Manual Pabuelo

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INDICE 1 PABUELO S.A. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN GESTIÓN DE STOCK JULIO 2010 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN GESTIÓN DE STOCK

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INDICE 1

PABUELO S.A.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN GESTIÓN DE STOCK

JULIO 2010

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN GESTIÓN DE STOCK

Page 2: Manual Pabuelo

INDICE 2

INDICE

Introducción

Objetivos del Manual

Organigrama de los puestos involucrados en la gestión de stock

Diseño de puestos

Proceso 1: Ingreso de mercadería

1.1. Diagrama de proceso

1.2. Preparación del sistema para el ingreso de mercadería

1.3. Ingreso de mercadería

1.3.1. Nuevo ingreso de mercadería

1.3.2. Generación de la minuta de ingreso

1.3.3. Impresión de la minuta de ingreso

1.3.4. Control y archivo de la minuta de ingreso

Proceso 2: Facturación

2.1. Diagrama de proceso

2.2. Preparación del sistema para la facturación

2.3. Facturación

2.3.1. Ingreso de cliente en factura

2.3.1.1. Consumidor final

2.3.1.2. Clientes existentes en el ABM

2.3.1.3. Ingreso de nuevo cliente en el ABM

2.3.2. Ingreso de operación de venta

2.3.3. Documentos de facturación

Proceso 3: Egreso de mercadería en el sistema de gestión de stock

3.1. Diagrama de proceso

3.2. Entrega de mercadería

Proceso 4: Control de stock

4.1. Diagrama de proceso

4.2. Preparación del sistema para el control de stock

4.3. Control de stock

4.3.1. Definición del rubro a controlar

4.3.2. Impresión del listado

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN GESTIÓN DE STOCK

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INDICE 3

4.3.3. Conteo físico

4.4. Tratamiento de las diferencias

4.4.1. Diferencias en exceso (“Sobrantes”)

4.4.2. Diferencias en defecto (“Faltantes”)

4.4.3. Ajustes de stock

Proceso 5: Creación de Rubros – Carga de nuevos artículos en el sistema

5.1. Preparación del sistema

5.2. Creación de un nuevo rubro

5.3. Carga de un nuevo artículo

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN GESTIÓN DE STOCK

Page 4: Manual Pabuelo

INTRODUCCIÓN 4

INTRODUCCIÓN

El presente Manual de Procedimientos pretende servir de instrumento de apoyo en la gestión de stock.El objetivo que se persigue es dotar a la firma de un modelo de gestión que le posibilite:

Disponer de información confiable y oportuna; Resguardar los activos de la firma; Optimizar el inventario y la utilización de los Recursos Humanos y de Capital.

En concordancia con ello, en el manual se presenta, de manera secuencial y detallada las operaciones que deberá realizar el personal involucrado para poner en marcha dicho sistema de gestión.En su contenido contempla la descripción de los procedimientos: Ingreso y traspaso de mercadería, Facturación, Egreso de mercadería y Control de stock.Para cada uno de ellos se detalla las operaciones que comprende y la diagramación del proceso.Cabe señalar que este documento deberá actualizarse en la medida que se presenten modificaciones en los procesos, en la estructura de la organización, o en algún otro aspecto que influya en la operatividad del mismo.

OBJETIVOS DEL MANUAL

Constituye una fuente formal y permanente de información y orientación acerca de la manera de ejecutar un trabajo determinado.

Establecer los lineamientos y mecanismos para la correcta gestión del stock. Contribuir a dar continuidad y coherencia a las distintas actividades que realiza

el personal. Delimitar responsabilidades y evitar desviaciones arbitrarias o malos

entendidos en la ejecución de un trabajo determinado. Facilitar la supervisión del trabajo, proporcionando a los jefes los elementos

necesarios para verificar el cumplimiento de las actividades de sus subordinados.

Ser una herramienta para capacitar al personal actual y futuro en el desempeño de sus funciones.

