METODOLOGIA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA...

METODOLOGIA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA COMPUTARIZADO DE GESTIÓN DE MANTENIMIENTO (CMMS)

ALFREDO RAFAEL GUTIÉRREZ RAPALINO JAVIER ENRIQUE MARTÍNEZ ARTEAGA

FACULTAD DE INGENIERÍAS ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE MANTENIMIENTO

CARTAGENA DE INDIAS 2011

METODOLOGIA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA COMPUTARIZADO DE GESTIÓN DE MANTENIMIENTO (CMMS)

ALFREDO RAFAEL GUTIÉRREZ RAPALINO JAVIER ENRIQUE MARTÍNEZ ARTEAGA

TRABAJO FINAL INTEGRADOR PARA OPTAR EL TÍTULO DE ESPECIALISTA EN GERENCIA DE MANTENIMIENTO

DIRECTOR TRABAJO FINAL INTEGRADOR MSC, ME ÁNGEL HERNÁNDEZ VILLADIEGO

FACULTAD DE INGENIERÍAS

ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE MANTENIMIENTO CARTAGENA DE INDIAS

2011

Nota de Aceptación

________________________

________________________

________________________

___________________________

Presidente del Jurado

___________________________

Jurado

___________________________

Jurado

Cartagena de Indias D. T. y C., 24 de Octubre de 2011


Señores: Comité Evaluador Especialización en Gerencia de Mantenimiento Universidad Tecnológica De Bolívar Ciudad.

Apreciados señores:

Por medio de la presente nos permitimos someter para su estudio, consideración y

aprobación el Trabajo Final Integrador titulado “METODOLOGIA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA COMPUTARIZADO DE GESTIÓN DE MANTENIMIENTO (CMMS)” realizada por los estudiantes Alfredo Rafael

Gutiérrez Rapalino y Javier Enrique Martínez Arteaga, para optar al título de

Especialistas en Gerencia de Mantenimiento.

Cordialmente,

___________________________ ____________________________

Alfredo Rafael Gutiérrez Rapalino Javier Henrique Martínez Arteaga

CESIÓN DE DERECHOS PATRIMONIALES


Yo, Alfredo Rafael Gutiérrez Rapalino, manifiesto en este documento mi

voluntad de ceder a la Universidad Tecnológica de Bolívar los derechos

patrimoniales, consagrados en el artículo 72 de la Ley 23 de 1982 sobre Derechos

de Autor, del trabajo final denominado “METODOLOGIA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA COMPUTARIZADO DE GESTIÓN DE MANTENIMIENTO (CMMS)” producto de mi actividad académica para optar el

título de Especialista en Gerencia de Mantenimiento de la Universidad Tecnológica

de Bolívar.

La Universidad Tecnológica de Bolívar, entidad académica sin ánimo de lucro,

queda por lo tanto facultada para ejercer plenamente los derechos anteriormente

cedidos en su actividad ordinaria de investigación, docencia y extensión. La cesión

otorgada se ajusta a lo que establece la Ley 23 de 1982. Con todo, en mi

condición de autor me reservo los derechos morales de la obra antes citada con

arreglo al artículo 30 de la Ley 23 de 1982. En concordancia suscribo este

documento que hace parte integral del trabajo antes mencionado y entrego al

Sistema de Bibliotecas de la Universidad Tecnológica de Bolívar.

____________________________

Alfredo Rafael Gutiérrez Rapalino C.C. 73.007.607 de Cartagena

CESIÓN DE DERECHOS PATRIMONIALES


Yo, Javier Enrique Martínez Arteaga, manifiesto en este documento mi voluntad

de ceder a la Universidad Tecnológica de Bolívar los derechos patrimoniales,

consagrados en el artículo 72 de la Ley 23 de 1982 sobre Derechos de Autor, del

trabajo final denominado “METODOLOGIA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA COMPUTARIZADO DE GESTIÓN DE MANTENIMIENTO (CMMS)”

producto de mi actividad académica para optar el título de Especialista en

Gerencia de Mantenimiento de la Universidad Tecnológica de Bolívar.

La Universidad Tecnológica de Bolívar, entidad académica sin ánimo de lucro,

queda por lo tanto facultada para ejercer plenamente los derechos anteriormente

cedidos en su actividad ordinaria de investigación, docencia y extensión. La cesión

otorgada se ajusta a lo que establece la Ley 23 de 1982. Con todo, en mi

condición de autor me reservo los derechos morales de la obra antes citada con

arreglo al artículo 30 de la Ley 23 de 1982. En concordancia suscribo este

documento que hace parte integral del trabajo antes mencionado y entrego al

Sistema de Bibliotecas de la Universidad Tecnológica de Bolívar.

___________________________

Javier Enrique Martínez Arteaga C.C. 73.570.791 de Cartagena


Señores: Comité Evaluador Especialización en Gerencia de Mantenimiento Universidad Tecnológica De Bolívar Ciudad.

Apreciados señores:

Por medio de la presente me permito informarles que el Trabajo Final Integrador

titulado “METODOLOGIA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA COMPUTARIZADO DE GESTIÓN DE MANTENIMIENTO (CMMS)” ha sido

desarrollado de acuerdo a los objetivos establecidos por la Especialización de

Gerencia en Mantenimiento.

Como director del proyecto considero que el trabajo es satisfactorio y amerita ser

presentado para su evaluación.

