Módulo IV: Servicios Escolares Internos y Estudiantiles

ASIGNATURA

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Módulo IV Servicios Escolares Internos y Estudiantiles

Objetivo Brindar un servicio de excelencia al alumnado que acude al área de Servicios

Escolares, para lograr que el trámite solicitado se cumpla, en tiempo y forma, de

acuerdo a las políticas y fechas establecidas por el Sistema UNID.

Introducción Los estudiantes del SUNID pueden solicitar al área de Servicios Escolares,

diferentes tipos de trámites de acuerdo a gestiones personales que requieran

para poder continuar con sus estudios, o bien, que los necesiten como respaldo

para su estancia en la Universidad, dentro de estos trámites podrían surgir las

siguientes preguntas:

¿ Que significa que un alumno se cambie de programa o de sede?

¿Por qué se dan de baja los alumnos, por qué su decisión de interrumpir sus estudios? Y por el contrario ¿Qué significa que el alumno haya decidido reactivarse nuevamente en la UNID y no así en otra Institución?

¿Por qué es importante un buen control con sus calificaciones y qué relación tiene con su Historial Académico?

¿Qué importancia tiene contar con una identificación UNID?

Estas y otras dudas quedarán respondidas

al terminar este módulo.

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Bajas y reactivaciones En cuanto a las bajas, su importancia está en conocer los motivos por los

cuales el alumno ha decidido interrumpir sus estudios , de igual forma detectar

si esta interrupción se debe a un bajo aprovechamiento académico y así tomar

las medidas necesarias para su adecuada asesoría y futura orientación.

El tema de las reactivaciones, tiene particular importancia debido a que es el

proceso que realiza un alumno cuyos estudios se habian suspendido por

cualquier tipo de baja y desea reincorporarse nuevamente a nuestra Institución.

Sin perder de vista el hecho de que

nuestra Institución cumple con los

parámetros que el estudiante requiere

para continuar sus estudios hecho en sí

que merece particular atención.

Control de calificaciones El control de calificaciones es relevante debido a que se mantiene actualizado

el historial académico del alumno, para conocer así su aprovechamiento

académico real . Reuniendo las condiciones requeridas para cumplir con su

evaluación de grado. Estas se visualizan en las actas de calificación final.

La constancias e Historiales Académicos van a servir para conocer la

situación académica actual de un alumno, el lugar que ocupa en la Institución al

momento que la solicite; en el caso del historial académico, se podrá observar la

parte del grado que ha superado el alumno y las calificaciones que ha obtenido.

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Explicación CAMBIOS Y TRASLADOS

Marco Legal de los cambios y traslados: Respecto a los cambios y traslados

la normatividad que debe ser aplicada es la vista en los artículos del título V del

Reglamento para Estudiantes de Profesional Asociado, Técnico Superior

Universitario y Licenciatura, en modalidad mixta del Sistema UNID, poniendo

especial atención en el expediente del alumno, así como la oferta académica en

la sede destino.

Dentro de los cambios y traslados se tienen: cambios de nivel, de programa así

como y cambios y traslados de sede; a continuación se explicarán cada uno de

ellos para su comprensión.

Cambio de nivel

Es el procedimiento que realiza un alumno una vez que concluyó con el 100%

de créditos de su licenciatura y quiere continuar sus estudios realizando un

posgrado.

Cambio de Programa Académico

Se entiende por cambio de programa el proceso efectuado por un alumno que

desea ingresar a una nueva licenciatura abandonando la que venía cursando.

Los requisitos son:

• El alumno deberá solicitar el cambio de

Programa Académico en Servicios

Escolares antes de concluir la segunda

semana de clases.

• No haber causado baja de la Institución

por sanciones disciplinarias o

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académicas.

• Cubrir el costo del trámite correspondiente.

Traslados entre sedes: Es el procedimiento a través del cual el estudiante

podrá transferir su expediente académico a cualquier campus de la Institución,

pudiendo ser de carácter temporal o definitivo, excepto para Estadía, en este

caso se deberá consultar con el área especializada.

Los requisitos son:

• Ser estudiante regular

• Haber cursado al menos un periodo escolar en el campus de origen.

• Estar al corriente en sus pagos

• Cubrir la cuota correspondiente

• Que exista en el campus destino el

programa académico, turno,

cuatrimestre, y cupo al que el

estudiante desea inscribirse.

