Manual de usuario del Sistema de Servicios Escolares de la Educacin Media Superior

Direccin General de Educacin Tecnolgica Industrial Centeno No. 670, Col. Granjas Mxico Del. Iztacalco, Mxico D.F., C.P. 08400 Telfono 01(55) 36 01 10 00 ext. 18526, 18558, 18593

Manual de usuario del Sistema de Servicios Escolares de la Educacin Media Superior Tiraje: 1000 ejemplares Primera edicin: septiembre del 2009 Autor: Marco Antonio Morales Ramos Colaborador: Javier Lpez Prez Diseo de la Portada: Jos Humberto Ortiz Len

ndice Introduccin ........................................................................................................................................ 1 1. Acceso pblico ........................................................................................................................... 3 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 2. Introduccin al acceso pblico ........................................................................................... 3 Pre-registro va web ............................................................................................................. 4 Encuesta socioeconmica ................................................................................................ 13 Bsqueda de folio............................................................................................................... 16 Consultar resultados del proceso de seleccin ............................................................. 19

Servicios escolares ................................................................................................................. 21 2.1. 2.2. Introduccin a servicios escolares ................................................................................... 21 Control escolar .................................................................................................................... 22 Seleccin de aspirantes ............................................................................................ 23 Alta de evaluacin .............................................................................................. 24

2.2.1.

2.2.1.1.

2.2.1.1.1. Registro de la evaluacin ............................................................................. 24 2.2.1.1.2. Programacin de la evaluacin ................................................................... 25 2.2.1.1.3. Mdulos del instrumento de evaluacin ..................................................... 27 2.2.1.2. Registro de aspirantes ....................................................................................... 28

2.2.1.2.1. Nuevo registro ................................................................................................ 28 2.2.1.2.1.1. 2.2.1.2.1.2 Nuevo aspirante...................................................................................... 29 Aspirante pre-registrado va web. ......................................................... 35

2.2.1.2.2. Consultar registros ........................................................................................ 41 2.2.1.2.3. Comprobante credencial. ............................................................................. 43 2.2.1.2.4. Evaluacin de aspirantes ............................................................................. 46 2.2.1.2.4.1 1.2.1.2.4.2 2.2.1.3. Asignacin de puntaje ............................................................................ 46 Resultado de la evaluacin .................................................................... 48

Listas preliminares ............................................................................................. 49

2.2.1.3.1. Manuales......................................................................................................... 50 2.2.1.3.2. Automticas .................................................................................................... 52 2.2.1.3.4. Editar listas ..................................................................................................... 56 2.2.1.3.5. Importar aspirantes........................................................................................ 59 2.2.1.3.6. Lugares disponibles ...................................................................................... 60 2.2.2. Grupos y horarios ....................................................................................................... 62 Apertura de grupos ............................................................................................ 66

2.2.2.1.

5

2.2.2.2. 2.2.2.3. 2.2.2.4. 2.2.3.

Edicin de grupos ............................................................................................... 70 Asignacin de horarios ...................................................................................... 71 Horarios de extraordinarios .............................................................................. 75

Inscripciones ............................................................................................................... 77 Individuales ......................................................................................................... 77 Grupales .............................................................................................................. 80 Cotejo de documentos ....................................................................................... 82 Actualizar CURP ................................................................................................. 84

2.2.3.1. 2.2.3.2. 2.2.3.3. 2.2.3.4. 2.2.4.

Seleccin de carrera .................................................................................................. 86 Seleccin de opciones ....................................................................................... 86 Asignacin de alumnos ..................................................................................... 89 Resultados de asignacin ................................................................................. 91

2.2.4.1. 2.2.4.2. 2.2.4.3. 2.2.5.

Reinscripciones .......................................................................................................... 92 Semestrales ........................................................................................................ 92 Regulares ............................................................................................................ 93

2.2.5.1. 2.2.5.2.

2.2.5.2.1. Irregulares ....................................................................................................... 97 2.2.5.3. 2.2.5.4. 2.2.5.5. 2.2.6. 2.2.7. 2.2.8. Portabilidad ....................................................................................................... 100 Intersemestrales ............................................................................................... 103 Extraordinarios .................................................................................................. 106

Certificacin............................................................................................................... 110 Titulacin ................................................................................................................... 111 Portabilidad y Movilidad .......................................................................................... 112 Bajas................................................................................................................... 112 Altas .................................................................................................................... 114 Cambios ............................................................................................................. 115

2.2.8.1. 2.2.8.2. 2.2.8.3.

2.2.8.3.1 Solicitud de cambios .................................................................................... 115 2.2.8.3.2 Recepcin de cambios ................................................................................. 117 2.2.8.3.3 Estatus de solicitud de cambios. ................................................................ 118 2.2.8.3.4 Recepcin de cambios................................................................................. 118 2.3. Docentes ............................................................................................................................ 119 Acreditacin............................................................................................................... 119 Semestral........................................................................................................... 119 Nivelacin semestral ........................................................................................ 124 Renuncia de calificaciones ............................................................................. 125 6

2.3.1.

2.3.1.1. 2.3.1.2. 2.3.1.3.

2.3.1.4. 2.3.1.5 2.3.2.

Extraordinarios .................................................................................................. 127 Intersemestral ................................................................................................... 128

Listas de grupos ....................................................................................................... 131 Lista de asistencia ............................................................................................ 132 Lista de calificaciones ...................................................................................... 134

2.3.2.1 2.3.2.2 2.3.3. 2.4.

Horarios de clase ..................................................................................................... 136

Alumnos ............................................................................................................................. 138 Consulta de calificaciones ...................................................................................... 138 Historia acadmica ................................................................................................... 140 Tira de asignaturas .................................................................................................. 145

2.4.1 2.4.2 2.4.4 2.5.

Administrativo ................................................................................................................... 147 Contralora ................................................................................................................. 147 Capacidad instalada ................................................................................................ 151

2.5.1. 2.5.2. 3.

Consulta para estudiantes ................................................................................................... 153 3.1 Consulta para estudiantes .............................................................................................. 153 Calificaciones ............................................................................................................ 153 Plan de estudios ....................................................................................................... 155 Historia acadmica ................................................................................................... 155 Historial acadmico .................................................................................................. 155 Tira de asignaturas .................................................................................................. 157

3.1.1. 3.1.2. 3.1.3. 3.1.4. 3.1.5.

Anexo 1. ............................................................................................................................................. 158

7

Introduccin El SISEEMS 1.0, es la primera versin del Sistema de Servicios Escolares de la Educacin Media Superior de la Subsecretara de Educcin Media Superior (SEMS). Este sistema, est desarrollado con el fin de facilitar las labores docentes y administrativas en los planteles de la SEMS, a la par que funja como herramienta para la planeacin y la toma de decisiones en el proceso educativo. El SISEEMS, es un sistema en lnea al que pueden acceder todas las personas que tienen alguna actividad en el desarrollo de los servicios escolares, tanto con fines laborales como informativos. En ese sentido, es importante mencionar que los mdulos de trabajo se

activan de acuerdo al tipo de usuario, es decir, el sistema trabaja bajo un esquema de roles. La conceptualizacin del SISEEMS tiene como base las Normas de Control Escolar que aplican a los planteles de la SEMS, sin embargo, tambin incluye algunos mdulos que no se encuentran dentro de esta norma, pero que son importantes para el desarrollo de las actividades del plantel. El sistema cuenta con los siguientes mdulos: Seleccin de Aspirantes, Apertura de grupos, Asignacin de Horarios, Inscripcin, Acreditacin, Reinscripcin, Portabilidad (Movilidad), Certificacin y Titulacin, entre otros. Con respecto al proceso de Seleccin de Aspirantes, que no es un proceso que se encuentre en las Normas de Control Escolar, hasta el momento se han detectado dos formas generales de llevarlo a cabo, las cuales se definen de la siguiente forma: Seleccin de Aspirantes Individual. Consiste en que el plantel lleva a cabo todas las actividades desde la difusin, registro, evaluacin y seleccin de los aspirantes. Seleccin de Aspirantes Interinstitucional. Consiste en que el plantel realiza su seleccin junto con otro grupo de planteles bajo la organizacin de un ente estatal o federal, ya sea el COMIPEMS, CEPEMS, COSDAC, o alguna otra institucin encargada de coordinar dichos procesos. En este caso, el plantel recibe una base de datos de los aspirantes seleccionados y solo participa en algunas etapas del proceso. Es importante mencionar, que el modulo de Seleccin de Aspirantes del SISEEMS, solo estar disponible para los planteles que realizan su seleccin de forma individual. Para el caso de los planteles que realizan su seleccin de forma interinstitucional, el sistema cuenta con una herramienta para la importacin de datos, por lo que solo se les requerir la informacin de los aspirantes seleccionados y esta se cargar directamente al sistema, de tal forma que para este tipo de planteles el primer paso a ejecutar en el SISEEMS ser la creacin de las listas preliminares.

1

Para el desarrollo del sistema se crearon tres interfaces que son las siguientes: A. Acceso pblico (Seleccin de Aspirantes) B. Servicios escolares C. Consulta para estudiantes La interfaz de acceso pblico est diseada para llevar a cabo el proceso de seleccin de aspirantes, en ella, es posible que los interesados tengan un primer acercamiento con los planteles a travs de un pre-registro va web, a la par de permitirnos conocer sus preferencias educativas. En esta ventana, el aspirante deber llenar la encuesta socioeconmica que nos proporciona informacin acerca de las caractersticas de nuestros futuros alumnos y sus familias. Finalmente, el aspirante tendr las opciones de consultar y editar su informacin, as como de verificar los resultados obtenidos en el proceso de seleccin. La interface de servicios escolares se destaca como parte central del SISEEMS, es la utilizada por el personal del plantel para ofrecer los servicios escolares tanto a los aspirantes como a los alumnos. Esta herramienta, nos permite captar toda la informacin de la trayectoria desde que un alumno aspira a ingresar al plantel, hasta que este se titula. Como se mencion anteriormente, el sistema est diseado en base a roles, por lo que las distintas reas del plantel que intervienen en los servicios escolares, contarn con una clave de acceso que les permitir realizar sus labores. Por ejemplo, en el caso de los docentes, estos contaran con un usuario y una contrasea con la que podrn ingresar al sistema a realizar el proceso de acreditacin, a verificar sus horarios, imprimir las listas de asistencia y calificacin, entre otros. Cabe mencionar, que los roles de acceso fueron establecidos con base en los manuales de organizacin de los planteles y considerando la estructura de los mismos. La interface de consulta para estudiantes es la consulta para estudiantes, esta herramienta les brinda a los alumnos la posibilidad de consultar en el plantel, as como va web, algunos reportes de inters para ellos, tales como su historia acadmica, su tira de materias, las asignaturas y mdulos de su carrera, as como revisar las calificaciones parciales obtenidas durante el semestre en curso. En espera de que el presente manual permita a los distintos usuarios explotar todos los beneficios que de l se desprenden, a continuacin se detalla la forma de uso de cada una de las tres interfaces del SISEEMS 1.0.

