Manual Gestion

Análisis de Gestión Agropecuaria 98

Manual del Usuario

Versión 6.1 Convenio AACREA - Banco RIO

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Análisis de Gestión Agropecuaria 98 - Versión 6.1 - Convenio AACREA - Banco RIO

Análisis de Gestión Agropecuaria 98 Versión 6.1 Convenio AACREA - Banco RIO

Manual del Usuario CONTENIDO 1. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROGRAMA .......................................................................... 4

1.1. Introducción..................................................................................................... 4 1.2. Características del programa ............................................................................. 4 1.3. Requerimientos de hardware y software............................................................. 5 1.4. Instalación ....................................................................................................... 5 1.5. Inicio y salida del programa............................................................................... 6 1.6. Operación básica .............................................................................................. 6 1.7. Notas Importantes............................................................................................ 6

2. ANÁLISIS DE GESTIÓN ................................................................................................. 8 2.1. Inicio de la gestión ........................................................................................... 8

2.1.1. Menú Otros datos, opción Datos del campo .................................................. 8 2.1.2. Menú Actividades, opción Definición de actividades ...................................... 8

2.2. Ingreso de datos de gestión ............................................................................ 10 2.2.1. Menú Actividades, opción Gastos .............................................................. 11 2.2.2. Menú Actividades, opción Labores propias ................................................. 12 2.2.3. Menú Actividades, opción Gastos de personal ............................................ 12 2.2.4. Menú Actividades, opción Entradas de hacienda ......................................... 13 2.2.5. Menú Actividades, opción Compras de otras actividades ............................. 13 2.2.6. Menú Actividades, opción Ventas y cesiones .............................................. 14 2.2.7. Menú Actividades, opción Otros ingresos ................................................... 16 2.2.8. Menú Actividades, opción Inventario de hacienda ....................................... 16 2.2.9. Menú Actividades, opción Inventario de bienes de uso ................................ 17 2.2.10. Menú Actividades, opción Stock de otras actividades ................................. 18

2.3. Ultimos datos antes de los cálculos .................................................................. 18 2.3.1. Menú Otros datos, opción Valor mensual de la UTA .................................... 18 2.3.2. Menú Otros datos, opción Coeficientes de actualización .............................. 19

2.4. Obtención de resultados.................................................................................. 19 2.4.1. Menú Resultados, opción Márgenes Brutos ................................................ 19 2.4.2. Menú Resultados, opción Verdeos y praderas ............................................. 20 2.4.3. Menú Resultados, opción Gastos de crianza y recría ................................... 20 2.4.4. Menú Resultados, opción Resumen de estructura y personal ...................... 20 2.4.5. Menú Resultados, opción Resultado de maquinaria propia .......................... 20 2.4.6. Menú Resultados, opción Resultado de otras actividades ............................ 20 2.4.7. Menú Resultados, opción Resultado del ejercicio ........................................ 20

2.5. Listados ......................................................................................................... 20 2.5.1. Menú Listados, opción Libros diarios ......................................................... 21 2.5.2. Menú Listados, opción Inventarios de bienes de uso ................................... 21 2.5.3. Menú Listados, opción Inventarios de hacienda .......................................... 21

3. ANÁLISIS PATRIMONIAL ............................................................................................. 22 3.1. Ingreso de datos ............................................................................................ 22

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3.1.1. Menú Patrimonial, opción Definición de cuentas y saldos ............................ 22 3.1.2. Menú Patrimonial, opción Retiros .............................................................. 22 3.1.3. Menú Patrimonial, opción Movimientos Patrimoniales .................................. 23 3.1.4. Menú Patrimonial, opción Intereses pagados y cobrados ............................. 23

3.2. Cálculo de resultados patrimoniales ................................................................. 23 3.2.1. Menú Patrimonial, opción Comparación patrimonial y otros resultados ......... 23

4. MANEJO DE CAMPOS, EMPRESAS Y CONSOLIDACIÓN .......................................................... 23 4.1. Gestiones simultáneas y consolidadas .............................................................. 23

4.1.1. Menú Sistema, opción Campos y empresas ................................................ 24 4.1.2. Menú Patrimonial, opción Comparación patrimonial consolidada .................. 24

5. MANEJO DE EJERCICIOS ............................................................................................ 25 5.1. Segunda gestión............................................................................................. 25

5.1.1. Menú Sistema, opción Cierre de ejercicio ................................................... 25 5.1.2. Menú Sistema, opción Cambio de ejercicio ................................................. 25

6. MANTENIMIENTO DE ARCHIVOS ................................................................................... 25 6.1. Copias de seguridad, ordenamiento de archivos y compactación......................... 25

6.1.1. Menú Sistema, opción archivo en diskette ................................................. 25 6.1.2. Menú Sistema, opción Ordenar archivos .................................................... 26

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1. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROGRAMA

1.1. Introducción

El objetivo de este programa es calcular los resultados de la gestión agropecuaria basado en la metodología CREA. Permite obtener márgenes brutos de actividades agrícolas y ganaderas, resultado de la empresa maquinaria y otras actividades intermedias, resultado por producción y análisis patrimonial.

Está desarrollado con un criterio de manejo de información de tipo libro diario, donde se detallan por fecha registros de actividades realizadas (labores, gastos directos, ventas, pagos al personal, etc.), que tienen un formato general de FECHA - RUBRO - IMPORTE - DESCRIPCION.

Los totales que surgen de la imputación de estos registros a los distintos rubros se utilizarán para calcular los márgenes de las actividades y finalmente el resultado de la empresa.

Por otra parte se cargan registros de información física como los inventarios de hacienda, stock de granos e inventario de bienes de uso para el cálculo de diferencias de inventario, resultado de ventas de existencias, amortizaciones, capital de la empresa y otros valores.

La implementación de este método de registros permite alcanzar el grado de detalle que sea necesario o que se desee para la información acumulada.

Este puede ir desde un mínimo de ingresar un sólo valor que resuma todo el gasto o ingreso del ejercicio para un rubro determinado hasta poder cargar un registro por movimiento efectuado cada día (máximo detalle). El grado de detalle no afecta la precisión de los resultados.

1.2. Características del programa

Algunas de las funciones más destacables del programa son:

.- Funciona bajo todas las versiones de Windows en forma completamente independiente de otro software.

.- Permite el ingreso de información discriminada en forma diaria para su completo detalle.

