Manual Rendición de Cuentas 2016 - lavega … · entregarlos, programa radial, ... Formato Word...
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Rendición de Cuentas 2016 Elaboró Eduard Alejandro Rojas Moreno Técnico Administrativo Revisó: Yannet Flórez Gutiérrez Profesional Universitario Natay Soto Amaya Jefe Control Interno Fredy Javier Vargas Perilla Secretario de Planeación Manual Artículo 56 Ley 1757 - 2015
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Rendición de
Cuentas 2016
Elaboró Eduard Alejandro Rojas Moreno Técnico Administrativo
Revisó: Yannet Flórez Gutiérrez Profesional Universitario Natay Soto Amaya Jefe Control Interno Fredy Javier Vargas Perilla Secretario de Planeación
Manual
Artículo 56 Ley 1757 - 2015
Rendición de
Cuentas 2016
de Diciembre, 9:00a.m
Balneario turístico de la vega
EQUIPO PERMANENTE:
FUNCIONARIOS :
JEFE CONTROL INTERNO: Natay Soto Amaya
TECNICO ADMINISTRATIVO DESPACHO: Mario Enrique Cifuentes Ulloa
SECRETARIO DE PLANEACION: Fredy Javier Vargas Perilla
PROFESIONAL UNIVERSITARIO PLANECION: Yannet Flórez Gutiérrez
TECNICO ADMINISTRATIVO GOBIERNO: Eduard Alejandro Rojas Moreno
CARACTERIZACION DE LOS CIUDADANOS:
A QUIEN SE DEBE INVITAR :
JUNTAS DE ACCION COMUNALES
GRUPO DE VEEDORES PARTICIPACON CIUDADANA
VEEDURIAS EXISTENTES
MESA DIRECTIVA HOSPITAL
CONCEJALES
PERSONERIA
MESA DIRECTIVA CAR
MESA DIRECTIVA CONCESION
RECTORES COLEGIOS DE LA VEGA
PERSONERO ESTUDIANTIL
MADRES LIDERES FAMILIAS EN ACCION
REPRESENTANTES SECTOR AGRARIO
REPRESENTANTES ORGANIZACIÓN DE MUJERES
Ley 1757 de 2015 articulo 50. ESTATUTO ANTICORRUPCION
Ley 1474 de 2011Articulo 78.
Mínimo con 15 días de antelación a la celebración del
evento solicitando confirma asistencia
INVITACION:
REPRESENTATES DE TRANSPORTADORES
REPRESENTANTES DE COMERCIANTES
REPRESENTANTES DE COOPERATIVAS
REPRESENTANTES SECTOR TURISMO
REPRESENTANTE DEL SECTOR EMPRESARIAL
REPRESENTANTE DE LOS DEPORTISTAS
REPRESENTANTE POBLACION VICTIMA DEL CONFLICTO ARMADO
REPRESENTANTE POBLACION VULNERABLE
COMANDANTE DE POLICIA
BOMBEROS
CRUZ ROJA
DEFENSA CIVIL
A QUIEN SE DEBE INVITAR :
ASOCIACIONES DE ACUEDUCTOS RURALES
ESTRATEGIA DE RENDICIÓN DE CUENTAS:
DIAGNOSTICO 1
ESTRATEGIA DE RENDICIÓN DE CUENTAS:
ESTRATEGIA DE RENDICIÓN DE CUENTAS:
Etapa s Articulo 56 Ley 1757 de 2015. DIAGNOSTICO 1
Previo a cumplir con lo señalado en la norma es necesario
realizar un análisis de la Rendición de Cuentas de la vigencia
anterior, evaluando fortalezas y debilidades en aras de
fortalecer el uso de medios de comunicación radio, prensa,
perifoneo y difusión de las nuevas tendencias de
comunicación (Facebook, twiter, instagram, etc); para
optimizar la participación de nuestros usuarios.
La entidad cuenta con una caracterización de usuarios y
grupos de interés y se valoraran las necesidades de
información de estos y de la ciudadanía en general.
ESTRATEGIA DE RENDICIÓN DE CUENTAS:
DISEÑO DE LA ESTRATEGIA 2
1. Planear
2. Consultar y convocar
3. Dialogar
4. Valorar y ajustar
El desarrollo de estos objetivos se atiende a través de los
siguientes componentes:
COMPONENTE 1: Acciones para la generación y divulgación de la información:
En busca de mejorar los atributos que se entregan a los
ciudadanos, se brindara una información comprensible,
actualizada, completa y disponible sobre los temas a tratar en
la Rendición de Cuentas. (realización de folletos para
entregarlos, programa radial, programa virtual).
Preparar e identificar la información:
Para focalizar la información relevante para la comunidad se
propone:
Encuesta a la entrada de la alcaldía Encuesta en línea
¿ Temas de primordial interés para la comunidad?
