Modelo de Gestion Documental Del Gobierno Vasco

JUSTIZIA ETA HERRI ADMINISTRAZIO SAILA

DEPARTAMENTO DE JUSTICIA Y ADMINISTRACIN PBLICA

Modelo de Gestin Documental del Gobierno Vasco

Direccin de Innovacin y Administracin Electrnica

ndice1 2 INTRODUCCIN LA GESTIN DOCUMENTAL2.1 Documento 2.2Gestin documental 2.3Funciones de la Gestin documental 2.4Ciclo de vida de los documentos 2.5 Beneficios

3 55 6 7 8 10

3

LA GESTIN DOCUMENTAL EN EL GOBIERNO VASCO3.1La gestin documental dentro de la produccin administrativa 3.2La gestin documental dentro de la gestin del conocimiento 3.3Sistemas informticos 3.4Sistema de Archivo 3.5Requisitos de gestin documental 3.6Marco normativo 3.7Organismos responsables

1111 12 12 15 16 34 45

4

MODELO DE GESTIN DOCUMENTAL DEL GOBIERNO VASCO4.1Bases de partida 4.2Arquitectura propuesta 4.3Ciclo de vida de los documentos en la tramitacin 4.4Otros procesos distintos de la tramitacin 4.5Modelo de datos 4.6Infraestructura. Herramientas

4748 49 53 73 79 93

5

PROPUESTA DE ACTIVIDADES A REALIZAR5.1Actividades normalizadoras 5.2Actividades relacionadas con los sistemas de informacin

106106 106

6

ANEXOS6.1 6.3 Glosario PLATEA 6.2Funciones de la Gestin documental 6.4Requisitos de gestin documental 6.5Organismos responsables 6.6Modelo de datos del AKS/SGA 6.7Metadatos de un documento electrnico de archivo 6.8Relacin de tipos documentales 6.9MBT y las tipologas documentales 6.10Propuestas relativas a los documentos electrnicos 6.11Recomendaciones de documentos a digitalizar 6.12Formatos de documentos electrnicos 6.13El Archivo y la firma digital 6.14Conservacin a largo plazo 6.15Ejgvdocument

109110 114 123 124 136 145 149 153 159 170 188 191 194 195 197


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INTRODUCCIN

El presente documento describe el Modelo de Gestin Documental del Gobierno Vasco (en adelante MGD).

Este modelo es uno de los entregables del proyecto Sistema de Gestin Documental con Archivo digital.

El objetivo de este proyecto es dotar a la Administracin Pblica de la Comunidad Autnoma del Pas Vasco de la infraestructura necesaria para desplegar una gestin documental corporativa en los procesos de negocio que lo precisen y que este regulado por la siguiente normativa:

NORMATIVA ORDEN de 19 de diciembre de 2005, de la Consejera de Hacienda y Administracin Pblica, del reglamento del sistema de archivo de la Administracin General e Institucional de la Comunidad Autnoma de Euskadi. RESOLUCIN de 9 de febrero de 2006, de la Directora de Informtica y Telecomunicaciones, aprobando el documento que establece la Plataforma Tecnolgica para la E-Administracin Platea. DECRETO 232/2007, de 18 de diciembre, por el que se regula la utilizacin de medios electrnicos, informticos y telemticos en los procedimientos administrativos.

MBITO Artculo 2. mbito de aplicacin. Las disposiciones contenidas en el presente Reglamento sern de aplicacin en todo el Sistema de Archivo de la Administracin General e Institucional de la Comunidad Autnoma de Euskadi. dentro de la Administracin General de la Comunidad Autnoma del Pas Vasco y sus organismos autnomos.

Artculo 2.- mbito de aplicacin 1.- El presente Decreto ser de aplicacin a la Administracin General de la Comunidad Autnoma del Pas Vasco, a los Organismos Autnomos, as como a los Entes Pblicos de Derecho Privado y dems entidades integrantes del sector pblico de la Comunidad Autnoma de Euskadi, cuando ejerzan potestades administrativas.


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2.- Quedan excluidas del mbito de aplicacin de este Decreto y se regirn por su legislacin especfica: a) Las actuaciones y procedimientos propios de los distintos rdenes jurisdiccionales de la Administracin de Justicia. b) La actividad de seguridad de los Cuerpos de Polica dependientes de la Administracin de la Comunidad Autnoma de Euskadi. Decreto 72/2008, de 29 de abril, de creacin, organizacin, y funcionamiento de los registros de la Administracin General de la Comunidad Autnoma de Euskadi y sus Organismos Autnomos. Artculo 2.- mbito de aplicacin. Este Decreto es de aplicacin a la Administracin General de la Comunidad Autnoma de Euskadi y a sus Organismos Autnomos.

La Metodologa seguida para la definicin del Modelo sigue los principios marcados por las siguientes Normas: Norma ISO 15489: Diseo de sistemas de Gestin de Documentos fsicos y electrnicos Norma ISO14721: Diseo de sistemas de gestin de documentos electrnicos de Conservacin a largo plazo MoReq: Modelo de Requisitos para la gestin de los documentos electrnicos de Archivo Aplicaciones utilizadas para el ejercicio de potestades. Criterios de conservacin del Consejo Superior de Informtica (MAP) Normas de descripcin archivstica ISAD(G) e ISAAR-CPF Normativa legal y reglamentaria que afecta a la gestin de documentos del Gobierno Vasco


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LA GESTIN DOCUMENTAL

Antes de exponer cmo es la Gestin documental en el Gobierno Vasco y de proponer el Modelo de Gestin documental, vamos a explicar qu es la Gestin documental. Existen numerosas definiciones de documento, gestin documental,... En este modelo, atendiendo a su objetivo final, hemos seleccionado las siguientes:

2.1

Documento

El objeto de la gestin que trata este modelo es el documento.

DOCUMENTOInformacin u objeto registrado que puede ser tratado como una unidad Nota: Un documento puede estar en papel, en microforma o en un soporte magntico o electrnico de cualquier otro tipo. Puede incluir cualquier combinacin de texto, datos, grficos, sonido, animaciones o cualquier otra clase de informacin. Un solo documento puede estar formado por uno o varios objetos de datos.

DOCUMENTO DE ARCHIVOReglamento Archivo

Toda informacin registrada, independientemente de su forma y caractersticas, recibida, creada o conservada por una institucin, entidad o individuo en el desempeo de sus funciones. Informacin creada o recibida, conservada como informacin y prueba, por una organizacin o un individuo en el desarrollo de sus actividades o en virtud de sus obligaciones legales Documento o documentos elaborados o recibidos por una persona u organizacin en el curso de su actividad y conservados por esa persona u organizacin.

DOCUMENTO ELECTRNICO DE ARCHIVOReglamento Archivo

Todo documento de archivo en soporte electrnico ya sea porque se ha creado mediante una aplicacin informtica o bien porque se ha digitalizado.


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Polisemia de la palabra: documento El ingls posee tres trminos (documents, records, archives) para designar lo que en castellano, como en el resto de lenguas latinas, cuenta con una voz nica (documentos). INGLS Document Records Archives CASTELLANO Documento en su significado ms genrico, como mera informacin registrada Documentos producidos como prueba y reflejo de las actividades de la organizacin que los ha creado Documentos de carcter histrico

Emplearemos el trmino documento en todos los casos. Los posibles problemas de polisemia que pudieran presentarse, han sido resueltos mediante adjetivacin o calificacin del trmino all cuando se pudiera ver como conveniente.

2.2

Gestin documental

El objeto del que trata este modelo es la gestin documental.

GESTIN DOCUMENTALReglamento Archivo

Conjunto de tareas y procesos tcnicos orientados a obtener la mayor eficacia y rentabilidad en el tratamiento de los documentos por parte de las unidades administrativas productoras de la misma. rea de gestin responsable de un control eficaz y sistemtico de la creacin, recepcin, el mantenimiento, el uso, la disposicin de documentos, incluidos los procesos para incorporar y mantener, en forma de documentos, la informacin y prueba de las actividades y operaciones de la organizacin.

Por Sistemas de Gestin Documental (SGD) entendemos el Conjunto de elementos y de relaciones entre ellos diseados con el objetivo de normalizar, controlar y coordinar todos los procesos y actividades que inciden en la produccin, recepcin, circulacin, almacenamiento, organizacin, conservacin, disposicin final y accesibilidad de los documentos generados en el transcurso de la actividad de una organizacin. Un sistema de gestin documental adems debe garantizar: La conservacin de los atributos fundamentales de los documentos, la originalidad, autenticidad, integridad y veracidad que les confieren su valor probatorio, legal e informativo. Su organizacin, mantenindolos integrados en su contexto, esto es, interrelacionados con otros documentos producidos por el desempeo de una funcin determinada por el mismo organismo y pertenecientes a la misma serie y grupo documental


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2.3

Funciones de la Gestin documental

Las principales funciones de la gestin documental son las siguientes: Creacin Captura Ingreso Almacenamiento Utilizacin / Uso Difusin Consulta Conservacin / Archivo Eliminacin / Expurgo

UTILIZACIN / USO-

Bsqueda Lectura/visualizacin Comprobacin del contenido Workflow (Revisin, aprobacin) Firma electrnica

Papel

ALMACENAMIENTO INGRESOPapel - Ubicacin fsica o grabacin del eDoc - Identificacin - Descripcin - Clasificacin - Indizacin - Indexacin - Tipo documenta - Distribucin eDoc

Notificacin Difusin Selectiva de Informacin

eDoc: Imagen, ofimtico, PDF,...

