Manual Viaticos y Pasajes -...

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE VIÁTICOS Y PASAJES

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CÓDIGO: MINDEPORTE/OAF/01/08-09

FECHA VIGENCIA: ACTUALIZACIÓN:

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UNIDAD ADMINISTRATIVA: OFICINA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

DIRECCIÓN: FINANZAS

ELABORADO POR: Dirección OyS /ZCh-mg-gb

CONFORMADO POR: Directora General OAF /TM

REVISADO POR: Director General de OSTI /CEP

APROBADO POR: Ministra: VICTORIA MATA

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE

VIÁTICOS Y PASAJES


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INDICE

Contenido Página Introducción 3

I. Objetivo 5

II. Alcance del Manual 5

III. Unidad Responsable 6

IV. Abreviaturas y Definiciones 6

V. Responsable de la revisión de las Normas y de los Procedimientos 9

VI. Revisión de Normas y de los Procedimientos 9

VII. Base Legal o Administrativa 9

VIII. Documentos Aplicables 11

IX. Normas Generales 11

X. Normas Específicas: 14

10.1. Trámite de Viáticos y Pasajes dentro del País 14 10.2. Trámite de Viáticos y Pasajes fuera del País 18 10.3. Trámite de Gastos Eventuales y/o

Adicionales 23 10.4. Trámite de Adquisición de Boletos

Aéreos 24 10.5. De la Asignación de Vehículos 25 10.6. Del Cálculo y Cancelación de Viáticos y Pasajes 26 10.7. Trámite de Solicitud y Adquisición de Divisas por

concepto de Viáticos Fuera del Pa ís 27 10.8. De la Rendición 28

XI. Lista de Distribución 29

XII. Descripción de los Procedimientos 30

XIII. Anexos 36


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INTRODUCCIÓN

La Oficina de Sistemas y Tecnología de la Información a través de su Dirección de Organización y Sistemas, conjuntamente con la Oficina de Administración y Finanzas, (específicamente la Dirección de Finanzas), han elaborado el Manual de Normas y Procedimiento de Viáticos y Pasajes, el cual regulará y controlará todas las actividades que deben cumplir los funcionarios tanto de las unidades administrativas solicitantes del Ministerio del Poder Popular para el Deporte, como de la Oficina de Administración y Finanzas, la cual será la Unidad encargada del trámite de los Viáticos. El Manual de Normas y Procedimiento de Viáticos y Pasajes es un instrumento de consulta que debe ser revisado y actualizado periódicamente por las unidades administrativas creadas para tales fines. Tomando en consideración lo señalado, el Manual, contiene los elementos fundamentales que permiten identificar y describir la operatividad del proceso de Viáticos y de Pasajes ejecutado en el Ministerio del Poder Popular para el Deporte. Cabe destacar que los conceptos de gastos, categorías y tarifas aplicados en los órganos y entes de la Administración Pública Nacional, para el cálculo y cancelación de los viáticos que se derivan de la autorización y cumplimiento de misiones oficiales o comisiones de trabajo que deben realizarse fuera de la sede, en el marco del cumplimiento de los objetivos estratégicos, se fundamentan en el Decreto Nº 184 de fecha 26 de junio de 1999 y sobre el cual el Mindeporte ha desarrollado un marco normativo interno teniendo como base de cálculo, los montos en bolívares que contempla el referido Decreto. Se han adoptado mecanismos con los cuales se respeta la metodología desarrollada, pero a su vez, permite actualizar los costos de la tarifa, de modo que no se ponga en riesgo el cumplimiento de las misiones institucionales, tomando en consideración que el contenido del Decreto Nº 184 que continua vigente, no se adapta a los costos actuales por los conceptos de gasto estipulados en el presente Manual.


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El Manual de Normas y Procedimientos de Viáticos y Pasajes de Mindeporte, se desarrolló con base a la modalidad actual, considerando la tarifa de viático diario expresada en Unidades Tributarias, la cual se calculará de acuerdo con el mencionado Decreto y se aplicará en el cálculo del viático diario, el equivalente a la Unidad Tributaria vigente al primero de enero del ejercicio presupuestario.


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I. OBJETIVO

Establecer las normas y estandarizar las actividades del procedimiento de asignación y control de viáticos y pasajes dentro y fuera del país, para los funcionarios del Ministerio del Poder Popular para el Deporte, derivados de funciones o tareas oficiales a desempeñar.

II. ALCANCE DEL MANUAL

El Manual de Normas y Procedimientos de Viáticos y Pasajes, es de observancia general para todas las unidades administrativas del Ministerio del Poder Popular para el Deporte, siendo sus titulares los responsables de su debido cumplimiento conforme a lo dispuesto por la norma legal que regula la materia; y en los términos de las normas contenidas en este documento.

Las personas o beneficiarios de la cancelación de viáticos son las siguientes:

a. Personal Directivo del Ministerio.

b. Personal profesional, técnico, administrativo y obreros.

c. Miembros de Comisiones, Grupos de Trabajo u otro Cuerpo Asesor del Ministerio.

d. Personas sin relación de dependencia, que presten servicios al Ministerio o cumplan misiones oficiales, debidamente autorizadas, en sitios distantes a su residencia habitual.

e. Personas Naturales o Jurídicas que faciliten los servicios o conceptos que integran el viático.


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III. UNIDAD RESPONSABLE

La unidad administrativa responsable del presente procedimiento es la Oficina de Administración y Finanzas a través de la Dirección de Finanzas.

IV. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES

� IV. A) Abreviaturas:

MINDEPORTE: Ministerio del Poder Popular para el Deporte. SIGECOF: Sistema Integrado de Gestión y Control de las Finanzas Públicas. U.T: Unidad Tributaria. SENIAT: Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria.

� IV. B) Definiciones:

Beneficiario: Personas enmarcadas dentro del ámbito de aplicación del Manual, con derecho a percibir la cancelación por concepto de viáticos, por la designación de una comisión de trabajo.

Comisión de Trabajo: Es aquella en la cual el funcionario realiza actividades asignadas por el nivel superior, referidas al logro de resultados relacionados con su área de desempeño, asimilándose a este concepto la asistencia a congresos, seminarios o eventos en el país o fuera de él.

Dirección: Unidad orgánica funcional que detente ese nivel jerárquico dentro del Ministerio del Poder Popular para el Deporte.

Funcionario: Todo trabajador del Ministerio del Poder Popular para el Deporte con dependencia funcional bajo régimen de la Ley del Estatuto de la Función Pública.

Gastos de Movilización : Es la asignación destinada a cubrir los gastos de transporte diario, ocurridos con ocasión de la movilización que un funcionario, deba realizar en el cumplimiento de la misión encomendada, desde su sitio de hospedaje hasta el lugar de la misión.


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Gastos de Traslado: Es la asignación especial, de carácter temporal destinada a cubrir los gastos de transporte de los funcionarios por traslado, ida y regreso, de una localidad a otra en el desempeño de una misión de trabajo, el cual puede ser: pasaje terrestre, pasaje aéreo, pago de kilometraje, o pasaje marítimo según sea el caso.

Gastos de Viaje: Son gastos por concepto de viáticos, pasaje aéreo, tasa aeroportuaria y otros gastos, debidamente soportados y autorizados, en que incurre el funcionario cuando, en el cumplimiento de sus funciones, deba desplazarse de su lugar habitual de trabajo.

Hospedaje: Alojamiento que se les da a los funcionarios del Ministerio del Poder Popular para el Deporte en un lugar determinado (hoteles, pensiones, entre otros) cuando se le asignen actividades que impliquen viajes dentro o fuera del país.

Misión Oficial: Labor encomendada a las personas enmarcadas dentro del ámbito de aplicación del Manual, para el cumplimiento de un servicio o una misión oficial fuera de su sitio habitual de trabajo o de residencia, según corresponda.

