Manual proced.servicios publicos univalle

Universidaddel Valle

FAVOR ELIMINAR UNA VEZ RECIBA UNA VERSIÓN DEFINITIVA DEL MANUAL

Número:

MP-04-05-03 Versión:

2.0

Manual de Procedimientos Página: 1 de 49

Fecha de Emisión:

Septiembre 2009 Título:

SERVICIOS AL PÚBLICO DE LA BIBLIOTECA Elaborado por:

Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional

Área de Calidad y Mejoramiento

Revisado por:

Coordinador Área de Servicios al Público

Aprobado por:

Jefe División de Bibliotecas

BORRADOR

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVOS.......................................... ....................................................................4

2. ALCANCE............................................ .....................................................................4

3. DEFINICIONES.........................................................................................................4

3.1. Biblioteca Mario Carvajal BMC ..........................................................................4

3.2. Búsqueda Bibliográfica ......................................................................................4

3.3. Capacitación de segundo nivel ..........................................................................5

3.4. Catálogo.............................................................................................................5

3.5. Casillero .............................................................................................................5

3.6. CCNPS ..............................................................................................................5

3.7. Colección ...........................................................................................................5

3.8. Colección de documentos de organismos internacionales ................................5

3.9. Colección de Referencia ....................................................................................6

3.10. Colección de Reserva ....................................................................................6

3.11. Colección Especial .........................................................................................6

3.12. Colección General ..........................................................................................6

3.13. Conmutación Bibliográfica..............................................................................6

3.14. Curso de Inducción.........................................................................................6

3.15. Hemeroteca....................................................................................................7

3.16. ISSN...............................................................................................................7



Número:


2.0


Fecha de Emisión:





Revisado por:


Aprobado por:


BORRADOR

3.17. ISTEC.............................................................................................................7

3.18. Mapoteca........................................................................................................7

3.19. Maqueteca......................................................................................................7

3.20. Membresía .....................................................................................................7

3.21. Multa...............................................................................................................7

3.22. OLIB ...............................................................................................................8

3.23. OPAC .............................................................................................................8

3.24. Préstamo Interbibliotecario.............................................................................8

3.25. Préstamo Interbibliotecario Internacional .......................................................8

3.26. Préstamo Interbibliotecario Local ...................................................................8

3.27. Préstamo Interbibliotecario Nacional ..............................................................9

3.28. Programa Académico .....................................................................................9

3.29. Signatura Topográfica ....................................................................................9

3.30. Sistema de Clasificación Decimal Dewey (SCDD) .........................................9

3.31. Tesis...............................................................................................................9

3.32. Unidad Académica .........................................................................................9

3.33. Videoteca y Sonoteca...................................................................................10

3.34. Voucher ........................................................................................................10

4. POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES .................. ......................................11

5. PROCEDIMIENTOS ...............................................................................................12

5.1. Préstamo de Material Bibliográfico...................................................................12



Número:


2.0


Fecha de Emisión:





Revisado por:


Aprobado por:


BORRADOR

5.2. Renovación del Material Bibliográfico ..............................................................14

5.3. Cancelación del Material Bibliográfico .............................................................15

5.4. Reposición de Material Bibliográfico por Perdida o Daño ................................16

5.5. Capacitación a Usuarios de la Biblioteca .........................................................18

5.6. Información y Referencia .................................................................................21

5.7. Préstamo de Material de Hemeroteca..............................................................22

5.8. Préstamo de Material de Mapoteca .................................................................24

5.9. Préstamo de Material Audiovisual....................................................................25

5.10. Atención a Usuarios de la Mediateca ...........................................................30

5.11. Préstamo Interbibliotecario...........................................................................32

5.12. Registro y Pago de Multas ...........................................................................37

5.13. Asignación y Préstamo de Cubículos ...........................................................39

5.14. Conmutación Bibliográfica............................................................................41

5.15. Administración de Casilleros ........................................................................43

6. PROCESOS RELACIONADOS.............................. ................................................48

7. FORMATOS............................................................................................................48

8. ANEXOS.................................................................................................................48



Número:


2.0


Fecha de Emisión:

Junio de 2009 Título:

SERVICIOS AL PÚBLICO DE LA BIBLIOTECA

BORRADOR

1. OBJETIVOS

• Describir los procedimientos requeridos para acceder a los servicios de las Bibliotecas de la Universidad del Valle.

• Identificar en los procedimientos: la secuencia de actividades y sus responsables, las

evidencias o registros de su ejecución, la normatividad que lo rige y el alcance. • Divulgar los procedimientos necesarios acceder a los servicios de las Bibliotecas de la

Universidad del Valle. • Servir como punto de referencia documental en la inducción, capacitación y consulta de

las personas que lo requieran. • Servir como medio de apoyo para el análisis, revisión y mejoramiento de los

procedimientos llevados a cabo.

2. ALCANCE

Comprende todos los procedimientos relacionados con el servicio al público de la biblioteca, desde la solicitud del servicio por parte del usuario, hasta la prestación satisfactoria del mismo; involucra todos los procesos que se deben realizar para tal fin. 3. DEFINICIONES

3.1. Biblioteca Mario Carvajal BMC

Biblioteca ubicada en el Campus Meléndez que presta una amplia variedad de servicios bibliotecarios a los estudiantes de la Universidad del Valle y al público en general.

3.2. Búsqueda Bibliográfica

Consiste en la identificación, selección y obtención de información en las colecciones, las bases de datos nacionales e internacionales y las redes de información, en respuesta a las necesidades específicas planteadas por un usuario o una institución.



Número:


2.0


Fecha de Emisión:



BORRADOR

3.3. Capacitación de segundo nivel

Taller programado para estudiantes de cuarto semestre en adelante, tesistas, asistentes de investigación e investigadores con el propósito de realizar consultas más especializadas. No es una capacitación obligatoria pero sí fundamental.

3.4. Catálogo

Fichero de registros bibliográficos, creado conforme a principios específicos y uniformes de realización y siguiendo las directrices de una lista oficial de encabezamientos que describe el material de la colección, biblioteca o grupo de estas. Relación ordenada en la que se incluyen o describen de forma individual libros, documentos, personas, objetos, etc., que están relacionados entre sí.

3.5. Casillero

Sistema destinado para guardar las pertenencias de los usuarios, mientras se encuentra utilizando los servicios y las instalaciones de la biblioteca.

3.6. CCNPS

Catálogo Colectivo Nacional de Publicaciones Seriadas.

3.7. Colección

Agrupación del material bibliográfico de acuerdo a los diferentes campos del conocimiento con el fin de facilitar la recuperación y consulta de los usuarios.

3.8. Colección de documentos de organismos internac ionales

Conformada por las publicaciones editadas por organismos internacionales como UNESCO, ONU, Banco Mundial, Organización Internacional del Trabajo, Organización Mundial de la Salud, Organización Panamericana de la Salud, etc.



Número:


2.0


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BORRADOR

3.9. Colección de Referencia

Compuesta por material documental que brinda información rápida y puntual e introduce al usuario en el conocimiento de un tema. Está conformada por: Enciclopedias, diccionarios, catálogos, índices y bibliografías, entre otros.

3.10. Colección de Reserva

Conformada por el material bibliográfico de alta demanda que los docentes han solicitado como texto guía de sus cursos y de los cuales se tienen varias copias.

3.11. Colección Especial

Conformada por materiales que por ser únicos o con un alto valor bibliográfico requieren protección y condiciones de préstamo especiales. Hacen parte de esta: bibliotecas de personajes ilustres de la región y del país, material que conforma la memoria institucional de la Universidad del Valle y material publicado en y sobre el Valle del Cauca.

3.12. Colección General

Conformada por material bibliográfico para consulta interna y externa.

3.13. Conmutación Bibliográfica

Obtención de documentos que no se encuentran en la biblioteca de la Universidad, por medio de convenios de intercambio de información con otros sitios.

3.14. Curso de Inducción

Taller programado especialmente para estudiantes de primer semestre con el propósito de hacer más eficientes las búsquedas de información y a la vez hacer una difusión de los servicios de la División de Bibliotecas.



Número:


2.0


Fecha de Emisión:



BORRADOR

3.15. Hemeroteca

Conformada por las publicaciones seriadas en papel, integradas básicamente por revistas, periódicos y boletines.

3.16. ISSN

El ISSN (International Standard Serial Number) número internacional que identifica de manera única un colección.

