Mep sema10-auditoria proyectosv08

Master en Evaluación de Proyectos

Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

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Gestión de ProyectosGestión de Proyectos


ITBA – UCEMASemana 10: Auditoría de ProyectosSemana 10: Auditoría de Proyectos



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Auditoría ProyectosAuditoría Proyectos

• Propósitos y objetivos de la Auditoría de Proyectos. Alcance.

• Reporte de auditoría: desarrollo y utilización.

• Responsabilidades del Auditor.

• Ciclo del Proceso.



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Post ControlPost Control

Capturar laCapturar laesencia deesencia delos hechoslos hechos

BeneficiosBeneficiosfuturos de lafuturos de laexperienciaexperiencia



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AuditoríaAuditoría

General:VerificaciónVerificacióndetallada

Proyectos:Proyectos:altamente altamente flexible y flexible y focalizadafocalizadaen los aspectos en los aspectos que indica laque indica laAlta GerenciaAlta Gerencia



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Evaluación de ProyectosEvaluación de Proyectos

• No se limita al análisis después que los hechos ocurrieron• Debe ser realizada también durante el ciclo del proyecto

Ciclo de vida de Proyectos

Uso de Recusos / Costos

Tiempo

Concepción

Desarrollo

Implementación

Cierre



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Foco de la auditoriaFoco de la auditoria

Funcionamiento del Funcionamiento del SistemaSistemade Gestión de Proyectosde Gestión de Proyectos•TécnicasTécnicas•MetodologíaMetodología•ProcesosProcesos•AccionesAcciones•DecisionesDecisiones



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• Progreso y resultados del proyecto vs. Plan


Id Nombre de tarea Duración

1 Seleccionar personal adm. y médico 12 días

2 Seleccionar lugar y realizar estudio 9 días

3 Seleccionar el equipo 10 días

4 Preparar planos y distribución 10 días

5 Llevar los servicios públicos al predio 24 días

6 Entrevistar solicitantes e incorporar 10 días

7 Comprar equipo y supervisar entrega 35 días

8 Construir el hospital 40 días

9 Desarrollar un sistema de información 15 días

10 Instalar el equipo 4 días

11 Capacitar al personal de enfermería y ayudantes 6 días

30/09 07/10 14/10 21/10 28/10 04/11 11/11 18/11 25/11 02/12 09/12 16/12 23/12 30/12 06/01 13/01septiembre octubre noviembre diciembre enero



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• Decisiones tomadas en el avance del Proyecto

Decisión Costo EMV Probabilidad / Recompensa Resultado

65%

Fuerte Demanda $80M

$ 200

Construir Nueva 41,5

Planta $ -120

35%

Poca Demanda -$30M

$ 90

¿Construir

o mejorar?

65%

Fuerte Demanda $70M

$ 120

Mejorar Planta 49

Existente

$ -50 35%

Poca Demanda $10M

$ 60



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PropósitosPropósitos

• AlertaIdentificar problemas

en sus primeras manifestaciones

Identificar errores, resolverlos y generar acciones para el futuro



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• Catalizador

Reducir costos

Acelerar el logro de los

resultados

Mejorar resultados



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• Relaciones

Clarificar relaciones entre

tiempos, costos y

resultados

Detectar oportunidades

por avances tecnológicos



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PropósitosPropósitos• Gestión

Proveer información a la Dirección de Proyecto

Reconfirmar intereses de la organización

Grado de compromiso de los que intervienen en el Proyecto

Evaluar la capacidad de gerenciamiento del proyecto



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Contribuciones Contribuciones

• Mejoras comprensión en la forma en

que los proyectos son evaluados por la organización

procesos de organización y gestión de proyectos

contribución profesional para los miembros del equipo de proyecto



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Contribuciones Contribuciones

• IdentificaciónFortalezas y debilidades

de la organización:personas

– potencial

– liderazgo

management

toma de decisiones

sistemas

Factores de riesgo



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Responsabilidades del AuditorResponsabilidades del Auditor

• Organizar el grupo de expertos• Familiarizarse con los requerimientos del proyecto o

programa• Auditar “in situ”• Finalizada la auditoria compartir la información

obtenida con los project managers• Producir el informe de acuerdo a lo establecido• Distribuir el informe a los PM y sus equipos para su

respuesta• Seguimiento de la implementación de las

recomendaciones



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Auditor InternoAuditor Interno

• posibles objetivos “ocultos”

• búsqueda de ventajas personales a expensas del resto



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Auditor ExternoAuditor Externo

• posibles falta de comprensión del proceso específico bajo auditoría



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Contenido del Informe de Auditoría de Contenido del Informe de Auditoría de ProyectosProyectos

I. Descripción general

II. Situación ActualII.1.- Costo

II.2.- Programación

II.3.- Avance

II.4.- Calidad

I. Cuestiones críticas .Perspectivas resto proyecto

II. Análisis de riesgos

III. Aplicaciones para otros proyectos

IV. Supuestos y limitaciones del Informe



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Alcance de la AuditoríaAlcance de la Auditoría