2

1. Acceso pblico 1.1. Introduccin al acceso pblico La interfaz de acceso pblico est diseada para llevar a cabo el proceso de seleccin de aspirantes, en ella, es posible que los interesados tengan un primer acercamiento con los planteles a travs de un pre-registro va web, a la par de permitirnos conocer sus preferencias educativas. En esta seccin, el aspirante deber llenar la encuesta socioeconmica que nos proporciona informacin acerca de las caractersticas de nuestros futuros alumnos y sus familias. Finalmente, el aspirante tendr las opciones de consultar y editar su informacin, as como, verificar los resultados obtenidos en el proceso de seleccin. Al ingresar al SISEEMS va web, el aspirante podr ver en primera instancia una pantalla de bienvenida en la que se describe de forma general la oferta educativa proporcionada por la SEMS, as como los distintos centros de estudios a los que tiene la posibilidad de acceder.

Posteriormente, al oprimir el botn SIGUIENTE

, se presenta una gua de los pasos a

seguir desde el pre-registro hasta la inscripcin al plantel. En esta pantalla se muestran las cuatro opciones disponibles va web, que son: pre-registro va web, encuesta socioeconmica, bsqueda de folio y consultar resultados del proceso de seleccin. Aqu se presenta un esquema grfico de los pasos del proceso de seleccin y en la parte superior derecha la pantalla se cuenta con la opcin para salir del sistema.

3

1.2. Pre-registro va web La opcin pre-registro va web es el primer acercamiento del aspirante con el plantel al que desea acceder, por lo que al seleccionarla se despliega un formato de captura donde se le solicita informacin personal, as como de las preferencias educativas de su inters. Es importante que se considere que todos los campos marcados con asterisco son necesarios para seguir adelante en el proceso. En el caso de la CURP, a pesar de que en este momento no es un campo que limite el preregistro, si no se cuenta con ella ser necesario que se d inicio al trmite para obtenerla, ya que cuando se acuda al plantel ser requerida. El resto de los datos solicitados, no obstante que no son necesarios para poder avanzar con el proceso, debern proporcionarse de forma correcta ya que al acudir al plantel estos sern validados. En la parte superior izquierda de la plantilla de captura, se puede observar el botn ATRS , que puede ser pulsado en caso de que no se desee hacer la captura o cuando esta se haya concluido, con lo cual, el sistema se posicionar en la pantalla previa.

4

Es importante mencionar que el SISEEMS est desarrollado considerando los catlogos geogrficos del Instituto Nacional de Geografa Estadstica e Informtica (INEGI) vigentes, por lo que al seleccionar las opciones de Entidad, Municipio y Localidad, se desplegarn nicamente las opciones disponibles en estos catlogos.

5

En estos casos, se incluye tanto el nombre como el nmero oficial del rea geogrfica correspondiente. Lo anterior, es importante que sea considerado sobre todo para la localidad, ya que en la mayora de los casos ests zonas geogrficas no son conocidas por su nombre, por lo que estas pueden ser seleccionadas en base al nmero oficial. Para poder obtener dicho numero, una opcin es observar una credencial de elector de alguien cuyo domicilio coincida con la ubicacin solicitada, ya que en esta, es posible encontrarlo en la parte inferior de la misma a un lado del nmero de municipio. 6

Adems de los catlogos geogrficos oficiales del INEGI, las opciones de estado civil, modalidad y rgimen de secundaria, as como los subsistemas, planteles y carreras disponibles para cada plantel, se encuentran predefinidos en base a la informacin oficial, por lo que en estas opciones solo se podr seleccionar de estos catlogos y no se podr agregar informacin.

Un aspecto relevante para realizar un correcto pre-registro es la seleccin del plantel, para lo cual, es necesario conocer el subsistema al que pertenece y la entidad federativa en que se ubica, ya que estos dos criterios son requeridos por el sistema. Una vez seleccionados estos datos, en la barra para seleccin del plantel se despliega una lista de los planteles

7

disponibles en esa entidad para ese subsistema1, de los cuales se deber seleccionar el de su preferencia.

Para conocer mejor las opciones de planteles que son ofertados por cada una de las Direcciones Generales (Subsistemas) pertenecientes a la SEMS y que conforman el SISEEMS, se presenta la siguiente tabla: Tabla 1. Centros de Estudios por Direccin General (Subsistema). Direccin General de Educacin en Ciencia y Tecnologa del Mar (DGECyTM) Centros de Estudios Tecnolgicos del Mar (CETMAR) Centros de Estudios Tecnolgicos de Aguas Continentales (CETAC) Direccin General de Educacin Tecnolgica Agropecuaria (DGETA) Centros de Bachillerato Tecnolgico Agropecuario (CBTA) Centros de Bachillerato Tecnolgico Forestal (CBTF) Direccin General Educacin Tecnolgica Industrial (DGETI) Centros de Estudios Tecnolgicos, Industrial y de Servicios (CETIS) Centros de Bachillerato Tecnolgico Industrial y de Servicios (CBTIS) Direccin General de Bachillerato General (DGB) Centros de Estudio de Bachillerato (CEB) Como se mencion anteriormente, las carreras disponibles en cada plantel se encuentran pre-cargadas en el SISEEMS, por lo que una vez seleccionado el plantel, automticamente se despliegan las carreras ofertadas en el mismo, lo anterior, siempre y cuando la eleccin

1

Puede ser que algunos planteles no estn disponibles en esta etapa, lo cual se debe a la forma en que realizan su proceso de seleccin.

8

corresponda a un bachillerato tecnolgico, lo que no ocurrir si se trata de un bachillerato general, ya que en este caso no se cuenta con carreras.

El paso final para el pre-registro, es el ordenamiento de todas las carreras ofertadas por el plantel de acuerdo al inters que tiene el aspirante por ingresar a cada una de ellas. Para poder realizar esta accin, se deben utilizar los conos que se encuentran entre los cuadros carreras disponibles y orden de preferencia, los cuales funcionan de la siguiente forma: Para pasar una carrera del cuadro de carreras disponibles al cuadro orden de preferencia, se debe seleccionar la carrera deseada y cuando esta se resalte con color azul, se debe pulsar con el ratn sobre el cono en forma de tringulo apuntando a la derecha , con lo cual la carrera seleccionada se mover al cuadro

orden de preferencia. Esto se deber hacer tantas veces como carreras ofertadas existan, ya que es un requisito ordenar todas las opciones de acuerdo al inters que se tiene por ingresar a cada una de ellas.

9

En el caso de que se desee pasar todas las carreras del cuadro carreras disponibles, al cuadro de orden de preferencia, no es necesario marcar ninguna de las carreras, simplemente se deber pulsar el botn del tringulo apuntando a la derecha con el guin vertical en la punta , con lo que se conseguir dicho objetivo.

En este caso es importante mencionar, que estas se pasarn en el mismo orden en que se encuentre en el cuadro preferencias educativas, asumiendo que este orden es el preferido por el aspirante.

Si el aspirante quiera cambiar el orden de sus preferencias, es posible utilizar los conos que se encuentra en el sentido contrario a los anteriores. En este caso, al marcar la carrera del cuadro orden de preferencias y pulsar el botn del tringulo que apunta hacia la izquierda carreras disponibles. , la carrera seleccionada se mover al cuadro

10

De la misma forma, si se desea modificar el orden de todas las carreras, es posible hacerlo pulsando el botn del tringulo apuntando hacia la izquierda con el guin en la punta , con lo que todas las carreras del cuadro orden de preferencia se

movern hacia el cuadro carreras disponibles.

Es importante mencionar, que dentro de la oferta acadmica de la SEMS, se tienen diferentes modalidades de estudio, y que dentro del SISEEMS se consideran las siguientes. Bachillerato General BG Bachillerato Tecnolgico BT Tcnico Profesional TP Tecnlogo T Tcnico Bsico TB Cabe destacar, que de estas opciones el tecnlogo y el tcnico bsico, tienen carcter de terminales, lo que implica que al concluir los estudios en alguna de ellas, no es posible

11

ingresar a una universidad. En este sentido, es importante que al seleccionar estas carreras, el aspirante tenga muy claro el objetivo que persigue al estudiar un bachillerato. No obstante, durante la seleccin de las carreras, el sistema emite mensajes que permiten conocer las caractersticas de la modalidad elegida.

Una vez que se complet toda la informacin solicitada y que se verific que todo sea correcto, el paso final es pulsar el botn GUARDAR. Si la informacin que se proporciona tiene los formatos adecuados y no tiene inconsistencias, el sistema desplegar una ficha de pre-registro que incluye en la parte superior derecha, el nmero de folio que servir para que el aspirante se identifique durante el resto del proceso de seleccin.

Si la informacin que se captur tiene inconsistencias o el formato de la misma no es el adecuado, el sistema desplegar mensajes y marcar los datos que deben ser corregidos, si estos datos no se teclean de la forma correcta no se podr imprimir la ficha de preregistro y no se habr concluido este paso. Adems del nmero de folio, en esta ficha se despliegan los datos del plantel de inters, el nombre y la CURP del aspirante, la fecha de pre-registro, as como los pasos que deber seguir el interesado2 para asegurar un lugar en el examen de seleccin. Aqu mismo, se

2

Los pasos a seguir despus del pre-registro, son definidos por cada plantel.

