos con los cuales se elabora la minuta son:

1. Resoluciones administrativas de transferencia de dominio

2. Certificado de registro contable del bien inmueble

3. Informe técnico jurídico de la Unidad Zonal de Gestión de Bienes (Proceso de Atención a

Requerimientos de Dotación de Infraestructura Zonal)

4. Y Decretos Ejecutivos referentes a la transferencia del inmueble

En el caso de que el Registro de la Propiedad del cantón donde se inscriba el bien inmueble

solicite el pago al impuesto de donación en el Servicio de Rentas Internas, se deberá realizar el

trámite respectivo, considerando que en los casos de donación entre Entidades Públicas existe

exoneración de impuestos.

Regularización de bienes inmuebles por venta de cuota de participación estatal:

La Dirección Nacional de Derechos Litigiosos remite un memorando solicitando que se proceda con la regularización del bien, adjuntando un expediente que incluya los siguientes documentos, mismos que son habilitantes y necesarios para la elaboración de la minuta:

1. Informe técnico sobre diagnóstico para asignación del bien inmueble otorgado por la

Unidad Zonal de Gestión de Bienes (Proceso de Atención a Requerimientos de Dotación

de Infraestructura Zonal)

2. Resolución de venta de cuota de participación estatal

3. Comprobante de depósito en la cuenta única del Tesoro Nacional

4. Copias de Cédula de Ciudadanía y papeleta de votación de los compradores de la cuota

5. Certificado de gravámenes actualizado (Registro de la Propiedad)



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INMOBILIAR interviene en la emisión de la minuta y el sorteo de la Notaría en el Consejo de la

Judicatura, así como en la suscripción de las escrituras respectivas. El trámite hasta llegar a la

inscripción de la misma le corresponde al comprador.

Los compradores deben entregar a INMOBILIAR una copia de la escritura inscrita en el

Registro de la Propiedad.

Regularización de bienes inmuebles por expropiación:

En los casos en que se haya llegado a un acuerdo en el precio del bien inmueble, es necesario contar con el acta de acuerdo que determina el valor del inmueble, para la regularización.

La regularización del bien inmueble inicia con la elaboración de la minuta. Los instrumentos con los cuales se elabora la minuta son:

1. Informe de avalúo del bien inmueble (Municipio) 2. Aval presupuestario (otorgado por la Coordinación General de Planificación y Gestión

Estratégica de INMOBILIAR) 3. Certificación presupuestaria (otorgada por la Dirección Financiera de INMOBILIAR) 4. Informe técnico del bien inmueble (otorgado por la Unidad Zonal de Gestión de Bienes)

5. Informe jurídico de viabilidad para expropiación

6. Resolución de expropiación por razones de utilidad pública

7. Acta de acuerdo del precio del bien inmueble

En los casos que exista imposibilidad de acuerdo en el precio del bien inmueble, la Unidad Zonal de Gestión de Bienes da inicio al juicio de expropiación que da como resultado una sentencia protocolizada, misma que es necesaria para dar inicio a la regularización del inmueble.

3. ROLES Analista Zonal de Legalización de Bienes.- Ejecuta y da seguimiento a las acciones y trámites legales que se desarrollen bajo la aprobación de la Coordinación Zonal. Consejo de la Judicatura.- Institución encargada de promocionar un servicio de administración de Justicia eficiente que contribuya a la paz social y a la seguridad jurídica, afianzando la vigencia del Estado constitucional de derechos y justicia. Coordinador Zonal.- Ejerce la política pública para asegurar la Gestión Inmobiliaria en el territorio de

su jurisdicción garantizando la prestación de servicios de calidad con calidez.

Director de Normatividad.- Coordina la emisión y difusión de políticas, lineamientos y procedimientos generales para la correcta gestión inmobiliaria, y las reformas y actualizaciones que sean necesarias cuando el caso lo amerite.



