Manual Erp Construccion 2012

Los sistemas de planificación de recursos empresariales, o ERP (por sus siglas en inglés, Enterprise Resource Planning) son sistemas de información gerenciales que integran y manejan muchos de los negocios asociados con las operaciones de producción y de los aspectos de distribución de una compañía comprometida en la producción de bienes o servicios. La Planificación de Recursos Empresariales es un término derivado de la Planificación de Recursos de Manufactura (MRPII) y seguido de la Planificación de Requerimientos de Material (MRP). Los sistemas ERP típicamente manejan la producción, logística, distribución, inventario, envíos, facturas y contabilidad de la compañía. Sin embargo, la Planificación de Recursos Empresariales o software ERP puede intervenir en el control de muchas actividades de negocios como ventas, entregas, pagos, producción, administración de inventarios, calidad de administración y la administración de recursos humanos.

NEODATA Manual de Usuario

neodata.mx Página 2

CONTENIDO

CAPITULO 1 .......................................................................................................................................................... 10

BIENVENIDA ......................................................................................................................................................... 10

OFICINAS NEODATA ................................................................................................................................................. 11 NEODATA, S.A. DE C.V. ......................................................................................................................................... 11 Oficina Matriz ....................................................................................................................................................... 11 Departamento de Ventas ..................................................................................................................................... 11 Soporte Técnico .................................................................................................................................................... 12

CAPITULO 2 .......................................................................................................................................................... 13

INSTALACIÓN ....................................................................................................................................................... 13

REQUERIMIENTOS DE EQUIPO .......................................................................................................................................... 14 Recomendaciones para la instalación .................................................................................................................. 15 Sistemas Operativos soportados: ......................................................................................................................... 15 Service Packs Requeridos: .................................................................................................................................... 15 Software requerido: ............................................................................................................................................. 15 Cierre sus aplicaciones ......................................................................................................................................... 16 Si ha instalado con anterioridad, desinstale ........................................................................................................ 16

INSTALACIÓN DEL SISTEMA .............................................................................................................................................. 18

CAPITULO 3 .......................................................................................................................................................... 22

FUNCIONES ESTÁNDARES ..................................................................................................................................... 22

DEL SISTEMA ........................................................................................................................................................ 22

ESTÁNDARES NEODATA .................................................................................................................................................. 23 Ventanas .............................................................................................................................................................. 23 Tamaño de las ventanas ...................................................................................................................................... 23 Teclas rápidas ....................................................................................................................................................... 23 Teclas de función .................................................................................................................................................. 26 Funciones de las teclas más comunes en las pantallas de ERP ............................................................................ 26

MENÚS ESTÁNDARES DEL SISTEMA ................................................................................................................................... 28 Menú de Aplicación .............................................................................................................................................. 28 Panel Inicio ........................................................................................................................................................... 29

CAPITULO 4 .......................................................................................................................................................... 30

PARÁMETROS DEL SISTEMA ................................................................................................................................. 30

PARÁMETROS DEL SISTEMA ............................................................................................................................................. 31 Matriz y sucursales ............................................................................................................................................... 45 Certificados y folios .............................................................................................................................................. 46

CAPITULO 5 .......................................................................................................................................................... 49

CATÁLOGOS ......................................................................................................................................................... 49

ADMINISTRACIÓN DE CATÁLOGOS .................................................................................................................................... 50 Copiar catálogos de la plantilla ............................................................................................................................ 61 Agregar campos ................................................................................................................................................... 63

CUENTAS CONTABLES .................................................................................................................................................... 64 TIPOS DE PÓLIZAS ......................................................................................................................................................... 67

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TIPOS DE CUENTAS ........................................................................................................................................................ 68 UNIDADES DE NEGOCIO.................................................................................................................................................. 71 LISTA DE CLIENTE .......................................................................................................................................................... 72 TIPOS DE CLIENTE .......................................................................................................................................................... 72 TIPOS DE PROVEEDORES ................................................................................................................................................. 72 LISTA DE PROVEEDORES .................................................................................................................................................. 72 MONEDAS Y PARIDADES ................................................................................................................................................. 73 TIPOS DE CHEQUES ........................................................................................................................................................ 74 TIPOS DE DEPÓSITOS ..................................................................................................................................................... 77 TIPOS DE INSUMO ......................................................................................................................................................... 79 FAMILIAS ..................................................................................................................................................................... 84 PARTIDAS .................................................................................................................................................................... 85 PROYECTOS .................................................................................................................................................................. 86

Configuración PYME ............................................................................................................................................. 99 INSUMOS ..................................................................................................................................................................... 99

Opciones del Menú contextual ........................................................................................................................... 102 PROTOTIPOS .............................................................................................................................................................. 103

Asignar Conceptos a Prototipos: ........................................................................................................................ 105 Asignar Conceptos de Prototipo existente: ........................................................................................................ 105 Asignar todos los conceptos de este proyecto: .................................................................................................. 105 Cambio de prototipo en la ubicación lote .......................................................................................................... 106

UBICACIONES ............................................................................................................................................................. 106 Cambio de prototipo en la ubicación lote .......................................................................................................... 108 Agregar Ubicación Lote ...................................................................................................................................... 108

ACCESORIOS ............................................................................................................................................................... 110 EXPLOSIÓN DE INSUMOS ............................................................................................................................................... 113

CAPITULO 6 .........................................................................................................................................................114

CONTABILIDAD ....................................................................................................................................................114

CAPTURA DE PÓLIZAS ................................................................................................................................................... 115 Copiar pólizas ..................................................................................................................................................... 119 Considerar para póliza mensual ......................................................................................................................... 120

CUENTAS CONTABLES .................................................................................................................................................. 121 ASIGNAR MES CONTABLE ............................................................................................................................................. 121 ASIGNACIÓN DE TIPO DE FLUJO A PÓLIZAS......................................................................................................................... 122 PÓLIZAS REPETITIVAS ................................................................................................................................................... 125 BLOQUEO DE PROCESOS ............................................................................................................................................... 128 OPCIONES.................................................................................................................................................................. 129 CIERRE DE EJERCICIO .................................................................................................................................................... 129 CAMBIO DE CUENTA .................................................................................................................................................... 131 UNIDADES DE NEGOCIO................................................................................................................................................ 133 PROYECTOS ................................................................................................................................................................ 133 TIPOS DE CUENTAS ...................................................................................................................................................... 133 CATÁLOGO DE INSUMOS ............................................................................................................................................... 135 TIPOS DE PÓLIZAS ....................................................................................................................................................... 136 CAPTURA DE CARGOS A PROYECTOS ................................................................................................................................ 137

Mano de obra y equipos (MO / EQ) ................................................................................................................... 139 Categoría ............................................................................................................................................................ 141

BALANCE GENERAL ...................................................................................................................................................... 143



BALANZA DE COMPROBACIÓN ....................................................................................................................................... 145 AUXILIAR DE CUENTAS ................................................................................................................................................. 147 CONSULTA DE PÓLIZAS ................................................................................................................................................. 149 ESTADO DE RESULTADOS .............................................................................................................................................. 152 CONTABILIDAD A EXCEL ................................................................................................................................................ 154 DECLARACION DIOT .................................................................................................................................................... 158 GENERAR DIOT-SAT................................................................................................................................................... 160 DECLARACIÓN INFORMATIVA DE CLIENTES Y PROVEEDORES ................................................................................................. 162 IETU ........................................................................................................................................................................ 164 PREREQUISITOS EN NÓMINA Y ERP ................................................................................................................................ 168

Prerequisitos en Nómina .................................................................................................................................... 168 Prerrequisitos en ERP Construcción .................................................................................................................... 170

MODELOS DE NÓMINA................................................................................................................................................. 171 Tipos de cuadrilla ............................................................................................................................................... 173 Tipos de nómina ................................................................................................................................................. 173

PROYECTOS VS MODELOS DE NÓMINA ............................................................................................................................ 175 GENERADOR DE PÓLIZA DE NÓMINA ................................................................................................................................ 178

Generación de póliza de nómina ........................................................................................................................ 180 Cancelar póliza de nómina ................................................................................................................................. 181

CAPITULO 7 .........................................................................................................................................................183

CLIENTES .............................................................................................................................................................183

LISTA DE CLIENTE ........................................................................................................................................................ 184 TIPOS DE CLIENTE ........................................................................................................................................................ 185 TIPOS DE CONCEPTOS .................................................................................................................................................. 187 REGISTRO DE CLIENTE .................................................................................................................................................. 188 PARTIDAS POR PROYECTO ............................................................................................................................................. 195 CONCEPTOS POR PROYECTO .......................................................................................................................................... 197 CONTRATOS ............................................................................................................................................................... 200 ÓRDENES DE CAMBIO ................................................................................................................................................... 206 IMPORTAR CONCEPTOS Y PARTIDAS ................................................................................................................................. 208 IMPORTAR DE PRECIOS UNITARIOS A CONTRATO ................................................................................................................ 210 IMPORTAR CONTRATOS DE PU 2012 .............................................................................................................................. 212

Pre-requisitos: .................................................................................................................................................... 212 FACTURAS ................................................................................................................................................................. 215

Cancelación de Facturas ..................................................................................................................................... 218 Facturas a contratos importados de Precios Unitarios 2011. ............................................................................ 219

FACTURAS DE ANTICIPO ................................................................................................................................................ 221 Cancelación de Facturas de anticipo .................................................................................................................. 223

NOTAS DE CRÉDITO DE CLIENTES ..................................................................................................................................... 224 SERIE DE FACTURAS ..................................................................................................................................................... 227 DEPÓSITOS ................................................................................................................................................................ 228 RECLASIFICAR DEPÓSITOS ............................................................................................................................................. 234

Reclasificación de Depósitos .............................................................................................................................. 236 FACTURA ................................................................................................................................................................... 239 DEPÓSITO .................................................................................................................................................................. 240 CONSULTAR DEPÓSITOS ............................................................................................................................................... 240

Factura ............................................................................................................................................................... 243 Depósito ............................................................................................................................................................. 244

ANTIGÜEDAD DE SALDOS .............................................................................................................................................. 245

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CAPITULO 8 .........................................................................................................................................................249

PROVEEDORES ....................................................................................................................................................249

TIPOS DE PROVEEDORES ............................................................................................................................................... 250 REGISTRO DE PROVEEDORES .......................................................................................................................................... 254 LISTA DE PROVEEDORES ................................................................................................................................................ 262 REQUISICIONES ........................................................................................................................................................... 264 AUTORIZAR/CONSULTAR REQUISICIONES ......................................................................................................................... 267

Consultar Requisiciones ...................................................................................................................................... 268 Autorizar / Desautorizar Requisiciones .............................................................................................................. 269 Revisado/ No revisado........................................................................................................................................ 269 VoBo/ Quitar VoBo ............................................................................................................................................. 270

IMPORTAR REQUISICIONES DE PU2012 ........................................................................................................................... 271 PEDIDOS BASADOS EN REQUISICIONES ............................................................................................................................. 276 AUTORIZACIONES DE PEDIDOS ........................................................................................................................................ 286

Autorizar / Desautorizar Pedidos ....................................................................................................................... 287 VoBo/ Quitar VoBo ............................................................................................................................................. 288

MODIFICACIÓN DE PEDIDO ........................................................................................................................................... 289 FACTURAS DE PEDIDOS ................................................................................................................................................. 292

Calcular cantidades para llegar a un importe .................................................................................................... 296 FACTURAS SIN PEDIDO ................................................................................................................................................. 297 FACTURAS DE ANTICIPO ................................................................................................................................................ 302 NOTAS DE CRÉDITO ...................................................................................................................................................... 305

Notas relevantes para notas de crédito ............................................................................................................. 308 CAMBIAR FOLIO DE FACTURAS ........................................................................................................................................ 309 FACTURAS DE ANTICIPO PARA ESTIMACIONES .................................................................................................................... 313 FACTURAS DE ESTIMACIONES ......................................................................................................................................... 317 CONTRARRECIBOS ....................................................................................................................................................... 321

Generar contrarrecibo ........................................................................................................................................ 322 Consultar contrarrecibo ..................................................................................................................................... 323 Cancelar contrarrecibo ....................................................................................................................................... 323

CAPITULO 9 .........................................................................................................................................................324

BANCOS ..............................................................................................................................................................324

TIPOS DE CHEQUES ...................................................................................................................................................... 326 TIPOS DE DEPÓSITOS ................................................................................................................................................... 330 MONEDAS Y PARIDADES ............................................................................................................................................... 333 CHEQUES VS. CUENTA DE CARGO ................................................................................................................................... 335

Recargos ............................................................................................................................................................. 339 AUTORIZACIÓN DE CHEQUES VS CUENTA DE CARGO ........................................................................................................... 341 MODIFICAR CONSECUTIVO ............................................................................................................................................ 343 ANTIGÜEDAD DE SALDOS .............................................................................................................................................. 345 PROGRAMACIÓN DE PAGOS ........................................................................................................................................... 350 CONSULTAR PROGRAMACIÓN DE PAGOS .......................................................................................................................... 355 AUTORIZAR MONTOS PROGRAMADOS ............................................................................................................................. 358 GENERAR CHEQUE PROGRAMADOS ................................................................................................................................. 359 EMISIÓN DE CHEQUES .................................................................................................................................................. 364 CONSULTAS / CANCELACIONES ...................................................................................................................................... 370

Consulta de movimientos ................................................................................................................................... 372



Cancelación de movimientos .............................................................................................................................. 373 REIMPRESIÓN ............................................................................................................................................................. 376

Regenerar póliza ................................................................................................................................................ 378 REEMBOLSOS Y GASTOS POR COMPROBAR ........................................................................................................................ 379 GASTOS FINANCIEROS .................................................................................................................................................. 386 TRASPASOS ................................................................................................................................................................ 391

Consulta de póliza de traspaso .......................................................................................................................... 393 Cancelación de traspasos ................................................................................................................................... 394

COMPRA / VENTA DE INVERSIONES ................................................................................................................................. 395 Compra de inversión .......................................................................................................................................... 397 Venta de inversión .............................................................................................................................................. 400

DEPÓSITOS CONTRA CUENTA DE ABONO .......................................................................................................................... 404 DEPÓSITOS DE CLIENTES ............................................................................................................................................... 407 DEPÓSITOS DE INTERMEDIARIOS FINANCIEROS ................................................................................................................... 414 RECLASIFICACIÓN DE DEPÓSITOS ..................................................................................................................................... 416

Reclasificación de Depósitos .............................................................................................................................. 418 Factura ............................................................................................................................................................... 420 Depósito ............................................................................................................................................................. 421

ASIGNACIÓN DE TIPO DE FLUJO ...................................................................................................................................... 422 ESTADO DE FLUJO ........................................................................................................................................................ 426 IMPORTACIÓN DE ESTADO DE CUENTA ............................................................................................................................ 430 CONCILIACIÓN BANCARIA ............................................................................................................................................. 432 CONCILIACIÓN BANCARIA MANUAL ................................................................................................................................ 433 GENERAR ARCHIVO ASCII PARA COMUNICACIÓN .............................................................................................................. 434 GENERAR TXT PARA CW (CASH WINDOWS) ..................................................................................................................... 436

Configuración de Cash Windows ........................................................................................................................ 436 Generar archivo de comunicación CW ............................................................................................................... 438

CAPITULO 10 .......................................................................................................................................................441

PRESUPUESTO .....................................................................................................................................................441

PRESUPUESTO DE CONTROL .......................................................................................................................................... 442 Opciones en el presupuesto de control .............................................................................................................. 446 Accesorios........................................................................................................................................................... 449 Actualizar programación de conceptos .............................................................................................................. 452 Presupuesto de control cerrado ......................................................................................................................... 453 Presupuesto de control abierto .......................................................................................................................... 463

CÁLCULO DE LA EXPLOSIÓN DE INSUMOS ......................................................................................................................... 470 Cálculo de explosión de insumos ........................................................................................................................ 471 Cálculo de explosión de insumos en base al programa de suministro ............................................................... 472 Calcular el programa de suministro ................................................................................................................... 473

IMPORTAR PRESUPUESTO DE PU2009 ............................................................................................................................ 475 Generar Orden de cambio al presupuesto por diferencia entre presupuesto de control contra presupuesto de Precios Unitarios. ............................................................................................................................................... 477 Reimportación de presupuesto .......................................................................................................................... 479

IMPORTAR PRESUPUESTO DE PU2011 / 2012 ................................................................................................................. 480 COSTO POR PROYECTO ................................................................................................................................................. 487 ÓRDENES DE CAMBIO AL PRESUPUESTO DE CONTROL .......................................................................................................... 489 CATÁLOGOS DE INSUMOS ............................................................................................................................................. 492 EXPLOSIÓN DE INSUMOS ............................................................................................................................................... 493

Aditivas a la Explosión de Insumos ..................................................................................................................... 496

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CONCEPTOS ............................................................................................................................................................... 497 Menú contextual ................................................................................................................................................ 499

ADITIVAS ................................................................................................................................................................... 500 TIPOS DE INSUMO ....................................................................................................................................................... 502 PROYECTOS ................................................................................................................................................................ 504 UNIDADES DE NEGOCIO................................................................................................................................................ 504 UBICACIONES ............................................................................................................................................................. 504 PARTIDAS .................................................................................................................................................................. 504 PROTOTIPOS .............................................................................................................................................................. 504 PROGRAMA DE OBRA ................................................................................................................................................... 505 PROGRAMA DE SUMINISTROS ........................................................................................................................................ 508 CAPTURA DE AVANCE FÍSICO .......................................................................................................................................... 516

Menú contextual ................................................................................................................................................ 519 AVANCE FÍSICO POR PARTIDA ......................................................................................................................................... 520

CAPITULO 11 .......................................................................................................................................................522

CONTRATOS ........................................................................................................................................................522

CONTRATISTAS ........................................................................................................................................................... 523 CONTRATOS ............................................................................................................................................................... 526 ÓRDENES DE CAMBIO A CONTRATOS DE PROVEEDORES ...................................................................................................... 536 ESTIMACIONES DE CONTRATOS ...................................................................................................................................... 538 PLANTILLAS DE CONTRATOS DE PROVEEDORES ................................................................................................................... 542 CONCEPTOS POR DESTAJISTA ......................................................................................................................................... 543 CAPTURAR ESTIMACIONES ............................................................................................................................................ 546 ANTICIPOS A DESTAJISTAS ............................................................................................................................................. 548 AUTORIZAR CONTRATOS ............................................................................................................................................... 551 AUTORIZAR ESTIMACIONES ............................................................................................................................................ 553

CAPITULO 12 .......................................................................................................................................................556

ALMACÉN ............................................................................................................................................................556

ENTRADA A ALMACÉN EN BASE A PEDIDOS ........................................................................................................................ 557 ENTRADAS POR FACTURA DE PROVEEDOR ........................................................................................................................ 561 CONSULTA DE ENTRADAS A ALMACÉN / DEVOLUCIONES ...................................................................................................... 565

Consulta de entradas ......................................................................................................................................... 566 Devoluciones de materiales ............................................................................................................................... 568

SALIDAS DE ALMACÉN .................................................................................................................................................. 569 Recuperación de materiales ............................................................................................................................... 572

SALIDAS DE ALMACÉN POR KITS ...................................................................................................................................... 573 TRASPASOS ENTRE ALMACENES ...................................................................................................................................... 577 CÁLCULO DE COSTO PROMEDIO ...................................................................................................................................... 580 GENERADOR DE PÓLIZAS DE ALMACÉN ............................................................................................................................. 583

Generar Pólizas de Almacén ............................................................................................................................... 584 Pólizas Pendientes por regenerar ....................................................................................................................... 586 Desvincular y cancelar Pólizas generadas .......................................................................................................... 587 Regenerador de pólizas Multi-Proyecto ............................................................................................................. 589 Regeneración de Pólizas Multiproyecto ............................................................................................................. 590 Consultar pólizas por movimiento ...................................................................................................................... 590

INVENTARIO INICIAL POR PROYECTO ................................................................................................................................ 592



CÁLCULO MULTIPROYECTO ........................................................................................................................................... 594 Cálculo de costo promedio regular ..................................................................................................................... 595 Cálculo total para proyectos con cálculo mensual pendiente ............................................................................ 596

EXISTENCIAS EN ALMACÉN ............................................................................................................................................. 597 MOVIMIENTOS ........................................................................................................................................................... 599

Consulta de entradas ......................................................................................................................................... 601 Consulta de salidas ............................................................................................................................................. 603 Consulta de traspasos ........................................................................................................................................ 604

MOVIMIENTOS POR INSUMO ......................................................................................................................................... 605 SOLICITUD DE MATERIAL ............................................................................................................................................... 606 RECEPCIÓN DE MATERIAL .............................................................................................................................................. 610

CAPITULO 13 .......................................................................................................................................................614

HERRAMIENTAS ..................................................................................................................................................614

SEGURIDAD DEL SISTEMA .............................................................................................................................................. 615 Crear nuevo perfil ............................................................................................................................................... 616 Asignación de permisos para perfil .................................................................................................................... 617 Eliminar Perfil ..................................................................................................................................................... 618 Crear nuevo usuario ........................................................................................................................................... 618 Edición de Usuarios ............................................................................................................................................ 619 Cambiar contraseña ........................................................................................................................................... 622 Eliminar usuario ................................................................................................................................................. 622 Edición de datos ................................................................................................................................................. 622

SEGURIDAD POR PROYECTO ........................................................................................................................................... 623 CAMBIO DE USUARIO ................................................................................................................................................... 624 BLOQUEO DE PROCESOS ............................................................................................................................................... 624 BITÁCORA .................................................................................................................................................................. 624 IMPORTACIÓN DE USUARIOS .......................................................................................................................................... 625 OPCIONES.................................................................................................................................................................. 627 PERSONALIZAR VISTA EMPRESA ...................................................................................................................................... 627 IMPORTAR CONTABILIDAD 2007 .................................................................................................................................... 629 IMPORTAR OBRA......................................................................................................................................................... 631 IMPORTAR CATÁLOGOS ................................................................................................................................................ 638 IMPORTAR CONTABILIDAD ............................................................................................................................................ 639 ESTADO DE MOVIMIENTOS ........................................................................................................................................... 640

Consulta por Requisición .................................................................................................................................... 640 Consulta por Pedido ........................................................................................................................................... 641 Consulta por factura........................................................................................................................................... 643 Consulta por cheque ........................................................................................................................................... 644

CAPITULO 14 .......................................................................................................................................................647

VISTA ..................................................................................................................................................................647

VENTANA .................................................................................................................................................................. 648 VISTA GRID ................................................................................................................................................................ 649

Restablecer grid ................................................................................................................................................. 651 ACERCA DE NEODATA .................................................................................................................................................. 651 ESTILO ...................................................................................................................................................................... 652

CAPITULO 15 .......................................................................................................................................................653

DIAGRAMAS ........................................................................................................................................................653

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CONTABILIDAD ........................................................................................................................................................... 654 CLIENTES ................................................................................................................................................................... 654 PROVEEDORES ............................................................................................................................................................ 655 BANCOS .................................................................................................................................................................... 655 PRESUPUESTO DE CONTROL ........................................................................................................................................... 656 CONTRATOS ............................................................................................................................................................... 656 ALMACÉN .................................................................................................................................................................. 657 CATÁLOGOS ............................................................................................................................................................... 657



CAPITULO 1

Bienvenida

NEODATA tiene el placer y el orgullo de darle la bienvenida a la nueva versión del sistema ERP Construcción 2012, desarrollado para integrar todos sus procesos administrativos y contables, con el fin de brindarle una solución real a la demanda de la administración de sus obras.

ERP Construcción es una herramienta diseñada para simplificar y agilizar todos los procesos administrativos que se lleven a cabo dentro de las empresas constructoras que van desde las requisiciones de materiales, hasta la impresión de los cheques de sus proveedores. Así mismo podrá capturar contratos y facturas de sus clientes, controlando la cobranza de las mismas.

Además de estas características el sistema de ERP Construcción cuenta con un módulo de Contabilidad en el cual usted podrá generar pólizas en automático a partir de los movimientos antes mencionados (mediante tipos de modelos) o manualmente. Se integra al concepto de “Unidades de Negocio y Ubicaciones”, los cuales facilitan la generación de sus estados financieros por obra o de toda la empresa.

En Neodata nos preocupamos siempre por mejorar la calidad de nuestros sistemas. Por ello, ERP Construcción está disponible en PC y tecnología Cliente-Servidor utilizando Microsoft SQL Server, incluyendo una serie de mejoras que hacen mucho más sencilla y ágil la captura.

Si trabaja con NEODATA PRECIOS UNITARIOS, los presupuestos generados ahí pueden importarse a ERP Construcción, para obtener el catálogo y la explosión de insumos con cantidades tope y precios directamente del presupuesto. De esta forma puede controlar los insumos comprando sólo aquellos, cuyas cantidades y costos fueron incluidos en el presupuesto.

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OFICINAS NEODATA

NEODATA, S.A. DE C.V.

Oficina Matriz

Astrónomos No.22

Col. Escandón C.P. 11800

México D.F.

Tel. +52 (55) 52 78 38 50 con 15 líneas

Fax. +52 (55) 52 78 38 50 Ext.116

Página en Internet: http://neodata.mx

Departamento de Ventas

El departamento de ventas brinda servicio en horario de 9:00 A.M. a 2:00 P.M. y de 3:30 P.M. a 6:30 P.M. de Lunes a Viernes

Teléfono: +52 (55) 52 78 38 50 con 15 líneas

Extensión: 103

Página en Internet: http://neodata.mx

Correo electrónico: [email protected]

http://neodata.mx/

http://neodata.mx/

mailto:[email protected]



Soporte Técnico

NEODATA cuenta con el Departamento de Soporte Técnico, el cual podrá responder vía telefónica cualquier duda respecto al manejo del sistema. También cuenta con asistencia técnica en línea mediante el Chat de Soporte Técnico, por correo electrónico y en foros en la página de Internet.

El horario de atención es de 9:00 A.M. a 6:30 P.M. de lunes a viernes.

Cuando solicite soporte técnico, por favor recuerde:

1. Hágalo cerca de su computadora y tenga sus manuales y/o documentación disponibles.

2. Anote las características de su equipo, así como las versiones de los productos instalados.

3. Describa brevemente el problema.

4. En caso de que le aparezca un mensaje de error, escríbalo textualmente.

5. Proporcione ésta información al personal que le atienda.

6. Solicite el nombre de quien lo atiende y anótelo.

Teléfono: +52 (55) 52 78 38 50 con 15 líneas

Extensión: 105

Correo electrónico: [email protected]

Consulte el Directorio de Distribuidores para obtener atención en su localidad en la siguiente página: http://neodata.mx/page/distribuidores-1

mailto:[email protected]

http://neodata.mx/page/distribuidores-1

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CAPITULO 2

Instalación

La lectura de éste capítulo resulta indispensable ya que en él encontrará toda la información necesaria para instalar el sistema ERP Construcción en su computadora, contiene paso a paso el proceso de instalación, este capítulo incluye recomendaciones e información sobre:

Requerimientos de equipo.

Recomendaciones para la instalación.

Instalación del sistema.



Requerimientos de equipo

Ahora que conoce la plataforma sobre la cual trabaja Neodata es necesario hacer mención de los requerimientos de equipo y hardware para que el sistema pueda ejecutarse óptimamente, en realidad Neodata ERP Construcción no requiere de alguna configuración en especial sin embargo sí es necesario que se tomen en cuenta los requerimientos de hardware.

Considerando que se trata de una aplicación de 32 y 64 bits es necesario contar con una computadora en donde se tenga instalado Windows XP ó superior con Internet Explorer 8.0 o superior, ya que Neodata ERP Construcción correrá en cualquier equipo en donde corra Windows, solo que al igual que éste, es recomendable que se trate de un equipo con 1 GB en memoria RAM como mínimo ya que de lo contrario el sistema correrá muy lento.

Otro aspecto importante es el espacio en disco duro que requerirá el sistema, ya que antes de iniciar la instalación el sistema hará una revisión al espacio disponible en su disco duro para poder determinar si es posible realizar la instalación total del archivo o los archivos que requerirá ERP para su perfecto funcionamiento, por lo tanto, es necesario que verifique que su equipo cuente por lo menos con 800 MB de espacio libre en disco duro, que es lo requerido para instalar los componentes de ERP, sin embargo, dependiendo de la versión de Windows que se tenga instalada el espacio requerido puede crecer hasta los 800 MB, esto ocurrirá solo con versiones muy atrasadas de Windows.

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Recomendaciones para la instalación

Es recomendable que antes de instalar el sistema conozca la plataforma sobre la cual trabajará, ERP Construcción ha sido diseñado para trabajar sobre una plataforma de 32 y 64 bits, por lo cual para que pueda funcionar se necesita contar con algunos requerimientos mínimos en hardware y software.

Sistemas Operativos soportados:

Windows NT (con Service Pack 6 instalado)

Windows 2000 Professional

Windows XP Home Edition

Windows XP Professional

Windows 2000 Server

Windows 2003 Server

Windows Vista (32 Bits y 64 Bits)

Windows 7 (32 Bits y 64 Bits)

Service Packs Requeridos:

Windows 2000 - Service Pack 4 ó superior

Windows NT 4.0 - Service Pack 6 ó superior

Windows XP - Service Pack 1 ó superior

Software requerido:

Internet Explorer 6.0 o superior

Net Framework 1.1

Net Framework 2.0



Hardware para estaciones de trabajo:

Mínimo: Recomendado:

Procesador Pentium III a 700 MHz o equivalente.

Procesador Pentium IV o equivalente de 1.7 GHz o superior.

128 Mb RAM (Windows ME y 98) 512 Mb RAM (Windows 2000 Professional)

256 Mb RAM (Windows 2000 Professional y XP Home Edition)

512 Mb RAM (Windows XP Professional)

512 Mb RAM (Windows XP Professional)

Antes de instalar asegúrese de realizar los siguientes pasos:

Cierre sus aplicaciones

Para que la instalación del sistema sea óptima es necesario cerrar todos los controladores y programas que se encuentren residentes en memoria como: Barra de Microsoft Office ó antivirus, también debe asegurarse que no se encuentre ninguna aplicación abierta, de esta forma la instalación se desarrollará sin ningún contratiempo.

Si ha instalado con anterioridad, desinstale

Si ya ha instalado la misma versión del sistema con anterioridad, deberá desinstalarlo antes de iniciar una nueva instalación, al hacerlo el sistema respetará toda la información nueva que haya generado el usuario, es decir las carpetas ó libros de reportes que no incluya el sistema en la instalación, si ha hecho modificaciones incluidas por el sistema durante la instalación deberá respaldarlas antes de iniciar la desinstalación ó nueva instalación ya que el sistema las sobrescribirá.

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Para desinstalar debe seguir el mismo proceso de instalación, ya que al detectar que existe una instalación anterior envía una ventana en la cual debe elegir el proceso a seguir, esta ventana se verá como sigue:

Esta ventana cuenta con tres opciones que son:

Modificar: Permite indicar que componentes desea instalar ó desinstalar.

Reparar: Realiza la instalación completa tal y como se hizo la última vez, los archivos son sobrescritos, es decir no elimina los anteriores.

Eliminar: Elimina todos los archivos instalados por el sistema durante la última instalación, esta es la forma correcta de realizar la desinstalación ya que se eliminarán todas las librerías, archivos de Neodata y archivos de sistema que haya generado la instalación.

Si usted utiliza una versión anterior y ya tiene mucho tiempo con ella y si escoge la opción de modificar le provocará errores.

Si tuviese alguna duda favor de comunicarse a Soporte Técnico con gusto le podremos ayudar.



Instalación del sistema

Ya conoce los requerimientos de su equipo, ahora podrá continuar con la instalación del sistema, para ello solo es necesario que siga los pasos correspondientes para la instalación, a continuación se describe el proceso:

Inicie su equipo con Microsoft Windows.

La caja de Neodata contiene dos CD el cual uno es de utilerías y el otro de los productos que ofrece Neodata. Inserte su DVD de Neodata en su unidad de DVD y espere un momento ya que el sistema automáticamente se ejecutará. En caso contrario ubíquese en la unidad correspondiente al DVD y ejecute.

La primera ventana que verá es la de bienvenida, antes de continuar es recomendable que lea las instrucciones y demás textos que aparecen en su pantalla, si está de acuerdo oprima Siguiente >, de lo contrario oprima Cancelar con lo que abortará la instalación de ERP Construcción.

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La siguiente ventana que aparecerá en su pantalla es Contrato de Licencia, ésta le fue entregada en original al adquirir el sistema, sin embargo, es necesario que la lea antes de continuar con la instalación del sistema, pueda continuar si está de acuerdo en las condiciones de uso.

La siguiente ventana se refiere a la información del usuario, en ella deberá escribir el nombre del usuario y el nombre de la organización, recuerde que la razón social se encuentra escrita en la Licencia de uso que le fue entregada al adquirir su sistema.



A continuación, el sistema propone C:\NeodataERP2012 como el directorio destino para la instalación de ERP Construcción, sin embargo podrá cambiarlo con solo oprimir Examinar. Una vez que haya elegido el directorio correcto oprima Siguiente>.

A continuación, haga clic en el botón Instalar para dar inicio al proceso de instalación.

En la siguiente pantalla podrá ver el avance de la instalación la cual mostrará el porcentaje con respecto al total de la instalación.

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El mensaje sólo indicará que ha concluido la instalación y le pedirá que oprima Finalizar para cerrar la ventana, después de lo cual podrá trabajar con ERP Construcción.

Otro mensaje le solicitará que reinicie su equipo, después de lo cual podrá trabajar con ERP Construcción. Desde luego podrá reiniciarlo más adelante, sin embargo ERP Construcción no podrá ejecutarse correctamente sino hasta después de haber reiniciado el equipo.



CAPITULO 3

Funciones Estándares

del sistema

Este capítulo se ha sido diseñado para brindarle al usuario una recopilación de las funciones estándares del sistema, opciones que pueden hacer más fácil el uso cotidiano del sistema mediante accesos rápidos a las ventanas del sistema.

Una vez que haya leído éste capítulo el usuario conocerá el uso de los estándares de NEODATA como son:

Estándares de Neodata.

Teclas rápidas y de función.

Barras de herramientas e iconos.

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Estándares Neodata

ERP Construcción cuenta con varias generalidades en las diferentes ventanas del sistema, lo que permite una mayor comprensión y el pronto aprendizaje del mismo, además si ya ha trabajado con alguna versión de Microsoft Office notará la similitud existente entre él y ERP, he aquí los estándares con que cuenta:

Ventanas

Por ejemplo uno de ellos es que todas las ventanas son totalmente flexibles y dan total libertad al usuario de personalizarlas de acuerdo a sus requerimientos, es decir, tiene la flexibilidad de definir el orden, ancho y alto de las columnas y filas que integran cada ventana del sistema, esto tiene como finalidad brindarle la posibilidad de organizar la información que desea ver en cada ventana, de esta forma tendrá mayor comodidad en la captura de datos. Esta característica está presente en la mayoría de las ventanas de NEODATA.

Para cambiar la posición de una columna haga Clic en el título de ésta de tal manera que quede sombreada toda la columna, haga nuevamente Clic y sin soltar el botón, arrastre hasta que la columna quede en la posición deseada.

Tamaño de las ventanas

Para hacer un cambio en el tamaño de la ventana bastará con señalar con el mouse la línea de división de la columna ó fila que desea ampliar (con esto el puntero del mouse tomará una apariencia diferente ↔ o ↕), oprima el botón izquierdo del mouse mientras arrastra el puntero hasta obtener el tamaño deseado.

Teclas rápidas

Uno de los estándares más importantes y que encontrará en todas las ventanas de ERP son las teclas rápidas, estas son combinaciones de teclas que realizan una determinada acción, con la finalidad de dar mayor rapidez a la captura de datos ya que permiten acceder opciones directamente desde el teclado, sin necesidad de tomar el mouse.



Entre las teclas rápidas podemos contar también las que se obtienen con la combinación de las teclas Alt +X en donde X será cualquiera de las letras subrayadas en las opciones que se encuentren activas dentro de la ventana en uso. Las teclas rápidas más comunes son:

Ctrl + A (Abrir una base de datos)

Al oprimir esta combinación el sistema enviará un cuadro de diálogo en donde tendrá la oportunidad de buscar la base de datos que desea abrir, esto evitará que salga de la ventana en que se encuentre.

Ctrl + C (Copiar)

Esta opción copia al portapapeles de Windows la información que se encuentre marcada ó seleccionada para posteriormente trasladarla a otro lugar, por ejemplo un rango de registros de una base de datos a otra o a alguna otra aplicación (Excel, Word, Access).

Ctrl + D (Detalle)

Esta combinación de teclas hace un llamado a la ventana de Detalle del registro que se encuentre activo, en ella puede verificar y modificar los datos correspondientes al mismo, es necesario mencionar que el detalle no está disponible en todas las pantallas del sistema.

Ctrl + E (Seleccionar Todo)

Al oprimir esta combinación de teclas seleccionará toda la información contenida en la ventana que se encuentre activa.

Ctrl + Fin (Ultimo registro)

Al oprimir esta combinación el sistema enviará el cursor a la última columna del registro ubicado.

Ctrl + Inicio (Primer Registro)

Al oprimir esta combinación el sistema enviará el cursor a la primera columna del registro de la pantalla activa.

Ctrl + V (Pegar)

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Esta opción pega el contenido del portapapeles de Windows en el lugar seleccionado.

Ctrl + Z (Deshacer)

Esta opción permite deshacer la última acción efectuada siempre y cuando aún se encuentre en la celda en donde se hizo el cambio, esto sin haber guardado el dato.

Ctrl + F4 (Cerrar)

Seguramente reconoce usted ésta opción como “típica” de Windows ya que es la forma más común de cerrar alguna ventana que se encuentre en uso, esto sin salir totalmente del sistema, en NEODATA tiene la misma función, permite cerrar la ventana en uso colocando el cursor en la ventana abierta antes de ésta.

Alt + F4 (Salir)

Esta opción también típica de Windows está presente en NEODATA y su función es salir totalmente del sistema sin importar que base de datos ó ventana se encuentre abierta ó si está realizando algún proceso, al presionar éstas teclas el sistema se cerrará totalmente, es equivalente a oprimir la opción Salir del menú Archivo.



Teclas de función

No todas las teclas rápidas son combinaciones, en ERP podrá además utilizar las teclas de función de su teclado lo que le permite un mayor aprovechamiento de las mismas, (no es necesario que estas opciones se llamen con teclas de función, podrá llamarlas también desde menú ó en algunos casos haciendo Clic en los iconos).

F1 (Ayuda)

Si usted ha trabajado con Windows relacionará esta tecla con la ayuda, en ERP es precisamente ésta la función que tiene esta tecla, por lo tanto, si tiene alguna duda sobre el sistema solo oprima F1 con ello se abrirá la ventana de ayuda del sistema.

F5 (Actualizar)

Al oprimir esta tecla de función el sistema actualiza la información de la base de datos al momento de presionarla, es de gran utilidad cuando trabaja en red y la información es capturada en diferentes terminales.

Funciones de las teclas más comunes en las pantallas de ERP

Además de las teclas de función cuenta con teclas que seguramente está muy acostumbrado a usar, a continuación se detallan las funciones de cada una de estas teclas cuando las oprime dentro de ERP.

<Inicio> Lleva el cursor a la primera celda del renglón en que se encuentre.

<Fin> Traslada el cursor a la última celda del registro en que se encuentre.

<Re Pág> Despliega una página hacia arriba en caso de estar en una ventana que abarque más de una, si no es así, regresará el cursor al primer registro.

<Av Pág> Despliega una página hacia abajo en caso que la ventana en uso tenga suficientes registros para que utilice más de una página, en caso contrario avanza el cursor hasta el último registro de la ventana en uso.

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<Supr> Esta opción elimina el renglón o renglones que se encuentren seleccionados, previa confirmación del usuario cuando se trata de más de un registro.

Flecha arriba Mueve el cursor un registro hacia arriba de su posición actual.

Flecha abajo Mueve el cursor un registro hacia abajo de su posición actual.

Flecha derecha Mueve el cursor una celda hacia la derecha de su posición actual.

Flecha izquierda Mueve el cursor una celda hacia la izquierda de su posición actual.



Menús Estándares del sistema

Además de las teclas el sistema cuenta con menús estándares, los cuales están integrados por opciones generales que estarán disponibles para cualquier ventana activa. Los menús estándares son:

Menú de Aplicación

El menú Aplicación aparece al hacer clic en en el botón circular del extremo superior izquierdo de la ventana principal de ERP, conocido como Botón de la Aplicación. En el encontrará las funciones básicas con respecto al manejo de archivos e impresión, tales como:

Abrir: Abre una base de datos existente.

Cerrar: Cierra la base de datos en uso.

Visor de Reportes: Manda a la pantalla del visor de reportes en .Net.

Agregar Servidores: Permite grabar el nombre de los servidores con los que se puede tener acceso.

Agregar Base de Datos: Permite grabar el nombre de la base de datos con las cuales se tendrá acceso.

Configurar Hardware lock: Para configuración del Hardware lock deberá instalar el Sentinel Protection Installer que se encuentra en el CD de Utilerías, de acuerdo a la licencia que se compre el hardware lock podrá ser local o de red. En caso de que sea un candado de red capture el nombre del servidor o la dirección IP, no es necesario capturar el puerto si no se captura toma el default.

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Panel Inicio

En el panel Inicio contiene las funciones usadas para editar los registros contenidos en cualquiera de las ventanas del sistema, actualizar la base de datos, entrar al detalle y la manipulación del grid.

Pegar: Pega la información copiada.

Copiar: Copia información de una celda ó ventana.

Deshacer: Permite deshacer las modificaciones previamente capturadas.

Detalle: Permite entrar al detalle del registro seleccionado.

Actualizar. Esta opción permite actualizar los registros de la Base de datos o haciendo clic con F5.

Seleccionar columnas. Esta opción permite mostrar u ocultar las columnas disponibles de algunas ventanas del sistema.

Inicio: Envía el cursor a la primera celda de la ventana que se encuentre activa.

Fin: Envía el cursor a la última celda de la ventana que se encuentre activa.

Nuevo registro: Agrega un registro a la ventana que se encuentre activa.

Seleccionar todo: Selecciona todos los datos de la ventana activa.

Eliminar registro. Permite eliminar los registros que se encuentran seleccionados.



CAPITULO 4

Parámetros del Sistema

En este capítulo el usuario encontrará la información necesaria para poder integrar en la base de datos los parámetros necesarios que se emplearán para el uso y buen funcionamiento del sistema ERP Construcción.

Parámetros del sistema

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Parámetros del sistema

Una vez abierta la base de datos nueva lo primero es definir los parámetros o datos predeterminados para la operación de NEODATA ERP.

Elija Opciones del menú Herramientas.

Esta ventana cuenta con 10 fichas por medio de las cuales puede configurar los diferentes parámetros requeridos por el sistema.

1. Empresa

Los datos de identificación de la empresa, como son razón social, RFC y dirección, los toma de la ventana de Matriz / Sucursales.

Código Empresa SAP. Está opción la deberá capturar cuando cuente con la interfaz del sistema SAP. Este código sirve para identificar la empresa en el sistema SAP. Este campo actualmente permite capturar 20 caracteres y al momento de generar el archivo .txt solo tomará los primeros 4 caracteres.



Una vez llenados estos campos puede cambiar a las siguientes fichas de esta ventana para definir más aspectos de operación del sistema ERP Construcción.

El botón Aceptar cierra la ventana de Opciones guardando los cambios efectuados en cada una de las fichas que la forman. El botón Aplicar solo aplica las modificaciones de la ficha en que se está capturando. Estos botones pueden usarse desde cualquiera de las fichas de la ventana de Opciones.

Los datos de la empresa se guardan dentro de la base de datos de ERP Construcción. Así que si necesita controlar las obras de empresas diferentes por separado, bastará con crear una base de datos para cada empresa.

2. Contabilidad

Esta ficha es de gran importancia en ERP Construcción, en ella se definen parámetros que se utilizarán para la contabilidad.

En el grupo de Generales se podrá especificar:

Año: En esta celda debe capturar el año del ejercicio fiscal en que se trabajará, este dato es necesario para la realización de las pólizas contables.

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Mes: Es el mes contable que se asigna para trabajar con contabilidad, este dato también es necesario para la realización de la pólizas.

En el grupo de Pólizas se podrá especificar:

Consecutivo por proyecto: Al marcar esta opción el sistema indica que al grabar una póliza creará el número consecutivo en automático por proyecto en cada uno de los tipos de póliza que generé.

Mes Contable con base a fecha del servidor: Si esta opción es marcada el sistema tomará de forma automática el mes contable para las pólizas automáticas de acuerdo a la fecha del sistema, en caso de no marcar esta opción el sistema tomará el mes definido en las celdas Mes y Año hasta que el usuario lo cambie y si no lo tiene definido, toma el mes asignado en la ventana Asignar mes contable local.

En el grupo Tipos de Pólizas para, se podrá especificar:

Cancelación de Cheques: Especifique el tipo de póliza para cancelar un cheque. Es importante definirlo, ya que los cheques llevan un número consecutivo póliza-cheque y si se cancela un cheque de otro mes, se debe cancelar con un tipo de póliza diferente para no afectar el consecutivo.

Cabe aclarar que si se cancela un cheque en el mismo mes contable en que se generó, solamente se cancela la póliza, pero si se cancela el cheque en un mes contable diferente, se genera una póliza inversa.

Comprobación de gastos: Especifique el tipo de póliza para la comprobación de gastos.

Compra/Venta de Inversiones: Especifique el tipo de póliza que se generará cuando se registre una compra o venta de inversión.

Depósitos: Especifique el tipo de póliza que se generará cuando se registre un depósito.

Gastos financieros: Especifique el tipo de póliza que se generará cuando se registre un movimiento para gastos financieros.

Prorrateo de costos. Especifique el tipo de póliza que se generará al realizar el prorrateo de costos a proyectos.

Traspasos bancarios: Especifique el tipo de póliza que se generará cuando se registre un traspaso bancario.

Anticipos a destajistas: Especifique el tipo de póliza que se generará cuando se registre una factura de anticipo a un destajista.



Estimaciones a destajistas: Especifique el tipo de póliza que se generará cuando se registre una factura para pago a estimaciones de destajista.

En el grupo de Cuentas se podrá especificar:

Cuenta para utilidad cambiaria. Determine la cuenta contable a la que se cargará o abonará la utilidad cambiaria.

Cuenta para pérdida cambiaria. Determine la cuenta contable a la que se cargará o abonará la pérdida cambiaria.

Cuenta variación tipo de cambio (entradas). Determine la cuenta contable a la que se cargará o abonará la variación por tipo de cambio que puede haber entre la entrada de insumos al almacén y la recepción de la factura.

Cuenta resultado ejercicio (reportes): Esta opción sirve para determinar una cuenta contable para reportar los resultados del ejercicio. Los reportes a consultar son: Balance general, Estado de resultados y Estado de origen y aplicación, que se encuentran en la carpeta de Contabilidad.

Cuenta producto financiero venta inversiones. Determine la cuenta contable a la que se abonará los intereses ganados por su inversión.

Cuenta Monto ISR venta inversiones. Determine la cuenta contable a la que se cargará el porcentaje o monto de ISR en la venta de inversiones.

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3. Operatividad

En esta ventana podrá asignar todos aquellos parámetros necesarios en pedidos, bancos, proyectos y proveedores de acuerdo a las necesidades de la empresa para el buen uso y funcionamiento del sistema.

En el grupo de Pedidos se podrá especificar:

Días revisión y Días Pago. Estas opciones se refieren a los pedidos, asigne los días de la semana en que recibirá y pagará los pedidos de proveedores.

GUATEMALA: Esta opción está diseñada para los usuarios de dicha región, ya que los Insumos en ese país tienen implícito el IVA. Para usar dicha opción, debe marcar el cuadro Manejar IVA incluido y capturar el porcentaje de IVA que se incluirá en los insumos. Es indispensable que en la captura de cada proyecto especifique IVA cero para evitar errores en los cálculos. En la opción de forzar captura tipo fiscal, si marca este cuadro de verificación obligará la captura de este parámetro en los pedidos.

En el grupo de Bancos se podrá especificar:

Topar saldo de cuenta bancaria en la emisión de cheques. Esta opción permite no sobrepasarse del saldo que se tiene en la cuenta bancaria al momento de estar emitiendo cheques.



Conciliar los abonos en la conciliación bancaria. Esta opción permite conciliar los abonos (Depósitos) ya que si no marca esta opción solo concilia cargos.

En el grupo de Proyectos se podrá especificar:

Cuenta intercentro. Esta opción permite capturar la cuenta intercentro y la cual se replicará en cada proyecto nuevo por default. Está cuenta funciona como puente para los movimientos contables entre proyectos.

En el grupo de Proveedores se podrá especificar:

Trabajar con órdenes de producción Esta opción es creada para aquellas empresas que requieran llevar un control más estricto de sus pedidos para producción y solicitar material únicamente cuando el stock en almacén lo requiera.

Es importante mencionar que una vez marcada está opción y al tener órdenes de producción activas, ya no se podrá quitar el parámetro de la base.

Así mismo, al trabajar con órdenes de producción se deshabilitan del panel de Almacén las opciones de: salidas de almacén y salidas de almacén por kit al igual que traspasos entre almacenes y solo queda en activo la opción de salidas en base a orden de producción.

Para obtener más información consulte el archivo “Guía rápida para Orden de Producción”, ubicado en: C:\NeodataERP2010\Documentos

En personas físicas primero el nombre y después apellidos. Al tener activo este parámetro y hacer una consulta de proveedores como personas físicas, se deberá mostrar primero con el nombre y posteriormente los apellidos. Si desea consultarlo por apellidos y después por nombre desactive el parámetro.

Incremento renglón en Requisiciones/Pedidos. El objetivo principal de este parámetro es de agregar el campo en el reporte y así poder determinar cuántos insumos integran la requisición/pedido.

Orden de impresión en Requisiciones/Pedidos. Esta opción permite seleccionar el orden en que se imprimirán los insumos en requisiciones y en pedido (ya sea por el código del insumo o por renglón).

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4. Niveles

Aquí se define la estructura y formato de las cuentas contables, centros de costo, partidas y unidades de negocio.

En cada una de las divisiones hay siete campos los cuales representa un nivel de la estructura, en el cual puede definir la cantidad de caracteres que formarán dicho nivel. Cabe mencionar que no hay límite de caracteres para cada nivel, siempre y cuando la suma no exceda de veinte caracteres.

La estructura de niveles definida en esta ficha tiene una forma jerárquica o de un árbol, de tal manera que cada código de cuenta, centro, partida o unidad de negocio capturado debe incluir los códigos de los niveles previos.

Por ejemplo:

ABC 1er Nivel.

ABC123 1er y 2do Niveles.

ABC123XYZ 1er, 2do y 3er Niveles.



Si desea incluir caracteres de separación entre los niveles, tales como guiones o líneas diagonales, utilice para ese fin el campo Carácter máscara. El carácter o símbolo que agregue en este campo se usará como separador entre cada nivel del código de cuentas contables y centros de costo.

Por ejemplo:

Para ver el centro de costo 001-001-01 debe definir los niveles así:

Nivel 1, 3 caracteres.



El carácter máscara “-” es agregado por el sistema entre los niveles 2 y 3. Usted debe capturar los códigos de cuentas contables y centros de costo sin guiones o separadores.

5. Rutas

Aquí podrá especificar la ruta donde se encuentran almacenados los reportes, la ubicación del logotipo que se utilizará en ellos, las rutas de las plantillas, la ruta donde se almacenarán los contratos generados y donde se guardaran sus CFD’s.

6. Leyendas

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Esta ficha cuenta con tres celdas en las cuales debe escribir las leyendas o texto que desee se impriman en los reportes de pedidos, Contrarrecibos y cheques. Las leyendas se imprimirán al pie del reporte.



7. Obra

En esta Sección se determinarán aquellos parámetros que se vinculan con administración de obra.

En el apartado de Conceptos se podrá especificar:

Cuenta padre (cuenta de mayor) para subcontratos. Asigne la cuenta contable padre que pedirá al generar subcontratos, de tal manera que al capturarlos manualmente solo filtrará las cuentas hijas que correspondan a la cuenta padre del subcontrato.

Cuenta padre (cuenta de mayor) para destajos. Asigne la cuenta contable padre que pedirá al generar destajos, de tal manera que al capturarlos manualmente solo filtrará las cuentas hijas que correspondan a la cuenta padre del destajo.

Cuenta padre (cuenta de mayor) para los destajos en el proceso de importación de presupuesto. Asigne una cuenta contable padre para destajos, la cual la tomará solamente en el proceso de importación, siempre y cuando la matriz de los conceptos contenga mano de obra. Determine la cuenta contable padre que se tomará por default para los destajos al generar la importación.

Familia default para subcontratos. Asigne una familia que se tomará por default para los subcontratos al momento de capturar manualmente los conceptos. En caso de que desee modificar la familia lo podrá hacer.

Familia default para destajos. Asigne la familia que se tomará por default para los destajos al momento de capturar manualmente los conceptos.

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En el grupo de Almacén se podrá especificar:

Cuenta entradas por facturar. Determine la cuenta contable que se utilizará para las entradas por facturar.

Cuentas traspasos / Almacenes. Determine la cuenta contable que se utilizará para los traspasos de almacén.

En el grupo de Estimaciones se podrá especificar:

Aplicar el fondo de garantía antes de IVA. Esta opción determina que al generar las estimaciones el fondo de garantía se deberá aplicar antes de calcular el IVA. De lo contrario se aplicará después de haber calculado y sumando el IVA.

IMPORTE $ 100.00

ANTICIPO $ 10.00

FONDO GARANTÍA $ 5.00

SUBTOTAL $ 85.00

IVA $ 12.75

TOTAL $ 97.75

En el grupo de Aditivas a la explosión de insumos se podrá especificar:

Requerir partida en captura. Esta opción determina que es forzoso asignar una partida al insumo cuando se realicen aditivas a la explosión de insumos.



8. Cuentas DIOT

En esta ventana se determinan las cuentas de IVA Acreditable y de retenciones de IVA las cuales deberá considerar en la elaboración de la Declaración Informativa de Operaciones con Terceros (DIOT).

Para la elaboración de la DIOT se consideran los cheques emitidos.

Para dar de alta las cuentas para DIOT realice los siguientes pasos:

1. Seleccione la cuenta contable de IVA y/o la cuenta para retenciones de IVA.

2. Elija el concepto DIOT, el cual le permite clasificar los tipos de IVA (IVA Acreditable al 16%, IVA No Acreditable al 16%, IVA Acreditable al 11%, IVA No Acreditable al 11%, IVA retenido).

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9. Seguridad

En esta pestaña indicara el usuario y contraseña de SQL que se usará de forma predeterminada para abrir las bases de datos, a fin de no pedirlo en la ventana de abrir base de datos. Quedando ya establecido para todos los usuarios sin que se requiera que estos últimos lo conozcan o se lo aprendan de memoria.



10. CFDI

En esta pestaña deberá indicar cuáles son las modalidades de facturación a clientes que empleará en su empresa, marcando la casilla de la izquierda para cada una de ellas si las utilizará o dejándola desmarcada si no. También deberá señalar cuál será la forma predeterminada de facturación, es decir, cuál será la más frecuente o la que utilizará en primer lugar.

Los tipos de facturación son:

Impresas: Se refiere a las formas preimpresas por un impresor autorizado, y aplica solo cuando aún se tengan folios impresos y los ingresos anuales no rebasen el tope marcado por el SAT.

CFD: Se refiere a la emisión de Comprobantes Fiscales Digitales por medios propios, y aplica solo a quienes optaron por esa modalidad durante el año 2010.

CBB: Se refiere a la emisión de comprobantes impresos con Código de Barras Bidimensional, y aplica cuando los ingresos anuales no rebasen el tope marcado por el SAT.

CFDI: Se refiere a la emisión de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet utilizando los servicios de un Proveedor de Autorización y Certificación (PAC), y aplica cuando se tiene la obligación de emitir facturas electrónicas y no se optó por utilizar medios propios en el 2010.

No es común utilizar más de un tipo de facturación, pero si las necesidades de su empresa lo requieren, en ésta pestaña puede establecer más de una.

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Matriz y sucursales

Para entrar a la ventana de Matriz / Sucursales, en el panel de Herramientas, dentro del grupo Opciones haga clic en el icono de Matriz / Sucursales.

En esta ventana es necesario capturar los datos generales relacionados a la empresa, estos datos son especialmente necesarios para emitir facturas electrónicas ya sean en su modalidad de CFD o CFDI. Los campos contenidos en esta ficha son:

RFC. Es la clave del Registro Federal de Contribuyentes o cédula fiscal. Es el registro que identifica a la empresa en la Secretaría de Hacienda. El RFC debe capturarse sin guiones.

Nombre Empresa. Es el nombre o razón social de la empresa. Puede ser de una persona moral (empresa) o una persona física.

Datos fiscales oficina matriz.

Calle. Es la calle donde se localiza el domicilio fiscal de la empresa.

No. Exterior. Número exterior del domicilio.

No. Interior. Número interior del domicilio.

Colonia. Es la colonia o sector de la ciudad donde se encuentra la dirección de la empresa.

Localidad. Es el Pueblo o Ciudad en la que se encuentra la dirección de la empresa.

Referencia. Sirve para detallar más exactamente la ubicación del domicilio, entre que calles se encuentra o si hay alguna otra referencia.



Ciudad/Municipio/Delegación. Es la ciudad, municipio o delegación donde se localiza la dirección de la empresa.

Estado. Es el Estado de la República Mexicana donde se localiza la dirección de la empresa.

C.P. Es el código postal que identifica la zona de la ciudad o estado donde se encuentra la dirección de la empresa, es muy importante si se espera recibir comunicación por correspondencia a partir de reportes enviados a otras zonas geográficas.

País. En este campo se escribe el país donde se encuentra la empresa.

Una vez llenados estos campos puede cambiar a las siguientes fichas de esta ventana para definir más aspectos de operación del sistema.

El botón Aceptar cierra la ventana de Matriz / Sucursales guardando los cambios efectuados en cada una de las fichas que la forman. El botón Aplicar solo aplica las modificaciones de la ficha en que se está capturando. Estos botones pueden usarse desde cualquiera de las fichas de la ventana de Matriz / Sucursales.

Los datos de la empresa se guardan dentro de la base de datos de ERP Construcción. Así que si necesita controlar las obras de empresas diferentes por separado, bastará con crear una base de datos para cada empresa.

Certificados y folios

En está ventana es necesario capturar los certificados de sello digital que utilizará en las facturas electrónicas que emitirá su empresa, estos datos se los proporciona el Sistema de Administración Tributaria (SAT).

Los certificados de sello digital (CSD) son expedidos por el SAT, son para su uso específico en la emisión de Comprobantes Fiscales Digitales (CFD) o Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI). Por medio de ellos el contribuyente podrá sellar electrónicamente la cadena original de los comprobantes que emita en cada una de sus sucursales; así se tendrá identificado el origen del comprobante fiscal digital,

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junto con la unicidad y las demás características que tienen los certificados digitales (Integridad, no repudio, autenticidad y confidencialidad). El contribuyente puede optar por pedir un certificado sello digital para cada una de las sucursales, establecimientos o locales, donde emita comprobantes fiscales digitales.

Los campos contenidos en esta ventana son:

CFDI. Marque la casilla solo si el certificado corresponde a CFDI.

Certificado. Ubique el archivo de su certificado de sello digital (CSD) para facturación electrónica (CFD / CFDI) y cárguelo en el sistema. Es un archivo con extensión *.cer. Cuide de no confundirlo con el archivo de su Firma Electrónica Avanzada (FIEL) que también tiene la misma extensión.

No. Certificado. Es el número del CSD que le proporcionó el SAT, consta de 20 caracteres y lo carga el sistema en automático al cargar el certificado.

Descripción. Aquí puede capturar una descripción para el certificado de sello digital que va a utilizar, esto es útil si su empresa maneja varios certificados.

Matriz / Sucursal. Elija en ésta columna si el certificado se utilizará en la oficina matriz o en alguna sucursal de su empresa. El domicilio que aparecerá en la factura como “lugar de elaboración” dependerá del dato que seleccione aquí.

Llave privada. Es un archivo electrónico (*.key) necesario para generar el uso de algoritmo asimétrico y que sólo debe ser conocido y resguardado por el propietario del par de claves o llaves (pública/privada), y a que se entrega junto con el CSD para facturación electrónica (*.cer). Con esta llave privada se realiza el firmado digital, mismo que codifica el contenido de un mensaje.

Password. Es la contraseña que usted define ante el SAT para su llave privada.