Obrero: Todo trabajador del Ministerio del Poder Popular para el Deporte con dependencia funcional bajo régimen de la Ley Orgánica del Trabajo. .

Otros Gastos: Son todos aquellos gastos eventuales justificables, debidamente autorizados y evidenciados, derivados de la misión que se realiza, tales como: peajes de autopistas, exceso de equipaje, seguro de vuelo, paso de chalanas o ferry, telecomunicaciones (teléfono, fax, telegrama y fotocopias).

Pago por Kilometraje: Es el pago correspondiente al valor representado en kilómetros recorridos, cuando el funcionario viaje en vehículo de su propiedad por traslado de una localidad a otra en el desempeño de una misión de trabajo.

Pasaje Aéreo y Marítimo: Se refiere a los boletos necesarios para efectuar traslados aéreos o marítimos.


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Pasaje Terrestre: Es el pago correspondiente a los pasajes en vehículo por puesto vía terrestre.

Sitio de Trabajo: Es la sede física de la unidad administrativa que forma parte de la estructura organizativa del Ministerio del Poder Popular para el Deporte, en el cual el empleado u obrero desempeña habitualmente su trabajo.

Solicitud de Viáticos: Es el Formulario en el que se expresa el objeto, funciones, temporalidad y lugar de la misión o comisión de trabajo.

Tarifa: Tabla que estipula, los montos diarios a cancelar por jerarquía y zona, que se otorgan por concepto de viáticos.

Temporadas Altas: Para las presentes normas y procedimiento se considerará temporadas altas: Carnaval, Semana Santa, Período de Vacaciones Escolares y Fiestas Decembrinas.

Traslado entre Aeropuertos: Es la asignación destinada a cubrir gastos de transporte del funcionario entre los aeropuertos y las ciudades de origen y destino de la misión.

Unidad Administrativa: Las distintas unidades orgánicas funcionales que conforman al Ministerio del Poder Popular para el Deporte (Oficinas, Direcciones Generales y Direcciones). También se suele denominar Dependencia.

Unidad Tributaria: Es el valor del bolívar a los efectos tributarios, presupuestarios y administrativos, vigente al 1º de enero del ejercicio económico financiero.

Viático: Asignación diaria por concepto de alojamiento, pasaje y alimentación, que se otorga a las personas que componen el ámbito de aplicación del Manual, con motivo de la prestación de servicios fuera del lugar habitual de trabajo, o de residencia, según corresponda.

Viáticos Internacionales: Para cubrir gastos fuera del territorio nacional.

Viáticos Nacionales: Para cubrir gastos dentro del territorio nacional.


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V. RESPONSABLE DE LA REVISIÓN DE LAS NORMAS Y DE LO S PROCEDIMIENTOS

El responsable de revisar y solicitar la actualización ante la Oficina de Sistemas y Tecnología de la Información de las normas y procedimientos establecidas en el presente Manual, es el o la Directora General de la Oficina de Administración y Finanzas. VI. REVISIÓN DE LAS NORMAS Y DE LOS PROCEDIMIENTOS

Las normas y procedimientos deberán revisarse cuando menos una vez al año o antes si hubiere modificaciones en la normativa que rige la materia o en el sistema administrativo y operativo del Ministerio del Poder Popular para el Deporte. VII. BASE LEGAL Y ADMINISTRATIVA

• Ley Orgánica de la Administración Financiera del Se ctor Público ,

publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela. Nº 39.164 de fecha 23 de abril de 2009.

• Ley Orgánica de la Contraloría General de la Repúbl ica y del Sistema

Nacional de Control Fiscal , publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 37.347 de fecha 17 de diciembre de 2001.

• Ley del Estatuto de la Función Pública , publicada en Gaceta Oficial de

la República Bolivariana de Venezuela Nº 37.522 de fecha 06 de septiembre de 2002.

• Ley Contra la Corrupción , publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 5.637 (Extraordinaria) de fecha 07 de Abril del 2003.

• Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Simplif icación de Trámites Administrativos , publicada en Gaceta Oficial de la República


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Bolivariana de Venezuela Nº 5.891 Extraordinario de fecha 31 de julio de 2008.

• Ley de Presupuesto del ejercicio económico vigente.

• Reglamento Nro. 1 de la Ley Orgánica de la Administ ración

Financiera del Sector Público , publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 5.781 Extraordinario de fecha 12 de agosto de 2005.

• Decreto Nro. 5.022 de fecha 27/11/2006, con el cual se crea el Ministerio

del Deporte, publicado en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 38.574 de fecha 29 de noviembre de 2006.

• Decreto Nro. 184 de fecha 26 julio de 1999, sobre la tarifa de viáticos

para viajes fuera del País, publicado en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 34.243 de fecha 28 de junio de 1999.

• Decreto Nro. 260 de fecha 24 de mayo de 1989, sobre la tarifa de viáticos

para viajes al Interior y Exterior del País, publicado en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 34.243 de fecha 16 de junio de 1989.

• Decreto Nº 6.649 sobre el Instructivo Presidencial para la eliminación del

Gasto Suntuario o Superfluo en el Sector Público Nacional, publicado en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 39.146 de fecha 25 de marzo de 2009.

• Convenio Cambiario Nº 11 . Normas que establecen el Régimen para la

adquisición de divisas por parte del Sector Público. • Punto de Cuenta Nº DGOAF-001 de fecha 17 de abril de 2009:

Propuesta de Actualización de Tarifa de Viáticos y de los Niveles de Autorización para el Ministerio del Poder Popular del Deporte.


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VIII. DOCUMENTOS APLICABLES

Documento Denominación Codificación

Formulario 1 Solicitud y Autorización de Viáticos y Pasajes

Formulario/MINDEPORTE/OAF/DF/01/07-09

Formulario 2 Solicitud de Boleto Aéreo


Documento 1 Hoja de Cálculo de Viáticos

Sistema de la Dirección de Finanzas

Documento 2 Cheques Chequeras

Documento 3 Boleto (aéreo,

terrestres, marítimo) Boletos

Documento 4 Factura Facturas (Según Normativa SENIAT)

Documento 5 Registro de compromiso y causado

Emitido por el SIGECOF en línea

Documento 6 Resumen de autorización de pagos

Emitido por el SIGECOF en línea

IX. NORMAS GENERALES

9.1. Los montos cancelados por concepto de viáticos, no se computan a los

efectos del cálculo de vacaciones, bonificación de fin de año, prestaciones sociales, pensiones de jubilación y demás beneficios económicos.

9.2. Los viajes dentro y fuera del país en cumplimiento de funciones o de

misiones oficiales deberán ser programados trimestralmente, con cargo a cada Proyecto Presupuestario, de modo que se pueda determinar previamente la duración, objeto y lugar; así como estimar el monto a cancelar por dicho concepto.

9.3. La programación trimestral de comisiones de trabajo dentro y fuera del

País deberá ser elaborada antes del inicio de cada trimestre por cada unidad administrativa responsable de Proyectos; y remitida a la Oficina de Planificación y Presupuesto y a la Oficina de Administración y Finanzas, a los efectos de la estimación, solicitud y seguimiento de las cuotas de compromiso y desembolso, necesarias para la afectación presupuestaria del gasto.


