Comunicacin Presentaciones Efectivas La presentacin oral de un tema frente a un grupo puede hacerse en forma individual o colectiva Hay diferentes maneras de realizar una actividad de comunicacin oral, siguiendo procedimientos diversos:Formales e informales que facilitan el proceso, dependiendo del objetivo del tema y el pblico. Entre otros estn las Presentaciones, las cuales queremos resaltar como un recurso importante en la vida Profesional y productiva.

Descripcin general Lo que se oye tiende a olvidarse, lo que se ve queda en nuestra memoria, lo que se hace se aprende.

Lo que se escucha, se observa y se realiza, se domina.

Para tener control sobre la realizacin de una exposicin, el hecho de argumentar en pblico una idea, un proyecto, una propuesta de solucin a un problema o simplemente compartir informacin, es necesario que cumpla con los estndares de calidad, atributos y caractersticas que lleven a efectuar el propsito para el que fue diseada, es decir, que logre el xito.

EL MTODO EXPOSITIVO :

consiste en la declaracin de un tema lgicamente estructurado, en donde el recurso principal es el lenguaje oral, es uno de los ms antiguos y probablemente es el recurso de enseanza, capacitacin y promocin ms utilizado.

De esta manera, la exposicin como mtodo provee de estructura y organizacin de temas complejos pero tambin permite extraer los puntos importantes de esa amplia gama de informacin. Para realizarla, es preciso lograr que nuestros interlocutores reciban un mensaje claro, concreto, especfico y acorde a los objetivos trazados.

La posibilidad de contar con el tiempo y la atencin de un grupo de personas, muchas veces con poder de decisin, es una oportunidad estratgica que puede aprovecharse al mximo si se cuenta con los conocimientos y tcnicas adecuadas.

Mientras que el trabajo duro y las buenas ideas son esenciales para el xito, la habilidad para expresar esas ideas y conseguir que otros se sumen a ellas es igual de importante. Cuando el discurso es uno a uno, en grupos pequeos, depende mucho de la expresin verbal y no-verbal del orador, pero en discursos ms formales como un examen de grado o la venta de un proyecto, o una conferencia ante pblicos numerosos, lo primero que se requiere es capacitarse, ya que en el mundo actual frecuentemente se producen situaciones en las que es necesario exponer un tema determinado ante pblicos especficos.

En la actualidad, con las facilidades que ofrecen las nuevas tecnologas de la informacin y las posibilidades de mayor acceso a la misma, este recurso ha ido variado sus caractersticas originales al integrar herramientas de diversa ndole para que el expositor pueda estructurar y organizar un determinado material para hacerlo ms accesible a su audiencia. Actualmente el discurso oral se ha visto enriquecido hasta convertirse en verdaderas experiencias multimedia; la principal virtud de las presentaciones digitales es que permiten integrar fcilmente informacin de diferentes fuentes y tipos (texto, imagen, sonido, vdeo, interaccin).

Esta gua profundiza aquellos aspectos que se refieren a la preparacin, forma y ejecucin de las exposiciones en diferentes mbitos acadmicos o empresariales.

Si este pensamiento lo pone nervioso, recuerde que no est solo; muchos expositores carecen de las habilidades y la confianza para hacer exposiciones eficaces, en algn momento todos hemos sido vctimas de oradores que nos pusieron a dormir y, aunque probablemente ellos saban de su ineficacia se enfrentaron al reto, a pesar de tener las mejores intenciones, puede ser que usted no lo haga mejor. Puede conocer el tema y anotar las ideas, pero en el momento de exponerlo todava no lo hace bien: Ser por la manera en que entrega su discurso? O quiz la audiencia no est interesada en el tema?

Actualmente el discurso oral se ha visto enriquecido hasta convertirse en verdaderas experiencias multimedia; la principal virtud de las presentaciones digitales es que permiten integrar fcilmente informacin de diferentes fuentes y tipos (texto, imagen, sonido, vdeo, interaccin). Por qu estas personas talentosas dudan en el momento de disear una buena exposicin?

Quiz porque no saben organizar lgicamente los puntos cmo crear un mensaje claro y preciso, cmo incluir historias vvidas en su charla, cmo desarrollar el tema, cmo motivar a la audiencia, cmo sacarle provecho a todas las herramientas y recursos audiovisuales, cmo practicar su exposicin de la manera correcta y cmo llamar a la accin. En pocas palabras, dudan porque desconocen cmo hacer exposiciones exitosas.