Sirve como base para analizar los métodos y procesos, con la finalidad de lograr la agilización, simplificación, automatización o desconcentración de las actividades.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN GESTIÓN DE STOCK

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ORGANIGRAMA Y DISEÑO DE PUESTOS 5

ORGANIGRAMA - PUESTOS INVOLUCRADOS EN LA GESTIÓN DE STOCK

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN GESTIÓN DE STOCK

Luis AcostaResponsable de Depósitos

Martín CarrizoReparto

Marcelo González Encargado - Gerente

Nicolás Seguy Supervisor de Administración y

Ventas

Hernán Viola Presidente

Jonas Rutz Responsable de Salón de

Ventas

Julián ColomboPre-venta

Personal de depósito

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ORGANIGRAMA Y DISEÑO DE PUESTOS 6

DISEÑO DE PUESTOS

En este apartado se describen detalladamente las tareas y responsabilidades asignadas a cada puesto respecto de su rol en la gestión de stock. La intención es compilar las diversas labores que una misma persona tendrá en los diferentes procesos.De este modo sólo se mencionarán las actividades asignadas para estos procesos, más allá que cumplan otras muchas funciones en la organización, las que se omiten en este manual.

Nombre Puesto: Encargado-GerenteDesempeñado actualmente por: Marcelo GonzalezÁrea: GerenciaReporta a: PresidenteSupervisa a: Supervisor de Administración y Ventas,

Responsable de Salón de Ventas y Responsable de Depósitos.

Tareas ResponsabilidadesProceso 1: Ingreso de mercadería - Controlar el archivo

de la documentación.- Conocer los procedimientos asociados al Sistema de Gestión de Stock y hacerlos cumplir a sus subordinados.- Asegurar el Stock correcto (estado, cantidad, etc.) de todas las líneas de productos.- Asegurar la calidad de la información enviada a la presidencia de la empresa.

Proceso 2: Facturación - Controlar el archivo de la documentación.

Proceso 3: Egreso de la mercadería en el sistema de gestión de stock

- Controlar el archivo de la documentación.

Proceso 4: Control de stock - Analizar y revisar los controles de stock.- Realizar los ajustes de stock.- Controlar el archivo de la documentación.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN GESTIÓN DE STOCK

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ORGANIGRAMA Y DISEÑO DE PUESTOS 7

Nombre Puesto: Supervisor de Administración y VentasDesempeñado actualmente por: Nicolás SeguyÁrea: Administración y VentasReporta a: Encargado – GerenteSupervisa a: Responsable de Salón de Ventas y Responsable de

Depósitos.Tareas Responsabilidades

Proceso 1: Ingreso de mercadería - Dejar operativo el sistema en el depósito para el ingreso de mercadería.

- Conocer los procedimientos asociados al Sistema de Gestión de Stock y hacerlos cumplir a sus subordinados.- Asegurar el correcto archivo de la documentación.- Asegurar la calidad de la información enviada su superior.- Controlar y gestionar los insumos necesarios para el correcto funcionamiento del Sistema de Gestión de Stock.

Proceso 2: Facturación - Facturar.Proceso 3: Egreso de la mercadería en el sistema de gestión de stock

- Dar de baja en el sistema los productos que pasan del depósito al salón de ventas para fraccionamiento.

Proceso 4: Control de stock - Supervisar los controles de stock de salón y depósito.- Solicitar ajustes de stock al encargado gerente.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN GESTIÓN DE STOCK

Page 8: Manual Pabuelo

ORGANIGRAMA Y DISEÑO DE PUESTOS 8

Nombre Puesto: Responsable Salón de VentasDesempeñado actualmente por: Jonas RutzÁrea: Administración/VentasReporta a: Supervisor de Administración y VentasSupervisa a:

Tareas ResponsabilidadesProceso 1: Ingreso de mercadería - Asegurar el correcto

archivo de la documentación.- Conocer los procedimientos asociados al Sistema de Gestión de Stock.- Asegurar el correcto estado de la mercadería ingresada al salón de ventas.- Mantener el orden y limpieza del salón de ventas.- Asegurar la calidad de la información enviada su superior.