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9.4. De acuerdo con el Punto de Cuenta Nro.DGOAF-001 de fecha 17 de abril de 2009, suscrito por la ciudadana Ministra, las comisiones de trabajo o misiones oficiales DENTRO Y FUERA del País, de las personas incluidas en el ámbito de aplicación del Manual, estarán sujetas a los siguientes NIVELES DE AUTORIZACIÓN:

A.-VIAJES AL INTERIOR DEL PAÍS

COMISIÓN

ASIGNADA A: Primer Nivel de

Autorización Segundo Nivel de

Autorización

Ministra (o) Ministra (o)

Viceministros (a) Ministra (o)

Directores generales Ministra (o) o Viceministro

(a), de acuerdo a la adscripción

Ministra (o)

Director (a) Director(a) General Ministra (o) o Viceministro

(a), de acuerdo a la adscripción

Personal adscrito a una Dirección u Oficina Director (a)

Director (a) General o Viceministro (a) de acuerdo a

la adscripción

Personas sin relación de dependencia

Director (a) General o Viceministro(a) de acuerdo

a la adscripción Ministra (o)

Personas Naturales o Jurídicas que suministren o faciliten los

servicios

Director (a) General o Viceministro (a), de

acuerdo a la adscripción Ministra (o)

B.- VIAJES AL EXTERIOR DEL PAÍS

COMISIÓN ASIGNADA A:

Primer Nivel de Autorización

Segundo Nivel de Autorización

Ministra(o) Vicepresidente (a) Ejecutivo

Resto de las personas que conforman el ámbito de aplicación del Manual

Ministra (o) Vicepresidente (a) Ejecutivo


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9.5. Las solicitudes de viáticos y pasajes serán tramitadas por el Director (a) o Jefe (a) de la Unidad de adscripción y autorizadas en atención a lo establecido en el cuadro de NIVELES DE AUTORIZACIÓN, antes señaladas.

9.6. Si dos o más funcionarios (as) participan en el cumplimiento de una misión, el viático diario será asignado en la cuantía que corresponda al Funcionario de mayor rango según la escala preestablecida para tal fin.

9.7. En caso de que la comisión de trabajo esté integrada por funcionarios de

distintas unidades administrativas, la solicitud será consolidada y tramitada ante la Dirección de Finanzas, por el Jefe (a) de la Unidad que coordine la comisión de trabajo, habiendo previamente cumplido con los NIVELES DE AUTORIZACIÓN establecidos en el presente manual, para los viajes dentro y fuera del país.

9.8. Cuando la misión fuese cancelada o concluyera antes de la fecha

prevista, se deberá notificar oportunamente a las unidades administrativas siguientes a fin de:

1º A la Oficina de Administración y Finanzas. a. En caso que no se haya cancelado el viático , paralizar los trámites

administrativos y evitar la cancelación indebida. b. En caso que el viático haya sido cancelado , proceda a notificar al

beneficiario (a), el procedimiento a seguir para efectuar el reintegro del monto respectivo.

2º A la Unidad de Adquisición de Pasajes: a. Evitar la adquisición de boletos o pasajes (cuando corresponda). 9.9. Una vez que el beneficiario (a) del viático haya sido notificado (a) del

procedimiento a seguir para el reintegro del monto cancelado (cuando corresponda), deberá reintegrar el monto respectivo, en un plazo no mayor de cinco (5) días hábiles contados a partir de la fecha de recepción de la misma.


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9.10. No debe tramitarse viáticos ni pasajes para un mismo funcionario (a), solicitados simultáneamente por más de una (1) Unidad; o donde coincidan períodos o fechas. El supervisor (a) inmediato (a), es el (la) responsable del cumplimiento de esta disposición.

9.11. No debe tramitarse viáticos ni pasajes para funcionarios (as) activos (as)

que estén de reposo, permiso, comisión de servicios o vacaciones. El supervisor inmediato, es el responsable del cumplimiento de esta disposición.

9.12. Cuando la persona designada a una misión especial o comisión de

trabajo recibiere por alguno de los conceptos previstos en el presente Manual, asignaciones de otros organismos nacionales o internacionales, los pagos correspondientes tanto a viáticos y pasajes como a otros gastos, serán reducidos hasta por la cuantía de dichas asignaciones.

X. NORMAS ESPECÍFICAS

10.1. TRÁMITE DE VIÁTICOS Y PASAJES DENTRO DEL PAÍS 10.1.1. La TARIFA DE VIÁTICO DIARIO se calculará a efectos de la

cancelación, sobre la base de la UNIDAD TRIBUTARIA y con el valor vigente de la misma al 1º de enero de cada ejercicio presupuestario; de acuerdo a lo aprobado por la Ministra del Poder Popular para el Deporte, en el Punto de Cuenta Nro. DGOAF-001 de fecha 17 de abril de 2009.

10.1.2. Los viáticos diarios por concepto de alojamiento y comida para el

traslado dentro del País , se cancelarán de conformidad con los grados y niveles establecidos en la siguiente Tabla de TARIFAS:


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ACTUAL ANTERIOR

Art. 1 A PERSONAL OBRERO; B1, B2, B3

1 A L 10 PERSONAL OBRERO; 1 AL 14 PERSONAL

ADMINISTRATIVO

B T1, T2, P1, P215 AL 23 PERSONAL TÉCNICO

PROFESIONAL

C P3,

COORDINADORES, DIRECTORES DE LINEA

24 AL 26 PERSONAL TÉCNICO PROFESIONAL; V AL VII ALTO

NIVEL

DCONSULTOR JURÍDICO,

AUDITOR, DIRECTORES GENERALES

III Y IV ALTO NIVEL

Parágrafo Único

Art. 2 E VICE MINISTROS, MINISTRA I Y II ALTO NIVEL CONTRA FACTURA 3,96 u.t.

Art. 3

Art. 4

LA REDUCCIÓN DEL VIÁTICO DIARIO

SERÁ

64%29%7%

Art. 6

Traslado: Residencia – Aeropuerto – Residencia y viceversa.Traslado Intra urbanoValor del Impuesto de cada salida nacionalValor por carga de bulto o equipaje

Art. 7 Sl el Funcionario viaja en vehículo propio se le cancelará:Bolívares

Carretera pavimentada 0,0059 u.t. p/Km recorrido

Carretera no pavimentada 0,0063 u.t. p/Km recorrido

BASE LEGAL:DECRETO 184.G.O. Nro. 36.731 de fecha 28/06/99

Bs $

110 51,16

137,5 63,96

27,5

TARIFA VIGENTE A JUNIO DE 2009. Se ajustará automát icamente a la tarifa vigente

El Organismo debe suministrar BOLETO AÉREO

PERSONAL NO CLASIFICADOVIÁTICO SEGÚN REMUNERACIÓN O

CATEGORÍA

3,38 u.t.

4,16 u.t.

5,20 u.t

CATEGORÍA VIÁTICOS DIARIOS

DENOMINACIÓN

2,91 u.t

TARIFA DE VIÁTICOSVIAJES DENTRO DEL PAÍS

ALOJAMIENTO COMIDA

SI EL ORGANISMO SUMINISTRA

Impuesto de Salida

Alimentos y BebidasOtros Gastos

Alojamiento

Tasa Aeroportuaria Nacional

EXPRESIÓN EN UNIDADES TRIBUTARIAS, AUTORIZADO POR LA CIUDADANA MINISTRA, MEDIANTE PUNTO DE CUENTA Nº DGOAF-001de fecha 17/04/2009.

IMPUESTOS EN EL AEROPUERTO

Se cancelará adicionalmente

El monto total no debe exceder el costo del boleto aéreo si el v iaje pudierarealizarse por esa vía

Tasa Aeroportuaria Internacional


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10.1.3. Los empleados u obreros o personas naturales o jurídicas, que conforman el ámbito de aplicación del presente Manual, a los que se les haya autorizado una comisión de trabajo o misión oficial dentro del País , tendrán derecho, según corresponda, a recibir los siguientes conceptos del viático:

1- Monto diario por concepto de alojamiento y alime ntación.

En atención a la cantidad de días y noches que la persona deba permanecer en el lugar donde se cumplirá la misión designada; y de acuerdo al contenido de la Tabla de TARIFAS.

a) Viático diario con pernota, que comprende la asignación

para gastos de alimentación y alojamiento. b) Viático diario sin pernota , que comprende la asignación sin

incluir el concepto de alojamiento, con lo cual, el viático diario se reduce en un 64%. Este concepto aplicará también, para el último día de la misión.