12

observa el cono IMPRIMIR

, con el que es posible observar la ficha de pre-registro en

un archivo de tipo PDF, lo que facilita la seleccin de las caractersticas de impresin.

Esta ficha se despliega en una nueva ventana, por lo que para regresar al sistema lo nico que se debe hacer es pulsar con el ratn sobre el botn cerrar . Por ltimo, se debe pulsar

el botn FINALIZAR que se ubica en la parte superior izquierda de la pantalla previa y posteriormente el botn ATRS , para colocarse nuevamente en la pantalla de Pasos a

seguir para la incorporacin al plantel. Es importante considerar que el pre-registro va web no garantiza un lugar en la evaluacin que realiza el plantel para el proceso de seleccin, sin embargo, el llevar a cabo dicho paso permite que la atencin en el plantel se de forma ms gil al contar con los datos del aspirante pre-cargados en el sistema. 1.3. Encuesta socioeconmica Uno de los pasos para tener derecho a la evaluacin de seleccin de aspirantes, es el llenado de una encuesta socioeconmica, la cual permite obtener informacin de las caractersticas personales y familiares del aspirante. Para poder acceder a esta opcin, es necesario que el aspirante haya acudido al plantel a recoger la ficha oficial de registro, de lo contrario el sistema no le permitir el acceso. Una vez que se tenga la ficha de registro, el aspirante deber ingresar a la misma pgina web que utiliz para su pre-registro, pero ahora, deber seleccionar la opcin Encuesta socioeconmica. En esta pantalla, se observa que existen dos formas de acceder a la encuesta, por medio de la CURP o por medio del Folio. Cabe mencionar que la CURP ser detectada siempre y cuando esta haya sido dada de alta en el plantel y haya quedado registrada en el sistema. Para poder acceder a la encuesta, el aspirante solo deber teclear el folio o la CURP y pulsar el botn INICIAR. Si el aspirante se pre-registr va web, ingresar directamente al 13

llenado de la encuesta, de lo contrario el sistema le solicitar que complemente algunos datos que no le fueron requeridos en su registro en el plantel. Una vez seleccionada la opcin Encuesta socioeconmica, si no se desea acceder a la encuesta, en la parte superior izquierda se encuentra el botn ATRS pantalla previa. , con el que se podr regresar a la

En el ejemplo siguiente, se muestra el caso de un aspirante que no se pre-registro va web, por lo que antes de ingresar al llenado de la encuesta socioeconmica deber complementar la informacin para su registro. En este caso, la informacin faltante es la que aparece en campos activos o seleccionables, ya que si los datos le fueron solicitados en el plantel, estos ya no se podrn modificar. Una vez que se complete la informacin solicitada, es necesario pulsar el botn CONTINUAR que se encuentra en la parte inferior de la pantalla, con lo cual, se podr acceder a la encuesta.

14

Como se mencion anteriormente, la encuesta incluye preguntas tanto personales como del hogar, de tal forma que permite conocer las condiciones acadmicas y socioeconmicas de los aspirantes y de sus familias. Con esta informacin, el plantel puede planear la atencin que brindar considerando caractersticas como pobreza, distancia del hogar a la escuela, regularidad acadmica, entre otras.

Para poder cubrir el requisito de la encuesta socioeconmica, el aspirante deber responder a todas las preguntas que componen la misma, de lo contrario no podr concluir este paso. Las respuestas se realizan marcando sobre los crculos en blanco pulsando encima de ellos con el ratn, seleccionado las opciones correspondientes.

Una vez contestado el cuestionario, se debe pulsar el botn GUARDAR que se encuentra en la parte inferior de la pantalla, presentndose un resumen de los resultados. Finalmente, el aspirante deber pulsar la opcin TERMINAR y posteriormente el botn ATRS para

colocarse nuevamente en la pantalla de Pasos a seguir para la incorporacin al plantel.

15

Para el caso de aspirantes que no recuerdan su nmero de folio o no lo tengan a la mano, tambin se cuenta con la opcin RECUPERAR FOLIO. Para poder utilizar esta opcin, el aspirante deber teclear su nombre completo, fecha de nacimiento y sexo, tal y como lo proporcion cuando acudi al plantel a registrarse. Una vez hecho esto, aparecer su folio seguido de la opcin RESPONDER LA ENCUESTA, para finalmente pulsar esta opcin y pasar a la seleccin de sus respuestas.

1.4. Bsqueda de folio La tercera opcin que puede utilizar el aspirante en el acceso pblico, es la bsqueda de folio. Esta opcin est a disposicin para aquellas personas que hayan olvidado o que no tengan a la mano su folio y lo requieran para completar algn paso del proceso de seleccin. Para utilizar esta opcin, el aspirante deber teclear su nombre completo, su fecha de nacimiento y su sexo, tal y como lo proporcion en su pre-registro va web o en su registro en plantel. Si el aspirante se encuentra el paso de pre-registro, el folio solo podr recuperarse para editar la informacin proporcionada y realizar alguna adecuacin.

16

Una vez capturado el nombre, y seleccionado la fecha de nacimiento y el sexo, es necesario pulsar el botn RECUPERAR FOLIO, con lo que se mostrar en la pantalla el nmero de folio y el botn EDITA TUS DATOS, el cual al ser pulsado, desplegar la plantilla de datos del pre-registro, con la informacin capturada por el aspirante.

En la parte inferior de esta pantalla, aparece el botn ACTUALIZAR, ya que una vez que el aspirante haya revisado su informacin, este deber ser presionado para guardar los cambios realizados. Finalmente, despus de guardar los cambios, la pantalla mostrar el mensaje Los datos han sido actualizados correctamente, y dos opciones, una que permiten la recuperacin de otro folio, y la otra que permite regresar a la pantalla Pasos a seguir para la incorporacin al plantel.

Cuando el aspirante se encuentre ya registrado en el plantel, el folio se podr recuperar para el llenado de la encuesta. En este caso, al pulsar la opcin RECUPERAR FOLIO, el sistema muestra el folio del aspirante y el botn RESPONDER LA ENCUESTA.

17

Si el aspirante que est recuperando su folio realiz su pre-registro va web, el sistema lo manda directamente a la encuesta, pero si es un aspirante que se registro directamente en plantel, el sistema le presenta una pantalla con algunos datos que deber completar antes de pasar a la encuesta.

Una vez que la encuesta ha sido contestada, el sistema mostrar una pantalla con las opciones recuperar otro folio y volver al inicio, que permiten buscar otro aspirante, o posicionarse en la pantalla Pasos a seguir para la incorporacin al plantel.

18

Finalmente, si el aspirante ya fue evaluado, el folio podr recuperarse para consultar los resultados obtenidos durante el proceso de seleccin.

En este caso, al oprimir la opcin CONSULTAR RESULTADOS, el sistema mostrar al aspirante los resultados que obtuvo, as como las instrucciones para el proceso de inscripcin definidas por cada plantel y los documentos con los que deber contar para llevar a cabo dicho proceso, este ltimo punto, siempre y cuando el aspirante no haya sido rechazado.

Una vez que el aspirante revis sus resultados, el sistema mostrar una pantalla con las opciones recuperar otro folio y volver al inicio, que permiten buscar otro aspirante, o posicionarse en la pantalla Pasos a seguir para la incorporacin al plantel.

1.5. Consultar resultados del proceso de seleccin Para utilizar esta opcin, el aspirante podr hacerlo a travs de recuperar su folio, o directamente en la opcin consultar resultados del proceso de seleccin, si es que tiene a la mano dicho nmero.

19

En este caso, solo se requiere capturar el nmero de folio y posteriormente pulsar la opcin CONSULTAR, en donde se mostrar en la pantalla el resultado obtenido por el aspirante en el proceso de seleccin, as como las instrucciones para el proceso de inscripcin definidas por cada plantel y los documentos para llevar a cabo dicho proceso, este ltimo punto, siempre y cuando el aspirante no haya sido rechazado.

Cabe mencionar que el aspirante podr obtener tres resultados posibles, ACEPTADO, EN LISTA DE ESPERA y RECHAZADO. En el primer caso, el aspirante deber acudir al plantel para recibir las instrucciones pertinentes y concluir su inscripcin en tiempo y forma. En el segundo caso, el aspirante deber acudir al plantel para ser considerado en caso de que algn espacio quede disponible y este pueda hacer uso del mismo. Finalmente, los alumnos rechazados podrn acudir al plantel, en caso de que as lo deseen, para obtener informacin sobre los lugares disponibles en otros planteles dentro del estado, o de algn otro estado si es que as lo requieren. Finalmente, otra opcin que se tiene dentro de esta pantalla es el botn ATRS , que

permite colocarse en la pantalla de Pasos a seguir para la incorporacin al plantel al ser pulsada.

20

2. Servicios escolares 2.1. Introduccin a servicios escolares Servicios escolares es la parte central del SISEEMS, es la utilizada por el personal del plantel para ofrecer los servicios escolares tanto a los aspirantes como a los alumnos. Esta herramienta, nos permite captar toda la informacin de la trayectoria desde que un alumno aspira a ingresar al plantel, hasta que este se titula. Como se mencion anteriormente, el sistema est diseado en base a roles, por lo que las distintas reas del plantel que intervienen en los servicios escolares contarn con una clave de acceso que les permitir realizar sus labores. Por ejemplo, en el caso de los docentes, estos contaran con un usuario y una contrasea con la que podrn ingresar al sistema a realizar el proceso de acreditacin, a verificar sus horarios, imprimir las listas de asistencia y calificacin, entre otros. Cabe mencionar, que los roles de acceso fueron establecidos con base en los manuales de organizacin de los planteles y considerando la estructura de los mismos. La interfaz de servicios escolares, contiene la mayora de los servicios que tanto aspirantes como alumnos tienen derecho a recibir durante su paso por la educacin media superior, desde el proceso de seleccin hasta su titulacin para el caso del Bachillerato Tecnolgico. Los roles que juega el personal en el uso del sistema, fueron establecidos con base en la estructura que guarda el plantel y considerando a las personas que intervienen tanto con fines de carga, validacin y anlisis de la informacin. Es decir, en un plantel tienen acceso desde la persona que incorpora los datos en el departamento de control escolar, el docente encargado de subir las calificaciones, hasta el personal directivo que verifica que la informacin sea pertinente. En esta interfaz tambin tienen acceso los mandos superiores de la SEMS que tienen la tarea de supervisar, analizar y evaluar los resultados, que sern utilizados para la toma de decisiones. La aplicacin, comienza con una pantalla de bienvenida, en la cual se ofrece un mensaje a todos aquellos que intervienen en el proceso de servicios escolares. En la parte baja de esta misma pantalla, se encuentran dos recuadros en los que se solicita el nombre del usuario y la contrasea, las cuales se deben conocer al momento de intentar acceder al mismo. Estas claves sern proporcionadas por personal del plantel designado por cada Direccin General, y permitirn el acceso a los diferentes mdulos en correspondencia a las funciones que desempea cada actor dentro del SISEEMS.

