PLANEACIN Y ORGANIZACIN

ORGANIZACININTRODUCCINLa organizacin es el segundo tramo del proceso administrativo, residiendo su importancia por ser el elemento que se encarga de estructurar el organismo social, dependiendo de esta estructura el xito o fracaso de la misma.La organizacin responde a las necesidades y perspectivas de la exigencia que requieren para lograr los objetivos institucionales, por lo cual requiere instrumentar y crear la normatividad necesaria y la estructura orgnica acorde para que las metas sean alcanzadas por la empresaEn esta etapa es necesario ser asertivo para lograr la armona entre las relaciones que deben existir entre las funciones, los niveles y las actividades, buscando que no exista duplicidad, para efectuar el proceso.Adems de cuidar que no exista dispendio de recursos materiales y mano de obra ociosa entre el elemento humano.Con ello la organizacin al buscar la eficiencia y la eficacia crea el engranaje de la organizacin bien aceitado y lo hace trabajar en armona, tratando de encontrar un acoplamiento que permita al organismo social transitar del deber ser (ideal) que lo ubica la planeacin a la realidad, aspecto que apoyado en la organizacin, lo ejecuta la direccin. En otras palabras, la organizacin es el eslabn entre la planeacin y la direccin de todo organismo social y su asertividad trascender en la medida en que se acerque al logro de los objetivosLa organizacin si bien est al mismo nivel de la planeacin requiere de sta que concluya sus planes para que pueda crear la estructura necesaria que realizar los planes.CONCEPTOLa organizacin se refiere a la forma en que se divide el trabajo, se jerarquizan y coordinan las funciones, con lo cual el hombre desde siempre ha buscado eficientar sus elementos y recursos.

Despus de establecer lo que se quiere hacer, es necesario determinar como hacerlo, y que medidas se aplicaran para hacerlo, lo que es posible slo a travs de la organizacin.

La palabra organizacin tiene tres acepciones, una etimolgica que proviene del griego organn, que significa instrumento; otra que se refiere a la organizacin como una entidad o grupo social; y otra ms que se refiere a la organizacin como un proceso.Las tres acepciones involucran la idea de una estructura con diferentes enfoques, aunque nuestra expectativa es analizar los elementos de la organizacin como proceso o etapa de la administracin

Por lo anterior, la organizacin es a la empresa como la estructura a un edificio, por ser la organizacin la que establece la disposicin y correlacin de tareas que deben de llevar a cabo todos y cada uno de los integrantes del organismo social, para lograr los objetivos.

ELEMENTOS DEL CONCEPTO

1.- Estructura. La organizacin establece el marco fundamental donde deber operar el organismo social.2.- Sistematizacin. Las actividades y recursos deben someterse y coordinarse racionalmente para ser un facilitador en el trabajo y la eficiencia.3.- Agrupacin y asignacin de actividades y responsabilidades. Organizar requiere agrupar, jerarquizar, dividir y asignar funciones.4.- Jerarqua. Debe establecer niveles de mando y responsabilidad.5.- Simplificacin de funciones. Establece los mtodos ms sencillos para realizar el trabajo, de la mejor manera posible.DefinicinEl establecimiento de la estructura necesaria para la sistematizacin racional de los recursos mediante la determinacin de jerarquas, disposicin, correlacin y agrupacin de actividades con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social.IMPORTANCIA

Los aspectos fundamentales que reflejan su importancia son :

1.- Es de carcter continuo y todos los cambios que sufra la empresa debern ser adecuados por sta etapa.2.- Es un medio a travs del cual se establece la forma idnea de lograr los objetivos de la empresa.3.- Suministra los mtodos para que se realicen las actividades eficientemente con un mnimo de esfuerzo.4.- Evita la lentitud y la ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad.5.- Elimina la duplicidad de mando y funciones.PRINCIPIOS

Existen nueve principios que proporcionan la pauta para establecer una organizacin racional y son :

1.- Del Objetivo. Todas las actividades establecidas en la organizacin deben relacionarse con los objetivos y los propsitos de la empresa.