Proceso 2: Facturación - Facturar y archivar documentación.

Proceso 3: Egreso de la mercadería en el sistema de gestión de stock

- Entregar mercadería en salón de ventas.

Proceso 4: Control de stock - Realizar controles de stock de los productos del salón.- Detectar diferencias e informar al Supervisor de Administración.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN GESTIÓN DE STOCK

Page 9: Manual Pabuelo

ORGANIGRAMA Y DISEÑO DE PUESTOS 9

Nombre Puesto: Responsable de DepósitosDesempeñado actualmente por: Luis AcostaÁrea: Despacho e ingreso de mercadería Reporta a: Supervisor de Administración y VentasSupervisa a: Personal de Depósitos

Tareas ResponsabilidadesProceso 1: Ingreso de mercadería - Ingresar en stock los

productos.- Archivar minutas de ingreso.

- Mantener el orden y limpieza del depósito.- Conocer los procedimientos asociados al Sistema de Gestión de Stock.- Asegurar el correcto archivo de la documentación.- Asegurar el correcto estado de la mercadería ingresada al depósito.- Asegurar la calidad de la información enviada su superior.

Proceso 2: FacturaciónProceso 3: Egreso de la mercadería en el sistema de gestión de stock

- Realizar entrega de mercadería en tiempo y forma.- Informar sobre entrega de mercadería que se encontraba pendiente.

Proceso 4: Control de stock - Realizar controles de stock de los productos.- Detectar diferencias e informar al Supervisor de Administración.- Archivar listados de control de stock.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN GESTIÓN DE STOCK

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PROCESO 2: FACTURACIÓN 10

PABUELO S.A.

PROCESO 1: INGRESO DE MERCADERÍA

JULIO 2010

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN GESTIÓN DE STOCK

Page 11: Manual Pabuelo

IMPORTANTECuando el personal de depósito descarga las bolsas, debe tener en cuenta que la etiqueta quede hacia atrás, de manera que se aligere el proceso de pickeo con scanner.

PROCESO 2: FACTURACIÓN 11

1.1. DIAGRAMA DE PROCESO:

(1) Se adjunta remito a minuta sólo en los casos en los que el proveedor envíe comprobante.(2) Sólo en el caso de que se detecten diferencias.

Una vez recibida la mercadería que envían los proveedores o fabricantes, el personal de depósito realizará la descarga manual de la misma. Al mismo tiempo, estos deberán pasar con la carga frente al puesto de control donde se realizará el registro de este ingreso en el sistema “Sinergial” mediante el uso del scanner. Finalmente, cuando cada bulto ha sido “pickeado” en el puesto de control, podrá procederse a la estiba.

1.2. PREPARACION DEL SISTEMA PARA EL INGRESO DE MERCADERÍA:Para comenzar a operar con el Sistema “Sinergial” se deberá ingresar al mismo con el Nombre de Usuario y Contraseña que le han sido asignados (Figura 1). Al hacer “Click” en el ícono “Sinergial 2010” del Escritorio, se visualizará el cuadro de diálogo donde se deberá completar los campos mencionados anteriormente.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN GESTIÓN DE STOCK

Pick con scanner bolsa por bolsa

Estiba de las bolsas

Archivo de la “Minuta” con

remito del proveedor (1)

Informe de diferencias al Supervisor (2)

Generación de la “Minuta de

Ingreso”

Page 12: Manual Pabuelo

PROCESO 2: FACTURACIÓN 12

Figura 1

Ingresar al sistema informático “SINERGIAL” (Figura 2)

Figura 2

Ingresar al Módulo “Stock” del sistema “Sinergial” (Figura 3).

