MINISTERIO DE SALUD PUBLICA 

ECONOMIA                                                                                    Instrucción General No. 229 1ro. de noviembre del 2000 “Año del 40 Aniv. de la decisión de Patria o Muerte” 

ASUNTO:  Lineamientos  Generales  para  la    Aplicación  de  los  Nuevos  Instrumentos  de  Pago Instituidos por  el  Banco Central de Cuba.  Procedimiento,  Contabilización y Uso del Correo Electrónico. 

GENERAL 

La ruta crítica de la circulación de los medicamentos comienza desde que las Empresas Productoras y  Circuladoras  Nacionales  confeccionan  los  documentos  de  embarque  y  hacen  entrega  de  los mismos  conjuntamente  con  la  mercancía  al  transportista,  para  que  sea  llevada  a  las  Empresas Provinciales  de  Medicamentos,  Efectos  Médicos  y  Opticos  y  concluye  con  el  arribo  de  los productos a las entidades ejecutoras del Sistema Nacional de Salud. 

Este  proceso  encierra  la  posibilidad  de  que  ocurran  errores,  omisiones,  demoras,  extravíos, descuidos  y  otras    acciones  que  deterioran,  en  ocasiones  gravemente,  las  relaciones  monetario­ mercantiles entre productores, comercializadores  y compradores e inevitablemente repercute en la cadena de impagos. 

Para contribuir a la eliminación de las incidencias anteriormente descritas, el MINSAP ha realizado una inversión en la adquisición de microcomputadoras y moden para ser instaladas en las empresas productoras y comercializadoras a fin de viabilizar el control de la producción, facturación, envío, recepción y pago de los medicamentos y otros productos que circulan por la red del SNS. 

La  introducción  de  este  nivel    de  automatización  nos  permite  la  máxima  utilización    del  correo electrónico,  instrumento computacional que sin  costo alguno brinda un servicio de  comunicación rápido y eficiente. 

Por otra parte por el Acuerdo del Comité Ejecutivo del Consejo de Ministros del 28 de diciembre de 1999 fue autorizado el uso experimental de las Letras de Cambio, Cheques y Pagarés, mediante la aplicación  de  los  Artículos  correspondientes  enunciados  en  el  Código  de  Comercio  de  la República   de  Cuba  y la  legislación complementaria, en tanto que el Banco Central de Cuba en concordancia con esta decisión emitió el 24 de abril las Recomendaciones sobre el uso de las Letras de Cambio que describen el procedimiento de su aplicación.

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A tenor de  las disposiciones anteriormente descritas el MINSAP ha decidido  la  incorporación del correo  electrónico  al  control  de  la  ruta  crítica  de  la  circulación  de  los  medicamentos,  efectos médicos y otros materiales afines e iniciar de inmediato las coordinaciones necesarias con el Banco Central Cuba  y  demás  instituciones  que  correspondan  para  incorporar  la  Letra  de Cambio  como instrumento  de  pago  en  el  Subsistema  de  Cobros  y  Pagos  entre  las  empresas  productoras  y comercializadoras del Sistema Nacional de Salud  y para ello dispone la aplicación del  siguiente 

PROCEDIMIENTO: 

ENTRE LA EMPRESA SUMINISTRADORA Y RECEPTORA 

1.  Conveniar  en el acto  contractual: 

a)  Informarse por correo electrónico en el término de las 24 horas hábiles siguientes al envío o recepción de la mercancía,  la información que se indica sobre las  mercancías despachadas por el  vendedor y recepcionadas por el comprador. 

b)  Cumplir los términos  de la recepción preliminar o de bultos originales y la detallada. 

c)  Otras  incidencias  establecidas    en  la  presente  objeto  de  convenio  para  garantía  de  su cumplimiento por las partes. 