2.- Especializacin. La ejecucin del trabajo debe realizarse subdividindose en actividades relacionadas y delimitadas, ejecutadas por un solo individuo quin lograr eficiencia y destreza.

3.- Jerarqua. Definir los niveles de mando que comuniquen lo que se vaya hacer y que vean que se haga.

4.- Paridad de Autoridad y Responsabilidad. Al grado de autoridad contenido corresponde tambin una carga de responsabilidad.

5.- Unidad de Mando. Al determinar un centro de autoridad y decisin para cada funcin, debe asignarse un solo jefe.6.- Difusin. Deben conocer los involucrados las obligaciones, de ser posible por escrito y comunicarlas objetivamente.

7.- Amplitud o Tramo de Control. Se refiere al nmero de subordinados que deben reportarle a un jefe y no deben ser ms de seis para no saturarlo y logre ser eficiente

8.- De la Coordinacin. Debe buscarse el equilibrio adecuado de todas las funciones considerando tiempos y movimientos

9.- Continuidad. Despus de implantar la estructura, es necesario mantenerse, mejorarse y adecuarse a las necesidades cambiantes de la empresa.ETAPAS DE LA ORGANIZACIN

Las etapas de la organizacin son dos:

Divisin del trabajo y Coordinacin

La Divisin del Trabajo. - Es la separacin y delimitacin de las actividades con el fin de realizar una funcin con precisin, eficiencia y el mnimo esfuerzo, buscando la especializacin de los individuos.

Para dividir el trabajo hay que observar los siguientes pasos:

JerarquizacinJerarqua proviene del griego Hierajes (Jerarca), que significa superior y principal en las ordenes eclesisticas.

Jerarquizacin es la disposicin de las funciones de una organizacin por orden de rango, grado o importancia.

Los niveles jerrquicos son el conjunto de rganos agrupados segn autoridad y responsabilidad que poseen.

Su observancia es indispensable cuando se jerarquizan:

Los niveles jerrquicos deben ser mnimos e indispensables

Se debe definir el tipo de autoridad de cada nivelDepartamentalizacin

A la divisin y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades especificas, con base en su similitud, se le conoce con el nombre de departamentalizacin

Secuencia de la departamentalizacin

Para departamentalizar es conveniente seguir una secuencia:

1.- Listar todas las actividades de la empresa.2.- Clasificarlas.3.- Agruparlas en orden jerrquico.4.- Asignar actividades a cada una de las reas agrupadas.5.- Especificar relacin de autoridad, responsabilidad y obligacin entre funciones y puestos.6.- Establecer lneas de comunicacin e interrelacin entre departamentos.7.- El tamao, la existencia y el tipo de organizacin de un departamento debe estar relacionado con el tipo y tamao de la empresa.B.- Tipos de departamentalizacin.

Los ms usuales son:

1.- Funcionales. Son cuando agrupan actividades anlogas segn su funcin primordial para lograr la especializacin.2.- Por productos. Se hace con un producto o grupos de productos similares3.- Geogrfica o por Territorios. Se utiliza bsicamente en las reas de ventas donde realizan actividades en sectores alejados.4.- Clientes. Se crean cuando buscan servir a los compradores o clientes (ejem. Almacenes comerciales).5.- Por Procesos o Equipo. Pueden servir de base para la creacin de departamentos (ejem. Departamentos de tornos y departamentos de fresadoras).6.- Secuencia. Se utiliza en niveles operativos y se departamentaliza por alfabeto, numrico o de tiempo (ejem. Departamento de cobranza, de tarjetas de crdito, A - G / H - O / P - Z).Coordinacin

La coordinacin sincroniza y armoniza los esfuerzos para realizar eficientemente una tarea.

La divisin del trabajo debe complementarse con la coordinacin para lograr la unidad de esfuerzos, para que se sincronicen con las funciones y se logre la eficiencia y la eficacia que requiere la empresa.

La coordinacin es tambin el establecimiento de lneas de comunicacin y autoridad fluida.