Elaboración de informes de gestión y de ejecución presupuestal:
En forma prioritaria se solicita el informe de gestión de cada
secretaria y se consolida un documento con la información
suministrada que debe cumplir con los siguientes parametros:
ejecución presupuestal
Formato Word
justificado
Registro fotográfico
Arial 12
la actividades realizadas
Informe por programa
Población atendida
Alcance de la meta producto
Consolidación de la información
Actualización de sede electrónica:
Una vez aprobado el cronograma se implementará los
lineamientos técnicos en la pagina web del Municipio,
teniendo en cuenta los lineamientos de la estrategia de
Gobierno en Línea, se publica banner, botón de rendición de
cuentas, espacio de innovación para la participación
ciudadana, donde se convoca a los usuarios o grupos de
interés a formular preguntas, inquietudes y sugerencias
frente a la Gestión de la Alcaldía de La Vega.
La comunidad en general puede conocer el informe de
gestión, la estrategia de rendición de cuentas, boletines de
prensa, y las preguntas mas frecuentes en nuestra web.
Elaboración de publicaciones:
Invitación para usuarios y grupos de interés
Planilla de asistencia
Formato de preguntas para la audiencia presencial
Tramite de los Certificado de permanencia
Cartas de agradecimiento y/o manilla
Avisos de prensa
Volantes
Pendón
Ficha de refrigerio y almuerzo
Diseño de publicidad:
Diseñar la imagen de rendición de cuentas, que
simbólicamente representa la participación de la comunidad
del Municipio de La Vega en el que hacer de la Administración
Municipal y como los ciudadanos son la base del Plan de
desarrollo «UNIDAD POR EL PROGRESO DE LA VEGA».
Esta imagen será utilizada en la pagina web, redes sociales, y
todas las piezas publicitarias.
Uso de redes sociales:
Espacio para dar a conocer nuestro informe de rendición de
cuentas y otros temas de interés, y para tener un contacto
directo con nuestros usuarios y de esta manera poder
conocer sus inquietudes y necesidades. Por medio de
nuestros perfiles en las redes sociales emitiremos contenido
de valor y se promocionara la actividad de rendición de
cuentas.
Elaboración de carteleras o avisos informativos:
Dentro de la estrategia de comunicación interna se divulga e
informa a los servidores públicos de la Alcaldía Municipal de
La Vega sobre el proceso de rendición de cuentas de la
entidad, para que se apropien y conozcan el tema y, así
mismo, puedan informar a los usuarios y ciudadanía sobre
este importante evento.
vegassid
Reunión con todos los funcionarios
Publicación en carteleras del primer y segundo piso
Diseño de un volante para los funcionarios y colaboradores de la entidad
Televisores con presentación de la fecha de rendicuentas primer y segundo piso
Desarrollo de canales multimedia:
Diseñar videos de la presentación de rendición de cuentas,
para comunicar a la ciudadanía los proyectos, programas y
actividades de gestión realizados durante el 2016.
Emisora en vivo y audio Canal 8 en vivo y video
COMPONENTE 2: Selección de acciones para promover el dialogo y concertación
Esta basado en el dialogo y la retroalimentación en el proceso
de Rendición de Cuentas, promoviendo la participación de los
usuarios, ciudadanía en general, veedurías, entre otros.
Chat
Redes sociales
Mensajes móviles
Whats Appp
Invitaciones personalizadas, por mensajería, correo electrónico
Selección de acciones para promover el dialogo:
Publicación en pagina web
Entrevistas con los actores En este espacio damos la posibilidad a
algunos de nuestros usuarios de
expresar su opinión frente a las
experiencias que ha tenido con la
Alcaldía de la Vega en sus diferentes
temas.
Espacios de dialogo a través de las nuevas tecnologías de la información:
Entre estos espacios contamos con
chat, redes sociales, interacción por
mensajes de texto móviles, que nos
permite una interacción en tiempo
real, adicionalmente publicaciones en
la pagina web del Municipio, donde se
especifiquen tres temas específicos,
para que voten, opinen o envié temas
a tratar en la rendición de cuentas.
Selección de acciones para promover el dialogo:
Tómese un café con el Alcalde En este espacio damos la posibilidad a
la ciudadanía a hablar sobre temas del
momento, realizarlo según el mapa de
actores sobre las experiencias que ha
tenido con la Alcaldía de la Vega en
sus diferentes temas.
Mural entrada Alcaldía: Colocar un mural en la entrada de la
Alcaldía y que la ciudadanía opine:
Ej: hemos beneficiado a 100
familias para el mejoramiento de su
vivienda
¿que opina?
Perifoneo y encuesta: Llevar una encuesta abierta,
tramitarla.
COMPONENTE 3: Incentivos en la rendición de cuentas
Se adelantan acciones que contribuyan a la interiorización de
una cultura de rendición de cuentas tanto como a los
funcionarios públicos como para la ciudadanía.
Concurso mejor trova ¿ Que es la rendición de cuentas?
Presidente junta accion comunal mas proactivo
Campaña interna, se premia a las dos dependencias primeras en entregar informe
Seguimiento a funcionarios con llamadas aleatorias para monitorear el compromiso y conocimiento sobre el tema
Las actividades acá propuestas van acompañadas de concursos en donde los ganadores, según las condiciones obtendrán un premio como incentivo para crear
sentido de pertenencia.