POR LA EMPRESA SUMINISTRADORA 

2.  El propio día que entregue al transportista las mercancías para la empresa receptora, así como el bulto de los documentos (facturas) que amparan el envío deberá cursarle un correo electrónico en el que detallará los datos siguientes:

•  Fecha de entrega del embarque al transportista •  Número e importe de las facturas que amparan el envío 

3.  En la fecha de entrega de las mercancías al transportista contabilizará el importe de las mismas como Productos en Tránsito.

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4.  Al recibo del correo electrónico enviado por el receptor al suministrador como resultado de la recepción preliminar procederá de inmediato a:

•  Conciliar  el  correo  recibido  con  el  enviado  por  él  al  receptor  y/o  con  las  copias  de  las facturas

•  Depurar las diferencias que procedieren 

5.  Posteriormente, al recibo del correo electrónico enviado por el receptor al suministrador como resultado de la recepción detallada procederá a:

•  Conciliar con las operaciones ya contabilizadas como Productos en Tránsito por las facturas emitidas

•  Depurar las reclamaciones y diferencias informadas en el correo por el receptor •  Efectuar los ajustes que procedan •  Contabilizar en la misma fecha de recepción por el comprador, el importe de las mercancías 

enviadas  como  Cuentas  por  Cobrar  a  Corto  Plazo minorando  la  Cuenta  de  Productos  en Tránsito 

6.  Enviará al comprador a través de su sucursal bancaria la Letra de Cambio por el importe de la o las facturas reconocidas para su aceptación y posterior gestión de cobro al vencimiento a favor del  tenedor, de acuerdo con  las “Recomendaciones sobre el uso de  las Letras de Cambio” del Banco Central de Cuba. 

7.  Decursado  el  término  de  5  días  hábiles  posteriores  al  recibo  de  la  mercancía  por  el  receptor según  el  correo  recibido  como  resultado  de  la  recepción  preliminar  y  no  recibir  el  segundo correo    informando    del  resultado  de  la  recepción  detallada  y  la  contabilización  del  envío, interpretará  como  aceptado  el  mismo  y  procederá  de  oficio  a  realizar  la  contabilización  a Cuentas  por  Cobrar  a Corto  Plazo  y  los  trámites  de  cobro  por  el  importe  de  lo  facturado  y conciliado por el primer correo. 

8.  Al  recibir del  transportista    las Carta de Porte  firmadas por el comprador como constancia de haber entregado la mercancía o documento establecido para la Unidad Nacional de Transporte del MINSAP,  comprobará  las  fechas  consignadas  por  la  empresa  provincial,  las  que deberán coincidir con las del correo electrónico con el resultado de la recepción preliminar enviado por ella al suministrador, conciliando con éste último cualquier discrepancia.

ECONOMIA                                                                                      Instrucción General No. 229 Página No. 4 

POR LA EMPRESA PROVINCIAL DE MEDICAMENTOS (RECEPTORA) 

9.  El día que recibe el embarque  de las mercancías procede a la recepción preliminar o de bultos originales  realizando las acciones siguientes:

•  Recepcionará  los bultos de mercancías, mostrando especial cuidado, con el o los bulto(s) de factura(s) que ampara(n) las mercancías.

•  Abrirá el o los  bulto(s) de factura(s) y comprobará el No. de las recibidas con el que aparece relacionado en las Guías de Expedición.

•  Comprobará el No. de las Guías de Expedición con el que aparece relacionado en la Carta de Porte en poder del transportista.

•  Conciliará  el  número  e  importe  de  las  facturas  recibidas  contra  los  consignados  por  el suministrador en el correo electrónico referido a ese embarque. 

10. Enviará  un  correo  electrónico  al  suministrador  con  el  resultado  de  la  recepción  preliminar indicando:

•  Fecha de recepción de la mercancía •  Número e importe de las facturas recepcionadas •  Notificación  de    cualquier  anomalía  detectada  en  la  recepción  preliminar  tanto  en  las 

facturas como en los bultos de mercancías 

11. En  el  término  de  5  días  hábiles  posteriores  a  la  recepción  preliminar,  efectuará  la  recepción detallada de los bultos originales,  enviando al Area de Contabilidad el resultado de la misma en la documentación establecida. 

