Manual Facturación Proveedores Bienes y...

Manual Facturación Proveedores Bienes y Servicios

Junio 2020

ÍndicePág.

1. Diagrama General del Sistema 1

2. Especificación General facturación Servicios 2

2.1. Llenado de Datos de Referencia o Encabezado Servicios 3

2.2. Llenado de Datos de Detalle con HES Aprobada 7

2.3. Llenado de Datos de Detalle con Hoja de Recepción de Servicios OV 8

2.4. Llenado de Datos de Detalle Servicios si utiliza Sistema del SII 9

3. Especificación General facturación Bienes 10

3.1. Llenado de Datos de Referencia o Encabezado Bienes 11

3.2. Llenado de Datos de Detalle con Orden de Compra Bienes en Ariba Network 13

3.3. Llenado de Datos de Detalle con Orden de Compra fuera de Ariba Network 14

3.4. Llenado de Datos de Detalle Bienes si utiliza Sistema del SII 15

4. Visualización de facturas en Ariba Network 16

5. Rechazos Comerciales 18

6. Emisión Notas de Credito 19

7. Portal de Proveedores 20

7.1.Consulta de Facturas en Portal Proveedores 21

7.2. Evaluación Financiamiento en Portal Proveedores 24

1. Diagrama General del sistema

Nuestro sistema permite el registro automático de Facturas Electrónicas mediante la integración de datos de distintos sistemas, desde la emisión del DTE enel sistema del proveedor hasta que se recibe en nuestro ERP.

Por lo tanto, si usted va a emitir una factura a Sierra Gorda es de suma importancia leer detenidamente los requerimientos de datos expuestos en esteManual e incorporarlos en su DTE para que su documento obtenga el Acuse recibo.El Manual describe cómo debe facturar Bienes y Servicios. Por lo tanto, debe leer detenidamente los puntos que aplican al producto o servicio que estáfacturando.

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2. Especificación General facturación Servicios

Los datos de los Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) que se envían alServicios de Impuestos Internos se almacenan en lenguaje XML. Esta forma dealmacenar datos permite que otros sistemas puedan integrar esa información.Por lo tanto, con el objetivo de recibir información correcta y completa hemospreparado este instructivo, donde se explican los datos básicos que debeincorporar su DTE.Además, de los datos obligatorios exigidos por normativa tributaria, SierraGorda le solicita registrar aquellos datos necesarios para la gestión de lasfacturas recibidas en nuestra plataforma.Para una mejor comprensión vamos a dividir los tipo de datos requeridos

Separaremos estos datos en 2:1. Datos de Referencia o Encabezado. Corresponden a los

documentos que se deben referenciar en el encabezado, porejemplo: Orden de Compra, HES, OV, Guía de Despacho.

2. Datos de Detalle. Corresponden a las líneas o ítems facturados,según su posición en la Orden de Compra. Una Orden de Comprapuede contener tanta líneas como productos o servicios seansolicitados.

Aprobaciones de Servicios

• HES (Hoja de Entrada de Servicios. Si su Orden de Compra se Administra en Ariba Network, las aprobaciones de los Estados de Pago o su servicio particular serán enviadas mediante una Hoja de Entrada de Servicios donde debe adjuntar todos los respaldos necesarios para la oportuna aprobación.

• OV (Hoja de recepción de Servicios). Si su Orden de Compra se administra fuera de Ariba Network, el proveedor deberá enviar el Estado de Pago a través del método tradicional, es decir, por correo electrónico, recibiendo de vuelta una Hoja de Recepción de Servicios (OV) con la autorización de facturar.

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Recuerde que su estado de pago será aprobado mediante una HES o una OV, según donde se administre el Contrato u Orden de Compra. Estos mecanismos de aprobación le permiten facturar a Sierra Gorda de acuerdo a las condiciones establecidas en el contrato.

2.1. Llenado de Datos de Referencia o Encabezado Servicios

Ejemplo de Hoja de Entrada de Servicios (HES). Se administra en Ariba Network, debe ser generada por el contratista y aprobada por Sierra Gorda.

