Material de Apoyo T3

Comisin Mixta Permanente de Capacitacin y Adiestramiento

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3. INSERCIN Y EDICIN DE DATOS Y ELEMENTOS

Objetivo especfico:

Al finalizar el captulo, el participante aprender a insertar y manipular datos en las

hojas de clculo de Excel.

Los tipos de datos que se pueden introducir en una celda son:

Datos tipo texto: Cualquier texto o nmeros mezclados con otros caracteres se

toman como un tipo de datos texto. Este tipo de datos queda alineado, por

defecto, a la izquierda.

Datos numricos: Los datos numricos se introducen sin los smbolos de $, %,

puntos, comas, etc., ya que pueden interpretarse como datos de tipo texto. Este

tipo de datos queda alineado, por defecto, a la derecha.

Datos Fecha/Hora: Un dato de tipo fecha/hora corresponde a fechas introducidas

con diagonales o guiones. Por ejemplo: 12/01/2011.

Frmulas: Cualquier tipo de clculo que se realiza con los valores contenidos en

las celdas, es considerado una frmula y se inicia con el signo de =.

3.1. Introducir y Editar datos

Para introducir informacin en una celda:

1. D clic en la celda en la que desee introducir texto o nmeros.

2. Escriba el valor.

3. Presione la tecla Enter.

Cuando se ha introducido informacin en una celda y desea modificar su contenido, no

es necesario volver a introducir toda la informacin, bastar con que seleccione la celda

y realice lo siguiente:

1. Presione la tecla F2 o d doble clic en la celda que quiera editar.

2. Borre los caracteres que se encuentran a la derecha de su cursor con la tecla

Supr o presione la tecla Retroceso si los caracteres se encuentran a la izquierda.

3. Presione la tecla Enter.


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3.2. Desplazamiento y Seleccin

Para desplazarse dentro de una hoja de clculo cuando no es posible visualizar todas las

celdas en una misma pantalla, puede moverse con las barras de desplazamiento que se

encuentran a la derecha y en la parte inferior de su pantalla. O si lo desea puede utilizar

la siguiente combinacin de teclas:

Para desplazarse: Presione:

Una celda arriba, abajo, derecha o izquierda

Primera celda de la fila activa

Primera celda de la hoja de clculo +

ltima celda de datos de la hoja de clculo +

Pantalla hacia abajo

Pantalla hacia arriba

Pantalla hacia la derecha +

Pantalla hacia la izquierda +

Siguiente hoja +

Hoja anterior +

Si desea desplazarse a una celda especfica, presione la tecla F5 y en el recuadro Referencia escriba la celda a donde desea desplazarse. Por ejemplo D5.

Para seleccionar una celda o grupo de celdas dentro de una hoja de clculo, puede utilizar el ratn o seleccionar con el teclado:

Seleccionar Con el ratn Con el teclado

Una sola celda D clic encima de la celda.

Una fila D clic en el rtulo de la fila (nmero a la izquierda de la fila). + Barra espaciadora

Una columna D clic en el ttulo de la columna (letra ubicada en la parte superior de la columna). + Barra espaciadora

Celdas continuas D clic en la primera celda y a continuacin arrastre hasta la ltima celda. +

Celdas no continuas D clic en la primera celda, mantenga presionada la tecla Ctrl y seleccione las dems celdas.

+ F8

Todas las celdas de una hoja de clculo D clic en el botn Seleccionar todo: + E Selecciona desde la celda activa hasta el comienzo de la hoja de Clculo

Clic en la ltima celda de datos, presione la tecla Shift y d clic en la primera celda. + +


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La mayora de las acciones de edicin de datos, se realizan con el ratn, por tal motivo es necesario conocer los diferentes tipos de punteros ya que varan de acuerdo a la accin que quiera realizar:

FORMA ACCIN QUE REALIZA

Aparece cuando el puntero se coloca encima de la(s) celda(s) y sirve para seleccionar.

Controlador de relleno que aparece en la parte inferior derecha de la celda y sirve para rellenar datos.

Aparece cuando se coloca el cursor en la barra de frmulas o se est editando la celda y permite insertar o modificar datos.

Aparece cuando el cursor se coloca entre el rtulo de una fila y otra y permite cambiar el alto de las filas.

Aparece cuando el cursor se coloca entre el rtulo de una columna y otra y permite cambiar el ancho de las columnas.