.- Permite el manejo de información y el cálculo de resultados de múltiples actividades productivas:

Agricultura: cultivos de cosecha, verdeos, praderas, cultivos doble propósito, administración de existencias de cereales y oleaginosas de ejercicios anteriores y sementeras al inicio y cierre. Posibilidad de calcular resultados de actividades agrícolas en campos de terceros. Cultivos a porcentaje y con alquiler.

Ganadería: actividades ganaderas en campo propio, con o sin capitalización de hacienda de terceros. Actividades ganaderas en campos de terceros.

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Tambo: división en subactividades de Crianza, Recría y Vaca Total, con consolidación de resultados en Tambo Total.

.- Manejo de múltiples empresas maquinaria. Calcula sus resultados capturando la información de labores de las distintas actividades para obtener sus datos de ingresos.

.- Manejo de múltiples actividades intermedias con imputación de gastos, compras, ingresos, cesiones, stocks de insumos y productos e inventario de bienes de uso. Esto permite implementar actividades como Almacén, Rollos y Silos con todos sus datos y calcular su resultado.

.- Manejo de cesiones entre todas las actividades. Con una sola imputación se generan el ingreso y el gasto correspondientes. Posibilidad de hacer cesiones a gastos directos (herbicida del almacén a trigo), a gastos de personal (novillo a consumo), entre inventarios de hacienda (terneros de cría a invernada) y al stock de otras actividades (semilla de trigo al almacén).

.- Permite la definición de múltiples rubros de gastos, de ingresos, categorías de hacienda y labores de maquinaria.

.- Cálculo de resultados patrimoniales del ejercicio, con administración de cuentas y subcuentas de activo y pasivo, retiros, intereses cobrados y pagados. Consolidación de resultados para empresas que poseen más de un campo. Cálculo de la comparación patrimonial inicio-cierre, resultado por tenencia, resultado financiero, resultado global, origen y aplicación de fondos y doce indicadores de rentabilidad y endeudamiento.

.- Mantiene la continuidad de los ejercicios pasando en forma automática los valores de cierre al inicio del ejercicio siguiente.

.- Todas las salidas de resultados se presentan por pantalla e impresora.

1.3. Requerimientos de hardware y software

El programa funciona en una computadora Pentium 233 Mhz con 32 Mb RAM. Disco rígido con 3 Mb de espacio libre. Windows 95 o superior

1.4. Instalación

Presione el botón Inicio y seleccione la opción Ejecutar.

Tipee en el casillero Abrir la instrucción A:INSGES, pulse el botón Aceptar y siga las instrucciones en pantalla.

En todos los casos el programa de instalación le solicitará que ingrese el directorio donde desea grabar el programa. Por defecto se sugiere C:\GEST98. Atención: Si cambia el nombre del directorio tenga cuidado de no insertar espacios y usar un nombre de 8 caracteres como máximo, o el programa no se instalará correctamente.

Durante la instalación es conveniente que no esté funcionando ningún otro programa dentro de Windows. Esta recomendación es válida para la instalación de

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cualquier programa en Windows. Son especialmente problemáticos los antivirus a causa de su control y restricción de los recursos del sistema, que a veces no permiten que la instalación se cumpla en forma completa. De ser posible desactivarlos momentáneamente hasta completar esta operación.

Importante: Si por algún motivo reinstala el programa y tiene datos de gestión ya ingresados guárdelos previamente en diskette, o instale el programa en un directorio distinto al anterior. La instalación en el mismo directorio le hace perder los datos ya ingresados.

1.5. Inicio y salida del programa

Para arrancar el programa hacer doble click en el icono Gestión 98. La primera vez que se ejecuta se solicitan los datos del campo y ejercicio iniciales de trabajo. También se debe ingresar el nombre del directorio donde se desean grabar los datos pertenecientes a este campo. Ingresar un nombre de hasta ocho caracteres.

Para terminar de usar el programa seleccionar la opción Salir en el menú Actividades.

1.6. Operación básica

El programa cuenta con múltiples módulos o pantallas a los cuales se ingresa a través de una estructura de menúes y botones para acceso rápido a los distintos módulos que duplican las opciones de los menúes. No hay botones para todas las opciones, sólo para las más usadas.

Se dispone de dos tipos de ayudas en pantalla. Con F1 se accede a las instrucciones correspondientes al módulo actual. Ubicando el cursor del mouse sobre los controles de la pantalla se obtiene una breve aclaración del dato esperado o del uso del control en la línea de ayudas de la parte inferior.

1.7. Notas Importantes .- Ingreso de datos

En el ingreso de datos en las pantallas tipo planilla (filas y columnas), que son la mayoría, cada dato ingresado queda grabado en forma definitiva cuando se pulsa la tecla ENTER. Aunque con la tecla TAB o con el MOUSE se pasa al dato siguiente, esto no produce la confirmación de los mismos. Por lo tanto es necesario el uso de la tecla ENTER en la carga de datos en planillas.

El programa presenta una serie de indicaciones visuales del estado de los datos que se están ingresando.

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* - Indica datos recién insertados. Confirmar con ENTER después de su ingreso. ][ - Indica modificación de datos. Luego de realizar los cambios confirmar con ENTER. - Indica datos aceptados, que ya son permanentes. Estos datos se pueden modificar

o borrar.

.- Reinstalación del programa

Si por algún motivo instala nuevamente el programa en la misma computadora donde tiene datos de gestión ya ingresados guárdelos previamente en diskette, o instale el programa en un directorio distinto al anterior. La instalación en el mismo directorio le hace perder los datos ya ingresados.

.- Actualizaciones

En la página web de AACREA www.aacrea.org.ar se ponen periódicamente a disposición de los usuarios actualizaciones del programa. Se recomienda visitarla para estar informado de las futuras actualizaciones que vayan surgiendo.

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2. ANÁLISIS DE GESTIÓN

2.1. Inicio de la gestión Las siguientes instrucciones son los pasos iniciales para configurar la estructura de

la gestión en lo que hace a los datos generales del campo y las características de las actividades productivas del ejercicio.

2.1.1. Menú Otros datos, opción Datos del campo

Todos los datos pueden cambiarse las veces que sea necesario, por lo tanto si no

se cuenta con los definitivos indicarlos aproximadamente.

Nombre: es el nombre del campo, identificación que aparecerá en las distintas opciones del programa y en los resultados y listados.

Superficie trabajada: superficie total para el resultado por producción. Incluye campo propio y toda superficie que se haya agregado a la producción del ejercicio.

Capital tierra: datos del campo propio, se utilizan para calcular el capital al inicio y cierre, y el resultado por tenencia.

