Memo Plan Operativa-1

Memorando de planeación

FERRETERIA NIPLES YA S.A.SAuditoría Operacional año 2013

Preparado por:

LUZ DARY GONZALEZ HENAO Cod.1021110057

NELLY GAVIRIA MARIN Cod.1020014362

TRINO RAFAEL CASTILLA ROCHA Cod.1021110243

17 de Septiembre de 2013Versión 1.0

Imagen tomada: www.secreditos.org.co Imagen tomada: www.poligran.edu.co

CONTENIDO

Pág.

1. Enfoque y tipo de trabajo.................................................................................................................1

2. Presentación.....................................................................................................................................2

3. Alcance de la auditoría....................................................................................................................3

4. Objetivos de la Auditoría operacional.............................................................................................4

4.1. Objetivos generales.................................................................................................................4

4.2. Objetivos específicos...............................................................................................................4

5. Riesgo de auditoría...........................................................................................................................5

5.1. Control.....................................................................................................................................5

5.2. Inherente..................................................................................................................................6

5.3. Detección..................................................................................................................................6

5.4. Calificación del riesgo de auditoría.......................................................................................7

6. Enfoque General del trabajo de auditoría.......................................................................................8

6.1. Etapas.......................................................................................................................................86.1.1. Familiarización..................................................................................................................86.1.2. Investigación y análisis.....................................................................................................86.1.3. Diagnóstico.......................................................................................................................86.1.4. Informe..............................................................................................................................9a. Informe de control interno........................................................................................................9b. Informe final de auditoría..........................................................................................................9

6.2. Áreas de importancia..............................................................................................................9

6.3. Asuntos de importancia........................................................................................................106.3.1. Para la organización:.......................................................................................................106.3.2. Para la el auditor:............................................................................................................10


6.4. Pruebas de auditoría final....................................................................................................10

6.5. Visitas.....................................................................................................................................106.5.1. Preliminar........................................................................................................................106.5.2. En el desarrollo del trabajo de auditoría.........................................................................116.5.3. Posterior..........................................................................................................................11

6.6. Fechas de ejecución del trabajo de auditoría.....................................................................11

7. Personal Involucrado.....................................................................................................................12

7.1. Por la empresa.......................................................................................................................12

7.2. Por la firma de auditoría......................................................................................................12

8. Presupuesto de tiempo de la auditoría...........................................................................................13

9. Análisis de Riesgos de la organización en el proceso...................................................................14

9.1. Escenario de riesgos:...............................................................................................................14


1. ENFOQUE Y TIPO DE TRABAJO

A continuación se describe la planeación relacionada con la Auditoría Operacional del proceso de

COMPRAS de la Organización FERRETERIA NIPLES YA S.A.S.

La auditoría a desarrollar, según la propuesta presentada, conllevara una revisión y examen crítico

constructivo de los Procesos de la empresa FERRETERIA NIPLES YA S.A.S., así como los

procedimientos seguidos para su desarrollo y determinar si se cumplen los principios de eficiencia,

eficacia y economía establecidos.


2. PRESENTACIÓN

Entidad auditada:

FERRETERIA NIPLES YA S.A.S

Área de trabajo : COMPRAS

Equipo de Profesionales requerido:

LUZ DARY GONZALEZ HENAO Cod.1021110057

NELLY GAVIRIA MARIN Cod.1020014362

TRINO RAFAEL CASTILLA ROCHA Cod.1021110243

Tiempo de ejecución: 4.5 semanas

Fecha Iniciación: Septiembre 01 de 2013

Fecha de Terminación: Septiembre 30 de 2013


3. ALCANCE DE LA AUDITORÍA

La auditoría del proceso de COMPRAS a realizar en FERRETERIA NIPLES YA S.A.S. tiene como

fin evaluar los procesos y procedimientos establecidos dentro de la organización, con el fin de

determinar si se cumplen los principios de eficiencia, eficacia y economía establecidos.