Metadatos

CONSULTA CREACIN-

CONSERVACIN / ARCHIVO- Registro, descripcin - Consulta - Transferencias - Expurgo - Prstamo - Gestin de espacios - Firma electrnica SGA

- Bsqueda - Lectura/visualizacin

Edicin Check-in/Check-out Control de versiones Firma electrnica

Papel

CAPTURA

- Digitalizacin - OCR - Formularios electrnicos

ELIMINACIN / EXPURGO


DIFUSIN

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2.4

Ciclo de vida de los documentos

El trmino Ciclo de Vida de los Documentos est definido en el glosario del documento, en esta parte se pretende dar una explicacin del ciclo de vida de los documentos desde la perspectiva de los procedimientos administrativos. El ciclo de vida de un documento debe abarcar todas las fases de ste, es decir desde que se crea o se recibe en las unidades administrativas hasta que se transfiere al Archivo para ser conservado o eliminado. Los distintos valores que pueden tener los documentos son: Valor Primario o o Valor Administrativo: Dejar constancia de una actividad determinada. Valor fiscal o contable: Servir como testimonio del cumplimiento de obligaciones tributarias o de justificacin de operaciones relacionadas con la contabilidad. Valor legal o jurdico: Se derivan de l derechos u obligaciones legales reguladas por el derecho comn, o bien sirve de testimonio ante la ley.

o

Valor Secundario o

Valor Informativo: Sirve de referencia para la elaboracin o reconstruccin de cualquier actividad administrativa y tambin ser testimonio de la memoria colectiva. o Valor Histrico: Sirve de fuente primaria para la investigacin histrica y la accin cultural. Las distintas fases por las que pasa un documento son: Documentacin Activa (Archivo de Oficina): Es la fase en la cual los documentos son producidos y/o recibidos por cada departamento del Gobierno Vasco, en el ejercicio de sus funciones y que se tramitan para resolver un asunto. En esta fase la documentacin tiene valor administrativo y su consulta es muy frecuente. Documentacin semiactiva (Archivo General): En esta fase el trmite administrativo se ha terminado. La consulta de la documentacin es menor que en el Archivo de oficina. Documentacin Inactiva (Archivo Histrico): La documentacin ha perdido su valor administrativo y ya slo tiene valor como fuente de investigacin histrica. Su consulta es puntual y casi siempre con fines de investigacin.

El ciclo de vida de los documentos debe estar integrado en la produccin administrativa. Los documentos son el resultado de la ejecucin de los trmites y tareas de los procedimientos administrativos. Son stos, los procedimientos administrativos, los que contienen la lgica de negocio del Gobierno Vasco. Los documentos han de ser gestionados (creados, mantenidos, usados, eliminados, conservados) en los sistemas de gestin que automatizan los procedimientos administrativos: Registro de Entrada y Salida Tramitacin Archivo

El siguiente diagrama muestra la relacin entre el ciclo de vida de los documentos y las funciones de gestin documental.


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CICLO DE VIDA FUNCIONES

Entrada

Tramitacin

Archivo

Creacin Captura Ingreso Utilizacin / Uso Almacn Consulta Conservacin / Archivo Eliminacin / Expurgo


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2.5

Beneficios

La gestin de documentos regula las prcticas efectuadas por todas las personas de una organizacin que creen o usen documentos en el desempeo de sus actividades. La gestin de documentos incluye: El establecimiento de polticas y normas La asignacin de responsabilidades y competencias El establecimiento y promulgacin de procedimientos y directrices La prestacin de una serie de servicios relacionados con su gestin y uso El diseo, la implementacin y la administracin de sistemas especializados de gestin de documentos La integracin de la gestin de documentos en los sistemas y los procesos de la organizacin

Un sistema de gestin de documentos se convierte en una fuente de informacin sobre las actividades de la organizacin que puede servir de apoyo a posteriores actividades, toma de decisiones, gestin del conocimiento, etc. La correcta gestin de los documentos produce los siguientes beneficios en la organizacin: Realizar sus actividades de una manera ordenada, eficaz y responsable Prestar servicios de un modo coherente y equitativo Respaldar y documentar la creacin de polticas y la toma de decisiones Proporcionar coherencia, continuidad y productividad a la gestin y a la administracin Facilitar la ejecucin eficaz de actividades en el seno de la organizacin Garantizar la continuidad en caso de catstrofe Cumplir con los requisitos legislativos y reglamentarios, incluidas las actividades archivsticas, de auditoria y de supervisin Proporcionar proteccin y apoyo en los litigios, incluyendo la gestin de riesgos en relacin con la existencia o ausencia de evidencia de las actividades realizadas por la organizacin Proteger los intereses de la organizacin y los derechos de los empleados, los clientes y las partes interesadas presentes y futuras Mantener la memoria corporativa, personal o colectiva.


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33.1

LA GESTIN DOCUMENTAL EN EL GOBIERNO VASCOLa gestin documental dentro de la produccin administrativa

El Gobierno vasco est estructurado orgnicamente en Departamentos. Cada Departamento, por norma legal, tiene asignadas unas funciones y unas reas de actuacin. El desarrollo de estas funciones, la actividad administrativa, est organizado en procedimientos, procesos y servicios. Los procedimientos administrativos se dividen en fases, trmites y tareas. El Modelo Bsico de Tramitacin define y normaliza las familias de procedimientos del Gobierno Vasco. En la ejecucin de los trmites y de las tareas es necesario gestionar una gran cantidad de informacin. La mayora de esta informacin est en formato documento.Estructura orgnicaActores-roles

Catlogo de Procedimientos

MBT, MTT

Tipologa documental

Tipologa

Estructura funcional

Procedimientos Procesos/Servicios

Fases Trmites Tareas

Documentos

Soportes Formatos

Normativas

En el Gobierno Vasco, la Gestin documental est integrada, mayoritariamente, en la Produccin administrativa. No obstante, tambin est presente en otros procesos que tambin sern tratados en el MGD. La Gestin documental es realizada por los Tramitadores los cuales crean y usan Documentos. Los Documentos son prueba de la Produccin administrativa, la cual viene regulada por los Procedimientos, polticas y normativas.Procedimientos, polticas, normativas

Dirigen

Produccin administrativaEstablecen competencias Integrada en Prueba de la actividad administrativa queda reflejada

Gestin documental

Realizan

Registra, Gestiona, Dispone

Tramitadores(Agentes)

Crean Son usados por

Documentos(Records)


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3.2

La gestin documental dentro de la gestin del conocimiento

Gestionar el conocimiento consiste en formalizar los procesos, cultura y herramientas orientados a la gestin y el desarrollo de los activos intelectuales de la organizacin, con el objetivo de transformar el conocimiento acumulado en valor y beneficios tangibles para la organizacin.

Una primera distincin entre tipos de conocimiento podra ser: conocimiento explcito y conocimiento tcito Se llama conocimiento explcito al que es fcilmente representable externamente a las personas (utilizando la tecnologa que sea), e implcito o tcito al que no es representable por medios externos a las personas que lo poseen.

Pues bien, el soporte ms comn para el conocimiento explcito es el documento. De ah, la importancia de la gestin documental en una organizacin para realizar una gestin del conocimiento.

Gestin del Conocimiento

rra He

Pr o ceso s

Cultura

s nta mie

3.3

Sistemas informticos

La situacin actual de los sistemas informticos del Gobierno Vasco, en materia de Gestin documental, es la de almacenar y gestionar una gran cantidad y variedad de documentos a travs de diferentes herramientas y tecnologas. Estos sistemas y tecnologas constituyen un conjunto de herramientas documentales descentralizado y no corporativo.


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Los principales componentes de este conjunto son: Gestin de Contenidos Web (Euskadi.net), con Interwoven Soluciones Departamentales, con BRS, Fulcrum, Imaging e Intermedia Text de Oracle Gestin Documental de Colaboracin, con Sharepoint. Gestin de Archivo, con ARGES (Sistema Informtico de Gestin de Archivo-SGA). Repositorio de Documentos Electrnicos (RDE) dentro del mbito de la eadministracin. Repositorio de Expedientes Electrnicos (REE) dentro del mbito de la eadministracin. Registro de Entrada / Salida, con Invesicres Composicin de documentos, con FrameMaker. Difusin de vdeo, con Real Player. Activo Fijo / Rgimen Interno / RRHH, con SAP Correo Corporativo, con Microsoft Exchange 2003


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Tambin, en menor medida, son parte de este conjunto otras herramientas como: Microsoft Word, uso de plantillas. Lead Tools, libreras de gestin de imagen Izenpe, para firma electrnica Absys, gestin bibliotecaria Adobe Acrobat, generacin y manipulacin de documentos en formato PDF Index Server, indexacin del texto completo de los documentos e-Synergy, gestin documental

Por ltimo, aunque no son herramientas propiamente dichas, cabe destacar que la mayora del almacenamiento de documentos electrnicos se est realizando de forma descentralizada en: Bases de datos relacionales: Oracle (campos Blob o Long raw) o SQL Server Sistema de ficheros


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3.4

Sistema de Archivo

Segn la ORDEN de 19 de diciembre de 2005, de la Consejera de Hacienda y Administracin Pblica, del reglamento del sistema de archivo de la Administracin General e Institucional de la Comunidad Autnoma de Euskadi, el Sistema de Archivo de la Administracin General e Institucional de la CAE se compone de los siguientes subsistemas: Archivos de gestin o de oficina: Estn integrados por la documentacin existente en las unidades administrativas en que orgnicamente se estructuran los diferentes Departamentos, Organismos Autnomos, Entes Pblicos de Derecho Privado y Sociedades Pblicas del Gobierno Vasco, documentacin que se corresponde con la etapa inicial o activa del ciclo de vida de los documentos Archivos centrales de la Administracin Institucional: Son responsables de la organizacin, custodia y conservacin de la documentacin generada por los Organismos Autnomos, Entes Pblicos de Derecho Privado y Sociedades Pblicas que integran la Administracin Institucional de la Comunidad Autnoma de Euskadi. Archivo General: El Archivo General de la Administracin General e Institucional de la Comunidad Autnoma de Euskadi recibe y gestiona la documentacin remitida por los archivos de gestin o de oficina y por los archivos centrales de la Administracin Institucional, una vez finalizado el plazo de permanencia en estos archivos. Asimismo recibir la documentacin remitida por la Administracin del Estado o por las Administraciones Forales en virtud del traspaso de competencias a la Comunidad Autnoma de Euskadi. Archivos territoriales: Constituyen las delegaciones del Archivo General en los edificios de gestin centralizada del Gobierno Vasco en los Territorios Histricos. Archivo Histrico. Est compuesto por toda la documentacin que tenga la consideracin de histrica, en los trminos previstos en la Ley 7/1990.Unidades Administrativas de la Administracin Institucional de la C.A.E. Unidades Administrativas de los Servicios Centrales de la Administracin General e Institucional de la C.A.E. Unidades Administrativas de las Delegaciones Territoriales de la Administracin General e Institucional de la C.A.E.