A continuación se muestra el procedimiento

y formato que se debe seguir para cumplir con estos trámites. Liga a power

point Sesión 7 Temas 1,2 y 3. 1 Cambios de nivel, 2 cambios de programa y 3

traslados

BAJAS Y REACTIVACIONES

Marco legal de las bajas y reactivaciones: Dentro de este tema es importante

dar cumplimiento a lo previsto en el artículo 27, fracción X, último párrafo del

Acuerdo Secretarial Número 279,en el cual se establece que:

Los documentos mencionados en los incisos a),b),d) y f) de esta fracción, serán

devueltos al alumno cuando proceda su baja, o bien cuando concluya en forma

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definitiva sus trámites ante la institución, quedando constancia de ellos en copia

simple en su expediente;

Del resto del procedimiento será aplicable lo previsto en el Título III, Capítulo C,

del Reglamento para Estudiantes de Profesional Asociado, Técnico Superior

Universitario, y Licenciatura, en modalidad mixta del Sistema UNID.

Bajas

La Baja se define como el trámite formal que el estudiante o la Institución realiza

en el área de Administración y Servicios Escolares, solicitando dar por

terminadas sus relaciones y obligaciones académicas y de tipo económicas ya

sea de manera temporal o definitiva.

De acuerdo a la manera interna en que se aplican, existen varios tipos de Baja que se irán describiendo brevemente a continuación para su mejor entendimiento:

(BN) Baja por no pago de inscripción: Al alumno exclusivamente se le generó

un id y no realizó ningún pago de inscripción.

(BR) Baja por no reinscripción: El alumno no ha concluido el 100% de créditos

de su programa, no presenta adeudos, no debe materias , y aún así no regresó

a estudiar el siguiente periodo inmediato.

(BI) Baja por no inscripción: El alumno pagó su inscripción pero no registró

materias en el periodo. En algunos casos se puede tramitar su reembolso.

(GC) Baja por grupo cerrado: No se cubrió con el punto de equilibrio para abrir

el grupo o programa al que estaba inscrito o pretendía inscribirse el alumno, se

puede tramitar reembolso.

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(BV) Baja voluntaria sin sanción: El alumno tramitó y pagó su baja antes de

que iniciaran los primeros exámenes parciales, no tiene implicaciones

académicas, se cancelan las colegiaturas no vencidas y el pago de inscripción

no se devuelve.

(BS) Baja voluntaria con sanción: El alumno tramitó y pagó su baja una vez

iniciados los primeros exámenes parciales y hasta antes del primer examen final.

Si tiene implicaciones académicas, le cuenta como una oportunidad en las

materias que había registrado ese periodo el alumno, se cancelan las

colegiaturas no vencidas al momento del pago de la baja.

(BD) Baja por falta de documentos: El alumno no entregó su documentación

en las fechas establecidas por el área Escolar, se eliminarán sus materias, se

cancelan las colegiaturas no vencidas al momento del trámite de la baja con

oficinas Centrales.

(BF) Baja por documentos falsos: El alumno presentó algún documento

apócrito, no cancela el compromiso económico que tenía con la Institución y las

materias que tenía inscritas le contarán como una oportunidad utilizada.

(FI) Finado: Si el alumno fallece en un periodo activo, se puede tramitar el

reembolso de lo que había pagado.

Reactivaciones:

Se conoce como reactivación al procedimiento que se aplica a un alumno

después de haber estado ausente por cualquier tipo de baja de las que se han

mencionado. En este caso el alumno decide reincorporarse y se analiza en el

Consejo de la UNID su situación académica para ver si procede.

Marco legal Control de Calificaciones: Dentro del Título IV, Capítulo D, del

Reglamento para Estudiantes de Profesional Asociado, Técnico Superior

Universitario y Licenciatura, en modalidad mixta, del Sistema UNID se

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establecen los conceptos de cada una de las calificaciones, dando cumplimiento

a los porcentajes establecidos dentro del artículo 82 del mismo ordenamiento.

A continuación se muestra el procedimiento y formato que se debe utilizar para

cumplir con estos trámites. Liga a power point Sesión 7 tema 4 Bajas .

Control de Calificaciones:

Se refiere al registro y control que se debe llevar en lo que respecta a las

calificaciones de tus alumnos, mismas que fueron obtenidas en sus cursos ya

sea de manera ordinaria o extraordinaria, se deben imprimir las actas de

calificación final así como las de examen

extraordinario para resguardarlas, y también

nos referimos a los cambios eventuales que

pueden ocurrir en las notas obtenidas ya sea en

un curso ordinario o examen extraordinario.