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Director General.- Administra y lidera los procesos del Servicio de Gestión Inmobiliaria del Sector

Público - INMOBILIAR, con la participación de todas las áreas institucionales, con la finalidad de

cumplir con la misión y objetivos estratégicos, así como con las disposiciones legales que rigen a la

entidad.

Director Nacional de Derechos Litigiosos.- Dirige y controla los procesos de patrocinio a la Institución

en los procesos judiciales y extrajudiciales en el marco de la gestión de bienes muebles e inmuebles en

los que tiene competencia INMOBILIAR.

Director Nacional de Legalización de Bienes.- Dirige y supervisa acciones legales y trámites

pertinentes con la finalidad de efectivizar la dotación de infraestructura requerida por las diferentes

entidades del Sector Público.

Entidades Públicas externas.- Organismos Públicos pertenecientes a la Administración General del

Estado.

Especialista Zonal de Legalización de Bienes.- Ejecuta y supervisa las acciones y trámites legales que

se desarrollen bajo la aprobación de la Coordinación Zonal.

Experto Zonal de Gestión y Análisis de Bienes Inmuebles.- Coordina y organiza los procesos de

gestión y análisis de bienes inmuebles en respuesta a requerimientos de las entidades públicas para la

dotación de infraestructura.

Experto Zonal de Legalización de Bienes.- Dirige y ejecuta acciones para llevar a cabo la gestión de

asignación, compra, venta, donación, traspaso, permutas, arriendo y comodato de inmuebles dentro

del ámbito de su competencia, así como la recepción de bienes inmuebles asignados a INMOBILIAR,

incluyendo aquellos sobre los que pesen derechos litigiosos.

Municipio.- Entidad administrativa que puede agrupar una o varias localidades, y ejerce su gobierno.

Notaria.- Entidad autorizada para dar fe de testamentos y otros actos extrajudiciales, conforme a las

leyes.

Registro de la Propiedad.- Institución Pública que tiene por objeto el registro de la constitución,

transmisión, modificación y extinción de los derechos reales sobre bienes inmuebles.

Servicio de Rentas Internas (SRI).- Entidad técnica y autónoma que recauda los tributos internos

establecidos por la Ley mediante la aplicación de la Normativa vigente.

Subdirector Técnico de Gestión de Bienes.- Dirige y coordina la gestión técnica de bienes del Servicio

de Gestión Inmobiliaria del Sector Público a partir de las directrices nacionales, sectoriales e

institucionales en materia de gestión inmobiliaria.

http://es.wikipedia.org/wiki/Bienes_inmuebles



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4. GLOSARIO DE TÉRMINOS Acta entrega recepción de bienes.- Documento legal mediante el cual se recibe un bien inmueble de

otra institución, y donde se describen las características y especificaciones generales y técnicas del

bien inmueble.

B.I..- Bien Inmueble.

C.C..- Cédula de Ciudadanía.

Cuota de participación estatal.- Cuota de una porción de bien o bienes muebles e inmuebles en la que

tiene participación el Estado.

CONSEP.- Consejo Nacional de Control de Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas, mismo que

genera y acompaña procesos participativos de prevención en el tema de las drogas, con un enfoque

centrado en los sujetos y su buen vivir.

Desahucio.- Notificación de terminación de contrato de arriendo.

Donación.- Aquella en la cual se tiene por objeto la transmisión de bienes entre dos partes, la que

realiza la disposición gratuita de los bienes que disponga, y el donatario que tiene facultad de

aceptarlos o rechazarlos. Cuando intervengan dos personas jurídicas distintas no habrá traspaso sino

donación y, en este evento, existirá transferencia de dominio que se sujetará a las normas especiales

de la donación.

Declaratoria por razones de utilidad pública de expropiación.- Declaratoria de expropiación.

Resolución mediante la cual se determina que un bien inmueble es necesario para el beneficio público.

Con el objeto de ejecutar planes de desarrollo social, manejo sustentable del ambiente y de bienestar

colectivo, las instituciones del Estado, por razones de utilidad pública o interés social y nacional,

podrán declarar la expropiación de bienes, previa justa valoración, indemnización y pago de

conformidad con la Ley. Prohibiéndose toda forma de confiscación.