Expresión del Resultado por producción: estos datos sirven para presentar este resultado en una unidad definida por el usuario. Por ejemplo si se ingresa en Valor: 0,80 y en Unidad, “kg novillo” se calculará el RP en kilos de novillo a 0,8 $/kg. Puede usarse para qq de trigo, kg de grasa butirosa, moneda extranjera, etc.

2.1.2. Menú Actividades, opción Definición de actividades

En este módulo se ingresan las actividades productivas y sus datos básicos.

Se accede a los distintos tipos de actividad con un click en las pestañas Agricultura, Ganadería, Tambo, etc.

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Para dar de alta una actividad pulsar el botón Nueva. Una vez ingresados los datos de la nueva actividad pulsar Aceptar para confirmar. Si se hacen modificaciones también se deben confirmar con el botón Aceptar. Observar que cuando se hace algún cambio que hace falta confirmar se habilita este botón (pasa de gris a negro). Si no se quiere confirmar presionar el botón Cancelar.

Este comportamiento de los botones es idéntico en otros módulos de estructura similar. Si se hicieron cambios a los datos y se intenta cambiar de actividad o de pestaña se solicitará la confirmación de las modificaciones.

Nombre: es la identificación de la actividad para la carga de todos los datos de la gestión y la generación de resultados. No se pueden repetir nombres aunque pertenezcan a distintos tipos de actividad (por ejemplo no se puede definir CRIA en ganadería y TAMBO).

Superficie: aparece en las pestañas de Agricultura, Ganadería y Tambo. Ingrese la superficie ocupada por la actividad durante el ejercicio. Se usa para los cálculos de resultados por ha.

Datos particulares de cada pestaña:

Agricultura:

Sementera al cierre: seleccione este control cuando desee ingresar datos de un cultivo que se inicia en el ejercicio actual pero su aprovechamiento o cosecha ocurre en el próximo ejercicio. A éste tipo de cultivos no se le podrán ingresar ventas o labores de cosecha.

Tipo de cultivo: hay 6 tipos de subactividades agrícolas:

Cosecha: cultivos de cereales y oleaginosas del ejercicio que se analiza. En los Datos de cosecha hay que ingresar inicialmente en Stock el total cosechado en quintales. Este total se actualizará con las ventas y cesiones, por lo tanto siempre refleja las existencias actuales del cultivo. El Valor neto al cierre se utiliza para valuar las existencias al final del ejercicio. Ingresar el precio Neto a cosecha cuando se quiera calcular el Saldo de comercialización.

Verdeos: cada uno de estos cultivos se asocia a una actividad ganadera o de tambo seleccionándola en Asignación del recurso forrajero. Si al momento de ingresar el cultivo no tiene la actividad ganadera que corresponde definida no seleccionar nada, porque esta asociación puede realizarse y modificarse en cualquier momento. El costo del verdeo corresponderá a la actividad seleccionada.

Praderas: son las pasturas de implantación en el ejercicio. Ingresar la fecha de siembra (debe ser dentro del ejercicio) y la duración en años para el cálculo de la amortización. También se asocian a actividades ganaderas o de tambo como los verdeos.

Stock: existencias de cereales y oleaginosas de ejercicios anteriores. Las ventas durante este ejercicio generarán el resultado por venta de existencias. Ingresar en Datos de cosecha - Stock las existencias al inicio de ejercicio en qq. Esta cantidad se

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actualiza con las ventas y cesiones de este cultivo. Ingresar los valores Netos a inicio y cierre en $/qq.

Doble propósito: cultivos destinados a cosecha y pastoreo. Ingresar el porcentaje de los gastos del cultivo que se atribuyen al cálculo del margen bruto de la parte de cosecha. El resto se imputará como gasto de la actividad ganadera que se seleccione en Asignación del recurso forrajero.

Ganadería: Ingresar los datos físicos de Carga y Existencia medias de la actividad para el cálculo de la producción de carne. El programa permite el manejo de capitalización de hacienda de terceros en campo propio. Para habilitar el ingreso de datos de capitalización marcar en el recuadro correspondiente con un click.

También se pueden ingresar datos de gestión para actividades ganaderas en campo de terceros. En este caso se puede indicar si el resultado de la actividad se agrega al Resultado por Producción, integrando la superficie trabajada en el ejercicio y el aporte de las actividades, o a Otros resultados de la empresa.

Tambo: pueden definirse tres subactividades. Crianza y Recría tienen pueden tener capitalización de terceros (ver Ganadería). Seleccionar si las praderas se toman como gasto o inversión.

En caso de no querer llevar la gestión por subactividades ingresar solamente actividades de tipo Vaca total.

Las actividades tipo Crianza y Recría tienen como datos especiales los pesos de entrada y salida de la subactividad, que se usan en el cálculo de producción de carne.

Las actividades Vaca total permiten el ingreso de los datos de Vacas en ordeñe y Vacas secas.

Estructura: se pueden definir múltiples “actividades” de estructura, administración, empresa maquinaria e impuestos. Por ejemplo se pueden imputar aparte los GASTOS DEL CASCO como una actividad de tipo ESTRUCTURA.

Otras: para actividades intermedias (almacén, rollos, planta de silos) y otras actividades que no suman al Resultado por producción (industrialización de algún producto, por ejemplo).

Contratos agrícolas: en esta pestaña aparecerán todas las actividades definidas en agricultura de los tipos Cosecha y Doble propósito. Se ingresan los datos de cultivos realizados con terceros. El programa permite manejar cultivos en campo propio a porcentaje con pago grano y en $, o en campos de terceros con las mismas posibilidades de pago. En éste caso se puede decidir si se agrega el resultado del cultivo al Resultado por producción aumentando la superficie propia. En aquellos cultivos que son 100% por administración no corresponde ingresar datos en esta pestaña.

2.2. Ingreso de datos de gestión Una vez definidas las actividades puede iniciarse la carga de datos de la gestión. En

la explicación se seguirá el orden de los menúes y botones, pero la imputación de estos datos puede hacerse en cualquier secuencia.

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Todas las pantallas de ingreso de éstos datos presentan una estructura similar, con un control para elegir la actividad en la parte superior de la pantalla (ver por ejemplo Gastos) y una planilla de ingreso de datos de múltiples columnas. Las teclas de operación EN LAS PLANILLAS son:

CURSORES: para desplazamiento. No aceptan los datos ingresados.

ENTER: acepta datos, salta a la columna siguiente y abre ventanas de selección de rubros, categorías, labores, etc.

INSERT: agrega un registro nuevo en blanco.

DELETE: borra el registro donde está el cursor (un registro es una línea de la planilla).