3.17. ISTEC

Consorcio de Educación Iberoamericana de Ciencia y Tecnología.

3.18. Mapoteca

Una mapoteca es la colección de material cartográfico sean estos mapas, atlas, cartas náuticas, guías turísticas, planos y similares.

3.19. Maqueteca

Conformada por reproducciones a escala de edificios históricos y planos tridimensionales, elaborados por estudiantes de la Universidad, especialmente protegidos en urnas.

3.20. Membresía

Vigencia de la cuenta del usuario.

3.21. Multa

Valor de cobro generado por la pérdida, daño o no devolución dentro de los plazos del material bibliográfico en préstamo.



Número:


2.0


Fecha de Emisión:



BORRADOR

3.22. OLIB

Es un sistema Cliente / Servidor que permite el manejo integral de todo el sistema de la biblioteca. El sistema permite efectuar la gestión de catalogación, Control de seriales, Circulación y administración de usuarios, aspectos de mantenimiento, registro de deudas y todos los procesos de búsqueda típicos de un sistema bibliotecario. Cuenta adicionalmente con el sistema de búsqueda basado en una interfaz web (OPAC) que brinda todas las funcionalidades de búsquedas que provee el sistema Cliente / Servidor.

3.23. OPAC

Catálogo de Acceso Público en Línea de los materiales mantenidos en la biblioteca, al cual pueden acceder los usuarios y el personal de la biblioteca a través de terminales de computador.

3.24. Préstamo Interbibliotecario

Es el convenio interinstitucional que propende por el trabajo cooperativo entre bibliotecas universitarias con el objetivo de compartir, en calidad de préstamo los recursos bibliográficos disponibles. Este servicio tiene la finalidad de ampliar y facilitar a los usuarios las posibilidades de encontrar en otras bibliotecas los materiales que no existen en el Sistema de Bibliotecas de la Universidad del Valle.

3.25. Préstamo Interbibliotecario Internacional

Es el convenio interinstitucional que permite el préstamo de materiales bibliográficos con las universidades en el mundo que lo suscriben.

3.26. Préstamo Interbibliotecario Local

Es el convenio interinstitucional con las universidades ubicadas dentro de la ciudad.



Número:


2.0


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BORRADOR

3.27. Préstamo Interbibliotecario Nacional

Es el convenio interinstitucional con las universidades del país.

3.28. Programa Académico

Se entiende por programa de formación de pregrado la organización de los saberes (teóricos, prácticos o teórico-prácticos) en un conjunto de experiencias académicas, pedagógicas y culturales, acorde con las expectativas y demandas de formación en cada campo profesional o tecnológico, las transformaciones y tendencias tecnológicas, económicas, sociales y culturales del contexto y las condiciones legales y reglamentarias vigentes.

3.29. Signatura Topográfica

Es un código formado por números y letras, o letras solamente, que identifica cada documento y permite su ordenación en las estanterías. Va impreso sobre una etiqueta adherida al documento que se denomina tejuelo.

3.30. Sistema de Clasificación Decimal Dewey (SCDD)

El sistema de clasificación decimal Dewey (SCDD) es un sistema de clasificación de la información bibliográfica de las bibliotecas.

3.31. Tesis

Integrada por trabajos de investigación realizadas por los estudiantes de la Universidad del Valle.

3.32. Unidad Académica

Una Unidad Académica (Escuela, Departamento, Área) es el organismo donde se origina la programación académica, en consonancia con las políticas académicas de la Universidad. Es la dependencia que diseña, ofrece y evalúa las asignaturas que integran la estructura curricular de los Planes de Estudio y aprueba los programas, como también el contenido de los instrumentos de evaluación de las asignaturas correspondientes que realizan sus profesores.



Número:


2.0


Fecha de Emisión:



BORRADOR

3.33. Videoteca y Sonoteca

Conformado por documentales, películas y grabaciones sonoras en formatos multimedia (videos, película de 8 mm., discos en acetato, CD-ROM, partituras, DVD, casetes).

3.34. Voucher

Cupón internacional de pago.



Número:


2.0


Fecha de Emisión:



BORRADOR

4. POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES • Ley 30 de Diciembre 28 de 1992, del Congreso de la República. “Por la cual se

organiza el servicio público de la Educación Superior”. • Acuerdo 006 de Febrero 10 de 2003 del Consejo Superior. “Por la cual se define la

estructura organizacional de la División de Bibliotecas de la Universidad y se establece su Planta definitiva de Cargos”.

• Resolución 031 de Junio 29 de 2007 del Consejo Superior. “Por la cual se establece el

reglamento para los usuarios de los servicios que ofrece la división de bibliotecas”. • Ley 23 de Enero 28 de 1982 del Congreso de la República. Sobre Derechos de Autor. • Sistema de Clasificación Dewey (Dewey Decimal System DDC) • Reglas de Catalogación Angloamericanas (Anglo-American Cataloguing Rules 2

Edición)



Número:


2.0


Fecha de Emisión:



BORRADOR

5. PROCEDIMIENTOS ▲: Actividad de Control

5.1. Préstamo de Material Bibliográfico

ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS

A- Ingresar al catálogo en línea de la Universidad. http://opac.univalle.edu.co/cgi-olib/opac.sh

Usuario

B- Buscar el material bibliográfico de acuerdo a los criterios disponibles en el catálogo en línea

Usuario

C- Solicitar el material bibliográfico a través del sistema de pedidos, tomar el número de pedido y dirigirse a la sala para recibir el material solicitado (Sólo colección General y Tesis de la BMC) ▲

Usuario

D- Diligenciar ficha de solicitud de préstamo y presentar al bibliotecario (Colección Reserva, Colección Especiales, Colección de Documentos de Organismos Internacionales, Colecciones de la Biblioteca San Fernando y Hospital)

Usuario Ficha de solicitud de

préstamo

E- Imprimir el pedido y buscar el material bibliográfico. (Sólo colección General y tesis de la Biblioteca Mario Carvajal)

Bibliotecario Tiquete

F- Buscar el material bibliográfico y llevarlo a la ventanilla de atención al público Bibliotecario

1.Préstamo de Material Bibliográfico (Libros)

G-Solicitar al usuario los documentos requeridos para el préstamo1 y la modalidad del préstamo (Préstamo Interno o Externo)

Bibliotecario Verificación de documentos

1 Resolución 031 de 2007 del Consejo Superior.



Número:


2.0


Fecha de Emisión:



BORRADOR


H-Presentar documento debidamente actualizado requerido para realizar el préstamo e informar la modalidad del préstamo.

Usuario Documento de identificación

I- Verificar los documentos presentados por el usuario y realizar la lectura del código de barras del carné y del material bibliográfico a ser prestado ▲

Bibliotecario

J- Desmagnetizar el material bibliográfico y colocar la etiqueta de fecha de entrega (Sólo sí el material bibliográfico y el usuario están habilitados para préstamo externo) ▲

Bibliotecario Etiqueta

K- Entregar el material bibliográfico y el documento de identificación al usuario Bibliotecario



Número:


2.0


Fecha de Emisión:



BORRADOR

5.2. Renovación del Material Bibliográfico


A- Solicitar en la ventanillas de las Colecciones de la División de Bibliotecas de la renovación del préstamo, presentar documento de identificación y el material bibliográfico a renovar.

Usuario

B- Revisar el documento presentado por el usuario, cambiar la opción en el sistema (Pasar de Auto a Renovación) y leer el código de barras del material a ser renovado ▲

Bibliotecario Cuenta del usuario

C- Renovar el préstamo del material bibliográfico en el sistema Bibliotecario Cuenta del usuario

D- Colocar la etiqueta de fecha de entrega al material bibliográfico. Bibliotecario Etiqueta

E- Entregar el material y el documento de identificación al usuario.

Bibliotecario

1.Renovación Presencial de Material Bibliográfico

F- Cambiar la opción en el sistema (Pasar de Renovación a Auto) Bibliotecario

A- Ingresar a la cuenta de usuario a través de la página http://biblioteca.univalle.edu.co Usuario

B- Seleccionar el material bibliográfico a renovar. Usuario Cuenta de usuario

2.Renovación de material bibliográfico de la colección general vía web

C- Realizar la renovación en el sistema ▲ Usuario

A- Realizar llamada al número telefónico disponible para la renovación de material bibliográfico.

