FECEDA

Fondo de Empleados Oficiales del Departamento del Meta VERSIÓN: 1 PÁGINA: 1 DE 1

MATRIZ DEL SERVICIO NO CONFORME

ANEXO Nº1: MATRIZ DE SERVICIO NO CONFORME 1. ¿Qué situaciones se pueden considerar NO conformes en el área estratégica?

● Incumplimiento de las actividades señaladas en el Plan Estratégico o el plan operativo. ● Falla en la entrega de autorizaciones o asignación de tareas y responsabilidades a los colaboradores. ● Falla en la comunicación de los cambios de las condiciones del servicio (tasas, reglamentaciones, etc.).

2. ¿Qué posibles NO conformes se pueden presentar en el área operativa? ● Fallas en software o hardware que afecten el servicio. ● Falta de equipos o medios de comunicación para atender las solicitudes de asociados. ● Problemas de mantenimiento en los equipos de aire acondicionado. ● Falta de preparación, aseo y arreglo de las instalaciones. ● Incumplimiento de los horarios y programaciones para el servicio. ● Error en el envío de información, datos o registros; así como su despacho extemporáneo. ● Insuficiencia en el número y disposición de los colaboradores para atender las necesidades del servicio. ● Situaciones de clima laboral que afecten el desarrollo de los procesos. ● Demora o falta de atención a las solicitudes de los Asociados y Colaboradores. ● Errores en la disposición, almacenamiento y recuperación de archivo. ● Demora en el aprovisionamiento o gestión de las compras. 3. ¿Qué posibles NO conformes se pueden presentar a nivel del desarrollo económico?

● Errores en el diligenciamiento de los registros, soportes y títulos valor de las operaciones de ahorro y crédito. ● Falta de firmas, mala toma de huellas o error en la acreditación de la titularidad y aceptación de los registros. ● Errores en la entrega o recepción de dinero en efectivo. ● Falta de información oportuna sobre vencimientos o incumplimientos a los Asociados. ● Falta de reporte oportuno sobre las condiciones de morosidad. ● Aplicación de descuentos o descargo de dinero por error de digitación en el sistema (Trébol). ● Imprecisiones o errores en la información suministrada a los Asociados. ● Incumplimiento u omisión de las condiciones comerciales para el acceso a las líneas de crédito. ● Demora en la atención a los Asociados o repetición de procedimientos por errores en el desarrollo. 4. ¿Qué posibles NO conformes se pueden presentar a nivel social? ● Incumplimiento de las actividades programadas. ● Falta de preparación de las locaciones y demás elementos para el desarrollo de la actividad (equipos, materiales). ● Insatisfacción por parte de los asistentes a eventos. ● Inconsistencia entre lo expuesto a los asociados y la actividad realizada. ● Poca equidad en el desarrollo de las actividades y acceso a los bienes suministrados. ● Falla en la información, comunicación y promoción de los eventos que disminuya la cobertura de los programas. ● Poca calidad en las capacitaciones y formación facilitada. ● Baja calidad en los alimentos y bebidas suministradas a los asistentes a eventos.