OPTIMIZACIÓN DEL NIVEL DE INVENTARIOS DE PULPA DE CELULOSA ...
MODELO DE OPTIMIZACIÓN DEL SISTEMA DE INVENTARIOS …
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MODELO DE OPTIMIZACIÓN DEL SISTEMA DE INVENTARIOS DE MEDICAMENTOS Y MATERIALES MÉDICO-QUIRÚRGICOS DE LA CLÍNICA UNIVERSITARIA BOLIVARIANA MARIA ISABEL RAMÍREZ DAZA UNIVERSIDAD PONTIFICIA BOLIVARIANA ESCUELA DE INGENIERÍAS FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL MEDELLÍN 2013
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MODELO DE OPTIMIZACIÓN DEL SISTEMA DE INVENTARIOS DE MEDICAMENTOS
Y MATERIALES MÉDICO-QUIRÚRGICOS DE LA CLÍNICA UNIVERSITARIA
BOLIVARIANA
MARIA ISABEL RAMÍREZ DAZA
UNIVERSIDAD PONTIFICIA BOLIVARIANA
ESCUELA DE INGENIERÍAS
FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
MEDELLÍN
2013
MODELO DE OPTIMIZACIÓN DEL SISTEMA DE INVENTARIOS DE MEDICAMENTOS
Y MATERIALES MÉDICO-QUIRÚRGICOS DE LA CLÍNICA UNIVERSITARIA
BOLIVARIANA
MARIA ISABEL RAMÍREZ DAZA
Trabajo de Grado para optar al título de Ingeniera Industrial
Director
DIEGO LEÓN ZAPATA RUIZ
Ingeniero Industrial
UNIVERSIDAD PONTIFICIA BOLIVARIANA
ESCUELA DE INGENIERÍAS
FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
MEDELLÍN
2013
PÁGINA DE ACEPTACIÓN
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Nombre
Presidente del Jurado
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Presidente del Jurado
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Presidente del Jurado
Medellín, mayo de 2013
i
AGRADECIMIENTOS
A mis padres, que con su apoyo y su cariño han sido fundamentales para la realización de
mi carrera profesional. A Mateo, que en su compañía incondicional siempre creyó en mí y
estuvo presente a lo largo de estos años.
A Diego Zapata, director de este trabajo de grado, por su colaboración y enseñanzas que
permitieron finalizar con éxito este proyecto.
A los familiares, amigos, compañeros y profesores que también contribuyeron a mi
proceso de formación.
ii
CONTENIDO
GLOSARIO ........................................................................................................................ 1
RESUMEN ......................................................................................................................... 3
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................... 4
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ......................................................................... 6
2. OBJETIVOS ............................................................................................................... 8
2.1. OBJETIVO GENERAL ......................................................................................... 8
2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ................................................................................ 8
3. ESTADO DEL ARTE .................................................................................................. 9
4. MARCO TEÓRICO ................................................................................................... 15
4.1. INVESTIGACIÓN DE OPERACIONES (IO) ....................................................... 15
4.2. OPTIMIZACIÓN ................................................................................................. 16
4.3. SISTEMA DE INVENTARIOS ............................................................................ 17
4.3.1. Modelos de inventario determinísticos ........................................................ 20
4.3.2. Modelos de inventario probabilísticos ......................................................... 20
4.4. ALMACENAMIENTO DE MEDICAMENTOS ..................................................... 26
4.5. INVENTARIO FÍSICO ........................................................................................ 28
4.6. PRONÓSTICOS ................................................................................................ 28
4.6.1. Exploración de patrones de datos de series de tiempo ............................... 29
4.6.2. Exploración de patrones de datos con análisis de autocorrelación ............. 30
4.6.3. Métodos causales ....................................................................................... 30
4.6.4. Métodos de series de tiempo ...................................................................... 31
4.6.5. Medición del error del pronóstico ................................................................ 34
4.7. VISUAL BASIC PARA APLICACIONES (VBA) .................................................. 35
5. SISTEMAS DE INVENTARIOS DE LA CUB ............................................................. 37
iii
5.1. DIAGNÓSTICO DEL PROCESO ACTUAL DEL ALMACÉN .............................. 37
5.1.1. Aprovisionamiento ...................................................................................... 40
5.1.2. Servicio Farmacéutico ................................................................................ 47
5.2. CLASIFICACIÓN DE LOS INVENTARIOS SEGÚN FACTORES....................... 50
5.3. VARIABLES CRÍTICAS ASOCIADAS AL SISTEMA DE INVENTARIO ............. 52
6. MODELO DE OPTIMIZACIÓN.................................................................................. 54
6.1. TÉCNICA DE PRONÓSTICOS .......................................................................... 55
6.2. MODELO DE INVENTARIO .............................................................................. 57
7. APLICACIÓN Y VALIDACIÓN .................................................................................. 59
8. CONCLUSIONES ..................................................................................................... 63
9. RECOMENDACIONES ............................................................................................. 65
10. BIBLIOGRAFÍA ..................................................................................................... 66
ANEXO 1. Instructivo para el uso de la aplicación diseñada ............................................ 70
ANEXO 2. Código de la macro diseñada ......................................................................... 73
iv
LISTADO DE TABLAS
Tabla 1. Técnicas de pronósticos .................................................................................... 32
Tabla 2. Clasificación de los dispositivos médicos ........................................................... 51
Tabla 3. Clasificación de los medicamentos de la CUB. .................................................. 52
Tabla 4. Variables críticas de aprovisionamiento ............................................................. 53
Tabla 5. Variable críticas del Servicio Farmacéutico ........................................................ 53
Tabla 6. Comparación del consumo real con los pronósticos para septiembre y octubre de
2012 ................................................................................................................................ 60
Tabla 7. Comparación del consumo real con los pronósticos para noviembre y diciembre
de 2012 ........................................................................................................................... 61
Tabla 8. Cálculo del error del pronóstico por distintos métodos ....................................... 62
v
LISTADO DE FIGURAS
Figura 1. Relación de los costos asociados a los inventarios ........................................... 18
Figura 2. Probabilidad de que se agote la existencia, ................................ 22
Figura 3. Modelo probabilístico de inventario con faltante ................................................ 23
Figura 4. Almacenamiento y faltante de inventario en modelo de un solo periodo ........... 25
Figura 5. Gráfica de inventario para un modelo de revisión periódica con demanda
probabilística ................................................................................................................... 26
Figura 6. Proceso para elaboración de diagnóstico ......................................................... 37
Figura 7. Sistema de aprovisionamiento en la CUB. ........................................................ 40
Figura 8. Diagrama de flujo de las actividades realizadas por Aprovisionamiento y Servicio
Farmacéutico ................................................................................................................... 41
Figura 9. Base de datos de los consumos históricos de medicamentos y materiales
médico-quirúrgicos de la CUB. ........................................................................................ 43
Figura 10. Extracción del cuadro de compras empleado en la clínica .............................. 45
Figura 11. Plano del almacén de la CUB. ........................................................................ 48
1
GLOSARIO
INVENTARIO: existencias materiales (materia prima, productos en proceso, productos
terminados) o inmateriales (información, energía) que se almacenan para ser consumidas
en un futuro (Zapata, 2011)
INVENTARIO FÍSICO: es la cantidad de un artículo que se encuentra físicamente en un
almacén, en determinado momento.
MACROS: herramienta que ayuda a automatizar tareas, son partes de código de
programación interpretado con Excel, realizando tareas que pueden ser repetitivas.
MODELO MATEMÁTICO: son representaciones matemáticas de situaciones reales que
se emplean para entender un situación real o para realizar una mejor toma de decisiones
(Winston, 2005).
OPTIMIZACIÓN: es buscar la mejor manera de realizar una actividad o una tarea,
empleando la menor cantidad de recursos posibles y logrando todos los objetivos
propuestos.
PRONÓSTICO: es una predicción de acontecimiento futuros que se utilizan con
propósitos de planificación (Krajewski, Ritzman, Malhotra, 2008).
SISTEMA: organización de componentes interdependientes, los cuales trabajan juntos
para lograr un objetivo del sistema (Winston, 2005).
SISTEMA DE INFORMACIÓN: es un conjunto de elementos relacionados para recolectar,
almacenar, manipular y diseminar datos e información, con el fin de emplearlo en un
momento posterior para tomar decisiones, desempeñar una función o satisfacer una
necesidad.
2
SISTEMA DE INVENTARIO: es un conjunto de actividades y métodos que busca definir
cuánto se debe pedir y cuándo hacerlo, con el fin de minimizar la suma total de los costos
asociados al inventario (costo de ordenar, costo de mantener y costo de pedir) (Taha,
2004).
STOCK: es la cantidad de mercancía que se tiene en un depósito o almacén (RAE), esta
es una palabra proveniente del inglés que puede traducirse como inventario físico.
3
RESUMEN
Con el trabajo que se presenta a continuación se pretende mostrar una alternativa que
optimice algunas de las actividades y procesos realizados desde el área de
aprovisionamiento de la Clínica Universitaria Bolivariana (CUB), como lo es la planeación
de las compras de medicamentos y materiales médico-quirúrgicos.
La propuesta está compuesta por una macro en MS Excel que automatiza el
procedimiento de actualizar la base de datos históricos de consumos, un modelo de
suavización exponencial simple para pronosticar la demanda futura y un sistema de
inventario de revisión periódica que permite definir la cantidad óptima que debe pedirse
cada periodo. Al final, se realiza la validación con el personal encargado de realizar estos
procesos dentro de la clínica.
Palabras claves: aprovisionamiento, almacenamiento, sistema de inventario,
optimización, pronóstico.
ABSTRACT
An alternative for the optimization of certain activities and processes, such as restocking of
drugs and surgical supplies, carried out by the area in charge of provisions at the Clínica
Universitaria Bolivariana (CUB), is presented in the following investigation.
The proposal comprises a Macro in MS Excel that automates the actualization process of
historical consumption data, a model of simple exponential smoothing for the prediction of
future demand and a periodic revision inventory that allows the definition of the optimum
amount that must be ordered for each period. At the end, the validation is carried out with
the personnel in charge of carrying out these processes within the clinic.
Key words: supplies, storage, inventory system, optimization, forecast.
4
INTRODUCCIÓN
La Clínica Universitaria Bolivariana es una institución que presta servicios de salud en
todos los niveles de atención, especialmente en aquellos que son de mediana y alta
complejidad. Su creación se da hace 15 años, para contribuir con los procesos de
docencia e investigación de los profesionales y estudiantes de la salud de la Universidad
Pontificia Bolivariana.
El servicio farmacéutico de la CUB, al igual que el de todas las organizaciones del sector
salud, deben gestionarse de manera eficiente y eficaz, contando siempre con los recursos
necesarios para prestar todos los servicios que se ofrecen, la falta de un medicamento o
dispositivo médico puede afectar considerablemente el nivel de servicio e incluso poner
en riesgo la vida de los pacientes. El servicio farmacéutico está directamente relacionado
con el área de aprovisionamiento o compras, quien debe garantizar que se tienen siempre
suficientes existencias para cubrir la demanda de la clínica, también se debe tener en
cuenta que un exceso en el inventario de los mismos llevará a incurrir en mayores gastos.
La optimización es empleada para cambiar un proceso, una actividad o una tarea dentro
de una organización buscando una mejor manera para realizarlos. El presente trabajo se
enfoca en optimizar algunas actividades y procesos realizados por el área de
aprovisionamiento, como lo es el proceso de planeación de las compras, considerado
como uno de los más importantes dentro de cualquier organización.
Para elaborar la propuesta de solución expuesta en este documento, se realiza un
diagnóstico que permite dar cuenta de la situación actual de la CUB, cómo funciona el
abastecimiento de medicamentos y materiales médico-quirúrgicos y cómo se comporta la
demanda o el consumo dentro de la institución. Posteriormente, se define un modelo de
pronóstico de la demanda que se ajuste al patrón que tienen los datos para la diferentes
referencias que se emplean en la clínica, éste a su vez sirve de insumo para la aplicación
de un sistema de inventario que indique la cantidad óptima de cada producto que debe
pedirse, sin necesidad de excederse en la compras pero controlando la posibilidad de
faltantes.
5
Finalmente, se realiza la entrega de la herramienta propuesta a la persona encargada de
la planeación en la clínica, quien con sus conocimientos y experiencia ayuda a validarla,
estudiando la viabilidad, aplicación y pertinencia de la solución brindada.
Las conclusiones y recomendaciones son presentadas al final del documento, en estas se
resume y evidencian los hallazgos relevantes y aquellos aspectos que deben
considerarse en el corto plazo para continuar realizando cambios y mejoras en los
procesos de las áreas de compras y servicio farmacéutico, con el fin de que la Clínica
Universitaria Bolivariana siga prestando un excelente servicio con la integralidad de la
atención y calidad humana.
6
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
La zona de almacenamiento puede ser determinante para llevar al éxito o al fracaso a una
organización, esta es considerada el primer eslabón para lograr la satisfacción del cliente
en la medida en que se tengan los productos necesarios, en el lugar indicado y al precio
adecuado; además se encuentra ligada al inventario que tiene asociado una serie de
variables como cantidad, demanda, sistema de codificación, la unidad de empaque, y
unos costos que si no se manejan cuidadosamente, puede llevar a la organización a
incurrir en altos sobrecostos que afecta su gestión general; todas estas variables permiten
la formulación de un sistema que optimice el nivel del inventario, basándose en las
condiciones internas y externas en que se desenvuelve la empresa.
Para el caso particular de una clínica donde se manejan muchas especialidades y se
presta un gran número de servicios de salud, la cantidad de medicamentos, materiales
médico-quirúrgicos y repuestos de equipos y máquinas que deben mantenerse
almacenadas es elevada, es por esto que el adecuado manejo de los inventarios se verá
reflejado en que se preste un buen servicio minimizando el riesgo de que la salud e
incluso la vida de un paciente se vea afectada por faltantes en el almacén.
La Clínica Universitaria Bolivariana (CUB) tiene actualmente un almacén general de
medicamentos y materiales médico-quirúrgicos el cual provee a 3 sub-almacenes
ubicados en lugares estratégicos de la Clínica; el punto para reabastecer los sub-
almacenes no es adecuado ya que no tiene en cuenta la demanda que tienen los
productos o la existencia actual de los mismos, en el almacén general la problemática se
centra en determinar la cantidad que debe pedirse para satisfacer la demanda que se
genera mes a mes. La periodicidad con que se realiza la planeación de las compras es
mensual y es una actividad tediosa pues se realiza manualmente.