Escritura.- Documento público en el que se hace constar ante un notario público una o más

declaraciones de las personas que intervienen en un acto o contrato y lo complementan con los

requisitos legales propios y específicos de cada acto.

Expropiación.- Desposeimiento o privación de la propiedad, por causa de utilidad pública o interés

social, a cambio de una indemnización previa.

Invasor.- Propietario o tenedor de las tierras invadidas. En caso de comprobarse la invasión se dispone

el desalojo inmediato de los invasores.

Minuta.- Documento legal que tiene las cláusulas o datos principales de un acto o contrato que debe

ser elevado a escritura pública para su plena validez.



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Registro Oficial.- Órgano del Gobierno del Ecuador que difunde y publica disposiciones legales que

regirán a los ciudadanos nacionales y extranjeros que habitan en territorio ecuatoriano.

Transferencia de dominio.- Ceder el bien inmueble a una persona natural o jurídica. Cuando

intervengan dos personas jurídicas distintas no habrá traspaso sino donación y, en este evento,

existirá transferencia de dominio que se sujetará a las normas especiales de la donación.

UGEDEP.- Unidad de Gestión y Ejecución de Derecho Público. Encargada de llevar a cabo acciones que

pretenden obtener la real propiedad de activos cuya venta permita devolver las creencias resultantes

de la crisis bancaria.

Utilidad pública.- Todo lo que resulta de interés o conveniencia para el bien colectivo, para la masa de

individuos que componen el Estado; o con mayor amplitud, para la humanidad en su conjunto.



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5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO



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6. PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE REGULARIZACIÓN DE BIENES INMUEBLES ZONAL

6.1 PROPÓSITO

Establecer las actividades que permitan la regularización de los bienes inmuebles a favor de

INMOBILIAR e Instituciones Públicas dentro del ámbito de acción, así como dar seguimiento a la

regularización de bienes inmuebles posterior a la venta de la cuota de participación estatal de

conformidad con el Marco Legal vigente.

6.2 ALCANCE

El proceso de Regularización de Bienes Inmuebles Zonal abarca desde la recepción de la documentación habilitante proveniente de las diferentes entradas de este proceso, mismas que se encuentran detalladas en el numeral 1. Información Básica del presente Manual hasta la entrega de las escrituras debidamente suscritas en el Registro de la Propiedad a favor de INMOBILIAR y entidades requirentes dentro del ámbito de acción, además de dar seguimiento a la regularización de bienes inmuebles posterior a la venta de la cuota de participación estatal a la ciudadanía.

6.3 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

ACTIVIDAD ROL DESCRIPCIÓN DOCUMENTO Y/O

REGISTRO

Realizar solicitud de

transferencia del bien

inmueble

Experto Zonal de Legalización

de Bienes

Cuando se trate de la donación de bienes inmuebles en los que INMOBILIAR da inicio a la solicitud, el Experto solicita la transferencia mediante la emisión de una resolución administrativa de trasferencia de dominio. Esta resolución debe ser notificada a la Entidad Pública, es decir, se envía el original de la resolución y se solicita mediante oficio el expediente de los documentos legales para la trasferencia del inmueble. Cabe indicar que en este punto del procedimiento, de igual manera se recepta requerimientos de regularización provenientes del proceso de Atención a Requerimientos de Dotación de Infraestructura Zonal y proceso de Uso Correcto y Eficiente de Bienes Inmuebles Zonal, cuando se determina la viabilidad de aplicación del Decreto Ejecutivo 435.

Oficio / Resolución administrativa



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Revisar y sumillar

solicitud de transferencia

del bien inmueble

Coordinador Zonal

El Coordinador revisa, sumilla y envía la solicitud de trasferencia del bien inmueble a la Dirección Nacional de Legalización de Bienes.