Aparece cuando el cursor se coloca encima del rtulo de columna y sirve para seleccionarla.

Aparece cuando el cursor se coloca encima del rtulo de fila y sirve para seleccionarla.

3.3. Edicin de Hojas Las hojas de clculo son la parte principal de Excel, ya que en stas se almacena y organiza la informacin. Es de suma importancia conocer las acciones que se pueden realizar con una hoja de clculo. Cuando se crea un libro nuevo, por defecto contiene 3 hojas de clculo, si desea insertar ms hojas, realice lo siguiente:

D clic en la Ficha Inicio y dentro del grupo Celdas, d clic en el

comando Insertar/Insertar hoja.

D clic en el botn que se encuentra a la derecha de la ltima hoja de

clculo:

Presione la combinacin de teclas Shift + F11

La hoja se insertar a la izquierda de la hoja activa y con el nmero

consecutivo que le corresponda.

Una vez insertada la hoja, puede cambiar su nombre, realizando cualquiera de

las siguientes acciones:


comando Formato/Cambiar el nombre de la hoja. Escriba el nombre y

presione Enter.

D doble clic encima de la etiqueta de la hoja, escriba el nuevo nombre

y presione la tecla Enter.

Inse

rtar

hoja

C

am

bia

r nom

bre


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Puede asignar etiquetas de colores para resaltar las pestaas de las hojas y

mejorar la presentacin de los libros de trabajo. Si desea agregar un color a la

etiquetas, realice lo siguiente:


comando Formato elija la opcin Color de etiqueta, y seleccione el

color que desea.

Cuando la hoja se encuentra seleccionada el color de la etiqueta ser

blanco, si quiere observar el color asignado, seleccione otra hoja de

clculo.

Puede mover una hoja de clculo desde su posicin original hacia otro lado en el

mismo libro, dando clic sostenido encima de la etiqueta de la hoja y arrastrando

hasta la posicin deseada. Cuando realiza esta accin en el extremo superior

aparecer un tringulo negro y el apuntador del ratn tomar la forma de una

hoja), sin dejar de oprimir el botn del ratn, arrastre la hoja y sultela en el

lugar deseado:

Si desea mover una hoja a otro libro, realice lo siguiente:

1. Seleccione la hoja. 2. D clic en la Ficha Inicio y dentro del grupo Celdas, d clic en el comando

Formato. 3. Elija la opcin Mover o copiar hoja. 4. En el cuadro de dilogo que aparece seleccione en la

lista desplegable Al libro, la opcin Nuevo libro o d clic en cualquiera de los libros que tenga abiertos en ese momento.

5. Seleccione antes en que hoja se colocar. 6. D clic en el botn Aceptar.

Si desea duplicar una hoja, es decir crear una copia idntica que contenga los datos, el formato y todos los mismos elementos, realice lo siguiente:

1. Seleccione la hoja. 2. D clic en la Ficha Inicio y dentro del grupo Celdas, d clic en el

comando Formato. 3. Elija la opcin Mover o copiar hoja. 4. En el cuadro de dilogo que aparece seleccione en la

lista desplegable Al libro, la opcin Nuevo libro o d clic en cualquiera de los libros que tenga abiertos en ese momento.

5. Seleccione antes en que hoja se colocar. 6. Active la opcin Crear una copia. 7. D clic en el botn Aceptar.

Eti

queta

s de c

olo

res

Mover

hoja

s de c

lc

ulo

D

uplicar

hoja

s de c

lc

ulo


5

Puede mantener presionada la tecla Ctrl, mientras arrastra la etiqueta de la hoja que desea duplicar y se crear una copia idntica.

Para eliminar una hoja, realice lo siguiente:

1. Seleccione la hoja. 2. D clic en la Ficha Inicio y dentro del grupo Celdas, d clic en el

comando Eliminar. 3. Elija la opcin Eliminar hoja. 4. D clic en el botn Eliminar. (que aparecer nicamente cuando la hoja

tiene contenido).

Las hojas eliminadas no se pueden recuperar, por tal motivo debe tener cuidado que la hoja seleccionada sea la que desea eliminar.