Adicionalmente se encuentra otra problemática que corresponde al conteo de las
existencias en los almacenes, que debido a la gran cantidad de referencias que se
manejan se convierte en un trabajo muy tedioso y largo, realizándose, si mucho, una vez
al año; este hecho ha generado una inconsistencia entre la cantidad física que está en los
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almacenes y la información que se maneja desde contabilidad. Cabe resaltar que un
inventario muy alto de medicamentos y materiales médico-quirúrgicos llevará a la Clínica
a incurrir en sobrecostos y si por el contrario es muy bajo, puede reflejarse en un mal
servicio que afectará la salud de los pacientes.
Por lo planteado anteriormente, se resuelve realizar un modelo que permita determinar
cuánto debe pedirse de cada referencia mensualmente para abastecer tanto el almacén
general como los sub-almacenes de la CUB, de modo que se cuente con una cantidad
óptima de medicamentos y materiales médico-quirúrgicos a pedir que permita suplir todas
las necesidades de los pacientes, sin llegar a incurrir en mayores costos relacionados con
el almacenamiento y con la cantidad de pedidos que se hagan en determinado tiempo.
Se definirá un modelo de optimización que logre solucionar las problemáticas
mencionadas anteriormente.
8
2. OBJETIVOS
2.1. OBJETIVO GENERAL
Desarrollar un modelo de optimización del sistema de inventarios de medicamentos y
materiales médico-quirúrgicos de la Clínica Universitaria Bolivariana.
2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
o Realizar un diagnóstico del proceso actual de abastecimiento de los almacenes de la
CUB.
o Categorizar el inventario de medicamentos y materiales médico-quirúrgicos por
factores.
o Identificar las variables críticas asociadas al sistema de inventarios de la CUB.
o Diseñar un modelo que permita optimizar el inventario del sistema de inventarios de la
CUB.
o Aplicar y validar el modelo de optimización.
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3. ESTADO DEL ARTE
La logística hospitalaria reúne las actividades de transformación y de flujo de recursos y
de pacientes, ésta muestra a un hospital como una organización que se encuentra
integrada por procesos, proveedores, servicios y beneficiarios, con el principal objetivo de
optimizar todos los eslabones que componen el servicio hospitalario (Aguirre, Amaya,
Velasco, 2007).
El Council of Logistics Management. Logistic in Service Industries (2000), citado por
(Jiménez et al, 2007), describen un conjunto de actividades logísticas que pueden ser
desarrolladas dentro de un hospital:
o Servicios a los pacientes.
o Programación de las instalaciones
o Manipulación de los materiales
o Previsiones
o Programación de salas de operaciones
o Compra de medicamentos
o Gestión de inventarios
o Programación de admisiones
o Urgencias
o Planificación de la capacidad, entre otros.
Por otro lado, el grupo de investigación PYLO (Producción y Logística) de la Universidad
de los Andes, tiene como fin explorar las áreas de producción, logística y calidad en
Colombia, en los últimos años han hecho investigaciones en todo el tema de Logística
Hospitalaria, incluyendo la Gestión de Inventarios. Algunos de los casos de aplicación en
los que se han enfocado se presentan a continuación:
o Estudio Logística Hospitalaria en el Hospital El Tunal ESE. Aguirre, S., Amaya C.,
Velasco, N. (Diciembre 2007): se presenta la metodología empleada para desarrollar
el proyecto, que consiste en un estudio para implementar la logística hospitalaria en el
10
Hospital El Tunal, ya que esta complementa los deberes asistenciales del médico y
son fundamentales para que un centro de salud opere adecuadamente.
o Planeación de Gestión de Inventarios a través del análisis de procesos en la Farmacia
Quirúrgica de una clínica. Bobadilla, J., Amaya C., Velasco, N. (Diciembre 2008): en
este trabajo se propone un método para controlar los tiempos de los procesos en la
gestión del inventario, asignándole a los trabajadores tareas específicas y definiendo
una técnica para estimar la demanda en esta farmacia.
o Modelo de coordinación de inventarios en la cadena de abastecimiento de
medicamentos de un hospital público. Hernández, P., Amaya C., Velasco, N. (Julio
2008): se busca determinar una política de coordinación que minimice los costos
promedios de ordenar y de mantener, en un sistema de inventario multinivel
compuesto por M proveedores, 1 bodega y N farmacias, sobre el cual se trabaja con
técnicas heurísticas por lo complejo del sistema.
o Estudio analítico para el control de inventarios de la farmacia de Urgencias de una
clínica de la ciudad. Cruz, M., Aguirre, C., Amaya C., Velasco, N. (Diciembre 2008): se
busca un mayor control sobre los inventarios, por medio de un estudio analítico que se
realiza con base en la demanda de la clínica. El trabajo propone una alternativa que
optimiza la cantidad a pedir y el tiempo de pedido para los medicamentos que maneja
la farmacia.
o Análisis de un sistema de distribución de medicamentos en servicios de
hospitalización: Una aplicación de simulación y de programación lineal. González C.,
Amaya, C., Velasco, N. (Diciembre 2008): el objetivo de este trabajo se centra en
disminuir el tiempo promedio de espera desde la entrega de la prescripción médica
hasta la distribución de los medicamentos; para lo cual se trabaja un modelo
compuesto de simulación y programación lineal.
o Selección e implementación de una política de inventarios para las farmacias
auxiliares de un hospital público en Bogotá. Velasco, N., Amaya, C. (Diciembre 2008):
este trabajo busca desarrollar una política de inventario que mejore el nivel de
satisfacción de los pacientes en relación con el servicio farmacéutico de un hospital
11
público, el sistema considerado es multinivel con 1 bodega y N minoristas. Se estudian
dos políticas de inventario de revisión periódica, escogiéndose aquella que sea más
eficiente.
o Política de inventarios para la bodega central y farmacias auxiliares del Hospital
Universitario Clínica San Rafael. Gómez, L, C.A. Amaya, C y Velasco, N. (Julio 2012):
en este trabajo se desarrolla un modelo de inventario máximo (revisión periódica) para
los medicamentos y dispositivos médicos, el cual se basa en un análisis de regresión
para la determinación de la tendencia.
Los trabajos mencionados anteriormente dan una idea de lo trabajado en Colombia en
este ámbito, aunque cabe resaltar que en el país siguen siendo incipientes las
investigaciones en el tema.
En el contexto internacional se ha profundizado más en la logística hospitalaria,
incluyendo la gestión de los inventarios, algunos de los trabajos realizados en otros
países son mencionados a continuación:
o En la Clínica Ricardo Palma, ubicada en la ciudad de Lima-Perú, se realizó un modelo
de simulación de inventario basado en redes neuronales artificiales supervisadas y
algoritmos genéticos para optimizar el inventario de medicamentos.
o En España, se implementó en aproximadamente 18 centros de salud una estrategia
que involucra la automatización para el aprovisionamiento del almacén central, basado
en una política por nivel de existencias, que buscaba que el reabastecimiento del
almacén se dé por lo que se consume realmente en el hospital y el control de
inventario, todo esto en miras de reducir los tiempos de entrega de productos por
parte del proveedor, disminuir la variabilidad que se presenta en el consumo y la
cantidad de productos obsoletos que se encuentran dentro del almacén. El impacto en
todos los hospitales donde se aplicó dicha política fue positivo.
o En la universidad Rutgers, ubicada en New Jersey, Estados Unidos, desarrollaron un
modelo de inventario multi-periodo, en el cual la compra de la materia prima se da a
través de una subasta, donde los proveedores suministran información de precios y
12
tiempo de entrega. El modelo está basado en una combinación de programación
dinámica estocástica y simulación (Farahvash & Altiok, s.f.).
o En Hong Kong, diseñaron un sistema de gestión de salud basado en RFID
(Identificación por radiofrecuencia) usando un sistema de información de una teoría de
diseño, con el fin de proporcionar un soporte efectivo en la transformación y
optimización de todas las prácticas relacionadas con la industria de la salud (Ngai,
Poon, Suk & Ng, 2009).
Sistema de inventario de medicamentos
o Sistemas de Dispensación Automatizada de Medicamentos (SADME): el uso de este
tipo de sistemas permite mejorar y volver más eficiente la logística de distribución o
dispensación de medicamentos, disminuyendo el tiempo empleado, mejorando la
gestión de la información y la seguridad de esta tarea al disminuir errores de
medicación (Sánchez, Abad, Salvador & De Frutos, 2001; Zafra, Isla, & Del Prado,
2012). Su funcionamiento está basado en una capacidad de almacenamiento
controlada por medio de una interfaz que conecta el sistema de información de la
farmacia con el sistema automatizado (Tejada, 2011).
En el Congreso Nacional de la Sociedad Española de Farmacia Hospitalaria, realizado
en el 2008, se presentaron varios trabajos realizados en torno al SADME, algunos de
estos son:
- Estudio de la percepción del equipo de enfermería sobre el uso de los SADME en
el servicio de urgencias de un hospital de tercer nivel.
- Sistema de gestión automatizado de medicamentos estupefacientes en un servicio
de farmacia.
- Impacto de la implantación de un sistema de dispensación semi-automatizada de
medicamentos en un servicio de urgencias.
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Otros trabajos desarrollados:
- Análisis coste-beneficio de la implantación de los sistemas automáticos de
dispensación de medicamentos en las Unidades de Críticos y Urgencias (Poveda,
García, Hernández, Valladolid, 2003): busca determinar, en términos económicos,
las consecuencias de la sustitución de botiquines de planta por la implementación
de SADME.
- Tesis: Organización y sistematización del almacén de medicamentos de una
organización no gubernamental de servicios de salud (Alvarado, 2007).
- Optimización de la calidad del proceso de dispensación de medicamentos en dosis
unitarias mediante la implantación del sistema semiautomático Kardex®. (Juvany,
Sevilla, de la Peña, Leiva, Perayre, Jódar, 2007).
o Sistema de dispensación por stock en unidad de enfermería: es el sistema tradicional,
consiste en tener depósitos de medicamentos en la unidad clínica correspondiente,
controlados por el personal de enfermería. Tiene cantidades pactadas de las
especialidades farmacéuticas que cubren necesidades usuales de los pacientes
(Sánchez et al, 2001).
o Sistema de dispensación por reposición y paciente: consiste en establecer en cada
unidad clínica depósitos controlados por el personal de enfermería, que permitan la
administración de medicamentos con anterioridad a la solicitud por paciente, con
reposición diaria y petición individualizada al servicio de farmacia para cada uno de los
pacientes (Sánchez et al, 2001)
o Sistema de dispensación de medicamentos en dosis unitaria (SDMDU): se requiere
tener en enfermería un stock de medicamentos adicional, que tiene como función cubrir
algunas necesidades, como las primeras dosis de medicamentos de urgencias,
antisépticos, sueros, soluciones de gran volumen, entre otros (Sánchez et al, 2001). Un
trabajo relacionado con este sistema es: Implementación del sistema de distribución de
medicamentos en dosis unitarias en un hospital público (Díaz, Muñoz, León, Camacho,
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1998). Fue implementado en el servicio de medicina interna del hospital público de
nivel III Simón Bolívar, ubicado en Bogotá, Colombia.
El Hospital Regional Universitario Carlos Haya, ubicado en Málaga-España, cuenta
con un área llamada dosis unitaria, la cual une el Sistema de Dispensación de
Medicamentos de Dosis Unitaria (SDMDU) y el un Sistema Automático de
Dispensación de Medicamentos (SADME).
15
4. MARCO TEÓRICO
4.1. INVESTIGACIÓN DE OPERACIONES (IO)
La Investigación de Operaciones surge cuando se comienzan a realizar intentos para
emplear el método científico en la administración de una empresa. A pesar de esto, su
uso como una actividad se dio durante la Segunda Guerra Mundial, cuando tanto
británicos como americanos hicieron un llamado a equipos de científicos para que estos
determinaran la asignación óptima de los recursos con los que contaban a cada una de
las operaciones militares. Al finalizar la guerra, la IO generó gran interés para ser aplicada
en otros campos diferentes del militar, por lo tanto comenzó a emplearse en la industria
para mejorar su eficiencia y productividad (Taha, 2004; Hillier, Lieberman, 2002).
La IO es un conjunto de disciplinas que se emplean para resolver, por medio de métodos
matemáticos, problemas que requieren una solución óptima (González, 1999). Por otro
lado, Moya (1990), define a la IO como “el desarrollo y aplicación de técnicas cuantitativas
(procedimiento científico) para la solución de los problemas y toma de decisiones que
enfrentan tanto los administradores de organizaciones públicas como de organizaciones
privadas”. Ésta tiene una serie de tareas, entre las que se encuentran: la recolección y
análisis de datos, desarrollo y pruebas de modelos matemáticos, propuesta de soluciones,
interpretación de la solución e implantación de acciones de mejora (Ramos y Vitoriano,
s.f.).
Winston (2005) afirma que la investigación de operaciones, la cual es comúnmente
llamada ciencia de la administración, “es un enfoque científico en la toma de decisiones
que busca el mejor diseño y operación de un sistema, por lo regular en condiciones que
requieren la asignación de recursos escasos”. Este enfoque científico requiere el uso de
uno o más modelos matemáticos.
Cabe resaltar que no existe una sola técnica para resolver los modelos de la Investigación
de Operaciones, la clase y lo complejo de este es lo que determina el método que se va a
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emplear para la solución de cada problema matemático (Taha, 2004). Este enfoque está
agrupado en una serie de disciplinas, algunas de las cuales son:
o Optimización
o Teoría de inventarios
o Teoría de decisiones
o Teoría de colas
o Simulación
o Flujos de redes
También se encuentran otro tipo de disciplinas más complejas como algoritmos
metaheurísticos, lógica difusa, reconocimiento de patrones, entre otras, que aunque
pueden encuadrarse dentro de la investigación de operaciones, generalmente se estudian
por medio de la inteligencia artificial, una disciplina relacionada con la Ingeniería
Informática (Ramos, Sánchez, Ferrer, Barquín & Linares, 2010).
4.2. OPTIMIZACIÓN
La Real Academia de la Lengua Española (RAE) define el término optimizar como “la
búsqueda de la mejor forma de realizar una actividad”.