La clave para lograr el xito en esas situaciones, supone los siguientes aspectos: Conocimiento del tema La seleccin y estructuracin de los contenidos Facilidad a la hora de comunicarlos

Una exposicin exitosa es un proceso de comunicacin en el que cada uno de los componentes cumple con su objetivo: el expositor (emisor) intenta que su informacin (mensaje) llegue a toda la audiencia (sus receptores), quienes esperan que se les proponga algo til y prctico para cubrir alguna de sus necesidades, (por lo que el emisor previamente debe investigar las caractersticas generales de su pblico: su edad, gnero, nivel educativo, creencias y experiencias previas, autoestima, necesidad de aprobacin y forma de aprendizaje auditivo, visual, kinestsico) y para ello realizar una presentacin (medio) que contemple diversos canales (auditivos, visuales, audiovisuales o multimedia) en busca de un contexto comn sirva para que los datos, hechos y evidencias expuestas una vez que estos se reinterpreten sirvan para lograr una retroalimentacin, es decir una respuesta a la propuesta de solucin al problema planteado; ser exitosa en la medida que se cumplan las expectativas del emisor, lo que requiere una evaluacin posterior a este proceso altamente persuasiva.

Sin embargo, cuando la comunicacin es escasa y el contenido deficiente no se puede solucionar ni con la ms moderna tecnologa ni con un libro, un curso y, ciertamente, no por la presente gua; lo que se necesita es aprender a investigar.

Podramos decir que la capacidad de comunicarse est ntimamente relacionada ms que con saber hablar, saber escuchar al interlocutor para efectuar la retroalimentacin. En una exposicin exitosa el auditorio busca un consejo, informacin, inspiracin, o todo en conjunto y no hay mejor forma de convencer al pblico que entregarle un mensaje que realmente diga algo y que les proporcione una experiencia que valoren como algo verdaderamente significativo. Para ello tenga en cuenta los siguientes pasos:1 PlaneacinEl proceso de planeacin para analizar cmo abordar el tema de su exposicin lo dividiremos en tres secciones: 1. Visualizacin: Aqu se examinarn los elementos bsicos de una exposicin exitosa, comenzando con el planteamiento del problema Un anlisis de cmo debe abordarse el tema, cul es su objetivo y que caractersticas tiene la audiencia a la que se va a dirigir.

2. Proyeccin: Comprender los pasos necesarios para preparar una exposicin que d posibles soluciones al tema planteado.

3. Realizacin: Aprender cmo motivar a la accin apoyado de materiales escritos y visuales integrando los recursos digitales necesarios en sus materiales proyectados e impresos para reforzar su presentacin digital para que sea atractiva para el pblico.

Cuadro 3: Cmo abordar el tema de exposicin Elaboracin propia con base en: Hill (2005), Prophet (1998) y Garner (1987).

1.1 VISUALIZACINPara Howard Garner, quin desarrollo la Teora de las Inteligencias Mltiples, la visualizacin es la capacidad para construir o evocar imgenes visuales y acsticas mentalmente,4 lo que adems es un gran recurso para fomentar la creatividad cuando se expone un tema. Es posible que esto le suene demasiado elemental, pero existen varios puntos que debe tener claros antes de hacer cualquier exposicin:

1. El tema (qu va a decir) 2. La audiencia (a quin se dirige) 3. Su propsito (qu quiere conseguir) Y para despus de haber expuesto: 4. Evaluacin (segn su audiencia cumpli con sus expectativas) 5. Autoevaluacin (logr su propsito?)

1.1.2 LA AUDIENCIAConocer al mximo a la audiencia le ayudar, no slo a preparar el contenido y a cmo decirlo, sino tambin a adaptarlo a las necesidades y expectativas de los presentes, as como a su nivel cultural, grado de formacin, posicin que ocupan en la institucin o empresa y cualquier otro rasgo de inters. Conteste las siguientes preguntas: Quin ser la audiencia? Los miembros de la audiencia son sus pares? (personas con su mismo nivel de conocimiento) Son sus superiores? (maestros, jefes, inversionistas, etc.) Son estudiantes, amigos o clientes? Es un pblico cerrado (personas con caractersticas homogneas) o es abierto al pblico en general?

Cul es el nivel de conocimiento y dominio que tienen sobre el tema? Los miembros de su audiencia estn familiarizados con el tema? Estn familiarizados de forma general pero no de los detalles? Es la primera vez que han odo hablar de este tema?

Qu es lo que espera la audiencia que toque en su exposicin? La audiencia tiene una descripcin general? Qu necesidades y expectativas tienen al finalizar la exposicin?