F2: modificación, por ejemplo del nombre de un rubro.

F9: acceso a la Calculadora. Cuando el cursor está ubicado en un dato numérico se habilita esta opción.

ESC: anula los cambios que no han sido confirmados con ENTER.

Las fechas pueden cargarse en forma abreviada con sólo el mes, ingresando un número entre 1 y 12 y pulsando ENTER. Por ejemplo, en el ejercicio jul 97 - jun 98 si se tipea 10 y luego ENTER la fecha resultante es 01/10/97.

2.2.1. Menú Actividades, opción Gastos

Seleccionar la actividad de imputación. Aparecen en la lista todas las actividades a

las que corresponde ingresarles gastos. En el caso de actividades ganaderas con capitalización de hacienda de terceros se presenta la posibilidad de elegir el ingreso de gastos de Hacienda propia o Hacienda capitalizada.

Las actividades que puedan tener sementeras al inicio permiten el ingreso de fechas dentro del período del ejercicio anterior. En el resto de los casos se avisa que la fecha está fuera de ejercicio. En el caso de fechas de sementeras hay que tipearlas en forma completa, no sirve la fecha abreviada (ver 2.2. Ingreso de datos de gestión).

Al entrar en la columna rubro, si está en blanco se abre automáticamente una ventana de selección de los rubros de gastos que corresponden a la actividad. Cuando se desee cambiar un rubro en un registro ya imputado la ventana se abre pulsando ENTER.

Para seleccionar un rubro desplazarse con los cursores hasta el elegido y presionar ENTER. La tecla INSERT permite el definir nuevos rubros. Con DELETE se borran. No se pueden borrar rubros que tengan alguna imputación. Para determinar la posibilidad de borrado se controlan las imputaciones de todas las actividades, no sólo la actual. Para modificar el nombre del rubro pulsar F2.

Importante: si se deja en blanco la Fecha o el Rubro el registro no será tomado en cuenta en los cálculos.

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2.2.2. Menú Actividades, opción Labores propias

En este módulo se ingresan las labores realizadas con maquinaria propia a las

distintas actividades. Si se ha definido más de una empresa maquinaria hay que seleccionar la que corresponda en Actividad. Los tipos de trabajos de maquinaria se dividen en tres pestañas:

Labores: son los trabajos que se realizan por superficie. En la columna Actividad se presenta una lista de las actividades que pueden recibir labores propias. En esta ventana no se pueden agregar actividades, es sólo de selección.

En la columna Labor se presenta la ventana de selección del trabajo realizado.

Para seleccionar una labor desplazarse con los cursores hasta la elegida y presionar ENTER. La tecla INSERT permite el definir nuevas labores: ingresar el nombre de la labor, presionar ENTER, ingresar el coeficiente de UTA y confirmar con ENTER. Con DELETE se borran labores. No se pueden borrar labores que tengan alguna imputación. Para determinar la posibilidad de borrado se controlan las imputaciones de todas las actividades, no sólo la actual.

Para modificar el nombre de la labor o su coeficiente pulsar la tecla F2.

Las actividades que puedan tener sementeras al inicio permiten el ingreso de fechas dentro del período del ejercicio anterior. En el resto de los casos se avisa que la fecha está fuera de ejercicio. En el caso de fechas de sementeras hay que tipearlas en forma completa, no sirve la fecha abreviada (ver 2.2. Ingreso de datos de gestión).

Importante: si se deja en blanco la Fecha, Actividad o la Labor el registro no será tomado en cuenta en los cálculos.

Las labores a terceros se ingresan como otros ingresos de la empresa maquinaria (ver 2.2.7. Menú Actividades, opción Otros ingresos).

Acarreo y mantenimiento: trabajos realizados por hora. En este caso se selecciona la actividad y a qué rubro de ingresos por acarreo corresponde. El manejo de la ventana de selección de rubros es el mismo que para Gastos (ver 2.2.1. Menú Actividades, opción Gastos).

Importante: si se deja en blanco Fecha, Actividad o Rubro el registro no será tomado en cuenta en los cálculos.

Cosecha: labores de cosecha con maquinaria propia. El ingreso de datos en esta pestaña es idéntico a la de Labores. Los datos ingresados aquí aparecerán en los márgenes brutos de los cultivos en un rubro denominado Cosecha con maquinaria propia.

2.2.3. Menú Actividades, opción Gastos de personal

Se ingresan los datos de gastos de personal. Seleccionar la actividad e ingresar los datos correspondientes. El manejo general es igual al de imputación de gastos (ver 2.2.1. Menú Actividades, opción Gastos).

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2.2.4. Menú Actividades, opción Entradas de hacienda

En este módulo se cargan los datos de compras y entradas de hacienda de terceros

en capitalización. Seleccionar la actividad ganadera. Si es una actividad con capitalización se presenta la posibilidad de ingresar las compras de Hacienda propia o las entradas de Hacienda capitalizada.

Al entrar en la columna Categoría, si está en blanco se abre automáticamente una ventana de selección de las categorías de hacienda que corresponden a la actividad. Cuando se desee cambiar una categoría en un registro ya imputado la ventana se abre pulsando ENTER.

Para seleccionar una categoría desplazarse con los cursores hasta la elegida y presionar ENTER. La tecla INSERT permite el definir nuevas categorías. Con DELETE se borran. No se pueden borrar categorías que tengan alguna imputación. Para determinar la posibilidad de borrado se controlan las imputaciones de todas las actividades, no sólo la actual. Para modificar el nombre de la categoría pulsar F2.

En la celda, “movimiento” con la barra espaciadora se elige si la entrada es una compra o un traslado, de la categoría en la que estamos.

Importante: si se deja en blanco Fecha o Categoría el registro no será tomado en cuenta en los cálculos.

2.2.5. Menú Actividades, opción Entradas al stock de otras actividades

En esta pantalla se ingresan los datos de las entradas físicas de otras actividades

que manejen stocks de insumos o productos. Seleccionar la actividad correspondiente e ingresar los datos.

Al entrar en la columna Concepto, si está en blanco se abre automáticamente una ventana de selección de los conceptos en stock que corresponden a la actividad. Cuando se desee cambiar un concepto en un registro ya imputado la ventana se abre pulsando ENTER.

Para seleccionar el concepto que se está comprando desplazarse con los cursores hasta el elegido y presionar ENTER. Si no existe en el inventario el bien que se está comprando hay que definirlo por la opción Stock de otras actividades (ver 2.2.10. Menú Actividades, opción Stock de otras actividades). Esta es una ventana únicamente de selección, no permite el agregado de nuevos conceptos.