ARCHIVOS DE OFICINA

ARCHIVOS DE OFICINA

ARCHIVOS DE OFICINA

ARCHIVOS TERRITORIALES ARCHIVOS CENTRALES DE LA ADMINISTRACIN INSTITUCIONAL

ARCHIVO GENERAL

ARCHIVO HISTRICO

Sus funciones estn descritas en la citada orden.


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3.5

Requisitos de gestin documental

A continuacin se presenta en formato tabla el inventario de requisitos del Gobierno Vasco en materia de gestin documental.

Se han agrupado en base a la funcin de gestin documental en que se encuadra el requisito: Creacin Captura Ingreso Almacenamiento Utilizacin / Uso Difusin Consulta Conservacin / Archivo Eliminacin / Expurgo

Los requisitos se han tipificado segn la siguiente clasificacin: Funcional: Son necesidades que tienen los usuarios en la gestin diaria de los documentos. Tecnolgico: Son necesidades en cuya solucin interviene un importante componente tecnolgico. Organizativo: Son necesidades cuya solucin implica actuaciones organizativas. Normativo: Son necesidades recogidas explcitamente en normas.


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CreacinTipo de requisito N Requisito Descripcin Produccin de documentos. Los documentos en soporte papel se producen principalmente de manera manuscrita, mecanogrfica o por impresin desde un programa informtico. Los documentos en soporte electrnico se producen principalmente por la grabacin de un fichero informtico mediante un programa ofimtico. Inicio del expediente. Requisito obligatorio que se realiza independientemente del tipo de procedimiento. Se debe identificar el autor de cada documento que se tramita y cada accin que se realiza, teniendo en cuenta que en el proceso administrativo cada documento reflejo de un acto administrativo es firmado y/o sellado por el agente autorizado para emitirlo. (Los actos administrativos que dicten las Administraciones Pblicas se producirn por el rgano competente ajustndose al procedimiento establecido.) Entre los derechos del ciudadano y relacionado con el principio de Transparencia, se establece el derecho a identificar a las autoridades y al personal bajo cuya responsabilidad se tramiten aquellos Los documentos que contengan actos administrativos deben contener la fecha en la que se formaliza el documento, como elemento para el control y gestin de los plazos en los trmites administrativos. La fecha constituir uno de los metadatos esenciales del registro y puede configurarse como un elemento de control de algunas funciones: acceso a la documentacin, transferencia, expurgo, etc. Func. Tecn. Organ. Norm.

1

Edicin de documentos

2

Apertura del Expediente

3

Autora de los documentos (identificacin de la unidad tramitadora)

4

Datacin (Fecha) de un documento


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Tipo de requisito N Requisito Descripcin Un documento autntico es aqul del que se puede probar: que es lo que afirma ser; que ha sido creado o enviado por la persona de la cual se afirma que lo ha creado o enviado; y Autentificacin del documento que ha sido creado o enviado en el momento en que se afirma. y firma electrnica Para garantizar la autenticidad de los documentos, es necesario controlar la creacin, recepcin, transmisin, mantenimiento y disposicin de los documentos de manera que se asegure que los creadores de los mismos estn autorizados e identificados y que los documentos estn protegidos frente a cualquier adicin, supresin, modificacin, utilizacin u ocultacin no autorizadas. Certificacin digital, autenticacin y time-stamping Func. Tecn. Organ. Norm.

5

6


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CapturaTipo de requisito N 7 8 Requisito Identificacin de datos Captura de Datos Descripcin En base a los metadatos definidos y a la estructura/modelos de los documentos, se deben identificar los datos a incluir. Anlisis e introduccin de manera estructurada de los datos en las aplicaciones de gestin. Identificacin de los documentos e incorporacin de los mismos al Sistema para lo que se precisa Definir un formato a largo plazo para la captura de los documentos que necesitan ser guardados por un largo perodo de tiempo. Especificar mtodos para automatizar la captura de documentos desde los sistemas de las oficinas. Detallar el modo y las formas de capturar informacin sobre los documentos y encapsularla con stos para asegurar que en el futuro sean entendidos en su contexto. Especificar un mtodo para la seguridad de los documentos de tal manera que se detecten los cambios no autorizados La captura de documentos electrnicos fiables y autnticos dentro del sistema informtico de una organizacin, autodescritos por sus metadatos y validados mediante un control de versiones y un registro de modificaciones, requiere la existencia de una aplicacin corporativa de gestin de los documentos electrnicos o EDMS Func. Tecn. Organ. Norm.

9

Captura de Documentos

10

Migracin de datos (desde Conversin a formatos que pueda utilizar el software de la Administracin otros sistemas existentes o hacia otras aplicaciones)


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Tipo de requisito N Requisito Descripcin Conversin de los documentos en papel a formato electrnico. El sistema de digitalizacin debe tener en cuenta los siguientes aspectos: Facilidad y automatizacin de los procesos de captura, reduciendo al mximo el tiempo de operacin. Ahorro de tareas superfluas gracias a la digitalizacin: fotocopias, remisin de faxes, etc. Reduccin del tiempo necesario para disponer de la documentacin. Reduccin de costes Desde el punto de vista funcional el sistema de digitalizacin debe: Permitir la digitalizacin interactiva integrada en la aplicacin de negocio. Permitir la digitalizacin batch o masiva sin interaccin con el aplicativo de negocio, capturando documentos e ndices dejando los documentos disponibles para su incorporacin al SGD. 12 Accesibilidad y legibilidad de Los documentos electrnicos deben poder ser localizados, recuperados, presentados e los documentos electrnicos interpretados Func. Tecn. Organ. Norm.

11

Escaneo


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IngresoTipo de requisito N 13 Requisito Registro de Entrada Descripcin Instrumento para la anotacin y control de todo escrito o comunicacin que se presente o que se reciba en cualquier unidad propia. Este registro, junto con el de Salida, conforma el registro general. Las Administraciones generan mltiples tipos documentales que pueden presentar distintos formatos y estructuras. Una vez definidos estos tipos documentales, procede su incorporacin como metadato para su indexacin y consulta. Organizacin intelectual de los documentos y expedientes Representar el contenido de los documentos a travs de palabras clave que forman parte de un ndice terminolgico o vocabulario controlado. La compulsa es el acto mediante el cual se acredita la identidad entre original y copia de un documento por un fedatario pblico (la autoridad o funcionario ante el que se presenta hace constar su coincidencia exacta con el original). Las compulsas debern ir acompaadas del sello del Departamento u Organismo Autnomo, la fecha y el cargo, nombre y apellidos de la persona que expida o legalice, y se plasmarn en todas las pginas que compongan el documento de que se trate. La copia, una vez diligenciada con un sello o acreditacin de compulsa, se une a la solicitud, escrito o comunicacin a la que se acompaa. La copia compulsada tiene la misma validez que el original en el procedimiento concreto de que se trate, sin que en ningn caso acredite la autenticidad del documento original. El sello o acreditacin de compulsa expresar la fecha en que se practic as como la identificacin del rgano y de la persona que expiden la copia compulsada. Acreditacin de la identidad entre original y copia de un documento por la autoridad o funcionario ante el que se presenta. Func. Tecn. Organ. Norm.

14

Calificacin del tipo documental

15 16

Clasificacin del Expediente Indizacin

17

Compulsa de documentos


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AlmacenamientoTipo de requisito N 18 Requisito Garantas fundamentales Descripcin Los medios o soportes en que se almacenan estos documentos deben contar con medidas de seguridad que garanticen la integridad, autenticidad, calidad, proteccin y conservacin de los documentos almacenados La funcin del Repositorio de Documentos Electrnicos (RDE) es la de proporcionar un repositorio, controlado por la administracin, para la custodia de determinados documentos electrnicos. Una vez elaborado y formalizado convenientemente el documento procede la incorporacin a su correspondiente expediente, siguiendo el orden de tramitacin, que se corresponde con el orden cronolgico Esta operacin se realiza al nivel de la aplicacin informtica, que controlara fechas de integracin, tipos, formatos, fechas de modificacin, etc. Tcnica para facilitar la conservacin de los documentos electrnicos mediante la conversin a nuevos formatos. Func. Tecn. Organ. Norm.

19

Repositorio de documentos electrnicos Integracin del documento en el expediente fsico Integracin del documento en el expediente digital Migracin de documentos electrnicos

20

21 22

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Tanto la actualizacin y el mantenimiento como la consulta o cualquier fallo de funcionamiento del sistema no deben afectar a la integridad de los documentos Salvaguarda de los documentos electrnicos, es decir, es necesario que un documento est protegido contra electrnicos de manipulaciones y modificaciones no autorizadas, por lo que cualquier anotacin, adicin o supresin alteraciones autorizada que se realice en un documento deber indicarse de forma explcita y dejar traza


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Utilizacin / UsoTipo de requisito N Requisito Descripcin Func. Tecn. Organ. Norm.

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Este requerimiento responde a la necesidad de la Administracin de gestin y control de la tramitacin de los expedientes, as como al derecho que la Ley reconoce a los ciudadanos a conocer el estado de tramitacin de los procedimientos en que sean interesados. Toda modificacin del estado de un expediente precisa que dicha alteracin est Modificacin de estado del expediente prevista en el modelo o procedimiento de expediente, y que sea realizada por uno de los gestores / tramitadores autorizados para ello. Existen algunas operaciones de modificacin que se pueden realizar de forma automtica y son comunes a todos los procedimientos (p.e. la preparacin del expediente para ser finalizado cuando se completan todos los trmites previstos)

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Consulta de informacin en otras Administraciones e Instituciones (tributaria, catastral, padrn, ....)

