Manual

Oficina Libre Acceso a la Información

de Procedimientos

Oficina de Libre Acceso a la Infomación

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INTRODUCCION

El presente documento es el Manual de Procedimientos de la Oficina de Acceso a la

Información, el cual fomenta el control interno, al contar con sus políticas y procedimientos

en forma escrita. Las funciones de este manual se encuentran comprendidas en el Manual

de Organización y Funciones de la institución. En este trabajo se describen únicamente los

procedimientos que lleva a cabo la OAI, así como los documentos y formatos que utilizan.

El Manual de Procedimientos es una herramienta necesaria para mantener informado al

personal de la Dirección General de Presupuesto a la vez que conforma uno de los

elementos principales del Sistema de Control Interno. Éste hace que las instrucciones sean

decisivas, minimiza las interpretaciones discrecionales, enlaza a cada una de las áreas en la

organización estableciendo buenas relaciones entre ellas, facilita el entrenamiento al

personal de nuevo ingreso y contribuye al logro de los objetivos institucionales.

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Tabla de Contenido

Objetivo del Manual de Procedimientos ...................................................................... 3

Metodología del Manual ............................................................................................. 4

Organigrama de la Oficina de Acceso a la Información ................................................ 5

Procedimiento: (Solicitud de Libre Acceso a la información) ......................................... 6

Formulario: (Solicitud de Información)………………………………………………..…11

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Objetivo del Manual

Describir en forma ágil, clara y sencilla, los procedimientos que se llevan a cabo en la

OAI señalando las personas que intervienen en la realización de estos, así como los

documentos o formatos que se utilizan y la distribución de los mismos.

Establecer los lineamientos que deberán observarse en la OAI, para cumplir con los

procedimientos ya establecidos

Precisar los procedimientos de la OAI para deslindar responsabilidades, evitar

duplicidad y detectar omisiones.

Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas a la Oficina y propiciar la

estandarización en el servicio, respecto de otras OAI.

Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso,

facilitando su incorporación a los distintos procedimientos.

Ayudar a institucionalizar y hacer efectivos los procedimientos.

Asegurar la continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través del

tiempo.

Incrementar la coordinación en la realización del trabajo.

Posibilitar una delegación efectiva, ya que al existir instrucciones escritas, el

seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepción.

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Metodología del Manual

La elaboración de este Manual, se realizó de acuerdo a las siguientes fases de trabajo:

Primera Fase: Levantamiento de la Información

- El objeto de esta fase fue: Obtener las informaciones referentes a los procesos de la OAI,

mediante entrevistas a los empleados en su sitio de trabajo, adquiriendo una descripción

detallada de las tareas que se realizan.

Segunda Fase: Análisis, Validación y Documentación

- En esta fase fue: Se analizaron las actividades que realizan los empleados, examinando

cada proceso y validándolos (posteriormente), con los supervisores correspondientes. Tercera Fase: Jornadas de Socialización

- Se realizaron jornadas de socialización de los documentos, procedimientos y diagramas

de flujo, y se ajustaron en función a las sugerencias presentadas en la socialización.

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ORGANIGRAMA

OFICINA DE ACCESO LA INFORMACION (OAI)

Director General

Responsable de Oficina

De Libre Acceso Información

Auxiliar Técnico de Oficina De Libre Acceso Información

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DIRECCIÓN GENERAL DE PRESUPUESTO Descripción del Procedimiento

Área: Oficina Libre Acceso a la Información (OAI) Página 1 de 5

Procedimiento:

Solicitud de Libre Acceso a la Información

Código: OAI-P001

1. GENERALIDADES

La Oficina de Libre Acceso a la Información (OAI), de la Dirección General de Presupuesto (DIGEPRES), tiene como

responsabilidad dar a conocer a todos los usuarios las informaciones referentes a las actividades y operaciones que

realiza la institución. Estas informaciones pueden solicitadas por distintas vías (Presencial, Electrónica y Telefónica)

las cuales son recibidas y respondidas dentro del plazo que establece la ley No.200-04.

2. PROPÓSITO

Atender las solicitudes de informaciones que formulen los usuarios e instituciones a la Dirección General de

Presupuesto (DIGEPRES), así como responder de manera efectiva dentro de los plazos que establece la ley No. 200-

04.