Atentamente

__________________________________

MSc, ME Ángel Hernández Villadiego Director Trabajo Final Integrador

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN .................................................................................................................... 12

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA……………………………………………………………………………….13

1 JUSTIFICACION. ........................................................................................................... 144

2 OBJETIVOS ................................................................................................................... 155

2.1 OBJETIVO GENERAL ......................................................................................................... 155

2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS .................................................................................................. 155

3 MARCO TEÓRICO ........................................................................................................ 166

4 METODOLOGÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN CMMS ...................................... 199

4.1 IDENTIFICACIÓN DE NECESIDAD DE CMMS .................................................................... 199

4.2 SELECCIÓN DE MEJOR ALTERNATIVA CMMS .................................................................. 211

4.3 CRITERIOS DE SELECCIÓN DE UN SISTEMAS CMMS. ....................................................... 244

4.4 ESTRUCTURA BÁSICA DE LOS SISTEMAS CMMS. ............................................................ 255

4.4.1 Base de datos de equipos y su historial. ................................................................. 255

4.4.2 Base de Mantenimiento Preventivo y Pautas de Trabajo. ...................................... 255

4.4.3 Base de datos de Inventarios. ................................................................................. 266

4.4.4 Base de datos de recursos (Mano de obra). ........................................................... 266

4.4.5 Base de datos de compras. ..................................................................................... 266

4.5 BENEFICIOS DEL USO DE UN SISTEMA CMMS. ............................................................... 266

4.6 ALTERNATIVAS QUE OFRECE EL MERCADO .................................................................... 277

4.6.1 MP2 ......................................................................................................................... 277

4.6.2 MPx.Mantec ............................................................................................................ 288

4.6.3 Datastream 7i .......................................................................................................... 299

4.6.4 MÁXIMO .................................................................................................................... 30

4.7 EVALUACIÓN ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN ........................................................ 311

4.8 PRESENTACIÓN INICIAL DEL CMMS A USUARIOS CLAVES .............................................. 355

4.9 RECOLECCIÓN Y LLENADO DE TABLAS CON INFORMACIÓN DE LA ORGANIACIÓN ........ 366

4.10 INSTALACIÓN DEL CMMS EN SERVIDOR Y CLIENTES ...................................................... 399

4.11 MIGRACIÓN DE DATOS EN BLOQUE DE LAS TABLAS A LA BASE DE DATOS DEL CMMS . 399

4.12 CAPACITACIONES FINALES A USUARIOS CLAVES .............................................................. 40

5 CONCLUSIONES ........................................................................................................... 433

6 RECOMENDACIONES ................................................................................................... 444

7 BIBLIOGRAFIA.............................................................................................................. 455

8 ANEXOS ....................................................................................................................... 466

TABLA DE FIGURAS

Figura 1: Tabla de herramientas computacionales para administración empresarial .................... 21

Figura 2: Entrevista en la Organización ............................................................................................ 31

Figura 3: Relaciones entre dependencias de la organización ........................................................... 32

Figura 4: Pantalla inicial CMMS ........................................................................................................ 35

Figura 5: Códigos de empleados ....................................................................................................... 36

Figura 6: Códigos de equipos ............................................................................................................ 36

Figura 7: Códigos tipo de equipos ..................................................................................................... 36

Figura 8: Códigos centros de costos .................................................................................................. 37

Figura 9: Códigos de repuestos ......................................................................................................... 37

Figura 10: Códigos fabricantes ......................................................................................................... 37

Figura 11: Códigos de proveedores ................................................................................................... 37

Figura 12: Códigos tipos de mantenimiento ..................................................................................... 38

Figura 13: Códigos de tareas preventivas y predictivas .................................................................... 38

Figura 14: Instalación de aplicaciones .............................................................................................. 39

Figura 15: Migración de información a la base de datos .................................................................. 39

Figura 16: Carga de base de datos con Access ................................................................................. 40

Figura 17: Capacitación a usuarios ................................................................................................... 42

TABLA DE ANEXOS

Anexo A: Formato de una OT (orden de Trabajo)‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 45 Anexo B: Reporte de inventario de Almacén‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 46 Anexo C: Reporte de indicador de falla‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 47

INTRODUCCIÓN

Actualmente, existen empresas con un departamento de mantenimiento en donde la

información de equipos, datos y registros se llevan en Excel ocasionando un desgaste

considerable en su diligenciamiento, sumado a esto, el personal de mantenimiento no

cuenta con la información de inventario de almacén a la mano, lo que dificulta las tareas

de programación y ejecución de trabajos de mantenimiento.

Con Excel se hace dificultoso administrar la información de los equipos declarados o dados

de alta en una empresa, lo que supone la necesidad de implementar un sistema de

administración que me facilite el acceso a la información, la medición de indicadores de

CONFIABILIDAD, MANTENIBILIDAD y DISPONIBILIDAD y por lo general no se llevan por lo

dificultoso que resulta ser con Excel.

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.

¿Puede un sistema computarizado de administración de mantenimiento CMMS mejorar el

acceso a la información y facilitar la medición y control de los principales indicadores en la

gestión de mantenimiento de una empresa?

2. JUSTIFICACION.

La gestión de mantenimiento ha evolucionado en forma dinámica y permanente; hacer

mantenimiento implica estar a acorde con nuevos desarrollos tecnológicos y nuevos retos

para los sectores industriales, comerciales y de servicios. Los nuevos retos están

asociados con la necesidad de optimizar la eficiencia y eficacia en la producción de bienes

y/o en la prestación de los servicios y el mejoramiento de la calidad.

El área de mantenimiento debe tener herramientas que permitan que los procesos

estandarizados estén integrados, agrupados a procesos para suministrar información

confiable y oportuna para el desarrollo de la gestión y la toma de decisiones acertadas.

3. OBJETIVOS

a. OBJETIVO GENERAL

Establecer una metodología para realizar Implementaciones de un sistema computarizado

de gestión de mantenimiento para contribuir a mejorar el acceso a la información y la

medición y control de los indicadores de las empresas.

b. OBJETIVOS ESPECIFICOS

• Brindar pautas para identificar la necesidad de implementación de CMMS en una

empresa.

• Establecer los parámetros y características principales que se requieren para

seleccionar la mejor alternativa de un CMMS considerando las necesidades reales

de la empresa.

• Establecer la información básica requerida para estructurar funcionalmente el

CMMS seleccionado.

• Representar las etapas requeridas en la implementación del CMMS en la empresa

que permita al usuario eficacia en su desarrollo.

4. MARCO TEÓRICO

Circunstancias diversas como crisis y éxitos de tipo administrativo, financiero económico y

comercial han 1obligado a muchas empresas a reflexionar y reaccionar sobre sus

diferentes áreas para hacerlas más efectivas, hasta el punto de tratar de crear un

ambiente empresarial en cada una, con el fin de lograr actitudes gerenciales en cada

responsable para garantizar la rentabilidad de su gestión con un manejo eficiente de

recursos.

