OPTIMIZACIÓN DEL FLUJO DE INFORMACIÓN PARA EL ANÁLISIS DE RESTRICCIONES, MEDIANTE EL USO DE UNA PLATAFORMA DE GESTIÓN DE CONTENIDO, SHAREPOINT

Michell Gutiérrez Lazarte | @MichellG_ Control de Gestión de Proyectos | GYM

frederick.gutierrez@gym.com.pe michellgutierrez@gmail.com

Milagros Rodrigo Rojas Control de Gestión de Proyectos | GYM

mrodrigo@gym.com.pe

Abstracto

El Sistema de Gestión de Proyectos de GyM, plantea que se usen métodos de coordinación entre las diferentes áreas del proyecto, tales como la rutina de programación, la cual se adaptará a las características particulares del proyecto en base al sistema Last Planner ™. Al analizar el flujo de información entre las diferentes áreas, se logró identificar una serie de riesgos y desventajas, los cuales presentan una gran oportunidad de mejora que se puede explotar si es que se da uso a nuestra plataforma de gestión de contenido Sharepoint.

Palabras Clave: Last Planner, Análisis de restricciones, Sharepoint, lean construction, consolidado de restricciones, SGP.

Introducción

El Sistema de Gestión de Proyectos (SGP) de GyM, cuenta con tres procesos de mejora continua, entre los cuales se encuentra el proceso de implementación, (CGP, 2012) este pretende asegurar la aplicabilidad de SGP en los diferentes proyectos de GyM.

Una de las fuentes que nutre al SGP es la filosofía lean construction, (Figueroa, 2012) la cual se enfoca en el manejo del flujo entre actividades interdependientes, y lograr su continuidad mediante

el uso de herramientas como el Sistema Last Planner ™ (LPS) (Ballard, 2000). Esta herramienta es aplicada durante la ejecución del proyecto con el fin de identificar aquellas restricciones (requisitos) que necesita una actividad para poder ejecutarse. Estos requisitos se identifican con un horizonte de tiempo suficiente como para que pueda levantarse la restricción.

La proyección en la identificación de restricciones es de gran importancia, ya que por ejemplo si una restricción cuyo tiempo mínimo para levantarse es de 3 semanas, es identificada con solo una semana

de anticipación provocará que la actividad no se llegue a ejecutar a tiempo.

La coordinación entre las diferentes áreas de soporte(AS) y el área de producción es primordial para el buen funcionamiento del sistema. Con este fin es que se establece una rutina de programación semanal, la cual formaliza el flujo de comunicación entre las AS y producción a través entregables y de reuniones semanales. Como parte importante de esta rutina, corresponde al área de producción el realizar las herramientas de programación, (Lookahead, Análisis de restricciones, Plan semanal, PPC y CI), teniendo como input la información actualizada brindada por las áreas de soporte.

El presente artículo muestra el análisis realizado en la obra del Patio Taller Metro de Lima – Línea 1, en dos escenarios diferentes.

Escenario1. Situación pre-implementación:

El proyecto en mención, estaba divido en tres frentes de trabajo, y por cada uno de ellos, se elaboraban las herramientas de programación considerando 4 semanas de horizonte. De acuerdo a las características del proyecto se estableció que, la “rutina de programación” sea de lunes a sábado, como se ve en la imagen:

Figura 1. Rutina de programación, muestra los entregables y fechas de cada una de las áreas de soporte y producción

Para lograr el cumplimiento de esta rutina de programación, el responsable de consolidar las restricciones, desempeña un papel notable. Esto se

ve reflejado en los procesos mostrados a continuación.

RESPONSABLE DE CONSOLIDAR

RESTRICCIONES

Consolida el estatus actualizado de las

restricciones por parte de la AS, previa a la

programación.

Envía éste consolidado a los Ing. de producción para la

programación .

Los Ing. de Producción envían las herramientas de programación (incluye el análisis de restricciones ).

Incluye todas las nuevas restricciones en el consolidado de restricciones , para

presentarlo en la RSP .