Intercambio de Informacin entre Administraciones Pblicas en el ejercicio de sus competencias. De manera complementaria puede existir transferencia de datos entre Administraciones: (La aportacin de certificaciones tributarias o de Seguridad Social junto con las solicitudes y comunicaciones se sustituir, siempre que se cuente con el consentimiento expreso de los interesados, por la cesin de los correspondientes datos al rgano gestor por parte de las Entidades competentes) Los ciudadanos, en sus relaciones con las Administraciones Pblicas, tienen derecho a no presentar documentos que ya se encuentren en poder de la Administracin actuante.

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Consulta de documentacin existente en el Sistema

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Medio para controlar e imponer etapas y plazos en las acciones a quienes las llevan a Trazabilidad de las operaciones sobre cabo. los documentos en la tramitacin Resultado de la trazabilidad ser la creacin, incorporacin y conservacin de informacin sobre el movimiento y el uso de los documentos. Control de versiones de los documentos electrnicos El sistema debe facilitar el control de las distintas versiones de los documentos en lo relativo a su almacenamiento, consulta y visualizacin.

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Tipo de requisito N Requisito Descripcin Se plantea la necesidad de disponer de instrumentos de impresin que permitan obtener copias de los documentos (e incluso de los metadatos asociados a los mismos). Esta operacin se realiza al nivel de la aplicacin informtica e incluir la posibilidad de realizar ciertos controles (al menos, controlar que se trata de una copia/reproduccin del original) Los documentos emitidos, cualquiera que sea su soporte, por medios electrnicos, informticos o telemticos, en el curso de las actuaciones administrativas desarrolladas, o los que se emitan como copias de originales almacenados por estos mismos medios, gozarn de la validez y eficacia de documento original siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y conservacin y, en su caso, la recepcin por el interesado Func. Tecn. Organ. Norm.

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Impresin de un documento

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Validez del documento electrnico


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DifusinTipo de requisito N 31 Requisito Registro de Salida Descripcin Instrumento para la anotacin y control de los escritos y comunicaciones oficiales dirigidos a otros rganos o a los particulares. Este registro, junto con el de Entrada, conforma el registro general. La Ley 30/92 obliga a notificar a los interesados las resoluciones y actos administrativos que afecten a sus derechos e intereses. La prctica de la notificacin puede realizarse por medios telemticos, (BOPV La publicacin consiste en la insercin en el boletn oficial de un acto administrativo con / el fin de comunicarlo. Se trata de un trmite obligatorio en procedimientos concretos. En algunos casos la publicacin en Boletn Oficial sustituye a la notificacin. La Ley 30/92 establece que debe existir constancia de la recepcin por el interesado de la notificacin realizada. La acreditacin de la notificacin efectuada debe incorporarse al expediente Func. Tecn. Organ. Norm.

32 33

Notificacin Notificacin telemtica Publicacin DOCE) en Boletn

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35

Cumplimentacin / Emisin del acuse de recibo


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Tipo de requisito N Requisito Descripcin Reproduccin exacta de un documento administrativo generado por la Administracin. Se deben controlar los rganos competentes para expedir copias La emisin de copias autnticas corresponder a los rganos administrativos que hubieran emitido el documento original. En las copias autnticas se har constar que un documento es copia del original, debindose recoger necesariamente el nmero de copia de que se trate, y exigindose, por tanto, la llevanza de un registro a tal efecto. La emisin de copias autnticas corresponder a los rganos administrativos que hubieran emitido el documento original. En las copias autenticadas se har constar que un documento es copia autenticada. Son competentes para expedir copias autenticadas: a) los directores o titulares de los rganos responsables de los servicios comunes respecto a los documentos que emanen de los Departamentos u Organismos Autnomos respectivos, b) los respectivos secretarios de los rganos administrativos colegiados, y c) el Director de la Secretara del Gobierno y de Relaciones con el Parlamento cuando se trate de la autenticacin de los documentos que contengan textos de los asuntos que se sometan al conocimiento, deliberacin y aprobacin del Consejo de Gobierno y las Comisiones Delegadas del mismo. Func. Tecn. Organ. Norm.

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Emisin de copia / certificado


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Tipo de requisito N Requisito Descripcin La certificacin consiste en una declaracin formal en la que figura el nombre y dos apellidos y el cargo o funcin de quien la realice, seguida del relato o transcripcin total o parcial de los hechos, actos o acuerdos a los que se refiera. Son competentes para emitir certificacin:: a) los titulares de los rganos que hubiesen dictado los actos o disposiciones, b) los secretarios de los rganos colegiados con el visado de su presidente, c) los titulares de los rganos responsables de los servicios comunes respecto a los documentos que emanen de los Departamentos u Organismos Autnomos respectivos, d) los Delegados Territoriales en el mbito de sus respectivas competencias, e) los encargados de los registros pblicos en relacin con las funciones de los mismos, f) el Secretario del Consejo de Gobierno y de las Comisiones Delegadas respecto a los acuerdos adoptados por dichos rganos, y g) el Director de la Secretara del Gobierno y de Relaciones con el Parlamento en relacin con los acuerdos que figuren en las actas del Consejo de Gobierno y las Comisiones Delegadas del mismo. Las certificaciones deben ir acompaadas del sello del Departamento u Organismo Autnomo, la fecha y el cargo, nombre y apellidos de la persona que las emita. El certificado telemtico debe contener los datos objeto de certificacin y la firma electrnica de la autoridad competente para expedirlos. Los certificados telemticos producirn idnticos efectos a los expedidos en soporte papel. A tal efecto, su contenido deber poder ser impreso en soporte papel, en el que la firma manuscrita ser sustituida por un cdigo de verificacin generado electrnicamente que permita en su caso contrastar su autenticidad accediendo por medios telemticos a los archivos del rgano u organismo emisor. Func. Tecn. Organ. Norm.

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Emisin de Certificacin

38

Emisin de Certificacin electrnica


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ConsultaTipo de requisito N Requisito Descripcin Func. Tecn. Organ. Norm.

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Se garantiza a los ciudadanos el acceso, de forma ininterrumpida, tanto a la informacin general de los procedimientos en lo referente a los requisitos tcnicos y jurdicos, como a la informacin particular de sus expedientes. Consulta de expedientes por el Dentro del principio de transparencia administrativa, se establece el derecho de los ciudadano / interesado (consulta de la ciudadanos -en sus relaciones con la Administracin- a conocer el estado de tramitacin situacin del expediente) de los procedimientos en que sean interesados. Relacionado con el derecho de los ciudadanos -en sus relaciones con la Administracin- a conocer el estado de tramitacin de los procedimientos en que sean interesados Consulta por otras Administraciones de expedientes de tramitacin comn Intercambio de Informacin entre Administraciones Pblicas en el ejercicio de sus competencias. El sistema debe facilitar la consulta por otras Administraciones el control del acceso a la informacin y/o documentacin Necesidad de otras Administraciones Pblicas de conocer el estado de tramitacin de los expedientes en los que participen (=interesados) El sistema debe facilitar la consulta por otras Administraciones el control del acceso a la informacin y/o documentacin Relacionado con el derecho al acceso y consulta de la documentacin para la que no exista ningn tipo de restriccin legal ni jurdica. Esta consulta de documentacin se realiza con mayor frecuencia en los niveles de archivo intermedio y -sobre todo- histrico.

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41

Consulta por otras Administraciones del expediente

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Consulta de expedientes / documentacin por el ciudadano (Investigador)

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Accin de ordenar registros mediante la utilizacin de ndices. Las bases de datos, por Indexacin. Bsquedas en el texto ejemplo, suelen almacenar ndices de su contenido en funcin de unos parmetros completo previamente definidos. La indexacin proporciona agilidad en las bsquedas, lo que se traduce en mayor rapidez a la hora de mostrar resultados.


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Tipo de requisito N Requisito Descripcin Se garantiza la restriccin de acceso y utilizacin de los datos e informaciones contenidos en los expedientes de los procedimientos administrativos. Para implementar este requisito hay que tener en cuenta: 44 Seguridad y acceso a los documentos El control de acceso a los sistemas y la utilizacin restringida por las personas autorizadas de los datos que contengan. La prevencin de alteraciones o prdidas de datos y la proteccin de los sistemas de informacin y de los datos que contienen frente a la interceptacin y manipulacin no autorizada. Los datos e informaciones contenidos en el expediente slo deben ser utilizados para los fines para los que se han obtenido. Func. Tecn. Organ. Norm.

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Gratuidad

Se garantiza a la ciudadana la gratuidad de sus relaciones con la Administracin por medios electrnicos, informticos y telemticos. Los documentos electrnicos se pondrn a disposicin de los interesados en formatos que permitan de forma gratuita la lectura, comprobacin de la firma electrnica y, en su caso, el descifrado.


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Conservacin / ArchivoTipo de requisito N 46 Requisito Lectura a lo largo del tiempo Descripcin Se deben adoptar las medidas que garanticen la lectura de los documentos electrnicos a lo largo del tiempo La tramitacin de todo expediente finaliza necesariamente con el cierre del mismo. Es una fase obligatoria y su control facilita la realizacin de operaciones posteriores: envo al archivo, imposibilidad de aadir nuevos documentos, ampliacin del acceso al documento, etc. Una vez finalizada la tramitacin del expediente procede el archivo del mismo. A partir de esta operacin la responsabilidad de la gestin recae en los distintos niveles del archivo rea destinada al almacenamiento de los documentos en soporte electrnico para los que se determina su conservacin Proporcionar un depsito seguro para los documentos vitales de la Entidad Func. Tecn. Organ. Norm.

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Cierre del Expediente

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Archivo del Expediente Fsico

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Archivo digital Control de documentos crticos (asegurar su identificacin, perdurabilidad y conservacin Valoracin de los documentos Registro de documentos de archivo Gestin y control de consultas, prstamos y reproduccin de documentacin

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51 52

Determinacin de los valores de los documentos de archivo en funcin de los efectos que causan y de la informacin que contienen Formalizar y controlar la captura de datos de un documento de archivo en un sistema de documentos de archivo. Control de los procesos relacionados con el acceso a la informacin y/o la documentacin de la Entidad.