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN GESTIÓN DE STOCK

Page 13: Manual Pabuelo

PROCESO 2: FACTURACIÓN 13

Figura 3

1.3. INGRESO DE MERCADERÍA

El usuario debe ingresar al ícono “Movimiento de Stock” (Figura 4).

Figura 4

1.3.1. Nuevo ingreso de Mercadería:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN GESTIÓN DE STOCK

Page 14: Manual Pabuelo

OBSERVACIONLas bolsas deberán ser ingresadas una a una, con el lector de códigos de barra.

PROCESO 2: FACTURACIÓN 14

Crear un nuevo registro presionando “Ctrl+Ins” ó haciendo Click en botón “Nuevo registro” (Figura 4).Luego completar los siguientes campos (Figura 5): - “Tipo”: seleccionar “Ingreso”. - “Depósito de Origen”: no completar. - “Depósito de Destino”: seleccionar el depósito donde la mercadería ingresará para ser almacenada.

Figura 5

Para comenzar a utilizar la lectora de códigos de barras, el cursor deberá estar SIEMPRE situado en el campo “Código”, para ubicarlo allí se puede usar el “mouse” o presionar “F5”. Al escanear el código de barras presente en la etiqueta del producto se completan automáticamente los campos: Código, Cant. y Artículo.

1.3.2. Generación de la Minuta de Ingreso:Dar un “Click” en ACEPTAR luego de terminar la carga de la mercadería en el sistema y quedará lista la Minuta de ingreso (Figura 6).

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN GESTIÓN DE STOCK

Page 15: Manual Pabuelo

PROCESO 2: FACTURACIÓN 15

.

Figura 6

1.3.3. Impresión de la minuta de ingreso :Presionar el botón “Imprime el reporte” (Figura 6).

1.3.4. Control y archivo de la minuta de ingreso: Una vez impresa la minuta, debe ser cotejada con el comprobante que envía el proveedor (en caso que lo hubiera). Si se detectan diferencias, informar al Supervisor de Administración y señalarlas en la minuta.Por último, el Responsable de Depósito deberá firmar la minuta y archivarla en la carpeta “Ingreso de mercadería”.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN GESTIÓN DE STOCK

Page 16: Manual Pabuelo

PROCESO 2: FACTURACIÓN 16

PABUELO S.A.

PROCESO 2: FACTURACIÓN

JULIO 2010

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN GESTIÓN DE STOCK

Page 17: Manual Pabuelo

PROCESO 2: FACTURACIÓN 17

2.1. DIAGRAMA DE PROCESO

2.2. PREPARACION DEL SISTEMA PARA LA FACTURACION:Para comenzar a operar con el Sistema “Sinergial”, el usuario deberá ingresar al mismo con el Nombre de Usuario y Contraseña que le han sido asignados. Al hacer “Click” en el ícono “Sinergial 2010” del Escritorio, se visualizará el cuadro de diálogo (Figura 1) donde se deberá completar los campos mencionados anteriormente.

Figura 1

Ingresar al sistema informático asociado “SINERGIAL” (Figura 2)

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN GESTIÓN DE STOCK

Facturación de la mercadería por

triplicado

Factura para Cliente (Original)

Factura para Salón de Ventas (Duplicado)

Factura para Depósito (Triplicado)

Page 18: Manual Pabuelo

PROCESO 2: FACTURACIÓN 18

Figura 2

Ingresar en el Módulo “Ventas” del Sistema “Sinergial” (Figura 3).

Figura 3

Ingresar al ícono “facturación” dentro del Módulo Ventas (Figura 4).