3. ALCANCE

Este procedimiento aplica para las solicitudes que son recibidas en la oficina de libre acceso a la información de la

DIGEPRES. Inicia con la solicitud de información formulada por los usuarios y concluye con la entrega de dicha

información.

4. POLÍTICAS DEL PROCEDIMIENTO

1. Las solicitudes de información serán realizadas a la Oficina de Acceso Información (OAI) por las siguientes

vías: correo electrónico, fax, telefónica y de manera personal completando el formulario creados para

estos fines.

2. Las informaciones solicitadas a la Oficina de Libre Acceso a la Información (OAI) podrán ser entregadas en

formato digital como en formato impreso.

3. En los casos de solicitudes de informaciones que por su naturaleza no podrán ser respondidas dentro del

plazo legal establecido por la ley (quince (15) días laborables), la oficina de libre acceso a la información

(OAI) tendrá diez (10) días para poder responder a la solicitud. Se deberá notificar mediante comunicación al

usuario las razones que justifica la extensión.

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4. Las solicitudes de informaciones que por alguna razón no estén disponibles, la Oficina de Libre Acceso a la

Información (OAI) deberá comunicar al usuario en forma escrita en un plazo no mayor a cinco (5) días

laborables. Este plazo se contabilizara desde el momento de la recepción de la solicitud.

5. La Encargada de la Oficina de Libre Acceso a la Información (OAI) deberá llevar un registro de las

informaciones que entrega a los usuarios para los fines de acuse de recibo.

6. La Encargada de la Oficina de Libre Acceso a la Información será responsable de informar al usuario por las

vías establecidas en este procedimiento, las tramitaciones de solicitudes que fueron enviadas a otras

instituciones por estar fuera de la competencia de la DIGEPRES.

7. Las áreas sustantivas de la DIGEPRES serán responsables de suministrar a la oficina de libre acceso a la

información (OAI) las informaciones que se encuentren en el Sistema Integrado de Gestión Financiera

(SIGEF), con el apoyo del Departamento de Tecnología.

8. Las distintas dependencias de la DIGEPRES tendrán un plazo de setenta y dos (72) horas para responder a las

solicitudes de informaciones realizadas por la Oficina de Acceso a la Información (OAI).

9. La Oficina de Libre Acceso a la Información (OAI) deberá dar respuesta a las solicitudes recibidas de los

usuarios dentro de un plazo de quince (15) días como lo establece la ley de libre acceso a la información (Ley

200-04).

10. La Oficina de Libre Acceso a la Información (OAI), será responsable de tramitar dentro de un plazo no mayor

a tres (3) días laborables, las solicitudes de informaciones que estén fuera de la competencia de la

DIGEPRES. Este plazo se contabilizara desde el momento de la recepción de la solicitud.

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5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Responsable Actividades

Usuarios(as) 1. Realiza las solicitudes de las informaciones relacionadas a

la DIGEPRES por las vías establecidas en este

procedimiento.

Responsable de Acceso a la Información 2. Recibe y analiza solicitudes de informaciones del usuario.

Si las informaciones están en la página web notifica al

usuario su disponibilidad, en caso de que las informaciones

no están disponible en la página web, se envía la solicitud

a la dirección general.

3. Remite la solicitud de información a la sección de archivo y

correspondencia para remisión a la Dirección General.

Sección de Archivo y Correspondencia 4. Recibe la solicitud y procede a remitir a la Dirección

General.

Director General

5. Recibe la solicitud de información y designa a un asesor

para los fines de gestionar la información.

Asesor 6. Coordina con la responsable de la oficina de acceso a la

información (RAI) la tramitación de la información.

Responsable de Acceso a la Información 7. Entrega al área correspondiente la solicitud de la

información, la cual debe ser respondida dentro de los

plazos establecidos en este procedimiento.

Director de Área Correspondiente 8. Recibe y analiza las informaciones requeridas por la

encargada de la oficina de libre acceso a la información.

Procede asignar la persona responsable de recopilar las

informaciones requeridas.

Responsable Departamental / Analista 9. Reciben requerimientos y proceden a recopilar

informaciones y remite al director del área para su

verificación.

Director de Área Correspondiente 10. Recibe y valida las informaciones y procede a entregar a la

encargada de la OAI la información requerida.

