Formato del Manual del Usuario

Manual del UsuarioI. Cartula.

II. Tabla de contenidos.

III. Responsable de la aplicacin.

Analista.

Fecha de creacin del documento.

Fecha de actualizacin.

Nombre del Sistema.

IV. Acerca del Manual.

Propsito.

Conocimientos necesarios.

V. Introduccin.

VI. Visin global.

Especificaciones.

Conceptos generales.

Acceso.

Instalacin y configuracin bsica.

Men principal.

Opciones.

Teclas.

Iconos.

Pantallas.

Reportes.

Cartula.

Tabla de contenidos.

Responsable de la aplicacin.

Analista: Richar Franklin Caicedo Medrano

Fecha de creacin del documento: 01 de noviembre del 2001

Fecha de actualizacin:

Nombre del Sistema: FACTURACIN COMERCIAL EN AMBIENTES CLIENTE/SERVIDOR

CONTENIDO

Acerca del Manual.

Propsito.

El presente manual tiene como finalidad ser una gua bsica de operacin del sistema; permitiendo al lector del mismo adquirir las destrezas y conocimientos indispensables para una operacin adecuada del sistema, y ser una herramienta de consulta de primera mano a la cual puede recurrir el usuario en cualquier momento.

Se pretende dar una idea mas detallada de los alcances y ventajas del sistema, que permite una facturacin y atencin al cliente en tiempos mnimos; mediante la optimizacin de los recursos involucrados en el proceso, de compraventa de productos de consumo masivo.

Cualquier comentario o sugerencia el desarrollador el sistema esta dispuesto a recibirla con todo agrado y solventar en el menor tiempo posible; mediante correo electrnico a rfcm@hotmail.com; gracias por su confianza.

Conocimientos necesarios.

Conocer previamente el funcionamiento de un computador.

La situacin o procesos inmersos en la actividad econmica en la cual se desenvuelve la empresa.

La configuracin de la red, para saber determinar el desempeo del sistema con otros sistemas existente.

El sistema operativo o sistema bsico con el cual se ejecuta la aplicacin FCACS.

Los principios bsicos de administracin y manejo de inventarios.

Otras habilidades inherentes a su destreza y agilidad para sacar mayor ventaja de la informacin que se encuentra en la base de datos que maneja el sistema.

CONTENIDO

Introduccin.

El sistema de Facturacin Comercial en Ambientes Cliente/Servidor fue credo con el objetivo de ser una herramienta administrativa, para el sector comercial en el rea de supermercados, abastos, tiendas y locales mercantiles dedicados a la venta de productos al detal.

Una de las formas simples de atencin al cliente es cubrir sus necesidades en el menor tiempo posible; lo cual se consigue con una automatizacin de los procesos de clculos, de precios de productos de consumo masivo, en el menor tiempo evitando de esa forma la formacin de largas colas.

La utilizacin de las computadoras y software de forma adecuada brindan la posibilidad de comercializar mayores volmenes de productos y mejorar los mrgenes de ganancia; con satisfaccin para el cliente y para el personal que se encuentra frente a un mostrador.

Los clientes y su negocio se lo agradecern si usted, como usuario de este producto lo aprovecha y obtiene una ventaja competitiva frente a sus competencia; solo esta el deseo y en sus manos el poder en funcionamiento esta novedosa herramienta de trabajo.

El desarrollador.

CONTENIDO

Visin global.

Especificaciones.

Los requisitos bsicos del sistema son:

Clientes o Estacin de trabajo PC 486 o superior, con tarjeta de red 10/100 MBP, teclado y mouse, monitor de 14, impresora de 40 columnas y sistema operativo Win 9.x o WinNt 4.0.

Servidor Pemtium o superior, con tarjeta de red 10/100 MBP; teclado y mouse, monitor de 14,impresora de 40 columnas, sistema operativo Win 9.x o WinNt 4.0 y la configuracin de la red mediante cacle directo o mediante un hat.

Conceptos generales.