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54

Regulacin de la remisin de la documentacin de un nivel de archivo a otro (o de un Transferencia de documentacin a los entorno digital a otro), en funcin de los plazos de permanencia y conservacin de la sucesivos niveles de Archivo documentacin definidos en el proceso de valoracin


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Eliminacin / ExpurgoTipo de requisito N 55 Requisito Expurgo de documentacin de acuerdo con las Tablas de Valoracin y el Calendario de Conservacin Descripcin El sistema de gestin documental debe garantizar que se conservan nicamente los documentos con valor, y que el resto se destruye. Func. Tecn. Organ. Norm.


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Otros requisitosTipo de requisito N 56 Requisito Asistencia y soporte Descripcin Necesidades de asistencia y soporte para la implantacin del modelo de gestin documental En los procedimientos tramitados por las Administraciones de las Comunidades Autnomas, el uso de la lengua se ajustar a lo previsto en la legislacin autonmica correspondiente. En cualquier caso, deben traducirse al castellano los documentos que deban surtir efectos fuera del territorio de la Comunidad Autnoma y los dirigidos a los interesados que as lo soliciten expresamente. Determinar las necesidades de modificacin o de desarrollo de las disposiciones normativas que regulen la gestin documental en el Gobierno Vasco, en coherencia con la legislacin de mbito comunitario, estatal y local. La firma es uno de los elementos que otorga la validez al documento, al establecer el responsable de su elaboracin. En los documentos que contengan actos administrativos (incluidos los de mero trmite) debe figurar la acreditacin de la autenticidad de la voluntad del rgano emisor, manifestada mediante firma manuscrita o por smbolos o cdigos que garanticen dicha autenticidad mediante la utilizacin de tcnicas o medios electrnicos, informticos o telemticos. En los restantes documentos (los de contenido informativo), no se exige esta formalizacin, siendo suficiente con la constancia del rgano autor del correspondiente documento. Las aplicaciones de gestin de expedientes contienen una parte del conjunto de datos descriptivos (tanto del contexto como del contenido) de los documentos para facilitar la indexacin y recuperacin de la informacin y/o la documentacin. El sistema debe validar y controlar la entrada de los metadatos. Func. Tecn. Organ. Norm.

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Gestin de documentacin bilinge

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Desarrollo Normativo (Insuficiente normativa tcnica o legislativa, por ejemplo para regulacin de los servicios digitales)

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Firma

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Grabacin de los datos en la aplicacin de gestin de expedientes (METADATOS)

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Centralizacin de tareas dispersas en Determinar las necesidades de centralizacin de diversas tareas de carcter general en diferentes unidades unidades concretas


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Tipo de requisito N 62 Requisito Necesidades para implantar servicios digitales Descripcin Determinacin de los recursos necesarios para implantar servicios digitales de apoyo a la gestin documental. Func. Tecn. Organ. Norm.

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La determinacin de los documentos que deben incorporarse al sistema de gestin documental se apoya en el anlisis del marco formativo, de las necesidades de gestin Necesidad de definicin previa de los y control y del riesgo que implica su ausencia. documentos que se incorporan al Las tareas de diseo normalizado, de valoracin y de seleccin, de descripcin y todas sistema: tipologa, soporte y formato cuantas constituyen los procesos de gestin de documentos y de archivos, exigen el conocimiento de las distintas tipologas documentales, cuya estructuracin se realiza en base a la organizacin interna y a las funciones desarrolladas por la unidad productora El sistema de gestin documental debe especificar qu metadatos hay que recoger de cada documento, y cmo recogerlos y conservarlos asociados al documento. Los conjuntos de metadatos que se asocian a los documentos deben incluir, entre otros, elementos que sirvan para describir las diferentes etapas de su ciclo de vida. Hay que tener en cuenta que la vinculacin de los metadatos a los documentos se debe conservar durante todo el tiempo que exista el documento, a travs de las sucesivas migraciones.

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Necesidad de definicin previa de METADATOS

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Necesidad de encriptacin Necesidades formativas Rediseo de procesos Determinar las necesidades formativas del personal en relacin a la gestin documental y elaborar un Plan de Formacin. Rediseo y adecuacin de los procesos de gestin documental, modelo definido. para ajustarse al

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Sellado de un documento

Operacin mediante la que se acredita la autenticidad del documento responsabilidad de un Departamento u Organismo. Se trata de un requisito obligatorio en las diligencias de certificacin, copias autnticas y autenticadas, compulsas, etc. Estudio de la captura, gestin y archivo de los mensajes de correo electrnico recibidos y/o remitidos que constituyan documentos de archivo.

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Tratamiento y gestin del correo electrnico.


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3.6

Marco normativo

El marco normativo del modelo de gestin documental del Gobierno Vasco se estructura en torno a: a) normas jurdicas de mbito internacional, estatal y autonmico. Estas normas se refieren tanto a: la gestin administrativa la tramitacin telemtica, la gestin del archivo las relaciones con el ciudadano, etc. b) normas tcnicas adoptadas como estndares que presentan una amplia difusin (Moreq, normas ISO 14721, 15489, 19005-1, etc.) Una parte de este marco reglamentario es especfico de la Gestin documental y la otra parte es heredada del marco reglamentario de las actividades de produccin administrativa en las que est incluida la Gestin documental. El Modelo propuesto cumplir con todas las normativas obligatorias e incorporar las buenas prcticas extradas de las normativas voluntarias. La tabla siguiente enumera los componentes del marco reglamentario del Modelo de Gestin documental del Gobierno Vasco.

3.6.1

Normativa jurdica

TITULO MARCO NORMATIVO COMUNITARIO DIRECTIVA 90/313/CEE, del Consejo, de 7 de junio de 1990, sobre libertad de acceso a la informacin en materia de medio ambiente DIRECTIVA 1999/93/CE del Parlamento

ENTIDAD RESPONSABLE

INCIDENCIA EN LA GD

Unin Europea

Acceso a la informacin

Europeo y del Consejo, de 13 de diciembre de 1999 por la que se establece un marco comunitario para la firma electrnicaMARCO NORMATIVO ESTATAL LEY 16/1986 Espaol del Patrimonio Histrico

Unin Europea

Firma Electrnica

Estado

Acceso a la informacin Archivos Procedimiento administrativo Acceso a la informacin Proteccin de los Datos Personales Ficheros de Titularidad Pblica Movimiento internacional de datos Agencia Espaola de Proteccin de Datos

LEY 30/92 de 26 de noviembre de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn.

Estado

LEY ORGNICA 15/1999 de 13 de diciembre de Proteccin de Datos de Carcter Personal

Estado


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TITULO REAL DECRETO 994/1999 de 11 de junio por el que se aprueba el Reglamento de Medidas de seguridad de los ficheros automatizados que contengan datos de carcter personal. LEY 4/1999, de 13 de enero, modificacin de la Ley 30/1992, de 26 noviembre, de Rgimen Jurdico de Administraciones Pblicas y Procedimiento Administrativo Comn. de de las del

ENTIDAD RESPONSABLE

INCIDENCIA EN LA GD

Estado

Acceso a la informacin Proteccin de los Datos Personales Lengua de los procedimientos Expedicin de copias de los documentos presentados ante la Administracin Silencio administrativo Cmputo de plazos Notificacin Registros telemticos Notificacin utilizando medios telemticos Presentacin telemtica de solicitudes y comunicaciones. Registros telemticos Notificacin utilizando medios telemticos Certificados telemticos Firma Electrnica Certificados electrnicos

Estado

LEY 24/2001, de 27 de diciembre, de Medidas Fiscales, Administrativas y del Orden Social. (aade apartados a la Ley 30/1992) REAL DECRETO 209/2003, de 21 de febrero, por el que se regulan los registros y las notificaciones telemticas, as como la utilizacin de medios telemticos para la sustitucin de la aportacin de certificados por los ciudadanos LEY 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrnica Ley 27/2006, de 18 de julio, por la que se regulan los derechos de acceso a la informacin, de participacin pblica y de acceso a la justicia en materia de medio ambiente (incorpora las Directivas 2003/4/CE y 2003/35/CE).

Estado

Estado

Estado

Estado

Acceso a la informacin

Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios Pblicos.

Estado

Rgimen jurdico de la administracin electrnica. Identificacin y autenticacin de los ciudadanos Identificacin electrnica de las Administraciones Pblicas y autenticacin del ejercicio de su competencia. Registros, comunicaciones y notificaciones electrnicas. Documentos y archivos electrnicos. Gestin electrnica de los procedimientos. Cooperacin entre administraciones para el impulso de la administracin electrnica. Sedes electrnicas y punto de acceso general. Identificacin y autentificacin. Registros electrnicos Comunicaciones y notificaciones Los documentos electrnicos y sus copias

Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los servicios pblicos.

Estado


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TITULO MARCO NORMATIVO C.A.E. Ley 10/1982, de 24 de noviembre, bsica de normalizacin del uso del euskera

ENTIDAD RESPONSABLE

INCIDENCIA EN LA GD

Presidencia

Deberes de la Administracin Pblica de la C.A.E. en materia lingstica Uso del euskera en la Administracin Pblica de la C.A.E. Rgimen de proteccin del Patrimonio documental Sistema Nacional de Archivos de Euskadi (SNAE) Servicios de Archivos Conjunto Mnimo Bsico de Datos (C.M.B.D.), Acceso a la informacin contenida en las Historias Clnicas

Ley 7/1990, de 3 de julio, sobre de Patrimonio Cultural Vasco

Presidencia

DECRETO 303/1992, de 3 de noviembre, por el que se regula el conjunto mnimo bsico de datos del Alta Hospitalaria y se crea el registro de Altas Hospitalarias de Euskadi Decreto 464/1995, de 31 de octubre, por el que se desarrolla el ejercicio de control econmico interno y la contabilidad en el mbito de la Administracin Pblica de la Comunidad Autnoma de Euskadi DECRETO 149/1996, de 18 de junio, sobre la expedicin de copias de documentos y certificaciones y la legalizacin de firmas en el mbito de la Administracin General y Organismos Autnomos de la C.A.P.V. DECRETO 45/1998, de 17 de marzo, por el que se establece el contenido y se regula la valoracin, conservacin y expurgo de los documentos del Registro de Actividades Clnicas de los Servicios de Urgencias de los Hospitales y de las Historias Clnicas Hospitalarias.