2- Pasaje o equivalente en dinero

• Atendiendo a las siguientes especificidades: a) Pasaje aéreo o su equivalente en dinero en clase económica. b) Pasaje marítimo, lacustre o fluvial o su equivalente en

dinero. c) Pasaje terrestre en vehículo comercial. d) Cuando se autorice a un funcionario para que viaje en un

vehículo de su propiedad, se le pagará una asignación por kilómetro recorrido, tomando como referencia para el cálculo, lo establecido en la Tabla de TARIFAS (Ver punto 10.1.2 y la Tabla de Distancias -Anexo “D”-). Si fuese necesario, se pagará una asignación para cubrir gastos por concepto de transporte de navegación y pago de peaje. En ningún caso la cantidad que se reconozca podrá exceder el costo del pasaje por vía aérea, si el viaje pudiera hacerse por este medio.


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3- Gastos de Transporte: Equivalente a la asignación para el pago de transporte de su residencia o sede, al aeropuerto y viceversa; así como desde el aeropuerto de destino, hasta el hotel y viceversa.

4- Gastos de Movilización: Equivalente a la asignación para cubrir los

gastos de transporte diario causados con ocasión de la movilización que debe realizar el beneficiario del viático, desde el hotel hasta el sitio donde se realice la comisión y viceversa.

5- Valor del impuesto por cada salida nacional: Se cancelará según

la tarifa vigente para el momento del viaje y según el destino del mismo.

6- Valor por carga de bulto o equipaje: Los montos correspondientes

a los conceptos de carga o equipaje (sobrepeso) por razones de fuerza mayor se cancelaran según tarifa del medio de trasporte y contra reembolso o sujeto a rendición según sea el caso.

10.1.4. Los montos correspondientes a los conceptos de viático indicados

en los puntos 2 al 6, se cancelarán atendiendo a los precios actuales.

10.1.5. Cuando la comisión de trabajo o misión especial se deba realizar en

"temporada turística alta" o en circunstancias excepcionales que puedan incrementar los costos previstos, se cancelará VIÁTICO DIARIO SUPLEMENTARIO, calculado en 30% sobre la suma del viático diario.

10.1.6. La solicitud de viáticos y pasajes, se tramitará con el Formulario

"Solicitud y Autorización de Viáticos y Pasajes" (Ver Anexo “A”), el cual deberá estar correctamente llenado según lo dispuesto en el Instructivo; y autorizado en atención a los Niveles de Autorización respectivos.

10.1.7. El Formulario de "Solicitud y Autorización de Viáticos y Pasajes"

deberá ser elaborado, firmado y distribuido el original y las copias respectivas, por la Unidad Solicitante, con cuatro (4) días previos a la fecha estimada del viaje, de la siguiente forma:


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a) Remitir a la Dirección de Finanzas, la Planilla original del Formulario, a los efectos del cálculo, trámite y cancelación del viático.

b) En caso de que el traslado del beneficiario se vaya a

realizar de forma aérea, remitir la copia Nº 1 del Formulario a la Unidad de Adquisición de Pasajes a los efectos del trámite de reserva y adquisición del boleto aéreo.

c) En caso de que el traslado del beneficiario (a) se vaya a

realizar de forma terrestre con vehículo propiedad del Ministerio del Poder Popular para el Deporte, remitir la copia Nº 1 del Formulario del Área de Transporte, a los efectos de canalizar la reserva del vehículo, para la fecha indicada.

d) En caso de que el traslado del beneficiario (a) se vaya a

realizar de forma terrestre, con vehículo propiedad del particular o comercial, se indicará en el Formulario original, a los efectos de que la Dirección de Finanzas realice el cálculo respectivo en incluya el monto a cancelar por ese concepto, en el monto total del viático.

10.1.8. La Hoja de Cálculo de Viáticos deberá ser elaborada por el

funcionario (a) autorizado (a) de la Dirección de Finanzas para tal fin, dado que la hoja contiene fórmulas de cálculo automático (formato Excel), las celdas que contengan fórmulas predeterminadas deberán estar protegidas contra escritura y modificación para lo cual solicitarán la asesoría del personal de la Oficina de Sistemas y Tecnología de la Información del MINDEPORTE.

10.2. TRÁMITE DE VIÁTICOS Y PASAJES FUERA DEL PAÍS

10.2.1. Todo viaje al exterior del país en misión oficial deberá ser autorizado

por la (el) Ministra (o) del Poder Popular para el Deporte, mediante Punto de Cuenta, el cual debe presentarse por parte de la Unidad Solicitante de acuerdo al procedimiento autorizado, con un mínimo


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de cinco (5) días hábiles, previo a su tramitación por ante la Oficina de Administración y Finanzas.

10.2.2. El Punto de Cuenta solicitando la autorización de la Máxima Autoridad del Ministerio, para realizar viajes al exterior del país debe incluir la siguiente información, la cual deberá estar debidamente soportada:

� Objetivos del viaje � Tipo de evento, invitación � Fecha de realización � Programa, itinerario � Beneficios que la misión oficial a realizarse reportará a la

Institución � Estimación en días � Estimación de los costos del viaje, incluyendo las

correspondientes cantidades, tanto en Bolívares como en Divisas, de los conceptos siguientes: boleto aéreo, alojamiento, traslados, impuestos, viáticos, otros, de ser el caso, lo cual deberá totalizarse

10.2.3. Después de aprobado el Punto de Cuenta por la Máxima Autoridad del Ministerio, la Dirección del Despacho, canalizará la aprobación del mismo, ante la Vicepresidencia de la República, en atención a lo establecido en las Normas de Austeridad 2009, emanadas del Ejecutivo Nacional, Artículo 2, numeral 3, hasta el momento que sea aplicable.

10.2.4. Autorizada la misión por los niveles correspondientes, la Unidad deberá remitir a la Dirección de Finanzas, con un mínimo de ocho (8) días hábiles previos a la fecha prevista para el viaje, el Punto de Cuenta original, la aprobación de la Vicepresidencia, conjuntamente con la Solicitud y Autorización de Viáticos y el resto de los anexos señalados en el punto 10.2.2. Al menos en la misma fecha, deberá ser enviada la Copia Nº 1 a la Unidad de Adquisición de Pasajes a los efectos del trámite de reserva y adquisición del boleto aéreo.


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10.2.5. Los viáticos diarios por concepto de alojamiento y comida para el traslado fuera del País , se cancelarán de conformidad con lo establecido en la siguiente Tabla de TARIFA DE VIÁTICOS:


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PAÍSESVIÁTICOS

DIARIOS ($) PAÍSESVIÁTICOS

DIARIOS ($) PAÍSESVIÁTICOS

DIARIOS ($)

Argelia 137 Argentina 140 Chipre 66Benin (Dahomey) 137 Brasil 140 Irak 200

Betswana (Bechauanalandia) 137 Bolivia 117 Irán 110Burundi 140 Colombia 140 Israel 104

Burkina Faso 137 Chile 140 Jordania 94Camerún 137 Ecuador 117 Líbano 66

Comoras (R.F. Islámicas) 137 Guyana 170Costa de Marfil 137 Guayana Francesa 140

Chad 137 Paraguay 140 Arabia Saudita 183Djibouti 194 Perú 140 Bahrein 148

Egipto (Rep. Arabe) 137 Uruguay 140 Kuwait 164Etiopía 137 Omán 170Gabón 137 Qatar 148Gambia 137 Anguila 154 Yemen (República Arabe) 100Ghana 137 Antigua y Barbuda 180 Yemen (Rep. Dem. Popular) 124

Guinea Bissau 137 Aruba 243 Siria 88Guinea Ecuatorial (Rep.) 137 Bahamas 258 Turquía 146

Guinea (Conakry) 146 Barbados 192 Emiratos Arabes Unidos 186Kenya 137 Bermudas 252