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN GESTIÓN DE STOCK

Page 19: Manual Pabuelo

PROCESO 2: FACTURACIÓN 19

Figura 4

2.3. FACTURACIÓN

2.3.1. Ingreso de clientes en factura:

2.3.1.1. Consumidor final:No es necesario consignar datos del cliente. Ingresar directamente la operación de venta.

2.3.1.2. Clientes existentes en el ABM:Posicionarse en el campo “Cliente”, presionar F3 y seleccionar el cliente (Figura 5). Una vez seleccionado el cliente, sus datos se cargarán automáticamente en la factura.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN GESTIÓN DE STOCK

Page 20: Manual Pabuelo

PROCESO 2: FACTURACIÓN 20

Figura 5

2.3.1.3. Ingreso de nuevo cliente en el ABM: Ingresar en el ícono “Clientes” del Módulo Ventas y crear un nuevo registro presionando “Ctrl+Ins” ó haciendo Click en botón “Nuevo registro” (Figura 6). Luego completar todos los campos excepto el de “Código” (se completa automáticamente). Para terminar la carga presione ACEPTAR.

Figura 6

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN GESTIÓN DE STOCK

Page 21: Manual Pabuelo

IMPORTANTE No olvidar completar los campos “Pto. de Venta” (Según se quiera utilizar Vía 1 o Vía 2 de facturación) y “Forma de Pago”.

IMPORTANTE La facturación DESCUENTA mercadería del stock y las notas de crédito SUMAN mercadería.

PROCESO 2: FACTURACIÓN 21

2.3.2. Ingreso de operación de venta:Campo “Código”:

- Productos Ubicados en depósito: se completa de forma manual o presionando F3. En este último caso, se despliega el listado de productos. Seleccionar el producto y presionar ACEPTAR. Luego consignar la cantidad a vender. - Productos ubicados en el salón de ventas con código de barra: El cursor deberá estar SIEMPRE situado en el campo código. Para ubicarlo allí se puede usar el “Mouse” o presionar “F5”. Al scanear el código de barra presente en la etiqueta, se completan automáticamente los campos código, cantidad y artículo.

Campo “Precio”: este campo se completa de forma automática de acuerdo a la lista de precio establecida

para el cliente.Luego de completar el campo “Precio”, presionar “Enter” para confirmar el producto como ítem de la factura (Figura 7).

Figura 7

Luego de cargar todos los ítems de facturación, se debe presionar ACEPTAR.En este momento se abre un cuadro de diálogo “Detalle de pago” (Figura 8) que permite asentar la modalidad de cancelación de la operación. Completar los campos correspondientes según la forma de pago y dar ACEPTAR.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN GESTIÓN DE STOCK

Page 22: Manual Pabuelo

IMPORTANTE La factura de venta se imprimirá por Triplicado en forma automática

PROCESO 2: FACTURACIÓN 22

Figura 8

Esto permite pre-visualizar la factura. Para imprimirla presionar el botón “Imprime el reporte” (Figura 9).

Figura 9

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN GESTIÓN DE STOCK

Page 23: Manual Pabuelo

PROCESO 2: FACTURACIÓN 23

2.3.3. Documentos de facturación La factura original y el triplicado serán entregados al cliente. El triplicado servirá como orden para el retiro de la mercadería en depósito.El duplicado será conservado en el salón de venta en la “Carpeta de Facturación I ó II” según la vía de facturación utilizada. El comprobante de la mercadería que no fuera entregada en el momento de la facturación, será archivado en la carpeta “Mercadería Pendiente de Entrega” hasta que el encargado de depósito informe que se ha entregado mercadería pendiente.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN GESTIÓN DE STOCK

Page 24: Manual Pabuelo

PROCESO 3: EGRESO DE MERCADERÍA 24

PABUELO S.A.

PROCESO 3: EGRESO DE MERCADERÍA EN EL SISTEMA DE

GESTIÓN DE STOCK

JUNIO 2010

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN GESTIÓN DE STOCK

Page 25: Manual Pabuelo

INFORME DE MERCADERÌA PENDIENTE: Cuando se entrega mercadería pendiente es necesario informar diariamente, a los responsables del salón de venta, los comprobantes entregados.

PROCESO 3: EGRESO DE MERCADERÍA 25

3.1. DIAGRAMA DE PROCESO: ENTREGA DE MERCADERÍA

El encargado de depósito será responsable de los egresos de mercadería.