Actualiza el estatus de las nuevas

restricciones durante la reunión.

Luego de la reunión envía la información actualizada a las AS .

Figura 2. Flujo de información inicial.

Proceso 1 y 2. Actualización de las restricciones previa a la programación:

Según la rutina de programación, los días viernes, cada área de soporte hace entrega del estatus actualizado de las restricciones, discutidas en la semana anterior, vía correo. Cada hoja con el estatus actualizado de restricciones es recepcionada por el Responsable de consolidar las restricciones, para luego ser enviado al área de producción, ya que le servirá de input para su programación del sábado.

Proceso 3 y 4. Programación:

El día sábado, se realizan las herramientas de programación de los tres frentes, teniendo en cuenta el consolidado de restricciones, enviado el día anterior, el cual incluye aquellas restricciones que aún están en proceso y aquellas que fueron levantadas durante la semana. Como resultado de la programación cada frente de trabajo identifica sus nuevas restricciones.

Proceso 5 y 6. Actualización de las restricciones durante la Reunión Semanal de Producción (RSP)

Durante las reuniones semanales de Producción (lunes), se realiza el análisis de las nuevas restricciones verificando el responsable asignado y se concilia las fechas de compromiso por parte de las AS, así también son revisadas aquellas

3

4

5

6

1

2

restricciones que están en proceso y las que se levantaron durante esa semana.

Al día siguiente (martes) el responsable envía a todas las AS este nuevo consolidado, para que sobre ello nuevamente se desarrolle esta rutina.

Problemática:

El sistema planteado tiene algunas desventajas las cuales nombramos a continuación.

Debido a los múltiples archivos intercambiados, existe un gran riesgo de que el archivo en el que se trabaje no sea el último actualizado.

El área de producción solo conoce el estado actualizado de las restricciones al finalizar la semana.

La identificación de nuevas restricciones solo se plasman una vez a la semana.

El flujo de la información es letárgico, debido a esto, la identificación, análisis, y seguimiento de las restricciones se hace un trabajo al cual se le empieza a restar importancia. (Esto se ve reflejado en la escasa cantidad de restricciones identificadas en la Semana 37, Figura 8).

Metodología empleada

La plataforma de gestión de contenido MS Sharepoint, es la plataforma de colaboración empresarial de GyM S.A. Esta permite administrar los contenidos a través de una interfaz familiar de Office.

Sobre esta plataforma se desarrolló un aplicativo para una gestión más eficiente de las restricciones ya que nos permite las siguientes ventajas:

Integración. Las restricciones son almacenadas todas en una misma base de datos.

Figura 3. Lista de restricciones donde indica el área de soporte, la actividad, la restricción, el responsable, y la fecha requerida de

levantamiento. (Hay campos que no se muestran)

Seguimiento. Mediante el uso de alertas de correo electrónico que generan recordatorios al responsable del levantamiento de una restricción.

Compatible: La herramienta se integra fácilmente con Outlook, generando recordatorios y la posibilidad de visualizarlas en el cuadro de tareas activas.

Figura 4. Alerta de correo electrónico, que se genera para recordatorio.

Reportes. Permite exportar la base de datos, de manera que podamos generar reportes basadas en estos datos, por ejemplo en el cuadro siguiente se muestran las restricciones pendientes por levantar de las semanas 43, 44, 45, 46.

Figura 5. Cuadro del estado de restricciones al corte de la semana 42. TOT: Total restricciones para la semana, LEV: Restricciones ya levantadas.

Visualización en tiempo real. En cualquier momento se pueden generar restricciones, actualizar las fechas de compromiso de levantamiento, editar el estado de la restricción y ver el estado de todas las restricciones del proyecto.

Figura 6. Ejemplo de creación de restricción desde MS. Outlook

Figura 7. Ejemplo de lista del estado de restricciones a la fecha.

Análisis de los resultados.