Los conocimientos bsicos para el manejo del sistema son los siguientes:

La configuracin de la red y su administracin.

Polticas de seguridad y respaldos en este tipo de sistemas.

Seguir al pie de la letra las indicciones del presente manual.

1,2 y 3 son los botones de minixacin, maximizacin y salida de una pantalla respectivamente y 4 barra de men principal del sistema.

CONTENIDO

Acceso.

El acceso al sistema luego del proceso de instalacin y configuracin bsica del sistema es a travs de las barras disponibles del Windows como se detalla en las siguientes figuras. Lo cual permite el ingreso directo del usuario al sistema en su pantalla principal, la cual se encuentra presente durante toda la ejecucin del sistema, la misma que se puede apreciar en la grfica siguiente.

El botn SALIR o X abandonan el sistema de inmediato finalizando su utilizacin y volviendo al sistema operativo respectivo.

CONTENIDO

Instalacin y configuracin bsica.

El proceso de instalacin es el siguiente:

1. Haga clic en la barra estndar del Windows.

2. Presenta la pantalla siguiente.

3. Elija el botn Aceptar tras lo cual obtenemos la pantalla de instalacin del sistema. Siga las instrucciones que se presentan hasta obtener una pantalla como la siguiente.

4. La cual presenta la licencia de aceptacin marque la casilla de verificacin si esta de acuerdo; caso contrario no lo marque y se proceder a cancelar la instalacin del sistema. Con lo cual se borran todas los componentes bsicos del sistema. Vaya a la barra estndar del Windows, Inicio, Programas y localice el sistema bajo el nombre SUPERMERCADO. Con lo cual se llamara a la pantalla principal del sistema.

CONTENIDO Men principal.

a. Archivo brinda todas las facilidades en cuanto a la administracin del sistema en si.

b. Consultas presenta informacin detallada de acuerdo a la necesidad del usuario del sistema.

c. Nuevo nos permite ingresar los datos por primera vez.

d. Inventario la actualizacin de los datos de productos y cuentas de los clientes y otros.

e. Reportes permite obtener la informacin por medio de la impresora en varias paginas.

f. Facturacin nos permite emitir las facturas respectivas y cobros se en efectivo o a crdito emitiendo la misma.

g. Ayuda nos brinda una ayuda de funcionamiento del sistema y como resolver alguna pequea dificultad a causa de la mala manipulacin o errores involuntarios del usuario.

CONTENIDO Opciones.

CONTENIDOLas opciones del sistema son 3 que se determinan en el momento que se ingresan los usuarios; de la siguiente forma:

Niveldescripcin

1Acceso total al sistema como administrador del mismo.

2Ingresos parcial de datos, actualizacin, reportes y consultas como cliente.

3Solo consultas como cliente.

Teclas.

CONTENIDOLas teclas usadas en el sistema son:

tecladescripcin

F1Ayuda del sistema en cualquier momento que el usuario la solicite.

F2Dentro de facturacin crea una nueva factura.

F3Borra un item durante la facturacin

F4Cobro en efectivo de la factura e imprime la misma.

F5Cobro a crdito de la factura, habilita y controla los crditos. (imprime)

F6Busca informacin de los productos en cualquier momento.

EscSale de la pantalla actual o presente en ese momento.

Iconos.

CONTENIDOLos iconos utilizados son los estndares que acepta el Windows como son los punteros tipo flecha o tipo mano y botones muy familiares en toda aplicacin.

Pantallas.

Las principales pantallas que presenta el sistema son:

Pantalla de inicio de cesin o trabajo, tras el ingreso de la clave de usuario respectivo se abilita los niveles de accesoal sistema; de conformidad con la tabla que consta en opciones.

Si la clave de usuario es incorrecta o no ingreso nada se presenta la pantalla siguiente, si presiona sobre el botn si vuelve a pedir su clave caso contrario sale del sistema sin ningn problema.

