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MANUAL DEL PROCESO DE VENTA DIRECTA DE BIENES MUEBLES CS-STAB-03-P05 Versión 1.0 28/11/2014

DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL

MANUAL DEL PROCESO DE VENTA DIRECTA DE BIENES MUEBLES

Versión: 1.0

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Contenido 1. INFORMACIÓN BÁSICA ................................................................................................................ 2

2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO ..................................................................................................... 3

3. ROLES .......................................................................................................................................... 4

4. GLOSARIO DE TÉRMINOS ............................................................................................................ 5

5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO ........................................................................................... 6

6. PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE VENTA DIRECTA DE BIENES MUEBLES ............................... 7

6.1. PROPÓSITO .............................................................................................................................. 7

6.2. ALCANCE .................................................................................................................................. 7

6.3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ............................................................................................... 7

7. ANEXOS ..................................................................................................................................... 11



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1. INFORMACIÓN BÁSICA

Proceso VENTA DIRECTA DE BIENES MUEBLES

Código del Proceso CS-STAB-03-P05

Descripción

PROPÓSITO Gestionar la disposición mediante venta de bienes muebles, que se encuentran bajo la administración o en poder de INMOBILIAR. DISPARADOR

RESOLUCIÓN No. INMOBILIAR-DSI-2014-0006

ENTRADAS

Elaborar Informe de Procedencia de Venta ACTIVIDADES PRINCIPALES

Gestionar insumos para elaboración de resolución

Elaborar Proyecto de Resolución

Ejecutar Venta de Bienes

Entregar bienes muebles al beneficiario y elaborar el Acta Entrega Recepción

Registrar el egreso de los bienes entregados en los sistemas pertinentes

PROCESO RELACIONADO

N/A

Productos/Servicios del Proceso

Venta de bienes muebles

Tipo de Proceso Sustantivo

Responsables del Proceso

Director Nacional de Disposición y Enajenación de Bienes

Tipo del cliente Cliente externo



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Marco Legal

Constitución de la República del Ecuador

Ley de Administración de Bienes

Estatuto de Régimen Jurídico Administrativo de la Función Ejecutiva

RESOLUCIÓN-INMOBILIAR-DSI-2014-0006

Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público, Acuerdo No. 025-CG

2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO

El proceso de Venta de Bienes Muebles requiere considerar los siguientes lineamientos en los

procesos:

La venta directa de bienes muebles procede cuando se hubiere llamado por dos veces a

remate y no hubiere postores, o las posturas presentadas no fueren admitidas por

contravenir las disposiciones; o los bienes fueren de tan poco valor que el remate no

satisfaga los gastos del mismo.

La Máxima Autoridad es la competente para disponer la venta directa de bienes muebles

mediante resolución.

La venta directa de los bienes se efectuará por unidades o por lotes, según lo resuelva la

Máxima Autoridad de acuerdo a las características de los bienes. Servirá como base el

noventa por ciento del avalúo, cuando se hubiese intentado previamente el remate, y el

ciento por ciento de su valor en caso contrario. El Pago del precio será siempre de contado

o cheque certificado.

Son documentos habilitantes para la resolución de la Máxima Autoridad, los informes del

guardalmacén de bienes o quien haga sus veces y del Jefe Financiero indicando la

procedencia de la venta de los bienes.

Para la toma de decisiones respecto de los bienes a disponer o enajenar, la Máxima

Autoridad convocará al Comité Consultivo Institucional, el cual pre validará los informes

remitidos por las unidades responsables; y, presentará y recomendará el uso eficaz y

eficiente de los bienes.

Los bienes que consistan en productos agropecuarios, piscícolas, objetos industrializados o

manufacturados que por su naturaleza están destinados para la venta al público por

unidades o pequeños lotes y los que están incluidos en el giro ordinario comercial o

industrial de dichas entidades o empresas, se sujetarán en lo relativo a su enajenación a

las leyes y normas especiales y al reglamento que para el efecto expida INMOBILIAR.



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Podrán formular ofertas las personas capaces para contratar, personalmente o

legítimamente en representación de otras. No podrán intervenir por sí ni por interpuesta

persona, quienes fueren servidores públicos de INMOBILIAR, ni su cónyuge o conviviente

en unión de hecho, ni parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad o segundo de

afinidad, los familiares por consanguinidad de los convivientes en unión de hecho.