En la celda, “movimiento” con la barra espaciadora se elige si el gasto es financiero o económico de la actividad en la que estamos. Esto significa que si el gasto fue erogado, deberemos ponerlo como financiero, caso contrario, solo se tendrá en cuenta en lo económico y no irá al financiero.

El Stock actual presentado se incrementará con el ingreso del dato Cantidad en la planilla de datos.

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2.2.6. Menú Actividades, opción Ventas y cesiones

En esta pantalla se cargan los datos de ventas y cesiones de todas las actividades.

Es el módulo más complejo de carga de datos en lo referido a la cantidad de opciones. Sin embargo el programa guía al usuario presentando y solicitando la información en función del tipo de actividad seleccionada.

Agricultura:

Corresponde a los cultivos definidos como tipo Cosecha o Doble propósito. En la pantalla se presenta las existencias actuales de la actividad como Stock (qq).

Ventas: No tiene consideraciones especiales, el único dato imprescindible es la Fecha. Por lo tanto pueden ingresarse registros de gastos o sólo con datos de venta (QQ e Importe bruto). A medida que se ingresan datos de quintales vendidos la existencia se actualiza.

Cesiones: Ingresar la Fecha, QQ y el Importe bruto de la cesión. En la columna Cesión a: se debe elegir primero la actividad que recibe la cesión. Luego de esta selección se pueden dar las siguientes posibilidades en función del tipo de actividad receptora de la cesión:

.- Cesión a un rubro de gastos directos (actividades receptoras de cualquier tipo).

.- Cesión a un rubro de gastos de personal (actividades receptoras con personal).

.- Cesión a stock de otras actividades (actividades receptoras tipo Otras con stock).

El programa presentará las distintas ventanas de selección en el orden mencionado. Cuando la ventana mostrada no es la buscada pulsar la tecla ESC para pasar a la siguiente. En la ventana correcta elegir el rubro correspondiente y presionar ENTER.

Ganadería:

Ventas y cesiones de hacienda de actividades ganaderas. Aquellas actividades definidas con capitalización tienen la posibilidad de selección de ventas de Hacienda propia y Hacienda capitalizada.

Ventas: Deben ingresarse los datos físicos y económicos de la venta.


Para seleccionar una categoría desplazarse con los cursores hasta la elegida y presionar ENTER. La tecla INSERT permite el definir nuevas categorías. Con DELETE se borran. No se pueden borrar categorías que tengan alguna imputación. Para determinar la posibilidad de borrado se controlan las imputaciones de todas las actividades, no sólo la actual. Para modificar el nombre de la categoría pulsar F2.

Los datos obligatorios de un registro son Fecha y Categoría. El resto puede ingresarse en función de las necesidades de información de la gestión.

En la celda, "movimiento" con la barra espaciadora se elige si la salida de hacienda es una venta o un traslado, de la categoría en la que estamos.

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Cesiones: Además de los datos mencionados en las ventas se debe seleccionar en la columna Cesión a: primero la actividad que recibe la cesión. Luego de esta selección se pueden dar las siguientes posibilidades en función del tipo de actividad receptora de la cesión:




.- Cesión a inventario de hacienda, se elige la categoría (actividades receptoras ganaderas y tamberas).


Tambo:

Ventas y cesiones de leche para las actividades tipo Vaca total, y de hacienda para las de Crianza y Recría.

Ventas: En el caso de ventas de hacienda el funcionamiento es idéntico al de las actividades ganaderas (ver el punto anterior). Para las actividades de Vaca total se presenta la selección entre Leche y Hacienda. Las ventas de leche no tienen ninguna particularidad, se ingresa la fecha (imprescindible) y los datos físicos y económicos que sean necesarios.

Cesiones: Las cesiones de hacienda se manejan igual que para ganadería.

En las cesiones de leche, luego de seleccionar la actividad que recibe en la columna Cesión a: se pueden dar las siguientes posibilidades en función del tipo de actividad receptora de la cesión:





Otras actividades:

Estas actividades tienen la posibilidad de ventas y cesiones cuando llevan un stock de productos (ver 2.2.10. Menú Actividades, opción Stock de otras actividades), por ejemplo Almacén y Rollos.

Ventas: Ingresar la Fecha. Al pasar a la columna Concepto, si está en blanco se abre automáticamente una ventana de selección de los conceptos en stock que corresponden a la actividad. Cuando se desee cambiar un concepto en un registro ya imputado la ventana se abre pulsando ENTER.

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Para seleccionar el concepto que se está vendiendo desplazarse con los cursores hasta el elegido y presionar ENTER. El Stock actual presentado se reducirá con el ingreso del dato Cantidad en la planilla de datos.

Cesiones: Igual que ventas en lo que hace a Fecha y Concepto, cuando se selecciona la actividad que recibe en la columna Cesión a: se pueden dar las siguientes posibilidades en función del tipo de actividad receptora de la cesión:





En todos los casos los gastos de cesión, si existen, corresponden a la actividad receptora.

2.2.7. Menú Actividades, opción Otros ingresos

En este módulo se pueden cargar otros ingresos de las actividades de ganadería,

tambo y otras. Las labores a terceros realizadas con maquinaria propia se ingresan en esta pantalla.

Seleccionar la actividad de imputación. Aparecen en la lista todas las actividades a las que corresponde ingresarles otros ingresos.

Al entrar en la columna rubro, si está en blanco se abre automáticamente una ventana de selección de los rubros de otros ingresos que corresponden a la actividad. Cuando se desee cambiar un rubro en un registro ya imputado la ventana se abre pulsando ENTER.

Para seleccionar un rubro desplazarse con los cursores hasta el elegido y presionar ENTER. La tecla INSERT permite definir nuevos rubros. Con DELETE se borran. No se pueden borrar rubros que tengan alguna imputación. Para determinar la posibilidad de borrado se controlan las imputaciones de todas las actividades, no sólo la actual. Para modificar el nombre del rubro pulsar F2.

Importante: si se deja en blanco la Fecha o el Rubro el registro no será tomado en cuenta en los cálculos.

2.2.8. Menú Actividades, opción Inventario de hacienda

En este módulo se ingresa el inventario de inicio y cierre de las actividades de

Ganadería y Tambo.

Seleccionar la actividad de imputación. Aparecen en la lista todas las actividades que pueden tener inventario de hacienda. Aquellas actividades que tengan

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capitalización de hacienda presentan la opción del inventario de Hacienda propia y Hacienda capitalizada.