21

Una vez que se introducen el nombre del usuario y la contrasea y se pulsa el botn ENTRAR, se despliega la pantalla con los mens Control Escolar, Docentes, Alumnos, Administrativo, Catlogos, Seguridad y Ayuda. En la parte superior dentro de la barra de color naranja se encuentra el nombre del plantel al que se est accediendo, el tipo de permiso que se est utilizando sistema (Administrador General, Director, Docente, etc.), as como el nombre del usuario. En esa misma barra del lado derecho, se presentan las opciones inicio y salir, con las cuales se pueden realizar ambas acciones en cualquier punto dentro del sistema. Finalmente, en la parte central de la pantalla, aparece el texto Sistema de Servicios Escolares de la Educacin Media Superior, haciendo referencia a que nos encontramos en la pantalla inicial del sistema.

2.2. Control escolar El men control escolar, est integrado por los siguientes sub-mens: Seleccin de Aspirantes, Grupos y Horarios, Inscripciones, Seleccin de Carrera, Reinscripciones, Certificacin, Titulacin y Portabilidad y Movilidad. No obstante que las normas de control escolar solo incluyen cinco procesos para la administracin escolar, el sistema de servicios escolares cubre todos aquellos aspectos que

22

permiten el seguimiento de los alumnos del plantel desde el proceso de seleccin hasta su titulacin, tales como la seleccin de aspirantes, la asignacin de docentes a los grupos, el establecimiento de horarios, la seleccin de carreras en el caso del bachillerato tecnolgico, entre otros.

Cabe resaltar que el SISEEMS trabaja de acuerdo al calendario escolar, por lo que cada uno de sus mdulos estar disponible en el periodo de tiempo designado para llevar a cabo dicho proceso, es decir, la alta de instrumentos de evaluacin solo podr realizare en un periodo determinado, y posterior a esta fecha solo podr incorporarse o modificarse mediante una solicitud justificada, la cual deber ser aprobada por la instancia correspondiente. Esta situacin aplica para todos los mdulos dentro del sistema. 2.2.1. Seleccin de aspirantes Las opciones con las que se cuenta en este sub-men son las siguientes: ALTA DEEVALUACIN,

REGISTRO DE ASPIRANTES, EVALUACIN DE ASPIRANTES, LISTAS PRELIMINARES,

IMPORTAR ASPIRANTES Y LUGARES DISPONIBLES. Es importante mencionar que el SISEEMS en su sub-men Seleccin de Aspirantes, est diseado para trabajar las dos formas en que los planteles pueden llevar a cabo dicho procedimiento, ya sea de forma individual o interinstitucional. En este sentido, la herramienta se desarroll considerando que la informacin que se capta durante el preregistro y registro de los aspirantes, cuando el plantel realiza la seleccin de forma individual, deber ser capturada directamente en el sistema por personal del mismo, mientras que cuando el procedimiento se realiza de forma interinstitucional, esta deber ser incorporada por medio de la importacin de la base de datos correspondiente dentro de la opcin IMPORTAR ASPIRANTES.

23

Para el caso de los planteles que realizan el procedimiento de seleccin de forma individual, el primer paso que tendrn que realizar en el SISEEMS ser la alta de la evaluacin, lo cual se lleva a cabo en la primera opcin del sub-men Seleccin de Aspirantes que es la ALTADE EVALUACIN.

Para el caso de los planteles que realizan el procedimiento interinstitucional

esta opcin no estar disponible. 2.2.1.1. Alta de evaluacin

Para dar de alta una evaluacin, es necesario llevar a cabo tres pasos dentro del sistema, el registro de la evaluacin, la programacin de la evaluacin y la seleccin de los mdulos del la evaluacin. Estos tres pasos solo pueden llevarse a cabo en el orden antes mencionado, ya que mientras no se realice el primero el sistema no permite realizar el siguiente. Adems, si estos tres pasos no se concluyen, el sistema no permitir el registro de aspirantes.

2.2.1.1.1.

Registro de la evaluacin

El registro de la evaluacin se lleva a cabo en la primera pestaa que se observa en la pantalla, en este caso la persona designada de acuerdo a los roles definidos para el sistema, deber incorporar la siguiente informacin: 24

Fecha en la que se llevar a cabo la evaluacin Nmero de fichas a ofertar (lugares disponibles en el plantel para la aplicacin de la evaluacin)

Al incorporar la fecha en que se realizar la evaluacin, el sistema arrojar de forma automtica una clave como la siguiente: EV09201DCT0001F611 que estar conformada por las letras EV de evaluacin, 09 correspondiente al ao, 2 correspondiente al mes en que se da de alta la evaluacin, 01DCT0001F que es la clave del plantel y finalmente 611 que se refiere a la clave del subsistema. Una vez que se introdujeron la fecha y el nmero de fichas y se seleccion el botn GUARDAR, se desplegar en la pantalla un recuadro con la informacin de la clave, fecha y nmero de fichas de la evaluacin programada, as como la opcin BORRA, con la que esta evaluacin podr ser eliminada siempre y cuando no se tenga ningn aspirante registrado. Debajo de este cuadro, aparecer el mensaje El siguiente paso es la 'Programacin de la evaluacin'.

Uno de los requisitos para poder registrar una evaluacin, es que la fecha en que esta ser aplicada debe ser al menos un da posterior a su registro, de lo contrario la accin no ser realizada y se enviar un mensaje de La fecha de aplicacin para el examen no es vlida. 2.2.1.1.2. Programacin de la evaluacin

Para realizar el segundo paso del alta de la evaluacin, es necesario seleccionar la pestaa Programacin de la evaluacin. En esta pestaa, el usuario deber introducir la siguiente informacin: Horario(s) en que se aplicar la evaluacin Nmero de aspirantes que se programaran en ese horario(s) Nmero de aspirantes a evaluar por grupo 25

Los criterios a considerar para llevar a cabo este paso son los siguientes: el horario deber teclearse en el formato de 24 horas, si el horario es mayor a 24 horas el sistema mandar el mensaje de error Hora incorrecta. Si el horario seleccionado para llevar a cabo la evaluacin se duplica, en la pantalla se presentar el mensaje El horario de programacin ya existe. Finalmente, si el nmero de aspirantes programados es mayor al nmero de aspirantes por programar, se desplegar en la pantalla el texto Ha excedido las fichas ofertadas.

Una vez que se introducen los datos y se pulsa el botn GUARDAR, es posible observar un recuadro con los datos de la fecha, horario, aspirantes programados en esa hora y el nmero de aspirantes por grupo, as como el mensaje El siguiente paso es definir los Mdulos de la evaluacin.

Al igual que en la alta de la evaluacin, estos horarios podrn ser modificados, siempre y cuando no se tenga ningn aspirante registrado. Cabe mencionar, que para avanzar al siguiente paso es necesario que se tengan programados el total de los aspirantes a evaluar.

26

2.2.1.1.3.

Mdulos del instrumento de evaluacin

Para concluir el proceso de alta de la evaluacin, es necesario seleccionar la pestaa Mdulos del instrumento de evaluacin. En esta pestaa, el usuario debe seleccionar los mdulos que componen la evaluacin que ser aplicada en el plantel. Hasta el momento el sistema cuenta con 10 mdulos de conocimiento, sin embargo estos pueden modificarse si existe algn modulo adicional que sea evaluado en la mayora de los planteles.

Una vez seleccionados lo mdulos de conocimiento se deber pulsar el botn TERMINAR, con lo que quedar concluido el proceso de alta de la evaluacin, lo cual se confirmar con el mensaje Se ha concluido exitosamente el proceso de registro de la evaluacin. Cabe mencionar que para poder avanzar en este ltimo paso, es necesario que se seleccione al menos un mdulo de conocimiento, de lo contrario el sistema emitir el mensaje Debe seleccionar al menos un mdulo de conocimiento. En el momento que se concluya el proceso de alta de la evaluacin, el plantel podr dar inicio al registro de aspirantes y a la entrega de fichas oficiales, lo cual se realiza en el siguiente sub-men de la Seleccin de Aspirantes.

27

2.2.1.2.

Registro de aspirantes

La segunda opcin del sub-men Seleccin de Aspirantes es el REGISTRO DE ASPIRANTES, en esta se podr atender a todos los interesados que acudan en la fecha y hora definidas por el plantel para su registro y entrega de fichas oficiales. Para llevar a cabo el registro a la evaluacin de primer ingreso, es necesario que los aspirantes realicen una serie de pasos que se vern reflejados en el sistema en tres diferentes acciones, el alta de un nuevo registro, la consulta de los registros realizados y la impresin del comprobante credencial con el que el aspirante tiene el acceso a la aplicacin de la evaluacin de seleccin.

2.2.1.2.1.

Nuevo registro

La opcin nuevo registro est diseada para controlar y entregar las fichas al total de aspirantes que sern evaluados, lo que significa que este es su primer acercamiento formal con el plantel. No obstante, en este punto el sistema ya cuenta con los datos de algunos jvenes que hicieron su pre-registro va web, por lo que en esta pantalla se ofrecen dos opciones, registro de un nuevo aspirante o registro de un aspirante pre-registrado va web.

28

2.2.1.2.1.1.