Oficio / Resolución administrativa

Revisar y sumillar

solicitud de transferencia

del bien inmueble

Director de Nacional de

Legalización de Bienes

El Director revisa y sumilla la resolución de transferencia del bien inmueble, y la remite al Subdirector de Gestión de Bienes.

Oficio / Resolución

Suscribir resolución de transferencia

Subdirector Técnico de Gestión de

Bienes

El Subdirector Técnico de Gestión de Bienes revisa y suscribe la resolución de transferencia del bien inmueble. Con su suscripción, la resolución es enviada a la envía a la Entidad Pública.

Oficio / Resolución

Emitir resolución

administrativa

Entidades Públicas externas

Cuando se trate de donación, la Entidad Pública también puede solicitar la regularización del bien inmueble mediante la elaboración de una resolución administrativa en la que se manifieste la voluntad de transferir el bien inmueble. Este documento debe ser remitido a la Máxima Autoridad de INMOBILIAR. En caso de que INMOBILIAR haya emitido la resolución, la Entidad Pública envía una solicitud de aceptación del bien inmueble.

Resolución administrativa

Armar y remitir expediente


Una vez emitida la resolución de transferencia de dominio, la Entidad Pública debe remitir el expediente con los documentos que faciliten la regularización del bien inmueble, para las Entidades Públicas.

Expediente / Resolución Administrativa

Recibir y reasignar

comunicado

Coordinador Zonal

El Coordinador recibe y reasigna la resolución y el expediente al Experto Zonal de Legalización de Bienes.




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Disponer verificación de documentación

legal


de Bienes

El Experto recibe el expediente que remite la institución que transfiere el bien inmueble, y dispone la revisión y verificación al Especialista Zonal de Legalización de Bienes.


Analizar y remitir

documentación legal

Especialista Zonal de


El Especialista recibe, analiza y remite el expediente al Analista Zonal de Legalización de Bienes.


Verificar documentación

legal

Analista Zonal de Legalización

de Bienes

El Analista revisa y verifica que la documentación del expediente contenga toda la documentación necesaria para regularizar el bien inmueble.

Solicitar documentación

faltante


de Bienes

En el caso de que la documentación no esté completa, el Analista elabora un oficio, mismo que es revisado por el Especialista de Legalización de B.I. y firmado por el Experto de Legalización de Bienes, donde notifica a la institución que transfiere el bien, que complete la documentación faltante, como por ejemplo:

Pago de impuestos que no estén al día (Municipio).

Ficha catastral: actualización de superficie y dimensiones del bien inmueble (Municipio).

Certificado de gravámenes. La Entidad Pública debe realizar las gestiones pertinentes en el Municipio o en las entidades correspondientes, para sanear la documentación legal del bien inmueble con el fin de efectivizar la transferencia de dominio.

Oficio



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Elaborar informe

jurídico del inmueble


de Bienes

Cuando el bien inmueble sea transferido a INMOBILIAR por leyes o decretos (exceptuando decreto 435), el Analista procede a elaborar un informe jurídico indicando si el inmueble puede o no ser trasferido a INMOBILIAR. De no requerir la elaboración del informe jurídico se procede a emitir la resolución de aceptación, de ser el caso.

Informe jurídico del bien inmueble

Revisar informe




El Especialista revisa el informe jurídico del bien inmueble.


Revisar informe



de Bienes

El Experto revisa el informe jurídico del bien inmueble.


Aprobar informe


Coordinador Zonal

El Coordinador revisa y aprueba el informe jurídico del bien inmueble.

Informe jurídico del bien inmueble aprobado

Elaborar contestación y remitir informe


Coordinador Zonal

En caso que el informe sea desfavorable, el Coordinador elabora una contestación al Subdirector Técnico de Gestión de Bienes, comunicando que el traspaso del bien inmueble no es viable. Adjunta el informe jurídico del inmueble.