En la búsqueda de costos óptimos ha sido necesario replantear la función del

Mantenimiento orientándolo a hacerlo más efectivo y así al tiempo que su influencia en

los costos totales se minimice. Luego de un período de crecimiento económico, durante el

cual predominaron en las empresas los criterios orientados hacia la producción, se le ha

dado prioridad a otros aspectos tales como operación fácil, baja emisión de ruido,

economía durante todo el período de funcionamiento, seguridad de los trabajadores y

Mantenimiento adecuado.

Las nuevas tendencias en materia de mantenimiento, son entre otras:

Mantenimiento basado en condición en vez de horas

Prevención de fallas en vez de mantenimiento preventivo

Muchas horas de servicio, mínimas horas de parada

Centralización de planeación y programación

Aplicación de indicadores de resultado

Calidad de gestión

1 http://www.wikilearning.com/monografia/aplicacion_de_sistemas_de_informacion_a_la_ingenieria_de_mantenimiento_industrial‐el_mantenimiento_de_hoy_o_del_futuro/7061‐5 ,Benito Juárez. 13 Noviem bre 2005.

El mantenimiento oportuno implica un cambio radical en la actitud tanto de la dirección

de las empresas como del personal responsable del mantenimiento, planteamientos que

conllevan a una revisión y adecuación de las estructuras organizacionales de las empresas.

Por eso un mantenimiento debe caracterizarse por un sistema de Información apropiado:

El uso efectivo de sistemas computarizados para la administración de mantenimiento y

logística es fundamental para el mejoramiento de la empresa. 1

La necesidad de un sistema de administración, ya sea manual o computarizado, es

determinada por la necesidad de efectuar un mantenimiento efectivo y controlar esa gran

cantidad de información necesaria para establecer y afinar el programa y la que se

requiere para darle seguimiento estadístico a la valiosa información generada con el

tiempo. El proceso de mantenimiento determinará qué información debe ser alimentada

al sistema y que documentos operativos y reportes deben ser generados por él. Uno de

los principales problemas en el mantenimiento es una efectiva medición de los esfuerzos y

la efectividad de los programas.

Debido a esa gran cantidad de información necesaria y generada en la base de la

operación del día a día, los profesionales del mantenimiento han desarrollado sistemas de

administración de la información, que les permitan administrar eficientemente las tareas

del mantenimiento. Desde los sistemas manuales que requieren de la existencia del

“programador de mantenimiento” y una gran cantidad de papel entre ordenes de trabajo

y reportes que posteriormente deben ser archivados y procesados, pasando por los

primeros sistemas electrónicos de almacenamiento y administración, basados en los

programas manuales y utilizando las primeras aplicaciones de bases de datos y hojas de

cálculo, hasta los actuales sistemas modernos de administración computarizada del

mantenimiento (CMMS), han sido utilizados por más de 35 años.

Los primeros sistemas electrónicos conocidos en el mundo fueron creados por la gran

cantidad de tiempo y complejidad del trabajo de los sistemas de manuales de “papel y

memoria”. En 1965 Mobil Oil introdujo un sistema llamado MIDEC que corría en un

procesador IBM 360 con una tarjeta perforada para cada camión. Una vez que el

kilometraje de la unidad alcanzaba cierto número, la computadora expulsaba una tarjeta

indicando la necesidad del cambio de aceite.

La mayoría de los CMMS incluyen módulos básicos para órdenes de trabajo, planeación,

programación, mantenimiento preventivo, historial del equipo y administración de

compra y almacenamiento de materiales. Estos módulos básicos pueden proporcionar los

cimientos de un efectivo sistema de administración de mantenimiento.

La diferencia entre administrar el mantenimiento manualmente y por un CMMS es

abismal. Sin embargo, no sólo por contar con un programa electrónico los programas de

mantenimiento funcionarán mejor. Es necesario desarrollar y establecer un programa

confiable de mantenimiento antes de intentar alimentar el sistema electrónico. Los

beneficios de la administración por medio del CMMS son enormes, pero se requiere de

una inversión cuantiosa en software, hardware y principalmente en tiempo y recursos

para la implementación del programa. 2

2 Gerardo Trujillo C. (Publicado por CPI) Noria Latín América. http://www.noria.com/sp/recursos/aprendizaje/man5.asp

5. METODOLOGÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN CMMS

a. IDENTIFICACIÓN DE NECESIDAD DE CMMS

El uso efectivo de sistemas computarizados para la administración de mantenimiento es

fundamental para el mejoramiento de la empresa. Hasta hace poco, la noción de

mejoramiento de mantenimiento se conformaba con llevar a cabo el trabajo sistemático

lo más eficiente posible. La orientación era ejecutar el trabajo y no cuestionarse porqué se

presentó la falla. La mayoría de los sistemas computarizados eran aplicaciones

“mainframe” diseñados a generar órdenes de trabajo sistemáticas o de emergencia, la

administración de activos, horas hombre (HH), materiales, riesgos, documentos y costo

fueron de importancia secundaria y la capacidad analítica era en la mayoría de los

sistemas muy limitada.

La función de mantenimiento forma parte de un proceso de negocio, el cual a su vez

forma parte del concepto integrado de apoyo de producción que hoy en día se llama

administración de la cadena de suministro. Estos conceptos suministran un foco nuevo y

poderoso para guiar los proyectos de mejoramiento de mantenimiento. Para ser efectivo,

sin embargo, ello requiere del apoyo de una tecnología informática apropiada.

Los sistemas para mantenimiento no pueden existir como islas cerradas, aisladas y

secundarias de las aplicaciones principales de la empresa. Tienen que funcionar como eje

principal; no como componente periférico de la empresa. Para lograr este nuevo rol,

tendrán que incorporar arquitecturas abiertas basadas en objetos que permiten la

recolección, filtración, almacenaje y reportes de información sobre el trabajo, equipo,

materiales, proveedores y costo en múltiples medios e imágenes entre otros datos.