Marco legal Constancias e historiales académicos: La normatividad aplicable nos

obliga a contar con el historial académico dentro

del expediente de los alumnos permanentemente

actualizado, de conformidad con lo visto en el artículo 27, fracción X, inciso c)

que cita:

c)Historial Académico permanentemente actualizado, donde se incluyan las asignaturas o unidades de aprendizaje cursadas, así como las calificaciones obtenidas.

A continuación se muestra el procedimiento y formato que se debe utilizar para

cumplir con estos trámites. Liga a power point Sesión 7 Tema 6 Control de

calificaciones

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Explicación Otros de los servicios que ofrece el área de Servicios Escolares son :

Las Constancias e Historiales Académicos

Constancia de Estudios

Es un documento que solicita el alumno ante Servicios Escolares, quien ratificará

que es un alumno activo en la Institución, o bien, que en algún momento lo fué o

dado el caso que ya cumplió con el 100% de sus créditos y se le considera como

egresado. De igual forma indicará si el alumno está activo en el momento en

que se solicita el documento, su programa de estudios, y el cuatrimestre

vigente al momento de solicitar la constancia.

La emisión de una constancia de estudios normalmente se debe realizar

durante los primeros tres días hábiles contados a partir de que el alumno

entrega la ficha de pago de la Constancia, ante servicios Escolares; asimismo

el alumno debe de contar con toda la documentación completa y no tener

adeudos. Un ejemplo de Constancia es el siguiente:

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Pueden haber casos excepcionales en los cuales las constancias se podrán

realizar al momento.

A continuación se describen los tipos de constancias que pueden expedir en el

área de Servicios Escolares:

Tipos de Constancias de Estudios.

De acuerdo a las solicitudes de los alumnos y egresados, las constancias de estudios pueden ser:

• De Inscripción.

• De Estudios.

• De Conclusión de Estudios.

• De la UNID para otras Universidades.

• De Servicio Social.

Constancias de Inscripción: Son aquellas que por lo general solicitan los alumnos al momento de cubrir con su cuota de inscripción cuatrimestral.

Existen padres de familia que requieren presentar a sus empresas constancias de sus hijos que se encuentran estudiando debido a que reciben algún apoyo económico por parte de ellas.

Por lo general son solicitadas al inicio de cada cuatrimestre por los interesados.

Constancias de Estudios: Pueden ser solicitadas en cualquier momento del cuatrimestre. Dependiendo sea el caso o situación en la que se encuentre el alumno interesado puede requerir una constancia por algún trámite personal donde se le solicite algún documento por parte de la UNID, en el cual se manifieste el nombre del alumno, el Plan de estudios que cursa o que cursó y las materias cursadas y aprobadas hasta el momento.

Por lo general se expiden para refrendar atención médica, para Estadía Empresarial, solicitud de algún empleo, Beca o actualización o renovación de calidad migratoria en caso de alumnos extranjeros.

Constancias de Conclusión de Estudios: Pueden ser expedidas a partir del momento que el alumno ha cubierto el 100% de los créditos del Plan de estudios que haya cursado.

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Estas constancias se denominan “Carta de Pasante” y si el estudiante lo requiere, se le anexa su historial académico.

De la UNID para otras Universidades: Por lo general son solicitadas por aquellos estudiantes que se encuentran estudiando alguna maestría como opción de titulación.

En ellas se manifiestan los requisitos que el sistema UNID establece para que sus egresados puedan titularse con la opción de Estudios de Posgrado.

En ella se manifiesta:

Nombre del Programa de Estudios.

RVOE del Programa de Estudios.

Cubrir el 45% de créditos aprobados con un mínimo de 8, del programa de maestría que el estudiante esté cursando para que pueda solicitar su Certificado Parcial de Estudios..

De Servicio Social: Las constancias de liberación de servicio social, son aquellas que se expiden cuando los alumnos concluyen con las 480 hrs. que realizan de Servicio Social, entregan su reporte final y su carta de terminación de Servicio Social por parte de la empresa donde lo hayan llevado a cabo.

Historiales Académicos

Es el documento que muestra el grado de avance del programa de estudios, y

la calificación obtenida en cada asignatura de acuerdo a lo establecido en el

Reglamento para alumnos.

Los alumnos activos pueden obtener sus historiales académicos de manera directa a través del Sistema Banner sin costo alguno.

En el momento que el estudiante requiere su historial académico en hoja membretada, con sello y firma de la Sede, es cuando ya tiene un costo de acuerdo al catálogo vigente.