3.4. Edicin de Filas y Columnas Para insertar filas y/o columnas:

1. Seleccione la celda a partir de donde desea insertar

2. D clic en la Ficha Inicio, dentro del grupo Celdas, d clic en la flecha que se encuentra debajo del comando:

3. Seleccione la opcin deseada: Para eliminar filas y/o columnas:

1. Coloque su cursor en cualquier celda dentro de la fila o columna que desea eliminar.

2. D clic en la Ficha Inicio, dentro del grupo Celdas, d clic en la flecha que se encuentra debajo del comando:

3. Seleccione la opcin deseada:

Elim

inar

hoja

s de c

lc

ulo

Las filas se insertarn en la parte de arriba y las columnas se insertarn en la parte izquierda de la celda seleccionada.


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Cuando el contenido de la celda no cabe dentro de una columna o fila, es necesario modificar el ancho y/o alto para poder visualizar todo lo que se ha escrito. Para modificar el ancho de una columna:

1. Coloque el cursor en cualquier celda dentro de la columna que quiera modificar o seleccione la columna.

2. En la Ficha Inicio, dentro del grupo Celdas, d clic en la flecha que se encuentra debajo del comando:

3. Elija la opcin Ancho de columna. 4. En el cuadro de dilogo que aparece escriba el valor que

necesita para el ancho. 5. D clic en el botn Aceptar.

Para modificar el alto de una fila: 1. Coloque el cursor en cualquier celda dentro de la fila que quiera modificar o

seleccione la fila. 2. En la Ficha Inicio, dentro del grupo Celdas, d clic en la flecha que se encuentra

debajo del comando:

3. Elija la opcin Alto de fila. 4. En el cuadro de dilogo que aparece escriba el valor que

necesita para el alto: 5. D clic en el botn Aceptar.

Otra manera de modificar el alto de una fila y el ancho de la columna es llevar el puntero del ratn al lmite de fila o columna en el encabezado correspondiente, de tal manera que cuando el apuntador cambie a flecha doble, presione el botn izquierdo del ratn y arrastre hasta obtener el ancho y/o alto deseado o puede dar doble clic para un autoajuste.

Para ocultar filas y/o columnas dentro de una hoja de clculo, realice lo siguiente:

1. Coloque el cursor dentro de la fila o columna que desea ocultar. 2. En la Ficha Inicio, dentro del grupo Celdas, d clic en la flecha que se encuentra

debajo del comando:

3. Elija la opcin Ocultar y Mostrar. 4. Seleccione la opcin que necesita (Ocultar filas, Ocultar columnas).


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Para mostrar las filas o columnas ocultas, seleccione las filas o columnas que se encuentran a los lados y realice las mismas acciones descritas anteriormente, eligiendo esta vez la opcin Mostrar Filas/Mostrar columnas.

3.5. Edicin de Celdas Para insertar celdas:

1. D clic en el lugar donde desea insertar una celda. 2. Dentro de la Ficha Inicio, en el grupo Celdas, d clic en la flecha que se

encuentra debajo del comando:

3. Elija la opcin Insertar celdas. 4. En el cuadro de dilogo que aparece, seleccione la opcin que necesite:

5. D clic en el botn Aceptar.

Para eliminar celdas:

1. Seleccione la(s) celda(s) que desea eliminar. 2. Dentro de la Ficha Inicio, en el grupo Celdas, d clic en la flecha que se

encuentra debajo del comando:

3. Elija la opcin Eliminar celdas. 4. En el cuadro de dilogo que aparece, seleccione la opcin que necesite:

5. D clic en el botn Aceptar. Para borrar el contenido de una celda presione la tecla Supr. Si quiere elegir lo que quiere borrar, d clic en la Ficha Inicio, dentro del grupo Modificar, d clic en el comando: y elija cualquiera de las siguientes opciones:


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*Borrar todo: Elimina absolutamente todo (contenido, formato, comentarios,

etc.).

*Borrar formatos: Elimina todo el formato aplicado sobre la celda(s), dejando el

contenido, comentarios e hipervnculos.

*Borrar contenido: Elimina nicamente el contenido de la celda, como si se

presionara la tecla Supr, dejando formato, comentarios e hipervnculos.

*Borrar comentarios: Elimina los comentarios que se realizaron sobre la celda,

dejando contenido, formato e hipervnculos.

*Borrar hipervnculos: Elimina los vnculos que contiene la celda, dejando

contenido, formato y comentarios.