El mantenimiento moderno no es reparar, mantenimiento es gerenciar recursos y

planificar actividades sobre la base de estudios estadísticos. Mantenimiento es la

aplicación de filosofías de nueva generación desarrolladas en la última década y en

actualización constante. Mantenimiento es el manejo científico de variables técnicas de

gran complejidad. La ingeniería de mantenimiento se moderniza constantemente y

requiere de un soporte de alta calidad, los CMMS o EAM.

¿Porque un CMMS?

Los CMMS son software diseñados por expertos en mantenimiento y en sistemas, que

conocen la actualidad y tendencias del sector y por lo tanto han pensado en todas

nuestras necesidades, mientras que un ERP, en general, requiere ser personalizado a los

requerimientos de mantenimiento, y por lo general es realizado por un consultor de

sistemas.

Estas diferencias se comprenden al momento de gerenciar el mantenimiento, cuando

requerimos contenido y calidad de la información que posibilite incrementar la

disponibilidad de la planta, mejorar la productividad de los equipos y reducir los costos,

esto, con el uso de un CMMS, es seguro lograrlo, con un ERP quizás sea posible.

La tabla 1 muestra las diferentes herramientas computacionales que existen en el

mercado las cuales pueden ser adoptadas en la organización dependiendo de la necesidad

que se tenga.

Figura 1: Tabla de herramientas computacionales para administración empresarial

b. SELECCIÓN DE MEJOR ALTERNATIVA CMMS

La implementación de un CMMS en cualquier empresa puede llegar a ser una poderosa

herramienta pero es necesaria una selección apropiada para cada caso.

La Selección del CMMS más apropiado debe manejarse como un proyecto de inversión,

donde existan objetivos claros y un plan de acción organizado y preciso, los pasos básicos

recomendados para seleccionar el CMMS adecuado son:

• Crear un equipo de selección del CMMS, donde se incluyan especialistas de áreas

directamente involucradas como Almacén, Mantenimiento, Proceso, Sistemas, etc.

• Determinar la funcionalidad requerida y desarrollar las especificaciones en un

documento, con el fin de determinar el alcance y requerimientos.

• Solicitar propuestas a los proveedores escogidos y revisarlas una vez se presenten.

• Solicitar a las propuestas finalistas la realización de una demostración del CMMS

ofrecido.

• Seleccionar el CMMS.

• Una vez implementado, debe capacitarse al personal o usuario final.

Para que la selección del CMM sea la más adecuada posible, se debe dar participación a

las áreas mencionadas y no permitir que una en particular tome las decisiones

argumentando que es el área más calificada para hacerlo.

La evaluación y análisis deben ser el inicio del proceso de justificación y deben ayudar a

definir la funcionalidad y dimensionamiento de los requerimientos del sistema.

Adicionalmente debe identificarse los procesos automatizados que deben recibir un

cambio antes que el sistema sea seleccionado. Lo anterior pondría entre la espada y la

pared al usuario en que si busca un CMMS que se adapte a su proceso o adaptar su

proceso a un CMMS ya conocido. En estos casos, todo dependería de cuán grande serían

los cambios a realizar, ejemplo si se escoge seleccionar un CMMS ya establecido lo que

significaría reducción de costos inicial y deben hacerse algunos ajustes menores al

proceso, esta decisión sería correcta; pero si los ajustes o cambios al proceso son muy

grandes o costosos que involucrarían casi un proyecto paralelo, especificar el CMMS es la

mejor opción.

La funcionalidad deseada debe ser determinada en varias categorías:

• Lo que debe tener: Son esos requerimientos esenciales para el sistema y son los

que evitan cerrar negocios con proveedores que no los tienen.

• Lo que debería tener: Funcionalidades que deberían ser parte de un CMMS pero

que no todos los proveedores están en disponibilidad de entregar.

• Lo que sería bueno que tuviera: Si los administradores o gerentes pueden tener lo

que sea en un CMMS, eso sería bueno. No siempre disponible por los fabricantes

de CMMS.

Las áreas principales de concentración para la escogencia del CMMS ideal son la

compatibilidad del software, la seguridad del sistema, el módulo de equipos o activos, el

módulo de órdenes de trabajo, el mantenimiento preventivo y predictivo, el módulo de

inventarios de repuestos, reportes y la capacidad corporativa del sistema. Vea en el anexo

B un reporte de inventario de almacén.

La administración de un CMMS debe compartir algunos recursos con otros sistemas. Los

CMMS sugieren organizar sus áreas funcionales así:

• Soporte de sistemas, que mantiene el hardware, realiza backups, administra de

base de datos, y el software relacionado con el CMMS.

• Entrada de datos, que típicamente maneja la entrada de órdenes de trabajo

terminadas y mantiene registros físicos en caso de que necesite una recuperación

por perdida de información, conformidades regulatorias, u otras razones.

• El proceso de planeación es llamado frecuentemente a manejar el análisis de los

datos obtenidos de las órdenes de trabajo en el sistema. interviene en la

evaluación de la efectividad de los planes de mantenimiento.

• El proceso de ejecución de actividades, programación, asignación, ejecución,

obtención de reportes y análisis de las órdenes periódicas y correctivas.

Existen varios factores que podrían hacer fracasar la implementación final de un CMMS en

los cuales hay que centrar su atención para evitar que esto suceda, estos factores son:

• La selección, el software que se selecciona no cumple con todos los

requerimientos necesarios para satisfacer los solicitados de la empresa o por el

contrario, el software está sobredimensionado para el tamaño de la empresa.

• La implementación, no se elabora un plan de trabajo para la implementación,

aceptación y mantenimiento de software.

• La administración, falta de gestión administrativa de la empresa para administrar

el software.

• El entrenamiento, escasa o deficiente conocimiento del sistema en los diferentes

niveles de usuarios, desde administradores como usuarios finales.

• Los proveedores, falta de acompañamiento posventa de los proveedores para con

las consultas, capacitaciones o actualizaciones del sistema.

c. CRITERIOS DE SELECCIÓN DE UN SISTEMAS CMMS.

A continuación, se indican algunas características que deben ser observadas al momento

de la selección de un Sistemas CMMS.

