Manual Farmapos Mantenimiento II

3.2

Consultar y/o imprimir documentos

Permite obtener una copia de documentos generados por la aplicacin, el documento se reimprime como copia del original. Para generar copias de un documento determinado, digite el nmero de la OP de la transaccin realizada, en el campo [DD/MM/AAAA] ingrese la fecha en la que se realiz la transaccin, si conoce el nmero del documento para generar la copia, ingreselo en el campo siguiente incluyendo el prefijo y la totalidad de los ceros que estn a la izquierda tal y como aparece en la tirilla de venta , si desconoce el nmero del documento presione < enter > en este campo para que los documentos correspondientes a esta transaccin y fecha sean mostrados en la pantalla. En la pantalla se muestran 8 registros, cada vez que se presione son mostrados los prximos 8 registros desde el rango inicial ingresado hasta la fecha actual del sistema, para seleccionar el registro que desea imprimir presione la tecla [ESC] < elegir > Tome nota del registro que desea imprimir, este corresponde al nmero que aparece en la parte izquierda de la pantalla. La informacin que le muestra la pantalla incluye un nmero de control, indicando fecha de la transaccin, valor del documento, vendedor que realizo la transaccin y el centro de costo del almacn... Despus de elegir el documento al que le sacara la copia el programa le muestra la informacin del documento original en pantalla

Manual de Mantenimiento II FARMA-POSElaborado por Jos Nstor Ospina

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Contenido del documento a imprimir Si ldesea imprimir la copia del documento, responda afirmativamente a la pregunta imprimir (S/N), El encabezado del documento impreso mostrara la leyenda COPIA despus de la hora en la que fue generado el original.

DROMAYOR BOGOTA S.A. SU SALUD...PRIMERO M095-SALUDERO # 24 Nit:860001311-0 TEL:2359219... CR 14 # 62-26 TEL.2352706 09:38:35 *COPIA* 2002/10/26 --------------------------------------FACTURA DE VENTA No.009-50091365 CONTADO ** IVA Rgimen Comn ** "SOMOS AGENTES RETENEDORES DE IVA AL REGIMEN SIMPLIFICADO; ACTIVIDAD ICA EN SANTAFE DE BOGOTA 201" ======================================= ALPRAZOLAM 0.5 MG LK 210u 79800 CLOZAPINA 100 MG IFV 40u 132000 RIVOTRIL 2 MG ROCHE 400u 205333 ======================================= Total: 417,133.00 Vend:001-->ISMAEL LARGO # Caja: 1 Pantalla:(1)# GRANDES CONTRIBUYENTES No.:12345 de 2000/01/01 SOMOS AGENTES RETENEDORES DE IVA --------------------------------------Facturacin Autorizada segn Resolucin DIAN:023000145555 Fecha Autorizacin:2001/12/27 Desde:009-50000001 Hasta:009-55000000


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3.3 Abonos (OP 21, 60) Permite hacer abonos a los documentos realizados con las OP-21 y OP-60. Consta bsicamente de 2 opciones

Abonos crdito OP- 21 Abonos crdito EPS OP-60

Permite hacer abonos a las facturas generadas por la OP-21 ventas a crdito y a las facturas emitidas por la OP-60 cuando se utilizan con la opcin de factura inmediata, las frmulas se envan a un servise y es all donde se consolida y expide la factura DEFINITIVA 3.3.1 Abonos crdito (OP- 21) Se muestran dos campos para hacer la bsqueda del tercero al cual se har el abono, en el campo [ tercero ] digite el cdigo del cliente al que se le efectuara el abono, si no conoce el cdigo del cliente puede hacer la bsqueda en forma alfabtica digitando parte del nombre en el campo [ nombre ] ,


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Consultando clientes, para abonos OP-21 El sistema muestra el nmero de los pedidos realizados y el valor de los pedidos despachados (domicilios), para cada cliente que seleccione. Para ver la cartera del cliente seleccionado presione la tecla de funcin [F1] , para ver los abonos realizados por este cliente presione la tecla de funcin [F2]

Consultando cartera Segn la explicacin anterior, al presionar la tecla de funcin [F1], le muestra los documentos pendientes por cancelar (cartera pendiente), en l se indica la fecha del documento, el tipo de OP-21, el nmero del documento, valor del documento, el saldo que tiene el documento y el nmero de das de vencimiento. Para abandonar la consulta presione [ESC]


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Ubquese en el registro del cliente al cual le har el abono y presione >enter< para iniciar el proceso de abono a facturas. Para ver los documentos pendientes presione la tecla de funcin [F1], en la parte derecha de la pantalla se despliega la informacin de los documentos que tienen saldos pendientes por cancelar. Si desea ver los abonos realizados por este cliente presione la tecla de funcin [F2], en la parte derecha de la pantalla se despliega la informacin de los abonos efectuados. Abonando facturas En el campo # digite en forma ascendente el nmero del primer abono, este ira asociado al nmero de factura y al valor abonado, Si tiene otra factura para abonar, cancelar del mismo cliente, en el campo # deber digitar 2, este ira asociado al nmero de factura y al valor abonado y as sucesivamente, tal como se muestra en la grafica. Para concluir los abonos a los documentos de este cliente, digite en el campo #, el nmero 0 (cero) para dar por terminada la entrada de las facturas.