Osakidetza

Hacienda y Administracin Pblica

Gestin y control de documentacin contable

Vicepresidencia de Gobierno

Emisin de copias de documentos, certificaciones y legalizacin de firmas

Osakidetza

Valoracin documental Conservacin de la documentacin

DECRETO 232/2000, de 21 de noviembre, por el que se aprueban el Reglamento de los Servicios de Archivo y las normas reguladoras del Patrimonio Documental del Pas Vasco.

Cultura

Documentos pertenecientes al Patrimonio Documental vasco Servicios de archivo Valoracin documental Transferencias de documentacin Consulta, prstamo y reproduccin de documentos Acceso a la documentacin Sistema Nacional de Archivos de Euskadi (SNAE) rganos asesores : COVASED Tramitacin telemtica

ORDEN de 27 de junio de 2002, del Consejero de Interior, por la que se regula la tramitacin telemtica de procedimientos de mquinas de juego de tipo B. RESOLUCIN de 13 de mayo de 2003, de la Directora de Informtica y Telecomunicaciones, por la que se aprueban las aplicaciones electrnicas, informticas y telemticas de carcter horizontal que se utilizarn en la tramitacin telemtica de los procedimientos de la Administracin de la CAPV.

Interior


Aplicacin Libro de Registro de Entradas y Salidas


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TITULO RESOLUCIN de 16 de julio de 2003, de la Directora de Servicios, por la que se aprueba la aplicacin telemtica, informtica y electrnica para la puesta en marcha del procedimiento para la tramitacin de datos de los usuarios de los Servicios Sociales de la Comunidad Autnoma de Euskadi. RESOLUCIN de 18 de julio de 2003, del Viceconsejero de Insercin Social, por la que se establecen las condiciones de realizacin del procedimiento para la tramitacin de datos de los usuarios de los Servicios Sociales de la Comunidad Autnoma de Euskadi

ENTIDAD RESPONSABLE

INCIDENCIA EN LA GD

Justicia, Empleo y Seguridad Social

Tramitacin telemtica



DECRETO 174/2003, de 22 de julio, de organizacin y funcionamiento del Sistema de Archivo de la Administracin Pblica de la Comunidad Autnoma de Euskadi.

Departamento de Hacienda y Administracin Pblica

Niveles de Archivo de la Administracin Pblica de la C.A.E rganos competentes en materia de los archivos de la Administracin Pblica de la C.A.E rganos asesores : COVASAD Gestin documental Acceso a los documentos

ORDEN de 20 de noviembre de 2003, del Consejero de Justicia, Empleo y Seguridad Social, por la que se establecen los criterios generales del procedimiento para la presentacin y tramitacin telemtica de los partes de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales. ORDEN de 20 de noviembre de 2003, del Consejero de Justicia, Empleo y Seguridad Social, por la que se establecen los criterios generales del procedimiento de presentacin y tramitacin telemtica de diversa documentacin relativa a las elecciones a rganos de representacin de las y los trabajadores en las empresas y en las Administraciones Pblicas ORDEN de 23 de enero de 2004, del Consejero de Interior, por la que se regula la tramitacin telemtica de procedimientos en materia de juego. RESOLUCIN de 23 de enero de 2004, del Director de Juego y Espectculos, por la que se especifican las caractersticas de la tramitacin y de los requerimientos de los certificados a que se refiere la Orden de 23 de enero de 2004 del Consejero de Interior por la que se regula la tramitacin telemtica de procedimientos en materia de juego. ORDEN de 28 de mayo de 2004, de la Vicepresidenta del Gobierno, por la que se crea un registro telemtico en la Direccin de la Secretara del Gobierno y de Relaciones con el Parlamento





Interior


Interior


Vicepresidencia de Gobierno

Registro Telemtico para la recepcin y salida de los escritos en las relaciones y comunicaciones que se producen entre el Gobierno y el Parlamento Vasco.


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TITULO DECRETO 108/2004, de 8 de junio, del modelo de presencia de la Administracin Pblica de la Comunidad Autnoma de Euskadi en Internet.

ENTIDAD RESPONSABLE Vicepresidencia de Gobierno

INCIDENCIA EN LA GD Competencias en materia de normativa y estndares informticos que deben cumplir las herramientas y aplicaciones de uso comn El Registro telemtico de contratacin electrnica (registro auxiliar del Registro General) Formatos de los documentos informticos Notificacin electrnica en el procedimiento Acceso, archivo y custodia de documentos Proteccin de los Datos Personales Ficheros de Titularidad Pblica Agencia Vasca de Proteccin de Datos

ORDEN de 16 de agosto de 2004, de la Consejera de Hacienda y Administracin Pblica, sobre tramitacin telemtica de determinados procedimientos y actuaciones previstas en la legislacin de contratos de las Administraciones Pblicas


LEY 2/2004 de Ficheros de Datos de Carcter personal de Titularidad Pblica y de Creacin de la Agencia Vasca de proteccin de Datos. ORDEN de 11 de octubre de 2004, de la Consejera de Industria, Comercio y Turismo, por la que se regula el procedimiento telemtico para la puesta en servicio de instalaciones elctricas de baja tensin que requieran proyecto para su legalizacin. ORDEN de 22 de noviembre de 2004, del Consejero de Sanidad, por la que se establecen normas sobre el uso de la firma electrnica en las relaciones por medios electrnicos, informticos y telemticos con el Sistema Sanitario de Euskadi. RESOLUCIN de 3 de agosto de 2004, de la Directora de Servicios Generales, por la que se aprueba la aplicacin para la puesta en servicio de instalaciones elctricas de baja tensin que requieran proyecto para su legalizacin. RESOLUCIN de 28 de febrero de 2005, del Director de Energa, por la que se especifican las caractersticas de la tramitacin y de los requerimientos de los certificados a que se refiere la Orden de 11 de octubre de 2004, de la Consejera de Industria, Comercio y Turismo, por la que se regula el procedimiento telemtico para la puesta en servicio de instalaciones elctricas de baja tensin que requieran proyecto para su legalizacin RESOLUCIN de 27 de julio de 2005, de la Directora de Servicios del Departamento de Justicia, Empleo y Seguridad Social, de segunda modificacin de la Resolucin por la que se aprueba la aplicacin telemtica, informtica y electrnica para la puesta en marcha del procedimiento para la tramitacin de datos de los usuarios de los Servicios Sociales de la Comunidad Autnoma del Pas Vasco.

Lehendakaritza

Industria, Comercio y Turismo


Sanidad

Firma Electrnica








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TITULO

ENTIDAD RESPONSABLE

INCIDENCIA EN LA GD Archivos de la Administracin Pblica de la C.A.E Conservacin de la documentacin Instalaciones y equipamiento de archivo Transferencias de documentacin Clasificacin de la documentacin Descripcin documental Valoracin documental Expurgo de la documentacin Acceso a los documentos

ORDEN de 19 de diciembre de 2005, de la Consejera de Hacienda y Administracin Pblica, del reglamento del sistema de archivo de la Administracin General e Institucional de la Comunidad Autnoma de Euskadi.


ORDEN de 19 de diciembre de 2005, de la Consejera de Hacienda y Administracin Pblica, sobre el procedimiento para la identificacin y valoracin documental, y el funcionamiento de la Comisin de Valoracin, Seleccin y Acceso a la Documentacin de la Administracin Pblica de la Comunidad Autnoma de Euskadi (COVASAD). ORDEN de 22 de marzo de 2006, del Consejero de Interior, por la que se regula la tramitacin telemtica de procedimientos en mquinas de juego. ORDEN de 9 de marzo de 2006, de la Consejera de Industria, Comercio y Turismo, por la que se regula el procedimiento telemtico para la puesta en servicio de ascensores. RESOLUCIN de 10 de marzo de 2006, del Director de Consumo y Seguridad Industrial, por la que se especifican las caractersticas de la tramitacin y de los requerimientos de los certificados a que se refiere la Orden de 9 de marzo de 2006, de la Consejera de Industria, Comercio y Turismo, por la que se regula el procedimiento telemtico para la puesta en servicio de ascensores. RESOLUCIN de 9 de febrero de 2006, de la Directora de Informtica y Telecomunicaciones, aprobando el documento que establece la Plataforma Tecnolgica para la E-Administracin Platea DECRETO 232/2007, de 18 de diciembre, por el que se regula la utilizacin de medios electrnicos, informticos y telemticos en los procedimientos administrativos Decreto 72/2008, de 29 de abril, de creacin, organizacin, y funcionamiento de los registros de la Administracin General de la Comunidad Autnoma de Euskadi y sus Organismos Autnomos

Valoracin Documental rganos asesores : COVASAD

Interior






Hacienda y Administracin Pblica > Direccin de Informtica y Telecomunicaciones

Marco estratgico para la construccin de los sistemas informticos orientados a dar servicios de administracin electrnica dentro de la Administracin General de la C.A.E. y sus organismos autnomos

Administracin electrnica


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TITULO ORDEN de 11 de abril de 2008, de la Consejera de Hacienda y Administracin Pblica reguladora del pago de ingresos de derecho pblico en la Hacienda General del Pas Vasco a travs de la Pasarela de Pagos DECRETO 472/2009, de 28 de agosto, por el que se establece la estructura orgnica y funcional del Departamento de Justicia y Administracin Pblica.

ENTIDAD RESPONSABLE

INCIDENCIA EN LA GD

Marco estructural y competencial


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3.6.2

NORMAS TCNICAS

TITULO NORMATIVA PROPIA DE LA C.A.E

ENTIDAD RESPONSABLE

INCIDENCIA EN LA GD

Manual de Digitalizacin, formado por: o Modelo Bsico de Tramitacin (MBT, v. 1) o Modelo de Tramitacin Telemtica (MTT)

DIAE

Tipologas documentales asociados a trmites y datos invariantes de las familias de procedimientos Escenario de tramitacin: Presentacin de solicitudes y aportacin de documentos (Visin del ciudadano y visin del gestor)

Modelo de la Administracin Electrnica (MAE) Plataforma Tecnolgica para la e-Administracin Platea Definicin de Estndares Tecnolgicos del Gobierno Vasco Libro de Estilo de la Administracin Pblica de la C.A.E.NORMATIVA DE LA ADMINISTRACIN GENERAL DEL ESTADO

DIAE

Subcriterio 6.4 : Gestin de documentos electrnicos Documentos electrnicos en la Infraestructura de tramitacin telemtica Estndares tecnolgicos Normalizacin

DIT EJIE DIT EJIE IVAP

Normativa Atrio (Almacenamiento, Tratamiento y Recuperacin de Informacin de Oficinas) Sicres: Especificacin de la normativa Atrio, referente a los sistemas de Informacin Comn de Registros de Entrada y Salida de Documentos. Criterio de Conservacin elaborado por el Consejo Superior de Informtica y para el impulso de la Administracin ElectrnicaESTNDARES INTERNACIONALES ISO 15489-1:2001 Information and documentation -- Records management -Part 1: General

Estado

Especificacin, promovida por el CSI, sobre sistemas de Gestin Integrada de Documentos.