Los métodos de optimización pueden clasificarse en métodos clásicos y métodos
metaheurísticos. (Ramos et al, 2010) afirman que los primeros buscan y garantizan un
óptimo local, mientras que los metaheurísticos imitan fenómenos sencillos observados en
la naturaleza y cuentan con mecanismos específicos para obtener un óptimo global
aunque no se garantiza su alcance.
Un modelo de optimización tiene como objetivo encontrar valores que optimicen una
función objetivo que satisfagan las restricciones dadas. Winston (2005) analiza
principalmente el modelo prescriptivo o de optimización, el cual establece el
comportamiento de una organización para que pueda alcanzar sus metas. Dicho modelo
cuenta con 3 elementos: Función objetivo, variables de decisión y restricciones.
17
Métodos clásicos de optimización
o Lineal con variables enteras:
- Programación entera pura (todas las variable son enteras)
- Programación entera binaria (si todas las variables son binarias)
- Programación lineal entera mixta (algunas enteras o binarias y las demás
continuas)
o Lineal entera mixta
o No lineal
o Estocástica
o Dinámica
Métodos metaheurísticos
o Algoritmos evolutivos
o Recocido simulado
o Búsquedas heurísticas (método tabú, búsqueda aleatoria, avariciosa, etc.)
4.3. SISTEMA DE INVENTARIOS
Un sistema de inventarios se puede definir como un sistema en el que el costo de
mantener en inventario, el costo debido al déficit y el costo de efectuar un pedido u
ordenar son considerados los únicos costos relevantes. Los 3 costos anteriores están
directamente relacionados, si se incrementa uno de estos, los otros tienden a disminuir, y
viceversa (Calderón, 1985), dicha relación se muestra en la figura 1.
Para Calderón (1985) los sistemas de inventarios poseen una serie de propiedades que
caracterizan a los sistemas de inventarios:
o Propiedades de la demanda: el principal objetivo de mantener existencias de un
artículo es satisfacer la demanda que tenga en un futuro dicho producto. La demanda
es considerada el elemento más importante de un sistema de inventarios.
18
o Propiedades del abastecimiento o suministro: el abastecimiento corresponde a
aquellas cantidades que se programan para tener en inventario.
o Propiedades de los costos relevantes: en un sistema de inventarios solo son
significativos 3 tipos de costos: costos de adquisición, de mantenimiento de inventario
y de escasez, de los cuales 2 deben estar controlados.
Figura 1. Relación de los costos asociados a los inventarios Fuente: Elaboración propia basada en Vega, 2001.
Vega y Ríos (2001) afirman que en un sistema de inventarios se pueden identificar 5
componentes característicos, los cuales son los que determinan los diversos modelos de
inventario: la demanda, la formación de stock o inventario, los costos, el horizonte de
tiempo y el número de artículos.
Por otro lado, (Riff, 2003) considera que en todo modelo de inventario es posible
identificar 8 variables:
o Número de productos
o Nivel de inventario
o Tasa de disminución: la cual se encuentra relacionada con la demanda.
19
o Punto de reorden: establece el momento en que se debe emitir una nueva orden.
o Tiempo entre la orden y la llegada del producto (lead-time).
o Cantidad ordenada y tamaño de lote
o Costos de ordenar o puesta en marcha
o Costo de mantener unidades en inventario: asociado con costo de capital,
almacenamiento, deterioro, pérdidas, impuestos, seguros.
En los sistemas de inventario, aparte de tener en cuentas las variables que los define,
también deben considerarse los diferentes tipos de inventarios que existen (Krajewski,
Ritzman, Malhotra, 2008):
o Inventario de ciclo: es la porción del inventario total que varía en forma directamente
proporcional al tamaño del lote.
o Inventario de seguridad: es un excedente de inventario que se emplea para protegerse
contra la incertidumbre que tiene la demanda, los tiempos de espera y los cambios en
el abastecimiento.
o Inventario de previsión: utilizado para absorber las irregularidades que se presentan
en las tasas de la demanda y la oferta.
o Inventario en tránsito: es aquel que se mueve de un punto a otro en el sistema de flujo
de materiales.
La complejidad de un modelo de inventario se determina a través del tipo demanda de los
artículos, es decir, si la demanda es determinista o probabilística. Por demanda
determinista se puede entender que la cantidad a pedir en cada periodo puede conocerse
con certeza y certidumbre, además puede ser: estática cuando el consumo permanece
constante en el transcurso del tiempo, y dinámica, cuando la demanda varía entre un
periodo y otro, a pesar que ésta se conoce con certeza. La demanda probabilística se da
cuando la demanda o el consumo en un periodo es incierto o con incertidumbre, en este
caso puede ser estacionario, donde la función de densidad de probabilidad de la demanda
permanece sin cambios en el tiempo, y no estacionaria, donde la función de probabilidad
varía en el tiempo (Arbones, 1989).
20
Existe gran cantidad de sistemas de inventarios tanto determinísticos como
probabilísticos, a continuación se van a mencionar algunos de ellos y solo se
profundizarán en los que puedan ser empleados en el presente trabajo.
4.3.1. Modelos de inventario determinísticos
Estos modelos se caracterizan por tener una demanda y unos tiempos de entrega
constantes y conocidos. Taha (2004) menciona 5 modelos que pertenecen a este grupo:
o Modelos estáticos de cantidad económica de pedido:
- Cantidad económica de pedido
- Cantidad económica de pedido con discontinuidades de precio
- Cantidad económica de pedido de varios artículos con limitación del almacén
o Modelos dinámicos
- Modelo sin costo de preparación
- Modelo con preparación
4.3.2. Modelos de inventario probabilísticos
Son aquellos en los cuales no se conoce ni la demanda ni el tiempo de entrega, pero sus
variables tienen un comportamiento similar a una distribución de probabilidad. A
continuación se enuncian algunas de las técnicas trabajadas por distintos autores (Taha,
2004; Vega y Ríos; 2001; Zapata; 2011).
o Modelos de revisión continua:
21
- Modelo “probabilizado” de cantidad económica de pedido: usa una aproximación
que sobrepone una existencia constante de reserva que va por encima del nivel de
inventario. El tamaño de la reserva es definido por medio de que la probabilidad de
que se agote la existencia durante el tiempo de entrega no sea superior a un valor
que se especifique (Taha, 2004).
Las variables empleadas en este modelo son:
Tiempo de entrega entre la colocación y la recepción de un pedido.
Variable aleatoria que representa la demanda durante el tiempo de entrega.
Demanda promedio durante el tiempo de entrega.
Desviación estándar de la demanda durante el tiempo de entrega.
Tamaño de la existencia de la reserva.
Probabilidad máxima admisible de que se agote la existencia durante el
tiempo de entrega.
Hipótesis principal del modelo: , esto es, la demanda durante el
tiempo de entrega , tiene una distribución normal con promedio y desviación
estándar .
Para determinar se emplea la siguiente formulación de probabilidad:
{ }
Se puede convertir en una variable aleatoria normal estándar con la
sustitución:
Entonces,
{
}
22
Figura 2. Probabilidad de que se agote la existencia, { }
Tomado de: Taha, 2004
El tamaño de la reserva debe satisfacer:
La demanda durante el tiempo de entrega puede escribirse con una función de
densidad de probabilidad por unidad de tiempo, a partir de esta se puede
determinar la distribución de la demanda durante . La media de la demanda ( ) y
la desviación de la demanda ( ), pueden calcularse de la siguiente manera:
√
Donde, es el tiempo de entrega, es la media y la desviación estándar de la
demanda por unidad de tiempo normal. En la fórmula es necesario que sea un
valor (redondeado a) entero.
- Modelo probabilístico de cantidad económica de pedido: este modelo es más
exacto que el anterior, ya que se considera la naturaleza probabilística de la
demanda de manera directa; además permite faltantes durante la demanda como
se observa en la figura 2 (Taha, 2004, p. 562, 563).
23
Figura 3. Modelo probabilístico de inventario con faltante
Fuente: Taha, 2004
Este modelo tiene 3 hipótesis que lo define:
i. La demanda no satisfecha durante el tiempo de entrega se acumula.
ii. No se permite tener más de un pedido vigente.
iii. La distribución de la demanda durante el tiempo de entrega no cambia con el
tiempo, es decir, permanece estacionaria.
- Modelo de cantidad de ordenar fija y punto de reorden variable: este modelo se
encargar de vigilar de manera permanente cuál es el nivel de inventario. El lead-
time o tiempo de entrega se considera desde que se comienza a elaborar una
orden hasta que se ingresa al almacén (Zapata, 2011), en este lapso de tiempo es
en el cual se corre riesgo de presentar faltantes, por esto se asume un inventario
de seguridad. El modelo tiene la siguiente notación:
Nivel de servicio
Número de pedidos anuales
Faltantes de pedidos
anuales.
Demanda anual.
Cantidad óptima a pedir.
Inventario de seguridad.
Desviación estándar.
Valor de la normal respecto al
nivel de servicio.
Tiempo de entrega expresado
en unidades.
Tiempo considerado para el
pronóstico expresado en
unidades.
Punto de reorden.
Inventario promedio.
Inventario máximo.
24
Las ecuaciones del modelo son:
√
√∑
o Modelos de un periodo: se presentan al pedir un artículo solo una vez para satisfacer
la demanda del periodo. Los símbolos empleados en este grupo de modelos son
(Taha, 2004, p. 567, 571):
Costo de compra (o producción) por unidad
Costo de preparación por pedido.
Costo de almacenamiento por unidad conservada durante el periodo.
Penalización por unidad faltante durante el periodo.
Variable aleatoria que representa la demanda durante el periodo.
Distribución de la función de la probabilidad de la demanda durante el periodo.
Cantidad pedida.
Cantidad a la mano, antes de hacer un pedido.
- Modelo sin preparación: este modelo tiene dos hipótesis:
i. La demanda es presentada de manera instantánea al comenzar el periodo
inmediatamente después de que se recibe el pedido.
ii. No se incurre en un costo relacionado con la preparación.
25
Figura 4. Almacenamiento y faltante de inventario en modelo de un solo periodo
Fuente: Taha, 2004.
- Modelo con preparación: se difiere del modelo anterior en que adicionalmente se
incurre en un costo de preparación .
o Modelo de revisión periódica (cantidad de ordenar variable, ciclo fijo): los ciclos de
abastecimiento están definidos, pero el tamaño de la orden varía ya que se generan
fluctuaciones periodo a periodo por causas externas e internas que modifica el
consumo por lo que no se puede establecer una cantidad a ordenar fija (Carbajal,
Martínez, 2010). La notación asociada a este modelo y las ecuaciones se muestran a
continuación:
Nivel de servicio
Número de pedidos anuales
Faltantes de pedidos anuales.
Demanda anual.
Cantidad óptima a pedir.
Inventario de seguridad.
Desviación estándar.
Valor de la normal respecto al
nivel de servicio.
Tiempo de entrega expresado en
unidades.
Tiempo considerado para el
pronóstico expresado en unidades.
Punto de reorden.
Inventario promedio.
Inventario máximo.
Tiempo o tipo de revisión
expresado en unidades.
Órdenes en tránsito al momento
de la revisión.
Inventario físico al momento de
la revisión
√
26
Figura 5. Gráfica de inventario para un modelo de revisión periódica con demanda probabilística
Fuente: Anderson, Sweeney, Williams, 2004
4.4. ALMACENAMIENTO DE MEDICAMENTOS
La organización Deliver en colaboración con la Organización Mundial de la Salud (2003),
sostienen que los almacenes de medicamentos deben contar con un sistema para
clasificar y organizar todos los productos, además todas las personas que se encuentren
involucradas o relacionadas con estos almacenes deben conocer dicho sistema.
Entre los sistemas más comunes para clasificar los medicamentos están:
o Ordenamiento alfabético, según el nombre genérico
o Por categoría farmacéutica o farmacológica
27
o Clasificación por forma farmacéutica: los medicamentos se presentan en diferentes
formas: comprimidos, jarabes e inyectables, los de uso externos pueden ser
ungüentos y cremas.
o Según la frecuencia de uso
o Celda de estantería aleatoria
o Codificación de productos: cada artículo cuenta con un código y una ubicación propia.
En los registros de las existencias de los medicamentos y otros insumos de salud, debe
figurar un mínimo de información, como:
o El nombre y la descripción de los productos, incluyendo forma farmacéutica y
concentración
o Existencias disponibles y saldos de existencias iniciales
o Cantidades recibidas
o Cantidades despachadas
o Pérdidas y ajustes
o Saldo de las existencias al cierre
Según el sistema de información utilizado, también se puede incluir otro tipo de
información:
o Condiciones especiales de almacenamiento como la temperatura
o La fecha de caducidad
o El código del producto
Un sistema de información logística debe manejar tres tipos de registros: los registros de
las existencias, los registros de las transacciones y los registros de los productos
consumidos.
28
4.5. INVENTARIO FÍSICO
Deliver en colaboración con la Organización Mundial de la Salud (2003) afirma que el
inventario físico es el proceso que consiste en contar manualmente la cantidad de
unidades de cada producto que existen en un almacén, en determinado momento. Este
permite garantizar que el saldo de las existencias que figuran en el sistema coincida con
la cantidad real de productos dentro del almacén. Hay dos clases de inventario físico:
o Inventarios físicos completos: todos los productos del almacén se cuentan al mismo
tiempo, esto debe hacerse mínimo una vez al año
o Inventarios físicos rotativos o aleatorios: se realiza el inventario para determinados
productos y se compara el resultado con el registro en el sistema, esto se hace
periódicamente.
Etapas para la realización de un inventario físico:
o Planificación
o Asignación del personal
o Organización del depósito
o Recuento de los productos utilizables
o Actualización de los registros de las existencias
o Acciones a realizar sobre la base de los resultados del inventario físico
o Análisis y discusión de los resultados del inventario con el personal del
establecimiento.
4.6. PRONÓSTICOS
Un pronóstico es “una predicción de acontecimientos futuros que se utilizan con
propósitos de planificación” (Krajewski, Ritzman, Malhotra, 2008). Hanke y Wichern (2006)
afirman que los pronósticos son necesarios porque las organizaciones se desarrollan y
29
operan en un entorno en el cual la incertidumbre siempre está presente, y donde además
se deben tomar decisiones de nivel táctico, operativo y estratégico que pueden afectar
considerablemente el futuro de la empresa.