Las ofertas se presentarán en sobre cerrado, acompañadas de cuando menos el diez por

ciento de su valor en dinero en efectivo o cheque certificado a la orden de INMOBILIAR,

toda oferta será incondicional y no podrá ofrecer el pago a plazos.

Entre los oferentes se guardará el siguiente orden de preferencia:

1. Entidades y Organismos del Sector Público.

2. Servicios Sociales, Asociaciones, Cooperativas o Comisariatos de las Entidades u

Organismos del Sector Público.

3. Asociaciones o Cooperativas de trabajadores, Comunidades campesinas

legalmente constituidas.

4. Particulares.

o En caso de concurrencia de alguno o varios de los compradores señalados en los

numerales 1, 2 y 3 con particulares, se preferirá para la venta a aquellos, aunque

su oferta fuera menor o igual que la de los particulares y se guardará el orden de

preferencia indicado. Si dos o más de los señalados en los numerales 2 y 3, se

preferirá la mejor oferta entre ellos.

o Si concurren dos o más de los indicados en el numeral 1, se determinará al

beneficiario mediante sorteo que se realizará con la presencia de representantes

de los interesados.

o Los compradores en el numeral 1 no podrán hacer ofertas mayores que la base

señalada para la venta.

o Entre particulares se preferirá la oferta más alta.

Declarada desierta la venta en directo podrá procederse a la venta por el precio que la

Máxima Autoridad estime conveniente y sin necesidad de sujetarse a los requisitos

señalados.

3. ROLES

Adjudicatario.- Persona a quien se adjudica un bien.

Analista de Disposición y Enajenación.- Realiza acciones técnicas y legales para gestionar la

enajenación, disposición, venta, donación, remate, permuta, transferencias y otras asignaciones

de los bienes muebles e inmuebles que se encuentran bajo la administración o en poder de

INMOBILIAR.

Coordinador General Administrativo Financiero.- Coordina, supervisa, diseña, planifica y norma

los procesos administrativos, financieros, de contratación pública y talento humano a fin de



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garantizar un aporte efectivo para la ejecución de los procesos gobernantes, sustantivos y

desconcentrados.

Director Administrativo.- Gestiona, planifica, organiza, coordina y controla los recursos materiales

y servicios para satisfacer los requerimientos de las diferentes unidades y cumplimiento de los

objetivos institucionales. Dirige el proceso de Compras Públicas.

Director Financiero.- Administra, gestiona, suministra y controla los recursos financieros

requeridos para la ejecución de los planes, programas y proyectos en el cumplimiento de los

objetivos institucionales con eficiencia, eficacia, efectividad y calidad del gasto.

Director General de INMOBILIAR.- Administra y lidera los procesos del Servicio de Gestión

Inmobiliaria del Sector Público - INMOBILIAR, con la participación de todas las áreas

institucionales, con la finalidad de cumplir con la misión y objetivos estratégicos, así como con las

disposiciones legales que rigen a la entidad.

Director Nacional de Administración de Bienes Muebles.- Gestiona la recepción y administración

de aquellos bienes muebles que son asignados a INMOBILIAR, considerando su estado, uso y valor

comercial.

Director Nacional de Disposición y Enajenación de Bienes.- Gestiona la enajenación, disposición,

venta, donación, remate, permuta, transferencias y otras asignaciones de los bienes muebles e

inmuebles que se encuentran bajo la administración o en poder de INMOBILIAR.

Comisión para la Venta de Bienes.- Para la venta directa de bienes, se convocará a los miembros

de la Junta de Remates con el fin de recibir, calificar y adjudicar los bienes al mejor postor.

Subdirector Técnico de Administración de Bienes.- Formula, ejecuta y emite la Política Pública

para la administración de los bienes inmuebles del Sector Público. Coordina los procesos de

administración de bienes muebles e inmuebles que son asignados a INMOBILIAR para su posterior

uso, disposición o enajenación, supervisando la gestión de sus direcciones nacionales.

4. GLOSARIO DE TÉRMINOS

Acta Entrega Recepción.- Documento de constancia de la transferencia física de un bien.

DNDEB.- Dirección Nacional de Disposición y Enajenación de Bienes.