Usuario

B- Atender la solicitud de renovación del préstamo del material bibliográfico Bibliotecario

3.Renovación de material bibliográfico de la colección general vía telefónica

C- Realizar la renovación en el sistema e informar al solicitante la fecha de devolución del material bibliográfico

Bibliotecario Cuenta de usuario



Número:


2.0


Fecha de Emisión:



BORRADOR

5.3. Cancelación del Material Bibliográfico


A- Solicitar en las ventanillas de las Colecciones de la División de Bibliotecas la cancelación del material bibliográfico.

Usuario

B- Realizar la lectura del código de barras del material bibliográfico. (No aplica para colección especial)

Bibliotecario

C- Cancelar el material bibliográfico en el sistema. (No aplica para colección especial) Bibliotecario Cuenta de usuario

D- Verificar en el sistema si el material tiene reserva (Sólo Colección General) ▲ Bibliotecario

E- Anotar nombre de usuario, código del solicitante y la fecha de entrega al usuario que solicitó la reserva. (Sólo libros de general con reserva)

Bibliotecario

F- Llevar el material bibliográfico al módulo de libros reservados. (Sólo libros de general con reserva)

Bibliotecario

G- Colocar el material bibliográfico cancelado en el carro transportador según la clasificación establecida.

Bibliotecario

H- Magnetizar el material bibliográfico. ▲ Bibliotecario

1.Cancelación de material bibliográfico

I- Ubicar el material bibliográfico en los estantes de acuerdo a la clasificación establecida.

Bibliotecario

A- Devolver el material al bibliotecario (Publicaciones periódicas y/o mapas) Usuario Material devuelto

2.Cancelación de material bibliográfico de la mapoteca y hemeroteca

B- Verificar que el material bibliográfico devuelto esté completo y en las mismas condiciones que se prestó y entregar documento de identificación al usuario ▲

Bibliotecario



Número:


2.0


Fecha de Emisión:



BORRADOR


C- Realizar la cancelación del material en el sistema. (Sólo material de Mapoteca) y Publicaciones periódicas que tengan código de barras.

Bibliotecario

D- Clasificar la ficha de solicitud en orden alfabético en la mesa respectiva. (Sólo Hemeroteca)

Bibliotecario

2.Cancelación de material bibliográfico de la mapoteca y hemeroteca

E- Ubicar el material bibliográfico en los estantes.

Bibliotecario

5.4. Reposición de Material Bibliográfico por Perd ida o Daño


A- Reportar la pérdida o daño del libro en el Área Servicios Especiales de la División de bibliotecas.

Usuario 1. Reporte de pérdida o daño de libro por parte del usuario

B- Verificar la magnitud del daño del libro. Si es daño menor realizar la etapa 2, si es daño mayor o pérdida de libro realizar la etapa 3

Profesional

A- Informar al usuario el valor que debe cancelar por la reparación del libro de acuerdo a la política de cobro de multas de la División de Bibliotecas .

Profesional Coordinador

B- Colocar una alerta en la cuenta del usuario, especificando el motivo.

Profesional OLIB

C- Cancelar en Pagaduría el valor de la reparación del libro en la Sede Melendez o en la Biblioteca San Fernando.

Usuario Comprobante de pago

D- Llevar el comprobante de pago al Área de Servicios al Público de la División de Bibliotecas.

Usuario

2. Daño menor de libro

E- Diligenciar formato de pago de encuadernación de libros.

Profesional oBibliotecario

Original formato de pago de

encuadernación de libros



Número:


2.0


Fecha de Emisión:



BORRADOR


F- Cancelar la alerta en la cuenta usuario en el OLIB.

Profesional o Bibliotecario

OLIB

G- Enviar la copia del formato de pago de encuadernación con el libro(s) al Área de Procesos Técnicos.


Copia formato de pago de

encuadernación de libros

A- Informar al usuario que debe reponer el material y darle a conocer el reglamento.

Profesional o Coordinador

B- Colocar una alerta en la cuenta del usuario, especificando el tipo de daño.


OLIB

C- Suministrar al usuario los datos completos del material a reponer


D- Cotizar el Material con los Proveedores si fuese necesario.

Coordinador

E- Informar al área de servicios si consiguió el material. Entregar al Área de Servicios Especiales el material en reposición. De lo contrario ir al paso I.

Usuario

F- Cancelar la alerta del usuario en el sistema de la biblioteca.


G- Diligenciar el formato de reposición de libros perdidos por usuarios, especificando el título del libro que trae en reposición, entregar el libro al Área de Procesos Técnicos y archivar la copia del Formato.


Formato de reposición de libros

perdidos

H- Cambiar la disponibilidad del material en el sistema por material perdido reposición año.


I- Informar al usuario el valor del libro teniendo en cuenta el reglamento.


J- Cancelar en Pagaduría el valor del libro. Usuario

Comprobante de pago

K- Llevar el comprobante de pago al área de servicios de la biblioteca.

Usuario

3. Daño mayor o pérdida de libro

L- Cancelar la alerta del usuario en el sistema de la biblioteca.




Número:


2.0


Fecha de Emisión:



BORRADOR


M- Diligenciar el formato de reposición de libros perdidos por usuarios, relacionando en observaciones el consecutivo del comprobante de pago y archivar una copia.


Original formato de reposición de libros

perdidos por usuarios

N- Enviar la copia del formato de reposición de libros perdidos por usuarios al área de procesos técnicos para su compra.


Copia formato de reposición de libros

perdidos por usuarios

5.5. Capacitación a Usuarios de la Biblioteca


A- Consultar Calendario Académico del período académico, para determinar las fechas para las inducciones.

Profesional /Bibliotecario

B- Enviar listado de admitidos y memorando indicando la clave para ingresar a la página web de admisiones, al Área de Servicios Especiales de la Biblioteca Mario Carvajal.

Coordinador del Área de admisiones

C- Diligenciar con la clave en la pagina http://admisiones.univalle.edu.co/new/ el formato de Citación de Admitidos a primer semestre (Plan, cupos, jornada, instructor asignado, hora y fecha de inducción, y sala

Profesional / Bibliotecario

Formato web Citación de

Admitidos a primer semestre de

pagina de D- Publicar en la página web de la biblioteca y de Registro Académico la programación de los cursos de inducción. (Usando la clave proporcionada)


Formato página web

E- Asistir al curso de inducción en la fecha establecida por la División de Bibliotecas. Usuario

F- Supervisar y coordinar el desarrollo del curso de inducción ▲ Profesional

1.Inducción a estudiantes de primer semestre

G- Realizar la inducción y entregar folleto con la información referente a la biblioteca.




Número:


2.0


Fecha de Emisión:



BORRADOR


H- Llenar el formato de asistencia al curso de inducción. Usuario Formato de

Asistencia

I- Enviar los códigos de usuario registrados en el formato del curso de inducción al profesional de sistemas de la biblioteca.

Profesional Formato de Asistencia

J- Registrar en el sistema de la biblioteca los códigos de los usuarios que se encuentran en el formato para activar la cuenta del usuario ▲

Ingeniero de Sistemas Biblioteca

Sistema de la biblioteca

K- Solicitar al área de Servicios Especiales de la biblioteca la activación del servicio de préstamo. (Sólo si realizo el curso y la cuenta no fue activada)

Usuario

L-Buscar su firma en el Formato de Asistencia (Proporcionado por Bibliotecario), y confirmar que si se presenció la inducción. (Sólo si la cuenta no fue activada)

Usuario Formato Inducción

a Estudiantes Primer Semestre

M- Verificar su condición de estudiante regular de la biblioteca y activar la cuenta de usuario. (Sólo si el usuario comprueba que firmo el formato de asistencia) ▲

Profesional

N- Consultar la programación de las inducciones anexas2 para realizar la inducción. (Sólo si el estudiante no fue a la inducción que le correspondía). -Si el estudiante no acude a las anteriores deberá esperar un semestre para acceder a los servicios de la Biblioteca.

Usuario

1.Inducción a estudiantes de primer semestre

O- Utilizar los servicios de la Biblioteca.(Sólo si el usuario tiene su cuenta activada)

Usuario

2 Inducciones para segundo, tercer llamado, trasferencias y una final.



Número:


2.0


Fecha de Emisión:



BORRADOR


A- Enviar correo a partir de las listas de correo que posee la biblioteca de directores de plan, docentes y estudiantes informándoles sobre el servicio de capacitación de segundo nivel.