Los pronósticos pueden clasificarse de distintas maneras, entre las que se pueden
destacar:
o Pronósticos de corto plazo o de largo plazo: los primeros empleados para diseñar
estrategias inmediatas y los segundos para establecer el curso general de una
organización.
o Pronósticos cualitativos o cuantitativos: los cualitativos no requiere manipulación de
datos, solo el juicio de la persona que pronostica, dentro de estos pueden incluirse las
estimaciones del personal de ventas, la opinión ejecutiva, la investigación de
mercados y el método Delphi. Los métodos cuantitativos son operaciones que
producen resultados cuantitativos y pueden emplearse técnicas como los métodos
causales (regresión lineal) y el análisis de series de tiempo (Krajewski, Ritzman,
Malhotra, 2008).
4.6.1. Exploración de patrones de datos de series de tiempo
Para elegir de manera adecuada un método de pronósticos, es necesario conocer y
considerar los cinco patrones básicos de las series de tiempo (Hanke & Wichern, 2006;
Krajewski, Ritzman, Malhotra, 2008):
o Horizontal: los datos fluctúan en torno a un nivel constante o medio.
o Tendencia: los datos tienen un incremento o un decremento de la media de la serie en
un periodo determinado.
30
o Estacional: los datos corresponden a un patrón repetible de incrementos o
decrementos de la demanda, dependiendo de una temporada (día, semana, mes,
año).
o Cíclico: es la oscilación alrededor de la tendencia, es decir, incrementos o
decrementos graduales que se evidencian en el transcurso de largos periodos de
tiempo.
o Aleatorio: variación imprevisible de la demanda, resultado de eventos fortuitos por los
cuales todos los pronósticos resultan equivocados.
4.6.2. Exploración de patrones de datos con análisis de autocorrelación
Hane y Wichern (2006) afirman que es posible definir la relación de una variable que se
observa en distintos periodos de tiempo por medio del coeficiente de autocorrelación, el
uso de este coeficiente para distintos retrasos de una variable permite identificar los
patrones de las series de datos mencionadas anteriormente.
4.6.3. Métodos causales
(Krajewski, Ritzman, Malhotra, 2008) Se emplean cuando se tienen datos históricos y es
posible identificar la relación entre el factor que se quiere pronosticar y otros factores
externos e internos que sean de interés y afecten a la organización. Estos métodos
aportan herramientas avanzadas de pronósticos y son útiles para prever los puntos en los
que la demanda puede cambiar, preparándose con pronósticos a largo plazo.
31
4.6.3.1. Regresión lineal simple
En este método se identifican dos variables: la variable dependiente, la cual se desea
pronosticar, y la o las variables independientes que influyen sobre la dependiente,
afectando su resultado; ambas están relacionadas por medio de una ecuación lineal que
expresa la relación entre las mismas (Hanke & Wichern, 2006). Para emplear este método
se debe elegir la línea recta que mejor se ajuste al comportamiento de los datos, para lo
cual se utiliza el criterio de mínimos cuadrados que indica que la línea que mejor se ajusta
es aquella que minimiza la suma del cuadrado de las distancias desde los puntos hasta la
línea; esta recta se denomina de mínimos cuadrados o de regresión ajustada y es de la
siguiente forma:
Donde es la intersección con el eje Y, es la pendiente.
El método de mínimos cuadrados elige los valores para y que disminuyan el error de
la suma de los cuadrados:
∑ ∑
4.6.4. Métodos de series de tiempo
(Krajewski, Ritzman, Malhotra, 2008) Estos métodos emplean información histórica que
solo se relaciona con la variable dependiente. Se basan en el supuesto de que el patrón
de la variable en el pasado, será la misma que en el futuro.
A continuación se presenta la tabla 1 donde se resumen algunas técnicas de pronósticos
apropiadas para patrones de datos específicos. Se profundizará en aquellos métodos que
se consideren pueden aplicarse al problema planteado en el presente trabajo.
32
Tabla 1. Técnicas de pronósticos
Método
Patrón de
datos
Horizonte
de tiempo
Tipo de
modelo
Informal ST, T, S S TS
Promedios simples ST S TS
Promedios móviles ST S TS
Suavizamiento exponencial ST S TS
Suavizamiento exponencial lineal T S TS
Suavizamiento exponencial cuadrático T S TS
Suavizamiento exponencial estacional S S TS
Filtración adaptativa S S TS
Regresión simple T I C
Regresión múltiple C, S I C
Descomposición clásica S S TS
Modelos de tendencia exponencial T I, L TS
Ajuste de curva S T I, L TS
Modelos Gompertz T I, L TS
Curvas de crecimiento T I, L TS
Censo X-12 S S TS
Box-Jenkins ST, T, C, S S TS
Indicadores principales C S C
Modelos econométricos C S C
Regresión múltiple con series de
tiempo T, S I, L C
Patrones de datos ST: estacionarios; T: tendencia; S: estacional; C: cíclico
Horizonte de tiempo S: corto plazo (menos de 3 meses); I: intermedio; L: largo
plazo
Tipo de modelo TS: serie de tiempo; C: causal
Fuente: Hanke & Wichern (2006)
33
4.6.4.1. Suavizamiento Exponencial
Este método proporciona un promedio móvil con un peso exponencial de los valores
observados anteriormente. Es empleado generalmente para aplicar sobre datos que no
tienen tendencia predecible. El objetivo del método es estimar el valor real que
posteriormente se emplea para pronosticar valores futuros.
Consiste en promediar los valores históricos de una serie de forma que decrece
exponencialmente, esto es, darle más peso a los datos más recientes. La ecuación de
suavizamiento exponencial es:
Donde:
Valor pronosticado para el nuevo periodo.
Constante de suavizamiento (0 < < 1).
Nueva observación o valor real de una serie en el periodo t.
Antiguo valor suavizado o pronóstico para el periodo t.
La ecuación anterior también puede expresarse de la siguiente manera:
El valor que sea asignado a es fundamental para realizar un buen análisis. Cuando se
requiere que los pronósticos sean estables, es necesario tomar un valor de pequeño; si
se desea una respuesta rápida a un cambio real en el patrón de observaciones, se debe
emplear un de mayor valor.
Para estimar el valor adecuado que debe tomar , se debe realizar un procedimiento
repetitivo para minimizar el error cuadrático medio (MSE); para lo cual se calculan los
pronósticos empleando distintos valores de (0.1, 0.2, …, 0.9), luego se calcula la suma
de MSE pronosticado para cada valor, finalmente se elige el que genere el menor error
para usarlo en los siguientes ejercicios de pronóstico.
La medición del MSE se da con la siguiente fórmula:
34
∑
4.6.5. Medición del error del pronóstico
Hay diversos métodos que permiten calcular los errores que se generan al aplicar una
técnica de pronóstico determinada, la mayoría de estos métodos trabajan con residuales,
que es la diferencia entre el valor real y el valor pronosticado.
Existe una notación matemática para pronósticos:
Valor de una serie de tiempo en el periodo t
Valor pronosticado de
Error o residual de pronóstico
Para calcular el error de pronóstico (o residual) de cada periodo, se utiliza la siguiente
ecuación:
Cuatro de los métodos empleados para evaluar las técnicas de los pronósticos son:
o Desviación absoluta media – MAD (Mean absolute deviation): mide la precisión de los
pronósticos al promediar las magnitudes de los errores de pronóstico. Es útil en
aquellos casos en que se quiera medir el error en la misma unidad de la serie original.
∑| |
o Error cuadrático medio – MSE (Mean square error): este método penaliza los errores
grandes de pronóstico, ya que los errores se elevan al cuadrado.
35
∑
o Error porcentual absoluto medio – MAPE (Mean absolute porcentage error): en
ocasiones calcular el error en porcentaje es más útil, este método indica lo grande de
los errores de pronóstico comparándolos con los valores reales de la serie temporal.
Es útil emplearlo en los casos en que el tamaño o la magnitud de la variable del
pronóstico es importante para evaluar la precisión de este; cuando los valores son
grandes; o cuando se quiere comprar la precisión de una o varias técnicas en series
diferentes.
∑
| |
o Error porcentual medio – MPE (mean porcentage error): se usa cuando se quiere
determinar si una técnica de pronóstico tiene sesgo (produce pronósticos más altos o
bajos de manera sistemática). Si el pronóstico no tiene sesgo, el valor del MPE será
cercano a cero; y si el resultado es un alto porcentaje negativo o positivo, el método
de pronóstico sobreestima o subestima de manera consistente, respectivamente.
∑
4.7. VISUAL BASIC PARA APLICACIONES (VBA)
Es un lenguaje de programación que se encuentra integrado a las aplicaciones de
Microsoft Office: Excel, Word, Access, Outlook y PowerPoint. Algunos de los objetivos de
este lenguaje de programación son (Amelot, 2010, p. 18):
o Automatizar acciones que son repetitivas, por medio de una única operación que
contenga una serie de comandos específicos.
o Interactuar sobre libros de Excel, los cuales se pueden modificar por medio de un
código realizado en VBA.
36
o Crear formularios personalizados con los que se pueden diseñar interfaces amigables
para el ingreso o salida de información.
o Modificar las opciones de Excel, cada una de estas está asociada a una propiedad de
un objeto VBA.
o Comunicar Excel con la demás aplicaciones de Microsoft Office, intercambiando
información entre éstas, empleando los objetos de cada una, entre otros.
El lenguaje de programación VBA puede emplearse para la creación de macros, las
cuales sirven para automatizar tareas y actividades que sean repetitivas.
37
5. SISTEMAS DE INVENTARIOS DE LA CUB
5.1. DIAGNÓSTICO DEL PROCESO ACTUAL DEL ALMACÉN
La Real Academia de la Lengua Española define el término diagnosticar como “recoger y
analizar datos para evaluar problemas de diversa naturaleza”; para el presente trabajo se
realiza un diagnóstico sobre el proceso actual de compras de la Clínica Universitaria
Bolivariana, con el fin de estudiar una de las problemáticas más sentidas dentro de esta
área. Es necesario mencionar que también se analiza el Servicio Farmacéutico, ya que se
encuentra directamente relacionada con aprovisionamiento.
El diagnóstico realizado sigue un proceso como el mostrado a continuación y se
profundizará sobre los pasos o etapas en los capítulos que siguen. Todo el diagnóstico se
realiza con miras en presentar una propuesta de mejora al área de aprovisionamiento
para optimizar alguna de las actividades allí realizadas.
Figura 6. Proceso para elaboración de diagnóstico Fuente: Elaboración propia
Como muestra el gráfico 3, el diagnóstico inicia con la observación general del proceso de
compras, incluyendo el almacenamiento, este primer paso permite tener un acercamiento
con las actividades realizadas por el área, además sirve para identificar algunas de las
Observación Visitas y preguntas
Recolección y análisis de
datos e información
Selección del problema a
resolver
Propuesta de mejora
38
problemáticas que pueden ser susceptibles de mejora con el presente trabajo. Se
reconoce el proceso y se generan inquietudes para ser resueltas en el segundo paso.
La segunda parte para realizar el diagnóstico está compuesta por visitas realizadas al
personal encargado de éstas áreas en la CUB, al cual se le generan preguntas que
permiten ir ahondando en el conocimiento sobre el proceso y sus problemáticas. Algunas
de las preguntas surgen de la etapa de observación, otras se van generando de las
visitas. A continuación se enuncian algunas de las preguntas:
o ¿Cuál es el proceso de compras de la Clínica Universitaria Bolivariana?
o ¿Cada cuánto ordenan?
o ¿Tienen considerado un costo de ordenar y un costo de almacenar?
o ¿Cuántos proveedores tienen actualmente?
o ¿Qué política de inventarios manejan?
o ¿Cómo pronostican la demanda para los próximos periodos? ¿Ha sido acertado el
método?
o ¿Cuáles consideran que son las problemáticas más importantes dentro del área?
o ¿Cómo les parece el sistema de información con el que actualmente cuenta la CUB?
o ¿Qué variables se consideran para almacenar?
o ¿Tienen definida una clasificación de los medicamentos y materiales médico-
quirúrgicos? ¿Esta clasificación se encuentra dentro del sistema de información?
Posterior a las preguntas, se recopilan todos los datos e información suministrados por la
CUB con el fin de organizarla para extraer de esta aquella que sea útil para el propósito
de este trabajo, luego se procede a analizarla y se emplea como entrada o insumo aquella
que sea adecuada para la propuesta de solución. El cuarto paso indica la selección de
uno de los problemas que tenga la clínica, que se elige teniendo en cuenta los 3 pasos
anteriores, los intereses y principales necesidades de la institución y la posibilidad de
realizarlo en el marco de este trabajo.
Finalmente, con toda la información recogida, el análisis realizado y la selección del
problema a resolver, se comienza a elaborar la propuesta de mejora que tendrá como
resultado la optimización de una de las actividades realizadas por el área de compras.
Para conocer en detalle la propuesta, ver el capítulo 6.
39
A continuación se expone la información recopilada a través de las conversaciones y
entrevistas tenidas con el personal de la CUB que, como se mencionó anteriormente, se
convierte en insumo para las actividades realizadas posteriormente.
El sistema de información empleado en la CUB se denomina Servinte, el cual es un
sistema que busca ofrecer el manejo ágil, integrado y eficiente de los procesos médico-
administrativos de las entidades prestadoras de servicios de salud. Está compuesto por
una serie de módulos que permiten realizar la gestión de dichos procesos, algunos de los
módulos son: admisiones; ayudas diagnósticas; citas; cirugías; suministros, inventario y
farmacia; contabilidad; activos fijos; entre otros.
El propósito de Servinte dentro de la institución, específicamente dentro del área de
aprovisionamiento, es el de gestionar y suministrar adecuadamente las compras de
medicamentos y materiales médico-quirúrgicos. Tiene en la actualidad una serie de fallas
que se mencionarán más adelante.
El proceso de compras se realiza desde el área de aprovisionamiento, la cual se encarga
de planear, contactar a proveedores, cotizar y comprar todo lo que la CUB requiere en
cuanto a medicamentos y dispositivos médicos para que la prestación de sus servicios no
se vea afectada. La planeación se realiza cada mes, donde se analizan los históricos de
consumo, los consumos actuales y el inventario.
El servicio farmacéutico es el responsable de administrar de manera óptima y adecuada
todos los medicamentos y dispositivos médicos que se encuentran en el almacén.