Si la clave es correcta se presenta la siguiente pantalla.CONTENIDOPresione el botn Aceptar o la tecla Enter, con lo cual se presenta la pantalla inicial del sistema y tendr acceso al men principal y submens respectivos dependiendo del nivel de usuario que tenga asignado.

Tenga presente que los niveles de ingreso al sistema se establecen en el men NUEVO con la opcin de usuarios y es responsabilidad del administrador del sistema.

La configuracin inicial del sistema se puede establecer a travs del men Archivo con la opcin Empresa, la cual presenta una pantalla como se aprecia en la parte inferior.

En la cual tan slo se puede actualizar los datos de IVA y si los precios incluyen o no este impuesto. Los dems datos son establecidos durante la instalacin ya que se trata de un sistema de uso exclusivo.

Hay que tener presente que el IVA se presenta como 1.400 % lo cual representa el 14% real por el uso de la coma o el punto para el trabajo con decimales por restricciones tcnicas.

El trabajo con decimales es de la siguiente forma:

##, ## es 14,0 pero si escribe ##.00 nos da como resultado 140 por tratarse de nmero con porcentaje.

Con esta aclaracin tenga cuidado en los lugares donde la informacin requerida sea del formato (##,## )%.

Presentamos a continuacin unas pantallas que merecen de su atencin al momento de trabajar con ellas.

Si elige del men principal la opcin CONSULTAS, se presenta una pantalla como la siguiente.

CONTENIDOPresione Aceptar para volver al men principal y poder trabajar con otras opciones.

Si por omisin no introdujo un texto de consulta se presentara una pantalla como la siguiente, la cual le permite continuar o cancelar la consulta segn sea el caso requerido.

CONTENIDO

Esta es la opcin NUEVOS del men principal en el cual se pueden elegir varias opciones, que dependiendo de cual se presentan pantallas como la siguiente.

La cual permite el ingreso de datos por primera vez, elija el botn Agregar para ingresar un nuevo y luego Actualizar para grabar, caso contrario Cerrar para cancelar y volver al men principal.

CONTENIDO

La opcin INVENTARIO y sus subopciones permiten mantener el control y alimentacin de los datos pertinentes; segn sea la necesidad del usuario.

CONTENIDO

Si elige la opcin se presenta la pantalla de facturacin respectiva que se aprecia al detalle en la siguiente pantalla.

Luego de presionar la tecla F2, procedemos a generar la factura respectiva; ingresado el nombre del cliente o dndolo de alta si este no existe tan solo con presionar la tecla Enter; si tenemos o conocemos el nombre del cliente y previamente ya lo hemos ingresado en el sistema, este lo localizara y presentara sus datos respectivos. Tras lo cual debemos presionar la tecla TAB para ir hasta el lugar del cdigo en nuestra factura y comenzar la facturacin de los diferentes producto, una vez que se haya terminado la peticin del cliente presione las teclas F4 y F5 segn sea el caso.

Si por algn motivo desiste de facturar presione la tecla Esc para salir de la factura actual sin ningn problema.

CONTENIDO

Si presiona F4 se enva a la impresora la factura y si no hay un conflicto en la misma se presenta un mensaje como el siguiente.

Si presiona F5 se presenta la respectiva pantalla de control de crditos y luego se imprime.

Si presiona la tecla Esc vuelve al men principal.

CONTENIDO Reportes.

CONTENIDOSon ejecutados con la opcin Reportes del men principal la cual se aprecia a continuacin. Por el momento presentamos la pantalla que surge luego de elegir en la pantalla presente la subopcin Clientes, tras lo cual se presenta una pantalla como la que consta en la parte inferior.

Las dems opciones de ese submen presentan pantallas similares, por lo cual para muestra un botn.

CONTENIDO

1

3

4

Barra de desplazamiento horizontal

# de paginas

Informacin a ser impresa

# de paginas

Barra de desplazamiento horizontal

Barra de desplazamiento vertical

Vista automatizado y 200 %

Imprime en un archivo

impresora

2