Se procedió a medir 5 semanas del proyecto, las semanas 37, 38, 39, 40, y 41. Al término de la semana 37 se procedió a implementar la metodología explicada anteriormente y las mejoras obtenidas fueron clasificadas de la siguiente forma.

Número de restricciones identificadas al corte de cada semana.

El siguiente gráfico muestra la evolución de la identificación de restricciones en el transcurso de las semanas.

Por ejemplo, vemos que al corte de la semana 37, se habían identificado solo 2 restricciones correspondientes a las 4 semanas del lookahead. Sin embargo al corte de la semana 41, (4 semanas después), se habían logrado identificar 34 restricciones para el mismo horizonte.

Figura 8. Restricciones identificadas al corte de las semanas 37, 38, 39, 40, 41

Proyección de la identificación de restricciones hacia un horizonte lejano

En el siguiente gráfico podemos comparar como va evolucionando la proyección para la identificación de restricciones en un horizonte mas lejano, por ejemplo, vemos que para la semana 38, habían 4 restricciones identificadas para la semana siguiente, mientras solo 1 con un horizonte mayor a una semana, la mayoría de restricciones (80%) estaban

TOT. LEV. TOT. LEV. TOT. LEV. TOT. LEV.ARD 2 1 2 1CMM 1 1 1 1 2 2DVG 2 2 3 1 6 2DVV 3 1 6 1 1 3 13 2GGR 1 1 1 1HAS 1 1 1 2 1 4 2OMB 2 1 2 5 0PHB 2 2 4 0RGL 1 1 1 2 1VSE 1 1 3 3 3 2 2 9 6

Total general 12 8 16 4 13 5 7 0 48 17

Participantes Total TOT.Total LEV.SEMANA

43 44 45 46

identificadas tan sólo con una semana de anticipación.

Sin embargo, en la semana 41(4 semanas después) al volver a medir, se habían identificado 16 restricciones con una semana de anticipación, y 18 restricciones con un horizonte mayor a 1 semana. Las restricciones identificadas tan sólo con una semana de anticipación disminuyeron a 47.06%. Es decir la proyección de identificación mejoro.

Figura 9. Cuadro de restricciones identificadas cada semana, tipificadas por anticipación.

Evolución del PPC en la obra.

Al evaluar el PPC; se observa una mejora correspondiente entre las semanas 38 y 41, elevándose de un 56.76% hasta un 89.2%, esto va de la mano con que la anticipación de los participantes del proyecto mejoraba, por lo tanto las actividades ya contaban con los requisitos de estas anticipadamente y se podrían ejecutar.

Figura 10. Evolución del PPC en la obra.

Conclusiones

La anticipación (pro actividad), de los participantes del proyecto se notó incrementada, ya que su proyección en el horizonte del lookahead cada vez fue mejor, esto se evidenciaba en que las actividades que programaban cada vez se volvían más confiables ya que contaban con los recursos necesarios.

Si bien es cierto que existió una mejora en la identificación de restricciones, aún se nota una falencia ya que siguen existiendo restricciones identificadas con tan sólo una semana de anticipación.

Una coordinación excelente es requerida para el éxito del funcionamiento de la teoría del último planificador, en una primera etapa observamos lo trabajoso que era el manejo de las restricciones, si es que estas no estaban integradas en un mismo sitio. Con el aumento de restricciones identificadas, (mostradas en el cuadro 1), se logró evidenciar que los participantes del proyecto preferían usar una plataforma integrada que llenar un hoja de cálculo de MS. Excel.

La plataforma de gestión de contenido Sharepoint, es una herramienta muy eficaz con la que cuenta GyM, para poder incrementar nuestra productividad y dar soporte a procesos colaborativos, tales como la identificación de restricciones.

Referencias.

Ballard, H. G. (2000). The last planner system of production control.

CGP. (2012). GYM.CGP.MC.01. Manual de Gestión de Calidad revisión 10.

Figueroa, E. D. (2012). Filosofías de Gestión en GyM. Lima, Peru: Control de Gestión de Proyectos.