Vigencia Inicial: Indica la fecha de inicio de vigencia del certificado.

Vigencia Final: Indica la fecha del final del a vigencia del certificado.

Folios. Indicar sus folios los cuales usted solicitó, con botón derecho del mouse le mostrará una opción la cual es Captura de folios.

Serie: Capture la serie que registró ante el SAT para sus folios. Si no registró ninguna, capture la leyenda “sin serie” (sin comillas), en la factura electrónica la serie aparecerá vacía.

Folio Inicial: Indique el folio inicial con el cual empezara a generar facturas.

Folio Final: Indique el folio final del rango que solicito para sus facturas.

No. Aprobación: Capture el número de aprobación de los folios.

Año de aprobación: Capture el año de la aprobación de los folios.

Predeterminado: Marque la casilla para indicar cual serie se usará de forma predeterminada.



Folio Actual: Esta columna muestra el último folio de factura generado en el sistema.

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CAPITULO 5

Catálogos

En este capítulo el usuario encontrará la información necesaria para poder integrar en su totalidad los catálogos que se emplearán para realizar movimientos en el sistema de ERP Construcción, los cuales están diseñados en brindar al usuario la información necesaria para que la captura o creación de los catálogos sea más rápida y sencilla.

El capítulo de Catálogos se recomienda especialmente a los administradores de sistemas o personas a cargo del mantenimiento de la información.

Administración de Catálogos

Cuentas Contables

Tipos de póliza

Tipos de cuenta

Unidades de Negocio

Lista de clientes

Tipos de clientes

Tipos de proveedores

Lista de Proveedores

Monedas y paridades

Tipos de Cheques

Tipos de depósitos

Tipos de insumo

Familias

Partidas

Proyectos

Prototipos

Insumos

Ubicaciones

Explosión de insumos



Administración de Catálogos

La administración de catálogos permite al usuario dar de alta catálogos o campos que de acuerdo a las necesidades de la empresa requieren ser almacenados en la base de datos y que no se encuentran contemplados en el sistema. Este tema se recomienda a los especialistas en sistemas ya que ellos serán los responsables de la manipulación correcta de los nuevos campos y catálogos que se den de alta.

Para entrar a Administración de Catálogos:

1. Haga clic en el panel Catálogos

2. En el grupo de Administración seleccione la opción Administración de Catálogos

Descripción de campos:

Nombre. Es el nombre que se le asigna a un catálogo para identificarlo.

Catálogo base. Es el nombre de la tabla que pertenece a la base de datos, la cual contiene todos los datos capturados.

Solo lectura. Si se encuentra activada esta opción los usuarios solo podrán leer los datos de estos catálogos y por lo tanto no se permite borrar ni escribir en ellos.

No insertar. Si se encuentra activada esta opción los usuarios no podrán insertan ningún dato en este catálogo, por lo tanto solo tendrán permisos para leer los datos que contenga.

No borrar. Si se encuentra activada esta opción los usuarios no podrán borrar los datos que se encuentran en este catálogo.

Usuario. En este campo permite registrar al usuario del sistema que dio de alta el catálogo.

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Los catálogos que contiene el administrador son:

Acreedores (SAP)

Este catálogo es indispensable capturarlo cuando se trabaje con el sistema de SAP. En él se capturan las formas de pagos que se establece con los proveedores para su pronto pago. Este dato deberá asignarlo en el detalle de proveedores.

Categoría Activo Fijo.

Este catálogo se usará en próximas versiones.

Ciudades.

Es el nombre del área urbana la cual pertenece a un estado. En este catálogo se darán de alta las ciudades que utilizará principalmente en registro de clientes y proyectos.



Clientes

Este catálogo muestra los datos principales del cliente, los cuales fueron capturados en el registro de cliente. Cabe mencionar que este catálogo es de solo lectura y si requiere de alguna modificación lo tendrá que hacer desde la ventana de registro de cliente.

CME (SAP)

Este catálogo es indispensable capturarlo cuando se trabaje con el sistema de SAP. En él se capturar los códigos para las cuentas contables que sean de mayor para anticipo, fondo de garantía y descuentos. Este dato el sistema lo tomara en automático de acuerdo a las cuentas que tenga en el tipo de proveedores.

Conceptos Nómina

Este catálogo se usará en próximas versiones.

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Conceptos para IETU

En este catálogo se darán de alta los conceptos que participarán para el cálculo de IETU. Este catálogo se utilizará principalmente en la ventana de IETU.

Cuentas Bancarias

Este catálogo sirve para dar de alta las cuentas que tenga la empresa, las cuales se utilizan para registrar el origen de los fondos con los que se efectúan los pagos a los proveedores, cabe mencionar que no es indispensable capturar el número real de la cuenta bancaria; sólo bastará con capturar un código que identifique la cuenta bancaria o chequera empleada al hacer los pagos.

Para dar de alta este catálogo deberá tener capturados los catálogos: Moneda y Cuenta Contable.

En caso de contar con una cuenta de inversión deberá activar la casilla “Es cuenta de inversión”, con la finalidad de identificar las cuentas que sean de inversión en la ventana de compra/venta de inversiones. Solo es posible marcar como es cuenta de inversión aquellas que se encuentran en moneda base.



Descuentos para estimaciones

En este catálogo se darán de alta aquellos descuentos que se aplicarán en las estimaciones por mala calidad del trabajo realizado o por retraso en obra. Este catálogo se utilizará en captura de estimaciones.

Destajistas

En este catálogo se dará de alta el nombre de los destajistas que se encargarán de la ejecución de la obra. Este catálogo se utilizará en estimaciones de destajo, conceptos por destajista y salidas de almacén.

Cuando se realiza un contrato de mano de obra deberá dar de alta al contratista en este catálogo, con la finalidad de suministrar solamente los insumos del almacén. Para ello deberá asignar en el campo destajista el nombre del contratista con el objetivo de indicar que es un contratista de mano de obra, además deberá activar la columna “Es contratista de MO”.

Este catálogo podrá asignar las cuentas de acreedor, anticipo y de viáticos para cada destajista ya que se utilizarán en la generación de pólizas, en el caso de adeudo de viáticos el movimiento deberá ser generado por póliza manual o cheque contra cuenta de cargo.

NOTA: Es importante mencionar que estas cuentas solo aplican para destajistas.

Recuerde que para cada destajista deberá tener sus propias cuentas contables, por lo cual deberá hacerlo manualmente en el catálogo de Cuentas contables, ya que el sistema no genera consecutivos de cuentas.

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Estados

Este catálogo viene precargado al actualizar por primera vez su base de datos, este catálogo es utilizado al dar de alta las ciudades.

Familias

En este catálogo se deben capturar todas las familias que servirán para clasificar y ordenar a los insumos. Este catálogo será utilizado al dar de alta insumos y al importar los presupuestos. También aquí se vincula una cuenta contable, que será la que se asignará por default a un insumo o concepto nuevo.

Giros

En este catálogo dará de alta las claves que representa la actividad preponderante del proveedor es decir; la familia o género de insumos en que se especializa, tales como: aceros, maderas, pinturas, ferretería, entre otros. Este catálogo será utilizado en el registro de proveedores.



Insumos

En este catálogo se pueden dar de alta los insumos materiales y equipos que deban ser controlados por el almacén. Este catálogo es utilizado en requisiciones, pedidos, facturas, comprobación de gastos y almacén.

Este catalogo cuenta con el siguiente menú contextual:

Replicar el costo a todos los proyectos. Permite replicar el costo asignado al insumo para todos los proyectos.

Asignar cuenta contable. Permite asignar o modificar una cuenta contable para el insumo o los insumos seleccionados.

Asignar familia. Permite asignar o modificar la familia para el insumo o los insumos seleccionados.

Asignar tipo de insumo. Permite asignar o modificar el tipo de insumo para uno o varios insumos seleccionados.

Asignar unidad. Permite asignar o modificar la unidad para el insumo o los insumos seleccionados.

Participa. Muestra los proyectos donde actualmente está participando el insumo seleccionado.

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IVA (SAP)

Este catálogo es indispensable capturarlo cuando se trabaje con el sistema de SAP. En dicho catálogo se capturan los códigos que identificarán la cuenta de IVA en el sistema de SAP. Este dato deberá asignarlo en el catálogo de cuentas contables en las cuentas de IVA.

Monedas

En este catálogo se dan de alta todas aquellas divisas que tendrá en sus cuentas bancarias e inversiones y que usará para hacer sus pagos o cobros. Este catálogo es utilizado en insumos, registro de cliente, registro de proveedor, conceptos, etc.

Proveedores

En este catálogo muestra aquellas personas o empresas que le suministren a la empresa de materiales o equipo que puedan manejarse en un almacén. Cabe mencionar que este catálogo es de solo lectura y si requiere de alguna modificación lo tendrá que hacer desde la ventana registro de proveedores. Este catálogo es utilizado en pedidos, facturas, programación de pagos, consultas, etc.



Proyectos

En este catálogo deberá agregar las obras ó proyectos en ejecución.

Responsables

En este catálogo se dan de alta los diferentes responsables en cada uno de los módulos del sistema, quienes se encargan de autorizar o dar visto bueno a sus movimientos realizados. Este catálogo es utilizado en pedidos, salidas, contratos, etc.

Tipo Fiscal

En este catálogo es exclusivo para los usuarios de Guatemala.

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Tipo Proveedor

En este catálogo se dan de alta Son todos aquellos tipos de facturas que reciba o emita la empresa, ya que no todas las facturas se pagan de la misma forma y cada tipo tiene una forma distinta de registro contable, por ejemplo, un proveedor de materiales no presentará las mismas retenciones que un proveedor de equipos, por lo tanto se requiere definir un modelo diferente de acuerdo con el tipo de póliza que aplica cada uno.

Tipos del Cliente

En este catálogo se dan de alta En este catálogo usted puede clasificar a los clientes de acuerdo al motivo por el cual se emitirán facturas y se harán cobros. A partir de esta ventana se determinarán las cuentas contables que tendrá el tipo de cliente utilizándolo como modelo para llevarse acabo los movimientos contables.

Tipos de documentos de almacén

En este catálogo se dan de alta aquellos documentos que se utilizaran para realizar algún movimiento en almacén.



Tipos de Flujo

En este catálogo se determinan qué flujos son considerados como ingresos y cuales para egresos. En dado caso de que quieran generar IETU y/o DIOT, de acuerdo al tipo de flujo deberá activar Generar IETU y Generar DIOT.

En caso de que genere DIOT, deberá asignar a las cuentas contables un conceptos DIOT ubicado en Cuentas DIOT del menú Herramientas /Opciones.

Tipos de proyectos

Esta opción permite seleccionar el tipo de proyecto que se realizará, los tipos son: Urbanización, Edificación, Postventa, Casa Muestra y Misceláneos. Este dato lo podrá consultar en el reporte de carátula de costo que se encuentra en el apartado de contabilidad.

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Tipos de notas de crédito

Esta opción permite dar de alta las notas de crédito que se utilizarán para clientes y proveedores.

Se capturan los tipos de Notas de Crédito para Proveedores y Clientes, solo marcará la columna Es para proveedor para diferenciar a las Notas de Proveedor con las de Cliente.

Unidades

En este catálogo se dan de alta las diferentes unidades de medida para los insumos y conceptos.

Copiar catálogos de la plantilla

Al generar una base nueva se podrá copiar catálogos que vienen precargados en una plantilla, para llevar a cabo este proceso realice los siguientes pasos:

1. Copiar catálogo de la plantilla

2. Seleccione de la plantilla los catálogos a utilizar.



3. Haga clic en Aceptar.

4. Sí al intentar entrar al catálogo manda el mensaje de que no tiene privilegios para ver la vista del catálogo, deberá entrar a la seguridad del sistema en vistas de usuario y dar el permiso correspondiente.

Si una vista está dada de alta y requiere guardarla con otro nombre bastará que seleccione el nombre del catálogo y haga clic derecho, seleccione Guardar como y capturé el nuevo nombre para la vista.

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Agregar campos

De acuerdo a las necesidades de la empresa usted podrá agregar campos con los que no cuenta la base de datos y requiere que sean almacenados. Para realizar el siguiente proceso realice lo siguiente:

1. Seleccione la vista donde requiere agregar campos.

2. Oprima las combinación de teclas Ctrl + D

3. Agregue el campo anteponiendo una U al nombre del campo en la columna Campo (U_NombreCampo), este será el nombre del campo en la base de datos. Ejemplo: U_Obs

4. En la columna Alias capture el nombre de la columna que llevará en el Grid. Ejemplo: Observaciones

5. Seleccione el tipo de datos y capture la longitud del campo.

6. Determine si el campo es requerido o se encontrará bloqueado.

7. Haga doble clic sobre la vista para comprobar los cambios realizados.



Cuentas Contables

Este es uno de los catálogos más importantes del sistema, en él debe capturar todo el catálogo de cuentas contables con que cuente la empresa, la captura de los códigos de cada cuenta debe corresponder a cada uno de los niveles previamente definidos en la ficha Niveles en Opciones del menú Herramientas.

Para entrar a Cuentas contables:


2. En el grupo Contabilidad seleccione la opción Cuentas Contables.


Cuenta. Es el código de la cuenta contable el cual sigue una estructura jerárquica. Es requerido capturar primero los niveles superiores para ingresar posteriormente los niveles inferiores. El sistema verifica que éstas correspondan a la estructura definida en la ficha Niveles de las Opciones del sistema.

El código de la cuenta contable puede asemejarse a la ruta de un archivo en el explorador de Windows, donde cada carpeta está contenida dentro de otra. Por ejemplo, en el archivo C:\Mis Documentos\Cartas\Cartas Comerciales\Carta 1, esta ruta se podría considerar como el código de la cuenta de detalle, mientras que cada nivel superior sería una cuenta de mayor.

De la misma forma, para la cuenta 501-02-01 que representa los costos de pago de destajos, la estructura es así:

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Recuerde que para incluir guiones separadores entre niveles no es necesario agregar el carácter máscara al definir la estructura de niveles. Los caracteres por nivel son independientes del carácter máscara.

Descripción. Es el nombre de la cuenta contable de acuerdo al tipo de movimiento que representa su saldo.

Tipo. Esta columna se refiere a la clasificación de las cuentas, dadas de alta en el panel Contabilidad/Tipo de cuenta.

Subtipo. Es la subclasificación de las cuentas contables, dadas de alta en el panel Contabilidad/Tipo de cuenta.

Proveedor. Si se tiene la casilla marcada indica que esa cuenta será usada como filtro para distinguir las cuentas de proveedores en ciertas partes del sistema.

Cliente. Si se tiene la casilla marcada indica que esa cuenta será usada como filtro para distinguir las cuentas de clientes en ciertas partes del sistema.

Es Dólar. Al marcar la casilla indica que la cuenta contable será en dólares y requerirá de una cuenta complementaria y de cambiar la columna Moneda.

Cuenta Complementaria. Es una cuenta contable que se usará para calcular el importe que se tiene en pesos con respecto al monto que se tiene en dólares.

Emitir Cheques. Esta opción si se encuentra activada determina que la cuenta contable podrá emitir cheques.

Topar vs Saldo. Al activar esta opción el sistema validara que en la emisión de cheques no se pueda girar más del saldo disponible o permitido.

Moneda. Es la moneda o divisa que tendrá vinculada la cuenta contable.

Permitir depósito. Al seleccionar está opción permite que la cuenta contable pueda tener depósitos.

Deudor. Permite que la cuenta contable sea clasificada como Deudor, ya que se utiliza en el proceso de reembolsos y gastos por comprobar.

Saldo límite. Permite capturar el saldo límite que se le puede prestar a un deudor.



Acreedor. Permite que la cuenta contable sea clasificada como Acreedor, ya que se utiliza en el proceso de reembolsos y gastos por comprobar.

Cta. IVA. Permite identificar las cuentas de IVA que se utilizaran para la comprobación de gastos en la ventana de reembolsos y gastos por comprobar.

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Tipos de Pólizas

En este catálogo deberá definir los diferentes tipos de pólizas que se generarán en el sistema al realizan movimientos contables.

Para entrar a Tipos de pólizas:

1. Haga clic en el panel Catálogos.

2. En el grupo de Contabilidad seleccione la opción Tipos de Pólizas.

Para agregar un tipo debe llenar las siguientes columnas:

Tipo póliza: Agregue el código que identifica el tipo de póliza. Puede ser alfanumérico y máximo 3 caracteres.

Descripción. Escriba el nombre del tipo de póliza.

Contador x mes. Toda póliza que se elabora en Neodata debe llevar un número de póliza, en el caso de las pólizas automáticas Neodata agrega el número consecutivo correspondiente. Al marcar esta celda el sistema seguirá asignando el consecutivo, pero al encontrar un mes diferente iniciará un nuevo consecutivo a partir de 1.

Usar Núm. cheque. Al marcar esta opción ERP Construcción llevará una numeración a la par entre sus cheques y sus pólizas de egreso, mismas que se generan en automático. Es decir, si generó el cheque 520 se creará la póliza de egreso automática 520.

Es Automática. Esta opción es para identificar las pólizas que se generarán de manera automática en el sistema.

Para grabar el nuevo tipo de póliza sólo debe cambiar el cursor de renglón.



Tipos de Cuentas

Esta ventana es de gran importancia para crear correctamente las Cuentas Contables, en ella se definen el rango que tendrán las cuentas.

Para entrar a Tipos de cuentas:

1. Haga clic en el panel de Catálogos.

2. En el grupo de Contabilidad seleccione la opción Tipos de Cuentas.


Tipo: Es un número consecutivo por medio del cual se define al tipo de cuenta, los tipos asignados son:

1 ACTIVO

2 PASIVO

3 CAPITAL

4 RESULTADOS

5 ORDEN

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Sub tipo: Al igual que la celda anterior es un número consecutivo para definir un segundo nivel a cada tipo antes definido.

De tal forma que al agregar una cuenta ésta quede perfectamente definida, por ejemplo:

Cuenta Descripción Tipo Subtipo

102 BANCOS 1 (ACTIVO) 1 (Circulante)

201 PROVEEDORES 2 (PASIVO) 1 (Corto plazo)

Descripción: Es el nombre del Tipo generado.

Texto Sub Tipo: Asigne el rubro que pertenece al tipo generado de la cuenta contable.

Es Acreedora: Si se trata de una cuenta de naturaleza acreedora debe hacer clic en esta celda, el sistema pondrá una marca, si se trata de una cuenta deudora esta celda debe quedar en blanco.

Cuenta inicial y Cuenta final: Es el rango numérico, que se le va asignar a las cuentas contables dependiendo de su tipo. Este rango se basa en el primer nivel que haya definido en la Opción de Niveles, Cuentas Contables, Nivel 1.



Estos rangos se definen antes de llenar el catálogo de cuentas contables. Por ejemplo el Activo está representado por el número 1000, el Pasivo por los 2000, entonces el rango de el Activo Circulante sería de 1000 a 1499, de Activo Fijo del 1500 al 1799 y el Activo Diferido de 1800 a 1999.

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Unidades de Negocio

Las unidades de negocio son estructuras administrativas de una empresa cuyo objetivo es el de medir y comparar la rentabilidad de un proyecto para efectos de mayor control.

En este catálogo se podrán de alta todas aquellas unidades de negocio que participarán en la empresa y el cual deberá estar ligado en un proyecto.

Para entrar a Unidades de Negocio:


2. En el grupo Contabilidad seleccione la opción Unidades de Negocio.


Unidad Negocio. Es el código que hace referencia a una unidad de negocio.

Descripción. Es el nombre que identifica a una unidad de negocio.



Lista de Cliente

Los clientes son aquellas dependencias gubernamentales, empresas privadas o personas físicas para quienes se realiza la obra en ejecución. Por lo tanto en esta ventana mostrará un listado de los clientes del sistema con la finalidad de consultar cualquier dato que sea de interés.

Para obtener más información sobre Lista de clientes consulte el capítulo # 7 Clientes.

Tipos de Cliente

En este catálogo usted puede clasificar a los clientes de acuerdo al motivo por el cual se emitirán facturas y se harán cobros. A partir de esta ventana se determinarán las cuentas contables que tendrá el tipo de cliente utilizándolo como modelo para llevarse a cabo los movimientos contables.

Para obtener más información sobre Tipos de clientes consulte el capítulo # 7 Clientes.


Son todos aquellos tipos de facturas que reciba o emita la empresa, ya que no todas las facturas se pagan de la misma forma y cada tipo tiene una forma distinta de registro contable, por ejemplo, un proveedor de materiales no presentará las mismas retenciones que un proveedor de equipos, por lo tanto se requiere definir un modelo diferente de acuerdo con el tipo de póliza que aplica cada uno.

Para obtener más información sobre Tipos de proveedores consulte el capítulo # 8 Proveedores.

Lista de proveedores

En esta ventana se mostrará un listado de todos los proveedores registrados en el sistema con la finalidad de consultar cualquier dato que sea de interés.

Para obtener más información sobre Lista de proveedores consulte el capítulo # 8 Proveedores.

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Monedas y Paridades

Son todas aquellas divisas que tendrá en sus cuentas bancarias e inversiones y que usará para hacer sus pagos o cobros. Así como capturar la paridad de la divisa local con una divisa extranjera.

Para entrar a Monedas y Paridades:


2. En el grupo Bancos seleccione la opción Monedas.


Tipo de moneda. Es el código con que se identificará a la divisa que manejará en alguna cuenta bancaria.

Descripción. Es la descripción de la divisa capturada.

Remate. En este campo capture el remate para la divisa capturada. Este dato será visible en sus reportes.

Fecha. Capture la fecha en que define la paridad de la divisa local contra la divisa extranjera.

Paridad. Capture la paridad en esta columna.

Para capturar un tipo de moneda escriba estos campos y haga clic en aceptar si el tipo de moneda contempla una paridad realice lo siguiente:

Defina la fecha de la paridad.

Capture la paridad del día.



Tipos de Cheques

Los tipos de cheques son los modelos que se utilizarán al generar un proceso que involucre el pago con cheque; es decir, los tipos o modelos son los que se determinan las cuentas contables que afectarán al hacer un pago con cheque; por ejemplo: pago a proveedor, pago por honorarios, etc.

Para entrar a Tipos de Cheques:


2. En el grupo de Bancos seleccione la opción Tipos de Cheque.

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Tipo de cheque: Agregue el código que identifica el tipo de cheque, puede ser alfanumérico.

Descripción. Escriba el texto que describa al tipo de Cheque.

Tipo de flujo: Es un tipo de agrupador el cual determina hacia donde se están canalizando los movimientos contables, el cual funciona para considerar los movimientos en IETU y en flujo.

Tipo de póliza: Es el tipo de póliza que se generará al hacer un pago con cheque.

Dividir entre: Es un factor que dividirá al importe del cheque para obtener el monto base.

Renglón: Es un número consecutivo que se le asigna a la cuenta contable al momento de agregarla.

Cuenta: Es la cuenta contable (IVA y/o retenciones) que se verá afectada al hacer el movimiento con el tipo de cheque.

Descripción: Es un texto breve que identifica a la cuenta contable.

Es cargo: Si se encuentra activada esta opción, contablemente indica que la cuenta será cargo.

Porcentaje: Determina el porcentaje que se efectuará en la cuenta contable de acuerdo al monto total del pago.

Secuencia del cálculo: Es el orden en que se harán los cargos o abonos a partir del monto base.

Paridad factura en IVA. En caso de pagar con dólares, el monto del IVA será calculado a partir de la paridad del día en que se generó la factura y no tomara la paridad en la que se emite el cheque.



Para crear un nuevo tipo de cheque realice los siguientes pasos:

1. Haga clic en el botón Nuevo.

2. Capture el campo tipo de cheque y la descripción.

3. Seleccione el tipo de flujo, tipo de póliza.

4. Capture el factor dividir entre, este varía de acuerdo al tipo de cheque que se emita.

TIPO CHEQUE DIVIDIR ENTRE

Materiales y Servicios 1.15

Honorarios 0.95

Rentas y comisiones 1.05

Fletes 1.11

5. Haga clic en Aplicar.

6. Posteriormente el sistema le mandará un mensaje de que si desea grabar el tipo de cheque, si usted está seguro de guardar el cheque haga clic en sí.

7. En seguida capture las cuentas contables que se verán afectadas en el tipo de cheque.

8. En caso que su cheque maneje retenciones deberá dar de alta las cuentas contables que se verán afectadas en la emisión.

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Tipos de Depósitos

En el catálogo de tipos de depósito podrá dar de alta los modelos que se utilizarán al generar un proceso que involucre el depósito de un cliente, ya que los tipos de depósitos son los que se determinan las cuentas contables que afectarán al hacer un depósito.

Para entrar al catálogo de Tipos de depósitos:


2. En el grupo Bancos seleccione la opción Tipos de depósitos.




Tipo de depósito: Agregue el código que identifica el tipo de depósito, puede ser alfanumérico.

Descripción. Escriba el texto que describa al tipo de depósito.


Tipo de póliza: Es el tipo de póliza que se generará al hacer un depósito.

Dividir entre: Es un factor que dividirá al importe del depósito para obtener el monto base.


Cuenta: Es la cuenta contable que se verá afectada al hacer el movimiento con el tipo de depósito.



Porcentaje: Determina el porcentaje que se efectuará en la cuenta contable de acuerdo al monto total del depósito.

Secuencia de cálculo: Es el orden en que se harán los cargos o abonos a partir del monto base.

Paridad factura en IVA. En caso de registrar un depósito con dólares, el monto del IVA será calculado a partir de la paridad del día en que se generó la factura y no tomará la paridad en la que se genera el depósito.

Para generar un tipo de depósito realice lo siguiente:

1. Haga clic en Nuevo.

2. Capture el tipo de depósito con el cuál identificará los depósitos realizados.

3. Capture una descripción para el depósito.

4. Seleccione el tipo de Flujo y el tipo de póliza que se realizará al generar un depósito.


6. Seleccione las cuentas contables que deberá afectar el sistema al realizar un depósito; de acuerdo al tipo de depósito seleccionado.

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Nota: El campo Dividir entre es un factor que dividirá al monto del depósito para obtener el monto base.

Tipos de Insumo

Los tipos de insumos sirven para agrupar a los insumos que participan en el Presupuesto de Control y/o Explosión de Insumos que se manejarán en NEODATA ERP PYME. En este catálogo se incluyen todos los tipos de insumos que participan en el presupuesto y que se diferenciaran sobre los demás, así como identificarlos en la participación de ciertos movimientos dentro del sistema, como es en el control de almacén, subcontratos, entre otros.

Para abrir el catálogo de Tipos de Insumos:

1. Haga clic en el panel de Catálogo. 2. Dentro del grupo Presupuesto, seleccione la opción Tipos de Insumos.




Tipo: Es la clave que identifica al tipo de insumo tanto en el presupuesto como en la Explosión de Insumos. Este tipo es el que se le asignara a cada uno de los insumos para su participación dentro del sistema.

Descripción: Es el nombre que se le asignara al tipo de insumo y el cual será identificado dentro del sistema.

Inventariable: En esta casilla se marcara cuando el tipo de insumo va a ser controlado por Almacén.

No Inventariable: En esta casilla se marcara cuando el tipo de insumo no es controlado por Almacén.

Es MO: En esta casilla se indicara que el tipo de insumo va a ser identificado como Mano de Obra en la matriz del concepto.

Es Destajo: Deberá marcar esta casilla cuando se tenga que identificar a determinado tipo de insumo como Destajo. El destajo se toma en base a la columna destajo q se encuentra en el presupuesto, si la matriz contiene mano de obra, el sistema generará un insumo llamado destajo al realizar el cálculo de la Explosión.

Es subcontrato: Esta casilla servirá para identificar los tipos de insumos que serán clasificados como subcontratados, esto es para la elaboración de Contratos de obra.

Es Administrativo: Los insumos identificados con este tipo, serán contemplados como Administrativos (Papelería, Luz, Teléfono entre otros gastos de Oficinas Centrales).

Nota: El sistema no permitirá marcar más de 2 opciones en cuanto a es inventariable, no inventariable, mano de obra, destajo. Subcontrato o administrativo.

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No mostrar en requisiciones: Esta casilla servirá para identificar los tipos de insumos que no se deberán mostrar al momento de generar requisiciones.

No mostrar en Facturas sin pedido: Esta casilla servirá para identificar los tipos de insumos que no se deberán mostrar al momento de generar facturas sin pedido.



% IVA (Subcontratos): En esta columna deberá capturar el porcentaje de IVA que se contemplará en el costo máximo del subcontrato, es importante mencionar que este porcentaje solo aplica al tipo de insumo que se encuentre marcado como Es Subcontrato. En caso de capturar un porcentaje de IVA en cualquier otro tipo de insumo, el sistema lo omitirá.

Ejemplo válido para el sistema.

Ejemplo no válido en el sistema, por lo tanto lo omitirá y no realizará el cálculo en los costos de subcontratos.

Aplicado a Es

Subcontrato

% IVA a Subcontrato

Aplicado a x tipo NO marcado como “Es

Subcontrato”

% IVA a Subcontrato

(Tipo x)

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% Indirectos (Subcontratos):

Tipo considerado para % IVA (Subcontratos): En esta opción deberá marcar los tipos de insumos a los cuales se aumentará el IVA, esto será válido siempre y cuando se tenga un porcentaje capturado en el tipo de insumo marcado como “Es Subcontrato”.

Para este ejemplo se calculará el IVA del tipo 1(Materiales) y tipo 3 (Equipo y Herramienta) para cada matriz determinada para subcontratos.

Ejemplo: De acuerdo a lo parametrizado en el catálogo tipos de insumos, se determino el Tipo 5 marcado como “Es Subcontrato” al cual se le aplicará el 16% de IVA para subcontratos, este IVA solo lo aplicará a materiales y a equipo.

Teniendo en cuenta la anterior parametrización podemos verificar la matriz después de hacer el cálculo de la Explosión de insumos lo siguiente:



Analizando la anterior matriz se puede observar cómo se calcula el costo máximo del subcontrato.

TIPOS IMPORTE IVA AL 16% TOTAL

Importe de materiales (Tipo 1)

$22.67 $3.63 $26.30

Importe de Mano de Obra (Tipo 2)

$20.81 - $20.81

Importe de Equipo (Tipo 3)

$9.79 $1.57 $11.36

Costo Máximo del Subcontrato =

$58.46

Familias

En este catálogo se deben capturar todas las familias que servirán para clasificar y ordenar a los insumos, es un catálogo muy sencillo pero de gran utilidad.

Para entrar a Familias:


2. En el grupo Presupuesto seleccione la opción Familias


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Familia. Es el código con que se identificará a la familia de insumos.

Descripción. Es la descripción de que hace referencia a un grupo de insumos.

Cuenta. En la cuenta contable que estará ligada a la familia, la cual será afectada en cada uno de los movimientos del sistema donde participen los insumos.

Partidas

En este catálogo se capturarán las partidas y subpartidas para vincularlas con los conceptos en la captura de presupuesto de control y para las ubicaciones.

Para entrar al catálogo de Partidas:


2. En el grupo Presupuesto seleccione la opción Partidas.

Descripción de campos: Proyecto. Es el código del proyecto al cual pertenecen las partidas o subpartidas.

Partida. En este campo se captura el código que identifica la partida o subpartida.



Descripción. Es una descripción del evento partida o subpartida.

Descripción Larga. Este campo contiene el texto completo donde se puede detallar a fondo sobre la partida o subpartida.

En caso de que se haya importado el presupuesto este catálogo se llenará en automático con la importación.

Proyectos

En este catálogo deberá agregar las obras o proyectos en ejecución, preferentemente antes de que den comienzo para así establecer un control de las mismas desde el inicio y poder ligarle el archivo de PRECIOS UNITARIOS que va ser la base a controlar.

Para entrar a Proyectos:


2. En el grupo Presupuesto seleccione la opción Proyectos

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Campos requeridos para Proyectos:

Proyecto

Ciudad

Cuenta intercentro

Unidad de Negocio

Al hacer clic derecho sobre este catálogo permite entrar al detalle de un proyecto seleccionado así como registrar un nuevo proyecto.

Detalle. Esta opción permite mostrar los datos capturados del proyecto que se encuentra seleccionado, para hacer una modificación deberá hacer clic en el botón Editar una vez realizados los cambios haga clic en aceptar.

Nuevo Registro. Permite crear un nuevo proyecto. Los datos que se capturan en esta ventana están clasificados en 5 fichas:



Descripción de Campos:

1. GENERALES. En esta ficha permite capturar los datos referentes a la identificación y ubicación del proyecto.

Los campos incluidos en esta ficha son:

Proyecto. Es el código del proyecto.

Nombre. Es el nombre de la obra.

Dirección. Es la calle, número exterior y número interior del sitio donde se realiza la obra.

Colonia. Es la colonia, distrito o sector de la ciudad donde se realiza la obra.

Ciudad. Es el nombre de la ciudad donde se realiza la obra.

Delegación. Es el municipio, delegación o zona de la ciudad donde se realiza la obra.

Código Postal. Es la clave o código de la zona postal donde se encuentra la dirección de la obra para correo ordinario.

Teléfono. Es el número telefónico de la obra, puede incluir guiones y paréntesis.

Fax. Es el número telefónico al cual está conectado el aparato de fax de la obra.

Mail. Es la dirección de correo electrónico de la obra a donde se puede dirigir la correspondencia electrónica.

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Cuenta intercentro. En este campo se liga la cuenta que hace referencia al intercentro, la cual funciona como puente para los movimientos contables entre proyectos.

Unidad de Negocio. En este campo se liga la unidad de negocio que agrupará al proyecto.

Observaciones. En este campo se puede incluir cualquier comentario adicional a los datos ya incluidos en el catálogo.

Lugar de entrega de materiales. En este campo se captura el domicilio donde se entregarán los materiales para la realización de la obra.

2. FECHAS/BLOQUEOS/PRESUPUESTO. Puede bloquear los procesos individualmente para cada proyecto y para cada sistema. Si se bloquean los procesos desde el menú herramientas, el sistema dará prioridad a las fechas y movimientos establecidos en esta ventana.




Fecha Inicio. Es el día que inician las actividades en la obra.

Fecha Término. Es el día que concluyen las actividades de la obra.

Hora de entrada. Es la hora de inicio de actividades diarias en la obra, el inicio de la jornada de trabajo.

Hora de Salida. Es la hora de fin de actividades diarias de la obra, el término de la jornada de trabajo.

Bloqueo de movimientos a la fecha. Permite bloquear las fechas para que no se generen ningún movimiento antes de las fechas seleccionadas en requisiciones, pedidos, factura proveedor, factura cliente, bancos y contabilidad.

Ruta de Presupuesto PU: Es la ruta del presupuesto a controlar en la base de datos.

Permitir efectuar movimientos en: Este es un permiso que se aplica a nivel proyecto para generar nuevos registros o hacer modificaciones en requisiciones, pedidos, facturas (proveedores y clientes), bancos, Explosión de insumos, pólizas manuales e inventario inicial.

3. FIRMAS PEDIDOS Y RESPONSABLE. En esta ficha debe elegir a los responsables que aparecerán en las impresiones de los pedidos. Para consultar el Catálogo de responsables puede hacer clic en el botón de búsqueda que aparece a la derecha de cada celda.

En el grupo responsable del proyecto deberá asignar el código de un responsable, este servirá para reportes y para la importación de clientes.

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4. OPCIONES CENTRAL. Las siguientes opciones se reflejan en la explosión de insumos de acuerdo a los pedidos y facturas generados.


Porcentaje de iva: Es el porcentaje de IVA que se aplicará en pedidos y facturas.

Capturar facturas topadas contra explosión de insumos: Permite que al Generar Facturas Sin Pedido, Gastos a Comprobar, Gastos Financieros, no se pase de la cantidad que se tiene calculada en la explosión de insumos.

Agregar insumos en automático a la explosión de insumos: Si esta opción se encuentra activada, los insumos que se den de alta desde factura sin pedido, gastos a comprobar, gastos financieros se agregarán en automático a la explosión de insumos.

Tipo de proyecto: Esta opción permite seleccionar el tipo de proyecto que se realizará, los tipos son: Urbanización, Edificación, Postventa, Casa Muestra y Misceláneos. Este dato lo podrá consultar en el reporte de carátula de costo que se encuentra en el apartado de contabilidad.



5. OPCIONES DE OBRA. Esta opción permite controlar algunos movimientos que se lleva a cabo en el sistema de administración de obra.

Bloqueo de movimientos a la fecha. Permite bloquear las fechas para que no se generen ningún movimiento antes de las fechas seleccionadas en almacén, subcontratos y estimaciones.

Permitir modificar. Son permisos para hacer modificaciones al presupuesto de control, estimaciones, movimientos de almacén y contratos de obra.

Permitir agregar. Son permisos para agregar nuevos contratos, hacer órdenes de cambio al presupuesto de control cuando se encuentre cerrado, estimaciones, movimientos de almacén y agregar órdenes de cambio a contratos de obra.

En el apartado de Presupuesto se cuenta con los siguientes parámetros:

No permitir que el costo actual Subcontrato sea mayor que Costo máximo subcontrato. Cuando se encuentre desactivada esta opción le permitirá modificar el costo rebasando el costo máximo de subcontrato, siempre y cuando tenga el permiso “Exceder el costo actual del costo máximo calculado”, ubicado en el grupo de presupuesto.

No permitir que el costo actual destajo sea mayor que Costo máximo destajo. Cuando se encuentre desactivada esta opción le permitirá modificar el costo rebasando el costo máximo de destajo, siempre y cuando tenga el permiso “Exceder el costo actual del costo máximo calculado”, ubicado en el grupo de presupuesto.

En el apartado de Contratos se cuenta con los siguientes parámetros:

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Permitir que el costo contrato sea mayor al costo actual. Cuando se encuentre activada esta opción le permitirá modificar el costo del contrato rebasando el costo actual, siempre y cuando tenga el permiso “Permitir costo contrato mayor a costo presupuesto”, ubicado en el grupo de Contratos.

Permitir que el costo destajo sea mayor al costo actual. Cuando se encuentre activada esta opción le permitirá modificar el costo del destajo rebasando el costo actual, siempre y cuando tenga el permiso “Permitir costo destajo mayor a costo presupuesto”, ubicado en el grupo de Contratos.

Controlar estimaciones y salidas de almacén por prototipo. Al tener activada esta opción se controlaran las estimaciones y salidas de almacén de acuerdo al prototipo asignado a una ubicación. Este parámetro es recomendable cuando se necesita controlar vivienda.

6. PARA PROGRAMA DE OBRA. El programa de obra se basara de la fecha de inicio y fecha fin del proyecto a desarrollar.

Controlar por programa de obra. Esta opción validará en las ventanas de Requisiciones (todo tipo de insumo que se tenga presupuestado), Facturas sin Pedido (todo tipo de insumo que se tenga presupuestado), Comprobación de Gastos (insumos no inventariables y administrativos).

Periodicidad. Al activar esta opción podrá definir el periodo en que se deberá estar trabajado para la ejecución del programa de obra.

Semana laboral. Al configurar la periodicidad semanal podrá definir el tipo de semana laboral con que se trabajará dentro de su programa de obra, ya sea de 5 días (Lunes a Viernes), 6 días (Lunes a Sábado) y 7 días (Lunes a Domingo).

Permitir modificar programa de obra. Cuando se controla por programa de obra y activa este parámetro indica que podrá realizar modificaciones al programa de obra.



Explosión de insumos calculados en base a programa de obra. Este parámetro es de solo lectura e indica que el cálculo de la explosión insumos se calculó en base al programa de obra. Este proceso se realiza en la ventana de Cálculo de explosión de insumos y deberá activar la opción “Calcular la explosión de insumos en base al programa de suministros”.

Periodo de cálculo de la explosión de insumos. Este parámetro es de solo lectura e indica el número de períodos calculados. Este proceso se realiza en la ventana de Cálculo de explosión de insumos para ello deberá indicar en el campo Periodo tope el período que desea calcular y deberá activar la opción “Calcular la explosión de insumos en base al programa de suministros”.

7. ALMACEN. En esta ficha se establecen los parámetros para el manejo de almacén.

Contabilizar a costos de ventas facturas de insumos inventariables. Al activar esta opción indicará que los insumos se contabilizaran al costo en las pólizas al momento de hacer facturas y por lo tanto no hay entradas al almacén.

Manejar IVA en el almacén. Al activar está opción se tendrá que asignar una cuenta contable de IVA en el campo cuenta IVA almacén, por lo tanto todos los insumos que entren al almacén contemplará el IVA en la cuenta asignada, cabe destacar que el IVA no se integra al almacén y no afectará al costo del insumo al momento de generar salidas.

Cuenta IVA almacén. Es la cuenta contable del IVA que se utilizara cuando se hagan entradas al almacén y los insumos estén contabilizando IVA. Cabe destacar que si usted maneja IVA en almacén los tipos de proveedores no deberán contener IVA.

Cuenta almacén. Es la cuenta contable que contendrá todos los movimientos generados en el almacén del proyecto.

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Tipo póliza traspaso. Es el tipo de póliza que se ocupará cuando se generen movimientos de traspasos de insumos entre proyectos.

Generar póliza de almacén. Permite seleccionar la manera en que se llevará el registro de pólizas en el almacén, las cuales son: por salidas, por día o por mes.

En el grupo de salidas de almacén:

Validar solo contra existencias de almacén. Al marcar este parámetro se deshabilita las opciones de agregar insumos no existentes en la matriz y Permitir pasarse de la explosión de insumos por matriz para validar solo contra la existencia en almacén, esta opción funciona a la par que el permiso que se encuentra dentro de la ventana de Seguridad en Almacén, Validar únicamente contra existencias.

Cabe mencionar que al marcar está opción ya no habrá ninguna validación actual en salidas. Es importante que si trabajan con este parámetro no lo desactiven, ya que si se generaron salidas e intentan generar nuevas es posible que no les deje hacer las salidas o mandará mensaje que ya se pasaron de la cantidad disponible para el concepto.

Fecha de movimientos de almacén. Es la fecha que se propone para empezar a realizar los movimiento de almacén, una vez registrado un movimiento en almacén esta fecha no será modificable. Esta fecha se irá actualizando conforme se vaya generando el cálculo de costo promedio y es la fecha predeterminada en el sistema para los movimientos en almacén.

En esta ficha se incluyen dos permisos nuevos para las salidas de almacén: Agregar insumos no existentes en la matriz y Permitir pasarse de la explosión de insumos por matriz, los cuales serán validados a nivel proyecto.

Validar actividades programadas. Esta opción se marca cuando se quiere controlar las salidas de almacén por la actividad programada, indicada en el presupuesto de control.

En el grupo Tipo de Almacén:

Obra: Esta opción se selecciona para indicar que el almacén pertenece a un proyecto obra; al dar de alta este proyecto se debe indicar la cuenta de almacén obra.

Cuando ya se está trabajando con proyectos en almacén, esta opción es la que estará marcada, o si se crea un proyecto nuevo el tipo de almacén obra es el que se marca por default.



General: Esta opción se marca para indicar que el almacén será un almacén general encargado de administrar las existencias de los insumos para el proyecto obra.

En el proyecto que se dé de alta para manejar el almacén general se debe indicar la cuenta de almacén general.

En el tipo de almacén general se debe indicar el proyecto obra al cual se administrará y el almacén tránsito que se encargará de los traspasos entre almacenes. Seleccione en el botón de tres puntos correspondiente el proyecto obra y el proyecto tránsito.

Marque el check tipo de almacén Obra.

Seleccione la cuenta almacén para el proyecto obra.

Marque el check tipo de almacén General.

Seleccione la cuenta almacén para el proyecto general.

Indique el Proyecto obra y el proyecto tránsito.

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Es importante mencionar que un proyecto tránsito es para un proyecto obra en específico.

Tránsito: Esta opción se selecciona para indicar el almacén tránsito, el cual se encarga del traspaso de materiales en la solicitud de material, del almacén general al almacén tránsito y posteriormente en la recepción de materiales hace el traspaso al almacén del proyecto obra.

8. Importar PU2010. En esta ficha se establecen los parámetros necesarios para la importación de un presupuesto generado en el sistema Precios Unitarios 2010 a 2012.

Marque el check tipo de almacén Tránsito.

Seleccione la cuenta almacén para el proyecto tránsito.



Multimoneda: Está opción se deberá marcar cuando el presupuesto a importar de Precios Unitarios 2010 a 2012 este analizado en dos o más monedas. Es importante mencionar que solo se importarán conceptos donde su matriz sea en la misma moneda.

Moneda: En caso de que el presupuesto de precios Unitarios 2010 a 2012 se encuentre analizado en una sola moneda, deberá seleccionar en esta opción el tipo de moneda en la que se va a encontrar el presupuesto que desea importar.

En el grupo Para importar presupuesto P.U. 2011 deberá capturar el nombre del Servidor donde se encuentra el presupuesto, en Base de datos deberá capturar el nombre del Catálogo de Obras de Precios Unitarios 2010 a 2012. En caso que se encuentre el sistema de ERP y la base de datos de Precios unitarios 2010 a 2012 en el mismo equipo, haga clic en el check seguridad integrada, de lo contrario deberá capturar usuario y contraseña (inicio de sesión) para establecer conexión con la base de datos.

Una vez capturados los anteriores datos haga clic en el botón Conectar para establecer la conexión, cuando el sistema mande un mensaje de “Conexión Exitosa” desbloqueará los siguientes campos para que seleccione el presupuesto que desea importar y deberá seleccionar la moneda con la que se calculó.

Por último haga clic en el botón Aplicar o Aceptar para guardar los cambios.

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Configuración PYME

Cuando se da de alta un proyecto y se activa esta opción lo estará configurando para trabajar como versión PYME, dicha opción propone los parámetros esenciales para trabajar. Los parámetros que asignar el sistema por default al configurarlo son los siguientes:

Contabilizar a costo de ventas facturas de insumos inventariables.

Modificar presupuesto de control

Modificar estimaciones

Modificar movimientos de almacén

Agregar contratos nuevos

Modificar contratos de obra (subcontratos)

Agregar estimaciones

Agregar movimientos de almacén

Permitir que el costo contrato sea mayor al costo actual

Permitir que el costo destajo sea mayor al costo actual

Insumos

En el catálogo de Insumos se incluye a todos los materiales y equipos que deban ser controlados por el almacén. Este catálogo se llena automáticamente con los insumos del presupuesto cuando se importa el proyecto de un presupuesto de PRECIOS UNITARIOS NEODATA, pero también permite capturar los insumos manualmente.

Para entrar al catálogo de Insumos:


2. En el grupo Presupuesto seleccione la opción Insumos



Campos requeridos:

Insumo

Descripción larga

Descripción

Moneda

Unidad

Tipo

Familia

Cuenta

Depósito SOFOL (solo para los que utilicen Comercialización de Viviendas)

Pago de comisiones (CV) (solo para los que utilicen Comercialización de Viviendas)


Insumo. Es el código o nombre del insumo.

Descripción Larga. Es una descripción más detallada para el insumo.

Descripción. Es la descripción corta del insumo.

Moneda. Es la denominación que se utiliza en la adquisición de insumos.

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Unidad. Es la unidad de medida del insumo, preferentemente la usada en compras y movimientos de almacén.

Tipo Insumo. Es el tipo en que se clasifican los insumos. En caso de que el proyecto sea importado de un presupuesto de PRECIOS UNITARIOS, se respetará el tipo que se haya especificado para el insumo en el presupuesto.

Costo. Es el precio que tendrá el insumo de manera global para todos los proyectos.

En caso de que se modifiquen los costos de los insumos en el catálogo y se quiera actualizar ese mismo costo para todos los proyectos bastará hacer clic derecho sobre el catálogo de insumos y seleccionar del menú contextual la opción replicar costo a todos los proyectos.

Familia. En esta columna se selecciona una familia que servirá para clasificar al insumo de acuerdo a sus características particulares.

Cuenta Contable. Es la cuenta a la cual se harán contablemente las afectaciones. A cada familia le corresponde una cuenta contable y esa es la cuenta que se toma para sus afectaciones.

Depósito Sofol. Indica que el insumo se usará en el manejo de sofoles.

Proveedor Default. Es el proveedor que se tiene contactado para la entrega de dicho insumo.

Es subinsumo. Si el campo tiene un check indica que dicho insumo es un subinsumo y por lo tanto tendrá que estar ligado a un insumo padre.

Insumo Padre. En esta columna se muestra el código del insumo padre para los subinsumos que este tenga relacionados.

Es insumo padre. Se marca si el insumo va a ser insumo padre.



Pago de comisiones (CV). La columna de Pago de comisiones se utiliza en el sistema de comercialización de viviendas 2010 y sirve para hacer el pago de comisiones que se establecieron en dicho sistema.

Usuario. Es el nombre del usuario que está dando de alta al insumo.

Cantidad mínima de compra. La cantidad que se ponga en esta columna por insumo será la que indique lo mínimo que se puede requerir para dicho insumo, esto solo afecta cuando se importa una requisición de PU2010.

Opciones del Menú contextual

Replicar costo a todos los proyectos. Permite modificar en el catálogo de insumos los costos y replicarlos en todos los proyectos.

Asignar cuenta contable. Permite seleccionar un insumo o rango de insumos y modificarles la cuenta contable a la cual pertenecen.

Participa. Al seleccionar un insumo y hacer clic derecho, eligiendo la opción “Participa” el sistema mostrará una ventana indicando el nombre del proyecto(s), concepto(s) y descripción en donde se encuentre participando el insumo seleccionado.

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Prototipos

Los prototipos son modelos de viviendas los cuales están integrados por un cierto número de conceptos. En caso de controlar por prototipo deberá tener activada la opción “Controlar estimaciones y salidas de almacén por prototipo” que se encuentra en opciones de obra en el detalle de proyecto.

Para capturar los prototipos es indispensable haber dado de alta los conceptos correspondientes en el presupuesto de control.

Para entrar a Prototipos:


2. En el grupo Presupuesto seleccione la opción Prototipos.


Proyecto. Es el código del proyecto al cual pertenecerá el prototipo.

Prototipo. Es el código del tipo o modelo.

Descripción. En esta celda debe escribir el nombre del prototipo.



Para agregar conceptos a un prototipo realice los siguientes pasos:

1. Seleccione el proyecto donde pertenecerá el prototipo.

2. Capture el código y la descripción del prototipo.

3. Haga doble clic sobre el prototipo.

4. Seleccione los conceptos que pertenecerán al prototipo.

5. En caso de ser vivienda y necesite controlar el concepto por una cantidad tope por prototipo, en la ventana de asignación de conceptos podrán capturar la cantidad máxima del concepto que se deberá destajear o subcontratar por cada ubicación-lote que se generé.

Existen tres opciones para asignar conceptos a prototipos: Asignar Conceptos a Prototipos, Asignar Conceptos de Prototipo existente y Asignar todos los conceptos de este proyecto.

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Asignar Conceptos a Prototipos:

En esta opción podrá asignar conceptos uno por uno.

Asignar Conceptos de Prototipo existente:

En ésta opción podrá asignar conceptos de un prototipo que ya existe, elegimos el prototipo y le

damos aceptar. Esta opción solo es válida en prototipos sin conceptos asignados.

Asignar todos los conceptos de este proyecto:

En ésta opción podrá asignar todos los conceptos que pertenecen al proyecto en el presupuesto de control.



Cambio de prototipo en la ubicación lote

Las validaciones que se deberán tomar en cuenta para hacer el cambio de prototipo son las siguientes:

El concepto del prototipo debe existir en el concepto del prototipo destino.

El prototipo destino deberá soportar la cantidad que se ha estimado.

Cuando en el lote existan salidas de almacén no podrá cambiar el prototipo.

Se podrá cambiar sin problema el prototipo si no hay nada estimado.

Cuando ya se encuentren estimaciones al lote no podrá quitar el prototipo pero si podrá cambiarlo.

Ubicaciones

Las ubicaciones son áreas de administración o de control dentro de la obra, puede corresponder a la distribución física de las tareas dentro de la obra (etapas, sectores o frentes) o a la delegación de responsabilidades (residencias o contratos). En los casos específicos de las inmobiliarias esta estructura suele cerrarse progresivamente hasta comprender solo una manzana ó edificio.

Para capturar el catálogo de ubicaciones es indispensable haber definido la estructura del mismo en la ficha Niveles en Opciones del menú Herramientas.

Para entrar a Ubicaciones:


2. En el grupo Presupuesto seleccione la opción Ubicaciones.

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Proyecto. Es el código del proyecto al cual pertenecerá el centro de costo.

Ubicación. En esta columna debe capturar el código de la ubicación o lugar de la obra donde se ejecutarán las tareas, este sigue una estructura jerárquica y es necesario capturar primero los niveles superiores.

Descripción. En esta celda debe escribir el nombre del lugar o área de control.

Prototipo. Es el tipo o modelo que tiene asignado a una Ubicación, integrado por uno o varios conceptos.

Para capturar el catálogo de Ubicaciones realice los siguientes pasos:

1. Capture la ubicación de acuerdo a los niveles de ubicación que estableció en Opciones del sistema.

2. Capture la Descripción de la Ubicación.

3. En caso de controlar las estimaciones y salidas por prototipo asigne el prototipo correspondiente en la ubicación.



Cambio de prototipo en la ubicación lote

Las validaciones que se deberán tomar en cuenta para hacer el cambio de prototipo son las siguientes:

El concepto debe existir en el concepto destino.

El prototipo destino deberá soportar la cantidad que se ha estimado.

Cuando en el lote existan salidas de almacén no podrá cambiar el prototipo.

Se podrá cambiar sin problema el prototipo si no hay nada estimado.

Cuando ya se encuentren estimaciones al lote no podrá quitar el prototipo pero si podrá cambiarlo.

Agregar Ubicación Lote

1. Haga clic derecho sobre la ubicación de primer nivel.

2. Seleccione la opción Agregar ubicación lote.

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3. Capture el texto base para lotes, especifique el rango inicial y final de los lotes que desea generar.


5. Sí desea asignar prototipos a las ubicaciones que va a generar, deberá seleccionar el prototipo correspondiente.




Accesorios

Cuando en el presupuesto de control maneje viviendas podrá agregar accesorios al prototipo. Los accesorios son algo extra que contendrá la casa y el cual aumentará el costo de la vivienda.

Antes de ligar accesorios a los prototipos deberá tener dado del alta lo siguiente:

1. En el catálogo de partidas deberá dar de alta los accesorios que pueda tener la casa.

2. Deberá dar de alta los accesorios en el catálogo de conceptos.

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3. En el presupuesto de control, seleccione los conceptos que hagan referencia a los accesorios, para ello en el campo partida deberá agregar la partida del accesorio, en el campo concepto capture el concepto que hace referencia al accesorio y por ultimo capture el costo actual del subcontrato, recuerde que la cantidad original quedará en 0 y esta se irá actualizando al calcular prototipos y accesorios.

4. En el catálogo de prototipos, haga doble clic sobre el prototipo.

5. Seleccione el concepto que utilizará como accesorio, el cual pertenecerá al prototipo.

6. En caso de ser vivienda y necesite controlar el concepto por una cantidad tope por prototipo, en la ventana de asignación de conceptos podrán capturar la cantidad máxima del concepto que se deberá destajear o subcontratar por cada ubicación-lote que se genere.

7. En el catálogo de ubicaciones deberá agregar el prototipo en la ubicación-lote.



8. Posteriormente vaya a la ventana de presupuesto de control y oprima el botón ∑Cantidad la cual recalcula la cantidad original en base a la suma de accesorios que se haya tenido en cada lote.

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9. Al continuar con el proceso, se hará el re-cálculo de los accesorios utilizados en los lotes. Cuando usted calcule se actualizará la cantidad original y la cantidad de subcontratos dependiendo de los accesorios asignados a las ubicaciones.

NOTA: No olvide calcular la explosión de insumos para que pueda requerir y pagar los accesorios.

Explosión de Insumos

La Explosión de Insumos se incluye como otro catálogo más en el sistema de NEODATA ERP Construcción, el cual incluye insumos, cantidad y el costo máximo de adquisición autorizado de los insumos que participan en el presupuesto. Se usa principalmente en la generación de requisiciones de materiales, a fin de controlar la cantidad requerida contra la cantidad presupuestada, entre otras posibilidades.

Para obtener más información sobre la Explosión de Insumos consulte el capítulo # 10 Presupuesto de Control.



CAPITULO 6

Contabilidad

Este capítulo ha sido diseñado pensando en brindar al usuario la información necesaria para que la captura y creación de los catálogos de Contabilidad sea más rápida y sencilla.

El panel de contabilidad se recomienda especialmente aquellas personas expertas en la contabilidad financiera de la empresa. Los temas que verá y trabajará el usuario en este capítulo son:

Captura de pólizas

Cuentas contables

Asignar mes contable

Póliza mensual de ajuste

Asignación de tipo de flujo a pólizas

Pólizas repetitivas

Bloqueo de procesos

Opciones

Cierre de ejercicio

Cambio de cuenta

Captura

Mano de obra y Maquinaria

Categoría

Balance General

Balanza de Comprobación

Auxiliar de cuentas

Consulta de Pólizas

Estado de Resultados

Unidad de Negocio

Proyecto

Tipo de Cuenta

Insumos

Tipo de pólizas

Contabilidad a Excel

Declaración DIOT

IETU

Genera DIOT-SAT

Modelos de nómina

Proyectos vs. modelos de nómina

Generador de póliza de nómina

Cancelar póliza de nómina

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Captura de Pólizas

Las pólizas son la parte fundamental del sistema de contabilidad, en Neodata ERP Construcción existen 2 formas de elaborar las pólizas, la primera es que sean capturadas directamente por el usuario y la segunda es generarlas en automático, es decir que al realizar determinados movimientos (como el pago o cobro de una factura) el sistema genere la póliza correspondiente.

Para entrar a captura de pólizas:

1. Haga clic en el panel Contabilidad

2. En el grupo de pólizas seleccione la opción Captura de pólizas


Proyecto. Es el código del proyecto donde se está llevando a cabo los movimientos contables en la realización de la póliza.

Tipo de póliza. Muestra los tipos de póliza disponibles que se dieron de alta en el catálogo tipos de póliza. En este campo deberá seleccionar el tipo de póliza de acuerdo al movimiento que se vaya a generar.

Núm. Póliza. Es un número consecutivo que se le asigna a la póliza generada de acuerdo al tipo seleccionado.



Concepto. Es una descripción o motivo por el cual se está generando la póliza.

Ejercicio. En este campo deberá seleccionar el año del ejercicio en el que se esté capturando la póliza.

Mes contable. Debe elegir el mes y año en que se realizará la póliza, puede elegir sólo los meses y año que haya definido en la ficha Contabilidad de Opciones del menú Herramientas.

Fecha. Es la fecha en que se está realizando la póliza, verifique que la fecha sea correcta y que corresponda con el mes contable correspondiente, el sistema por omisión propone la fecha capturada en su sistema.

Proyecto. Es el código del proyecto donde se está llevando a cabo los movimientos contables en la realización de la póliza, pudiendo afectar a más de un proyecto según sea el caso.

Cuenta. Es la cuenta contable que afectara en el movimiento al generarse la póliza.

Descripción. Es el nombre o texto que identifica a la cuenta contable involucrada en la póliza.

Cargo. Indica la cantidad monetaria que se cargará en la cuenta contable seleccionada.

Abono. Indica la cantidad monetaria que se abonará en la cuenta contable seleccionada.

Automática. Este campo si se encuentra activa indica que fue una póliza automática.

Observaciones. En este campo podrá registrar una descripción de acuerdo al movimiento que está realizando.

Tipo Flujo. Es un tipo de agrupador el cual determina hacia donde se están canalizando los movimientos contables, el cual funciona para considerar los movimientos en IETU y en flujo.

Monto IETU. Es el monto base del cheque, el cual se muestra en el renglón de afectación a bancos o a una cuenta de abono.

Revisada. Si la opción se encuentra activada determina que la póliza fue revisada y podrá consultarse en los reportes del sistema.

Es inversa. Determina si la póliza fue la inversa para cancelar o saldar un movimiento contable. Una póliza inversa es aquella que se genera para cancelar otra póliza de un mes diferente al mes local que se tiene registrado en la máquina.

Tiene una inversa. Determina que la póliza tiene una póliza inversa la cual salda los registros contables que se tiene capturados en dicha póliza.

Considerar para póliza mensual. Esta opción sirve para identificar las pólizas que se realizarán mes con mes; por ejemplo, las pólizas de depreciación de equipos. En la ventana de pólizas repetitivas solo se considerarán las pólizas que tengan marcada esta opción.

Recuerde que en esta ventana no podrá grabar pólizas de tipo automático.