Profesional Correo electrónico

B- Llamar o enviar correo electrónico al área de servicios especiales para solicitar la capacitación, especificando el número de participantes, fecha, términos especiales relacionados con los interesados, etc.

Usuario

2. Capacitaciones Especializadas

C- Llenar el formato de solicitud con la información en caso de que la solicitud sea vía telefónica o imprimir la solicitud en caso de que esta se haya realizado vía correo electrónico.

Profesional

Formato de Solicitud para Capacitación Especializada

D- Archivar la solicitud en la carpeta de capacitación. Profesional

E- Preparar la capacitación de acuerdo a los temas de interés de quienes solicitaron la capacitación.

Profesional

F- Realizar la estrategia de búsqueda con los términos proporcionados por los interesados.

Profesional

G- Realizar la capacitación. Profesional

H- Circular el formato de asistencia de capacitaciones especializadas entre los asistentes, para realizar el control.

Profesional Formato Asistencia

Capacitaciones Especializadas

2. Capacitaciones Especializadas

I- Archivar el formato con solicitud. Los correos ingresados por los usuarios asistentes, serán utilizados para la actualización de la base de datos

Profesional Formato Asistencia

Capacitaciones Especializadas



Número:


2.0


Fecha de Emisión:



BORRADOR

5.6. Información y Referencia


A- Solicitar información acerca de los servicios y recursos que posee la Biblioteca. Usuario

1.Información al Usuario

B- Atender y dar respuesta a las solicitudes de los usuarios, orientando sobre el manejo de los recursos y servicios de la Biblioteca.

Bibliotecario

A- Buscar en el Catálogo bibliográfico OLIB, a través de la página de Internet de la Biblioteca http://biblioteca.univalle.edu.co

Usuario

B- Ir a la colección de referencia de la biblioteca. Usuario

C- Orientar al usuario en búsquedas avanzadas de la información en las diferentes fuentes bibliográficas.

Bibliotecario

D- Orientar al usuario sobre la localización del material bibliográfico. Bibliotecario

E- Realizar la consulta bibliográfica. Usuario

F- Recoger el material bibliográfico que se encuentra sobre las mesas. Bibliotecario

G- Registrar la consulta del material bibliográfico en el sistema de la Biblioteca.▲ Bibliotecario

H- Realizar la clasificación del material bibliográfico. Bibliotecario

2. Consulta del Material Bibliográfico de la Colección de Referencia

I- Ubicar el material en el estante respectivo. Bibliotecario



Número:


2.0


Fecha de Emisión:



BORRADOR

5.7. Préstamo de Material de Hemeroteca


A-Tomar el título, el año y el volumen del material a prestar (Diligenciar ficha de solicitud de préstamo)

Usuario Ficha de solicitud

de préstamo

B- Ir a la ventanilla de Hemeroteca, segundo piso Biblioteca Mario Carvajal, o en la colección de la Biblioteca San Fernando.

Usuario

C- Entregar la ficha de solicitud de préstamo del material bibliográfico.

Usuario

D- Buscar la publicación periódica.

Bibliotecario

E- Presentar documento de identificación para realizar el préstamo. Recuerde que el material de la Hemeroteca solo se presta internamente.

Usuario

F- Ingresar el préstamo en la cuenta del usuario. Bibliotecario Cuenta del usuario

G- Colocar el documento de identificación y la ficha bibliográfica en la mesa, en respectivo orden alfabético y entregar el material verificando en la ficha el numero de ejemplares prestados. Si el material tiene código de barras asignado se ingresa en la cuenta del usuario.

Bibliotecario

H- Consultar la publicación y devolverla en la respectiva colección, esperar la devolución del documento de identificación en caso de haberlo dejado.

Usuario

I- Verificar que las publicaciones periódicas estén completas y en las mismas condiciones de préstamo. Una vez revisado entregar documento de identificación al usuario.

Bibliotecario

1. Préstamo de material de Hemeroteca

J- Colocar las publicaciones periódicas en los estantes.

Bibliotecario



Número:


2.0


Fecha de Emisión:



BORRADOR


A. Realizar la búsqueda en el OPAC acerca de la norma técnica requerida o acérquese a la colección de Hemeroteca para que le brinden información de la norma técnica requerida.

Usuario

B. Llenar la ficha con el nombre de la norma , el numero y los datos del usuario.

Usuario

Ficha de solicitud de préstamo

C. Recibir la ficha y realizar la búsqueda de la norma. Una vez se encuentre se le indica al usuario que siga a la sala interna de la hemeroteca y se realiza la entrega de la norma.

Bibliotecario

D- Registrar el documento de identificación y del material a ser prestado.

Bibliotecario Cuenta del usuario

E- Realizar la consulta. Recuerde que las normas técnicas no se pueden fotocopiar.

Usuario

F- Una vez terminada la consulta se debe indicar al bibliotecario y hacer la entrega del material.

Usuario

2. Préstamo de normas técnicas Biblioteca Mario Carvajal.

G- Verificar que ellas normas devueltas estén completas y en las mismas condiciones que se prestaron. Una vez revisado entregar documento de identificación al usuario.

Bibliotecario

A. Acercarse a la colección de Hemeroteca de la Biblioteca Mario Carvajal o San Fernando y preguntar por el servicio de Microfilms al bibliotecario encargado.

Usuario

B. Brindar al usuario los listados de microfilms con que se cuente

Bibliotecario

C. Solicitar el material requerido . Usuario

3. Préstamo de Microfilms Biblioteca Mario Carvajal.

D. Pedir el documento de identificación al usuario y buscar el Microfilm requerido en los estantes (Biblioteca Mario Carvajal), o solicitar en el Área de Servicios Especiales (Biblioteca San Fernando).

Bibliotecario



Número:


2.0


Fecha de Emisión:



BORRADOR


D. Brindar al usuario la consulta en los lectores de Microfilms.


E. Explicar al usuario el correcto uso del lector de Microfilms.


F. Realizar la consulta y indicarle al bibliotecario una vez termine esta.

Usuario

3. Préstamo de Microfilms.

G. El bibliotecario debe entregar el documento de identificación al usuario y ubicar el Microfilm en el mueble respectivo.


5.8. Préstamo de Material de Mapoteca3


A. Registrar signatura topográfica del material requerido.

Usuario Ficha de solicitud de préstamo

B. Ir al área de Mapoteca, tercer piso Biblioteca Mario Carvajal.

Usuario

C. Entregar la ficha de solicitud de préstamo del material requerido.

Usuario Ficha de solicitud

de préstamo

D. Buscar el material requerido. Revisar si el material es de préstamo interno o externo.

Bibliotecario

1. Préstamo de Material Mapoteca.

E. Presentar documento de identificación para el préstamo.

Usuario

3 Esta colección solo se encuentra en la Biblioteca Mario Carvajal.



Número:


2.0


Fecha de Emisión:



BORRADOR


F. Revisar el documento de identificación, registrar el préstamo en la cuenta del usuario y poner la etiqueta de fecha de entrega.

Bibliotecario Cuenta del Usuario

G. Entregar el material y el documento de identificación a usuario. Bibliotecario

H. Si el material es de préstamo interno, ingresar en cuenta de bibliotecario por la opción devolución sin préstamo.

Bibliotecario Cuenta del Bibliotecario

H. Dar servicio de cámara digital si el usuario desea reproducir material de préstamo interno.

Bibliotecario

I. Usar el material y devolverlo al bibliotecario encargado. Usuario

5.9. Préstamo de Material Audiovisual


A- Realizar la búsqueda bibliográfica a través del OLIB en la página de Internet de la biblioteca http://biblioteca.univalle.edu.co (Sí el usuario no conoce el material)

Usuario

B- Ir al área de Videoteca-Sonoteca

Usuario C- Informar el título, el autor y/o signatura del material audiovisual. Usuario

1.Préstamo de material audiovisual

D- Verificar el tipo de material para préstamo. (Casete, acetato, CD o material audiovisual) Una vez definido ubicarse en la etapa correspondiente ▲

Bibliotecario

2.Préstamo de casetes

A- Buscar el material y solicitar documento de identificación al usuario. Bibliotecario



Número:


2.0


Fecha de Emisión:



BORRADOR


B- Ingresar al OLIB para hacer el préstamo vía alerta (número de referencia de los casetes, fecha de préstamo y vencimiento). Bibliotecario

Base de datos OLIB (vía web)

C- Sellar la fecha de vencimiento en las etiquetas de préstamo. Bibliotecario

D- Indicar al usuario del término y las condiciones de préstamo. Bibliotecario

E- Entregar el documento de identificación ylos casetes al usuario.