La cadena de abastecimiento interno de medicamentos en la Clínica Universitaria
Bolivariana está conformada por tres niveles: m proveedores, 1 almacén (servicio
farmacéutico) y 3 sub-almacenes. El servicio farmacéutico es el encargado de abastecer a
los 3 sub-almacenes que se encuentran en zonas estratégicas de la clínica. En la figura 7
se observa cual es el sistema de abastecimiento.
40
Figura 7. Sistema de aprovisionamiento en la CUB.
Las áreas de aprovisionamiento y servicio farmacéutico están directamente relacionadas y
a pesar de ser independiente la una de la otra, se ven afectadas por la gestión que se
realice desde estas, entre ambas áreas se da un proceso como el que se muestra en la
figura 8, este proceso va desde la planeación de las compras hasta que los
medicamentos y dispositivos son despachados a cada paciente.
5.1.1. Aprovisionamiento
El sistema de información (SI) fue implementado en la Clínica hace algunos años,
momento en el cual el proveedor realizó la capacitación sobre la herramienta a las
personas correspondientes. Hoy las personas que fueron capacitadas ya no están en la
institución, y la documentación y gestión del conocimiento relacionado con el manejo del
sistema no fue elaborado ni desarrollado; esto está afectando la gestión del área de
aprovisionamiento, ya que al no conocer todo el alcance y funcionamiento de la
herramienta se está subutilizando y algunos de los procesos que este sistema puede
soportar están siendo realizados con aplicaciones aisladas que se han desarrollado
internamente y que permiten ejecutar las actividades del día a día, arrojando datos e
información veraz de manera adecuada y oportuna.
m Proveedores
• La CUB cuenta en la actualidad con aproximadamente 100 proveedores. Aprovisionamiento los gestiona.
Servicio farmacéutico
• Responsable de suminsitrar los medicamentos y materiales médico-quirúrgicos.
3 sub-almacenes
• Ubicados en zonas estratégicas:
• Cirugía General
• Cirugía Obstétrica
• Emergencias
41
Figura 8. Diagrama de flujo de las actividades realizadas por Aprovisionamiento y Servicio Farmacéutico Fuente: Elaboración propia.
PROCESO DE COMPRAS DE LA CLÍNICA UNIVERSITARIA BOLIVARIANA
Servicio FarmacéuticoAprovisionamiento
Inicio
Planear las compras
Gestionar proveedores
Consumos e inventario
Efectuar comprasRecepción técnica de los
productos
Almacenamiento
Recepción de órdenes de pacientes (regentes)
Preparación de órdenes (auxiliares)
Despacho de dosis por paciente/día (auxiliares)
Carga de medicamentos a los pacientes (regentes)
Finalización
Perfil del paciente
Elaborar orden de compra
¿Es adecuado el pedido (cantidad,
Invima)?CuarentenaNo
Si
Devolución al proveedor
Entrega de productos
42
Dichas aplicaciones se encuentran alojadas en la intranet y si bien ayudan al proceso de
aprovisionamiento no lo hacen de manera óptima, ya que al encontrarse aisladas del
sistema de información principal hace que sea necesario invertir grandes esfuerzos
operativos para manejarlas, gastando gran cantidad de tiempo en realizar actividades
tediosas pero que son importantes para la adecuada planeación periódica de las compras
de medicamentos y dispositivos médicos. Los datos arrojados por estas aplicaciones son
manipulados desde MS Excel manualmente para cada una de las referencias que
manejan en el almacén de la Clínica (aproximadamente 5000 referencias registradas en el
SI), lo que tiene mayor influencia en la operatividad y demora de las actividades de
planeación y gestión de la demanda.
La necesidad de emplear otras fuentes de información no solo radica en el
desconocimiento de Servinte, sino también en errores internos que se han encontrado en
este y que hace que los resultados y reportes que arroja tengan una confiabilidad muy
baja.
5.1.1.1. Cuadro de compras
En este cuadro es donde mes a mes se realiza la planeación de las compras de
medicamentos y materiales médico-quirúrgicos. El cuadro de compras es un archivo
manejado en MS Excel que se alimenta tanto de Servinte como de la aplicación para
suministros alojada en la Intranet, del primero se sacan reportes del inventario y del
segundo se extraen los consumos que pueden ser por mes o por año. Cabe anotar que
no todos los productos son planeados, pues algunos de estos no se programan por
consumo sino que se compran según las necesidades puntuales que vaya teniendo la
clínica, este es el caso del material de osteosíntesis que se pide en la medida que se
programan cirugías. En la figura 9 se observa una extracción del cuadro de compras
mencionado.
Para realizar la planeación de las compras se tiene una serie de datos e información:
o Históricos de los consumos: son los datos de lo que se ha consumido por cada
referencia, se tiene registro desde enero de 2011 hasta la fecha. La figura 9 muestra
un fragmento de la base de datos en la que se almacenan los históricos.
43
Figura 9. Base de datos de los consumos históricos de medicamentos y materiales médico-quirúrgicos de la CUB.
Fuente: Área de aprovisionamiento CUB
o Información sobre el inventario: es un reporte arrojado por Servinte, no es totalmente
confiable ya que el dato que presenta el sistema de información puede diferir del que
se encuentre físico en el almacén, esto ocurre porque el módulo empleado para este
fin (suministros) funciona con conceptos de entrada y de salida, es decir, de cargos y
devoluciones; los cargos son los consumos de los pacientes, cuando a un paciente se
le da de alta o se le cambia el tratamiento y ya tiene asignados algunos
medicamentos, éstos se devuelven reintegrándose al inventario; en este proceso se
generan algunos errores en las cantidades consumidas y las cantidades devueltas.
o Comportamiento de la demanda: es posible conocer cuáles han sido los consumos por
referencia en cualquier momento del mes, esto permite conocer si el comportamiento
de la demanda se encuentra dentro del rango promedio o, si por el contrario, el
consumo está sobrepasando las existencias y es necesario obtener otra entrega por
parte del proveedor o de un distribuidor.
Adicional a lo anterior, es necesario considerar una serie de variables que pueden afectar
significativamente el proceso de planeación:
o Demanda de medicamentos: es una variable que fluctúa mucho en el tiempo, los
pronósticos que se hacen alrededor de esta no son precisos y por eso es necesario
44
realizar ajustes durante el periodo de consumo. No tiene una tendencia clara que
facilite la aplicación de un modelo de inventario o de una técnica de pronósticos.
o Fechas de corte de los proveedores: algunos proveedores cierran las ventas en una
fecha determinada del mes, después de este día ya no reciben órdenes de compras,
por lo tanto no hacen entregas. Este es un factor importante a tener en cuenta ya que
si la clínica no pide lo que necesita del proveedor antes de la fecha de corte, le toca
conseguir los medicamentos por medio de un distribuidor lo que implica un costo
mayor.
o Unidades de empaque: algunos de los medicamentos y dispositivos médicos vienen
agrupados en unidades de empaque. Es un factor que debe considerarse a la hora de
pedir a los proveedores porque esto puede afectar considerablemente la cantidad
pedida, además de los costos.
o Pedidos mínimos: es el caso de algunos proveedores que para despachar exigen una
cantidad mínima para pedir.
o Disponibilidad de espacio en el almacén
o Cantidad de proveedores: aproximadamente 100.
o Tiempos de entrega de los proveedores: varía según el proveedor, su ubicación,
disponibilidad, entre otros. En promedio, los tiempos se encuentran entre 1 y 3 días.
En la figura 10 se observa un fragmento del cuadro de compras que es empleado en la
clínica, como se observa está compuesto por los siguientes campos:
o Opción 2012: es el proveedor elegido desde principio de año para realizarle las
compras de los productos.
o Total cantidad pendiente por recibir: son las órdenes de compra que están en pie y
están pendientes por llegar.
o Inventario: información extraída de Servinte de las existencias en el almacén.
45
o Consumo promedio de 12 meses: es calculado con los históricos del último año de
consumo.
o Consumo hasta la fecha: información que se saca de la herramienta alojada en la
intranet, puede ser extraída cualquier día del mes y arroja los consumos hasta ese
día.
o Cantidad a pedir sugerida: el cuadro empleado en la actualidad propone una cantidad
a pedir para el periodo que se está planeando, emplea fórmulas de un modelo
desarrollado por una empresa manufacturera, motivo por el cual esta cantidad no es
indicada ni acertada porque no tiene en cuenta el comportamiento de los datos de la
clínica.
o Cantidad real a pedir: la encargada de realizar las compras es quien decide qué
cantidad va a pedir, no tiene en cuenta la casilla anterior (cantidad a pedir sugerida)
porque ésta no arroja un dato preciso. Esta cantidad es colocada manualmente por
ella según su criterio, conocimientos y experiencia.
Figura 10. Extracción del cuadro de compras empleado en la clínica Fuente: Área de aprovisionamiento CUB.
46
5.1.1.2. Proveedores
Entregas: Como se mencionó anteriormente, la planeación de las necesidades de
medicamentos y dispositivos médicos se realiza mensual, pero las entregas por parte de
los proveedores o distribuidores durante este periodo puede fragmentarse, es decir, se
divide la cantidad comprada en 2, 3 e incluso 4 entregas. Esto es empleado ya que el
almacén no tiene suficiente capacidad para mantener las necesidades que tiene la clínica
durante un mes, además la institución tiene como política tener un inventario para 15 días
de consumo.
Política de devolución: esta depende de cada proveedor y/o distribuidor, ya que cada uno
maneja tiempos distintos para recibir las devoluciones de medicamentos realizados por
parte de la clínica. La fecha límite de entrega tanto de dispositivos como de
medicamentos se encuentra en un rango entre uno y tres meses antes del vencimiento.
En los casos en que le proveedor no tiene las existencias necesarias para reponer la
cantidad que devolvió la clínica, éste hace una nota a crédito para ser utilizada en un
momento posterior.
5.1.1.3. Problemas del área de aprovisionamiento
o El sistema de información Servinte posee algunas fallas internas que genera errores
en los reportes, trayendo como consecuencias que la información arrojada por éste no
sea confiable y obligando a las personas encargadas de las compras a emplear otras
herramientas por fuera de Servinte, que tienen un nivel de confiabilidad superior.
o El sistema de información se encuentra subutilizado, al no emplearse todos los
módulos con los que el software cuenta, esto se debe a los errores encontrados en el
mismo.
o Hay información que únicamente se encuentra en la cabeza de las personas que
trabajan en el área, no están documentadas; este es un gran riesgo no solo para el
área de aprovisionamiento sino para toda la clínica en general, ya que al irse estas
personas se van a llevar mucha información y conocimiento.
47
o La planeación de las compras es un proceso manual que se realiza en Excel, y se
alimenta del sistema de información y de otras herramientas que se encuentran
aisladas, el problema radica en la cantidad de tiempo que consume este proceso
además de lo importante que es para la institución realizar una adecuada planeación
de los medicamentos y materiales médico-quirúrgicos, pues de esta depende la buena
prestación de los servicios de la CUB.
5.1.2. Servicio Farmacéutico
El servicio farmacéutico o almacén funciona 24 horas al día, 7 días a la semana. Cuenta
con 3 regentes de farmacia que se encargan de recibir las órdenes, interpretarlas y
cargarlas a cada paciente; y con 3 auxiliares durante el día y uno en la noche,
responsables de preparar los requerimientos de medicamentos para cada persona; son
estos últimos quienes continuamente se encuentran en contacto con los medicamentos y
dispositivos lo que les permite identificar faltantes e informarle a compras aquellas
referencias que están próximas a acabarse. En el almacén se usa un sistema de
dispensación por dosis unitarias, en el que se rotulan los medicamentos de manera
individual para ser asignados a cada paciente.
El servicio farmacéutico se encarga de abastecer los 3 sub-almacenes que se encuentran
ubicados en partes estratégicas de la clínica, este proceso se realiza dos veces en el día:
una en la mañana y otra en la noche y se efectúa por reposición, es decir, lo que se va
facturando en el día, es lo que se repone.
El almacén está contiguo a aprovisionamiento y dentro de un mismo espacio, pero de
manera separada, se da el almacenamiento de medicamentos y materiales médico-
quirúrgicos; en la figura 11 se puede apreciar cómo se da el almacenamiento. Para la
ubicación en las estanterías y dispositivos de almacenamiento, se emplean dos políticas:
o FEFO (First Expires First Out): significa primero en expirar primero en salir, se
emplea esta política porque no todos los productos almacenados tienen el mismo
48
tiempo de vida útil; no se debe confundir con FIFO (First In First Out – Primero en
entrar primero en salir) ya que los primeros productos que ingresan al almacén no
necesariamente tienen una fecha de vencimiento más próxima.
o Clasificación: tanto los medicamentos como los dispositivos médicos cuentan con
una clasificación definida que permite almacenarlos e identificarlos en el sistema
de información. Los medicamentos son clasificados en orden alfabético y por
forma farmacéutica, mientras que los dispositivos mediante grupos que reúnen
productos según alguna característica. En la sección 5.2 se detallan las
clasificaciones.
Cuarentena
Dosis unitaria
Medicamentos
Dispositivos médicos
Líquidos de gran volumen
Nutrición parenteral y enteral
Productos a almacenar
Referencias
que más rotan
Neveras
Recepción técnica
Figura 11. Plano del almacén de la CUB. Fuente: Elaboración propia
49
5.1.2.1. Inventario físico
Es el proceso que consiste en contar manualmente la cantidad de unidades de cada
producto que existen en un almacén, en determinado momento. Este permite garantizar
que el saldo de las existencias que figuran en el sistema coincida con la cantidad real de
productos dentro del almacén (Deliver – OMS, 2003).
Realizar un inventario físico puede ser una labor tediosa y demorada, que implica grandes
esfuerzos operativos de todas las personas relacionadas con el almacén, a pesar de esto
es una actividad necesaria y fundamental para la adecuada gestión de las compras. La
Clínica Universitaria Bolivariana ha ido implementado un plan para realizar inventarios
físicos, durante el 2011 no se realizó ninguno, en el 2012 se hicieron dos conteos
generales y para este año se planean realizar 4, uno cada trimestre del año. Adicional,
otro plan que desea realizarse es el de comenzar a hacer inventario aleatorios cada 15
días, para tener un mejor control sobre las existencias del almacén.