Asignar nombres a celdas: Cuando se realiza un procedimiento que requiera una celda o rango de celdas, resulta ms sencillo asignarles un nombre, para que pueda desplazarse a dicha celda o rango sin importar que se encuentre en otra hoja de clculo y as navegar de forma ms fcil. Para asignar nombres a una celda o un rango de celdas, realice lo siguiente:

1. Seleccione la celda o rango 2. D clic en el cuadro de nombres 3. Escriba el nombre 4. Presione la tecla Enter

Cuando quiera trasladarse a alguno de los rangos creados anteriormente, d clic en la flecha que se encuentra a la derecha del cuadro de nombres y seleccione el nombre que desea:

Si desea realizar modificaciones en algn nombre(s), d clic en la Ficha Frmulas y dentro del grupo Nombres definidos, d clic en el comando Administrador de nombres: En el cuadro de dilogo que aparece:

1. Seleccione el nombre que desea modificar 2. D clic en el botn Editar para escribir el

nuevo nombre y modificar la referencia o bien,

3. D clic en el botn Eliminar.


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3.6. Copiar, Cortar y Pegar datos Microsoft Office utiliza una memoria temporal, llamada Portapapeles para intercambiar informacin que se Copia, Corta o Pega, ya que son de las acciones que ms se utilizan para la transferencia de datos de un lugar a otro. El grupo Portapapeles contiene las siguientes opciones:

Cortar: Corta la celda(s) seleccionada(s) y la enva al portapapeles para que posteriormente pueda ser pegada en otro lugar.

Copiar: Crea una copia de la celda(s) seleccionada(s) y la manda al portapapeles para que posteriormente pueda ser pegada en otro lugar.

Copiar formato: Copia todo el formato de la celda(s) seleccionada(s).

Pegar: Extrae la informacin del portapapeles y la pega en el lugar seleccionado. Para copiar informacin, el procedimiento es el siguiente:

1. Seleccione la celda o elemento que desea copiar

2. D clic en el comando:

3. Seleccione la celda(s) donde desea pegar la informacin

4. D clic en el comando: Para trasladar informacin de un lado a otro, realice lo siguiente:

1. Seleccione el elemento que desea trasladar

2. D clic en el comando:

3. Seleccione la celda donde desea pegar la informacin

4. D clic en el comando: Para copiar el formato de una celda a otra, realice lo siguiente:

1. Seleccione la celda donde est el formato que desea copiar

2. D clic en el comando: Observe que el puntero ha tomado forma de brocha

3. D clic encima de la celda donde desea pegar el formato

La celda activa presentar una lnea punteada en movimiento

La celda activa presentar una lnea punteada en movimiento


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3.7. Rellenar series de datos El comando Rellenar se utiliza para llenar automticamente series de datos (nmeros, texto, fechas, etc.), en las celdas de una hoja de clculo, de tal manera que pueda repetir datos o rellenar de manera automtica. Para rellenar celdas con un mismo dato:

1. Introduzca el valor en la celda.

2. Site el apuntador en el controlador de relleno en la esquina inferior derecha de

la celda (el puntero cambia a una cruz negra).

3. D clic y arrastre hasta la ltima celda a rellenar.

Para rellenar con valores que van cambiando:

1. Agregue los dos primeros datos de la serie en dos celdas contiguas.

2. Seleccione las dos celdas.

3. Site el apuntador de celdas en el controlador de relleno (el puntero cambia a

una cruz negra).

4. Arrastre el ratn hasta la celda adecuada.

Para cualquiera de las dos opciones, aparecer el botn Opciones de autorelleno , para que elija el modo en que se rellenar la seleccin. Por ejemplo rellenar slo formatos o rellenar sin formato.


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Para rellenar en orden ascendente arrastre hacia abajo o a la derecha. Para rellenar en orden descendente arrastre hacia arriba o a la izquierda. Al rellenar una serie, las selecciones se extendern de la siguiente manera:

Si se escribe La serie ser:

1, 2 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7

1, 3 1, 3, 5, 7, 9, 11

5, 10 5, 10, 15, 20, 25, 30

9:00 9:00, 10:00, 11:00, 12:00

Lunes Lunes, Martes, Mircoles, Jueves, Viernes

Lun Lun, Mar, Mi, Jue, Vie, Sb, Dom

Enero Enero, Febrero, Marzo, Abril, Mayo, Junio

Ene Ene, Feb. Mar, Abr, May, Jun, Jul, Ago, Sep

Enero, Abril Enero, Abril, Julio, Octubre, Enero

01-Ene 01-Ene, 02-Ene, 03-Ene, 04-Ene, 05-Ene

1999, 2000 1999, 2000, 2001, 2002, 2003

20/12/2010 20/12/2010, 21/12/2010, 22/12/2010, 23/12/2010

Texto1, Texto2 Texto1, Texto2, Texto3, Texto4, Texto5

Trimestre 1 Trimestre 1, Trimestre 2, Trimestre 3, Trimestre 4

Semestre 1 Semestre 1, Semestre 2, Semestre 3, Semestre 4

1er periodo 1er periodo, 2do periodo, 3er periodo, 4to periodo

Para llenar series de datos, utilizando el comando Rellenar, realice lo siguiente:

1. Seleccione el rango de celdas que desea rellenar, asegurndose que la primera celda contenga el dato a rellenar.

2. D clic en la Ficha Inicio y dentro del grupo Modificar, seleccione la opcin que desea:

Puede utilizar la opcin Series para especificar el tipo e incremento que necesita:

3.8. Vista de la hoja de clculo Puede cambiar la visualizacin de su hoja de clculo, utilizando las diferentes vistas que tiene Excel. Para acceder a cada una de stas, d clic en la Ficha Vista y dentro del grupo Vistas del libro, seleccione la que ms se ajuste a sus necesidades:

Es el tipo de vista que se utiliza de manera predeterminada.


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Es el tipo de vista que muestra la hoja de clculo tal y como se imprimir en las hojas de papel. Tiene la posibilidad de modificar los encabezados y pies de pgina y en la barra de estado muestra el nmero total de pginas.

Este tipo de vista muestra los saltos de pgina con unas lneas punteadas de color azul y en el fondo el nmero de pgina. Tiene la

posibilidad de desplazar los saltos de pgina arrastrando la lnea punteada hacia la nueva ubicacin.

Permite visualizar la hoja de clculo sin la barra de acceso rpido, la cinta de opciones, la barra de estado, la barra de frmulas, es decir muestra nicamente la hoja de clculo, segn

el tipo de vista activa en ese momento. Para salir de este tipo de vista presione la tecla Esc. Para cualquiera de las vistas especificadas anteriormente, puede modificar el tamao de visualizacin de la hoja de clculo para acercar o alejar la informacin y as darse cuenta de lo que abarcan los datos. Para modificar el zoom de la hoja de clculo, realice lo siguiente:

1. D clic en la Ficha Vista. 2. Dentro del grupo Zoom, d clic en el comando:

3. En el cuadro de dilogo que aparece, seleccione o escriba el nivel de porcentaje

de visualizacin:

4. D clic en el botn Aceptar.

Puede dar clic en el comando: para cambiar de forma inmediata al 100% de visualizacin.

O utilizar el comando: para ampliar el nivel de porcentaje de la celda(s) seleccionada(s). Para trabajar con ms de un libro al mismo tiempo en una sola pantalla, puede organizar las ventanas de los libros abiertos y de esta manera lograr que todas las ventanas ocupen parte del rea de trabajo.


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Para organizar sus ventanas: 1. Abra los libros que desea visualizar. 2. D clic en la Ficha Vista. 3. Dentro del grupo Ventana, d clic en el comando Organizar todo. 4. En el cuadro de dilogo elija el tipo de organizacin. 5. D clic en el botn Aceptar.

Las ventanas tendrn un aspecto similar al siguiente: MOSAICO: HORIZONTAL

VERTICAL: CASCADA

Si lo que quiere es visualizar su hoja en diferentes reas, para comparar informacin de la misma hoja de clculo puede dividirla colocando su puntero a partir de donde quiere la divisin y seleccionar el comando:

La hoja se dividir en cuatro partes, para que pueda desplazarse libremente en cada una de las secciones: Cuando ya no desee esta forma de visualizacin, d clic nuevamente en el comando: Otra opcin muy prctica es la inmovilizacin de secciones la cual permite mantener fijas algunas filas y/o columnas en la pantalla mientras el cursor se desplaza por las distintas celdas de la hoja de clculo. Para fijar la seccin:

1. Seleccione la celda a partir de la cual inmovilizar. 2. D clic en el comando Inmovilizar/Inmovilizar paneles.


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3. Elija cualquiera de las siguientes opciones:

Para movilizar las secciones nuevamente, d clic en la opcin Movilizar paneles.

Material de Apoyo T3

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