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Para generar una póliza manual realice lo siguiente:

1. Seleccione un proyecto y un tipo de póliza.

2. Haga clic en el botón Nuevo y el sistema asignará un número consecutivo para su póliza.

3. Seleccione el ejercicio, mes contable, la fecha, y escriba una descripción con respecto al movimiento de la póliza.


5. Seleccione las cuentas contables que formará la póliza con sus respectivos cargos y abonos.

6. Asigne un tipo de flujo a una cuenta de abono para que usted pueda capturar los conceptos para DIOT.



7. Para capturar los conceptos de DIOT, posiciónese en la cuenta de cargo, la cual debe de estar asignada a un proveedor, de clic derecho y seleccionar la opción Conceptos DIOT.

8. En caso de que quiera hacer una modificación en el total del IVA los podrá hacer, en caso de que el cheque no haya sido cobrado en el mes que se emitió podrá modificar el mes en donde se deba aplicar el DIOT.

Para consultar una póliza realice lo siguiente:

1. Busque el proyecto donde se generó la póliza.

2. Consulte el número de póliza.

3. Haga clic en el botón Aplicar.

4. Determine los filtros: ver solo manuales, automáticos o ver todos.

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Copiar pólizas

Neodata ERP Construcción cuenta con la opción de copiar pólizas a partir de pólizas previamente generadas, con el fin de facilitar algunos procesos. Unos ejemplos pueden ser las pólizas de nómina y pólizas de depreciación, ya que se generan aproximadamente cada semana o mes.

Para copiar una póliza realice lo siguiente:

1. Seleccione la póliza que desea copiar.

2. En la parte del grid donde se encuentran las cuentas contables de la póliza haga clic derecho y seleccione Guardar como.

3. Indique la fecha para la nueva póliza que se va a generar y haga clic en aceptar.

4. Si desea hacer modificaciones en los cargos o abonos lo podrá hacer incluso para las cuentas contables.



Considerar para póliza mensual

Para generar una póliza mensual realice lo siguiente:

1. Seleccione un proyecto y un tipo de póliza.

2. Haga clic en el botón Nuevo y el sistema asignará un número consecutivo para su póliza.

3. Seleccione el ejercicio, mes contable, la fecha, y escriba una descripción con respecto al movimiento de la póliza.

4. Marque la opción considerar para póliza mensual.


6. Seleccione las cuentas contables que formará la póliza con sus respectivos cargos y abonos.

Para obtener más información sobre cómo generar pólizas repetitivas consulte el tema Pólizas repetitivas dentro de este capítulo.

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Cuentas Contables

Este es uno de los catálogos más importantes del sistema, en él debe capturar todo el catálogo de cuentas contables con que cuente la empresa, la captura de los códigos de cada cuenta debe corresponder a cada uno de los niveles previamente definidos en la ficha Niveles en Opciones del menú Herramientas.

Para obtener más información sobre el catálogo de Cuentas Contables consulte el capítulo # 5 Catálogos.

Asignar Mes Contable

Esta ventana sirve para asignar un mes contable de manera local, el cual tiene como función generar movimientos contables tomando en cuenta el mes local y no el que determina el servidor.

Para asignar mes contable:


2. En el grupo de pólizas seleccione la opción Asignar mes contable


Ejercicio. En este campo deberá seleccionar el año del ejercicio actual.

Mes contable. Debe elegir el mes y año al que pertenece la póliza, puede elegir sólo los meses y año que haya definido en la ficha Contabilidad de Opciones del menú Herramientas, por ejemplo: Si se trata de un archivo nuevo sólo podrá elegir el mes y año actualmente definido, no podrá elegir meses anteriores puesto que no se definieron en su momento. Sólo se desplegarán los meses y años con los que ha trabajado, y fueron definidos en la ficha Contabilidad de Opciones en el menú Herramientas.



Asignación de tipo de flujo a pólizas

Esta ventana sirve para asignar o cambiar el tipo de flujo a las pólizas generadas por movimientos bancarios y considerarlas en algunos reportes del ERP Construcción.

Para asignar un tipo de flujo a pólizas:

1. Haga clic en el panel Contabilidad.

2. En el grupo de pólizas seleccione la opción asignación de tipo de flujo a pólizas.

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Cuenta Bancaria: Es el nombre de la cuenta bancaria donde se realizó el depósito.

Fecha inicial: Es el rango de fecha a partir de la cual se mostrarán las pólizas.

Fecha final: Es el rango limite de fechas en el que se mostrarán las pólizas.

Cuenta Contable: Es el número de cuenta contable a la que pertenece la cuenta bancaria.

Cuenta complementaria: En caso de que la cuenta bancaria sea en dólares mostrará el número de la cuenta contable que pertenece a la complementaria.

Antes de asignar el tipo de flujo a movimientos bancarios deberá capturar en el catálogo de tipos de flujos ubicado en el Administrador de catálogos aquellos flujos que servirán de categorías para agrupar los movimientos bancarios y activar la casilla de verificación ‘Considerar en flujo’.



Para asignar el tipo de flujo a movimientos bancarios realice los siguientes pasos:

1. Seleccione la cuenta bancaria.

2. Seleccione el rango de fechas para la consulta de pólizas.


4. Identifique la póliza que necesite asignar o modificar el tipo de flujo.

5. Haga clic en la celda tipo de flujo y asigne el tipo correspondiente.

6. En caso de que quiera cambiar a un rango de pólizas el mismo tipo podrá seleccionarlas y dar clic derecho, y oprimir la opción asignar tipo de póliza.

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Pólizas repetitivas

Para asignar una póliza repetitiva:


2. En el grupo de pólizas seleccione la opción Pólizas repetitivas.


Ejercicio. En este campo deberá seleccionar el año del ejercicio en el que se está capturando la póliza.

Mes contable. Debe elegir el mes y año en que se realizará la póliza, puede elegir sólo los meses y año que haya definido en la ficha Contabilidad del panel Herramientas.

Fecha. Es la fecha en que se está realizando la póliza, verifique que la fecha sea correcta y que corresponda con el mes contable correspondiente.

Marca. Con esta opción permite marcar las pólizas que desea generar de acuerdo al mes contable y fecha indicada.



Considerar. Identifica la pólizas que tienen activada la opción “considerar para póliza mensual”, la cual se especifica en la ventana de captura de pólizas.

Núm. Póliza. Es el número con que fue registrada la póliza.

Tipo de póliza. Es el tipo de póliza generada.

Generada en mes indicado. Cuando se tiene activada esta opción indica que la póliza se generó en el mes contable que se está consultando.

Para repetir una póliza ya generada realice los siguientes pasos:

1. Seleccione el ejercicio y mes contable en que se registrará la póliza.

2. Seleccione la fecha de la póliza que se desea generar.

3. Haga clic en aplicar.

4. En la columna marca active todas las pólizas que desea generar en dicho mes contable.

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5. Haga clic en el botón Generar, el sistema mandará el número y tipo de póliza, así como en el mes contable en que se registro.

6. De acuerdo al mes contable seleccionado, usted podrá confirmar las pólizas generadas en la columna “Generada en mes indicado” o directamente desde la ventana de consulta de pólizas.



Bloqueo de procesos

El bloqueo de procesos tiene la funcionalidad de no permitir la captura de movimientos con fechas anteriores a las que se encuentran seleccionadas, el sistema solo permitirá hacer movimientos a partir de la fecha seleccionada hacia adelante.

Para abrir la ventana de bloqueo de procesos:


2. En el grupo Administración seleccione la opción Bloqueo de procesos.

Bloqueo de movimientos a la fecha. Con esta opción se determina a partir de cuándo se empiezan hacer movimientos con respecto a requisiciones, pedidos, facturas proveedor, facturas cliente, bancos, contabilidad, movimientos en almacén, subcontratos y estimaciones.

Replicar en todos los proyectos las siguientes opciones. Con esta opción se determina que todas las fechas de bloqueo seleccionadas anteriormente funcionarán para todos los proyectos que se den de alta en el sistema, en caso de que los proyectos tengan fechas de bloqueo diferentes las deberá dar de alta en el detalle de proyecto para cada uno.

Replicar en todos los proyectos las siguientes opciones. Al activar estas opciones se le asignarán los permisos correspondientes a todos los proyecto, en dado cado de que cada proyecto tenga permisos diferentes se deberá de modificar en el detalle del proyecto.

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Opciones

Esta parte corresponde a la configuración de parámetros, en la cual se específica los datos más importantes de la empresa, la contabilidad y las rutas de reportes para empezar a trabajar con la base de datos.

Para obtener más información sobre Opciones consulte el capítulo # 4 Parámetros del Sistema.

Cierre de ejercicio

Con esta opción se genera una póliza de utilidad del ejercicio y además convierte los saldos finales de un ejercicio en los saldos iníciales para el siguiente ejercicio.

Para abrir el cierre de ejercicio:


2. En el grupo Administración seleccione la opción Cierre de ejercicio.




Ejercicio: Es el ejercicio en el cual se llevará el cierre contable.

Tipo de póliza: Es la póliza que se generará al generar al cierre contable.

Cuenta de resultado del ejercicio: Es la cuenta de resultados que se afectará al hacer el cierre del ejercicio.

Marca. Los proyectos que tengan marcados esta casilla de verificación son a los cuales se les hará el cierre del ejercicio sin afectar a los demás proyectos.

Unidad de negocio. Es la unidad de negocio donde pertenece el proyecto.

Proyecto. Es el código del proyecto.

Nombre. Es el nombre del proyecto.

Mes póliza. Es el año mes en que se generó el cierre contable del proyecto.

Núm. Póliza. Es el número de póliza generada del cierre del ejercicio.

Tipo póliza. Es el tipo de póliza generada en el cierre contable del ejercicio.

Para la captura el cierre del ejercicio realice lo siguiente:

1. Capture el ejercicio que tenga los saldos finales

2. Seleccione el tipo de póliza que se desee generar al hacer el cierre contable, esta póliza es la que registra los resultados del ejercicio y prepara los saldos iníciales para el ejercicio siguiente.

3. Seleccione la cuenta de resultados para el ejercicio correspondiente que es donde se asentará la utilidad del ejercicio.

4. Seleccione en la opción “marca” el proyecto o los proyectos que desea hacer el cierre.

5. Haga clic en cierre.

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6. Una vez finalizado el proceso de cierre haga clic en aceptar.

Cambio de cuenta

Este proceso se utiliza para transferir las pólizas de una cuenta contable origen a una cuenta contable destino.

Para abrir la ventana de cambio de cuenta:


2. En el grupo Administración seleccione la opción Cambio de cuenta.




Cuenta origen: Es la cuenta contable donde se hicieron todos los movimientos y a la cual se pretende cambiar a otra.

Cuenta complementaria: En caso de que la cuenta sea dólar mostrará en automático la cuenta complementaria de la cuenta origen.

Cuenta destino: Es la cuenta contable donde se realizará el cambio o traspasos de los movimientos generados de una cuenta.

Cuenta complementaria: En caso de que la cuenta sea dólar mostrará en automático la cuenta complementaria de la cuenta destino.

Para hacer el cambio de movimientos de una cuenta contable a otra realice lo siguiente:

1. Seleccione la cuenta origen la cual contiene todos los movimientos generados, en caso de que la cuenta sea dólar la cuenta complementaria la tomará automáticamente.

2. Seleccione la cuenta destino a la cual se pasará todos los movimientos generados de la cuenta origen, en caso de que la cuenta sea dólar la cuenta complementaria la tomará automáticamente.


Nota: Este proceso es irreversible.

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Unidades de Negocio



Para obtener más información sobre el catálogo de unidades de Negocio consulte el capítulo # 5 Catálogos.

Proyectos

En este catálogo deberá agregar las obras ó proyectos en ejecución, preferentemente antes de que den comienzo para así establecer un control de las mismas desde el inicio y poder ligarle el archivo de PRECIOS UNITARIOS que va ser la base a controlar.

Para obtener más información sobre el catálogo de Proyectos consulte el capítulo # 5 Catálogos.

Tipos de Cuentas

Esta ventana es de gran importancia para crear correctamente las Cuentas Contables, en ella se definen el rango que tendrán las cuentas.

Para entrar a Tipos de cuentas:

1. Haga clic en el panel de Contabilidad

2. En el grupo de Catálogos seleccione la opción Tipos de Cuentas.




Tipo: Es un número consecutivo por medio del cual se define al tipo de cuenta, los tipos asignados son:

1 ACTIVO

2 PASIVO

3 CAPITAL

4 RESULTADOS

5 ORDEN

Sub tipo: Al igual que la celda anterior es un número consecutivo para definir un segundo nivel a cada tipo antes definido.

De tal forma que al agregar una cuenta ésta quede perfectamente definida, por ejemplo:

Cuenta Descripción Tipo Subtipo

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102 BANCOS 1 (ACTIVO) 1 (Circulante)

201 PROVEEDORES 2 (PASIVO) 1 (Circulante)

Descripción: Es el nombre del Tipo generado.

Texto Sub Tipo: Asigne el rubro que pertenece al tipo generado de la cuenta contable.

Es Acreedora: Si se trata de una cuenta de naturaleza acreedora debe hacer clic en esta celda, el sistema pondrá una marca, si se trata de una cuenta deudora esta celda debe quedar en blanco.

Cuenta inicial y Cuenta final: Es el rango numérico, que se le va asignar a las cuentas contables dependiendo de su tipo. Este rango se basa en el primer nivel que haya definido en la Opción de Niveles, Cuentas Contables, Nivel 1.

Estos rangos se definen antes de llenar el catálogo de cuentas contables. Por ejemplo el Activo está representado por el número 1000, el Pasivo por los 2000, entonces el rango de el Activo Circulante sería de 1000 a 1499, de Activo Fijo del 1500 al 1799 y el Activo Diferido de 1800 a 1999.

Catálogo de Insumos


Para obtener más información sobre el catálogo de Insumos consulte el capítulo # 5 Catálogos.



Tipos de Pólizas

En este catálogo deberá definir los diferentes tipos de pólizas que se generarán en el sistema al realizan cada movimiento contable.

Para entrar a Tipos de pólizas:


2. En el grupo de Contabilidad seleccione la opción Tipos de Pólizas.

Para agregar un tipo debe llenar las siguientes columnas:

Tipo póliza: Agregue el código que identifica el tipo de póliza. Puede ser alfanumérico y máximo 3 caracteres.

Descripción. Escriba el nombre del tipo de póliza.

Contador x mes. Toda póliza que se elabora en Neodata debe llevar un número de póliza, en el caso de las pólizas automáticas Neodata agrega el número consecutivo correspondiente. Al marcar esta celda el sistema seguirá asignando el consecutivo, pero al encontrar un mes diferente iniciará un nuevo consecutivo a partir de 1.

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Usar Núm. cheque. Al marcar esta opción ERP Construcción llevará una numeración a la par entre sus cheques y sus pólizas de egreso, mismas que se generan en automático. Es decir, si generó el cheque 520 se creará la póliza de egreso automática 520.

Es Automática. Esta opción es para identificar las pólizas que se generarán de manera automática en el sistema.

Para grabar el nuevo tipo de póliza sólo debe cambiar el cursor de renglón.

Captura de cargos a proyectos

Esta ventana sirve para hacer la captura de cargos a proyectos para el prorrateo de costos ya sea para mano de obra o equipo.

El prorrateo de mano de obra es calcular el importe de las pagas extras que le corresponden al trabajador en un periodo de tiempo determinado ya sea por hora, día, semana o mes.

Para entrar a cargos a proyectos:

1. Haga clic en el panel de Contabilidad

2. En el grupo de Cargos a proyectos seleccione la opción Captura.




Proyecto para cargo: Es el proyecto al cual se harán los cargos de costos por mano de obra o equipo.

Folio: Es un número consecutivo que identifica el cargo para proyectos.

Concepto: Es una descripción por la cual se está llevando a cabo la captura de cargos a proyectos.

Fecha: Es la fecha en que se está realizando el cargo.

Código: Este campo pertenece al código del insumo que se está capturando para el cargo de costo al proyecto y que previamente se dio de alta en el catálogo de insumos para cargos a obra.

Descripción: Es el texto que identifica al insumo de mano de obra o equipo.

Unidad: Es el tipo de unidad que se aplicará en el cargo; esta puede ser por hora, día, semana y mes y que previamente se dio de alta en el catálogo de categorías de mano de obra y equipo.

Cantidad: Aquí ingresara en base a la unidad de medida la cantidad que participará para generar el prorrateo.

Costo: Es el precio correspondiente del insumo de acuerdo a la unidad seleccionada y que previamente se dio de alta en el catálogo de insumos para cargos a obra.

Importe: Es el monto total del cargo de acuerdo a la cantidad y costos capturados.

Cuenta contable. Es la cuenta contable de cargo.

Para realizar cargos a proyecto realice lo siguiente:

1. Seleccione el proyecto para cargos.

2. Haga clic en Nuevo folio.

3. Capture el concepto o descripción del cargo a proyecto y seleccione la fecha en la que se está realizando el cargo al proyecto.


5. Seleccione el código de los insumos.

6. Seleccione la unidad del insumo y en automático propondrá el costo de acuerdo al catálogo de insumos para cargos a obra.

7. Haga clic en Guardar.

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Para hacer una consulta o modificación en un cargo a proyecto realice lo siguiente:

1. Seleccione el proyecto para cargos.

2. Haga clic en Buscar.

3. Si hizo una modificación al cargo a proyecto, haga clic en Guardar.

Mano de obra y equipos (MO / EQ)

Esta ventana sirve para dar de alta los insumos que se utilizarán para el proceso de cargos a proyectos por costos de mano de obra y equipo.

Para abrir el catálogo de Insumos de MO/EQ:


2. En el grupo Cargos a proyectos seleccione la opción MO/EQ




Código: Es el identificador para un insumo.

Descripción: Es un texto largo que describe al insumo.

Categoría: Es el tipo de grupo al cual pertenece el insumo.

Descripción categoría: En este campo el sistema asignará por default la descripción de la categoría.

Proyecto abono: Es el proyecto al cual se aplicarán los abonos.

Costo hora: Al seleccionar la categoría el sistema asignará el valor de costo hora que se dio de alta en el catálogo de categorías, si usted desea modificar los montos para el insumo lo podrá hacer.

Costo día: Al seleccionar la categoría el sistema asignará el valor de costo día que se dio de alta en el catálogo de categorías, si usted desea modificar los montos para el insumo lo podrá hacer.

Costo Semana: Al seleccionar la categoría el sistema asignará el valor de costo semana que se dio de alta en el catálogo de categorías, si usted desea modificar los montos para el insumo lo podrá hacer.

Costo mes: Al seleccionar la categoría el sistema asignará el valor de costo mes que se dio de alta en el catálogo de categorías, si usted desea modificar los montos para el insumo lo podrá hacer.

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Para la captura de insumos realice lo siguiente:

1. Capture el código del insumo.

2. Seleccione la categoría a la cual va a pertenecer.

3. Seleccione el proyecto abono.

4. Al seleccionar la categoría el sistema le propone por default los costos por hora, días, semana y mes. Si desea modificar los costos de los insumos lo podrá hacer sin afectar los costos de la categoría.

Categoría

Esta ventana sirve para asignar un grupo el cual especificará las cuentas de cargo y abono que afectarán a un proyecto al realizar el pago de mano de obra y equipo

Para asignar mes contable:


2. En el grupo Cargos a proyectos seleccione la opción Categoría.


Código: Es el identificador para una categoría.

Cuenta cargo: Es la cuenta contable de cargo que se utilizará para mano de obra y equipo.

Descripción cuenta cargo: En este campo el sistema asignará por default la descripción de la cuenta contable.

Cuenta abono: Es la cuenta contable de abono que se utilizará para mano de obra y equipo.



Descripción cuenta abono: En este campo el sistema asignará por default la descripción de la cuenta contable.

Costo hora: Es el precio que se cobrará por hora.

Costo día: Es el precio que se cobrará por día.

Costo Semana: Es el precio que se cobrará por semana.

Costo mes: Es el precio que se cobrará por mes.

Para asignar categorías realice lo siguiente:

1. Capture el código

2. Seleccione la cuenta cargo y cuenta abono.

3. Capture los costos por hora, día, semana y mes.

4. Cambie de renglón para que se guarden los cambios.

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Balance General

La consulta del balance general que presenta el sistema refleja la situación patrimonial de la empresa en un periodo determinado.

Para entrar a Balance General:


2. En el grupo de consultas seleccione la opción Balance General


Cuenta. Es el código de la cuenta contable.

Descripción. Es el nombre que describe a la cuenta contable.

Saldo. Es el saldo que se tiene en la cuenta contable.



Para consultar el Balance General realice los siguientes pasos:

1. Seleccione el filtro de acuerdo como desea consultar el balance general ya sea por proyecto, por una unidad de negocio o todas las unidades de negocio.

2. Seleccione el ejercicio y el mes contable a consultar.

3. Haga clic en Aplicar, en la ventana reflejará el activo, pasivo y capital con el que cuenta la empresa de acuerdo al mes contable seleccionado.

4. Si desea consultar la balanza de comprobación la podrá mandar a llamar haciendo doble clic sobre cualquier cuenta contable del balance general.

5. Si es necesario consultar las pólizas que se contabilizaron para integrar el saldo final de la cuenta contable lo podrá hacer haciendo doble clic sobre la misma para que le muestre el auxiliar de cuentas.

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Balanza de Comprobación

La consulta de balanza de comprobación que presenta el sistema es para verificar todos los cargos y abonos de las cuentas contables, y así poder determinar correctamente los saldos deudor y acreedor.

Para entrar a Balanza de comprobación:


2. En el grupo de consultas seleccione la opción Balanza de Comprobación.



Descripción. Es el nombre que describe a la cuenta contable.

Nivel. Indica el nivel jerárquico en que se encuentra la cuenta contable.

Naturaleza. Indica la naturaleza de la cuenta contable, esta puede ser acreedora o deudora.

Saldo inicial. Es el saldo que se tiene en la cuenta antes del periodo consultado.

Cargos. Son los cargos acumulados del periodo seleccionado, los cuales se llevaron a cabo a través de los movimientos del sistema.



Abonos. Son los abonos acumulados del periodo seleccionado, los cuales se llevaron a cabo a través de los movimientos del sistema.

Saldo final. Es el saldo disponible que tiene en la cuenta contable contabilizando los cargos, abonos y el saldo inicial.

Para consultar la Balanza de Comprobación realice los siguientes pasos:

1. Seleccione el filtro de acuerdo como desea consultar la balanza ya sea por proyecto, por una unidad de negocio o todas las unidades de negocio.

2. Seleccione el ejercicio y el mes contable a consultar.


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4. Si es necesario consultar las pólizas que se contabilizaron para integrar el saldo final de la cuenta contable lo podrá hacer haciendo doble clic sobre la misma para mandar a llamar el auxiliar de cuentas.

Auxiliar de Cuentas

La consulta de auxiliar de cuentas que presenta el sistema muestra los cargos y abonos de cada una de pólizas registradas en la cuenta contable para determinar correctamente los saldos en un periodo determinado.

Para entrar a Auxiliar de Cuentas:


2. En el grupo de consultas seleccione la opción Auxiliar de Cuentas.




Proyecto. Es el nombre del proyecto donde se generó la póliza.

Mes. Es el año-mes en que se realizo la póliza.

Tipo. Es el tipo de póliza generada.

No. Póliza. Es el número de póliza que se le asigno de acuerdo al tipo de póliza.

Fecha póliza. Es la fecha en que se generó la póliza.

Descripción. Es un texto breve que se guarda al momento de haber generado la póliza.

Cargos. Son los cargos aplicados de la póliza.

Abonos. Son los abonos aplicados de la póliza.

Saldo. Es el saldo que se tiene en la cuenta contable de acuerdo con el rango de fechas establecido en la ventana, contabilizando el saldo inicial, cargos y abonos.

Saldo inicial. Es el saldo con el que se dispone en la cuenta contable antes del rango de fechas establecidos en la ventana.

Saldo final. Es el saldo que se tiene disponible hasta el momento de acuerdo al rango de fechas establecido en la ventana.

Para consultar el Auxiliar de Cuentas realice los siguientes pasos:

1. Seleccione el filtro de acuerdo como desea consultar el auxiliar de cuentas ya sea por proyecto, por una unidad de negocio o todas las unidades de negocio.

2. Seleccione la cuenta contable.

3. Determiné el periodo o rango de fechas a consultar.


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Consulta de Pólizas

Esta ventana tiene la finalidad de mostrar las pólizas generadas en el sistema de acuerdo a un rango de filtros establecidos.

Para entrar a Consulta de Pólizas:


2. En el grupo de consultas seleccione la opción Consulta de Pólizas.

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Para consultar las pólizas realizadas en el sistema siga los siguientes pasos:

1. Seleccione el ejercicio y mes contable en que se consultaran las pólizas.

2. Podrá establecer filtros para que muestre las pólizas por proyecto, tipo o rango de fechas.


4. De inmediato se mostrará las pólizas de acuerdo a los filtros establecidos anteriormente. El grid superior muestra el encabezado de la póliza y en el grid inferior muestra el detalle de la póliza seleccionada.

Dentro de la opción Consulta de pólizas, en el encabezado de la póliza deberá indicar si la póliza genero DIOT y/o IETU, y en el detalle de la póliza deberá incluir un panel que muestre los montos del DIOT, IETU y Flujo. También en esta ventana existe la opción “Repetitiva”, la cual indica si la póliza es considerada póliza repetitiva.

Mostrar detalle DIOT

DIOT Y/O IETU



Estado de Resultados

El estado de resultados presenta la situación financiera de la empresa a una fecha determinada, tomando como parámetro los ingresos y gastos efectuados; con la finalidad de proporciona la utilidad neta de la empresa.

Para entrar al Estado de Resultados:


2. En el grupo de consultas seleccione la opción Estado de Resultados.



Descripción. Es el nombre de la cuenta contable que integra el estado de resultados.

Importe. Es la cantidad monetaria que se cuenta en la cuenta contable.

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Para consultar el Estado de Resultados realice los siguientes pasos:

1. Seleccione el filtro de acuerdo como desea consultar el estado de resultados ya sea por proyecto, por una unidad de negocio o todas las unidades de negocio.

2. Seleccione el ejercicio y mes contable.




Contabilidad a Excel

En este proceso se permite exportar su contabilidad de un periodo determinado a un documento de Excel para que usted pueda elaborar informes.

Para entrar a contabilidad a Excel:


2. En el grupo de Exportaciones seleccione la opción Contabilidad a Excel.


Hoja de cálculo. En este campo se especifica la ruta del documento de Excel que contiene el formato con la información que se va a exportar.

Todas las unidades de negocio. Al seleccionar esta opción exportaría la contabilidad de todas las unidades de negocio.

Unidad de negocio. Al seleccionar esta opción exportaría la contabilidad de una unidad de negocio en específico.

Proyecto. Al seleccionar esta opción exportaría la contabilidad de uno o varios proyectos.

Sólo pólizas revisadas. En caso de activar la opción “sólo pólizas revisadas” se exportarán sólo los saldos de las pólizas revisadas.

Mes contable inicial. Corresponde al mes y ejercicio contable inicial que desea exportar.

Mes contable final. Corresponde al mes y ejercicio contable final que desea exportar.

Para exportar la contabilidad a Excel realice los siguientes pasos:

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1. Seleccione la hoja de cálculo la cual contenga las cuentas contables que desea exportar, esta hoja deberá tener el siguiente formato:

Deberá tener la cuenta contable y su descripción como lo está en el catálogo de cuentas contables.

El campo de Saldo Inicial deberá contener entre llaves la cuenta contable más la palabra ACUSI, ACU (acumulado) y SI (Saldo Inicial). Ejemplo: {100ACUSI}

El campo de Cargos deberá contener entre llaves la cuenta contable más la palabra ACUCA, ACU (acumulado) y CA (Cargo). Ejemplo: {100ACUCA}

El campo de Abonos deberá contener entre llaves la cuenta contable más la palabra ACUAB, ACU (acumulado) y AB (Abono). Ejemplo: {100ACUAB}

El campo de Saldo Final deberá contener entre llaves la cuenta contable más la palabra ACUSF, ACU (acumulado) y SF (Saldo Final). Ejemplo: {100ACUSF}

Para que se muestre la información por proyecto en cada mes, se debe aplicar el siguiente formato:

{CuentacontableMESSIProy_Nombre del proyecto}: Después de indicar la cuenta contable, en la variable Mes indique el nombre del mes: Enero: ENE, Febrero: FEB, Marzo: MAR, Abril: ABR, Mayo: MAY, Junio: JUN, Julio: JUL, Agosto: AGO, Septiembre: SEP, Octubre: OCT, Noviembre: NOV y Diciembre: DIC, SI (Saldo inicial), se indica Proy_, posteriormente el nombre del proyecto.



Ejemplos:

{105-0001ENESIProy_ALMACEN POR DIA}: Este formato mostrará para el mes de Enero el saldo inicial del Proyecto Almacén por día, en la cuenta indicada.

{105-0001ENECAProy_ALMACEN POR DIA}: Este formato mostrará para el mes de Enero el cargo aplicado del Proyecto Almacén por día, en la cuenta indicada.

{105-0001ENEABProy_ALMACEN POR DIA}: Este formato mostrará para el mes de Enero el abono aplicado del Proyecto Almacén por día, en la cuenta indicada.

{105-0001ENESFProy_ALMACEN POR DIA}: Este formato mostrará para el mes de Enero el saldo final del Proyecto Almacén por día, en la cuenta indicada.

{105ACUSIProy_PRUEBA}: Este formato mostrará el acumulado del saldo inicial del Proyecto Prueba, en la cuenta indicada.

{105ACUCAProy_PRUEBA}: Este formato mostrará el acumulado de los cargos del Proyecto Prueba, en la cuenta indicada.

{105ACUABProy_PRUEBA}: Este formato mostrará el acumulado de los abonos del Proyecto Prueba, en la cuenta indicada.

{105ACUSFProy_PRUEBA}: Este formato mostrará el acumulado del saldo final del Proyecto Prueba, en la cuenta indicada.

Esto hará que sea más fácil identificar la consulta a la que pertenece cada proyecto:

2. Seleccione un proyecto o varios, unidad de negocio o todas las unidades de negocio, en caso de activar la opción “sólo pólizas revisadas” se exportarán sólo los saldos de las pólizas revisadas.

3. Seleccione el mes contable inicial y final.


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5. Cuando el proceso de sustitución contable haya terminado le mandará un mensaje con la ruta donde se generó el archivo.

6. Al final de la hoja de sustitución contable que se generó le mostrará las opciones que utilizó para exportar los datos.



Declaracion DIOT

La declaración informativa de operaciones con terceros es una obligación fiscal prevista en la Ley del Impuesto al Valor Agregado (IVA), que consiste en proporcionar mensualmente al Servicio de Administración Tributaria (SAT), información sobre las operaciones con sus proveedores.

En esta ventana podrá exportar los datos reflejados en el sistema que afectaron las cuentas de IVA y retenciones al generar el DIOT enviándolas a una hoja de cálculo con la posibilidad de que usted pueda hacer posibles modificaciones al documento.

Para entrar a Declaración DIOT:


2. En el grupo de Exportaciones seleccione la opción Declaración DIOT.

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Para Generar el DIOT a Excel realice los siguientes pasos:

1. Seleccione la hoja de cálculo la cual servirá como plantilla para el DIOT.

2. Seleccione el proyecto, unidad de negocio o todas las unidades de negocio las cuales desea exportar en el archivo de Excel.

3. Seleccione el año-mes para DIOT.


5. Para consultar la hoja de Excel del años- mes que generó, ubíquese en la carpeta donde se encuentra la plantilla, y busque el archivo de Excel llamado Hoja para DIOT año-mes.

NOTA: Los campos que aparecen en rojo son los datos que exporta NEODATA ERP Construcción, los demás datos los captura manualmente el contador de la empresa.



Generar DIOT-SAT

Esta ventana permite generar un archivo .txt el cual será presentado mensualmente al Servicio de Administración Tributaria (SAT), de acuerdo a la hoja de Excel la cual contiene la información sobre las operaciones con sus proveedores.

Para entrar a Generar DIOT-SAT:


2. En el grupo de Exportaciones seleccione la opción Generar DIOT-SAT.

Para Generar el DIOT -SAT realice los siguientes pasos:

1. Seleccione la hoja de cálculo la cual contiene la información del DIOT.

2. Indique el archivo con extensión .txt donde se generará los datos que presentará al SAT.


4. Posteriormente el sistema mandará un mensaje el cual indica la ruta del archivo .txt generado.

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5. Para revisar los datos correspondiente en el archivo de texto deberá abrirlo.



Declaración informativa de Clientes y Proveedores

Esta ventana sirve para preparar un archivo en formato de Excel que le ayudará para hacer su declaración de clientes y proveedores. La finalidad de esta hoja es capturar algún dato faltante para su posterior conversión a código ASCII.

Para entrar a Declaración informativa de clientes y proveedores:


2. En el grupo de Exportaciones seleccione la opción DIMM.

Para Generar el archivo de declaración informativa realice los siguientes pasos:

1. Para generar el archivo, tiene que asignar la ruta dónde se encuentra almacenada

la plantilla DIMM, haga clic en el botón para examinar los directorios de su equipo y determinar la ruta; por lo general la plantilla se encuentra ubicada en C:\NeodataERP2010\Documentos\Plantilla DIMM.

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2. Después determine la Fecha inicial y la Fecha final para la declaración y enseguida marque si quiere declarar Clientes, Proveedores o Clientes y Proveedores.

3. Haga clic en el botón Generar para efectuar el proceso.

4. Cuando termine el proceso de generación el sistema mandara un aviso de terminación.



5. Por último abra la hoja de Excel generada y complete los datos, si es que alguno llegara a faltar y guarde los cambios.

Para más información consulte la página del SAT.

IETU

Toda la información que se presenta en el Impuesto Empresarial de Tasa Única proviene del cálculo del DIOT.

Para entrar a IETU:


2. En el grupo de Exportaciones seleccione la opción IETU.

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Antes de consultar las cuentas contables que fueron consideradas para el IETU deberá activar la casilla de verificación ‘Generar IETU’ en el catálogo de tipos de flujos, ubicado en el Administrador de catálogos, esto funcionara para aquellos flujos que servirán para agrupar los movimientos considerados en el Impuesto empresarial de Tasa Única.

Además deberá dar de alta los conceptos que servirán en el cálculo del Impuesto Empresarial de Tasa Única; en el catálogo Conceptos para IETU ubicado en el Administrador de catálogos.



Para la consulta del IETU realice los siguientes pasos:

1. Seleccione la fecha inicial y final.


3. En la ficha de Resumen X Flujo muestra el monto de IETU, IVA (Acreditable, no acreditable, retenido y trasladado), sus cargos y abonos de acuerdo al tipo de flujo de aquellos movimientos involucrando en todos los proyectos.

4. En la ficha Resumen x proyecto y flujo permite clasificar los tipos de flujo de acuerdo a un proyecto en específico para consultar el monto de IETU, IVA (Acreditable, no acreditable, retenido y trasladado), sus cargos y abonos.

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5. En la ficha Resumen Concepto IETU, Muestra un resumen de los conceptos que fueron involucrados para el IETU, desglosando el monto de IETU, IVA (Acreditable, no acreditable, retenido y trasladado), sus cargos y abonos por cada concepto considerado en el catálogo de conceptos para IETU.

6. En la ficha Detalle Muestra cada uno de los movimientos contables que fueron considerados para el cálculo de IETU, desglosando de igual manera la cuenta contable, tipo de flujo, el nombre de concepto IETU, el mes de la póliza, el monto de IETU, IVA (Acreditable, no acreditable, retenido y trasladado), sus cargos y abonos por cada concepto considerado en el catálogo de conceptos para IETU.



NOTA: Todo la información que se presenta en el IETU viene del cálculo del DIOT.

La opción de filtrar datos por mes fiscal, mostrará todos los movimientos en el mes fiscal seleccionado en el rango de fechas. Ejemplo si se selecciona un rango de fechas y el check se encuentra desactivado solo mostrará los movimientos generados del 06/10/2008 al 06/10/2008.

En caso de que se active la opción de “filtrar datos por mes fiscal” mostrará todos los movimientos del mes fiscal seleccionado en el rango de fechas. Ejemplo: Mostrara movimientos del 01/10/2008 al 31/10/2008.

Prerequisitos en Nómina y ERP

Estos son los prerrequisitos que usted deberá tomar en cuenta para la integración de nómina al ERP.

Prerequisitos en Nómina

Antes de empezar a trabajar con la integración de nómina al sistema ERP Construcción deberá tomar en cuenta los siguientes puntos:

1.- Catálogo de tipos de cuadrillas. Este catálogo le servirá para indicar los tipos de cuadrilla que tiene en su base de nómina, con la finalidad de agrupar a sus cuadrillas.

2.- Catálogo de Cuadrillas. Este es un catálogo indispensable para la integración al sistema de ERP, en el deberá asignar un tipo de cuadrilla a cada una de las cuadrillas que se encuentre dadas de alta en el sistema de Nómina.

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3.- Catálogo de conceptos. Para generar la nómina son indispensables varios conceptos para poder importar desde ERP Construcción. Entre ellos destacan: El sueldo liquido, horas extras, el ISR o Subsidio al Empleo.

4.- Catálogo de proyectos. En el catálogo de proyectos se ha incluido una columna llamada “Proyecto Auxiliar”, en esta columna se indicara el nombre del proyecto del ERP Construcción con el que se relaciona el proyecto de Nómina. Ejemplo, en nómina se puede tener el proyecto 1 (nómina semanal) y el proyecto 2 (nómina quincenal), y ambos pueden estar ligados al mismo proyecto en ERP Construcción “Residencial del Campo Etapa 1”.



Prerrequisitos en ERP Construcción

Antes de empezar a trabajar deberá tomar en cuenta los siguientes puntos en el sistema de ERP Construcción:

4.- Catálogo de insumos. Se deben incluir en el catálogo de insumos todos los insumos necesarios, si usted cuenta con ellos desde el presupuesto no es necesario darlos de alta nuevamente, estos insumos deben estar ligados a su cuenta contable correspondiente. Si usted lo requiere, todos estos insumos deben pertenecer al catálogo de conceptos de nómina o bien, podrá agrupar en un mismo insumo todos los conceptos.

Si usted cuenta con los insumos llamados Destajos podrá utilizarlos para el Modelo de Póliza.

5.- Explosión de insumos. Si usted cuenta con insumos que son destajos podrá utilizarlos para este proceso, solo deberá indicara en el modelo de póliza si se utiliza los insumos destajos.

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De lo contrario, si va a trabajar con los insumos es indispensable dar presupuesto o tope a los insumos de nómina agregados en el paso anterior.

Al tener en cuenta todos los prerrequisitos de Nómina y ERP señalados anteriormente, ahora si podrá empezar a trabajar correctamente.

Modelos de Nómina

Está ventana tiene como función crear el modelo de póliza a utilizar dependiendo del tipo de cuadrilla, este modelo suele abarcar distintos insumos.

Para entrar a Modelos de Nómina:


2. En el grupo de Exportaciones/Importaciones seleccione la opción Modelos de Nómina.




Modelo de nómina. Es un número que representa el modelo de nómina a utilizar.

Descripción. Es una descripción breve sobre el modelo de nómina.

En la sección de Insumos de cargo cuenta con los siguientes datos:

Es sueldo. Es un check que indica que solo tomara conceptos de destajo.

Insumo. Es el código del insumo que al cual se está cargando.

Descripción insumo. Es el texto que describe al insumo.

Concepto. Es el código del concepto que se importo de nómina y el cual deberá ligarlo al insumo.

Descripción concepto. Es el texto que describe al concepto.

Tipo cuadrilla. Es el código del tipo de cuadrilla a utilizar.

Descripción. Es el texto que describe al tipo de cuadrilla.

En la sección de Cuentas de Abono cuenta con los siguientes datos:

En esta sección contempla todas las deducciones que lleva el modelo.

Cuenta contable. Es el código de la cuenta contable.

Descripción cuenta. Es el texto que describe a la cuenta contable.

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Concepto. Es el código del concepto al cual deberá ligar la cuenta contable.

Descripción concepto. Es el texto que describe al concepto.

En la sección de Importar catálogo de nómina cuenta con los siguientes datos:

Archivo de nómina. Es la ruta donde se almacena la base de nómina.

Conceptos. En este apartado muestra todos los conceptos importados de nómina.

Concepto. Es el código del concepto.

Descripción. Es el texto que describe al concepto.

Es percepción. Indica que el concepto es una percepción, dicho campo se indico en el sistema de nómina.

Fórmula. Indica la fórmula que se utilizó para calcular el concepto, dicho dato viene de la importación de nómina.

Tipos de cuadrilla

Tipo de cuadrilla. Es el código de cuadrilla la cual fue importada desde nómina.

Descripción. Es el texto que describe al tipo de cuadrilla.

Tipos de nómina

Tipo de nómina. Es el código del tipo de nómina la cual fue importada desde nómina.

Descripción. Es el texto que describe al tipo de nómina.

Los pasos para crear un modelo de nómina son los siguientes:

1. Sitúese en la pestaña de Importar catálogos de nómina, en esta pestaña debe indicar la ruta del archivo de Nómina la cual ya puede existir si usted lo dio de alta en el detalle del proyecto, si no la puede indicar en esta ventana, con la finalidad de importar el catálogo de conceptos de nómina, tipos de cuadrilla y tipos de nómina.



b) Posteriormente se debe definir la primera parte de la póliza: los Insumos de Cargos. Serán los cargos en la póliza. Si usted cuenta con insumos llamado Destajo solo marcara la columna de “Es Sueldo” el sistema tomara dichos insumos para descontar la cantidad a la explosión de insumos al generar la póliza, se les debe relacionar un concepto de la nómina que se importaron y un tipo de cuadrilla único por modelo de póliza. De lo contrario deberá relacionar su Insumo con cada concepto y cuadrilla.

c) Finalmente se deben establecer las cuentas para abonos en la póliza, ligándolas a conceptos de nómina.

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NOTA: Posteriormente deberá asignar el modelo de póliza al proyecto, para más información consulte el siguiente tema.

Proyectos vs Modelos de Nómina

Para entrar a Proyectos vs Modelos de Nómina:


2. En el grupo de Exportaciones/Importaciones seleccione la opción Proyectos vs Modelos de Nómina.




Proyecto. Es el código del proyecto al que se asignará el modelo de nómina.

Descripción proyecto. Es el nombre del proyecto.

Tipo nómina. Es el código del tipo de nómina que se utilizará en el proyecto, recuerde que las opciones desplegadas provienen de la importación de nómina.

Descripción tipo nómina. Es el nombre que identifica el tipo de nómina a utilizar.

Modelo nómina. Es el código del modelo que se utilizará y que se dio de alta en la ventana de Modelos de Nómina.

Descripción modelo nómina. Es el texto que describe sobre el modelo de la nómina.

Para asignar un modelo de nómina a proyecto realice los siguientes pasos:

1. Seleccione el proyecto.

2. Seleccione el tipo de nómina que ocupará.

3. Asigne el modelo de nómina al proyecto.

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NOTA: Cada proyecto puede relacionarse a varios modelos de póliza, dependiendo de cuantos tipos de cuadrilla participen en el proyecto.



Generador de póliza de nómina

El generador de pólizas de nómina permite elaborar de manera automática las pólizas de las nóminas de los periodos de pago correspondientes de acuerdo a los parámetros establecidos.

Para entrar a Generador de póliza de Nómina:


2. En el grupo de Exportaciones/Importaciones seleccione la opción Generador de póliza de Nómina.

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Archivo de nómina. Es la ruta de la base de datos del sistema de NEODATA Nómina 2008. Debe usar el

botón Buscar para seleccionar el archivo y el botón Abrir archivo para establecer la conexión con el mismo y que el sistema puede leer la información requerida.

Proyecto. Es el código del proyecto donde se realizará la póliza.

Proy. Auxiliar. Es un código auxiliar al nombre del proyecto el cual se debió dar de alta en el catálogo de proyectos en el sistema de nómina.

Tipo nómina. Es el tipo de nómina que se utilizará para la generación de la póliza.

Ejercicio. Es el ejercicio fiscal en que se está trabajando.

Número de nómina. Es el periodo correspondiente a la nómina.

Modelo de nómina. Es el modelo que se utilizará para la generación de la póliza.

Fecha inicio. Este campo muestra la fecha de inicio de acuerdo al periodo correspondiente donde se empieza a contabilizar la nómina, este campo es proporcionado de acuerdo al número de nómina que se vaya a generar.

Fecha final. Este campo muestra la fecha final de acuerdo al periodo correspondiente donde se termina de contabilizar la nómina, este campo es proporcionado de acuerdo al número de nómina que se vaya a generar.

Fecha contable. Es la fecha en que se generará la póliza de nómina.

Folio. Es un número consecutivo.

Tipo póliza. Este campo no es parametrizable, por lo que el sistema siempre mandará por default el tipo de póliza de Diario Automático (DA).

Núm. Póliza. Es el número de la póliza que se generó al momento de dar clic en guardar.



Generación de póliza de nómina

Para generar la póliza realice los siguientes pasos:

1. Si no dio de alta la ruta para el archivo de nómina en el detalle del proyecto, haga clic en el botón Buscar y seleccione el archivo de nómina.

2. Haga clic en el botón Abrir archivo.

3. Elija para qué proyecto y tipo de nómina se importará la nómina.

4. Seleccione el ejercicio y número de nómina a generar.

5. Elija el modelo de nómina que utilizará.

6. Seleccione la fecha en que se genera el movimiento.

7. Por ultimo, haga clien en el botón Generar.

Si existe algún error en la póliza, el sistema notificará que los saldos y abonos no coinciden, para posteriormente mostrar tanto los cargos como los abonos para identificar la diferencia y corregir el modelo de póliza.

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Este procedimiento afecta al presupuesto, ya sea a la explosión de insumos, así que si el tope del insumo en el presupuesto es rebasado por el monto importado, el sistema notificará indicando el código de dicho insumo que no tiene presupuesto disponible.

La póliza podrá consultarse e imprimirse junto con las demás pólizas contables en las ventanas y reportes correspondientes.

Cancelar póliza de nómina

Para entrar a Cancelar póliza de Nómina:


2. En el grupo de Exportaciones/Importaciones seleccione la opción Cancelar póliza de Nómina.

Descripción de campos

No. de Folio. Es un número consecutivo que identifica a la póliza.

Proyecto. Es el código del proyecto donde se generó la póliza.

Tipo nómina. Es el tipo de nómina que se utilizará para la generación de la póliza.

Ejercicio. Es el ejercicio fiscal en que se está trabajando.

No. de nómina. Es el periodo correspondiente a la nómina generada.

Modelo. Es el modelo que se utilizó para la generación de la póliza.



Cancelado. Permite identificar las pólizas que han sido canceladas en el sistema.

Póliza DA. Este campo no es parametrizable, por lo que el sistema siempre mandará por default el tipo de póliza de Diario Automático (DA).

Póliza inversa. Permite identificar las pólizas inversas con respecto a la cancelación de las pólizas de nómina

Mes Póliza. Es la fecha en que se generará la póliza de nómina.

Para cancelar una póliza de nómina:

1. Haga clic en la columna “C”.

2. Posteriormente oprima el botón cancelar.

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CAPITULO 7

Clientes

En este capítulo encontrará toda la información necesaria para poder realizar todos los movimientos que intervengan en las facturas hacia sus clientes, tales como la captura de contratos, emisión de facturas, consultas, movimientos y cobro de facturas. Los procesos anteriores se pueden hacer en base a la importación de los conceptos de un presupuesto generado en el sistema de PRECIOS UNITARIOS, importar todo el presupuesto para generar un contrato e importar conceptos y partidas.

Los puntos a tratar en este capítulo son:

Lista de clientes

Tipos de cliente

Tipos de conceptos

Registro de clientes

Partidas por proyecto

Conceptos por proyecto

Contratos

Orden de cambio a contrato

Importar conceptos y partida

Importar contratos de PU2011/2012

Importa de precios unitarios a contrato

Facturas

Facturas de anticipo

Notas de Crédito

Series de facturas

Depósitos

Reclasificación depósitos

Consultar depósitos

Antigüedad de saldos



Lista de Cliente

Los clientes son aquellas dependencias gubernamentales, empresas privadas o personas físicas para quienes se realiza la obra en ejecución. Por lo tanto en esta ventana mostrará un listado de los clientes del sistema con la finalidad de consultar cualquier dato que sea de interés.

Para entrar a Lista de Cliente:

1. Haga clic en el panel Clientes

2. En el grupo Catálogos seleccione la opción Lista de Clientes

Usted podrá consultar a los clientes a partir de esta ventana o también podrá entrar al detalle del cliente para hacer posibles modificaciones.

A partir de esta ventana también se podrá agregar nuevos clientes, para obtener más información consulte el tema Registro de clientes en este capítulo.

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Tipos de Cliente

En este catálogo usted puede clasificar a los clientes de acuerdo al motivo por el cual se emitirán facturas y se harán cobros. A partir de esta ventana se determinarán las cuentas contables que tendrá el tipo de cliente utilizándolo como modelo para llevarse acabo los movimientos contables.

Para entrar a Tipos de Cliente:


2. En el grupo Catálogos seleccione la opción Tipos de Cliente


Tipo Cliente. Es el código con que se identificará y clasificará a los clientes.

Descripción. Es un texto que describe la actividad por el que se emitirá facturas al cliente.

Generar cuentas en automático. Al hacer clic en esta columna a partir de la cuenta que se seleccione, el sistema generará cuentas contables dedicadas a los clientes, al anticipo y al fondo de garantía. Estas se generarán como subcuentas por cada cliente generado.



Cuenta cliente. Es la cuenta contable que hace referencia a clientes.

Cuenta anticipo de clientes. Es la cuenta contable que hace referencia a anticipo de cliente

Cuenta fondo de garantía. Es la cuenta contable que hace referencia a fondo de garantía a cliente

Cuenta contable. Es el registro de la cuenta contable que formara parte del modelo de póliza. En el detalle del grid se capturarán las cuentas de IVA, retenciones, deducciones e impuestos.

Descripción. Es el nombre de la cuenta contable.

Cargo. Si se encuentra activada está opción determina que al realizarse el movimiento la cantidad monetaria se cargará a la cuenta contable

Porcentaje. Es el porcentaje que se le determino a la cuenta contable a la hora de hacer el contrato.

Secuencia. Es el orden en que se harán los cargos o abonos a partir de la base cálculo.

Base cálculo. La base cálculo determina el monto a partir del cual se calculará el IVA, retenciones, deducciones o impuestos.

Descripción de la factura. Es una observación o motivo para la póliza de la factura.

Descuento. Descuento global a la factura total.

Deducción Local. Deducción sobre la factura que hace la dependencia o empresa.

Traslado Local. Impuesto aplicable únicamente al estado o municipio, no de carácter federal.

Ejemplo:

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Tipos de Conceptos

En este catálogo contiene los tipos de conceptos sobre los que se celebrarán los contratos, así como cada una de sus cuentas de ingresos y notas de crédito que se verán afectadas al realizar los contratos.

Para entrar a Tipos de Conceptos:


2. En el grupo Catálogos seleccione la opción Tipos de Conceptos

Campos requeridos:

Tipo

Descripción

Cuenta ingreso

Cuenta notas crédito


Tipo. Es el código que identifica al tipo de concepto.

Descripción. Es un texto o motivo del tipo de concepto.



Cuenta ingreso. Es la cuenta contable que se le va a vincular al tipo de concepto, la cual se verá afectada al realizar una factura.

Cuenta notas de crédito. Es la cuenta contable que se le va a vincular al tipo de concepto para hacer notas de crédito.

Registro de Cliente

Los clientes son aquellas dependencias gubernamentales, empresas privadas o personas físicas para quienes se realiza la obra en ejecución. En el registro de clientes se dan de alta a cada uno de los clientes que tiene la empresa.

Para entrar a Registro de Clientes:


2. En el grupo Catálogos seleccione la opción Registro de Clientes

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1. GENERALES. Son todos aquellos datos generales que pertenecen al cliente.

Cliente. Es el código con que se identificará al cliente.

Razón social. Es la razón social del cliente, si usted activa la casilla de verificación Persona física aparecerán tres campos que son para Nombre(s), Apellido Paterno y Apellido Materno.

RFC. Es la clave del Registro Federal de Contribuyentes, cédula fiscal o registro ante Hacienda o la oficina de recaudación de impuestos del país de que se trate.

CURP. Es la Clave Única de Registro de Población.

Tipo de moneda. Es el tipo de moneda que se manejará para el depósito de pagos por parte del cliente.

Tipo de cliente. Es el modelo que tendrá el cliente en el cual se basará para la realización de facturas.

Cuenta Cliente. Es la cuenta contable afectada por emisión de facturas y cobros efectuados a este cliente.



Cuenta anticipo Cliente. Es la cuenta a la que se abonará el importe del anticipo amortizado.

Cuenta fondo de garantía. Es la cuenta contable que se afectará por retenciones del fondo de garantía en las facturas a clientes.

Límite de crédito. Es el monto tope de crédito que tendrá un cliente.

Días de crédito. Son los días de crédito que tendrá el cliente para liquidar la factura.

Calificación. Es una puntuación que se le asigna al cliente.

Pago electrónico. Si se encuentra activada esta opción los pagos que realizará el cliente serán electrónicos.

2. DOMICILIO. Son los datos de la dirección fiscal del cliente.

Área. Se refiere al área geográfica donde se encuentra el cliente, dentro o fuera del país.

Dirección. Es la calle, número exterior y número interior donde se localiza la oficina o domicilio del cliente.

Colonia. Es la colonia o sector de la ciudad donde está ubicada la dirección del cliente.

Ciudad. Es la ciudad donde se encuentra la dirección del cliente, se toma del catálogo de ciudades y por default agrega el Estado.

Delegación. Es el municipio, delegación, distrito, o zona de la ciudad o Estado donde se localiza la dirección del cliente.

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Código Postal. Es la clave o código de la zona postal donde se encuentra la dirección del cliente para correo ordinario.

Teléfono. Es el número telefónico donde se puede localizar al cliente, puede incluir paréntesis y guiones.

Fax. Es el número telefónico al que está conectado el aparato de fax del cliente.

Web. Es la dirección electrónica de la Empresa.

E-Mail. Es la dirección de correo electrónico a la cual se puede dirigir la correspondencia electrónica con el cliente.

3. CONTACTO. Son los datos de la persona con quien se tendrá contacto en caso de que el cliente sea una empresa.

Nombre. Es el nombre completo del contacto.

Tel. Directo. Es el número telefónico donde se puede localizar al contacto, puede incluir paréntesis y guiones.

Pin: Es la clave de un radio localizador.

E-mail. Es la dirección de correo electrónico a la cual se puede dirigir la correspondencia electrónica con el contacto.



4. DIRECCION ENVIO. Es el domicilio para los envíos del cliente en caso de que existan.

Dirección. Es la calle, número exterior y número interior donde se podrá hacer el envío cliente.

Colonia. Es la colonia o sector de la ciudad donde esta ubicada la dirección de envío.

Ciudad. Es la ciudad donde se encuentra la dirección de envío, se toma del catálogo de ciudades y por default agrega el Estado.

Delegación. Es el municipio, delegación, distrito, o zona de la ciudad o Estado donde se localiza la dirección de envío.

Código Postal. Es la clave o código de la zona postal donde se encuentra la dirección del envío para correo ordinario.



Entre calles. Son el nombre de las calles cercanas al domicilio especificado.

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5. DATOS COBRANZA

Dirección. Es la calle, número exterior y número interior donde se realiza la cobranza al cliente.

Colonia. Es la colonia o sector de la ciudad donde esta ubicada la dirección.

Ciudad. Es la ciudad donde se encuentra la dirección, se toma del catálogo de ciudades y por default agrega el Estado.

Delegación. Es el municipio, delegación, distrito, o zona de la ciudad o Estado donde se localiza la dirección.

Código Postal. Es la clave o código de la zona postal donde se encuentra la dirección para correo ordinario.



Entre calles. Son el nombre de las calles cercanas al domicilio especificado.



Campos requeridos:

Cliente

Razón Social

RFC

Tipo Moneda

Tipo Cliente

Cuenta cliente

Dirección

Colonia

Ciudad

Delegación

C.P

Para dar de alta a un cliente realice los siguientes pasos:


2. Capture el cliente, razón social y el RFC.

3. Seleccione el tipo de Moneda.

4. Seleccione el tipo de cliente, en caso de que seleccione un tipo que generé cuentas en automático le asignará las cuentas correspondientes para cliente, anticipo y fondo de garantía. En caso contrario deberá seleccionar manualmente cada cuenta contable.

5. Capture los demás datos que le sean necesarios para registrar al cliente.

6. Haga clic en Aceptar para guardar al cliente.

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Partidas por Proyecto

En este catálogo se capturarán las partidas y subpartidas para vincularlas con los conceptos en la captura de contratos y por lo tanto no tiene relación con el catálogo de partidas.

Para entrar a Partidas por Proyecto:


2. En el grupo Contratos seleccione la opción Partidas por Proyecto

Campos requeridos:

Partida

Descripción




Partida. En este campo se captura el código que identifica la partida o subpartida.

Descripción. Es la descripción del evento partida o subpartida.

Descripción Larga. Este campo contiene el texto completo donde se puede detallar a fondo sobre la partida o subpartida.

Es importante saber que el catálogo de partidas es obligatorio ya que si no se tiene

capturado o importado no se podrán hacer contratos, ya que la partida es un dato obligatorio en los contratos.

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Conceptos por Proyecto

Este es un catálogo muy importante ya que contendrá los conceptos sobre los que se celebrarán los contratos para clientes.

Para entrar a Conceptos por Proyecto:


2. En el grupo Contratos seleccione la opción Conceptos por Proyecto



Campos Requeridos:

Concepto

Descripción

Descripción Larga

Tipo

Moneda


Concepto. En este campo se captura el código del concepto.

Descripción. Es la descripción del concepto.

Descripción Larga. En este campo, puede escribir un texto y detallar el concepto, con la ventaja de poder capturar un memo.

Unidad. En este campo aparece la unidad de medida del concepto.

Tipo. Es la clasificación a la que pertenece el concepto.

Moneda. Es la denominación en que se pagará el concepto.

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Para dar de alta a un concepto realice los siguientes pasos:

1. Seleccione el proyecto en el cuál se darán de alta los conceptos.

2. Capture el concepto, descripción y descripción larga.

3. Seleccione la unidad, tipo y la moneda que tendrá el concepto.



Contratos

Los contratos son un acuerdo de voluntades que genera derechos y obligaciones para cada una de partes que participan en dicho contrato.

Para entrar a Contratos de cliente:


2. En el grupo Contratos seleccione la opción Contratos

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Campos requeridos:

Contrato

Cliente

Proyecto

Descripción

Fecha


Contrato. Es el código o número del contrato.

Cliente. Es el nombre del cliente a quien se le realiza el contrato.

Proyecto. En el código y nombre del proyecto.

Descripción. Es el motivo por el cual se elabora el contrato.

Fecha. Es la fecha en la que se está celebrando en contrato.

Porcentaje de anticipo. Este campo indica el porcentaje que se recibirá por concepto de anticipo. El porcentaje de anticipo se da de alta en el botón datos adicionales.

Monto de anticipo. Este campo indica el importe que recibirá la empresa por concepto de anticipo, este anticipo afecta al importe del contrato.

Porcentaje Fondo de Garantía. Este campo indica el porcentaje que se retendrá por concepto de fondo de garantía. El porcentaje de fondo de garantía se da de alta en el botón datos adicionales.

Monto Fondo de Garantía. Este campo indica el monto que se retendrá a la empresa o cliente por concepto de fondo de garantía y que afecta al importe del contrato.

Autorizar contrato. Permite autorizar el contrato para que se puedan generar facturas y ordenes de cambio.

Bloquear Contrato. Al bloquear un contrato no podrá realizar movimiento hasta que lo desbloquee.

Cancelar contrato. Permite cancelar el contrato no podrá realizar ya ningún movimiento.



Para capturar un contrato nuevo:


2. Seleccione al cliente con el que se pactará dicho contrato.

3. Seleccione el proyecto donde se celebrará el contrato y capture la descripción.


5. Diríjase ahora al área de detalle para capturar las partidas y los conceptos.

6. Seleccione el tipo del contrato.

7. Capture la cantidad y precio de venta del concepto.

8. Haga clic en Datos Adicionales.

9. En la ventana de datos adicionales podrá capturar el período en que se pactará el contrato, el campo tipo fiscal es exclusivo para usuarios de Guatemala y pueden ser de tres tipos: Ventas, Importación y Servicios. En el campo Observaciones, podrá escribir cualquier texto (por ejemplo condiciones y cláusulas) que se mostrarán en el detalle de la impresión del contrato.