5.1.2.2. Problemas del servicio farmacéutico (almacén)
o Dispositivos médicos: en el mercado se encuentra gran cantidad de marcas de un
mismo producto, con algunas características distintas que hacen que se prefiera una
marca sobre la otra. Esto ocurre entre los médicos y cirujanos, quienes solicitan la
compra de otro dispositivo distinto al que se estaba utilizando porque consideran que
es mejor, el producto empleado anteriormente y del cual aún se tienen existencias en
el almacén se deja de usar, perdiéndose en algunos casos por vencimiento.
o Tipos de estantería: en el almacén se emplean distintos dispositivos de
almacenamiento, como estanterías, neveras, cavas, módulos rodantes. Las cavas,
empleadas para guardar medicamentos, tienen un módulo al cual se puede acceder
por dos lados para extraer los productos, los medicamentos próximos a vencerse se
ubican en uno de los dos lados con el fin de sacar únicamente de este extremo; los
auxiliares, en medio del afán, extraen los productos de cualquiera de los lados,
aumentando la posibilidad de vencerse aquellos que se encuentran próximos a su
fecha de caducidad.
50
o Sticker rojo: se coloca en aquellos productos que están próximos a expirar
(aproximadamente en 6 meses), este sticker indica que deben ser estos los primeros
en sacarse del almacén para evitar que caduquen. Muchas veces el sticker se coloca
en empaques que contienen varias unidades, al abrirse el empaque, todos los
productos contenidos en este quedan sin sticker, por lo tanto no hay forma de saber si
el producto está cercano a vencerse. Para identificar estos productos, se reparten
entre todas las personas que trabajan en el almacén, grupos de medicamentos y
dispositivos, para que se revisen y se reporte mensualmente.
o Préstamos entre instituciones: la CUB se encuentra ubicada cerca a otras dos
instituciones prestadoras de servicios de salud, entre las enfermeras de estas
instituciones se prestan medicamentos para los pacientes, lo que afecta la gestión del
inventario.
o Área del almacén: a pesar de tener una política de mantener solo 15 días de
inventario, el almacén no tiene suficiente espacio para realizar todos los procesos que
allí deben hacerse. Actividades como recepción técnica y cuarentena, deben hacerse
en zonas distintas a las destinadas por la falta de espacio.
5.2. CLASIFICACIÓN DE LOS INVENTARIOS SEGÚN FACTORES
Actualmente, los medicamentos y dispositivos médicos empleados en la Clínica
Universitaria Bolivariana cuentan con una clasificación que se emplea tanto en la gestión
del día a día de cargo y devoluciones de medicamentos de cada paciente como en el
proceso de planear las compras. Dicha clasificación es distinta para medicamentos y para
dispositivos médicos.
Los dispositivos médicos se clasifican en grupos, cuyo código corresponde a un número
entre el 100 y el 900. Se manejan 14 grupos distintos que agrupan, según la necesidad,
51
todos los materiales. En la tabla 2 se muestra la categorización y la cantidad de productos
que pertenece a cada grupo de los dispositivos médicos.
Tabla 2. Clasificación de los dispositivos médicos
Dispositivos médicos
Código Grupo
Nombre Cantidad de productos
100 Agujas, jeringas, cateteres, neuro 254
110 Neuro 8
200 Equipos para admon y succión 53
300 Enfermería 256
320 Terapia respiratoria 116
350 Sondas y tubos 64
400 Apósitos 55
500 Suturas 138
600 Radiología 24
700 Asepsia 27
750 Aseo quirúrgico 36
800 Osteosíntesis 1643
850 Ortopedia - Vendajes 57
900 Laboratorio Clínico 241
Total referencias 2972 Fuente: elaboración propia
Los dispositivos médicos corresponden al mayor número de referencias, pero cabe anotar
que los productos de osteosíntesis no son planeados ni almacenados en el almacén
principal, ya que estos son comprados de acuerdo a la programación de cirugías.
Por otro lado, la clasificación de los medicamentos se da por grupos que reúne los
productos por categoría farmacéutica, el código de cada grupo está compuesto por 3
letras. Los líquidos de gran volumen, las vacunas y nutrición parenteral y enteral también
se clasifican dentro del grupo de medicamentos. En la tabla 3 se muestra esta
clasificación.
52
Tabla 3. Clasificación de los medicamentos de la CUB.
Medicamentos
Código Grupo
Nombre Cantidad de productos
MAL Medicamentos 582
ANE Medicamentos Anestésicos 6
ATB Medicamentos Antiinfecciosos 145
QUI Medicamentos Cistostáticos 30
DCT Medicamentos Control Especial 44
NEV Medicamentos Cadena de frío 54
POS Medicamentos Pos 3
MED Medicamentos Preparados 35
TOX Medicamentos Toxicología 14
LIQ Líquidos de gran volumen 26
VAC Vacunas 22
NPT Nutrición Parenteral 2
NEN Nutrición Enteral 60
Total referencias 1023
Fuente: elaboración propia
5.3. VARIABLES CRÍTICAS ASOCIADAS AL SISTEMA DE INVENTARIO
El sistema de inventario tiene un conjunto de variables que se asocian a este, algunas son
más críticas para los procesos que otras; se mencionan aquellas que afecten al área de
compras y de servicio farmacéutico y que sean susceptibles para ser manipuladas con el
presente trabajo.
Las variables son extraídas del diagnóstico realizado a la clínica, en el numeral 5.1 se
encuentran mencionadas de manera implícita, en las tablas 4 y 5 se muestran éstas
diferenciadas para cada una de las áreas que se han considerado dentro del presente
trabajo. Cabe anotar que algunas variables del servicio farmacéutico dependen de
aprovisionamiento.
53
Tabla 4. Variables críticas de aprovisionamiento
Aprovisionamiento
Tiempos de entrega de los proveedores
Varían dependiendo del proveedor, algunos se encuentran en otras ciudades y éste es mayor.
Planeación de las compras
La demanda es variable periodo o periodo, lo que hace compleja la planeación de ésta
Cantidad de proveedores Más de 100 proveedores son los que suministran todos los medicamentos y dispositivos médicos.
Punto de reorden Indica que cuando se tengan 10 días de inventario se debe pedir para abastecer el almacén, es un stock mínimo.
Fuente: Elaboración propia
Tabla 5. Variable críticas del Servicio Farmacéutico
Servicio Farmacéutico
Consumos y devoluciones
Es una variable que debe seguirse de manera rigurosa ya que puede afectar el inventario y la gestión del mismo, en la medida en que no se registre el consumo real o la devolución de medicamentos no empleados por pacientes.
Faltantes en el almacén
Al ser la demanda variable, no es posible definir con total certeza la cantidad requerida para el siguiente mes, por eso puede incurrirse en faltantes.
Fechas de expiración
La falta de rotación o el exceso en compras puede generar que algunas referencias lleguen a su fecha de vencimiento sin ser utilizadas.
Rotación de medicamentos y dispositivos
Esta se asocia a la proyección de la cantidad a pedir, en un periodo la rotación de algún medicamento es alta y en el siguiente puede disminuir considerablemente
Fuente: Elaboración propia
54
6. MODELO DE OPTIMIZACIÓN
El diseño del modelo de optimización se inicia con el diagnóstico realizado y mencionado
en el capítulo anterior, de este se elige una de las problemáticas más críticas para la
clínica: la planeación de las compras; este es un proceso importante para la adecuada
gestión y prestación de servicios por parte de la institución, pero quien la realiza afirma
que es una actividad muy tediosa y demorada ya que se realiza de manera manual. A
esto se le debe agregar que el método empleado para pronosticar y el modelo de
inventario no se adaptan a la situación real de la CUB, pues la herramienta que soporta
este proceso se tomó de una empresa manufacturera, en la cual la demanda sigue en
comportamiento constante.
La primer parte de la propuesta de solución consiste en la automatización, por medio de
macros, del proceso de actualización de la base de datos en la cual se tienen los
históricos de los consumos y es manejada en MS Excel; como se ha mencionado a lo
largo del trabajo, se sacan reportes de dos herramientas distintas para extraer de allí los
datos que son insumo del cuadro de compras. La macro está diseñada para realizar las
siguientes tareas:
o Inicia con el reporte de consumo por artículo, que consiste en un cuadro en el cual se
tiene la información detallada de todos los movimientos de cada referencia realizada
en el mes, tanto de lo que se carga a los pacientes como lo que se devuelve porque
hubo cambio de tratamiento o se dio de alta. Este reporte puede ser exportado a
Excel.
o Elabora tabla dinámica en MS Excel, con la información extraída del reporte de
consumo por artículo, que agrupa las referencias que fueron consumidas durante el
mes, desglosando las cantidades que significan cargos a pacientes y las cantidades
que son devoluciones.
o Realizar las operaciones correspondientes para determinar el consumo real del mes,
es decir, considerando aquellas cantidades que suman (cargo) y restan (devoluciones)
sacar el consumo real durante el periodo.
55
o Actualizar la base de datos que contiene los históricos por referencia con el consumo
real por periodo que se genera en el paso anterior.
La segunda parte de la propuesta de mejora, realizada también en la macro en MS Excel,
arroja una cantidad sugerida a pedir y la posible cantidad que pueden consumirse durante
el periodo, es decir, se propone un modelo de inventario y una técnica de pronósticos que
sea eficaz a la hora de realizar la planeación de las compras, estos se muestran en los
numerales que siguen. En el anexo 1 se encuentra un instructivo para el uso de la macro
diseñada.
6.1. TÉCNICA DE PRONÓSTICOS
El proceso para aplicar una técnica de pronóstico consta de 5 pasos (Hanke, Wichern,
2006, p. 5, 6):
o Formulación del problema y recolección de los datos: la identificación del problema
permite la selección de los datos adecuados; al considerarse una técnica cuantitativa,
los datos más relevantes deben estar disponibles.
El problema a tratar consiste en que no se tiene un modelo adecuado de pronóstico
que considere el comportamiento real de la demanda de medicamentos y materiales
médico-quirúrgicos, ya que éste puede variar de manera considerable entre un
periodo y otro. Los datos ya se encuentran recopilados en una matriz donde se tiene
información desde enero de 2011, estos son obtenidos del sistema de información
Servinte.
o Manipulación y limpieza de datos: es empleado con frecuencia ya que es común que
se tengan pocos o demasiados datos, algunos de los cuales son irrelevantes y deben
sacarse, mientras que otros deben considerarse cuando se omiten.
Para este caso no se aplica este paso, ya que todos los datos que se tienen deben
considerarse e incluirse en el análisis y pronóstico; recordar que el comportamiento de
la demanda es aleatorio.
56
o Construcción y evaluación del modelo: en este paso se deben adecuar los datos que
fueron recogidos a un método de pronóstico para tratarlos buscando el mínimo error
posible.
Luego de estudiar y analizar distintas técnicas de pronósticos y los posibles
escenarios en que pueden aplicarse, se selecciona el modelo de suavización
exponencial, considerando las siguientes razones:
- Es un método de serie de tiempo, en el cual se emplea información histórica que
se relaciona con la variable dependiente, asumiendo que el comportamiento de
dicha variable en el pasado será similar que en el futuro.
- Este método es empleado para pronosticar en el corto plazo (menos de 3 meses),
el periodo de planeación de la CUB es mensual.
- La propuesta se está desarrollando en MS Excel, el cual puede soportar la
ejecución de este método de pronóstico periódicamente; debe considerarse que se
tiene registro de 5000 referencias y que esta cifra puede incrementar en el tiempo.
Otras técnicas pueden consumir gran cantidad computacional que el software
empleado no puede soportar.
o Aplicación del modelo: es la generación de los pronósticos reales una vez se
selecciona el método y se aplica a los datos.
El método se basa en la selección de un valor de α adecuado para realizar un
pronóstico acertado, Hanke y Wichern (2006, p. 115) afirman que si se desea que las
predicciones sean estables y que las variaciones aleatorias se suavicen, es necesario
escoger un valor de α pequeño. Si por el contrario, lo que se desea es obtener una
respuesta rápida a un cambio real en el patrón de observaciones, se recomienda
emplear un valor de α mayor.
Se selecciona por las siguientes razones: con este valor se minimiza el error
cuadrático medio (MSE), se aplica la definición que menciona que un valor de alfa
pequeño permite que las variaciones aleatorias se suavicen, y al graficar los valores
57
reales de la demanda vs. los pronósticos calculados se tiene un comportamiento
similar de las gráficas.
El pronóstico se realiza teniendo en cuenta los últimos 24 datos históricos, que se
suavizan de manera exponencial, dándole un peso mayor al dato más reciente.
o Evaluación del pronóstico: es comparar los valores pronosticados con los valores
históricos reales, además de encontrar el error del pronóstico.
Esta evaluación se realiza en el paso anterior, ya que para elegir α se calculan los
pronósticos para diferentes valores, luego éstos son comparados con los datos reales
y se encuentra el error del pronóstico MSE.
6.2. MODELO DE INVENTARIO
Se elige un modelo probabilista debido a la demanda variable que tienen los
medicamentos y materiales médico-quirúrgicos en la clínica; el modelo de revisión
periódica es el que más se ajusta a la situación de la clínica, pues se usa en casos en que
el nivel del inventario se revisa en periodos fijos de tiempo, en los cuales se realizan
pedidos a los proveedores; para el caso de la CUB el periodo equivale a un mes. El
propósito es definir cuántas unidades deben pedirse de cada referencia, luego de conocer
el inventario, para satisfacer un nivel de servicio determinado.
Para determinar la cantidad óptima a pedir, se procede a aplicar las ecuaciones
presentadas en el numeral 4.3.2.
Para aplicar el modelo, se tiene como propósito garantizar un nivel de servicio del 95%, lo
que significa que el valor de la normal respecto al servicio ( es de 1,64; además se
conoce que en promedio, el tiempo de entrega (lead time – L) de los proveedores a la
clínica es de 3 días (0,1 mes).
58
Las otras variables consideradas en el modelo toman los siguientes valores:
30 días = 1 mes – Tiempo considerado para el pronóstico
30 días = 1 mes – Tiempo de revisión
59
7. APLICACIÓN Y VALIDACIÓN
El modelo de optimización que se elabora en el presente trabajo es desarrollado en MS
Excel, lo que facilita que la aplicación en la CUB sea de manera inmediata y no se
requiera de herramientas adicionales. La propuesta es entregada a la persona que realiza
las compras en la institución, es ésta quien se va a encargar de emplearla en su gestión
del día a día, de validar la pertinencia y aplicabilidad de la misma, y de decir qué ajustes
debe hacérsele con el fin que los datos arrojados se aproximen a la realidad de la clínica.
