MAPEOLa administración de desastres se basa fuertemente en el uso de mapas y técnicas de mapeo para control de desastres y para administración de la respuesta. Como mínimo, los administradores de desastres deben estar familiarizados con una variedad de diferentes tipos de mapas incluyendo mapas topográficos, mapas de uso de tierras, mapas de peligros, mapas geológicos, mapas de vegetación, mapas de distribución de poblaciones, mapas sísmicos, y mapas de seguimiento de huracanes. Los administradores de desastres deben saber como leer mapas. Deben también conocer cómo dibujar información de forma adecuada en los mapas y cómo interpretar las tendencias a través de la lectura de mapas. Mapeo logístico: es un gráfico, un croquis, o una maqueta, en donde se identifica el plan a seguir en las acciones de respuesta, para que éstas no sólo sean rápidas, sino también ágiles y efectivas, las zonas adecuadas para atender a los heridos, los insumos requeridos para la atención del los mismo, entre otros. LOGISTICATodos los administradores de desastres eventualmente se involucran en la logística. Por ello, deben estar familiarizados con la planeación de la logística básica, administración de inventarios, procedimiento de control de almacenamiento de bodegaje, métodos de distribución de materiales, y procedimientos de contabilidad. La logística es el grupo de métodos como medios que necesitamos para poder realizar la organización de una compañía o empresa, como también un servicio en particular, tiene como fin ubicar a un costo mínimo una cantidad de bienes comerciales en el lugar y momento correcto, es decir, al momento de la demanda. Dentro de este término existe otro muy empleado que se denomina “cadena logística”, la misma determina cómo y cuándo utilizar determinados recursos en los lugares necesarios; esta cadena tiene dos etapas básicas: La primera es la encargada de optimizar el flujo del material por medio de una red de transporte y sitios de almacenamiento. La segunda etapa es la que coordina una secuencia de recursos para poder llevar a cabo el proyecto planeado.En las operaciones de emergencia, la logística es requerida para apoyar la organización e implementación de las acciones de respuesta, para que éstas no sólo sean rápidas, sino también ágiles y efectivas. La movilización del personal, del equipo y del material necesario para el trabajo de las organizaciones que brindan asistencia, y hasta las actividades relacionadas con la evacuación de heridos o la reubicación de poblaciones afectadas por el desastre, requieren de un sistema logístico para ser llevadas a cabo eficientemente. IMPORTANCIA DE LA LOGÍSTICA.La importancia de la logística viene dada por la necesidad de mejorar el servicio y prestar la ayuda necesaria para asegurar la atención ante las emergencias o desastres, siempre persiguiendo la eficiencia y eficacia del servicio. Así de esta manera optimizar la gestión logística, y coordinar todos los factores que influyen en las decisiones.CONSIDERACIONES MÍNIMAS NECESARIAS PARA LA ELABORACIÓN DE UN PLAN LOGÍSTICO.La planificación se debe basar en información, situaciones, hechos lo más precisos posibles. Hay que adelantarse a los hechos anticipando variantes que pudieran producirse, así como la forma de encarar los imprevistos. Hay que estipular un esquema de actividades y sus secuencias. La información, situaciones y hechos, deben analizarse en base a los conocimientos y experiencia.De todos ellos hay que extraer lo relevante y dejar lo accesorio o complementario. Todo esto ayuda enormemente a visualizar el proceso que haya que llevar a cabo para concluir con éxito los objetivos. Un recurso clave es el tiempo, que hay que utilizarlo en gran medida para planificar. Esta instancia y hábito de planificación será muy útil para cuando en una contingencia e incluso imprevisto que surja, se tenga que diagramar en inferioridad de condiciones por tiempo u otros recursos.Algunas de las características principales que debemos tomar en cuenta al hacer una planificación son las siguientes: Aclarar, ampliar y determinar los objetivos organizacionales.

Definir las previsiones. Establecer las condiciones y suposiciones, bajo las cuales deben desarrollarse las actividades. Seleccionar e indicar las tareas para el logro de los objetivos. Establecer un plan de logros. Fijar las políticas. Planear estándares y métodos para cumplirlos. Anticipar los problemas futuros. Apoyar y coordinar con el Coordinador del proceso de elaboración y formulación del Plan de Manejo

para todas las áreas de la organización.