Ejemplo de Hoja de Recepción de Servicios OV. Se genera en ERP fuera de Ariba Network y se envía al contratista por correo electrónico una aprobado el servicio.

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N° Orden de Compra

N° HES

2.1. Llenado de Datos de Referencia o Encabezado ServiciosLos Datos de Referencia que debe completar son los siguientes:• N° Orden de Compra (obligatorio siempre)• N° HES• N° OV• N° CiFSi usted cuenta con HES aprobada, los datos de Orden de Compra y HES los puede obtener de la misma HES (Ver ejemplo). A continuación de describe cómo se registra el N° Orden de Compra Y N°HES.

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Los Datos de Referencia de la factura serán visualizados en el XML como sigue:

Visualización XML

Visualización XML

N° OV


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Visualización XML

El N° de OV puede obtenerlo desde la HES en la pestaña Histórico o desde la Hoja de Recepción de Servicios según se visualiza.

N°CIF


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Visualización XML

El N° de CIF, en caso de existir, será enviado por correo. Si usted no lo recibe, el sistema de todos modos guarda el registro.

2.2. Llenado de Datos de Detalle con HES Aprobada

Debe completar las posiciones o líneas de detalle de su DTE con los datos de la HES aprobada en Ariba Network. Considere que su HES tiene posiciones o líneas que determinan las líneas de su factura.

Todos los datos requeridos están en la HES aprobada en Ariba Network. Estos son: Línea, cantidad, unidad de medida, precio. Por cada línea de la HES, debe agregar una línea en su factura. En el ejemplo, se trata de una HES con 2 líneas, entonces la factura y su XML se componen de dos posiciones, cada una con Tipo de Código QBLI

Importancia del código QBLI.Este tipo de Código es de suma importancia para que nuestro sistema pueda asociar la facturas con las posiciones aprobadas. Si usted lo lo incorpora, la factura puede ser rechazada porque no logrará encontrar con qué línea hacer match.

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Visualización XML

Por cada línea de la OV, debe agregar una línea en su factura. En el ejemplo, se trata de una OV con 2 líneas, entonces la factura y su XML se componen de dos posiciones, cada una con Tipo de Código QBLI

Todos los datos requeridos están en la OV. Estos son: Línea, cantidad, unidad de medida, precio.

Su XML debe visualizarse así:

2.3. Llenado de Datos de Detalle con Hoja de Recepción de Servicios OV

Debe completar las posiciones o líneas de detalle de su DTE con los datos de la OV recibida por correo electrónico por parte del Administrador de Contratos. Considere que su OV tiene posiciones o líneas que determinan las líneas a facturar.


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Siempre debe marcar la opción Cod. Producto para que se habiliten todos los campos necesarios.

Para que el XML se genere usted debe digitar la sigla QBLI por cada línea o posición . Luego debe completar los campos que se visualizan en el ejemplo

2.4. Llenado de Datos de Detalle Servicios si utiliza Sistema del

Usted va a contar con HES o con OV, el mecanismo es el mismo.Para este ejemplo, utilizaremos la misma HES u OV de los ejemplos anteriores.Recordemos que cuentan con línea 1 por $881.000 y línea 2 por $771.000.En la aplicación del Servicio de Impuestos Internos debe completar las siguientepantallas, tal como se visualiza a continuación:

Los datos de REFERENCIA se deben completar del mismo modo descrito en el punto Llenado de datos de Referencia o Encabezado. No obstante, este sistema permite ingresar N° Orden e Compra y N°HES . El campo OV no existe y tampoco el campo CIF. Aquí se sugiere registrar dichos datos en alguna glosa o campo de texto, donde sea visible para poder asociarlos en nuestro sistema

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Importancia del código QBLI. Este tipo de Código es de suma importancia para que nuestro sistema pueda asociar la facturas con las posiciones aprobadas. Si usted no lo incorpora, la factura puede ser rechazada porque no logrará encontrar con qué línea hacer match.