En la entrega, esta persona afirma que la herramienta es muy útil, ya que le disminuye
tiempos de operación cada que realice la planeación de las compras, además le va a
permitir hacer seguimiento al comportamiento de la demanda con más facilidad. El
procedimiento que emplean en la actualidad para planear puede demorarse entre 4 y 8
horas, en comparación con la herramienta propuesta en el presente trabajo en el que las
mismas tareas son realizadas automáticamente en 10 o 15 minutos.
La validación se realiza comparando datos históricos de consumos reales con el cálculo
de pronósticos, para esto se eligen 20 referencias que se contrastan para 4 periodos:
septiembre, octubre, noviembre y diciembre de 2012. Las proyecciones se calculan con
una constante de suavizamiento .
Los datos son expuestos en la tabla 6 para los meses de septiembre y octubre y en la
tabla 7 para noviembre y diciembre, en ambas tablas pueden observarse los datos del
consumo real, del consumo pronosticado, el error del pronóstico y el error absoluto
relativo para cada una de las 20 referencias para los 4 periodos.
60
Tabla 6. Comparación del consumo real con los pronósticos para septiembre y octubre de 2012
Septiembre Octubre
Artículo Cons real
Pronós E.
pronós E. abs
relativo Cons real
Pronós E.
pronós E. abs
relativo
AGUJA STIMUPLEX G21X100MM 1 4 -3 314% 7 3 4 63%
AGUJA STIMUPLEX G22X50MM 10 11 -1 8% 10 10 0 4%
AGUJA STIMUPLEX G24X25MM 3 2 1 32% 3 3 0 16%
AGUJA 18 G 1.5 6.049 5.887 162 3% 5.715 5.968 -253 4%
AGUJA 20 G 1 1.028 1.348 -320 31% 1.296 1.188 108 8%
AGUJA 21 X1 6.990 6.909 81 1% 6.498 6.950 -452 7%
AGUJA 22 G 1.5 47 117 -70 149% 29 82 -53 183%
AGUJA 23 G 1.5 13 7 6 49% 9 10 -1 9%
AGUJA 24 G 1 150 134 16 10% 163 142 21 13%
AGUJA 26 G 0.5 291 272 19 7% 311 281 30 10%
AGUJA ASPIRACION MEDULA OSEA 15GAX4 COD.DBMNI 1504 1 2 -1 50% 0 1 -1
AGUJA BIOPSIA MEDULA OSEA 11GX4" 4 3 1 24% 2 4 -2 76%
AGUJA WHITACRE N25 LUMBAR 146 167 -21 15% 175 157 18 10%
AGUJA WHITACRE N27 LUMBAR 71 70 1 1% 88 71 17 20%
CATETER INTRAVENA N 16 BD CORTO 871 872 -1 0% 830 872 -42 5%
CATETER INTRAVENA N 18 1.430 1.526 -96 7% 1.352 1.478 -126 9%
CATETER INTRAVENA N 20 1.428 1.415 13 1% 1.397 1.421 -24 2%
CATETER INTRAVENA N 22 1.095 913 182 17% 1.007 1.004 3 0%
CATETER INTRAVENA N 24 213 230 -17 8% 242 221 21 9%
CATETER INTRAVENA NEONATAL 24 610 631 -21 3% 683 621 62 9%
Fuente: elaboración propia
61
Tabla 7. Comparación del consumo real con los pronósticos para noviembre y diciembre de 2012
Noviembre Diciembre
Artículo Cons real
Pronós E.
pronós E. abs
relativo Cons real
Pronós E.
pronós E. abs
relativo
AGUJA STIMUPLEX G21X100MM 3 5 -2 60% 6 4 2 35%
AGUJA STIMUPLEX G22X50MM 17 10 7 40% 6 14 -8 127%
AGUJA STIMUPLEX G24X25MM 0 3 -3 2 1 1 31%
AGUJA 18 G 1.5 5.573 5.841 -268 5% 5.045 5.707 -662 13%
AGUJA 20 G 1 885 1.242 -357 40% 913 1.063 -150 16%
AGUJA 21 X1 5.322 6.724 -1.402 26% 4.542 6.023 -1.481 33%
AGUJA 22 G 1.5 48 56 -8 16% 51 52 -1 2%
AGUJA 23 G 1.5 38 9 29 75% 20 24 -4 19%
AGUJA 24 G 1 96 153 -57 59% 38 124 -86 227%
AGUJA 26 G 0.5 259 296 -37 14% 208 278 -70 33%
AGUJA ASPIRACION MEDULA OSEA 15GAX4 COD.DBMNI 1504 0 1 -1 0 0 0
AGUJA BIOPSIA MEDULA OSEA 11GX4" 1 3 -2 176% 4 2 2 53%
AGUJA WHITACRE N25 LUMBAR 122 166 -44 36% 133 144 -11 8%
AGUJA WHITACRE N27 LUMBAR 111 79 32 28% 62 95 -33 54%
CATETER INTRAVENA N 16 BD CORTO 816 851 -35 4% 719 833 -114 16%
CATETER INTRAVENA N 18 1.288 1.415 -127 10% 1.350 1.352 -2 0%
CATETER INTRAVENA N 20 1.341 1.409 -68 5% 1.274 1.375 -101 8%
CATETER INTRAVENA N 22 961 1.005 -44 5% 878 983 -105 12%
CATETER INTRAVENA N 24 294 232 62 21% 217 263 -46 21%
CATETER INTRAVENA NEONATAL 24 620 652 -32 5% 608 636 -28 5%
Fuente: elaboración propia
62
Tabla 8. Cálculo del error del pronóstico por distintos métodos
Fuente: elaboración propia
El MAPE es el más utilizado para medir la precisión de los pronósticos, éste calcula cómo
el promedio de los datos pronosticados se desvía de los datos reales. Como se observa
en la tabla 8, para algunos productos el MAPE puede ser muy elevado, por ejemplo para
la aguja stimuplex g21x100mm, para la cual es de 118%. En otros productos como cateter
intravena n 18 los errores son mucho más bajos, esto ocurre porque es un dispositivo
médico comúnmente empleado y su comportamiento y consumo será similar mes tras
mes.
Se debe tener en cuenta que algunos productos pueden variar su comportamiento
considerablemente entre un mes y otro, por eso a lo largo del periodo se deben realizar
revisiones para determinar si el comportamiento de los productos se encuentra dentro del
rango. Es común que un medicamento que un mes fue muy utilizado y rotó mucho, el
próximo no sea emplee tanto, y viceversa.
Artículo MAD MSE MAPE MPE
AGUJA STIMUPLEX G21X100MM 0,40 9,3 118% -69%
AGUJA STIMUPLEX G22X50MM 0,48 26,2 44% -24%
AGUJA STIMUPLEX G24X25MM 0,18 2,3 20%
AGUJA 18 G 1.5 255,33 150.215,7 6% -5%
AGUJA 20 G 1 179,90 66.056,8 24% -20%
AGUJA 21 X1 813,29 1.092.076,4 17% -16%
AGUJA 22 G 1.5 32,89 1.949,5 87% -87%
AGUJA 23 G 1.5 7,59 217,8 38% 24%
AGUJA 24 G 1 26,57 2.831,9 77% -66%
AGUJA 26 G 0.5 14,50 1.868,1 16% -8%
AGUJA ASPIRACION MEDULA OSEA 15GAX4 COD.DBMNI 1504
0,62 0,5 13%
AGUJA BIOPSIA MEDULA OSEA 11GX4" 0,05 2,7 82% -44%
AGUJA WHITACRE N25 LUMBAR 14,43 707,8 17% -12%
AGUJA WHITACRE N27 LUMBAR 4,05 599,9 26% -1%
CATETER INTRAVENA N 16 BD CORTO 48,07 4.010,9 6% -6%
CATETER INTRAVENA N 18 87,72 10.325,2 7% -7%
CATETER INTRAVENA N 20 45,16 3.911,5 4% -3%
CATETER INTRAVENA N 22 8,85 11.553,5 8% 0%
CATETER INTRAVENA N 24 5,11 1.672,7 15% 0%
CATETER INTRAVENA NEONATAL 24 4,57 1.533,1 6% -1%
63
8. CONCLUSIONES
La herramienta emplea como técnica de pronósticos un suavizamiento exponencial y
como modelo de inventario uno de revisión periódica, la elección de estos se da
basándose en la situación real y actual de la clínica, la cual puede cambiar en cualquier
momento a raíz de la incertidumbre y de aspectos internos y externos que hacen que los
consumos fluctúen; por esto debe realizarse un seguimiento a la herramienta e irla
adaptando según se vaya modificando la situación y el comportamiento de la demanda.
Una macro en Excel permite automatizar tareas que son repetitivas, para la CUB la
planeación de las compras se realiza de manera periódica (cada mes), siendo este un
proceso iterativo que en la actualidad requiere de operatividad y tiempo para ser
ejecutado; por esto se diseña una macro que soporte el proceso de planeación. El empleo
de la herramienta desarrollada trae varios beneficios para la institución, entre los que se
encuentran: disminución en los tiempos de operatividad a la hora de planear las compras
mensuales de la Clínica, los resultados o datos que arroja son basados en históricos y en
el comportamiento real de la demanda de los medicamentos y materiales médico-
quirúrgicos, esto último a su vez permite ir definiendo un patrón o comportamiento real de
la demanda, conociendo aquellas referencias que suelen tener periodos atípicos para que
se revisen con mayor rigurosidad. Por otro lado, esta solución también trae algunos
puntos en contra como la utilización de herramientas por fuera del sistema de información
Servinte.
El sistema de información de la CUB se encuentra subutilizado, este debe ser empleado
como un centralizador de datos y de información, lo cual no ocurre al utilizar otras
herramientas externas para poder realizar la gestión de algunas áreas de la clínica. Esta
subutilización se traduce en mayor operatividad y demora en la realización de algunas
tareas.
El correcto manejo de los inventarios se ve reflejado en el nivel de servicio de una
organización, una adecuada política permite tener una cantidad de productos óptima de
manera que no se incurra en sobrecostos por exceso de inventario y mucho menos que
se generen faltantes. Esta última situación es crítica para la Clínica Universitaria
Bolivariana, ya que un faltante podría poner en riesgo la vida de un paciente. Para
64
seleccionar un sistema de inventario, es necesario conocer cómo es la demanda, cómo se
comporta y qué políticas se tienen dentro de la organización que deben considerarse,
como la capacidad del almacén, inventario de seguridad, entre otros.
Un método de pronóstico y una política de inventario no son suficientes para conocer con
certidumbre el comportamiento real de la demanda, y menos en una clínica en la que los
servicios prestados son muchos, las necesidades de los pacientes cambian
constantemente y el número de referencias de medicamentos y dispositivos médicos es
elevado; también es necesario que el personal encargado de las compras y del servicio
farmacéutico tengan conocimientos y experiencia suficiente que hagan más acertada la
gestión de estas áreas.
65
9. RECOMENDACIONES
Gestionar el conocimiento es una herramienta que permite preservar la información y el
conocimiento dentro de una institución. Algunos procesos en la Clínica Universitaria
Bolivariana no se encuentran documentados, de igual forma mucha información
importante para la gestión del área de compras tampoco lo está, es conveniente que
datos, información y conocimiento no se encuentre solo en la cabeza de las personas que
trabajan en las áreas, sino que también existan documentos físicos que la soporten para
lograr replicar el conocimiento, evitando pérdidas importantes cuando las personas salgan
de la institución.
Se deben diseñar y emplear herramientas y métodos teniendo en cuenta el
comportamiento de la demanda y el tipo de organización. Para el caso del área de
aprovisionamiento de la CUB, emplear herramientas desarrolladas por una empresa del
sector manufacturero ha dificultado considerablemente la gestión de las compras de la
clínica, ya que los datos que estas arrojan difieren o muchas veces no son cercanos a la
situación real, requiriendo de mayor tiempo y experiencia para determinar la información
útil y que puede emplearse para realizar los procesos del área.
La herramienta desarrollada y suministrada a la clínica debe seguirse monitoreando por
unos meses para garantizar que las técnicas empleadas realmente sean las que se
ajustan al comportamiento de la demanda de la CUB, debe tenerse en cuenta que dicho
comportamiento puede cambiar en cualquier momento a raíz del componente de
aleatoriedad que tiene, modificando o aumentando considerablemente el error del
pronóstico y de la cantidad a ordenar que son arrojados por Excel.
Podría considerarse la aplicación de un sistema de inventario de revisión continua, en la
que se tenga una cantidad fija para ordenar pero un punto de reorden variable, esto
permitiría minimizar la cantidad de faltantes que se den pero se puede incurrir en mayores
gastos al tener que ordenar más veces en un periodo fijo como un mes, y en mayor
operatividad al tener que recopilar, organizar y analizar más veces la información.
66
10. BIBLIOGRAFÍA
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70
ANEXO 1. Instructivo para el uso de la aplicación diseñada
Generar el reporte de consumo por artículo desde Servinte, exportarlo a Excel y
desde allí pegarlo en la primera hoja que aparece y que lleva el mismo nombre.
Presionar el botón “menú principal” que aparece en la parte superior de esta
misma hoja (este botón también se encuentra en otras hojas para acceder al
menú). El botón y el formulario de menú principal se pueden observar en las
figuras mostradas a continuación:
Luego de tener abierto el menú principal, se debe seguir un orden específico para
que la aplicación realice el proceso adecuadamente, pues el resultado de
algunas tareas es insumo para otras. El orden es como se muestra a
continuación:
A
B
C
71
Este botón no realiza ninguna operación, solo
permite entrar a la base de datos en la cual se
almacenan los históricos desde enero de 2011.
Esta base de datos se encuentra en la pestaña
“Consumos-Históricos” y se visualiza así:
Actualiza la base de datos de los históricos
del botón anterior. Para emplearlo primero se
debe haber actualizado la pestaña “Reporte
de consumo por artículo”; de este reporte
saca los datos, los organiza y pega en la base
de datos.
1
1
2
72
El pronóstico se calcula considerando los
últimos 24 periodos de consumo. Este paso
debe realizarse luego de tener actualizada la
base de datos de históricos.