1.‐ Que el sistema opere en el ambiente o plataforma utilizado por la empresa.

2.‐ Que la empresa proveedora tenga presencia en el mercado, posea un área de servicios

profesionales y que cuente con un área de soporte técnico local.

3.‐ Que el sistema llegue a englobar todos los aspectos de la administración de los activos:

mantenimiento, inventario y compras.

4.‐ Que el sistema tenga una facilidad de uso.

5.‐ Que el sistema sea multi‐organización, multi‐lenguaje y multi‐moneda

6.‐ Posea una arquitectura WEB o Cliente Servidor.

7.‐ Que los códigos sean compuestos por células para permitir selecciones o filtros en los

reportes y listados y además que el contenido de esas células sean establecidas por el

propio usuario, a partir de las tablas patrones para sus necesidades.

8.‐ Que permita la integración con otros sistemas.

9.‐ Que sea posible monitorear servicios de terceros, tanto a través de contratos

permanentes y globales como a través de servicios eventuales.

10.‐ Que permita controlar el acceso a los usuarios.

11.‐ Que posea una buena rapidez a consultas cuando los archivos están muy cargados de

informaciones.

12.‐ Que permita poder realizar modificaciones a nivel de cambiar títulos y leyendas para

personalizar la información de la empresa.

13.‐ Que permita la configuración de nuevos reportes de acuerdo con las necesidades de

la empresa.

14.‐ Que permita la gestión de costos, de materiales y de mano de obra de acuerdo con las

reales necesidades del usuario.

d. ESTRUCTURA BÁSICA DE LOS SISTEMAS CMMS.

i. Base de datos de equipos y su historial.

El objetivo de este módulo es contener a todas la unidades susceptibles de

mantenimiento, para esto la información básica a contener es: datos técnicos, relación de

fallas, relación contable (con centros de costos y cuentas contables), relación de equipo

repuesto, especificaciones de la ubicación física y su historial definido como todos los

trabajos de reparación efectuados.

ii. Base de Mantenimiento Preventivo y Pautas de Trabajo.

El objetivo de este módulo es registrar las tareas de mantenimiento repetitivas de la

empresa, incluyendo la frecuencia (cronológicas como no cronológicas) con la que se

repite cada tarea, para esto la información a contener es: frecuencias de ejecución ya sea

mediante lecturas de medidores o mediante fecha, instrucciones a ejecutar, repuestos a

ocupar y personal involucrado en la mantención.

iii. Base de datos de Inventarios.

El objetivo de este módulo es registrar el inventario para todas las refacciones de

mantenimiento de la empresa, para esto la información a contener es: números de

artículos, ubicaciones del stock, cantidades en física y costos unitarios., unidades de

medidas, códigos de servicios.

iv. Base de datos de recursos (Mano de obra).

El objetivo de este módulo es registrar a los empleados involucrados en el proceso de

mantenimiento. Para esto la información básica a contener es: dirección y número de

teléfono, así como información relativa al trabajo, como turno, oficio, y fecha de

contratación.

v. Base de datos de compras.

El objetivo de este módulo es especificar valores de cotización, requisición y los valores de

las órdenes de compra predefinidas para cada centro de compras. Para esto la

información básica a contener es: proveedores, unidades de medidas y códigos de

servicios.

e. BENEFICIOS DEL USO DE UN SISTEMA CMMS.

Los beneficios de la implementación de un CMMS se pueden resumir en:

• Reducción en los tiempos de detenciones no programadas de los activos productivos.

• Aumento en la disponibilidad del equipamiento y líneas de producción.

• Reducción en los costos asociados a inventarios de repuestos.

• Permite planificar y controlar el mantenimiento de los activos.

• Permite optimizar el funcionamiento de los activos para cumplir con altos estándares,

incrementando su vida útil y su valor en ventas futuras.

• Permite mantener un historial de la actividad para efectuar análisis y una mejor

planificación.

• Optimizar el uso de los recursos en operaciones realizadas en puntos remotos,

especialmente en tareas subcontratadas.

• Mejor planeación, programación y ejecución de las actividades.

• Aplicación de planes de mantenimiento

• Mejor control de los recursos, debido a su conocimiento y dominio.

• Mayor cobertura con los mismos recursos.

• Mejor utilización de la mano de obra.

Optimización de uso de los materiales manifestado en:

• Mejores criterios y estrategias para manejo de partes, ya que se estandarizan las

descripciones y referencias facilitando su administración.

Reducción de lucro cesante por interrupciones:

• La efectividad de las áreas de programación y la aplicación del diagnóstico de condición,

revierten en una disminución del tiempo de paro.

f. ALTERNATIVAS QUE OFRECE EL MERCADO

i. MP2

MP2 es una aplicación de software CMMS (Sistema Computarizado para la Administración

del Mantenimiento), con una estructura cliente/servidor, disponible en dos versiones

Access y Enterprise, posee una Interface grafica diseñada con Delphi, plataforma basada

en los sistemas operativos Microsoft Windows, disponible en bases de datos tales como

Access, Oracle y SQL Server, permite transacciones en múltiples idiomas,

Las principales funciones de MP2 son:

• Organizar y registrar el inventario.

• Administrar los costos de equipo.

• Registrar la historia del equipo.

• Programar las tareas de mantenimiento preventivo.

• Mantener registros de labor confidenciales.

• Adjudicar recursos.

• Generar solicitudes de trabajo.

• Ordenar y comprar repuestos.

• Proyectar fallas del equipo.

• Ayuda a investigar el tiempo de parada del equipo.

• Identifica los lugares difíciles de mantenimiento de la instalación.

• Produce informes precisos a nivel de planta.

Módulos Principales de MP2.

Activos, Inventario, Mano de Obra, Compras, Programación, Seguridad, Mantenimiento

Estadístico Predictivo, Mantenimiento Preventivo, Órdenes de Trabajo, Requisiciones de

Trabajo, Reportes y Análisis

ii. MPx.Mantec

MPx.Mantec es una aplicación de software CMMS (Sistema Computarizado para la

Administración del Mantenimiento), 100% configurable, diseñado en módulos, con

arquitectura Cliente/Servidor, plataforma basada en los sistemas operativos Microsoft,

disponible en bases de datos tales como Oracle, SQL Server, Informix, Access, DB2.