Lesotho (Basutolandia) 137 Bonaire y Saba 188Liberia 137 Cuba 106 Albania 193Libia 137 Curazao 199 Alemania Occidental (Federal) 193Malí 137 Dominica 102 Alemania Oriental (Democrática) 193

Malawi 137 Granada 140 Austria 193Marruecos 137 Guadalupe 140 Bélgica 193Mauricio 137 Haití 98 Bulgaria 193

Mauritania 137 Vírgenes (Británicas) 92 Checoslovaquia 193Mozambique 137 Vírgenes (EE. UU.) 53 Dinamarca 193

Nigeria 137 Jamaica 162 España 193Níger 137 Martinica 133 Finlandia 193

República Centro Africana 137 Montserrat 137 Francia 193República Popular del Congo 137 Puerto Rico 115 Gibraltar 193

República de Senegal 137 República Dominicana 82 Gran Bretaña e Irlanda del Norte 193República de Sur África 137 San Vicente y Las Granadinas 132 Grecia 193

República Democrática de 137 Santa Lucía 133 Holanda (Países Bajos) 193Ruanda 137 Hungría 193

San Tomé Príncipe (R.D.) 137 Irlanda 193Seychelles (Rep.) 137 Afganistán 84 Islanda 193

Sierra Leona 137 Bangladesh 82 Italia 193Somalia (Mogadiscio) 137 Birmania 47 Luxemburgo 193

Suazilandia 137 Bután 47 Malta 193Sudán 137 Corea 111 Noruega 193

Tanzania 137 Hong Kong 139 Polonia 193Togo 137 India 84 Portugal 193Túnez 137 Japón 193 Rumanía 193

Uganda 137 Kampuchea 53 Suecia 193Zaire 137 Laos 53 Suiza 193

Zambia 137 Macao 81 U.R.S.S. 193Zimbawe 137 Malasia 132 Yugoslavia 193

Maldivas 94Mongolia 100

Canadá 170 Nepal 77 Australia 88Estados Unidos 200 Pakistán 84 Filipinas 111

México 150 República Popular de China 85 Indonesia 100Singapur 124 Islas Fiji 78Sri Lanka 72 Islas Salomón 70

Belice 140 Tailandia 90 Kiribati 54Costa Rica 140 Taiwan 74 Nauru 53El Salvador 140 Viet-Nam 77 Nueva Caledonia 85Guatemala 140 Nuevas Hébridas 70Honduras 140 Papua-Nueva Guinea 190Nicaragua 140 Samoa Occidental 110Panamá 156 Tonga 54

Taulu 48BASE LEGAL:

TARIFA DIARIA: Los viáticos diarios para viajes fue ra del país se calcularán de acuerdo a la siguiente tarifa (Artículo 8, Decreto 260 del 24-05-89)

AMÉRICA CENTRAL

AMÉRICA DEL SUR

AMÉRICA DEL NORTE

CARIBE Y ATLÁNTICO OCCIDENTAL

ASIA

TARIFA DE VIÁTICOSVIAJES FUERA DEL PAÍS

OCEANÍA

ÁFRICA MEDIO ORIENTE

PENÍNSULA ARÁBIGA

EUROPA


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10.2.6. En aquellos países donde no se haya indicado tarifa se aplicará la del país cercano, cuyos costos sean similares.

10.2.7. Los empleados u obreros o personas naturales o jurídicas, que conforman el ámbito de aplicación del Presente Manual, a los que se les haya autorizado una comisión de trabajo o misión oficial fuera del País, tendrán derecho, según corresponda, a recibir los siguientes conceptos del viático:

1- Concepto de pasaje o su equivalente en dinero.

Si el viaje es por vía aérea el pasaje será en clase económica, excepto para Ministra (o), Viceministros (as), Directores (as) Generales y funcionarios (as) de similar jerarquía.

Los integrantes de las misiones enviadas por la administración pública, dentro del continente americano, recibirán pasajes en clase turística; y en clase ejecutiva si su destino está en otro continente.

2- Concepto de viático-diario se regirá según la tarifa especificada en la TABLA DE TARIFAS del punto 10.2.5.

3- Concepto de prima adicional al viático-diario será calculada de conformidad con la siguiente tabla:

CATEGORÍA PRIMA DIARIA ADICIONAL A 35% B 50% C 70% D - E 100% PERSONAL NO CLASIFICADO

VIÁTICO SEGÚN REMUNERACIÓN O CATEGORÍA

4- Concepto de gastos del impuesto de salida del país, tasa

aeroportuaria, tramitación de pasaporte y visas si fueren procedentes.


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5- Concepto de Traslado residencia - aeropuerto y vice versa. 10.2.8. Cuando un viaje al exterior comprenda diferentes países con tarifas

distintas, deberá asentarse en la "Solicitud y Autorización de Viáticos" la información correspondiente a cada país, lo cual deberá estar respaldada con los respectivos soportes.

10.2.9. Los viajes al exterior que se efectúen en época de temporada alta o en

circunstancias excepcionales que aumenten los costos previstos, darán lugar a una VIÁTICO DIARIO SUPLEMENTARIO del 30% del viático correspondiente de acuerdo al Artículo 10 del Decreto 260 del 24-05-89; para el cálculo de esta prima se tomará en cuenta el viático-diario y la prima adicional.

10.2.10.La cantidad pagada por gastos necesarios en relación con la

prestación del servicio será reembolsada previa presentación del comprobante. Si por la naturaleza de los gastos o por las circunstancias en que se efectúen no es posible su comprobación, podrá autorizarse su pago, previa especificación firmada por el funcionario que realizó la misión, conformada por el funcionario que la autorizó y el Responsable del Proyecto respectivo.

10.2.11.Si el funcionario recibiere por alguno de los conceptos previstos en

este artículo asignación de otro organismo nacional, internacional o extranjero, el viático le será reducido según la cuantía de tal asignación.

10.3. TRÁMITE DE GASTOS EVENTUALES Y/O ADICIONALES

10.3.1. El Ministerio del Poder Popular para el Deporte reconocerá todos

aquellos gastos eventuales y adicionales a los conceptos de viático, derivados del cumplimiento de una misión oficial debidamente autorizada; siempre y cuando se encuentren justificados con las facturas respectivas a nombre del MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA EL DEPORTE, RIF Nº: G-20007493-0.

10.3.2. Las Facturas que se generen por concepto de "gastos eventuales y/o

adicionales" deberán ser remitidas a la Dirección de Finanzas, por el Jefe de la Unidad, agregando a la solicitud de pagos, la justificación de


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la cancelación de dichos gastos, avalada por el Funcionario responsable del Proyecto y/o acción centralizada respectiva.

10.4. TRÁMITE DE ADQUISICIÓN DE BOLETOS AÉREOS 10.4.1. La Unidad de Adquisición de Pasajes adscrita al Despacho de la (el)

Ministra (o) es la responsable de realizar las reservaciones, adquisiciones y recepción de pasajes y de realizar la conciliación de las facturas de los boletos aéreos. La adquisición del "boleto" cuando el viaje se realice por vía aérea, se tramitará ante la Agencia de Viajes mediante el formulario "Solicitud de Boleto Aéreo".

10.4.2. Utilizando como base el contenido de la copia Nº 1 del Formulario "Solicitud y Autorización de Viáticos y Pasajes", el Coordinador designado por la (el) Ministra (o), hará el sondeo inicial con las Agencias de Viajes registradas en el Ministerio como prestadoras de dicho servicio, verificará la disponibilidad de vuelos en la fecha y hora indicada; elaborará la "Solicitud de Boleto Aéreo" y la remitirá debidamente firmada vía fax a la Agencia de Viajes seleccionada.

10.4.3. Se le solicitará a la Agencia de Viajes la remisión del boleto aéreo al Ministerio del Poder Popular para el Deporte, por la vía más eficiente (correo electrónico, fax símil o en físico), dependiendo de la modalidad con validez para la línea aérea.