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Terminar abonos La informacin de las facturas ingresadas se muestra en la pantalla tal y como lo indica la figura de la izquierda. Indique que vendedor hace la transaccin y confirme >imprimir S/N


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3.5 Importar - exportar La aplicacin permite importar y exportar archivos para hacer la actualizacin de la informacin en forma ms gil y segura esto evita crear los registros en forma manual. Importar archivos Los archivos a importar exportar son archivos planos tipo texto ASCII, salvo algunas excepciones en donde se exporta la informacin como un archivo dbf

3.5.1 Importar - Genricos (gen001.txt) Permite importar las substancias componente del producto que est asociada al nombre comercial del producto. Cuando se importa el archivo de genricos, la informacin actual es reemplazada en su totalidad por la que viene en el archivo (gen001.txt) Seleccione la unidad desde la cual desea tomar el archivo para actualizar. El drive A: y drive B: normalmente utilizado para unidades de disquete de 1.44 MB, Otro drive se utiliza para unidades de CD-ROM, unidades de red, una unidad de disco duro.


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Otro directorio se usa cuando la informacin se enva remotamente, el directorio utilizado es /home/fc/fcent. 3.5.2 Importar - Genricos Ley 100 (ugen001.txt) Actualiza los productos que corresponden a la ley 100 es asociado el cdigo del tem a un cdigo que hace referencia a la ley 100, tambin se asocia el grupo teraputico al cual corresponde el tem. El procedimiento para actualizar este archivo es el mismo que se describe el numeral 3.5.1 3.5.3 Importar - Grupos Ley 100 (ugru001.txt) Actualiza los grupos teraputicos segn la ley 100 Para actualizar este archivo siga el procedimiento que se indica a continuacin Seleccione el drive dive A: y drive B: utilizado para unidades de disquete de 1.44 MB, otro drive para unidades de CD-ROM unidades de red, tambin puede ser una unidad de disco duro. Otro directorio es usado cuado la informacin se enva en forma remota, por defecto el directorio utilizado es /home/fc/fcent.

Informacin que se actualiza en el maestro


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3.5.4 Importar - EPS (eps001.txt) Actualiza el archivo de entidades esto no afecta los planes que estn asociados a la entidad, los planes deben ser actualizados en forma individual (manual), el procedimiento para hacer la actualizacin es el mismo que se indico en el numeral 3.5.1 3.5.5 Importar - I.P.S (ips001.txt) Actualiza el archivo de IPS, la informacin contenida en este archivo son: el cdigo de la IPS asociada a la entidad y el nombre de la sucursal al cual corresponde, esta informacin es utilizada en la OP-60 para dispensacin de medicamentos. 3.5.6 Importar - Mdicos (med001.txt) Se puede actualizar el archivo de mdicos con un archivo plano ASCII, el procedimiento para importar la informacin es el mismo que se describi en el numeral 3.5.1 La estructura del archivo es la siguiente

Med_cod C, 12 Med_nom C, 35 Med_espe C, 4 Ips_und C, 8 Med_SNACT C, 1 Med_TEL C, 7 Med_FP Fecha1

cdigo alfanumrico del mdico1 nombre completo del medico cdigos de la especialidad medica cdigo la IPS a la que presta los servicios determina si el medico esta activo o inactivo Nmero telfonico Fecha de creado

Casi siempre se utiliza el nmero de la matricula del medico para asignar el cdigo del medico


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3.5.7

Importar - Afiliados (afil001.txt)

Actualiza el archivo de afiliados y beneficiarios que estn adscritos a esa entidad La actualizacin de sta informacin se hace mediante un archivo plano tipo ASCII El sistema actualiza las novedades enviadas en este archivo, adiciona y modifica el registro del afiliado y/o beneficiario reportado

3.5.8

Importar - especialidades Mdicas (espe001.txt)

Actualiza el archivo de especialidades mdicas Esta informacin se requiere cuando se adicionan nuevos registros de mdicos y para la informacin estadstica de los despachos efectuados con la OP-60 (remisin a entidades) Se puede actualizar el archivo de especialidades mdicas con un archivo plano ASCII, el procedimiento para importar la informacin es el mismo que describi en el numeral 3.5.1 Este archivo solo consta de dos campos Med_esp Esp_nom C, 4 Contiene el cdigo de la especialidad mdica C, 30 Contiene el nombre de la especialidad mdica


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3.5.9

Importar - maestro EPS (maeps001.txt) Permite hacer la actualizacin de los productos que estan contenidos en la negociacin con las entidades, se puede hacer la actualizacin de dos formas, la primera es hacerlo en forma individual lo que significa que solamente se actualiza una entidad a la vez, la segunda consiste en actualizar todo el archivo de negociacin de todas las entidades.

