Manual del Proyecto

Facilitador: Econ. Luis Alfredo Gòmez Rodriguez

Manual del Proyecto.

El manual del proyecto es el instrumento que recoge en forma clasificada el producto de la planificación y sirve como medio de comunicación para mostrar a los diferentes integrantes de la estructura organizacional de un proyecto lo que de ellos se espera, a través de la descomposición del plan de ejecución del proyecto en eficientes guías y procedimientos administrativos.

Parámetros del manual del proyecto.1. Descripción y alcance del trabajo del proyecto.2. Estructura analítica del proyecto para cada fase de

ejecución. 3. El personal asignado a la estructura analítica.4. La organización y su estructura de relaciones.5. El sistema administrativo del proyecto.

Organización del manual del Proyecto.

Debe contener toda la Información de

Proyecto.

Contribuye para la Buena ejecución De un proyecto.

Evita perdidas Innecesarias originadas

Por reclamos.Evita malos entendidos.

Todo el personal debe Estar al tanto del

Procedimiento del Proyecto.

MANUAL DEPROYECTO

Alcance.

El alcance, llamado también alcance de trabajo, es la actividad que debe hacerse para que el cliente se convenza de que las entregas (actividades por hacer), es decir, el producto u objetos tangibles que han de suministrarse cumplan con los requisitos o criterios de aceptación acordados al comenzar el proyecto.

Estructura Analítica.

La estructura analítica (EAP) es la división natural del proyecto en niveles de trabajo u objetivos más específicos, que permitan cuantificar y medir las variables de control, que son: tiempo, horas-hombre, costos, calidad y progreso físico.

El objetivo de la EAP es: Identificar y definir el trabajo a

ejecutar

Identificar los centros de

responsabilidades de estos

trabajos

Formalizar la estructura desde

los objetivos estratégicos

hasta la base divisional de los

mismos, a través de la

planificación, organización,

integración, dirección y control

del trabajo a ser realizado

Forma gráfica de la desagregación analítica.

Ampliación y reacondicionamientode la Planta ICA

Ingeniería deDiseño

ConstrucciónGerencia del

Proyecto

Obras civiles

Electricidad

Mantenimiento

Distribución de planta

Obras civiles

Electricidad

Montaje de Máq..

Acondicionamiento de Máq..

Servicios administrativos

PlanificaciónY control

Calidad

Edificio exterior

máquinas

Interrupción y arranque

alumbrado

transformadores

Contabilidad

Contratos

Servicio general

Forma tabular de la desagregación analítica. Nivel 0 Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3

Proyecto Fase Paquete Actividad

Ampliación y reacondicionamiento de la

Planta ICA

Ingeniería del proyecto

Obras civiles

Distribución de planta

Electricidad

MantenimientoMáquinas

Edificio exterior

Construcción

Obras civiles

Electricidad

Interrupción y arranque

Transformadores

alumbrado

Montaje de maquinaria

Acondicionamiento de maquinaria

Gerencia del proyecto

Planificación y control

Servicios administrativos

Servicios generales

Contabilidad

Contratos

Control de calidad

Estructura Organizativa.

Requiere de Personal conExperiencia.

El personal esta Dedicado a un solo

Proyecto.

Se contrata al Personal para un

Proyecto Especifico.

Utilizada por Empresas que no

Fabrican productosEstándar.

Utilizado por empresas

que realizan Múltiples trabajos.

ESTRUCTURAORGANIZATIVA.

Modelos de organización para proyectos.

Los modelos de organización difieren unos de otros dependiendo del grado de autonomía que tiene el Gerente del Proyecto para la toma de decisiones, sin embargo, todos deben cumplir los siguientes requisitos:

Temporalidad Flexibilidad Centrado en el objetivo Rapidez en la toma de decisiones Incorporar los entes externos para reducir su impacto

en el proyecto

Estructura funcional permanente

Empresa matriz

Producción Mercadeo Finanzas Legal Personal Administración

Personal asignado al proyecto

Estructura funcional permanente con coordinador.

Empresa matriz

Producción Mercadeo Finanzas Legal Personal Administración

CoordinadorDel Proyecto

Personal asignado al proyecto

Estructura matricial.

Empresa matriz

Producción Mercadeo Finanzas Legal Personal Administración

Gerente del Proyecto

Personal del proyectoPersonal asignado al proyecto

Sistema de información.

Un sistema de información, es un sistema basado en computadoras que aceptan datos como entrada, procesa los datos y produce información útil para los usuarios.

Componentes de un sistema de información. Estructura del sistema: definiendo los centros de control a los diferentes niveles del proyecto y los registros de los centros de control.Plan de información: incluyendo informes que deben presentarse y el flujo y frecuencia de los mismos. Control de calidad y especificaciones de obra.Funciones de la unidad y programación y control: programación general y detallada, procesamiento de informes, reprogramaciones. Reuniones de coordinación especificando asistentes, frecuencia y levantamiento de actas y minutas.

Filosofía de control.

Permite pronosticarUn programa yPresupuesto.

Lleva a cabo laAcción correctivaDe inmediato siEs necesaria.

Compara el Progreso real

Con el planeado.

Mide el progresoReal del Proyecto.

Debe ocurrir conPeriodicidad.

FILOSOFÍA DE

CONTROL

Filosofía de control.

Durante cada periodo de presentación de informes es necesario recopilar dos clases de datos o información: 1. Datos sobre el desempeño real.

El tiempo real en que se iniciaron y/o terminaron las actividades.

Los costos reales gastados y comprometidos. 2. Información sobre cualquier cambio en el alcance, el programa y el presupuesto del problema.

Estos cambios los puede iniciar el cliente o el equipo del proyecto, o bien pueden ser el resultado de un acontecimiento inesperado, como un desastre natural, una huelga laboral o la renuncia de un miembro clave del proyecto.

Procedimientos administrativos.

El proceso de administración del proyecto significa:

PLANEAR EL TRABAJO Y DESPUÉS TRABAJAR SEGÚN EL PLAN.

El esfuerzo principal en la administración de un proyecto esta centrado en establecer un plan de línea base, mostrado a continuación:

1. Definir con claridad el objetivo del proyecto.

2. Dividir y subdividir el alcance del proyecto en “piezas” importantes o paquetes de trabajo.

3. Definir las actividades de cada paquete del proyecto.

4. Presentar gráficamente las actividades bajo la forma de un diagrama de red.

Plan de línea base.

5. Hacer un estimado de tiempo de la duración que tendrá que completar cada actividad.

6. Hacer un estimado de costos para cada actividad.

7. Calcular el programa y el presupuesto de un proyecto, para determinar si el mismo se puede culminar dentro del tiempo requerido, con los fondos asignados y los recursos disponibles.

Gracias!!!