12. Por  el  Area  de  Contabilidad,  una  vez  recibidos  los  documentos  amparando  la  recepción detallada de las mercancías procederá a:

•  Contabilizarlas como Cuenta por Pagar a Corto Plazo •  Efectuar los ajustes y reclamaciones que correspondan

ECONOMIA  Instrucción General No. 229 Página No. 5 

13. Enviará  al  suministrador  un  correo  electrónico  con  el  resultado  de  la  recepción  detallada indicando:

•  Número, importe real recepcionado y diferencia si procediere de cada factura •  Detalle  de  las  diferencias  o  reclamaciones:  Descripción  del  producto,  cantidad,  precio  e 

importe •  Cualquier otra incidencia detectada durante el proceso de recepción detallada •  Fecha  de  contabilización  de  las  mercancías  recepcionadas  en  Cuenta  por  Pagar  a  Corto 

Plazo 

14. Atenderá  la  depuración  de  las  discrepancias  que  surjan  producto  de  las  conciliaciones  de  los correos enviados al suministrador y los controles de las partes. 

15. Pagará  la  Letra  de  Cambio  previamente  aceptada  dentro  del  término  convenido.  Si  al vencimiento no se realizara el abono voluntario, el Banco lo cargará en su cuenta remitiendo el importe  al  Banco  del  vendedor.  De  no  tener  saldo  en  su  cuenta  le  facilitará  un  crédito automático  para  realizar  la  operación,  debiendo  el  comprador  abonar  los  intereses correspondientes al mismo. 

POR LA UNIDAD NACIONAL DE TRANSPORTE 

16. Cuando  se  trate  de  transporte  contratado  a  otra  entidad,  en  el  documento  que  envía  al suministrador certificando  la entrega de  la mercancía al destinatario, adicionará  la  fecha de  la entrega según aparece consignada por el receptor  en la Carta de Porte. 

ASPECTOS GENERALES 

17. La  contabilización    de  los  compromisos  de  Cobro  y  Pago  en  la  misma  fecha  por  ambas empresas, garantiza el decursar del término de pago por igual y la emisión efectiva de la Letra de Cambio como instrumento garante del cumplimiento de esta obligación. 

18. Los documentos generados por el procedimiento descrito deben archivarse por cada embarque, de manera que se pueda  reconstruir en   cualquier  segmento    la  ruta crítica de circulación del medicamento y  sirvan de  documento probatorio para cualquier reclamación ulterior.

ECONOMIA                                                                                 Instrucción General No. 229 Página No.6 

19. La presente se adiciona a  las regulaciones establecidas por  las Cartas Circulares Nos. 11/96 y 42/97 y sus Apéndices, las que mantienen su vigencia en aquellos aspectos que no contravengan lo que por la presente se dispone. 

20. Los directores de las Empresas Productoras y Circuladoras Nacionales y las Empresas Locales de Medicamentos, Efectos Médicos y Ópticos del SNS quedan encargados del cumplimiento de lo que por la presente se dispone. 

21. Teniendo  en  cuenta  lo  anterior  pasamos  a  indicar  en  Anexo  la  forma  de  contabilizar  estas operaciones. 

Esta Instrucción General surte efecto a partir de la fecha de su emisión. 

Lic. Pedro Santana Crossier Director de Finanzas y Contabilidad 

Lic.  Pedro Hidalgo Prado  Dr. Abelardo Ramírez  Márquez Viceministro  Viceministro Primero 

Registrado por:  Dictaminado conforme: 

Dr. Nicolás Fernández Montoto Dpto. Sistemas y Métodos  Director Jurídico

ECONOMIA                                                                                    Instrucción General No. 229 Anexo Página No. 1 

A­  Contabilización  de  los  productos  en  tránsito  por  las  Empresas  Nacionales  Productoras  y Comercializadoras. 