Bibliotecario

A- Verificar la disponibilidad de la cabina de audio y consultar en la base de datos la signatura del material o el número de clasificación de los acetatos ▲

Usuario

B- Buscar el material en el estante y solicitar el documento de identificación al usuario. Bibliotecario

C- Ubicar al usuario en la cabina correspondiente. Bibliotecario

3.Préstamo de discos en acetato

D- Escuchar el material y reclamar el documento de identificación cuando termine.

Usuario

E- Entregar el documento al solicitante. Bibliotecario

3.Préstamo de discos en acetato

F- Retirar el acetato del tornamesa y ubicar el acetato en el estante

Bibliotecario

A- Verificar la disponibilidad de equipos. Si no hay equipos indicar al usuario que debe esperar hasta que desocupen un equipo. ▲

Bibliotecario

B- Si hay disponibilidad de equipo, recibir el pedido y buscar el CD y el cancionero en la estante por signatura topográfica

Bibliotecario

C-Solicitar documento de identificación al usuario. Bibliotecario

D- Prestar el material en la cuenta del usuario Bibliotecario

Base de datos OLIB

4. Préstamo de CD

D- Ubicar el usuario en el equipo. Bibliotecario



Número:


2.0


Fecha de Emisión:



BORRADOR


E- Escuchar el material y reclamar el documento de identificación al terminar de escucharlo.

Usuario

F- Retirar el material del equipo. Bibliotecario

G- Cancelar el préstamo del material en el OLIB. ▲ Bibliotecario

Base de datos OLIB

H- Ubicar el material en el estante respectivo. Bibliotecario A- Consultar en la base de datos la signatura del material o el número de clasificación. Usuario Base de datos

OLIB (vía web)

B- Verificar la disponibilidad de equipos. ▲ Bibliotecario

C-Si no hay disponibilidad de equipos, indicar al usuario las opciones de horas para hacer la reserva y confirmar el horario y el tipo de equipo al solicitante.

Bibliotecario

5.Préstamo material audiovisual (VHS Y DVD)

D- Recibir el pedido. Bibliotecario E- Buscar el material en el estante. Bibliotecario

F- Solicitar documento de identificación al usuario. Bibliotecario

G- Verificar si el usuario se encuentra activo en la base de datos, sino se encuentra activo informar el valor del servicio. Si el usuario está activo realizar el préstamo, cargando el material en la cuenta del usuario. ▲

Bibliotecario Base de datos OLIB

H- Ubicar al usuario en el equipo. Bibliotecario I- Ver el material. Usuario J- Reclamar el documento cuando termine de ver el material. Usuario

K- Entregar el documento al solicitante. Bibliotecario

L- Retirar el material del equipo, rebobinar la cinta y ubicar el material en el estante. Bibliotecario

5.Préstamo material audiovisual (VHS Y DVD)

M- Cancelar el préstamo del material en el OLIB.

Bibliotecario Base de datos

OLIB



Número:


2.0


Fecha de Emisión:



BORRADOR


A- Recibir la solicitud de reserva realizada por el usuario, telefónica o personalmente.

Bibliotecario Formato control de reserva

B- Verificar en el formato la disponibilidad de las salas audiovisuales. Si no están disponibles ofrecer opciones de reserva al usuario. ▲

Bibliotecario

C- Diligenciar el formato de préstamo de las salas audiovisuales, registrando los datos del usuario, los equipos y materiales a utilizar en la sala correspondiente.

Bibliotecario Formato control de

reserva

D- Informar al usuario el número de la sala y recordar la hora y los equipos o materiales reservados.

Bibliotecario

6. Préstamo salas audiovisuales

E- Ir a la biblioteca en la fecha respectiva para hacer uso de las salas audiovisuales.

Usuario F- Verificar en el formato si el usuario reservó el material audiovisual. ▲

Bibliotecario

G- Abrir la sala y entregar los equipos a utilizar al usuario. Bibliotecario

H- Firmar el formato en señal de recibido. Usuario

Formato control de reserva

I- Recibir la sala y el material prestado. Bibliotecario J- Cancelar el material prestado en el formato de préstamo.

Bibliotecario

K- Llevar los equipos audiovisuales al lugar de origen. Bibliotecario

6. Préstamo salas audiovisuales

L- Ubicar en el estante los videos utilizados durante la clase.

Bibliotecario

A- Recibir la solicitud de préstamo enviada por la Sede Regional.

Bibliotecario Secretaria

B- Verificar la existencia y disponibilidad del material en la base de datos o en los catálogos; si el material no se encuentra ofrecer otras opciones al usuario. ▲

Bibliotecario

7.Préstamo material audiovisual a Sedes Regionales

C- Verificar la disponibilidad física del material y confirmar al usuario. ▲ Bibliotecario



Número:


2.0


Fecha de Emisión:



BORRADOR


D- Cargar en la cuenta de la regional el material en la base de datos OLIB. Bibliotecario

Base de datos OLIB

E- Entregar el material a la persona encargada de recogerlo. Bibliotecario

F- Hacer firmar el recibido conforme y archivar la carta de préstamo. ▲

Bibliotecario

G- Recibir y verificar el estado del material devuelto y cancelarlo en la cuenta de la Regional ▲

Bibliotecario Base datos OLIB

7.Préstamo material audiovisual a Sedes Regionales

I- Ubicar el material en el estante correspondiente. Bibliotecario

A- Recibir la programación mensual de la Sala Mutis. Bibliotecario

Formato OpenOffice

B- Buscar y entregar diariamente el material programado.

Bibliotecario

C-Diligenciar el formato de préstamo diario del material. Bibliotecario Formato

D- Devolver diariamente el material utilizado. Auxiliar Área cultural

Formato OpenOffice

E- Diligenciar el formato de préstamo diario en la casilla de entrega de material.

Bibliotecario

F- Recibir y verificar las condiciones físicas del material prestado. ▲

Bibliotecario

8.Préstamo material audiovisual al área cultural Sala Mutis

G- Ubicar el material en el estante Bibliotecario



Número:


2.0


Fecha de Emisión:



BORRADOR

5.10. Atención a Usuarios de la Mediateca


A- Consultar en el computador que está a la entrada de la Mediateca la disponibilidad de equipos con sus novedades.(Equipos disponibles con quemador; equipos disponibles sin quemador; equipos ocupados y equipos con problemas técnicos).

Usuario Cuenta usuario

B- Seleccionar el numero del equipo que va a utilizar y desplazarse al lugar correspondiente. Usuario Cuenta usuario

C- Ingresar en el sistema de prestamo de equipos el código si es estudiante o el número de cédula si es otro tipo de usuario como: docente, personal administrativo y egresados; registre la contraseña que se indica si es por primera vez, luego cambiela por una personal, después ingrese a realizar su búsqueda.


1. Uso de la sala

D- Cerrar sesión al terminar la consulta, para evitar que otra persona consulte con su cuenta y contraseña.


A- Solicitar a la persona encargada de la sala las instrucciones para la consulta de las bases de datos bibliográficas.


2. Consulta en Internet, bases de datos bibliográficas.

B- Brindar asesoría y las instrucciones necesarias para la consulta de las bases de datos.

Profesional

A.- Realizar la búsqueda del material en el catálogo de la biblioteca (OPAC) y anotar la signatura topográfica.

Usuario

B- Solicitar al personal encargado el material respectivo en la mediateca.

Usuario

3. Consulta de CD

C- Presentar documento de identificación a la persona responsable de la mediateca. Usuario



Número:


2.0


Fecha de Emisión:



BORRADOR


D- Prestar el material en la cuenta del usuario. Profesional Cuenta Usuario

D1- Instalar el material en el equipo asignado y proporcionar audífonos si se requiere. Profesional

E- Realizar consulta.

Usuario

F- Llevar el CD al encargado de la mediateca una vez terminada la consulta. Usuario

3. Consulta de CD

G- Descargar el material de la cuenta de Usuario.