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10. En la ventana de IVA podrá capturar el porcentaje o el importe de IVA. Este IVA se aplica a la cantidad mostrada en el campo Importe contrato.

11. En la ventana Anticipo podrá capturar el anticipo que tendrá el contrato haciendo clic en el check aplicar anticipo, posteriormente usted decide capturar el porcentaje o el importe que recibirá la empresa por concepto de anticipo, este anticipo afecta al Importe contrato.



12. En la ventana de Fondo de Garantía podrá capturar el porcentaje o el importe que se retendrá a la empresa por concepto de fondo de garantía y afecta al Importe contrato.

13. En la ventana de Firmas podrá elegir a los responsables que respaldarán el contrato, mostrando en los campos el código, el puesto o cargo y el nombre del responsable.

14. Para guardar los cambios haga clic en el botón Aceptar.

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15. La ventana de contratos cuenta con la opción de duplicar contratos de cliente, esto por razón de las empresas que tienden a repetir sus contratos y tienen muchos clientes; típicamente los instaladores de Aire acondicionado, Eléctricos, Tablaroca, etc.

En la ventana de contratos de clientes deberá hacer clic en el botón Guardar como y capturar los datos para el nuevo contrato.

Seleccione los datos para el nuevo contrato.



Órdenes de cambio

Las órdenes de cambio se aplican aquellos contratos cerrados que necesitan alguna modificación en los conceptos contratados. Si el contrato no se encuentra cerrado las modificaciones se podrán hacer directamente en el contrato.

Para entrar a Órdenes de cambio:


2. En el grupo Contrato seleccione la opción Ordenes de Cambio

Campos requeridos:

Contrato

Folio

Cliente

Proyecto

Descripción

Fecha

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Contrato. Es el código o nombre del contrato al cual se le realizará la orden de cambio.

Folio. Es un número consecutivo que permite identificar a la orden de cambio.

Cliente. Este campo contiene el código y nombre del cliente al cual se le realizó el contrato.

Proyecto. En campo contiene el código y nombre del proyecto de acuerdo a los datos capturados en el contrato.

Descripción. Es una descripción breve por la cual se está realizando la orden de cambio.

Fecha. Es la fecha en que se está realizando la orden de cambio.

Para capturar una orden de cambio:

1. Seleccione al contrato para ello el contrato deberá estar autorizado.


3. Capture en el campo descripción el motivo por el cual se está llevando la orden de cambio.

4. En el campo cantidad establezca el aumento o disminución de los conceptos establecidos

en el contrato, recuerde que si desea disminuir la cantidad deberá poner un signo de

menos antes de la cantidad. Ejemplo: -2, -5, etc.




Importar conceptos y partidas

Este proceso del sistema funciona para importar los conceptos y partidas en sus respectivos catálogos de conceptos y partidas para clientes, a partir de un presupuesto elaborado en Precios Unitarios.

Para entrar a importar conceptos y partidas realice lo siguiente:


2. En el grupo contratos seleccione la opción importar conceptos y partidas.

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Para hacer una importación de conceptos desde Neodata Precios Unitarios realice los siguientes pasos:

1. En el botón examinar busque el presupuesto de precios unitarios.

2. Seleccione los conceptos y partidas que desea importar.

3. Seleccione el proyecto donde se importará el presupuesto.

4. Seleccione la moneda y el tipo concepto.

5. Haga clic en importar importación.



Importar de precios unitarios a contrato

En este proceso del sistema podrá importar el presupuesto elaborado en Precios Unitarios en un contrato, a partir del cual usted podrá generar facturas de clientes.

Para entrar a importar un presupuesto a un contrato realice lo siguiente:


2. En el grupo contratos seleccione la opción importar de PU a contrato.

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Para hacer una importación a un contrato realice los siguientes pasos:

1. En el botón examinar busque el presupuesto de precios unitarios.

2. Seleccione el proyecto donde se importará el presupuesto.

3. Seleccione el cliente al cual se le va hacer el contrato.

4. Seleccione la fecha en que se celebrará el contrato y el tipo concepto.

5. Capture el motivo por el cual se hace el contrato en el campo descripción.

6. En caso de que deseé importar el presupuesto a una sola partida, active la opción “A una sola partida” y en el campo Partida seleccione la partida a la cual se importará el presupuesto seleccionado.

7. Seleccione el tipo de contrato.

8. Determine si la importación va hacer a costo o a precio.

9. Haga clic en iniciar importación.



Importar contratos de PU 2012

En este proceso del sistema podrá importar los contratos para cobro generados en el sistema de Precios Unitarios en sus versiones de 2010 a 2012, con la finalidad de generar facturas de clientes.

Pre-requisitos:

Deberá tener contratos registrados en el sistema de Precios Unitarios 2012. Es importante aclarar que solo importará los contratos que son para cobro.

En el detalle del proyecto deberá registrar la base de datos y el presupuesto en Precios Unitarios 2011R2 que desea importar.

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Es importante mencionar que el cliente utilizado en Precios Unitarios 2012, lo deberá dar de alta en clientes del sistema ERP 2011.

Para entrar a importar contratos de PU 2011R2 realice lo siguiente:

1. Haga clic en el panel Clientes.

2. En el grupo contratos seleccione la opción Importar contratos de PU2012.

Para realizar la importación de contratos de PU 2012 realice lo siguiente:

1. Seleccione el proyecto dentro de ERP 2012 al cual se van a importar el o los contratos de clientes.

2. Una vez indicado el proyecto, el sistema mostrará el servidor, base de datos y presupuesto de Precios Unitarios 2012 que se importará. Recuerde que estos datos los asignó en el detalle del proyecto.

3. Seleccione el contrato de Precios Unitarios 2012 que desea Importar, recuerde que solo mostrará los contratos para cobro.

4. Seleccione el código del Cliente.

5. Determine el tipo de concepto a realizar.



6. En el campo código propuesto, el sistema asigna por default el folio consecutivo para contratos, si usted lo requiere lo podrá cambiar.

7. Haga clic en el botón Importar contrato.

8. El sistema mandará un mensaje para confirmar los datos del contrato, si usted está seguro de los datos capturados, haga clic en el botón Sí.

9. Posteriormente le mandará un aviso sobre la importación exitosa del contrato y haga clic en Aceptar.

10. Consulte el contrato importado desde la ventana de Contratos para clientes.

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Facturas

Permite la captura de facturas de los contratos celebrados por la empresa para el cobro de una estimación.

Para entrar a Facturas de Cliente:


2. En el grupo Facturas seleccione la opción Facturas.

Campos requeridos:

Contrato

Tipo de Factura (Electrónica o normal)

Serie factura

Folio Factura

Cliente

Proyecto

Fecha

Fecha probable de pago



Para capturar una nueva Factura:


2. Seleccione el contrato a partir del cual se realizará la factura y oprima el botón Aceptar. Al seleccionar el contrato el sistema carga por default el nombre del cliente y proyecto.

3. Seleccione la opción si electrónica o va hacer manual y posteriormente seleccione la serie a la que pertenece la factura.

4. Seleccione la fecha de la factura.

5. Usted podrá cambiar los días que tendrá de crédito el cliente para liquidar dicha factura, siempre y cuando tenga el permiso “Modificar días de crédito” en el grupo de clientes.


7. Seleccione la partida y el concepto que desea facturar.

8. En el campo Cantidad, capture la cantidad a facturar para cada concepto. El sistema calcula el importe automáticamente.

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10. En la ficha de Descuento y Cargos podrá consultar las cuentas contables que se afectarán

al realizar la factura (estas cuentas contables se encuentran en el detalle del cliente), si necesita hacer una modificación en porcentaje o descripción de la factura lo podrá hacer.

11. Si la factura debe contar con algunas firmas lo podrá asignar haciendo clic en el botón Firmas para mostrar el contenido del Catálogo de responsables y capturar a los que firmarán la factura. Una vez elegidos los responsables haga clic en el botón Aplicar para confirmar y clic en Salir para no guardar los cambios o salir de esta ventana.

12. Si desea asignar un folio en específico, haga clic en el botón Asignar Folio y capture el dato correspondiente.

13. Una vez que ha determinado la cantidad a facturar haga clic en el botón Aplicar.

14. El botón de Actualizar según tipo de cliente, permite actualizar el modelo del tipo de cliente en caso de haya existido una modificación en las cuentas contables para la realización de pólizas.

NOTA:

En las ventanas de Facturas de clientes, se agregó un aviso cuando se exceda de lo que indica del contrato, este mensaje es de sólo advertencia y si lo omite podrá facturar más de lo especificado en el contrato.



Cancelación de Facturas

Está opción permite cancelar facturas de clientes registradas en el sistema solo podrá cancelar facturas manuales las electrónicas no podrá cancelarlas.

Para cancelar una factura:

1. Seleccione el contrato.

2. Haga clic en el botón Buscar factura

3. Seleccione la factura que se cancelará

4. Haga clic en el botón Cancelar.

5. El sistema mandará un cuadro de diálogo donde deberá capturar el motivo por el cual se cancela la factura.

6. Capture el motivo y haga clic en Aceptar.

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Facturas a contratos importados de Precios Unitarios 2011.

Para capturar una Factura deberá realizar los siguientes pasos:


2. Seleccione el contrato a partir del cual se realizará la factura y oprima el botón Aceptar. Al seleccionar el contrato el sistema carga por default el nombre del cliente y proyecto.

En caso de tratarse de un contrato importado de Precios Unitarios 2012, habilitará el botón Imp. Est. PU2011.

3. Seleccione la serie a la que pertenece la factura.

4. Seleccione la fecha de la factura.


6. Haga clic en el botón Imp. Est. PU2011.

7. El sistema mostrará la ventana de importación de estimaciones generadas en Precios Unitarios 2011, con la finalidad de importar las estimaciones a una factura de cliente.



8. Si desea cargar la estimación para la factura, haga doble clic sobre el renglón que describe el folio de la estimación.

Nota: Para importar estimaciones de Precios Unitarios 2011 deberán tener el status “Aprobada”, de lo contrario no podrá importar dichas estimaciones.

Es importante aclarar que deberá hacer una factura por cada tipo de estimación que se tenga registrado.

9. Por lo tanto el sistema cargará los datos de acuerdo a la información contenida de la estimación.

10. Proceda a la realización de la factura como lo hace de manera habitual. Para más información consulte el tema de Facturas ubicado en este capítulo.

Haga doble clic sobre la estimación para cargar los datos de la misma como factura de cliente.

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Permite la captura de facturas de anticipo que tienen algunos contratos celebrados por la empresa para el cobro de una estimación.

Para entrar a Facturas de anticipo:


2. En el grupo Facturas seleccione la opción Facturas de anticipo



Campos requeridos:

Contrato

Serie factura

Folio Factura

Cliente

Proyecto

Fecha

Días de Crédito

Fecha probable de pago

Importe

Para capturar una nueva Factura de anticipo:

1. En el campo de contrato Busque el contrato a partir del cual generará la factura de anticipo.

2. Haga clic en el contrato y después pulse el botón Aceptar para confirmar. El botón Salir cierra la ventana sin guardar cambios.

3. Al seleccionar el contrato el sistema pone por default el nombre del cliente y el proyecto.


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5. Seleccione la serie a la que pertenecerá la factura.

6. Seleccione la fecha en que se genera la factura.



9. Capture la cantidad pendiente por facturar en el campo importe.

10. Si desea asignar un folio en específico, haga clic en el botón Asignar Folio y capture el dato correspondiente.

11. Haga clic en el botón Aceptar.

12. El botón de Actualizar según tipo de cliente, permite actualizar el modelo de tipo de cliente en caso de haya existido una modificación en las cuentas contables para la realización de pólizas.

Cancelación de Facturas de anticipo

Está opción permite cancelar facturas de anticipo de clientes registradas en el sistema.

Para cancelar una factura de anticipo:

1. Seleccione el contrato.

2. Haga clic en el botón Buscar factura

3. Seleccione la factura que se cancelará

4. Haga clic en el botón Cancelar.



Notas de crédito de clientes

Para entrar a Notas de crédito:


2. En el grupo Facturas seleccione la opción Notas de crédito.

Para agregar notas de crédito deberá agregar en Administrador de catálogos, la plantilla para el catálogo “Tipos de Notas de Crédito”.

Campos requeridos:

Folio nota

Cliente

Tipo de nota

Descripción

Monto

Monto IVA

Fecha nota

Factura/ abono

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Folio nota: Es el número de la nota de crédito que se aplicará a una factura.

Cliente: Es el nombre del cliente a quién se expidió la factura.

Tipo de nota: Es el identificador que se utiliza para realizar una nota de crédito.

Descripción: Es un motivo o razón por la que se genera la nota de crédito.

Monto: Es el importe por la cual se hizo la nota de crédito.

Monto IVA: Es el Impuesto al Valor agregado causado del monto de la nota de crédito.

Fecha nota: Es la fecha en que se realiza la nota de crédito.

Factura/ cargo: Es el número de factura o cargo a la cual se realiza una nota de crédito.

En el grupo datos de la factura o cargo se carga por default de acuerdo al nombre del cliente y el número de factura.

Proyecto: Es el proyecto que solicitó los insumos.

Factura: Es el folio de la factura que se generará.

Fecha póliza: Es la fecha en que se realiza la póliza.

Monto: Es el importe total de la factura a la cual se le quiere aplicar la nota de crédito.

Saldo: Es el monto que resta por facturar si es que no se ha pagado totalmente la factura.

Para realizar una nota de crédito deberá hacer clic en el botón nuevo, asignar el cliente al cual se está generando la nota de crédito. Seleccione el tipo de nota a realizar, capture alguna descripción referente a la nota de crédito.

Capture el monto y monto IVA de la nota de crédito, seleccione la fecha en que se está realizando la nota, elija la factura a la cual se realizará la nota de crédito y haga clic en Aplicar/Aceptar.



El sistema de inmediato generará la póliza.

En la ventana de reclasificación de depósitos de clientes podrá consultar la factura a la cual se aplicó el cargo de la nota de crédito, por lo tanto el saldo actual de la factura disminuye.

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Serie de Facturas

En esta ventana de podrá capturar la(s) serie(s) de facturas con la que cuenta la empresa asi como también podrá dar de alta el folio correspondiente que pertenece a dichas factura.

Para entrar a series de facturas realice lo siguiente:


2. En el grupo Facturas seleccione la opción Serie de Facturas

A continuación verá la siguiente ventana:

Para capturar una serie realice los siguientes pasos:

1. Capture la serie correspondiente al block de facturas.

2. Capture el folio de la factura a partir del cual se empezarán a facturar en el sistema.



Depósitos

En este proceso le permitirá registrar los cobros al cliente por las estimaciones generadas en los contratos.

Para entrar a Depósitos:


2. En el grupo Depósitos seleccione la opción Depósitos

Campos requeridos:

Folio Depósito

Cliente

Cuenta bancaria

Tipo depósito

Proyecto

Monto depósito

Fecha depósito

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Concepto

Dividir entre

Monto base


Folio Depósito: Es un número consecutivo que el sistema le asigna a un depósito.

Cliente: Es el nombre o razón social del cliente.

Cuenta cliente: Es la cuenta contable que pertenece al cliente.


Tipo depósito: Es el modelo que se ocupará en el depósito para la afectación de las cuentas contables en la generación de póliza.

Proyecto: Es el nombre del proyecto donde se está llevando a cabo el depósito.

Monto depósito: Es la cantidad monetaria del depósito realizado.

Monto aplicar cliente: Si la cuenta bancaria y la cuenta cliente están en pesos el monto aplicar es lo mismo que el monto de depósito pero si la cuenta bancaria es pesos y la cuenta cliente está en dólares el monto aplicar cliente correspondería al dividir el monto depósito entre la paridad bursátil y es el monto que se utilizará en el grid en el campo monto aplicar.



Fecha depósito: Es la fecha en que se realizó el depósito.

Paridad bursátil: Es el valor monetario establecido por el banco y es con la que se está realizando el movimiento.

Paridad oficial: Es el valor monetario para generar los movimientos de estimaciones.

Dividir entre: Es un factor que dividirá al monto depósito para obtener el monto base.

Monte base: Es el resultado que se obtiene al dividir el monto depósito entre el campo dividir entre, con la finalidad de utilizar este monto en la pestaña de cargos y abonos según el tipo de depósito.

Concepto: Es el motivo por el que se está realizando dicho depósito.

En Neodata ERP Construcción solo podrá realizar los siguientes depósitos:

Cuando el cliente y la cuenta bancaria estén en la misma moneda.

Cuando el cliente tenga cualquier tipo de moneda y la cuenta bancaria este en la moneda base.

En caso de que no se hayan seleccionado las cuentas de acuerdo a lo anterior, el sistema no le permitirá generar el depósito y le mostrará el siguiente mensaje:

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Para capturar un Depósitos de cliente:

1. Haga clic en el botón Nuevo .

2. Seleccione al cliente; en automático el sistema cargará la cuenta del cliente, dividir entre y el tipo de depósito que tiene capturado en el detalle del cliente. En el grid de facturas y cargos con saldo se puede visualizar las pólizas de las facturas que aún tienen saldo pendiente.

3. Seleccione la cuenta bancaria donde se realizó el depósito.

4. Seleccione el proyecto que afectará al aplicar el depósito.

5. Capture el monto del depósito en pesos.

6. El campo dividir entre lo tomará del tipo de cliente que se tenga capturado pero es posible modificarlo en esta ventana.

7. El monto base dependerá al dividir el monto depósito entre el campo dividir entre, con la finalidad de utilizar este monto en la pestaña de cargos y abonos según el tipo de depósito que tiene el cliente.

8. Capture el motivo del depósito realizado.



9. En caso de que el cliente se encuentre en dólares y la cuenta bancaria este en la moneda base (pesos) deberá capturar la paridad bursátil.

10. El sistema dará por default el monto aplicar cliente que se utilizará en el grid de facturas y cargos con saldo en el campo monto aplicar.

11. La fecha del depósito se tomará de acuerdo a la que se tiene en el servidor.

12. En el grid de Facturas y cargos con saldo capture el monto aplicar a cada póliza, el cual no podrá pasarse del monto aplicar cliente.

13. En el grid de Cargos y abonos según el tipo de depósito podrá visualizar las cuentas contables que se tiene capturados en el tipo de depósito.

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14. Haga clic en Aplicar, de inmediato el sistema mandará un mensaje para confirmar los datos del depósito, si está seguro haga clic en Sí.

15. El sistema mandará la póliza que se genera de acuerdo al depósito efectuado.



Reclasificar Depósitos

Este proceso funciona para reclasificar los depósitos ya que en ocasiones los depósitos generados se aplican por error a otra factura, o cuando primero realizan el depósito y posteriormente se les entrega la factura.

Para entrar a Reclasificar Depósitos:


2. En el grupo Depósitos seleccione la opción Reclasificar Depósitos

Campos requeridos:

Cliente

Cuenta

Rango de Fechas

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Cliente: Es el código y descripción que identifica a un cliente en el sistema.

Cuenta. Es la cuenta contable que pertenece al cliente.

Proyecto. Es el código y descripción del proyecto donde se están efectuando los movimientos.

Fecha inicio. Es un rango inicial de fechas establecido para una consulta determinada.

Fecha fin. Es un rango final de fechas establecido para una consulta determinada.

Saldo Contable. Es el saldo pendiente con el que cuenta el cliente.

Proyecto. Es el código del proyecto donde se realizo la póliza.

Mes. Es el año-mes en que se generó la póliza.


No. Póliza. Es el número de póliza generada.

Factura/Depósito. Cuando se trate de una factura, aparecerá con el número de dicha factura de acuerdo a la póliza, en caso de tratarse de un depósito, mostrará el número de depósito y banco correspondiente a la póliza.

Tiene inversa. Indica que si la póliza tuvo una inversa al haber cancelado su movimiento.

Es inversa. Indica que si la póliza es inversa la cual cancelo el movimiento de una póliza existente.

Fecha vencimiento para flujo. Es la fecha de vencimiento para el cobro de facturas.

Descripción póliza. Es una explicación breve del movimiento realizado en la póliza.

Cargo. Los cargos corresponden al importe total de la factura del cliente, si un cargo está en números rojos indica que la factura se encuentra pendiente de pago.

Es cargo. Permite filtrar los movimientos de cargo cuando la casilla de verificación se encuentra activada.

Abonos aplicados. Corresponde a la póliza del depósito la cual indica el monto abonado a la factura del cliente.

Saldo facturas y otros cargos. Corresponde al saldo pendiente que se tiene en facturas.

Abono. Los abonos corresponden al monto aplicado en el depósito del cliente, si un abono está en números rojos indica que el depósito no se ha aplicado a una factura.

Cargos aplicados. Corresponde a la póliza de la factura del cliente la cual indica el monto abonado en el depósito.



Observaciones. Es una explicación breve del movimiento generado.

Reclasificación de Depósitos

En ocasiones podemos tener depósitos realizados sin haberles entregado previamente una factura, para generar la reclasificación siga los siguientes pasos:

1. Localice el depósito registrado en la celda de Abono.

2. Localice las facturas generadas al cliente en la celda de Cargo.

3. Haga clic en la celda de abono para que muestre el depósito realizado. En el grid de esta ventana se mostrarán todas las pólizas de facturas pendientes de pago.

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4. En la celda monto aplicar capture el importe de las facturas que desea aplicar.


6. En caso de que quiera confirmar el depósito haga clic en sí y le mostrara el movimiento contable generado.

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7. Consulte nuevamente la ventana de reclasificación de depósitos y haga clic en Aplicar

8. Observe que los depósitos fueron aplicados a las facturas.

Factura

Al tratarse de una póliza de factura en los campos cargos, abonos aplicados, abono y cargos aplicados mostrará la siguiente información:

Cargo: Muestra la factura realizada al cliente.

Abonos aplicados: Muestra los abonos aplicados a la factura, proporcionando información referente al depósito que ampara dicha factura. En esta ventana usted podrá imprimir el reporte “Detalle de abonos aplicados a factura o cargo de cliente”, en el cual le muestra el monto aplicado a la factura correspondiente.

Abono: Muestra la póliza de la factura.



Cargos aplicados: Al tratarse de una factura, en esta columna no se proporciona ninguna información.

Depósito

Al tratarse de una póliza de depósito en los campos cargos, abonos aplicados, abono y cargos aplicados mostrará la siguiente información:

Cargo: Al tratarse de un depósito, en esta columna no se proporciona ninguna información.

Abonos aplicados: Al tratarse de un depósito, en esta columna no se proporciona ninguna información.

Abono: Muestra la póliza del depósito realizado.

Cargos aplicados: Muestra los cargos afectados de la factura, proporcionando información referente a la factura que ampara el depósito realizado. En esta ventana usted podrá imprimir el reporte “Detalle de facturas y cargos afectados por depósito de cliente”, en el cual le muestra las facturas que fueron liquidadas parcial o totalmente con dicho depósito.

NOTA: En esta ventana no podrá hacer reclasificaciones de depósitos.

Consultar Depósitos

La función de esta ventana es para consultar los depósitos que se han ido registrando en el sistema de ERP Construcción. Dicha ventana contiene la misma información que la de Reclasificar depósitos, pero con la finalidad de sólo consultar e imprimir depósitos y en la cual no podrán ser reclasificados.

Es muy importante aclarar que sólo podrá consultar esta ventana cuando la ventana de Reclasificar depósitos se encuentre cerrada.

Para entrar a Consultar Depósitos:


2. En el grupo Depósitos seleccione la opción Consultar Depósitos

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Campos requeridos:

Cliente

Cuenta

Rango de Fechas




Cliente: Es el código y descripción que identifica a un cliente en el sistema.

Cuenta. Es la cuenta contable que pertenece al cliente.


Fecha inicio. Es un rango inicial de fechas establecido para una consulta determinada.

Fecha fin. Es un rango final de fechas establecido para una consulta determinada.

Saldo Contable. Es el saldo pendiente con el que cuenta el cliente.

Proyecto. Es el código del proyecto donde se realizo la póliza.

Mes. Es el año-mes en que se generó la póliza.


No. Póliza. Es el número de póliza generada.

Factura/Depósito. Cuando se trate de una factura, aparecerá el folio de dicha factura de acuerdo a la póliza, en caso de tratarse de un depósito, mostrará el número de depósito y banco correspondiente a la póliza.

Tiene inversa. Indica que si la póliza tuvo una inversa al haber cancelado su movimiento.

Es inversa. Indica que si la póliza es inversa la cual cancelo el movimiento de una póliza existente.

Fecha vencimiento para flujo. Es la fecha de vencimiento para el cobro de facturas.

Descripción póliza. Es una explicación breve del movimiento realizado en la póliza.

Cargo. Los cargos corresponden al importe total de la factura del cliente, si un cargo está en números rojos indica que la factura se encuentra pendiente de pago.

Abonos aplicados. Corresponde a la póliza del depósito la cual indica el monto abonado a la factura del cliente.

Saldo facturas y otros cargos. Corresponde al saldo pendiente que se tiene en facturas.

Abono. Los abonos corresponden al monto aplicado en el depósito del cliente, si un abono está en números rojos indica que el depósito no se ha aplicado a una factura.

Cargos aplicados. Corresponde a la póliza de la factura del cliente la cual indica el monto abonado en el depósito.

Observaciones. Es una explicación breve del movimiento generado.

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Factura








Depósito






NOTA: En esta ventana no podrá hacer reclasificaciones de depósitos. Solo podrá consultar esta ventana cuando la ventana de Reclasificar depósitos se encuentre cerrada.

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Antigüedad de saldos

La ventana de antigüedad de saldos sirve para consultar a los clientes con los cuales se tienen saldos pendientes, esta ventana le permitirá consultar las fechas de vencimiento de pagos por medio de rango de fechas establecidos.

Para entrar a Antigüedad de saldos:


2. En el grupo Depósitos seleccione la opción Antigüedad de saldos.


Todas las cuentas. Mostrará todas las cuentas que se encuentren marcadas como Cliente en el catálogo de Cuentas Contables.

Mostrar sólo cuentas con saldo. Muestra cuentas de cliente con saldo pendiente.

Primer rango. Este campo indica que los días que lleva vencido el pago se encuentran en el rango menor a X.

Segundo rango. Este campo indica que los días que lleva vencido el pago se encuentran en el rango de X hasta Y.

Tercer rango. Este campo indica que los días que lleva vencido el pago se encuentran en el rango mayor a Y.



Fecha de corte. Indica la fecha donde se hará el corte para la consulta de antigüedad de saldos a Cliente.

Cuenta. Es el código de la cuenta contable, recuerde que esta ventana solo muestra cuentas de cliente.


Saldo Contable. Es el saldo que tiene la cuenta contable, el cual debe corresponder al saldo final en la balanza de comprobación.

Saldo Pendiente. Es el saldo que aún debe el cliente.

Total vencido. Es el monto que se debió cobrar y su plazo de pago se encuentra vencido.

Primer rango. Es el monto vencido que se debió cobrar al cliente a un plazo menor a X.

Segundo rango. Es el monto vencido que se debió cobrar al cliente en el plazo de X hasta Y.

Tercer rango. Es el monto vencido que se debió cobrar al cliente en el plazo mayor a Y.

En Facturas / pólizas de la cuenta específica:


Factura: Es el folio de la factura que se generó.

Fecha Factura: Es la fecha en que se generó la factura de cliente.

Núm. Póliza. Es el número de póliza generada.

Mes póliza. Es el año-mes en que se generó la póliza.

Importe. Es el monto total por el cual se elaboró la factura.

Días vencidos. Son los días transcurridos de acuerdo a la fecha de probable pago especificada en la factura.

Saldo: Es el monto que resta por cobrar al cliente.

Hasta X: Es el monto que resta por cobrar de dicha factura, en un periodo de X días transcurridos después de la fecha de probable pago.

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De X hasta Y: Es el monto que resta por cobrar de dicha factura, en un periodo determinado de días transcurridos después de la fecha de probable pago.

Mayor de X: Es el monto que resta por cobrar de dicha factura, en un periodo mayor de X días transcurridos después de la fecha de probable pago.



Para consultar la antigüedad de saldos realice los siguientes pasos:

1. Seleccione un rango de clientes e indique la moneda con la que se encuentra dados de alta.

2. Para mostrar cuentas con saldo, deberá activar la opción “Mostrar sólo cuentas con saldo”.

3. Indique la fecha de corte para realizar la consulta.

4. Indique los rangos de días para agrupar su vencimiento.


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CAPITULO 8

Proveedores En este capítulo el usuario encontrará que en NEODATA además de poder generar contrarrecibos, en automático el sistema creará su póliza correspondiente, realizar notas de cargo y notas de crédito. Así como podrá generar los Contrarrecibos por un anticipo del Proveedor y facturas por monto parcial o total.

Este capítulo también se ve el tema de requisiciones dentro de ERP Construcción ya que todo control administrativo de una obra inicia con las requisiciones, las cuales pueden ser capturadas durante todo el tiempo que dure la obra así como la elaboración de los pedidos que surten los proveedores.

Al finalizar este capítulo usted podrá realizar la captura y generación de:


Registro de proveedores


Requisiciones

Autorización de Requisiciones

Pedidos basados en requisiciones

Autorización de pedidos

Modificación de pedidos

Importar Req. De PU 2011R2

Finiquito de pedidos

Facturas con pedido

Facturas sin pedido

Facturas de anticipo de proveedor

Notas de crédito

Cambiar folio de facturas

Facturas de anticipo para estimaciones

Facturas de estimaciones

Contrarrecibos




Son todos aquellos tipos de facturas que reciba o emita la empresa, ya que no todas las facturas se pagan de la misma forma y cada tipo tiene una forma distinta de registro contable, por ejemplo, un proveedor de materiales no presentará las mismas retenciones que un proveedor de equipos, por lo tanto se requiere definir un modelo diferente de acuerdo con el tipo de póliza que aplica cada uno.

Para entrar a Tipo de Proveedor:

1. Haga clic en el panel Proveedores

2. En el grupo Catálogos seleccione la opción Tipos de Proveedores

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Tipo proveedor. Este campo clasificará e identificará a los proveedores.

Descripción. Capture un texto relacionado con el tipo de producto o servicio proporcionado por el proveedor.

Generar cuentas en automático. Al marcar esta opción el sistema genera subcuentas para cada proveedor que se registre en el sistema.

Consecutivo cuentas. Es un numero a partir de cual se van a empezar a generar las cuentas contables que se vayan generando en automático.

Cuenta proveedor. Es la cuenta a partir de la cual el sistema generará cuentas contables dedicadas a los proveedores. Estas se generarán como subcuentas. Funciona conjuntamente con la opción de generar cuentas en automático.

Cuenta anticipo. Es la cuenta contable que corresponderá al anticipo y a sus subcuentas generadas en automático.

Cuenta Fondo Gtía. Es la cuenta contable que corresponderá al fondo de garantía y a sus subcuentas generadas en automático.

Tipo de cheque. Es el tipo de cheque que se utilizará para pagar al proveedor.

Tipo de póliza. Es la póliza que se utilizará al generar la factura.

Factor de IVA incluido. Es un factor que aplica al importe y solo lo utilizan en los países de Latinoamérica para quitar el IVA incluido, para México no aplica y siempre se le corresponderá 1.

Cuenta Contable. Es la cuenta que participara en el registro contable para el tipo de proveedor.

Descripción. Es el nombre de la cuenta.

Cargo. Al activar la casilla de verificación indica que la cuenta es un cargo por lo tanto al generarse la póliza el monto se cargara a la cuenta contable.

Porcentaje. Es el porcentaje que se aplicará al registro de la cuenta.

Secuencia de cálculo. Determina el orden en que se deberá llevar el cálculo de las operaciones a partir del monto base.

Descripción factura. Es una observación o motivo para la póliza de la factura.



Campos requeridos:

Tipo de proveedor

Cuenta proveedor

Descripción

Tipo de cheque

Tipo de póliza

Para generar un tipo de proveedor realice los siguientes pasos:


2. Capture el tipo de proveedor y la descripción.

3. Seleccione el tipo de cheque y el tipo de póliza que tendrá el modelo del proveedor.

4. En caso de que a partir de este tipo se generarán subcuentas seleccione la opción de generar cuentas en automático.

5. Capture el consecutivo de la cuentas, recuerde que este consecutivo es a partir de donde empezará a crear sus cuentas en automático.

6. Seleccione la cuenta de proveedor.

7. Seleccione la cuenta de anticipo y fondo de garantía en caso de que se requiera en el modelo.

8. Haga clic en Aplicar para guardar al tipo de Proveedor.

9. A continuación se activará el grid en el cual podrá capturar las cuentas contables adicionales que participaran en el tipo de proveedor.

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10. Active el check de la columna Es Cargo en caso de que la cuenta contable sea un cargo y deberá asignar un porcentaje el cual se aplicara al monto de la cuenta así como la secuencia en que se deberá estar llevando el cálculo para el movimiento contable.

11. En caso que su tipo de proveedor maneje retenciones deberá capturarlas con su porcentaje y secuencia correspondiente.



Registro de proveedores

En este aparatado se incluye a todas aquellas personas o empresas que le suministren a la empresa de materiales o equipo que puedan manejarse en un almacén, desde materiales de obra hasta papelería y muebles de oficina.

Para entrar a registro de proveedores:


2. En el grupo Catálogos seleccione la opción Registro de Proveedores

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1. Generales

Esta ventana sirve para capturar datos generales que ayudan a la identificación de proveedor y los cuales son requeridos en el registro de proveedores .Para cambiar de persona moral a persona física, desactive la casilla de verificación y se sustituirá el campo Razón social por los campos Nombres (s), Apellido paterno y Apellido materno.

Proveedor. Es el código con el que se identificará al proveedor.

Persona moral. Esta opción indica si el proveedor es una persona moral o física.

Suspendido. Esta opción indica que el proveedor ya fue suspendido por lo tanto no se le podrá generar pedidos.

Gastos Financieros. Al activar esta opción indica que el proveedor es de gastos financieros, y tiene la finalidad de filtrar aquellos proveedores con este tipo en la ventana la cual lleva su nombre, “Gastos Financieros”.

Razón Social. Es el nombre completo o razón social del proveedor.

RFC. Es la clave del Registro Federal de Contribuyentes, cédula fiscal o registro ante la oficina de recaudación de impuestos.

Ciudad. Es el nombre de la ciudad donde se localiza la dirección del proveedor



Tipo de Moneda. Es el tipo de divisa que manejará este proveedor.

Tipo de proveedor. Seleccione la clasificación para el proveedor que se está dando de alta, de acuerdo al Tipo de proveedores que se capturo anteriormente.

Cuenta contable. Seleccione la cuenta contable que se afectará con el contrarrecibo de facturas y la ejecución de pagos.

Cuenta anticipo. Seleccione la cuenta contable afectada por efectuar o amortizar anticipos.

Cuenta fondo garantía. Seleccione la cuenta contable que se afectará por retenciones del fondo de garantía a los proveedores.

Cuenta Deudor. Para hacer uso de esta opción deberá dar de alta a su proveedor como deudor en el catálogo de cuentas contables y se utiliza en el caso de que al proveedor se le vayan a dar anticipos sin factura.

Tipo de operación. Es el tipo de prestación o servicios que ofrece el proveedor. Cuando se actualiza la base de datos por primera vez, el sistema toma por default NA (No Asignado), usted cuando esté dando de alta al proveedor, deberá asignar un tipo de operación diferente de NA, ya que no permite guardas los datos con este tipo y al momento de generar el archivo para la declaración DIOT no le va a permitir generar el archivo si un proveedor tiene el tipo NA.

Tipo de tercero. Esta opción indica si el proveedor es nacional, extranjero o global.

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2. Productos

Esta ficha sirve para capturar los principales productos que surte este proveedor, así como el Precio negociado, la Fecha de negociación, Observaciones y se agregó el campo “unidad”, con la finalidad para que la persona de compras sepa en qué unidad esta cotizando. Está unidad proviene del catálogo de insumos.



3. Contacto

En esta ficha se colocan datos adicionales acerca del Contacto con el cual se tiene el trato directo del proveedor.

Contacto. Es el nombre de la persona que provee el insumo.

Jefe. Es el jefe o superior inmediato del contacto o agente del proveedor que atiende a la empresa y ante quien se puede dirigir en caso de reclamos.

Puesto Jefe. Es el puesto o cargo de responsabilidad del jefe del contacto.

Persona(s) que atienden pedidos. Son las personas con quienes se tratan los asuntos de pedidos de insumos.

Banco. Es el nombre del banco donde se hará el depósito al proveedor.

Es pago electrónico. Permite identificar que los pagos que se realicen al proveedor será por medio de transferencia bancarias.

CLABE. Es el número de la cuenta interbancaria en caso de realizar los pagos por medio de trasferencias electrónicas.

Clave asignada. Es el número de clave que se le asigna el proveedor en el Windows cash.

Límite de crédito. Es la cantidad de límite de crédito otorgados por el proveedor.

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Giro. Es la clave que representa la actividad preponderante del proveedor es decir; la familia o género de insumos en que se especializa, tales como: aceros, maderas, pinturas, ferretería, entre otros.

Calificación Calidad. Es la calificación del desempeño del proveedor en cuanto a la calidad de sus productos, de acuerdo a la escala de la empresa.

Calificación Puntualidad. Es la calificación del desempeño del proveedor en cuanto a la puntualidad de sus entregas, de acuerdo a la escala de la empresa.

Días de crédito. Es la cantidad de días de crédito otorgados por el proveedor que pueden transcurrir entre la fecha de facturación y la fecha de pago.

4. Datos adicionales

Son aquellos datos personales del proveedor como lo es su domicilio en que se localizará, el número telefónico para contactarlo, CURP, etc.

CURP. Es la clave única de registro de población que tiene el proveedor.

Dirección. Es la calle, número exterior y número interior de la oficina o domicilio del proveedor.

Colonia. Es la colonia, distrito o sector de la ciudad donde se ubica la dirección del proveedor.

Delegación. Es la delegación o municipio donde se encuentra la dirección del proveedor.



Código Postal. Es la clave o código de la zona postal donde se encuentra la dirección del proveedor para correo ordinario.

Estado. Es el Estado o provincia donde se localiza la dirección del proveedor. Se toma del catálogo de Estados.

Teléfono. Es el número telefónico del proveedor, puede incluir guiones y paréntesis.

Celular. Aquí se indica el número de teléfono celular del proveedor.

Fax. Es el número telefónico al cual está conectado el aparato de fax del proveedor.

Correo Electrónico. Es la dirección de correo electrónico del proveedor a donde se puede dirigir la correspondencia electrónica.

Sitio Web. Aquí se indica la dirección electrónica del sitio web del proveedor.

Registro Patronal del IMSS. Es el número de registro del contratista ante el Instituto del Seguro Social u otro organismo de seguridad social para trabajadores.

Registro Cámara. Es el número de filiación o pertenencia del contratista a la Cámara Nacional de la Industria de la Construcción u otra cámara de comercio organizada.

INFONAVIT. Es el número de registro del contratista en el Infonavit (Instituto de Fomento Nacional de Vivienda para trabajadores).

Observaciones. En este campo se puede escribir observaciones sobre el proveedor.

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5. Datos SAP

Estos datos son para movimientos específicos para un cliente. Por lo tanto no tendrá explicación a detalle en el manual.




En esta ventana se mostrará un listado de todos los proveedores registrados en el sistema con la finalidad de consultar cualquier dato que sea de interés.

Para entrar a registro de proveedores:


2. En el grupo Catálogos seleccione la opción Listado de Proveedores

El contenido del catálogo de Proveedores no puede capturarse sobre las columnas en línea, pero puede capturarse usando la ventana de detalle, la cual se compone de seis fichas.

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Para abrir la ventana de detalle Registro de Proveedores:

1. Posicione el cursor en el código del proveedor.

2. Sin cambiar de renglón, haga clic derecho para mostrar el menú contextual.

3. Haga clic en la opción Detalle.

4. Otra manera de entrar es dando doble clic en el registro del proveedor.



Requisiciones

Para efectos de controlar la solicitud de insumos en la obra y que estas solicitudes se apeguen a las cantidades presupuestadas originalmente, en el sistema ERP Construcción se pueden capturar requisiciones limitadas por la explosión de insumos del proyecto en cuestión.

Para entrar a Requisiciones:

1. Haga clic en el panel de Proveedores

2. En el grupo Requisiciones seleccione la opción Requisiciones

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Para realizar una nueva Requisición realice los siguientes pasos:

1. Debe indicar para que Proyecto se hará la requisición posteriormente haga clic en el botón Nueva requisición.

2. Indique quién es el Solicitante de material, quién da la Autorización técnica para el uso del material y quien da la Autorización de compra.

3. Si lo desea puede dar un código auxiliar alterno a la requisición.

4. Seleccione la fecha en que es requerido el material y escriba el lugar de entrega del material.

5. En las columnas de registro o detalle de la requisición puede capturar los insumos que participan en la explosión de insumos del proyecto ligado a ese proyecto.

El botón de Imprimir le permitirá tener dicha requisición en documento impreso y si desea Cancelar la requisición bastará que haga clic en el botón de Cancelar.

El botón Finiquitar le permitirá terminar la requisición que se había requisitado anteriormente pero regresando los insumos requisitados a la explosión de insumos. Es importante recordar que una requisición que no tiene pedidos no se puede finiquitar, por lo tanto las requisiciones sin pedido solo se cancelan.

En la ventana Requisiciones se agregó el campo renglón, con la finalidad de agregar el campo en el reporte para su impresión. Este campo podrá ser modificado si cuenta con el permiso “Permitir



modificar número de renglón” en el grupo de proveedores y si el pedido no se encuentra autorizado.

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Autorizar/Consultar Requisiciones

Toda requisición debe pasar por un proceso de autorización ya que si una requisición no está autorizada no puede utilizarse en ERP Pyme para elaborar pedidos.

Para entrar a autorizar una Requisición:

1. Haga clic en el panel de Proveedores

2. En el grupo Requisiciones seleccione la opción Autorizaciones



Consultar Requisiciones

1. Seleccione el proyecto donde realizará la consulta o si usted lo desea puede mostrar todas las requisiciones de todos los proyectos activando la opción Todos los proyectos.

2. Determine un rango de fechas las cuales corresponderán a la captura de la requisición o si usted lo desea puede mostrar todas las requisiciones que fueron generadas de todos los proyectos activando la opción Todas las fechas.

3. Seleccione la requisición que desea consultar.

4. En el grid inferior aparecerá el detalle de la requisición seleccionada.

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Autorizar / Desautorizar Requisiciones



3. Seleccione la requisición que desea autorizar o desautorizar.

4. Haga clic en el botón Autorizar o Desautorizar según sea el caso.

Revisado/ No revisado

Con esta opción el encargado de autorizar las requisiciones deberá verificar que los insumos que se están contemplando en la requisición hagan falta realmente en el Almacén.



3. Seleccione la requisición que desea revisar.

4. Haga clic en el botón Revisado si realmente se comprobó que los insumos requisitados no existen en almacén y si no se ha revisado aún los insumos haga clic en el siguiente botón No revisado el cual indica que los insumos no fueron revisados si existían en Almacén.



En la siguiente ventana podrá visualizar las requisiciones que han sido revisadas identificándolas por un check en la columna Revisión Almacén del grid principal.

VoBo/ Quitar VoBo

Con esta opción el encargado de revisar las requisiciones deberá dar el visto bueno antes de que se autoricen.



3. Seleccione la requisición que desea revisar y dar el visto bueno.

4. Haga clic en el botón VoBo para dar el visto bueno a la requisición generada o si por alguna razón se dio el visto bueno a una requisición por equivocación, podrá quitárselo haciendo clic con el siguiente botón Quitar VoBo.

En la siguiente ventana podrá visualizar las requisiciones que tiene visto bueno identificándolas por un check en la columna VoBo del grid principal.

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Importar requisiciones de PU2012

Con esta opción se pueden importar requisiciones desde PU2012.

En PU2012 en la ventana de Cálculo, dentro de las Opciones de control debe activar la opción: Calcular cantidad a requerir (sumado hasta el periodo de corte), así como seleccionar el periodo de corte.

Para llevar a cabo una importación de requisiciones de PU2011R2, considere los siguientes pasos:

1.- Indique el proyecto destino de la importación en ERP 2012, al hacer esta selección se cargan en la ventana los datos del detalle del proyecto: servidor, base de datos y presupuesto origen en PU2012. 2.- Seleccione al solicitante de la requisición. 3.- Seleccione la fecha de requisición.



4.- Haga un clic en el botón Importar requisición. El sistema genera la requisición resultado de la importación de PU2011R2 y manda un mensaje de confirmación.

Haga un clic en Aceptar.

5.- Para consultar la requisición generada vaya a la ventana de requisiciones. En la requisición de consulta el sistema manda una leyenda Generada desde PU 2010/PU2011R2, indicando que la requisición se generó bajo el proceso de importación de requisiciones.

Notas importantes:

Cantidad calculada. Es la cantidad que resulta del cálculo en PU2011R2, al seleccionar el periodo corte, y la opción Calcular cantidad a requerir, se toma en cuenta el porcentaje por periodo y la cantidad del insumo en cada concepto que este participe.

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En el ERP2011 se deben tomar las siguientes consideraciones, para un insumo de cantidad topada:

1.- No se debe pasar de lo disponible por requerir si se pasa, el sistema preguntará si desea continuar y generar la requisición solo con lo que esté disponible por requerir:

Ejemplo: En el ejemplo tomaremos el insumo Diesel; la cantidad calculada es de 310 LTO, por lo tanto se requiere al sistema 310 LTO, pero en mi explosión de insumos tengo por requerir 210 LTO; el sistema manda el mensaje advirtiendo esto y si se confirma la acción, la cantidad requerida solo será la que esté disponible por requerir que en este caso es 210.

Al hacer un clic en Aceptar, se genera la requisición y al consultarla, podemos corroborar que solo se requirió del insumo Diesel 210 LTO.



2.- En el catálogo de insumos se agregó una columna que dice cantidad mínima de compra, para el siguiente ejemplo se tomará al insumo Diesel, en el cual se indicará que lo mínimo de compra va a ser 2 LTO.

Al hacer la importación de requisición de PU2011R2: Si la cantidad calculada es de 1.5 LTO, al ser menos de la cantidad mínima de compra; entonces el sistema genera la requisición por esta cantidad 2 LTO.

Si la cantidad calculada es de 3; el sistema pedirá 4 porque lo mínimo por vez que se requiere es 2LTO, así que se hará la requisición por 4 LTO.

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Si al hacer la importación de requisiciones hubiera algún insumo que no exista en la explosión de insumos del proyecto seleccionado, el sistema pregunta si desea continuar con la generación de la requisición sin tomar en cuenta dicho insumo. 5 DE OCTUBRE AQUÍ ME QUEDO

O bien cancele la importación para la generación de la requisición.

Para un insumo que no considere en la explosión de insumos; Topar cantidad, se podrá requerir del mismo cualquier cantidad. Y si es considerado como mínimo de compra en el catálogo de insumos, de la misma manera se requerirá como mínimo esta cantidad.



Pedidos basados en requisiciones

Una vez elaborada y autorizada la requisición, podrá realizar uno o más pedidos de los insumos. También puede determinar a los proveedores y características adicionales a los pedidos por medio del botón Datos pedido. Usted podrá comprar insumos con proveedores en distinta moneda.

Para entrar a Pedidos basados en requisiciones:


2. En el grupo Pedidos seleccione la opción Basados en requisiciones

Para capturar un pedido en base a una requisición realice los siguientes pasos:

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1. Seleccione el proyecto para el cual quiere consultar las requisiciones elaboradas.

2. Seleccione a un comprador.

3. Haga clic en Aplicar y se desplegarán las requisiciones de las que aún no se haya

elaborados los pedidos y aquellas que no hayan sido surtidas en su totalidad, y

que correspondan al proyecto seleccionado.

4. En la información desplegada en el grid superior, haga Clic en la requisición en

base a la que hará el pedido.

5. En el grid inferior (donde aparece el contenido de la requisición), lleve el cursor hasta la celda proveedor y elija el proveedor que surtirá el pedido, si lo desea puede elegir un proveedor distinto para cada insumo.

6. Otra forma de agregar el proveedor es seleccionando los renglones y haciendo Clic en Asignar Proveedor. Aparecerá una ventana donde podrá seleccionar el proveedor y haga Clic en Aceptar. Nota: esta opción solo funciona cuando los insumos y el proveedor se encuentran en la misma moneda.

7. Para establecer el precio del insumo bastará hacer doble clic sobre el campo de acuerdo a las siguientes 3 opciones: Precio proveedor.- Es el precio pactado con el proveedor, dicho precio es registrado en el apartado de productos del detalle de proveedores. Precio última compra.- Se tomará el precio del insumo en que se compro por última vez. Esta columna está acompañada por el campo “Moneda última compra”, en la cual se especifica la moneda con que se compro por última vez. Precio explosión.- Este precio del insumo se toma del registrado en la explosión. Es importante recalcar que si se topa el precio del insumo, no se podrá seleccionar ningún precio mayor al registrado como tope.

Nota: Usted podrá marcar varios registros para asignar el precio de última compra, el precio del proveedor o el precio de la explosión haciendo clic derecho y seleccionando la Opción Asignar Precio.



De la ventana de asignar precio seleccione la opción deseada y de un clic en Aceptar:

8. En caso de que el insumo y el proveedor no sean de la misma moneda, deberá pagar el insumo de acuerdo a la moneda del proveedor. Ejemplo: En el siguiente pedido se tiene un insumo en dólares llamado tabique importado, el cual se desea pagar con un proveedor en pesos. El precio del insumo deberá ser el que se encuentra especificado en la explosión de insumos. Dicho insumo tiene un costo de $227.15 dólares y la paridad del día se encuentra a $13.60, por lo tanto para calcular el costo del insumo en pesos deberá multiplicar el costo del insumo por la paridad. El proveedor en pesos deberá pagar por el insumo $3,089.24 pesos.

Haga un clic derecho y seleccione Asignar precio.

Seleccione uno o varios insumos para asignar precio.

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9. En la columna Descuento (parte inferior de la ventana) puede capturar el porcentaje de descuento de cada insumo en particular.

10. De la misma forma puede agregar cualquier observación al insumo, si esta ya ha sido capturada en la requisición la mostrará, esta columna es de observación especial.

También puede cambiar la cantidad a pedir, siempre que no sea mayor a la cantidad definida en la requisición.

Una vez definido el proveedor, si el pedido lleva algún descuento, cargo, anticipo o alguna observación deberá agregar sus datos adicionales, para esto seleccione un insumo que tenga asignado el proveedor deseado. Haga clic en Datos pedido.

Aparecerá la siguiente ventana:

Esta ventana contiene 5 fichas las cuales son datos adicionales al pedido. A continuación explicaremos cada una de ellas.



1. Descuentos

En esta ficha se podrá especificar los descuentos, cargos, impuestos e IVA que contendrá el pedido que se elabora. Todos estos datos se calcularan en base al Subtotal de insumos.

1. Escriba la descripción en descuentos y cargo, solo podrá capturar hasta 3 descuentos y 2 cargos, enseguida escriba el porcentaje o monto de cada uno de ellos.

2. Capture el porcentaje de IVA que cobrará este proveedor.

Nota: los descuentos y cargos son para todo el pedido, si desea hacerlo por insumo podrá capturarlo en la columna descuento de la ventana principal.

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2. Anticipo

En caso que este pedido requiera de un anticipo puede capturarlo en esta ficha.

Debe marcar la casilla de Aplicar anticipo y poner el porcentaje o el monto del anticipo.

Los días de revisión y pago son definidos en Opciones del menú Herramientas y no son modificables en los datos del pedido.



3. Observaciones

En esta ficha podrá capturar alguna observación que se desea anexar al pedido y en la parte Inferior aparece el lugar de entrega de materiales, este dato viene del detalle del proyecto que definimos, pero puede ser modificado en esta parte.

4. Adicionales

En esta ventana se podrá capturar las condiciones de pago en que se le pagará al proveedor, además deberá capturar el Libre a Bordo, Embárquese, así como la fecha de entrega y la fecha de cuando fue solicitado al proveedor.

Se agregó en los datos del pedido la fecha de última modificación del pedido para su respectiva consulta e impresión del pedido.

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5. Proveedor Esta ventana contiene datos adicionales como son límite de crédito, días de crédito, días de entrega, calificación en puntualidad, calificación en calidad y condiciones de pago que fueron capturados cuando se registro al proveedor, estos datos no pueden ser modificados a partir de esta ventana, si requiere modificarlos lo podrá hacer en el registro del proveedor.

Para salir y guardar los cambios hechos a esta ventana haga Clic en Aceptar, si sólo desea salir sin guardar los cambios, haga Clic en Salir.

Si es necesario, puede agregar datos adicionales para cada proveedor, siguiendo el mismo proceso descrito anteriormente.

Podrá agregar al los pedidos un tipo fiscal pero estos tipos están orientados a usuarios de Guatemala y se despliegan en el campo Tipo fiscal (se contienen en un catálogo interno de sistema), y puede ser de tres tipos: Compras, Importación y Servicios. Este parámetro puede ser obligatorio si así se define en la ficha Operatividad de las Opciones del sistema.

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Una vez definidos todos los datos del pedido, solo falta generarlo, para ello haga Clic en el icono de Generar, que aparece en la parte superior derecha de la ventana.

El sistema mostrará los responsables que tenga que ver con la elaboración del pedido, si desea modificarlos lo podrá hacer desde aquí. Para continuar haga clic en Aceptar.

En seguida enviará un mensaje en una ventana indicando que el pedido ha sido creado.



Autorizaciones de pedidos

Todo pedido debe pasar por un proceso de autorización, ya que si un pedido no está autorizado, no puede utilizarse en ERP Pyme para elaborar facturas.

Para entrar a Autorizaciones:

1. Haga clic en el panel Proveedores.

2. En el grupo Pedidos seleccione la opción Autorizaciones.

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Autorizar / Desautorizar Pedidos

1. Seleccione el proyecto donde realizará la consulta o si usted lo desea puede mostrar todos los pedidos de todos los proyectos activando la opción Todos los proyectos.

2. Determine un rango de fechas las cuales corresponderán a la captura del pedido o si usted lo desea puede mostrar todas los pedidos que fueron generados en todos los proyectos activando la opción Todas las fechas.

3. Seleccione el pedido que desea autorizar o desautorizar.

4. Haga clic en el botón Autorizar o Desautorizar según sea el caso.



VoBo/ Quitar VoBo

Con esta opción el encargado de revisar los pedidos deberá dar el visto bueno antes de que se autoricen.

1. Seleccione el proyecto donde realizará la consulta o si usted lo desea puede mostrar todos los pedidos de todos los proyectos activando la opción Todos los proyectos.

2. Determine un rango de fechas las cuales corresponderán a la captura del pedido o si usted lo desea puede mostrar todos los pedidos que fueron generados en todos los proyectos activando la opción Todas las fechas.

3. Seleccione el pedido que desea revisar y dar el visto bueno.

4. Haga clic en el botón VoBo para dar el visto bueno al pedido o si por alguna razón se dio el visto bueno a un pedido por equivocación, podrá quitárselo haciendo clic con el botón Quitar VoBo.

En la siguiente ventana podrá visualizar los pedidos que tiene visto bueno identificándolos por un check en la columna VoBo del grid principal.

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Modificación de Pedido

En este proceso se permite hacer modificaciones a los pedidos siempre y cuando no se encuentren autorizados.

Para entrar a Modificar / Imprimir:


2. En el grupo Pedidos seleccione la opción Modificar / Imprimir.



Para realizar una modificación o imprimir un pedido realice los siguientes pasos:

1. Seleccione el Proyecto donde se genero pidió el material.

2. Seleccione el Pedido que desea modificar, recuerde que el pedido lo deberá desautorizar en caso de que se encuentre autorizado.

3. En seguida se cargarán los datos del pedido seleccionado, aquí podrá hacer las modificaciones correspondientes a pedidos.


5. En caso de que quiera ver el reporte del pedido haga clic en el botón imprimir.

6. Si por alguna razón el pedido está mal o no lo va a surtir el proveedor lo podrá cancelar.

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En la ventana Modificar/Imprimir se agregó el campo renglón, con la finalidad de agregar el campo en el reporte para su impresión. Este campo podrá ser modificado si cuenta con el permiso “Permitir modificar número de renglón” en el grupo de proveedores y si el pedido no se encuentra autorizado.



Facturas de Pedidos

Dentro de esta ventana podrá generar los contrarrecibos a todas las facturas que no sean de anticipo, las cuales se basan primordialmente de un pedido ya capturado.

Para entrar a Facturas de pedidos:


2. En el grupo Facturas seleccione la opción Facturas de Pedidos.

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Para realizar una factura de pedido realice los siguientes pasos:

1. Seleccione el pedido, de inmediato cargará los datos en base al pedido seleccionado.


3. Capture el número de factura del proveedor.

4. Capture la fecha (el sistema toma por default la fecha del servidor) si usted requiere modificarla lo puede hacer.

5. Capture el concepto o descripción por el cual se está realizando la factura.

6. Seleccione la fecha de probable pago para la factura.

7. El campo “Días de crédito” se deshabilito con la finalidad de que nadie pueda modificar dicho dato. Este campo podrá ser modificado si cuenta con el permiso “Modificar días de crédito” en el grupo de proveedores

8. Capture la cantidad que desea facturar en base a la cantidad de entradas de insumos al almacén.



9. Si desea consultar las cuentas contables que se afectarán al realizar la factura de acuerdo al tipo de proveedor seleccionado haga clic en la ficha de descuentos y cargos.

10. Haga clic en el botón Aplicar para generar la póliza correspondiente a la factura.

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11. Si desea generar el contrarrecibo de la factura haga clic en el botón contrarrecibo y verifique que en la factura se encuentre marcada la opción “incluir”, haga clic en aplicar.

12. Si desea imprimir el contrarrecibo haga clic en el botón Contrarrecibo y seleccione el reporte.

13. Si desea cancelar la factura haga clic en el botón cancelar, en automático el sistema cancelará la póliza y el contrarrecibo.



Calcular cantidades para llegar a un importe

Esta ventana cuenta con la opción de indicar el importe al que se quiere llegar en una factura siempre y cuando el importe no rebase la entrada en almacén.

Para llevar a cabo un ajuste de cantidades seleccione la factura de pedidos a modificar, sobre el detalle de la factura haga clic derecho y seleccione la opción “Calcular cantidades para llegar a un importe”.

El sistema le pedirá el nuevo importe al que quiere llegar, en dado caso que el importe que capture es mayor al actual le mandará un mensaje diciendo que el importe indicado fue mayor al total por facturar.

De acuerdo al nuevo importe indicado, las cantidades de los insumos se ajustarán (considerando el importe y al dividirlo por el costo); haga clic en aplicar o aceptar para confirmar los datos de la factura y así poder regenerar la póliza.

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Facturas sin Pedido

Dentro de esta ventana podrá generar los contrarrecibos a todas las facturas que no requieren de pedido.

Para entrar a Facturas sin pedido:


2. En el grupo Facturas seleccione la opción Facturas sin Pedido



Para realizar una factura sin pedido realice los siguientes pasos:

1. Seleccione el Proyecto donde se vaya a generar la factura sin pedido.

2. Seleccione el Proveedor que proveerá los insumos solicitados.

3. Haga clic en nuevo.

4. Capture el número de factura a la cual se le generará el contrarrecibo.

5. Capture el concepto o descripción por el cual se está realizando la factura.

6. Capture la fecha (el sistema toma por default la fecha del servidor) si usted requiere modificarla lo puede hacer.


8. Capture los insumos que debe facturar.

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9. Si desea consultar las cuentas contables que se afectarán al realizar la factura de acuerdo al tipo de proveedor seleccionado haga clic en la ficha de descuentos y cargos.

10. Haga clic en el botón Aplicar para generar la póliza correspondiente a la factura. Si desea imprimir la póliza haga clic en el botón Póliza y seleccione el reporte.

11. Si desea generar el contrarrecibo de la factura haga clic en el botón contrarrecibo y verifique que en la factura se encuentre marcada la opción “incluir”, haga clic en aplicar.



12. Si desea imprimir el contrarrecibo haga clic en el botón Contrarercibo y seleccione el reporte.

13. Si desea cancelar la factura haga clic en el botón cancelar, en automático el sistema cancelará la póliza y el contrarrecibo.

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NOTA:

Cuando en el detalle de proyecto se cuente con la opción capturar facturas topadas contra explosión de insumos, al seleccionar el insumo en el grid debe mostrar los insumos de la explosión.