3. Especificación General facturación Bienes

Los datos de los Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) que seenvían al Servicios de Impuestos Internos se almacenan en lenguajeXML. Esta forma de almacenar datos permite que otros sistemas puedanintegrar esa información.Por lo tanto, con el objetivo de recibir información correcta y completahemos preparado este instructivo, donde se explican los datos básicosque debe incorporar su DTE.

Además, de los datos obligatorios exigidos por normativa tributaria,Sierra Gorda le solicita registrar aquellos datos necesarios para lagestión de las facturas recibidas en nuestra plataforma.Separaremos estos datos en 2:1. Datos de Referencia o Encabezado. Corresponden a los

documentos que se deben referenciar en el encabezado, porejemplo: Orden de Compra, OV O Acuse Recibo, Guía deDespacho

2. Datos de Detalle. Corresponden a las líneas o ítems facturados,según su posición en la Orden de Compra. Una Orden de Comprapuede contener tanta líneas como productos o items seansolicitados.

Acuse Recibo o Recepción de bienes:

• Acuse Recibo o GRN. Si su Orden de Compra se Administra en Ariba Network, las recepciones de los bienes serán informadas mediante un Acuse Recibo en la misma Plataforma. Este recibo se genera cuando la entrega se realiza de manera conforme en Sitrans Operador Logistivo o en Bodegas de Sierra Gorda.

• OV (Recepción en ERP). Si su Orden de Compra se administra fuera de Ariba Network, el proveedor no tendrá acceso a revisar su Acuse Recibo, pero debe contar con las Guías de Despacho que sustentan la entrega conforme de los productos o bienes a Sierra Gorda (Guías con timbre de recepción), ya sea en las Bodegas de nuestro operador logístico Sitrans o en Bodega de nuestra compañía en faena.

REFERENCIAS

Detalle

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3.1. Llenado de Datos de Referencia o Encabezado Bienes

Las Ordenes de Compra o pedidos de Compra generados en Ariba Network generan un Recibo OV que materializa la recepción de Bienes.Esta OV se debe incorporar en una referencia adicional.

Si la Orden de Compra está en Ariba Network, el Acuse Recibo lo encontrará ingresando al pedido …en Documentos Relacionados

Aquí se visualiza el N°Orden de Compra

Los Datos de Referencia o Encabezado corresponden a aquel recuadro superior denominado Documentos Referenciados, estos son:• N° Orden de Compra• N° OV o Acuse Recibo (si OC está en Ariba Network)• N° Guía Despacho

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3.1. Llenado de Datos de Referencia o Encabezado Bienes

Aquí nos referimos respecto de cómo completar los datos del encabezado o referenciales de la factura según se visualiza en el recuadro azul. Estos datos serán exigibles dependiendo del tipo de compra y pueden ser: N° Orden de Compra o pedido, N° OV o Acuse Recibo, N° Guía de Despacho.

No se puede emitir factura sin que exista Orden de Compra con Acuse ReciboCabe destacar que cada factura debe referenciar a una única Orden de Compra.

Lo más probable es que su sistema de facturación no tenga un campo de referencia que se denomine OV. Como solución, puede utilizar un campo disponible, ejemplo Otros, que permita editar el tipo de documento.

Visualización XML

Visualización XML

Visualización XML

Los Datos de Referencia de la factura serán visualizados en el XML como sigue:

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3.2. Llenado de Datos de Detalle con Orden de Compra Bienes en Ariba Network

Debe completar las posiciones o líneas de detalle de su DTE con los datos de la Orden de Compra recibida o aprobada en Ariba Network, recuerde que la recepción se registra con un Recibo, el cual contiene posiciones o líneas que determinan las líneas de su factura.

Por cada línea la OC o del Acuse recibo, debe agregar una línea en su factura. En el ejemplo, se trata un caso con 2 líneas, entonces la factura y su XML se componen de dos posiciones, cada una con Tipo de Código QBLITodos los datos requeridos están en el Acuse Recibo en Ariba Network. Estos son: Línea, cantidad, unidad de medida, precio.