10.4.4. Una vez recibido el pasaje le será entregado al beneficiario, dejando constancia de la recepción.

10.4.5. La Unidad de Adquisición de Pasajes, es la encargada de recibir de las

Agencias de Viajes, las facturas de los boletos adquiridos; hará la revisión y conciliación respectiva en función de las solicitudes tramitadas; y remitirá a la Dirección de Servicios Básicos, la siguiente documentación debidamente organizada:

• Copia Nº 1 del Formulario "Solicitud y Autorización de Viáticos y Pasajes"

• Formulario "Solicitud de Boleto Aéreo" • Factura original emitida por la Agencia de Viajes

10.4.6. La Dirección de Servicios Básicos recibirá la documentación antes

señalada, hará el proceso de consolidación de facturas, en función de


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la programación de pagos acordada con la Oficina de Administración y Finanzas y con la agencia respectiva; hará el registro presupuestario del gasto y solicitará el pago respectivo ante la Dirección de Finanzas.

10.5. DE LA ASIGNACIÓN DE VEHÍCULOS 10.5.1. Antes de decidir la forma de movilización más recomendable para el

cumplimiento de una misión oficial, la unidad administrativa que la promueve u organiza, deberá evaluar la alternativa que sea factible.

10.5.2. En caso de que en la evaluación previa se haya determinado la

factibilidad de la asignación de un vehículo propiedad del Ministerio para el cumplimiento de una misión, la unidad administrativa remitirá la solicitud a la Dirección de Servicios Básicos.

10.5.3. La Dirección de Servicios Básicos a través del Área de Transporte, es

la responsable de verificar la disponibilidad y coordinar la asignación de vehículos para el cumplimiento de misiones oficiales.

10.5.4. Utilizando como referencia la solicitud el Funcionario designado por la

Dirección de Servicios Básicos, hará la reserva del vehículo, considerando el destino, la condición del vehículo, asignación del conductor respectivo, fecha de inicio y culminación de la misión; y notificará oportunamente a la unidad administrativa que promueve la misión, de la asignación del vehículo para el cumplimiento de la misma.

10.5.5. En caso que se autorice la asignación de un vehículo y conductor para

el cumplimiento de una misión oficial, la Dirección de Servicios Básicos deberá tramitar el viático respectivo, para el conductor del vehículo asignado; siguiendo para ello, los pasos y niveles de autorización establecidos en el presente Manual.

10.5.6. En caso que la solicitud de asignación de vehículo propiedad del

Ministerio no resulte procedente, la Dirección de Servicios Básicos deberá notificar de inmediato a la Unidad que promueve la misión, a los efectos de que se consideren otros medios de movilización.

10.6. DEL CÁLCULO Y CANCELACIÓN DE VIÁTICOS Y PASAJ ES


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10.6.1. La Dirección de Finanzas es la Unidad responsable de realizar el cálculo de los viáticos, para lo cual dispone de la HOJA DE CÁLCULO DE VIÁTICOS (Ver Anexo “C”) que forma parte del presente Manual.

10.6.2. La HOJA DE CÁLCULO DE VIÁTICOS con los datos resultantes de cada solicitud, debe imprimirse y firmarse en original y anexarse como pieza justificativa del gasto, lo cual representa la base de cálculo para el registro presupuestario y financiero del gasto, la emisión del cheque por concepto de viáticos y/o para el trámite de la adquisición de divisas, dependiendo de si la misión es dentro o fuera del País.

10.6.3. La tramitación del pago de viáticos para viajes al interior y exterior del país se efectuará a través del formulario "Solicitud y Autorización de Viáticos y Pasajes", el cual deberá estar autorizado conforme lo indicado en el numeral 9.4 de las presentes Normas.

10.6.4. La tramitación de la cancelación de los boletos aéreos la realizará la Dirección de Servicios Básicos, quien deberá anexar a los documentos señalados en el numeral 10.4.5, los documentos probatorios del registro presupuestario; y con ello, solicitar ante la Dirección de Finanzas, la elaboración del pago respectivo. A tales efectos, la Dirección de Servicios Básicos deberá diseñar un sistema de control de los pagos por concepto de pasajes, discriminando por cada Unidad, Categoría Presupuestaria, Proyecto y Acción Específica, a objeto de suministrar información mensual que permita llevar el control presupuestario.

10.6.5. La tramitación del pago de viáticos en moneda extranjera, se efectuará de acuerdo a lo establecido en el Punto Nº 10.7 de las presentes normas.


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10.7. TRÁMITE DE SOLICITUD Y ADQUISICIÓN DE DIVISAS POR CONCEPTO DE VIÁTICOS FUERA DEL PAÍS

10.7.1. La Oficina de Administración y Finanzas, a través de la Dirección de

Finanzas, es la Unidad responsable de realizar ante el Banco Central de Venezuela, la tramitación y seguimiento de las solicitudes de adquisición de divisas destinadas a cubrir los gastos por concepto de viáticos de las personas que conforman el ámbito de aplicación del presente Manual, que viajen en misiones oficiales al exterior.

10.7.2. La Unidad a la cual está adscrito el funcionario que viajará al exterior

del país en misión oficial, deberá tramitar ante la Dirección de Finanzas, con un mínimo de ocho (8) días hábiles de antelación a la fecha de realización de la misión, la “Solicitud y Autorización de Viáticos” con los documentos de soporte debidamente autorizados, según los Niveles de Autorización descritos en el aparte correspondiente a la base legal y administrativa.

10.7.3. La (El) Directora (o) General de la Oficina de Administración y

Finanzas, conjuntamente con la Ministra (o) del Poder Popular para el Deporte, firman los Oficios de Autorización ante el Banco Central de Venezuela, para la adquisición de Divisas correspondientes a los gastos de viáticos de las personas que conforman el ámbito de aplicación del presente Manual, que viajen en misiones oficiales al exterior del país.

10.7.4. Las FORMAS VOI-05 y GS-09 emitidas por el BCV, deben ser

suscritas por la (s) persona (s) autorizada (s), cuya (s) firma (s) esté (n) registrada (s) en dicho instituto y facultada (s) para la adquisición de divisas. Así mismo, deberá indicarse el código asignado, a fin de facilitar al citado organismo servicio de identificación y conformación de firmas.

10.7.5. Las solicitudes de adquisición de divisas para gastos de las personas

que viajen al exterior del país en misiones oficiales deberán ser consignadas en la citada institución antes de efectuarse el viaje en misión oficial al exterior y serán atendidas en el plazo establecido de dos (2) días hábiles para la forma de pago en efectivo y de tres (3) días hábiles cuando sea débito en la cuenta del Ministerio. En


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consecuencia, las solicitudes de adquisición de divisas para viáticos sobre eventos ya realizados, se cancelarán en bolívares.

10.7.6. El retiro de las divisas en el Banco Central de Venezuela deberán

realizarlo los funcionarios autorizados por la Dirección de Finanzas, adscrita a la Oficina de Administración y Finanzas, para lo cual se asentará la información requerida en los formularios del Banco Central de Venezuela: “VOI-05” y “GS-09”. Igualmente, deberán registrarse en el último formulario nombrado los datos de identificación del vehículo del Ministerio: marca, color y placa, que se utilizará para el traslado del (de los) funcionario (s).

10.8. DE LA RENDICIÓN

10.8.1. Los Funcionarios que, en cumplimiento de sus funciones o de misiones

oficiales, viajen al interior o exterior del País, deberán presentar al supervisor inmediato, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de regreso, un informe de la gestión realizada, el cual deberá ser exigido por el supervisor en caso de no presentarse en el lapso establecido. Dicho informe deberá archivarse en la Unidad de Adscripción del Funcionario, a los fines del control posterior por parte de la Auditoría Interna.