Nuevo aspirante

Al seleccionar la opcin nuevo aspirante, en la pantalla se despliega una plantilla de captura de informacin bsica del interesado, en esta, es necesario considerar que todos los datos marcados con un asterisco son requeridos para seguir adelante con el proceso. En la parte superior izquierda se presentan dos opciones, el cono Atrs la pantalla anterior, y el cono Nuevo que regresa a

que permite vaciar la plantilla cuando se han

capturado datos de algn aspirante y este decide no concluir el proceso. La informacin que deber ser proporcionada por el aspirante y capturada por el personal de control escolar del plantel es la siguiente: Nombre. Debe escribirse completo y sin abreviaturas. Apellido paterno o primer apellido. Apellido materno o segundo apellido. Sexo. Estado, municipio y localidad de nacimiento. En este caso se deber seleccionar primero el nombre del estado, posteriormente el municipio y finalmente la localidad, de lo contrario los catlogos de municipio y localidad no sern desplegados. Clave nica de Registro de Poblacin (CURP). Aqu se deber capturar la CURP tomndola del documento presentado por el aspirante. No obstante, este no es un dato obligatorio o que impida seguir adelante con el proceso. Fecha de nacimiento. Comprobante de estudios en el caso de que el aspirantes an no cuente con su Certificado o Certificado de Secundaria si cuenta con l. En el sistema solo se deber seleccionar el documento entregado por el aspirante, por lo que es responsabilidad del plantel almacenar en el expediente los documentos solicitados. Estado civil. Domicilio del aspirante, estado y municipio. Ubicacin de escuela de procedencia, estado y municipio. Modalidad y rgimen de la secundaria de procedencia.

29

Carreras de inters del aspirante. En esta parte se presentan todas las carreras disponibles en el plantel, las cuales debern ser seleccionadas en el orden de preferencia del aspirante. Es necesario que todas las carreras sean ordenadas, de lo contrario no se podr avanzar en el registro.

Esta plantilla contiene menos informacin de la que se solicita al aspirante cuando se preregistra va web, sin embargo todos los aspirantes que se registran directamente en plantel y no lo hacen va web, tendrn que completar la informacin faltante antes del llenado de la encuesta socioeconmica.

Es importante mencionar que el SISEEMS est desarrollado considerando los catlogos geogrficos del Instituto Nacional de Geografa Estadstica e Informtica (INEGI) vigentes, por lo que al seleccionar las opciones de entidad, municipio y localidad, se desplegarn nicamente las opciones disponibles en estos catlogos y no ser posible agregar informacin a los mismos.

30

En estos casos, se incluye tanto el nombre como el nmero oficial del rea geogrfica correspondiente. Lo anterior, es importante que sea considerado sobre todo para la localidad, ya que en la mayora de los casos ests zonas geogrficas no son conocidas por su nombre, por lo que estas pueden ser seleccionadas en base al nmero oficial. Para poder obtener dicho numero, una opcin es observar una credencial de elector de alguien cuyo domicilio coincida con la ubicacin solicitada, ya que en esta, es posible encontrarlo en la parte inferior de la misma a un lado del nmero de municipio.

31

Adems de los catlogos geogrficos oficiales del INEGI, las opciones de estado civil, modalidad y rgimen de secundaria, se encuentran predefinidos en base a la informacin oficial, por lo que en estas opciones solo se podr seleccionar de estos catlogos y no se podr agregar informacin.

Un punto muy importante para el registro de un aspirante nuevo, es el ordenamiento de las carreras ofertadas por el plantel, de acuerdo al inters que tiene el aspirante por ingresar a cada una de ellas. Para poder realizar esta accin, se deben utilizar los conos que se encuentran entre los cuadros Carreras disponibles y Orden de preferencia, los cuales funcionan de la siguiente forma: Para pasar una carrera del cuadro de Carreras disponibles al cuadro Orden de preferencia, se debe seleccionar la carrera deseada y cuando esta se resalte con color azul, se debe pulsar con el ratn sobre el cono en forma de tringulo apuntando a la derecha , con lo cual la carrera seleccionada se mover al cuadro

Orden de preferencia. Esto se deber hacer tantas veces como carreras ofertadas existan, ya que es un requisito ordenar todas las opciones de acuerdo al inters que se tiene por ingresar a cada una de ellas.

32

En el caso de que se desee pasar todas las carreras del cuadro Carreras disponibles, al cuadro de Orden de preferencia, no es necesario marcar ninguna de las carreras, simplemente se deber pulsar el botn del tringulo apuntando a la derecha con el guin vertical en la punta , con lo que se conseguir dicho objetivo.

En este caso es importante mencionar, que estas se pasarn en el mismo orden en que se encuentre en el cuadro Preferencias educativas, asumiendo que este orden es el preferido por el aspirante.

Si el aspirante quiera cambiar el orden de sus preferencias, es posible utilizar los conos que se encuentra en el sentido contrario a los anteriores. En este caso, al marcar la carrera del cuadro Orden de preferencias y pulsar el botn del tringulo que apunta hacia la izquierda Carreras disponibles. , la carrera seleccionada se mover al cuadro

33

De la misma forma, si se desea modificar el orden de todas las carreras, es posible hacerlo pulsando el botn del tringulo apuntando hacia la izquierda con el guin en la punta , con lo que todas las carreras del cuadro Orden de preferencia se

movern hacia el cuadro Carreras disponibles.

Es importante que al estar ordenando las carreras, se le informe al aspirante sobre las distintas modalidades educativas que se ofrecen en el plantel y las caractersticas de cada una de ellas, ya que para el caso de los tecnlogos y tcnicos bsico, las carreras son terminales. Para facilitar esto, durante la seleccin de las carreras, el sistema emite mensajes que permiten conocer las caractersticas de la modalidad elegida.

Una vez que se tenga capturada la informacin del aspirante, es necesario pulsar el botn REGISTRAR, con lo que se desplegar en la pantalla la ficha oficial de registro. Esta ficha, contiene un nmero de folio que permite la identificacin del aspirante durante el proceso de seleccin, y corresponde a la ficha que entrega el plantel a sus aspirantes como prueba de que hasta el momento sern considerados para el examen de seleccin, siempre y cuando cumplan con los pasos requeridos para ello3. Los pasos a seguir se muestran en la parte inferior de la ficha, y deben realizarse para obtener el comprobante credencial, que es el documento que le garantiza al aspirante su acceso al examen de seleccin.

3

Los paso a seguir o las instrucciones que se den al aspirante durante el proceso de seleccin se pueden particularizar mediante la opcin Instrucciones del men Catlogos.

34

La ficha debe ser impresa y entregarse al aspirante, para lo cual, en la pantalla se despliega el cono IMPRIMIR , con este, es posible transferir los datos a un archivo de tipo PDF, lo

que facilita la seleccin de las caractersticas de impresin.

Esta ficha se despliega en una nueva ventana, por lo que para regresar al sistema lo nico que se debe hacer es pulsar con el ratn sobre el botn cerrar . Por ltimo, se debe pulsar el botn FINALIZAR, lo que nos posicionar en la pantalla Registro de aspirantes.

2.2.1.2.1.2

Aspirante pre-registrado va web.

Para el caso de los aspirantes pre-registrados va web, el sistema ya cuenta con los datos incorporados por los mismos, por lo que para editar su informacin solo se requiere capturar el nmero de folio que les fue asignado y pulsar el botn BUSCAR.

35

En la parte superior izquierda de la pantalla se incluye el botn ATRS

, con el cual se

puede regresar a la pantalla previa. Tambin en esta pantalla, se puede observar una lista con los ltimos diez aspirantes pre-registrados va web, los cuales pueden ser editados pulsando la opcin SELECCIONAR. Si se desea buscar a algn aspirante utilizando esta lista, los registros pueden ordenarse por folio, fecha de registro, estatus, nombre o apellidos, lo cual se realiza pulsando sobre el encabezado de la columna por la que se desea ordenar. Para el caso de que el aspirante no recuerde su folio o no lo tenga a la mano, tambin se incluye la opcin RECUPERAR FOLIO, la cual puede ser utilizada tecleando el nombre o la CURP del aspirante. Una vez que se realiza la bsqueda los datos pueden ser editados pulsando la sobre la opcin Seleccionar ( ).

El resultado de capturar el folio del aspirante pre-registrado y pulsar la opcin

BUSCAR, o

de editar la informacin con cualquiera de las opciones antes mencionadas, es el despliegue de la misma plantilla de informacin que en el registro de aspirante nuevo, pero con los datos pre-cargados.

36

Un dato adicional que se incluye y que no se solicitaba en el pre-registro, es la entrega del documento con el que se comprueba que el aspirante es susceptible de acceder al proceso de seleccin, ya sea un comprobante de estudios o el certificado de secundaria. En este caso, es importante que el plantel archive los documentos y que la persona que se encarga de hacer el registro marque dentro del sistema el documento que se est recibiendo. As mismo, se deber verificar que la informacin proporcionada va web es la correcta. En esta opcin, es posible editar la informacin de aspirantes que se pre-registraron en otro plantel, siempre y cuando, este proporcione su nmero de folio, ya que la opcin RECUPERAR FOLIO solo aplica para aspirantes pre-registrados en nuestro plantel. En este sentido, una vez capturado el nmero de folio, se deber marcar el cuadro de la opcin Incluir en la bsqueda aspirantes de otros planteles, y finalmente se debe pulsar el botn BUSCAR.

Con respecto a la priorizacin de las carreras, el sistema despliega la seleccin realizada durante el pre-registro, sin embargo hasta este momento todava puede ser modificada a 37

solicitud del aspirante. Para realizar esta accin, se deben utilizar los conos que se encuentran entre los cuadros Carreras disponibles y Orden de preferencia, los cuales funcionan de la siguiente forma: Para pasar una carrera del cuadro de Carreras disponibles al cuadro Orden de preferencia, se debe seleccionar la carrera deseada y cuando esta se resalte con color azul, se debe pulsar con el ratn sobre el cono en forma de tringulo apuntando a la derecha , con lo cual la carrera seleccionada se mover al cuadro

Orden de preferencia. Esto se deber hacer tantas veces como carreras ofertadas existan, ya que es un requisito ordenar todas las opciones de acuerdo al inters que se tiene por ingresar a cada una de ellas.