Cuando en el detalle de proyecto se cuente con la opción agregar insumos en automático a la explosión de insumos, al seleccionar el insumo en facturas sin pedido debe mostrar los insumos del catálogo de insumos.




Por medio de esta opción podrá generar contrarrecibos, pero sólo de las facturas de anticipo, para ello, se debió indicar un Anticipo en el botón Datos pedido que se encuentra en la ventana de Pedidos basados en requisiciones o para el caso de contratos haber marcado un anticipo al contrato.



2. En el grupo Facturas seleccione la opción Facturas de anticipo

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Campos requeridos:

Pedido

Factura

Fecha factura

Fecha póliza

Importe

Descripción


Pedido: Es el folio del pedido en el cual se basará para realizar la factura de anticipo.


Proveedor: Es el nombre del proveedor al cual proveerá el pedido.


Fecha factura: Es la fecha en que se realiza la factura.


Días de Crédito: Son los días de crédito con que se cuenta para hacer el pago de la factura.

Fecha probable de pago: Es la fecha en que se deberá pagar de acuerdo a la fecha en que se generó la factura y los días de crédito.

Importe: Es el monto total o el monto parcial que se pagará en la factura de anticipo.

Facturado: Es la cantidad monetaria que se tiene facturado en caso de no haber pagado totalmente una factura de anticipo.

Por facturar: Es el monto que resta por facturar si es que no se ha pagado totalmente la factura.

Descripción: Es un motivo o razón por la que se genera la factura.



Para realizar una factura de anticipo realice lo siguiente:

1. Seleccione el pedido en el cuál se basará para la realización de la factura.

2. Capture el folio de la factura.

3. Capture la fecha de la factura y la fecha de póliza.

4. Capture en el campo descripción el motivo por la cual se está realizando la factura.

5. Capture los días de crédito, el sistema propondrá la fecha de pago (considerando la fecha de la factura más los días definidos) o si en el detalle del proveedor tiene capturado los días de crédito el sistema lo propondrá en la factura.

El campo “Días de crédito” se deshabilito con la finalidad de que nadie pueda modificar dicho dato. Este campo podrá ser modificado si cuenta con el permiso “Modificar días de crédito” en el grupo de proveedores.

6. En el campo importe deberá capturar el monto de la factura, el sistema propone el monto pendiente de pago.

7. El campo Facturado se indicará el monto que haya facturado anteriormente y el campo por facturar es el monto que aún resta por facturar.

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Notas de crédito

Para entrar a Notas de crédito:


4. En el grupo Facturas seleccione la opción Notas de crédito.

Para agregar notas de crédito deberá agregar en Administrador de catálogos, la plantilla para el catálogo “Tipos de Notas de Crédito”.



Campos requeridos:

Folio

Proveedor

Tipo de nota

Descripción

Monto

Monto IVA

Fecha NOTA

Factura/ abono


Folio: Es el número de la nota de crédito que se aplicará a una factura.

Proveedor: Es el nombre del proveedor quién expidió la factura

Tipo de nota: Es el identificador que se utiliza para realizar una nota de crédito.

Descripción: Es un motivo o razón por la que se genera la nota de crédito.

Monto:

Monto IVA

Fecha nota: Es la fecha en que se realiza la nota de crédito.

Factura/ abono: Es el número de factura o abono a la cual se realiza una nota de crédito

En el grupo datos de la factura o abono se carga por default de acuerdo al nombre del proveedor y el número de factura.




Monto: Es el importe total de la factura a la cual se le quiere aplicar la nota de crédito.

Programado: Es el monto que tiene programado la factura para su pronto pago.

Saldo: Es el monto que resta por facturar si es que no se ha pagado totalmente la factura.

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Para realizar una nota de crédito realice lo siguiente:

1. Haga clic en el botón nuevo.

2. Asigne el proveedor al cual se está generando la nota de crédito.

3. Seleccione el tipo de nota a realizar.

4. Capture alguna descripción referente a la nota de crédito.

5. Capture el monto y monto IVA de la nota de crédito.

6. Seleccione la fecha en que se está realizando la nota.

7. Elija la factura a la cual se realizará la nota de crédito.

8. Haga clic en Aplicar/Aceptar.

9. El sistema de inmediato generará la póliza.



En la ventana de programación de pagos podrá consultar la factura a la cual se aplicó el cargo de la nota de crédito, por lo tanto el saldo actual de la factura disminuye.

Usted también podrá consultar la nota de crédito generada en esta misma ventana, al hacer clic sobre el botón de buscar en la columna factura/cheque.

Notas relevantes para notas de crédito

Las notas de crédito actualmente funcionan para facturas sin pedido, facturas de anticipo de pedido, facturas de pedido, facturas de anticipo de estimaciones y factura de estimaciones.

No se podrán realizar notas de crédito a facturas que se encuentren totalmente pagadas o que el monto de la nota de crédito sea mayor al saldo de la factura.

No se podrán realizar notas de crédito a facturas que se encuentren programadas para su pago o que se encuentren autorizadas.

Las notas de crédito no podrán modificarse, sólo permite la cancelación.

Monto facturado

Monto de la nota de crédito

Saldo actual de la factura

Nota de crédito

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Cambiar folio de facturas

El cambio de facturas sirve para aquellas facturas que tienen mal capturado el folio y se desea reemplazar por otro número de folio.

Para cambiar folio de facturas:


2. En el grupo Facturas seleccione la opción Cambiar folio de factura.


Proveedor: Es el nombre del proveedor que entregó la factura.

Factura: Es el folio de la factura que se capturó inicialmente.

Nuevo folio de factura: Es el nuevo número de folio que se le asignará a la factura.

Si la factura a la que se le cambia el folio ya fue pagada, en la parte inferior de la ventana se mostrarán todas las pólizas de cheques en que dicha factura participe, en caso de que haya sido pagada con más de un cheque. En la columna Descripción podrá cambiar la descripción de la póliza, para que se ajuste al nuevo folio de la factura.



NOTAS:

Al cambiar el folio de una factura de proveedor, este se verá reflejado en la póliza de la factura.

Si la factura ya fue pagada, se presentará una ventana en la que se mostrará los cheques en que participa la factura para modificar manualmente la descripción de la póliza.

Usted podrá cambiar el folio a facturas canceladas.

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Para realizar un cambio de factura realice los siguientes pasos:

1. Seleccione el nombre del proveedor, para especificar quién generó la factura.

2. Seleccione el número de factura a modificar.

3. En el campo nuevo folio de la factura capture el número de la factura por la cual se va a reemplazar.

Ejemplo:

En la ventana de facturas de pedido podemos observar que existe la factura 433 del proveedor Matpes.



Para hacer el cambio de factura deberá especificar el proveedor para hacer la búsqueda de la factura, deberá seleccionar el folio de la factura y posteriormente capture el nuevo folio.

Cuando usted necesite buscar la factura, lo deberá hacer con el folio nuevo.

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Facturas de anticipo para estimaciones

En esta ventana podrá realizar las facturas de anticipo de acuerdo como se especifico en el contrato.



2. En el grupo Facturas de anticipo de Estimaciones seleccione la opción Facturas de anticipo.




Proyecto: Es el proyecto donde se genero el contrato.

Contrato: Es el número del contrato a partir del cual se hicieron las estimaciones.

Estimación: Es el número de folio que se le asigno a la estimación generada.


Proveedor: Es el nombre del contratista quien realizó los trabajos.





Importe: Es el monto total o el monto parcial que se pagará en la factura de anticipo.

Facturado: Es la cantidad monetaria que se tiene facturado hasta el momento.

Por facturar: Es el monto de la factura que está pendiente de pago.

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Para realizar una factura de anticipo para estimación realice los siguientes pasos:

1. Seleccione el Proyecto.

2. Seleccione el contrato en el cual se basará para hacer la factura de anticipo, para ello el contrato deberá tener anticipo y estar autorizado, sino no podrá generar la factura.


4. Capture el número de factura.

5. Capture la fecha de la factura (el sistema toma por default la fecha del servidor) si usted requiere modificarla lo puede hacer y capture la fecha de la póliza.

6. El campo “Días de crédito” se deshabilito con la finalidad de que nadie pueda modificar dicho dato. Este campo podrá ser modificado si cuenta con el permiso “Permitir modificar días de crédito” en el grupo de proveedores.


8. El campo importe y por facturar se cargarán en automático al seleccionar el contrato.

9. Determine si va hacer un pago parcial o pago total de la factura y captúrelo en el campo importe.

10. En el grid se verán las cuentas afectadas en la factura de acuerdo al tipo de proveedor que genero.

11. Haga clic en Aplicar o Aceptar para generar la póliza del movimiento contable correspondiente.



12. Haga clic en el botón contrarrecibo para que pueda generarlo y haga clic en Aceptar.

13. Si desea imprimir el contrarrecibo haga clic en Contrarrecibo.

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Facturas de Estimaciones

En esta ventana podrá realizar las facturas de acuerdo a cada estimación que se generé a partir del contrato.

Para entrar a Facturas de estimaciones:


2. En el grupo Facturas de estimaciones seleccione la opción Facturas de estimaciones.




Proyecto: Es el proyecto donde se genero el contrato.

Contrato: Es el número del contrato a partir del cual se hicieron las estimaciones.


Proveedor: Es el nombre del contratista quien realizó los trabajos.





Importe: Es el monto que se deberá pagar por el concepto.

Facturado: Es la cantidad monetaria que se tiene facturado hasta el momento.

Por facturar: Es el monto de la factura que está pendiente de pago.

Para realizar una factura de estimación realice los siguientes pasos:


2. Seleccione el contrato en el cual se basará para hacer la factura de estimación, para ello el contrato deberá estar autorizado, sino no podrá generar la factura.


4. Capture el número de factura.

5. Capture la fecha de la factura (el sistema toma por default la fecha del servidor) si usted requiere modificarla lo puede hacer y capture la fecha de la póliza.

6. El campo “Días de crédito” se deshabilito con la finalidad de que nadie pueda modificar dicho dato. Este campo podrá ser modificado si cuenta con el permiso “Permitir modificar días de crédito” en el grupo de proveedores.


8. Determine las cantidades de los conceptos que va a facturar.

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9. En la ficha de Descuentos y Cargos se verán las cuentas afectadas en la factura de acuerdo al tipo de proveedor que genero o bien, se reflejará los montos de anticipo, fongar y descuentos establecidos en la estimación.

10. Haga clic en Aplicar o Aceptar para generar la póliza del movimiento contable correspondiente.

11. Haga clic en el botón contrarrecibo para que pueda generarlo y haga clic en Aceptar.



12. Si desea imprimir el contrarrecibo haga clic en Contrarrecibo.

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Contrarrecibos

En este proceso del sistema podrá consultar los contrarrecibos de proveedores así como generar aquellos contrarrecibos que se encuentran pendientes.

Para entrar a Contrarrecibos:


2. En el grupo Facturas de estimaciones seleccione la opción Contrarrecibos.




Contrarrecibo: Es el folio que se le asigna al generar el contrarrecibo de una factura.

Proveedor: Es el nombre del persona que provee el material solicitado.

Factura: Es el folio de la factura que se genero del material pedido.

Fecha: Es la fecha en que se realiza la factura.

Total: Es el importe total de la factura.

Generar contrarrecibo

Para realizar contrarrecibos realice los siguientes pasos:


2. Seleccione al proveedor.

3. En este caso le mostrara el número de la factura que corresponde al folio del contrarrecibo buscado.

4. Marque en la celda Incluir la factura que desea generar su contrarrecibo y haga clic en aplicar.

5. Si desea imprimir el contrarrecibo haga clic en el botón Contrarrecibo.

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Consultar contrarrecibo

Para consultar contrarrecibos realice los siguientes pasos:

1. Busque el número del contrarrecibo.

2. Seleccione el proveedor.

3. De acuerdo al filtro del proveedor se mostrarán todos los contrarrecibos pendientes.

4. Si desea imprimir el contrarrecibo haga clic en el botón Contrarrecibo.

Cancelar contrarrecibo

Para cancelar contrarrecibos realice los siguientes pasos:

1. Busque el número del contrarrecibo.

2. Seleccione el proveedor.

3. De acuerdo al filtro del proveedor se mostrarán todos los contrarrecibos pendientes.

4. Para cancelar el contrarrecibo generado haga clic en el botón cancelar.



CAPITULO 9

Bancos El control de las Cuentas Bancarias es sin duda uno de los procesos de mayor importancia durante el control y la contabilidad que se llevara a cabo. Es decir, hacer la Programación de pagos de las facturas generadas de los Proveedores, imprimir el cheque, movimientos entre cuentas y reimpresión de cheques. Así también podrá llevar el control de sus depósitos y sus respectivas reclasificaciones.

Este capítulo contiene la información necesaria, para realizar cualquier movimiento que tenga relaciones con sus Cuentas Bancarias:

Tipos de cheques

Tipos de depósitos

Monedas y Paridades

Cheques vs. Cuenta

Autorización de cheques vs cuenta de cargo

Modificar consecutivo

Antigüedad de Saldos

Programación de pagos

Consultar programación de pagos

Autorización de montos de pagos programados

Generar cheques proveedor

Emisión de cheques

Consultas y Cancelaciones

Reimpresión

Reembolso y gastos por comprobar

Gastos Financieros

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Traspasos

Compra/Venta Inversiones

Depósitos vs cuenta de abono

Depósitos de clientes

Reclasificar depósitos

Asignación de tipo de flujo

Estado de flujo

Importación de estado de cuenta

Conciliar

Generar archivo ASCII

Generar txt para CW



Tipos de Cheques

Los tipos de cheques son los modelos que se utilizarán al generar un proceso que involucre el pago con cheque; es decir, los tipos o modelos son los que se determinan las cuentas contables que afectarán al hacer un pago con cheque; por ejemplo: pago a proveedor, pago por honorarios, etc.

Para entrar a Tipos de Cheques:


2. En el grupo de Bancos seleccione la opción Tipos de Cheque.

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Tipo de cheque: Agregue el código que identifica el tipo de cheque, puede ser alfanumérico.

Descripción. Escriba el texto que describa al tipo de Cheque.


Tipo de póliza: Es el tipo de póliza que se generará al hacer un pago con cheque.

Dividir entre: Es un factor que dividirá al importe del cheque para obtener el monto base. Este campo contempla 16 decimales por la razón de calcular el fondo de garantía después de IVA. Para obtener más información al respecto, consulte el archivo “Calcular dividir entre para FONGAR” ubicado en: C:\NeodataERP2010\Documentos.


Cuenta: Es la cuenta contable que se verá afectada al hacer el movimiento con el tipo de cheque.



Porcentaje: Determina el porcentaje que se efectuará en la cuenta contable de acuerdo al monto total del pago.

Secuencia del cálculo: Es el orden en que se harán los cargos o abonos a partir del monto base.

Paridad factura en IVA. En caso de pagar con dólares, el monto del IVA será calculado a partir de la paridad del día en que se generó la factura y no tomara la paridad en la que se emite el cheque.



Para crear un nuevo tipo de cheque realice los siguientes pasos:


2. Capture el campo tipo de cheque y la descripción.

3. Seleccione el tipo de flujo, tipo de póliza.

4. Capture el factor dividir entre, este varía de acuerdo al tipo de cheque que se emita.

TIPO CHEQUE DIVIDIR ENTRE

Materiales y Servicios 1.15

Honorarios 0.95

Rentas y comisiones 1.05

Fletes 1.11


6. Posteriormente el sistema le mandará un mensaje de que si desea grabar el tipo de cheque, si usted está seguro de guardar el cheque haga clic en sí.

7. En seguida capture las cuentas contables que se verán afectadas en el tipo de cheque.

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8. La configuración del tipo de cheque para calcular el Fondo de Garantía después de IVA sería la siguiente:



Tipos de Depósitos

En el catálogo de tipos de depósito podrá dar de alta los modelos que se utilizarán al generar un proceso que involucre el depósito de un cliente, ya que los tipos de depósitos son los que se determinan las cuentas contables que afectarán al hacer un depósito.

Para entrar al catálogo de tipos de depósitos:


2. En el grupo Bancos seleccione la opción Tipos de depósitos.

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Tipo de depósito: Agregue el código que identifica el tipo de depósito, puede ser alfanumérico.

Descripción. Escriba el texto que describa al tipo de depósito.


Tipo de póliza: Es el tipo de póliza que se generará al hacer un depósito.

Dividir entre: Es un factor que dividirá al importe del depósito para obtener el monto base.


Cuenta: Es la cuenta contable que se verá afectada al hacer el movimiento con el tipo de depósito.



Porcentaje: Determina el porcentaje que se efectuará en la cuenta contable de acuerdo al monto total del depósito.

Secuencia de cálculo: Es el orden en que se harán los cargos o abonos a partir del monto base.

Paridad factura en IVA. En caso de registrar un depósito con dólares, el monto del IVA será calculado a partir de la paridad del día en que se generó la factura y no tomará la paridad en la que se genera el depósito.



Para generar un tipo de depósito realice lo siguiente:


2. Capture el tipo de depósito con el cuál identificará los depósitos realizados.

3. Capture una descripción para el depósito.

4. Seleccione el tipo de Flujo y el tipo de póliza que se realizará al generar un depósito.


6. Seleccione las cuentas contables que deberá afectar el sistema al realizar un depósito; de acuerdo al tipo de depósito seleccionado.

Nota: El campo Dividir entre es un factor que dividirá al monto del depósito para obtener el monto base.

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Monedas y Paridades

Son todas aquellas divisas que tendrá en sus cuentas bancarias e inversiones y que usará para hacer sus pagos o cobros. Así como capturar la paridad de la divisa local con respecto a una divisa extranjera.

Para entrar al catálogo de monedas:

1. Haga clic en el panel Bancos o Catálogo

2. En el grupo Catálogos seleccione la opción Monedas.




Tipo de moneda. Es el código con que se identificará a la divisa que manejará en alguna cuenta bancaria.

Descripción. Es la descripción de la divisa capturada.

Remate. En este campo capture el remate para la divisa capturada. Este dato será visible en sus reportes.

Fecha. Capture la fecha en que define la paridad de la divisa local contra la divisa extranjera.

Paridad. Capture la paridad en esta columna.

Para capturar un tipo de moneda escriba estos campos y haga clic en aceptar si el tipo de moneda contempla una paridad realice lo siguiente:

Defina la fecha de la paridad

Capture la paridad

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Cheques vs. Cuenta de cargo

En esta parte del sistema podrá generar cheques contra una cuenta de cargo independientemente de que exista una factura.

Para realizar un Cheque vs Cuenta de cargo:

1. Haga clic en el panel Bancos.

2. En el grupo Cheques seleccione la opción Cheques vs Cuenta de cargo.




Proyecto. Es el código que identifica al proyecto y en el cuál se generará el cheque.

Cuenta bancaria. Es la cuenta contable donde disminuirá el saldo al cubrir el monto del cheque.

Cuenta de cargo. Es la cuenta contable donde se cargará el monto del cheque, la cual aumentará su saldo al momento de emitir el cheque.

Tipo de cheque. Es el modelo del cheque que se ocupara al generarlo.

Fecha de elaboración del cheque. Es la fecha en que se está registrando el cheque.

Tipo de flujo. Es un tipo de agrupador el cual determina hacia donde se están canalizando los movimientos contables, el cual funciona para considerar los movimientos en IETU y en flujo.

Moneda. Es la denominación que tiene la cuenta bancaria.

Dividir entre. Es el factor que dividirá al monto del depósito para obtener el monto base.

Transferencia. Al activar esta opción significa que el cheque será generado por medio de una transferencia bancaria.

Beneficiario. Es el nombre del beneficiario del cheque.

Monto del cheque. Es el importe total por el que se cobrará el cheque.

Saldo contable Cta. de cargo. Es el saldo total de la cuenta que se ha emitido hasta el momento.

Importe cheques generados no emitidos. Es el importe total de los cheques que se han generado, pero que no han sido emitidos hasta el momento.

Importe. Es el importe de la cuenta contable a generar.

Los campos requeridos son:

Proyecto

Cuenta bancaria

Fecha de elaboración del cheque

Tipo de cheque

Tipo de flujo

Dividir entre

Beneficiario

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Monto del cheque

Cuenta de cargo

Importe

Para generar un cheque contra cuenta de cargo realice los siguientes pasos:


2. Determine la cuenta bancaria que expedirá el cheque. La moneda corresponderá a la denominación que tenga la cuenta bancaria.

3. Seleccione el tipo de cheque y la fecha de elaboración del cheque.

4. Al seleccionar el tipo de cheque cargará el campo dividir entre, el cual podrá ser modificado en caso que lo desee antes de generar el cheque.

5. En caso de que el cheque se vaya a generar por medio de una transferencia bancaría deberá activar el check de transferencia.

6. Determine el monto que tendrá el cheque.

7. En la ficha de Proyectos seleccione el proyecto que se verá afectado al cargar el importe del cheque.

8. Seleccione la cuenta contable a la cual se cargará en monto del cheque al ser emitido.

9. Capture el importe que corresponda a cargar a la cuenta contable, en caso de que se afecte a más de una cuenta contable la sumatoria deberá ser igual al monto del cheque.



10. Si desea ver los cheques que han sido generados pero que hasta el momento no se han emitido, bastará que haga clic en el botón de explorar que se ubica en la columna “Importe cheques generados no emitidos”.

11. En la ficha de Cuentas podrá consultar aquellas cuentas que se verán afectadas al generar el cheque de acuerdo al modelo o tipo de cheque especificado.


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Recargos

Con el cheque contra cuenta de cargo también podrá pagar impuestos, en ocasiones cuando no se paguen los impuestos en la fecha límite de vencimiento se cargarán recargos, los cuales deberán pagar.

Para generar un cheque contra cuenta de cargo donde realice recargos siga los pasos:


2. Determine la cuenta bancaria que expedirá el cheque. La moneda corresponderá a la denominación que tenga la cuenta bancaria.

3. Seleccione el tipo de cheque y la fecha de elaboración del cheque.

4. Al seleccionar el tipo de cheque cargará el campo dividir entre, el cual podrá ser modificado en caso que lo desee antes de generar el cheque.

5. En caso de que el cheque se vaya a generar por medio de una transferencia bancaría deberá activar el check de transferencia.

6. Determine el monto que tendrá el cheque.

7. En la ficha de Proyectos seleccione el proyecto que se verá afectado al cargar el importe del cheque.

8. Seleccione la cuenta contable a la cual se cargará en monto del cheque al ser emitido.

9. Capture el importe que corresponda a cargar a la cuenta contable o cuentas contables correspondientes.



10. En la ficha de Recargos deberá seleccionar el insumo de tipo no inventariable que dio de alta en el presupuesto y deberá capturar el importe que pagara como recargo para dicho insumo.

11. En la ficha de Cuentas podrá consultar aquellas cuentas que se verán afectadas al generar el cheque de acuerdo al modelo o tipo de cheque especificado, recuerde que para hacer pagos de impuestos no tiene IVA.


NOTA: Usted podrá modificar un cheque contra cuenta de cargo generado, siempre y cuando no se encuentre emitido.

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Autorización de cheques vs Cuenta de Cargo

En esta ventana permitirá autorizar los cheques vs cuenta de cargo que se generen en el sistema, siempre y cuando no cuente con el permiso “Autorizar en automático cheque vs cuenta de cargo”, con la finalidad de emitir el cheque.

Para entrar a Autorización de cheques vs Cuenta de Cargo:

1. Haga clic en el panel Bancos

2. En el grupo Cheques seleccione la opción Aut. Cheques vs cta cargo.

Para autorizar un cheque contra cuenta de cargo realice los siguientes pasos:

1. Seleccione un rango de proyectos o active la casilla de verificación para todos los proyectos.

2. Seleccione un rango de fechas o active la casilla de verificación para todas las fechas.

3. Seleccione por una cuenta bancaria en específico o todas las cuentas según sea su preferencia.




5. En la columna autorizar active la casilla de verificación para aquellos cheques que desee Autorizar, lo podrá hacer también con el botón Marcar/Desmarcar pero teniendo seleccionado el registro.

6. Haga clic en el botón Autorizar.

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Modificar consecutivo

En esta ventana permite cambiar los consecutivos de cheques de una cuenta bancaria, con la finalidad de poder modificar el folio inicial actual de cheques o transferencias, y así poder reservar folios.

Para entrar a Modificar consecutivo:


2. En el grupo Cheques seleccione la opción Modificar consecutivo.


Cuenta bancaria: Es el nombre de la cuenta bancaria a la cual se desea reservar números de cheques o transferencias.

Moneda: Es denominación que tiene la cuenta bancaria seleccionada.

Tipo de movimiento por modificar: En esta opción se elige el movimiento que se va a modificar, ya se cheque o transferencia.

Folio inicial actual: Es el folio consecutivo que tiene los cheques o transferencias actualmente de acuerdo a la cuenta bancaria seleccionada.

Folio por asignar: Es el nuevo folio que se pretende modificar para los movimientos de cheques y transferencias.



Para modificar el consecutivo de cheques o transferencias de una cuenta bancaria realice los siguientes pasos:

1. Seleccione la cuenta bancaria donde desea modificar los consecutivos de cheques o transferencias.

2. Seleccione el tipo de movimiento a modificar, ya sea cheque o transferencia. En el campo inicial actual muestra el folio consecutivo que se le asignará al cheque al momento de emitir.

3. En el campo folio por asignar, capture el nuevo folio que se asignará al movimiento.

4. Haga clic en el botón aceptar, posteriormente haga clic en el botón salir.

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Antigüedad de Saldos

La ventana de antigüedad se saldos sirve para consultar a los proveedores con los cuales se tiene saldos pendientes, en esta ventana le permitirá consultar las fechas de vencimiento de pagos por medio de rango de fechas establecidos. También le permitirá hacer una consulta inmediata a programación de pagos de acuerdo al rango de fechas que desea consultar así como autorizar o programar un pago.

Para entrar a Antigüedad de Saldos:


2. En el grupo Cheques seleccione Antigüedad de Saldos.




Todas las cuentas. Mostrará todas las cuentas que se encuentren marcadas como Proveedor en el catálogo de Cuentas Contables.

Sólo mostrar cuentas con saldo pendiente. Muestra cuentas de proveedor con saldo pendiente.

Primer rango. Este campo indica que los días que lleva vencido el pago se encuentran en el rango menor a X.

Segundo rango. Este campo indica que los días que lleva vencido el pago se encuentran en el rango de X hasta Y.

Tercer rango. Este campo indica que los días que lleva vencido el pago se encuentran en el rango mayor a Y.

Fecha de corte. Indica la fecha donde se hará el corte para la consulta de antigüedad de saldos a proveedor.

Cuenta. Es el código de la cuenta contable, recuerde que esta ventana solo muestra cuentas de proveedor.


Saldo Contable. Es el saldo que tiene la cuenta contable, el cual debe corresponder al saldo final en la balanza de comprobación.

Saldo Pendiente. Es el saldo que aún se le debe al proveedor.

Pago programado. Es el monto que tiene programado para su pronto pago.

Total vencido. Es el monto que se debe pagar y su plazo para pagarlo se encuentra vencido.

Menor de X. Es el monto vencido que se debió pagar al proveedor a un plazo menor a X.

De X hasta Y. Es el monto vencido que se debió pagar al proveedor a un plazo de X hasta Y.

Mayor de Y. Es el monto vencido que se debió pagar al proveedor a un plazo mayor a Y.

Monto Autorizado. Es el monto que se encuentra autorizado para su pronto pago.

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De acuerdo a la cuenta contable del proveedor en el siguiente grid se visualizara las facturas o pólizas con saldo del proveedor seleccionado, los campos a mostrar son los siguientes:

Proyecto. Es el código del proyecto donde se realizo la factura.

Factura. Es el número de factura del proveedor.

Fecha. Es la fecha en que se registro la factura.

Núm póliza. Es el número de póliza que se registro al momento de generar la factura.

Mes póliza. Es el año-mes que afecto contablemente en la realización de la factura.

Importe. Es el monto total de la factura.

Días vencidos. Son los días transcurridos a partir de la fecha de pago.

Saldo. Es el monto pendiente que resta por liquidar en la factura.

Menor de X. Es el monto vencido que se debió pagar al proveedor a un plazo menor a X.

De X hasta Y. Es el monto vencido que se debió pagar al proveedor a un plazo de X hasta Y.

Mayor de Y. Es el monto vencido que se debió pagar al proveedor a un plazo mayor a Y.

Monto Autorizado. Es el monto que se encuentra autorizado para su pronto pago.

Autorizar. Permite autorizar el monto programado.

Monto Autorizado. Es el importe autorizado en el pago a la factura del proveedor.



Para consultar la antigüedad de saldos realice los siguientes pasos:

1. Seleccione un rango de proveedores e indique la moneda en que están los proveedores, recuerde que solo filtrará cuentas de proveedor.

2. En caso de mostrar cuentas con saldo, deberá activar la opción “Sólo mostrar cuentas con saldo pendiente”.

3. Indique los rangos de días para agrupar su vencimiento.

4. Indique la fecha de corte para realizar la consulta.


6. Seleccione una cuenta de proveedor.

7. En el grid inferior aparecerán las facturas o pólizas de acuerdo al proveedor seleccionado.

8. Programe un monto a pagar.

Podrá Programar pagos a sus proveedores y autorizarlos.

Muestra el detalle de acuerdo a la cuenta seleccionada.

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9. Usted podrá autorizar el pago siempre y cuando cuente con el permiso en seguridad “Permitir autorizar programación de pagos”.

Monto autorizado.

Propuesta del monto a autorizar.

Filtro por todas las unidades de negocio, por unidad de negocio o por proyecto.



Programación de pagos

Dentro de esta ventana podrá elegir de entre las facturas pendientes de pago cuales serán pagadas en la próxima emisión de cheques, para posteriormente generar y emitir dichos cheques.

Para entrar a Programación de pagos:


2. En el grupo Cheques seleccione la opción Programación de Pagos.

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Es importante señalar que si las facturas se registraron con base en pedidos y son de insumos inventariables, el sistema validará que las entradas de almacén correspondan al monto de las facturas para permitir la programación del pago de las mismas. De lo contrario ERP Construcción informará que existe una diferencia, mostrando los montos en las entradas del pedido y en las facturas.

No se podrá programar el pago hasta que el monto de las entradas y las facturas corresponda.




Proveedor: Es el nombre del proveedor al cual se desea consultar el saldo o programar pagos pendientes.

Cuenta: Es la cuenta contable del proveedor.

Proyecto: Es el nombre del proyecto en el cual el proveedor surtió los insumos.

Fecha inicio y Fecha Fin: Es el rango de fechas donde se realizaron las facturas.

Proyecto: Es el nombre del proyecto donde se solicitaron los insumos.

Mes: Es el año-mes contable en que se realizaron los movimientos de la factura.

Fecha póliza: Es la fecha en que se generó la póliza de la factura.

No. Póliza: Es el número de póliza generada.

Factura-Cheque: En caso de que sea la póliza de una factura mostrará el número de factura y al hacer clic sobre ésta mostrará el cheque o los cheques que amparan la factura. En caso de tratarse de una póliza de cheque mostrará el número de cheque y el nombre del banco del que fue emitido, al hacer clic sobre este campo mostrará la factura que ampara dicho depósito.

Tiene inversa. Indica que la póliza tiene una póliza inversa al haber cancelado su movimiento.

Es inversa. Una póliza inversa se origina cuando se cancela el movimiento y el mes contable actual es diferente al mes contable en que se genero la factura.

Fecha vencimiento para flujo: Es la fecha en que se vence el plazo para pagar las facturas.

Descripción póliza: Es un texto que indica el motivo de la póliza.

Es cargo: Este parámetro indica las pólizas con cargo y servirá para filtrar movimientos de cargo.

Cargo: Es el monto que se le carga a una cuenta contable al haber generado un cheque vs cuenta de cargo.

Abonos aplicados: Es el monto de un cheque que se le ha abonado a una factura.

Pendiente: En caso de que la póliza se encuentra activada como pendiente no se podrá generar ningún movimiento como programar o autorizar pagos.

Abono: El abono indica el importe total de la factura, además mostrara que tipo de movimiento fue, si fue una factura sin pedio, factura de pedido, facturas de anticipos y facturas de estimaciones..

Cargos aplicados: Son los pagos totales o parciales realizados a las facturas.

Saldo facturas y otros abonos: Es el monto pendiente de pago de una factura.

Monto a pagar: Es la cantidad programada para pagar (total o parcial) una factura.

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Autorizar pago: Permite autorizar los pagos programados.

Observaciones: Es un texto o motivo sobre la programación del pago.

Para la programación de pagos realice los siguientes pasos:

1. Seleccione el proveedor que desea consultar o programar un pago.

2. Seleccione la cuenta contable que le corresponda al proveedor.

3. En caso de que quiera filtrar por proyecto selecciónelo.

4. Establezca el rango de fechas a consultar.

5. Si desea consultar las fechas de vencimiento de flujo en vez de las fechas de póliza marque la casilla de verificación utilizar fecha de vencimiento.

6. Si desea consultar solo los movimientos pendientes de pago haga clic en la casilla de verificación mostrar sólo movimientos sin aplicar


8. Capture el monto que desea pagar en la celda correspondiente.

9. Si se desea autorizar deberá activar la casilla de verificación de autorizar el pago.



NOTA: Al hacer doble clic sobre el renglón nos mostrará la póliza de la factura o del cheque según sea el caso.

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Consultar Programación de pagos

Esta ventana es para consultar la programación de pagos que se han ido registrando en el sistema de ERP Construcción. Dicha ventana contiene la misma información que la de Programación de Pagos, pero con la finalidad de sólo consultar e imprimir los saldos y pagos a proveedor.

Es muy importante aclarar que sólo podrá consultar esta ventana cuando la ventana de Programación de Pagos se encuentre cerrada.

Para entrar a Consultar Programación de pagos:


2. En el grupo Cheques seleccione la opción Consultar Programación de Pagos




Proveedor: Es el nombre del proveedor al cual se desea consultar el saldo o programar pagos pendientes.

Cuenta: Es la cuenta contable del proveedor.

Proyecto: Es el nombre del proyecto en el cual el proveedor surtió los insumos.

Fecha inicio y Fecha Fin: Es el rango de fechas donde se realizaron las facturas.

Proyecto: Es el nombre del proyecto donde se solicitaron los insumos.

Mes: Es el año-mes contable en que se realizaron los movimientos de la factura.

Fecha póliza: Es la fecha en que se generó la póliza de la factura.


Factura-Cheque: En caso de que sea la póliza de una factura mostrará el número de factura y al hacer clic sobre ésta mostrará el cheque o los cheques que amparan la factura. En caso de tratarse de una póliza de cheque mostrará el número de cheque y el nombre del banco del que fue emitido, al hacer clic sobre este campo mostrará la factura que ampara dicho depósito.


Es inversa. Una póliza inversa se origina cuando se cancela el movimiento y el mes contable actual es diferente al mes contable en que se genero la factura.



Es cargo: Este parámetro indica las pólizas con cargo y servirá para filtrar movimientos de cargo.

Cargo: Es el monto que se le carga a una cuenta contable al haber generado un cheque vs cuenta de cargo.

Abonos aplicados: Es el monto de un cheque que se le ha abonado a una factura.

Pendiente: En caso de que la póliza se encuentra activada como pendiente no se podrá generar ningún movimiento como programar o autorizar pagos.

Abono: El abono indica el importe total de la factura, además mostrara que tipo de movimiento fue, si fue una factura sin pedio, factura de pedido, facturas de anticipos y facturas de estimaciones..

Cargos aplicados: Son los pagos totales o parciales realizados a las facturas.


Monto a pagar: Es la cantidad programada para pagar (total o parcial) una factura.

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Autorizar pago: Permite autorizar los pagos programados.


Nota: Solo podrá consultar esta ventana cuando la ventana de Consultar programación de pagos se encuentre cerrada, tiene el mismo funcionamiento a la ventana de Programación de pagos pero solo para consultar los movimientos.



Autorizar montos programados

En esta ventana podrá autorizar los montos para generación de cheques, con un monto a pagar propuesto.

El permiso que permite el acceso a esta ventana es “Autorización de montos de Programación de Pagos” ubicado en la seguridad del sistema en la sección Bancos del grupo cheques, y el permiso que permite autorizar el pago es “Permitir autorizar programación de pagos”.

Para entrar a Autorización de montos programados:


2. En el grupo Cheques seleccione la opción Aut. Montos Prog. Pagos.

Para autorizar un monto programado bastará que tenga el permiso y active la casilla Autorizar.

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Generar cheque programados

En esta ventana podrá generar los cheques para proveedor cuya programación de pagos haya sido autorizada para que posteriormente puedan ser emitidos.

Para entrar a Generar cheque programados:


2. En el grupo Cheques seleccione la opción Generar cheque prog.


En el encabezado de la ventana:

Cuenta bancaria. Es la cuenta bancaria que expedirá el cheque.

Generar cheque multiproyecto. Con esta opción indicará que el cheque que se generará está involucrado en más de un proyecto.

Proyecto. Es el nombre del proyecto donde se realiza el pago a proveedor.

Cuenta bancaria. Es el nombre de la cuenta bancaria donde se emitirá el cheque.

Moneda. Es el tipo de denominación que tiene la cuenta bancaria seleccionada.

Por factura – Indique cuenta. Esta opción desglosa los montos programados de las facturas individuales de acuerdo a la cuenta contable de proveedor seleccionada. Generar un cheque por cada factura: Esta opción permite generar un cheque individual por cada una de las facturas programadas y desglosadas con la opción Por factura.



En las columnas de la ventana:

Es multimoneda. Con esta opción indicará que el cheque que se generará tiene otro tipo de moneda diferente al de la moneda base.

Proyecto. Es el nombre del proyecto donde se realiza el pago a proveedor.

Factura. Está opción se habilita siempre y cuando se haya seleccionado la opción “Por factura – Indique cuenta”, la cual indica el número de factura pendiente de pago, que corresponde a la cuenta que seleccionó previamente, con la finalidad de que el usuario pueda seleccionar una o varias facturas en específico para la emisión de cheques.

Generar un cheque por cada factura. Si se activó la casilla de “Por factura – Indique cuenta”, al activar ésta casilla le estará indicando al sistema que desea un cheque por cada una de las facturas seleccionadas para emisión de cheque. En caso contrario, el sistema emitirá un solo cheque para el pago de todas las facturas seleccionadas.

Mes póliza: Es el mes contable en que se generó la póliza.

Núm. Póliza: Es el número de póliza que se generó al aplicar el movimiento contable.

Beneficiario. Es el nombre a quien salió el cheque.

Total programado. Es el monto programado en el cheque.

Tipo moneda. Es el código con que se identificará a la divisa que manejará el proveedor.

Importe otra moneda. Indica el monto del cheque generado en otra moneda diferente a la de la moneda base.

Es transferencia. En caso de que al generar el cheque se pretenda hacer por trasferencia deberá activar esta casilla de verificación.

Tipo. El tipo determina si es un cheque o una transferencia

Tipo de cheque. Es el modelo a utilizar al emitir el cheque correspondiente al proveedor, pero puede ser modificado en esta ventana.

Tipo de flujo. Es un tipo de agrupador el cual determina hacia donde se están canalizando los movimientos contables, el cual funciona para considerar los movimientos en IETU y en flujo, pero que es posible modificarlo en esta ventana.

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Para generar cheques de proveedores realice los siguientes pasos:

1. Seleccione un rango de proyectos.

2. Seleccione la cuenta bancaria la cual expedirá el cheque.

3. Haga clic en Aplicar

4. Active la casilla de verificación en el campo de Generar.

5. Haga clic en Generar.

6. El sistema mandará un mensaje sobre la confirmación en la generación de cheques.



En la ventana de Generación de cheques programados se agregó la opción “Por factura – Indique cuenta”, la cual permite filtrar los montos programados de acuerdo a la cuenta contable seleccionada.

Al activar esta opción se habilitará la columna “Factura” la cual indica el número de factura pendiente de pago que corresponden a la cuenta que seleccionó previamente, con la finalidad de que el usuario pueda generar cheques de una o varias facturas en específico.

Para generar cheques de proveedores a partir de esta opción realice los siguientes pasos:

1. Seleccione un rango de proyectos.

2. Seleccione la cuenta bancaria la cual expedirá el cheque.

3. Opcionalmente, seleccione la cuenta contable a partir de la cual desea generar un cheque, si marcó la casilla “Por factura-Indique cuenta”.

4. Opcionalmente también, puede marcar la casilla de “Generar un cheque por cada factura” si marcó la casilla anterior de “Por factura-Indique cuenta”.


6. Marque los cheques dentro de la casilla de verificación en el campo de Generar.

7. Haga clic en el botón Generar.

Arriba se muestra la ventana de generación de cheques tanto sin usar las opciones de “Por factura – Indique cuenta” y “Generar un cheque por cada factura” como usándolas.

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Emisión de cheques

En esta ventana podrá Emitir los cheques contra cuenta de cargo así como los generados en la Programación de pagos para realizar el pago total o parcial de una factura. En la emisión de cheques se ve reflejado la afectación del DIOT.

Para entrar a Emisión de cheques:


2. En el grupo Cheques seleccione la opción Emisión de Cheques.

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Para emitir un cheque realice los siguientes pasos:

1. Esta ventana tiene la opción para emitir cheques de un solo proyecto o multiproyecto (de varios proyectos). En la parte superior izquierda está la casilla de Emitir cheques multiproyecto, marque esta casilla si tiene cheques multiproyecto por emitir, de lo contrario elija directamente el proyecto del cual realizará el Pago.

En caso de marcar cheque multiproyecto, el proyecto que seleccione en el encabezado será el proyecto del que se tomará el dinero, es decir, al que se le harán los abonos contables en bancos.

2. Seleccione la cuenta bancaria que emitirá el cheque.

3. Seleccione la fecha de emisión para el cheque.

4. Determine el tipo de movimiento para emitir.

5. En caso de que la cuenta bancaria sea en dólares pedirá capturar la paridad bursátil.


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7. Si desea modificar el folio del cheque o transferencia haga clic en proponer y asigne el nuevo folio. Cuando se vayan a emitir varios cheques y se proponga un folio, todos los números de cheques del grid se ponen en cero y cuando se seleccione un cheque a imprimir (sólo uno) se insertará en el grid el número de cheque propuesto, por lo tanto no permite seleccionar más que un folio en la emisión cuando se propone el folio.

8. Si desea modificar el nombre del beneficiario lo podrá hacer para ello deberá deberán tener el permiso “Permitir modificar beneficiario del cheque”, ubicado en la seguridad del sistema en la sección Bancos del grupo cheques.

9. En el grid aparecerán todos los cheques que se deberán de emitir de acuerdo a los filtros establecidos anteriormente.

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10. Si desea consultar las cuentas contables que se verán afectadas en la emisión del cheque, de clic en la columna cuentas donde aparece una lupa.

11. Para emitir un cheque active la casilla de verificación en la columna Emitir o si desea emitir todos haga clic en el botón Marcar emitir todo.

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12. Haga clic en el botón Emitir.

13. Aparecerá una ventana mostrando los resultados de la emisión de los cheques donde se le específica el numero de cheque, el tipo, beneficiario y monto. Si desea imprimir el cheque o la póliza de los cheques generados lo podrá hacer haciendo clic en el botón correspondiente.

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14. Si solo desea consultar la póliza lo podrá hacer dando clic sobre el registro del cheque emitido.

15. Para determinar los montos de DIOT deberá hacer clic en el símbolo de DIOT para que muestre la ventana de desglose de conceptos para el DIOT. En esta ventana el contador de la empresa deberá determinar el monto correspondiente al IVA y deberá asignar el año y mes donde se aplicara el DIOT del cheque emitido.



Consultas / Cancelaciones

A partir de esta ventana usted podrá consultar los cheques que fueron generados en el sistema de igual forma podrá consultar los cheques que fueron emitidos. Si desea cancelar o eliminar un movimiento bancario lo podrá hacer a partir de esta ventana.

Para entrar a Consulta / cancelaciones:


2. En el grupo Cheques seleccione la opción Consulta / cancelaciones.

Campos requeridos:

Rango de fechas

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Movimiento: Es el movimiento bancario que se realizo ya sea un cheque, transferencia, póliza manual o depósito vs cuenta de abono.

Tipo: Es el tipo de proveedor que se utilizo para la generación del cheque.

Proyecto: Es el nombre del proyecto en el cual se generó o emitió el cheque.

Cuenta banco: Es la cuenta bancaria a partir de la cual se emite el cheque o la cuenta bancaria donde se realiza un depósito.

Impreso: Esta opción identifica todos los cheques que han sido emitidos.

Cancelado: Esta opción identifica todos los cheques y depósitos que han sido cancelados en el sistema.

Número: Es el número de cheque que se le asigno al hacer emitido o bien el número de depósito.

Fecha: Es la fecha en que se generó el cheque o el depósito.

Importe: Es el monto del cheque o del depósito.

Moneda: Es la denominación de la cuenta bancaria.

Beneficiario: Es el nombre de la persona física o moral a la cual salió el cheque.


Mes póliza: Es el mes contable en que se generó la póliza.

Tipo de póliza: Es el tipo de póliza que se llevo a cabo al realizar un movimiento contable.

Multiproyecto: Es opción identifica los cheques en los cuales estaban involucrados más de un proyecto.

Vs cta cargo: Esta opción identifica a los cheques generados a partir de la ventana cheque vs cuenta de cargo.

Es cheque: Esta opción identifica a los cheques generados a partir de la programación de pagos o desde cheques vs cuenta de cargo.

Permitir eliminar: Esta opción identifica los movimientos bancarios que se podrán eliminar a partir de esta ventana.

Permitir cancelar: Esta opción identifica los movimientos bancarios que se podrán cancelar a partir de esta ventana.



NOTA: En esta ventana solo mostraran pólizas manuales que tengan registros de cargos y abonos de bancos. A partir de esta ventana se podrán realizar los siguientes movimientos:

Cancelación y eliminación

No se permite cancelar o eliminar

Permite cancelación

Cheque a proveedor Pólizas manuales a bancos

Depósito vs cuenta de abono

Cheque vs cuenta de cargo

Depósitos de comercialización

Transferencias Depósitos de cliente

Consulta de movimientos

Para consultar algún movimiento bancario realice los siguientes pasos:

1. Seleccione un rango de fechas.

2. En caso de que desee incluir los movimientos cancelados haga clic en incluir cancelados.


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Cancelación de movimientos

Para cancelar un cheque o un depósito vs cuenta de abono realice los siguientes pasos:

1. Seleccione un rango de fechas


3. Active la casilla en el campo Marca aquellos movimientos que desea cancelar.

4. Haga clic en el botón cancelar.

NOTA: Recuerde que al cancelar un cheque o un depósito vs cuenta de abono no podrá reutilizar el número de cheque generado, esta opción es recomendable cuando hubo un error en la impresión del cheque.



Al cancelar un cheque en otro mes contable, el sistema informará al usuario que generará una póliza inversa, permitiendo al usuario cancelar la operación para cambiar el mes contable.

Posteriormente el sistema le mandará otro mensaje, el cual indicará que se generará una póliza inversa al cancelar, es aquí donde podrá elegir si debe cancelar el movimiento bancario en ese mes contable o cancelar el proceso para cambiar el mes contable con la finalidad de que no generé póliza inversa.

En caso de tener movimientos de programación de pagos, el sistema le mandara un mensaje.

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Para eliminar un cheque realice los siguientes pasos:

1. Seleccione un rango de fechas


3. Active la casilla en el campo Marca aquellos movimientos que desee eliminar.

4. Haga clic en el botón eliminar movimiento.

NOTA: Recuerde que al eliminar usted podrá reutilizar el número de cheque que se eliminó al momento de generar otro.



Reimpresión

En esta ventana podrá reimprimir los cheques y las pólizas de cheques las veces que desee y necesite.

Para entrar a reimpresión de cheques:


2. En el grupo Cheques seleccione la opción Reimpresión.

Campos requeridos:

Cuenta bancaria

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Cuenta bancaria: Es el nombre de la cuenta bancaria a partir de la cual se emitió el cheque.

Núm. Cheque: Es el número de que se generó al ser emitido.

Fecha: Es la fecha en que fue emitido el cheque.

Beneficiario: Es el nombre de la persona física o moral a la cual salió el cheque.

Monto: Es la cantidad monetaria por la cual se expidió el cheque.

Cheque manual: Esta opción permite identificar los cheques que fueron generados en la ventana de reembolsos y comprobación de gastos.

Multiproyecto: Esta opción identifica los cheques en los cuales están involucrados más de un proyecto.

Es cheque: Esta opción identifica cuando fue generado un cheque y no una transferencia.

Mes póliza: Es el mes contable en que se generó la póliza del cheque.


Tipo de póliza: Es el tipo de póliza que se llevo a cabo al realizar un movimiento contable.

Observaciones: Es la descripción que se captura en la factura o cuando se modifica en la programación de pagos.

Para reimprimir un cheque o una póliza de cheque realice los siguientes pasos:

1. Seleccione la cuenta bancaria en la que se emitió el cheque.


3. Busque el cheque que desea reimprimir.

4. Active la casilla de verificación en el campo Imprimir.

5. Haga clic en el botón Imprimir cheques o imprimir pólizas según sea el caso.

NOTA: En esta ventana se agregó la opción para modificar el beneficiario, para ello deberán tener el permiso “Permitir modificar beneficiario del cheque”, ubicado en la seguridad del sistema en la sección Bancos del grupo cheques.



Regenerar póliza

Esta opción se utiliza cuando se modifica el tipo de cheque, ya sea por cambio de cuenta o por algún porcentaje y no se quiere eliminar los movimientos generados hasta el momento.

Para regenerar pólizas de cheque realice los siguientes pasos:

1. Seleccione la cuenta bancaria en la que se emitió el cheque.


3. Seleccione las pólizas de cheque que desea regenerar.

4. Active las casillas de verificación en el campo Imprimir.

5. Haga clic en el botón Regenerar póliza.

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Reembolsos y gastos por comprobar

En esta ventana permite registrar los gastos comprobados de deudores y acreedores así como realizar los respectivos reembolsos según sea el caso. La comprobación de gastos también participa en el DIOT como en la emisión de cheques.

Para entrar a Reembolsos y Gastos por comprobar:


2. En el grupo Cheques seleccione la opción Reembolsos y Gastos x C.

Campos requeridos:

Proyecto

Deudor/Acreedor

Folio

Fecha de póliza

Mes para DIOT

Proyecto

Factura



Insumo

Cantidad

Costo

Proveedor


Proyecto: Es el nombre del proyecto donde se comprobarán los gastos efectuados.

Deudor/Acreedor: Es la cuenta contable de deudor o acreedor.

Tipo: Es el tipo de comprobación de gastos ya sea para deudor o acreedor.

Folio: Es un número consecutivo que identifica el reembolso o gasto que se capturo.

Fecha de póliza: Es la fecha en que se genera la comprobación de gastos.

Mes para DIOT: Es el mes donde se aplicara el DIOT.

Proyecto: Es el nombre del proyecto donde se realizaron los gastos.

Factura: Es el número de la factura con la cual se está comprobando un gasto realizado

Insumo: En este campo mostrará el catálogo de insumo excepto los inventaribles.

Descripción: Es el nombre al cual hace referencia el insumo.

Cantidad: Es la cantidad de insumos especificada en la factura.

Costo: Es el costo del insumo especificado en la factura.

Importe: Es el resultado de la cantidad por el costo de insumos.

IVA: Es u n monto especifico para el IVA, el cual no se basa de un determinado porcentaje.

%: Esta opción indica que capturará un porcentaje de IVA y no un monto específico.

% IVA: Es el porcentaje de IVA determinado en la factura que se está comprobando.

Cuenta IVA: Es la cuenta contable del IVA que se utilizará al comprobar los gastos.

Total: Es el importe total de la factura tomando en cuenta en importe mas el IVA.

Proveedor: Es el código del proveedor que surtió los insumos.

Observaciones: Es un comentario o motivo que se capturara con respecto al movimiento que se genere.

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Para realizar una comprobación de gastos a un Acreedor realice los siguientes pasos:

1. Seleccione el tipo de comprobación de gastos (Acreedor).

2. Haga clic en nuevo folio.

3. Seleccione el proyecto donde se está realizando la comprobación.

4. Seleccione la cuenta del acreedor.

5. Seleccione la fecha en que se generará la póliza, si es necesario capturar alguna observación lo podrá hacer.

6. Capture el año-mes donde se aplicara el DIOT.

7. Seleccione el proyecto donde se utilizaron los insumos.

8. Capture el folio de la factura que comprueba los gastos.

9. Seleccione el insumo que se requirió, recuerde que solo se filtraran los insumos no inventariables.

10. Capture la cantidad de insumos especificado en la factura.

11. Capture el costo del insumo.

12. Capture el monto del IVA o en su defecto capture el porcentaje de IVA que se le aplicara al importe.

13. Seleccione la cuenta de IVA que se utiliza en la comprobación, recuerde que solo se mostraran las cuentas contables que tengan asignado el parámetro Cta. IVA en el catálogo de cuentas contables.

14. Seleccione al proveedor de la factura y si es necesario capture alguna observación sobre el insumo.



15. Haga clic en el botón guardar.

16. Si desea ver reflejado el DIOT en la comprobación de acreedor, deberá dar clic sobre el campo DIOT para presentar el desglose del IVA.

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Una vez realizada la comprobación de gastos del acreedor podrá generar el cheque correspondiente al monto especificado en la comprobación, ya que se le tiene que reembolsar el dinero que prestó.

Para generar el cheque realice los siguientes pasos:

1. Haga clic en el botón generar cheque.

2. Seleccione la cuenta bancaria que expedirá el cheque contra cuenta de cargo.

3. Seleccione el tipo de cheque que se generará.




Para realizar una comprobación de gastos a un Deudor realice los siguientes pasos:

1. Seleccione el tipo de gastos por comprobar (Deudor).


3. Seleccione el proyecto donde se está realizando la comprobación.

4. Seleccione la cuenta de deudor.


6. Capture el mes donde se aplicará el DIOT.

7. Seleccione el proyecto donde se utilizaron los insumos.


9. Seleccione el insumo que se requirió, recuerde que solo se filtraran los insumos no inventariables.




13. Seleccione la cuenta de IVA que se utiliza en la comprobación, recuerde que se mostraran las cuentas contables que tengan asignado el parámetro Cta. IVA en el catálogo de cuentas contables.

14. Seleccione a el proveedor de la factura y si es necesario capturar alguna observación sobre el insumo.

15. Haga clic en el botón guardar.

16. Si desea ver reflejado el DIOT en la comprobación del Deudor, deberá dar clic sobre el campo DIOT.

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Una vez realizada la comprobación de gastos del deudor y en dado caso de que los gastos fueron menores al cheque emitido, podrá generar un depósito vs cuenta de abono correspondiente a la diferencia del monto que se tuvo al hacer a la comprobación, ya que se le tiene que reembolsar el dinero que no se utilizó.

Para generar un depósito contra cuenta de abono consulte el tema correspondiente.



Gastos Financieros

En esta ventana permite realizar los pagos de intereses hipotecarios.

Para entrar a Gastos Financieros:


2. En el grupo Cheques seleccione la opción Gastos Financieros.

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Campos requeridos:

Proyecto

Cuenta Bancaria

Proveedor

Folio

Fecha de póliza

Proyecto

Factura

Insumo

Cantidad

Costo

IVA


Proyecto: Es el nombre del proyecto donde se aplicara el pago de gasto financiero.

Cuenta bancaria: Es la cuenta bancaria la cual pagara los gatos financieros.

Proveedor: Es el código del proveedor que surtió.

Folio: Es un número consecutivo que identifica el pago de gasto financiero.

Fecha de póliza: Es la fecha en que se genera el pago de gastos financieros.

Observaciones: Es un comentario o motivo que se capturara con respecto al movimiento que se genere.

Proyecto: Es el nombre del proyecto donde se realizaron los gastos.

Factura: Es el número de la factura con la cual se está comprobando un gasto realizado.

Insumo: En este campo mostrará el catálogo de insumo excepto los inventaribles.

Descripción: Es el nombre al cual hace referencia el insumo.

Cantidad: Es la cantidad de insumos especificada en la factura.



Costo: Es el costo del insumo especificado en la factura.

Importe: Es el resultado de la cantidad por el costo de insumos.

%: Esta opción indica que capturará un porcentaje de IVA y no un monto específico.

% IVA: Es el porcentaje de IVA determinado en la factura que se está comprobando.

IVA: Es u n monto especifico para el IVA, el cual no se basa de un determinado porcentaje.

Importe: Es el importe total de la factura tomando en cuenta en importe mas el IVA.

Cuenta IVA: Es la cuenta contable del IVA que se utilizará al comprobar los gastos.

Observaciones: Es un comentario o motivo que se capturara con respecto al insumo.

Antes de generar el pago de gastos financieros debe tener lo siguiente:

1. En el registro de proveedores deberá activar la opción Gasto Financiero cuando se trate de un proveedor que se la pagará por este concepto.

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2. En el catálogo de insumos deberá dar de alta el insumo correspondiente para gasto financiero al cual deberá activar la opción de Gasto financiero, el tipo de insumo debe ser no inventariable.

Para realizar un pago de gastos financieros realice los siguientes pasos:

1. Seleccione el proyecto donde se está realizando el pago.

2. Seleccione la cuenta bancaria.

3. Seleccione el proveedor al cual le está pagando, recuerde que solo filtrará aquellos proveedores que tengan activada la opción “Gastos Financieros” que se encuentra en el detalle del proveedor.



6. Seleccione el proyecto donde se utilizaron.


8. Seleccione el insumo que se requirió, recuerde que solo se filtraran los insumos no inventariables y que tengan activada la opción “Gasto Financiero”.






12. Seleccione la cuenta de IVA que se utiliza en la comprobación, recuerde que se mostraran las cuentas contables que tengan asignado el parámetro Cta. IVA en el catálogo de cuentas contables.

13. Haga clic en el botón Aplicar.

14. Genere el cheque y haga clic en Aceptar.

NOTA: Al generar el cheque, el sistema no valida que se pase del importe, esta es responsabilidad de la persona que se encargue de generar el cheque.

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Traspasos

En esta ventana permite realizar traspasos bancarios entre las diferentes cuentas bancarias del sistema. La condición para realizar traspasos bancarios es que las cuentas bancarias deben estar en la misma moneda.

Para entrar a Traspasos:


2. En el grupo Cheques seleccione la opción Traspasos.



Campos requeridos:

Proyecto origen y destino

Cuenta Bancaria origen y destino

Fecha

Importe

Referencia


Folio: Es un número consecutivo que identifica el traspaso bancario.

Proyecto (Origen): Es el nombre del proyecto quien traspasará el importe capturado.

Cuenta bancaria (Origen): Es la cuenta bancaria la cual traspasará el importe capturado. Por lo tanto el saldo contable de la cuenta bancaria disminuirá al generarse el traspaso.

Proyecto (Destino): Es el nombre del proyecto quien recibirá el importe del traspaso.

Cuenta bancaria (Destino): Es la cuenta bancaria en la que se cargará el importe capturado. Por lo tanto el saldo contable de la cuenta bancaria aumentará al generarse el traspaso.

Fecha: Es la fecha en que se genera el traspaso bancario.

Importe: Es el monto total que se traspasará a una cuenta bancaria.

Referencia: Es una referencia que se le asigna al traspaso bancario.

Para generar un traspaso bancario realice los siguientes pasos:

1. Haga clic en el icono de Nuevo Folio.

2. Seleccione el proyecto origen, quién traspasará el monto asignado.

3. Seleccione la cuenta bancaria que realiza el traspaso.

4. Seleccione el proyecto destino donde recibirá el monto del traspaso.

5. Seleccione la cuenta bancaria donde se aplicará el monto del traspaso dando como resultado el aumento del saldo de la cuenta bancaria.

6. Seleccione la fecha en la que se está llevando a cabo el traspaso.

7. En el campo importe, capture el monto del traspaso.

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8. En el campo referencia, capture la referencia bancaria por la que se está realizando el traspaso bancario.

NOTA: Solo podrá generar traspasos bancarios con cuentas bancarias en la misma moneda, y los movimientos tanto de egreso e ingreso a las cuentas bancarias se reflejarán en los reportes de estado de cuenta y flujo de efectivo.

Consulta de póliza de traspaso

Una vez generado el traspaso, en esta misma ventana podrá consultar la póliza de traspaso generada. Para consultar la póliza realice los siguientes pasos:

1. Sitúese en el Folio a consultar.

2. Haga clic en el botón ver póliza.



Cancelación de traspasos

A partir de esta misma ventana, el sistema le permitirá cancelar un traspaso mal generado. Para cancelar un traspaso realice los siguientes pasos:

1. En el campo Folio, haga clic en el icono de búsqueda.

2. Seleccione el número de folio que requiere cancelar.

3. Haga clic en el botón cancelar.

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Compra / venta de Inversiones

Esta ventana permitirá realizar la compra y venta de inversiones, la condición para realizar la

compra/venta es que la moneda de las cuentas bancarias sea igual a la moneda base.