3.2. ENTREGA DE MERCADERÍA El cliente retirará la mercadería en el depósito haciendo entrega del triplicado que le fue entregado con el original de la factura de compra. El encargado supervisará la entrega controlando que lo despachado coincida exactamente con lo facturado. Luego sellará las facturas (Original y Triplicado) con la leyenda “ENTREGADO dd/mm/aa”. Por último se archivará el triplicado en la carpeta de “Mercadería Entregada”.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN GESTIÓN DE STOCK

Cliente retira mercadería con el

triplicado

Control visual y firma del

comprobante

Archivo de la Factura (Triplicado) en

depósito

Page 26: Manual Pabuelo

PROCESO 4: CONTROL DE STOCK 26

PABUELO S.A.

PROCESO 4: CONTROL DE STOCK

JUNIO 2010

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN GESTIÓN DE STOCK

Page 27: Manual Pabuelo

PROCESO 4: CONTROL DE STOCK 27

4.1. DIAGRAMA DE PROCESO

4.2. PREPARACION DEL SISTEMA PARA EL CONTROL DE STOCKPara comenzar a operar con el Sistema “Sinergial”, el usuario deberá ingresar al mismo con el Nombre de Usuario y Contraseña que le han sido asignados (Figura 1). Al hacer “Click” en el ícono “Sinergial 2010” del Escritorio, se visualizará el cuadro de diálogo donde se deberá completar los campos mencionados anteriormente.

Figura 1Ingresar al Módulo “Stock” del sistema “Sinergial” (Figura 2) y seleccionar la opción “Stock por Depósitos”.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN GESTIÓN DE STOCK

Emisión de Listado de

productos a controlar

Conteo de las existencias y comparación con el Listado

Informe de diferencias al Supervisor de

Admin.

Ajustes de stock realizados

por el Encargado

Page 28: Manual Pabuelo

OBSERVACION: Los controles se harán siempre por Rubro de Productos en forma completa. Luego de completado un Rubro, se estará en condiciones de iniciar el control en otro diferente.

PROCESO 4: CONTROL DE STOCK 28

Figura 2

4.3. CONTROL DE STOCK

Para realizar un control de stock, el usuario deberá emitir un listado de los productos a controlar. Este documento servirá luego para cotejarlo con los resultados que arroje el conteo físico sobre los productos.El rubro a controlar debe ser seleccionado antes de emitir el listado.

4.3.1. Definición del rubro a controlar Para ello se deben desplegar las “Opciones Avanzadas” que brinda el sistema (Figura 4) y realizar los filtros necesarios.

Figura 4

El usuario deberá situar el cursor en el campo “Rubro” y al presionar F3 visualizará una ventana conteniendo

todos los productos por rubro (Figura 5).

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN GESTIÓN DE STOCK

Page 29: Manual Pabuelo

PROCESO 4: CONTROL DE STOCK 29

Figura 5

En el ejemplo (Figura 5), se muestra que fue seleccionada la “Línea Aves” dentro del rubro “El forrajero”. Al presionar F5 o el botón “Listar los registros”, se mostrará el listado sobre el cual se trabajará. Entonces estará listo para imprimir como se muestra en la (Figura 6).

Figura 6

4.3.2. Impresión del listadoHaciendo clic en el botón “Imprime el reporte asociado” (Figura 6) se obtiene el listado definitivo como aparece más abajo (Figura 7).

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN GESTIÓN DE STOCK

Page 30: Manual Pabuelo

IMPORTANTE: Las diferencias serán anotadas manualmente en la hoja de listado

PROCESO 4: CONTROL DE STOCK 30

Figura 7

4.3.3. Conteo físicoTeniendo el listado que arrojó el sistema “Sinergial”, el encargado de depósito procederá a realizar el conteo físico de las existencias.Las cantidades contadas deberán ser anotadas manualmente en la hoja de listado, junto a la columna “Cantidad” y las diferencias deberán ser observadas en el mismo listado.