Profesional Cuenta Usuario

A- Enviar correo electrónico a los proveedores, solicitando las bases de datos en demostración. Profesional

B- Enviar a través de correo electrónico al proveedor, los datos para habilitar el demo. Profesional

C- Notificar la fecha de activación del demo, clave, restricción y tiempo de uso.

Proveedor

D- Publicar el demo en el enlace base de datos en demostración de la página web de la biblioteca. Profesional

E- Informar a la comunidad universitaria sobre el servicio a través de las listas de correo.

Profesional

F- Realizar consultas en la base de datos en demostración. Usuario

4. Solicitud de Bases de Datos en demostración.

G- Retirar la base de datos en demostración del enlace de la página de la biblioteca cuando termine el tiempo de demostración.

Profesional



Número:


2.0


Fecha de Emisión:



BORRADOR

5.11. Préstamo Interbibliotecario


A- Realizar la búsqueda bibliográfica en el catálogo en línea de las Universidades Nacionales e Internacionales (Previa verificación que el material bibliográfico no se encuentra en el Sistema de Bibliotecas de la Universidad del Valle)

Usuario

B- Recopilar título, autor y localización del material bibliográfico requerido. Usuario

C- Solicitar en el punto de atención de Servicios Especiales de la biblioteca el servicio de préstamo interbibliotecario.

Usuario

D- Verificar la localización del material bibliográfico. (Local, nacional, internacional) ▲ Profesional o

Bibliotecario OLIB

1. Solicitud de Préstamo Interbibliotecario

E- Comprobar que la cuenta del usuario se encuentre activa. ▲ Profesional o

Bibliotecario

A- Verificar que la Biblioteca que tiene el material solicitado tenga convenio con la Biblioteca Mario Carvajal. ▲


B- Llenar y verificar los datos del formato de solicitud de préstamo interbibliotecario (Sólo si no hay convenio con la Biblioteca prestamista) ▲

Profesional o Bibliotecario formato de solicitud

C- Entregar dos copias del formato de solicitud al usuario.(Sólo si no hay convenio con la Biblioteca prestamista)


D- Introducir una alerta en la cuenta del usuario el préstamo interbibliotecario.(Sólo si no hay convenio con la Biblioteca prestamista)


2. Préstamo Interbibliotecario solicitado a Biblioteca Local

E- Ir a la biblioteca donde se encuentra el material bibliográfico. Usuario



Número:


2.0


Fecha de Emisión:



BORRADOR


F- Comprobar que la cuenta del usuario este activa en el sistema OLIB (Sólo si existe convenio con la Biblioteca Mario Carvajal) ▲

Universidad Cuenta de usuario

G- Registrar el libro en la base de datos y planilla (Sólo si existe convenio con la Biblioteca Mario Carvajal) ▲

Universidad Facilitadora del Material

H- Llevar y entregar el formato de solicitud original a la biblioteca de la universidad donde se encuentra el material bibliográfico(Sólo si no hay convenio con la Biblioteca prestamista)

Usuario Formato de

solicitud

I- Llamar a la Biblioteca Mario Carvajal para comprobar que el usuario este activo si no se puede comprobar en el sistema (Sólo si existe convenio con la Biblioteca Mario Carvajal)

universidad

J- Entregar el material bibliográfico al usuario. Universidad

K- Devolver el material bibliográfico en la fecha respectiva, en la biblioteca que prestó el servicio Usuario

L- Cancelar en la base de datos el préstamo interbibliotecario que se realizó.(Sólo si existe convenio con la Biblioteca Mario Carvajal)

Universidad

M- Colocar sello de cancelado en la copia formato de solicitud.(Sólo si no hay convenio con la Biblioteca prestamista)

Universidad

N- Llevar la copia del formato de solicitud al área de servicios especiales de la biblioteca Mario Carvajal.(Sólo si no hay convenio con la Biblioteca prestamista)

Usuario Copia formato de solicitud

2. Préstamo Interbibliotecario solicitado a Biblioteca Local

O- Cancelar la alerta en la cuenta del usuario el préstamo que se realizó.(Sólo si no hay convenio con la Biblioteca prestamista)


cuenta de usuario



Número:


2.0


Fecha de Emisión:



BORRADOR


A- Llenar el formulario electrónico para la solicitud de préstamo interbibliotecario. Si la universidad en la que se encuentra el material no cuenta con este recurso, se debe contactar a la persona encargada del servicio y enviar la solicitud por correo electrónico.

Profesional o Bibliotecario Solicitud

B- Enviar correo electrónico con información sobre la disponibilidad del material bibliográfico, los pasos que se deben seguir para su préstamo, el valor del servicio y la cuenta donde este se debe consignar.

Universidad Correo electrónico

C- Informar al usuario sobre la disponibilidad del material y el valor a cancelar por el servicio. Profesional

D- Consignar el valor del servicio en la cuenta respectiva. Usuario Comprobante de

consignación

E- Llevar el comprobante de consignación al Área de Servicios Especiales de la Biblioteca Mario Carvajal

Usuario

F- Escanear el comprobante de consignación y enviarlo por correo electrónico a la universidad que está prestando el servicio.

Profesional

G- Enviar el material bibliográfico a la Biblioteca Mario Carvajal al Área de Procesos Técnicos. Universidad

H- Enviar el material bibliográfico al Área de Servicios Especiales.

Área de procesos técnicos

I- Informar al usuario que puede recoger el material en el Área de Servicios Especiales de la biblioteca

Profesional

J- Introducir en la cuenta del usuario el préstamo interbibliotecario.


Cuenta de usuario

3.Préstamo Interbibliotecario solicitado a Biblioteca Nacional

K- Recoger el material bibliográfico.

Usuario



Número:


2.0


Fecha de Emisión:



BORRADOR


L- Devolver el material bibliográfico en la fecha respectiva, en el Área de Servicios Especiales de la biblioteca

Usuario

M- Cancelar en la cuenta del usuario el préstamo interbibliotecario que se realizó


Cuenta de usuario

3.Préstamo Interbibliotecario solicitado a Biblioteca Nacional

N- Enviar el material bibliográfico por el correo externo E.G.L. a la universidad que prestó el servicio


A- Informar al usuario el valor que debe cancelar por el préstamo interbibliotecario internacional.

Profesional

B- Enviar la solicitud de préstamo interbibliotecario vía correo electrónico a la universidad que prestará el servicio.


C- Enviar correo electrónico con información sobre la disponibilidad del material bibliográfico, los pasos que se deben seguir para su préstamo, el valor del servicio y la forma de pago.(vouchers o de contado)

Universidad Correo electrónico

D- Cancelar el valor del servicio por medio de vouchers de pago(Sólo si el usuario es profesor)

Profesional

E-Cancelar el valor del servicio en la cuenta acordada por la Universidad (Sólo si el usuario es estudiante).

Estudiante

F- Enviar el material bibliográfico a la Biblioteca Mario Carvajal al Área de Procesos Técnicos. Universidad

G- Enviar el material bibliográfico al Área de Servicios Especiales.


4.Préstamo Interbibliotecario solicitado a Biblioteca Internacional

H- Informar al usuario que puede recoger el material en el Área de Servicios Especiales de la biblioteca

Profesional



Número:


2.0


Fecha de Emisión:



BORRADOR


I- Informar al usuario que puede recoger el material en el área de servicios especiales de la biblioteca.


J- Introducir en la cuenta del usuario el préstamo interbibliotecario. ▲ Profesional Cuenta de usuario

K- Recoger el material bibliográfico. Usuario

L- Hacer uso del material bibliográfico durante el tiempo estipulado. Usuario

M- Devolver el material bibliográfico en la fecha respectiva, en el área de servicios de la biblioteca.

Usuario

N- Cancelar en la cuenta del usuario el préstamo interbibliotecario que se realizó. ▲ Profesional Cuenta de usuario

O- Enviar el material bibliográfico por el correo externo de la Universidad del Valle a la universidad que prestó el servicio - Anexar carta donde se referencia los vouchers de pago (Sólo si éstos se usaron como medio de pago)

Profesional Carta

P-Enviar correo electrónico a la biblioteca Mario Carvajal confirmando que el material bibliográfico llegó a su destino.

Universidad

Q- Enviar correo electrónico a la biblioteca que presto el servicio dando las gracias. Profesional

4.Préstamo Interbibliotecario solicitado a Biblioteca Internacional

R-Imprimir y archivar el correo electrónico de confirmación de llegada junto con la solicitud del pedido.