La auditoría que se llevara a cabo es de tipo operacional, las pruebas a realizarse deben considerar y

evaluar los siguientes aspectos:

a) Realización de investigación y verificación de las operaciones en el proceso de

COMPRAS.

b) Se verificará que las operaciones efectivamente realizadas con los diferentes beneficiarios

del pago cuenten con las aprobaciones establecidas dentro del procedimiento de

COMPRAS.

c) Evaluación de procedimientos a las operaciones llevadas a cabo y relacionadas con el

proceso de COMPRAS en cada uno de los beneficiarios, seleccionados aleatoriamente.

d) Análisis de los niveles de riesgo en el manejo de beneficiarios anteriormente evaluados.

e) Para llevar a cabo el proceso de auditoría teniendo como fecha referencia el día 01 de

septiembre al 30 de septiembre de 2013.


4. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA OPERACIONAL

4.1. OBJETIVOS GENERALES

Evaluar la razonabilidad del proceso de COMPRAS y determinar que este proceso cumpla

con los principios de eficiencia, eficacia y economía.

Evaluar el proceso de COMPRAS y verificar la razonabilidad de los controles utilizados

por la compañía.

Determinar si los procedimientos utilizados y las medidas de control interno están de

acuerdo con las normas que le son aplicables y si dicho procedimiento está operando de

manera efectiva, si son adecuados al logro del objetivo de la compañía.

Sugerir en el informe final de la auditoría operacional los cambios a realizar para que este

proceso cumpla con los principios de eficiencia, eficacia y economía.

4.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Determinar la confiabilidad de los procesos y la efectividad de los procedimientos internos.

Evaluar y registrar los errores e irregularidades significativas, que se puedan presentar.

Revelar las ineficiencias en las operaciones.

Dar una opinión acerca del proceso de COMPRAS.

Recomendar cambios necesarios en los procedimientos de la operación.


5. RIESGO DE AUDITORÍA

Dentro de la evaluación de riesgos a los que se puede enfrentar el área ingresos, costos y gastos,

debemos considerar los factores internos y externos que puedan afectar el objetivo de la compañía. En

la determinación del nivel de riesgo, se tuvo en cuenta el impacto y la probabilidad de los controles

existentes al interior de los diferentes procesos y procedimientos que se han de realizan.

Para adelantar esta etapa se deben tener muy claro los puntos de control existente en los diferentes

procesos, los cuales permiten obtener información para efectos de tomar decisiones, estos niveles de

riesgos pueden ser:

ALTO: (1.0) Cuando el riesgo hace altamente vulnerable a la entidad o unidad

MEDIO: (0.5) Cuando el riesgo presenta una vulnerabilidad media.

BAJO: (0.3) Cuando el riesgo presente vulnerabilidad baja.

5.1. CONTROL

Este riesgo está relacionado con los controles vigentes que se tengan, si los mismos son adecuados y

suficientes, por lo tanto, si este riesgo de control es mínimo significa que los controles del área son

suficientes.

RIESGO CALIFICACIÓN

Revisar que las condiciones pactadas y políticas de pago con cada

proveedor tales como: radicaciones, vencimientos, descuentos y

forma de pago se estén cumpliendo.

MEDIA


Confrontar que los proveedores estén dentro del “Registro y

aprobación proveedores” FERRETERIA NIPLES YA S.A.S.

MEDIA

Evaluar la fecha de radicación de las COMPRAS y su incidencia en

el pago.

MEDIA

La radicación, contabilización y pago doble vez. MEDIA

El control y vigilancia de las fechas de vencimiento de las

COMPRAS inmediatas.

MEDIA

Verificar que las cotizaciones, órdenes de compra y remisiones se

realicen en los tiempos establecidos.

MEDIA

RIESGO DE CONTROL = R C = 50%

5.2. INHERENTE

Este riesgo esta relacionado con…


Determinar el riesgo de efectuar pagos a terceros ficticios o

integrantes de la lista emitida por la Superfinanciera investigados

por ella.

BAJA

Verificar la óptima calidad de los materiales de fabricación y

condiciones de los repuestos y servicios utilizados por parte de los

diferentes proveedores

ALTA


RIESGO INHERENTE = R I = 30 %

5.3. DETECCIÓN

Este riesgo esta relacionado con…


Que no se lleve a cabo la programación de auditoría de acuerdo con

el cronograma establecido.

BAJA

Que el acceso al sistema aplicativo sea el adecuado. MEDIA

Que la compañía no facilite la información necesaria para efectuar

la auditoría sobre el proceso de COMPRAS.