Una vez finalizado el proceso de conteo y control, el reporte deberá ser firmado por el encargado de depósito y archivado en la carpeta “Controles de stock”. En caso de existir diferencias, las mismas deberán ser informadas al “Supervisor de Administración”.

4.4. TRATAMIENTO DE LAS DIFERENCIAS

4.4.1. Diferencias en Exceso (“Sobrantes”): Los sobrantes pueden tener su origen en distintas situaciones, entre las que se cuentan:- Mercadería que aún no ha sido retirada por el cliente y que deberá estar registrada en la carpeta “Mercadería Pendiente de Entrega”.- Errores en la entrega de mercadería que han dejado un saldo a favor de la empresa.- Errores en el ingreso de mercadería.- Devoluciones de clientes no registradas correctamente.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN GESTIÓN DE STOCK

Page 31: Manual Pabuelo

PROCESO 4: CONTROL DE STOCK 31

Los “Sobrantes” deberán ser ajustados por el Encargado-Gerente mediante ingresos manuales de mercadería al sistema, de manera que la cantidad en stock físico coincida con la que arroja el sistema “Sinergial” como existente.

4.4.2. Diferencias en defecto (“Faltantes”): Los faltantes pueden haberse originado por varios motivos, a saber:- Mercadería enviada desde un depósito al salón de ventas, para su fraccionamiento, que no fue dada de baja en el sistema correctamente; por lo cual se deberá hacer un análisis visual para agotar esta posibilidad.- Errores en la entrega de mercadería que han sido perjudiciales para la empresa.- Devoluciones a proveedores no registradas correctamente.- Robos, roturas no informadas correctamente, etc.

Cuando se presenten faltantes de mercadería, el Encargado-Gerente deberá realizar el ajuste correspondiente en el sistema “Sinergial” registrando egresos manuales de mercadería. De esta manera la cantidad en stock quedará ajustada a lo que figura en el listado que se imprimió.

4.4.3. Ajustes de stockEl Gerente-Encargado será el responsable de realizar esta tarea supervisando los controles de stock realizados.En base a las diferencias que surjan del cotejo entre los “listados” y las existencias físicas en stock, se procederá a realizar los ajustes. Para ello, se deberá ingresar al módulo “Stock” del sistema “Sinergial” (Figura 8).

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN GESTIÓN DE STOCK

Page 32: Manual Pabuelo

PROCESO 4: CONTROL DE STOCK 32

Figura 8

En la opción “Movimiento de Stock” (Figura 9) se deberá crear un nuevo registro presionando “Ctrl+Ins” ó haciendo Click en el botón “Nuevo registro”.

Figura 9

Ajustes por Faltantes: El nuevo registro creado será un “Egreso” de mercadería.Ajustes por Sobrantes: El nuevo registro creado será un “Ingreso” de mercadería.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN GESTIÓN DE STOCK

Page 33: Manual Pabuelo

PROCESO 4: CONTROL DE STOCK 33

Luego se deberán completar los campos “Tipo” y “Dep. Origen” como muestra la figura 10.

Figura 10

Seguidamente, al posicionar el cursor en el campo “Código” y presionar F3, aparecerá una ventana (Figura 11) en la cual se deberá seleccionar el Rubro al cual pertenece el producto (sobrante o faltante). En el ejemplo: Rubro “Línea Aves”.

Figura 11

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN GESTIÓN DE STOCK

Page 34: Manual Pabuelo

PROCESO 4: CONTROL DE STOCK 34

Luego, se visualizará una ventana que permitirá seleccionar el producto a ajustar (Figura 12).

Figura 12

Finalmente, al presionar ACEPTAR, sólo restará consignar la cantidad del producto que se desea dar de baja o alta en el stock (Figura 13).

Figura 13

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN GESTIÓN DE STOCK

Page 35: Manual Pabuelo

PROCESO 4: CONTROL DE STOCK 35

Una vez impreso el comprobante (Figura 14), deberá ser firmado por el Gerente-Encargado y archivado en la Carpeta “Ajustes de Stock” para dejar constancia del movimiento.