Visualización XML

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Por cada línea entregada de la OC, debe agregar una línea en su factura. En el ejemplo, se trata de una OC con 3 líneas, pero se han entregado 2. La factura y su XML se componen de dos posiciones, cada una con Tipo de Código QBLI

Todos los datos requeridos están en la OC. Estos son: Línea, cantidad, unidad de medida, precio.

3.3. Llenado de Datos de Detalle con Orden de Compra fuera de Ariba NetworkDebe completar las posiciones o líneas de detalle de su DTE con los datos de la OC recibida por correo electrónico por parte del Comprador. Considere que su OC tiene posiciones o líneas que determinan las líneas a facturar.

En este caso, usted no contará con un Acuse Recibo porque su Orden de Compra es enviada por el método tradicional, es decir, correo electrónico. Por lo tanto, para facturar debe contar con las Guías Despacho debidamente timbrada por la Bodega que corresponda a la dirección de entrega indicada en la Orden de Compra pudiendo ser: Bodega Operador Logístico Sitrans de Santiago, Antofagasta o Bodega de Almacenamiento de Sierra Gorda en Faena.

Como ejemplo, vamos a suponer que la misma Orden de Compra anterior no se administra en Ariba Network, sino por el método tradicional, es decir, por correo electrónico, visualizándose como sigue:

Importancia del código QBLI. Este tipo de Código es de suma importancia para que nuestro sistema pueda asociar la facturas con las posiciones aprobadas. Si usted no lo incorpora, la factura puede ser rechazada porque no logrará encontrar con qué línea hacer match.

Visualización XML

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Siempre debe marcar la opción Cód. Producto para que se habiliten todos los

campos necesarios.

Para que el XML se genere usted debe digitar la sigla QBLI por cada línea o posición . Luego debe completar los campos que se visualizan en el ejemplo

3.4. Llenado de Datos de Detalle Bienes si utiliza Sistema del

Usted va a contar con Orden de Compra en Ariba Network o fuera de AN, el mecanismo es el mismo.Para este ejemplo, utilizaremos la misma Orden de Compra de los ejemplos anteriores. Recordemos que cuenta con 3 líneas, donde dos de ellas son entregadas. En la aplicación del Servicio de Impuestos Internos debe completar lassiguiente pantallas, tal como se visualiza a continuación:

Los datos de REFERENCIA se deben completar del mismo modo descrito en el punto Llenado de datos de Referencia o Encabezado. No obstante, este sistema permite ingresar N° Orden de Compra y N° Guía Despacho. El campo OV no existe. Aquí se sugiere registrar este dato en alguna glosa o campo de texto, donde sea visible para poder asociarlos en nuestro sistema

Importancia del código QBLI. Este tipo de Código es de suma importancia para que nuestro sistema pueda asociar la facturas con las posiciones aprobadas. Si usted lo lo incorpora, la factura puede ser rechazada porque no logrará encontrar con qué línea hacer match.

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4. Visualización de facturas en Ariba Network

Si usted administra su Orden de Compra en Ariba Network, puede revisar el estado de los DTE en el mismo sistema. Si usted facturó correctamente una HES, esta aparecerá en estado Facturado, pues el sistema logró hacer match por Orden de Compra y por cada línea de HES.De ahí la importancia de facturar correctamente completando todos los campos requeridos, pues nos permitirá tener trazabilidad de la información desde la Orden de Compra, HES, factura y pagos.

Al revisar el histórico del documento, podemos ver el motivo del rechazo comercial indicando: Productos no corresponden.Este mensaje es el mismo que podrá visualizar en su solución de factura electrónica.

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En ocasiones en Ariba Network su factura puedeaparecer en estado Rechazado, sin embargo, estepuede corresponder solo a una aviso deinconsistencia de datos de su factura, por ejemplo,porque uno o mas datos no logran hacer match.

Se sugiere revisar el Acuse Recibo en el SII oconsultar directamente a Sierra Gorda paraconfirmar el estado real

El sistema Ariba Network también le permite revisar los Avisos de pagos, que en la práctica corresponden a los pagos

efectuados por nómina.