MPx.Mantec posee características tales como:

• Gestión jerárquica de equipos,

• Capacidad de Auditoria,

• Multi organizacional,

• Monitoreo del uso,

• Indicadores de control de gestión y

• Inbox con carga de datos.

Módulos Principales de MPx.Mantec.

Gestión de Activos, Gestión de Trabajos, Gestión de Inventario, Gestión de Presupuesto,

Gestión de Compras, Gestión de Lubricación, Gestión de Costos, Gestión de Calibración,

Administración de Proyectos, Módulo de Programación, Módulo de TPM, Gestión de

gráficos y reportes, Administración de Herramientas, Administración de Planoteca.

iii. Datastream 7i

Datastream 7i es una aplicación de CMMS (Sistema Computarizado para la Administración

del Mantenimiento), con arquitectura 100% web (Full Web‐enabled), diseñado en

módulos, disponible en bases de datos tales como Oracle y SQL Server, permite acceso

remoto a todas las funcionalidades de medio de browsers standard de Internet,

Datastream 7i no requiere una solución Citrix para acceder a Internet.

Datastream 7i posee características tales como:

• Interfaces para las Aplicaciones (APIs),

• Gestión Jerárquica de Activos,

• Capacidad de Auditoria,

• Monitoreo del uso,

• Indicadores claves de gestión (KPIs),

• Inbox y Tablero de comando,

• Messenger,

• Interface con Microsoft Project,

• Multi organizacional,

• Mantenimiento preventivo flexible y

• Garantías y reclamos de garantías.

Módulos Principales de Datastream 7i.

Activos, Gestión de Trabajo, Gestión de Presupuesto, Gestión de Inspecciones, Gestión de

Materiales, Gestión de Compras, Reportes, Módulos Avanzados de Datastream 7i

Datastream 7i Mobile (Conexión vía dial o inalámbrica), Código de Barras, Datastream 7i

Buy (Automatización de Compras), Datastream 7i Analytics (Informes de alto nivel), GIS

(Interfase Gráfica), Flotilla (Administración de flotas de transporte), Integración Databrige

(usa idioma XML permite integraciones con otras aplicaciones), Integración BAIM (Módulo

de integración de aplicaciones Corporativas), 21 CFR 11 (Firmas electrónicas).

iv. MÁXIMO

MÁXIMO es una aplicación de software EAM CMMS (Sistema Computarizado para la

Administración del Mantenimiento), engloba todos los aspectos de la administración de

los activos; mantenimiento, inventario y compras. Es una solución escalable desde

mínimos requerimientos, disponible en bases de datos tales como Oracle y SQL Server, es

un sistema con una solidez Funcional y Flexibilidad, adaptándose a todos los

requerimientos sin sacrificar efectividad. Combina lo mejor del mantenimiento de activos

con el más robusto sistema de adquisiciones de Internet. Se conecta vía browser, con toda

la funcionalidad del Sistema en WAN y conexión vía telefonía Celular en una LAN.

Módulos Principales de Máximo:

Módulo Equipo, Módulo Localizaciones, Módulo Órdenes de Trabajo, Módulo Control de

Inventario, Módulo Mano de Obra, Módulo Planes, Módulo Mantenimiento Preventivo,

Módulo Calendario, Módulo Compras, Módulo Recursos.

g. EVALUACIÓN ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN

Esta evaluación consiste en realizar entrevistas a las personas líderes en el área de

mantenimiento así como también con la personas encargas de los procesos de apoyo

como lo son el departamento de compras y almacén de repuestos. Estas entrevistas se

deben realizar de manera objetiva, tratando de registrar la información relevante para la

correcta configuración del CMMS.

Figura 2: Entrevista en la Organización

En las entrevistas se buscara información básica como la siguiente:

• Horarios laborales de personal administrativo como del personal de

mantenimiento.

• Nombres y roles de los jefes de área (Gerentes, Superintendentes, Supervisores,

Técnicos).

• Niveles de aprobación económica para el personal del departamento de compras.

• Periodos financieros.

• Identificación de departamentos en la organización.

• Identificación de centros de costos.

• Flujo de información

• Medios de comunicación utilizados para el manejo de la información.

La información recolectada, se procede a realizar los documentos de configuración del

sistema que más adelante serán de utilidad para las personas que quedan encargadas o

administraran el sistema.

Figura 3: Relaciones entre dependencias de la organización

Los documentos de configuración deberán llevar control de cambios y una codificación

que permita identificación dentro del sistema de gestión de calidad de la organización.

Ejemplo:

h. PRESENTACIÓN INICIAL DEL CMMS A USUARIOS CLAVES

Para iniciar el proceso de familiarización con el software seleccionado, se realiza una

presentación inicial a los usuarios principales de cada proceso.

Figura 4: Pantalla inicial CMMS

Se deberá ejecutar el software y mostrar el ambiente visual. Se debe explicar la

funcionalidad de cada módulo, utilizando una base de datos de pruebas.

i. RECOLECCIÓN Y LLENADO DE TABLAS CON INFORMACIÓN DE LA

ORGANIACIÓN

Inicialmente para organizar el CMMS se debe establecer un sistema de codificación. Esta codificación debe ser de fácil identificación para el personal de la organización. Si es posible, si la organización cuenta con una codificación anterior, lo mejor es conservarla para disminuir el tiempo de adaptación al nuevo CMMS.