Figura 14

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN GESTIÓN DE STOCK

Page 36: Manual Pabuelo

PROCESO 5: CREACIÓN DE RUBROS – CARGA DE NUEVOS ARTÍCULOS 36

PABUELO S.A.

PROCESO 5: CREACIÓN DE RUBROS – CARGA DE NUEVOS

ARTÍCULOS EN EL SISTEMA

JUNIO 2010

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN GESTIÓN DE STOCK

Page 37: Manual Pabuelo

PROCESO 5: CREACIÓN DE RUBROS – CARGA DE NUEVOS ARTÍCULOS 37

5.1. PREPARACIÓN DEL SISTEMAPara comenzar a operar con el Sistema “Sinergial”, el usuario deberá ingresar al mismo con el Nombre de Usuario y Contraseña que le han sido asignados (Figura 1). Al hacer “Click” en el ícono “Sinergial 2010” del Escritorio, se visualizará el cuadro de diálogo donde se deberá completar los campos mencionados anteriormente.

Figura 1

Ingresar al Módulo “Stock” del sistema “Sinergial” (Figura 2).

5.2. CREACIÓN DE UN NUEVO RUBROSeleccionar la opción “Rubros”, que aparece en la Figura 2.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN GESTIÓN DE STOCK

Page 38: Manual Pabuelo

PROCESO 5: CREACIÓN DE RUBROS – CARGA DE NUEVOS ARTÍCULOS 38

Figura 2

Podrá crearse un nuevo Rubro dentro del “Rubro Raíz” (Figura 3) o bien, un sub-rubro dentro de alguno de los rubros ya existentes como por ejemplo “El Forrajero”. Para ello, se deberá crear un nuevo registro presionando “Ctrl+Ins” ó haciendo Click en el botón “Nuevo registro” (Figura 3).

Figura 3

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN GESTIÓN DE STOCK

Page 39: Manual Pabuelo

OBSERVACIÓN: Si no existe Rubro para el artículo que se desea cargar, se deberá crear un nuevo rubro (ver punto 5.2.)

PROCESO 5: CREACIÓN DE RUBROS – CARGA DE NUEVOS ARTÍCULOS 39

El registro quedará creado al completar el campo “Nombre” que aparece en el recuadro (Figura 4). En el ejemplo, se creará un Rubro con el nombre “METRIVE”.

Figura 4

5.3. CARGA DE UN NUEVO ARTÍCULO

En caso de existir el Rubro, el mismo deberá seleccionarse como lo muestra la (Figura 5)

Seleccionar la opción “Artículos”, que aparece en la Figura 5.

Figura 5

En el ejemplo de la (Figura 6), se creará un nuevo registro dentro del Rubro “METRIVE”. Para ello, presionar “Ctrl+Ins” ó hacer Click en el botón “Nuevo registro”.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN GESTIÓN DE STOCK

Page 40: Manual Pabuelo

OBSERVACIÓN: Todos losartículos deberán poseer Código de Barras.

PROCESO 5: CREACIÓN DE RUBROS – CARGA DE NUEVOS ARTÍCULOS 40

Figura 6

Para finalizar con la carga del artículo, se deberán completar los campos con los datos del mismo. En cuanto al campo “Códigos de barras”, si el artículo ya posee un código dado por el fabricante o proveedor, el número deberá completarse manualmente en el campo “Código” que

aparece pintado de azul (Figura 7).Caso contrario, el sistema “Sinergial” generará un código de barras interno presionando el botón “Generar Código de Barras”.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN GESTIÓN DE STOCK

Page 41: Manual Pabuelo

PROCESO 5: CREACIÓN DE RUBROS – CARGA DE NUEVOS ARTÍCULOS 41

Figura 7

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN GESTIÓN DE STOCK

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RIO CUARTO - CORDOBA

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