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Mapas de Procesos

Somos lo que hace-mos cada día. De modo que la exce-lencia no es un acto, sino un hábito.

Aristóteles

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Folleto Informativo FI-01-02 Versión 1.0

Un mapa es una representación gráfica y métrica de una porción de territorio sobre una superficie bidimensional. Iniciados por el hombre con el propósito de conocer su mundo, y apoyados primero sobre teorías filosóficas, los mapas constituyen hoy una fuente importantísima de información, per-mitiendo que nos situemos en relación al mundo que nos rodea.

Algo similar consiguen los mapas de proce-sos. Nos muestran la estructura de la Uni-dad Funcional (UF) en la nos encontramos, permitiendo que nos situemos en relación al trabajo que en ella se desarrolla y así conocer dónde se ubica nuestra actividad y hacia qué fin se orienta.

El mapa de procesos es, por tanto, un dia-grama que muestra, de manera visual, los procesos que conforman la UF, así como las relaciones (si las hay) que existen entre ellos.

Un mapa tendrá mayor o menor calidad según la cantidad de información que pro-porcione, siempre de acuerdo a la escala adoptada. En un mapa de procesos ocurre igual. Para que se convierta en una herra-mienta útil, es imprescindible que estén recogidos todos los procesos: ninguno debe

¿Qué es un Mapa de Procesos?

quedar fuera. No es necesario descender a recoger en detalle las tareas que se llevan a cabo en la Uni-dad, pero sí se deben describir todos los grandes grupos de actividades que las engloban.

Este documento debe ser conocido y consen-suado por todos los componentes de la UF, de modo que todos se sientan reflejados.

La cuestión esencial en la elaboración de un mapa de procesos es que la expresión gráfica debe ser clara, sin sacrificar por ello la precisión

No existe un formato predeterminado para construir el mapa de procesos. Cada UF deberá adoptar el diseño que mejor se adapte a la complejidad o sencillez de la estruc-tura de su sistema, de modo que permita que todos los componentes de la unidad puedan comprender de forma rápida cuál es su lugar dentro de la organiza-ción y en qué medida su actividad influye en la de los demás integrantes de la UF.

Todo mapa de procesos suele comenzar con un clara indicación del cuál es el comienzo de la actividad de la UF. En la mayoría de los casos este punto de parti-da está relacionado con una petición de un usuario; en otros, podrá ser un disposición reglamentaria o incluso la continuación de los procesos de otra UF. Igualmente, el mapa de procesos suele cerrar el dia-grama con la prestación del servicio al usuario.

Asimismo, debe quedar claramente marcada la dife-rencia entre los tres tipos de procesos que hemos definido: estratégicos, clave y de soporte. Esta dife-rencia no tiene por qué venir dada exclusivamente por la distribución de los procesos en grupos separa-dos; también pueden identificarse mediante colores, formas, etc. Sea cual sea el método elegido, debe quedar clara esta diferenciación.

Las relaciones entre procesos se suelen representar mediante flechas, que indican los puntos de contacto en los cuales un proceso influye en otro (normalmente como elemento de entrada del proce-so siguiente).

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