La funcin bsica de la organizacin es lograr la combinacin y la unidad de esfuerzos; bien integrados y balanceados en el grupo social. La coordinacin es la sincronizacin de los recursos y los esfuerzos de un grupo social con el fin de lograr oportunidad, unidad, armona y rapidez; en el desarrollo y la consecucin de los objetivos.TIPOLOGA DE LA ORGANIZACIN

Son los distintos tipos o modelos de estructuras que se pueden implantar en un organismo social y dependen del giro magnitud de la empresa, recursos, objetivos, tipo y volumen de produccin.

Los ms usuales son:

Organizacin lineal o militar.Se caracteriza porque la autoridad se concentra en una sola persona que toma las decisiones y tiene la responsabilidad del mando.

El jefe asigna y distribuye el trabajo a los subalternos, quienes a su vez le reportan a l solamente.Las ventajas son: mayor facilidad en la toma de decisiones, no hay conflictos de autoridad, es claro, sencillo y til en las pequeas empresas y mantiene la disciplina.Sus desventajas son: que es rgida e inflexible, la organizacin depende de hombres claves no fomenta la especializacin y los ejecutivos estn siempre saturados de trabajo.

Organizacin funcional o de TaylorSu autor propuso que el trabajo del supervisor se dividiera entre ocho especialistas, uno por cada actividad principal y que los ocho tuvieran autoridad, cada uno en su campo.

La organizacin funcional divide el trabajo, establece la especializacin de manera que cada hombre desde el gerente hasta el obrero ejerciten el menor nmero posible de funciones.

Las ventajas son: mayor especializacin, se obtiene la ms alta eficiencia de cada persona, se planea la divisin del trabajo, adems, desaparece el trabajo manual del intelectual y disminuye la presin y cargas de trabajo del jefe.

Como desventajas tiene que dificulta la localizacin de responsabilidad, afectando la disciplina, adems de violar el principio de mando pudiendo originar conflictos y confusin, dando lugar tambin a rozamientos entre los responsables.

Organizacin lineo-funcionalCombina los dos tipos anteriores tomando de la organizacin lineal o militar la autoridad y responsabilidad que se transmite a travs de un solo jefe para cada funcin en especial. Y de la funcional busca la especializacin de cada actividad en una funcin. Este tipo de organizacin es la ms utilizada por ser la que ms ventajas y menos desventajas tiene hoy en da.Organizacin StaffEs potestativa de las grandes empresas que tuvieron la necesidad de contar con ayuda en el manejo de detalles y de contar con especialistas que proporciones informacin experta y de asesora a departamentos en lnea. No tiene autoridad y se representa con lneas punteadas.

Como ventajas tiene que hacer fluir los conocimientos expertos para solucionar problemas y hacer posible el principio de autoridad.Como desventajas puede producir confusin adems de ser ineficaces y crear conflicto o mala competencia con los departamentos en lnea.Organizacin por comitsConsiste en asignar los diversos asuntos a un grupo de funcionarios con el mismo nivel jerrquico, que deciden en comn los problemas que les encomiendan.

Los comits ms usuales son:

1.- Directivos. Representan a los accionistas que deliberan asuntos que surgen y requieren su atencin.2.- Ejecutivo. Los designan los directivos para ejecutar los acuerdos que ellos tomaron.3.- De Vigilancia. Inspeccionan labores aisladas del personal de la empresa.4.- Consultivo. Esta integrado por especialistas que emiten su dictamen sobre asuntos que le son encomendados.

Sus ventajas son que las soluciones son ms objetivas, porque estn dictadas por varios criterios, compartes responsabilidad sus miembros, adems de que permiten que las ideas se fundamenten y critiquen y se aprovechan conocimientos de especialistas.

Como desventajas tiene que son lentos, pueden crear conflictos y roces entre los integrantes y pueden los gerentes traslapar su responsabilidad en el comit.Organizacin Matricial

Se conoce como organizacin de matriz, de planilla, de proyecto o administracin de producto.