Para revisar sus avisos de pago, Ud. debe dirigirse primero a su bandeja de entrada y luego a la pestaña “ REMESAS”. Cuando haga click en esta pestaña, se desplegarán todos los avisos de pago enviados por sus clientes. Esta información también la

puede encontrar en “documentos relacionados”.

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5. Rechazos Comerciales

Nuestro sistema permite Reclamar un DTE desde nuestro ERP, donde se procesan automáticamente aquellos cuyos datos coinciden con los datos de aprobaciones, luego previa validación interna y dentro del plazo legal de 8 días corridos que nos otorga la normativa tributaria, se determinan los Rechazos.Esto DTEs Reclamados o Rechazados son automáticamente informados al SII, por lo tanto, ustedes puede corrobra su estado.

Sierra Gorda enviará una notificación vía correo electrónico o vía Portal Proveedores (Punto 10), informando el motivo de del rechazo.Para volver a facturar usted debe enviar toda la documentación requerida, respondiendo al correo o mediante ticket en el Portal de Proveedores.En el caso de enviar correo, este contiene un formulario como el que se visualiza a continuación:

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Carga de HES o aprobación

de EDPAprobación

Refacturación y Nota de Crédito

Revisión conjunta del sistema del

XML

AprobaciónRefacturación

y Nota de Crédito

Rechazo Factura

Aviso a Proveedor

Atención proveedor

No existe HES aprobada u OV

Datos erróneos u omisión

• Aquellos DTE que no cumplan con estos requerimientos establecidos, pueden ser Rechazado/Reclamados automáticamente ante el SII, dentro de los ocho días establecidos en la Ley 19.983, debiendo emitir para cada caso una Nota de Crédito de anulación y volver a facturar en común acuerdo con Sierra Gorda, de acuerdo a Circular N°4 del 2017 del SII, una vez que se ha solucionado el origen del rechazo.

• No puede generar DTE con “Pago Contado” si las condiciones de pago establecidas en la Orden de Compra corresponden a pago a plazo (30 días, 60 días, 90 días u otro). Solo debe indicar esta condición cuando efectivamente corresponda a una factura que ha sido pagada al contado según Circular N°35 del 2017. En circunstancias que se rechace / reclame la factura por esta situación, deberá emitir una Nota de Crédito de anulación y volver a facturar si corresponde.

• Nuestro sistema validará la factura contra la Orden de Compra indicada en su DTE, por lo tanto, procure revisar detalladamente su Orden de Compra antes de aceptarla y emitir la factura. Si existe discrepancia, el sistema rechazara el DTE o, en el caso de condición de pago, registrará según establecido en la Orden de Compra.

6. Emisión Notas de CréditoEn la emisión de estos documentos, las líneas de Detalle del DTE debe contener el Tipo Código QBLI, respetando la posición asociada a la línea enla Orden de Compra, al igual que la emisión de Facturas.El Detalle de las Notas de Crédito, se desglosa igual que la factura, indicando Tipo de Código, línea, cantidad, unidad de medida e importes. Si setrata de servicios la cantidad debe ser igual a 1.

Los items o posiciones referenciados, corresponden a la línea de la Orden de Compra que ha sido facturada que, luego requiere ser anulada totalo parcialmente.Por ejemplo si anulamos la factura N°5897 del ejemplo, la diferencia se genera en las Referencia porque debe indicar la factura que anula. en elXML deben visualizarse así:

Datos de Referencia o Encabezado

1

33

5897

2019-04-17

2

801

369353

2019-04-10

2

HES

003316

2019-04-15

Datos de Detalle

Visualización XML

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7. Portal de ProveedoresContamos con un Portal de consulta de facturas de nuestros proveedores. En este Portal el proveedor podrá acceder a la consulta de las facturas emitidas a Sierra Gorda, donde podrá visualizar el estado desde su emisión hasta el pago. La plataforma obtiene información desde el SII y del ERP de Sierra Gorda, por lo tanto, puede tener acceso directo a revisar el estado del DTE prescindiendo de otros canales de consultas.