El valor de la hacienda puede ingresarse en $/kg o $/cabeza para cada categoría a elección, pero se debe trabajar con un sólo criterio por categoría para los valores de inicio y cierre. Por ejemplo, no se puede ingresar el valor en $/cabeza al inicio y en $/kg al cierre en una misma categoría.


Para seleccionar una categoría desplazarse con los cursores hasta la elegida y presionar ENTER. La tecla INSERT permite definir nuevas categorías. Con DELETE se borran. No se pueden borrar categorías que tengan alguna imputación. Para determinar la posibilidad de borrado se controlan las imputaciones de todas las actividades, no sólo la actual. Para modificar el nombre de la categoría pulsar F2.

En la última columna se ingresa el dato Tipo de bien. Las opciones son DE CAMBIO y DE USO y se eligen pulsando ENTER. Esta identificación determinará la posición del capital en hacienda en los resultados patrimoniales y cálculos de índices de liquidez. Por defecto todos los registros nuevos en el inventario inicialmente se definen como DE CAMBIO. Esta calificación es por categoría, por lo tanto si hay varios registros en el inventario con una misma categoría y se modifica Tipo de bien cambiarán todos los registros simultáneamente.

Importante: para aquellas categorías con inventario al inicio es indispensable el ingreso del valor al cierre para una correcta valuación del inventario, aunque no tengan existencias al cierre. Si no se ingresa el valor al cierre en $/cabeza o $/kg los valores iniciales no se toman en cuenta en los cálculos. Tampoco se efectúan los cálculos si está en blanco la Categoría.

2.2.9. Menú Actividades, opción Inventario de bienes de uso

Se ingresan en esta pantalla los inventarios de praderas, maquinaria, mejoras y

otros bienes y las inversiones del ejercicio.

Al seleccionar una Actividad se presenta su inventario de bienes. Las actividades ganaderas pueden tener inventarios de Praderas o de Otros bienes. La discriminación entre inversiones y bienes de ejercicios anteriores está dada por la fecha de compra. Si esta fecha está comprendida dentro del ejercicio de la gestión se considera una inversión y deberá obligatoriamente ingresarse el Valor a nuevo. Para bienes anteriores puede usarse Valor a nuevo o el valor Residual inicial.

En el caso de las praderas únicamente se ingresan las que ya están en producción, porque las pasturas de implantación en el ejercicio se manejan como una actividad (ver 2.1.2. Menú Actividades, opción Definición de actividades).

En todos los bienes debe ingresarse su duración en años. La cuota de amortización se calcula con el criterio de “ejercicio de alta completo”, es decir que al cierre del ejercicio de adquisición ya se descuenta una cuota completa de su valor.

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En los bienes que no son praderas se puede ingresar el valor Residual pasivo y los datos de Fecha venta y Valor de venta. Estos últimos dos se emplearán en el cálculo del resultado por venta de bienes de uso.

Importante: en este módulo son fundamentales los datos de fecha de compra y duración del bien para los cálculos correctos.

En la columna Moneda debe especificarse a que momento corresponde la valuación, las distintas posibilidades pueden cambiarse presionando la barra espaciadora, siendo las posibles Ejercicio anterior, Cierre de ejercicio o Mes de compra.

2.2.10. Menú Actividades, opción Stock de otras actividades

Este módulo sirve para administrar el inventario de insumos y productos de las

actividades intermedias como Almacén y Rollos. Los datos ingresados en esta planilla estarán disponibles para la realización de ventas y cesiones a las otras actividades.

La columna de Stock actual presenta permanentemente las unidades físicas del bien que hay en existencia. Esta cantidad se incrementa con las compras y cesiones entrantes y disminuye con ventas y cesiones a otras actividades. Los distintos casos que se pueden dar son:

Bienes en stock al inicio del ejercicio: se ingresan todos por esta pantalla, detallando el Concepto y la Unidad e ingresando en Stock actual la cantidad existente a inicio de ejercicio.

Bienes que se compran durante el ejercicio y no existen en el stock: darlo de alta en este módulo ingresando su Concepto y la Unidad, y a continuación pasar la compra entrando en la opción Compras de otras actividades del menú Actividades. La cantidad comprada pasará al Stock actual.

Bienes que se reciben por cesión de otra actividad durante el ejercicio y no existen en el stock: similar al anterior, darlo de alta en este módulo ingresando su Concepto y la Unidad, y a continuación pasar la cesión de la otra actividad entrando en la opción Ventas y cesiones del menú Actividades. La cantidad recibida en la cesión pasará al Stock actual.

Las columnas de Valor inicial y Valor final corresponden al inicio y cierre de ejercicio, y se utilizan para valuar las existencias en el cálculo del resultado de la actividad y para la comparación patrimonial.

2.3. Ultimos datos antes de los cálculos Antes de pasar a las opciones de resultados se deben ingresar los datos del valor

de la UTA y los coeficientes de actualización por inflación.

2.3.1. Menú Otros datos, opción Valor mensual de la UTA

En este módulo se ingresa el valor en $/UTA de la UTA promedio para el ejercicio

anterior (usada en el cálculo de las labores de sementera al inicio) y los valores para

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todos los meses del ejercicio actual. Si se desea trabajar con una UTA promedio para éste ejercicio pulsar el botón Valor único e ingresar éste valor en el casillero Ejercicio actual.

También debe ingresarse el coeficiente de conversión UTA/hora para el cálculo del valor de las labores de acarreo y mantenimiento.

2.3.2. Menú Otros datos, opción Coeficientes de actualización

Ingresar el valor promedio del Ejercicio anterior y los valores de cada mes del ejercicio actual del índice que se desee utilizar para calcular los resultados en moneda constante.

En la solapa otras monedas pueden ingresarse por ejemplo los valores promedios de las cotizaciones del dólar para cuando se desee se puedan pedir los resultados en otra moneda.

2.4. Obtención de resultados Una vez ingresados los datos necesarios se pueden calcular los siguientes

resultados:

2.4.1. Menú Resultados, opción Márgenes Brutos

En este módulo se calculan los márgenes brutos de actividades de cosecha, parte de cosecha en los cultivos doble propósito, actividades ganaderas, vaca total y tambo total. En el caso de que la actividad seleccionada sea una sementera al cierre el resultado presentado es un resumen de sus gastos.

En el caso de actividades tipo Vaca total se puede seleccionar entre generar el resultado de la Actividad seleccionada o de Tambo total.

Seleccionar la actividad y presionar el botón Calcular.