MEDIA

RIESGO DETECCIÓN = R D = 40 %

5.4. CALIFICACIÓN DEL RIESGO DE AUDITORÍA

Calificación del Riesgo de Auditoría RA

RA = RC * RI * RD RA = 50% * 30% * 40%= 6%

Teniendo en cuenta las calificaciones expresadas independiente, objetiva y técnicamente, en forma

porcentual a los diferentes tipos de riesgos que se evaluaron, referente a la auditoría objeto del presente

memorando de planeación esta calculada en el 6 %, es decir BAJO.

La utilidad en la calificación del riesgo de auditoría está en servir de insumo a los procesos de

decisión. En el caso del auditor, esta calificación brinda un indicador simple y objetivo de evaluación

del riesgo que complementa su propio análisis, permitiendo así determinar el riesgo que puede exigir


un proceso determinado dentro del desarrollo de la auditoría. Por otro lado, la compañía se beneficia

con la posibilidad de esclarecer objetivamente los riesgos a que se enfrenta la auditoría y así poder

apoyarla y complementarla.


6. ENFOQUE GENERAL DEL TRABAJO DE AUDITORÍA

6.1. ETAPAS

6.1.1. Familiarización

Identificar a nivel general el funcionamiento del ciclo operacional de la organización y su

influencia sobre las demás áreas de la compañía.

Para conocer el área de COMPRAS , se elabora un programa de auditoría preliminar donde se

solicitará información concerniente a la empresa, documentos legales, Organigrama y Mapa de

proceso Administrativo de la compañía como el mapa de procesos del área a evaluar,

funciones por puesto y conformación de grupos de trabajo.

6.1.2. Investigación y análisis

Una vez recopilada la información se procede a analizarse en mesas de trabajo junto con el

grupo de auditores. Con este proceso se pretende profundizar e indagar con el personal de las

diferentes áreas involucradas en el área objeto de estudio, de esta forma logrando evidenciar

físicamente la información reunida debidamente clasificada y referenciada.

6.1.3. Diagnóstico

Consiste en informar conceptualmente el estado de eficiencia y eficacia del control interno,

teniendo en cuenta el resultado de pruebas de auditoría debidamente sustentados y

documentados en los papeles de trabajo. Utilizando las diferentes técnicas existentes tales

como indagación, observación, inspección, entrevistas internas (desde asistentes hasta


auxiliares) y externas (clientes) entre otras poder sacar el mejor provecho a la información

obtenida anteriormente.

6.1.4. Informe

Como resultados finales de la evaluación que se desarrollara al proceso, se presentarán dos

tipos de informes:

a. Informe de Control Interno

Soportado con las pruebas necesarias para poder dar una opinión acorde con la realidad del

funcionamiento del control existente en las distintas áreas que participan en el proceso de

COMPRAS.

b. Informe final de auditoría

En este informe se incluye el resultado del examen de la auditoría operacional con los

soportes suficientes y competentes de la evaluación, permitiendo identificar las posibles

falencias en los procesos y así mismo, la gerencia pueda tomar decisiones acertadas acerca

del mejoramiento de procesos.

6.2. ÁREAS DE IMPORTANCIA

Dentro de la compañía FERRETERIA NIPLES YA S.A.S se tienen como áreas importantes las

siguientes:

Gerencia General

Departamento de contabilidad e impuestos

Departamento de cartera

Departamento de Inventarios y Almacén


6.3. ASUNTOS DE IMPORTANCIA

6.3.1. Para la Organización:

Obtener la base de proveedores autorizados vigentes.

Analizar las últimas cotizaciones, órdenes de compra y remisiones del último

semestre y COMPRAS efectivamente realizadas.

Comparar los proveedores actuales con los autorizados

Revisar las COMPRAS recibidas de los proveedores.

6.3.2. Para la el Auditor:

Obtener …

6.4. PRUEBAS DE AUDITORÍA FINAL

Para desarrollar la auditoría aplicaremos pruebas sustantivas, analíticas, cumplimiento y control

por medio de la indagación, observación, inspección, documentación y confirmación.

6.5. VISITAS

Con el fin de obtener información oportuna se realizarán las siguientes visitas: Preliminar, en el

desarrollo de la auditoría, con las áreas involucradas en el proceso evaluado y una visita final o

posterior a la auditoría.