Página principal para acceso de proveedores y usuarios de Sierra Gorda:

La url de acceso es http://sgscm.omarket.cl/#/p/querydeberá ingresar con nombre de usuario y contraseña, si no la recuerda podrá recuperar la clave desde el acceso “Olvidé mi Clave?”

• El proveedor podrá acceder a la consulta de facturas desde la página principal con un acceso que le solicitará sus credenciales, si no se encuentra registrado lo podrá realizar en la misma pagina, en la opción “Registrarme”.

• También si lo requiere podrá realizar una consulta publica (Consulta individual) por número de factura y rutdel emisor.

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http://sgscm.omarket.cl/#/p/query

7.1. Consulta de Facturas en Portal Proveedores

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Una vez hecho el Login, el usuario podrá visualizar el estado de sus facturas haciendo consultas directas (número de facturas) o aplicando filtros disponibles en laaplicación.La plataforma permite visualizar N° de factura, fecha de emisión, cliente, monto, estado, detalle de pago, entre otros.

Para conocer el detalle de una factura en particular, que aparece en estado “Pagada”, solo se deberá hacer click en el vínculo “Ver detalle de Pago” y el sistema desplegara una cuadro con el detalle del pago, indicando si es por Vale Vista, Transferencia electrónica o Cheque. Cuando el pago sea realizado a un Fatoring, también será indicando en el estado de la factura, cambiando desde “Pagada” a “Pagada a Factoring”

En la pantalla pueden visualizar los distintos Estados de sus facturas con actualización diaria en Sierra Gorda.

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Estados Facturas:- No Aprobada: Contabilizada pero en espera de aprobación- Reclamada: Rechazada en SII- En Proceso de Pago: Incorporada en Nómina de pagos de la semana vigente- Pagada: Pagos cursado mediante transferencia electrónica o Vale Vista (excepción)- Bloqueo: No se autoriza pago hasta solucionar problema.- Retenida: Se aplica descuento o retención en el pago.- Aprobada: Contabilizada aprobada.- En Revisión: Recibida en SII pero sin procesar en Sistema Sierra Gorda

Adicionalmente, la plataforma permite generar casos o Ticket para efectos de resolver Reclamos o bloqueos de pagos.El sistema facilitará al proveedor una vía para enviar consultas relacionadas a una factura o adjuntar documentación de respaldo que le pueda ser solicitada y que seanecesaria para efectos de solucionar la controversia.

Se desplegará una ventana de Preguntas y Respuestas que le orientará acerca de las soluciones. Si no logra identificar una posible solución, puede generar un Ticket queserá enviado a Cuentas por pagar de Sierra Gorda. Este ticket será respondido a la brevedad posible.Por su parte, Sierra Gorda también puede actuar como generador de Ticket en caso existir la necesidad de aclarar un reclamo o rechazo de DTE

Al presionar “Resolver” se desplegará una pantalla para gestionar su requerimiento, observación o duda.

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7.2. Evaluación Financiamiento en Portal Proveedores

El sistema le permitirá al proveedor anticipar el pago de sus facturas por medio de la opción “Girar”, dicha opción estará disponible en el listado de facturas emitidas y quese encuentren en estado “Aprobado”, “En proceso de pago”.

La opción “Girar” desplegará una simulación del monto que se adelantará y los costos asociados a dicha operación. Si el proveedor está de acuerdo deberá confirmar dichatransacción para recibir el dinero de forma anticipada en la cuenta bancaria que tenga registrada en la plataforma.

El proveedor, debe revisar la simulación que sedespliega en pantalla, una vez que esté de acuerdo conel total a girar y los costos asociados al financiamiento,entonces debe presionar el botón “Girar Ahora” paraaceptar la operación.

La plataforma entregará un comprobante de operaciónexitosa y el giro estará disponible en la cuenta corrientedel proveedor al día hábil siguiente.

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Esta opción de Financiamiento es facilitada por BCI Corredores de Bolsa de Productos, a quienes puede contactar a través de esta plataforma o mediante los contactos de Sierra Gorda.

CONTACTOSFacturación: [email protected] proveedores: [email protected]
mailto:[email protected]:[email protected]

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