EMPRESA NACIONAL PRODUCTORA  C 

1.  Venta de productos de la Empresa Nacional Productora C  a  la Empresa  Provincial de Medicamentos Z 

Factura No. 1564 del 30 de mayo del 2000 entregada al porteador con los bultos el  1ro. de junio del 2000 y enviado correo electrónico 

Productos a precio de población  $ 1,000.00 Menos:  23 % Descuento Comercial  x 1,000.00  230.00 

$  770.00 Menos: Traslado del impuesto por las ventas 20% de 

$ 1,000.00 200.00 

Importe de la venta 

1.   Contabilización de la Venta  el 1ro.  de junio del 2000 

$  570.00 

­1­ 145  Productos en Tránsito  $   570.00 

Empresa Provincial de Medicamentos Z  $ 570.00 900  Ventas  $ 570.00 101  Producciones  $ 570.00 101  Producción Industrial  570.00 

Abrir submayor por clientes 

2.  Contabilizando el Costo de Ventas ­2­ 

810  Costo de Ventas  $   236.73 101  Producción  $  236.73 101  Costo Producción Industrial  236.73 *195  Producción Terminada  $ 236.73 101  Producción Industrial  $  236.73 

* Cada empresa utilizará la cuenta de inventario que le corres­ ponda

ECONOMIA                                                                                    Instrucción General No. 229 Anexo Página No. 2 

3.  Recibo por correo electrónico el día 12 de junio del 2000, de la recepción   preliminar  sin  problemas, de  la factura No. 1564 del   30 de mayo  del propio año, procedente de la Empresa Z,  entregada  al  porteador  con los  bultos el 1ro. de junio del presente año. 

4.­ Cuando se recibe vía correo electrónico, el 19 de junio del 2000,  la comunicación de    la   Empresa   Provincial de  Medicamentos  Z,  de  la  fecha  en  que  terminó  la recepción detallada y la contabilización  de la operación y  se  emite  la  Letra  de Cambio  en  este  caso  a  10  días, señalando  la fecha del  cobro ,(28/6/2000) de acuerdo a lo  establecido  en  el  contrato  firmado  entre  las  dos empresas. 

NOTA: Decursado el  término   de 5 días  hábiles posteriores al recibo de la mercancía por el receptor, según el correo recibido    como  resultado  de  la  recepción  preliminar  y no  recibir el segundo correo informando del resultado de la recepción detallada y la contabilización del envío, se  interpretará    como  aceptado  el  mismo  y  procederá de  oficio  a  realizar  la  contabilización  a  Cuenta  por Cobrar    a  Corto  Plazo  y  los  trámites  de  cobro  por  el importe  de  lo  facturado  y  conciliado  por  el  primer correo. 

­3­ 135  Cuentas por Cobrar  a Corto Plazo  $ 570.00 

Empresa Provincial de Medicamentos Z  $ 570.00 145  Productos en Tránsito  $  570.00 

Empresa Provincial de Medicamentos Z  $ 570.00 Abrir submayor por clientes 

5.  Cobro en   fecha de la Letra de Cambio  enviada a la Empresa  Provincial de Medicamentos Z correspon­ diente a la factura No. 1564 del 30 de mayo del año 2000, cuyos bultos se  entregaron  el  1ro.  de junio del propio año, por cualquiera de las variantes : cobro por cheque,  por  no  abono voluntario o por crédito automático.

ECONOMIA                                                                                       Instrucción General No. 229 Anexo Página No. 3 

­4­ 110  Efectivo en Banco M.N.  $ 570.00 101  Cuentas de Operaciones  $ 570.00 135  Cuentas por Cobrar a Corto Plazo  $  570.00 

Empresa Provincial de Medicamentos Z  $ 570.00

ECONOMIA  Instrucción General No. 229 Anexo Página No. 5 

B­ Contabilización  de  los    productos  en  tránsito en    las Empresas    Provinciales  y Nacionales  de Medicamentos 

EMPRESA PROVINCIAL DE MEDICAMENTOS  Z 

1­  Recepción el 12 de junio del año 2000 de la factura No. 1564 del 30  de mayo  del propio año, procedente  de la Empresa C, entregada al  porteador  con  los  bultos el  1ro. de junio   del presente año. Comunicación  por el  correo  electrónico al  vendedor, de la recepción preliminar de los bultos recibidos sin novedad. 