Informe jurídico

Solicitar directrices respecto al inmueble


Bienes

El Subdirector notifica mediante Memorando al Director General, que no es viable la transferencia del bien inmueble a INMOBILIAR, y solicita directrices respecto al proceder del inmueble. A la vez, le entrega el informe jurídico respectivo.

Memorando / Informe jurídico

Disponer directrices respecto al inmueble

Director General

El Director General dispone las Directrices respecto al bien inmueble.



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Comunicar informe a

Direcciones


de Bienes

Si es viable la trasferencia de dominio del bien inmueble a favor INMOBILIAR, el Experto remite el informe jurídico a las siguientes Direcciones para su respectiva gestión:

Dirección Nacional de Administración de Bienes Inmuebles y Unidad Zonal de Administración de Bienes

Dirección Nacional de Gestión y Análisis de Bienes Inmuebles y Unidad Zonal de Gestión de Bienes (Experto Zonal de Gestión y Análisis de B.I.)

Unidad Zonal de Catastro de Bienes Inmuebles

Memorando / Informe jurídico

Emitir resolución de

aceptación


de Bienes

Cuando el proceso es iniciado con la emisión de la resolución de transferencia del bien inmueble por parte de la Entidad Pública, el Analista elabora una resolución de aceptación. En los casos de acuerdo interinstitucional, no será necesario elaborar la resolución de aceptación.

Resolución de aceptación

Revisar resolución de

aceptación



El Especialista revisa la resolución de aceptación.

Resolución

Revisar resolución de

aceptación


de Bienes

El experto revisa la resolución de aceptación.

Resolución

Revisar y sumillar

Resolución de Aceptación

Coordinador Zonal

El Coordinador revisa, aprueba y sumilla la resolución de aceptación.

Resolución

Revisar y sumillar

resolución de aceptación

Director Nacional de


El Director revisa, aprueba y sumilla la resolución de aceptación.

Resolución



Versión: 1.0


Suscribir resolución de

aceptación


Bienes

El Subdirector Técnico de Gestión de Bienes revisa y suscribe la resolución de aceptación. Con su suscripción, la resolución es enviada a la envía a la Entidad Pública.

Resolución

Recibir Resolución


La Entidad Pública externa recepta la resolución de aceptación.

Expedición de Normativa

Director de Normatividad

El Director Nacional de Legalización de Bienes, mediante memorando, remite la Resolución administrativa al Director de Normatividad para que mediante oficio solicite la publicación de la Resolución en el Registro Oficial. El Registro Oficial, como medio de publicación de leyes, decretos, normas jurídicas, actos públicos y privados, publica el documento.

Resolución publicada

Elaborar minuta


de Bienes

Una vez que la documentación esté completa, el Analista procede a elaborar la minuta, misma que contiene las cláusulas o datos principales para ser verificados por el Notario y las partes involucradas, para su legitimación. Cabe indicar que en este punto del procedimiento, de igual manera se recepta requerimientos de regularización provenientes del proceso de Sucesiones Intestadas, y proceso de Expropiación de B.I. cuando existió acuerdo en el precio del bien inmueble.

Minuta

Revisar minuta



El Especialista revisa la minuta. Minuta

Suscribir minuta


de Bienes El Experto revisa y suscribe la minuta. Minuta suscrita



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Gestionar transferencia de dominio


de Bienes

El Analista llena el formulario que se obtiene de la página Web del Municipio. Procede a completar la información y le hace firmar al Coordinador Zonal, y a la otra parte que transfiere el inmueble.

Adicionalmente, arma un expediente con la siguiente información:

Acta de sorteo

Minuta

Formulario de Transferencia de dominio

Resolución Administrativa (en casos de expropiación, el documento será la declaratoria de utilidad pública)

Cabe indicar que en este punto del procedimiento, de igual manera se recepta requerimientos de regularización de bienes inmuebles provenientes del proceso de Expropiación de B.I. cuando existe sentencia.

El Analista debe presentar en la notaria sorteada el expediente con la información compilada.

