Manual Libro Ventas VE

Reporte de Libro de Ventas SAP Andina y del Caribe

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Reporte de Libro de Ventas

Release 4 .6C – 5 .0 / ERP ®

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Trademarks SAP and ABAP/4 are registered trademarks of SAP AG. All other products mentioned in this documentation are registered or unregistered trademarks of their respective companies.


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Contenido

Capítulo 1: Reporte de Libro de Venta

Conceptos Generales……………………………………………………………………………………4

Consideraciones a tener en cuenta…….…………………………………………………………….. 5

12 3 Parámetros para la ejecución del Reporte del Libro de Ventas....................................................7

Opciones ejecución……................................................................................................................10

Contenido del Reporte del Libro de Ventas..………………………………………………………….11

Capítulo 2: TIPS……………………………………………………………………………………………….14


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Convenciones

Convención Es usada para

Texto de Pantalla Palabras o caracteres que usted puede ver en pantalla (esto incluye mensajes, nombres de campos, nombres de menús y opciones de menú).

Entrada de Usuario Entrada de usuario. Estas son palabras o caracteres que usted digita, de la misma forma en que se encuentra en esta documentación.

<Entrada de variable de usuario>

Entrada de variable de usuarios. Los paréntesis cuadrados, indican que usted debe reemplazar las variables con las entradas correctas.

MAYUSCULAS Nombre de reportes, nombres de programas, códigos de transacción, nombres de tablas, elementos de ABAP/4, nombres de archivos y directorios.

Título de un libro Referencias a otros libros

KEY CAP Funciones en el teclado (por ejemplo, F2 y ENTER).

Iconos Ayuda a Identificar

Ejemplo Un Ejemplo.

Nota Una nota. Las notas pueden tener información importante para consideraciones y excepciones.

Cuidado Una precaución. Las precauciones pueden ayudarle a prevenir posibles errores.

Un tópico de información general.

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Un tópico con un procedimiento pasó a paso en R/3.

Un tópico con información de procesos en R/3

Un tópico con información conceptual.


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Capítulo 1: Reporte de Libro de Venta

Conceptos Generales EL OBJETO: El objeto principal de este reporte, es ayudar a las compañías a extraer la información de R/3 para apoyar la preparación y presentación al SENIAT de la información concerniente al Libro de Venta que deben llevar los contribuyentes ordinarios del Impuesto al Valor Agregado (IVA), apegados con los requisitos establecidos en los artículos del 76 y 77 del Reglamento de la Ley que establece el Impuesto al Valor Agregado, publicado en Gaceta Oficial N°5.363 Extraordinario, de fecha 12 de julio de 1999.

Aquí se presenta, una transacción - Evaluación impuestos para documentos ventas en Venezuela - que facilita correr un reporte que permiten la extracción de información de forma organizada y lógica, para que el usuario posteriormente analice, procese y presente el reporte oficial según la normativa correspondiente. El Seniat mediante resolución oficial indica la información que cada uno de los contribuyentes está obligados a reportar y los conceptos de información tributaria a suministrar, de igual forma indica las especificaciones técnicas y medios técnicos a utilizar.


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Consideraciones a tener en cuenta

- Todos los releases • Documentos relevantes para el Libro de Ventas

El programa del Libro de Ventas solo toma en consideración para la generación del reporte solo los documentos financieros que hagan referencia a un cliente. Para aquellos documentos que hayan sido procesados de manera manual por el aplicativo FI-GL (asientos de diario manuales), los mismos no serán mostrados al momento de ejecutar dicho reporte.

• Registro Notas de Debito y Notas de Crédito con asociación a una factura desde FI

Para el registro de Notas de Debito (FB70) y Notas de Créditos (FB75) desde el aplicativo FI es necesario que el momento del registro de la transacción, se les coloque en el campo Invoice ref. (BSEG-REBZG) el número de documento financiero que hace referencia a la factura original. De esta forma el programa podrá identificar el valor que deberá mostrar en la columna “Factura Relacionada” para estos dos tipos de documento (ND / NC). Si este campo no es utilizado, el programa no reflejara nada (campo en blanco) en el reporte. Es importante señalar que para que el programa identifique las Notas de Debito es necesaria la creación de un tipo de documento para el registro exclusivo de las Notas de Debito. Este tipo de documento será el que el programa solicitara en el momento de completar los parámetros de ejecución del programa.