Para entrar a Compra/Venta de Inversiones:


2. En el grupo Cheques seleccione la opción Compra/Venta Inv.



Como prerrequisito deberá parametrizar en Herramientas/Opciones el tipo de póliza para inversión y las cuentas contables para producto financiero por venta de inversiones y la cuenta para monto ISR venta inversiones.

En el catálogo de cuentas bancarias deberá espécificar cuales son las cuentas de inversión activando el check correspondiente a la cuenta.

Campos requeridos para compra:



Fecha

Importe por invertir

Referencia

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Campos requeridos para venta:



Fecha

Importe por invertir

Referencia

Importe producto financiero

ISR


Folio: Es un número consecutivo que identifica la compra/ venta de inversión.

Compra: Este check permite identificar que el movimiento a generar será una compra de inversión.

Venta: Este check permite identificar que el movimiento a generar será una venta de inversión.

Proyecto (Origen): Es el nombre del proyecto a partir de cual realizará la inversión.

Cuenta bancaria (Origen): Es la cuenta bancaria que invertirá el importe capturado. Por lo tanto el saldo contable de la cuenta bancaria disminuirá al generarse la inversión.

Proyecto (Destino): Es el nombre del proyecto donde se aplicará el monto de la inversión.

Cuenta bancaria (Destino): Es la cuenta bancaria en la que se cargará el importe invertido. Por lo tanto el saldo contable de la cuenta bancaria aumentará al generarse la inversión.

Fecha: Es la fecha en que se genera la compra/venta de inversión.

Importe por invertir: Es el monto total que se invertirá (compra/venta) en la inversión.

Referencia: Es una referencia que se le asigna a la compra o venta.

Importe producto financiero: Es el monto ganado en algunas operaciones bancarias o financieras.

Capturar porcentaje: Está opción determina si la retención de ISR es determinada por porcentaje o monto.

ISR: Es el porcentaje o monto retenido en la venta de inversiones.

Compra de inversión

Para generar una Compra de inversión realice los siguientes pasos:

1. Para realizar una compra de inversiones debe hacer clic en la opción Compra. 2. Haga clic en nuevo folio.



3. Seleccione el proyecto donde se realizará el movimiento origen. 4. Elija una cuenta bancaria origen (la cual debe ser cualquier tipo de cuenta bancaria

excepto cuentas de inversión). 5. Seleccione el proyecto donde se realizará el movimiento destino. 6. Elija la cuenta bancaria destino (solo filtra las cuenta de inversión marcadas en el

catálogo de cuentas bancarias). 7. Seleccione la fecha en la cual se registra la compra de inversión. 8. En el campo importe por invertir capture el monto. 9. Capture una referencia para la compra de inversión. 10. Haga clic en aplicar, el sistema le mandará un mensaje confirmando el movimiento de la

lpóliza generada. 11. Haga clic en el botón ver póliza para consultar la póliza generada.

La póliza efectuada es la siguiente:

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Venta de inversión

1. Para realizar una compra de inversiones debe hacer clic en la opción Venta. 2. Haga clic en nuevo folio. 3. Seleccione el proyecto donde se realizará el movimiento origen. 4. Elija una cuenta bancaria origen (solo filtra las cuenta de inversión marcadas en el

catálogo de cuentas bancarias). 5. Seleccione el proyecto donde se realizará el movimiento destino. 6. Elija la cuenta bancaria destino (la cual debe ser cualquier tipo de cuenta bancaria

excepto cuentas de inversión). 7. Seleccione la fecha en la cual se registra la compra de inversión. 8. En el campo importe por invertir capture el monto a depositar en chequera. 9. Capture una referencia para la venta de inversión. 10. En el campo importe producto financiero, capture el monto del producto financiero

(intereses ganados), este dato es proporcionado por el banco o en su estado de cuenta bancario.

11. Capture el porcentaje o monto de ISR que el banco retiene, este dato es proporcionado por el banco.

12. Haga clic en aplicar, el sistema le mandará un mensaje confirmando el movimiento de la póliza generada.

13. Haga clic en el botón ver póliza para consultar la póliza generada.

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EJEMPLO DE POLIZA PARA VENTA DE INVERSIONES SIN PRODUCTO FINANCIERO NI ISR.

Póliza generada:



EJEMPLO DE POLIZA PARA VENTA DE INVERSIONES CON PRODUCTO FINANCIERO PERO SIN CONSIDERAR ISR

Póliza generada:

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EJEMPLO DE POLIZA PARA VENTA DE INVERSIONES CON PRODUCTO FINANCIERO Y CONSIDERANDO ISR

Póliza generada:



Depósitos contra cuenta de Abono

En esta ventana podrá generar depósitos bancarios por parte de deudores o de acreedores con abono a una cuenta bancaria.

Para entrar a Depósitos contra cuenta de Abono:


2. En el grupo Depósitos seleccione el icono Dep. vs cta de Abono.

Campos requeridos:

Proyecto

Cuenta bancaria

Depósito

Cuenta abono

Fecha

Tipo depósito

Dividir entre

Concepto

Importe

Tipo flujo

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Proyecto: Es el nombre del proyecto donde se generará el depósito.

Cuenta bancaria: Es el nombre de la cuenta bancaria a la cual se le generará el cargo del depósito.

Depósito: Es un número consecutivo que identifica a un depósito realizado.

Cuenta abono: Es la cuenta de abono que se afecta al realizar el depósito.

Fecha: Es la fecha de aplicación del depósito.

Tipo depósito: Es el modelo que se utilizará para afectar las cuentas contables correspondientes al generar un depósito.

Dividir entre: Es un factor que dividirá el importe del depósito para obtener el monto base.

Concepto: Es el motivo por el cual se está realizando el depósito.

Importe: Es el monto por el cual se realiza el depósito.

Tipo flujo: Es un tipo de agrupador el cual determina hacia donde se están canalizando los movimientos contables, el cual funciona para considerar los movimientos en IETU y en flujo.

Para un depósito contra cuenta de abono realice los siguientes pasos:

1. Seleccione proyecto y cuenta bancaria

2. Haga clic en nuevo depósito

3. Seleccione la cuenta contable a la cual se aplicará el abono.

4. El sistema por default toma la fecha del servidor, usted lo podrá modificar.

5. Seleccione el tipo de depósito, el campo dividir entre y tipo de flujo se asignará en automático al elegir esta opción de acuerdo al tipo de depósito establecido pero también es posible modificarlos.

6. Capture un concepto para el depósito.



7. Capture el importe del depósito.

8. Haga clic en Grabar depósito, el sistema mandará un mensaje sí desea agregarlo.

9. Haga clic en sí.

10. Mostrará un mensaje con el número de depósito generado así como la cuenta contable afectada en el movimiento.

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Depósitos de Clientes

En este proceso le permitirá registrar los cobros al cliente por las estimaciones generadas en los contratos.

Para entrar a Depósitos:


2. En el grupo Depósitos seleccione la opción Depósitos.



Campos requeridos:

Folio Depósito

Cliente

Cuenta bancaria

Tipo depósito

Proyecto

Monto depósito

Fecha depósito

Concepto

Dividir entre

Monto base


Folio Depósito: Es un número consecutivo que el sistema le asigna a un depósito.

Cliente: Es el nombre o razón social del cliente.

Cuenta cliente: Es la cuenta contable que pertenece al cliente.


Tipo depósito: Es el modelo que se ocupará en el depósito para la afectación de las cuentas contables en la generación de póliza.

Proyecto: Es el nombre del proyecto donde se está llevando a cabo el depósito.

Monto depósito: Es la cantidad monetaria del depósito realizado.

Monto aplicar cliente: Si la cuenta bancaria y la cuenta cliente están en pesos el monto aplicar es lo mismo que el monto de depósito pero si la cuenta bancaria es pesos y la cuenta cliente está en dólares el monto aplicar cliente correspondería al dividir el monto depósito entre la paridad bursátil y es el monto que se utilizará en el grid en el campo monto aplicar.

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Fecha depósito: Es la fecha en que se realizó el depósito.

Paridad bursátil: Es el valor monetario establecido por el banco y es con la que se está realizando el movimiento.

Paridad oficial: Es el valor monetario para generar los movimientos de estimaciones.

Dividir entre: Es un factor que dividirá al monto depósito para obtener el monto base.

Monte base: Es el resultado que se obtiene al dividir el monto depósito entre el campo dividir entre, con la finalidad de utilizar este monto en la pestaña de cargos y abonos según el tipo de depósito.

Concepto: Es el motivo del por qué se está realizando dicho depósito.



En Neodata ERP Construcción solo podrá realizar los siguientes depósitos:

Cuando el cliente y la cuenta bancaria estén en la misma moneda.

Cuando el cliente tenga cualquier tipo de moneda y la cuenta bancaria este en la moneda base.

En caso de que no se hayan seleccionado las cuentas de acuerdo a lo anterior, el sistema no le permitirá generar el depósito y le mostrará el siguiente mensaje:

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Para capturar un Depósitos de cliente:


2. Seleccione al cliente; en automático el sistema cargará la cuenta del cliente, dividir entre y el tipo de depósito que tiene capturado en el detalle del cliente. En el grid de facturas y cargos con saldo se puede visualizar las pólizas de las facturas que aún tienen saldo pendiente.

3. Seleccione la cuenta bancaria donde se realizó el depósito.

4. Seleccione el proyecto que afectará al aplicar el depósito.

5. Capture el monto del depósito en pesos.

6. El campo dividir entre lo tomará del tipo de cliente que se tenga capturado pero es posible modificarlo en esta ventana.

7. El monto base dependerá al dividir el monto depósito entre el campo dividir entre, con la finalidad de utilizar este monto en la pestaña de cargos y abonos según el tipo de depósito que tiene el cliente.

8. Capture el motivo del depósito realizado.



9. En caso de que el cliente se encuentre en dólares y la cuenta bancaria este en la moneda base (pesos) deberá capturar la paridad bursátil.

10. El sistema dará por default el monto aplicar cliente que se utilizará en el grid de facturas y cargos con saldo en el campo monto aplicar.

11. La fecha del depósito se tomará de acuerdo a la que se tiene en el servidor.

12. En el grid de Facturas y cargos con saldo capture el monto aplicar a cada póliza, el cuál no podrá pasarse del monto aplicar cliente.

13. En el grid de Cargos y abonos según el tipo de depósito podrá visualizar las cuentas contables que se tiene capturados en el tipo de depósito.

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14. Haga clic en Aplicar, de inmediato el sistema mandará un mensaje para confirmar los datos del depósito, si está seguro haga clic en Sí.

15. El sistema mandará la póliza que se genera de acuerdo al depósito efectuado.



Depósitos de intermediarios financieros

La ventana de Depósitos de intermediarios financieros o ministraciones permite registrar los depósitos de parte de las sofoles o hipotecarias a cuenta de los créditos puente.

Para entrar a Depósitos de intermediarios financieros:


2. En el grupo Depósitos seleccione el icono Depósitos de Intermediarios Financieros

Campos requeridos:

Proyecto

Cuenta bancaria / cuenta contable

Depósito

Fecha

Tipo depósito

Dividir entre

Concepto

Importe

Tipo flujo

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Proyecto: Es el nombre del proyecto donde se generará el depósito.

Casilla de verificación. En ésta casilla indica si el depósito afecta a una cuenta bancaria, de lo contrario, se afectará a una cuenta contable de naturaleza deudora.

Cuenta bancaria y/o cuenta contable: Es el nombre de la cuenta bancaria a la cual se le generará el cargo del depósito.

Depósito: Es un número consecutivo que identifica a un depósito realizado.

Cuenta abono: Es la cuenta de abono que se afecta al realizar el depósito.

Fecha: Es la fecha de aplicación del depósito.

Tipo depósito: Es el modelo que se utilizará para afectar las cuentas contables correspondientes al generar un depósito.

Dividir entre: Es un factor que dividirá el importe del depósito para obtener el monto base.

Concepto: Es el motivo por el cual se está realizando el depósito.

Importe: Es el monto por el cual se realiza el depósito.

Tipo flujo: Es un tipo de agrupador el cual determina hacia donde se están canalizando los movimientos contables, el cual funciona para considerar los movimientos en IETU y en flujo.

Para realizar un depósito de intermediario financiero haga lo siguiente:


2. Marque la casilla si el depósito es a una cuenta bancaria, o de lo contrario seleccione una cuenta contable de naturaleza deudora.

3. Seleccione el Acreedor.

4. Capture el monto del abono al acreedor, el monto del depósito será calculado.

5. Indique la fecha para la póliza, por default se asume la fecha actual.

6. Capture la referencia del depósito y seleccione el tipo de flujo financiero.

7. Haga clic en el botón Aplicar, con lo que se grabará el encabezado y si tiene insumos con la marca de Depósito sofol en el catálogo de insumos, se mostrarán en la sección de Otras cuentas de cargo, para capturar los montos de los descuentos. El monto del depósito se actualizará restando los montos de los descuentos aplicados.



8. Al hacer clic en el botón Generar movimiento se generará la póliza contable del depósito.

Reclasificación de depósitos

En esta ventana podrá consultar y reclasificar los depósitos de clientes para cubrir las facturas realizadas de cada uno de los contratos establecidos.

Para entrar a reclasificación de depósitos:


2. En el grupo Depósitos seleccione la opción Reclasificación de depósitos.

Campos requeridos:

Cliente

Cuenta

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Cliente: Es el nombre del cliente quien está realizando el depósito.

Cuenta: Es el nombre de la cuenta bancaria a la cual se cargará el depósito.

Saldo contable: Es el monto pendiente por cobrar al cliente.

Proyecto: Es el nombre del proyecto donde se registro el depósito.

Mes: Es el año y mes contable en que se realizó el depósito o la factura.

Fecha póliza: Es la fecha en que se generó la póliza de la factura o del depósito.

No. Póliza: Es el número de póliza generada de la factura o del depósito.

Factura/Depósito. Cuando se trate de una factura, aparecerá con el número de dicha factura de acuerdo a la póliza, en caso de tratarse de un depósito, mostrará el número de depósito y banco correspondiente a la póliza.


Es inversa. Una póliza inversa se origina cuando se cancela el movimiento y el mes contable actual es diferente al mes contable en que se genero la factura o el depósito.



Es cargo. Permite filtrar los movimientos de cargo cuando la casilla de verificación se encuentra activada.

Cargo: Es el monto correspondiente al generar una factura de cliente.

Abonos aplicados: Es el monto aplicado a una factura por medio de los depósitos realizados.


Abono: Es el monto de un depósito abonado a una factura.

Cargos aplicados: Son los depósitos aplicados a una factura.




Reclasificación de Depósitos

En ocasiones podemos tener depósitos realizados sin haberles entregado previamente una factura, para generar la reclasificación siga los siguientes pasos:

1. Localice el depósito registrado en la celda de Abono.

2. Localice las facturas generadas al cliente en la celda de Cargo.

Haga clic en la celda de abono para que muestre el depósito realizado. En el grid de esta ventana se mostrarán todas las pólizas de facturas pendientes de pago.

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3. En la celda monto aplicar capture el importe de las facturas que desea aplicar.


5. En caso de que quiera confirmar el depósito haga clic en sí y le mostrara el movimiento contable generado.



6. Consulte nuevamente la ventana de reclasificación de depósitos y haga clic en Aplicar

7. Observe que los depósitos fueron aplicados a las facturas.

Factura






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Depósito






NOTA: En esta ventana no podrá hacer reclasificaciones de depósitos.



Asignación de tipo de flujo

La función de esta ventana es asignar un tipo de flujo a los movimientos bancarios generados en el sistema con la finalidad de consultar por medio del Estado de Flujo los ingresos y egresos de la empresa.

Para entrar a la Asignación de tipo de flujo:


2. En el grupo Flujo seleccione la opción Asignación de tipo de flujo.

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Campos requeridos:

Unidad de negocios o proyecto


Proyecto: Es el nombre del proyecto donde se asignarán o modificarán los tipos de flujo a movimientos bancarios.

Cuenta bancaria: Es el nombre de la cuenta bancaria donde se asignarán o modificarán los tipos de flujo a movimientos bancarios.

Proyecto: Es el nombre del proyecto o de todos los proyectos en caso de aplicar todas o una unidad de negocio en específico.

Año/Mes: Es el año y mes contable en que se realizó la póliza con afectación a una cuenta bancaria.

Tipo de póliza: Es el tipo de póliza generada en el movimiento bancario.


Fecha: Es la fecha en que se registró la póliza.

Cargo: Es el monto a cargo correspondiente en la póliza generada.

Abono: Es el monto abono correspondiente en la póliza generada.

Cargos aplicados: Son los depósitos aplicados a una factura.

Observaciones: Son comentarios al momento de registrar el movimiento.

Requisitos previos:

Dar de alta el catálogo de tipos de flujos.



Para asignar o modificar un tipo de flujo a movimientos bancarios realice los siguientes pasos:

1. Seleccione el filtro establecido de acuerdo a la manera en que desea que se muestren los datos; es decir, seleccioné unidad de negocio o proyecto, si es que requiere una cuenta bancaria en específico y un rango de fechas a mostrar.


3. Ubíquese en el registro que desea asignar y en el campo flujo haga clic para seleccionar el tipo de flujo deseado.

Para asignar o modificar un tipo de flujo a varios movimientos bancarios realice los siguientes pasos:

1. Seleccione el filtro establecido de acuerdo a la manera en que desea que se muestre los datos; es decir, seleccioné unidad de negocio o proyecto, si es que requiere una cuenta bancaria en específico y un rango de fechas a mostrar.


3. Seleccione un rango de movimientos bancarios.

4. Haga clic derecho y seleccione la opción Asignar tipo de flujo.

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5. Elija el tipo de flujo que se le asignaran a todos los movimientos bancarios seleccionados.

Para borrar un tipo de flujo a movimientos bancarios realice los siguientes pasos:



3. Seleccione el movimiento y haga clic derecho sobre éste, del menú contextual elija la opción Borrar tipo de flujo.



Estado de flujo

El estado de flujo permite identificar el flujo de ingresos y egresos sobre las operaciones de las empresas.

Para entrar al Estado de flujo:


2. En el grupo Flujo seleccione la opción Estado de flujo.

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Campos requeridos:

Unidad de negocios o proyecto


Proyecto: Es el nombre del proyecto donde se consultará el estado de flujo.

Cuenta bancaria: Es el nombre de la cuenta bancaria donde se consultará el estado de flujo.

Unidad de Negocio: Es el nombre del proyecto o de todos los proyectos en caso de aplicar todas o una unidad de negocio en específico.

Fecha inicial y Fecha final: Es el rango de fechas que servirán para determinar los movimientos de los flujos.

Flujo: Es el tipo asignado a un movimiento bancario.

Descripción: Es el nombre que describe al flujo.

Cargo: Es la afectación de incremento o disminución del valor de una cuenta de acuerdo a su naturaleza.

Abono: Es la afectación de incremento o disminución del valor de una cuenta de acuerdo a su naturaleza.

Ingreso: Determina si el flujo fue un ingreso.

Requisitos previos:

Dar de alta el catálogo de tipos de flujo.

Marcar la opción considerar en flujo ubicada en el catálogo de tipos de flujo.



Para asignar o modificar un tipo de flujo a movimientos bancarios realice los siguientes pasos:

1. Seleccione el filtro establecido de acuerdo a la manera en que desea que se muestren los datos; es decir, seleccione unidad de negocio o proyecto, si es que requiere una cuenta bancaria en específico y un rango de fechas a mostrar.


3. Ubíquese en el registro que desea asignar y en el campo flujo haga clic para seleccionar el tipo de flujo deseado.

Para asignar o modificar un tipo de flujo a varios movimientos bancarios realice los siguientes pasos:



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3. Seleccione un rango de movimientos bancarios.

4. Haga clic derecho y seleccione la opción Asignar tipo de flujo.

5. Elija el tipo de flujo que se le asignaran a todos los movimientos bancarios seleccionados.



Importación de Estado de Cuenta

Por medio de esta opción puede importar un estado de cuenta bancario para que pueda hacer una conciliación bancaria, para ello debe tener un formato predefinido en Excel.

Para entrar a Importación de estado de cuenta:


2. En el grupo Conciliación bancaria seleccione la opción Imp. edo. cta.

Campos requeridos:

Ruta de ubicación para la hoja de cálculo

Periodo Bancario

Cuenta Bancaria


Hoja de cálculo: Es la ruta donde se encuentra ubicada la hoja de cálculo la cual contiene el estado de cuenta bancaria de la empresa.

Año-mes: Es el periodo bancario que se importará, el formato de la fecha de cálculo debe estar personalizada como: aaaa/mm/dd

Cuenta bancaria: Es la cuenta contable que pertenece a la cuenta bancaria que se va a importar.

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Para realizar la importación de estado de cuenta bancario deberá tener el siguiente formato:

Para importar el estado de cuenta bancario realice los siguientes pasos:

1. Seleccione la ruta donde se encuentra la hoja de Excel con sus respectivos movimientos.

2. Seleccione el periodo a importar.

3. Seleccione la cuenta contable donde importara los movimientos realizados en el periodo.




Conciliación Bancaria

Por medio de esta opción puede importar un estado de cuenta bancario de alguna de las cuentas de su catálogo, el cual debe tener el formato predefinido en Excel para que pueda hacer una conciliación bancaria.

Recuerde que para la conciliación bancaria solo tomara en cuenta cheques emitidos y que no estén cancelados.

Para entrar a Conciliación Bancaria:


2. En el grupo Conciliación Bancaria seleccione la opción Conciliar.

Para generar la conciliación bancaria realice los siguientes pasos:

1. Seleccione año-mes donde se realizará la conciliación bancaria.

2. Active el campo marca en el registro de la cuenta(s) bancaria(s) que desea conciliar.

3. Haga clic en Aceptar

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NOTA: Sí en el mes fueron conciliados algunos cheques, en la cuenta bancaria aparecerá activada la columna conciliada.

Conciliación Bancaria Manual

Ésta ventana le permite conciliar manualmente los movimientos del sistema con los que aparecen en el estado de cuenta emitido por el banco e importado previamente al sistema.

La conciliación bancaria manual tomara en cuenta cheques emitidos no cancelados y los depósitos que hayan sido registrados en ERP Construcción, Comercialización de Viviendas o CRM para Inmobiliarias si se utiliza la misma base de datos con esos sistemas de NEODATA.

Para entrar a Conciliación Bancaria Manual:


2. En el grupo Conciliación Bancaria seleccione la opción Conciliación manual.

Para realizar la conciliación bancaria manual realice los siguientes pasos:

1. Seleccione la cuenta bancaria a conciliar.

2. Seleccione las fechas de inicio y fin del periodo a conciliar. Si los movimientos son de más de un periodo, marque la casilla de Todas las fechas.

3. Seleccione el Año-Mes del estado de cuenta importado.

4. Haga clic en Aplicar para mostrar los movimientos del sistema (sección izquierda) y los del estado de cuenta importado (sección derecha).



5. En la sección de la izquierda, que es la que contiene los movimientos del sistema, utilice la columna Folio Conciliación para indicar a que movimiento del estado de cuenta importado corresponde cada movimiento del sistema.

6. Para terminar, haga clic en el botón Conciliar Manual para grabar los cambios y aplicar la conciliación de los movimientos.

Generar Archivo ASCII para comunicación

Esta función permite generar un archivo en caracteres ASCII (txt) para el envío de pagos por medio de una banca electrónica.

Para entrar a Generar archivo ASCII comunicación:


2. En el grupo Exportaciones seleccione la opción Generar archivo ASCII.

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Antes de empezar a generar su archivo debe considerar lo siguiente:

1. En el catálogo de cuentas bancarias que se encuentra en el administrador de catálogos debe capturar el campo CLABE.

NOTA: Si el campo CLABE no aparece en el catálogo, elimine la vista de cuentas bancarias del administrador de catálogos, restablezca grids y ventanas, agregue la plantilla de cuentas bancarias nuevamente y de permisos en seguridad.

2. En el registro de proveedores, en el campo Clave asignada deberá capturar la clave con la que el proveedor nos tiene registrados como empresa.



Generar txt para CW (Cash Windows)

Esta función permite generar un archivo en txt para ser recibido por el programa Cash Windows

Para entrar a Generar archivo comunicación CW:


2. En el grupo Exportaciones seleccione la opción Generar txt para CW.

Configuración de Cash Windows

1. Entre al la ventana de Generar archivo de comunicación para CW.

2. Haga clic en el botón Configurar CW.

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3. Para agregar un layout haga clic en nuevo y capture una descripción que identifique al layout que se está generando.

4. En el campo separador podrá especificar un carácter (punto, coma o guión) que identifique la separación de datos.

5. En el grid aparecen los campos de información que Cash Windows requiere, por ejemplo:

Dato: Es el nombre del campo.

Orden: Es el orden en que se presentarán los datos

Longitud: Es el tamaño del campo.

Justificado: Es la alineación que deberá presentar los datos en el archivo de texto.

Relleno: Es un carácter determinado que servirá para a completar un registro especificado.

6. Determine los campos que formaran la plantilla asignándoles longitud. Nota: solo deberá asignar longitud a aquellos campos que integren la plantilla.

7. Elimine los registros que no se utilizarán en el layout, para ello deberá seleccionar el registro y hacer clic en el botón suprimir.



8. Capture un carácter de relleno para cada registro.

9. Haga clic en guardar configuración.

Generar archivo de comunicación CW

Para generar el archivo de texto configuración realice los siguientes pasos:

1. Seleccione el proyecto, el rango de fechas y la cuenta contable con la que se generará el archivo txt.

2. Seleccione la ruta donde se guardara el archivo y capture el nombre del txt.

3. En Layout CW use el botón de búsqueda para seleccionar sobre cuál de las configuraciones guardadas se basara la generación del archivo de texto.

4. Seleccione el tipo de operación que se realizará: H indica que la operación se realizará el mismo día y M indica que la operación se aplicará hasta el siguiente día.

5. Haga clic en el botón Aplicar para cargar los movimientos.

6. En el campo marca identifique los cheques que se enviarán al archivo de comunicación.

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7. Haga clic en el botón generar.

8. El sistema mandará un mensaje sobre existencia del archivo, nos preguntará si deseamos sobrescribirlo, debemos dar clic en sí.

9. Al consultar el archivo de texto podrá observar los campos que contemplara el archivo de acuerdo al layout generado.



10. Si desea enviar el archivo a Excel solo bastará con que haga clic en para abrirse en Excel.

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CAPITULO 10

Presupuesto El panel de Presupuesto es una opción más dentro de la operatividad del sistema de NEODATA ERP PYME, aquí es en donde se llevara la labor de control sobre los insumos y actividades (conceptos) de sus proyectos que se desean controlar. Del mismo modo podrá efectuar modificaciones a sus presupuestos y manipular determinados catálogos que en este apartado tenga acceso.

Dentro de este apartado aprenderá a utilizar:

Presupuesto de Control

Cálculo de Explosión de Insumos

Importar presupuesto de PRECIOS UNITARIOS NEODATA

Órdenes de cambio a presupuesto de control

Costos por Proyecto

Insumos


Conceptos

Aditivas

Tipos de Insumos

Proyectos

Unidades de Negocio

Ubicaciones

Partidas

Prototipos

Programa de obra

Programa de suministros

Captura de avance físico

Avance físico por partida



Presupuesto de Control

El presupuesto de control nos servirá para elaborar el presupuesto y los análisis de precios elementales para determinado proyecto u obra. Si bien el llenado de esta ventana se puede hacer mediante la importación de un Presupuesto de PRECIOS UNITARIOS DE NEODATA; el sistema le permitirá elaborar de forma manual su propio presupuesto de control.

Para abrir la ventana correspondiente:

1. Haga clic en el panel de Presupuesto 2. En el grupo Presupuesto de Control elija la opción de Presupuesto de control.


Proyecto: Es el nombre del proyecto donde se genera el presupuesto.

Partida: Es el código de la partida la cual se filtra para ver en el presupuesto, al darle clic en el botón Aplicar.

Actualizar programación de conceptos. Al seleccionar esta opción se actualiza la actividad programada en el presupuesto de control, marcando los conceptos como programados según se haya realizado el cálculo en PU2012.

Marca. Permite seleccionar los conceptos de un presupuesto para realizar una tarea en específico.

Partida: Es el código de la partida donde pertenece el concepto.

Renglón: Es el número de renglón al que pertenece el concepto, los conceptos pueden repetirse pero el número de renglón es único.

Concepto: Es el código del concepto que participa en el presupuesto.

Descripción larga: Es la explicación detallada del concepto que participa en el presupuesto.

Unidad: Es la unidad de medida para el concepto.

Cantidad original: Es la cantidad que se tiene presupuestada para el concepto.

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Ordenes de cambio: Es la cantidad extra necesaria para concluir el concepto presupuestado. Solo se podrán generar órdenes de cambio cuando el presupuesto se encuentre cerrado.

Cantidad total: Es el resultado de sumar la cantidad original con las órdenes de cambio.

Cantidad subcontrato: Es la cantidad del concepto que se pretende subcontratar para la realización de la obra.

Cantidad subcontrato MO: Es la cantidad del concepto que se pretende subcontratar para mano de obra.

Cantidad destajo: Es la cantidad del concepto que se pretende destajear para la realización de la obra.

Cantidad contratada MAT + MO: Es la cantidad del concepto que se ha contratado para la realización de la obra.

Cantidad contratada MO: Es la cantidad del concepto que se ha contratado de mano de obra para la realización de las actividades.

Cantidad estimada x destajo: Es la cantidad que se ha realizado en el concepto por medio de estimaciones de destajo.

Costo máximo subcontrato: Es el costo el cual se obtiene de la matriz del concepto.

Costo máximo destajo: Es el costo de la mano de obra el cual se obtiene de la matriz del concepto.

Costo actual subcontrato: Es el costo que se utiliza en la generación de contratos, en caso de que el concepto contenga análisis el costo será el mismo que contenga el costo máximo de subcontrato. Este costo puede ser modificado en el momento que usted lo requiera, en caso de que el costo sea mayor que el costo máximo subcontrato deberá consultar en el detalle del proyecto en la ficha de obra y desactivar la opción “No permitir que el Costo actual Subcontrato sea mayor Costo máximo subcontrato” además deberá contar con el permiso “Exceder el costo actual del costo máximo calculado”, ubicado en el grupo de presupuesto.

Costo actual subcontrato MO: Es el costo que se utiliza en la generación de contratos de mano de obra, este costo se debe capturar de manera manual y puede ser modificado en el momento que usted lo requiera, en caso de que el costo sea mayor que el costo máximo destajo deberá consultar en el detalle del proyecto en la ficha de obra y desactivar la opción “No permitir que el Costo actual Subcontrato sea mayor Costo máximo subcontrato” además deberá contar con el permiso “Exceder el costo actual del costo máximo calculado”, ubicado en el grupo de presupuesto.

Costo actual destajo: Es el costo que se utiliza en la generación de estimaciones de destajos, en caso de que el concepto contenga análisis el costo será el mismo que contenga el costo máximo de destajo. Este costo puede ser modificado en el momento que usted lo requiera, en caso de que el costo sea mayor que el costo máximo destajo deberá consultar en el detalle del proyecto en la ficha de obra y desactivar la opción “No permitir que el Costo actual destajo sea mayor Costo máximo destajo” además deberá contar con el permiso “Exceder el costo actual del costo máximo calculado”, ubicado en el grupo de presupuesto.

Fraccionar tope: Al activar esta opción permite fraccionar la cantidad tope x casa en las estimaciones.

Permitir decimales en estimación: Al generar una estimación permitirá ocupar decimales.

Moneda: Es la denominación que se utiliza para el concepto.

Prototipos. Permite identificar en el presupuesto que el concepto está asignado en un prototipo.



Cantidad total anterior: Es la cantidad total que existía en el presupuesto antes de una reimportación.

Cantidad destajo anterior: Es la cantidad de destajo que existía en el presupuesto antes de una reimportación.

Cantidad subcontrato de MO anterior: Es la cantidad de subcontrato de mano de obra que existía en el presupuesto antes de una reimportación.

Cantidad subcontrato anterior: Es la cantidad de subcontrato que existía en el presupuesto antes de una reimportación.

Cantidad inconsistente. Cuando el presupuesto está abierto se validará la cantidad importada con respecto a la cantidad actual en el presupuesto, si la cantidad importada del concepto es menor se activará la columna cantidad inconsistente; ya que la cantidad importada fue menor a las cantidades contratadas o estimadas registradas en el sistema de ERP Construcción.

Actividad Programada. Al marcar esta opción se indica la actividad programada en el presupuesto de control, la cual puede ser actualizada con la opción de Actualizar programación de conceptos; programados según se haya realizado el cálculo en PU2011R2. O bien el usuario puede marcar las actividades de forma manual.

Para capturar un Presupuesto de Control realice los siguientes pasos:

1. Seleccione el Proyecto y oprima el botón de Aplicar.

2. Si desea adicionar conceptos al presupuesto seleccione la partida a la cual pertenecerá el

concepto.

3. Pase directamente a la celda Concepto y seleccione del catálogo de Conceptos el

concepto a añadir dentro del Presupuesto de Control.

4. Al realizar lo anterior automáticamente se completara la Descripción larga.

5. Capture la cantidad original que se tiene presupuestada del concepto.

6. Determine la cantidad que desee subcontratar en la celda cantidad subcontrato y en

cantidad subcontrato MO (Mano de Obra), por consiguiente la cantidad destajo

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corresponderá de la diferencia de la cantidad total menos la cantidad subcontrato y

subcontrato de mano de obra.

7. El costo actual subcontrato y costo actual destajo corresponde al que se utilizará en la

generación de contratos y en las estimaciones de destajo.

8. Para entrar a la matriz del concepto bastará con hacer doble clic sobre el concepto o clic

derecho sobre el concepto, y seleccione la opción ver matriz del menú contextual.

9. Seleccione los insumos que integran la matriz del concepto, en caso de que seleccione

insumos de tipo 2 (Mano de obra) pedirá asignar una cuenta contable para destajo antes

de cerrar la matriz.

10. En esta ventana podrá capturar un análisis de precio unitario o simplemente consultarlo si es que realizo la importación de un Presupuesto de Precios Unitarios. Las columnas que puede utilizar son:



Insumo: Donde elegirá un insumo del catálogo de Insumos el cual los integrara al análisis.

Cantidad: Aquí ingresara en base a unidad de medida del insumo, la cantidad que participara en el análisis para llevar a cabo la actividad o concepto.

Costo: Es el costo del insumo de acuerdo a su unidad de medida.

Salida por paquete: Marcando esta casilla, podremos dar salida al insumo por la cantidad ingresada en el análisis, la cual será exclusiva para el mismo concepto. Los insumos marcados en esta casilla solo podrán ser surtidos mediante la Salida de Almacén por Kit y no podrá salir del almacén menos de la cantidad especificada en el análisis. Al momento de registrar la salida todos los insumos marcados por kit son los que tendrán que salir del almacén no podrá elegir unos y otros no, esta opción es por paquete es decir; todos o nada.

Insumo suministrado. Permite identificar a un insumo

Opciones en el presupuesto de control

Las opciones con las que cuenta el presupuesto de control ya sea capturado manualmente en el

sistema de ERP Construcción o generado por medio de la importación de presupuesto de Precios

Unitarios son las siguientes:

Modificar costos: Permite modificar el costo máximo para subcontrato y destajo sin importar el contenido de la matriz de análisis.

Modificar cantidades a Pto Cerrado: Permite modificar las cantidades para subcontrato, subcontrato de mano de obra y destajo, esto se llevará a cabo siempre y cuando tenga el permiso

Ver matriz: Nos mostrara una ventana en la cual se visualizara como está integrado el análisis de precio para el concepto seleccionado.

Guardar Matriz como…: Permite guardar la matriz con otro nombre del concepto.

Marcar selección: Permite activar la casilla de verificación en la celda “Marca” cuando se encuentran los conceptos seleccionados.

Desmarcar todo: Permite desactivar la casilla de verificación en la celda “Marca” cuando se encuentran los conceptos seleccionados.

Copiar los conceptos seleccionados a otro presupuesto: Permite copiar los conceptos a otro presupuesto, siempre y cuando se encuentre activada la celda “Marca” en cada uno de los conceptos.

Copiar todo el presupuesto a otro proyecto: Permite copiar todo el presupuesto a otro proyecto, siempre y cuando se encuentre activada la celda “Marca” en cada uno de los conceptos.

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Participa: Esta opción indica los prototipos, contratos, contratos de mano de obra y las estimaciones de destajista donde está participando el concepto seleccionado.

Actualizar el costo actual de la selección en base a costo calculado: Permite actualizar el costo actual de acuerdo al costo calculado que se tiene por matriz.

Ejemplo: El cálculo actual de subcontrato es $ 57,553.40 y se desea modificar por el costo calculado el cuál es $58,949.93

Para hacer esta modificación deberá activar la opción “Costo actual subcontrato”.

Una vez realizado el cálculo podemos consultar la modificación en la siguiente imagen:



Mover cantidades: Con esta opción se podrán mover cantidades de Subcontrato (MAT+MO), Subcontrato de MO o Destajo entre sí, dentro de un mismo concepto. Validando siempre la cantidad contratada o estimada al momento de mover cantidades.

Fraccionar tope: Al seleccionar esta opción a un rango de conceptos permite fraccionar la cantidad tope x casa en las estimaciones.

Permitir decimales en estimación: Al generar una estimación permitirá ocupar decimales.

Marcar insumos suministrados: Permite visualizar una lista de insumos de los conceptos seleccionados, con la finalidad de marcar el que será un insumo suministrable.

Desmarcar insumos suministrados: Permite visualizar una lista de insumos de los conceptos seleccionados, con la finalidad de seleccionar un insumo suministrable para ser desmarcado .

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Accesorios

Cuando en el presupuesto de control maneje viviendas podrá agregar accesorios al prototipo. Los accesorios son algo extra que contendrá la casa y el cual aumentará el costo de la vivienda.

Antes de ligar accesorios a los prototipos deberá tener dado del alta lo siguiente:

1. En el catálogo de partidas deberá dar de alta los accesorios que pueda tener la casa.

2. Deberá dar de alta los accesorios en el catálogo de conceptos.

3. En el presupuesto de control, seleccione los conceptos que hagan referencia a los accesorios, para ello en el campo partida deberá agregar la partida del accesorio, en el campo concepto capture el concepto que hace referencia al accesorio y por ultimo capture el costo actual del subcontrato, recuerde que la cantidad original quedará en 0 y esta se irá actualizando al calcular prototipos y accesorios.



4. En el catálogo de prototipos, haga doble clic sobre el prototipo.

5. Seleccione el concepto que utilizará como accesorio, el cual pertenecerá al prototipo.

6. En caso de ser vivienda y necesite controlar el concepto por una cantidad tope por casa, en la ventana de asignación de conceptos podrán capturar la cantidad máxima del concepto que se deberá destajear o subcontratar por cada ubicación-lote que se generé.

7. En el catálogo de ubicaciones deberá agregar el prototipo en la ubicación-lote.

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8. Posteriormente vaya a la ventana de presupuesto de control y oprima el botón ∑Cantidad el cual re calcula la cantidad original en base a la suma de accesorios.

9. Al continuar con el proceso, se hará el re cálculo de los accesorios utilizados en los lotes. Cuando usted calcule se actualizará la cantidad original y la cantidad de subcontratos dependiendo de los accesorios asignados a Las ubicaciones.



NOTA: No olvide calcular la explosión de insumos para que pueda requerir y pagar los accesorios.

Actualizar programación de conceptos

Con esta opción se actualiza la actividad programada en el presupuesto de control, marcando los conceptos como programados según se haya realizado el cálculo en PU2011R2.

1.- En PU2011R2 en la ventana de Cálculo, dentro de las Opciones de control debe activar la opción: Marcar actividades programadas en el periodo de corte, así como seleccionar el periodo de corte.

2.- Posteriormente, en la ventana de presupuesto de control, seleccione el proyecto con el presupuesto de PU2011R2 y haga un clic en Aplicar.

3.- Oprima el botón Actualizar programación de conceptos, ubicado a un costado del botón Aplicar; el sistema manda la siguiente pantalla con los datos cargados del detalle del proyecto:

Haga un clic en el botón Actualizar programación de conceptos.

4.- En el presupuesto de control revise la columna de Actividad programada y verifique la actualización de las actividades programadas en el periodo de corte.

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El usuario puede marcar las actividades programadas en el presupuesto de control de forma manual, pero al actualizar la programación el sistema tomará en cuenta solo las que se indiquen en el presupuesto de PU2012.

Este proceso solo funciona con presupuestos importados de Precios Unitarios 2011 R2 / 2012, en el ERP Construcción.

Presupuesto de control cerrado

En las opciones de obra del detalle del proyecto se puede especificar que el presupuesto de control se encuentra cerrado activando la opción agregar órdenes de cambio al presupuesto de control.



En un presupuesto de control cerrado solo se podrá hacer modificaciones agregando órdenes de cambio a los conceptos.

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Algunas validaciones en el Presupuesto de control cuando se encuentra cerrado son:

a) Cuando el presupuesto de control está cerrado, permitirá modificar el costo actual de subcontrato, subcontrato MO y destajo mediante el permiso “Modificar costo a presupuesto de control cerrado”.

En el presupuesto de control deberá hacer clic derecho sobre el concepto y elegir la opción Modificar Costos, capture el nuevo costo para el concepto en subcontrato, subcontrato de Mo, destajo y haga clic en el botón aceptar.

b) Cuando el presupuesto de control está cerrado, permitirá modificar las cantidades de subcontrato y subcontrato MO, afectando la cantidad de destajo, mediante el permiso “Modificar cantidades a presupuesto cerrado”.

En el presupuesto de control deberá hacer clic derecho sobre el concepto y elegir la opción “Modificar Cantidades a pto cerrado”, capture las nuevas cantidades para el concepto en subcontrato y subcontrato MO, afectando la cantidad de destajo, y haga clic en el botón Aceptar.



c) En la importación de presupuesto y en generación de orden de cambio, no deberá borrar las aditivas generadas.

d) Mantener el costo de la aditiva en la explosión de insumos.

e) En el cálculo del costo máximo del subcontrato y subcontrato de MO no consideramos aditivas.

f) Al reimportar, si la cantidad del concepto es mayor a la actual, se generaría una orden cambio sumando a cantidad subcontrato. Para ello se agregaron 4 columnas al final de la ventana de presupuesto de control: cantidad original anterior, cantidad destajo anterior, cantidad subcontrato de MO anterior y cantidad subcontrato anterior.

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Ejemplo 1:

En el concepto relleno con material se tiene 68 m3 de cantidad original, la distribución de cantidades es la siguiente: cantidad de subcontrato 0, subcontrato de MO de 0 y cantidad destajo de 68.

Se genera la reimportación considerando 200 m3 adicional al presupuesto. Por lo tanto se genera una orden de cambio de 200 m3 y se asigna en cantidad subcontrato.



Las columnas cantidad original anterior, cantidad destajo anterior, cantidad subcontrato de MO anterior y cantidad subcontrato anterior se actualizan de acuerdo a la reimportación.

g) Al reimportar, si la cantidad del concepto es menor a la actual, la distribución (cantidad subcontrato de mano de obra o cantidad destajo) la manda a cero. La cantidad importada la mandará a subcontrato, no importando el tipo de insumo, siempre y cuando no tenga contrato o estimaciones.

Ejemplo 1:

En el concepto cimbra se tiene 90.24 m2 de cantidad original, la distribución de cantidades es la siguiente: cantidad de subcontrato 20, subcontrato de MO de 30 y cantidad destajo de 40.24

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Se genera la reimportación a una cantidad menor de 58 m2, por lo tanto la cantidad de destajo y subcontrato de MO la manda a cero. La cantidad importada la manda de acuerdo al tipo de insumo, para este ejemplo estamos hablando de un subcontrato (tipo 5), por lo tanto la cantidad importada se ve reflejada solamente en cantidad subcontrato.

Cantidad después de la

reimportación Cantidad en cero

Cantidad importada de acuerdo al tipo de

insumo



Ejemplo 2:

En el concepto cadena se tiene 277.13 m. de cantidad original, la distribución de cantidades es la siguiente: cantidad de subcontrato 80, subcontrato de MO de 97 y cantidad destajo de 100.13.

Cantidad contratada MAT + MO es 10 m, cantidad contratada MO es 6 y cantidad estimada x destajos 40

Se genera la reimportación a una cantidad menor de 100 m, por lo tanto la cantidad importada se va directamente a subcontrato (ya que el presupuesto se encuentra cerrado). En el presupuesto de control la cantidad tope para destajo y subcontrato de mano de obra deberá ser de acuerdo a la cantidad contratada o estimada.

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Cantidad Actual para subcontrato = cantidad total – (Cantidad contratada MO + Cantidad estimada por destajos)

Sustituyendo la fórmula:

Cantidad Actual para subcontrato = 100 – (6 +40)

Cantidad Actual para subcontrato = 100 – 46 = 54

Cantidad importada se va a subcontrato

El tope es de acuerdo a la cantidad contratada o

estimada antes de la reimportación.



h) Cuando se reimporte y la cantidad sea menor a la del presupuesto se enviará un mensaje indicando que existen inconsistencias entre la cantidad de Precios Unitarios contra la cantidad estimada o contratada en el ERP, por lo tanto no se llevará a cabo la importación.

Como primera instancia aparecerá la siguiente ventana mostrando un mensaje de advertencia en el proceso de importación, indicando la inconsistencia entre la cantidad que se trae de presupuesto contra las cantidades registradas en el sistema de ERP Construcción.

Al hacer clic en aceptar deberá ver los mensajes de advertencia para consultar las inconsistencias en el presupuesto de control y por lo tanto no se llevará a cabo la importación.

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Presupuesto de control abierto

En las opciones de obra del detalle del proyecto se puede especificar que el presupuesto de control se encuentra abierto activando la opción modificar presupuesto de control.

En un presupuesto de control abierto no existen órdenes de cambio, por lo cual podrá hacer las modificaciones de los conceptos manualmente en cada una de las celdas correspondientes al presupuesto. Para realizar modificaciones deberá tener activado en seguridad el permiso: Modificar el presupuesto.



Algunas validaciones en el Presupuesto de control cuando se encuentra abierto son:

a. En la importación de presupuesto y en el recalculo de la explosión de insumos

mantiene las aditivas generadas.

b. Mantener el costo de la aditiva en la explosión de insumos.

c. En el presupuesto de control, el cálculo del costo máximo del subcontrato y subcontrato de MO no consideramos aditivas. Es decir aunque el insumo haya tenido una aditiva en costo no se verá reflejado en los costos máximos del concepto en el presupuesto de control.

Los cambios de costos de aditivas se ven reflejados en la explosión de insumos y no en los conceptos del presupuesto de control.

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d. Al reimportar, si la cantidad del concepto es mayor a la actual, suma en la columna de acuerdo al tipo que corresponda (subcontrato o destajo). Para ello se agregaron 4 columnas al final de la ventana de presupuesto de control: cantidad original anterior, cantidad destajo anterior, cantidad subcontrato de MO anterior y cantidad subcontrato anterior.

Cantidad original anterior: Es la cantidad total que existía en el presupuesto antes de la reimportación.

Cantidad destajo anterior: Es la cantidad de destajo que existía en el presupuesto antes de la reimportación.

Cantidad subcontrato de MO anterior: Es la cantidad de subcontrato de mano de obra que existía en el presupuesto antes de la reimportación.

Cantidad subcontrato anterior: Es la cantidad de subcontrato que existía en el presupuesto antes de la reimportación.



e. Al reimportar, si la cantidad del concepto es menor a la actual, la distribución (cantidad subcontrato, cantidad subcontrato de mano de obra o cantidad destajo) la manda a cero. La cantidad importada la mandará de acuerdo al tipo de insumo.

Ejemplo:

En el Firme de concreto se tiene 700 m2 de cantidad original, la distribución de cantidades es la siguiente: cantidad de subcontrato 100, subcontrato de MO de 200 y cantidad destajo de 400.

Se genera la reimportación a una cantidad menor de 500 m2, por lo tanto la cantidad de subcontrato y subcontrato de MO la manda a cero. En cuanto a la cantidad importada la manda de acuerdo al tipo de insumo, para este ejemplo estamos hablando de un destajo (tipo 4), por lo tanto la cantidad importada se ve reflejada solamente en cantidad destajo.

Cantidad después de la

reimportación Cantidades en

cero

Cantidad importada de acuerdo al tipo de

insumo

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f. Cuando se reimporte y la cantidad sea menor a la del presupuesto se enviará un mensaje indicando que existen inconsistencias entre la cantidad de Precios Unitarios contra la cantidad estimada o contratada en el ERP.

Como primera instancia aparecerá la siguiente ventana mostrando un mensaje de advertencia en el proceso de importación, indicando la inconsistencia entre la cantidad que se trae de presupuesto.

Al hacer clic en aceptar deberá ver los mensajes de advertencia para consultar las inconsistencias en el presupuesto de control.



g. Se agregó la columna cantidad inconsistente para indicar los conceptos que tienen una cantidad menor a la actual al momento de reimportar, dando origen a conceptos inconsistentes; ya que la cantidad importada es menor a las cantidades contratadas o estimadas registradas en el sistema de ERP Construcción.

h. El usuario podrá desmarcar el check de los conceptos con inconsistencias, siempre y cuando el usuario justifique la cantidad contratada o estimada de acuerdo al tipo de insumo.

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De lo contrario el sistema mandará el siguiente mensaje:



Cálculo de la Explosión de Insumos

Durante la operación del NEODATA ERP Construcción habrá la necesidad de modificar los rendimientos a los análisis de precios (matrices), volúmenes a conceptos, generar aditivas o deductivas; al utilizar esta opción, podrá actualizar estas afectaciones y se verán reflejadas en su catálogo de Explosión de insumos.

Para abrir la ventana de Cálculo de explosión de insumos:

1. Haga clic en el panel Presupuesto. 2. En el grupo de Presupuesto de Control seleccione la opción Cálculo de

explosión de insumos.

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Actualizar costo tope de compra con el costo calculado (No considera aditivas en costo): Permite actualizar el costo tope que tendrán los insumos de acuerdo al costo calculado por la explosión.

Eliminar insumos que no participaron (que se agregaron manualmente a la explosión): Permite eliminar los insumos que se agregaron manualmente a la explosión o que actualmente no estén participando en el presupuesto de control.

Calcular la explosión de insumos en base al programa de suministros: Permite hacer el cálculo de la explosión por periodos en base a lo calculado en el programa de suministro.

Calcular el programa de suministros: Permite calcular los suministros que se necesitarán por periodo en la obra. Este cálculo se hace en base a lo capturado en el programa de obra, el resultado de dicho cálculo se reflejará en la ventana de Programa de suministros.

Cálculo de explosión de insumos

Está opción permite explosionar todos los insumos que se requerirán en la obra de acuerdo a lo establecido en el presupuesto de control. Para realizar el cálculo siga los siguientes pasos:

1. En el proyecto que desea calcular deberá activar la casilla de verificación en el campo Marcar.

2. Si desea actualizar el costo tope de compra para los insumos de acuerdo con el costo calculado active la opción “Actualizar costo tope de compra con el costo calculado”.

3. Cuando haya elegido su proyecto a calcular, basta con oprimir el botón Calcular ∑.



4. Al realizar este paso el sistema mandara un mensaje con los resultados del cálculo.

Cálculo de explosión de insumos en base al programa de suministro

Para hacer un cálculo de suministros deberá controlar el proyecto por programa de obra con la finalidad que explosione los insumos por periodo de acuerdo a lo calculado en el programa de suministros. Para realizar el cálculo siga los siguientes pasos:


2. Si desea actualizar el costo tope de compra que muestra en la ventana de explosión de insumos con el costo calculado active la opción “Actualizar costo tope de compra con el costo calculado”.

3. Active la opción “Calcular la explosión de insumos en base al programa de suministros”.

4. Si requiere que la explosión se calcule por un periodo determinado deberá capturar el número de periodo en el campo “Periodo tope”.



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Calcular el programa de suministro

Está opción permite calcular el programa de suministros que se utilizará en la obra de acuerdo a lo registrado en el programa de obra. Para realizar el cálculo siga los siguientes pasos:


2. Si desea actualizar el costo tope de compra que muestra en la ventana de explosión de insumos con el costo calculado active la opción “Actualizar costo tope de compra con el costo calculado”.

3. Active la opción “Calcular el programa de suministros”. 4. Si requiere que la explosión se calcule por un periodo determinado deberá capturar el

número de periodo en el campo “Periodo tope”. 5. Cuando haya elegido su proyecto a calcular, basta con oprimir el botón Calcular ∑.

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Importar presupuesto de PU2009

Para abrir la ventana de Importación de presupuesto de P.U.:

1. Haga clic en el panel Presupuesto. 2. En el grupo Presupuesto de Control seleccione la opción Importar presupuesto de P.U.

Campos requeridos para la importación de presupuesto:

Proyecto

Moneda en la que está el presupuesto en P.U

Presupuesto de P.U




Proyecto: Es el código y nombre del proyecto donde se importara el presupuesto.

Moneda en la que está el presupuesto de P.U: Es la moneda en que esta el presupuesto.

Presupuesto de P.U: Es la ruta donde se encuentra almacenado el presupuesto.

Actualizar el precio del insumo: Al activar esta opción permite actualizar el precio del insumo correspondiente al del presupuesto.

Generar orden de cambio al presupuesto por diferencia entre presupuesto de control vs presupuesto de P.U: Esta opción se activará en automático cuando el presupuesto de control se encuentre cerrado y permitirá generar en automático una orden de cambio al encontrar diferencias entre el presupuesto de control y el presupuesto de precios unitarios que se reimporto.

Actualizar costo tope de compra con el costo calculado: Al activar esta opción, los costos que se calcularon los actualiza como costo tope.

Para realizar la importación de un presupuesto realice lo siguiente:

1. Seleccione un proyecto. 2. Seleccione la moneda en la que se encuentra el presupuesto. 3. En caso que haya especificado la ruta de presupuesto en el detalle del proyecto asignara

la ruta del presupuesto al seleccionar el proyecto, de lo contrario en el campo de presupuesto seleccione la ruta donde se encuentra almacenado el presupuesto.

4. Haga clic en Importar.

Cabe señalar lo siguiente: Cuando se importan conceptos que son subcontratos y no tienen análisis (precio alzado), en la columna de costo máximo se pondrá el costo del concepto. Lo mismo aplicará al calcular la explosión de insumos del proyecto. Y cuando se entra a una matriz vacía de uno de esos conceptos, no se recalculará el costo máximo del mismo.

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Generar Orden de cambio al presupuesto por diferencia entre presupuesto de control contra presupuesto de Precios Unitarios.

Antes de hacer la reimportación visualizamos el concepto en el presupuesto de control, el cual especifica en la columna órdenes de cambio que no se ha llevado a cabo ninguna modificación al presupuesto.

Para generar una orden de cambio a presupuesto realice lo siguiente:

1. Seleccione el proyecto. 2. Seleccione la moneda en la que se encuentra el presupuesto. 3. En caso que haya especificado la ruta de presupuesto en el detalle del proyecto asignará

la ruta del presupuesto al seleccionar el proyecto, de lo contrario en el campo de presupuesto seleccione la ruta donde se encuentra almacenado el presupuesto.

4. Cuando el presupuesto está cerrado la opción generar orden de cambio al presupuesto por diferencia entre Pto de control Vs Pto de PU se activará en automático.


Al consultar el presupuesto importado podemos observar en la columna órdenes de cambio las modificaciones existentes en el presupuesto.



Al hacer la importación el sistema genera en automático una orden de cambio, la cual puede consultar en el panel Presupuesto en la opción Órdenes de cambio del P.C. NOTA: Las órdenes de cambio que se generan pueden ser negativas o positivas, según sea el caso.

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Reimportación de presupuesto

Al momento de reimportar un presupuesto se valida de que exista o que tenga cantidad él o los conceptos ligados a un contrato y estimaciones.

El sistema manda un mensaje de advertencia con el listado de los conceptos que se encuentran en este caso, e indica cuando la cantidad del concepto en PU es menor a la cantidad contrata + cantidad estimada en destajos.

Validación de la Cantidad del concepto en PU vs Cantidad contratada y Cantidad estimada Destajos.



Importar presupuesto de PU2011 / 2012

Está opción le permitirá importar los presupuestos realizado en el sistema de Precios Unitarios 2012, para llevar el control de obra.

Para abrir la ventana de Importación de presupuesto de P.U. 2012:

1. Haga clic en el panel Presupuesto. 2. En el grupo Presupuesto de Control seleccione la opción Importar P.U. 2012.

Seleccione el proyecto en el que se hará la importación del presupuesto de P.U. 2011R2.

Esta nueva opción de importación de P.U. 2011R2 / 2012, cuenta con opciones de selección utilizadas en la importación de presupuesto de P.U. :

- Actualizar el precio del Insumo: Actualiza el precio del insumo que trae el

Presupuesto de P.U., si usted cuenta con insumos en su catálogo puede actualizar el

costo más reciente de lo contrario quedaría con el costo que se dio anteriormente.

- Generar Orden de cambio al presupuesto por diferencia entre Pto de control Vs

Pto de PU: Genera en automático una orden de cambio con la diferencia de cantidad

de Presupuesto de P.U. con el de presupuesto de control ya sea cantidades negativas

o positivas según sea el caso.

- Actualizar costo tope de compra con el costo calculado: Al activar esta opción

calcula el costo tope de los insumos en la explosión de insumos.

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Haga clic en el botón de Importar, y seleccione en la siguiente ventana la familia para los insumos que no la tengan.

Haga un clic en Aceptar y espere los resultados de la importación.

Campos requeridos para la importación de presupuesto:

Proyecto

Moneda en la que está el presupuesto en P.U. 2012, el cual es tomado del detalle del

proyecto.


Proyecto: Es el código y nombre del proyecto donde se importara el presupuesto.

Moneda en la que está el presupuesto de P.U: Es la moneda en que esta analizado el presupuesto.

Presupuesto de P.U 2010: En este grupo muestra los datos establecidos en el detalle del proyecto como son: el servidor, base de datos, usuario, presupuesto y la opción de multimoneda o moneda calculada.

Actualizar el precio del insumo: Al activar esta opción permite actualizar el precio del insumo correspondiente al del presupuesto.



Generar orden de cambio al presupuesto por diferencia entre presupuesto de control vs presupuesto de P.U: Esta opción se activará en automático cuando el presupuesto de control se encuentre cerrado y permitirá generar en automático una orden de cambio al encontrar diferencias entre el presupuesto de control y el presupuesto de precios unitarios que se reimporto.

Actualizar costo tope de compra con el costo calculado: Al activar esta opción, los costos que se calcularon los actualiza como costo tope.

Algo que debe tener en cuenta es que cuando importe conceptos sin análisis de precio, en la columna de Costo máximo de subcontrato se pondrá el costo del concepto tal como fue capturado en el presupuesto.

Para realizar la importación de un presupuesto de PU 2011R2 / 2012 analizado en una sola moneda realice lo siguiente:

1. Como pre-requisito en el detalle del Proyecto deberá establecer los parámetros a considerar en la ficha Importar PU2010, recuerde que deberá marcar la moneda en la que se encuentra analizado el presupuesto. Para más información consulte el tema Proyectos del Capitulo # 5 “Catálogos”.

2. En la ventana de importar presupuesto de P.U. 2010, deberá seleccionar el proyecto en el que se hará la importación del presupuesto de P.U. 2011R2.

3. En automático establecerá la moneda capturada en el detalle del proyecto. Así como también asigna el servidor, base de datos, usuario, presupuesto y moneda calculada.


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Cuando se intente importar por primera vez un presupuesto el cuál se encuentra cerrado, el sistema mandará un mensaje de validación donde indique que no se pueden generar órdenes de cambio a un presupuesto vacío.

5. En la siguiente ventana deberá asignar familias a los insumos.

6. Haga clic en Aceptar y espere los resultados de la importación.

Para realizar la importación de un presupuesto 2011R2 analizado en más de una moneda realice lo siguiente:

1. Como pre-requisito en el Detalle del Proyecto deberá establecer los parámetros a considerar en la ficha Importar Precios Unitarios 2010, recuerde que deberá marcar la casilla Multimoneda ya que su presupuesto se encuentra analizando en más de dos monedas. Para más información consulte el tema Proyectos del Capitulo # 5 “Catálogos”.