DESCRIPCIÓN DE LAS DIFERENTES FUNCIONES DE LA LOGÍSTICA.En todo proceso logístico existen 5 funciones básicas relacionadas al buen desempeño de un plan logístico.

1. La gestión del tráfico y transportes se ocupa del movimiento físico de los materiales.2. La gestión del inventario conlleva la responsabilidad de la cantidad y surtido de materiales de que se

ha de disponer para cubrir las necesidades.3. La gestión de la estructura de la planta consiste en una planificación estratégica del número,

ubicación, tipo y tamaño de las instalaciones de distribución (almacén, centros de distribución e incluso de las plantas)

4. La gestión del almacenamiento y manipulación de materiales se ocupa de la utilización eficaz del terreno destinado a inventario y de los medios manuales, mecánicos y/o automatizados para la manipulación física de los materiales.

5. La gestión de las comunicaciones y de la información conlleva la acumulación, análisis, almacenamiento y difusión de datos puntuales y precisos relevantes de las necesidades de toma de decisiones logísticas con eficiencia y eficacia. Las comunicaciones y la información integran las áreas operacionales logísticas y las actividades de apoyo en un sistema y permiten que éste sea eficaz.

PRINCIPIOS DE GESTIÓN EN LOGÍSTICAExisten principios en Logística aplicables a lo que es la ayuda humanitaria en desastres, que describimos a continuación.Minimizar los costos fijos: Desplegar activos y recursos buscando flexibilidad. Diseñar los productos para poder intercambiar y estandarizar las piezas. Adoptar y extender indicadores comunes de prestación y estándares de calidad. Localizarse en las gestiones de aquellas actividades de mayor contenido estratégico. Concentrarse en las áreas que aportan el máximo impacto en los negocios. Ejecutar externamente las actividades no estratégicas y no competitivas. Usar planteamientos de "logística fluida": Diseñar los procesos para lograr un flujo continuo de materiales y minimizar los tiempos de ciclo y los niveles de existencias. Diseñar redes logísticas flexibles: Crear y gestionar relaciones flexibles a lo largo de toda la cadena de suministros. Aprovechar la tecnología de la información para enlazar los procesos entre los socios de la cadena. Gestión de Fichas de Calidad: Las fichas de calidad son las que especifican las condiciones mínimas físicas que deberán reunir los elementos de asistencia humanitaria.Gestión de Proveedores: Consiste en la determinación del listado de proveedores que más se ajustan a las necesidades, entregando los elementos de asistencia humanitaria en las condiciones de calidad y cantidad requeridas. La gestión de proveedores también implica la adopción de alianzas estratégicas y acuerdos especiales entre proveedores para obtener una disminución de costos o la inclusión de valor agregado a los elementos entregados.

Nuevas modalidades de gestión en Logística aplicada en Desastres, el JITEl enfoque JIT “Justo a Tiempo” surge en Europa y Estados Unidos a principios de los años ochenta, recogiendo las ideas del sistema que se había ido configurando en la industria japonesa desde la Segunda Guerra Mundial. Se ha escrito mucho desde entonces sobre este enfoque, pero quizá la caracterización más ampliamente reconocida es el plantea- miento de unos objetivos ideales que algunos autores han denominado los Ceros Olímpicos, que son: Cero Stock en la cadena logística, Cero Defectos (los que causan exceso de costos e irregularidades que acaban traduciéndose en Stock), Cero Averías (que interrumpen el flujo de materiales y causan irregularidades), Cero Plazos (solo así se puede llegar a dar el servicio adecuado a los afectados sin incrementar el Stock), y Cero Papel (Significa que la exactitud y la rapidez de la transmisión de la información es la base imprescindible para lograr otros objetivos).Lo cierto es que en el intento de introducir mejoras que permitan reducir el Stock del proceso logístico, poco a poco se ha descubierto la necesidad de introducir nuevos objetivos que complementen los anteriores.