10.8.2. Ante las misiones oficiales asignadas a la (el) Ministra (o),

Viceministros (as), Consultor (a) Jurídico, Auditor (a) Interno y Directores (as) Generales del Ministerio, se indicará en la casilla de "Observaciones" del Formulario "Solicitud y Autorización de Viáticos y Pasajes", cuando se requiera de la consignación ante el Supervisor inmediato, del Informe de Resultados de la Misión.

10.8.3. Cada Director (a) o Coordinador (a) solicitante, llevará un registro que

le permita conocer y suministrar de manera expedita la información básica relacionada con las comisiones de trabajo de sus funcionarios o empleados adscritos a su Unidad, en la cual se incluya el objeto de la comisión, funcionario (s) comisionado (s); fecha de inicio y culminación de la misma. Tales datos deben estar disponibles para cualquier información que soliciten las Unidades de Control Interno o Externo.


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XI.- LISTA DE DISTRIBUCIÓN

Ministra (o)

Despacho de la Ministra (o)

Director (a) General

Dirección del Despacho

Director (a) General Oficina Estratégica de Seguimiento y Evaluación de Políticas Públicas


Consultoría Jurídica


Auditoría Interna

Director (a) General Oficina de Sistemas y Tecnología de la Información

Director (a) General Oficina de Relaciones Interinstitucionales

Director (a) General Oficina de Planificación y Presupuesto

Director (a) General Oficina de Administración y Finanzas

Director (a) General Oficina de Recursos Humanos

Viceministro (a) Despacho del Viceministro (a) de la Actividad Física

Director (a) General Dirección General de Masificación y Desarrollo Deportivo

Director (a) General Dirección General de Actividad física y Recreación

Viceministro (a) Despacho del Viceministro (a) de Deporte de Rendimiento

Director (a) General Dirección General de Formación Deportiva

Director (a) General Dirección General de Alta Competencia

XII. DE LA DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS


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XII. a) DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Solicitud de Viáticos y Pasajes dentro del País

Entradas del Proceso: Solicitud de Viáticos y Pasajes dentro del País

Salidas del Proceso: Autorización de Viáticos y Pasajes dentro del País

UNIDAD/EJECUTANTE:

ACCIÓN:

Solicitud de Viáticos y Pasajes dentro del P aís

Unidad Administrativa Solicitante/

1. Llena Formularios siguiendo instructivo, según sea el caso, “Solicitud y Autorización de Viáticos y Pasajes” (original y una copia) y entrega al Director General de la unidad administrativa a la cual pertenece.

Unidad Administrativa Solicitante/ Director (a)

General

2. Revisa Solicitud y firma en señal de aprobación de los mismos y lo regresa a la Unidad solicitante.

Unidad Administrativa Solicitante/

3. Recibe Solicitud y envía original a la Oficina de Administración y Finanzas.

4. Copia N° 1 se distribuye según sea la misión: a la Unidad de Adquisición de Pasajes, si es aérea o al Área de Transporte, si es terrestre.

5. Recibe, firma y sella copia en señal de recibido. Oficina de Administración y

Finanzas \ Asistente Administrativo

6. Recibe Solicitud en original sella copia en señal de recibido y entrega copia al solicitante.

7. Envía original a la Dirección de Finanzas.

Dirección de Finanzas \ Director (a)

8. Recibe Formulario, revisa y asigna al Analista de Finanzas.

Dirección de Finanzas \ Analista

9. Recibe y verifica la Solicitud. 9.1 Actúa según procedimiento de cálculo y

cancelación de viáticos


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XII. b) DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Solicitud de Viáticos y Pasajes Fuera del País

Entradas del Proceso: Solicitud de Viáticos y Pasajes Fuera del País.

Salidas del Proceso: Autorización de Viáticos Fuera del País

UNIDAD/EJECUTANTE:

ACCIÓN:

Solicitud d e Viáticos y Pasajes Fuera del P aís Unidad

Administrativa/Solicitante 1. Elabora Punto de Cuenta exponiendo motivo y

justificación del viaje, anexa documentos, Formulario de Solicitud y Autorización de Viáticos y Pasajes y remite a la Dirección del Despacho.

Dirección del Despacho

2. Recibe, revisa Punto de Cuenta de Viáticos, acompañado del Formulario de Solicitud y Autorización de Viáticos y Pasajes.

3. Remite Punto de Cuenta a Ministro (a). Ministro (a) 4. Recibe, revisa, y firma de estar conforme.

5. Devuelve a la Dirección del Despacho. Dirección del Despacho 6. Canaliza la aprobación del Punto de Cuenta ante

la Vicepresidencia. Vicepresidencia de la

República 7. Recibe Punto de Cuenta, aprueba de estar

conforme y firma Formulario de Solicitud y Autorización de Viáticos y Pasajes y remite a la Dirección del Despacho.

Dirección del Despacho 8. Recibe Punto de Cuenta con aprobación, remite original con los documentos anexos a la Oficina de Administración y Finanzas y copia a la Unidad Solicitante para su seguimiento.

Oficina de Administración y Finanzas

9. Recibe Punto de Cuenta en original y documentos anexos y remite a la Dirección de Finanzas.

Dirección de Finanzas 10. Recibe Punto de Cuenta en original con documentos anexos y asigna al Analista de Finanzas.

Dirección de Finanzas/ Analista de Finanzas

11. Actúa conforme al procedimiento de cálculo y cancelación de viáticos.


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XII. c) DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Adquisición y Cancelación de Boletos Aéreos

Entradas del Proceso: Solicitud de Boletos Aéreos

Salidas del Proceso: Entrega de boletos aéreos a la Unidad Administrativa.

UNIDAD/EJECUTANTE:

ACCIÓN:

Adquisición y Cancelación de Boletos Aéreos Unidad de Adquisición de

Pasajes 1. En caso que la misión se realice vía área, recibe

copia Nº 1 de la Solicitud y Autorización de Viáticos y Pasajes.

2. Elabora y llena el Formulario de Solicitud de Boletos y remite a la Agencia de Viajes.

Agencia de Viajes 3. Recibe Formulario de Solicitud de Boleto Aéreo y realiza sus respectivos trámites.

4. Tramita Boletos y Facturas y remite a la Unidad de Adquisición de Pasajes del Ministerio del Poder Popular Para el Deporte.

Unidad de Adquisición de Pasajes

5. Recibe Boletos y Facturas, verifica entrega boletos a la Unidad Administrativa/Solicitante y archiva temporalmente Facturas.

6. De acuerdo a la programación de pagos acordados con la Agencia de Viajes procede a conciliar:

• Solicitud y Autorización de Viáticos y Pasajes

• Solicitud de Boletos Aéreos. • Facturas.

7. Posteriormente remite los documentos a la Dirección de Servicios Básicos.

Dirección de Servicios Básicos 8. Recibe, revisa documentos, realiza el registro presupuestario del gasto y solicita el pago a la Dirección de Finanzas.

Dirección de Finanzas 9. Recibe, revisa documentos y realiza el trámite

administrativo de emisión de cheques u órdenes de pagos para cancelar el compromiso válidamente adquirido con la respectiva Agencia de Viajes.

XII. d) DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Asignación de Vehículos


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Entradas del Proceso: Solicitud de Vehículo

Salidas del Proceso: Asignación de Vehículo de acuerdo a la disponibilidad

UNIDAD/EJECUTANTE:

ACCIÓN:

Asignación de Vehículos

Unidad Administrativa/Solicitante

1. Cuando se estime que la misión se realice vía terrestre en vehículo propiedad del Ministerio, deberá enviar copia Nº 1 de la Solicitud y Autorización de Viáticos y Pasajes al Área de Transporte.

Oficina de Administración y Finanzas /Área de Transporte

2. Recibe copia de Solicitud y Autorización de Viáticos y Pasajes.

3. Verifica disponibilidad de vehículo. 4. De haber disponibilidad para la

asignación del vehículo notifica a la unidad administrativa.