Número:


2.0


Fecha de Emisión:



BORRADOR

5.12. Registro y Pago de Multas


A- Consultar el valor de la multa en la página web de la biblioteca http://biblioteca.univalle.edu.co, ingresando el código de usuario en la opción "Detalles de Usuario".

Usuario Página web de la

Biblioteca

B- Atender y dar respuesta a las solicitudes presentadas por los usuarios con respecto a las multas

Bibliotecario o Profesional de Servicios

Especiales

C- Determinar si las razones del usuario son validas para el retiro de la multa. Bibliotecario o

Profesional

D- Retirar la multa cuando sea justificada.

Bibliotecario o Profesional

E- Realizar el pago de la multa en la sección de pagaduría de la Universidad (sede San Fernando o Melendez), o en la biblioteca San Fernando.

Usuario Comprobante de

pago

F- Llevar el comprobante de pago al Área de Servicios Especiales de la Biblioteca Mario Carvajal o Biblioteca San Fernando.

Usuario

1.Cancelación de multa

G- Cancelar la multa de la cuenta del usuario, dependiendo si pagó una parte o toda la deuda.


A- Informar al usuario sobre la multa generada en el OLIB. Bibliotecario o

Profesional

B- Dirigirse al Área de Servicios Especiales y preguntar al profesional encargado por la alerta generada.

Usuario

C- Informar al usuario sobre el tipo de alerta que presenta, si la alerta es en dinero se debe informar que la cancele para que pueda expedir el paz y salvo.


2. Cancelación de alertas

D- Cancelar el valor de la alerta en la sección de pagaduría de la Universidad (sede San Fernando o Melendez), o en la biblioteca San Fernando.

Usuario



Número:


2.0


Fecha de Emisión:



BORRADOR


E- Llevar el comprobante de pago al Área de Servicios Especiales de la Biblioteca Mario Carvajal o Biblioteca San Fernando.

Usuario Comprobante de

pago

2. Cancelación de alertas

F- Cancelar la alerta de la cuenta del usuario. Bibliotecario o Profesional

A-Verificar a través de la pagina web (Olib, detalles de usuario), o en las listas publicadas a final de semestre si tiene multas ya sea en libros o en dinero.(En la biblioteca Mario Carvajal, San Fernando y/o en Centros de documentación) ▲

Usuario

B-Realizar la etapa de cancelación de multa para que se le sea expedido el paz y salvo. Usuario y Bibliotecario

o Profesional

C-Devolver el material bibliográfico en la biblioteca, si tiene libros pendientes.

Usuario

D- Solicitar paz y salvo en el Área de Servicios de la Biblioteca Mario Carvajal o San Fernando. Usuario

E- Solicitar el código de usuario.


F- Informar al usuario si tiene multas ya sea en libros o en dinero para que las cancele y se le pueda expedir el paz y salvo.

Bibliotecario o Secretaria o

Coordinador o Profesional

G-Entregar paz y salvo del Centro de Documentación y/o comprobante de pago de multa al bibliotecario (Sólo si el usuario lo requiere)

Usuario

H- Cancelar la multa en libros o dinero en la cuenta del usuario.


I- Ingresar en el enlace de la página de Registro Académico y cambiar el estado del estudiante, para dejarlo en paz y salvo con la Biblioteca. ▲


3.Expedición de paz y salvo

J- Llenar el formato de paz y salvo y entregarlo al usuario.

Bibliotecario o Profesional Formato paz y salvo



Número:


2.0


Fecha de Emisión:



BORRADOR

5.13. Asignación y Préstamo de Cubículos


A- Solicitar el servicio de cubículos. Usuario

B- Llevar al cuarto piso de la Biblioteca Mario Carvajal los siguientes documentos: una carta que haga constar la condición de tesista o investigador y tabulado de matrícula académica, si es tesista.

Usuario Carta y Tabulado

C- Diligenciar el formato de solicitud de cubículos.

Bibliotecario o Profesional Formato de solicitud

D- Asignar cubículo al usuario.


E- Llevar el formato de solicitud al Coordinador de Servicios para que autorice el servicio. Bibliotecario o

Profesional

1.Asignación de cubículos

F- Archivar el formato de solicitud y los documentos.


A- Colocar la solicitud de cubículo en espera. Bibliotecario o Profesional

B- Verificar cubículos entregados y con poco uso y solicitar su entrega. ▲


C- Asignar el cubículo al usuario que realizó la solicitud. Bibliotecario o

Profesional

2.Solicitud en espera de cubículos

D- Diligenciar el formato de solicitud de cubículos. Bibliotecario o

Profesional Formato de solicitud

A- Ir al cuarto piso de la Biblioteca Mario Carvajal y solicitar al encargado la llave del cubículo. Usuario

3.Utilización de cubículos

B- Hacer uso del cubículo en el horario respectivo. Usuario



Número:


2.0


Fecha de Emisión:



BORRADOR


C- Devolver la llave del cubículo al encargado. Usuario

3.Utilización de cubículos

D- Firmar el formato de control uso control uso de cubículos, especificando el número de horas trabajadas.

Usuario Control Uso de Cubículos

A- Informar al encargado de los cubículos que ya no se utilizará el cubículo. Usuario

4.Finalización del servicio de cubículos

B- Eliminar del expediente la asignación de cubículo hecha al usuario.




Número:


2.0


Fecha de Emisión:



BORRADOR

5.14. Conmutación Bibliográfica


A- Realizar la búsqueda del material bibliográfico en el Catálogo de la División de Bibliotecas. Si el material no se encuentra y es un documento se debe buscar en el catálogo en línea de la universidad respectiva, si es un artículo debe realizar la búsqueda en las Bases de Datos.

Usuario

B- Solicitar en el punto de atención de servicios especiales de la Biblioteca Mario Carvajal o San Fernando el servicio de conmutación bibliográfica.

Usuario

C- Verificar que la cuenta del usuario se encuentre activa. ▲ Profesional o Bibliotecario

D- Realizar la inscripción para obtener el servicio de conmutación bibliográfica, por la página http://biblioteca.univalle.edu.co/celsius

Usuario Pagina WEB de la

Universidad del Valle.

E- Verificar que el usuario haya realizado el paso A. Si lo realizó ir al paso F, de otro modo el usuario debe realizar el paso A. ▲


1. Conmutación bibliográfica

F- Verificar la categoría de material bibliográfico que el usuario solicita. Si es documento realizar la etapa 2, si es un artículo realizar la etapa 3. ▲


A- Llenar y verificar los datos del formato de Programa de Conmutación Bibliográfica. ▲

Profesional o Bibliotecario Formato

B- Enviar correo electrónico solicitando el documento a la universidad respectiva. Profesional o Bibliotecario Correo electrónico

C- Enviar correo electrónico informando la disponibilidad del documento, el valor del servicio y la cuenta donde se debe consignar este. Si el servicio no tiene cobro ir al paso H.

Universidad

2. Conmutación bibliográfica entrante de documentos

D- Si el servicio tiene un costo se debe comunicar al usuario el valor a cancelar por el servicio.




Número:


2.0


Fecha de Emisión:



BORRADOR


E- Consignar en la respectiva cuenta el valor del servicio. Usuario

Comprobante de consignación

F- Llevar el comprobante de consignación al área de servicios especiales de la biblioteca Mario Carvajal o San Fernando.

Usuario

G- Escanear el comprobante de consignación y enviarlo por correo electrónico a la universidad que esta prestando el servicio.


H- Enviar el documento solicitado a la División de Bibliotecas al correo de conmutación, [email protected]

Universidad

2. Conmutación bibliográfica entrante de documentos

I- Enviar al usuario el documento que solicitó por correo electrónico o comunicarle que el material llegó para que lo recoja, si el material fue enviado físicamente.

Profesional

A- Llenar y verificar los datos del formato de Programa de Conmutación Bibliográfica ▲ Profesional

B- Buscar el artículo en el CCNPS. Profesional

C- Buscar el artículo en el catálogo de las instituciones que forman parte del convenio ISTEC, si esta allí enviar la solicitud, si no se encuentra allí se puede realizar la búsqueda en sitios seleccionados. Si no se encuentra allí realizar el paso D.

Profesional

D- Buscar el artículo en el catálogo de los proveedores que cobran el servicio y enviar correo electrónico solicitando el artículo. Se debe acordar con el proveedor la forma de pago.