EstadoEstadoConfirmación de la etapa en que se encuentra el proyecto

PrediccionesPredicciones Estimación condiciones futuras del proyecto

MedicionesMediciones Financieras, programa, progreso, uso recursos

Sistema de Sistema de RegistraciónRegistración

Uso del sistema de la organización o solicitado por el cliente del proyecto

Sistema de Sistema de InformaciónInformación

Creado por la organización o por la auditoría

RecomendacionesRecomendaciones Cubre aspectos del proyecto y de su gestión

CalificacionesCalificaciones Focalizada en el proceso de auditoría



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Ciclo de Vida de la Auditoría de ProyectosCiclo de Vida de la Auditoría de Proyectos

1.- Iniciación

2.- Definición estándar

3.- Crear la base de datos

4.- Análisis Preliminar

5.- Preparación

6.- Informe Final



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Areas bajo análisisAreas bajo análisis

Contabili

dad

MarketingAlta

Gerencia

Proyecto

AREAS

Compras

Legales

Clientes

Técnicas



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Listas de ComprobaciónListas de Comprobación

1. Seleccionar área bajo análisis

2. Obtener los estándares de cumplimiento

1. técnicas

2. métodos

3. objetivos

3. Redactar las preguntas

4. Establecer sistema de puntuación



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CalidadCalidadN Comprobación 1

mín2 3 4 5

máx

1. ¿Se cumple el Plan de Calidad del Proyecto?

2. ¿Todos los productos obtenidos son aptos para su uso por el cliente?

3. ¿Se cumplen todas las leyes y regulaciones?

4. ¿Los sistemas de obtención de información de calidad son precisos?

5. ¿Se ponen en marcha las medidas correctivas cuando son requeridas?

6. ¿Se identifican oportunidades de mejora?



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Project Manager - EquipoProject Manager - EquipoN Comprobación 1

mín2 3 4 5

máx

1. ¿Comparte la información con los miembros de su equipo?

2. ¿Provee descripciones de tareas, resaltando roles y responsabilidades clave?

3. ¿Se asignan las responsabilidades de acuerdo a las competencias de los integrantes?

4. ¿Las reuniones cuentan con una agenda de trabajo completa?

5. ¿Se crea un ambiente participativo durante las reuniones del equipo de proyecto?

6. ¿Se cumplen los planes de trabajo del equipo que surgen de las reuniones?



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PPlan del Proyectolan del Proyecto• Existe un plan detallado : camino crítico,

programación, hitos, recursos, etc al menos hasta el punto actual y un plan general hasta el fin del proyecto

• Existe un plan detallado de costos al menos hasta el punto actual y un plan general de costos hasta el fin del proyecto

• Las responsabilidades del personal clave están especificadas en el plan del proyecto

• Conocemos qué actividades poseen disponibilidad en tiempo y qué recursos pueden ser usados para emergencias en otras áreas

• Existe un Plan de contingencia en caso que el Proyecto se desvíe de su programación o presupuesto



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RRecursosecursos

• Se dispone de suficientes Recursos Humanos para completar el proyecto

• La tecnología apropiada estará disponible durante todo el ciclo del proyecto

• La tecnología a ser utilizada durante el proyecto está probada y posee un completo soporte

• Las tareas específicas del proyecto están dirigidas apropiadamente

• Los integrantes del grupo del Proyecto comprenden los roles que les han sido asignados



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OOwnership = sentirse dueñownership = sentirse dueño

• Todos los involucrados han tenido la oportunidad de

aportar y opinar acerca del Proyecto

• Aceptan el sentido de propiedad de las acciones

• Las formas de medir el éxito han sido acordadas

• Se comprenden cabalmente los límites del Proyecto

• Conocen los requerimientos propios que han sido

incluidos en el proyecto



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JJustificaciónustificación

• El proyecto se ha costeado y presupuestado en su totalidad y

cuenta con el acuerdo del sponsor

• Se han calculado los beneficios comerciales y financieros del

Proyecto

• El Proyecto promete beneficios y el retorno a la inversión que

espera la compañia

• Se han definido las condiciones a satisfacer y se han puesto en

marcha los procesos de medición consecuentes

• Los fondos establecidos estarán disponibles durante la duración

del Proyecto



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EExpertosxpertos

• Todos los miembros del equipo del Proyecto poseen el grado apropiado de pericia

• Involucrados y operadores comprenden el proyecto y son capaces de manejar los diferentes productos del Proyecto (deliverables)

• Los miembros del equipo comprenden cómo serán evaluados sus resultados

• Las descripciones de pericias de los miembros han sido escritas, comunicadas y comprendidas

• El entrenamiento necesario ha sido incluido en la programación del Proyecto



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CClaridadlaridad• Los objetivos del proyecto son claros para todos los involucrados

• Las metas del proyecto están alineadas con la estrategia y los

estándares de la Organización

• Estoy entusiasmado con las probabilidades de éxito del proyecto

• Se dispone de documentación de los requerimientos y las formas

de medir su cumplimiento

• Los involucrados han asistido a una presentación en la que se

clarificaron direccionamiento y objetivos del proyecto



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TTotal soporteotal soporte

• La Alta Gerencia comparte la responsabilidad con el equipo del

proyecto para asegurar su éxito

• La Gerencia está receptiva a los requerimientos de recursos

adicionales ante un eventual crecimiento de las necesidades

• Se han acordado los términos, niveles de autoridad y

responsabilidades

• Se confía en que puede recurrirse a la Gerencia por ayuda cuando

sea necesario

• El sponsor del proyecto está totalmente comprometido con el éxito

del proyecto

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