Cmo presentar la informacin para que la audiencia tome la decisin de poner en prctica el plan de accin que les propone? Pregntese quin es su pblico meta?, es decir, espera que todos los asistentes estn de acuerdo con usted, o slo aquellos a quienes dirigi su mensaje. Qu informacin necesita presentar y cmo?

1.3.Motivacin: Si el pblico no est motivado a escucharle por naturaleza propia, entonces tendr que realizar la exposicin de una forma tan llamativa que logre motivarles en los primeros minutos a prestarle la suficiente atencin. La percepcin que se forma la audiencia sobre el expositor, puede ser real ono estar ajustada a la realidad. Cuando el orador crea percepciones positivas genera oportunidades y resultados. Aquellos que no se preocupan por la forma en que son percibidos, corren el riesgo de tener poca influencia sobre su pblico.

Las percepciones se forman en tres niveles: 1) la mente humana recibe los datos, 2) los procesa y 3) emite juicios en el contexto de su propia experiencia. Aunque no podemos cambiar en la experiencia anterior de la audiencia, si podemos influir en como nos escuchan y en lo que perciben cuando exponemos.

1.2. SU PROPSITO Planee su exposicin cuidadosamente alrededor de un mensaje bsico y tenga en mente cul es el propsito de su exposicin? El primer planteamiento que debe contemplar a la hora de iniciar un proceso de comunicacin es determinar el objetivo que persigue, porque ste ser el referente a la hora de construir el mensaje (qu va a decir y cmo), por lo tanto, deber definir cul es su propsito. La mayora de las exposiciones tienen uno de los siguientes objetivos: Informar Persuadir Entretener

1.2.1 Aprenda a definir a su audiencia1. Quin es mi pblico? a. Cul es su posicin? Qu antecedentes existen? b. Qu tanto saben sobre el asunto? c. Qu predisposicin pueden tener sobre el tema?

2. Cul es su motivo principal para escucharme? a. Para mejorar su negocio? Para aumentar la productividad? b. Para ser motivados? c. Para aprender algo? d. Otro?

3. Cules son los tres puntos dominantes que ellos deben ver en mi presentacin? a. _______________________ b. _______________________ c. _______________________

4. Cul es el material correcto que debo presentar para esos puntos? a. Cunto detalle es necesario? (v.g., ms conceptual, ms tcnico, ms detallado.) b. Cul es el tono apropiado para ese grupo? Serio? Ligeramente chistoso? Informal? Otro? c. Qu ejemplos, historias o analogas sern las ms apropiadas?

Seleccione escenarios y experiencias de su contexto, no del suyo

5. Qu apoyos visuales trabajarn lo mejor posible para ese grupo? Presentacin digital? Acetatos? Multimedia? Video? Otro?

6. Anticipe las preguntas, preocupaciones, dudas y respuestas para su prctica. Posibles preguntas:

Posibles preocupaciones:

Posibles dudas:

Mis respuestas son:

RECUERDE

La transmisin de sus conocimientos e ideas expresadas en la exposicin deben ser presentadas en forma clara y persuasiva y los resultados de su trabajo, es una parte fundamental del las funciones de un Profesional, tanto en el caso de sus clientes externos, como internos. En realidad los datos provenientes de una investigacin adquieren valor cuando se les da significado, traducindolos al lenguaje del usuario de tal manera que le permitan tomar decisiones. Cinco aspectos clave para lograr presentaciones efectivas: a) Auto-confianza. b) Expresin verbal y corporal. c) Imagen personal. d) No perder de vista el objetivo: el cliente. e) Utilizacin de recursos didcticos.

Aprendiz: Despus de leer cuidadosamente su gua y a partir de su experiencia previa, registe acerca de los siguientes aspectos relacionados con sus exposiciones ante un grupo:

Mis fortalezas debilidades

2.- Estrategias para combatir mis puntos dbiles y acentuar mis fortalezas.

3.-En subgrupos mximo de cuatro (4) compaeros preparen un tema relacionado con su formacin en el Sena y durante la semana, enve a su instructora la planeacin de una presentacin para el grupo. (siguiendo las estrategias de planeacin): El tema (qu va a decir) 2. La audiencia (a quin se dirige) 3. Su propsito (qu quiere conseguir) Y plantee sus preguntas, preocupaciones, dudas y respuestas para su prctica. Posibles preguntas, ayudas didcticas

4.- en nuestra siguiente sesin harn sus presentaciones en tiempo de 15 minutos por grupo.