Profesional

3. Conmutación bibliográfica entrante de artículos

E- En caso de que el material no se encuentre se debe informar al usuario. Profesional



Número:


2.0


Fecha de Emisión:



BORRADOR

5.15. Administración de Casilleros


A- Verificar la disponibilidad de casilleros. ▲ Usuario

B- Guardar sus pertenencias personales y conservar la llave del casillero Usuario

1.Uso de casilleros

C- Retirar las pertenencias personales del casillero y dejar la llave en él

Usuario

A- Cerrar el casillero con candado. Vigilante

B- Reportar la presencia del casillero ocupado después del cierre de la biblioteca al Coordinador de Área de Servicios al Público.

Vigilante Reporte anotación

novedades

C- Abrir el casillero en presencia del usuario, al día siguiente, para verificar que las pertenencias sean del usuario.

Coordinador Área de Servicios al Público*

D- Realizar reporte anotando los datos personales del usuario y hacerlo firmar por el mismo.

Vigilante Reporte anotación

novedades

E- Realizar una anotación de la situación, vía alerta, en la cuenta del usuario.


2. Casilleros ocupados después del cierre de la biblioteca

F- Verificar el número de veces que el usuario ha hecho mal uso de los casilleros en la cuenta del usuario; para realizar las respectivas amonestaciones disciplinarias que le correspondan por mal uso. ▲


Reporte vía alerta

A- Reportar la pérdida de la llave y el número del casillero en la sección de guardabolsos. ▲

Usuario

3. Administración de llaves perdidas

B- Cerrar el casillero con candado. Vigilante*

* En la Biblioteca de San Fernando lo realiza el Coordinador o Bibliotecario



Número:


2.0


Fecha de Emisión:



BORRADOR


C- Ir al área de servicios especiales de la biblioteca e i*nformar la situación al coordinador.

Usuario

E- Buscar la llave dentro de la biblioteca. Usuario

D- Ir a la sección de guardabolsos y entregar la llave al personal de la sección.(Sólo si el usuario encontró las llaves)

Usuario

E- Quitar el candado y abrir el casillero. (Sólo si el usuario encontró las llaves)

Vigilante

F-Verificar en un numero máximo de casilleros (Sólo si el usuario no sabe el numero exacto del casillero) ▲


G- Ir a la sección de guardabolsos y abrir el casillero con la copia de la llave. (Sólo si el usuario no encontró las llaves)


H- Cuestionar al usuario acerca de sus pertenencias para garantizar que si le pertenezcan.


I- Realizar reporte anotando los datos personales del usuario y hacerlo firmar por el mismo.

Vigilante Reporte Anotación

Novedades

J- Verificar si el usuario es externo o interno. ▲ Coordinador Área de Servicios al Público*

Resolución para definir estructura

curricular K- Realizar una anotación de la situación, vía alerta, en la cuenta del usuario. (Usuario Interno)


Reporte vía alerta

L- Cancelar el valor de la llave en tesorería en un plazo de cinco días hábiles. (Si Usuario Interno no encuentra la llave)

Usuario

3. Administración de llaves perdidas

M- Entregar las pertenencias al usuario.(Usuario Interno)


* En la Biblioteca de San Fernando lo realiza el Coordinador o Bibliotecario



Número:


2.0


Fecha de Emisión:



BORRADOR


N- Retener las pertenencias del usuario, hasta que éste cancele el valor de la llave en la tesorería.(Usuario Externo)


A-Informar la situación al encargado de la sección de guardabolsos.

Usuario

B- Verificar el estado de la llave y la chapa. ▲ Vigilante**

C- Realizar una anotación de la situación, vía alerta, en la cuenta del usuario.


D- Colocar multa(valor del daño), vía alerta, en la cuenta del usuario.


E- Abrir el casillero para entregar las pertenencias al usuario.


F-Cancelar el valor del daño en la tesorería. (Usuario Interno)

Usuario

4. Administración de llaves introducidas en el casillero que no le corresponde

G- Retener las pertenencias del usuario, hasta que éste cancele el valor de la llave en la tesorería. (Usuario Externo)

Usuario

A-Informar al encargado de la sección de guardabolsos, que el casillero no abre.

Usuario

B- Intentar abrir el casillero. Vigilante*

D- Realizar reporte al coordinador del área de servicios especiales.(Sólo si el casillero abre)

Vigilante*

5. Daño de casilleros

E- Ir al área de servicios especiales e informar la situación coordinador. (Sólo si el casillero no abre)

Usuario

* * En la Biblioteca de San Fernando lo realiza el Coordinador o Bibliotecario



Número:


2.0


Fecha de Emisión:



BORRADOR


F- Ir a la sección de guardabolsos y abrir el casillero. (Sólo si el casillero no abrió en un primer intento)


G- Verificar que las pertenencias personales sean del usuario. ▲


H- Entregar las pertenencias al usuario. Coordinador Área de Servicios al Público*

I- Verificar la responsabilidad del usuario. Si no es su responsabilidad el usuario no adquiere multa. ▲


J- Realizar reporte anotando los datos personales del usuario y hacerlo firmar por el responsable.( Sólo si el usuario es responsable del daño)


Reporte Anotación Novedades

K- Colocar multa vía alerta, en la cuenta del usuario.(Sólo si el usuario es responsable del daño)


L-Cancelar el valor del daño en la tesorería o en la Biblioteca San Fernando. (Usuario Interno) Usuario

5. Daño de casilleros

M- Realizar mantenimiento a los casilleros. Personal encargado A-Informar y entregar los objetos al encargado de la sección de guardabolsos.

Usuario

B- Retener los objetos hasta terminar el turno.

Vigilante

C- Entregar a servicios especiales los objetos.

Vigilante

6. Administración de objetos olvidados

D- Guardar los objetos, hasta que el usuario los reclame.


Atención a Usuarios Externos



Número:


2.0


Fecha de Emisión:



BORRADOR


A- Solicitar información sobre el servicio a usuarios externos, en el puesto de información de la Biblioteca Mario Carvajal.

Usuario

B- Realizar la búsqueda bibliográfica en el catálogo en línea de la biblioteca. Usuario

C- Cancelar en la ventanilla de pagaduría el valor del carné de visitante de la Biblioteca Mario Carvajal.

Usuario Recibo de pago

D- Llevar el recibo de pago al puesto de información de la biblioteca. Usuario

E- Entregar documento de identificación con foto al bibliotecario del puesto de información. Usuario

F- Entregar el carné de visitante al usuario. Bibliotecario o Profesional

G- Realizar la solicitud correspondiente del material bibliográfico.4

Usuario Cuenta de usuario

H- Consultar el material bibliográfico5. Usuario

I- Devolver el material bibliográfico en la ventanilla respectiva.6 Usuario Cuenta de usuario

J- Entregar el carné de visitante al bibliotecario en el puesto de información. Usuario

K- Verificar en el sistema de la biblioteca si el material bibliográfico, que prestó el usuario ha sido cancelado. Si el material fue cancelado realizar el paso L. Sino el usuario debe realizar correctamente la cancelación del material. ▲

Bibliotecario

1. Servicio a usuarios externos

L- Devolver el documento de identificación al usuario. Bibliotecario

4 Consultar procedimiento de préstamo, renovación y cancelación de material bibliográfico 5 El material prestado para realizar la consulta NO debe ser retirado de la Biblioteca 6 Consultar procedimiento de préstamo, renovación y cancelación de material bibliográfico



Número:


2.0


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6. PROCESOS RELACIONADOS

• Formación

7. FORMATOS 1. Inducción estudiantes primer semestre 2. Solicitud para capacitación especializada 3. Control de requisitos para asignación de cubículos 4. Préstamo Interbibliotecario 5. Paz y Salvo 6. Solicitud de cubículos 7. Control uso de cubículos 8. Conmutación bibliográfica 9. Reporte novedades de casilleros 10. Préstamo salas audiovisuales 11. Asistencia capacitaciones especializadas 12. Reposición de libros perdidos 8. ANEXOS

CONTROL DE CAMBIOS

NÚMERO DESCRIPCIÓN FECHA 1.0 Versión Inicial del Manual Julio 2008

2.0 Aprobación de cambios por parte del comité de calidad realizados por

el grupo de sistema documental. Julio 2009



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Manual proced.servicios publicos univalle

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