Estado

Registro de E / S de documentos

Estado

Conservacin de documentos electrnicos

Descripcin documental

ISODescripcin documental

ISO 14721. Normativa Internacional que define el modelo de un Sistema de informacin archivstica abierto (OAIS).

ISO


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TITULO

ENTIDAD RESPONSABLE

INCIDENCIA EN LA GD

MoReq, (Modelo de Requerimientos para los Sistemas de Gestin de Documentos electrnicos) Criterios de seguridad, normalizacin y conservacin para Aplicaciones utilizadas para el ejercicio de potestades ISAD(G) Normativa internacional de descripcin archivstica ISAAR-CPF Normativa Internacional de descripcin de autoridades EAD-EAC Normativa Internacional de intercambio datos electrnicos de archivo ISO 3166-1, Codes for the representation of names of ISO 639-1, Codes for the representation of names of languages countries and their subdivisions ISO 10646 (Unicode) Para gestin de registros en mltiples idiomas o caracteres no latinos ISO 8601, Elementos de datos y formatos de intercambio-Intercambio de informacin- Representacin de fechas y horas ISO 2788, Directrices para el establecimiento y desarrollo de tesauros monolinges ISO 5964, Directrices para la creacin y desarrollo de tesauros multilinges ISO/CD 19005-1. Document management - Electronic document file format for long-term preservation - Part 1: Use of PDF (PDF/A) ISO/TR 15801, Electronic imaging Information stored electronically Recommendations for trustworthiness and reliability ISO/CD TR 18492, Electronic imaging Ensuring long-term access to digital information and images ISO/WD 18509-1, Electronic archival storage Specifications relative to the design and operation of information processing systems in view of ensuring the storage and integrity on recordings stored in These systems Part 1: Long term access strategy

Programa IDA (Intercambio de Datos entre Administraciones) MAP(CONSEJO SUPERIOR DE INFORMTICA)

Sistemas de gestin de documentos electrnicos 1) Conservacin de la informacin en soporte electrnico Descripcin documental Descripcin documental Descripcin documental

Consejo Internacional de Archivos Consejo Internacional de Archivos University of California ISO ISO

Denominacin de los pases Denominacin de las lenguas

ISO

Caracteres grficos

ISO

Representacin de fechas y horas

ISO

Tesauros

ISO

Conservacin a largo plazo

ISO

Recomendaciones para mantener su valor probatorio Conservacin a largo plazo de imgenes digitales

ISO

ISO

Garantizar la integridad de los documentos


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TITULO

ENTIDAD RESPONSABLE

INCIDENCIA EN LA GD

ISO/WD 18509-2, Electronic archival storage Specifications relative to the design and operation of information processing systems in view of ensuring the storage and integrity on recordings stored in these systems Part 2: Technical specifications UNE ISO/IEC 17799 Tecnologas de la informacin Cdigo de buenas prcticas para la gestin de la seguridad de la informacin ISO/IEC TR 13335 Tecnologas de la informacin (TI) Gua para la gestin de la seguridad de TI. Metodologa de anlisis y gestin de riesgos de los sistemas de informacin (MAGERIT) Gua de seguridad informtica (SEDISI)

ISO

Garantizar la integridad de los documentos

AENOR

Medidas de seguridad

ISO Consejo Superior de Administracin Electrnica Ministerio Administraciones Pblicas de





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El siguiente diagrama detalla el marco normativo relativo al Archivo:

El siguiente diagrama detalla el marco normativo relativo a la DIT y a la Secretara General de Modernizacin y Administracin Electrnica.


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3.7

Organismos responsables

A continuacin, en formato de organigrama, se muestran los rganos responsables en materia de gestin documental del Gobierno Vasco. Esta estructura podra sufrir modificaciones a lo largo del tiempo, por lo que se recomienda consultar la ltima versin de la misma en http://www.euskadi.net

GOBIERNO VASCO

Viceconsejera de Administracin Pblica

DIT

EJIE

DRRGG

Direccin de Innovacin y Administracin electrnica

Direccin de Atencin ciudadana


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A continuacin, en formato tabla, se muestran los rganos responsables en materia de gestin documental del Gobierno Vasco, indicndose la normativa en la que se establece su responsabilidad y su ubicacin dentro de la estructura orgnica de la Administracin General de la C.A.E: ORGANISMO RESPONSABLE DEPENDENCIA ORGNICA

MARCO LEGAL

Direccin de Informtica y Telecomunicaciones

Direccin de Recursos Generales


DECRETO 472/2009, de 28 de agosto, por el que se establece la estructura orgnica y funcional del Departamento de Justicia y Administracin Pblica.


Direccin de Atencin Ciudadana

Sociedad Informtica del Gobierno Vasco EJIE

DECRETO 60/1982, de 1 de febrero sobre constitucin de la Sociedad Mercantil Annima EUSKO JAURLARITZAREN INFORMATIKA ELKARTEA SOCIEDAD INFORMTICA DEL GOBIERNO VASCO S.A. (BOPV N 38 de 23 de Marzo de 1982) DECRETO 472/2009, de 28 de agosto, por el que se establece la estructura orgnica y funcional del Departamento de Justicia y Administracin Pblica.

Direccin de Informtica y Telecomunicaciones


DECRETO 472/2009, de 28 de agosto, por el que se establece la estructura orgnica y funcional del Departamento de Justicia y Administracin Pblica.

DPTO. JUSTICIA Y ADMINISTRACIN PBLICA


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MODELO DE GESTIN DOCUMENTAL DEL GOBIERNO VASCO

El MGD parte de la situacin actual del Gobierno Vasco en materia de gestin documental respecto de los elementos anteriormente descritos: Marco normativo Organismos responsables Funciones de gestin documental Requisitos de gestin documental

En el modelo, a estos elementos se aaden: Ciclo de vida de los documentos Modelo de datos Infraestructura. Herramientas. Propuestas

Marco normativo

Organismos responsables

Funciones de Gestin Documental

Infraestructura. Herramientas.

Requisitos

Modelo de datos

Propuestas


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4.1

Bases de partida

El MGD es un esquema terico que facilita la comprensin y la homognea implantacin de la Gestin documental corporativa del Gobierno Vasco. Es una propuesta de sistematizacin de la Gestin documental corporativa del Gobierno Vasco. Describe y concreta las funciones, procesos y roles en materia de Gestin documental con el objetivo final de contribuir a la eficacia organizativa. Este MGD contempla las tcnicas y procedimientos de la Archivstica, ya implantados en el Gobierno Vasco, y est en lnea con las estrategias de modernizacin y administracin electrnica definidas e impulsadas por el Gobierno Vasco. El MGD contempla todo el ciclo de vida de los documentos, desde que se crean e ingresan hasta que se conservan de manera definitiva o se eliminan.

Para la elaboracin del modelo se han tenido en cuenta los siguientes principios generales: Los documentos son soporte legal de derechos y obligaciones de las Administraciones y de los ciudadanos, por lo que es fundamental conservarlos garantizando su originalidad, autenticidad e integridad. A pesar de que uno de los objetivos de la Ley 30/1992 es la oficina sin papel, uno de los grandes problemas que deben afrontar las Administraciones es la proliferacin y acumulacin de documentos en papel. El avance en la implantacin de la Administracin electrnica de acuerdo con el plan "e-Europa 2005" est dando lugar a la produccin de documentos electrnicos, que conviven y tienen los mismos valores que los documentos fsicos. La implantacin de un Sistema de Gestin Documental con Archivo Digital es la forma de garantizar su organizacin y tratamiento normalizado a lo largo de su ciclo de vida, independientemente de su tipologa, formato y soporte, facilitando la conservacin de los documentos. Por medio de un Sistema de Gestin Documental con Archivo Digital se mejora: o o o El funcionamiento y competitividad de las Administraciones. La transparencia de las Administraciones hacindolas ms accesibles a los ciudadanos. El servicio a los ciudadanos.

Los documentos son la base de la tramitacin en los distintos Procedimientos Administrativos. Las razones principales de este hecho son las siguientes: Son un contenedor de informacin universalmente aceptado. Suponen un elemento probatorio de los hechos. Son una poderosa herramienta de intercambio de informacin.

Sin embargo, es evidente que el manejo de la documentacin tiene asociadas una serie de servidumbres como son que: Contienen informacin no estructurada. Requieren conservacin. En el caso del papel, estn soportados en un medio fsico. En el caso de la documentacin electrnica, la garanta de autenticidad.


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En definitiva, el manejo de la documentacin tiene un impacto significativo en el coste de los procesos y en la calidad de los servicios, definiendo lo que se viene a llamar el Problema Documental que, en general, se caracteriza por los siguientes elementos: Dificultad para localizar y recuperar los documentos cuando son necesarios. Lentitud en el servicio de documentos. Falta de espacio para custodia de los documentos. Precariedad de las instalaciones y/o locales y equipamiento inadecuado. Descontrol en la documentacin electrnica. Descoordinacin entre las fases de tramitacin y de archivo. Desorganizacin. Se archivan segn van llegando, pensando en el plazo inmediato, sin establecer criterios para su organizacin. Acumulacin masiva de documentos en oficina. Se envan al archivo cuando se agota el espacio. Sistemas de informacin obsoletos o muy variados Sistemas informticos no integrados. Ausencia de normas para la transferencia de documentos. Falta de Personal.