2. En la ventana de importar presupuesto de P.U. 2010, deberá seleccionar el proyecto en el que se hará la importación del presupuesto de P.U. 2011R2 / 2012.

3. En automático establecerá los datos capturados en el detalle del proyecto como son el servidor, base de datos, usuario, presupuesto y la opción Multimoneda deberá estar activada.


5. En la siguiente ventana deberá asignar familias a los insumos.

6. Haga clic en Aceptar y espere los resultados de la importación.

Nota: El proceso de la importación solo se llevará acabo si la matriz del concepto se encuentra en la misma moneda. Ejemplo 1: Al hacer la importación de este concepto se realizaría de manera exitosa ya que la matriz está en la misma moneda, en este caso son pesos.

CONCEPTO 1: Preliminares

INSUMO COSTO PESOS COSTO DÓLAR Arena Agua Cal Diesel Grava

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Ejemplo 2: Al hacer la importación de este concepto se realizaría de manera exitosa ya que la matriz está en la misma moneda, en este caso son dólares.

CONCEPTO 1: Acabado

INSUMO COSTO PESOS COSTO DÓLAR Thinner Pintura Loseta Mosaico Tarja

Ejemplo 3: Al hacer el proceso de importación sobre este concepto no se realizaría ya que la matriz tiene más de una moneda.



Para que se realice la importación de manera exitosa deberá separar el concepto en pesos y otro en dólares.

CONCEPTO 1: Preliminares Pesos

INSUMO COSTO PESOS COSTO DÓLAR Arena Cal Grava

CONCEPTO 2: Preliminares Dólares

INSUMO COSTO PESOS COSTO DÓLAR Agua Diesel



Ejemplo 4: Al hacer el proceso de importación sobre este concepto no se realizaría ya que la matriz tiene más de una moneda. Para este ejemplo algunos insumos están analizados en pesos y dólares.



Para que se realice la importación de manera exitosa deberá separar el concepto en pesos y otro en dólares. Es importante mencionar que los insumos: arena y grava están analizados con dos monedas en la misma matriz, para ello deberán registrar estos dos insumos con su respectiva moneda (uno en pesos y otro en dólares).

CONCEPTO 1: Preliminares Pesos

INSUMO COSTO PESOS COSTO DÓLAR Arena Cal Grava

CONCEPTO 2: Preliminares Dolares

INSUMO COSTO PESOS COSTO DÓLAR Arena_usd Agua Diesel Grava_usd

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Costo por Proyecto

Por medio de este catálogo podremos identificar el costo que tendrán los insumos pertenecientes a determinado proyecto. En ocasiones los costos de los insumos en un proyecto pueden variar con respecto a otro proyecto, aunque realmente sean los mismos insumos a utilizar en la realización de las obras.

Para abrir la ventana de Costo por Proyecto:

1. Haga clic en el panel Presupuesto. 2. En el grupo Presupuesto de Control seleccione la opción Costo x Proyecto.

Campos requeridos para el catálogo de Costo x Proyecto:

Proyecto

Insumo

Costo




Insumo: En esta campo se desplegara una ventana en la que mostrara el listado del catálogo de Insumos del cual se tendrá que elegir uno o varios insumos que se desean llevar al catálogo de Costos de insumos x Proyecto y que actualmente no está participando en el presupuesto. El dato que se muestra en la celda es el código del insumo.

Descripción: Es el nombre del Insumo y este campo no es modificable.

Unidad: Es la unidad de medida del insumo, preferentemente la usada en compras y movimientos de almacén.

Costo: Es el valor o el precio sin IVA, el cual aparecerá en Pedidos para el registros de compras del insumo.

Participa: Nos indica si el insumo tiene participación dentro de algún concepto. Al oprimir doble clic con el ratón, abrirá una ventana el cual mostrara un listado de los conceptos en donde participa dicho insumo, este campo no es modificable.

Moneda: Es la moneda en la cual se realizara la compra para ese insumo. Este campo no es modificable.

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Órdenes de cambio al presupuesto de control

Frecuentemente hay cambios en el presupuesto por modificaciones en el proyecto o correcciones en cuantificaciones y alcances. Esto permitirá identificar las diferencias entre el presupuesto original y el catálogo de conceptos a ejecutar.

Para abrir la ventana de Órdenes de Cambio:

1. Haga clic en el Panel de Presupuesto 2. En el grupo Presupuesto de Control elija la opción de Órdenes de Cambio del P.C.



Campos requeridos:

Proyecto

Folio

Fecha

Razón

Para realizar una Orden de cambio:

1. Seleccione un proyecto.

2. En el campo Folio oprima el botón Nuevo para generar un nuevo Folio, el cual se incrementara automáticamente cada vez que se generen nuevas órdenes de cambio.

3. Elija la fecha de la realización de la orden de cambio o la fecha en que se esta registrando la orden en el sistema.

4. En el Campo Razón debe ingresar una descripción del motivo por el cual se está realizando la orden de cambio. Este campo no puede permanecer vacio.

5. Una vez llenado estos datos oprima el botón Aplicar para habilitar los campos del grid, al realizar esta acción nos mandara un mensaje de confirmación.

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6. En la columna de Partida elija la partida en la cual participara el concepto a realizar la orden de cambio, posteriormente agregue el concepto desde la columna Renglón. Finalmente ingrese la cantidad que afectara el presupuesto de Control, esto desde la columna Cantidad adicional.

7. En caso de que la orden de cambio provenga de una reimportación, se generará de manera automática con la característica que en el campo razón especifica que se generó a partir de una importación de PU, al igual que muestra la ruta donde se tomó el presupuesto que se reimportó. Para obtener más información consulte el tema de importar presupuesto de P.U.



Catálogos de Insumos


Para obtener más información sobre el catálogo de Insumos consulte el capítulo # 5 Catálogos.

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La Explosión de Insumos incluye los insumos, la cantidad y el costo máximo de adquisición autorizado de los insumos que participan en el presupuesto. Se usa principalmente en la generación de requisiciones de materiales, a fin de controlar la cantidad requerida contra la cantidad presupuestada. En el caso de pedidos se controla contra la cantidad tope.

Para entrar a Explosión de Insumos:

1. Haga clic en el panel Presupuesto

2. En el grupo Explosión de Insumos seleccione la opción Explosión de Insumos




Proyecto. Es el código del proyecto donde se utilizará el insumo.

Insumo. Es el código del insumo tal y como aparece en el catálogo de Insumos.

Descripción. Es la descripción corta del insumo.

Texto Largo. Muestra la descripción completa del insumo.

Tipo. Indica el tipo al que pertenece el insumo.

Unidad. Es la unidad de medida del insumo.

Familia. Es la familia a la cual pertenece este insumo.

Cantidad Original. Es la cantidad que de acuerdo al presupuesto se empleará de dicho insumo.

Cantidad Adicional. Es la cantidad extra del insumo. Este dato es agregado por medio de aditivas o deductivas.

Cantidad Tope. Es la cantidad total de participación del insumo en el presupuesto (cantidad original + cantidad adicional).

Traspasos Entrada. Es la cantidad total de unidades que han sido incluidas en traspasos de entrada en almacén.

Traspasos Salida. Es la cantidad total de unidades que han sido incluidas en traspasos de salida en almacén. Este campo reflejará cantidades negativas cuando la cantidad que ha salido del almacén por traspasos sea mayor que la que ha entrado del mismo modo.

Salidas Multiproyecto. Indica las salidas de insumos del almacén hacia otros proyectos.

Requerido. Es la cantidad total requerida del insumo.

Por requerir. Es la cantidad que resta por requerir, obteniendo dicho resultado de la cantidad original + cantidad adicional – cantidad requerida - cantidad traspaso de entrada + cantidad traspaso de salida – cantidad facturada sin pedido – cantidad entradas multiproyecto + cantidad salidas multiproyecto.

Cantidad Pedida. Es la cantidad de unidades que han sido incluidas cada vez que se genera un pedido.

Por pedir. Es la cantidad faltante por pedir, de acuerdo con la cantidad requerida.

Moneda. Es el tipo de moneda que se utiliza para requerir o pedir insumos.

Costo original. Es el costo de dicho insumo de acuerdo al presupuesto.

Costo tope compra. Esta opción sirve para topar el costo del insumo en los pedidos y evitar pedir el insumo a un costo mayor que el costo tope.

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Topar cantidad. Esta opción sirve para topar la cantidad de insumo en las requisiciones y evitar requerir más de la cantidad tope que se tiene programada.

Topar precio. Es el precio máximo que se pagará por dicho insumo, por lo tanto si se activa esta opción no permitirá pagar más del precio que tiene el insumo.

Bloquear. Si marca esta columna evita que este insumo sea requerido y por lo tanto afectará a los procesos posteriores.

No actualizar precio en el cálculo. Cuando se encuentra activada esta opción indicará que los insumos no modificarán su costo aunque se tenga marcada la opción de actualizar costo tope de compra al momento de hacer el cálculo de la explosión.

Es subinsumo. Este campo determina que el insumo debe estar ligado a un insumo padre.

Cantidad facturada sin pedido. Es la cantidad de unidades del insumo que se han facturado por medio de una factura sin pedido.

Cantidad facturada con pedido. Es la cantidad de unidades del insumo que se han facturado con base a un pedido.

Cantidad entradas con pedido. Es la cantidad de unidades del insumo que han entrado al almacén con base a un pedido.

Cantidad entradas con facturas. Es la cantidad de unidades del insumo que han entrado al almacén con base a una factura sin pedido.

Cantidad inventario inicial. Es la cantidad de unidades del insumo que se tiene en el almacén al comienzo de la obra.

Costo inventario inicial. Es el costo de unidades del insumo que se tiene en el almacén al comienzo de la obra.

Tipo de captura. El tipo se determina de acuerdo a la manera en que se captura el insumo en la explosión; tipo 0 viene del presupuesto importado, tipo 1 cuando el insumo se agrega de manera manual en la explosión de insumos, tipo 2 cuando se agrega por medio de una factura sin pedido y tipo 3 si se pega desde el clipboard de Microsoft Excel.



Aditivas a la Explosión de Insumos

Cuando es necesario incrementar o reducir la cantidad a requerir de un insumo de modo que sea diferente a la del presupuesto original, se emplea una aditiva o deductiva a la explosión de insumos la cual permite controlar las variaciones de las cantidades y costos a ejecutar contra el presupuesto original.

Para abrir la ventana de Aditivas a la explosión de insumos haga clic en el panel presupuesto y seleccione la opción Aditivas.

Una aditiva puede ser positiva o negativa, cuando se incrementa la cantidad original a ejecutar es una aditiva positiva y cuando la cantidad original a ejecutar disminuye es una deductiva.

Para capturar una aditiva una vez dentro de la ventana seleccione el proyecto y asigné un nuevo folio, es indispensable que agregue un comentario sobre la aditiva y haga clic en aceptar.

Ahora seleccione el (los) insumo(s) a afectar e indique las cantidades en que se afectará. Capture cantidades positivas para una afectación aditiva y negativas para una afectación deductiva.

Todas las cantidades de las afectaciones se registrarán en la columna Cantidad Adicional de la Explosión de Insumos.

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Conceptos

Los conceptos son aquellas actividades que se llevaran a cabo para la ejecución física de una obra o proyecto. Dichos conceptos pueden ser llevados a cabo por personal propio de la empresa (Destajo) o por personas ajenas a ella (Subcontrato).

Para abrir el catálogo de Conceptos:

1. Haga clic en el panel Presupuesto. 2. En el grupo Explosión de Insumos seleccione la opción Conceptos.

Campos requeridos para el catálogo de Conceptos:

Proyecto

Concepto

Descripción Larga

Descripción

Moneda

Unidad

Familia

Cuenta Subcontrato




Proyecto: Es la clave o código del proyecto al cual tendrá participación determinado concepto.

Concepto: Es el código al cual estará identificado determinado concepto.

Descripción larga: Es la descripción detallada del concepto.

Descripción: Es el nombre el cual se identifican a los conceptos.

Unidad: Es la unidad de medida del concepto, preferentemente la usada en contratos y estimaciones dentro del sistema.

Familia: Es el código con el que se identifica el tipo de trabajo que se realiza. Si al asignar una familia a un concepto éste aún no tiene asignada la cuenta contable de subcontratos, tomará la cuenta contable que tiene la familia. Por otro lado, si la cuenta contable de subcontrato ya está asignada no se remplazará.

Cuenta subcontrato: Es la cuenta contable asignada al concepto, la cual será afectada en la generación de pólizas contables cuando se autoricen las estimaciones. Si es conveniente se puede cambiar la cuenta contable. Cuando a un concepto se le asigna una familia, por default tomará la cuenta contable vinculada a esa familia como la cuenta de subcontrato.

Destajo: Es el código con el cual el concepto que será identificado como Destajo. Este campo no es modificable.

Descripción del destajo: Es el nombre del insumo Destajo, el cual es creado cuando un concepto contiene un análisis de precio. Este campo no es modificable.

Cuenta destajo: Es la cuenta contable asignada al concepto de destajo, la cual será afectada en la generación de pólizas contables cuando se autoricen las estimaciones. Si es conveniente se puede modificar de cuenta contable.

Costo máximo del subcontrato: Es el valor o precio máximo en el que se puede contratar el concepto, el cual incluye costos de materiales, mano de obra, equipos, etc.; dependiendo de los insumos que integren el análisis de precio. El dato es calculado del análisis que integra al concepto por lo tanto no es posible modificar este campo.

Costo máximo del destajo: Es el valor o precio máximo en el que se puede contratar la mano de obra del concepto. El dato es calculado del análisis que integra al concepto por lo tanto no es posible modificar este campo.

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Menú contextual

En el menú contextual de dicho catálogo existe la opción Guardar matriz como, en la cual podrá guardar el concepto con diferente código y modificar su respectivo análisis. Para generar un concepto nuevo a partir de uno existente realice los siguientes pasos:

1. Haga clic derecho sobre el concepto.

2. Seleccione la opción Guardar matriz como.

3. Capture el código del nuevo concepto y haga clic en aceptar.

4. Si es necesario podrá modificar su análisis.



Aditivas

Cuando es necesario incrementar la cantidad o el precio al de un insumo de tal forma que sea diferente a la del presupuesto original, se emplean las Aditivas a la explosión de insumos, del mismo modo si se desea realizar un decremento tanto la cantidad como el precio, se debe realizar una Aditiva negativa.

Para abrir la ventana de Aditivas:

1. Haga clic en el panel de Presupuesto. 2. Dentro del grupo Explosión de Insumos, seleccione la opción Aditivas.

Con estos pasos se abrirá la ventana de Aditivas:

Campos requeridos para las aditivas:

Proyecto Folio Comentario Fech

Para realizar una aditiva:

1. Elija el proyecto donde se realizara la afectación.

2. Oprima el botón Nuevo para generar un nuevo folio.

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3. Capture la fecha en que desea que quede registrado el movimiento de Aditiva. 4. Ingrese un comentario que haga referencia a la realización de su Aditiva. 5. Haga clic en aplicar. 6. Dentro del grid, haga clic en la celda de insumo donde se abrirá una ventana que le

mostrara el listado de la explosión de insumos del proyecto que eligió. Seleccione el insumo al cual se le aplicara su afectación, automáticamente el sistema completara el llenado de datos para las celdas Descripción, Unidad, Tipo, Cantidad Tope, Costo Tope Compra y Moneda.

7. Para concluir su aditiva ingrese su cantidad de insumo a adicionar en la explosión de insumos o bien ingresar un valor negativo para generar una aditiva negativa.

8. Puede generar aditivas para costo, el cual permitirá aumentar o disminuir el costo tope para delimitar el valor de compra al realizar un Pedido sobre este insumo.



Tipos de Insumo

Los tipos de insumos sirven para agrupar a los insumos que participan en el Presupuesto de Control y/o Explosión de Insumos que se manejarán en NEODATA ERP PYME. En este catálogo se incluyen todos los tipos de insumos que participan en el presupuesto y que se diferenciaran sobre los demás, así como identificarlos en la participación de ciertos movimientos dentro del sistema, como es en el control de almacén, subcontratos, entre otros.

Para abrir el catálogo de Tipos de Insumos:

1. Haga clic en el panel de Presupuesto.

2. Dentro del grupo Explosión de Insumos, seleccione la opción Tipos de Insumos.


Tipo: Es la clave que identifica al tipo de insumo tanto en el presupuesto como en la Explosión de Insumos. Este tipo es el que se le asignara a cada uno de los insumos para su participación dentro del sistema.

Descripción: Es el nombre que se le asignara al tipo de insumo y el cual será identificado dentro del sistema.

Inventariable: En esta casilla se marcara cuando el tipo de insumo va a ser controlado por Almacén.

No Inventariable: En esta casilla se marcara cuando el tipo de insumo no es controlado por Almacén.

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Es MO: En esta casilla se indicara el tipo de insumo que va a ser identificado como Mano de Obra en la matriz del concepto.

Es Destajo: En esta casilla marcara cuando se identificara a determinado tipo de insumo como Destajo. El destajo se toma en base a la columna destajo q se encuentra en el presupuesto, si la matriz contiene mano de obra, el sistema generará un insumo llamado destajo al realizar el cálculo de la Explosión.

Es subcontrato: En esta casilla será identificada para los tipos de insumos que serán subcontratados, esto es para la elaboración de Contratos de obra.

Es Administrativo: Los insumos identificados con este tipo, serán contemplados como Administrativos (Papelería, Luz, Teléfono entre otros gastos de Oficinas Centrales).

No mostrar en requisiciones: Los insumos identificados con este parámetro no se mostrarán al momento de hacer una requisición.

No mostrar en Fac. sin ped.: Los insumos identificados con este parámetro no se mostrarán al momento de hacer una factura sin pedido.



Proyectos

En este catálogo deberá agregar las obras ó proyectos en ejecución, preferentemente antes de que den comienzo para así establecer un control de las mismas desde el inicio y poder ligarle el archivo de PRECIOS UNITARIOS que va ser la base a controlar.

Para obtener más información sobre el catálogo de Proyectos consulte el capítulo # 5 Catálogos.

Unidades de Negocio



Para obtener más información sobre el catálogo de unidades de Negocio consulte el capítulo # 5 Catálogos.

Ubicaciones

Los centros de costo son áreas de administración o de control dentro de la obra, puede corresponder a la distribución física de las tareas dentro de la obra (etapas, sectores o frentes) o a la delegación de responsabilidades (residencias o contratos).

Para obtener más información sobre el catálogo de partidas consulte el capítulo # 5 Catálogos.

Partidas

En este catálogo se capturarán las partidas y subpartidas para vincularlas con los conceptos en la captura de presupuesto de control y para los centros de costos.

Para obtener más información sobre el catálogo de partidas consulte el capítulo # 5 Catálogos.

Prototipos

Los prototipos son modelos de viviendas los cuales están integrados por un cierto número de conceptos. En caso de controlar por prototipo deberá tener activada la opción “Controlar estimaciones y salidas de almacén por prototipo” que se encuentra en opciones de obra en el detalle de proyecto.

Para obtener más información sobre el catálogo de prototipos consulte el capítulo # 5 Catálogos.

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Programa de Obra

Esta ventana sirve para llevar un mejor control en la obra, ya que se necesita ir evaluando por periodos.

Para abrir el programa de obra:

1. Haga clic en el panel de Presupuesto. 2. Dentro del grupo Programa, seleccione la opción Programa de obra.


Proyecto: Es el nombre del proyecto que corresponde al programa de obra.

Periodicidad: Es el tipo de periodo determinado para el programa de obra, el cual se dio de alta en la opción para programa de obra del detalle del proyecto.



Concepto: Es el código del concepto que participa en el presupuesto.

Descripción larga: Es la explicación detallada del concepto que participa en el presupuesto.

Unidad: Es la unidad de medida para el concepto.

Cantidad: Es la cantidad total que se tiene presupuestada para el concepto.

Porcentaje Programado: Es el porcentaje total correspondiente a cada periodo programado.

Periodo “n”: Es el número de periodo en cual se estará trabajando.



Para trabajar con el programa de obra deberá asignar las siguientes opciones antes de empezar a trabajar:

1. En opciones de programa de obra del detalle del proyecto, deberá seleccionar la opción “Controlar por programa de obra”.

2. Deberá configurar la periodicidad en que se estará trabajando el programa de obra, en caso de seleccionar semanal deberá seleccionar el tipo de semana laboral en que se trabajará.

3. Determine si permitirá modificar el programa de obra.

4. Los periodos que se generen en el programa de obra, dependen de la fecha de inicio y fecha de termino del detalle de proyecto en la ficha Fechas/Bloqueo/Presup.

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5. En la ventana de programa de obra se mostrarán los periodos de acuerdo al tipo de

periodo y rango de fechas seleccionado en el detalle del proyecto.

En esta ventana cuenta con un menú contextual que le facilitará la captura del programa de obra. Para seleccionar una opción haga clic derecho sobre el concepto:

Replicar cantidades desde aquí en adelante: Permite repetir el porcentaje de avance seleccionado de un periodo en adelante.

Asignar cantidad desde aquí en adelante: Permite capturar el porcentaje de avance para un periodo y asigna el mismo porcentaje a los periodos consecutivos.

Limpiar selección: Permite limpiar todos los conceptos seleccionados dejando cada periodo en cero.

Nota: La cantidad programada no puede ser mayor a la cantidad en el presupuesto.



Programa de Suministros

Esta ventana sirve para llevar un mejor control de los insumos en la obra, el cual indica los insumos que necesitará en cada uno de los periodos que conforman la obra. Es importante aclarar que esta ventana funcionará correctamente si el proyecto está controlado por programa de obra.

Para abrir el programa de Suministros:

1. Haga clic en el panel de Presupuesto. 2. Dentro del grupo Programa, seleccione la opción Programa de suministros.



Descripción. Muestra la descripción completa del insumo.

Tipo. Indica el tipo al que pertenece el insumo.

Nombre Tipo. Indica el nombre que representa el tipo al cual pertenece el insumo.


Periodo “n”: Es el número de periodos con los que se estará trabajando en la obra de acuerdo al programa de obra capturado. En este campo se reflejan las cantidades que se capturarán del insumo en cada uno de los periodos de la obra.

Para trabajar con el programa de suministro deberá asignar las siguientes opciones antes de empezar a trabajar:

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1. Calcule la explosión de acuerdo al programa de suministro, para ello vaya a la ventana Cálculo de explosión de insumos.

2. Marque el proyecto al cual desea calcular la explosión en la columna Marcar.

3. Seleccione la opción “Calcular el programa de suministros”.

4. Si requiere que la explosión se calcule por un periodo determinado deberá capturar el número de periodo en el campo “Periodo tope”.


6. Consulte el programa de suministros calculado, para ello vaya a la ventana Programa de suministros y seleccione el proyecto indicado.



Para entender sobre los cálculos de los insumos se explicará con un proyecto que tiene dos conceptos:

1. En primer lugar el proyecto deberá estar configurado para controlar por programa de obra.

2. En la ventana de programa de obra, deberá capturar los avances que se deberán realizar por periodo en la obra. Para el siguiente ejemplo; sólo se capturarán los tres primeros periodos del concepto Trazo y nivelación con equipo topográfico.

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3. Se realiza el cálculo de la explosión de insumos en base al programa de suministros. Para más información sobre este tema consulté Cálculo de explosión de insumos en el capítulo de Presupuesto.

4. Consulte el programa de suministros. Analizando el insumo “Varilla de 3/8 mm” se puede observar que en el primer periodo se utilizarán 2 kg, en el segundo periodo 4 kg y en el tercer periodo calculado se utilizarán 2 kg; por lo tanto, en los 3 primeros periodos calculados se utilizará un total de 8 kg de varilla.



5. Consultando la ventana de Explosión de insumos se puede observar en la columna “Cantidad tope” muestra la cantidad de insumos que se utilizará en toda la obra, pero al tener configurado el proyecto controlado por programa de obra se topará de acuerdo al periodo calculado, y se verá reflejado en la columna “Cantidad Programa”, para el ejemplo anterior la cantidad programa es de 8.

Para entender la cantidad de suministro reflejado en cada periodo se explica lo siguiente:

1. En el presupuesto de control se utilizaron dos conceptos, el insumo que analizaremos es la “Varilla de 3/8 mm” y dicho insumo solo pertenece al concepto Trazo y nivelación con equipo topográfico.

2. Analizando el concepto Trazo y nivelación con equipo topográfico podemos observar que se utilizarán 0.0200 kg de varilla por cada m² de trazo y nivelación.

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3. El siguiente calculo es determinar cuánto se utilizará de varilla en todo el proyecto, por lo tanto deberá aplicar la siguiente fórmula:

FORMULA SUSTITUCION

Cantidad tope= cantidad del insumo en matriz * (Cantidad destajo + Cantidad subcontrato MO)

Cantidad tope= 0.0200 * (1200 +0)

Cantidad tope= 24

NOTA: Es importante aclarar que esta fórmula la deberá realizar por cada concepto del presupuesto donde este participando el insumo.

4. Consultando en la explosión de insumos se ve reflejada de la siguiente manera:

5. En la ventana del programa de obra se programó la ejecución de la obra en los tres primeros periodos. Para el primer periodo se realizarán 100 m² de trazo y nivelación, en el segundo periodo se realizarán 200 m² de trazo y nivelación; y en el tercer periodo se realizarán otros 100 m² de trazo y nivelación.



6. El siguiente cálculo es conocer los suministros que se necesitarán por periodo de acuerdo al programa de obra.

FORMULA SUSTITUCION RESULTADO

Suministro x periodo= Cantidad programada en el periodo * Cantidad de insumo en matriz

Suministro x periodo 1= 100 * 0.0200

Suministro x periodo 1= 2





NOTA: Es importante aclarar que esta fórmula la deberá realizar por cada concepto del presupuesto donde este participando el insumo.

7. Consultando en la ventana programa de suministros se puede observar los insumos que se utilizarán en cada periodo de la obra.

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PERIODO CANTIDAD PROGRAMADA

SUMINISTRO X PERIODO

1 100 2

2 200 4

3 100 2



Captura de avance físico

Para abrir la captura de avance físico:

1. Haga clic en el panel de Presupuesto. 2. Dentro del grupo Programa, seleccione la opción Captura de avance físico.


Proyecto: Es el nombre del proyecto donde se está realizando la obra y en el cual capturará el avance físico que se ha tenido de acuerdo a la ejecución de las tareas asignadas.

Ubicación: Es la ubicación o lugar donde se realizó el avance.




Descripción. Muestra la descripción completa del insumo.


Contratista. Es el código del contratista que se encargará de la ejecución de la tarea, para ello deberá generar un contrato para asignar los conceptos que realizará en la obra.

Destajista. Es el código del destajista que se encargará de la ejecución de la tarea, para ello deberá asignar los conceptos que realizará el destajista en la ventana conceptos por destajista.

Máximo. Es la cantidad máxima a ejecutarse de acuerdo en el presupuesto.

Anterior. Es la sumatoria del avance realizado durante las semanas anteriores a la actual.

Lunes. Es el avance realizado en la obra durante el día lunes de la semana en curso.

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Martes. Es el avance realizado en la obra durante el día martes de la semana en curso.

Miércoles. Es el avance realizado en la obra durante el día miércoles de la semana en curso.

Jueves. Es el avance realizado en la obra durante el día jueves de la semana en curso.

Viernes. Es el avance realizado en la obra durante el día viernes de la semana en curso.

Sábado. Es el avance realizado en la obra durante el día sábado de la semana en curso.

Domingo. Es el avance realizado en la obra durante el día domingo de la semana en curso.

Acumulado. Es el total de avance acumulado en la obra.

Para capturar el avance físico realice los siguientes pasos:


2. Elija la ubicación donde registrará el avance realizado.

3. Seleccione el año y el número de semana en que registrará su avance, recuerde que esto dependerá del periodo establecido para el programa de obra.

4. Los conceptos que se mostrarán en pantalla son los que se encuentran registrados en el presupuesto de control y también dependerá de la opción “Filtrar solo pendientes de aplicar”.



5. En el concepto determine quién realizó el trabajo, ya sea un contratista o destajista. Es importante aclarar que no podrá asignar en el concepto a un contratista y destajista en la misma semana, otra validación existente es que no podrá asignar un destajista en un concepto donde no esté previamente asignado el concepto al destajista, para ello lo tuvo que dar de alta en la ventana de conceptos por destajista en el panel de contratos. Tampoco podrá asignar un contratista a un concepto, si no cuenta con un contrato para dicho concepto.

6. De acuerdo a la semana de avance, capture el porcentaje de avance físico realizado en cada uno de los días de la semana.

7. Recuerde que los campos máximo, anterior y acumulado representan:

Máximo. Es la cantidad máxima a ejecutarse de acuerdo en el presupuesto.

Anterior. Es la sumatoria del avance realizado durante las semanas anteriores a la actual.


NOTA: En el avance físico, el Contratista que será asignado al concepto topará contra el contrato, mientras que el Destajista topará contra el presupuesto.

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Menú contextual

En la ventana de avance físico podrá desplegar el menú contextual cuando se posicione en algún concepto y haga clic derecho sobre éste. Las opciones que mostrará el menú son las siguientes:

Marcar todo. Con esta opción podrá marcar todos los conceptos que aparezcan en la ventana de avance físico, con la finalidad de asignar cantidades a los conceptos. Al seleccionar esta opción, se activará el check de la columna “M” para todos los conceptos.

Desmarcar todo. Con esta opción podrá desmarcar todos los conceptos que aparezcan como marcados en la ventana de avance físico.

Marcar seleccionados. Con esta opción podrá marcar todos los conceptos que únicamente se encuentren seleccionados en la ventana de avance físico, con la finalidad de asignar cantidades a los conceptos. Al seleccionar esta opción, se activará el check de la columna “M” para los conceptos seleccionados.

Asignar cantidad por porcentajes marcados. En esta ventana deberá seleccionar al contratista o destajista para el concepto, posteriormente asigne el porcentaje de avance que se tuvo en los días de la semana, por ultimo haga clic en el botón aplicar.

El contratista o destajista se replicará para todos los conceptos seleccionados, asignando los porcentajes establecidos para cada concepto.



Avance físico por partida

Está opción es realizada para aquellas empresas que no desean llevar su avance físico por concepto. El avance de esta ventana permite realizarlo de manera global por partida. Es importante aclarar que el avance físico y avance por partida no están relacionados y es utilizado para el

reporte “Informe de resultados por obra por partida “.

Para abrir el avance físico por partida:

1. Haga clic en el panel de Presupuesto. 2. Dentro del grupo Programa, seleccione la opción Avance físico por partida.


Proyecto: Es el nombre del proyecto donde se está realizando la obra y en el cual capturará el avance físico que se ha tenido de acuerdo a la ejecución de las tareas asignadas.

Folio: Es el número de folio con el cual se registra el avance físico por partida.

Fecha: Es la fecha en que se registra el avance físico por partida.



En el periodo. Es el avance acumulado durante el periodo seleccionado

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Para capturar el avance físico por partida realice los siguientes pasos:


2. Haga clic en el icono de nuevo folio.

3. Seleccione la fecha en que registrará el avance de la obra, recuerde que esto dependerá del periodo establecido para el programa de obra.

4. Las partidas que se mostrarán en pantalla son los que se encuentran registrados en el presupuesto.

5. Capture el porcentaje de avance para cada partida.

6. Haga clic en el botón aplicar.



CAPITULO 11

Contratos

Un contrato es la asignación de trabajo a una persona física o moral que está registrada en el catálogo de Contratistas, a la cual se le otorga uno o más conceptos del presupuesto para su ejecución. Estos contratos son documentos legales formales con cláusulas de compromiso y penalización. Pueden referirse a la ejecución íntegra del concepto o solo a la mano de obra que participa en el mismo. Sea cual sea el caso, deben capturarse los contratos para controlar cuales conceptos han sido asignados y están pendientes de estimar.

Dentro de este apartado conocerá:

Contratistas

Contratos

Ordenes de cambio

Estimaciones de Subcontrato

Plantillas de Contratos

Conceptos por Destajistas

Estimaciones Destajistas

Autorizar Contratos

Autorizar Estimaciones

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Contratistas

Los contratistas son aquellas personas o empresas que se encargan de la ejecución física de las obras a cambio de una remuneración y estas personas no forman parte de la empresa.

Para abrir el catálogo de Contratistas:

1. Haga clic en el panel Contratos. 2. En el grupo Estimaciones de subcontratos seleccione la opción Contratistas.

Campos requeridos para el catálogo de Contratistas son las siguientes:

Contratista

Razón Social

Proveedor

Ciudad




Contratista: Es un código con el que se identificará al contratista.

Razón Social: En caso de ser una persona física es el nombre completo del contratista o para persona moral es el nombre de la razón social.

Proveedor: En esta celda se elegirá un Proveedor previamente capturado en el catálogo de Proveedores, el cual hará referencia al contratista.

Observaciones: En este campo se puede incluir cualquier comentario adicional a los datos ya incluidos en el catálogo, por ejemplo; en cuál de las obras está trabajando el contratista o el tipo de periodo en que presenta sus estimaciones.

Ciudad: Es la ciudad donde se encuentra localizado el domicilio del Contratista, el cual se elegirá la ciudad correspondiente tomándolo del catálogo de Ciudades.

Delegación: Es el municipio, delegación o zona de la ciudad donde se encuentra la dirección del contratista/proveedor.

Dirección: Es la calle, número interior y número exterior de la oficina o domicilio del contratista/proveedor.

Colonia: Es la colonia o distrito o sector de la ciudad donde se ubica la dirección del contratista/proveedor.

C.P.: Es la clave o código de la zona postal donde se encuentra la dirección del contratista/proveedor para correo ordinario.

Teléfono: Es el número telefónico del contratista/proveedor, puede incluir guiones y paréntesis.

Fax: Es el número telefónico al cual está conectado el aparato de fax del contratista/proveedor.

Correo electrónico: Es la dirección de correo electrónico del contratista/proveedor a donde se puede dirigir la correspondencia electrónica.

Especialidad: Es la actividad específica o tipo de obra que realiza el contratista/proveedor, que puede ser obra civil, estructuras de aceros, instalación eléctrica, plomería, colocación de pisos, etcétera.

Núm. Escritura: Es un número que identifica a la escritura.

Fecha escritura: Es la fecha en que se está llevando a cabo la escritura.

Notario: Es el nombre del notario.

Ciudad Notario: Es la ciudad a la cual pertenece el notario.

Ciudad registro del Notario: Es la ciudad donde está registrado el notario.

Folio registro del Notario: Es un número consecutivo que se le asigno al notario.

Domicilio Notario: Es la calle, número interior y número exterior del notario

Representante legal: Es el nombre de la persona que ante la ley en forma expresa los designa para que representen a alguien.

Escritura del Representante: Número de la escritura del representante legal.

Fecha escritura del representante: Es la fecha en que tiene la escritura del representante.

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Notario del representante: Es el nombre del notario que lleva los aspectos legales del representante.

Número de notaria: Es la notaria donde se están llevando a cabo los aspectos legales.

Para dar de alta a un contratista realice los siguientes pasos:

1. Primeramente deberá dar de alta al contratista como proveedor en el catálogo de proveedores.

2. En la ventana de contratista, seleccione en la celda Proveedor al contratista que dio de alta. Los datos que se cargarán son los que registro en el detalle del proveedor pero que son posible modificarlos a partir de esta ventana.



Contratos

En esta ventana podrá registrar los contratos celebrados entre los contratistas, en el cual se indicara la cantidad y costo de los conceptos que deberá realizar, así como deberá especificar si en el contrato requiere un anticipo y el monto pactado como fondo de garantía en caso de que no se realicen bien las actividades o trabajos contratados.

Para visualizar la ventana de Contratos:

1. Haga clic sobre el panel Contratos. 2. En el grupo de Estimaciones de Subcontratos elija la opción de Contratos.

Para generar un Contrato de contratista realice los siguientes pasos:

1. Seleccione el proyecto al cual se le generara el Contrato. 2. Indique el contratista, el cual llevara a cabo las actividades a contratar. 3. Elija el responsable en la obra o el Residente, el cual será el encargado de verificar que las

actividades se lleven a cabo, también puede ser el solicitante de esas actividades. 4. En el campo Folio oprima el botón Nuevo para generar un nuevo Folio, el cual se

incrementara automáticamente cada vez que se generen nuevos contratos. 5. En seguida elija la fecha de la firma del Contrato o la fecha en que se está registrando el

contrato en el sistema y en el campo descripción capture un motivo por el cual se está realizando el contrato.

6. En caso de ser un contrato de mano de obra deberá activar la casilla de verificación

“Contrato de Mano de obra”, esto solo permitirá ver los conceptos que incluyan mano de

obra.

7. Si necesita capturar una observación lo podrá hacer en el campo descripción.

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8. Una vez llenado estos datos, oprima el botón Aplicar para habilitar los campos del grid. Al realizar esta acción nos mandara un mensaje de confirmación.

9. Al oprimir Sí deberá capturar la Partida y renglón de los conceptos que desea contratar.

10. Por último indique la cantidad y el costo de las actividades a contratar.

Si necesita capturar anticipo, fondo de garantía o algún otro dato adicional al contrato lo podrá hacer al oprimir el botón Complementarios. En esta ventana los datos adicionales están agrupados en 5 apartados los cuales son:

1. Datos generales

Folio: Es el folio con el cual quedo grabado el Contrato.

Contratista: Es el código y nombre asignado al contratista el cual realizara las actividades establecidas en el contrato.

Código auxiliar: Es la identificación alterna hacia su contrato, diferente a la del folio que genera el sistema.

Fecha del contrato: Es la fecha en la que se firmara el contrato o la fecha en que se capturo en el sistema.



Fecha inicial: Es la fecha en la que se estipulara el inicio de las actividades contratadas.

Fecha final: Es la fecha en la que se estipulara el final de las actividades contratadas.

Días de prorroga: Son los días adicionales para concluir las actividades, es en base a la fecha final de conclusión de actividades.

Fecha de prorroga: Se genera automáticamente al ingresar los días de prórroga.

Autorizado: Cuando se encuentra activado esta opción indica que el contrato se encuentra autorizado y por consiguiente podrá generar estimaciones.

Finiquitado: Cuando se encuentra activado esta opción indica que el contrato se encuentra finiquitado ajustando la cantidad de conceptos establecidos en las estimaciones.

Cancelado: Cuando se encuentra activado esta opción indica que el contrato se encuentra cancelado por lo tanto no se podrán generar estimaciones ni facturas.

Importe del contrato (sin IVA): Indica el monto total del contrato sin incluir algún IVA. Este campo no es modificable.

Residente: Es el responsable identificado como residente de obra.

Superintendente 1: Es el responsable que será identificado como Superintendente.

Superintendente 2: Es el responsable identificado como Superintendente.

VoBo: Es la persona responsable de dar el visto bueno al contrato.

2. Importes

En la ficha de importe podrá capturar el anticipo y el fondo de garantía que se calculará en base al importe del contrato.

Capturar porcentaje: Al marcar esta casilla habilitara el campo para capturar el Porcentaje de anticipo que tendrá contrato.

Porcentaje de anticipo del contrato: Debe ingresar en porcentaje, la porción de anticipo que se le asignara al contratista, en base al importe del contrato. Al ingresar este dato, el sistema calculara automáticamente el Monto de anticipo del contrato.

Monto de anticipo del contrato: En caso de capturar un porcentaje de anticipo el sistema asignará automáticamente el monto del anticipo de acuerdo al importe de contrato y al porcentaje de anticipo capturado anteriormente.

Anticipo retenido en las estimaciones: Es el importe total anticipo que se ha retenido en las estimaciones.

Porcentaje de fondo de garantía a retener en las estimaciones: Es el porcentaje que se retendrá al contratista como fondo de garantía por su trabajo. En México, por ley no puede exceder el 5% como fondo de garantía.

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Monto de fondo de garantía del contrato: En caso de capturar un porcentaje de fondo de garantía asignará automáticamente el monto del fondo de acuerdo al importe de contrato y al porcentaje de fondo de garantía capturado anteriormente.

Porcentaje de IVA: Es el porcentaje que se contemplara de IVA para el contrato.



3. Documentos legales

En esta ventana se podrán dar de alta todos los documentos legales que se tuvieron que realizar para celebrar el contrato.

Folio del documento legal: Es el campo donde se puede indicar el folio con el que cuente el documento legal que ampare el Contrato.

Fianza de anticipo: En este campo se debe indicar el número del documento que ampara la Fianza de Anticipo que se estipulara en el contrato.

Fianza de cumplimiento: Aquí se ingresara el folio de la Fianza de cumplimiento que se haya establecido en el contrato.

Fianza de garantía: En este campo se indicara el número del folio para la fianza de Garantía, con el fin de hacer un compromiso del cumplimiento de los trabajos dictados en el contrato.

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4. Cláusula del contrato

En esta ficha podrá especificar cada una de clausulas que conforman el contrato y que estuvieron dispuestos para llevarlas acabo.

Cláusulas del contrato: Se capturar o pegar de otro documento las cláusulas del contrato más representativas o de mayor interés.

5. Datos adicionales

Objeto del contrato: Es el motivo por el cual se da la prórroga ó algún otro comentario que se tenga sobre el contrato.

Área: En este campo se captura a que área pertenece el contrato que se está estableciendo, es tipo alfanumérico, se imprimí en contratos.



Frente: En este campo se captura a que frente o tramo pertenece el contrato que se está Estableciendo, es tipo alfanumérico, se imprimí en contratos.

Prototipo: En este campo se captura el o los prototipos pertenece los conceptos del contrato que se está estableciendo, es tipo alfanumérico, se imprime en contratos.

6. Plantillas

Primeramente debe haber definido las rutas para plantillas y documentos en Herramientas/Opciones/Rutas. Para más información consulte el capítulo # 4 Parámetros del sistema.

Para generar un documento del contrato realice los siguientes pasos:

1. Haga clic en el botón Generar documento.

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2. Seleccione la plantilla para el contrato y haga clic en Aceptar.

3. Mandará el documento a un archivo de Word.

4. En la opción de plantillas mostrará la ruta donde se almaceno el contrato así como todos los documentos generados para el mismo contrato.



Cabe mencionar que en la carpeta que seleccionó en herramientas/opciones para almacenar los contratos, se crearan carpetas al momento de generar el primer contrato con el objetivo de clasificarlos por proyecto y por contrato.

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Para generar un Contrato de mano de obra realice los siguientes pasos:

1. Seleccione el proyecto al cual se le generara el Contrato. 2. Indique el contratista, el cual llevara a cabo las actividades a contratar. 3. Elija el responsable en la obra o el Residente, el cual será el encargado de verificar que las

actividades se lleven a cabo, también puede ser el solicitante de esas actividades. 4. En el campo Folio oprima el botón Nuevo para generar un nuevo Folio, el cual se

incrementara automáticamente cada vez que se generen nuevos contratos. 5. En seguida elija la fecha de la firma del Contrato o la fecha en que se está registrando el

contrato en el sistema y en el campo descripción capture un motivo por el cual se está realizando el contrato.

6. Active la opción contrato de mano de obra. 7. Una vez llenado estos datos, oprima el botón Aplicar para habilitar los campos del grid. Al

realizar esta acción nos mandara un mensaje de confirmación.

8. Al oprimir Sí deberá capturar la Partida y renglón de los conceptos que desea contratar de mano de obra.

9. Por último indique la cantidad y el costo de las actividades a contratar.

Si necesita capturar anticipo, fondo de garantía o algún otro dato adicional al contrato lo podrá hacer al oprimir el botón Complementarios.



Órdenes de cambio a Contratos de Proveedores

En ocasiones puede existir modificaciones o correcciones en el contrato en cuanto a alcances, para ellos es necesario crear órdenes de cambio.

Para abrir el la ventana de Órdenes de Cambio:

1. Haga clic en el panel Contratos.

2. En el grupo Estimaciones de Subcontratos elija la opción Órdenes de cambio.

Para realizar una orden de cambio a contrato:

1. Seleccione el Proyecto al cual pertenece el contrato.

2. Del mismo modo, elija el Contrato el cual llevará la orden de cambio.

3. Oprima el botón Nuevo folio para asignarle un folio a la orden de cambio.

4. Capture la Fecha en la que se está registrando la estimación dentro del sistema.

5. En el campo renglón seleccione el concepto que integra en el subcontrato, lo que procede es ingresar la cantidad adicional que necesitara por concepto.

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Estimaciones de Contratos

Dentro del sistema de NEODATA ERP, se les denomina estimaciones a los pagos que se hacen a los contratistas por los conceptos del presupuesto que han ejecutado.

Para pagar a un contratista el volumen de actividades ejecutadas NEODATA ERP incluye la captura de estimaciones. En esta captura se incluye el contrato, así como los conceptos, costos y cantidades a ejecutar para registrar el pago y avance de la obra.

Para abrir la ventana de Estimaciones de Contratos:


2. En el grupo Estimaciones de Subcontratos elija la opción Estimaciones.

Para realizar una estimación a un subcontrato:

1. Antes de que genere la estimación debe verificar que el contrato este autorizado.

2. Posteriormente indique el Proyecto al cual pertenece el Subcontrato.

3. Del mismo modo, elija el Contratista el cual llevo a cabo la realización de las actividades.

4. Seleccione el subcontrato al cual generará las estimaciones.

5. Oprima el botón Nuevo folio para asignarle un folio al Subcontrato.

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6. Indique la Fecha Inicial y Final, la cual identifica el periodo que se abarco para llevar a cabo las actividades subcontratadas.

7. Capture la Fecha en la que se está registrando la estimación dentro del sistema.

8. Automáticamente el sistema le mostrara en el grid de datos, los conceptos que integran el Subcontrato, lo que procede es ingresar la cantidad de avance por cada estimación; esto desde el campo cantidad. Al ingresar la cantidad, se abrirá la siguiente ventana donde indicará la cantidad en base a unidad de concepto que se realizo en determinada ubicación. Oprima Aceptar para volver a la pantalla inicial de captura de estimación.

9. En el campo de Monto Anticipo retenido, se indicara el equivalente al porcentaje de

Anticipo que se amortizara en la estimación, el cual se específico en el contrato.

10. En el campo Monto IVA, se mostrara el equivalente de IVA para la estimación, el cual se específico en el contrato.

11. El campo Monto Fondo Garantía, nos indicara el equivalente de retención de Fondo de Garantía para la estimación, el cual se específico en el contrato.

12. El campo Dev. Fondo de Garantía, es editable en el cual puede capturar el monto que va a devolver por concepto de Fondo de Garantía al subcontratista.

13. Adicionalmente puede ingresar alguna Observación respecto a la estimación.

14. Si es necesario modificar algunas de las retenciones o aplicar algún descuento deberá dar clic en el botón Retenciones y descuentos. En esta ventana podrá modificar la retención a anticipo y fondo de garantía. Estos montos propuestos se verán reflejados al momento de generar la factura.



15. En caso de que la estimación cuente con algún descuento, deberá asignar la cuenta en el

catálogo de descuentos para estimaciones ubicado en el administrador de catálogos.

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16. Regrese a la ventana de retenciones y descuentos, y capture el descuento que se aplicará

a la estimación y haga clic en Aceptar. Recuerde que los descuentos se aplican antes del IVA.

17. Cuando termine la captura de la estimación oprima el botón Aceptar, el cual le mostrará un

mensaje de confirmación:

18. Si oprime Si, la estimación quedara almacenada dentro de la base de datos de lo contrario,

si se oprime No; el sistema descartara estos movimientos.



Plantillas de contratos de proveedores

En esta pantalla se darán de alta las plantillas de contratos que el sistema reemplacé las variables por los datos introducidos.

Usted podrá realizar el formato del contrato, el cual debe de agregar ciertas variables a la plantilla las cuales se encuentran en un documento .HTML y lo podrá observar al dar clic en el botón Ver campos para la plantilla.

Para abrir la ventana de Plantilla de Contratos:

1. Haga clic en el panel Contratos. 2. En el grupo Estimaciones de Subcontratos elija la opción Plantilla de

Contratos.

Para agregar una platilla capture el código de la plantilla, descripción y agregue las plantillas que se mostrarán en complementarios de contratos.

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Conceptos por Destajista

Los conceptos por destajistas son aquellos en los cuales en su análisis de precio está integrado por cualquier categoría de mano de obra. El sistema genera un insumo llamado Destajo, en el que se desprende solamente el costo que se pagara a las categorías de mano de obra por la realización de las actividades en las que intervienen y otro insumo llamado SUB MO cuando se subcontrata mano de obra.

Para abrir la ventana de Conceptos por Destajista:


2. En el grupo Estimaciones Destajistas haga clic en la opción Conceptos por Destajista.



Para capturar un catálogo de Conceptos por Destajista:

1. Indique el Proyecto al cual desea asignar los conceptos basados en Destajo.

2. Posteriormente busque al Destajista, el cual será responsable de llevar a cabo las actividades que se le asigne.

3. Colóquese en la columna Concepto del grid de datos, se abrirá una ventana mostrándole el listado de conceptos considerados en su Presupuesto de Control. Cabe señalar que únicamente le mostrara los conceptos con la misma moneda a los que corresponde su Destajista y que sean conceptos de destajo. En esta ventana se habilitó el copiado de conceptos así como también podrá seleccionar varios conceptos para asignárselos a un destajista.

4. Elija del listado los conceptos que llevara a cabo su Destajista previamente elegido. Esto permitirá realizar las estimaciones sobre los conceptos.

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Para capturar un catálogo de Conceptos a contratistas cuando se subcontrata mano de obra:

1. En el catálogo de destajista deberá de dar de alta al contratista.

Capture el campo Destajista, Razón social, cuidad, porcentaje de fondo de garantía e indique en la celda contratista el nombre del contratista.

2. Indique el Proyecto al cual desea asignar los conceptos basados en Destajo.

3. Posteriormente busque al Destajista-Contratista, el cual será responsable de llevar a cabo las actividades que se le asigne.

4. Colóquese en la columna Concepto del grid de datos, se abrirá una ventana mostrándole el listado de conceptos considerados en su Presupuesto de Control. Cabe señalar que únicamente le mostrara los conceptos con la misma moneda a los que corresponde su Destajista y que sean conceptos de destajo.

5. Elija del listado los conceptos que llevara a cabo su Destajista previamente elegido. Esto permitirá realizar las estimaciones sobre los conceptos.



Capturar Estimaciones

A diferencia de la captura de Estimaciones a Contratistas, la captura de Estimaciones a Destajista solo permitirá capturar el avance de obra por concepto, pero con la característica de que no incluirá suministro de materiales; sino únicamente el cargo por mano de obra. Sin la necesidad de contar con un Contrato previo para la generación de Estimaciones.

Para abrir la ventana de Estimaciones de Destajistas:

1. Haga clic en el panel Contratos. 2. En el grupo Estimaciones Destajistas elija la opción Capturar Estimaciones.

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Para realizar una estimación a un Destajista:

1. Indique el Proyecto donde se realizarán las estimaciones de destajo. 2. Seleccione al Destajista que realizo las actividades a estimar. 3. Puede consultar un folio o capturar uno nuevo registro al oprimir el botón Nuevo. 4. Capture la Fecha de Inicio y termino que abarco el periodo de realización de las

actividades para su Estimación. 5. Indique la fecha de celebración de la Estimación o la fecha en que se capturo dentro del

sistema. 6. Adicionalmente puede ingresar alguna Observación respecto a la estimación. 7. Para capturar su estimación, colóquese en la celda Cantidad del concepto deseado, al

tratar de ingresar algún dato se abrirá la siguiente pantalla:

8. Ingrese en la Ubicación la cantidad que le corresponde en base al avance de obra que llevo a cabo el Destajista.

9. En esta pantalla también le mostrara la Cantidad total por Estimar y la Cantidad Tope para cada ubicación.

10. Cuando haya ingresado la información oprima Aceptar y regresara nuevamente a la pantalla de captura de la estimación.

11. En el Campo Monto fondo garantía le propone el monto de acuerdo al porcentaje de fondo de garantía que se capturo en el catálogo de destajistas pero si usted lo desea puede modificar el monto.

12. El campo Dev. fondo garantía, nos permitirá indicar el monto que se le aplicara como devolución de fondo de garantía al Destajista, previamente realizada una retención. Esto permitirá devolver determinado monto al final de un periodo o de la totalidad por los trabajos realizados.

13. Una vez terminada de capturar la estimación bastará con oprimir el botón Aplicar o Aceptar para que su Estimación quede guardada.



Anticipos a destajistas

Como pre-requisito deberá tener asignado el tipo de póliza para anticipos a destajistas ubicados en Herramientas / Opciones / Contabilidad.

En el catálogo de destajistas deberá asignar una cuenta de anticipo a destajista y una cuenta de acreedor.

Para abrir la ventana de anticipos a Destajistas:

1. Haga clic en el panel Contratos. 2. En el grupo Estimaciones Destajistas elija la opción anticipos a Destajistas.

Para realizar anticipos a destajistas deberá realizar los siguientes pasos:

1. Seleccione el código del proyecto donde se realizarán los movimientos.

2. Haga clic en el botón Nuevo , para registrar un nuevo folio.

3. Seleccione al destajista al cual se le aplicará el anticipo.

4. Seleccione la fecha en que se registra el movimiento.

5. En el campo de importe, capture el monto del anticipo.

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6. Capture alguna observación para el movimiento.

7. Por último haga clic en Aplicar / Aceptar.

8. El sistema mandará un mensaje confirmando los datos del anticipo, si está seguro del movimiento a generar haga clic en el botón Sí de lo contrario oprima el botón No.

9. Posteriormente el sistema desplegará la póliza generada para el anticipo.



10. Si desea cancelar el movimiento del anticipo bastará hacer clic en el botón Cancelar.

11. El sistema mandará un mensaje confirmando la cancelación, en caso de estar seguro haga clic en Sí.

12. Deberá escribir el motivo por el cual esta cancelando el movimiento, posteriormente haga clic en Aceptar.

13. La ventana indicará el movimiento cancelado.

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Autorizar Contratos

En esta ventana podrá autorizar contratos para generar las estimaciones realizadas de los contratistas, de igual manera podrá desautorizar los contratos cuando se necesiten hacer pequeñas modificaciones.

Otra de las funciones de esta ventana es para consultar los contratos realizados en el sistema de acuerdo a los filtros establecidos en la ventana.

Para abrir la ventana de Autorizaciones de Contratos:

1. Haga clic en el panel Contratos. 2. En el grupo Autorizaciones elija la opción Autorizar Contratos.

Para realizar Autorizaciones de contratos:

1. Indique el Proyecto para el cual se realizo el contrato. 2. Oprima el botón Aplicar. 3. Seleccione el contrato que desea autorizar o desautorizar. 4. Haga clic en el botón de Autorizar / Desautorizar. 5. Si desea imprimir el contrato desde esta pantalla, haga clic sobre el campo contrato y

seleccione el botón de impresora para elegir el reporte.

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Autorizar estimaciones

En esta ventana podrá asignar visto buenos y autorizar estimaciones de subcontrato y destajo para generar las facturas correspondientes a la estimación, de igual manera podrá desautorizar las estimaciones cuando se necesiten hacer pequeñas modificaciones. Para realizar facturas es necesario que por lo menos tenga la opción de autorizado

Otra de las funciones de esta ventana es para consultar las estimaciones realizadas en el sistema de acuerdo a los filtros establecidos.

Para abrir la ventana de Autorizar estimaciones:

1. Haga clic en el panel Contratos. 2. En el grupo Autorizaciones elija la opción Autorizar estimaciones.



Para asignar visto bueno a estimaciones:

1. Indique el Proyecto en el cual se realizaron las estimaciones. 2. Oprima el botón Aplicar. 3. Seleccione las estimaciones que desea asignar el visto bueno o en caso contrario quitar el

visto bueno. 4. Oprima el botón de Asignar VoBo / Quitar VoBo.

5. Si desea imprimir la estimación o estado de cuenta, deberá hacer clic derecho sobre la estimación y del menú contextual seleccione el reporte a imprimir.

NOTA: Las estimaciones de destajo se podrán identificar en esta ventana por qué no generan contrato y sus registros están de un tono de azul más fuerte.

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Para realizar Autorizaciones de Estimaciones:

1. Indique el Proyecto en el cual se realizaron las estimaciones. 2. Oprima el botón Aplicar. 3. Seleccione las estimaciones que desea autorizar o desautorizar. 4. Oprima el botón de Autorizar / Desautorizar.

NOTA: Las estimaciones de destajo se podrán identificar en esta ventana por qué no generan contrato y sus registros están de un tono de azul más fuerte.

En esta ventana se agregó en el menú contextual la opción “Retenciones”, con la finalidad que se puedan consultar las retenciones y descuentos que tiene la estimación que se va a autorizar.



CAPITULO 12

Almacén

Una parte primordial del control de obra es evitar las pérdidas causadas por la fuga de materiales y el saqueo en pequeña escala del lugar de la obra. La mejor forma de evitar estos problemas es un correcto control del material que se requiere en obra y del material que se entrega para la ejecución de los trabajos, conociendo que material se entrega, a quién y para que trabajo.

NEODATA ERP Construcción permite realizar este control a través de documentos como entradas y salidas de almacén, traspasos entre almacenes, devoluciones a proveedores y recuperación de materiales del lugar de la obra.

Dentro de este capítulo conocerá:

Entradas en base a pedidos

Entradas por facturar de proveedores

Consulta de entradas / Devoluciones

Salidas de Almacén

Salidas de Almacén por Kit

Traspasos entre almacenes

Cálculo de costo promedio

Solicitud de material

Generador de pólizas de Almacén

Inventario inicial por proyecto

Existencia en almacén

Movimientos

Movimientos por insumo

Recepción de material

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Entrada a almacén en base a pedidos

Cuando se realice un pedido a un Proveedor en el sistema de NEODATA ERP Construcción, se podrá dar la entrada al almacén de los insumos que participen en el pedido siempre y cuando sean inventariables y que en el detalle del proyecto no se encuentre activada la opción contabilizar a costo de ventas facturadas de insumos inventariables.

Para abrir la ventana de Entrada a almacén con base en pedido:

1. Haga clic en el panel Almacén. 2. En el grupo Entradas haga clic en la opción Entradas en base a pedidos.



Para realizar una entrada a almacén:

1. Identifique el pedido al cual desea realizar la entrada a almacén, para ello marque en la casilla correspondiente a alguno de los filtros de búsqueda:

a. Por rango de fechas: indique la fecha inicial y final, la cual mostrará los Pedidos que estén dentro de ese rango.

b. Por proyecto: Seleccione el proyecto determinado en el cual se realizo el pedido. c. Por proveedor: puede indicar a un proveedor en específico para visualizar los

pedidos que se le han hecho.

2. Cabe mencionar que puede combinar los filtros de búsqueda y hacer búsquedas mas especificas de los pedidos que desea registrar una entrada a almacén.

3. Cuando haya elegido sus opciones de búsqueda, oprima Aplicar y en el grid le arrojará los resultados de la búsqueda.

4. Identifique el pedido al cual se le hará la entrada, posteriormente tendrá que ingresar al detalle de ese pedido, para ello hay dos maneras de entrar:

a. Haciendo doble clic sobre el registro del pedido. b. Colóquese en el pedido y oprima el botón Ver detalle del pedido para generar

entrada. .

5. Se abrirá la ventana para la entrada al almacén en base al detalle del pedido.

6. En esta ventana mostrara el Proyecto donde se realizo el pedido, indique el tipo de entrada que va a realizar.

7. Indique las personas que darán el visto de Autorización y el responsable de este movimiento de almacén.

8. El sistema propondrá una fecha para el registro del movimiento, aunque este dato se puede modificar. Indique la fecha que sea conveniente en el campo Fecha.

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9. En el grid de datos, se mostraran automáticamente los insumos pertenecientes al pedido, solo debe indicar la cantidad que va a registrar en su almacén.

10. En la casilla Observación almacenista puede indicar alguna observación, que por lo regular son especificaciones que el almacenista capturara.

11. Si marca la casilla Imprimir nota de entrada, le mostrara el reporte correspondiente; con los datos, insumos y características que adiciono en la captura de este movimiento.

12. Oprima Generar entrada para que su movimiento de entrada quede registrado. Mostrándole un mensaje con el resultado de su entrada:



13. El sistema generara una póliza contable, la cual se mostrara de la siguiente forma:

Al oprimir Salir, le mostrara la ventana para elección de su archivo RPX para la impresión del reporte de Nota de Entrada a Almacén:

Elija el archivo con extensión RPX y oprima el botón Aceptar para visualizar el reporte elegido.