En este campo debe colocarse el número de documento financiero de la factura original que se quiere asociar con una Nota de Debito y/o Nota de Crédito


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• País del tercero

Con el fin de poder identificar si un cliente es del exterior, se debe ingresar de carácter obligatorio el país de origen de cada cliente en el maestro de cliente: Segmento “Datos Generales”, opción: “Dirección”. Esto permitirá que el programa pueda identificar la información que mostrara para los casos de registros de facturas del exterior en las columnas correspondientes.

• Numero de Factura y Numero de Control

El Programa identificara los valores que estén disponibles en el campo referencia para la determinación del la información que reflejara en la columna número de factura y en la columna número de control. Los valores que se registran en el campo referencia (BKPF-XBLNR) deberán tener la siguiente estructura para que el programa pueda identificar cada uno de los valores separadamente: Ejemplo: 1234567890/11111. La separación con el “ / ” tiene como significado que los valores que están antes del “ / “ se refieren al número de la factura y los valores que están después del “ / “ se refieren al numero de control. Para los casos en que una sociedad tenga habilitada una de las dos opciones disponibles de la funcionalidad estándar que permite la generación automática del número de control el sistema automáticamente: 1.- Asignación automática número de control documentos generados desde SD. (SAP Nota: 859438) 2.- Asignación automática número de control documentos forma preimpresa Pre-Numerada desde SD (IDCP): (SAP Nota: 1.- 859438 / 2.- 916072) El tratamiento de los valores para el Número de Factura y Número de Control se realiza de la siguiente manera:

o El valor correspondiente al número de control será almacenado en el campo Referencia (BKPF-XBLNR) de la cabecera del documento financiero.

o El valor correspondiente al número interno del documento comercial (factura, nota de debito y/o nota de crédito). será almacenado en el campo Reference Key (BKPF-AWKEY) ya que es el que establece el link entre SD y FI.

o El valor correspondiente al número de factura relacionada para documentos comerciales (Nota de Debito y/o Nota de Crédito) al estar disponible en la tabla VBFA (Ruta del Documento de Ventas) será leído para ser reportado en el Libro de Ventas estándar. Tomando en consideración la clasificación del documento desde la funcionalidad interna de SD:

o Billing document header / billing document type / document categories: o M = invoice o N = cancellation o O = credit memo o P = debit memo

• Facturas de Exportación

Para el procesamiento de facturas emitidas a clientes internacionales, el sistema tomara los datos reflejados en los campos referencia para el caso del número de factura y número de control. Para la información que debe reflejarse en la columna “Export Form No. (Form D)” la misma deberá ser actualizada en la cabecera del documento en el campo Doc.header tex (BKPF-BKTXT) en base a la información que se refleje en la forma D de exportación.


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12 3 Parámetros para la ejecución del Libro de Venta

Ejecución del Reporte Libro de Ventas: La ruta para la ejecución del Reporte es la siguiente: Finanzas → Gestión Financiera → Libro Mayor → Reporting de declaraciones → Declaraciones de IVA → Venezuela → Evaluación impuestos para .documentos ventas en Venezuela.


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Parámetros • El sistema presenta la siguiente pantalla:

Sociedad: Identificación de la sociedad (Company code) para la cual se está generando el reporte. Documento Contable: Delimitación de la selección a unos documentos financieros específicos. Se seleccionan todas las partidas que hayan sido contabilizadas con los documentos financieros seleccionados. No es un campo obligatorio. Ejercicio: Delimitación de la selección a los años fiscales especificados. Se seleccionan todas las partidas que hayan sido contabilizadas con los años fiscales especificados. No es un campo obligatorio. Adicionalmente es requerido para validar si existe o no información extraída en la tabla para esa vigencia. Clase de Documento: Posibles tipos de documentos, sobre la(s) que se actualizan las cifras de movimiento. Permite al usuario filtrar algunas tipos de documentos diferentes al estándar ejecutadas en el proceso de configuración del sistema según decisión del usuario. No es un campo obligatorio.


