METODOLOGÍA PARA LA MEJORA DE PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN

Mejora de Procesos......

El sistema para el mejoramiento de procesos prioritarios, es un método mediante el cuál una organización puede lograr un cambio en su nivel de productividad, costos, rapidez, servicio y calidad, por medio de la aplicación de herramientas y técnicas enfocadas al análisis de la institución y de las actividades componentes del proceso seleccionado, orientándolos hacia el usuario.

Metodología OTIDAR

Hoja de trabajo para el análisis de procesos ......

Es una herramienta que nos permite identificar de manera gráfica las áreas de oportunidad en las que pudieran implementarse acciones de mejora.

Para la aplicación de esta herramienta se utilizan diferentes símbolos que representan el tipo de actividad que se realiza, con los cuales analizaremos todo el levantamiento de información, los cuales son:

Metodología OTIDAR

Hoja de trabajo para el análisis de procesos ......

Operación

Traslado

Inspección

Demora

Archivo

Retrabajo R

Metodología OTIDAR

Hoja de trabajo para el análisis de procesos ......

La mecánica de aplicación de esta herramienta consiste en:

a) Seleccionar el proceso a analizar

b) Levantamiento de flujos del proceso, listando las actividades componentes del proceso

c) Identificar el tipo de operación que se realiza en cada actividad

d) Identificar el tiempo que se utiliza para desarrollar esta actividad

Metodología OTIDAR

Hoja de trabajo para el análisis de procesos ......

Una vez seleccionado el proceso a analizar es importante establecer los límites funcionales y de responsabilidad establecidos entre departamentos, dirección, etc…, para de esta forma con certeza dónde inicia y dónde termina el proceso objeto de nuestro estudio.

Observar e identificar todos los pasos asociados a un proceso es de extrema importancia. Sin embargo, no es suficiente, también se requieren datos cuantitativos que expresen en forma real el tiempo, número de personas, cantidad de errores u otras formas de medición relativas al caso específico del proceso.

Diagrama de Flujo de Procesos

Técnica que facilita la descripción del trabajo administrativo especialmente en lo que se refiere a sistemas y procedimientos y tienen como objetivo, facilitar la comprensión de los mismos.

Muestran gráficamente y con diversos grados de detalle la secuencia y el curso de las operaciones, las personas, los materiales, los datos o las formas de que se compone un procedimiento o parte de él.

Diagrama de Flujo de Procesos

Clasificación

Existen símbolos especiales para elaborar los diagramas, los cuales, se pueden clasificar en:

1. Abstractos

1.1. ASME (American Society of Mechanical Engineers). Esta simbología, es recomendada para el flujo de materiales y es mas utilizada por los ingenieros.

1.2. ANSI (American National Standard Institute). Se recomienda para representar flujos de información, datos, formas y son los mas utilizados por las personas en el área de la administración.

Diagrama de Flujo de Procesos

Clasificación

Por la forma de presentación y contenido, los diagramas pueden ser:

Verticales: cuando el seguimiento del flujo se presenta de arriba hacia abajo.

Horizontales: cuando el seguimiento del flujo se muestra de izquierda a derecha

Panorámicos: cuando presentan una visión completa del sistema.

Analíticos: cuando describen algún procedimiento del sistema o alguna parte en especial del mismo.

Ingeniería de Calidad Avanzada

Diagrama de Flujo de Procesos

Clasificación

A continuación se muestra un ejemplo de la simbología ANSI y la comparación de simbología abstracta y figurativa en un procedimiento de salida de documentos de correspondencia.

Diagrama de Flujo de Procesos

Clasificación

Diagrama de Flujo de Procesos

Ventajas

Las ventajas asociadas a los diagramas de flujo, se refieren a:

Son concisos y por tanto mas fáciles de entender de una mirada que una descripción narrativa. Sin embargo para fines de documentación es conveniente acompañarlos de dicha narración para complementar su entendimiento.

Presentan una visión gráfica y por tanto objetiva del flujo.

Expresan claramente la secuencia y la lógica de modo que facilitan la corrección.

Muestran si se han cubierto todas las posibilidades.

Facilitan la comunicación entre el elemento humano.

Diagrama de Flujo de Procesos

Desventajas

Es necesario definir el significado de los símbolos usados porque pueden causar confusión.

Su elaboración, requiere de tiempo.

Cuando se llevan al detalle, pueden ser difíciles de entender.

La información dentro de cada símbolo es muy generalizada.

Diagrama de Flujo de Procesos

Desventajas

Es necesario definir el significado de los símbolos usados porque pueden causar confusión.

Su elaboración, requiere de tiempo.

Cuando se llevan al detalle, pueden ser difíciles de entender.

La información dentro de cada símbolo es muy generalizada.

Diagrama de Flujo de Procesos

Para diseñarlo, se deben de contemplar ciertos convencionalismos como son:

Se recomienda que los diagramas vayan de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha.

Evitar hasta donde sea posible, el cruce de líneas.

Si un diagrama no es claramente comprensible para quien lo contempla, debe de simplificarse o dividirse en dos o más partes.

La simbología utilizada, debe de contribuir a su comprensión y no a dificultarla.

Es recomendable que cuando los diagramas sirvan para documentación, lleven una descripción.

Deben de evitarse los símbolos especiales.

Es conveniente previa a la elaboración del diagrama, elaborar el algoritmo correspondiente.

Diagrama de Flujo de Procesos

Cuando el diagrama ocupe más de una página, cada una de éstas se numerará en secuencia y se debe dejar espacio suficiente para el título el cual debe ser breve y claro.

El diagrama debe de ser legible y para fines de presentación, deberá estar limpio y contar con el tamaño adecuado para que todos los asistentes a su presentación, puedan leerlos.

El diagrama debe ser identificado con el título del diagrama, fecha de elaboración y responsable de su elaboración.

Elaboración de un Diagrama de Flujo de Procesos

Para comprender mejor el procedimiento de creación de un diagrama de flujo, es conveniente definir el algoritmo del mismo, el cual se refiere al conjunto de instrucciones paso a paso para efectuar algún proceso.

De manera general, se dice que los diagramas de flujo son la representación gráfica de un algoritmo.

De aquí que el primer paso en la elaboración de un diagrama sea precisamente la definición del algoritmo correspondiente al procedimiento.

Elaboración de un Diagrama de Flujo. Ejemplo

Solicitud de Mercancía

Planteamiento: se tienen 10 solicitudes de mercancía de clientes, se toma la primera y se lee. Si el cliente paga de contado o tiene crédito, se le entrega la mercancía, en caso contrario, se separa la solicitud y se repite la misma operación hasta terminar con las solicitudes.

Posteriormente, se escribe un reporte en el que consten los pedidos separados por no pagar de contado ni tener crédito. Elabore el diagrama correspondiente.

Elaboración de un Diagrama de Flujo. Ejemplo

Algoritmo:

1. Tomar una solicitud y leerla

2. Si el cliente paga de contado o tiene crédito, se le entrega la mercancía

3. En caso contrario, se separa la solicitud

4. ¿Fue la última solicitud?

5. Si fue la última, elaborar reporte e ir a 7

6. Si no es la última regresar al punto 1.

7. Terminar

GRACIAS

Por su atención