Combina la departamentalizacin por proyecto, con la de funciones. O sea, que existe un gerente funcional que se encarga de las labores del departamento con una sobreposicin de un gerente de proyecto quien es el responsable de los resultados del propio proyecto.

Surge este tipo como una respuesta a la expansin de las empresas y a la necesidad de desarrollar proyectos con especialistas de varios departamentos.

Este modelo puede adoptarse a toda la empresa o solamente a una rea especifica. Se implanta a largo plazo ya que requiere recursos y esfuerzos, y bien administrada representa una combinacin de las ventajas de la estabilidad de la organizacin tradicional con las ventajas de la flexibilidad de la administracin por proyectos.

Tiene como ventajas que coordina la satisfaccin de necesidades, proporciona una comunicacin interdepartamental entre funcionarios, permiten que cambien de una actividad a otra y favorece el intercambio de experiencias entre especialistas.

Como desventajas se tiene que confunden quin depende de quin; se lucha por el poder existe perdida de tiempo y el personal se opone al cambio en el inicio de su implantacin.TCNICAS DE ORGANIZACIN

Son las herramientas necesarias para llevar a cabo emocional; durante el proceso de organizacin son indispensables y las principales son:

OrganigramasSe conocen como grficas de organizacin y representan la estructura formal, que muestra las interrelaciones, los niveles, las obligaciones y la autoridad que existe en la empresa.

Pueden clasificarse por su objeto, por su rea y por su contenido, los primeros se subdividen en estructurales, funcionales y especiales. Por su rea se dividen en generales y departamentales. Por su contenido se dividen en esquemticos y analticos.

Para representarlos existen cuatro formas:

1.- Verticales. Los niveles jerrquicos se determinan de arriba para abajo.2.- Horizontales.- Los niveles jerrquicos se determinan de izquierda a derecha.3.- Circulares.- Los niveles jerrquicos se determinan del centro hacia afuera4.- Mixtos .- Por razones de espacio se utiliza el horizontal y el vertical.

ManualesSon documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemtica la informacin acerca de la organizacin de la empresa.

Son tiles porque uniforman y controlan las funciones, delimitan actividades, responsabilidades y funciones, aumentan la eficiencia de los empleados, son fuentes de informacin, evitan duplicidad de funciones y de mando, mejoran los sistemas y reducen costos, entre otros aspectos.

En su contenido debe de observarse que tengan: Un ndice, objetivos y fundamentos legales, fechas de terminacin y/o correccin, nombres y firmas de quienes elaboran y autorizan, adems de instructivo para su operacin.

Existen:- Manuales de organizacin.- Manuales departamentales.- Manuales interdepartamentales.

Diagramas de Procedimiento o de Flujo

Son la representacin grfica que muestra la sucesin de los pasos de que consta un procedimiento.

Con los flujogramas, se simplifica el trabajo, mejora algunas operaciones, elimina demoras y se logra mejorar la distribucin de la planta.

Para su elaboracin se utilizan los siguientes signos:

Operacin

Inspeccin Transporte Espera o Demora AlmacenamientoAnlisis de puestosTcnica en la que se clasifica pormenorizadamente las labores que se desempean en una unidad de trabajo especifica e impersonal, as como caractersticas, conocimientos y aptitudes que debe poseer el personal que lo usufructa.

Esta tcnica busca:

Mejorar los sistemas de trabajo Delimitar funciones y responsabilidades Evita fugas de autoridad y responsabilidad Fundamentar programas de entrenamiento Retribuir adecuadamente al personal Mejorar el proceso de seleccin de personalEl anlisis de puestos contiene:

1.- Descripcin de puesto.2.- Definicin genrica y/o objetivo.3.- Definicin especifica y/o objetivos.4.- Especializacin del puesto.

5.- Requisitos: Escolares y de conocimientos

Habilidades Destrezas Experiencia Requisitos fsico Esfuerzo Responsabilidad.El anlisis de puestos debe de aplicarse en forma permanente, ya que la empresa est constantemente en cambio y su adecuacin y actualizacin es necesaria e indispensable.