La diferencia es que al ser ya un documento expedido por la Institución, únicamente se incluyen materias cursadas y aprobadas.

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Su emisión es de tres días hábiles a partir del día que se entrega la ficha de pago ante Servicios Escolares.

A continuación se muestran ejemplos de constancias e historiales académicos

que se pueden utilizar para cumplir con este trámite. Liga a power point Sesión

7 tema 7 Constancias e Historiales Académicos

Conclusión Para aplicar en tiempo y forma cualquier tipo de proceso escolar y poder llevar

un adecuado control, es importante apegarse al Calendario de Operación

Escolar en el que se encuentran los tres periodos que abarcan el año escolar.

Los cambios y traslados tienen su cuota correspondiente, excepto el cambio de nivel, cuando la solicites por SIES ya debe verse el pago en la cuenta del

alumno y así evitar que el ticket sea devuelto. Se debe tener presente que antes

de realizar algún cambio de programa o traslado lo revisará la Coordinación

Académica del programa para validar que el alumno sea apto para integrarse.

En lo que respecta a las Bajas; no hay que olvidar que solo se tiene

automatizadas por sistema las bajas por no inscripción BI, y la baja BN por no

pago de inscripción, los demás tipos de baja se deberán reportar vía SIES para

que puedan ser aplicados y registrados correctamente, en cuanto se vayan

suscitando se deben ir reportando para que no se acumule la cartera vencida de

la sede. Existen ciertas bajas como: la baja BI, Por no inscripción de materias,

BN, por no pago de inscripción, GC por grupo cerrado, BA baja académica, que

el alumno no deberá pagar , pues no registró materias y por lo mismo no tenía

historia académica, en lo que respecta a la baja académica es consecuencia del

bajo aprovechamiento del alumno.

En cuanto a las reactivaciones, si el alumno proviene de cualquier tipo de baja

excepto (BI) por no inscripción de materias, (BN) por no pago de inscripción,

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solo se generó el ID, (GC) por grupo cerrado, deberá pagar su reactivación, y

solicitarla igualmente vía SIES para su aplicación, si el alumno causó BA baja

académica, el caso deberá ser analizado por el consejo para dictaminar el

reingreso del alumno, si es positivo debe pagar también la reactivación.

En lo que respecta al control de las calificaciones, en cuanto estén capturadas

por los docentes en el sistema se deben emitir las actas correspondientes ,

firmar y resguardar . Si se presenta el caso de aplicar correcciones a las

calificaciones ya asentadas se debe enviar el respaldo correspondiente siendo

este el acta final con la firma del docente, o bien, si no hubo acta se debe enviar

el registro del docente con su firma para poder revisar la asistencia del alumno.

Por último las Constancias e Historiales Académicos , son una herramienta

de gran valor pues respaldará al alumno manifestando el status actual de

acuerdo al momento que lo solicite, expresando su sentido de pertenencia a la

Institución, e indicando su programa, cuatrimestre, de igual forma con las

Historias Académicas muestran el grado de avance que ha logrado el

alumno durante su estancia en la Institución.

Lo más importante al momento de la emisión de una constancia de estudios es

cubrir con las necesidades que el interesado requiera siempre y cuando este

dentro de los lineamientos que marca el sistema UNID y que el estudiante

cumpla con los requisitos necesarios.

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Para aprender más

Puedes Consultar:

Reglamento General de Estudiantes de Profesional Asociado, Técnico Superior Universitario y Licenciatura en Modalidad Escolarizada y Mixta, del Sistema UNID.

Reglamento General de Estudiantes de Posgrados del Sistema UNID.

Actividades de Aprendizaje

Instrucciones: 1. Define un cambio de nivel, un cambio de programa

2. Define un traslado y los tipos de traslados que existen

3. Cómo se clasifican las bajas y cuántos tipos existen,

describe brevemente a qué se refiere cada una.

4. Qué es una reactivación y en qué casos los debe analizar el

Consejo de la UNID.

5. Cómo se lleva a cabo una emisión de acta final, y si se dá el

caso cómo se debe solicitar una corrección?

6. Qué es una constancia de estudios y cuántos tipos existen,

describe brevemente a qué se refiere cada una.

Formato de entrega: Realiza la entrega de tu ejercicio en formato de Word

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Bibliografía

Reglamento General de Estudiantes de: Profesional Asociado, Técnico Superior

Universitario y Licenciatura, en Modalidad Escolarizada y Mixta, del Sistema

UNID.

Reglamento General de Estudiantes de Posgrados del Sistema UNID.