MEMORANDO SIS/001

DE : Área de Sistemas.

A : Responsables de Tiendas

CC1 : Sra. Fanny GallardoCC2 : Sr. Marcial Silva EscalanteCC3 : Sra. Mercedes Gallardo

MOTIVO: Errores en registro de guías de venta y transacciones no permitidas.

FECHA : 12/10/10

El presente memorando es para hacerles conocer errores que se están volviendo frecuentes en el llenado de guías de venta/traslado de las tiendas. Estos errores producen pérdida de tiempo al momento de procesar los datos al sistema pues hay que rebuscar, preguntar y suponer datos que deben estar escritos en las guías, como también transacciones invalidas en separaciones. Los errores se presentan en los siguientes puntos:

Punto 1: No escriben guía de referencia en devoluciones…en cuando devuelven la prenda vendida anteriormente deben poner la guía de inicial de venta para poder ubicar la venta y restar el monto de devolución.

(Ver anexo 1)

Punto 2: Colocar visas y facturas de venta en ventas… sobre todo en las visas, las boletas y facturas deben estar registradas en cada guía de venta boleteada o facturad. En el área de control llevamos las boletas y facturas correlativamente para llevar a cabo procesos contables.

(Ver anexo 2)

Punto 3: No ponen precio de venta en guías de crédito…deben poner el total de la guía en cada crédito y para eso todas las prendas deben estar con su precio.

(Ver anexo 3 y 4)

Punto 4: Error al momento de sacar el porcentaje de descuento…si dice que una cantidad de prendas tiene descuento debe ser bien calculado para evitar problemas con clientes o cobrarles de menos (como ha ocurrido en varias ocasiones).

(Ver anexo 5)

Punto 5 : Las guías de traslado deben estar debidamente firmados por el punto receptor y emisor… si se hace un traslado a concesionarios desde tienda la guía original debe tener como destino al almacén y en observaciones debe figurar el concesionario, para que almacén le genere una guía de salida al cliente. Por otro lado en la guía de traslado de tienda debe figurar la firma del concesionario y del jefe de almacén para confirmar que se hizo la guía de salida desde almacén.

(Ver anexo 6)

Punto 6: Separaciones con menos del 50% de adelanto… las separaciones deben estar separadas con un monto alrededor del 50% como se venia haciendo, no pueden dar a cuenta para la separación con montos mínimos.

(Ver anexo 7)

Si bien a no todas las tiendas tienen los mismos errores en común se les hace llegar una copia para que tengan en cuenta y no cometerlos a posteriori, sabemos que cada fin de mes hay problemas en el cuadre de inventarios y todas estas mejoras van a hacernos tener mejores resultados. En el área estamos mejorando la calidad de la información y para eso necesitamos que las tiendas el apoyo de las tiendas en el llenado correcto de guías.

Atentamente,Área de Sistemas