En el caso de que se desee pasar todas las carreras del cuadro Carreras disponibles, al cuadro de Orden de preferencia, no es necesario marcar ninguna de las carreras, simplemente se deber pulsar el botn del tringulo apuntando a la derecha con el guin vertical en la punta , con lo que se conseguir dicho objetivo.

En este caso es importante mencionar, que estas se pasarn en el mismo orden en que se encuentre en el cuadro Preferencias educativas, asumiendo que este orden es el preferido por el aspirante.

38

Si el aspirante quiera cambiar el orden de sus preferencias, es posible utilizar los conos que se encuentra en el sentido contrario a los anteriores. En este caso, al marcar la carrera del cuadro Orden de preferencias y pulsar el botn del tringulo que apunta hacia la izquierda Carreras disponibles. , la carrera seleccionada se mover al cuadro

De la misma forma, si se desea modificar el orden de todas las carreras, es posible hacerlo pulsando el botn del tringulo apuntando hacia la izquierda con el guin en la punta , con lo que todas las carreras del cuadro Orden de preferencia se

movern hacia el cuadro Carreras disponibles.

39

Es importante que al estar ordenando las carreras, se le informe al aspirante sobre las distintas modalidades educativas que se ofrecen en el plantel y las caractersticas de cada una de ellas, ya que para el caso de los tecnlogos y tcnicos bsico, las carreras son terminales. Para facilitar esto, durante la seleccin de las carreras, el sistema emite mensajes que permiten conocer las caractersticas de la modalidad elegida.

Cuando se est seguro que la informacin es la correcta, el siguiente paso es pulsar el botn REGISTRAR, con lo que se desplegar en la pantalla la ficha oficial de registro. Esta ficha, contiene un nmero de folio que permite la identificacin del aspirante durante el proceso de seleccin, que es el mismo que se le asign al aspirante durante su pre-registro. Adems, en esta ficha se le dan las instrucciones de los pasos a seguir para la obtencin del comprobante credencial, que le sirve al aspirante como identificacin para presentar la evaluacin del proceso de seleccin4.

4

Estas instrucciones son definidas por cada plantel en la opcin Instrucciones del men Catlogos.

40

La ficha debe ser impresa y entregarse al aspirante, para lo cual, en la pantalla se despliega el cono IMPRIMIR , con este, es posible transferir los datos a un archivo de tipo PDF, lo

que facilita la seleccin de las caractersticas de impresin.

Esta ficha se despliega en una nueva ventana, por lo que para regresar al sistema lo nico que se debe hacer es pulsar con el ratn sobre el botn cerrar . Por ltimo, se debe pulsar el botn FINALIZAR, lo que nos posicionar en la pantalla Registro de aspirantes. Es importante que los planteles tengan en cuenta que el sistema solo permite entregar un mximo de fichas de acuerdo al nmero establecido al momento de dar de alta la evaluacin, ya que una vez que el sistema detecta que se ha llegado a dicho nmero no permitir el registro de ms aspirantes.

2.2.1.2.2.

Consultar registros

Una vez que los aspirantes recibieron una ficha oficial, el sistema cuenta con la opcin de reimprimir el comprobante que les fue entregado o editar su informacin, lo cual se podr hacer en el sub-men Consultar registros. Al seleccionar esta opcin, en la pantalla se despliega una tabla con los folios y nombres de los ltimos diez aspirantes que realizaron el proceso de registro, sin embargo, para poder ubicar a cualquier aspirante, es posible realizar bsquedas a travs de su folio, nombre, apellido paterno o apellido materno. Lo anterior se realiza marcando la opcin deseada de bsqueda dentro del combo de seleccin a la derecha de la palabra Por:, capturando la informacin a buscar en el cuadro a la derecha de la palabra Buscar:, y posteriormente pulsando la opcin BUSCAR. Si mediante alguno de los criterios de bsqueda el sistema ubica a ms de un aspirante, por

41

ejemplo, dos aspirantes que se llamen igual cuando se realice la bsqueda por nombre, el resultado ser el despliegue de todas las coincidencias. Cuando los datos del aspirante buscado se muestren en la pantalla, para reimprimir el comprobante se deber pulsar sobre el icono debajo de la columna Comprobante ( ), en

el caso de que se requiera editar la informacin, se deber pulsar sobre el cono debajo de la columna Editar ( ).

En esta ltima opcin, se tiene la posibilidad de actualizar o corregir la informacin proporcionada previamente, para lo cual, el encargado de esta actividad en el sistema, nicamente tendr que modificar la informacin y pulsar el botn ACTUALIZAR ubicado en la parte inferior izquierda de la plantilla de datos.

Para obtener el comprobante credencial que les asegura el acceso a la evaluacin de seleccin, los aspirantes debern cubrir los requisitos solicitados por los planteles, de los cuales es obligatorio registrar dos de ellos el sistema. El primero, es el llenado de una encuesta socioeconmica, la cual se trabaja va internet en la misma pgina en la que el aspirante realiz su pre-registro. Esta actividad, es realizada por el aspirante y una vez que se concluye el sistema lo detecta de forma automtica. La segunda, es el pago de la cuota 42

de recuperacin para tener derecho a la evaluacin, lo cual se registra en el mdulo de Contralora. Cuando estos dos pasos son realizados, se ve reflejado en la pantalla Consultar aspirantes, de tal forma que si se realiza primero el llenado de la encuesta, la columna Estatus cambia el texto REGISTRO, por el texto SIN PAGO, de lo contrario, si se realiza primero el pago de derechos, el texto cambia a SIN ENCUESTA. Cuando ambos pasos han sido registrados, el aspirante ya no aparecer ms en la opcin Consultar registros, y ahora solo podr verse en la opcin Comprobante credencial.

2.2.1.2.3.

Comprobante credencial.

El men comprobante credencial, fue diseado para realizar la impresin del documento que garantiza el acceso del aspirante a la evaluacin de seleccin. Al seleccionar dicho men, en la pantalla se visualiza en primera instancia el recuadro con las opciones para la bsqueda de aspirantes, con las cuales es posible ubicarlos mediante su folio, nombre o alguno de sus apellidos.

Debajo de estas opciones se visualiza el botn DISTRIBUIR ALUMNOS EN GRUPOS, el cual debe ser pulsado antes de realizar cualquier otra accin en esta pantalla, lo anterior, con el fin de que el sistema asigne el grupo que le corresponde a cada aspirante para la presentacin de la evaluacin de seleccin. Esta distribucin se realiza de forma aleatoria y solo es posible realizarla una vez.

43

Una vez que los grupos fueron asignados, es posible realizar la bsqueda de los aspirantes para la impresin de su comprobante credencial, lo cual se efecta capturando la informacin del aspirante en el cuadro a la derecha de la palabra Buscar:, adems de seleccionar dentro del combo a la derecha de la palabra Por: el criterio de bsqueda y finalmente se debe pulsar el botn BUSCAR, con lo que sistema mostrar todos los registros que coincidan con el criterio de bsqueda5. Cuando los datos del aspirante buscado se muestren en la pantalla, solo se requiere pulsar sobre el icono debajo de la columna Comprobante2 ( ), con lo que se desplegar una

nueva ventana que contiene el comprobante credencial. En este, se incluyen el folio, los datos del plantel, el nombre y la CURP del aspirante, as como el grupo, la fecha y la hora en que deber presentarse para la aplicacin de la evaluacin.

5

Por default, en la pantalla inicial se muestran los ltimos diez aspirantes que realizaron su proceso de registro.

44

Al igual que para los dems comprobantes, en esta ventana se muestra el cono IMPRIMIR, el cual, cuando es seleccionado, abre una nueva ventana de internet en la que se presenta el comprobante credencial para su impresin en un archivo de tipo PDF.

Como se puede ver en la imagen, el comprobante cuenta con el espacio para el pegado de una fotografa del aspirante, la cual deber ser requerida por el plantel, pegada en el momento de la impresin y el comprobante deber ser marcado con el sello del plantel para ratificar su validez. Es importante mencionar que el comprobante credencial es el documento oficial y nico, con el que el aspirante podr ingresar a presentar su evaluacin. Otra opcin para la impresin del comprobante credencial, es de forma grupal, para lo cual en la parte inferior de la pantalla se presenta un combo de seleccin, el cual una vez asignados los grupos, desplegar entre sus opciones todos los grupos disponibles en cada uno de los horarios en que fue programada la evaluacin de seleccin. Al seleccionar un grupo y pulsar sobre el cono IMPRIMIR COMPROBANTES GRUPALES, el sistema abrir un archivo de tipo PDF, en el que se incluyen todos los comprobantes credenciales de los aspirantes de dicho grupo, permitiendo la impresin de todos ellos a la vez.

Una vez entregado el comprobante credencial a los aspirantes, el siguiente paso dentro del SISEEMS es la asignacin de los puntajes resultado de la evaluacin. 45

2.2.1.2.4.

Evaluacin de aspirantes

Un paso que se realiza fuera del sistema dentro de la seleccin de aspirantes, es la aplicacin de la evaluacin, de la cual se extraen los puntajes que cada uno de los aspirantes obtuvo como resultado de la misma. Estos puntajes, se registran en el sistema en la tercera opcin del sub-men Seleccin de Aspirantes, es decir, en la EVALUACIN DE ASPIRANTES. Esta opcin, incluye dos sub-mens, Asignacin de puntaje y Resultado de evaluacin.

2.2.1.2.4.1

Asignacin de puntaje

Una vez calificados los exmenes aplicados a los aspirantes, el encargado de registrar los resultados deber acceder a la opcin Asignacin de puntaje, la cual estar activa siempre y cuando la fecha de aplicacin del examen ya haya transcurrido, de lo contrario se desplegar el mensaje La evaluacin no ha sido realizada. En esta opcin, se presentan del lado izquierdo los grupos programados para la aplicacin de la evaluacin y del lado derecho los mdulos de conocimiento evaluados, as como el nmero de aciertos mximo que se puede obtener en cada uno de ellos. En la parte central de la pantalla se observan los detalles de la evaluacin, clave, fecha, fichas ofertadas y horarios.