4.2

Arquitectura propuesta

El modelo, a nivel arquitectnico constituye un Sistema de Gestin Documental centralizado y corporativo. Este sistema tiene como herramienta de base el software Documentum ECM. Sobre l se implanta el Sistema Integral del Gestin Documental dokusi (dokumentu kudeaketa sistema integrala).


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Registro E/S

Gestin de Expedientes

Gestin de Archivo (SGA)

Sistema de Gestin documental (ECM)

Archivo Digital(RDE)

Aplicaciones y herramientas departamentales y corporativas

Presencia En Internet

Tras un estudio individual de cada una de las herramientas documentales actuales, para cada una de ellas se ha propuesto una de las siguientes acciones:

Su sustitucin por una de las funcionalidades que ofrecer el Sistema de Gestin Documental corporativo. Por ejemplo, los documentos gestionados por Imaging podran ser gestionados en el Archivo digital Su integracin con el Sistema de Gestin Documental corporativo. Por ejemplo, los documentos de los correos electrnicos podran guardarse en el Archivo digital para aligerar la carga del MS Exchange 2003.Invesicres REE ARGES Gestin de Expedientes Gestin de Archivo

Registro E/S

BRSOracle Intermedia Text

RDE Sistema de Gestin documental (ECM) Fulcrum Imaging Archivo digital

FrameMaker

MS SharePoint SAP Aplicaciones y herramientas departamentales y corporativas Real Player

Presencia En Internet Interwoven

MS Exchange 2003

Se propone abordar la utilizacin del Sistema Integral de Gestin Documental en dos fases: 1. Utilizacin del Archivo digital como archivo de documentos electrnicos para todos los sistemas de informacin. Segn el inventario de aplicativos documentales, es la principal necesidad que tienen los sistemas de informacin del Gobierno Vasco. Adems es la ms sencilla de implementar.


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Registro E/S


Gestin de Archivo (SGA)





Por ejemplo, para la produccin administrativa:

Registro E/S

Archivo Digital

Proceso del Otros Sist. Gobierno Gobierno Gobierno de Vasco Vasco Vasco informacin

Proceso del Proceso del

Gestin de Gestin de Gestin de Expedientes Gestin de Expedientes Expedientes Expedientes

S.G.A

Archivos de oficina

Archivo General e Histrico


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Para los sistemas de informacin existentes que almacenan los documentos electrnicos en campos BLOB de bases de datos relacionales (o en sistemas de ficheros), se propone almacenar sus documentos electrnicos en el Archivo digital.DOCUMENTOS GUARDADOS EN EL S.I.BD ORACLE - metadatos - documentos

DOCUMENTOS GUARDADOS EN EL A.D.BD ORACLE - metadatos - documentos

OIDBLOB BLOB BLOB

Archivo digital

SISTEMA DE INFORMACIN

SISTEMA DE INFORMACIN

2. Utilizacin de las funcionalidades de gestin documental corporativa para construir la parte documental de los sistemas de informacin. El SGD (ECM) del Gobierno Vasco es una solucin documental muy potente. Sus funcionalidades documentales mejorarn los sistemas de informacin actuales y futuros.

Registro E/S


Gestin de Archivo






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4.3

Ciclo de vida de los documentos en la tramitacin

Los documentos entran al Gobierno Vasco a travs del Registro de Entrada / Salida. En este sistema se guardan los datos relativos al asiento de cada entrada o salida de documentos. Los documentos en soporte papel se distribuyen al Archivo de oficina que corresponda. Los documentos electrnicos se almacenan en el Archivo digital y se distribuyen a los Sistemas de Gestin de Expedientes que corresponda.

Los Sistemas de Gestin de Expedientes incorporan a los expedientes los documentos recibidos desde el Registro de Entrada / Salida. Los metadatos de los documentos se capturan del Registro de Entrada / Salida Los documentos en soporte papel se incorporan a la carpeta fsica del expediente. Los documentos en soporte electrnico, los cuales estn almacenados en el Archivo digital, son referenciados mediante su OID.

El Sistema de Gestin de Archivo (SGA) gestiona la documentacin que es ingresada en l para su tratamiento archivstico. Los metadatos de los expedientes se capturan de los Sistemas de Gestin de Expedientes Las carpetas fsicas del expediente se archivan en depsitos estructurados y referenciables desde el SGA. Los documentos en soporte electrnico, los cuales estn almacenados en el Archivo digital, son referenciados mediante su OID. Los documentos en soporte papel son igualmente referenciados mediante su OID.ARCHIVO FSICOArchivo de OFICINA PAPEL Archivo GENERAL PAPEL Archivo HISTRICO

PAPEL

PAPEL

PAPEL

Registro E/S SISTEMAS DE GESTIN

(Sicres, RTT) OID METADATOS + OIDs

(Formularios, Consulta)

PLATEA

VISION DEL CIUDADANO

OID

TRAMITACINMETADATOS + OIDs

OID

(Sistemas Gestin de Expedientes)

SIGNATURAS (Sistema de Gestin de Archivo - SGA)

ARCHIVO

OID

ARCHIVO DIGITAL

ARCHIVO DIGITALDocumentos electrnicos con sus OIDs

PAPEL ELECTRNICO


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4.3.1

REGISTRO

El registro es la unidad por la que deben pasar todos los documentos que se presenten, ya sea por medio del registro telemtico o de forma presencial, en el Gobierno Vasco. As mismo, cuando la administracin enve un documento al ciudadano, se podr realizar de dos formas: Notificacin por correo ordinario. El documento se debe enviar al Registro para que le asigne el nmero de salida y la fecha de registro. Notificacin por va telemtica. La pasarela de Notificacin debe notificar al registro de salida el envo de la misma.

Desde el registro se deber anotar por cada documento registrado: Nmero de Registro Fecha de Registro Remitente (D.N.I o C.I.F), o en el caso de Salida el rgano que firma la notificacin Destinatario (Persona fsica, Unidad Administrativa o Procedimiento Administrativo). Asunto. Documento presentado.

A continuacin se explica cmo debe trabajar el Registro. Modelo de Trabajo (Canal Presencial) Una vez recibida la documentacin del ciudadano, se proceder a registrarla en la aplicacin de Registro del Gobierno Vasco. Es recomendable que en la aplicacin de registro est incorporado el catlogo de procedimientos (por ejemplo en el campo destino se selecciona la Unidad Administrativa y en el campo Asunto ya se identificara el documento con el procedimiento administrativo). Si se consigue identificar el documento con el procedimiento administrativo se podr distribuir automticamente la informacin del registro y el identificador nico del documento en el Archivo Digital (en adelante OID), a la aplicacin de tramitacin que tenga relacin con el documento presentado.


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La funcionalidad del Registro consta de 4 procesos bsicos: Registro de documentos. Se proceder al registro de la documentacin recibida del ciudadano y se le asignar el identificador nico de registro. Identificacin de documentos. La segunda actividad es la de identificar aquellos documentos que habiendo sido presentados por registro de entrada y siendo asociados a un procedimiento administrativo deben incorporarse a una actividad de captura para su distribucin a la bandeja de entrada de la aplicacin de tramitacin. Proceso de captura (ALTA): El alta de un nuevo documento se realizar mediante la digitalizacin del mismo para su incorporacin al Archivo Digital. En este proceso se puede utilizar la compulsa electrnica para poder devolver el original al ciudadano. Los documentos una vez digitalizados se tienen que convertir a un formato estndar (PDF). La documentacin digitalizada en el registro se almacenar en el Archivo Digital y durante todo el ciclo de vida de la misma se irn cambiando los atributos segn la fase en el que se encuentre. o Procedimiento para compulsar electrnicamente documentos originales en papel: Para realizar la compulsa electrnica se digitalizarn los documentos originales en papel a compulsar, produciendo un fichero en formato PDF que se mostrar en la pantalla del ordenador con la imagen obtenida. Una vez cotejada la imagen del documento original en papel con el mostrado en la pantalla del ordenador, se proceder a la firma de la copia electrnica mediante la utilizacin de la firma electrnica reconocida del funcionario o empleado pblico que realice la compulsa, lo que garantiza la identidad de los contenidos del documento original y de la copia. A la copia compulsada electrnicamente se le asignar un OID, as como la fecha y hora de la compulsa y la identificacin del firmante. Los documentos originales, una vez compulsados electrnicamente, se devolvern a los interesados o a los que los presentaron. Proceso de Distribucin: Los documentos despus de digitalizarse se marcarn con el estado pendiente de leer y se distribuirn electrnicamente a la bandeja de distribucin (mecanismo automatizado del Sistema de Registro por el que un usuario del Gobierno Vasco recibe las notificaciones de los documentos que han entrado por el Registro de Entrada y cuyo destinatario es el departamento del que l forma parte). o Peridicamente los usuarios de las aplicaciones de tramitacin accedern a dicha bandeja de distribucin para comprobar si tienen alguna notificacin pendiente de leer. Es importante destacar que los usuarios de tramitacin slo podrn acceder a la documentacin que se ha distribuido a su departamento. o Una vez consultada la bandeja de distribucin, procedern a visualizar los documentos que hayan recibido o Si el documento visualizado es para ellos, lo marcarn aceptado y lo incorporarn a su aplicacin de tramitacin. o En el caso que el tramitador compruebe que el documento no es para l, lo marcar con el estado devuelto, para que el Registro pueda subsanar el error.


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La documentacin de salida que tenga ser notificada por correo ordinario ser fsicamente enviada al registro para generar el asiento de salida y proceder a su envo. La documentacin de salida que se notifique telemticamente deber seguir los criterios establecidos en el Decreto por el que se regula la utilizacin de medios electrnicos, informticos y telemticos en los procedimientos administrativos.

Modelo de Trabajo (Canal Telemtico) El Registro Telemtico, no podr invocarse de forma individual: Si se trata de dar registro de entrada a un documento electrnico, y no se utiliza el toolkit de formularios, se utilizar un proceso integrado denominado Alta de Solicitudes o Aportacin de Documentos que completa la firma, almacen

Modelo de Gestion Documental Del Gobierno Vasco

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