Para hacer la actualizacin con un archivo plano tipo ASCII, siga el procedimiento indicado en el numeral 3.5.1 Macod C,5 cdigo del tem como esta registrado en el maestro de productos Eps_cod C,3 cdigo de la entidad al que se le asigna este tem Nivel_eps C,1 nivel de prioridad2 para el despacho del tem Mavva N,13,2 precio de venta3 establecido para el tem Dc_eps N,8,4 factor de incremento4 aplicado descuento otorgado al tem Eop C,1 Indica que el producto es del POS corresponde a una negociacin diferente. Macod_eps C,9 campo para colocar un cdigo del producto segn la codificacin de la entidad.2 3

El nivel mas alto de prioridad siempre ser el uno (1), los dems niveles a partir del 2 ... 9 son alternativas de despacho cuando el nivel inferior no tiene existencia.

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Los precios de venta dependen en gran parte a como se haya definido los parmetros en el archivo de entidades y tambin como se hayan definido los planes Esta asociado directamente al numeral inmediatamente anterior, la aplicacin de este depende de como estn parmetrizadas las entidades y los planes que tiene cada una de ellas.


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3.5.10

Importar - Diagnsticos

(diag001.txt) Se usa para generar informacin estadstica con base a los diagnsticos que se toman de cada receta mdica, solo en dispensacin (remisin a entidades) El archivo de diagnsticos se actualiza mediante un archivo plano ASCII. El procedimiento para importar la informacin es el mismo que se describi en el numeral 3.5.1

Cod_diag C,4 Nom _diag C,60 Cla_183 C,3 3.5.11

cdigo del diagnostico nombre del diagnostico (cbar001.txt) Adiciona nuevos cdigos de barras al archivo de cdigos de barras, este procedimiento se hace para mantener un registro de todos los cdigos originados en la codificacin del productor, esto se presenta cuando el proveedor importa los productos o cuando estos tienen asociada una promocin de extracontenido o descuentos adicionales.

Importar - cdigo de barras

Para hacer la actualizacin del archivo siga el procedimiento indicado en el numeral 3.5.1


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Descripcin de los campos que componen el archivo Cdigo tem C,5 cdigo del tem, como este matriculado en el archivo maestro de productos Cdigo barras C,13 cdigo de barras del producto Cdigo Proveedor C,4 cdigo del laboratorio o proveedor 3.5.12 Importar - donaciones remisiones (dona001.txt)

Este archivo se usa para remisiones a entidades OP-60, contiene las donaciones que se hacen a determinada entidad, la donacin esta asociada a un tem especifico, para ms detalles ver parmetros de EPS. 3.5.13 Exportar - cdigo y existencia (exis001.dbf)

Extrae del archivo alma (maestro de productos) los campos cdigo del tem y la existencia actual del tem Seleccione la unidad desde la cual desea tomar el archivo para actualizar la informacin actual. Seleccione en donde va a copiar la informacin, se dan tres opciones para hacerlo Drive A: y drive B: normalmente utilizado para unidades de disquete de 1.44 MB, Otro drive se utiliza para unidades de CD-ROM unidades de red, una unidad de disco duro. Otro directorio se utiliza normalmente cuado la informacin se enva en forma remota, por defecto el directorio utilizado es /u/fcent para sistemas Linux- Unix, c:\fc\fcent , para sistemas DOS y Windows.


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3.5.14

Exportar - INTERDATA

(RECETAS.DBF)

Genera la informacin para IMS La informacin para IMS se generada con los despachos realizados con la OP-60 despacho a entidades, para iniciar el proceso de consolidacin de la infamacin para INTERDARTA solo le indica al sistema el mes y el ao del cual desea generar la informacin, el archivo que contiene la informacin se llama recetas.dbf y es almacenado en los siguientes directorios /u para sistemas Unix, /home para sistemas Linux y c:\ para DOS 3.5.15 Exportar - artculos laboratorio (ent095.txt) Permite exportar los productos de un rango de laboratorios seleccionado, tambin se pueden exportar los productos de varios laboratorios indicando los cdigos de los laboratorios que se desean exportar separando a cada uno de ellos con un carcter (-,. etc.) Para generar por rangos utilice el campo < rango [ desde ] [ hasta indicara desde que laboratorio hasta cual laboratorio exportara los productos. ] >, en el se

Para exportar los productos de algunos laboratorios especficos deje el campo > Rangos [ ] ... [ ] < en blanco y utilice la lnea que dice > laboratorios

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