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Numero de Documento Externo: Delimitación de la selección a números de documento de los clientes generados desde el aplicativo de SD, sobre la(s) que se actualizan las cifras de movimiento. Permite al usuario filtrar algunas tipos de documentos diferentes al estándar ejecutadas en el proceso de configuración del sistema según decisión del usuario. No es un campo obligatorio.

Fecha de contabilización: Delimitación de la selección a fecha de contabilización determinada. Se seleccionan todas las partidas que hayan sido contabilizadas hasta la fecha clave indicada. Do Not Total Document Type: Posibles tipos de documentos, sobre la(s) que se actualizan las cifras de movimiento. Permite al usuario filtrar algunas tipos de documentos diferentes al estándar ejecutadas en el proceso de configuración del sistema según decisión del usuario. No es un campo obligatorio. Tipo de Documento Comercial: Posibles tipos de documentos generados desde SD, sobre la(s) que se actualizan las cifras de movimiento. Permite al usuario filtrar algunas tipos de documentos desde el aplicativo Ventas y Distribución (SD) diferentes al estándar ejecutadas en el proceso de configuración del sistema según decisión del usuario. No es un campo obligatorio. Los valores estándar que se deben utilizar para este parámetro de entrada corresponden a los siguientes: M: Factura ; N: Cancelación de Factura ; O: Notas de Crédito ; P: Notas de Debito ; S: Cancelación Notas de Crédito.

Tipo de Retención: Permite al usuario filtrar la información clasificada por indicador de retención de IVA, sobre la(s) que se actualizan las cifras de movimiento. No es un campo obligatorio

Clases de Documentos de Notas de Debito: Delimitación de la selección a los tipos de documentos específicos para el tratamiento de las notas de debito, sobre la(s) que se actualizan las cifras de movimiento. Permite al usuario filtrar algunas tipos de documentos diferentes para las notas de debito al estándar ejecutadas en el proceso de configuración del sistema según decisión del usuario. Es un campo obligatorio. Tipo de Cotización: Si existen documentos en moneda extranjera, se deberá especificar en este campo el tipo de tasa de cambio que el sistema utilizará para hacer la respectiva conversión. Al efectuar la conversión se toma la tasa de cambio correspondiente a la fecha de la ejecución del programa, en caso de no existir se tomará la última tasa de cambio que exista en el sistema, para dicho tipo de tasa de cambio.

Nota Sea cuidadoso de relacionar correctamente los parámetros tomando en consideración la relación entre ellos porque en caso de haber un error de interpretación tendría que repetir la generación del reporte.


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OPCIONES DE EJECUCIÓN:

El Reporte de Libro de Ventas se puede ejecutar en Línea o en background y se recomienda solo una variante a la vez. La creación de una variante para la ejecución del programa le permite al usuario grabar los parámetros de entrada pertinentes para en ocasiones posteriores solo invocar la variante y ejecutarla. Ejecución del Programa en Línea:

• El programa se puede ejecutar en línea, una vez que se hayan llenado todos los campos en la pantalla de parámetros de entrada o invocar una variante creada y presionar el icono de ejecución (F8). Sin embargo debido al volumen de información es aconsejable ejecutarlo en background.

Ejecución del programa en Background:

• El programa se puede ejecutar en background, una vez que se hayan llenado todos los campos en la pantalla de parámetros de entrada o invocar una variante creada, luego se debe seguir la siguiente ruta: Programa -> Ejecución en Proceso de Fondo (F9). Esto generara una lista de spool, con el reporte para la variante ejecutada.

Dado que el formato del reporte del Libro de Ventas excede los 255 caracteres por línea, es necesaria la aplicación de las Notas OSS 213382 y 186603 para el manejo adecuado del proceso de generación de reportes con estas características.