Se presenta inicialmente el resultado por pantalla. En la parte superior se encuentra una serie de botones que sirven para manejar la presentación por pantalla y para imprimir. Cuando se desea salir de la presentación hay que presionar el botón Cerrar.

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2.4.2. Menú Resultados, opción Verdeos y praderas

En esta opción se obtiene el cálculo del resumen por rubro de los gastos de

verdeos, parte de verdeo de los cultivos doble propósito y de las praderas en implantación.

2.4.3. Menú Resultados, opción Gastos de crianza y recría

Cuando se lleva la gestión del tambo con división en subactividades esta opción

calcula la producción de carne y el resumen de gastos por rubro de las actividades tipo Crianza y Recría.

2.4.4. Menú Resultados, opción Resumen de estructura y personal

Seleccione el tipo de listado: el Resumen de estructura calcula los totales de

Estructura, Administración e Impuestos por rubro, el Resumen de personal agrupa gastos y cesiones recibidas por actividad y rubro. Pulse el botón para calcular.

2.4.5. Menú Resultados, opción Resultado de maquinaria propia

Se obtiene el cálculo de los ingresos por labores, acarreos y otros de la empresa

maquinaria, y el resumen de gastos por rubro.

Seleccionar la empresa maquinaria y pulsar Calcular.

2.4.6. Menú Resultados, opción Resultado de otras actividades

Calcula el resultado de actividades intermedias y de otras actividades que no

suman al resultado por producción. Seleccionar la actividad y presionar Calcular.

2.4.7. Menú Resultados, opción Resultado del ejercicio

Por esta opción se accede a una selección de resultados totales de gestión. Para

elegir un cálculo marcar el recuadro correspondiente. Se puede solicitar más de un resultado simultáneamente, pero no es recomendable en máquinas lentas, sobre todo los listados de Aporte y el Resultado por producción.

Luego de elegir el listado pulsar Calcular.

2.5. Listados El programa cuenta con una serie de listados que presentan y agrupan la

información de gestión para la obtención de totales especiales y control.

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2.5.1. Menú Listados, opción Libros diarios

Este listado permite ver por pantalla e imprimir todos los datos de gastos, labores, compras, ventas y otros ingresos por actividad y para un período seleccionado.

Elija la actividad y marque en el recuadro correspondiente los datos a listar. Seleccione el rango de fechas y pulse el botón Calcular.

2.5.2. Menú Listados, opción Inventarios de bienes de uso

Lista el inventario de bienes de uso por actividad calculando el valor al inicio, cierre y la cuota de amortización. Discrimina las inversiones de los bienes comprados en ejercicios anteriores. Discrimina las praderas en implantación de aquellas en producción.

Pueden generarse dos tipos de listados: el de la actividad seleccionada o todas las actividades simultáneamente.

2.5.3. Menú Listados, opción Inventarios de hacienda

Lista el inventario de hacienda por actividad calculando totales en cabezas, kg y $, el valor al cierre y la diferencia de inventario.

Pueden generarse dos tipos de listados: el de la actividad seleccionada o todas las actividades simultáneamente.

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3. ANÁLISIS PATRIMONIAL

3.1. Ingreso de datos

3.1.1. Menú Patrimonial, opción Definición de cuentas y saldos

El programa presenta el siguiente plan de cuentas fijo: Activo Disponibilidades Créditos Pasivo Deudas comerciales Deudas financieras Otras deudas A estas cuentas principales se le pueden definir todas las subcuentas que se desee;

teniendo como predeterminadas para la cuenta “disponibilidades” las subcuentas , “inversiones transitorias” y “caja y bancos”.

Un tipo de subcuenta especial de la cuenta Créditos son los retiros, que tienen su propia pestaña. También se pueden definir múltiples subcuentas de retiros.

Para dar de alta una subcuenta pulsar el botón Nueva. Una vez ingresados los datos de la nueva subcuenta pulsar Aceptar para confirmar. Si se hacen modificaciones también se deben confirmar con el botón Aceptar. Observar que cuando se hace algún cambio que hace falta confirmar se habilita este botón (pasa de gris a negro). Si no se quiere confirmar presionar el botón Cancelar.

Las subcuentas de Pasivo tienen la posibilidad de clasificarse entre corto y largo plazo para el cálculo de los índices de liquidez.

Además de la definición, en este módulo se ingresan los saldos de inicio y cierre de las subcuentas para el cálculo de la comparación patrimonial.

3.1.2. Menú Patrimonial, opción Retiros

En este módulo se administran los datos de los retiros empresarios. La cuenta Créditos es fija porque es la que corresponde a los retiros.

Ingresar los registros de retiros en la planilla. Luego de cargar la fecha, al entrar en la columna subcuenta, si está en blanco se abre automáticamente una ventana de

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selección de las subcuentas de retiros definidas. Cuando se desee cambiar una subcuenta en un registro ya imputado la ventana se abre pulsando ENTER.

Para seleccionar la subcuenta desplazarse con los cursores y presionar ENTER. La tecla INSERT permite el definir nuevos subcuentas. Con DELETE se borran. No se pueden borrar subcuentas que tengan alguna imputación. Para modificar el nombre de la subcuenta pulsar F2.

3.1.3. Menú Patrimonial, opción Movimientos Patrimoniales

La pantalla se conforma de dos solapas, la solapa de cuentas generales, que es donde se realiza la carga de los movimientos de las diferentes cuentas y la de Pagos de IVA que servirá para ingresar los meses donde realizamos los pagos de IVA. Los datos ingresados en esta planilla servirán para realizar el control de los planes realizados en el programa de “Planeamiento 2000”.

3.1.4. Menú Patrimonial, opción Intereses pagados y cobrados

Módulo de ingreso de los datos necesarios para el cálculo del resultado financiero. Se ingresan los importes de los intereses cobrados y pagados, y gastos financieros varios.

Seleccionar la cuenta e ingresar los registros. El manejo de subcuentas es igual que para los retiros, ver el punto anterior.

3.2. Cálculo de resultados patrimoniales

3.2.1. Menú Patrimonial, opción Comparación patrimonial y otros resultados

El programa genera siete listados de resultados patrimoniales. Se puede solicitar más de un resultado simultáneamente, pero no es recomendable

en máquinas lentas, sobre todo los listados de Resultado global y los Indicadores.

Luego de elegir el listado pulsar Calcular.

4. MANEJO DE CAMPOS, EMPRESAS Y CONSOLIDACIÓN

4.1. Gestiones simultáneas y consolidadas El programa permite administrar simultáneamente las gestiones de múltiples

campos, empresas y ejercicios con la capacidad de cambiar rápidamente entre ellas y generar resultados patrimoniales consolidados para los campos pertenecientes a una empresa.