6.5.1. Preliminar

En el acuerdo con el que hemos llegado con la gerencia de FERRETERIA NIPLES YA S.A.S.

se realiza la auditoría en forma general al proceso de COMPRAS iniciando con las políticas

establecidas en los procesos de la compañía hasta el manejo y el control interno de todos los


procedimientos referentes al anterior mencionado, mediante una reunión con el personal de las

siguientes áreas:

Gerencia General

Departamento de contabilidad e impuestos

Departamento de cartera

Departamento de Inventarios y Almacén

6.5.2. En el desarrollo del trabajo de auditoría

Para la realización de la auditoría se harán visitas habituales, mientras se desarrolla el

transcurso normal del trabajo, para lograr la acertada y confiable obtención de datos necesarios.

6.5.3. Posterior

Culminado y una vez entregado el informe de auditoría se hará una última visita para obtener la

idea clara del resultado del informe, si el gerente se encuentra satisfecho con el trabajo

realizado y conocer también opiniones del desempeño del equipo de auditoría.

Dentro del cumplimiento de este paso se aclararan todas las expectativas que tenga, con

respecto con lo escrito en el informe y las sugerencias que se le anotan, como un medio para

tener un conocimiento amplio de la funcionalidad de todo el proceso de COMPRAS.

6.6. FECHAS DE EJECUCIÓN DEL TRABAJO DE AUDITORÍA

Preliminar SEPT.01 SEPT.24 OCT 30

Trabajo SEPT 8 SEPT 12 SEP.20 SEP 30

Posterior OCT 18


7. PERSONAL INVOLUCRADO

Para llevar a cabo la auditoría del proceso de COMPRAS en FERRETERIA NIPLES YA S.A.S se

requiere la colaboración de personas vinculadas en el proceso y de quienes efectúan esta función

dentro de la compañía

7.1. POR LA EMPRESA

Nombre Cargo

Armando Pinzón Gerente General

Christian Galarza Jefe de compras

Andrés Martínez Contador

Olga Millan Auditora

7.2. POR LA FIRMA DE AUDITORÍA

Nombre Cargo

Luz Dary González Auditora

Nelly Gaviria Auditora

Trino Rafael Castilla Auditor


8. PRESUPUESTO DE TIEMPO DE LA AUDITORÍA

Cuadro explicativo presupuestado en horas de trabajo.

Planeación Preliminar Posterior Total

Auditora 15 15 15 35



TOTAL 55 55 55 165


9. ANÁLISIS DE RIESGOS DE LA ORGANIZACIÓN EN EL PROCESO DE COMPRAS (COLOCAR EL PROCESO Y EL AREA O AREAS A EVALUAR)

Es un proceso de identificación, medición, control, monitoreo, evaluación y optimización de todas las

situaciones que representan riesgos para la organización.

Permite conocer, evaluar y administrar los riesgos de negocios en todos los niveles de la operación. La

administración de riesgos hace posible la previsión de riesgos que pueden acabar con el negocio y

facilita alternativas de administración consideradas de mejor práctica.

La administración de riesgos es una parte integral del proceso de administración, es un proceso

multifacético de aspectos apropiados del cual son a menudo llevados a cabo mejor por un equipo

multidisciplinario.

A través de la Auditoría Operacional que llevaremos a cabo, en lo que tiene que ver con los procesos,

se pretende identificar y clasificar los riesgos a los que esta expuesta la compañía objeto de esta

auditoría, ya sean propios o generados por entes externos, que interactúan con la compañía y con los

departamentos relacionados.

Para realizar estos procesos es muy importante evaluar el riesgo organizacional y el riesgo operativo,

para lo cual evaluaremos cada operación relacionada directa e indirectamente con el proceso evaluado.

9.1. ESCENARIO DE RIESGOS:

Determinar el sistema o proceso a evaluar.

Definir y concretar los escenarios más relevantes de riesgos del las áreas a evaluar. Es decir

definir el punto exacto, actividades y acciones que permitan analizarlos muy bien.


Para cada escenario de riesgo localizado, se determinarán las actividades sujetas a control que

se realizan en un escenario de riesgos concreto. Es decir se tomara información de las áreas

que participan dentro del proceso para ratificar las áreas criticas y los problemas de control.

Para cada proceso sujeto de control definido, se definirán las amenazas a que estarán

expuestas y se identificaran los puntos críticos..

Finalmente, se clasificaran dicha amenazas y los controles actuales, y se propondrán controles

específicos que disminuyan estos riesgos.


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