5. De no existir la disponibilidad del vehículo recomienda alternativa para que la unidad administrativa determine la viabilidad de contratación de un servicio externo, de ser el caso.

Unidad Administrativa /Solicitante

6. Recibe respuesta y procede según sea el caso.


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XII. e) DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Cancelación de Viáticos dentro y Fuera del País

Entradas del Proceso: Cálculo y cancelación de Viáticos

Salidas del Proceso: Cancelación de Viáticos según sea el caso

UNIDAD/EJECUTANTE:

ACCIÓN:

Cancelación de Viáticos dentro y Fuera del País

Dirección de Finanzas 1. Elabora, imprime y firma hoja de cálculo de viático.

2. En caso de ser dentro del país: a. Efectúa el registro presupuestario

del gasto. b. Emite el documento de pago a

nombre del Beneficiario. 3. En caso de ser fuera del país:

a. Realiza trámites específicos establecidos por CADIVI y el Banco Central de Venezuela.

b. Efectúa el registro presupuestario del gasto.

c. Retira Dólares y/o Euros según sea el caso.

d. Entrega divisas o documento de pago a nombre del beneficiario.

Beneficiario 4. Recibe divisas o documento de pago de acuerdo con los trámites acordados.


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XII. f) DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Rendición de Cuentas de Viáticos

Entradas del Proceso: Elaboración de Informe para Rendición de Cuentas

Salidas del Proceso: Informe de Rendición de Cuentas

UNIDAD/EJECUTANTE:

ACCIÓN:

Rendición de Cuentas de Viáticos

Unidad Administrativa /Beneficiario

1. Elabora informe de los resultados de la misión.

2. Entrega al Jefe inmediato para su respectivo control y conocimiento.

Supervisor o Jefe Inmediato 3. Recibe revisa y archiva para cualquier información que soliciten las Unidades de Control Interno o Externo.


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XIII.- ANEXOS: “A”


4. DEPENDENCIA

( )

( )

AÉREA

TERRESTRE EN VEHÍCULO:

PROPIEDAD DEL MPPD

PROPIEDAD DEL BENEFICIARIO

TRANSPORTE COMERCIAL

OTROS

Especifique:

10. INFORMACIÓN ADICIONAL, COMENTARIO U OBSERVACIÓN 11. DOCUMENTOS ANEXOS: SI NOEspecifique:

12. IMPUTACIÓN PRESUPUESTARIA AL PROYECTO:GASTO A SER IMPUTADO AL PROYECTO PRESUPUESTARIO Y/ O ACCIÓN CENTRALIZADA:

1er. NIVEL DE AUTORIZACIÓN 2do. NIVEL DE AUTORIZACIÓN

FIRMA DEL FUNCIONARIO Y SELLO DE LA DEPENDENCIA FIRMA DEL FUNCIONARIO Y SELLO DE LA DEPENDENCIA

DISTRIBUCIÓN DEL FORMULARIOORIGINAL: EXPEDIENTE DE PAGO. Dirección de FinanzasCOPIA Nº 1: Responsable de Trámite de Pasaje Aéreo o Terrestre

COPIA Nº 2: Responsable del Proyecto y/o Acción Centralizada

RETORNO

9. LUGAR EN QUE SE LLEVARÁ A CABO LA MISIÓN

2. FECHA

6. DESCRIPCIÓN DE LA MISIÓN OFICIAL O COMISIÓN DE T RABAJO

7. TIPO DE MOVILIZACIÓN:

SOLICITUD Y AUTORIZACIÓN DE VIÁTICOS Y PASAJES

DENTRO DEL PAÍS

FUERA DEL PAÍS

3. COMISIÓN

1. Nº

5. DATOS DEL BENEFICIARIO O FUNCIONARIO DESIGNAD O PARA REALIZAR MISIÓN OCOMISIÓN DE TRABAJO

CIUDAD

PARTIDA PRESUPUESTARIA

13. AUTORIZACIÓN DE LA MISIÓN O COMISIÓN DE TRABAJO Y DEL TRÁMITE DE VIÁTICOS Y PASAJES

ESTADOPAÍS

ORIGEN

8. FECHA DE LA MISIÓN

DESTINO

DIAS CON PERNOTA

CARGO:

DÍAS SIN PERNOTA

CÉDULA DE IDENTIDAD CARGO

FECHA:

NOMBRE:

CARGO:

FECHA:

NOMBRE:

2.0 09

AÑOCÓDIGO DEL PROYECTO Y/O

ACCIÓN CENTRALIZADADENOMINACIÓN DEL PROYECTO Y/O ACCIÓN CENTRALIZADA ACCIÓN ESPECÍFICA

SALIDA

NOMBRE Y APELLIDO


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INSTRUCCIONES DE LLENADO: PARA SER LLENADO POR LA UNIDAD SOLICITANTE

1. Número de Control de la Solicitud y Autorización de Viáticos y Pasajes, asignado por la Unidad.

2. Día, mes y año en que se llena el formulario.

3. Indique con un a "X" si la misión o comisión de trabajo se realizará

DENTRO o FUERA del País.

4. Denominación de la Unidad que efectúa la solicitud.

5. Escriba los datos del beneficiario (a) o funcionario (a) designado para llevar a cabo la misión o comisión de trabajo (Nombre, Apellido, Cédula de Identidad y Cargo que ocupa).

6. Describa breve y claramente, el objeto de la misión o comisión de

trabajo.

7. Marque con una "X" el medio de transporte a utilizar.

8. Indique las fechas previstas para SALIDA y RETORNO, los días con pernota en el lugar de destino; y los días sin pernota.

9. Indique el lugar donde se llevará a cabo la misión, según la especificidad

solicitada.

10. En caso que el cumplimiento de una misión implique el recorrido de varios países, estados o localidades, la unidad administrativa solicitante deberá anexar cuadro, describiendo los estados o países desde donde inicia el viaje y hacia dónde se dirige, la duración en cada uno, con indicación del día y mes de inicio y culminación colocando el total de los días por cada renglón.

11. Agregue cualquier información adicional, que considere importante para

aclarar o ampliar cualquiera de los datos suministrados.


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12. Indique si agrega documentos anexos y especifique.

13. Indique los datos solicitados del Proyecto Presupuestario al cual se

cargará el gasto por concepto de viáticos y pasajes.

14. Coloque los datos solicitados de los niveles de autorización que corresponden de acuerdo a la categoría del beneficiario y destino de la misión; así como fecha en que firma el funcionario, firma y sello de la Unidad Administrativa correspondiente.


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“B”



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INSTRUCCIONES DE LLENADO

PARA SER LLENADO POR LA UNIDAD DE ADQUISICIÒN DE PASAJES

1. Número de Control asignado por la Unidad.

2. Día, mes y año en que se llena el formulario.

3. Colocar Nº y fecha del Formulario "Solicitud y Autorización de Viáticos y

Pasajes", que avala el trámite de adquisición del boleto.

4. Colocar la Agencia de Viajes a quien se le hace la solicitud del Boleto Aéreo, así como la persona contacto.

5. Colocar denominación de la Unidad del Ministerio que hace la solicitud a la Agencia de Viajes.

6. Describa los detalles de la solicitud: destino, identificación de los beneficiarios (as) de los boletos, cédula de identidad; y cualquier otra información que considere importante relacionada con el boleto aéreo.

7. Indique la cantidad de boletos que deben ser emitidos.

8. Coloque la fecha de "ida" del pasajero (a). 9. Coloque la fecha de "retorno" del pasajero (a).

10. Coloque cualquier información adicional que considere pertinente a

efectos del trámite ante la Agencia de Viajes.

11. Colocar Nombre, Apellido, Firma y Sello de la persona autorizada ante la Agencia de Viajes para hacer la solicitud de boletos aéreos.


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“C” PARA SER LLENADO POR LA DIRECCIÓN DE FINANZAS


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“D” TABLA DE DISTANCIAS ENTRE CIUDADES

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