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4.1.1. Menú Sistema, opción Campos y empresas

En esta pantalla se procesan las altas y bajas de campos y empresas. Se divide en

dos pestañas: Campos: Para dar de alta un campo pulsar el botón Nuevo. Ingresar el Nombre y

los datos del ejercicio. En Directorio indicar un nombre de hasta ocho caracteres. En este directorio se almacenarán todas las gestiones correspondientes al campo.

El dato de Asignado es para indicar la empresa de consolidación. Este dato puede modificarse en cualquier momento, por lo tanto si no hay empresas definidas o no se hace consolidación dejarlo en blanco. Una vez aceptados los datos se producen las operaciones de generación de archivos del campo y queda disponible para la carga de la gestión.

El único dato de los campos que se puede modificar es la asignación de empresa. Para cambiarle el nombre ingresar en la opción Datos del campo del menú Otros datos (ver 2.1.1.).

En este módulo se pueden eliminar campos completos con el botón Borrar. Use esta operación con precaución porque borra del disco todas las gestiones del campo seleccionado en forma irreversible.

Empresas: la finalidad de la definición de empresas es la consolidación de los datos patrimoniales de varios campos. Los cálculos consolidados agruparán todos los datos de los campos que se hayan asignado a una empresa. La condición para agrupar campos es que todos inicien sus gestiones en el mismo mes. En la definición de la empresa se deberá indicar también este mes. Para crear una nueva empresa presionar Nueva, ingresar el nombre y mes. Confirmar pulsando Aceptar.

Para eliminar una empresa use el botón Borrar. Esta operación no afecta ningún dato de gestión.

4.1.2. Menú Patrimonial, opción Comparación patrimonial consolidada

Si se manejan gestiones de varios campos pertenecientes a una misma empresa se pueden obtener resultados patrimoniales consolidados. Par ello, todos los campos que se consoliden deben tener asignación a la misma empresa (ver 4.1.1).

En esta pantalla se selecciona la empresa y los resultados a calcular. Tener en cuenta que para gestiones largas de varios campos el cálculo puede demorar bastante en función de la velocidad de la computadora. Se recomienda seleccionar un resultado por vez y pulsar Calcular.

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5. MANEJO DE EJERCICIOS

5.1. Segunda gestión Terminada la primera gestión el programa tiene la capacidad de trasladar los datos

de cierre al inicio del próximo ejercicio, dejando los archivos con los datos iniciales de existencias, inventarios, sementeras y otros preparados para trabajar. Se pasan también las actividades, rubros, categorías y cuentas. Aquellos que no se necesiten más se pueden borrar.

5.1.1. Menú Sistema, opción Cierre de ejercicio

El cierre se realiza en el campo actual. Para iniciar la operación presionar Aceptar.

Una vez procesado el cierre deberá ingresar los coeficientes de indexación y el valor de UTA mensual en $/UTA para el nuevo ejercicio (ver 2.3.2. y 2.3.1.). La UTA promedio del ejercicio anterior está calculada. El resto de los coeficientes UTA son trasladados del ejercicio anterior. Los coeficientes de indexación se llevan a 1.

Atención: si vuelve al ejercicio cerrado y realiza modificaciones éstas no se trasladarán hasta que indique un nuevo cierre. Es conveniente tener terminados los ejercicios que se cierran porque esta operación elimina completamente los datos del nuevo ejercicio.

5.1.2. Menú Sistema, opción Cambio de ejercicio

Cuando se cuenta con más de una gestión para un campo se puede cambiar entre ellas con esta opción. La pantalla presenta todos los ejercicios existentes. Seleccionar el deseado y pulsar Aceptar.

6. MANTENIMIENTO DE ARCHIVOS

6.1. Copias de seguridad, ordenamiento de archivos y compactación.

6.1.1. Menú Sistema, opción archivo en diskette

Mediante esta opción se pueden comprimir todos los archivos de la gestión de un ejercicio en uno solo. Esta opción es sumamente práctica para la comunicación de gestiones por correo electrónico.

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En esta pantalla se comprimen (opción Guardar) los archivos del campo y ejercicio actual de trabajo y se descomprime (opción Recuperar) cualquier archivo, disponiéndolo para volver a trabajar en el disco rígido.

Guardar:

Con esta opción seleccionada se comprimen en un sólo archivo toda los datos de la gestión correspondiente al campo y ejercicio actuales. Al pulsar el botón Aceptar aparece una ventana donde se puede indicar el lugar donde se desea guardar, por ejemplo Mis Documentos o Disco de 3y1/2, la gestión. Seleccione todos estos datos e ingrese un nombre identificatorio en Nombre del archivo (puede tener como máximo 8 letras y/o números). Los archivos se graban con la extensión GES (por ejemplo dat98-99.ges). Luego pulse el botón Guardar.

Antes de esta operación conviene compactar los datos (ver Sistema - Ordenar archivos).

Recuperar:

Con esta opción seleccionada se descomprimen los datos de una gestión contenida en un archivo con extensión GES. Luego de esta operación los archivos quedan preparados para seguir trabajando con el programa. Si en el disco rígido existe un directorio de campo con el mismo nombre del comprimido el programa pregunta si se trata del mismo campo. En caso afirmativo los archivos se recuperan al directorio en cuestión. Si se contesta NO se ofrece ingresar un nuevo nombre de directorio y los archivos se graban al nuevo directorio. De esta forma se puede descomprimir sin problemas un archivo que por casualidad contenga un directorio igual a uno existente en el programa, pero que corresponda a una gestión de otro campo.

6.1.2. Menú Sistema, opción Ordenar archivos

Esta opción debe utilizarse cuando se encuentre algún comportamiento anormal en los archivos, como registros duplicados o que no aparecen. Esto es debido a que los datos cuentan con unos archivos de ordenamiento denominados índices, que por alguna razón sufrieron alteraciones y deben ser regenerados.

Las causas pueden ser salidas anormales del programa como apagar la computadora involuntariamente, cortes de luz o apretar RESET.

Otra función de esta operación es la compactación de archivos. Los registros que el usuario borra durante la operación del programa no son eliminados completamente hasta que se realiza esta tarea. Los archivos pueden disminuir su tamaño después de la regeneración de índices. Se recomienda esta tarea antes de grabar a diskette.

También es una práctica recomendable realizar la regeneración de los índices periódicamente, a fin de no realizar cargas de datos sobre índices que están alterados sin haberlo advertido.

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