Figura 5: Códigos de empleados

Figura 6: Códigos de equipos

Figura 7: Códigos tipo de equipos

Figura 8: Códigos centros de costos

Figura 9: Códigos de repuestos

Figura 10: Códigos fabricantes

Figura 11: Códigos de proveedores

Figura 12: Códigos tipos de mantenimiento

Figura 13: Códigos de tareas preventivas y predictivas

Para el llenado de las tablas principales se debe definir un responsable y tiempo adecuado

para diligenciar la totalidad de los datos

Luego de definir codificación, se procede a llenar las tablas con la información con la que

cuenta la empresa, para el cual se determina un tiempo prudente, en al cual se estarán

realizando revisiones parciales de la integridad de la información digitada, con el objetivo

de garantizar la calidad de la información

En este proceso se debe coordinar realizar un inventario general del almacén de repuestos

con el objetivo de alimentar el software con la información real a la fecha.

j. INSTALACIÓN DEL CMMS EN SERVIDOR Y CLIENTES

Para la instalación del CMMS, se debe definir el equipo servidor en donde estará la base

de datos, y los equipos en donde se deberá instalar el aplicativo de cliente.

Figura 14: Instalación de aplicaciones

Una realizada esta definición se utilizará al departamento de sistemas o de TI (Tecnologías

de Información) para realizar el proceso de instalación correspondiente. Se deberán

realizar pruebas de conectividad con la base de datos.

k. MIGRACIÓN DE DATOS EN BLOQUE DE LAS TABLAS A LA BASE DE DATOS

DEL CMMS

Figura 15: Migración de información a la base de datos

Una vez diligenciada las tablas y revisadas, se procede a alimentar la información en

bloque a la base de datos del sistema. Este procedo se debe realizar por pasos e ir

revisando la información cargada. Sed debe usar la herramienta adecuada dependiendo

del tipo de base de datos que se maneje en la organización y quede ser compatible con el

CMMS. Figura 16: Carga de base de datos con Access

Adicional a la información cargada, se debe realizar la configuración de seguridad en la

cual se definen los accesos para cada usuario, dependiendo del área y el cargo a la que

pertenezca en la empresa.

l. CAPACITACIONES FINALES A USUARIOS CLAVES

El entrenamiento debe ser coordinado con las necesidades y funciones

No capacitar a todo el personal en todo. Sólo un limitado número de personal requiere un

entrenamiento global.

El entrenamiento debe ser específico para cada función incluir por qué cambiar es

necesario y de donde debe proviene el cambio.

No capacitar o entrenar demasiado pronto; debe coordinarse con la implementación. Las

personas que reciben la capacitación deben salir de esta y comenzar a usar lo que

aprendieron inmediatamente.

Capacitar tan cercano al comienzo del proyecto como sea posible

Intentar que el entrenamiento sea de sesiones cortas

Durante la implementación de un CMMS el entrenamiento es frecuentemente

concentrado en el software y cubre demasiado tema en muy poco tiempo.

En las áreas que más se sobre capacita es en la administración del sistema. La evaluación

inicial y el análisis deben cubrir el ciclo de vida de una orden de trabajo.

El ciclo de vida de un OT (orden de trabajo) debe ser conocido, tan bien como los otros

procesos en contacto con el CMMS. El entrenamiento debe ser completado por todo el

personal a lo largo del ciclo de vida de la OT y debe cubrir todas las habilidades requeridas

al igual que explicar la necesidad de cambio. Ve un formato de una OT en el anexo A.

Entrenar en el manejo de la OT de principio a fin debe ser hecho por todos los

involucrados, incluyendo el de la persona que lo solicita. Es un punto especialmente

importante en el que se debe educar. La información histórica mala puede ser encontrada

fácilmente con recorrer la empresa y mirar los problemas con las descripciones de los

trabajos de reparación. Descripciones como “No funciona”, “Caído”, entre otras, son

seguidas típicamente por una descripción de reparación como “hecho” o “arreglado”, no

son muy útiles para un análisis. Entrenar al solicitante en que indique que observó y por

qué lo reportó.

Figura 17: Capacitación a usuarios

La información de mantenimiento está derivada de los eventos de trabajos de

mantenimiento periódico y correctivo, oficios, materiales y/o repuestos, herramientas y

transacciones creadas en conjunto con ellos.

Esto incluye un amplio conjunto de información como el costo de mantenimiento por

equipo en tiempos de paro, incidentes, causas o modos de falla, reparaciones que son

emergencias y otras que no lo son, oficios, tiempo de empleados, repuestos entre otros.

Vea en el anexo C un reporte de indicador de falla obtenido desde un CMMS.

En la superficie, esto es un intento por llegar a utilizar el CMMS para identificar, en la

actualidad, áreas que necesitan cambio, también para continuar logrando un mayor

conocimiento de hacia donde se están yendo los recursos que se gastan en

mantenimiento en términos de mano de obra, repuestos, servicios contratados y

herramientas.

6. CONCLUSIONES

• Para establecer si una empresa requiere o no la implementación de un CMMS se

requiere identificar las necesidades reales de la empresa con el fin de evitar gastos

innecesarios.

• Los parámetros y características que se requieren para la selección de la mejor

alternativa de un CMMS se deben enfocar en las necesidades reales de la empresa

así como en las opciones que presenta el mercado, no se puede sobredimensionar

ni minimizar el sistema requerido.

• Para que el CMMS responda a las funciones requeridas, es necesario establecer

información básica para estructurarlo, al no hacerlo eficientemente se incurre en

culpar al sistema en vez de la implementación cuando no se cumplen los objetivos

esperados.

• Para la implementación eficaz de un CMMS, se deben cumplir con una serie de

etapas las cuales deben ser programadas desde el inicio del proyecto y no de

manera improvisada. La no ejecución de una etapa ocasiona perdida de los

objetivos esperados por el sistema.

7. RECOMENDACIONES

• Establecer indicadores medibles antes y después de la implementación a fin de

cuantificar los beneficios de la implementación.

• Se recomienda que la implementación sea hecha por una empresa especializada

con el apoyo de personal propio especializado en las diferentes áreas. Realizar esta

labor con personal propio únicamente puede que no resulte, ya que las actividades

diarias absorben su tiempo.

• Asignar un administrador del sistema que maneje las mejoras, cambios y demás

tareas que garanticen la continuidad del sistema. Cuando se delega esta función a

múltiples usuarios se pierde el control del cambio, seguimiento y mantenimiento

del sistema.

• Se recomienda involucrar al personal de las diferentes áreas relacionadas a

mantenimiento en la selección, implementación y mejoras del sistema a fin de que

este sea aceptado desde el principio del proyecto.