La captura de los puntajes debe hacerse por grupo, para lo cual, en el cuadro Seguimiento de la evaluacin en el que se incluyen todos los grupos, se tiene que pulsar sobre el cono Asignar , con lo que se mostrar la lista de los aspirantes del grupo seleccionado, as 46

como los espacios para capturar los puntajes obtenidos en cada mdulo por cada uno de ellos. La forma de capturar se realiza simplemente colocando el puntero del ratn encima del cuadro donde se desea teclear el puntaje, cada lnea corresponde a un aspirante, por lo que seleccionando los cuadros sobre una misma lnea se estarn cargando los puntajes de un solo aspirante, en el caso de las columnas, cada una corresponde a un mdulo de conocimiento.

Cabe mencionar, que el puntaje asignado no puede ser negativo o mayor al mximo establecido para cada mdulo, de lo contrario el sistema no permitir avanzar con el proceso colocando un asterisco de color rojo al lado de cada nmero no valido.

Debajo de la lista de aspirantes, se encuentran las opciones GUARDAR, CANCELAR Y SALIR. Una vez que se revis que los puntajes capturados sean lo correctos, se debe pulsar la opcin GUARDAR, con lo que se despliega el mensaje Los puntajes se han actualizado. Cabe mencionar, que la herramienta permite guardar por partes, es decir, no es necesario capturar los puntajes del grupo completo. En este sentido, si se captura por lnea, es decir todos los puntajes de un aspirante, cuando se regresa a ese grupo solo aparecen los aspirantes a los que no se les han dado de alta todos sus resultados, y si el procedimiento se hace por columna, cada que se acceda se podr ver la lista completa de aspirantes. Una

47

vez que se hayan capturado todos los resultados, al seleccionar la opcin de asignacin de puntajes no desplegar ninguna lista con nombres. Para el caso de que no se desee guardar lo capturado, el sistema cuenta con la opcin CANCELAR, que al ser seleccionada pone los cuadros de puntaje capturados durante el acceso en blanco. Para el caso en que no se desea realizar ninguna captura o cuando ya se haya concluido, se cuenta con la opcin SALIR, que nos posiciona en el inicio del sistema. 1.2.1.2.4.2 Resultado de la evaluacin

Para poder ver la tabla de resultados obtenidos en la evaluacin de seleccin, el SISEEMS cuenta con una opcin denominada resultado de evaluacin, en esta, se pueden observar los puntajes ya sea por grupo o para el total de aspirantes evaluados.

Los resultados se despliegan al seleccionar el cono ver

, y estos se presentan de forma

descendente, es decir, primero se muestra el aspirante con el mayor puntaje y al final el que obtuvo el menor nmero de aciertos. Este puntaje total, se obtiene de sumar los puntajes obtenidos en cada uno de los mdulos de conocimiento. Si se selecciona la opcin Ver para el caso de los grupos, se observa un cuadro con los aspirantes evaluados en dicho grupo.

Si se selecciona la opcin Todos, se muestra la lista completa de todos los aspirantes evaluados. En la parte superior, a la derecha de la tabla de resultados, se muestra el botn IMPRIMIR, con el cual, es posible imprimir la lista desde esta pgina.

48

Con esta informacin, es posible realizar el siguiente paso dentro del proceso de seleccin, es decir, la creacin de listas preliminares.

2.2.1.3.

Listas preliminares

Para poder elaborar las listas preliminares, es necesario que los grupos en los que se va a asignar a los aspirantes ya se encuentren abiertos, por lo que antes de acceder a este modulo, se debe trabajar en la apertura de grupos dentro del men Grupos y Horarios. Cabe mencionar, que si no se abren todos los grupos que se tienen autorizados en base a la capacidad instalada, el sistema no permitir la creacin de las listas preliminares emitiendo el mensaje An le falta dar de alta grupos en el plantel en base a su capacidad instalada, lo cual se requiere para realizar este proceso.

Una vez que los grupos estn abiertos, en el submen LISTAS PRELIMINARES se ofrecen dos opciones para la asignacin de aspirantes a cada grupo, la asignacin manual y la asignacin automtica. La primera opcin, supone que la creacin de las listas no considera el resultado de la evaluacin como criterio nico, sino que el plantel puede considerar algunos aspectos adicionales para la seleccin de sus aspirantes. En la segunda opcin, se asume que el resultado de la evaluacin es el criterio nico para la seleccin a nuevo ingreso, por lo que la creacin de los grupos se realiza de forma automtica considerando nicamente los puntajes totales obtenidos. 49

Adicionalmente, el sub-men LISTAS PRELIMINARES ofrece las opciones Resultados y Editar listas, en los que se permite observar los resultados y realizar los ajustes necesarios duarte el proceso de inscripcin.

2.2.1.3.1.

Manuales

La creacin de listas preliminares de forma manual, se realiza una vez que el encargado de capturar esta informacin en el sistema cuenta con las listas predefinidas por el personal que se encarga de la seleccin y asignacin de los aspirantes a cada grupo ofertado. En este caso, esta asignacin que se realiza bajo los criterios establecidos por el plantel, debe registrarse en el sistema a travs de la opcin Manuales. Para llevar a cabo esta tarea, es necesario tener a la mano los nmeros de folio de los aspirantes seleccionados, as como el grupo al que sern asignados.

Si no se tiene a la mano el folio, este puede ser recuperado mediante la opcin BSQUEDA AVANZADA, que permite recuperar el folio del aspirante a travs de su nombre o de su CURP. Si el aspirante es encontrado mediante la bsqueda, el folio puede ser editado pulsando sobre la opcin Seleccionar ( ).

50

Una vez que se teclea el folio del aspirante, es necesario seleccionar la opcin ACEPTAR, mientras que si el folio es editado, el sistema pasa automticamente a la pantalla de asignacin de grupo. En esta pantalla, se despliegan algunos datos del aspirante, as como los datos de la oferta de grupos de nuevo ingreso, con el fin de seleccionar el grupo que le ser asignado para su inscripcin. Si el plantel cuenta con dos turnos, en esta pantalla se muestran los grupos ofertados para ambos turnos.

Debajo de las opciones para escoger el turno y el grupo correspondientes, se dispone de los botones ASIGNAR y CANCELAR, con los que se confirma o anula la asignacin del aspirante al grupo seleccionado. Al pulsar el botn ASIGNAR, la incorporacin se ratifica con el mensaje El aspirante se ha agregado satisfactoriamente al grupo temporal, si se oprime le botn CANCELAR la pantalla se regresa a su posicin inicial sin modificar las listas preliminares.

51

2.2.1.3.2.

Automticas

Para la creacin de las listas automticas, el SISEEMS ofrece dos opciones de acuerdo al tipo de seleccin de aspirantes, la interinstitucional y la individual, a continuacin se describe brevemente cada una de ellas.

Seleccin de Aspirantes Individual. Consiste en que el plantel lleva a cabo todas las actividades desde la difusin, registro, evaluacin y seleccin de los aspirantes. Seleccin de Aspirantes Interinstitucional. Consiste en que el plantel realiza su seleccin junto con otro grupo de planteles bajo la organizacin de un ente estatal o federal, ya sea el COMIPEMS, CEPEMS, COSDAC, o alguna otra institucin encargada de coordinar dichos procesos. En este caso, el plantel recibe una base de datos de los aspirantes seleccionados y solo participa en algunas etapas del proceso. En el caso de la seleccin interinstitucional, antes de realizar la asignacin, es necesario que se haga una importacin de datos en el sub-men IMPORTAR ASPIRANTES. Una vez hecho lo anterior y seleccionando la opcin interinstitucional, es posible observar una pantalla en la que se muestra el nmero de grupos de nuevo ingreso as como el nmero de alumnos a recibir, ambas cifras se encuentran ligadas a la capacidad instalada autorizada para el plantel. En esta misma pantalla, se muestra una casilla a la derecha de la palabra Registros en la cual se presentar el nmero de aspirantes que de acuerdo al proceso de seleccin interinstitucional deben ser inscritos en el plantel, el cual se define por el nmero de registros que se cargan cuando se importa la base de datos. Finalmente, en la parte baja de la pantalla se observa el mensaje El generar las listas preliminares de forma automtica borrar cualquier lista previa, y debajo de este mensaje el botn GENERAR. Al pulsar este botn, el sistema realiza un proceso automtico en el

52

que distribuye el total de aspirantes considerando nicamente el puntaje como criterio de seleccin6.

El fin de este proceso de generacin automtica de listas preliminares, se confirma con el mensaje Se ha concluido satisfactoriamente la generacin de listas preliminares, por lo que el ltimo paso a realizar, es pulsar el botn FINALIZAR que se ubica debajo de este mensaje. El resultado de esta asignacin automtica, se ver reflejado en la opcin Resultados que se encuentra en este mismo sub men de LISTAS PRELIMINARES.

Cuando se selecciona la opcin Individual, el sistema muestra una pantalla que incluye los grupos y el total de alumnos a recibir, cifras ligadas a la capacidad instalada autorizada para el plantel. As mismo, se muestra el total de aspirantes evaluados y la opcin para definir el nmero de aspirantes que se pondr en lista de espera, nmero que el plantel deber definir de acuerdo a las tendencias observadas de aspirantes que una vez teniendo el lugar en el plantel, deciden no inscribirse.6

Para ver la forma en que se realiza la distribucin de aspirantes ir al Anexo 1.

53

Una vez que estos datos han sido capturados, es necesario pulsar el botn GENERAR, con lo que el sistema realiza un proceso automtico en el que distribuye el total de aspirantes considerando nicamente el puntaje como criterio de seleccin7. Al igual que en el proceso interinstitucional, el fin de la generacin automtica de listas preliminares se confirma con el mensaje Se ha concluido satisfactoriamente la generacin de listas preliminares, por lo que el ltimo paso es pulsar el botn FINALIZAR que se encuentra debajo de este mensaje. El resultado de esta asignacin automtica, se ver reflejado en la opcin Resultados de este mismo sub men.

2.2.1.3.3.