Cabe destacar por su importancia los siguientes:• Cero Accidentes de Trabajo: Lo mismo que las averías de máquinas interrumpen el flujo de materiales, también lo hacen los accidentes, por lo que es preciso tomar medidas preventivas para evitarlos.• Cero Desprecios por las Capacidades del Personal: Este objetivo indica que es necesario involucrar al personal en los procesos de mejora. Si se quiere lograr un avance continuo y consistente es necesario, cuidar, potenciar y desarrollar las capacidades de quienes trabajen en una cadena de suministros.• Cero Desperdicio de Materiales: El desperdicio puede ser causa de errores y problemas que afectan a la institución negativamente, incluso después de que se han entregado los elementos de asistencia humanitaria. En particular, el exceso de inventario y papeleo a través de toda la organización se debe a las irregularidades causadas por excesos inflexibles, mano de obra estática, y políticas y procedimientos organizativos excesivamente rígidos para enfrentarse a unas exigencias del mercado humanitario que cada vez cambian con más frecuencia. El despilfarro de recursos es consecuencia de los “Excesos” cometidos, por ejemplo, con la acumulación de stocks o con procesos y tecnologías mal utilizadas, y de los ineficaces procedimientos de ajuste a las necesidades de una realidad cambiante. El sistema de aprovisionamiento humanitario no es ajeno al exceso de papeleo e inventario que se produce como consecuencia de las irregularidades a las que debe hacer frente. Estas irregularidades proceden, tanto de la actuación del usuario, como de la del proveedor. La aplicación del enfoque “Justo a Tiempo” en aprovisionamientos humanitarios, participa de todos los cambios que se han producido en los ámbitos señalados y quizá los integra mejor que ningún otro enfoque planteado hasta ahora. Los objetivos del enfoque “Justo a Tiempo” aplicado en aprovisionamientos humanitarios pueden resumirse en los siguientes aspectos: • Entregar partes y componentes “Justo a Tiempo” al usuario, para fabricación o para montaje. • Eliminar todo despilfarro en actividades que no añadan valor al producto en el proceso. Lograr que las transac- ciones se hagan con un mínimo de complejidad. Para la consecución de estos objetivos es preciso obtener del proveedor: Calidad Asegurada: Para conseguirla es necesario poner el énfasis en la selección de un proveedor que disponga de una adecuada capacidad (en cuanto a tecnología y organización) y en desarrollar la relación apropiada que le permita desplegar sus capacidades en la dirección requerida. • Entregas frecuentes: Para ello, es útil contar con proveedores cercanos, pero también es esencial establecer unas relaciones duraderas que les permitan poner a punto su sistema de producción y los procedimientos que faciliten los intercambios de materiales e información según la filosofía de “Justo a Tiempo”. No obstante, el camino hacia el enfoque de “Justo a Tiempo” en aprovisionamientos puede provocar ciertos temores y recelos por parte de proveedores, que en algunas ocasiones vienen avalados por experiencias negativas, con aplicaciones realizadas por clientes que no habían entendido plenamente el significado de este enfoque, que es preciso superar.