8. BIBLIOGRAFIA

Mora Gutiérrez, Luis Alberto ‐ Mantenimiento Industrial Efectivo – Editorial COLDI LTDA –

Colombia – Julio 2009 ‐ ISBN 978‐958‐98902‐0‐2

http://www.wikilearning.com/monografia/aplicacion_de_sistemas_de_informacion_a_la_

ingenieria_de_mantenimiento_industrial_el_mantenimiento_de_hoy_o_del_futuro/7061‐

5 ,Benito Juárez, 13 Noviembre 2005

Gerardo Trujillo C. (Publicado por CPI) Noria Latín América.

http://www.noria.com/sp/recursos/aprendizaje/man5.asp.

http://www.mantenimientomundial.com/sites/mmnew/bib/articulos/2consideraciones.a

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search_notes/es/prn_TU_CM_XJF_06_09_05_1.asp

Carlos Mario Pérez J. Confiabilidad.net

http://confiabilidad.net/articulos/tendencias‐en‐el‐desarrollo‐de‐cmms1/

http://confiabilidad.net/articulos/porque‐implementar‐un‐sistema‐computarizado‐de‐

mantenimiento‐cmms/

Erol Isaac Zabiski Duardo, CEIM, http://confiabilidad.net/articulos/los‐sistemas‐cmms‐y‐la‐

toma‐de‐decisiones‐en‐el‐mantenimiento/

9. ANEXOS

ANEXO A

ANEXO B

Nº de artículo Descripción Cant. en mano Número de entregas Cant entregada Costo total de entrega0100-0310 ROD END RIGHT MANIFOLD NOX Y LP 3 1 1 13,270100-0339 CLAMP CUSHION 2 1 1 6,670100-0341 BEARING ROD END RIGHT HAND FOR MANI 5 2 2 6600100-0342 BEARING ROD END LEFT HAND FOR MANIF 2 2 2 7710100-0350 ROD END GAS MANIFOL NOZZLE, DUAL F -1 1 1 104,460100-0393 POTENTIOMETER AUMA 5K/5K -1 1 1 221,40100-0399 CONDITIONER, SIGNAL REMOTE SERVONIC D -1 1 1 40170100-0553 TERMOCUPLA 24" DE LARGO -1 1 1 10100-0034 WASHER FLAT -1 1 1 0,180100-0044 PACKING 46 2 2 0,860100-0075 PACKING FINGER FILTER SCREEN 18 2 9 11,610100-0199 BOLT FUEL NOZZLE, SHORT- 58 1 3 19,080100-0219 NUT SELF-LOCKING HEX,AMS 5735, 0,25 0 1 1 4,720200-0001 ELEMENT OIL FILTER GENERADOR 16 2 2 272,70400-0067 BUSHING -1 1 1 10400-0068 GASKET VALVE COVER, 145HD AL 26 3 9 20,160400-0069 GASKET VALVE COVER, 145HD AL 23 2 6 13,440400-0070 GASKET VALVE COVER 119GD AL 7 1 1 2,050400-0083 RING PISTON CA-TFE 12,50 0 1 3 222,360400-0085 COTTER KEY COMPRESSOR DE GAS -1 1 1 0,120400-0142 GASKET VALVE SEAT 148 CHT/H1 74 1 1 1,440600-0013 IMPELLER SA W/TFL-O-RING MODEL 3196 -1 1 1 10600-0083 DIAPHRAGM GRADE -1" VALVULA DE SUC -1 1 1 180600-0097 FLANGE GASKET 4" 150# TEFLON EN PL -1 1 1 22,460600-0126 REPAIR KIT ROTOR & VANE 4" FLOW MT -1 1 1 8350600-0172 GASKET CASING -1 1 1 14,40900-0015 FUSE 1 SIDE AUX TRANSFORMER -3 1 3 1951100-0834 FLEXITALICO 1-1/2" X 150 PSI CO 0 1 1 10300-0021 TERMOMETRO 0-200°F, DIAL 5" -1 1 1 10300-0051 KIT REPAIR -1 1 1 32,4

ANEXO C

Sede Nº de equipo Tipo de OT Tiempo promedio entre fallas Tiempo promedio de reparaciónPROE-CTG 0000-PLNT-PLNT-0000 MCP 53 1,67PROE-CTG 0000-PLNT-PLNT-0000 MCP 53 1,67PROE-CTG 0000-PLNT-PLNT-0000 MCP 53 1,67PROE-CTG 0000-PLNT-PLNT-0000 MRT 0 3PROE-CTG 0100-GGXX-VGCT-0001 MPV 0 1PROE-CTG 0110-AUXI-TURB-0001 MCP 0 1PROE-CTG 0110-CTRL-SYSX-0001 MCE 0 1PROE-CTG 0110-FIRE-SENS-0004 MCP 199 0,5PROE-CTG 0110-FIRE-SENS-0004 MCP 199 0,5PROE-CTG 0110-FIRE-SENS-0004 MPV 49,67 0,5PROE-CTG 0110-FIRE-SENS-0004 MPV 49,67 0,5PROE-CTG 0110-FIRE-SENS-0004 MPV 49,67 0,5PROE-CTG 0110-FIRE-SENS-0004 MPV 49,67 0,5PROE-CTG 0110-FIRE-SENS-0005 MCP 0 0PROE-CTG 0110-FIRE-SENS-0005 MPV 49,67 0,5PROE-CTG 0110-FIRE-SENS-0005 MPV 49,67 0,5PROE-CTG 0110-FIRE-SENS-0005 MPV 49,67 0,5PROE-CTG 0110-FIRE-SENS-0005 MPV 49,67 0,5PROE-CTG 0110-FIRE-SYSX-0001 MCP 26 1PROE-CTG 0110-FIRE-SYSX-0001 MCP 26 1PROE-CTG 0110-FUEL-SENS-0002 MCP 0 1PROE-CTG 0110-FUEL-SYSX-0001 MCP 84 1,5PROE-CTG 0110-FUEL-SYSX-0001 MCP 84 1,5

METODOLOGIA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA...

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