Resultados

La opcin Resultados fue diseada para consultar las listas preliminares de los aspirantes que fueron aceptados por el plantel o que conforman la lista de espera.

Para poder hacer uso de esta opcin, es necesario seleccionar el grupo del que se desea ver la lista, y automticamente se desplegar en la pantalla un cuadro con el folio, nombre y turno de los aspirantes asignados a dicho grupo.

7

Para ver la forma en que se realiza la distribucin de aspirantes ir al Anexo 1.

54

Esta lista, puede imprimirse desde un archivo de tipo PDF, lo cual se realiza seleccionando la opcin imprimir que aparece en la parte de inferior de la pgina. Al igual que en el

resto de las opciones de impresin, una vez que se haya impreso el archivo, solo se requiere cerrar la ventana en la que fue abierto para regresar al sistema.

Otra opcin que se presenta en la ventana de Resultados, es el botn LISTA DE ESPERA, con este, es posible visualizar e imprimir los nombres de los aspirantes que no obtuvieron el puntaje suficiente para acceder directamente a nuestro plantel, pero que podrn ingresar en sustitucin de alguno de los asignados en listas preliminares que no realizara su inscripcin. La opcin se ofrece para que los planteles puedan difundir esta lista entre los aspirantes y tomar las medidas pertinentes para mantenerse en contacto con ellos.

55

2.2.1.3.4.

Editar listas

La ltima opcin del sub men LISTAS PRELIMINARES es la edicin de listas, herramienta diseada para apoyar la conclusin del proceso de inscripcin. Con esta herramienta, es posible que el plantel llene los espacios disponibles que no fueron utilizados una vez concluidas las inscripciones en calendario regular. En esta pantalla se ofrecen tres opciones, transferir aspirantes de lista de espera a lista preliminar (A PRELIMINAR), transferir aspirantes inscritos a lista de espera (CANCELAR INSCRIPCIN), y transferir de lista preliminar a lista de espera (CANCELAR PRELIMIANR).

En el caso de la cancelacin de una inscripcin, esto se puede realizar siempre y cuando el aspirante no tenga un nmero de control oficial, es decir, que no haya pasado por el proceso de revisin de documentos a nivel estatal, ya que en este caso no se tratar de una cancelacin de inscripcin, sino de una baja.

Es importante mencionar, que este submen solo se podr utilizar despus de concluida la etapa de inscripciones de calendario regular, momento en que se conoce el nmero de espacios disponibles y es factible utilizar la lista de espera.

56

Para realizar los movimientos, el primer paso es la captura del nmero de folio del aspirante en el cuadro a la derecha de la palabra Folio:, posteriormente se debe seleccionar el botn que corresponda a la accin que se desee realizar. Por ejemplo, si se quiere pasar a un aspirante de la lista preliminar a la lista de espera, con lo cual podemos dejar libre un espacio en las listas preliminares, primero se debe capturar el nmero de folio de un aspirante ubicado en listas preliminares, y posteriormente se debe pulsar el botn CANCELAR PRELIMINAR, con lo que este aspirante se colocar en la lista de espera, y se desplegar el mensaje Se ha eliminado el registro con folio xxxxx de las listas preliminares.

57

Una vez que se tiene el espacio en las listas preliminares, es posible mover a un aspirante de listas de espera a listas preliminares, colocndolo as, en posicin para inscribirlo. Para realizar esta accin, el primer paso es captura el nmero de folio, de un aspirante que se encuentre en lista de espera, y posteriormente pulsar el botn A PRELIMINAR, con lo que el aspirante en lista de espera ocupar el lugar que haba quedado disponible, desplegndose el mensaje Se ha agregado el aspirante a la lista preliminar al grupo 1A en BT, es decir, Primero A de Bachillerato Tecnolgico.

Es importante mencionar, que los espacios se llenan de acuerdo a la capacidad instalada disponible. En ese sentido, si existieran espacios disponibles en ms de un grupo, el

58

sistema enviar al aspirante al grupo con mayor nmero de espacios disponibles, equilibrando los grupos en cuanto a nmero de alumnos. En caso de no existir lugares, el sistema emitir el mensaje Se ha llegado al lmite de la capacidad instalada.

Una opcin adicional, es la bsqueda de aspirantes que se encuentren en lista de espera en otros planteles, la cual se incorpor con el fin de apoyar a los planteles que tengan una baja demanda de lugares y que su capacidad instalada se encuentre subutilizada. En este caso, solo se requiere capturar el nmero de folio del aspirante de otro plantel y marcar la opcin Incluir de otros planteles en "A PRELIMINAR", con lo que al oprimir el botn A PRELIMINAR, el aspirante se incluir en las listas preliminares de nuestro plantel.

2.2.1.3.5.

Importar aspirantes

Como se comento en al apartado de generacin de listas preliminares automticas, existen dos tipos de procesos para la seleccin de aspirantes, el individual y el interinstitucional. Por la forma en que se lleva a cabo este ltimo, el plantel no cuenta con la informacin de sus aspirantes seleccionados hasta que se le entrega una base de datos por parte de la institucin que organiza el proceso. Lo anterior, implica que estos planteles antes de realizar cualquier accin con el sistema, deben cargar dicha base de datos para poder generar las listas preliminares y posteriormente realizar su proceso de inscripcin. 59

Con respecto a esta tarea, es necesario definir junto con las diversas instancias que organizan los procesos de seleccin interinstitucional, los formatos y las caractersticas de la informacin que ser transferida al sistema, ya que antes de la carga de las bases, es necesario homologar dicha informacin para que se incorpore de forma transparente y automtica. Una vez hecho lo anterior, ser posible utilizar el men IMPORTAR ASPIRANTES, y as poder ver en la plantilla de creacin de listas preliminares los registros de los aspirantes que sern inscritos en el plantel.

Cabe mencionar que si la informacin contenida en la base de datos no corresponde a la requerida por el sistema, los planteles debern incorporar la informacin faltante siempre y cuando se tenga disponible.

2.2.1.3.6.

Lugares disponibles

Con esta opcin, se pretende que los aspirantes que no obtuvieron un lugar en el plantel, tengan informacin de los lugares disponibles en otros planteles de las SEMS dentro de su mismo estado o en algn otro estado, si es que as lo requieren. Para ello, lo nico que se tiene que hacer, es seleccionar la entidad para la que se desean ver los espacios disponibles en el combo de seleccin a la derecha de la palabra Estado:, con lo que automticamente el sistema mostrar los espacios disponibles en la columna Lugares, cifra que se obtiene de la diferencia entre la capacidad instalada y los aspirantes inscritos. Esta informacin se presentar para todos los planteles que se ubican en el estado seleccionado, para los cuales tambin se mostrar datos como direccin y telfono. Cabe mencionar, que esta informacin estar disponible despus del cierre del proceso de inscripcin, ya que es hasta este momento en el que se puede determinar que un espacio est disponible.

60

61

2.2.2. Grupos y horarios Las opciones disponibles en este sub-men son cuatro: APERTURA DE GRUPOS, EDICIN DEGRUPOS, ASIGNACIN DE HORARIOS Y HORARIOS DE EXTRAORDINARIOS.

Cabe mencionar que la apertura de grupos se encuentra ligada a la capacidad instalada autorizada para cada plantel, por lo que no es posible abrir ni ms ni menos grupos de los autorizados por la instancia correspondiente, y tampoco es posible asignar un nmero mayor de alumnos al permitido para cada grupo.

En este mismo sentido, al abrir los grupos es necesario seleccionar a los docentes que impartirn cada asignatura o sub-mdulo, para lo cual, el sistema cuenta con un catlogo del personal del plantel. No obstante, en este caso, debido a la posibilidad de que algn docente no se encuentre en esta base, el sistema cuenta con una opcin dentro del men Catlogos, en la que es posible la incorporacin de un nuevo docente. 62

Para realizar lo anterior, se tiene que acceder al submen Nuevo docente, dentro del men Catlogos/Personal, con lo cual el sistema desplegar una pantalla en la que solicita el RFC de la persona que ser incorporada al plantel.

Una vez que se captura el RFC y se oprime el botn CONTINUAR, el sistema solicita el nombre y los apellidos de la persona, los cuales debern ser capturados, para finalmente pulsar el botn GUARDAR.

Hasta este momento lo nico que se ha hecho es incorporar una persona al plantel, pero no se le ha asignado ningn rol o perfil dentro del sistema, para lo cual el siguiente paso es acceder al men Seguridad, en la opcin Personalizar perfil.

63

En esta opcin, el sistema presenta un combo de seleccin a la derecha de la palabra Personal:, el cual contiene los nombres de todo el personal del plantel, incluyendo la persona que ha sido agregada en el paso anterior, la cual se ubica en el ltimo rengln del combo.

En este caso, es necesario seleccionar el nombre de la persona a la que se le emitir el nuevo perfil, que para este caso nicamente debe ser de docente. Una vez seleccionado el nombre, el sistema desplegar campos en los que se debe capturar el Usuario con el que ser reconocido en el sistema, la contrasea con la que podr acceder al mismo, as como un campo para confirmar dicha contrasea, y finalmente un combo en el que se deber seleccionar el Rol de docente para finalmente pulsar el botn AGREGAR.

Con los pasos anteriores, la persona incorporada podr ser visualizada dentro del catlogo de docentes y se le podrn elegir para hacerse cargo de alguna asignatura durante la apertura de grupos. 64

Otro aspecto a destacar durante la apertura de grupos, es la asignacin de los tutores a los alumnos, aspecto requerido en las Normas de Control Escolar. En este caso, el sistema cuenta con la opcin Catalogo personal, tambin dentro del men Catlogos/Personal, en la cual es posible elegir de la base de datos del personal a quienes tendrn las atribuciones de tutor dentro del plantel. Una vez hecho esto, este personal estar disponible en un nuevo catlogo del cual se podr seleccionar a los tutores para cada grupo.

Para actualizar dicho catlogo, solo se requiere pulsar con el ratn sobre el cuadrito debajo de la palabra Tutor , con lo que este se llenar con una palomita de color verde lo que

significa que esta persona podr ubicarse en el catalogo de tut