Estos temores pueden resumirse en: Ver traspasado el Stock de artículos de sus clientes, con sus costes y sus correspondientes riesgos de obsolescencia. Verse obligados a hacer un mayor esfuerzo en calidad o en realizar entregas frecuentes y rápidas, sin percibir por ello un aumento en el beneficio. a) Logística de transporte: En operaciones de Prevención y Atención de Desastres, el componente de transporte es utilizado para desplazar cuatro elementos vitales en emergencias: Pacientes, Personal Operativo, Abastecimientos, Equipo especializado en búsqueda y rescate. Toda entidad operativa debe conformar una red de transportes con sub.-redes para el transporte de pacientes, personal operativo, abastecimientos y equipo especializado. Cuando una entidad operativa va a atender una emergencia o va a trasladar elementos para la prevención de las mismas, debe tener en cuenta las siguientes variables: dimensiones y peso de los elementos a trasladar, distancia que debe recorrer, tiempo del que se dispone, capacidad de los vehículos y costos de traslado. Para elegir o adquirir un vehículo, se deben tener en cuenta los siguientes puntos: autonomía de funcionamiento, capacidad de carga, espacio disponible, consumo de combustible, facilidad de mantenimiento y repuestos, facilidad de manejo y operación. b) Logística de almacenamiento: Durante los procesos de almacenamiento de equipos o diferente tipo de abastecimientos debemos tener en cuenta las siguientes recomendaciones básicas: Llevar adecuados inventarios. Proteger los elementos contra el polvo y la humedad. Mantener las bodegas bien ventiladas. Mantener las bodegas con adecuada iluminación. Mantener sistemas contra incendio a la mano. Mantener los equipos y abastecimientos bien organizados. Realizar limpieza periódica. Evitar almacenar materiales combustibles en recintos cerrados. Mantener vías de evacuación despejadas. Mantener bien señalizada y demarcada la zona de almacenamiento. Mantener un adecuado Kit de herramientas. Trabajar siempre con la ropa y el calzado adecuado. Mantener a la mano dispositivos para el manejo de carga como gatos y montacargas. Garantizar que las instalaciones eléctricas e hidráulicas de la zona de almacenamiento se encuentran en buen estado. Mantener un buen botiquín en la zona de almacenamiento. No mezclar equipos y componentes sin conocimiento técnico. Las paletas de almacenaje ayudan a aislar la carga del piso, evitando que ésta se deteriore por acción de la humedad facilitando el flujo de aire. Existen paletas de madera (menos durables, pero más económicas), de plástico y metal. - Cadena de Frío: La logística de los productos congelados tiene ciertas peculiaridades que requieren de la máxima atención por parte de todos los que participan en ella. En operaciones de atención de emergencias, se necesitan trasladar algunos elementos como vacunas, medicinas y alimentos que requieren el sostenimiento de una cadena de frío. - Almacenaje: Los productos se deben colocar en las cámaras de almacenamiento de forma que no entorpezcan la circulación del aire. Las cámaras o neveras deben abrirse el menor tiempo posible. Las puertas de las neveras se deben ajustar lo máximo posible. - Paletización de elementos fríos: Se recomienda el uso de la paleta 1200x800mm y peso máximo de las unidades de carga de 1000 Kg., con una altura máxima de 2m. - Operaciones de Carga y Descarga: Se requiere máxima urgencia en estas operaciones. Los vehículos deben preenfriarse a la temperatura más baja y próxima a la del producto que se va a transportar. El transporte debe contar con instrumentos de medición de temperatura.

- Almacenamiento de Medicinas: Tener en cuenta las siguientes recomendaciones: Deben almacenarse en áreas alejadas de alta contaminación. La zona de almacenamiento debe facilitar la movilidad de cajas. Asignar áreas específicas para los medicamentos que requieran refrigeración y control especial. El método de ordenamiento debe ser adecuado para facilitar el control de las fechas de vencimiento. Debe observarse cualquier evidencia de inestabilidad de los medicamentos: Precipitados, turbidez, crecimiento de hongos, separación de fases en emulsiones, cambios de color, indicios de oxidación. Los medicamentos fotosensibles deben almacenarse protegidos de la luz. Los medicamentos termolábiles deben almacenarse a temperaturas adecuadas, sin que las mismas varíen mucho.

Los medicamentos inflamables deben almacenarse en sitios que posean una adecuada ventilación, temperatura y humedad controladas. Para aquellos medicamentos que requieran de refrigeración, los cuartos fríos, los refrigera-dores y los congeladores deben protegerse contra los apagones mediante generadores eléctricos de emergencia.c) Logística de distribución: La logística de distribución implica procesos como los descritos a continuación: La determinación de rutas críticas de distribución con sus respectivos mapas; aspectos relacionados con señalización y seguridad de los elementos a ser distribuidos; adopción de estrategias de distribución de elementos de asistencia humanitaria entre personas afectadas; entrega de elementos a los afectados directamente; entrega indirecta a través de los líderes comunitarios; distribución masiva de elementos a través de medios aéreos como paracaídas. La logística de distribución debe tener en cuenta los mecanismos de control y seguimiento de los elementos entregados en la comunidad afectada, es decir, planillas, tablas de control y tablas de seguimiento, entre otros.