14. De esta manera quedara registrado su Entrada a Almacén en base a un Pedido.

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Entradas por Factura de Proveedor

Cuando se lleva el procedimiento de recepción de una Factura de Proveedor, hay la necesidad de registrar la entrada de materiales los cuales entrega determinado Proveedor a la obra o proyecto.

Para visualizar la ventana de Entrada a almacén con base en una factura:

1. Haga clic en el panel Almacén. 2. En el grupo Entradas seleccione la opción Entrada por factura de proveedor.



Para realizar una entrada con base a una Factura:

1. Identifique la factura a la cual desea realizar la entrada a almacén, para ello marque en la casilla correspondiente a alguno de los filtros de búsqueda:

a. Por rango de fechas: indique la fecha inicial y final, la cual mostrara las facturas sin pedido que estén dentro de ese rango.

b. Por proyecto: Seleccione el proyecto determinado en el cual se realizo la factura sin pedido.

c. Por proveedor: puede indicar a un proveedor en específico para visualizar las facturas que se le han hecho.

2. Al elegir su búsqueda, oprima el botón Aplicar para que se le muestren los resultados de los filtros de búsqueda.

3. En el grid se mostrara el listado de facturas pendientes por registrar entradas al almacén. Colóquese sobre la factura deseada y oprima el botón Ver detalle de la factura para generar entrada o bien haga doble clic sobre cualquier celda de la Factura; al llevar a cabo esta acción se mostrara la siguiente pantalla:

4. El sistema le indicara el Proyecto al cual se registro previamente la Factura.

5. Indique el Tipo de Entrada a almacén que desea realizar.

6. Seleccione a la persona que dará la autorización al movimiento de entrada e Indique a la persona que será la responsable a la realización del movimiento de entrada.

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7. La fecha que le propondrá el sistema para el registro de su entrada se basa con la fecha de movimientos en almacén la cual se determina cuando se hace el cálculo de costo promedio.

8. En el grid de datos se mostrara el detalle de su factura, con los insumos que se registraron al momento de realizar su Factura sin Pedido, mostrándole el insumo, su unidad y la cantidad que se ingresara al almacén.

9. Existe el campo Observaciones en la que podrá ingresar algún dato adicional referente al movimiento de entrada al almacén.

10. Podrá imprimir un reporte de nota de entrada si marca la casilla de Imprimir nota de entrada.

11. Cuando haya ingresado los datos necesarios, oprima el botón Generar entrada, Esta ventana le indicara el movimiento contable que se genero al momento de guardar su Entrada a almacén.

12. Oprima salir y se mostrará un mensaje informativo que le indicara el folio generado para su entrada:

13. Al oprimir el botón Aceptar se mostrara la ventana que le indicara el reporte a imprimir:



14. Elija el reporte Notas de entrada de almacén y oprima aceptar, inmediatamente le mostrara el reporte seleccionado.

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Consulta de entradas a almacén / Devoluciones

Cuando ya se hayan realizado entradas en el almacén esta ventana nos permitirá hacer la consulta de dichas entradas permitiendo hacer modificaciones y regenerando el movimiento. Otra posibilidad que le permite realizar esta opción es generar Devoluciones a proveedores en dado caso de haber recibido materiales en mal estado o no solicitados en un Pedido.

Para abrir la ventana de Consulta de entradas a almacén / devoluciones:

1. Haga clic en el panel Almacén. 2. En el grupo Entradas seleccione la opción Consulta de entradas / devoluciones.



Consulta de entradas

En esta ventana podrá consultar las entradas de materiales que se han registrado en el almacén en base a pedidos o facturas sin pedido, en esta misma ventana le da la oportunidad de cancelar la entrada cuando esta haya sido registrada incorrectamente.

Para consultar entradas al almacén:

1. Seleccione el proyecto del cual se origino la entrada de almacén. 2. Indique el tipo de entrada seleccionándola del listado de tipos de entradas.

3. En el campo folio indique la entrada de almacén que desea consultar. 4. Oprima el botón Aplicar para mostrar la entrada de almacén que está consultando.

5. Los datos que puede modificar dentro del grid son: Cantidad y Cantidad devolución. Este último es para indicar la cantidad del insumo que se devolverá al proveedor, por algún fallo o material en mal estado. Recuerde que las entradas por factura de proveedor no podrán ser modificadas.

6. Puede agregar alguna observación que haga referencia a la entrada de Almacén, la cual servirá de información para el almacenista o los responsables de controlar el almacén.

7. Si realizo alguna modificación, oprima el botón Regenera entrada para que su movimiento quede registrado. Posteriormente se mostrara la ventana del movimiento contable que se generó:

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8. Haga clic en imprimir nota de entrada en caso de que quiera ver impreso su reporte.



Devoluciones de materiales

Dentro de esta misma ventana, será posible realizar Devoluciones hacia los proveedores; ya sea por entrega de materiales defectuosos o materiales no solicitados en algún pedido, permitiendo regenerar la póliza de entradas con los cambios realizados. Para hacer este procedimiento:

1. Seleccione la entrada de Almacén a la cual se hará la Devolución.

2. Cuando la visualice en pantalla, diríjase a en la columna que lleva de nombre Cantidad devolución; ahí indique la cantidad para devolución. Recuerde que solo se podrán modificar las entradas que fueron en base a pedido.

3. Oprima el botón Regenera entrada, su devolución quedara registrado y le mostrara el siguiente mensaje el cual le mostrara el resultado del movimiento contable:

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Salidas de almacén

Por medio de esta opción podrá surtir de materiales a su contratista, para cubrir las necesidades en la realización de algún concepto en el proyecto. El sistema validara que los insumos que se surtirán, correspondan al concepto que se elija. Solo se mostraran aquellos insumos que no estén marcados en el análisis de precio, como Salida por Paquete. El sistema permite marcar que se permita incluir en la salida insumos que participen en un paquete o kit, si tiene el permiso para hacerlo.

Para abrir la ventana de Salidas de almacén:

1. Haga clic en el panel Almacén. 2. En el grupo Salidas seleccione la opción Salidas de almacén.



Para generar una entrada al almacén realice los siguientes pasos:

1. Ingrese el proyecto origen, de donde se tomaran los materiales de su existencia.

2. Indique el almacén destino, puede ser el mismo indicado en el origen o un almacén distinto en donde desea que sean surtidos los materiales.

3. Seleccione el tipo de salida que desea realizar, este dato proviene del catálogo de tipos de documento de almacén.

4. Indique la persona quien dará su visto de autorización para este movimiento, así como el responsable y el Contratista a quien se le entregaran los materiales de la salida de almacén.

5. La fecha que indicara es la que se tenga registrada para movimientos de almacén, recuerde que esta fecha se determina al generar el cálculo de costo promedio.

6. Seleccione la ubicación la cual será para identificar a que segmento de la obra se emplearan los insumos. Es obligatorio indicar el concepto en donde se utilizaran los insumos de la salida de almacén.

7. El campo de la salida ya fue surtida, es un dato informativo el cual podrá activar cuando se hayan entregado los insumos participantes en la salida.

8. Cuando active la casilla de Insumos de kit, podrá hacer salidas de insumos que tengan marcados como salidas por paquete con la ventaja de que podrá sacar uno o varios insumos del paquete.

9. Oprima el botón Aplicar para habilitar el grid, el cual permitirá ingresar los insumos participantes en el concepto elegido previamente.

10. En el campo Código haga clic en el botón de búsqueda para abrir la ventana de existencias y seleccionar marcando en la casilla los insumos que desea surtir y haga clic en Aplicar.

11. Una vez seleccionados los insumos y agregados a la ventana, indique la columna Cantidad salida, la cantidad a surtir de cada insumo. El sistema automáticamente actualizará los datos de las demás celdas.

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12. Recuerde que la salida de almacén dependerá de los permisos que tenga disponible.

13. Si oprime el botón Observaciones se abrirá una pequeña ventana en donde puede ingresar algún comentario a este movimiento, referente a algún manejo especial de los materiales o cualquier nota adicional.

14. Si marca la casilla Imprimir nota de salida, le mostrara el reporte correspondiente con los datos, insumos y características que adiciono en la captura de este movimiento.

15. Oprima Generar salida para que su movimiento de salida quede registrado. Posteriormente se mostrara un cuadro de dialogo en el que le indicara el folio para su movimiento:

16. Al oprimir el botón Aceptar se mostrara una pequeña ventana en donde se debe elegir el reporte para la impresión del reporte correspondiente:



Nota: La generación de la póliza para el movimiento de Salida de almacén dependerá de la opción marcada dentro del apartado del detalle del Proyecto en la sección Opciones de Obra.

Recuperación de materiales

La recuperación de materiales se lleva a cabo cuando los insumos que salieron del almacén no se utilizaron en la obra y por lo tanto se tienen que regresar, para ello se deberá registrar en el mismo día en que se realizó la salida.

Para generar la Recuperación de materiales realice los siguientes pasos:

1. Ingrese el proyecto origen, de donde se registro la salida de materiales.

2. Indique el almacén destino, puede ser el mismo indicado en el origen o un almacén distinto en donde se surtió los materiales.

3. Seleccione el tipo de salida que realizó.

4. Seleccione el folio donde se registro la salida de materiales.

5. La fecha que indica es aquella que quedo registrada en el movimiento de salida de almacén.

6. En la celda cantidad recuperación indique la cantidad de material que está regresando al almacén.

7. Si marca la casilla Imprimir nota de salida, le mostrara el reporte correspondiente con los datos, insumos y características que se modifico al realizar la devolución de insumos.

8. Oprima el botón de Generar salida para que su movimiento de salida quede registrado. Posteriormente se regenerará la póliza indicando el movimiento contable actual:

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Salidas de almacén por Kits

Las salidas de almacén por kits nos permiten surtir de materiales al contratista para cubrir las necesidades en la ejecución de determinados conceptos. Las salidas pueden ser surtidas hacia un mismo proyecto o pueden ser dirigidas hacia otro proyecto en ejecución controlado dentro del sistema.

Para generarse la salida dependerá del análisis de precio que tenga el concepto, ya que se podrá dar salida por el número de insumos que estén marcados como salida por paquete.

Para entrar a la ventana de Salidas de almacén por kits:

1. Haga clic en el panel Almacén. 2. Sobre el grupo Salidas seleccione la opción Salidas de almacén por kits.

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Para generar una salida de almacén por kit realice los siguientes pasos:

1. Ingrese el proyecto origen de donde se tomarán los materiales de su existencia. 2. Indique el almacén destino puede ser el mismo indicado en el origen o un almacén distinto

en donde desea que sean surtidos esos materiales. 3. Seleccione el tipo de salida que desea realizar, este dato proviene del catálogo de tipos de

documento de almacén. 4. Indique la persona quien dará su visto de autorización para este movimiento, así como el

responsable y el Destajista a quien se le entregaran los materiales de la salida de almacén. 5. La fecha que indicara es la que se tenga registrada para movimientos de almacén,

recuerde que esta fecha se determina al generar el cálculo de costo promedio. 6. Seleccione la ubicación la cual será para identificar a que segmento de la obra se

emplearan los insumos. Es obligatorio indicar el concepto en donde se utilizaran los insumos de la salida de almacén.

7. Una vez completados los datos anteriores, oprima el botón Aplicar, en el grid mostrará los insumos que se requieren para su concepto previamente elegido; siempre y cuando en el análisis del concepto se hayan marcado insumos como salida para paquetes.

8. En el campo observaciones puede ingresar algún comentario a este movimiento, referente a algún manejo especial de los materiales o cualquier nota adicional.

9. El campo de la salida ya fue surtida, es un dato informativo el cual podrá activar cuando se hayan entregado los insumos participantes en la salida.

10. Si marca la casilla Imprimir nota de salida, le mostrara el reporte correspondiente; con los datos, insumos y características que adiciono en la captura de este movimiento.



11. Oprima Generar salida para que su movimiento de salida quede registrado. Se mostrara un cuadro de dialogo en el que le indicara el folio para su movimiento:

12. Al oprimir el botón Aceptar se mostrara una pequeña ventana en donde se debe elegir el reporte para la impresión del reporte correspondiente:

Nota: La generación de la póliza para el movimiento de Salida de almacén dependerá de la opción marcada dentro del apartado del detalle del Proyecto en la sección Opciones de Obra.

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Traspasos entre almacenes

Los traspasos entre almacenes auxilian en la ejecución real de obra, cuando se da el caso de que un proyecto se quede sin materiales en almacén, otro proyecto con existencia puede traspasar insumos. Este traspaso se podrá realizar siempre y cuando el insumo a traspasar participe tanto en el proyecto origen como en el destino.

Para entrar a Traspasos:

1. Haga clic en el panel Almacén. 2. En el grupo Traspasos seleccione la opción Traspasos entre almacenes.



Para registrar un traspaso de insumo entre almacenes:

1. Ingrese el proyecto origen de donde se tomaran los materiales de su existencia para generar el traspaso.

2. Indique el almacén destino, puede ser el mismo indicado en el origen o un almacén distinto en donde desea que sean traspasados esos materiales.

3. Oprima el botón Nuevo para generar un folio consecutivo de su traspaso. 4. La fecha que indicara es la que se tenga registrada para movimientos de almacén,

recuerde que esta fecha se determina al generar el cálculo de costo promedio. 5. Indique las personas que darán el visto de Autorización y el responsable de este

movimiento de almacén. 6. Si desea cancelar el movimiento bastara al oprimir el botón Cancelar para generara la

cancelación del traspaso. 7. Cuando se haya generado su folio de traspaso, oprima el botón Aplicar para habilitar el

grid. 8. Seleccione el código del insumo que traspasará e indique la cantidad que se surtirá o

traspasara al almacén destino. Las demás celdas no podrán ser modificadas, el sistema completara automáticamente la información de ellas.

9. Si oprime el botón Observaciones se abrirá una pequeña ventana en donde puede ingresar algún comentario a este movimiento, referente a algún manejo especial de los materiales o cualquier nota adicional.

10. Si marca la casilla Imprimir traspaso, le mostrara el reporte correspondiente; con los datos de los insumos y características que adiciono en la captura de este movimiento.

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11. Oprima Generar traspaso para que su movimiento de traspaso quede registrado. Posteriormente se mostrara la ventana con la generación del movimiento contable de este movimiento:

Al oprimir el botón Salir, aparecerá la ventana donde le mostrara el resultado de su Traspaso:

12. Al oprimir el botón Aceptar aparecerá la ventana para la elección del archivo RPX para la impresión del reporte correspondiente:



Cálculo de costo promedio

Esta ventana sirve para calcular el costo promedio del almacén, este cálculo determina el valor actual de los insumos para el costeo de inventarios, el cual se basa del importe del almacén entre las existencias.

La fecha actual del costo promedio será la fecha que se propondrá al generar los movimientos que se realicen en almacén.

Para abrir la ventana de Cálculo de costo promedio:

1. Haga clic en el panel Almacén. 2. En el grupo Cálculo de costo promedio seleccione la opción Cálculo de costo

promedio.

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Para calcular el costo promedio:

1. Seleccione el proyecto al cual se aplicara el cálculo. 2. Dependiendo de la situación del proyecto, la ventana propondrá 2 tipos de cálculo:

a. Cálculo de costo promedio regular: Cambia, para el proyecto seleccionado, la

fecha actual para movimientos de almacén, y realiza el cálculo de costo promedio para la fecha actual.

b. Calculo de costo promedio mensual: Un proyecto deberá realizar este cálculo cuando suceda cualquiera de las 2 situaciones siguientes:

i. Se realizaron/modificaron movimientos de almacén en una fecha anterior a la fecha actual para movimientos de almacén.

ii. Se modificaron traspasos de otros proyectos que afectan al proyecto seleccionado, ya sea por cálculo de costo promedio, o por modificación manual.

También puede realizar un Cálculo total de almacén que le permitirá hacer el re cálculo del almacén a partir de su primer movimiento.



3. En la sección Resultados, mostrara un listado con lo que se derivo del Cálculo. Indicándonos si hay necesidad de realizar un nuevo cálculo o que condiciones de cálculo debemos aplicar:

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Generador de pólizas de almacén

NEODATA ERP Construcción dentro de sus posibilidades, cuenta con la integración de la contabilidad, en este apartado podrá realizar la generación de Pólizas de los diversos movimientos de Almacén en donde participe un movimiento contable.

Para abrir la ventana de Generador de Pólizas de Almacén:

1. Haga clic en el panel Almacén. 2. En el grupo Cálculo de costo promedio seleccione la opción Generador de Pólizas

de Almacén.

Nota: Este tema va ligado con el tipo de generación de Pólizas, definida en el Detalle del Proyecto. Para más información consulte el capítulo # 5 Catálogos.



Generar Pólizas de Almacén

1. Seleccione el Proyecto en el que generará las pólizas de movimientos de almacén. 2. Al elegir el proyecto mostrará un mensaje en el recuadro si la póliza que se va a generar es

por día o mensual, incluso si necesita un re cálculo de costo promedio también se lo indicarán.

3. Seleccione la fecha en que se generará la póliza. 4. Haga clic en el botón Generar, de inmediato el sistema le mostrará la póliza generada.

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5. Al hacer clic en la opción pólizas por movimiento, mostrará los movimientos realizados en almacén, para ello deberá seleccionar el proyecto e indicar el tipo de consulta que desea realizar (Entrada, Salida o Traspaso), posteriormente haga clic en Aplicar.

Entrada. Mostrará las pólizas de entrada realizadas en el proyecto e indicará el folio correspondiente a la entrada en almacén.

Salida. Mostrará las pólizas de salida realizadas en el proyecto e indicará el folio correspondiente a la salida en almacén, así como también indicará las pólizas que requieren regenerarse.



Traspaso. Mostrará las pólizas de traspaso realizadas en el proyecto e indicará el folio correspondiente al traspaso registrado en almacén.

Pólizas Pendientes por regenerar

En esta ventana podrá regenerar las pólizas pendientes en el sistema. Para ello deberá realizar lo siguiente:

1. Seleccione el Proyecto en el que regenerará las pólizas de movimientos de almacén, pendientes.

2. En caso de que el proyecto tenga pólizas pendientes de regenerar el sistema se lo indicará en el recuadro inferior de la ventana

3. Si desea consultar las pólizas pendientes por regenerar haga clic en el link Ver pólizas pendientes.

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4. El sistema le mostrará las pólizas pendientes por regenerar del mes contable local actual siempre y cuando esté activada la opción de “Ver solamente pólizas del mes contable local actual”.

5. Si desea regenerar las pólizas, bastará que haga clic en el botón Regenerar pólizas.

Desvincular y cancelar Pólizas generadas

En esta ventana podrá desvincular las pólizas de acuerdo al tipo de póliza de movimiento existente y cancelar en automático las pólizas generadas en sistema, con la finalidad de cambiar el tipo de póliza de salida en almacén y volverlas a regenerar. Es importante aclarar que no es recomendable desvincular y cancelar más de una vez ya que este proceso afecta contablemente en el sistema. Este proceso se hizo en especial para las empresas que se equivocan al elegir el tipo de salida adecuado. Para realizar lo anterior siga los siguientes pasos:

1. Seleccione el Proyecto en el que se desvinculará las pólizas.

2. En caso de haber cambiado el tipo de póliza de almacén tendrá que desvincular las pólizas que se generaron con el tipo de póliza anterior, para ello bastará con hacer un clic en Desvincular y cancelar pólizas generadas para que genere el nuevo tipo de póliza al hacer movimientos de salida. Es importante aclarar que ésta desvinculación afectará solo a las pólizas del mes contable actual y el sistema notificará el número de movimientos desvinculados.



3. Posteriormente genere las pólizas con el nuevo tipo de movimiento.

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Regenerador de pólizas Multi-Proyecto

Está opción es para regenerar las pólizas pendientes de todo los proyectos siempre y cuando se encuentren en el mismo mes contable.

Para abrir la ventana de Regenerador de Pólizas Multi-Proyecto:

1. Haga clic en el panel Almacén. 2. En el grupo Cálculo de costo promedio seleccione la opción Regenerador de

Pólizas Multi-Proyecto.

Nota: En esta ventana solo mostrará los proyectos que tengan pólizas pendientes por regenerar.



Regeneración de Pólizas Multiproyecto

Esta ventana es de gran utilidad, ya que permite regenerar las pólizas pendientes de varios proyectos. En ella solo indicará los proyectos que tiene pólizas pendientes por regenerar, en la columna Pólizas pendientes del mes contable actual indicará las pólizas pendientes de regenerar de acuerdo al mes contable en el que se esté trabajando, la columna pólizas pendientes totales indicará el total de pólizas pendientes por regenerar en todo el proyecto (está columna contabiliza las pólizas pendientes del mes contable actual y las pólizas que se encuentran en otro mes contable), y la columna Fecha de cierre de contabilidad es solo informativa al usuario para indicarle la fecha en la cual no podrá hacer pólizas. Para generar las pólizas pendientes realice los siguientes pasos:

1. En el grupo de pólizas, seleccione si desea consultar las pólizas de salidas o

traspasos. 2. En el grupo mes contable actual, indicará el mes contable en que se está trabajando

en el sistema. 3. Marque los proyectos que desee regenerar pólizas. 4. Haga clic en el botón Calcular.

Consultar pólizas por movimiento

Al hacer clic en la opción Consultar pólizas por movimiento, mostrará los movimientos realizados en almacén, para ello deberá seleccionar el proyecto e indicar el tipo de consulta que desea realizar (Entrada, Salida o Traspaso), posteriormente haga clic en Aplicar.

Entrada. Mostrará las pólizas de entrada realizadas en el proyecto e indicará el folio correspondiente a la entrada en almacén.

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Salida. Mostrará las pólizas de salida realizadas en el proyecto e indicará el folio correspondiente a la salida en almacén, así como también indicará las pólizas que requieren regenerarse.

Traspaso. Mostrará las pólizas de traspaso realizadas en el proyecto e indicará el folio correspondiente al traspaso registrado en almacén.



Inventario inicial por proyecto

Aquí podrá capturar el saldo inicial del almacén, ya sea por sobrantes de otros proyectos o por adquisiciones anticipadas de materiales fuera de presupuesto. Esto es muy importante porque puede comenzar operaciones y tendrá existencias en el almacén para realizar movimientos en él. Si la operatividad del proyecto está ligada a contabilidad, se generarán pólizas desde el inicio de las actividades.

Para abrir la ventana de Inventario inicial por proyecto:

1. Haga clic en el panel Almacén. 2. En el grupo Cálculo de costo promedio seleccione la opción Inventario inicial por

proyecto.

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Para dar de alta un inventario inicial en el almacén:

1. Indique el proyecto al cual se le hará la captura del inventario. 2. Oprima el botón Aplicar, al hacerlo le mostrara en listados los insumos que participan en su

explosión de insumos para el proyecto elegido, en dado caso de que no cuente con una explosión de insumo podrá copiar los insumos desde una hoja de Excel.

3. Si se elige pegar desde un documento de Excel podrá agregar los insumos pegados en la Explosión de insumos activando la casilla de verificación “Al pegar de Excel agregar insumos en automático a la Explosión de insumos”.

4. Solo estarán habilitadas las columnas de Cantidad inicial y Costo inicial, los cuales deben ser alimentados para los insumos que participaran en el inventario inicial.

5. Oprima el botón Aplicar para que el inventario inicial quede registrado. Enseguida aparecerá un mensaje que le indicara el resultado de la operación:

6. Al oprimir el botón sí confirmara la aplicación y actualización de los insumos afectados en

este movimiento.

7. En caso de una importación o reimportación de presupuesto, la deductiva generada a través del inventario inicial se elimina, de tal modo que deberá volver a regenerar la deductiva, con el fin de actualizar la explosión de insumos con las cantidades reales a requerir, para realizar este proceso oprima en el botón regenera deductivas.

8. Posteriormente oprima el botón Aceptar para concluir esta operación.



Cálculo Multiproyecto

Esta ventana sirve para realizar el cálculo promedio regular a más de un proyecto y para aquellos proyectos que cuenten con un cálculo mensual pendiente.

Es importante mencionar que para hacer el cálculo, los proyectos seleccionados deberán estar en el mismo mes de captura en almacén.

Para abrir la ventana de Cálculo Multiproyecto:

1. Haga clic en el panel Almacén. 2. En el grupo Cálculo de costo promedio seleccione la opción Cálculo Multiproyecto.

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Cálculo de costo promedio regular

Para realizar el cálculo de costo promedio regular de varios proyectos realice lo siguiente:

1. Seleccione la opción “Cálculo de costo promedio regular”. 2. Marque los proyectos a los cuales desea realizar el cálculo. 3. Haga clic en el botón Calcular.

4. Indique la fecha para movimientos en almacén que se le asignará a los proyectos seleccionados.




Cálculo total para proyectos con cálculo mensual pendiente

Para realizar el cálculo total para proyectos con cálculo mensual pendiente:

1. Seleccione la opción “Cálculo total para proyectos con cálculo mensual pendiente”. El sistema en automático filtrará los proyectos que se encuentren con cálculo pendiente.

2. Marque los proyectos a los cuales desea realizar el cálculo. 3. Haga clic en el botón Calcular.

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Existencias en almacén

En esta ventana podrá consultar la existencia de material que hay en almacén.

Para abrir la consulta de existencias en almacén:

1. Haga clic en el panel Almacén. 2. En el grupo Consultas seleccione la opción Existencias en Almacén.

Con estas acciones se abrirá la ventana de Inventario inicial por proyecto:



Para consultar las existencias de almacén de un proyecto en específico realice lo siguiente:

1. Indique el proyecto al cual se le hará la consulta. 2. Seleccione un insumo en específico o puede filtrar todos los insumos que tienen existencia

en el proyecto. 3. En caso de que requiera consultar los insumos que participan en la explosión de insumos

aunque no cuenten con existencia en almacén deberá activar la casilla de verificación Cantidades en cero.

4. Oprima el botón aplicar para consultar le existencias de los insumos de acuerdo a los filtros de consulta proporcionados.

5. En caso de que desee imprimir la existencia de insumos que tenga el almacén, oprima el botón imprimir y seleccione el reporte.

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Movimientos

En esta ventana podrá consultar las entradas mostrando los insumos que ingresaron al almacén e indicando si existió una devolución de material para la entrada registrada, en las consultas de salidas podrá observar los insumos que fueron entregados al destajista para la realización de sus actividades indicando los insumos que salieron de acuerdo a su ubicación y concepto, en esta consulta también podrá identificar cuáles fueron las salidas por kit y cuales fueron canceladas, en las consultas de traspasos podrá observar todos los traspasos de entrada y salida que han tenido los insumos.

Para abrir la ventana de Consulta de movimientos de almacén:

1. Haga clic en el panel Almacén. 2. En el grupo Consultas seleccione la opción Movimientos.



Para consultar los movimientos de almacén de un proyecto en específico realice lo siguiente:

1. Indique el proyecto almacén al cual se le hará la consulta. 2. Indique el tipo de movimiento y un rango de fechas si usted lo desea. 3. Haga clic en Aplicar.

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Consulta de entradas

En la consulta de entrada podrá ver todos los movimientos de entradas que fueron generados en el sistema, los resultados que muestre dependerá de los filtros seleccionados.


Folio. Es el número de folio generado al haber realizado la entrada al almacén.

Fecha. Es la fecha en que se registro la entrada al almacén.

Proyecto. Es el nombre del proyecto donde se registraron las entradas.

Proveedor. Es el código del proveedor que surtió los insumos.

Tipo. Es el tipo de documento que se especifico al hacer la entrada al almacén.

Importe. Es el monto del movimiento generado.

Requisición / Pedido. Es el número de requisición y pedido en que se baso para generar la entrada. Este campo es solo para entradas en base a pedido.

Factura. Es el número que se le asigno a la factura, este campo es solo para entradas en base a facturas sin pedido.

Cancelado. Esta celda indica si la entrada fue cancelada.

Observaciones. Son las observaciones registradas al momento de la entrada de insumos al almacén.



En el grid inferior de esta ventana mostrara el detalle de la entrada que corresponda al folio seleccionado indicando los siguientes datos:

Insumo. Es el código del insumo.

Descripción. Es el nombre del insumo.

Cantidad. Es la cantidad del insumo que se registro en la entrada al almacén.

Devolución. Es la cantidad del insumo que se devolvió el proveedor por defecto.

Costo. Es el costo al cual está entrando el insumo al almacén.

Importe. Es el resultado de multiplicar el costo por el producto al restar las devoluciones a la cantidad de entrada.

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Consulta de salidas

En la consulta de salidas podrá ver todos los movimientos de salidas de materiales que fueron registrados en el sistema, los resultados que muestre dependerá de los filtros seleccionados.


Folio. Es el número de folio generado al haber realizado la salida de almacén.

Fecha. Es la fecha en que se registro la salida de almacén.

Proyecto destino. Es el nombre del proyecto donde se disminuyo la existencia de los insumos.

Proyecto origen. Es el nombre del proyecto donde se aumento la existencia de los insumos.

Ubicación. Es el lugar donde se emplearon los insumos que salieron para el desarrollo de tareas.

Concepto. Es el nombre de la actividad que requiere de insumos para su construcción.

Tipo. Es el tipo de documento que se especifico al hacer la salida de almacén.


Es salida x kit. Esta opción permite indicar si la salida fue por medio de un kit de insumos.

En el grid inferior de esta ventana mostrara el detalle de la salida que corresponda al folio seleccionado indicando los siguientes datos:



Cantidad. Es la cantidad del insumo que se registro en la salida al almacén.

Recuperación. Es la cantidad del insumo que se regresa al almacén.

Costo. Es el costo al cual salió el insumo del almacén, ya que el costo de salida puede variar por el cálculo de costo promedio.




Consulta de traspasos

En la consulta de traspasos podrá ver todos los movimientos de traspasos de materiales que fueron registrados en el sistema, los resultados que muestre dependerá de los filtros seleccionados.


Folio. Es el número de folio generado al haber realizado el traspaso de almacén.

Fecha. Es la fecha en que se registro el traspaso de almacén.

Proyecto origen. Es el nombre del proyecto donde se disminuyo la existencia de los insumos.

Proyecto destino. Es el nombre del proyecto donde se aumento la existencia de los insumos.


Cancelado. Esta celda indica si el traspaso fue cancelado.

Observaciones. Son las observaciones registradas al momento de hacer el traspaso al almacén.

En el grid inferior de esta ventana mostrara el detalle del traspaso que corresponda al folio seleccionado indicando los siguientes datos:



Cantidad. Es la cantidad del insumo que se registro en el traspaso.

Costo. Es el costo al cual está entrando/saliendo el insumo al almacén.

Importe. Es el resultado de multiplicar el costo por la cantidad de traspaso.

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Movimientos por insumo

En esta ventana podrá consultar todos los movimientos que ha tenido el insumo desde su existencia y costo inicial, las entradas, salidas y traspasos que se han generado con el insumo hasta llegar a su existencia e importe actual.

Para abrir la ventana de movimientos por insumo:

1. Haga clic en el panel Almacén. 2. En el grupo Consultas seleccione la opción Movimientos por insumo.



Para consultar los movimientos del insumo en un proyecto en específico realice lo siguiente:

1. Indique el proyecto almacén al cual se le hará la consulta. 2. Indique el insumo que desea consultar. 3. Haga clic en Aplicar.

Solicitud de material

En esta ventana podrá hacer la solicitud de material al almacén general especificado en el detalle del proyecto (ver el tema relacionado al detalle del proyecto).

Para abrir la ventana de Solicitud de material:

1. Haga clic en el panel Almacén. 2. En el grupo Solicitud de material seleccione la opción Solicitud de material.

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Proyecto. Es el nombre del proyecto de obra.

Fecha captura almacén general. Es la fecha de movimientos de almacén, en el almacén general.

Almacén General. Es el nombre del almacén general ligado al proyecto obra.

Folio. Es el número de folio generado al haber realizado la solicitud de material.

Responsable. Es el nombre del responsable de la solicitud del material.

Almacén Tránsito. Es el nombre del almacén tránsito relacionado al proyecto obra en el detalle del proyecto del almacén general.

Folio de requisición. Es el folio de la requisición elaborada, en caso de existir para la solicitud en curso.

No Traspaso a tránsito. Es el número de traspaso al almacén tránsito, en caso de existir para la solicitud en curso.

No Traspaso a obra. Es el número de traspaso al almacén obra una vez que este haya recibido el material del almacén en tránsito.

En el grid inferior de esta ventana el sistema muestra el detalle de la solicitud que corresponda al folio seleccionado indicando los siguientes datos:

Código. Es el código del insumo.

Descripción larga. Es el nombre del insumo.

Unidad. Es la unidad registrada para el insumo.

Moneda. Es la moneda con la que se dio de alta al insumo.

Por requerir. Es la cantidad registrada en la explosión de insumos, en la columna por requerir.

Solicitado. Es la cantidad solicitada de material.

Indique el proyecto obra.



Cantidad requerida. Es la cantidad requerida en la requisición generada.

Cantidad traspasada. Es la cantidad traspasada del almacén tránsito al almacén obra.

Cantidad tránsito. Es la cantidad de tránsito registrada por el traspaso del almacén general al almacén tránsito.

Para hacer la solicitud de material realice lo siguiente:

1.- Indique el proyecto obra.

2.- Indique el Almacén general relacionado al proyecto obra.

3.- En la opción Folio, para hacer una consulta haga un clic en el botón de búsqueda y seleccione el folio de la solicitud o si es un folio nuevo haga un clic en la hojita en blanco.

4.- Indique el responsable de la solicitud de material.

5.- En el cuerpo de la ventana de solicitud de material, en la columna de código, haga un clic en los tres puntos y de la lista de insumos desplegados por el sistema seleccione el insumo para la solicitud.

6.- Una vez que seleccionó el insumo en la solicitud, indique la cantidad solicitada.

7.- Haga un clic en Aplicar para guardar la solicitud o bien en Aceptar para guardar y salir de la ventana.

8.- En caso de que el sistema genere un traspaso a tránsito, se mostrará la póliza generada del movimiento:

NOTA: Si el sistema genera una requisición para el insumo, solo mandará la confirmación de la solicitud y el número de requisición aparecerá en la opción de Folio de requisición, dentro de la ventana de solicitud de material.

9.- Haga un clic en Aceptar en la ventana de confirmación de la solicitud de material:

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10.- Para consultar el reporte de Solicitud de material, haga un clic en el botón Imprimir, seleccione el reporte y haga un clic en Aceptar.

NOTAS IMPORTANTES:

Si el material solicitado por el proyecto obra tiene existencias en el almacén general, se hará un traspaso al almacén tránsito y el sistema mostrará la póliza generada, de otra manera si el insumo no tiene existencias o no se encuentra en la explosión de insumos

del proyecto con almacén general, la solicitud generará una requisición para el proyecto obra, la cual mostrará la siguiente leyenda: Generada desde S.M. y la petición del material se hará de forma habitual.

Si en mi almacén general no tengo existencias de un insumo, el sistema revisa si tengo folios pendientes de recepción para dicho insumo, esa cantidad la compara con la cantidad a solicitar en futuras solicitudes de material, es decir si mi cantidad solicitada

es igual o menor a la cantidad del insumo pendiente de recepción, el sistema no requerirá nada; en cambio si la cantidad es mayor entonces si requiere lo que falta y se genera la requisición pero solo por la cantidad faltante.



Si en la explosión de insumos del proyecto obra el insumo está topado, el sistema no permitirá pedir más de la cantidad indicada en la columna por requerir, cuando su cantidad por requerir sea 0, el insumo ya no será mostrado en el sistema.

Para aplicar una solicitud de material revisar que coincida el mes contable local con el mes del movimiento que se desea generar (fecha de captura de almacén general).

Recepción de material

En esta ventana se hace la recepción de material del almacén tránsito al almacén obra.

Para abrir la ventana de Recepción de material:

1. Haga clic en el panel Almacén. 2. En el grupo Solicitud de material seleccione la opción Recepción de material.


Proyecto. Es el nombre del proyecto de obra.

Fecha válida de traspaso. Es la fecha de movimientos de almacén, en el almacén tránsito.

Desde. Es la fecha inicio para la consulta de los folios de solicitud de material.

Hasta. Es la fecha final para la consulta de los folios de solicitud de material.

Todas las fechas. Con esta opción activa se muestran todas las solicitudes de material realizadas en cualquier fecha.

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Ver solo pendientes. Al activar esta opción se filtran solo las solicitudes pendientes por confirmar recepción.

Aplicar. Con este botón se aplican los filtros seleccionados.

Confirmar recepción. Al oprimir este botón se realiza la confirmación de recepción de material.

Salir. Al oprimir este botón se cierra la ventana de recepción de material.

En el grid inferior de esta ventana el sistema muestra los datos de la solicitud realizada:

Folio. Indica el folio de la solicitud de material.

General. El nombre del almacén general.

Tránsito. El nombre de almacén Tránsito.

Responsable. Responsable que generó la solitud de material.

Fecha. Fecha en la que se realizó la solicitud de material.

Requisición. Número de requisición generada.

Traspaso tránsito. Folio de traspaso generado al traspasar del almacén general al almacén tránsito.

Traspaso obra. Folio de traspaso generado al traspasar del almacén tránsito al almacén de obra.

Especifique los siguientes datos para cargar los folios que generaron traspaso al almacén tránsito en la solicitud de material:

1.- Seleccione el proyecto obra.

2.- Indique la fecha válida de traspaso.

3.- Filtre las fechas o marque todas las fechas de elaboración de la solicitud de material. De igual forma puede indicar el filtro de Ver solo pendientes.

4.- Haga un clic en Aplicar.

5.- Una vez cargado en el sistema los folios de solicitud, seleccione el folio al que desea generar la recepción del material.



7.- Para confirmar la recepción, haga un clic en el botón Confirmar Recepción.

8.- El sistema mandará la póliza de recepción, haga un clic en Imprimir si desea imprimir la póliza o Salir para cerrarla.

9.- Para salir de la ventana de recepción de material haga un clic en el botón Salir.

NOTAS IMPORTANTES:

El sistema permite que se modifiquen las cantidades de recibido, pero se debe tomar en cuenta que una vez que se hizo la recepción aunque sea parcialmente, se pone la columna en gris y el sistema deshabilita el folio de la solicitud del

material. Por lo tanto si ya se realizó una recepción con un folio de solicitud de material ya para el resto de material que no se recibió se puede hacer un traspaso manualmente.

Indique la cantidad por recibir, el sistema carga la cantidad solicitada en la solicitud de material.

Seleccione el folio de solicitud de material para hacer la recepción en el sistema.

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El tope considerado en la cantidad de Recibido es la cantidad en existencia del almacén tránsito relacionado al proyecto. Cabe mencionar que el sistema también hará la validación en la cantidad por requerir de la explosión de insumos del proyecto obra en el caso que el insumo esté topado en cantidad.



CAPITULO 13

Herramientas

El panel de Herramientas es de gran utilidad ya que cuenta con todas las opciones estándares generales que maneja el sistema ERP Construcción.

Seguridad

Seguridad por proyecto

Cambio de Usuario

Bloqueo de procesos

Bitácora

Importación de usuarios

Opciones

Personalizar empresa

Importar contabilidad versión 2007

Importar Obra

Importar Catálogos

Importar contabilidad versión 2009

Estado de movimientos

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Seguridad del sistema

En el nivel sistema de la seguridad, se controla el acceso de los usuarios por nombres y contraseñas únicas e irrepetibles, asignados por el administrador del sistema. De esta forma se evita que ingresen al programa y a las bases de datos personas ajenas que puedan dañar o extraer información confidencial.

Para entrar a seguridad:

1. Haga clic en el panel Herramientas.

2. En el grupo Seguridad seleccione la opción Seguridad.

Esta ventana cuenta con tres secciones, la primera del lado izquierdo nos mostrará en forma jerárquica los usuarios y perfiles con los que cuenta nuestro sistema, en la segunda sección permite nos muestra los módulos del sistema y en la tercera sección se puede asignar los permisos de acuerdo al modulo.



Crear nuevo perfil

Con esto podrá crear perfiles de permisos para los diferentes roles que existan en la empresa. Una vez creado el perfil podrá asignárselo a todas las personas que tengan este cargo sin tener que estar editando uno por uno.

1. Haga clic en el icono Nuevo perfil dentro de la pantalla seguridad y aparecerá la siguiente pantalla.

2. Capture el nombre del nuevo perfil y haga clic en aceptar. Repita este paso cuantos perfiles necesite.

3. Haga doble clic en el cuadro que aparece a la izquierda de cada opción. Las opciones marcadas son las únicas a las que tendrá acceso el usuario.

Haciendo doble clic en el cuadro que aparece a la izquierda, marcará todas la opciones

disponibles del menú. Podrá identificar el menú con todas las opciones marcadas en

esta forma y con al menos una opción no marcada aparecerá de la siguiente manera .

4. Haga clic en Aplicar para guardar los permisos de los perfiles creados.

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Asignación de permisos para perfil

1. En el árbol del lado izquierdo de la pantalla, en la opción perfiles se desplegará los perfiles creados.

2. Para poder activar los grupos de permisos que quiera que tenga el perfil bastará con que usted ponga en las casillas de verificación. Cada grupo cuenta con sus propios permisos que por default el sistema da por activados, si usted quiere restringir permisos bastará que desactive la casilla de verificación donde se encuentra .

Usuarios y Perfiles

Accesos al Sistema

Nombre del Perfil

En la parte izquierda de la ventana podrá ver los grupos de permisos y del lado derecho cada uno de los permisos que puede asignarle a los usuarios.



Para que se lleven los cambios de configuración bastará que usted de clic en el botón Aplicar y si usted ya no va hacer ningún cambio de clic en Aceptar.

Eliminar Perfil

1. Abra la opción Perfiles para mostrar los perfiles dados de alta en el sistema.

1. Seleccione el perfil que desea eliminar.

2. Sitúe el cursor en el botón Eliminar perfil, aparecerá de inmediato el siguiente mensaje:

3. Haga clic en Sí en caso de que este seguro de eliminar el perfil de lo contrario haga clic en No.

Crear nuevo usuario

La seguridad del sistema controla el acceso de los usuarios por nombres y contraseñas únicas e irrepetibles, asignados por el administrador del sistema. De esta forma se evita que ingresen al programa y a las bases de datos personas ajenas que puedan dañar o extraer información confidencial.

1. Haga clic en el icono Nuevo usuario dentro de la pantalla seguridad y aparecerá la siguiente pantalla:

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2. Capture el nombre completo y el usuario con el cual ingresara al sistema.

3. Escriba la contraseña igual ó mayor a 8 caracteres y en la siguiente celda confirme la contraseña del nuevo usuario. Haga clic en Guardar y crear nuevo, para seguir creando usuarios.

3. Una vez capturados todos sus usuarios haga clic en Aceptar para cerrar la pantalla de alta de usuarios.

Edición de Usuarios

En esta pantalla podrá asignar las opciones del sistema a las cuales tendrá acceso cada uno de los usuarios del sistema creados, agregándoles permiso por permiso o asignándoles un perfil.

1. Elija Usuarios dentro de la pantalla Seguridad.



2. Haga clic en la celda Usuario y desplegará aquellos agregados en la pantalla Alta de Usuarios, elija el que deseé editar.

3. En la parte izquierda de la ventana podrá ver los grupos de permisos del sistema y del lado derecho cada uno de los permisos que puede asignarle a los usuarios. Presione doble clic en el cuadro que aparece a la izquierda de cada opción. Las opciones marcadas son las únicas a las que tendrá acceso el usuario.

4. Otra manera de asignarle permisos a los usuarios es asignándoles un perfil, haga clic en la celda Perfil y elija el que deseé. Una vez elegido podrá ver que en función al perfil cargo sus opciones correspondientes.

También podrá agregar a quitar mas privilegios al usuario en edición, aunque estas opciones no estén habilitadas en el Perfil asignado.

5. Haga clic en Aplicar para guardar los cambios a la edición de este usuario.

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6. Usted deberá quitar en la opción de Usuario bloqueado para que el usuario pueda entrar y trabajar con el sistema con ese nombre de usuario, si usted no quita al querer entrar al sistema le aparecerá el mensaje que el Usuario está bloqueado y tendrá que entrar a seguridad para poder desbloquearlo.

7. Posteriormente de aplicar y luego de aceptar.

Para evitar accesos indeseados es recomendable que una vez definidos los permisos el administrador del sistema, bloqueé el usuario Neodata o le asigne una contraseña, ya que esté cuenta con todos los permisos y carece de contraseña.

La próxima vez que acceda a Neodata ERP Construcción deberá escribir su nombre de usuario y contraseña.



Cambiar contraseña

Una vez dado de alta el usuario, a través de esta opción podrá modificarle la contraseña asignada.

1. Haga clic en el icono Cambiar contraseña dentro de la pantalla seguridad. 2. Haga clic en usuarios y seleccione al usuario al cual desea modificarle la contraseña del

árbol del lado izquierda de la pantalla de seguridad. 3. El procedimiento para el cambio de contraseña es muy simple, capture la nueva

contraseña y por último rescriba la nueva contraseña para asegurar su correcta escritura. Use el campo o celda que corresponda para cada caso.

Eliminar usuario

1. Haga clic en usuarios y seleccione el usuario al cual se le va a eliminar

2. Haga clic en el botón eliminar usuario y aparecerá el siguiente mensaje:

Al activar la casilla de verificación Eliminar usuario de todos los sistemas Neodata borrara el usuario de la base de datos y no tendrá acceso a ninguno de los sistemas de Neodata.

Edición de datos

1. Haga clic en usuarios y seleccione el usuario al cual se le va a editar los datos 2. Haga clic en el botón editar datos, capture los datos correspondientes y haga clic en

aceptar.

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Seguridad por proyecto

En la seguridad a Nivel Proyecto el administrador del sistema puede definir si los usuarios tendrán o no permiso para trabajar sobre algún proyecto específico dentro de la base de datos; es decir, aunque un usuario tenga permitido entrar al sistema y abrir una base de datos, no podrá realizar movimientos para un proyecto o almacén determinado si ese permiso le ha sido denegado.

Para entrar a seguridad por proyecto realice los siguientes pasos:

1. Elija Seguridad por proyecto en el panel Herramientas.

2. Elija el proyecto al que asignará permiso.

3. Active el check a cada usuario que tendrá acceso al proyecto.



Cambio de usuario

Esta opción permite terminar la sesión del trabajo actual y dar comienzo a una nueva sesión de trabajo para otro usuario limitado.

Bloqueo de procesos

Mediante esta opción restringirá la modificación o captura de todos o algunos movimientos con fecha anterior a la establecida en esta ventana. Los movimientos del sistema a bloquear son: Requisiciones, Órdenes de compra, Facturas a proveedores, Cheques, Facturas a Clientes y Contabilidad. Para obtener más información consulte el capítulo # 6 Contabilidad.

Bitácora

La bitácora permite tener un registro de los usuarios cuando realizan modificaciones, eliminaciones e inserción de datos en un módulo y proceso del sistema.

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Módulo. Es el grupo de procesos por el cual está formado el sistema.

Proceso. Es un conjunto de actividades o eventos que se realizan para un determinado fin.

Tabla. Es el nombre de la tabla donde se realiza una inserción, modificación o eliminación de datos

Usuario. Es el nombre del usuario que realizo los cambios en la tabla afectada.

Fecha. Es la fecha en que se registraron los cambios en la tabla.

Descripción. En este renglón indica si fue una inserción (I), modificación (U) o eliminación de datos (D) acompañada de los registros afectados en la tabla.

Importación de usuarios

Este proceso permite importar usuarios que se encuentran dados de alta en otra base de datos en versiones 2008 y 2009.

Para importar usuarios de base de datos 2008/2009 realice lo siguiente:

1. Seleccione el servidor donde se encuentra la base de datos.

2. Elija el nombre de la base de datos la cual importará los usuarios.

3. Capture el nombre de usuario y contraseña de la base de datos

4. Oprima el botón probar conexión para verificar la conexión a la base de datos.

5. Oprima el botón siguiente.



6. Seleccione los datos a importar

7. Oprima el botón siguiente.

8. La siguiente ventana que le mostrará es sobre los resultados de la importación, si estos se llevaron a cabo correctamente le mostrara los perfiles y usuarios importados.

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Opciones

Al hacer clic en esta opción se abre la ventana de Opciones del sistema, en la cual debe definir los parámetros de operación de la base de datos, entre otras cosas. Para obtener más información consulte el capítulo # 4 Parámetros del sistema.

Personalizar vista empresa

Permite personalizar la ventana del sistema con el nombre de la empresa así como agregar una imagen en el fondo de la pantalla del sistema.



Cuando no personalizo una imagen, el sistema mostrará un Wallpaper por cada módulo en el que se encuentre.

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Importar Contabilidad 2007

Este proceso sirve para importar la contabilidad que se tiene en bases de datos 2007 y quieran empezar a trabajar con ERP 2010, de tal manera que puedan tener el control en los resultados que arrojen los estados financieros.

Uno de los requerimientos indispensables para importar la contabilidad es que solo funciona en base de datos nuevas las cuales no tengan pólizas generadas.

Para importar la contabilidad:


2. En el grupo de pólizas seleccione la opción Importar contabilidad.


Importar de otro servidor. En caso de que la base de datos que desea importar se encuentre en un servidor diferente al que se está firmando, deberá activar está opción.

Servidor BD. En caso de haber activado la opción anterior deberá capturar el nombre del servidor donde se encuentra la base de datos 2007.

Base de datos. Es el nombre de la base de datos 2007.

Usuario BD. Es el nombre de usuario para entrar a la base de datos.

Contraseña BD: Es la contraseña que está relacionada al usuario.

Utilizar autenticación de Windows. En caso de que la base 2007 y 2008 se encuentren en el mismo servidor podrá entrar por medio de autenticación de Windows.

Para importar Contabilidad 2007 deberá realizar los siguientes pasos:



1. Capture el servidor y el nombre de la base de datos.

2. Utilice autenticación de Windows o de lo contrario capture el usuario y contraseña de base de datos.

3. Haga clic en abrir base de datos

4. Posteriormente oprima el botón importar.

5. Usted podrá ver el proceso de importación en el recuadro derecho de la ventana de importación de contabilidad.

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Importar Obra

Actualmente el sistema ERP construcción solo está importando catálogos, presupuesto, contratos de proveedor y estimaciones.

Para importar Obra versión 2007 deberá realizar los siguientes pasos:

1. Tener una base de datos nueva la cual no debe tener movimientos generados.

2. Deberá dar de alta por lo menos una ciudad.



3. La estructura de los niveles de partidas y cuentas contables, deben corresponder a la base de datos a importar del 2007. El centro de costo se divide en dos partes: Unidades de negocio y ubicaciones, se omite el nivel proyecto (Centro de costo).

4. Los tipos de cuentas contables debe corresponder a los tipos de cuenta de la base de datos 2007.

Niveles Versión 2007

Niveles Versión 2010

Tipos de Cuenta Versión 2007

Tipos de Cuenta Versión 2010

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5. Copiar las cuentas contables de versión 2007 a Excel y posteriormente al catálogo de cuentas contables de la nueva base.

6. Dar de alta tipos de cheques.

7. Dar de alta tipos de proveedores: Se debe crear un tipo de proveedor que genere cuentas en automático asignando la cuenta mayor de proveedor, además deberá indicar a partir de que consecutivo empezará a crear las cuentas contables.

Cuentas Contables Versión 2010

Cuentas Contables Versión 2007



Ejemplo: En el catálogo de cuentas contables se puede observar que el ultimo proveedor tiene la cuenta contable 2000-002-024 (por lo tanto el ultimo consecutivo es 24).

En la ventana de tipos de proveedores deberá capturar a partir de que consecutivo se van estar generando las cuentas contables, en este caso para el ejemplo es a partir del consecutivo 24.

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Otro tipo de proveedor que se deberá configurar es que no genere cuentas en automático, con la finalidad de asignar aquellos proveedores que contengan una cuenta contable asignada en versión 2007.

8. Copiar cuentas contables de proveedor registradas en la versión 2007 al sistema de ERP Construcción 2010.



9. Copiar proveedores de Excel provenientes de la versión 2007 al Listado de Proveedores en ERP Construcción 2010.

Proveedores Versión 2007 en Excel:

Pegado de proveedores en Excel a ERP Construcción 2010:

10. Dar de alta el catálogo de familias.

11. Verificar que todos los insumos de la base de datos 2007 tengan una familia asignada; de no ser así, no se llevará a cabo la importación.

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12. Ir a el panel de Herramientas en el grupo Importaciones versión 2007 en la opción Importar contabilidad.

13. En la ventana debe indicar la base que importará el sistema, seleccione servidor BD, capture el nombre de la base y seleccione el inicio de sesión para entrar al sistema. Haga clic en Abrir BD y posteriormente en Importar.



Importar Catálogos

Está opción le permite importar catálogos a una base de datos en versión 2010, los catálogos que se importan son: Estados, Ciudades, Conceptos para IETU, Tipos de cuentas contables, Giros, Monedas, Responsables, Unidades, Tipos de póliza, Tipos de insumo, Tipos de flujo, Tipos de documentos de almacén, Tipos de proyectos, Unidades de negocio, Descuentos de estimaciones, Destajistas, Cuentas contables, Cuentas bancarias, Familias, Insumos, Tipos de cheques, Tipos de depósitos, Tipos de proveedores y Tipos de clientes.

Para importar catálogos 2009 deberá realizar los siguientes pasos:

1. En la ventana debe indicar la base que importará los catálogos, seleccione servidor BD, capture el nombre de la base y seleccione el inicio de sesión para entrar al sistema. Haga clic en Abrir BD y posteriormente en Importar.

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Importar Contabilidad

Está opción le permite importar contabilidad a una base de datos en versión 2010, los procesos que se importan son: Proyectos, Tipos de moneda, Tipos de pólizas, Tipos de cuentas, Cuentas contables, Cuentas bancarias, Tipos de flujos y Pólizas.

Para importar la contabilidad en versión 2009 deberá realizar los siguientes pasos:

1. En la ventana debe indicar la base que importará la contabilidad.

2. Seleccione servidor BD.

3. Capture el nombre de la base y seleccione el inicio de sesión para entrar al sistema.

4. Haga clic en Abrir BD y posteriormente en Importar.



Estado de Movimientos

Está opción le permite consultar información desde requisiciones, pedidos, facturas o cheques. A partir de la selección determinada (Requisición, Pedido, Factura o Cheque) obtendrá el resto de la información.

Consulta por Requisición

Para realizar una consulta por requisición deberá seleccionar la opción buscar por Requisición, posteriormente seleccione el proyecto donde pertenece la requisición, por último elija el número de requisición a consultar y haga clic en aplicar.

La consulta seleccionada en este caso la requisición aparecerá sombreada en un tono azul, si cuenta con pedidos, entradas al almacén, facturas y cheques se mostrarán al hacer la consulta.

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Si necesita consultar el detalle del pedido, bastará con que se posicione en el pedido y del lado derecho le mostrará el detalle del pedido consultado.

Consulta por Pedido

Para realizar una consulta por pedido deberá seleccionar la opción buscar por Pedido, posteriormente seleccione el proyecto donde pertenece el pedido, por último elija el número de pedido a consultar y haga clic en aplicar.

La consulta seleccionada en este caso el pedido aparecerá sombreado en un tono azul, si cuenta con entradas al almacén, facturas y cheques se mostrarán al hacer la consulta.



Si necesita consultar el detalle del pedido, bastará con que se posicione en el pedido y del lado derecho será mostrado el detalle del mismo.

Si en una consulta aparecen tres puntos (…) significa que puede hacer una sub-consulta para poder analizar su detalle, si desea hacerlo solo bastará que se situé en un nivel arriba, en este caso sitúese sobre la requisición, haga clic derecho y seleccione la opción “Analizar requisición número”.

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Consulta por factura

Para realizar una consulta por factura deberá seleccionar la opción buscar por Factura, posteriormente seleccione el proveedor, por último elija el número de factura a consultar y haga clic en aplicar.

La consulta seleccionada en este caso la factura aparecerá sombreada en un tono azul, si cuenta con entradas al almacén y cheques que cubran la factura entonces el sistema desplegará ésta información. Si necesita consultar el detalle del cheque, bastará con que se posicione en el cheque y del lado derecho le mostrará el detalle del cheque consultado.



Si desea consultar el detalle de la entrada al almacén, de un clic en la entrada de factura consultada y del lado derecho le mostrará el detalle de la misma.

Consulta por cheque

Para realizar una consulta por cheque deberá seleccionar la opción buscar por Cheque, posteriormente seleccione la cuenta bancaria donde se emitió el cheque, por último elija el número de cheque a consultar y haga clic en aplicar.

La consulta seleccionada en este caso el cheque aparecerá sombreada en un tono azul.

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Si el cheque se muestra más de una vez en la consulta, esto indicará que dicho cheque cubrió el pago de varias facturas; para el ejemplo anterior el cheque 234 cubrió el pago de la factura de pedido: 4567, la factura de estimación: 4568, la factura sin pedido: 4566 y una póliza.

Si necesita consultar el detalle del cheque, haga un clic en el cheque consultado y del lado derecho el sistema mostrará la información del mismo.



Si necesita consultar el detalle de la factura, bastará con que se posicione en la factura y del lado derecho le mostrará el detalle de la factura consultada.

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CAPITULO 14

Vista El panel de Vista es de gran utilidad ya que cuenta con opciones para modificar la apariencia de las ventanas o vistas del sistema ERP Construcción.

Ventana

Vista Grid

Restablecer



Ventana

En este grupo se encuentran aquellas opciones que permitirán manipular el orden y apariencia de las ventanas que tiene el sistema ERP Construcción.

Las opciones que tiene este grupo son:

Organizar: Al hacer clic en esta opción se desplegará un submenú con 3 opciones que son:

Horizontal. Esta opción al ser seleccionada organizará todas las ventanas abiertas de forma horizontal, dando a todas el mismo tamaño.

Vertical. Organiza las ventanas abiertas de forma vertical, y asigna a todas el mismo tamaño, sin considerar la importancia de cada una.

Cascada. Si esta opción es seleccionada las ventanas abiertas serán acomodadas en forma de cascada, quedando en 1er lugar aquella en que se encuentre trabajando.

Cerrar: Con esta opción se cierra la ventana que este activa en ese momento.

Siguiente: En el caso de tener 2 o más ventanas activas con esta opción, pasaremos de la ventana activa a la ventana que se consulto anteriormente.

Cambiar ventanas: Permite estar interactuando entre las ventanas del sistema que se encuentren activas.

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Vista Grid

En este grupo se encuentran las opciones que modifican la apariencia del grid. Estas opciones son:

Normal. Muestra el grid con la configuración original.

Agrupado. Permite agrupar el grid por medio de un campo seleccionado.



Forma. Permite modificar la apariencia del grid en columnas, mostrando el encabezado por cada uno de los registros.

Invertido. Permite modifica la apariencia del grid en columnas, mostrando un solo encabezado para todos los registros.

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Restablecer grid

Restablecer grids: Es regresar el ordenamiento de las columnas a la configuración original.

Restablecer ventanas: Muestra la configuración original de la ventana. Es útil si la apariencia actual de su ventana oculta algún botón u opción de la misma.

Restablecer barra de menú: Muestra la configuración original del menú.

Acerca de Neodata: Al hacer clic sobre esta opción se abre una ventana de presentación con información sobre la versión y licencia del programa.

Acerca de Neodata

Esta ventana de presentación contiene la información específica sobre la fecha de versión y licencia del programa, en caso de ser un candado de red le mostrará el número de licencias disponibles para el sistema.



Estilo

En esta opción podrá configurar el color de las ventanas del sistema.

La opción ver iconos en tabuladores permite ver los paneles en iconos para resoluciones de 800 x 600.

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CAPITULO 15

Diagramas

En cada uno de los paneles de ERP Construcción se muestran diagramas que facilitan la comprensión de las operaciones a las que se refiere el panel en cuestión. Entender el flujo de la información a través del sistema es fundamental para su operación exitosa.

Contabilidad

Clientes

Proveedores

Bancos

Presupuesto

Contratos

Almacén



Contabilidad

El diagrama indica la secuencia de procesos que cubre el módulo de contabilidad.

Clientes

El diagrama indica la secuencia de procesos que cubre el módulo de clientes.

neodata.mx

Proveedores

El diagrama indica la secuencia de procesos que cubre el módulo de proveedores.

Bancos

El diagrama indica la secuencia de procesos que cubre el módulo de bancos.



Presupuesto de control

El diagrama indica la secuencia de procesos que cubre el módulo de presupuesto de control.

Contratos

El diagrama indica la secuencia de procesos que cubre el módulo de contratos.

neodata.mx

Almacén

El diagrama indica la secuencia de procesos que cubre el módulo de almacén.

Catálogos

El diagrama indica la secuencia de procesos que cubre el módulo de catálogos.

Manual Erp Construccion 2012

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