Formulario

Gestionar Catastro

Municipal Municipio

El Municipio actualiza el catastro en virtud de los documentos legales de transferencia del inmueble.

Oficio de actualización catastral

Efectuar transferencia de dominio

Municipio

El Municipio emite los siguientes rubros a cancelar previo a la emisión de hoja de trasferencia de dominio:

Impuesto de obras pendientes al distrito

Impuesto de alcabalas y utilidades (solo en casos de expropiación, de los cuales se está exento de pago).



Versión: 1.0


Cabe indicar en este punto del procedimiento, que si el bien inmueble proviene de una expropiación y existe sentencia, se procede a solicitar inscripción en el Registro de la Propiedad.

Enviar a sorteo la minuta


de Bienes

El Analista elabora un oficio para enviar la minuta a sorteo de Notaría.

Oficio

Revisar Oficio Experto Zonal

de Legalización de Bienes

El Experto suscribe el oficio y envía la minuta para sorteo al Consejo de la Judicatura.

Oficio / minuta

Realizar Sorteo Consejo de la

Judicatura

El Consejo de la Judicatura realiza el sorteo y designa una notaría en 3 días laborables, para la celebración de la escritura pública. El Analista Zonal de Legalización de Bienes retira el Acta de sorteo.

Acta de sorteo

Preparar documentación

para elevar minuta a escritura


de Bienes

El Analista prepara la documentación habilitante para elevar la minuta a escritura.

Documentación habilitante

Elaborar Matriz Notaría

El Analista Zonal de Legalización de Bienes procede a entregar a la notaría los siguientes documentos:

Minuta y sus documentos habilitantes

Hoja de transferencia de dominio

Certificado de gravámenes

Certificado de avalúos

Copia de cédula y certificado de votación de los intervinientes

Con esta documentación la notaría elabora una matriz, misma que consiste en la trascripción de la minuta y la formalización de la escritura.

Matriz (escritura pública para las firmas)



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Suscribir escritura

Notaría La notaria procede a la suscripción de la escritura con las partes involucradas.

Escritura suscrita por las partes involucradas

Cerrar escrituras

Notaría El notario sella los documentos; realizado esto, las escrituras se dan por suscritas y legalizadas.

Escrituras suscritas y legalizadas

Gestionar declaración de

impuestos


de Bienes

En caso de donación, el Analista solicita a la entidad donante que se realice la declaración de impuestos a la donación ante el Servicio de Rentas Internas. Si la institución donante no lo hace, INMOBILIAR deberá asumir este pago (mismo que es exento para INMOBILIAR por tratarse de donación entre instituciones públicas). Para este trámite el Analista elabora un Memorando dirigido a la Dirección Financiera, solicitando que realice la declaración. Posteriormente el Analista da seguimiento a la declaración. En el caso de no ser una donación, no se realiza la declaración de impuestos.

Memorando / Formulario de declaración impuesto a

la donación

Supervisar gestión de

declaración de impuestos



El Especialista supervisa la gestión de declaración de impuestos, dando seguimiento al Analista en esta gestión.

Cobrar impuestos

Servicio de Rentas Internas

(SRI)

El Servicio de Rentas Internas gestionará la recaudación del impuesto de donación.

Solicitar inscripción en el Registro de la Propiedad


de Bienes

Una vez suscrita y legalizada la escritura, el Analista realiza el trámite en el Registro de la Propiedad para la inscripción de la misma. Debe adjuntar la declaración de impuestos.

Solicitud de inscripción de escritura (oficio)



Versión: 1.0


Revisar escrituras

Registro de la Propiedad

El Registro de la Propiedad revisa las escrituras.

Proforma de pago por inscripción

Notificar a INMOBILIAR para cambios


En el caso de existir observaciones con la documentación presentada por INMOBILIAR, el Registro de la Propiedad notifica para que considere los cambios solicitados, caso contrario las escrituras son inscritas.