Como me he beneficiado de la inversión publica»
EJECUCION DE LA IMPLEMENTACION:
En esta etapa tendremos la puesta en marcha de las
actividades definidas, en este momento se debe dar
cumplimiento al cronograma previamente establecido:
ALCALDIA MUNICIPAL LA VEGA CUNDINAMARCA
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES RENDICION DE CUENTAS
PERIODO 2016
PERIODO Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Agst Sept Oct Nov Dic
Interna
Externa
No PROCESO DIA DEL
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MES
1 FECHA - HORA
2 ACTUALIZACION DE LISTADOS
3 AUDITORIO - SONIDO- AUDIOVISUALES
4 SOLICITUD DE ACTUALIZACION ELABORACION
DEL INFORME
5 STREAMING TRANSMISION EN DIRECTO
6 ACTUALIZACION PREGUNTAS FRECUENTES DE
LA WEB Y PUBLICACION
7 IMAGEN PARA EL EVENTO DE RENDICION DE
CUENTAS
8 ENVIO DE CORREOS MASIVOS - INVITADOS
ESPECIALES
9 CORREO CUENTA INSTITUCIONAL RENDICION
DE CUENTAS (HABILITAR CUENTA)
10 INTERACTUAR EN REDES SOCIALES
EJECUCION DE LA IMPLEMENTACION:
ALCALDIA MUNICIPAL LA VEGA CUNDINAMARCA
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES RENDICION DE CUENTAS
PERIODO 2016
PERIODO Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Agst Sept Oct Nov Dic
Interna
Externa
No PROCESO DIA DEL
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11 PROMOVER PARTICIPACION CIUDADANA
12 PREGUNTAS AUDIENCIA
13 PUBLCACION DEL INFORME
14 BOLTIN DE PRENSA
15 MEDIOS: PRENSA, RADIO, BOLANTES, ECT
16 VOLANTES INTERNOS
17 INVITACION (ESPECIALES)
18 CHAT
19 PRESENTACION PARA LA AUDIENCIA
20 SIMULACRO
EJECUCION DE LA IMPLEMENTACION:
ALCALDIA MUNICIPAL LA VEGA CUNDINAMARCA
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES RENDICION DE CUENTAS
PERIODO 2016
PERIODO Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Agst Sept Oct Nov Dic
Interna
Externa
No PROCESO DIA DEL
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21 FORMATO PARA PREGUNTAS ASISTENTES
22 PLANILLAS DE ASISTENCIA
23 CEERTIFICADO DE ASISTENCIA
24 HABLADORES
25 CARTAS DE AGRADECIMIENTO
26 ENCUESTAS
27 NOTICIAS PAGINA WEB
28 AVISOS DE PRENSA
29 PENDON
30 FICHA DE REFRIGERIO Y ALMUERZO
EJECUCION DE LA IMPLEMENTACION:
ALCALDIA MUNICIPAL LA VEGA CUNDINAMARCA
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES RENDICION DE CUENTAS
PERIODO 2016
PERIODO Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Agst Sept Oct Nov Dic
Interna
Externa
No PROCESO DIA DEL
MES
DIA DEL
MES
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DIA DEL
MES
DIA DEL
MES
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DIA DEL
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DIA DEL
MES
DIA DEL
MES
DIA DEL
MES
DIA DEL
MES
DIA DEL
MES
31 DISEÑO IMAGEN RENDICION DE CUENTAS
32 TELEVISORES CON PRESENTACIÓN DE LA
FECHA DE RENDICUENTAS PRIMER Y SEGUNDO
PISO
33 ENTREVISTAS CON ACTORES
34 TOMESE UN CAFÉ CON EL ALCALDE
35 MURAL ALCALDIA
36 PERIFONEO - ENCUESTAS
37 CONCURSO MEJOR TROVA
38 PRESIDENTE JUNTA ACCION COMUNAL QUE
MAS VISITA ALCALDE
39 REALIZACION CAMPAÑA INTERNA DOS
DEPENDENCIAS PRIMERAS EN ENTREGAR
INFORME
40 LLAMADAS ALEATORIAS FUNCIONARIOS SOBRE
RENDICION DE CUENTAS
EVALUACIÓN Y MONITOREO:
En esta ultima fase se llevara a cabo a la evaluación de la
estrategia. Se elabora un informe final teniendo en cuenta los
logros y dificultades del proceso de Rendición de cuentas de
la Entidad, será puesto en conocimiento de la ciudadanía en
general, siendo publicado en la pagina web de la Alcaldía de
la Vega.
Quejas y reclamos Plan de mejora o compromisos
AUDITORIO:
ENTRADA
PENDON
MESAS DE ASISTENCIA Y BIENVENIDA
PARQUEADERO CINE Y ZONA LUDICA PARA NIÑOS
SALON DE CONFERENCIA:
CINE, VIDEOS Y PREGUNTAS
DELEGADOS ESCUELAS DE FORMACION
HOSPITAL
CAR
CONCESION
HACIENDA Y PLANEACION
TARIMA PROYECTOR
PR
OY
ECTO
R
SALON DE CONFERENCIA:
TARIMA PROYECTOR
EQUIPO DE
TRABAJO
ALCALDE
PUBLICO