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Contenido del Reporte de Libro de Ventas: Características El reporte muestra una lista de todas las partidas relevantes al proceso de venta de acuerdo a los parámetros de entrada introducidos en el sistema. Cada partida esta conformada por totales para cada porcentaje de las alícuotas del IVA que cada documento relevante contiene. Las partidas contienen lo siguiente: • La lista muestra un ítem para cada monto por documento que haya sido contabilizado con la misma

alícuota de IVA. Por ejemplo: Una factura que tiene siete lineas, tres de ellas han sido contabilizadas con el indicador de IVA 16%, y cuatro han sido contabilizadas con el indicador de IVA 15%. El reporte mostrara dos líneas, una para cada uno de los indicadores de IVA.

• En el libro de ventas existen las siguientes abreviaturas como: Tipo de Transacción: 01 – Reg Factura, Nota de Debito o Nota de Crédito sin referencia a factura. 02 – Com Nota de Debito o Nota de Crédito con referencia a factura. 03 – Anu Cancelación de una Factura, Nota de Debito o Nota de Crédito. 04 – Aju Factura, Nota de Debito o Nota de Crédito de meses diferentes al periodo de

contabilización del cual se esta solicitando el reporte. • Los valores correspondientes a la columna “IVA Retenido por el comprador” serán mostrados en la

correspondiente columna cuando este activa la parametrización que permite generar la retención de IVA del lado del cliente al momento de genera la factura de acuerdo con lo dispuesto en el Articulo 14 de la Providencia Administrativa N° SNAT/2005/00560056E

• Las notas de debito y las notas de crédito son mostradas de acuerdo a lo siguiente:

El número de la nota de debito y el número de la nota de crédito se reflejan en la columna correspondiente. Para los casos que la nota de debito y/o nota de crédito este asociada a una factura, el número de la factura aparecerá en la columna “Factura Relacionada”

• La cancelación de documentos son mostradas con el numero de la factura cancelada en la columna “Factura Relacionada”

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Nota

La funcionalidad del reporte tipo ALV permite cambiar la vista de las columnas de acuerdo a la necesidad de cualquier usuario. Presionando el botón indicado o (Control F8) para de esta forma poder: • Cambiar el orden de las columnas • Ocultar columnas • Sumarizar las columnas que contengan montos.

Una vez generado el reporte del Libro de Ventas es recomendable: • Verificar las cifras • Analizar los documentos en los que hay que distribuir el IVA y retenciones. • Verificar los movimientos con inconsistencias, pe. Movimientos sin NIT, sin nombre • Corregir los casos resultantes del análisis. • Adicionar información de sistemas externos a R/3 que tenga la obligación de reportar. • Verificar líneas de registro extraídas con valor IVA o valor retenciones, pero sin valor base.

Presionar el botón para cambiar la vista.


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Capítulo 2: TIPS

Cuidado , Nota ,

• Es importante que antes de iniciar esta tarea, construya y grabe variantes para la generación de estos reportes; esto le asegurará no cometer errores en la digitación de parámetros (relaciones entre los parámetros de entrada) y le evitará perder tiempo en reejecuciones.

• La consistencia de la información que extrae este programa depende del correcto uso que se le haya

dado al manejo de de las transacciones en el sistema. • Dada la cantidad de información que se debe generar, es recomendable generar los reportes en

background (crear un job). • Recomendamos a los usuarios la conservación de los reportes en listados generales y detallados

originalmente generados por los programas y resultantes de corridas definitivas para soportar futuros análisis o requerimientos del SENIAT.

• Sin embargo el usuario podrá procesar los reportes con información histórica en línea del ejercicio a

ejecutar, siempre y cuando mantenga fielmente la definición de variantes iniciales y siempre que la información contable se mantenga en las bases de datos de R/3.

• El programa gestiona la información que esta disponible en línea, es decir, no soporta manejo de

información relacionada con archiving. • Para efectos de guardar el reporte del libro de Ventas en una versión electrónica SAP R/3 tiene la

funcionalidad de exportar la información de acuerdo al siguiente procedimiento:


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En el menú List --> Export --> Local File:

1. Luego seleccionar la opción de HTML Format

2. El sistema te solicitara una localización para guardar el archivo electronico.


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3. Como punto final, se puede abrir el archivo desde la aplicación EXCEL y visualizar la información

completa tal y como aparece en el OUTPUT del reporte del Libro de Ventas

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