Cuando se tenga el pronóstico calculado se
puede ejecutar este botón, el cual calcula una
cantidad sugerida para comprar de cada
referencia, basándose en un inventario de
seguridad y en un nivel de servicio. También
calcula los inventarios de seguirdad, promedio
y máximo.
El pronóstico y la cantidad a ordenar se calculan en una misma hoja llamada “Pronóstico-
S.inventario”, las celdas que están rellenas de color verde son datos que se extraen del
sistema de información en reportes y deben ingresarse manualmente para que el sistema
de inventario arroje un resultado más acertado.
3
4
73
ANEXO 2. Código de la macro diseñada
MACRO PARA ACTUALIZAR LA BASE DE DATOS DE HISTÓRICOS
Private Sub actualizar_histo_Click()
Application.ScreenUpdating = False
Sheets("Reporte de consumo por articulo").Select
'Tabla dinámica, filtro: conceptos
ActiveWorkbook.PivotCaches.Create(SourceType:=xlDatabase, SourceData:= _
"Reporte de consumo por articulo!R1C1:R1048576C11", Version:= _
xlPivotTableVersion14).CreatePivotTable TableDestination:= "", TableName:="Tabla
dinámica1", DefaultVersion:=xlPivotTableVersion14
ActiveWindow.ScrollColumn = 2
ActiveWindow.ScrollColumn = 3
With ActiveSheet.PivotTables("Tabla dinámica1").PivotFields("CONC")
.Orientation = xlColumnField
.Position = 1
End With
With ActiveSheet.PivotTables("Tabla dinámica1").PivotFields("CODIGO")
.Orientation = xlRowField
.Position = 1
End With
ActiveSheet.PivotTables("Tabla dinámica1").AddDataField ActiveSheet.PivotTables _
("Tabla dinámica1").PivotFields("CANTIDAD"), "Cuenta de CANTIDAD", xlCount
With ActiveSheet.PivotTables("Tabla dinámica1").PivotFields( "Cuenta de
CANTIDAD")
.Caption = "Suma de CANTIDAD"
.Function = xlSum
End With
74
ActiveWindow.ScrollColumn = 4
ActiveWindow.ScrollColumn = 5
ActiveWindow.ScrollColumn = 6
ActiveWindow.ScrollColumn = 7
ActiveWindow.ScrollColumn = 8
ActiveSheet.Name = "Tabla dinámica"
'Cálculos sobre la tabla dinámica, consumo total.
Columns("A:I").Select
Selection.Copy
Sheets.Add After:=Sheets(Sheets.Count)
Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues, Operation:=xlNone, SkipBlanks _
:=False, Transpose:=False
Range("A1").Select
Application.CutCopyMode = False
Selection.ClearContents
Range("B1").Select
Selection.ClearContents
ActiveCell.FormulaR1C1 = "Concepto"
Range("A2").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "Código"
Range("A1:I2").Select
Selection.Font.Bold = True
Columns("D:D").Select
Selection.Insert Shift:=xlToRight, CopyOrigin:=xlFormatFromLeftOrAbove
Range("D2").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "Devolución"
Range("I2").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "Cargue"
75
Range("D3").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "=RC[-2]+RC[-1]"
Range("D3").Select
Selection.AutoFill Destination:=Range("D3:D3000")
Range("D3:D1480").Select
Range("I3").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "=RC[-4]+RC[-3]+RC[-2]+RC[-1]"
Range("I3").Select
Selection.AutoFill Destination:=Range("I3:I3000")
Range("I3:I3000").Select
Range("K2").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "Total consumo"
Range("K2").Select
Selection.Font.Bold = True
Range("K3").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "=+RC[-2]-RC[-7]"
Range("K3").Select
Selection.AutoFill Destination:=Range("K3:K3000")
Range("K3:K3000").Select
ActiveSheet.Name = "T.dinámica"
'Actualización de cuadro de históricos. ConultaV
Sheets("Referencias").Select
Range("C2").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 =
"=IF(ISERROR(VLOOKUP(RC[-
2],T.dinámica!R1C1:R1048576C11,11,FALSE)),0,VLOOKUP(RC[-
2],T.dinámica!R1C1:R1048576C11,11,FALSE))"
Range("C2").Select
Selection.AutoFill Destination:=Range("C2:C5305")
76
Range("C2:C5305").Select
For i = 6 To 1000
If Sheets("Consumos-Históricos").Cells(3, i) = "" Then
Selection.Copy
Sheets("Consumos-Históricos").Select
Sheets("Consumos-Históricos").Cells(3, i).Select
Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues, Operation:=xlNone, SkipBlanks _
:=False, Transpose:=False
i = 1001
End If
Next
Application.DisplayAlerts = False
ThisWorkbook.Sheets(Array("Tabla dinámica", "T.dinámica")).Delete
Application.DisplayAlerts = True
Selection.NumberFormat = "#,##0"
menu.Hide
End Sub
MACRO SISTEMA DE INVENTARIO
Private Sub cantidad_ordenar_Click()
Application.ScreenUpdating = False
77
NS = 0.95 'Nivel de servicio
Z = 1.64 'Valor de la normal respecto al NS
L = 0.1 'Lead-time, tiempo de entrega
T = 1 'Tiempo considerado para el pronóstico
y = 1 'Tiempo de revisión
For i = 3 To 6000
If Sheets("Pronóstico-S.inventario").Cells(i, 1) = "" Then
m = i
i = 6001
End If
Next i
For j = 3 To m
'Desviación estándar
prom = (Sheets("Pronóstico-S.inventario").Cells(j, 6) + Sheets("Pronóstico-
S.inventario").Cells(j, 7) + Sheets("Pronóstico-S.inventario").Cells(j, 8) + _
Sheets("Pronóstico-S.inventario").Cells(j, 9) + Sheets("Pronóstico-S.inventario").Cells(j,
10) + Sheets("Pronóstico-S.inventario").Cells(j, 11) + _
Sheets("Pronóstico-S.inventario").Cells(j, 12) + Sheets("Pronóstico-S.inventario").Cells(j,
13) + Sheets("Pronóstico-S.inventario").Cells(j, 14) + _
Sheets("Pronóstico-S.inventario").Cells(j, 15) + Sheets("Pronóstico-S.inventario").Cells(j,
16) + Sheets("Pronóstico-S.inventario").Cells(j, 17) + _
Sheets("Pronóstico-S.inventario").Cells(j, 18) + Sheets("Pronóstico-S.inventario").Cells(j,
19) + Sheets("Pronóstico-S.inventario").Cells(j, 20) + _
78
Sheets("Pronóstico-S.inventario").Cells(j, 21) + Sheets("Pronóstico-S.inventario").Cells(j,
22) + Sheets("Pronóstico-S.inventario").Cells(j, 23) + _
Sheets("Pronóstico-S.inventario").Cells(j, 24) + Sheets("Pronóstico-S.inventario").Cells(j,
25) + Sheets("Pronóstico-S.inventario").Cells(j, 26) + _
Sheets("Pronóstico-S.inventario").Cells(j, 27) + Sheets("Pronóstico-S.inventario").Cells(j,
28) + Sheets("Pronóstico-S.inventario").Cells(j, 29)) / 24
Sheets("Pronóstico-S.inventario").Cells(j, 37) = (((Sheets("Pronóstico-
S.inventario").Cells(j, 6) - prom) ^ 2 + (Sheets("Pronóstico-S.inventario").Cells(j, 7) - prom)
^ 2 + (Sheets("Pronóstico-S.inventario").Cells(j, 8) - prom) ^ 2 + _
(Sheets("Pronóstico-S.inventario").Cells(j, 9) - prom) ^ 2 + (Sheets("Pronóstico-
S.inventario").Cells(j, 10) - prom) ^ 2 + (Sheets("Pronóstico-S.inventario").Cells(j, 11) -
prom) ^ 2 + _
(Sheets("Pronóstico-S.inventario").Cells(j, 12) - prom) ^ 2 + (Sheets("Pronóstico-
S.inventario").Cells(j, 13) - prom) ^ 2 + (Sheets("Pronóstico-S.inventario").Cells(j, 14) -
prom) ^ 2 + _
(Sheets("Pronóstico-S.inventario").Cells(j, 15) - prom) ^ 2 + (Sheets("Pronóstico-
S.inventario").Cells(j, 16) - prom) ^ 2 + (Sheets("Pronóstico-S.inventario").Cells(j, 17) -
prom) ^ 2 + _
(Sheets("Pronóstico-S.inventario").Cells(j, 18) - prom) ^ 2 + (Sheets("Pronóstico-
S.inventario").Cells(j, 19) - prom) ^ 2 + (Sheets("Pronóstico-S.inventario").Cells(j, 20) -
prom) ^ 2 + _
(Sheets("Pronóstico-S.inventario").Cells(j, 21) - prom) ^ 2 + (Sheets("Pronóstico-
S.inventario").Cells(j, 22) - prom) ^ 2 + (Sheets("Pronóstico-S.inventario").Cells(j, 23) -
prom) ^ 2 + _
(Sheets("Pronóstico-S.inventario").Cells(j, 24) - prom) ^ 2 + (Sheets("Pronóstico-
S.inventario").Cells(j, 25) - prom) ^ 2 + (Sheets("Pronóstico-S.inventario").Cells(j, 26) -
prom) ^ 2 + _
(Sheets("Pronóstico-S.inventario").Cells(j, 27) - prom) ^ 2 + (Sheets("Pronóstico-
S.inventario").Cells(j, 28) - prom) ^ 2 + (Sheets("Pronóstico-S.inventario").Cells(j, 29) -
prom) ^ 2) / 24) ^ 0.5
79
'Inventario de seguridad
Sheets("Pronóstico-S.inventario").Cells(j, 38).Select
Sheets("Pronóstico-S.inventario").Cells(j, 38) = (Sheets("Pronóstico-S.inventario").Cells(j,
37) * Z) * ((((L + y) / T)) ^ 0.5)
Range("AL3:AL6000").Select
Selection.NumberFormat = "#,##0"
'Calcular el inventario promedio
Sheets("Pronóstico-S.inventario").Cells(j, 39) = ((Sheets("Pronóstico-S.inventario").Cells(j,
31) / 2) * L) + (Sheets("Pronóstico-S.inventario").Cells(j, 38))
Range("AM3:AM6000").Select
Selection.NumberFormat = "#,##0"
'Inventario máximo
Sheets("Pronóstico-S.inventario").Cells(j, 40) = (Sheets("Pronóstico-S.inventario").Cells(j,
31) * (y + L)) + (Sheets("Pronóstico-S.inventario").Cells(j, 38))
Range("AN3:AN6000").Select
Selection.NumberFormat = "#,##0"
'Calcular la cantidad a ordenar
80
Sheets("Pronóstico-S.inventario").Cells(j, 32) = Sheets("Pronóstico-S.inventario").Cells(j,
40) - Sheets("Pronóstico-S.inventario").Cells(j, 36) - Sheets("Pronóstico-
S.inventario").Cells(j, 35)
Range("AF3:AF6000").Select
Selection.NumberFormat = "#,##0"
Next j
menu.Hide
End Sub
MACRO PARA CALCULAR LOS PRONÓSTICOS
Private Sub pronostico_Click()
Application.ScreenUpdating = False
'Borrar la primera columna de históricos, el pronóstico siempre se genera sobre 24
periodos.
Sheets("Pronóstico-S.inventario").Select
Columns("F:F").Select
Selection.Delete Shift:=xlToLeft
'Insertar columna al final para últimos consumos
Columns("AC:AC").Select
Selection.Insert Shift:=xlToLeft, CopyOrigin:=xlFormatFromLeftOrAbove
81
Sheets("Consumos-Históricos").Select
Selection.Copy
Sheets("Pronóstico-S.inventario").Select
Sheets("Pronóstico-S.inventario").Cells(3, 29).Select
Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues, Operation:=xlNone, SkipBlanks _
:=False, Transpose:=False
'Cálculo de los pronósticos con método de suavización exponencial simple
For j = 3 To 6000
If Sheets("Pronóstico-S.inventario").Cells(j, 1) = "" Then
n = j
j = 6001
End If
Next j
For k = 3 To n
a = 0.5
Sheets("Pronóstico-S.inventario").Cells(k, 31) = _
(Sheets("Pronóstico-S.inventario").Cells(k, 29) * a) + (Sheets("Pronóstico-
S.inventario").Cells(k, 28) * (1 - a) * a) _
+ (Sheets("Pronóstico-S.inventario").Cells(k, 27) * (1 - a) ^ 2 * a) + (Sheets("Pronóstico-
S.inventario").Cells(k, 26) * (1 - a) ^ 3 * a) _
+ (Sheets("Pronóstico-S.inventario").Cells(k, 25) * (1 - a) ^ 4 * a) + (Sheets("Pronóstico-
S.inventario").Cells(k, 24) * (1 - a) ^ 5 * a) _
+ (Sheets("Pronóstico-S.inventario").Cells(k, 23) * (1 - a) ^ 6 * a) + (Sheets("Pronóstico-
S.inventario").Cells(k, 22) * (1 - a) ^ 7 * a) _
82
+ (Sheets("Pronóstico-S.inventario").Cells(k, 21) * (1 - a) ^ 8 * a) + (Sheets("Pronóstico-
S.inventario").Cells(k, 20) * (1 - a) ^ 9 * a) _
+ (Sheets("Pronóstico-S.inventario").Cells(k, 19) * (1 - a) ^ 10 * a) + (Sheets("Pronóstico-
S.inventario").Cells(k, 18) * (1 - a) ^ 11 * a) _
+ (Sheets("Pronóstico-S.inventario").Cells(k, 17) * (1 - a) ^ 12 * a) + (Sheets("Pronóstico-
S.inventario").Cells(k, 16) * (1 - a) ^ 13 * a) _
+ (Sheets("Pronóstico-S.inventario").Cells(k, 15) * (1 - a) ^ 14 * a) + (Sheets("Pronóstico-
S.inventario").Cells(k, 14) * (1 - a) ^ 15 * a) _
+ (Sheets("Pronóstico-S.inventario").Cells(k, 13) * (1 - a) ^ 16 * a) + (Sheets("Pronóstico-
S.inventario").Cells(k, 12) * (1 - a) ^ 17 * a) _
+ (Sheets("Pronóstico-S.inventario").Cells(k, 11) * (1 - a) ^ 18 * a) + (Sheets("Pronóstico-
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