Productos a precio de población  $ 1,000.00 Menos:  23 % Descuento Comercial x 1,000.00  230.00 

$  770.00 Menos: Traslado del impuesto por las ventas 20% de 

$1,000.00  200.00 Total  $    570.00 

1.  Contabilizando la factura  de compra el 19 de junio del 2000 

­1­ 196  Mercancías  para la Venta  $ 1000.00 101­1­1 En almacén con descuento  $ 1000.00 370  Descuento Comercial e Impuesto  $ 430.00 101  Descuento Comercial  $   230.00 101  En almacén  230.00 103  Impuesto por las Ventas  200.00 101  En almacén  200.00 410  Cuentas por Pagar a Corto Plazo  $ 570.00 

Empresa Productora C  $   570.00 

2.  Comunicación al vendedor de la recepción detallada el 19  de junio, que en este caso demoró 5 días hábiles, también puede demorar 1, 2, 3 ó 4 días hábiles. 

3.  Pago de la factura No. 1564 del 30­5­2000 en la fecha señalada En la Letra de Cambio 28 de junio del 2000  o si al vencimiento No se realizara  el abono voluntario y existen fondos en el banco.

ECONOMIA  Instrucción General No. 229 Anexo Página No. 6 

­2­ 410  Cuenta por Pagar a Corto Plazo  $  570.00 

Empresa Productora  C  $  570.00 110  Efectivo en Banco M.N.  $  570.00 101  Cuenta de Operaciones  $  570.00 

3­  En el caso que la Empresa no pague en la fecha indicada en la Letra de Cambio emitida por el proveedor y no tenga saldo en Su cuenta bancaria y el banco otorgue un crédito automático 

410  Cuentas por Pagar a Corto Plazo  $  570.00 Empresa Productora C  $ 570.00 

470   Préstamos Recibidos  $  570.00 *      103   Crédito Recibido por no pago en fecha  $  570.00 

*       Incluir en el Clasificador de Cuentas Empresas 2000 

4­  Cuando se pague al Banco el préstamo bancario Automático. 

470  Préstamos Recibidos  $  570.00 103  Crédito Recibido por no pago en  fecha  $  570.00 110  Efectivo en Banco M.N.  $  570.00 101  Cuenta de Operaciones  $  570.00 

5­  Contabilización del interés bancario 

835  Gastos Financieros  $    xxx 110  Interés Bancario  $   xxx 110  Efectivo en Banco M.N.  $  xxx 101  Cuenta de Operaciones  $   xxx 

NOTA:  Las operaciones de compra venta entre empresas nacionales, se contabilizan de la misma forma, sin   que medie el descuento comercial y el impuesto por las ventas. Comprende entre otras posibles MEDICUBA, ENSUFARMA y EMSUME.

ECONOMIA  Instrucción General No. 229 Anexo Página No. 4 

CUENTAS “T” 

110                                       135  145 Cuentas por Cobrar a 

Efectivo  en Banco M.N.  Corto Plazo  Productos en Tránsito 

4)  $ 570.00  3)  $ 570.00  $ 570.00  (4  1)  $ 570.00  $ 570.00  (3 

195  810  900 

Producción  Terminada  Costo de Ventas  Ventas 

$  236.73  (2  2)  $ 236.73  $ 570.00  (1 

ESTADO DE RESULTADO 

900  Ventas                                            $ 570.00 810  Menos: Costo de ventas  236.73 

Utilidad en ventas  $ 333.27 * 

*  Análisis de Utilidad 

Utilidad que le corresponde a la Empresa  $  87.59 20 % del Impuesto por las ventas  200.00 Exceso de Indice  45.68 

$ 333.27