Responsable de acceso a la Información 11. Recibe las informaciones del director del área

correspondiente y procede a entregar las informaciones al

asesor designado por el director para su validación

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Asesor 12. Valida que las informaciones corresponden a la solicitud

realizada por el usuario y remite dichas informaciones al

director general.

Director General 13. Recibe y verifica las informaciones, firma comunicación

que estará anexa a la solicitud del usuario.

Responsable de Acceso a la Información 14. Remite comunicación al usuario

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Documentos Código (cuando aplique)

Formulario de requerimiento de información OAI-F-001

7. DISTRIBUCIÓN

Deben poseer copia controlada de este procedimiento la Oficina de Acceso a la Información (OAI), todas áreas

sustantiva de DIGEPRES, Departamento de Administrativo, Departamento de Recursos Humanos y Departamento de

Planificación y Desarrollo.

8. DIAGRAMA DE FLUJO

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Inicio

Fin

Responsable Departamental / Analista

Reciben requerimientos y proceden a recopilar informaciones y remite al

director del área para su verificación

Director de Área Correspondiente

Recibe y analiza las informaciones requeridas por la encargada de la

oficina de libre acceso a la información. Procede asignar la

persona responsable de recopilar las informaciones requeridas.

Responsable de Acceso a la Información

Entrega al área correspondiente la solicitud de la información, la cual debe ser respondida dentro de los

plazos establecidos en este procedimiento.

Asesor

Coordina con la responsable de la oficina de acceso a la información

(RAI) la tramitación de la información

Sección de Archivo y Correspondencia

Recibe la solicitud y procede a remitir a la Dirección General.

Asesor

Valida que las informaciones corresponden a la solicitud realizada

por el usuario y remite dichas informaciones al director general.

Director General

Recibe y verifica las informaciones, firma comunicación que estará anexa a la solicitud del usuario

Director General

Recibe la solicitud de información y designa a un asesor para los fines de

gestionar la información.

Remite la solicitud de información a la sección de archivo y

correspondencia para remisión a la Dirección General.

Responsable de Acceso a la Información

Responsable de Acceso a la Información

Recibe y analiza solicitudes de informaciones del usuario.

Realiza las solicitudes de las informaciones relacionadas a la

DIGEPRES por las vías establecidas

UsuariosResponsable de acceso a la

Información

Recibe las informaciones del director del área correspondiente y

procede a entregar las informaciones al asesor designado por el director para su validación

Responsable de Acceso a la Información

Remite comunicación al usuario

Director de Área Correspondiente

Recibe y valida las informaciones y procede a entregar a la encargada de

la OAI la información requerida

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MINISTERIO DE HACIENDA Dirección General De Presupuesto

Area:

Oficina de Libre Acceso a la Información (OAI) Página 11 de 11

Documento: Formulario Solicitud de Libre Acceso a la Información Código:

OAI-F-001

Version: 01 1-Presente un Poder Legal cuando actúe en nombre y representación de otra Persona Física o de una Persona Jurídica

2-Pida el acuse de recibo de su solicitud de Información o la confirmación de recepción en caso de ser por vía electrónica

3- El Acceso Público a la información es gratuito en tanto no se requiera la reproducción de la información

I. Datos del Solicitante

Nombre de la Persona Física o Jurídica (*anexar poder otorgado para hacer la solicitud de información):

_________________________________________________________________________________________________

No. Cédula / Pasaporte / RNC: ____________________________________________________________________________

Dirección: ____________________________________________________________________________________________

Teléfono: ___________________________ Celular: ___________________________ Fax: ___________________________

Correo Electrónico: ____________________________________________________________________________________

II. Datos de Información Requerida

Descripción de la información (especifique si son fotografías, grabaciones, soportes magnéticos o digitales):

_______________________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________________

Motivación de la Solicitud: _______________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________________________

Medio para recibir la información (seleccione):

PERSONAL PAGINAS INTERNET TELEFONO

CORREO ELECTRONICO CORREO ORDINARIO FACSÍMIL

Indicar dirección en caso de ser por correo: ___________________________________________________________________________________

III. Firmas

______________________________________ ____________________________ __________________________

Nombre del Solicitante Firma del Solicitante: Representante de la OAI

No. de Solicitud Día Mes Año

*Espacio Reservado para la Oficina de Acceso a la Información*

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