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5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO



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6. PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE VENTA DIRECTA DE BIENES MUEBLES

6.1. PROPÓSITO

Determinar las actividades que permitan gestionar eficientemente la disposición mediante

venta de bienes muebles, que se encuentran bajo la administración o en poder de

INMOBILIAR.

6.2. ALCANCE

Este proceso abarca desde la elaboración del Informe de Procedencia de Venta hasta la

entrega de los bienes vendidos al adjudicatario mediante la elaboración del Acta Entrega

Recepción y su posterior registro de egreso en los sistemas Institucionales.

6.3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

ACTIVIDAD ROL DESCRIPCIÓN DOCUMENTO Y/O REGISTRO

Elaborar Informe de Procedencia de Venta Directa

Director Nacional de Disposición y Enajenación de

Bienes

Una vez evidenciado el cumplimiento de las variables que autoricen la procedencia de la venta directa de los bienes muebles, el Director dispone a su equipo de trabajo la elaboración del Informe de Procedencia de Venta Directa en el cual se expresarán los hechos que justifiquen el cumplimiento de los lineamientos establecidos en el presente manual y su recomendación sugiriendo la venta directa de los mismos. Este Informe es remitido al Subdirector Técnico de Administración de Bienes para su aprobación.

Informe de Procedencia de Venta Directa

Conocer y disponer gestión

Subdirector Técnico de

Administración de Bienes

Con el Informe y sus recomendaciones, y de no encontrar observaciones al mismo, el Subdirector Técnico dispone la gestión al Director Nacional de Disposición y Enajenación de Bienes para dar inicio a las actividades que permitan viabilizar la venta directa de los bienes muebles.

Memorando

Gestionar insumos, para elaborar

resolución


Bienes

El Director gestiona los insumos necesarios para viabilizar la venta directa de los bienes muebles de acuerdo a lo estipulado en el artículo 13 del Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público.

Memorando



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Disponer elaboración de informes para disposición de

bienes

Coordinador General

Administrativo Financiero

De acuerdo al requerimiento recibido el Coordinador solicita a sus áreas Financiera y Administrativa que emitan los informes necesarios con el fin de viabilizar la venta de los bienes muebles. En el Informe del Área Financiera deberá contener lo señalado en el Artículo 45 del Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público.

Informe de Guardalmacén

/Informe Financiero

Elaborar borrador de Proyecto de

Resolución

Analista de Disposición y Enajenación

Con los informes completos el Analista elabora el borrador de Proyecto de Resolución y lo remite al Director Nacional de Disposición y Enajenación de Bienes para su revisión y gestión.

Borrador de Proyecto de Resolución

Revisar y remitir proyecto de resolución


Bienes

El Director revisa el borrador y de no encontrar observaciones lo remite a la Subdirección Técnica para su revisión y gestión.

Proyecto de Resolución

Solicitar aprobación para disposición de

bienes



Una vez revisado el proyecto de resolución y de no encontrar observaciones al mismo, lo remite mediante memorando a la Máxima Autoridad solicitando la autorización para el inicio de la venta de los bienes muebles mediante la suscripción de la resolución.

Proyecto de Resolución

Memorando

Autorizar disposición de bienes

Director General de INMOBILIAR

El Director General convoca al Comité Consultivo Institucional para la revisión y análisis de la disposición de los bienes, de considerarlo acoge las recomendaciones y autoriza la venta directa de los bienes muebles mediante la suscripción de la Resolución. Dentro de las disposiciones de la resolución, constará la designación de los delegados que conformarán la Comisión para la Venta de Bienes.

Resolución Memorando



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Disponer inicio de venta de bienes



Una vez emitida la resolución el Subdirector Técnico dispone la ejecución de la venta de bienes muebles a la DNDEB para su gestión.

Memorando

Gestionar venta de bienes muebles


Bienes

Una vez recibida la disposición por parte de la Máxima Autoridad, el Director convoca a reunión a los delegados para conformar la Comisión para la Venta de Bienes y coordinar las actividades necesarias para ejecutar la venta.

Definir lugar, día, hora y publicación de carteles para la Venta de Bienes

Comisión para la Venta de Bienes

En la reunión convocada por la DNDEB, la Comisión define todos los pormenores necesarios para efectuar la venta de los bienes muebles, tales como: bases para la venta, costos de la ejecución de la venta lugar, día y hora a efectuarse la presentación de ofertas, lugar, día y hora en que los bienes muebles pueden ser conocidos, entre otros.