Notificación de cambios

Realizar cambios en la

escritura


de Bienes

Si INMOBILIAR recibe notificación con observaciones, el Analista realiza los cambios en las escrituras de acuerdo a las observaciones emitidas por el Registro de la Propiedad, y reingresa el trámite.

Escritura con modificaciones /

Comprobante de reingreso de trámite

Revisar cambios en la

escritura



El Especialista revisa los cambios en las escrituras.

Escritura con modificaciones /

Comprobante de reingreso de trámite

Inscribir en registro


El Registro de la Propiedad revisa las escrituras y las inscribe mediante la Razón de Inscripción.

Escrituras inscritas mediante

Comunicar escrituras a Direcciones

Coordinador Zonal

Cuando se haya regularizado el bien inmueble a nombre de INMOBILIAR, las escrituras son remitidas al mismo tiempo a:

Dirección Financiera: Para el proceso de pago correspondiente (solo en casos de Expropiación donde se haya llegado a un acuerdo).

Dirección de Gestión Documental y Archivo: Para el archivo físico de las escrituras.

Dirección Nacional de Geoinformación de B.I. y Unidad Zonal de Catastro de B.I.: Para actualización de sistemas informáticos de Catastro.

Dirección Nacional de Administración de B.I. y Unidad

Memorando



Versión: 1.0


Zonal de Administración de Bienes: Para las gestiones de administración del inmueble.

Cuando se haya regularizado un bien inmueble de propiedad de INMOBILIAR, a nombre de otra entidad, las escrituras son remitidas al mismo tiempo a:

Dirección de Gestión Documental y Archivo

Dirección Nacional de Geoinformación de B.I. y Unidad Zonal de Catastro de B.I.

Dirección Nacional de Administración de B.I. y Unidad Zonal de Administración de Bienes

Para los fines antes mencionados. Cuando la regularización del bien inmueble se haya llevado a cabo para efectivizar la trasferencia de dominio entre dos instituciones, las escrituras son remitidas al mismo tiempo a la Dirección de Gestión Documental y Archivo y a la Entidad Pública solicitante.

Desahucio de Bienes

Inmuebles


de Bienes

El Experto notifica el desahucio respectivo en el caso que existan arriendos sobre el bien inmueble (Subproceso de Desahucio de Bienes Inmuebles Zonal).

Notificación de desahucio

Dar por terminado el

Comodato

Coordinador Zonal

En caso de que sobre el bien inmueble pese un contrato de comodato, el Coordinador gestiona la terminación del mismo mediante trámite ante un notario, quien emite una escritura pública de terminación del contrato de Comodato. La entidad comodante debe entregar el inmueble con un acta de entrega recepción.

Escritura Pública de terminación de contrato de

comodato



Versión: 1.0


Gestionar lanzamiento

Coordinador Zonal

En caso de que el bien inmueble se encuentre invadido, el Coordinador Zonal solicita al Coordinador General de Asesoría Jurídica, se presente un oficio al juez, pidiendo el desalojo del inmueble al invasor del mismo. Posterior a ello, el juez emite una orden de lanzamiento, y hace el pedido a la Policía para coordinar una visita junto con el Analista Zonal de Legalización de Bienes, y ejecutar el lanzamiento a la persona que ocupa el inmueble (invasor).

Oficio / Orden de lanzamiento



Versión: 1.0


FIRMAS DE REVISÓN Y APROBACIÓN

Acciones Nombre Cargo Firma Fecha

Elaborado Por: Ing. Lenin Garrido Analista de Procesos

Aprobado por: Econ. Ivón Jiménez Coordinador Zonal 1

Validado por: Dr. Marco Landázuri Subdirector Técnico

de Gestión de Bienes

CONTROL DE HISTORIAL DE CAMBIOS

Versión Descripción del Cambio Fecha de Actualización

1.0 Emisión inicial 28/11/2014

MANUAL DEL PROCESO DE REGULARIZACIÓN DE BIENES … · 2016-05-03 · DIRECCIÓN DE PROCESOS Y...

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