Acta de Junta de Remates

Solicitar publicación de carteles


Bienes

La difusión para la venta se realizará mediante carteles que se ubicarán en los lugares que señale la Comisión para la Venta de Bienes. El Director solicita a la Dirección de Comunicación Social de INMOBILIAR la elaboración y colocación de los carteles.

Memorando

Declarar venta desierta


En el caso en el que no hubiere postores para la venta de los bienes muebles, se declarará la venta desierta, de lo cual se dejará constancia en un Acta que será remitida al Subdirector Técnico de Administración de Bienes para su conocimiento. Fin del proceso.

Acta de venta desierta

Recibir ofertas, y

remitir consignaciones


El Secretario de la Comisión recibe y pone en cada sobre la fe de presentación con la indicación del día y la hora en que los hubiere recibido, el valor de la consignación se entrega al funcionario delegado por el Director Financiero.



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Receptar consignación de los

postores

Director Financiero

El valor de la consignación se lo contabiliza y deposita de conformidad con las normas vigentes sobre la materia.

Calificar ofertas y adjudicar


Cumplida la hora de presentación de ofertas se reunirá la Comisión para abrir los sobres en presencia de los interesados, leer las propuestas, calificarlas y adjudicar los bienes al mejor oferente de acuerdo a los lineamientos establecidos en el presente Manual. De la adjudicación se dejará constancia en un acta que será suscrita por los miembros del Comité y el adjudicatario.

Acta de Adjudicación

Solicitar pago por el bien


Una vez elaborada el Acta de Adjudicación la Comisión solicita el pago al adjudicatario, dentro del día hábil siguiente al de la adjudicación.

Receptar Pago Director

Financiero

El pago será receptado por el funcionario público delegado por el Director Financiero y a su vez contabiliza y deposita los valores de acuerdo con las normas vigentes sobre la materia.

Comprobante de depósito /

Cheque certificado

Devolver consignaciones a los

postores

Director Financiero

Los valores consignados para intervenir en la venta, por quienes no resultaren beneficiados con la adjudicación, les serán devueltos después de que el adjudicatario realice el pago.

Dar seguimiento a la gestión de entrega

de bienes al beneficiario

Analista de Disposición y

Enajenación de Bienes

El Analista dará seguimiento a las actividades consecuentes hasta la entrega de los bienes muebles al beneficiario y suscripción del Acta de Entrega Recepción.

Memorando



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Entregar bienes al beneficiario

Director Nacional de Administración

de Bienes Muebles

El Director gestiona la entrega de los bienes muebles al beneficiario dejando constancia de ello en el Acta de Entrega Recepción que suscribirá en conjunto con la Dirección Administrativa y la Dirección Financiera. Una vez suscrita remite copia del Acta a la Dirección Nacional de Disposición y Enajenación de Bienes.

Acta de Entrega Recepción

Suscrita

Remitir copia de Acta Entrega

Recepción


Bienes

Con la copia del acta de entrega recepción, el Director remite la misma mediante Memorando al Subdirector Técnico para su conocimiento y gestión.

Memorando

Conocer entrega y solicitar el registro

de egreso de bienes entregados en

sistemas institucionales



Con la copia del Acta de Entrega Recepción el Subdirector dispone a la Dirección Nacional de Administración de Bienes Muebles el egreso de los bienes entregados en la base de datos y solicita a la Coordinación Administrativa Financiera registrar el egreso de los mismos en los sistemas institucionales.

Memorando

7. ANEXOS

o Formato de Acta de Adjudicación (CS-STAB-03-P01-F01)

o Formato de Acta de venta desierta (CS-STAB-03-P05-F01)



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FIRMAS DE REVISÓN Y APROBACIÓN

Acciones Nombre Cargo Firma Fecha

Elaborado Por:

Ing. Diana Ruiloba Analista de Procesos

Aprobado Por:

Ab. Verónica Jama Directora Nacional de

Disposición y Enajenación de Bienes, (E)

Validado por:

Ing. Fabián Moscoso Subdirector Técnico de


CONTROL DE HISTORIAL DE CAMBIOS

Versión Descripción del Cambio Fecha de Actualización

1.0 Emisión Inicial 28/11/2014

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